K čemu je paní excel? Účel a možnosti aplikace Microsoft Excel. a jednoduché operace s nimi
Popis funkcí MS Excel
Microsoft Excel(celý název Microsoft Office Excel je tabulkový procesor vytvořený společností Microsoft pro Microsoft Windows, Windows NT a Mac OS. Je součástí sady Microsoft Office.
Pomocí Excelu můžete analyzovat velké množství dat. V Excelu můžete využívat více než 600 matematických, statistických, finančních a dalších specializovaných funkcí, propojovat mezi sebou různé tabulky, volit libovolné formáty prezentace dat a vytvářet hierarchické struktury.
Pro grafickou prezentaci dat můžete kromě několika desítek vestavěných typů grafů vytvořit své vlastní typy, které pomohou jasně odrážet předmět grafu.
Použití mechanismu Object Linking and Embedding (OLE2) umožňuje široce používat další grafické editory, editor rovnic a mnoho dalších utilit, které podporují mechanismus OLE2. Zvláštností tohoto mechanismu je, že jakýkoli objekt v dokumentu (nákres, video, text) lze upravovat přímo v hlavním dokumentu, aniž by bylo nutné doplňkové programy.
Působivý je také mechanismus pro dynamickou výměnu dat mezi Excelem a ostatními. Windows aplikace. Řekněme, že se ve Wordu pro Windows připravuje čtvrtletní zpráva. Zpráva je založena na datech v tabulce Excel. Pokud poskytnete dynamické propojení mezi tabulkou aplikace Excel a Word dokument, pak bude sestava vždy obsahovat nejnovější údaje. Můžete dokonce napsat text šablony reportu, vložit do něj odkazy na tabulky a výrazně tak zkrátit čas na přípravu čtvrtletních reportů.
Snadná práce se stolem ovlivňuje výkon, takže Excelové tabulky a práce s nimi jsou organizovány tak, aby poskytovaly maximální možnosti s minimálním úsilím ze strany uživatele. Všechny tabulky jsou okamžitě spojeny do sešitů. K požadované tabulce se dostanete kliknutím na hřbet této tabulky, na kterém je napsán její název. Název tabulky můžete kdykoli změnit, aniž byste se museli spoléhat na konvence pojmenovávání souborů. Přímo v buňce je možné upravovat tabulku, což umožňuje v ní současně specifikovat různá písma a jejich styly.
Práce s tabulkou se neomezuje pouze na pouhé zadávání dat do ní a kreslení diagramů. Excel obsahuje výkonné analytické nástroje – kontingenční tabulky a grafy. S jejich pomocí můžete analyzovat širokoformátové tabulky obsahující velké množství nesystematizovaných dat a pomocí několika kliknutí myší je převést do pohodlné a čitelné podoby. Zvládnutí tohoto nástroje je zjednodušeno přítomností vhodného programu průvodce.
Technologie IntelliSense je nedílnou součástí každé aplikace z rodiny Microsoft Office pro Windows 9x. Mechanismus automatické opravy je například dostupný v jakékoli aplikaci Microsoft Office, včetně Microsoft Excel 2003.
Výzkum ukázal, že více než polovina lidí, kteří ve své práci často používají Microsoft Excel, má na svém počítači běžnou kalkulačku. Důvod se ukázal být jednoduchý: aby bylo možné provést operaci sčítání dvou nebo více buněk za účelem získání mezivýsledku (a jak ukazuje praxe, většina lidí musí takovou operaci provádět poměrně často), je nutné provést dvě kroky navíc. Najděte místo v aktuální tabulce, kde se bude nacházet celková částka, a aktivujte operaci sčítání stisknutím tlačítka S (součet). A teprve poté můžete vybrat ty buňky, jejichž hodnoty se mají sečíst.
To je důvod, proč Microsoft Excel počínaje verzí 7.0 zabudoval funkci AutoCalculate. Tato funkce umožňuje vidět výsledek průběžného součtu ve stavovém řádku pouhým zvýrazněním požadovaných buněk tabulky. V tomto případě může uživatel uvést, jaký typ výsledku chce vidět - součet, aritmetický průměr nebo hodnotu počítadla odrážející počet označených prvků.
Další novinka v nejnovějších verzích produktu umožňuje při vyplňování velké tabulky neztrácet čas psaním textu, který je již obsažen v buňce, která byla vyplněna dříve. Při zadávání textu jsou dříve zadané buňky automaticky skenovány, a pokud existuje shoda, Excel nabídne automatické umístění obsahu nalezené buňky do nové. Chcete-li to provést, jednoduše stiskněte klávesu Enter.
Režim automatického filtrování vám umožňuje rychle provádět výběry ze záznamů tabulky pouhým zadáním požadovaného mechanismu filtrování. Dialogové okno pro otevření a hledání nového dokumentu nabízí více uživatelsky přívětivé rozhraní, což umožňuje náhled a filtrování dokumentů podle několika kritérií: datum vytvoření, délka souboru atd.
Rozhraní Microsoft Excel nejnovější verze stal se intuitivnějším a srozumitelnějším. Výzkum ukázal, že při použití předchozí Verze společnosti Microsoft Uživatelé Excelu často neměli čas „vidět“ proces vkládání řádku. Při provádění této operace se velmi rychle objevil nový řádek a uživatel často nemohl pochopit, co se stalo v důsledku provedení konkrétní operace? Objevilo se tam nový řádek? A pokud se objevil, tak kde? K vyřešení tohoto problému implementoval Microsoft Excel „dynamické rozhraní“. Nyní se při vkládání řádku na obrazovce plynule objeví nový řádek tabulky a výsledek je zcela zřejmý. Provádění dalších operací, například operace odstranění nebo přerušení řádku, se projevuje podobným způsobem. Další detaily rozhraní jsou také jasnější. Když například posouváte okno tabulky pomocí posuvníku, na posuvníku se zobrazí číslo aktuálního řádku, což vám pomůže orientovat se v pozici „plovoucího“ vzhledem k celé tabulce. Ke každé buňce tabulky můžete vložit komentář přímo do buňky, a když kurzor myši narazí na tuto buňku, komentář se automaticky zvýrazní.
Rozhraní Microsoft Excel a zobrazení dat
Okno Excelu jich obsahuje mnoho různé prvky(viz obr. 1.1). Některé z nich jsou společné pro všechny programy v Prostředí Windows, zbytek je dostupný pouze v tomto tabulkový editor. Celou pracovní plochu okna Excelu zabírá prázdný list (nebo tabulka), rozdělený do samostatných buněk. Sloupce jsou označeny písmeny, řádky čísly.
Stejně jako v mnoha jiných programech v prostředí Windows je list prezentován jako samostatné okno s vlastním názvem - toto okno se nazývá okno sešitu, protože v takovém okně lze zpracovat několik listů.
Na jedné pracovní stránce bude 256 sloupců a 16384 řádků. Řádky jsou číslovány od 1 do 16384, sloupce jsou pojmenovány písmeny a kombinacemi písmen. Po 26 písmenech abecedy následují sloupce kombinace písmen z AA, AB atd. V okně Excelu, stejně jako v jiných programech rodiny Microsoft Office, je pod nadpisem okna panel nabídek.
Hned níže jsou panely nástrojů: “ Standard" A " Formátování" Tlačítka na panelu nástrojů umožňují rychlý a snadný přístup k mnoha funkcím aplikace Excel.
Rýže. 1.1 Rozhraní Microsoft Excel 2003
Typ písma, velikost nebo provedení textu můžete změnit výběrem odpovídajících buněk a otevřením nabídky “ Formát" Výběrem příkazu " Buňky"v nabídce" Formát" Poté se na obrazovce objeví dialogové okno, ve kterém budou označeny různé fonty, můžete si vybrat libovolný font ze seznamu navrhovaných. Když vyberete písmo, můžete zobrazit jeho styl v „ Příklad" Pomocí polí a tlačítek umístěných na panelu nástrojů můžete vybrat typ, velikost a styl písma.
Spolu s výběrem typu a velikosti písma si můžete vybrat i styl písma: kurzíva, tučné nebo podtržené. Tyto styly používejte pouze pro zvýraznění důležitá informace v textu dokumentů a tabulek.
V Excelu můžete zvýraznit určitá pole v tabulce pomocí barvy pozadí a vzoru, abyste na ně upozornili. Tento výběr je třeba používat opatrně, aby nedošlo k přetížení stolu. Chcete-li to provést, vyberte kartu " Pohled" v dialogu" Formát buňky" Zde můžete pomocí palety vybrat barvu výplně pro vybrané buňky.
Pokud chcete, aby se záznamy proměnily v pohodlný dokument, musíte zformátovat čísla v buňkách. Nejjednodušší způsob formátování buněk je tam, kde se zadávají peněžní částky. Chcete-li to provést, musíte vybrat buňky, které se mají formátovat. Poté vyberte příkaz nabídky „Formátovat buňku“ a v zobrazeném dialogu vyberte kartu „Číslo“. Vyberte řádek „Hotovost“ ve skupině vlevo. Několik se jich objeví vpravo možné možnostičíselné formáty. Formát čísel je určen typem digitální šablony, která může být dvojího typu: pro lepší pochopení jejich účelu se podíváme na možnosti formátování čísel.
První sloupec obsahuje šablony formátů, jako v poli „Kódy formátů“. Druhý sloupec ukazuje, jak bude číslo vypadat jako výsledek formátování.
Formát Výsledek
#.###,## 13
0.000,00 0.013,00
#.##0,00 13,00
Pokud je jako digitální vzor použita nula, bude přetrvávat všude tam, kde není nahrazena významnou číslicí. Ikona čísla (zobrazená jako znak křížku) chybí na místech, kde nejsou žádné významné číslice. Pro čísla za desetinnou čárkou je lepší použít číselný vzor ve tvaru nuly a v ostatních případech použít značku hash.
Excel má kontrolu pravopisu pro text nalezený v buňkách listu, grafech nebo textových polích. Chcete-li jej spustit, musíte vybrat buňky nebo textová pole, ve kterých je třeba zkontrolovat pravopis. Pokud potřebujete zkontrolovat veškerý text, včetně objektů v něm umístěných, vyberte buňku počínaje, od které má Excel hledat chyby. Dále musíte vybrat příkaz " Služba – pravopis" Poté Excel začne kontrolovat pravopis v textu.
Kontrolu můžete zahájit pomocí klávesy F7. Pokud program zjistí chybu nebo nenajde kontrolované slovo ve slovníku, zobrazí se dialog „ Kontrola pravopisu».
Výpočet v Excelu
Ve výchozím nastavení, když zadáte, upravíte vzorce nebo vyplníte buňky vzorci, všechny výpočty vzorce v listu proběhnou automaticky. U složitých integračních výpočtů to však může trvat dlouho, takže automatický výpočet můžete zrušit.
Chcete-li to provést, vyberte příkaz nabídky „ Služba – možnosti“, poté na kartě, která se zobrazí „ Výpočet» vybrat možnost « Ručně"a nastavte spínač" Před uložením přepočítejte" Poté budou všechny výpočty v listu probíhat až po stisknutí tlačítka " Vypočítat».
Všechny matematické funkce jsou popsány v programech pomocí
speciální znaky zvané operátory. Úplný seznam operátory jsou uvedeny v tabulce 1.
Operátor textového spojení je navržen tak, že při vytváření vzorového dokladu nemusíte zadávat data např. pokaždé ručně - program sám přistoupí k buňce, do které bylo datum zadáno.
Funkce jsou navrženy tak, aby usnadnily vytváření a interakci s tabulkami. Nejjednodušším příkladem provádění výpočtů je operace sčítání. Použijme tuto operaci k demonstraci výhod funkcí. Bez použití funkčního systému budete muset do vzorce zadat adresu každé buňky zvlášť a přidat k nim znaménko plus nebo mínus. Ve výsledku bude vzorec vypadat takto: =B1+B2+B3+C4+C5+D2
Tabulka 1.1. Seznam operátorů MS Excel
Operátor
Funkce
Příklad
Aritmetické operátory
přidání
A1+1
odčítání
4-С4
násobení
A3*X123
divize
D3/Q6
procent
Telekomunikační operátoři
rozsah
SOUČET(A1:C10)
svaz
SOUČET(A1;A2;A6)
Operátor spojení textu
spojení textů
Je patrné, že napsání takového vzorce zabralo spoustu času, takže se zdá, že tento vzorec by bylo jednodušší vypočítat ručně. Chcete-li rychle a snadno vypočítat součet v aplikaci Excel, stačí použít funkci součtu kliknutím na tlačítko s obrázkem znaku součtu nebo z " Funkční průvodci“, můžete také ručně zadat název funkce za rovnítko. Za názvem funkcí je třeba otevřít závorku, zadat adresy oblastí a závorku zavřít. Ve výsledku bude vzorec vypadat takto: =SUM(B1:B3;C4:C5;D2) .
Pokud porovnáte zápis vzorců, můžete vidět, že dvojtečka zde označuje blok buněk. Argumenty funkce oddělte čárkami. Použití bloků buněk nebo oblastí jako argumentů pro funkce je vhodné, protože za prvé je to vizuálnější a za druhé s takovým záznamem je pro program snazší zohlednit změny v listu. Například je třeba vypočítat součet čísel v buňkách A1 až A4. To lze zapsat takto: =SUMA (A1;A2;A3;A4). Nebo totéž jiným způsobem: =SUMA (A1:A4).
Stavební grafy
Grafické grafy oživují suché sloupce čísel v tabulce, a proto byla již v dřívějších verzích Excelu poskytnuta možnost vytvářet grafy. Ve všem Excel verze od verze 5.0 povoleno " Průvodce grafem“, což umožňuje vytvářet diagramy „kvality prezentace“.
Grafy mohou být umístěny vedle tabulky nebo umístěny na samostatném listu.
Průvodce grafem je jedním z nejvýkonnějších nástrojů v Excelu. Vytvoření diagramu s jeho pomocí se provádí v několika krocích. Průvodce je informován o zdrojové oblasti tabulky, typu grafu, štítcích a barvách, které se mají použít. Hlavní panel má ikonu pro vyvolání Průvodce grafem.
Kromě běžných grafů má Excel možnost vytvářet kontingenční grafy, které umožňují předběžné seskupování dat.
What-if analýza v MS Excel
Doplněk "Výběr parametrů"
Speciální funkce Hledání cíle umožňuje určit parametr (argument) funkce, pokud je známá její hodnota. Při výběru parametru se hodnota ovlivňující buňky (parametru) mění, dokud vzorec závislý na této buňce nevrátí zadanou hodnotu.
Stačí zadat vzorec, jeho hodnotu a upravovanou buňku, která tento vzorec ovlivňuje. Excel hledá řešení prostřednictvím postupných iterací. Proměnná buňka musí obsahovat hodnotu (nikoli vzorec) a musí ovlivnit výsledek, který chcete získat.
Chcete-li použít nástroj pro výběr parametrů, musíte provést následující kroky:
— vyberte buňku se vzorcem, který je třeba „upravit“ na zadanou hodnotu;
— proveďte příkaz Služba > Vybrat parametr. Zobrazí se dialogové okno „Výběr parametrů“ (viz obr. 2.1). Pole „Nastavit v buňce“ již bude obsahovat odkaz na vybranou buňku.
Rýže. 2.1 Nástroj „Výběr parametrů“.
— do pole Hodnota zadejte hodnotu, kterou je třeba získat.
Do pole „Změna hodnoty buňky“ zadejte odkaz na původní buňku. Tato buňka by měla ovlivnit vzorec vybraný v kroku 1. Nástroj pro výběr parametrů zahájí iterativní proces hledání řešení.
Pokud potřebujete pozastavit nebo zrušit zdlouhavý proces výběru parametrů, musíte kliknout na tlačítko „Pozastavit“ nebo „Zrušit“ v dialogovém okně „Výsledek výběru parametrů“, které se otevře. Po stisknutí tlačítka pauzy můžete krok za krokem projít procesem hledání řešení. Chcete-li to provést, použijte tlačítko „Krok“. Pokračovat automatické vyhledávání klikněte na tlačítko „Pokračovat“.
Po nalezení řešení musíte kliknout na tlačítko „OK“ pro nahrazení hodnoty na listu novou, nebo kliknout na tlačítko „Storno“ pro uložení předchozích hodnot.
Speciální doplněk Microsoft Excel pomůže vyřešit problém s nalezením parametru za vynucených okrajových podmínek Řešitel (hledat řešení) .
Použití vyhledávacích tabulek
Vyhledávací tabulky (nebo datové tabulky) jsou součástí bloku úloh, které se někdy nazývají nástroje pro analýzu typu what-if. Datová tabulka je rozsah buněk, který ukazuje, jak změna určitých hodnot ve vzorcích ovlivní výsledky těchto vzorců. Tabulky poskytují způsob, jak rychle vypočítat více verzí v rámci jedné operace, a způsob, jak zobrazit a porovnat výsledky všech různých verzí na jednom listu.
Datová tabulka se dvěma proměnnými může například ukázat vliv různých úrokových sazeb a podmínek úvěru na vaši měsíční splátku hypotéky.
Tabulky pro vyhledávání dat se přepočítají při každém přepočtu listu, i když v nich nebyly provedeny žádné změny. Chcete-li urychlit proces přepočítávání listu obsahujícího tabulku náhrad dat, měli byste změnit parametr následovně: Výpočty aby se automaticky přepočítal list, ale ne tabulky.
Chcete-li vytvořit vyhledávací tabulku s jednou proměnnou, musíte vytvořit vyhledávací tabulku s jednou proměnnou tak, aby zadané hodnoty byly buď ve sloupci (orientované na sloupce), nebo v řádku (orientované na řádky). Vzorce používané ve vyhledávacích tabulkách s jednou proměnnou musí odkazovat na vstupní buňku.
V samostatném sloupci nebo na samostatném řádku zadejte do vstupní buňky seznam hodnot, které mají být nahrazeny.
Proveďte jednu z následujících akcí.
Pokud jsou hodnoty ve vyhledávací tabulce orientované na sloupec, zadejte vzorec do buňky o jeden řádek výše a jednu buňku napravo od první hodnoty. Napravo od prvního vzorce zadejte jakékoli další vzorce.
Pokud jsou hodnoty ve vyhledávací tabulce orientované na řádek, zadejte vzorec do buňky, která je jeden sloupec vlevo a jeden řádek pod první hodnotou. Do stejného sloupce, ale níže, zadejte jakékoli další vzorce.
Vyberte rozsah buněk obsahujících vzorce a vyhledávací hodnoty.
V nabídce Data vybrat tým Stůl.
Proveďte jednu z následujících akcí:
pokud jsou hodnoty v tabulce uspořádány do sloupců, zadejte do pole odkaz na vstupní buňku Nahraďte hodnoty řádkem do;
pokud jsou hodnoty v tabulce uspořádány do řádků, zadejte do pole odkaz na vstupní buňku Nahraďte hodnoty sloupci do.
Chcete-li vytvořit vyhledávací tabulku se dvěma proměnnými, použijte jeden vzorec se dvěma sadami hodnot. Vzorec musí odkazovat na dvě různé vstupní buňky.
Doplněk „Hledat řešení“
Doplněk aplikace Microsoft Excel Řešitel (hledat řešení) se neinstaluje automaticky během normální instalace:
Použití kontingenčních tabulek k analýze dat
Vytváření a úpravy kontingenčních tabulek
Kontingenční tabulka je tabulka, která se používá k rychlému shrnutí nebo kombinování velkého množství dat. Prohozením řádků a sloupců můžete vytvořit nové součty původních dat; Zobrazením různých stránek můžete filtrovat data a Rýže. 3.1 Příklad kontingenční tabulky
zobrazit také podrobné údaje o ploše (viz obrázek 3.1). Kontingenční tabulka obsahuje pole, která shrnují zdrojová data ve více řádcích. Přesunutím tlačítka pole na jiné místo v kontingenční tabulce můžete změnit prezentaci dat.
Pole stránky je pole původního seznamu nebo tabulky umístěné v oblasti orientace stránky kontingenční tabulky. V tomto příkladu je "Region" pole stránky, které lze použít k shrnutí podle oblasti. Když zadáte jiný prvek pole stránky, kontingenční tabulka se přepočítá, aby zobrazila součty přidružené k tomuto prvku.
Prvky pole stránky kombinovat záznamy nebo hodnoty pole nebo sloupce původního seznamu (tabulky). V tomto příkladu prvek „Východ“ zobrazený v poli stránky „Region“ mapuje všechna data pro východní region.
Datové pole je pole ve zdrojovém seznamu nebo tabulce, které obsahuje data. V tomto příkladu je pole Částka objednávky datové pole, které shrnuje zdrojová data v poli nebo sloupci Částka objednávky. Datové pole obvykle shrnuje skupinu čísel (jako jsou statistiky nebo množství prodeje), i když aktuální data mohou být text. Ve výchozím nastavení kontingenční tabulka shrnuje textová data pomocí souhrnné funkce Počet hodnot a číselná data pomocí funkce Součet.
Prvky pole- Toto jsou podkategorie pole kontingenční tabulky. V v tomto příkladu hodnoty „Maso“ a „Mořské plody“ jsou prvky pole v poli „Produkty“. Prvky pole představují záznamy v poli nebo sloupci zdrojových dat. Položky polí se zobrazují jako záhlaví řádků nebo sloupců a v rozevíracím seznamu pro pole stránky.
Řádková pole- Toto jsou pole původního seznamu nebo tabulky umístěná v oblasti kontingenční tabulky orientované na řádky. V tomto příkladu jsou „Produkty“ a „Prodejce“ řádková pole. Vnitřní řádková pole (například „Prodejce“) přesně odpovídají datové oblasti; Vnější pole řádku (například „Produkty“) seskupují vnitřní pole.
Sloupcové pole je pole původního seznamu nebo tabulky umístěné v oblasti sloupců. V tomto příkladu je "Quarters" sloupcové pole, které obsahuje dva prvky pole, "QR2" a "QR3". Vnitřní pole sloupce obsahují prvky odpovídající oblasti dat; Vnější okraje sloupců jsou umístěny nad vnitřními okraji (příklad ukazuje pouze okraj jednoho sloupce).
Datová oblast je část kontingenční tabulky, která obsahuje souhrnná data. Buňky oblasti dat zobrazují součty položek řádkových nebo sloupcových polí. Hodnoty v každé buňce datové oblasti odpovídají původním datům. Ve výše uvedeném příkladu buňka C6 shrnuje všechny zdrojové datové záznamy obsahující stejný název produktu, distributora a konkrétní čtvrtletí („Maso“, „Myastorg LLP“ a „KV2“).
Kontingenční tabulku můžete vytvořit z dat, která jsou v seznamu nebo databázi aplikace Microsoft Excel, ve více listech aplikace Microsoft Excel, v externí databázi nebo v jiné kontingenční tabulce.
tým Data, kontingenční tabulka příčiny Průvodci kontingenční tabulkou pro souhrny budov - součty určitých typů na základě dat ze seznamů, jiných kontingenčních tabulek, externích databází, několika samostatných oblastí dat v tabulce MS Excel. Kontingenční tabulka poskytuje různé způsoby agregace informací.
Průvodce kontingenční tabulkou sestaví kontingenční tabulku v několika fázích:
Fáze 1. Určení typu zdroje kontingenční tabulky:
- pomocí seznamu (základ Excel data);
— použití externího zdroje dat;
— použití několika konsolidačních rozsahů;
— použití dat z jiné kontingenční tabulky.
V závislosti na typu zdroje se mění následné fáze vytváření kontingenční tabulky. Podívejme se na nejčastější případ použití seznamů při vytváření kontingenčních tabulek.
Fáze 2. Určuje rozsah buněk, který obsahuje zdrojová data. Seznam (databáze Excel) musí nutně obsahovat názvy polí (sloupců). Celé jméno rozsah buněk se zapisuje jako
[work_name]sheet_name! rozsah buněk
Pokud nejprve umístíte kurzor do seznamu, pro který se kontingenční tabulka vytváří, interval buněk bude automaticky určen. Chcete-li vytvořit odkaz na uzavřený interval jiného sešitu, klikněte na tlačítko<0бзор>, ve stejnojmenném dialogovém okně vyberte disk, adresář a soubor zavřeného sešitu, zadejte název listu a rozsah buněk nebo název bloku buněk.
Fáze 3. Vytvoření rozložení kontingenční tabulky. Struktura kontingenční tabulky se skládá z následujících oblastí definovaných v rozložení (obrázek 3.2):
Rýže. 3.2 Schéma rozložení kontingenční tabulky
stránka - obsahuje pole, jejichž hodnoty zajišťují výběr záznamů na první úrovni; na stránku lze umístit několik polí, mezi kterými je vytvořena komunikační hierarchie - shora dolů; Není nutné definovat stránku;
sloupec- pole jsou umístěna zleva doprava, což poskytuje seskupení dat kontingenční tabulky podle hierarchie polí; Dokud existuje oblast stránky nebo řádku, není nutné definovat sloupec;
čára- pole jsou umístěna shora dolů, což zajišťuje seskupení dat tabulky podle hierarchie polí; Dokud existuje oblast stránky nebo sloupce, není nutné definovat řádek;
data - pole pro sčítání podle zvolené funkce; Oblast musí být určena.
Umístění polí se provádí jejich přetažením při stisknutém levém tlačítku myši do určité oblasti rozložení. Každé pole je umístěno pouze jednou v oblastech: stránka, řádek nebo sloupec. Pomocí těchto polí můžete vytvářet skupiny a získat celkové hodnoty v oblasti data - seskupení pole. V oblasti data mohou být pole libovolného typu, stejné pole lze v oblasti umístit vícekrát data. Pro každé takové pole je specifikován typ funkce a jsou provedena potřebná nastavení.
Chcete-li změnit strukturu kontingenční tabulky, přesuňte pole z jedné oblasti do druhé (přidání nových polí, odstranění existujících polí, změna umístění pole). U kontingenčních tabulek je důležité pořadí polí (zleva doprava, shora dolů), jejich přesouváním se mění i pořadí polí.
V rozložení kontingenční tabulky můžete upravit nastavení pro pole umístěná v datové oblasti. Toto nastavení pole se provádí pomocí dialogového okna Výpočet pole kontingenční tabulky (obrázek 2.2).
Chcete-li to provést, umístěte kurzor na vlastní pole a dvakrát klikněte levé tlačítko myši otevřete dialogové okno Výpočet pole kontingenční tabulky , ve kterém můžete přejmenovat pole, změnit operaci prováděnou s daty pole nebo změnit formát pro reprezentaci čísla.
Volá tlačítko "Pokročilé". Panel doplňkových výpočtů pro výběr funkcí, jejichž seznam je uveden v tabulce. 2. Při použití funkce porovnání (Rozdíl, Podíl, Daný rozdíl) vyberte Pole A Živel, se kterými bude provedeno srovnání. Seznam Pole obsahuje pole kontingenční tabulky, ke kterým jsou přidružena podkladová data pro vlastní výpočet. Seznam Živel obsahuje hodnoty pole, které se účastní vlastního výpočtu.
Rýže. 3.2 Dialogové okno Výpočet pole kontingenční tabulky
Tabulka 2.1 Druhy doplňkové funkce nad polem v datové oblasti
Funkce
Výsledek
Rozdíl
pole A živel
Podíl
Hodnoty buněk oblasti dat se zobrazují jako procento zadaného prvku zadaného v seznamech Pole a Prvek
Daný rozdíl
Hodnoty buněk v datové oblasti jsou zobrazeny jako rozdíl od daného prvku zadaného v seznamech pole A živel, normalizované na hodnotu tohoto prvku
S kumulativním součtem v poli
Hodnoty buněk oblasti dat se zobrazují jako průběžný součet pro po sobě jdoucí položky. Měli byste vybrat pole, jehož prvky se zobrazí v kumulativním součtu
Podíl částky řádku
Hodnoty buněk oblasti dat jsou zobrazeny jako procento z celkového počtu řádků
Podíl součtu podle sloupců
Hodnoty buněk datové oblasti se zobrazují jako procento z celkového počtu sloupců
Podíl z celkové částky
Hodnoty buněk datové oblasti jsou zobrazeny jako procento celkové hodnoty kontingenční tabulky
Index
Při určování hodnot buněk v datové oblasti se používá následující algoritmus: ((Hodnota v buňce) * (Celkový součet)) / ((Součet řádků) * (Celkový počet sloupců))
Fáze 4. Výběr umístění a parametrů kontingenční tabulky. V dialogovém okně, které se objeví ve čtvrtém kroku (obr. 2.3), můžete vybrat umístění kontingenční tabulky zaškrtnutím přepínače nový list nebo stávající list, pro které musíte zadat rozsah umístění. Po stisknutí tlačítka<Готово>bude vygenerována kontingenční tabulka se standardním názvem.
Rýže. 3.3 Dialogové okno Průvodce kontingenční tabulkou ve fázi 4
Knoflík<Параметры>v dialogovém okně 4. krok vyvolá dialogové okno „Možnosti kontingenční tabulky“, ve kterém nastavíte možnost zobrazení informací v kontingenční tabulce:
celková částka podle sloupců - Ve spodní části kontingenční tabulky jsou zobrazeny obecné součty pro sloupce;
celková částka podle řádků- v kontingenční tabulce se vytvoří souhrnný sloupec;
automatický formát- umožňuje formátovat kontingenční tabulku pomocí příkazu Formát, Automatický formát a další parametry.
Kontingenční grafy
Sestava kontingenčního grafu umožňuje zobrazit data v grafické reprezentaci v sestavě kontingenční tabulky. Rozvržení a data zobrazená v sestavě kontingenčního grafu můžete změnit stejným způsobem jako v sestavě kontingenční tabulky.
Rýže. 3.4 Sestava kontingenční tabulky prodeje
Rýže. 3.5 Souhrnná sestava grafu se stejnými informacemi
Většina operací pro běžné grafy je stejná jako pro sestavu kontingenčního grafu. Existuje však řada rozdílů.
Typ grafu. Standardním typem běžného grafu je seskupený pruhový graf, který porovnává data napříč kategoriemi. Výchozí typ sestavy kontingenčního grafu je skládaný pruhový graf, který vyhodnocuje příspěvek každé hodnoty k součtu v rámci kategorie. Sestavu kontingenčního grafu lze změnit na libovolný typ kromě bodových, akciových a bublinových grafů.
Pozice grafu. Běžné grafy jsou ve výchozím nastavení vloženy do listu. Ve výchozím nastavení se kontingenční grafy vytvářejí na listech grafu. Po vytvoření sestavy kontingenčního grafu ji můžete přesunout do listu.
Vytvoření grafu. Chcete-li vytvořit běžný graf v aplikaci Microsoft Excel, použijte Průvodce grafem. K vytvoření sestavy kontingenčního grafu můžete použít Průvodce grafem. Pokud již máte sestavu kontingenční tabulky, která slouží jako zdrojová data pro sestavu kontingenčního grafu, můžete použít průvodce kontingenční tabulkou a kontingenčním grafem.
Počáteční údaje. Běžné grafy jsou propojeny přímo s buňkami listu. Kontingenční grafy mohou být založeny na několika různé typy data, včetně: seznamů Microsoft Excel; Databáze; data umístěná v několika konsolidačních rozsazích; a externí zdroje (databáze Microsoft Access a databáze OLAP).
Prvky grafu. Sestava kontingenčního grafu obsahuje stejné prvky jako běžný graf, ale také obsahuje pole a objekty, které lze přidávat, otáčet nebo odebírat, aby se zobrazila různá zobrazení dat. Kategorie, řady a data v běžných grafech se v sestavě kontingenčního grafu změnily v pole kategorií, pole řad a datová pole. Sestava kontingenčního grafu také obsahuje pole stránky. Každé z těchto polí obsahuje objekty, které se v běžném grafu objevují jako názvy kategorií nebo řad v legendách. Tlačítka okrajů a obrysy oblastí mohou být při tisku nebo odesílání online skryty.
Formátování. Po změně rozvržení nebo aktualizaci sestavy kontingenčního grafu se některé možnosti formátování ztratí. Tyto možnosti formátování zahrnují trendové čáry a chybové úsečky, změny popisků hodnot a změny datových řad. Běžné grafy po použití formátování tato nastavení neztratí.
Přesouvání prvků a změna jejich velikosti. V sestavě kontingenčního grafu nemůžete přesunout nebo změnit velikost oblasti vykreslování, legendy, nadpisů os a grafů, ale můžete si vybrat z několika přednastavených pozic pro legendu a změnit velikost písma nadpisů. V běžných grafech můžete všechny tyto prvky přesouvat a měnit jejich velikost.
Sestavu kontingenčního grafu lze vytvořit:
1. Na základě zprávy kontingenční tabulky. Ujistěte se, že vaše sestava kontingenční tabulky má alespoň jedno pole řádku, které se stane polem kategorie v sestavě kontingenčního grafu, a pole sloupce, které se stane polem řady. Pokud je sestava kontingenční tabulky strukturovaná, přesuňte alespoň jedno pole do oblasti sloupců, než začnete vytvářet graf.
2. Pokud neexistuje žádná sestava kontingenční tabulky. Průvodce kontingenčními tabulkami a grafy určuje typ zdrojových dat, která chcete použít, a nastavuje možnosti pro použití dat. Sestava kontingenčního grafu je pak uspořádána podobně jako sestava kontingenční tabulky. Pokud sešit neobsahuje sestavu kontingenční tabulky, pak při vytváření sestavy kontingenční tabulky Microsoft grafy Excel také generuje sestavu kontingenční tabulky. Když změníte sestavu kontingenčního grafu, změní se související sestava kontingenční tabulky a naopak.
3. Nastavení sestavy. Poté pomocí Průvodce grafem a příkazy nabídky Diagram Můžete změnit typ grafu a další nastavení, jako jsou názvy, pozice legendy, popisky dat, pozice grafu atd.
4. Použití okrajů stránky. Použití polí stránky je pohodlný způsob, jak shrnout a zvýraznit podmnožinu dat, aniž byste museli měnit informace o řádcích a kategoriích. Chcete-li například během prezentace zobrazit prodeje za všechny roky, vyberte položku v poli stránky „Rok“. (Všechno). Následným výběrem konkrétních let se můžete zaměřit na informace za jednotlivé roky. Každá stránka grafu má stejnou kategorii a rozložení řádků pro různé roky, takže data pro každý rok jsou snadno srovnatelná. Navíc tím, že vám umožní načíst pouze jednu stránku najednou z velká sada data, pole stránek šetří paměť při použití v grafu externí zdroje data.
2.3 Změna kontingenční tabulky: vzhled, aktualizace, rozvržení a formátování
Po dokončení kontingenční tabulky se zdrojová data mohou změnit. Chcete-li v tomto případě aktualizovat data kontingenční tabulky, spusťte příkaz Data, Aktualizace dat.
Pro změnu struktury již vytvořené kontingenční tabulky se kurzor umístí do oblasti kontingenční tabulky a příkaz se provede znovu Data, kontingenční tabulka, Který způsobuje Průvodci kontingenčními tabulkami, krok 3.
Je třeba poznamenat, že kontingenční tabulky jsou pouze pro čtení a data v nich nelze měnit. Uživatel ale může kontingenční tabulku velmi snadno transformovat: přidávat nové řádky a sloupce, zaměňovat je, měnit názvy polí a úroveň podrobnosti zobrazovaných dat.
Každá oblast tabulky může obsahovat ne jedno, ale několik datových polí. Chcete-li do kontingenční tabulky přidat nepoužitá pole dotazu, můžete je jednoduše přetáhnout do požadované oblasti.
Do oblasti filtru můžete například přidat pole „Klienti“. Name“ (CompanyName), který vám umožní filtrovat data nejen podle země, ale také podle klienta (viz obr. 2.4). Chcete-li to provést, musíte přetáhnout pole „Klienti“. Name“ (CompanyName) ze seznamu polí do oblasti filtru a umístěte jej vedle pole „Country“. Kontrola políček proti správných klientů, bude možné získat souhrnné údaje o účtech pro každého klienta.
Chcete-li z tabulky odstranit řádek, sloupec nebo pole filtru, musíte je přetáhnout myší mimo kontingenční tabulku (u kurzoru se objeví křížek). Pole zmizí z tabulky.
Uživatel může snadno zaměnit pole z oblasti filtru a z oblasti sloupců nebo zaměnit řádky se sloupci. Můžete například přesunout pole Customers.Name do oblasti sloupců a pole Year do oblasti filtru. Poté se ve sloupcích tabulky zobrazí údaje o prodeji pro každého klienta (obr. 3.6) a pomocí pole „Datum objednávky podle měsíce“ můžete tyto údaje filtrovat.
Rýže. 3. Zobrazení zákaznických dat v kontingenční tabulce
Při přesouvání polí dávejte pozor na tvar ukazatele myši. Když narazí na jednu z oblastí tabulky – řádky, sloupce, data nebo filtr – změní se její tvar a můžete ji použít k určení, kdy uvolnit tlačítko myši.
Kontingenční tabulka je propojena se zdrojovými daty, ale při změně zdrojových dat se automaticky neaktualizuje. Chcete-li kontingenční tabulku aktualizovat, musíte v ní vybrat libovolnou buňku a poté vybrat tlačítko Aktualizovat data v nabídce Data nebo kliknout na stejnojmenné tlačítko na panelu nástrojů kontingenčních tabulek.
Chcete-li, aby Excel automaticky aktualizoval kontingenční tabulku při každém otevření sešitu, ve kterém se nachází, musíte vybrat Možnosti z nabídky kontingenční tabulky na panelu nástrojů kontingenční tabulky. Poté v dialogovém okně Možnosti kontingenční tabulky musíte zaškrtnout políčko Obnovit při otevření.
Pokud jedna kontingenční tabulka slouží jako zdroj dat pro jinou, aktualizace kterékoli tabulky přepočítá obě tabulky.
Ke změně vzhledu buněk kontingenční tabulky můžete použít standardní techniky formátování. Excel zachová formáty i po aktualizaci nebo reorganizaci tabulky za předpokladu, že v dialogovém okně Možnosti kontingenční tabulky není zaškrtnuto políčko Zachovat formátování.
Chcete-li zajistit, že se použité formáty při aktualizaci nebo reorganizaci tabulky neztratí, musíte provést následující kroky:
1. Vyberte libovolnou buňku v kontingenční tabulce.
2. Vyberte příkaz Možnosti z nabídky Kontingenční tabulka na panelu nástrojů Kontingenční tabulky.
3. V dialogovém okně Možnosti kontingenční tabulky musíte zaškrtnout políčko Uložit formátování.
Nástroje pro statistickou analýzu dat
4.1 Nástroje analýzy dat
Microsoft Excel obsahuje sadu nástrojů pro analýzu dat (tzv. analytický balíček), navržených pro řešení složitých statistických a inženýrských problémů. Chcete-li analyzovat data pomocí těchto nástrojů, musíte zadat vstupní data a vybrat parametry; analýza bude provedena pomocí vhodné statistické nebo inženýrské makro funkce a výsledek bude umístěn do výstupního rozsahu. Další nástroje umožňují prezentovat výsledky analýzy grafické podobě.
Microsoft Excel poskytuje velké množství statistických, finančních a inženýrské funkce. Některé z nich jsou vestavěné, jiné jsou dostupné až po instalaci analytického balíčku.
Nástroje, které jsou součástí balíčku pro analýzu dat, jsou popsány níže. Jsou dostupné prostřednictvím příkazu Analýza dat Jídelní lístek Servis. Pokud tento příkaz v nabídce není, musíte si stáhnout doplněk Balíček analýzy.
1. Analýza rozptylu.
Existuje několik typů analýzy rozptylu. Požadovaná možnost je vybrána s ohledem na počet faktorů a dostupné vzorky z obecné populace.
Jednosměrná analýza rozptylu se používá k testování hypotézy, že průměry dvou nebo více vzorků patřících do stejné populace jsou podobné. Tato metoda platí i pro testy pro dva průměry (mezi které patří např. t-test).
Dvoucestná ANOVA s opakováním. Jedná se o složitější verzi jednosměrné analýzy s několika vzorky pro každou skupinu dat.
Obousměrná ANOVA bez opakování. Jedná se o obousměrnou analýzu rozptylu, která nezahrnuje více než jeden vzorek na skupinu. Používá se k testování hypotézy, že průměry dvou nebo více vzorků jsou stejné (vzorky patří do stejné populace). Tato metoda platí také pro testy dvou prostředků, jako je t-test.
2. Korelační analýza.
Korelační analýza se používá ke kvantifikaci vztahu mezi dvěma soubory dat prezentovaných v bezrozměrné formě. Výběrový korelační koeficient představuje poměr kovariance dvou datových souborů k součinu jejich směrodatných odchylek a je vypočítán pomocí následujících vzorců.
Korelační analýza umožňuje určit, zda jsou datové soubory asociovány co do velikosti, to znamená, že velké hodnoty z jednoho datového souboru jsou spojeny s velkými hodnotami jiného souboru (pozitivní korelace), nebo naopak malé hodnoty jedna sada je spojena s velkými hodnotami jiné (negativní korelace), nebo data těchto dvou rozsahů nijak nesouvisí (nulová korelace).
Chcete-li vypočítat korelační koeficient mezi dvěma sadami dat v listu, použijte statistickou funkci CORREL.
3. Kovarianční analýza.
Kovariance je míra vztahu mezi dvěma rozsahy dat. Používá se k výpočtu průměrného součinu odchylek datových bodů od relativních průměrů.
Analýza kovariance umožňuje určit, zda jsou datové sady asociovány co do velikosti, to znamená, že velké hodnoty z jedné datové sady jsou spojeny s velkými hodnotami v jiné sadě (pozitivní kovariance), nebo naopak malé hodnoty jedna sada je spojena s velkými hodnotami v jiné (negativní kovariance) nebo data dvou rozsahů nijak nesouvisí (kovariance se blíží nule).
Výpočty kovariance pro jeden pár dat se provádějí pomocí statistické funkce COVARS.
4. Popisná statistika.
Tento analytický nástroj vytváří jednorozměrnou statistickou zprávu, která obsahuje informace o centrální tendenci a variabilitě vstupních dat.
MS Excel také obsahuje další nástroje pro statistickou analýzu:
- regresní analýza;
— Fourierova analýza;
— klouzavý průměr;
- percentil atd.
4.2 Použití kontingenční tabulky ke konsolidaci dat
Podívejme se na příklad použití kontingenčních tabulek ke konsolidaci dat.
Obrázek 4.1 ukazuje tři pracovní listy, z nichž každý obsahuje údaje za měsíc o prodeji zboží v jedné z prodejen velkého obchodního řetězce. Tyto informace musíte sloučit do jedné kontingenční tabulky. V tomto příkladu jsou zdrojová data obsažena v jediném sešitu. Není tomu však vždy tak. Data, která je třeba konsolidovat, mohou být v různých sešitech.
Chcete-li vytvořit kontingenční tabulku, musíte provést následující kroky.
- přidejte nový list, můžete jej nazvat Výsledky.
— vyberte Data | Kontingenční tabulka pro spuštění nástroje Průvodce kontingenční tabulkou a grafem.
— v prvním dialogovém okně průvodce vyberte přepínač Ve více rozsazích konsolidace a klikněte na tlačítko Další.
- v dalším dialogovém okně Průvodce kontingenční tabulkou a grafem - krok 2 ze 3 vyberte přepínač Vytvořit jedno stránkové pole a klepněte na tlačítko Další.
Rýže. 4.1. Pracovní listy obsahující měsíční údaje o prodeji produktů
Nyní musíte definovat rozsahy pro konsolidaci. První rozsah je Store1!A$1:$D12 (jeho adresu lze zadat přímo nebo zadat na listu). Chcete-li přidat rozsah do seznamu Seznam rozsahů, musíte kliknout na tlačítko Přidat.
Tyto kroky je nutné opakovat pro další dva rozsahy. Poté musíte kliknout na tlačítko Další dialogové okno krok 3.
Ve třetím dialogovém okně Průvodce kontingenční tabulkou a grafem klikněte na tlačítko Dokončit.
V důsledku toho bude kontingenční tabulka vypadat takto:
Rýže. 4.2 Souhrnná tabulka
Ve čtvrtém kroku popsaného postupu můžete v dialogovém okně Průvodce kontingenční tabulkou a grafem – krok 2a ze 3 vybrat přepínač Vytvořit pole stránky. Tím se každému prvku v poli stránky přiřadí název.
4.2 Seskupování prvků
Podívejme se na vytváření struktur listu a seskupování dat.
Než vytvoříte strukturu, musíte se ujistit, že data jsou vhodná pro vytvoření struktury a že vzorce jsou správně nastaveny. Data musí mít hierarchickou organizaci. Všechny konečné vzorce musí být zadány správně a konzistentně. Koherencí rozumíme, že jsou ve stejné relativní poloze.
Strukturu můžete vytvořit jedním z následujících způsobů:
— automaticky;
- ručně.
Chcete-li automaticky vytvořit strukturu pro určitý rozsah dat, musíte provést následující:
— umístěte kurzor tabulky do libovolné buňky rozsahu.
— vyberte Data | Skupina a struktura | Vytvoření struktury.
Excel analyzuje vzorce z vybraného rozsahu a vytvoří strukturu. V závislosti na vzorcích se vytvoří horizontální, vertikální nebo smíšená struktura.
Pokud již list má strukturu, zobrazí se dotaz, zda by uživatel chtěl stávající strukturu změnit. Chcete-li starou strukturu odstranit a vytvořit novou, musíte kliknout na tlačítko Ano.
Pokud používáte Data | Součty, pak Excel vytvoří strukturu automaticky a vzorce pro výpočet mezisoučtů se automaticky vloží, pokud jsou data zadána ve formě seznamu.
Excel určuje, jak vytvořit strukturu na základě analýzy vzorců, takže bez vzorců není možné automaticky vytvořit strukturu. Proces ručního vytváření struktury zahrnuje vytváření skupin řádků (pro vertikální strukturu) nebo skupin sloupců (pro horizontální strukturu).
Chcete-li vytvořit skupinu řádků, musíte úplně vybrat všechny řádky, které chcete do této skupiny zahrnout, kromě řádku obsahujícího vzorce pro výpočet součtů. Poté musíte vybrat Data | Skupina a struktura | Skupina. Při vytváření skupiny Excel zobrazí symboly obrysu.
Pokud před vytvořením skupiny vyberete rozsah buněk (spíše než celé řádky nebo sloupce), Excel zobrazí dialogové okno s dotazem, co chcete seskupit. Poté program seskupí úplně ty řádky nebo sloupce, jejichž buňky jsou obsaženy ve zvoleném rozsahu.
Můžete také vybrat skupiny skupin. To povede k vytvoření víceúrovňových struktur. Vytváření takových struktur by mělo začít u vnitřní skupiny a postupovat zevnitř ven. Pokud dojde k chybě seskupování, můžete seskupení oddělit pomocí Data | Skupina a struktura | Zrušit seskupení
Excel má tlačítka nástrojů, která mohou pomoci urychlit proces seskupování a oddělování (obrázek 4.3). Případně můžete použít kombinaci Klávesy Alt+ Shift + pro seskupení vybraných řádků nebo sloupců nebo Alt + Shift + pro provedení operace zrušení skupiny.
Rýže. 4.3 Nástroje pro strukturování
Nástroj pro strukturování obsahuje následující tlačítka.
Tabulka 4.1 Struktura tlačítek panelu nástrojů.
Knoflík
Název tlačítka
Účel
Symboly struktury dokumentu
Skryje a zobrazí symboly struktury dokumentu
Skupina
Seskupit vybrané řádky a sloupce
Zrušit seskupení
Oddělit vybrané řádky a sloupce
Ukázat detaily
Zobrazit podrobnosti (tj. odpovídající datové buňky) pro vybranou celkovou buňku
Skrýt detaily
Skrytí podrobností (odpovídajících datových buněk) pro vybranou celkovou buňku
Vyberte viditelné buňky
Vybere pouze viditelné buňky listu, přičemž skryté buňky s daty zůstanou nevybrané
3.3 Třídění dat a souhrnné tabulky, souhrnné funkce pro analýzu dat
Pokud jsou vaše data prezentována jako seznam, Excel může zjednodušit proces tříděním a filtrováním dat.
Řazení je řazení dat ve vzestupném nebo sestupném pořadí. Nejjednodušší způsob, jak to seřadit, je vybrat jednu z buněk a kliknout na „ Seřadit vzestupně" nebo " Řadit v sestupném pořadí" na panelu nástrojů.
Parametry řazení se nastavují příkazem “ Data > Seřadit. Tím se otevře dialogové okno „ Rozsah řazení". V něm můžete vybrat jedno až tři třídicí pole a také nastavit pořadí řazení pro každé pole.
Podívejme se jako příklad na výpočet součtů pomocí kontingenční tabulky (pomocí seskupování dat). Excel poskytuje praktický nástroj, který vám umožní seskupit konkrétní prvky pole. Pokud například jedno z databázových polí obsahuje data, bude mít každé datum v kontingenční tabulce samostatný řádek nebo sloupec. Někdy je užitečné seskupit data do měsíců nebo čtvrtletí a poté z obrazovky odstranit příliš mnoho detailů. Na Obr. Obrázek 4.4 ukazuje kontingenční tabulku vytvořenou na základě databáze banky.
Zobrazuje celkový zůstatek pro každý typ účtu (pole sloupce) pro každou pobočku (pole řádků). Chcete vytvořit sestavu, která porovná výkon západní pobočky s dalšími dvěma pobočkami dohromady. Řešení je velmi jednoduché – je potřeba vytvořit skupinu složenou z dat z centrální a severní větve.
Rýže. 4.4 Příklad kontingenční tabulky
Chcete-li vytvořit skupinu, musíte vybrat buňky, které budou seskupeny v tomto případě- A6:A7. Poté musíte vybrat Data | Skupina a struktura | Skupina. V důsledku toho Excel vytvoří nové pole a pojmenuje ho Oddělení2. V tomto poli jsou dva prvky: Western a Group1 (obr. 4.5).
Rýže. 4.5 Kontingenční tabulka po seskupení dat
Nyní můžete odstranit původní pole Oddělení a přejmenovat názvy polí a prvků. Obrázek 4.6 ukazuje souhrnnou tabulku po těchto změnách. Název nového pole nemůže být stejný jako název existujícího pole. Pokud se názvy neshodují, Excel jednoduše přidá do kontingenční tabulky nové pole. Proto ve výše uvedeném příkladu nemůžete přejmenovat Department2 na Department, aniž byste odstranili původní pole.
Rýže. 4.6 Souhrnná tabulka po dokončených transformacích
Pokud prvky potřebné pro seskupení nejsou umístěny v řadě, můžete je vybrat následovně: musíte stisknout Ctrl a označit prvky, které by měly tvořit skupinu.
Pokud prvky pole obsahují čísla, data nebo časy, můžete programu povolit, aby je automaticky seskupil. Obrázek 4.7 ukazuje část jiné kontingenční tabulky, která byla vytvořena ze stejné bankovní databáze. Tentokrát je řádkové pole Účet a sloupcové pole Typ. Datová oblast zobrazuje počet účtů tohoto typu.
Rýže. 4.7 Příklad kontingenční tabulky
Chcete-li skupinu vytvořit automaticky, musíte zaškrtnout jakoukoli položku v poli Účet. Poté musíte vybrat Data | Skupina a struktura | Skupina. Zobrazí se dialogové okno Seskupení, jak je znázorněno na obrázku 4.8.
Rýže. 4.8 Dialogové okno seskupení
Ve výchozím nastavení zobrazí nejmenší a nejvyšší hodnotu, kterou můžete změnit podle svého uvážení. Chcete-li například vytvořit skupinu s přírůstky 5 000, zadejte 0 do pole Od, 100 000 do pole a 5 000 do pole Přírůstek. Poté musíte kliknout na tlačítko OK a Excel vytvoří zadané skupiny. Obrázek 4.9 ukazuje výslednou kontingenční tabulku.
Rýže. 3.9 Výsledná kontingenční tabulka
V Excelu jsou finální funkce– používají se k výpočtu automatických mezisoučtů, ke konsolidaci dat a v sestavách kontingenčních tabulek a grafů. Následující souhrnné funkce jsou k dispozici v sestavách kontingenčních tabulek a kontingenčních grafů pro všechny typy zdrojových dat kromě OLAP (tabulka 4.2).
Tabulka 4. 2 Souhrnné funkce
Funkce
Výsledek
Součet
Součet čísel. Tato operace je výchozí pro sčítání číselných polí.
Počet hodnot
Množství dat. Tato operace je výchozí pro sčítání nečíselných polí. Operace Počet hodnot funguje stejným způsobem jako funkce COUNTA.
Průměrný
Průměr čísel.
Maximum
Maximální počet
Minimální
Minimální počty
Práce
Součin čísel.
Množství čísel
Množství dat, které jsou čísla. Operace „Počet čísel“ funguje stejně jako funkce POČET.
Nezaujatá odchylka
Nezaujatý odhad směrodatné odchylky pro soubor, kde vzorek je podmnožinou základního souboru.
Zkreslená odchylka
Zkreslený odhad směrodatné odchylky populace ze vzorku dat.
Nezaujatý rozptyl
Nezaujatý odhad rozptylu pro populaci, kde je vzorek podmnožinou populace.
Předpojatý rozptyl
Zkreslený odhad rozptylu populace ze vzorku dat.
Během práce jsme zkoumali takové nástroje MS Excel, jako je analýza „what-if“ (a substituční tabulky, které ji implementují, doplňky „Vyhledávání řešení“ a „Výběr parametrů“), statistické zpracování data.
Práce popisuje hlavní body, které uživatel potřebuje znát při používání těchto nástrojů. Kromě toho byl krátce přezkoumán tak výkonný nástroj Excelu, jako je vytváření kontingenčních tabulek a grafů.
Vše výše uvedené stačí k tomu, abychom se znovu přesvědčili o výhodách tabulkového procesoru ve vztahu k ručním výpočtům, a zejména se při výběru softwaru pro práci přiklonili k produktu Microsoftu.
Seznam použitých zdrojů
Dodženkov V.A., Kolesnikov Yu.I. Microsoft Excel 2002. - Petrohrad, BHV-Petersburg, 2003 - 1056 stran.
Dodge M., Stinson K. Efektivní práce s Microsoft Excel 2002. – Petrohrad: BHV-Petersburg, 2003. – 1072 s.
Mac Fedriz P. a další, Microsoft Office 97. Encyklopedie uživatelů. – Kyjev: „Diasoft“, 2009. – 445 s.
Základy ekonomické informatiky. Učebnice Manuál / Ed. A.N. Morozevich. – Mn.: LLC „New Knowledge“, 2006. – 573 s.
OBECNÉ CHARAKTERISTIKY SOFTWARU OSOBNÍHO POČÍTAČE
Microsoft Excel je velmi užitečný program v různých oblastech. Hotová tabulka s možností automatického vyplňování, rychlého výpočtu a výpočtu, sestavování grafů, diagramů, vytváření zpráv nebo analýz atd.
Tabulkové nástroje mohou značně usnadnit práci specialistům z mnoha odvětví. Níže uvedené informace jsou základy práce v Excelu pro figuríny. Po zvládnutí tohoto článku si osvojíte základní dovednosti, kterými každá práce v Excelu začíná.
Návod na práci v Excelu
Excelový sešit se skládá z listů. List je pracovní plocha v okně. Jeho prvky:
Chcete-li do buňky přidat hodnotu, klikněte na ni levým tlačítkem myši. Zadejte text nebo čísla z klávesnice. Stiskněte Enter.
Hodnoty mohou být číselné, textové, peněžní, procentuální atd. Chcete-li nastavit/změnit formát, klikněte pravým tlačítkem na buňku a vyberte „Formátovat buňky“. Nebo stiskněte kombinaci kláves CTRL+1.
U číselných formátů můžete přiřadit počet desetinných míst.
Poznámka. Chcete-li rychle nastavit formát čísla pro buňku, stiskněte kombinaci kláves CTRL+SHIFT+1.
Pro formáty data a času nabízí Excel několik možností zobrazení hodnot.
Upravme hodnoty buněk:
Chcete-li odstranit hodnotu buňky, použijte tlačítko Smazat.
Chcete-li posunout buňku s hodnotou, vyberte ji a stiskněte tlačítko s nůžkami („střih“). Nebo stiskněte kombinaci CTRL+X. Objevuje se kolem buňky tečkovaná čára. Vybraný fragment zůstane ve schránce.
Umístěte kurzor někam jinam do pracovního pole a klikněte na „Vložit“ nebo na kombinaci CTRL+V.
Stejným způsobem můžete přesunout několik buněk najednou. Na stejném listu, na jiném listu, v jiné knize.
Chcete-li přesunout více buněk, musíte je vybrat:
- Umístěte kurzor do horní buňky vlevo.
- Stiskněte Shift, podržte a pomocí šipek na klávesnici vyberte celý rozsah.
Chcete-li vybrat sloupec, klikněte na jeho název (latinské písmeno). Chcete-li zvýraznit řádek, použijte číslo.
Chcete-li změnit velikost řádků nebo sloupců, posuňte okraje (kurzor má v tomto případě podobu křížku, jehož břevno má na koncích šipky).
Aby se hodnota vešla do buňky, lze sloupec automaticky rozbalit: 2x klikněte na pravý okraj.
Aby to bylo krásnější, posuňte trochu okraj sloupce E, zarovnejte text na střed vůči svislé a vodorovné.
Pojďme sloučit několik buněk: vyberte je a klikněte na tlačítko „Sloučit a umístit do středu“.
Excel má funkci automatického vyplňování. Do buňky A2 zadejte slovo „leden“. Program rozpozná formát data a zbývající měsíce doplní automaticky.
Uchopíme pravý dolní roh buňky s hodnotou „leden“ a přetáhneme ji podél čáry.
Vyzkoušíme si funkci automatického doplňování na číselných hodnotách. Do buňky A3 vložíme „1“ a do A4 „2“. Vyberte dvě buňky, uchopte značku automatického vyplňování myší a přetáhněte ji dolů.
Pokud vybereme pouze jednu buňku s číslem a přetáhneme ji dolů, jedná se o „násobení“.
Chcete-li zkopírovat sloupec do sousedního, vyberte tento sloupec, „chytněte“ značku automatického vyplňování a přetáhněte ji na stranu.
Stejným způsobem můžete kopírovat řetězce.
Pojďme odstranit sloupec: vyberte jej - klikněte pravým tlačítkem - "Odstranit". Nebo stisknutím kombinace kláves: CTRL+"-"(mínus).
Chcete-li vložit sloupec, vyberte ten, který sousedí vpravo (sloupec se vkládá vždy vlevo), klikněte pravým tlačítkem - „Vložit“ - „Sloupec“. Kombinace: CTRL+SHIFT+"="
Chcete-li vložit čáru, vyberte tu, která sousedí se spodní částí. Kombinace kláves: SHIFT+MEZERNÍK pro výběr řádku a stisknutí pravého tlačítka myši - "Vložit" - "Řádek" (CTRL+SHIFT+"=") (řádek se vkládá vždy shora).
Jak pracovat v Excelu: vzorce a funkce pro figuríny
Aby program vnímal informace zadané do buňky jako vzorec, vložíme znak „=“. Například = (2+3)*5. Po stisknutí klávesy ENTER Excel vypočítá výsledek.
Postup výpočtu je stejný jako v matematice.
Vzorec může obsahovat nejen číselné hodnoty, ale také odkazy na buňky s hodnotami. Například =(A1+B1)*5, kde A1 a B1 jsou odkazy na buňky.
Chcete-li zkopírovat vzorec do jiných buněk, musíte „zaháknout“ značku automatického vyplňování v buňce se vzorcem a přetáhnout ji dolů (na stranu - pokud kopírujete do buněk řádku).
Při kopírování vzorce s relativními odkazy na Excel buňky mění konstanty v závislosti na adrese aktuální buňky (sloupce).
V každé buňce sloupce C je druhý člen v závorce 3 (odkaz na buňku B1 je konstantní a neměnný).
Vestavěné funkce výrazně rozšiřují funkčnost programu. Chcete-li vložit funkci, musíte stisknout tlačítko fx (nebo kombinaci kláves SHIFT+F3). Otevře se okno jako toto:
Chcete-li se vyhnout procházení velkým seznamem funkcí, musíte nejprve vybrat kategorii.
Když je funkce vybrána, klepněte na OK. Otevře se okno Argumenty funkce.
Funkce rozpoznávají jak číselné hodnoty, tak odkazy na buňky. Chcete-li vložit odkaz do pole argumentů, musíte kliknout na buňku.
Excel zná jiný způsob zadání funkce. Umístěte do buňky znak „=“ a začněte zadávat název funkce. Po prvních znacích se zobrazí seznam možných možností. Pokud na některou z nich najedete kurzorem, zobrazí se nápověda.
Dvakrát klikněte na požadovaná funkce– zpřístupní se pořadí vyplňování argumentů. Chcete-li dokončit zadávání argumentů, musíte uzavřít závorku a stisknout Enter.
ENTER - program našel druhou odmocninu čísla 40.
Současná situace je taková, že softwarové produkty společnosti Microsoft Corporation jsou nejrozšířenější v Rusku. Odhlédneme-li od jiných aspektů tohoto tématu, je však třeba říci, že to vytváří určitou univerzalitu v jejich aplikaci, nebo dokonce jakýsi druh nedeklarovaného standardu, protože Softwarové produkty této korporace lze nyní nalézt téměř na každém počítači, a proto bude zajištěna kompatibilita. Produkty Microsoftu jsou navíc velmi všestranné nástroje, které lze použít k řešení mnoha problémů, a navíc míra integrace mezi produkty je velmi vysoká, což také určuje jejich oblíbenost.
Do běžícího balíku Microsoft Office operační systém Microsoft Windows také obsahuje výkonný nástroj pro vývoj tabulek Microsoft Excel. (Mimochodem, je třeba říci, že ačkoli existují jiné prostředky pro vývoj tabulek a automatizaci výpočtů, jsou za prvé extrémně vzácné (řekněme při interním použití společnosti pro její specifické potřeby a za druhé, jak má již bylo řečeno, že produkty Microsoftu se staly téměř de facto standardem, k čemuž přispěla jejich větší univerzálnost.) Byl to tedy Microsoft Excel, který jsem si vybral pro vývoj nástroje pro automatizaci výpočtů v laboratorní práci „Předběžné výpočty v triangulaci“. Proto zde nejsou diskutovány další nástroje pro konstrukci elektronických tabulek, ale pozornost je věnována některým konkrétním nástrojům Excelu.
Možnosti EXCELu jsou velmi vysoké. Zpracování textu, správa databází - program je natolik výkonný, že v mnoha případech předčí specializované editorské programy nebo databázové programy. Taková rozmanitost funkcí vás může zpočátku spíše zmást, než donutit ji používat v praxi. Ale jak získáváte zkušenosti, začínáte si uvědomovat, že hranice možností EXCELu je těžké dosáhnout. Za 14letou historii používání tabulkových výpočtů osobní počítače Požadavky uživatelů na takové programy se výrazně změnily. Na začátku byl hlavní důraz v programu, jako je VisiCalc, na počítací funkce. Dnes je situace jiná. Spolu s inženýrskými a účetními výpočty je stále důležitější organizace a grafická prezentace dat. Kromě toho rozmanitost funkcí, které takový výpočet nabízí grafický program, by neměl uživateli komplikovat práci. Programy Windows k tomu poskytují ideální předpoklady. V Nedávno mnozí právě přešli na pomocí Windows jako vaše uživatelské prostředí. V důsledku toho mnoho společností vytváří software, začala nabízet velké množství programů pro Windows.
Okno Excelu obsahuje mnoho různých prvků. Některé z nich jsou vlastní všem programům v prostředí Windows, jiné jsou pouze v okně Excelu. Celou pracovní plochu okna Excelu zabírá prázdný list (nebo tabulka), rozdělený do samostatných buněk. Sloupce jsou označeny písmeny, řádky čísly. Stejně jako u mnoha programů pro Windows můžete list prezentovat jako samostatné okno s vlastním záhlavím – toto okno se nazývá okno sešitu, protože může pracovat s více listy.
Na jedné pracovní stránce bude 256 sloupců a 16384 řádků. Řádky jsou číslovány od 1 do 16384, sloupce jsou pojmenovány písmeny a kombinacemi písmen. Po 26 písmenech abecedy následují sloupce kombinace písmen z AA, AB atd. V okně Excelu, stejně jako v jiných programech Windows, je pod nadpisem okna panel nabídek. Hned níže jsou panely nástrojů Standardní a Formátování.
Tlačítka na panelu nástrojů umožňují rychlý a snadný přístup k mnoha funkcím aplikace Excel. Návrh pracovních listů. Výběr písma. Výběrem odpovídajících buněk a otevřením nabídky Formát můžete změnit typ písma, velikost nebo provedení textu. Výběrem příkazu Buňky z nabídky Formát. Poté se na obrazovce objeví dialogové okno, ve kterém budou označena různá písma.
Můžete si vybrat libovolné písmo ze seznamu navrhovaných. Když vyberete písmo, můžete si jeho styl prohlédnout v okně příkladu. Pomocí polí a tlačítek umístěných na panelu nástrojů můžete vybrat typ, velikost a styl písma. Typy písma. V současné době se pro návrh tabulek a dokumentů používá velké množství písem. Jedním z nejdůležitějších faktorů, které je třeba vzít v úvahu, je čitelnost textu a provedení v tom či onom fontu.
Spolu s výběrem typu a velikosti písma si můžete vybrat i styl písma: kurzíva, tučné nebo podtržené. Tyto styly používejte pouze ke zvýraznění důležitých informací v textu dokumentů a tabulek.
Barvy a vzory.
V Excelu můžete zvýraznit určitá pole v tabulce pomocí barvy pozadí a vzoru, abyste na ně upozornili. Tento výběr je třeba používat opatrně, aby nedošlo k přetížení stolu. Vyberte kartu Zobrazit v dialogovém okně Formát buněk. Zde můžete pomocí palety vybrat barvu výplně pro vybrané buňky. Formátování čísel. Pokud chcete, aby se vaše záznamy proměnily v pohodlný dokument, měli byste čísla v buňkách zformátovat. Nejjednodušší způsob formátování buněk je tam, kde se zadávají peněžní částky. Chcete-li to provést, musíte vybrat buňky, které se mají formátovat. Poté vyberte příkaz nabídky Formát - Buňky a v zobrazeném dialogu vyberte kartu Číslo. Vyberte řádek Hotovost ve skupině vlevo. Vpravo se zobrazí několik možných možností formátu čísel. Formát čísla je určen typem digitální šablony, která může být dvojího typu: Pro lepší pochopení jejich účelu zvažte možnosti formátování čísla 13. První sloupec obsahuje šablony formátů, jako v poli Kódy formátů. Ve druhém sloupci vidíte, jak bude číslo vypadat v důsledku formátování.
Pokud je jako digitální vzor použita nula, bude přetrvávat všude tam, kde není nahrazena významnou číslicí. Ikona čísla (zobrazená jako znak křížku) chybí na místech, kde nejsou žádné významné číslice. Pro čísla za desetinnou čárkou je lepší použít číselný vzor ve tvaru nuly a v ostatních případech použít značku hash. Pokud pracujete s čísly s více než dvěma desetinnými místy a čísla v nich nejsou rovna nule, dochází k zaokrouhlování nahoru nebo dolů. Stejně tak Excel zaokrouhluje zlomková čísla, která byla formátována jako celá čísla, tzn. žádná desetinná místa. Zaokrouhlují se však pouze čísla zobrazená na obrazovce, při výpočtech se používají přesné hodnoty. V poli Kódy formátu můžete vybrat možnost určení částek, které jsou „minus“: spolu s obvyklé mínus mohou být zobrazeny červeně, což se často používá při přípravě účetní dokumentace.
Kontrola pravopisu.
Excel má kontrolu pravopisu pro text nalezený v buňkách listu, grafech nebo textových polích. Chcete-li jej spustit, musíte vybrat buňky nebo textová pole, ve kterých je třeba zkontrolovat pravopis. Pokud chcete zkontrolovat veškerý text, včetně objektů v něm umístěných, vyberte buňku, ve které má Excel hledat chyby. Dále je třeba vybrat příkaz Nástroje - Pravopis. Poté Excel začne kontrolovat pravopis v textu. Kontrolu můžete zahájit pomocí klávesy F7. Pokud program zjistí chybu nebo nenajde kontrolované slovo ve slovníku, zobrazí se na obrazovce dialog Kontrola pravopisu.
Operátoři.
Všechny matematické funkce jsou v programech popsány pomocí speciálních symbolů nazývaných operátory. Kompletní seznam operátorů je uveden v tabulce.
Operátor textového spojení je navržen tak, že při vytváření vzorového dokladu nemusíte zadávat data např. pokaždé ručně - program sám přistoupí k buňce, do které bylo datum zadáno.
Přepočítávání pracovních listů.
Ve výchozím nastavení, když zadáte, upravíte vzorce nebo vyplníte buňky vzorci, všechny výpočty vzorce v listu proběhnou automaticky. U složitých integračních výpočtů to však může trvat dlouho, takže automatický výpočet můžete zrušit. Chcete-li to provést, vyberte příkaz nabídky Nástroje - Možnosti, poté v zobrazené záložce Výpočet vyberte možnost Ručně a vyberte přepínač Přepočítat před uložením. Poté budou všechny výpočty v listu probíhat až po stisknutí klávesy Vypočítat.
Excel funkce.
Funkce jsou navrženy tak, aby usnadnily vytváření a interakci s tabulkami. Nejjednodušším příkladem provádění výpočtů je operace sčítání. Použijme tuto operaci k demonstraci výhod funkcí. Bez použití funkčního systému budete muset do vzorce zadat adresu každé buňky zvlášť a přidat k nim znaménko plus nebo mínus. Výsledný vzorec bude vypadat takto:
B1+B2+B3+C4+C5+D2
Je patrné, že napsání takového vzorce zabralo spoustu času, takže se zdá, že tento vzorec by bylo jednodušší vypočítat ručně. Chcete-li rychle a snadno vypočítat součet v Excelu, stačí použít funkci součtu kliknutím na tlačítko se znaménkem součtu nebo z Průvodce funkcí můžete ručně zadat název funkce za rovnítko. Za názvem funkcí je třeba otevřít závorku, zadat adresy oblastí a závorku zavřít. Výsledný vzorec bude vypadat takto:
SOUČET(B1:B3;C4:C5;D2)
Pokud porovnáte zápis vzorců, můžete vidět, že dvojtečka zde označuje blok buněk. Argumenty funkce oddělte čárkami. Použití bloků buněk nebo oblastí jako argumentů pro funkce je vhodné, protože za prvé je to vizuálnější a za druhé s takovým záznamem je pro program snazší zohlednit změny v listu. Například je třeba vypočítat součet čísel v buňkách A1 až A4. Dá se to napsat takto:
SOUČET(A1;A2;A3;A4)
Nebo to samé jinak:
SOUČET(A1:A4)
Vytváření diagramů.
Práce s tabulkami je sama o sobě hodně zábavná, ale kdybyste dokázali proměnit suché sloupce čísel ve vizuální tabulky a grafy. Excel tuto možnost poskytuje. Excel má dvě různé způsoby ukládání do paměti grafů sestavených z vašich číselných dat: jedná se za prvé o „vložené“ grafy a za druhé o „stránky s grafy“. Vložené grafy jsou grafy překrývající se na pracovní stránce a uložené ve stejném souboru; nové jsou vytvořeny na stránkách grafu grafické soubory. Nejjednodušší způsob, jak vytvořit vložený graf, je použít Průvodce grafem, který je součástí Excelu. Panel nástrojů grafu. Grafy můžete vytvářet pomocí více než jen Průvodce grafem. Můžete to udělat také jiným způsobem - ještě rychleji - pomocí panelu nástrojů Graf. Obraz tohoto panelu na obrazovce můžete povolit pomocí nabídky Zobrazit - Panely nástrojů. Příklad: Zadejme libovolná data, na jejichž základě lze sestavit diagram. Vyberte data a kliknutím na tlačítko se šipkou dolů na panelu nástrojů otevřete seznam typů grafů. Po výběru typu grafu a zadání obdélníku požadované velikosti v listu spustíme Průvodce grafem. Pokud potřebujete vytvořit graf na samostatném listu, musíte vybrat řádek grafu v poli Vytvořit. Po krátkém dialogu s Průvodcem grafem se vytvoří samostatný list.
Schémata dortů.
Obvykle se tato vizuální reprezentace dat používá, když je nutné zobrazit podíly složek jako procento celku. Můžete jej vytvořit na obrazovce, stejně jako jakýkoli jiný typ grafu, pomocí Průvodce grafem. Profesionální design.
Pro registraci Excel dokumenty nabízí kromě grafů a diagramů možnost vytvářet další grafické objekty, například kreslit na obrazovku a poté tisknout obdélníky, elipsy, rovné a zakřivené čáry, oblouky atd. Kreslit můžete také pomocí samostatných grafických objektů, takže nikdo nebude mít podezření, že byly vytvořeny pomocí pomocí Excelu a ne záměrně grafický editor. Chcete-li vytvářet výkresy, použijte tlačítka umístěná na panelu nástrojů Kreslení. Obraz tohoto panelu na obrazovce můžete povolit pomocí tlačítka umístěného na standardním panelu nástrojů.
Výměna dat.
Ve všech programech napsaných pro operační sál Systémy Windows, uživatel může používat jeho schránku (Clipboard), představuje speciální paměťovou oblast zpřístupněnou operačním prostředím různé programy. Pomocí vyrovnávací paměti můžete například pracovat v Excelu, zastavit se a téměř okamžitě přejít na jiný program, který pro vás Windows udržuje připravený. Navíc bez ohledu na to aktuální program přechod se provádí pomocí stejného příkazu. Chcete-li to provést, musíte vybrat odpovídající buňky. Data do vyrovnávací paměti zadejte příkazem nabídky Úpravy - Kopírovat nebo kombinací kláves Ctrl+C. Nyní může buď samotný Excel nebo jiný program odstranit data z vyrovnávací paměti pomocí příkazu nabídky Úpravy - Vložit nebo jedné ze dvou kombinací kláves: Shift+Insert nebo Ctrl+V.
Ahoj všichni. Toto je první článek ze série o aplikaci Microsoft Excel. Dnes se dozvíte:
- Co je Microsoft Excel
- K čemu to je?
- Jak vypadá jeho pracovní plocha?
V příštím článku se budeme věnovat pracovnímu prostředí programu trochu více. Ale budeme ve třetím příspěvku této série, takže ty nejzajímavější věci jsou velmi blízko! V budoucnu se zaměříme na praxi, protože je zajímavá pro každého.
K zvládnutí tohoto a dalších článků ze série budete potřebovat počítač s Microsoft Office včetně Excelu. Pokud tento program ještě nemáte, můžete si jej zakoupit například zde .
Co je Excel a k čemu se používá
Microsoft Excel je program s tabulkovou strukturou, který umožňuje organizovat datové tabulky, systematizovat je, zpracovávat je, vytvářet grafy a diagramy, provádět analytické úkoly a mnoho dalšího. Toto samozřejmě není celý seznam schopností, jak brzy zjistíte. podívejte se, jak budete studovat materiály kurzu. Program za vás dokáže provést mnoho užitečných operací, a proto se stal celosvětovým hitem ve svém oboru.Pracovní plocha Excelu
Pracovní prostor Excel se nazývá sešit, který se skládá z listů. To znamená, že jeden soubor sešitu může obsahovat jednu nebo více tabulek nazývaných Listy.Každý list se skládá z mnoha buněk, které tvoří datovou tabulku. Řádky jsou číslovány postupně od 1 do 1 048 576. Sloupce jsou pojmenovány písmeny A až XFD. Buňky a souřadnice v Excelu Ve skutečnosti mohou tyto buňky uchovávat obrovské množství informací, mnohem více, než dokáže zpracovat váš počítač.Každá buňka má své vlastní souřadnice. Například buňka na průsečíku 3. řádku a 2. sloupce má souřadnice B3 (viz obrázek). Souřadnice buňky jsou na listu vždy barevně zvýrazněny, podívejte se na obrázku, jak vypadá číslo třetího řádku a písmeno druhého sloupce - jsou ztmavené.Mimochodem, na list můžete umístit data v libovolném pořadí, program neomezuje vaši svobodu jednání. To znamená, že můžete snadno vytvářet různé sestavy, formuláře, rozvržení a vybrat si pro ně optimální místo.
Nyní se podívejme na okno Excelu jako na celek a pochopíme účel některých jeho prvků:
Pracovní prostor aplikace Excel Tímto končí naše první lekce. Podívali jsme se na účel programu Excel a hlavní (ne všechny) prvky jeho listu. V další lekci se podíváme na.Děkuji, že jste tento článek dočetli až do konce, jen tak dál! Pokud máte nějaké dotazy, pište do komentářů, pokusím se na vše odpovědět. Microsoft Office Excel je tabulkový procesor, který umožňuje ukládat, organizovat a analyzovat informace. Můžete mít dojem, že Excel používá pouze určitá skupina lidí k provádění složitých úkolů. To se ale mýlíte! Ve skutečnosti může každý zvládnout tento vynikající program a využít veškerou jeho sílu k řešení výhradně svých každodenních problémů.
Vynikat je univerzální program, který umožňuje pracovat s různými formáty dat. V Excelu můžete udržovat domácí rozpočet, provádět jednoduché i velmi složité výpočty, ukládat data, organizovat různé deníky, sestavovat zprávy, sestavovat grafy, diagramy a mnoho dalšího.
Excel program je součástí sady Microsoft Office, která se skládá z celé sady produktů, které umožňují vytvářet různé dokumenty, tabulky, prezentace a mnoho dalšího.
Kromě Microsoft Excel existuje řada dalších podobné programy, které jsou také založené na práci s tabulkami, ale Excel je z nich zdaleka nejoblíbenější a nejvýkonnější a právem je považován za vlajkovou loď tohoto směru. Troufám si tvrdit, že Excel je jedním z nejvíce oblíbené programy vůbec.
Co mohu dělat v Excelu?
Microsoft Excel má mnoho výhod, ale nejvýznamnější je samozřejmě jeho univerzálnost. Využití Excelu je téměř nekonečné, takže čím více znalostí o programu máte, tím více využití pro něj najdete. Níže jsou uvedeny možné oblasti použití aplikace Microsoft Office Excel.
- Práce s číselnými daty. Například sestavování široké škály rozpočtů, od domácích rozpočtů jako těch nejjednodušších až po rozpočet velké organizace.
- Práce s textem. Rozmanitá sada nástrojů pro práci s textovými daty umožňuje prezentovat i ty nejsložitější textové sestavy.
- Vytváření grafů a tabulek. Velké množství nástrojů vám umožňuje vytvářet širokou škálu možností grafů, což umožňuje prezentovat vaše data tím nejživějším a nejvýraznějším způsobem.
- Vytváření diagramů a výkresů. Kromě grafů a tabulek vám Excel umožňuje vkládat do listu mnoho různých tvarů a obrázků SmartArt. Tyto nástroje výrazně zvyšují možnosti vizualizace dat programu.
- Organizace seznamů a databází. Microsoft Office Excel byl původně navržen se strukturou řádků a sloupců, takže organizace práce se seznamy nebo vytváření databáze je pro Excel základním úkolem.
- Import a export dat.Excel umožňuje výměnu dat s širokou škálou zdrojů, díky čemuž je práce s programem ještě univerzálnější.
- Automatizace podobných úloh. Použití maker v Excelu vám umožňuje automatizovat provádění stejného typu časově náročných úkolů a omezit lidskou účast na jediné kliknutí myší ke spuštění makra.
- Vytváření ovládacích panelů. V Excelu můžete umístit ovládací prvky přímo na list, což vám umožní vytvářet vizuální, interaktivní dokumenty.
- Vestavěný programovací jazyk. Vestavěný aplikace Microsoft Programovací jazyk Excel Visual Basic for Applications (VBA) umožňuje rozšířit možnosti programu alespoň několikrát. Znalost jazyka vám otevírá zcela nové obzory, například vytvořením vlastního vlastní funkce nebo celé doplňky.
Funkce aplikace Excel lze vyjmenovávat velmi dlouho, výše jsem uvedl jen ty nejzákladnější z nich. Už teď je ale jasně vidět, jak užitečná znalost tohoto programu pro vás bude.
Pro koho je Excel určen?
Zpočátku byl Excel vytvořen výhradně pro kancelářskou práci, protože pouze organizace si mohla dovolit takový luxus, jako je počítač. Postupem času se počítače začaly stále více objevovat v domácnostech běžných lidí a postupně přibývalo uživatelů. V současné době má počítač téměř každá rodina a většina z nich má nainstalovaný Microsoft Office.
V Rusku existují stovky společností, které nabízejí kurzy Microsoft Office. Excel se vyučuje ve vzdělávacích institucích, o Excelu byly vydány stovky knih a školení. Znalost Office je vyžadována při ucházení se o zaměstnání nebo se tato znalost počítá jako další výhoda. To vše nasvědčuje tomu poznání kancelářské programy, zejména Excel, bude užitečný pro všechny bez výjimky.
