Access má širokou škálu funkcí a nástrojů pro práci s databázemi. Uživatelé používající tento program mohou dostat různé úkoly, které potřebují, aby byli schopni vyřešit. V tomto článku zjistíme, jak vytvořit sestavu v Accessu, co to je a k čemu je potřeba. Začněme. Jít!

Sestavy v aplikaci Microsoft Access se používají k zobrazení nebo tisku informací z databáze. Libovolnou sestavu lze vytvořit na základě tabulky nebo na základě dotazu. To se provádí velmi jednoduše, pouze několika kliknutími.

Pro začátek musíte mít připravenou tabulku, s jejíž daty budete pracovat. Poté vyberte požadovanou tabulku v okně „All Access Objects“ umístěném vlevo, přejděte na kartu „Creation“ a klikněte na tlačítko „Report“ ve stejnojmenné sekci. Vše je připraveno. Uvidíte zprávu vygenerovanou programem na základě informací obsažených v tabulce.

Poté můžete přejít na kartu Návrh a upravit pole, sekce a další. Chcete-li ukončit režim návrhu, klikněte pravým tlačítkem na kartu tabulky a vyberte možnost Zobrazení sestavy. Před odchodem nezapomeňte uložit.

Pro složitější případy použijte „Průvodce sestavou“, příslušné tlačítko se nachází ve stejné záložce „Vytvoření“; tento nástroj je užitečný, pokud potřebujete pracovat s daty z více tabulek najednou.

V okně, které se otevře, vyberte ze seznamu ty tabulky a dotazy, ze kterých budou pole přebírána (musí být také specifikovány). Po dokončení klikněte na tlačítko "Další". V dalším okně budete vyzváni k výběru vhodného typu prezentace dat. Vybraná pole pak můžete libovolně seskupit. Jednoduše vyberte požadované pole a klikněte na tlačítko se šipkou. Dále se otevře okno pro řazení záznamů. Řazení je volitelné, takže tento krok můžete přeskočit. V dalším okně vyberte Rozvržení (rozvržení, blok, obrys) a Orientace (na výšku, na šířku). Nechte zaškrtnutou možnost „Upravit šířku okraje tak, aby se vešla na jednu stránku“. Poté už stačí jen zadat jméno a kliknout na tlačítko „Dokončit“.

Aby bylo možné opravit obecná forma a nesprávně zobrazená data, přejděte do režimu návrhu. Zde můžete jednotlivá pole vybírat a přesouvat je pomocí šipek na klávesnici nebo myši. Velké mezery mezi sloupci můžete odstranit, aniž byste museli přejít do „Návrháře“. Stačí přesunout okraje kurzorem myši. Pokud jsou některé vaše údaje zobrazeny ve formě pruhů „#“, jednoduše zvětšete tato pole a informace se zobrazí správně. V režimu návrhu můžete změnit barvu textu, pozadí a nadpisů.

Je možné vytvořit specifické buňky, ve kterých se bude na základě dat z tabulek nebo dotazů počítat součet, rozdíl nebo součin. Chcete-li to provést, vyberte požadované pole a klikněte na tlačítko „Součty“ umístěné na panelu nástrojů v části „Seskupení a součty“. V zobrazené nabídce vyberte „Počet záznamů“ nebo „Počet hodnot“ v závislosti na úkolech, kterým čelíte.

Přehledy aplikace Access automaticky zobrazují šedé pruhy, což může být některým uživatelům nevyhovující. Chcete-li je odstranit, přejděte do režimu návrhu, vyberte „Datová oblast“, klikněte pravým tlačítkem myši a ze seznamu vyberte „Vlastnosti“. Vpravo se objeví okno, ve kterém musíte najít řádek „Alternativní barva pozadí“. Zkopírujte "Background 1" z "Background Color" a vložte do "Alternate Background Color". Opakujte totéž s částí Poznámky ke skupině.

Dalším způsobem vytvoření je „Návrhář sestav“. Kliknutím na toto tlačítko se před vámi objeví oblast, kam je třeba přidat pole pomocí odpovídajícího tlačítka na panelu nástrojů.

Nyní budete vědět, jak vytvořit sestavu v aplikaci Microsoft Access. To vám umožní lépe pracovat s databázemi. Zanechte svůj názor na tento článek v komentářích: zda byl užitečný, a zeptejte se, zda je něco nejasné.

V tomto článku budeme hovořit o počítaných polích v dotazech Accessu. Dotaz, stejně jako tabulka, může provádět výpočty číselných, řetězcových nebo datových hodnot pro každý záznam pomocí dat z jednoho nebo více polí. Výsledek výpočtu tvoří nové vypočítané pole v tabulce dotazu. Na rozdíl od polí vypočítaných tabulek nevytvářejí vypočítaná pole ve zdrojových databázových tabulkách nová pole. Při každém provedení dotazu se provedou výpočty na základě aktuálních hodnot polí.

Výrazy vypočítaných polí mohou kromě názvů polí používat konstanty a funkce. V důsledku zpracování výrazu lze získat pouze jednu hodnotu.

Úkol 1. Tabulka PRODUKT má pole CENA a SAZBA_DPH Vypočítejte cenu včetně DPH a porovnejte ji s cenou získanou v kalkulovaném poli tabulky Cena včetně DPH.

1. Vytvořte výběrový dotaz v návrhovém režimu pro tabulku PRODUKT. Do poptávkového formuláře (obr. 4.6) přetáhněte pole NÁZEV_TOV, CENA, SAZBA_VAT a Cena s DPH.
2. Pro výpočet ceny včetně DPH vytvořte kalkulované pole zápisem výrazu [CENA]+[CENA]*[SAZBA_DPH] do prázdné buňky řádku Pole.
3. Chcete-li vybrat záznamy s hodnotou větší než 5000 ve vypočítaném poli, zadejte do řádku Kritéria > 5000
4. Po zadání výrazu systém standardně vygeneruje název počítaného pole Výraz 1, který se stane záhlavím sloupce v tabulce s výsledky dotazu. Tento název bude vložen před výraz [PRICE]+[PRICE]*[VAT_RATE]. Pro každé nové vypočítané pole v dotazu se číslo výrazu zvýší o jednu. Název počítaného pole je od výrazu oddělen dvojtečkou. Chcete-li změnit název, umístěte kurzor myši do vypočítaného pole formuláře žádosti a klikněte pravým tlačítkem myši. Z kontextové nabídky vyberte Vlastnosti(Vlastnosti) a do řádku Titulek zadejte nový název pole - Cena včetně DPH 1. Nyní v tabulce s výsledky dotazu se tento název zobrazí v záhlaví počítaného sloupce. Název pole lze také opravit přímo v poptávkovém formuláři.
5. Chcete-li zobrazit výsledek dotazu, klikněte na tlačítko Vykonat(Běh) ve skupině Výsledek(Výsledek). Vypočítané pole tabulky a dotazu mají stejné hodnoty.
6. Změňte cenu produktu v jednom ze záznamů požadavku. Hodnoty v obou vypočtených polích budou okamžitě přepočítány.
7. Chcete-li vytvořit komplexní výraz ve vypočítaném poli nebo podmínce výběru, je vhodné použít nástroj pro tvorbu výrazů. Tvůrce vám umožňuje vybrat názvy polí potřebných ve výrazu z tabulek, dotazů, operačních značek a funkcí. Odstraňte výraz ve vypočítaném poli a použijte k jeho vygenerování tvůrce.
8. Klepnutím na tlačítko zavolejte Tvůrce výrazů Stavitel(stavitel) ve skupině Nastavení dotazu(Query Setup) stuha Design, nebo výběrem Stavět(Sestavit) v kontextové nabídce. Kurzor myši musí být dříve umístěn ve vstupní buňce výrazu.
9. Na levé straně okna Tvůrce výrazů(Tvůrce výrazů) (obr. 4.7) vyberte tabulku PRODUKT, na které je dotaz založen. Vpravo se zobrazí seznam jeho polí. Postupně vyberte požadovaná pole a operátory tak, že na ně dvakrát kliknete do výrazu. Výraz bude vytvořen v horní části okna. Upozorňujeme, že tvůrce uvedl před názvem pole název tabulky, do které patří, a oddělil jej od názvu pole vykřičníkem.
10. Dokončete proces vytváření výrazu ve výpočtovém poli kliknutím na tlačítko OK.
11. Žádost uložte pod názvem ― Cena s DPH a zavřete ji.
12. Uložený soubor spusťte jeho výběrem v navigační oblasti a výběrem Otevřít z kontextové nabídky.

Úkol 2. Ve výpočtových polích a podmínkách filtrování můžete použít vestavěné funkce. Access má definovaných více než 150 funkcí.
Nechť je potřeba vybrat všechny faktury, na které byla v daném měsíci provedena expedice. Ve FAKTUŘE je datum odeslání uloženo v poli DATE_OTG s datovým typem Date/Time.

1. Vytvořte výběrový dotaz v návrhovém režimu pro tabulku INVOICE. Přetáhněte pole NOM_NAKL a CODE_SK do formuláře (obr. 4.8).
2. Vytvořte výpočtové pole v prázdné buňce řádku Pole(Pole) tak, že tam napíšete jeden z výrazů: Format([INVOICE]![DISPOSITION_DATE];"mmmm") - tato funkce vrátí celý název měsíce
   nebo Format([INBOOK]![DATE_DATE];"mm") – tato funkce vrátí číslo měsíce.
3. Pro výběr faktur vystavených v daném měsíci zadejte do kalkulačního pole v řádku Výběrová podmínka (kritéria) název měsíce, např. březen (obr. 4.8), nebo číslo měsíce např. 3 podle parametr ve funkci Formát.
4. Dokončete svůj požadavek kliknutím na tlačítko Vykonat(Běh) ve skupině Výsledek(Výsledky) na kartě pásu karet Práce s požadavky | Konstruktér(Dotazovací nástroje | Design).
5. Do kalkulovaného pole napište funkci Month(INVOICE!DATE_OTG) a ujistěte se, že tato funkce vrací číslo měsíce extrahované z data.
6. Chcete-li vybrat všechny řádky související s druhým čtvrtletím, zadejte v řádku Kritéria operátor Mezi 4 a 6, který určuje, zda hodnota výrazu spadá do zadaného intervalu.
7. Do vypočítaného pole napište výraz Název měsíce(Month(INVOICE!DATE_OTG)) a ujistěte se, že funkce Název měsíce převede číslo měsíce na jeho celý název.

Chcete-li to posílit, podívejte se na video tutoriál.

V jakékoli sestavě Accessu, která obsahuje čísla, můžete použít součty, průměry, procenta nebo kumulativní součty, aby byla data srozumitelnější. Tento článek vysvětluje, jak tyto prvky přidat do přehledu.

V tomto článku

Typy agregátů, které lze přidat do sestavy

Následující tabulka ukazuje typy agregační funkce v aplikaci Access, kterou můžete přidat do svého přehledu.

Výpočet	Popis	Funkce
	Sečte prvky ve sloupci.
	Určuje průměr všech prvků ve sloupci.
	Spočítá počet prvků ve sloupci.
Maximální hodnota	Vrátí prvek, který má ve sloupci největší (číselnou nebo abecední) hodnotu.
Minimální hodnota	Vrátí prvek, který má ve sloupci nejmenší (číselnou nebo abecední) hodnotu.
Standardní odchylka	Ukazuje, jak moc se hodnoty ve sloupci odchylují od průměru.
Disperze	Vypočítá rozptyl pro všechny hodnoty ve sloupci.

Přidejte součet nebo jiný souhrn v zobrazení rozvržení

Režim rozložení poskytuje nejvíce rychlý způsob přidání částek, průměrů a dalších agregátů do sestavy.

Data(Control Source) výraz, který provede požadovaný výpočet. Pokud má vaše sestava úrovně seskupení, Access také přidá textové pole, které provádí stejné výpočty v každé sekci skupinové poznámky.

Další informace o vytváření úrovní seskupení v sestavách naleznete v části Vytvořte seskupení nebo souhrnnou zprávu.

Přidání součtu nebo jiného agregátu v režimu návrhu

Konstruktor umožňuje přesněji přizpůsobit umístění a vzhled celkové hodnoty. Ve seskupených sestavách můžete do záhlaví nebo poznámky pod čarou každé skupiny umístit součty a další souhrnné údaje. Agregáty na úrovni sestavy lze umístit do záhlaví nebo zápatí sestavy.

Access přidá do záhlaví sestavy textové pole a nastaví hodnotu jeho vlastnosti Data(Control Source) výraz, který provede požadovaný výpočet. Pokud má vaše sestava úrovně seskupení, Access také přidá textové pole, které provádí stejné výpočty v každé sekci skupinové poznámky. Pokud na majetek Kumulativní částka Nastavena hodnota (průběžný součet). Za všechno, pak lze celkový součet opakovat v zápatí sestavy. Vytvořte v něm pole a nastavte jeho hodnotu vlastnosti jako Data(Control Source) název pole, ve kterém se například počítá kumulativní součet =[Částka objednávky].

Praktická práce č. 16

Stvoření Přístupové dotazy v návrhovém režimu. Vzorové žádosti. Vypočítaná pole v dotazech.

Vytváření sestav aplikace Access. Průvodce sestavou. Práce se sestavou v návrhovém režimu.

1. Otevřete databázi studentů vytvořenou v praktická práce 15.

2. Vstupte do režimu návrháře dotazů: na kartě Vytvořit ve skupině Dotazy vyberte tlačítko Tvůrce dotazů. V konstruktoru se dotazy vytvářejí ručně. Zdrojem dat pro dotaz může být jedna nebo více tabulek nebo dotazů. Přidejte tabulku Studenti jako zdroj dat. Prozkoumejte okno formuláře žádosti a nástroje. Zdroje dat jsou zobrazeny v horní části formuláře žádosti. Spodní část Formulář je určen:

· nastavit pole zobrazená v požadavku (řádek pole a řádek Název tabulky);

· nastavit způsob řazení dat v poptávce (Řádek řazení);

· k nastavení podmínek výběru (řádky podmínek výběru);

· nastavit způsob seskupování dat v požadavku;

· nastavit vypočítané výrazy v polích dotazu.

3. Do dotazu zahrňte všechna pole tabulky Studenti. Povolte řazení podle příjmení a spusťte požadavek na provedení (tlačítko na panelu nástrojů).

Při ukládání uveďte jméno Vyžádejte si rozvržení. Dotaz zobrazí všechna data ve zdrojové tabulce. Zkontrolujte svůj požadavek.

4. Vzorové žádosti. Vytvořte výběrové dotazy. Konstrukce každého nového požadavku se provádí v konstruktoru (jako v bodě 3). Rozvržení lze také mnohokrát zkopírovat, přičemž každý požadavek se uloží pod názvem, který odráží obsah požadavku. Postupně nastavte níže uvedené podmínky výběru, prohlédněte si výsledky vytvořených dotazů a uložte každý z nich pod příslušnými názvy. Vyberte si tedy:

· Studenti, jejichž příjmení začínají prvními písmeny abecedy (jako "[A-I]*") (jméno První);

· Studenti, kteří studují ve stejné skupině (jméno Skupina);

· Studenti, kromě těch, kteří studují ve specifické skupině (například Not I-105) (jméno Kromě skupiny).

5. Žádosti k výběru logické operace . Vytvářejte výběrové dotazy umístěním podmínek na pole hodnocení zkoušky. Zdrojem dat pro dotazy budou tabulky Studenti A Zasedání. Uložit s zadaná jména. Vyberte si tedy:

· studenti s pouze výbornými známkami (jméno Vynikající studenti).

· studenti s dobrými a výbornými známkami (4 nebo 5) (jméno Čtyři a pět).

· studenti s alespoň jedním stupněm C (jméno C studenti).

6. Vyberte dotazy s parametrem. Pokud místo podmínky výběru v řádku zadáte textovou výzvu uzavřenou v hranatých závorkách, například [Zadejte příjmení], můžete při spuštění dotazu zadat parametr. Parametr je libovolná hodnota, podle které budou prohledány všechny záznamy se zadanou hodnotou pole (v příkladu se jedná o příjmení). V nových dotazech vybírejte podle hodnot parametrů:

· Podle příjmení studenta (křestní jméno Příjmení).

· Podle kódu studenta (Jméno Kód).

7. Všimněte si, že vyhledávání parametrů používá přesnou shodu s hodnotou parametru.

8. Vypočítaná pole v dotazu. V nové žádosti:

· Vypočítané pole s názvem GPA pro výpočet GPA každého studenta:

Jméno požadavku - Průměrné skóre.

· Vypočítané pole s názvem Celkový počet bodů pro výpočet celkového počtu bodů každého studenta. Jméno požadavku - Součet bodů.

9. Skupinové operace v dotazech. Seskupování se aktivuje tlačítkem na záložce “ Práce s požadavky» - « Konstruktér» (Skupinové operace). Na řádku formuláře „Skupinové operace“ můžete zadat pole, podle kterých se seskupování provádí, a funkce, které se nazývají skupina a používají se k sumarizaci skupiny dat. Podívejte se na seznam skupinových funkcí.

· Najděte průměrné známky v předmětech pro každou skupinu. Požadavek musí obsahovat pole Skupina a Zkouška1, Zkouška2, Zkouška3. Pole příjmení není v tomto požadavku potřeba! Použijte seskupení v poli Skupinová operace a skupinovou funkci Avg() ve všech polích hodnocení. Uložit se jménem Skupinové průměry.

· Najděte průměrné známky z předmětů pro celou populaci studentů. V tomto dotazu zahrňte pouze pole hodnocení se seskupením Avg() ve všech polích hodnocení. Uložit se jménem Průměry předmětu.

10. Reporty jsou určeny k zobrazení dat z tabulek a databázových dotazů v „papírové“ verzi. Od formulářů se liší tím, že usnadňují seskupování dat a shrnutí výsledků.

11. Vytváření sestav pomocí průvodců. Na kartě Vytvořit ve skupině " Zprávy» vybrat Průvodce sestavou. Vyberte tabulku jako zdroj dat Studenti. Vyberte pole Skupina, Příjmení, Křestní jméno, Adresa, Telefon v pořadí, v jakém je chcete zahrnout do požadavku. Bez přidáníúrovně seskupení, seřadit pole vzestupně podle čísla skupiny, pak vzestupně podle příjmení, potom jména. Vyberte Tabulkové rozvržení, libovolný styl, nastavte název Studenti.

12. Zpráva se otevře v režimu prohlížení. Věnujte pozornost obsahu karty náhledu (nazývá se „Náhled“).

13. Vstupte do režimu návrhu zprávy a seznamte se s obsahem formuláře zprávy. Najděte oblasti nadpisů, poznámek a zápatí. Všimněte si, že se objevily karty nástroje Report Designer. Vytváření sestavy je podobné vytváření formulářů. Oblast záhlaví obsahuje obecný název zprávy, záhlaví obsahuje záhlaví polí, která se budou opakovat na každé stránce zprávy. V oblasti zápatí - aktuální datum a čísla stránek sestavy se budou také opakovat na každé stránce. Podívejte se, jaký typ těchto prvků je. Pro nadpisy se používá prvek Nápis, zobrazí se datový prvek Pole. Živel Čára odděluje oblast záhlaví.

14. Seskupování dat. Chcete-li sloučit záznamy do skupin, použijte příkaz Seskupování na " Nástroje Návrháře sestav – Návrhář" Ve zprávě Studenti Záznamy studentů by měly být seskupeny podle čísel skupin. Pomocí seskupování přidejte do sestavy oblast záhlaví skupiny pro čísla skupin a nastavte pořadí řazení na vzestupné. Přesuňte nápis Group header do oblasti Group Header a pole Group z datové oblasti. Informace o různých skupinách oddělte tenkou čarou nahoře.

15. Prohlédněte si výsledek v režimu náhledu.

16. Vytvářejte sestavy pomocí průvodců. Seskupování dat. K vytvoření sestavy pro tabulky použijte Průvodce sestavou Studenti A Zasedání. Vyberte, chcete-li do dotazu zahrnout pole Skupina, Příjmení, Jméno a známky pro tři vyšetření. Přidat úroveň seskupení(podle skupiny), seřadit vzestupně podle příjmení a potom jména. Vyberte rozvržení Stupňovaný, libovolný styl, nastavte název Session.