Každá organizace se dříve nebo později potýká s problémem sledování úkolů stanovených vedením. Každý řeší tento problém jinak: někdo implementuje systém elektronická správa dokumentů, někteří lidé dávají značky do matričních knih, jiní vedou kartotéku po staru. V tomto článku se podíváme na problematiku sledování objednávek vydaných manažerem ohledně příchozích a interních dokladů společnosti a představíme vám jednu z možností organizace řídicího systému pomocí MS Outlook.

Co je kontrola provádění úkolů?

Příkaz od manažera obvykle začíná usnesením umístěným na příchozím nebo interním (například interním memorandu) dokumentu. V usnesení, jak známo, musí být uveden vykonavatel, náplň úkolu a lhůta, ve které musí být příkaz splněn.

Pokud organizace nemá kontrolní systém, pak zpravidla vedoucí práci na dokumentu ukončí usnesením a provedení zadání zůstává zcela na svědomí vykonavatele. V lepším případě si režisér udělá poznámku do deníku, aby neztratil ze zřetele to nejdůležitější, ale když objem došlých dokumentů dosáhne několika desítek či stovek za den, žádný deník ho nezachrání.

Odpovědnost za sledování provádění tak leží na křehkých bedrech sekretářky (nebo případně některého ze zaměstnanců úřadu). Tak či onak, úkolem správce je seznámit se s usnesením, přinést příkaz exekutorovi a zajistit jeho včasné dokončení.

Jsou všechny dokumenty pod kontrolou?

Na úplném začátku, kdy se ve vaší organizaci systém kontroly dokumentů teprve objevuje, je lepší ovládat pouze část dokumentů. Které - ať rozhodne vedoucí osobně. Zaprvé to bude pro kontrolora jednodušší a zadruhé se vyhladí negativní (jako vždy u změn) reakce zaměstnanců. V budoucnu se bude seznam dokumentů zasílaných ke kontrole postupně rozšiřovat. Řekněme, že v první fázi bylo přijato rozhodnutí sledovat provádění pokynů o stížnostech přijatých od Jednotlivci a na jakékoli žádosti státních orgánů.

Pokud však společnost okamžitě přejde na elektronickou správu dokumentů, není problém volby: programy EDMS automaticky sledují cestu každého dokumentu.

Vytvořte úkol vSLEČNA Výhled

Nejprve Outlook - poštovní klient, který je schopen nahradit elektronický systém správy dokumentů pouze z hlediska komunikace mezi uživateli; dělá vše úspěšně potřebné funkce, zejména sledování plnění úkolů a generování zpráv.

Nepostradatelná podmínka pro organizaci kontroly vSLEČNA Výhled: usnesení manažera musí být tak či onak začleněno v elektronické podobě. Řadič musí buď naskenovat dokument s rozlišením, aby mohl tento soubor připojit k úloze, nebo ručně reprodukovat text usnesení v těle úlohy.

Chcete-li vytvořit úkol pro uživatele, spusťte MS Outlook a v horní menu vyberte příkazy postupně Soubor, Vytvořit A Objednat(obr. 1), po kterém se otevře nové okno – váš budoucí úkol.

Obr. 1. Vytvoření objednávky

Začněme vyplňovat pole. V prvním z nich ( Komu) uveďte adresu ředitele jmenovaného exekutora.

Je-li více účinkujících, je úkol vytvořen pro každého zvlášť (vlastnost programu; jinak budou potíže se sledováním úkolu).

Druhé pole Předmět musíte jej vyplnit co nejpřesněji, aby již bylo jasné, čeho se úkol týká, např.

Vstup-234 ze dne 29.01.2013.

To bude výhodné jak pro kontrolora, tak pro interpreta.

Dalším důležitým polem pro nás je Období. Je stanovena na základě lhůt pro vyhotovení dokumentů akceptovaných ve vaší společnosti.

Připomínáme, že standardní lhůta akceptovaná v praxi obchodní komunikace je 30 kalendářních dnů.

Blízko pole Období Můžete vybrat úroveň důležitosti úkolu: nízká, normální nebo vysoká.

Pole Začněte, státe A Připraveno Při vytváření úkolu se jej ovladač obvykle nedotkne, protože vykonavatel ještě nespustil provádění a začátek času přiděleného na práci bude okamžikem odeslání úkolu vykonavateli.

V nabídce Možnosti Klepnutím na příslušné tlačítko můžete naplánovat opakování úlohy.

To je relevantní například pro měsíční zprávy nebo poskytování jiných informací ve stanovené frekvenci.

Zde budete vyzváni k výběru kategorie (pokud ji používáte) a přidání připomenutí pro účinkujícího.

Je vhodné nastavit upomínku tři dny před termínem: v požadovaný den obdrží zhotovitel dopis s odpovídajícím obsahem.

Možnosti Udržujte aktualizovanou kopii tohoto úkolu ve svém seznamu úkolů A Po dokončení úkolu mi pošlete zprávu o stavu se zapínají a vypínají pomocí zaškrtnutí v zaškrtávacích políčkách.

Na poznámku!

Checkbox (z anglického check box) je grafický prvek uživatelské rozhraní, umožňující uživateli ovládat parametr se dvěma stavy - ☑ zapnuto a ☐ vypnuto.

Do pole písmene se zadává textové pole - pokyny nutné k dokončení úkolu. Pokud žádné nejsou, můžete zadat standard Přečtěte si prosím usnesení a postupujte podle pokynů.

Přejděte na kartu nabídky Vložit. Zde k úkolu přikládáme soubor s písmenem rozlišení.

Poté klikněte Poslat– a úkol přejde na odpovědnou osobu (obr. 2).

Obr 2. Odeslání úkolu k provedení

Práce umělce na úkolu

Zhotovitel obdrží dopis s přílohou obsahující úkol. Po otevření úkolu uvidí soubor s usnesením manažera, datem dokončení a dalšími informacemi, které jste mu zaslali (obr. 3).

Rýže. 3. Přijetí úkolu realizátorem

do Obr - na tomto obrázku není tečka za objednávkou, ale na předchozím ano

Po dokončení zadání musí vykonavatel sepsat protokol. K tomu v úkolu, jako obvykle e-mailem, musíte vybrat možnost Odpovědět, napište text zprávy a odešlete ji správci.

Zpráva musí být správná a obsahovat aktuální informace o splnění úkolu, nikoli prosté odhlášení Dokončeno nebo v horším případě OK.

Příklad hlášení o provedení objednávky:

Dopis ze dne 30. ledna 2013 č. 323 byl protistraně zaslán poštou.

Dokončení úkolu

Po obdržení zprávy kontrolor označí úkol jako dokončený. Chcete-li to provést, klikněte pravým tlačítkem myši na úlohu v seznamu úloh a vyberte příkaz z rozbalovací nabídky K provedení, a pak Označit jako dokončené(obr. 4).

Rýže. 4. Dokončení úkolu

Hlášení

Sledování plnění příkazů ztratí veškerý smysl, pokud správce nebude pravidelně analyzovat kvalitu práce výkonných umělců. K tomu je potřeba vygenerovat report na základě parametrů, které vás zajímají.

Chcete-li zobrazit celý seznam odeslaných objednávek, klikněte na tlačítko v levém dolním rohu obrazovky Úkoly. V centrálním poli a v levém sloupci se vytvoří seznam úkolů Aktuální pohled Lze provést libovolný výběr. Řadiče obvykle používají pohledy Podrobný seznam , Zpožděné úkoly A Odpovědným(obr. 5).

Obr.5. Podrobný seznam podání

Jakýkoli seznam lze vytisknout výběrem příslušného příkazu v nabídce Soubor.

Regulace procesu a práce s personálem

Jako u každé novinky se neobejde bez předpisů pro proces sledování realizace zakázek. Do pokynů pro kancelářskou práci je vhodné zahrnout pravidla pro zadávání a plnění úkolů. Pokud jej ještě nemáte, můžete vytvořit samostatný dokument „Pravidla...“ nebo „Pokyny...“. Tak či onak je potřeba proces popsat co nejpodrobněji a je vhodné popis opatřit screenshoty. Pokyny musí schválit generální ředitel.

Jít do nový systém kontrola znamená vznik řady nových pravidel, která jsou povinná pro všechny. Dodržování těchto pravidel však nebude pro vaše kolegy velkým problémem.

Za prvé, každý zaměstnanec nyní bude muset mít neustále zapnutý MS Outlook. V krajním případě zkontrolujte svůj e-mail alespoň dvakrát denně.

Za druhé, kolegové si budou muset pamatovat: úkol, jehož autorem je sekretářka, není jeho (sekretářův) rozmar. Nejde o nic jiného než o příkaz ředitele, předložený v elektronické podobě. Byl to ředitel, kdo jmenoval vykonavatele a stanovil termín plnění úkolu a je to vlastně ředitel, kdo bude muset podat zprávu o plnění, a ne kontrolor-tajemník.

Jak vidíte, proces nastavování úkolů v MS Outlooku je poměrně jednoduchý a je docela vhodný pro malou společnost, kde se denně nastavuje až 20 úkolů. Hlavní věc je, že každý z takto zaslaných pokynů je vypracován co nejpřesněji: má konkrétního adresáta a lhůtu a je zasílán písemně. Dokončení práce na úkolu je přehledně zaznamenáno. Kontrolor je zase osvobozen od obvolávání účinkujících s upomínkami: musí pouze dbát na to, aby exekuční zpráva dorazila včas.

Zvažovali jsme pouze jednu z možností automatizace systému sledování realizace zakázek v organizaci. Jako každá z metod ovládání, které jsme uvedli na začátku článku, má i tato svou sadu výhod a nevýhod. Podle nás je to však jedna z optimálních rozpočtových alternativ pro společnost, která s objevováním elektronické správy dokumentů teprve začíná.

Evgenia Kozhanova, specialistka na předškolní vzdělávací instituce a správu osobních záznamů

Pro začátek si připomeňme pravidla pro sledování realizace zakázek, které později začneme automatizovat pomocí standardních možností MS Excel.

Je zde kontrola nad podstatou řešení problémů a kontrola nad termíny plnění úkolů.

Věcná kontrola

Kontrola podle podstaty je hodnocením toho, jak správně, úspěšně a úplně byl problém vyřešen. Tuto kontrolu vykonává vedoucí (instituce nebo oddělení) nebo zvlášť pověřená osoba. Odpovědnost za správné a včasné řešení problémů reflektovaných v dokumentech mají vedoucí strukturálních divizí a zaměstnanci pověření vypracováním dokumentu. Účinkující obvykle:

• uvedeno v usnesení vedoucího na dokumentu (například na došlém dopise, na žádosti zaměstnance) nebo
• se píše přímo v textu objednávky (většinou v objednávce/protokolu jsou jednotlivé pokyny zpracovány jako samostatné odstavce textu a formulovány tak, aby bylo ihned jasné, co, komu a kdy je potřeba udělat; podle toho je každá položka – úkol/pokyn řízena samostatně),
• není-li výkonný umělec přímo specifikován, je určen v souladu s rozdělením odpovědnosti v organizaci.

Je-li v usnesení/pokynu vedoucího uvedeno více vykonavatelů, odpovídá za vyřízení dokumentu/pokynu a podle toho za organizaci jeho vyřízení ten, kdo je v usnesení jako první uveden.

Pokyny mohou vyplývat z textu dokumentu, nebo mohou být „samostatné“, tzn. nezdokumentované a přesto podléhají kontrole jejich provedení. Pokud je objednávka vytvořena na základě dokladu, obsahuje odkaz na podkladový doklad (viz vyplnění prvních čtyř sloupců v tabulce na obrázku 1). Pokyny vydávají manažeři na všech úrovních. Každá organizace se však sama rozhoduje, které dokumenty/pokyny dá pod kontrolu. Obvykle se jedná o pokyny vedoucího organizace a jeho zástupců. Jak více množství dokumentů v organizaci, tím důležitější je zefektivnit práci na sledování realizace dokumentů a čím selektivněji organizace přistupuje k řešení otázky „co budeme kontrolovat“ – zde je důležitá zlatá střední cesta. Kontrolu provádění pokynů od první osoby tedy obvykle provádí služba předškolního vzdělávacího zařízení nebo sekretářka.

Pokyny musí být formulovány jasně a jednoznačně:

• samotná objednávka;
• doba provádění;
• exekutor (příkaz může provést více osob, pak je jedna ustanovena jako odpovědný exekutor a ostatní jsou považováni za spoluvykonavatele).

Při tvorbě pokynů je vhodné se držet jednoduchá pravidla: formulace by měly být stručné, výstižné, eliminující nejednoznačnost výkladu a mít jasně definovaný a měřitelný výsledek.

Během provádění příkazu jsou možné následující akce:

• autor může změnit termín dokončení objednávky;
• autor může změnit odpovědného vykonavatele zadání;
• umělci vytvářejí zprávy o výsledcích provádění;
• autor má možnost objednávku vrátit k přepracování nebo schválit výsledek exekuce.

Pokud byl úkol rozdělen mezi spoluvykonavatele, pak odpovědný vykonavatel obdrží zprávy o jejich plnění. Je to on, kdo vygeneruje konečnou jednotlivou zprávu jménem a odešle ji autorovi.

Kontrola nad termíny

Kontrolu termínů pro vyřízení dokumentů/příkazů provádí služba podpory řídící dokumentace (DOU) a v malé organizaci tajemník.

Technologii sledování termínů lze rozdělit do následujících postupů:

• zaznamenávání všech dokumentů, instrukcí, instrukcí a úkolů řízení, které jsou pod kontrolou;
• kontrola včasného doručení písemnosti exekutorovi;
• úprava údajů o řízených dokumentech při změně lhůt pro provedení exekuce, předávání dokumentů od exekutora k exekutorovi, z oddělení na oddělení (toto evidujeme v poli „Stav exekuce“ viz obrázek 1);
• upozornění účinkujících a vedoucích oddělení na přítomnost nesplněných dokumentů a pokynů;
• informování vedoucích pracovníků (oddělení a organizací) o stavu a průběhu vyřizování dokumentů;
• zadávání údajů o vyřízení dokumentů;
• analýza stavu věcí a úrovně výkonnostní kázně organizace jako celku, podle strukturálních divizí, specialistů, typů dokumentů a dalších aspektů.

Termíny dokumenty lze definovat:

Jak vidíte, termín pro provedení příkazu je obvykle stanoven jeho autorem. Je akceptováno, že objednávky obsahující instrukce "naléhavě", podléhají exekuci do 3 dnů. Pokyn „bezodkladně“ poskytuje 1denní lhůtu pro provedení příkazu. Li termín realizace není v objednávce uveden, podléhá exekuci do 1 měsíce ode dne jejího podpisu (do odpovídajícího data následujícího měsíce, a pokud v příští měsíc takové číslo neexistuje, pak až poslední den Měsíc). Připadne-li poslední den lhůty pro provedení příkazu na den pracovního klidu, podléhá provedení předchozímu pracovnímu dni.

U dokumentů obsahujících komplexní úkol lze nastavit dlouhé termíny (několik měsíců, šest měsíců, rok). V tomto případě je to nutné rozdělte zadání na etapy a sledujte plnění úkolu krok za krokem.

Termínová kontrola může zahrnovat:

• kontrola proudu,
• užitečné a
• konečná kontrola.

Hlavní typy kontroly jsou aktuální a preventivní.

Pod kontrola proudu porozumět každodenní přípravě informací o dokumentech, jejichž platnost dnes končí. Aktuální kontrola je prováděna každodenní kontrolou průběhu dokumentu a upozorňováním zhotovitele na vypršení lhůty realizace a nutnost dokončit práci na dokumentu. Osoby odpovědné za kontrolu exekuce (v malé firmě - sekretářka) denně, obvykle na začátku pracovního dne, identifikují a sestavují seznam dokumentů, jejichž lhůty dnes vyprší.

Aktuální kontrola pomáhá vytvořit pracovní plán pro daný den. Okamžitě ukazuje, jaké úkoly je třeba dnes splnit (řešení problému na schůzce, podepsání dokumentu, odeslání faxu atd.). Proto je kontrola nad lhůtami pro vyhotovení dokumentů funkcí, která je nezbytně zajištěna popis práce sekretářka manažera. Tajemník každý den identifikuje dokumenty, jejichž lhůty se blíží ke konci, zjišťuje možnost včasného vyřešení problému a v případě zmeškání lhůt o tom informuje vedoucího.

Během preventivní kontrola jsou sestavovány zprávy a vyrozuměni exekutoři o dokumentech, jejichž lhůta končí za 2-3 dny (v naší organizaci to děláme 4 kalendářní dny předem). A pak má zaměstnanec ještě čas na včasné vyřešení problému.

Poloha ovládání je velmi důležitá. Jedině orientace kontroly na pomoc zaměstnancům, nikoli na zjišťování nedostatků, chuť pomáhat, připomínat a neinkriminovat, může zajistit největší efektivitu kontrolní služby.

Systematická kontrola provedení, zručně a správně prováděná zaměstnancem, který taktně připomíná, že dokument je potřeba včas, že prosperita společnosti závisí na včasném vyřešení problému atd., zdůrazňuje potřebu tohoto zaměstnance a jeho úsilí. Kromě toho „index časové karty“ pomáhá při plánování pracovního dne manažera, protože odráží události a úkoly pro dané datum.

Pokud se po obdržení dokumentu nebo v průběhu jeho realizace zhotovitelem ukáže, že jej není možné provést včas, je to oznámeno manažerovi (autorovi zakázky), který má právo posunout termín provedení dokumentu. Pokud manažer prodlužuje lhůtu, tajemník v souladu s jeho pokyny zapíše do registračního formuláře nový termín.

Otázku posunutí termínu pro vyhotovení dokumentu je třeba vznést nejpozději 1 den před uplynutím cílového data. Zpětné posunutí termínu není povoleno a v automatizovaných systémech zpravidla v zásadě nemožné.

U dokumentů s dlouhou (několik měsíců) exekuční lhůtou lze mezistupně exekuce sledovat zaznamenáváním informací o průběhu exekuce (toto provádíme v poli „Stav exekuce“ na evidenční kartě dokumentu).

Řešení problému často vyžaduje postupnou práci na dokumentu několika vykonavateli nebo koordinaci dokumentu s několika odděleními. V těchto případech musí být kontrolována doba držení dokumentu u každého exekutora. Při převodu dokumentu musí být skutečnost převodu zaznamenána. Registraci obvykle provádí tajemník jednotky, která dokument předává. Pohyb dokumentu a datum jeho převodu zohledňujeme v poli „Stav provedení“.

Když se objeví dokumenty platnost vypršela provedení jejich seznam je vytištěn ve stejný den a nahlášen vedoucímu.

Pokud lze právo evidovat dokumenty udělit širokému okruhu zaměstnanců, pak změny odrážející průběh jeho vyřizování zpravidla provádí pouze jeden odpovědný pracovník: asistent tajemníka nebo odborník na předškolní výchovu.

Odebrání dokumentu z kontroly provádí se až po úplném provedení dokumentu: provedení usnesení manažera, příprava dokumentu s odpovědí, obdržení odpovědi na odchozí dokument nebo jiné doložené potvrzení skutečnosti provedení. Výsledek vyřízení dokumentu musí být zaznamenán v evidenční kartě (např. „byla odeslána pozvánka“, „byl odeslán dopis z... č....“ atd.). Evidenční karta dále obsahuje údaj o datu vyhotovení listiny a uvádí číslo věci podle číselníku, ve kterém je vyhotovená listina uložena.

NA konečná kontrola zahrnují analytickou práci, která shrnuje výkonnostní disciplínu a výkonnostní výsledky zaměstnanců oddělení nebo organizace jako celku. Závěrečnou kontrolu provádějí zaměstnanci (servis) odpovědní za sledování provádění nebo tajemník organizace v dané frekvenci (týdně, měsíčně, čtvrtletně). Výsledky následné kontroly se promítají do závěrečných kvantitativních a seznamových zpráv o stavu plnění úkolů (řízených dokumentů). To umožňuje vedení vědět, co konkrétní zaměstnanec (divize) dělá a jak se věci vyvíjejí v konkrétní oblasti činnosti (řešení konkrétního problému).

Závěrečná kontrola v povinné kombinaci s preventivní kontrolou je stimulačním faktorem pro zvyšování kázně zaměstnanců.

Příklad řízení zakázky pomocí MS Excel

Nyní si ukážeme, co lze automatizovat pomocí standardních možností MS Excel. Chcete-li začít, otevřete nový sešit MS Excel a vytvořit v něm tabulku s poli/sloupci/grafy znázorněnými na obrázku 1. Toto je hlavní tabulka, která zobrazuje informace o včasné kontrole realizace zakázek v naší organizaci.

Dále do samostatné buňky vložte vzorec tak, aby při otevření tohoto listu MS Excel je vždy nad tabulkou bylo zvýrazněno Aktuální datum (označeno číslem 1 na obrázku 1). Pak se nám bude hodit při každodenní práci se stolem. Můžete to udělat dvěma způsoby:

Obrázek 2

Sbalit show

V této tabulce můžete filtrovat řádky (tj. řízené objednávky) podle různých kritérií. Chcete-li to však provést, musíte povolit filtr:

Obrázek 3

Tlačítko na obrazovce pro povolení filtru v MS Excel 2007 a 2010

Sbalit show

Obrázek 4

Kritéria pro filtrování řádků tabulky podle obsahu sloupců v MS Excel 2007 a 2010

Sbalit show

Filtrovací kritéria uvedená výše se objevila po kliknutí na šedé čtvercové tlačítko filtru ve sloupci „Umělci“ (označeném číslem 1). Buňky tohoto sloupce jsou vyplněny textem, takže program nám nabídl následující možnosti:

2 - za prvé, můžeme filtrovat jednoho nebo více účinkujících a ponechat „zaškrtnutí“ pouze pro ně; můžeme si také jen vybrat prázdné řádky, ponechání „zaškrtnutí“ pouze v poslední položce v seznamu; ponecháme-li zaškrtávací políčko v pozici „Vybrat vše“, nebude podle tohoto kritéria žádné filtrování (toto je nyní znázorněno na obrázku);

3 - za druhé můžete filtrovat podle textu obsaženého v buňkách sloupců, toto kritérium je však vhodnější při práci se sloupcem „Shrnutí“ dokumentu atd. Například, pokud si přesně nepamatujeme název, ale pamatujeme si klíčové slovo, který by v něm měl být, pak je třeba vybrat položku „obsahuje...“ a napsat toto slovo bez jeho konce, pak v důsledku filtru zůstanou na obrazovce pouze řádky, které mají slovo, kterým jsme zadali různé koncovky v poli „Souhrn“ .

Filtr můžete odstranit výběrem stejnojmenného příkazu – označeného číslem 6. Pokud jste filtrovali řádky zadáním různých výběrových kritérií v několika sloupcích, pak jedním výběrem tohoto příkazu odstraníte filtr pouze ve sloupci, kde jste takový příkaz, přičemž zbývající filtry v ostatních sloupcích zůstanou platné - každý z nich musí být odstraněn jednotlivě. V těch sloupcích, ve kterých je filtr povolen, tlačítko volání filtru změní svůj obrázek na tlačítko aktivovaného filtru.

Pokud je sloupec, podle jehož obsahu chceme filtrovat řádky tabulky, vyplněn daty, pak nám program místo textového filtru nabídne jiný - speciální pro data - označený číslem 4: můžeme vybrat nejen konkrétní datum, ale také pozdější nebo dřívější než nějaké datum nebo omezené časové období, včera, dnes nebo zítra atd.

Naše tabulka má 3 sloupce s daty.

Číselný filtr (označený číslicí 5) je speciálně navržen pro práci se sloupci, jejichž obsahem jsou čísla (v našem případě se jedná o evidenční číslo dokumentu).

Obrázek 5

Kritéria pro filtrování řádků tabulky podle obsahu sloupců v MS Excel 2003

Sbalit show

V MS Excel 2003 se filtrování podle obsahu sloupce nazývá stejným způsobem tlačítko obrazovky, jako v pozdějších verzích programu, ale v důsledku kliknutí na něj se otevře jeden obecný seznam pro výběr konkrétní hodnoty buňky nebo nastavení složitější podmínky filtrování, která je již individuálně přizpůsobena pro text, data nebo čísla - spustí se v samostatné okno obrazovky po výběru položky seznamu „(Podmínka...)“.

Obrázky 4 a 5 jasně ukazují Podle jakých kritérií můžeme nyní filtrovat?řádky tabulky v MS Excel různé verze. Budeme moci filtrovat zakázky podle vykonavatele, jejich autorů, termínů, dat řízených dokumentů a jakýchkoli dalších informací zadávaných do tabulky. Navíc bude možné filtrovat současně podle několika kritérií, například:

• U kterých zakázek dnes vyprší lhůta pro konkrétního dodavatele:
  ve sloupci „Účinníci“ vyberte požadovaného zaměstnance (viz číslo 2 na obrázku 4) a ve sloupci „Datum splatnosti“ vyfiltrujte řádky, jejichž datum splňuje kritérium „dnes“ (číslo 4 na stejném obrázku), popř.
• Komu dal náš vybraný vůdce tento měsíc pokyny:
  ve sloupci „Autor objednávky“ vybereme manažera, kterého analyzujeme (číslo 2 na obrázku 4), a ve sloupci „Termín realizace“ vyfiltrujeme data, která spadají pod kritérium „Tento měsíc“ (číslo 4), atd.

Nyní vás naučíme, jak můžete nakonfigurovat program tak, aby při otevření souboru automaticky dostávat informace o tom, které objednávky je třeba dokončit, například po 4 dnech, aby na to umělce předem upozornili. Za tímto účelem jsme v tabulce poskytli speciální sloupec, který jsme nazvali „Období distribuce“. Nyní to nakonfigurujeme:

• vyberte buňku I6 (v prvním řádku vlastního sloupce) a zadejte do ní znak „=“;
• klikněte myší na sousední buňku J6 (ve stejném řádku, ale ve sloupci „Datum splatnosti“) a uvidíte, že je zahrnuta ve vzorci pro výpočet obsahu buňky I6;
• Dále pokračujte v ukládání vzorce do záložek zadáním „-4“ z klávesnice;
• V tomto okamžiku je vyplňování vzorce ukončeno (jeho aktuální stav je vždy vidět na vzorcové liště umístěné nad listem Excel, viz. symbol 1 na obrázku 7, dostaneme „=j6-4“). Nyní stiskněte na klávesnici Vstupte- a výsledek výpočtu vloženého vzorce se objeví v buňce tabulky;
• poté lze vzorec zkopírovat do následujících řádků tabulky a pak v nich ve sloupci „Uzávěrka distribuce“ bude datum vždy o 4 dny dřívější než ve sloupci „Datum splatnosti“: ukažte myší vpravo dole rohu buňky I6 (zatímco ukazatel "myš" by měl mít podobu černého tučného kříže), klikněte levé tlačítko"myš" a bez jeho uvolnění přetáhněte dolů na konec sloupce a poté tlačítko uvolněte. Ve sloupci I uvidíte data všech požadovaných varování (číslo 2 na obrázku 7);
• Pak se můžete ujistit, že ve sloupci “Období distribuce” jsou automaticky barevně zvýrazněny buňky s aktuálními, tzn. dnešní data (1. října to budou nějaké buňky a 2. října - různé atd.). Chcete-li to provést, musíte použít funkci podmíněného formátování. V MS Excel 2007 nebo 2010 se to dělá takto:
  • vyberte všechny buňky tabulky ve sloupci „Období distribuce“ umístěném pod „záhlavím“;
  • klikněte na tlačítko Podmíněné formátování ve skupině Styly na kartě Domov(viz obrázek 6), vyberte příkaz Pravidla výběru buněk a na panelu, který se otevře vlevo nebo vpravo, vyberte příkaz datum. Otevře se stejnojmenné dialogové okno, ve kterém jsou dva seznamy (obrázek 8): vlevo je třeba vybrat pozici Dnes a vpravo - způsob formátování buněk, které splňují tuto podmínku, např. Světle červená výplň a tmavě červený text. Další kliknutí OK.

Obrázek 8 ukazuje, jak vypadá hotová tabulka s podmíněným formátováním. Otevřením této tabulky např. 13. srpna 2012 specialista snadno určí, která upozornění se odesílají.

V tabulce můžete zajistit přítomnost posledního „technického“ sloupce, v každém řádku je třeba umístit číslo 1. Při filtrování podle jednoho nebo více kritérií pak vždy rychle spočítáte počet; filtrované řádky. Chcete-li to provést, vyberte zbývající buňky na obrazovce pomocí myši v tomto sloupci - MS Excel vypočítá součet jejich hodnot a zapíše jej do spodního referenčního řádku pod listem Excel.

Obrázek 6

Podmíněné formátování

Sbalit show

Lhůty pro vyhotovení dokumentů lze vykládat různě. Například, kdy by se měla lhůta začít počítat (ode dne vydání příkazu nebo den po něm)? Má se počítat v kalendářních nebo pracovních dnech? Co dělat s dokumenty, jejichž uzávěrka připadá na víkend? Co když termín není vůbec určen? Všechny tyto otázky jsou podrobně zodpovězeny a mnohé je vysvětleno na příkladech (celkem 16) v článku „Jak stanovit termíny? "na straně 12 časopisu č. 8" 2011

Kontrolovat provádění všech dokumentů organizace je nereálné. Pomohou vám proto doporučení pro stanovení seznamu dokumentů podléhajících exekuční kontrole. Dozvíte se, jaké termíny se obvykle stanovují a jak se to dělá, a také jak můžete ovládat ústní objednávky. Viz článek „Co budeme kontrolovat? "na straně 30 časopisu č. 7" 2011

Aplikace Order Execution Control je skvělý nástroj, který vám pomůže řídit provádění objednávek ve vaší organizaci. Přes svou jednoduchost je program velmi efektivní. Byl napsán obslužný program „Order Execution Control“. Microsoft Excel, takže hlavním pracovním prostředím tohoto programu jsou tabulky. Uživatel si nakonfiguruje strukturu objednávkových tabulek způsobem, který mu vyhovuje.

Program je víceuživatelský, s možností definovat přístupová práva. Například pro řadového zaměstnance bude dostupná pouze funkce vytvoření reportu pro manažery. Přístupová práva konfiguruje administrátor. Pro jakékoli pole tabulky můžete připojit referenční knihy, které poskytují Dodatečné informace. Stavy úkolů (dokončeno, probíhá, nedokončeno) se počítají automaticky. Program generuje sestavy samostatně, můžete vytvářet šablony. Reporty je možné exportovat do elektronické podobě. Aby uživatelé mohli rychle zvládnout tento program, byl přidán systém školení. I když použití tohoto nástroje nebude obtížné, zejména pro někoho, kdo pracoval v Excelu.

26. února 2010 15:19

Alexey Afanasyev, ředitel kvality společnosti InterTrust

V mnoha ruských podnicích, zejména těch, které zažili minulé roky rychlý růst, je pozorován stejný problém: neschopnost úředníků organizace zajistit vysoce kvalitní a řádnou kontrolu nad prováděním jejich pokynů. Typicky tímto problémem trpí nové společnosti, zatímco ty organizace, které mají ještě sovětskou minulost, stejně jako správy městských, krajských a federálních úřadů, poměrně efektivně využívají zkušeností direktivního řízení, které bylo u nás obzvláště oblíbené před perestrojkou. . Tento článek si jako hlavní cíl klade přenos zkušeností v oblasti sledování plnění pokynů od vedoucích pracovníků do moderních společností.

Téměř jakýkoli typ řídící činnosti organizace je spojen s prováděním pokynů od jejího vedení, proto je důležité zavést kontrolu nad prováděním pokynů. Objednávky mohou:

● připojeny ve formě usnesení k interním a došlým dokumentům (například k poznámkám a dopisům);

● být formulován ve správních dokumentech kolegiálních orgánů (v zápisech) a jednotlivých řídících orgánů (v příkazech a směrnicích).

Pokud jde o výzvy občanů, podotýkáme následující. Formálně je postup práce s nimi shodný se zpracováním došlé korespondence, nicméně lhůty upravuje platná legislativa na federální úrovni, na což musí brát ohled jak vedoucí, který lhůty stanoví, tak i vyzvaný zhotovitel. dodržet tyto lhůty.

Mnoho dokumentů se zpracovává životní cyklus lze dostat pod kontrolu. Můžeme vidět jak otisk razítka s písmenem „K“, tak slovo „Control“ napsané červeným perem nebo provedené ve formě otisku (viz příklad 1). Účel takových poznámek je jediný - upozornit na nutnost kontroly pokynů uvedených v textu dokumentu nebo v usnesení o něm (v našem příkladu příchozí dopis obsahuje usnesení s pokyny od Ignatova Yu.S. , co je třeba udělat a kdy). Až do dokončení exekuce jsou takové dokumenty uloženy v samostatné složce. Po ukončení exekuce se o tom na listině poznamená poznámka (v příkladu 1 v pravém dolním rohu dne 10.07.2009 byla provedena poznámka o uzavření smlouvy a uložení listiny do sp. 08-24).

Nastavení úkolu pro účinkující

Kdo formuluje objednávku? Dělají to manažeři na všech úrovních. Prostě se obvykle kontroluje plnění pokynů první osoby nebo celého vrcholového vedení organizace a tím se zabývá služba předškolního vzdělávacího zařízení. A pokyny nižších manažerů - vedoucích oddělení zpravidla vyřizují zaměstnanci stejných oddělení, kteří v nich odpovídají za kancelářskou práci.

Zdá se, že text usnesení nebo správního dokumentu by již měl jasně a jednoznačně formulovat:

● samotná objednávka,

● termín,

● konkrétní interpret.

Pokud alespoň jedna z těchto podmínek není splněna (což se stává), je zapotřebí samostatného pracovníka, který dokáže jasně přeformulovat požadavky manažerů, případně je rozložit na menší, avšak s jasně definovanými interprety.

Při formulaci návodu je vhodné dodržet tato jednoduchá pravidla: formulace by měla být stručná, výstižná, maximálně eliminující nejednoznačnost výkladu a měla by mít jasně definovaný a měřitelný výsledek. To vše vám umožní neztrácet čas dodatečným upřesňováním objednávky. Na druhou stranu to dává exekutorovi cíl a autorovi zadání jistotu, že výsledek z jednání exekutora bude očekávatelný.

Zde jsou příklady vágních formulací a odpovídajících správných textových struktur:

Když organizace zavede kontrolu nad prováděním pokynů, poměrně brzy se dokumenty začnou měnit: namísto obecných požadavků se objeví krátké a úplné pokyny s konkrétním vykonavatelem, termínem a očekávaným výsledkem. To výrazně zvyšuje efektivitu řízení společnosti, čehož si téměř okamžitě všimne jak její management, tak majitelé.

Termín realizace objednávky

Termíny realizace zakázek v organizaci obvykle stanovuje autor-vedoucí, který zakázku vytvořil. V některých případech může být lhůta pro provedení příkazů stanovena místním aktem organizace nebo externím regulačním dokumentem.

Uveďme zde Vzorová pravidla pro spolupráci federálních výkonných orgánů:

Fragment dokumentu

Vzorová nařízení pro interakci mezi federálními výkonnými orgány, schválena. Nařízení vlády Ruské federace ze dne 19. ledna 2005 č. 30, ve znění ze dne 21. února 2008 Objednávka podléhá vyřízení ve lhůtě v ní uvedené. Je-li jako lhůta realizace stanovena lhůta, považuje se za její počátek datum podpisu objednávky. Příkaz obsahující pokyn „urgent“ musí být proveden do 3 dnů. Pokyn „bezodkladně“ poskytuje 10denní lhůtu pro provedení příkazu. Není-li v příkazu uvedena doba provedení, podléhá exekuci do 1 měsíce ode dne jeho podpisu (do odpovídajícího data následujícího měsíce, a není-li takové datum v následujícím měsíci, tak do poslední den v měsíci). Připadne-li poslední den lhůty pro provedení příkazu na den pracovního klidu, podléhá provedení předchozímu pracovnímu dni.

Aby se zlepšil systém řízení organizace, má smysl, aby zakázky, které jsou řízeny, sjednotily termíny realizace – sjednotily je na jednotný základ stanovený v organizaci. Zpočátku musí být takové rozhodnutí zdokumentováno v místním zákoně, například v Pokynech pro řízení úřadu. Změna termínu by také měla být možná pouze v případech zdokumentovaných v místních zákonech organizace. A samozřejmě zavedený systém počítání termínů musí odpovídat zdravému rozumu. Přeci jen je těžké najít pro interpreta více demotivující faktor než nesplnitelný úkol.

Uveďme příklady několika znění pokynů a vysvětleme, které datum u každého z nich bude považováno za poslední datum pro včasné provedení pokynu. To je velmi důležité, protože... V této otázce často panuje zmatek.

Docela běžná je situace, kdy jeden manažer pověří provedením úkolu jiného manažera na nižší úrovni a ten podle vlastního uvážení sníží zadání o další „patro níže“. Zakázka tak prochází rukama několika manažerů, než se dostane ke konečnému vykonavateli. Je pravda, že sestupem po tomto žebříčku se úkol může „rozvětvit“ do několika „dílčích úkolů“, které plní různí lidé v různých časech. Tento systém se nazývá vytváření „vnořené objednávky“.

Při formulaci Pro „vnořené“ objednávky je důležité poskytnout dočasnou rezervu. Ve vztahu k „rodičovské“ objednávce to musí být minimálně 1 až 3 pracovní dny. Je vhodné vyvarovat se přílišnému „hnízdění“ instrukcí, vyřadit z řetězce ty manažery, kteří pouze „podávají štafetu dál“. Pokud existuje exekutor, který odpovídá za provedení celého příkazu jako celku, nazývá se „odpovědný exekutor“.

Jako příklad, kdy je lhůta pro provedení příkazu upravena externím regulačním dokumentem, uveďme federální zákon č. 59-FZ „O postupu při posuzování odvolání občanů Ruské federace“. Podle tohoto dokumentu maximální termín projednání písemného odvolání občana Ruské federace je 30 dnů a začíná se posuzovat od okamžiku registrace takového dokumentu (zákon přiděluje na tento postup 3 dny od okamžiku obdržení odvolání).

Pokud občan např. požaduje pomoc orgánu místní samosprávy při výkonu svých práv, pak doba potřebná k tomu často výrazně přesahuje 1 měsíc. V takové situaci je žadateli do měsíce zaslána písemná odpověď, která neřeší jeho věc ve věci samé, ale jasně popisuje postup další pomoci ze strany orgánu. V samotném úřadu musí být objednávka vytvořená na základě projednání takové stížnosti podřízena pracovní kontrole s pravidelným podáváním zprávy o vývoji situace vedoucímu - autorovi objednávky.

Často se stává, že občané svá odvolání řeší nesprávně. A pak je adresát nezohledňuje, ale předává je orgánu nebo úředníkovi, do jehož působnosti problematika spadá. Zákon na to vyčleňuje 7 dní ode dne registrace žádosti. V tomto případě je občan na takové přesměrování upozorněn. A mimochodem, zákon jasně zakazuje posílat stížnosti k posouzení orgánu nebo úředníkovi, proti jehož rozhodnutí nebo jednání (nečinnosti) se odvoláváme.

Postup pro sledování plnění příkazů

Nyní, když máme základní informace o přípravě pokynů, je nutné podrobně zvážit postup sledování provádění pokynů.

Všimněte si, že v konkrétním podniku mohou být prováděny práce na kontrole provádění příkazů:

● ručně pomocí souboru registračních a kontrolních karet (RCC);

● v elektronickém systému správy dokumentů, kde složení informací zaznamenaných na „elektronických kartách“ zůstává stejné, ale mnoho operací k upozornění výkonných umělců a generování zpráv o výkonové kázni se provádí automaticky;

● existuje i mezilehlá varianta, kdy se pro usnadnění práce využívají možnosti MS Excel - zakázky pod kontrolou jsou popsány v tabulkové formě, ve které pak můžete filtrovat informace podle vykonavatelů, termínů atd. Viz.

Ve fázi „Umístění ke kontrole“ zaměstnanec kanceláře zaeviduje objednávku. Pokud je na dokumentu obsažen, umístí se na něj razítko „K“ nebo „Kontrola“ nebo se totéž napíše jasným perem, lze také dokument jednoduše přesunout do složky řízených zakázek.

Exekutor, který obdrží příkaz, se s ním musí seznámit a před uplynutím termínu uvedeného na objednávce splnit úkoly v něm stanovené. Pokud dodavatel potřebuje převést práci, aby ji vykonávali další jemu podřízení zaměstnanci, pak vytváří zakázky nižší úrovně, jak jsme diskutovali dříve.

Pokud zhotovitel zjistí, že termín neodpovídá schopnosti splnit stanovené úkoly včas, požádá vedoucího, který příkaz vydal, o odložení termínu provedení. V jiném případě, pokud si exekutor uvědomí, že provedení příkazu je mimo jeho kompetenci a oblast odpovědnosti, může požádat o úplné nebo částečné zrušení příkazu.

Pokud se manažer rozhodne posunout termíny nebo zrušit objednávku, informuje o tom osobu odpovědnou za kontrolu termínu. V každém případě musí být žádosti exekutora o přeložení nebo zrušení postoupení předloženy vedoucímu před uplynutím kontrolního období zadání.

« Kontrola nad prováděním pokynů ve věci samé» provádí zpravidla pracovník dostatečně kompetentní k posouzení relevance dosaženého výsledku provedení k úkolu stanovenému v zadání. Takovou kontrolu může zahájit kompetentní zaměstnanec po obdržení zprávy o výkonu a lze ji dokončit buď vyjmutím z kontroly, nebo vrácením k revizi.

Postup pro „Odstranění kontroly“ objednávky provádí zaměstnanec, který řídil provedení objednávky ve své podstatě, jakož i v případě, že manažer vyhoví požadavku na úplné odstranění objednávky.

Jako součást jeviště" Kontrola provedení včas» vyhrazený pracovník kontroluje termíny realizace všech aktivních, tedy aktuálně vyřizovaných zakázek současně (pokud je taková práce v organizaci prováděna ručně nebo pomocí MS Excel, pak to obvykle provádí sekretářka autora objednávky nebo zaměstnanců služby předškolního výchovného ústavu). V současné době lze většinu těchto prací provádět pomocí elektronických systémů pro správu dokumentů, informujících účinkující o termínech dokončení realizace zakázek. Upozornění je průřezové varování pro všechny objednávky, které nebyly odebrány z kontroly (viz příklad 4).

Pracovní zátěž jednotlivého interpreta se neustále zvyšuje a v důsledku toho začíná klesat výkonová kázeň pracovníků v důsledku elementární zapomnětlivosti. Pravidelné informování zaměstnanců, například každý týden, vám umožní jasně porozumět rozsahu úkolů, které je třeba provést, a orientovat se ve lhůtách pro podávání zpráv.

Informační leták může být buď stručná (viz), nebo úplnější, se složením informací uvedených v tabulce z. Mimochodem, pokud v takové tabulce MS Excel vyfiltrujeme příkazy pro konkrétního exekutora s prázdnou značkou exekuce, tak tiskem výsledku získáme jinou verzi informačního listu pro exekutora.

Pokud jsou tyto listy generovány EDMS, je vhodné zahrnout do tabulky sloupec s počtem dní zbývajících do konce období realizace. Velmi pohodlné je také řazení objednávek podle data expirace – to umožňuje dodavateli rychle se orientovat a efektivněji řídit vlastní pracovní dobu.

Vykazování výkonnostní disciplíny

Některé organizace praktikují průběžné hlášení výkonných umělců. Je-li nutné pravidelně sledovat průběh realizace zvláště důležitých zakázek, jejich autoři doplní do textu zakázky informaci o nutnosti pravidelného, ​​např. týdenního reportingu, který je nutné poskytovat po celou dobu realizace. Průběžná zpráva o hospodaření se obvykle zpracovává v jakékoli písemné formě nebo formou memoranda. Příprava takových zpráv může být provedena:

● samotný účinkující

● jemu podřízená sekretářka,

● zaměstnanec odpovědný za výkonnostní kázeň ve společnosti.

Pro pravidelné sledování úrovně výkonnostní disciplíny v organizaci nebo na žádost vedení se připravuje několik typů zpráv, které se mohou týkat výkonnostní disciplíny:

● samostatný jednatel;

● specifické rozdělení

● organizace jako celek;

● pokyny vydané určitým vedoucím atp.

Informace jsou shrnuty ve formě statistického přehledu pro management o dodání, provedení a také převedení na jiného doba ohlášení instrukce. Aby bylo možné efektivněji řídit výkonnostní disciplínu, používají se různé modely výkaznictví. Možnosti formulářů hlášení jsou uvedeny v a podle názoru E. Kamenevy.

Vzhledem k tomu, že tyto zprávy jsou zpracovávány jak pro organizaci jako celek, tak zejména pro její divize, jsou do sekce vykonavatelů zařazeni pouze ti úředníci, kterým vedoucí přímo dává pokyny. Například pro generální ředitel to budou jeho zástupci a vedoucí oblastí činnosti, u vedoucího odboru to budou vedoucí odborů a případně sektorů.

I když organizace nemá plnou automatizaci toku dokumentů prostřednictvím EDMS, je vhodné takový dokument připravit a udržovat v tabulkovém systému Microsoft Excel nebo OpenOffice.org Calc. Tyto systémy mají do značné míry podobné rozhraní a funkcionalitu, mohou pomoci při automatizaci účetnictví a výkaznictví v malé a střední firmě. Hlavní věc je jasně vědět, co přesně potřebujete získat jako výsledek.

Názor

Prozkoumali jsme problematiku zadávání a odebírání příkazů z kontroly, stejně jako metodiku provádění příkazů a podávání zpráv o sledování jejich plnění. Modely direktivního řízení navržené v článku pomohou zpřehlednit a zpřehlednit řízení organizace.