Har bir tashkilot ertami-kechmi rahbariyat tomonidan qo'yilgan vazifalarni nazorat qilish muammosiga duch keladi. Har kim bu masalani boshqacha hal qiladi: kimdir elektron hujjat aylanishi tizimini joriy qiladi, kimdir ro'yxatga olish kitoblariga belgilar qo'yadi, boshqalari eski uslubda fayllar kabinetini o'rnatadi. Ushbu maqolada biz kompaniyaning kiruvchi va ichki hujjatlari bo'yicha menejer tomonidan chiqarilgan buyruqlarni monitoring qilish muammosini ko'rib chiqamiz va sizga MS Outlook yordamida boshqaruv tizimini tashkil qilish variantlaridan birini taqdim etamiz.

Vazifaning bajarilishini nazorat qilish nima?

Menejerning buyrug'i odatda kiruvchi yoki ichki (masalan, ichki eslatma) hujjatga joylashtirilgan qaror bilan boshlanadi. Qarorda, ma'lumki, ijrochi, topshiriqning mazmuni va buyurtma bajarilishi kerak bo'lgan muddat ko'rsatilishi kerak.

Agar tashkilotda nazorat tizimi mavjud bo'lmasa, unda, qoida tariqasida, menejer hujjat ustidagi ishini rezolyutsiya bilan yakunlaydi va topshiriqni bajarish butunlay ijrochining vijdonida qoladi. Eng yaxshi holatda, rejissyor eng muhim masalalarni e'tibordan chetda qoldirmaslik uchun o'zi uchun kundalikka eslatma qo'yadi, lekin kiruvchi hujjatlar hajmi kuniga bir necha o'nlab yoki yuzlab kelganida, hech qanday kundalik uni qutqarmaydi.

Natijada, ijro etilishini nazorat qilish mas'uliyati kotibning (yoki, muqobil ravishda, ofis xodimlaridan birining) mo'rt yelkasiga tushadi. Qanday bo'lmasin, nazoratchining vazifasi qaror bilan tanishish, buyruqni ijrochiga etkazish va uning o'z vaqtida bajarilishini ta'minlashdir.

Barcha hujjatlar nazorat ostidami?

Tashkilotingizda hujjatlarni boshqarish tizimi endi paydo bo'lgan paytda, hujjatlarning faqat bir qismini nazorat qilish yaxshiroqdir. Qaysi biri - rahbar shaxsan qaror qilsin. Birinchidan, nazoratchi uchun bu osonroq bo'ladi, ikkinchidan, xodimlarning salbiy (har doimgidek o'zgarishlar bilan sodir bo'ladi) reaktsiyasi yumshatiladi. Kelgusida nazoratga yuboriladigan hujjatlar ro‘yxati bosqichma-bosqich kengayadi. Aytaylik, birinchi bosqichda kelib tushgan murojaatlar bo'yicha ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qilish bo'yicha qaror qabul qilindi shaxslar va davlat organlarining har qanday so'rovlari bo'yicha.

Biroq, agar kompaniya darhol elektron hujjat aylanishiga o'tsa, tanlov muammosi yo'q: EDMS dasturlari har bir hujjatning yo'lini avtomatik ravishda kuzatib boradi.

Vazifa yaratingXONIM Outlook

Outlook birinchi navbatda - pochta mijozi, bu elektron hujjat aylanish tizimini faqat foydalanuvchilar o'rtasidagi aloqa nuqtai nazaridan almashtirishga qodir; hamma narsani muvaffaqiyatli bajaradi zarur funktsiyalar, xususan, topshiriqlarning bajarilishini nazorat qilish va hisobotlarni shakllantirish.

Nazoratni tashkil etishning ajralmas shartiXONIM Outlook: menejerning qarori u yoki bu tarzda amalga oshirilishi kerak elektron formatda. Nazoratchi ushbu faylni vazifaga qo'shish uchun hujjatni ruxsati bilan skanerlashi yoki rezolyutsiya matnini topshiriqning asosiy qismida qo'lda takrorlashi kerak.

Foydalanuvchi uchun vazifa yaratish uchun MS Outlook-ni ishga tushiring va yuqori menyu buyruqlarni ketma-ket tanlash Fayl, Yaratmoq Va Buyurtma(1-rasm), shundan so'ng yangi oyna ochiladi - kelajakdagi vazifangiz.

1-rasm. Buyurtma yaratish

Maydonlarni to'ldirishni boshlaylik. Ulardan birinchisida ( Kimga) direktor tomonidan tayinlangan ijrochining manzilini kiriting.

Agar bir nechta ijrochilar bo'lsa, vazifa har biri uchun alohida tuziladi (dasturning xususiyati; aks holda vazifani kuzatishda qiyinchiliklar paydo bo'ladi).

Ikkinchi maydon Mavzu vazifa nima bilan bog'liqligi allaqachon aniq bo'lishi uchun uni iloji boricha to'g'ri to'ldirishingiz kerak, masalan:

Kirish-234, 29.01.2013 yil.

Bu ham nazoratchi, ham ijrochi uchun qulay bo'ladi.

Biz uchun keyingi muhim soha Muddati. U kompaniyangizda qabul qilingan hujjatlarni bajarish muddatlari asosida belgilanadi.

Sizga shuni eslatib o'tamizki, ishbilarmonlik aloqasi amaliyotida qabul qilingan standart muddat 30 kalendar kun.

Maydon yaqinida Muddati Siz vazifaning muhimlik darajasini tanlashingiz mumkin: past, normal yoki yuqori.

Maydonlar Boshlash, davlat Va Tayyor Topshiriqni yaratishda, odatda, boshqaruvchi unga tegmaydi, chunki ijrochi hali bajarishni boshlamagan va ish uchun ajratilgan vaqtning boshlanishi vazifa ijrochiga yuborilgan vaqt bo'ladi.

Menyuda Variantlar Tegishli tugmani bosish orqali vazifani takrorlashni rejalashtirishingiz mumkin.

Bu, masalan, oylik hisobotlar yoki ma'lum bir chastotada boshqa ma'lumotlarni taqdim etish uchun tegishli.

Bu erda sizdan toifani tanlash (agar undan foydalansangiz) va ijrochi uchun eslatma qo'shish so'raladi.

Belgilangan muddatdan uch kun oldin eslatma o'rnatish qulay: talab qilinadigan kunda pudratchi tegishli tarkibga ega xat oladi.

Variantlar Bu vazifaning yangilangan nusxasini vazifalar roʻyxatida saqlang Va Vazifa tugagach, menga holat hisobotini yuboring katakchalardagi tasdiq belgisi yordamida yoqiladi va o'chiriladi.

Eslatmada!

Belgilash qutisi (inglizcha belgilash katagidan) grafik elementdir foydalanuvchi interfeysi, foydalanuvchiga parametrni ikkita holat bilan boshqarish imkonini beradi - ☑ yoqilgan va ☐ o'chirilgan.

Matn maydoni harflar maydoniga kiritiladi - topshiriqni bajarish uchun zarur bo'lgan ko'rsatmalar. Agar yo'q bo'lsa, siz standartni kiritishingiz mumkin Iltimos, qarorni o'qing va ko'rsatmalarni bajaring.

Menyu yorlig'iga o'ting Kiritmoq. Bu erda biz vazifaga rezolyutsiya xati bilan faylni biriktiramiz.

Shundan so'ng, bosing Yuborish- va vazifa mas'ul shaxsga o'tadi (2-rasm).

2-rasm. Vazifani bajarish uchun yuborish

Ijrochining topshiriq ustidagi ishi

Pudratchi topshiriqni o'z ichiga olgan ilova bilan xat oladi. Vazifani ochgandan so'ng, u menejerning qarori, tugallanish sanasi va siz yuborgan boshqa ma'lumotlar bilan faylni ko'radi (3-rasm).

Guruch. 3. Ijrochi tomonidan topshiriqni qabul qilish

ga - bu rasmda buyurtmadan keyin nuqta yo'q, lekin oldingisida bor

Topshiriqni bajargandan so'ng, ijrochi dalolatnoma tuzishi kerak. Buning uchun, odatdagidek, vazifada elektron pochta, variantni tanlashingiz kerak Javob, hisobot matnini yozing va nazoratchiga yuboring.

Hisobot to'g'ri bo'lishi va oddiy obunani bekor qilish emas, balki topshiriqning bajarilishi to'g'risidagi dolzarb ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak. Bajarildi yoki undan ham yomoni, KELISHDIKMI.

Buyurtmaning bajarilishi to'g'risidagi hisobotga misol:

Pochta orqali kontragentga 2013 yil 30 yanvardagi 323-sonli xat yuborildi.

Vazifani bajarish

Hisobotni olgandan so'ng, nazoratchi topshiriqni bajarilgan deb belgilaydi. Buni amalga oshirish uchun vazifalar ro'yxatidagi vazifani o'ng tugmasini bosing va ochiladigan menyudan buyruqni tanlang. Amalga oshirish uchun, undan keyin Tugallangan deb belgilang(4-rasm).

Guruch. 4. Topshiriqni bajarish

Hisobot

Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish, agar nazoratchi vaqti-vaqti bilan ijrochilar ishining sifatini tahlil qilmasa, barcha ma'nosini yo'qotadi. Buning uchun sizni qiziqtirgan parametrlar asosida hisobot yaratishingiz kerak.

Siz yuborgan buyurtmalarning to'liq ro'yxatini ko'rish uchun ekranning pastki chap burchagidagi tugmani bosing Vazifalar. Vazifalar ro'yxati markaziy maydonda va chap ustunda shakllantiriladi Joriy ko'rinish Har qanday tanlov amalga oshirilishi mumkin. Odatda kontrollerlar ko'rinishlardan foydalanadilar Batafsil ro'yxat , Muddati o'tgan vazifalar Va Mas'uliyat bilan(5-rasm).

5-rasm. Murojaatlarning batafsil ro'yxati

Har qanday ro'yxatni menyudan tegishli buyruqni tanlash orqali chop etish mumkin Fayl.

Jarayonni tartibga solish va xodimlar bilan ishlash

Har qanday innovatsiyada bo'lgani kabi, buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish jarayonini tartibga solmasdan qilish mumkin emas. Ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarga vazifalarni belgilash va bajarish qoidalarini kiritish tavsiya etiladi. Agar sizda hali yo'q bo'lsa, "Qoidalar ..." yoki "Ko'rsatmalar ..." alohida hujjat yaratishingiz mumkin. Qanday bo'lmasin, jarayonni iloji boricha batafsil tavsiflash kerak va tavsifni skrinshotlar bilan ta'minlash tavsiya etiladi. Ko'rsatmalar Bosh direktor tomonidan tasdiqlanishi kerak.

ga boring yangi tizim nazorat qilish har bir kishi uchun majburiy bo'lgan bir qator yangi qoidalarning paydo bo'lishini anglatadi. Biroq, ushbu qoidalarga rioya qilish sizning hamkasblaringiz uchun juda ko'p qiyinchilik tug'dirmaydi.

Birinchidan, endi har bir xodim MS Outlook-ni doimiy ravishda yoniq tutishi kerak bo'ladi. Oxirgi chora sifatida kuniga kamida ikki marta elektron pochtangizni tekshiring.

Ikkinchidan, hamkasblar eslashlari kerak bo'ladi: muallifi kotib bo'lgan vazifa uning (kotibning) injiqligi emas. Bu direktorning elektron shaklda taqdim etilgan buyrug'idan boshqa narsa emas. Ijrochini tayinlagan va topshiriqni bajarish muddatini belgilagan direktor edi va aslida nazoratchi-kotib emas, balki ijro haqida direktor hisobot berishi kerak.

Ko'rib turganingizdek, MS Outlook-da vazifalarni o'rnatish jarayoni juda oddiy va kuniga 20 tagacha vazifa qo'yiladigan kichik kompaniya uchun juda mos keladi. Asosiysi, shu tarzda yuborilgan ko'rsatmalarning har biri iloji boricha to'g'ri tuzilgan: uning aniq manzili va muddati bor va yozma ravishda yuboriladi. Vazifa bo'yicha ishning bajarilishi aniq qayd etiladi. Nazoratchi, o'z navbatida, ijrochilarni eslatmalar bilan chaqirishdan ozod qilinadi: u faqat ijro hisoboti o'z vaqtida kelishiga ishonch hosil qilishi kerak.

Tashkilotda buyurtmalar bajarilishini nazorat qilish tizimini avtomatlashtirish variantlaridan faqat bittasini ko'rib chiqdik. Biz maqolaning boshida sanab o'tgan har qanday nazorat usullari singari, bu ham o'zining afzalliklari va kamchiliklariga ega. Biroq, bizning fikrimizcha, bu elektron hujjat aylanishini endigina kashf eta boshlagan kompaniya uchun optimal byudjet muqobillaridan biridir.

Evgeniya Kojanova, maktabgacha ta'lim muassasalari va kadrlar hisobini yuritish bo'yicha mutaxassis

Boshlash uchun, buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish qoidalarini eslaylik, biz keyinchalik standart MS Excel imkoniyatlaridan foydalangan holda avtomatlashtirishni boshlaymiz.

Muammolarni hal qilishning mohiyatini nazorat qilish va topshiriqlarni bajarish muddatlarini nazorat qilish mavjud.

Moddiy nazorat

Mohiyat bo'yicha nazorat - bu masala qanchalik to'g'ri, muvaffaqiyatli va to'liq hal qilinganligini baholash. Bunday nazoratni rahbar (muassasa yoki bo'lim) yoki maxsus vakolatli shaxs amalga oshiradi. Hujjatlarda aks ettirilgan masalalarning to‘g‘ri va o‘z vaqtida hal etilishi uchun javobgarlik tarkibiy bo‘linmalar rahbarlari va hujjatning bajarilishi yuklangan xodimlar zimmasiga yuklanadi. Odatda ijrochi:

• menejerning hujjat bo'yicha qarorida (masalan, kiruvchi xatda, xodimning arizasida) ko'rsatilgan yoki
• to'g'ridan-to'g'ri buyruq matnida yoziladi (odatda buyruqda/bayonnomada alohida ko'rsatmalar matnning mustaqil paragraflari sifatida tuziladi va nima, kimga va qachon bajarilishi kerakligi darhol aniq bo'ladigan tarzda shakllantiriladi); shunga ko'ra, har bir element - vazifa / ko'rsatma alohida nazoratga olinadi) ,
• ijrochi to'g'ridan-to'g'ri ko'rsatilmagan bo'lsa, u tashkilotdagi vazifalarning taqsimlanishiga muvofiq belgilanadi.

Rahbarning qarorida/ko'rsatmasida bir nechta ijrochilar ko'rsatilgan bo'lsa, qarorda birinchi ko'rsatilgan shaxs hujjat/ko'rsatmaning bajarilishi va shunga mos ravishda uning bajarilishini tashkil etish uchun javobgardir.

Ko'rsatmalar hujjat matnidan kelib chiqishi mumkin yoki ular "mustaqil" bo'lishi mumkin, ya'ni. hujjatsiz va shunga qaramay, ularning bajarilishi nazorat qilinishi kerak. Agar buyurtma hujjat asosida tuzilgan bo'lsa, unda asosiy hujjatga havola mavjud (1-rasmdagi jadvaldagi birinchi to'rtta ustunni to'ldirishga qarang). Ko'rsatmalar barcha darajadagi menejerlar tomonidan chiqariladi. Biroq, har bir tashkilot qaysi hujjatlarni/ko'rsatmalarni nazorat ostiga olishni o'zi hal qiladi. Odatda bularning barchasi tashkilot rahbari va uning o'rinbosarlarining ko'rsatmalari. Qanaqasiga ko'proq miqdor Tashkilotda hujjatlar bo'lsa, hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish ishini tartibga solish qanchalik muhim bo'lsa va tashkilot "biz nimani nazorat qilamiz" degan savolni hal qilishga qanchalik tanlangan bo'lsa - bu erda oltin o'rtacha muhim ahamiyatga ega. Shunday qilib, nazorat odatda birinchi shaxs tomonidan berilgan ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qiladi, bu maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati yoki kotib tomonidan amalga oshiriladi.

Ko'rsatmalar aniq va aniq shakllantirilishi kerak:

• buyurtmaning o'zi;
• bajarish muddati;
• ijrochi (buyurtmani bir necha shaxs bajarishi mumkin, keyin bittasi mas'ul ijrochi etib tayinlanadi, qolganlari esa birgalikda ijrochilar hisoblanadi).

Ko'rsatmalarni shakllantirishda unga rioya qilish tavsiya etiladi oddiy qoidalar: formulalar qisqa, ixcham bo'lishi, talqin qilishning noaniqligini bartaraf etishi va aniq belgilangan va o'lchanadigan natijaga ega bo'lishi kerak.

Buyurtma bajarilayotganda quyidagi harakatlar amalga oshirilishi mumkin:

• muallif buyurtmani to'ldirish muddatini o'zgartirishi mumkin;
• muallif topshiriqning mas'ul ijrochisini o'zgartirishi mumkin;
• ijrochilar ijro natijalari to'g'risida hisobot tuzadilar;
• muallif buyurtmani qayta ko'rib chiqish uchun qaytarish yoki ijro natijasini tasdiqlash imkoniyatiga ega.

Agar topshiriq birgalikda ijrochilar o'rtasida taqsimlangan bo'lsa, mas'ul ijrochi ularning bajarilishi to'g'risidagi hisobotlarni oladi. Aynan u nomidan yakuniy yagona hisobotni tuzadi va uni muallifga yuboradi.

Belgilangan muddatlarni nazorat qilish

Hujjatlarni/buyurtmalarni bajarish muddatlarini nazorat qilish boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmati (DOU), kichik tashkilotda esa - kotib tomonidan amalga oshiriladi.

Belgilangan muddatlarni kuzatish texnologiyasini quyidagi tartiblarga bo'lish mumkin:

• nazoratga olingan barcha hujjatlar, ko'rsatmalar, ko'rsatmalar va boshqaruv topshiriqlarini qayd etish;
• hujjatning ijrochiga o'z vaqtida topshirilganligini tekshirish;
• ijro muddatlari o‘zgarganda, hujjatlar ijrochidan ijrochiga, bo‘linmadan bo‘linmaga o‘tkazilganda nazorat qilinadigan hujjatlar bo‘yicha ma’lumotlarni to‘g‘rilash (buni “Ijro holati” maydoniga yozamiz, 1-rasmga qarang);
• bajarilmagan hujjatlar va ko'rsatmalar mavjudligi to'g'risida ijrochilar va bo'lim rahbarlariga eslatish;
• rahbarlarni (bo'limlar va tashkilotlarni) hujjatlarning bajarilishi holati va borishi to'g'risida xabardor qilish;
• hujjatlarning bajarilishi to'g'risidagi ma'lumotlarni kiritish;
• tuzilmaviy bo'linmalar, mutaxassislar, hujjatlar turlari va boshqa jihatlar bo'yicha ishlarning holati va umuman tashkilot bo'yicha ishlash intizomi darajasini tahlil qilish.

Muddatlari hujjatlarni belgilash mumkin:

Ko'rib turganingizdek, buyurtmani bajarish muddati odatda uning muallifi tomonidan belgilanadi. Ko'rsatmalarni o'z ichiga olgan buyruqlar qabul qilinadi "shoshilinch", 3 kun ichida ijro etilishi kerak. "Tezkor" ko'rsatmasi buyurtmani bajarish uchun 1 kunlik muddatni nazarda tutadi. Agar ijro sanasi buyruqda ko'rsatilmagan, u imzolangan kundan boshlab 1 oy ichida (keyingi oyning tegishli sanasigacha, agar mavjud bo'lsa) bajarilishi kerak. Keyingi oy bunday raqam yo'q, keyin qadar oxirgi kun oy). Agar buyurtmani bajarish muddatining oxirgi kuni ishlamaydigan kunga to'g'ri kelsa, u avvalgi ish kunida bajarilishi kerak.

Murakkab vazifani o'z ichiga olgan hujjatlar uchun uzoq muddatlar belgilanishi mumkin (bir necha oy, olti oy, bir yil). Bu holda zarur topshiriqni bosqichlarga bo'lish va bosqichma-bosqich topshiriqning bajarilishini nazorat qilish.

Muddatli nazorat quyidagilarni o'z ichiga oladi:

• joriy nazorat,
• foydali va
• yakuniy nazorat.

Nazoratning asosiy turlari joriy va profilaktik hisoblanadi.

ostida joriy nazorat bugungi kunda amal qilish muddati tugaydigan hujjatlar haqida ma'lumotni kundalik tayyorlashni tushunish. Joriy nazorat har kuni hujjatning bajarilishini tekshirish va pudratchiga ijro muddati tugashi va hujjat bo'yicha ishlarni bajarish zarurligi to'g'risida eslatish orqali amalga oshiriladi. Ijro nazorati uchun mas'ul shaxslar (kichik kompaniyada - kotib) har kuni, odatda ish kunining boshida, muddati bugun tugaydigan hujjatlar ro'yxatini aniqlaydi va tuzadi.

Joriy nazorat kun uchun ish rejasini tuzishga yordam beradi. U bugun qanday vazifalar bajarilishi kerakligini darhol ko'rsatadi (yig'ilishda masalani hal qilish, hujjatni imzolash, faks yuborish va h.k.). Shuning uchun hujjatlarni bajarish muddatlarini nazorat qilish majburiy ravishda nazarda tutilgan funktsiyadir ish tavsifi menejerning kotibi. Har kuni muddati tugashi kerak bo'lgan hujjatlarni aniqlagan holda, kotib muammoni o'z vaqtida hal qilish imkoniyatini aniqlaydi va agar muddatlar o'tkazib yuborilgan bo'lsa, bu haqda menejerga xabar beradi.

Davomida profilaktik nazorat 2-3 kun ichida muddati tugaydigan hujjatlar bo'yicha hisobotlar tuziladi va ijrochilarga xabar beriladi (tashkilotimizda buni 4 kalendar kun oldin qilamiz). Va keyin xodimning muammoni o'z vaqtida hal qilish uchun hali ham vaqti bor.

Nazorat pozitsiyasi juda muhimdir. Nazoratni kamchiliklarni aniqlashga emas, balki xodimlarga yordam berishga yo'naltirish, yordam berish, eslatish va ayblamaslik, nazorat xizmatining eng yuqori samaradorligini ta'minlashi mumkin.

Hujjatning o'z vaqtida zarurligini, kompaniyaning gullab-yashnashi masalaning o'z vaqtida hal qilinishiga bog'liqligini va hokazolarni xushmuomalalik bilan eslatib turadigan xodim tomonidan mohirlik bilan va to'g'ri bajarilgan ijroning tizimli tekshiruvi ushbu xodimga bo'lgan ehtiyojni ta'kidlaydi va uning sa'y-harakatlari. Bundan tashqari, "vaqt kartasi indeksi" menejerning ish kunini rejalashtirishda yordam beradi, chunki u ma'lum bir sana uchun voqealar va vazifalarni aks ettiradi.

Agar hujjatni olgandan so'ng yoki uni pudratchi bajarish paytida uni o'z vaqtida bajarish mumkin emasligi aniq bo'lsa, bu haqda boshqaruvchiga (bunday buyruq muallifiga) xabar qilinadi, u belgilangan muddatni kechiktirish huquqiga ega. hujjatning bajarilishi. Agar menejer muddatni uzaytiradi, kotib, uning ko'rsatmalariga muvofiq, ro'yxatga olish shakliga yangi muddatni kiritadi.

Hujjatni bajarish muddatini kechiktirish to'g'risidagi masala belgilangan muddat tugashidan kamida 1 kun oldin qo'yilishi kerak. Belgilangan muddatni orqaga surishga yo'l qo'yilmaydi va, qoida tariqasida, avtomatlashtirilgan tizimlarda printsipial jihatdan mumkin emas.

Uzoq (bir necha oy) ijro muddati bo'lgan hujjatlar uchun ijro etilishning oraliq bosqichlari bajarilishi to'g'risidagi ma'lumotlarni yozib olish orqali kuzatilishi mumkin (biz buni hujjatlarni ro'yxatga olish kartasining "Ijro holati" maydonida qilamiz).

Ko'pincha, masalani hal qilish bir nechta ijrochilar tomonidan hujjat ustida ketma-ket ishlashni yoki hujjatni bir nechta bo'limlar bilan muvofiqlashtirishni talab qiladi. Bunday hollarda hujjatning har bir ijrochi tomonidan ushlab turilishi nazorat qilinishi kerak. Hujjatni topshirishda o'tkazish fakti qayd etilishi kerak. Ro'yxatga olish odatda hujjatni uzatuvchi bo'linma kotibi tomonidan amalga oshiriladi. Biz hujjatning harakatini va uni topshirish sanasini "Ijro holati" maydonida aks ettiramiz.

Hujjatlar paydo bo'lganda muddati tugagan ijro ularning ro'yxati shu kuni chop etiladi va menejerga xabar qilinadi.

Agar hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish huquqi xodimlarning keng doirasiga berilishi mumkin bo'lsa, unda uning bajarilishini aks ettiruvchi o'zgartirishlar, qoida tariqasida, faqat bitta mas'ul xodim tomonidan amalga oshiriladi: yordamchi kotib yoki maktabgacha ta'lim muassasasi mutaxassisi.

Hujjatni nazoratdan olib tashlash faqat hujjat to'liq bajarilgandan so'ng amalga oshiriladi: rahbarning qarorini bajarish, javob hujjatini tayyorlash, chiquvchi hujjatga javob olish yoki ijro faktining boshqa hujjatlashtirilgan tasdiqlanishi. Hujjatni bajarish natijasi ro'yxatga olish kartasiga yozilishi kerak (masalan, "taklifnoma yuborildi", "xat yuborildi... No...." va hokazo). Ro'yxatga olish kartasi, shuningdek, hujjatning bajarilgan sanasi to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi va bajarilgan hujjat topshirilgan nomenklatura bo'yicha ish raqamini ko'rsatadi.

TO yakuniy nazorat ishlash intizomini va umuman bo'lim yoki tashkilot xodimlarining faoliyati natijalarini umumlashtirish bo'yicha tahliliy ishlarni o'z ichiga oladi. Yakuniy nazorat bajarilishini nazorat qilish uchun mas'ul bo'lgan xodimlar (xizmat) yoki tashkilot kotibi tomonidan ma'lum chastotada (haftalik, oylik, choraklik) amalga oshiriladi. Keyingi nazorat natijalari topshiriqlarning bajarilishi holati to'g'risidagi yakuniy miqdoriy va ro'yxat hisobotlarida (nazorat qilinadigan hujjatlarda) aks ettiriladi. Bu rahbariyatga ma'lum bir xodim (bo'lim) nima bilan shug'ullanayotgani va muayyan faoliyat sohasida ishlar qanday ketayotganini bilish imkonini beradi (muayyan masalani hal qilish).

Yakuniy nazorat, profilaktik nazorat bilan majburiy kombinatsiyada, xodimlarning intizomini oshirishning rag'batlantiruvchi omilidir.

MS Excel yordamida buyurtmalarni boshqarishga misol

Endi biz standart MS Excel imkoniyatlaridan foydalangan holda nimani avtomatlashtirish mumkinligini ko'rsatamiz. Boshlash uchun yangi MS Excel ish kitobini oching va unda jadval yarating maydonlar/ustunlar/grafiklar bilan 1-rasmda ko'rsatilgan. Bu bizning tashkilotimizda buyurtmalarning bajarilishini o'z vaqtida nazorat qilish bo'yicha ma'lumotlarni aks ettiruvchi asosiy jadval.

Keyinchalik, alohida katakchaga formulani ochganingizda shunday qilib qo'ying ushbu varaqdan MS Excel har doim jadvalning yuqorisida joylashgan joriy sana ko'rsatiladi(1-rasmda 1-raqam bilan ko'rsatilgan). Keyin stol bilan kundalik ishda biz uchun foydali bo'ladi. Buni ikki usulda qilishingiz mumkin:

2-rasm

Shouni yig‘ish

Ushbu jadvalda siz qatorlarni (ya'ni, boshqariladigan buyurtmalarni) turli mezonlarga ko'ra filtrlashingiz mumkin. Lekin buning uchun siz filtrni yoqishingiz kerak:

3-rasm

MS Excel 2007 va 2010 da filtrni yoqish uchun ekrandagi tugma

Shouni yig‘ish

4-rasm

MS Excel 2007 va 2010 da ustunlar tarkibi bo'yicha jadval qatorlarini filtrlash mezonlari

Shouni yig‘ish

Yuqorida ko'rsatilgan filtrlash mezonlari "Rassomlar" ustunidagi (1 raqami bilan belgilangan) kulrang kvadrat filtr tugmachasini bosish natijasida paydo bo'ldi. Ushbu ustunning kataklari matn bilan to'ldirilgan, shuning uchun dastur bizga quyidagi variantlarni taklif qildi:

2 - birinchidan, biz bir yoki bir nechta ijrochilarni filtrlashimiz mumkin, faqat ular uchun "tasdiqlar" qo'yamiz; biz faqat tanlashimiz mumkin bo'sh chiziqlar, faqat ro'yxatning oxirgi bandida "belgi" qo'yish; agar biz "Hammasini tanlash" pozitsiyasida katakchani qoldirsak, bu mezon bo'yicha filtrlash bo'lmaydi (bu endi rasmda ko'rsatilgan);

3 - ikkinchidan, siz ustun katakchalaridagi matn bo'yicha filtrlashingiz mumkin, ammo bu mezon hujjatning "Xulosa" ustuni va boshqalar bilan ishlashda ko'proq mos keladi. Misol uchun, agar biz unvonni aniq eslamasak, lekin biz eslaymiz kalit so'z, unda bo'lishi kerak, keyin siz "o'z ichiga oladi ..." bandini tanlashingiz va ushbu so'zni oxirisiz kiritishingiz kerak, keyin filtr natijasida ekranda faqat biz tergan so'z bo'lgan satrlar qoladi. "Xulosa" maydonida turli xil yakunlar.

Siz bir xil nomdagi buyruqni tanlash orqali filtrni olib tashlashingiz mumkin - 6 raqami bilan ko'rsatilgan. Agar siz qatorlarni bir nechta ustunlarda turli xil tanlash mezonlarini ko'rsatib filtrlagan bo'lsangiz, bu buyruqni bir marta tanlash filtrni faqat siz tanlagan ustundagi filtrni olib tashlaydi. boshqa ustunlardagi qolgan filtrlar bilan buyruq o'z kuchida qoladi - ularning har biri alohida olib tashlanishi kerak. Filtr yoqilgan ustunlarda filtrni chaqirish tugmasi o'z tasvirini yoqilgan filtr tugmasiga o'zgartiradi.

Agar mazmuni bo'yicha biz jadval qatorlarini filtrlamoqchi bo'lgan ustun sanalar bilan to'ldirilgan bo'lsa, u holda matn filtri o'rniga dastur bizga 4 raqami bilan ko'rsatilgan boshqasini taklif qiladi - sanalar uchun maxsus: biz nafaqat tanlashimiz mumkin. ma'lum bir sana, shuningdek, ma'lum bir sana yoki cheklangan vaqt oralig'idan kechroq yoki oldinroq, kecha, bugun yoki ertaga va hokazo.

Bizning jadvalimizda sanalar ko'rsatilgan 3 ta ustun mavjud.

Raqamli filtr (5 raqami bilan ko'rsatilgan) tarkibi raqamlar bo'lgan ustunlar bilan ishlash uchun maxsus mo'ljallangan (bizning holatlarimizda bu hujjatning ro'yxatga olish raqami).

5-rasm

MS Excel 2003 da jadval satrlarini ustunlar tarkibi bo'yicha filtrlash mezonlari

Shouni yig‘ish

MS Excel 2003 da ustunlar tarkibi bo'yicha filtr xuddi shunday deb ataladi ekran tugmasi, dasturning keyingi versiyalarida bo'lgani kabi, lekin uni bosish natijasida ma'lum bir katak qiymatini tanlash yoki matn, sana yoki raqamlar uchun alohida sozlangan yanada murakkab filtrlash shartini o'rnatish uchun bitta umumiy ro'yxat ochiladi - u ishga tushiriladi "(Shart...)" ro'yxat bandini tanlagandan so'ng alohida ekran oynasi.

4 va 5-rasmlar aniq ko'rsatilgan Endi qanday mezonlar bo'yicha filtrlashimiz mumkin? MS Excel da jadval qatorlari turli versiyalar. Biz buyurtmalarni ijrochi, ularning mualliflari, muddatlari, nazorat qilinadigan hujjat ma'lumotlari va elektron jadvalga kiritilgan boshqa ma'lumotlar bo'yicha filtrlashimiz mumkin. Bundan tashqari, bir vaqtning o'zida bir nechta mezonlar bo'yicha filtrlash mumkin bo'ladi, masalan:

• Muayyan pudratchi uchun qaysi buyurtmalar uchun muddat bugun tugaydi:
  "Ijrochilar" ustunida kerakli xodimni tanlang (4-rasmdagi 2-raqamga qarang) va "Muddati" ustunida sanasi "bugun" mezoniga mos keladigan qatorlarni filtrlang (xuddi shu rasmdagi 4-raqam) yoki
• Tanlangan rahbarimiz bu oyda kimga ko'rsatmalar berdi:
  "Buyurtma muallifi" ustunida biz tahlil qilayotgan menejerni tanlaymiz (4-rasmdagi 2-raqam), "Bajarish muddati" ustunida esa "Bu oy" mezoniga to'g'ri keladigan sanalarni filtrlaymiz (4-raqam), va boshqalar.

Endi biz sizga faylni ochganingizda dasturni qanday sozlashni o'rgatamiz avtomatik ravishda qaysi buyurtmalar bajarilishi kerakligi haqida ma'lumot olish, masalan, 4 kundan keyin, bu haqda ijrochilarni oldindan xabardor qilish. Buning uchun biz jadvalda maxsus ustunni taqdim etdik, biz uni "Tarqatish davri" deb nomladik. Endi uni sozlaymiz:

• I6 katakchasini tanlang (maxsus ustunning birinchi qatorida) va unga “=” belgisini kiriting;
• qo'shni J6 katakchasida sichqonchani bosing (xuddi shu qatorda, lekin "Muddati" ustunida) va siz I6 katak tarkibini hisoblash formulasiga kiritilganligini ko'rasiz;
• keyin klaviaturadan "-4" ni kiritish orqali formulani belgilashni davom eting;
• Ushbu nuqtada, formulani to'ldirish tugallanadi (uning joriy holatini har doim Excel varag'i ustida joylashgan formulalar satrida ko'rish mumkin, qarang. ramzi 7-rasmda 1, biz “=j6-4” ni olamiz). Endi klaviaturangizni bosing Kirish- va kiritilgan formulani hisoblash natijasi jadval katakchasida paydo bo'ladi;
• Shundan so'ng, formulani jadvalning keyingi qatorlariga ko'chirish mumkin, so'ngra ularda "Tarqat qilish muddati" ustunida sana har doim "Muddati" ustuniga qaraganda 4 kun oldin bo'ladi: sichqonchani pastki o'ng tomonga yo'naltiring. I6 katakning burchagini ("sichqoncha" ko'rsatkichi qora qalin xoch shaklida bo'lishi kerak) bosing. chap tugma"sichqoncha" ni bosing va uni qo'yib yubormasdan, ustunning oxirigacha pastga torting, so'ngra tugmani qo'yib yuboring. I ustunda siz barcha kerakli ogohlantirishlar sanasini ko'rasiz (7-rasmdagi 2-raqam);
• Keyin "Tarqatilish davri" ustunida joriy bo'lgan hujayralar avtomatik ravishda rang bilan ta'kidlanganligiga ishonch hosil qilishingiz mumkin, ya'ni. bugungi sanalar (1-oktabr bu ba'zi hujayralar bo'ladi, va 2 oktyabr - turli xil va hokazo). Buning uchun shartli formatlash funksiyasidan foydalanishingiz kerak. MS Excel 2007 yoki 2010 da bu quyidagicha amalga oshiriladi:
  • "sarlavha" ostida joylashgan "Tarqatilish davri" ustunidagi barcha jadval hujayralarini tanlang;
  • tugmasini bosing Shartli formatlash guruhda Uslublar tabda uy(6-rasmga qarang), buyruqni tanlang Hujayra tanlash qoidalari, va chap yoki o'ngda ochilgan panelda buyruqni tanlang sana. Xuddi shu nomdagi dialog oynasi ochiladi, unda ikkita ro'yxat mavjud (8-rasm): chapda siz pozitsiyani tanlashingiz kerak. Bugun, va o'ng tomonda - bu shartni qondiradigan hujayralarni formatlash usuli, masalan, Ochiq qizil to'ldirish va to'q qizil matn. Keyingi bosing Kelishdikmi.

8-rasmda shartli formatlashda tayyor jadval qanday ko'rinishi ko'rsatilgan. Ushbu jadvalni ochib, masalan, 2012 yil 13 avgustda mutaxassis qaysi xabarnomalar yuborilganligini osongina aniqlashi mumkin.

Jadvalda oxirgi "texnik" ustun mavjudligini ta'minlashingiz mumkin, unda har bir qatorda siz 1 raqamini qo'yishingiz kerak. Keyin, har qanday yoki bir nechta mezon bo'yicha filtrlashda siz har doim tez sonini hisoblaysiz. filtrlangan qatorlar. Buni amalga oshirish uchun ushbu ustundagi sichqoncha yordamida ekrandagi qolgan hujayralarni tanlang - MS Excel ularning qiymatlari yig'indisini hisoblab chiqadi va uni Excel varag'i ostidagi pastki mos yozuvlar qatoriga yozadi.

6-rasm

Shartli formatlash

Shouni yig‘ish

Hujjatlarni bajarish muddatlari turlicha talqin qilinishi mumkin. Misol uchun, muddatni hisoblash qaysi nuqtadan boshlanishi kerak (buyurtma chiqarilgan kundan yoki undan keyingi kundan)? Uni kalendar yoki ish kunlarida hisoblash kerakmi? Muddati hafta oxiriga to'g'ri keladigan hujjatlar bilan nima qilish kerak? Agar muddat umuman ko'rsatilmagan bo'lsa-chi? Bu savollarning barchasiga batafsil javob berilgan va ko'p narsa misollar bilan (jami 16 ta) "Muddatlarni qanday aniqlash mumkin?" maqolasida tushuntirilgan. "8-sonli jurnalning 12-betida" 2011 yil

Tashkilotning barcha hujjatlarining bajarilishini nazorat qilish haqiqiy emas. Shuning uchun ijro nazorati ostidagi hujjatlar ro'yxatini aniqlash bo'yicha tavsiyalar sizga yordam beradi. Odatda qanday muddatlar belgilanishi va bu qanday amalga oshirilishini, shuningdek, og'zaki buyruqlarni qanday nazorat qilishingiz mumkinligini bilib olasiz. “Biz nimani nazorat qilamiz? "7-sonli jurnalning 30-betida" 2011 yil

Buyurtmaning bajarilishini nazorat qilish ilovasi sizning tashkilotingizdagi buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishda yordam beradigan ajoyib vositadir. Oddiyligiga qaramay, dastur juda samarali. "Buyurtmaning bajarilishini nazorat qilish" yordam dasturi yozilgan Microsoft Excel, shuning uchun ushbu dasturning asosiy ish muhiti jadvallardir. Foydalanuvchi buyurtma jadvallarining tuzilishini o'zi uchun qulay bo'lgan tarzda sozlaydi.

Dastur ko'p foydalanuvchili bo'lib, kirish huquqlarini aniqlash imkoniyatiga ega. Masalan, oddiy xodim uchun faqat menejerlar uchun hisobot yaratish funktsiyasi mavjud bo'ladi. Kirish huquqlari administrator tomonidan sozlangan. Har qanday jadval maydoni uchun siz beradigan ma'lumotnomalarni ulashingiz mumkin Qo'shimcha ma'lumot. Vazifa holati (tugallangan, bajarilayotgan, tugallanmagan) avtomatik tarzda hisoblanadi. Dastur mustaqil ravishda hisobotlarni yaratadi, siz shablonlarni yaratishingiz mumkin. Hisobotlarni eksport qilish mumkin elektron shakl. Foydalanuvchilarga ushbu dasturni tezda o'zlashtirishga imkon berish uchun o'quv tizimi qo'shildi. Garchi ushbu yordam dasturidan foydalanish qiyin bo'lmasa ham, ayniqsa Excelda ishlagan kishi uchun.

2010 yil 26 fevral, soat 15:19

Aleksey Afanasyev, InterTrust kompaniyasining sifat direktori

Ko'pgina rus korxonalarida, ayniqsa tajribaga ega bo'lgan korxonalarda o'tgan yillar tez o'sish bilan bir xil muammo kuzatilmoqda: tashkilot mansabdor shaxslari o'z ko'rsatmalarining bajarilishini sifatli va to'g'ri nazorat qilishni ta'minlay olmasliklari. Odatda, yangi kompaniyalar bu muammodan aziyat chekmoqda, shu bilan birga sovet o'tmishiga ega bo'lgan tashkilotlar, shuningdek, shahar, viloyat va federal hokimiyatlarning ma'muriyatlari mamlakatimizda qayta qurishdan oldin ayniqsa mashhur bo'lgan direktiv boshqaruv tajribasidan juda samarali foydalanmoqda. . Ushbu maqola rahbarlarning ko'rsatmalari bajarilishini nazorat qilish sohasidagi tajribani zamonaviy kompaniyalarga o'tkazishni asosiy maqsad qilib qo'ygan.

Tashkilotning boshqaruv faoliyatining deyarli har qanday turi uning rahbariyatining ko'rsatmalarini bajarish bilan bog'liq, shuning uchun ko'rsatmalarning bajarilishi ustidan nazoratni o'rnatish muhimdir. Ko'rsatmalar bo'lishi mumkin:

● ichki va kiruvchi hujjatlar (masalan, eslatma va xatlar bo'yicha) bo'yicha qarorlar ko'rinishida tasdiqlanadi;

● kollegial organlarning (bayonnomalarda) va alohida boshqaruv organlarining ma'muriy hujjatlarida (buyruq va farmoyishlarda) shakllantirilishi kerak.

Fuqarolarning murojaatlari yuzasidan quyidagilarni qayd etamiz. Rasmiy ravishda, ular bilan ishlash tartibi kiruvchi yozishmalarni qayta ishlash bilan bir xil, ammo muddatlar federal darajadagi amaldagi qonun hujjatlari bilan tartibga solinadi, bu muddatlarni belgilovchi menejer va chaqirilgan pudratchi tomonidan hisobga olinishi kerak. ushbu muddatlarga rioya qilish.

Ko'pgina hujjatlar qayta ishlanmoqda hayot davrasi nazorat ostiga olish mumkin. Biz “K” harfi bilan shtampning tasmasini ham, qizil qalam bilan yozilgan yoki iz shaklida qilingan “Boshqaruv” so‘zini ham ko‘rishimiz mumkin (1-misolga qarang). Bunday eslatmalarning maqsadi bitta - hujjat matnida yoki u bo'yicha qarorda berilgan ko'rsatmalarni nazorat qilish zarurligiga e'tiborni qaratish (bizning misolimizda, kiruvchi xatda Ignatova Yu.S.ning ko'rsatmalari bilan rezolyutsiya mavjud. , nima qilish kerak va qachon). Bajarish tugagunga qadar bunday hujjatlar alohida papkada saqlanadi. Bajarish tugagandan so'ng, bu haqda hujjatga eslatma qo'yiladi (1-misolda, 2009 yil 10 iyulda pastki o'ng burchakda shartnoma tuzilganligi va hujjatni № 3 faylga joylashtirish to'g'risida eslatma qilingan. 08-24).

Ijrochilar uchun vazifani belgilash

Buyurtmani kim tuzadi? Bu barcha darajadagi menejerlar tomonidan amalga oshiriladi. Shunchaki, odatda birinchi shaxs yoki tashkilotning barcha yuqori rahbariyatining ko'rsatmalari bajarilishi ustidan nazorat o'rnatiladi va bu bilan maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati shug'ullanadi. Va quyi darajadagi menejerlar - bo'lim boshliqlarining ko'rsatmalari, qoida tariqasida, xuddi shu bo'limlarning xodimlari tomonidan bajariladi, ularda ish yuritish uchun javobgardir.

Ko'rinishidan, qaror yoki ma'muriy hujjat matni allaqachon aniq va aniq shakllantirilgan bo'lishi kerak:

● buyurtmaning o'zi,

● muddat,

● aniq ijrochi.

Agar ushbu shartlardan kamida bittasi bajarilmasa (bu sodir bo'ladi), menejerlarning talablarini aniq qayta shakllantira oladigan va kerak bo'lganda ularni kichikroq, ammo aniq belgilangan ijrochilarga ajrata oladigan alohida xodim kerak.

Ko'rsatmalarni shakllantirishda quyidagi oddiy qoidalarga rioya qilish tavsiya etiladi: so'z qisqa, lo'nda bo'lishi kerak, talqinning noaniqligini maksimal darajada bartaraf etishi va aniq belgilangan va o'lchanadigan natijaga ega bo'lishi kerak. Bularning barchasi buyurtmani qo'shimcha tushuntirishlarga vaqt sarflamaslikka imkon beradi. Boshqa tomondan, bu ijrochiga maqsad beradi va topshiriq muallifi ijrochining harakatlaridan natija kutilishiga ishonch hosil qiladi.

Bu erda noaniq formulalar va mos keladigan to'g'ri matn tuzilmalariga misollar keltirilgan:

Tashkilot ko'rsatmalarning bajarilishi ustidan nazoratni o'rnatganida, tez orada hujjatlar o'zgara boshlaydi: umumiy talablar o'rniga aniq ijrochi, muddat va kutilgan natija bilan qisqa va to'liq ko'rsatmalar paydo bo'ladi. Bu kompaniyani boshqarish samaradorligini sezilarli darajada oshiradi, bu uning rahbariyati va egalari tomonidan deyarli darhol qayd etiladi.

Buyurtmani bajarish muddati

Tashkilotda buyurtmalarni bajarish muddatlari odatda buyurtmani yaratgan muallif-menejer tomonidan belgilanadi. Ba'zi hollarda buyurtmalarni bajarish muddati tashkilotning mahalliy akti yoki tashqi me'yoriy hujjat bilan belgilanishi mumkin.

Keling, federal ijro etuvchi organlarning o'zaro hamkorligi to'g'risidagi namunaviy nizomni keltiramiz:

Hujjat parchasi

Federal ijro etuvchi hokimiyat organlari o'rtasidagi o'zaro munosabatlarning namunaviy reglamenti tasdiqlandi. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2005 yil 19 yanvardagi 30-son qarori, 2008 yil 21 fevraldagi o'zgartirishlar bilan. Buyurtma unda ko'rsatilgan muddatda bajarilishi kerak. Agar muddatni bajarish muddati belgilansa, uning boshlanishi buyruq imzolangan sana hisoblanadi. "Shoshilinch" ko'rsatmasi bo'lgan buyruq 3 kun ichida bajarilishi kerak. "Tezkor" ko'rsatmasi buyurtmani bajarish uchun 10 kunlik muddatni nazarda tutadi. Agar buyruqda ijro muddati ko‘rsatilmagan bo‘lsa, u imzolangan kundan e’tiboran 1 oy ichida (keyingi oyning tegishli sanasigacha, agar keyingi oyda bunday sana bo‘lmasa, u holda 1 oy ichida) ijro etilishi kerak. oyning oxirgi kuni). Agar buyurtmani bajarish muddatining oxirgi kuni ishlamaydigan kunga to'g'ri kelsa, u avvalgi ish kunida bajarilishi kerak.

Tashkilotni boshqarish tizimini takomillashtirish uchun nazoratga olingan buyruqlarni bajarish muddatlarini birlashtirish - ularni tashkilotda o'rnatilgan yagona asosga keltirish mantiqiy. Dastlab, bunday qaror mahalliy aktda, masalan, Ofis boshqaruvi yo'riqnomasida hujjatlashtirilishi kerak. Belgilangan muddatni o'zgartirish faqat tashkilotning mahalliy hujjatlarida hujjatlashtirilgan hollarda mumkin bo'lishi kerak. Va, albatta, joriy etilgan muddatlarni hisoblash tizimi sog'lom fikrga mos kelishi kerak. Axir, ijrochi uchun imkonsiz vazifadan ko'ra ko'proq demotivatsiya qiluvchi omilni topish qiyin.

Biz ko'rsatmalarning bir nechta so'zlariga misollar keltiramiz va ularning har biri uchun qaysi sana ko'rsatmani o'z vaqtida bajarish uchun oxirgi sana hisoblanishini tushuntiramiz. Bu juda muhim, chunki ... Bu masala bo'yicha ko'pincha chalkashliklar mavjud.

Juda keng tarqalgan holat - bitta menejer vazifani bajarishni quyi darajadagi boshqa menejerga ishonib topshiradi va u o'z xohishiga ko'ra topshiriqni boshqa "pastki qavatga" tushiradi. Shunday qilib, buyurtma yakuniy ijrochiga etib borgunga qadar bir nechta menejerlarning qo'lidan o'tadi. To'g'ri, bu zinapoyadan tushib, topshiriq turli vaqtlarda turli odamlar tomonidan bajariladigan bir nechta "kichik vazifalar" ga "tarqalishi" mumkin. Ushbu tizim "ichki tartib" yaratish deb ataladi.

Shakllantirganda"O'rnatilgan" buyurtmalar uchun vaqtinchalik zaxirani ta'minlash muhimdir. "Ota-ona" buyrug'i bilan bog'liq holda, u kamida 1 dan 3 ish kunigacha bo'lishi kerak. Ko'rsatmalarni haddan tashqari ko'p "uyalashdan" qochish tavsiya etiladi, zanjirdan faqat "estafetani o'tkazib yuboradigan" menejerlar bundan mustasno. Agar butun buyurtmaning bajarilishi uchun javobgar bo'lgan ijrochi bo'lsa, u "mas'ul ijrochi" deb ataladi.

Misol tariqasida, buyurtmani bajarish muddati tashqi me'yoriy hujjat bilan tartibga solinganida, "Rossiya Federatsiyasida fuqarolarning murojaatlarini ko'rib chiqish tartibi to'g'risida" gi 59-FZ-sonli Federal qonunini keltiramiz. Ushbu hujjatga ko'ra, Rossiya Federatsiyasi fuqarosining yozma arizasini ko'rib chiqishning maksimal muddati 30 kunni tashkil etadi va u bunday hujjat ro'yxatdan o'tkazilgan paytdan boshlab ko'rib chiqila boshlaydi (Qonunda ushbu protsedura uchun 3 kun vaqt ajratilgan. ariza qabul qilingan paytdan boshlab).

Agar fuqaro, masalan, o'z huquqlarini amalga oshirishda mahalliy hokimiyat organidan yordam talab qilsa, buning uchun talab qilinadigan vaqt ko'pincha 1 oydan oshadi. Bunday vaziyatda arizachiga bir oy ichida yozma javob yuboriladi, bu uning muammosini mohiyatiga ko'ra hal qilmaydi, lekin organdan keyingi yordam ko'rsatish tartibini aniq tavsiflaydi. Vakolatli organning o'zida bunday shikoyatni ko'rib chiqish asosida tuzilgan buyruq boshqaruvchiga - buyruq muallifiga vaziyatning rivojlanishi to'g'risida muntazam ravishda hisobot taqdim etgan holda ishchi nazorati ostida bo'lishi kerak.

Ko'pincha fuqarolar o'z murojaatlariga noto'g'ri murojaat qilishadi. Va keyin qabul qiluvchi ularni ko'rib chiqmaydi, balki ularni masala vakolatiga kiradigan organ yoki mansabdor shaxsga yuboradi. Qonunda buning uchun ariza ro'yxatga olingan kundan boshlab 7 kun ajratilgan. Bunday holda, fuqaroga bunday qayta yo'naltirish haqida xabar beriladi. Aytgancha, Qonun qarori yoki harakati (harakatsizligi) ustidan shikoyat qilinayotgan organ yoki mansabdor shaxsga ko‘rib chiqish uchun shikoyat yuborishni aniq taqiqlaydi.

Buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish tartibi

Endi ko'rsatmalarni tayyorlash bo'yicha asosiy ma'lumotlarga ega bo'lgan holda, ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qilish tartibini batafsil ko'rib chiqish kerak.

E'tibor bering, ma'lum bir korxonada buyruqlar bajarilishini nazorat qilish ishlari olib borilishi mumkin:

● ro'yxatga olish va nazorat kartalari faylidan (RCC) qo'lda foydalanish;

● elektron hujjat aylanishi tizimida, bunda “elektron kartochkalar”da qayd etilgan ma’lumotlarning tarkibi bir xil bo‘lib qoladi, lekin ijrochilarni xabardor qilish va ijro intizomi bo‘yicha hisobotlarni shakllantirish bo‘yicha ko‘plab operatsiyalar avtomatik tarzda amalga oshiriladi;

● MS Excel imkoniyatlaridan ishni osonlashtirish uchun foydalanilganda oraliq variant ham mavjud - nazoratga olingan buyurtmalar jadval ko'rinishida tavsiflanadi, unda siz ma'lumotlarni ijrochilar, muddatlar va boshqalar bo'yicha filtrlashingiz mumkin. Qarang.

"Nazorat uchun joylashtirish" bosqichida ofis xodimi buyurtmani ro'yxatdan o'tkazadi. Agar u hujjatda bo'lsa, unda "K" yoki "Boshqaruv" shtampi qo'yiladi yoki xuddi shunday yorqin qalam bilan yoziladi, hujjatni boshqariladigan buyurtmalar papkasiga ko'chirish ham mumkin.

Buyurtmani qabul qilgan ijrochi, u bilan tanishishi va buyruqda belgilangan muddat tugagunga qadar unda belgilangan vazifalarni bajarishi shart. Agar pudratchi o'ziga bo'ysunadigan boshqa xodimlar tomonidan bajarilishi kerak bo'lgan ishlarni topshirishi kerak bo'lsa, u yuqorida aytib o'tganimizdek, u past darajadagi buyurtmalarni yaratadi.

Agar pudratchi belgilangan muddat belgilangan vazifalarni o'z vaqtida bajarish qobiliyatiga to'g'ri kelmasligini tushunsa, u buyruq bergan rahbarga ijro muddatini kechiktirish to'g'risida iltimos bilan murojaat qiladi. Boshqa holatda, agar ijrochi buyruqni bajarish uning vakolati va javobgarligi doirasidan tashqarida ekanligini tushunsa, u buyruqni to'liq yoki qisman bekor qilish to'g'risida ariza berishi mumkin.

Agar menejer belgilangan muddatlarni kechiktirishga yoki buyurtmani bekor qilishga qaror qilsa, u bu haqda muddatni nazorat qilish uchun mas'ul shaxsga xabar beradi. Har qanday holatda ham, ijrochining topshiriqni boshqa muddatga o'tkazish yoki bekor qilish to'g'risidagi so'rovlari topshiriqni nazorat qilish muddati tugagunga qadar rahbarga berilishi kerak.

« Ko'rsatmalarning mohiyati bo'yicha bajarilishini nazorat qilish» odatda, erishilgan natijaning topshiriqda qo'yilgan vazifaga muvofiqligini baholash uchun etarli darajada malakali xodim tomonidan amalga oshiriladi. Bunday nazoratni vakolatli xodim faoliyat to'g'risidagi hisobotni olgandan so'ng boshlashi mumkin va uni nazoratdan olib tashlash yoki qayta ko'rib chiqish uchun qaytarish bilan yakunlanishi mumkin.

Buyurtmani "nazoratni olib tashlash" tartibi buyruqning bajarilishini mohiyati bo'yicha tekshirgan xodim tomonidan, shuningdek, agar rahbar buyruqni to'liq olib tashlash to'g'risidagi talabni qondirsa, amalga oshiriladi.

Sahnaning bir qismi sifatida " O'z vaqtida bajarilishini nazorat qilish» ixtisoslashgan xodim bir vaqtning o'zida barcha faol, ya'ni hozirda bajarilayotgan buyruqlarni bajarish muddatlarini nazorat qiladi (agar tashkilotda bunday ish qo'lda yoki MS Excel yordamida amalga oshirilsa, bu odatda kotib tomonidan amalga oshiriladi. buyruq muallifining yoki maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati xodimlarining). Hozirgi vaqtda ushbu ishlarning aksariyati elektron hujjat aylanish tizimlari tomonidan bajarilishi mumkin, bu esa ijrochilarni buyurtmalarni bajarish muddatlari to'g'risida xabardor qiladi. Xabarnoma nazoratdan chiqarilmagan barcha buyurtmalar uchun kesma ogohlantirishdir (4-misolga qarang).

Ayrim ijrochining ish yuki doimiy ravishda oshib boradi va natijada oddiy unutuvchanlik tufayli ishchilarning ishlash intizomi pasaya boshlaydi. Xodimlarni vaqti-vaqti bilan xabardor qilish, masalan, har hafta, bajarilishi kerak bo'lgan vazifalar doirasini aniq tushunish va hisobot berish muddatlarini boshqarish imkonini beradi.

Axborot varaqasi dan jadvalda keltirilgan ma'lumotlar tarkibi bilan qisqacha (qarang) yoki to'liqroq bo'lishi mumkin. Aytgancha, agar bunday MS Excel jadvalida biz bo'sh ijro belgisi bilan ma'lum bir ijrochi uchun buyurtmalarni filtrlasak, natijani chop etish orqali biz ijrochi uchun ma'lumot varag'ining boshqa versiyasini olamiz.

Agar bunday varaqlar EDMS tomonidan yaratilgan bo'lsa, unda jadval shakliga ijro muddati tugashiga qadar qolgan kunlar soni ko'rsatilgan ustunni kiritish qulay. Buyurtmalarni amal qilish muddati bo'yicha tartiblash ham juda qulay - bu pudratchiga o'z ish vaqtini tezroq boshqarish va boshqarish imkonini beradi.

Ishlash intizomi bo'yicha hisobot berish

Ba'zi tashkilotlar amaliyotda ijrochilarning oraliq hisoboti. Agar alohida muhim buyruqlarning bajarilishini muntazam ravishda kuzatib borish zarur bo'lsa, ularning mualliflari buyurtma matniga davriy, masalan, butun ijro muddati davomida taqdim etilishi kerak bo'lgan haftalik hisobot zarurligi to'g'risidagi ma'lumotlarni qo'shadilar. Vaqtinchalik ishlash hisoboti odatda har qanday yozma shaklda yoki memorandum shaklida tuziladi. Bunday hisobotlarni tayyorlash quyidagi yo'llar bilan amalga oshirilishi mumkin:

● ijrochining o'zi

● unga bo'ysunuvchi kotib,

● kompaniyada ishlash intizomi uchun mas'ul bo'lgan xodim.

Tashkilotda mehnat intizomi darajasini nazorat qilish uchun vaqti-vaqti bilan yoki rahbariyatning iltimosiga binoan ish intizomi bilan bog'liq bo'lishi mumkin bo'lgan bir necha turdagi hisobotlar tayyorlanadi:

● alohida rahbar xodim;

● maxsus bo'lim

● butun tashkilot;

● ma'lum bir boshqaruvchi tomonidan chiqarilgan ko'rsatmalar va boshqalar.

Ma'lumotlar boshqaruv uchun statistik xulosa shaklida umumlashtiriladi topshirilgan, bajarilgan, shuningdek, boshqasiga o'tkazish haqida hisobot davri ko'rsatmalar. Ishlash intizomini yanada samarali boshqarish uchun turli xil hisobot modellari qo'llaniladi. Hisobot shakllarining variantlari E. Kamenevada va uning fikrida keltirilgan.

Bunday hisobotlar umuman tashkilot uchun ham, xususan uning bo'linmalari uchun ham tayyorlanganligi sababli, ijrochilar bo'limiga faqat menejer bevosita ko'rsatmalar beradigan mansabdor shaxslar kiritiladi. Masalan, uchun Bosh direktor bular uning o'rinbosarlari va faoliyat yo'nalishlari boshliqlari, bo'lim boshlig'i uchun esa bo'limlar va, ehtimol, sektorlar boshliqlari bo'ladi.

Tashkilot EDMS orqali hujjat aylanishini to'liq avtomatlashtirishga ega bo'lmasa ham, bunday hujjatni Microsoft Excel yoki OpenOffice.org Calc elektron jadval tizimida tayyorlash va saqlash juda qulay. Ushbu tizimlar asosan o'xshash interfeys va funksionallikka ega; ular kichik va o'rta kompaniyalarda buxgalteriya hisobi va hisobotini avtomatlashtirishda yordam berishi mumkin. Asosiysi, natijada aniq nimani olishingiz kerakligini aniq bilishdir.

Fikr

Biz buyruqlarni joylashtirish va nazoratdan olib tashlash masalalarini, shuningdek, buyruqlarni bajarish metodologiyasini va ularning bajarilishini nazorat qilish bo'yicha hisobotlarni ko'rib chiqdik. Maqolada taklif qilingan direktiv boshqaruv modellari tashkilot boshqaruvini yanada aniq va shaffof qilishga yordam beradi.