Vsaka organizacija se prej ali slej sooči s problemom spremljanja nalog, ki jih postavlja vodstvo. Vsakdo to vprašanje rešuje drugače: nekateri izvajajo elektronski sistem za upravljanje dokumentov, nekateri vpisujejo oznake v vpisne knjige, drugi postavijo kartoteko na star način. V tem članku bomo obravnavali problematiko spremljanja nalogov, ki jih je izdal vodja v zvezi z vhodnimi in internimi dokumenti podjetja, in vam predstavili eno od možnosti za organizacijo nadzornega sistema z uporabo MS Outlook.

Kaj je nadzor nad izvajanjem nalog?

Naročilo vodje se običajno začne z resolucijo na vhodnem ali internem (na primer internem memo) dokumentu. Kot je znano, mora biti v sklepu naveden izvajalec, vsebina naloge in rok, v katerem mora biti naročilo izvedeno.

Če organizacija nima nadzornega sistema, potem vodja praviloma zaključi svoje delo na dokumentu s sklepom, izvedba naloge pa ostane v celoti na vesti izvršitelja. V najboljšem primeru si bo direktor v dnevnik naredil zabeležko, da ne bi izgubil izpred oči najpomembnejših zadev, ko pa obseg prejetih dokumentov doseže nekaj deset ali sto na dan, ga noben dnevnik ne reši.

Posledično odgovornost za spremljanje izvajanja pade na krhka ramena tajnice (ali, drugače, enega od uslužbencev v pisarni). Tako ali drugače je naloga kontrolorja, da se seznani s sklepom, prinese naročilo izvršitelju in poskrbi za pravočasno izvedbo.

Ali so vsi dokumenti pod nadzorom?

Na samem začetku, ko se sistem za nadzor dokumentov v vaši organizaciji šele pojavlja, je bolje nadzorovati le del dokumentov. Katere - naj vodja odloči osebno. Prvič, lažje bo za nadzornika, in drugič, negativna (kot se vedno zgodi pri spremembah) reakcija zaposlenih bo zglajena. V prihodnosti se bo seznam dokumentov, poslanih v nadzor, postopoma širil. Recimo, da je bil na prvi stopnji sprejet sklep o spremljanju izvrševanja navodil o prejetih pritožbah od posamezniki in na morebitne zahteve državnih organov.

Če pa podjetje takoj preide na elektronsko upravljanje dokumentov, ni težav z izbiro: programi EDMS samodejno sledijo poti vsakega dokumenta.

Ustvari nalogo vGOSPA Outlook

Najprej Outlook - poštni odjemalec, ki je sposoben nadomestiti sistem elektronskega upravljanja dokumentov le v smislu komunikacije med uporabniki; vse naredi uspešno potrebne funkcije, predvsem spremljanje izvajanja nalog in generiranje poročil.

Nepogrešljiv pogoj za organizacijo nadzora vGOSPA Outlook: mora biti upravnikova resolucija tako ali drugače utelešena v v elektronski obliki. Upravljavec mora optično prebrati dokument z resolucijo, da to datoteko pripne nalogi, ali ročno reproducirati besedilo resolucije v telesu naloge.

Če želite ustvariti nalogo za uporabnika, zaženite MS Outlook in v zgornji meni izberite ukaze zaporedno mapa, Ustvari in naročilo(slika 1), nato pa se odpre novo okno - vaša bodoča naloga.

Slika 1. Ustvarjanje naročila

Začnimo z izpolnjevanjem polj. V prvem od njih ( Komu) vpiše naslov izvršitelja, ki ga imenuje direktor.

Če je izvajalcev več, se naloga kreira za vsakega posebej (značilnost programa; sicer bo pri sledenju nalogi težave).

Drugo polje Predmet izpolniti ga morate čim bolj pravilno, da bo že jasno, na kaj se naloga nanaša, npr.

Vnos-234 z dne 29.01.2013.

To bo priročno tako za kontrolorja kot za izvajalca.

Naslednje pomembno področje za nas je Izraz. Ustanovljen je na podlagi rokov za izvedbo dokumentov, sprejetih v vašem podjetju.

Opozarjamo vas, da je standardno obdobje, sprejeto v praksi poslovne komunikacije, 30 koledarskih dni.

V bližini polja Izraz Izberete lahko stopnjo pomembnosti opravila: nizko, normalno ali visoko.

Polja Začni, država in pripravljena Pri ustvarjanju naloge se krmilnik običajno ne dotakne, ker izvajalec še ni začel z izvajanjem, začetek časa, dodeljenega za delo, pa bo trenutek, ko je naloga poslana izvajalcu.

Na jedilniku Opcije Nalogo lahko ponovite tako, da kliknete ustrezni gumb.

To je pomembno na primer za mesečna poročila ali zagotavljanje drugih informacij ob določeni pogostosti.

Tukaj morate izbrati kategorijo (če jo uporabljate) in dodati opomnik za izvajalca.

Primerno je nastaviti opomnik tri dni pred rokom: na zahtevani dan bo izvajalec prejel pismo z ustrezno vsebino.

Opcije Posodobljeno kopijo tega opravila hranite na seznamu opravil in Pošlji mi poročilo o stanju, ko je naloga končana se vklopijo in izklopijo s kljukico v potrditvenih poljih.

Na opombo!

Potrditveno polje (iz angleškega potrditvenega polja) je grafični element Uporabniški vmesnik, ki uporabniku omogoča nadzor nad parametrom z dvema stanjema - ☑ vklopljeno in ☐ izklopljeno.

V polje za črke se vnese besedilno polje - navodila, potrebna za dokončanje naloge. Če jih ni, lahko vnesete standard Preberite sklep in upoštevajte navodila.

Pojdite na zavihek menija Vstavi. Tukaj priložimo datoteko z resolucijo k nalogi.

Po tem kliknite Pošlji– in nalogo prejme odgovorna oseba (slika 2).

Slika 2. Pošiljanje naloge v izvedbo

Delo izvajalca na nalogi

Izvajalec prejme dopis s priponko naloge. Ko odpre nalogo, bo videl datoteko z resolucijo upravitelja, datumom dokončanja in drugimi informacijami, ki ste mu jih poslali (slika 3).

riž. 3. Prejem naloge s strani izvajalca

do Fig - na tej sliki ni pike za vrstnim redom, na prejšnji pa je

Po opravljeni nalogi mora izvajalec sestaviti zapisnik. Če želite to narediti, v nalogi, kot običajno E-naslov, morate izbrati možnost Odgovori, napiše besedilo poročila in ga pošlje kontrolorju.

Poročilo mora biti pravilno in vsebovati ažurne podatke o izvedbi naloge, ne pa navadne odjave Dokončano ali, še huje, v redu.

Primer poročila o izvedbi naročila:

Dopis z dne 30. januarja 2013 št. 323 je bil poslan nasprotni stranki po pošti.

Dokončanje naloge

Po prejemu poročila kontrolor nalogo označi kot opravljeno. To storite tako, da z desno miškino tipko kliknete opravilo na seznamu opravil in v spustnem meniju izberete ukaz Za izvedbo, in potem Označi kot dokončano(slika 4).

riž. 4. Izpolnjevanje naloge

Poročanje

Spremljanje izvajanja naročil bo izgubilo vsakršen pomen, če kontrolor ne bo občasno analiziral kakovosti dela izvajalcev. Če želite to narediti, morate ustvariti poročilo na podlagi parametrov, ki vas zanimajo.

Za ogled celotnega seznama poslanih naročil kliknite na gumb v spodnjem levem kotu zaslona Naloge. V osrednjem polju in v levem stolpcu se oblikuje seznam nalog Trenutni pogled Izbira je možna poljubno. Običajno krmilniki uporabljajo poglede Podroben seznam , Zamujene naloge in Po odgovornem(slika 5).

Slika 5. Podroben seznam prispevkov

Vsak seznam lahko natisnete z izbiro ustreznega ukaza v meniju mapa.

Urejanje procesa in delo s kadri

Kot pri vsaki novosti tudi pri njej ne gre brez predpisov za proces nadzora nad izvajanjem naročil. V navodilih za pisarniško delo je priporočljivo vključiti pravila za zastavljanje in izpolnjevanje nalog. Če ga še nimate, lahko ustvarite ločen dokument, »Pravila ...« ali »Navodila ...«. Tako ali drugače je treba postopek opisati čim bolj podrobno, opis pa je priporočljivo opremiti s posnetki zaslona. Navodilo mora potrditi generalni direktor.

Pojdi do nov sistem nadzor pomeni nastanek številnih novih pravil, ki so obvezna za vse. Vendar pa upoštevanje teh pravil za vaše sodelavce ne bo predstavljalo večjih težav.

Prvič, bo moral vsak zaposleni imeti stalno vklopljen MS Outlook. V skrajnem primeru preverite svojo e-pošto vsaj dvakrat na dan.

Drugič, si bodo morali sodelavci zapomniti: naloga, katere avtor je tajnica, ni njegova (tajnikova) kaprica. To ni nič drugega kot ukaz direktorja, predstavljen v elektronski obliki. Direktor je bil tisti, ki je določil izvajalca in določil rok za izvedbo naloge, o izvedbi pa bo moral poročati pravzaprav direktor in ne kontrolor-sekretar.

Kot lahko vidite, je postopek postavljanja nalog v MS Outlooku dokaj preprost in zelo primeren za manjše podjetje, kjer se dnevno nastavi do 20 nalog. Glavna stvar je, da je vsako od tako poslanih navodil sestavljeno čim bolj pravilno: ima točno določenega naslovnika in rok ter je poslano v pisni obliki. Zaključek dela na nalogi se jasno zabeleži. Kontrolor pa je oproščen klicanja izvajalcev z opomini: poskrbeti mora le, da poročilo o izvedbi prispe pravočasno.

Upoštevali smo le eno od možnosti avtomatizacije sistema za spremljanje izvajanja naročil v organizaciji. Kot vsaka od metod nadzora, ki smo jih našteli na začetku članka, ima tudi ta svoje prednosti in slabosti. Po našem mnenju pa je to ena izmed optimalnih proračunskih alternativ za podjetje, ki šele začenja odkrivati ​​elektronsko upravljanje dokumentov.

Evgenia Kozhanova, specialistka za predšolske vzgojne ustanove in vodenje kadrovskih evidenc

Za začetek se spomnimo pravil za spremljanje izvajanja naročil, ki jih bomo kasneje začeli avtomatizirati s standardnimi zmožnostmi MS Excel.

Obstaja nadzor nad bistvom reševanja zadev in nadzor nad roki za izvedbo nalog.

Vsebinski nadzor

Meritorna kontrola je presoja, kako pravilno, uspešno in celovito je bila zadeva rešena. Takšen nadzor izvaja predstojnik (ustanove ali službe) ali posebej pooblaščena oseba. Odgovornost za pravilno in pravočasno reševanje vprašanj, ki se odražajo v dokumentih, nosijo vodje strukturnih oddelkov in zaposleni, ki jim je zaupana izvedba dokumenta. Izvajalec običajno:

• navedeno v sklepu vodje na dokumentu (na primer na dohodnem pismu, na vlogi zaposlenega) ali
• je zapisano neposredno v besedilu odredbe (običajno so v odredbi/protokolu posamezna navodila sestavljena kot samostojni odstavki besedila in oblikovana tako, da je takoj jasno, kaj, komu in kdaj je treba storiti); v skladu s tem je vsaka postavka - naloga / navodilo pod nadzorom posebej),
• kadar izvajalec ni neposredno določen, se določi v skladu z razdelitvijo odgovornosti v organizaciji.

Če je v sklepu / navodilu vodje navedenih več izvajalcev, je oseba, ki je prva navedena v sklepu, odgovorna za izvršitev dokumenta / navodila in s tem organizira njegovo izvedbo.

Navodila lahko sledijo iz besedila dokumenta ali pa so »samostojna«, tj. nedokumentirani in kljub temu predmet nadzora njihovega izvajanja. Če je naročilo izdelano na podlagi dokumenta, vsebuje povezavo na osnovni dokument (glej izpolnjevanje prvih štirih stolpcev v tabeli na sliki 1). Navodila izdajajo vodje na vseh ravneh. Vsaka organizacija pa se sama odloči, katere dokumente/navodila bo dala pod nadzor. Običajno so to vsa navodila vodje organizacije in njegovih namestnikov. kako večja količina dokumentov v organizaciji, bolj je pomembna racionalizacija dela spremljanja izvrševanja dokumentov in čim bolj selektivno organizacija pristopa k rešitvi vprašanja »kaj bomo nadzirali« - tu je pomembna zlata sredina. Torej se nadzor nad izvajanjem navodil izvaja od prve osebe, to pa izvaja služba vrtca ali tajnik.

Navodila morajo biti jasno in nedvoumno oblikovana:

• samo naročilo;
• obdobje izvršitve;
• izvršitelj (možno je, da naročilo izvede več oseb, takrat se ena določi za odgovornega izvršitelja, ostali pa se štejejo za soizvajalce).

Pri oblikovanju navodil se je priporočljivo držati preprosta pravila: formulacije naj bodo kratke, jedrnate, odpravljajo dvoumnost interpretacije in imajo jasno opredeljen in merljiv rezultat.

Med izvajanjem naročila so možna naslednja dejanja:

• avtor lahko spremeni rok za izpolnitev naročila;
• avtor lahko zamenja odgovornega izvajalca naloge;
• izvajalci ustvarjajo poročila o rezultatih izvedbe;
• avtor ima možnost vrniti naročilo v popravek ali potrditi rezultat izvedbe.

Če je bila naloga razdeljena med soizvajalce, prejme odgovorni izvajalec njihova poročila o delu. On je tisti, ki v imenu ustvari končno enotno poročilo in ga pošlje avtorju.

Nadzor nad roki

Nadzor nad roki za izvedbo dokumentov / nalogov izvaja služba za podporo dokumentaciji upravljanja (DOU), v majhni organizaciji pa tajnik.

Tehnologijo spremljanja rokov lahko razdelimo na naslednje postopke:

• evidentiranje vseh pod nadzorom dokumentov, navodil, navodil in vodstvenih nalog;
• preverjanje pravočasne dostave dokumenta izvršitelju;
• prilagoditev podatkov o nadzorovanih dokumentih ob spremembi rokov za izvršitev, prenosu dokumentov od izvršitelja do izvršitelja, od oddelka do oddelka (to beležimo v polje »Stanje izvršitve«, glej sliko 1);
• opomnik izvajalcem in vodjem oddelkov o prisotnosti neizpolnjenih dokumentov in navodil;
• obveščanje vodij (oddelkov in organizacij) o stanju in napredku izvajanja dokumentov;
• vnašanje podatkov o izvedbi dokumentov;
• analiza stanja in stopnje izvedbene discipline za organizacijo kot celoto, po strukturnih oddelkih, strokovnjakih, vrstah dokumentov in drugih vidikih.

Roki dokumente je mogoče opredeliti:

Kot lahko vidite, rok za izvedbo naročila običajno določi njegov avtor. Sprejemajo se naročila, ki vsebujejo navodila "nujno", so predmet izvedbe v roku 3 dni. Navodilo "takoj" predvideva 1-dnevni rok za izvedbo naročila. če datum izvedbe v nalogu ni naveden, je predmet izvršitve v 1 mesecu od datuma podpisa (do ustreznega datuma naslednjega meseca in če v naslednji mesec te številke ni, potem do zadnjič mesec). Če zadnji dan roka za izvedbo naročila pade na dela prost dan, je predmet izvršitve prejšnji delovni dan.

Za dokumente, ki vsebujejo kompleksno nalogo, se lahko določijo dolgi roki (več mesecev, šest mesecev, leto). V tem primeru je potrebno nalogo razdelite na stopnje in korak za korakom spremljajte dokončanje naloge.

Nadzor termina vključuje:

• trenutni nadzor,
• koristno in
• končna kontrola.

Glavni vrsti nadzora sta tekoči in preventivni.

Spodaj trenutni nadzor razumeti dnevno pripravo informacij o dokumentih, ki jim danes poteče veljavnost. Tekoči nadzor izvajamo tako, da dnevno preverjamo napredek dokumenta in izvajalca opominjamo na potek izvedbenega roka in potrebo po dokončanju dela na dokumentu. Odgovorni za nadzor izvajanja (v manjšem podjetju - tajnica) dnevno, praviloma na začetku delovnega dne, ugotavljajo in sestavljajo seznam dokumentov, ki jim roki potečejo danes.

Trenutni nadzor pomaga ustvariti delovni načrt za dan. Takoj pokaže, katere naloge je treba opraviti danes (rešiti vprašanje na sestanku, podpisati dokument, poslati faks itd.). Zato je nadzor nad roki za izvedbo dokumentov funkcija, ki je nujno predvidena v opis dela tajnica direktorja. Vsak dan pri identifikaciji dokumentov, katerih roki se iztečejo, tajnik ugotovi možnost pravočasne rešitve vprašanja in če so roki zamujeni, to sporoči vodji.

Med preventivni nadzor sestavimo poročila in obvestimo izvajalce o dokumentih, katerih roki potečejo v 2-3 dneh (v naši organizaciji to naredimo 4 koledarske dni vnaprej). In potem ima zaposleni še vedno čas, da težavo reši pravočasno.

Nadzorni položaj je zelo pomemben. Le usmerjenost nadzora v pomoč zaposlenim in ne v ugotavljanje pomanjkljivosti, želja po pomoči, opominjanju in ne inkriminiranju lahko zagotovi največjo učinkovitost nadzorne službe.

Sistematično preverjanje izvajanja, ki ga spretno in pravilno izvaja zaposleni, ki taktno opozarja, da je dokument potreben pravočasno, da je blaginja podjetja odvisna od pravočasne rešitve vprašanja itd., Poudarja potrebo po tem zaposlenem in njegova prizadevanja. Poleg tega "indeks časovne kartice" pomaga pri načrtovanju delovnega dne vodje, saj odraža dogodke in naloge za določen datum.

Če se po prejemu dokumenta ali med njegovo izvedbo s strani izvajalca izkaže, da ga ni mogoče pravočasno izvršiti, se o tem obvesti upravnika (avtorja takega naročila), ki ima pravico preložiti rok za izvedbo. izvedba dokumenta. Če upravnik podaljša rok, tajnik v skladu z njegovimi navodili v vpisnico vpiše nov rok.

Vprašanje preložitve roka za izvršitev dokumenta je treba postaviti najpozneje 1 dan pred iztekom ciljnega datuma. Preložitev roka za nazaj ni dovoljena in je v avtomatiziranih sistemih praviloma načeloma nemogoča.

Pri dokumentih z dolgim ​​(večmesečnim) rokom izvajanja lahko spremljamo vmesne faze izvajanja z beleženjem podatkov o poteku izvajanja (to naredimo v polju »Status izvrševanja« v registracijskem kartonu dokumenta).

Pogosto reševanje zadeve zahteva zaporedno delo na dokumentu več izvajalcev ali usklajevanje dokumenta z več službami. V teh primerih je treba nadzorovati čas hrambe dokumenta pri posameznem izvršitelju. Pri prenosu dokumenta je treba zabeležiti dejstvo prenosa. Vpis običajno opravi tajnik enote, ki posreduje dokument. V polju »Status izvedbe« odražamo gibanje dokumenta in datum njegovega prenosa.

Ko se pojavijo dokumenti potekel izvedba njihov seznam se še isti dan natisne in sporoči upravniku.

Če se pravica do registracije dokumentov lahko podeli širokemu krogu zaposlenih, potem spremembe, ki odražajo napredek njegovega izvajanja, praviloma izvaja samo en odgovorni uslužbenec: pomočnik sekretarja ali specialist za predšolsko vzgojo.

Odstranjevanje dokumenta iz nadzora se izvede šele po popolni izvršitvi dokumenta: izvršitev sklepa upravitelja, priprava odzivnega dokumenta, prejem odgovora na izhodni dokument ali druga dokumentirana potrditev dejstva izvršitve. Rezultat izvedbe dokumenta je treba zabeležiti v registrski kartici (na primer, "poslano je bilo vabilo", "poslano je bilo pismo od ... št....", itd.). Registrska kartica vsebuje tudi podatke o datumu izvršitve dokumenta in navaja številko zadeve po nomenklaturi, v kateri je izvršeni dokument vložen.

TO končna kontrola vključujejo analitično delo za povzetek delovne discipline in delovnih rezultatov zaposlenih v oddelku ali organizaciji kot celoti. Končno kontrolo izvajajo zaposleni (služba), odgovorni za spremljanje izvajanja, ali tajnik organizacije v določeni frekvenci (tedensko, mesečno, četrtletno). Rezultati naknadne kontrole se odražajo v končnih kvantitativnih in kataloških poročilih o stanju izvajanja nalog (kontrolirani dokumenti). To omogoča vodstvu, da ve, kaj določen zaposleni (oddelek) počne in kako potekajo stvari na določenem področju dejavnosti (reševanje določenega vprašanja).

Končna kontrola je v obvezni kombinaciji s preventivno kontrolo spodbuden dejavnik za večjo disciplino zaposlenih.

Primer kontrole naročila v MS Excelu

Zdaj bomo pokazali, kaj je mogoče avtomatizirati z uporabo standardnih zmogljivosti MS Excel. Za začetek odprite nov delovni zvezek MS Excel in ustvarite tabelo v njej s polji/stolpci/grafi, prikazanimi na sliki 1. To je glavna tabela, ki prikazuje informacije o pravočasnem nadzoru izvajanja naročil v naši organizaciji.

Nato v ločeno celico vstavite formulo, tako da, ko odprete tega lista MS Excel je vedno nad tabelo je bil prikazan trenutni datum(označeno s številko 1 na sliki 1). Potem nam bo koristila pri vsakdanjem delu z mizo. To lahko storite na dva načina:

Slika 2

Strni oddajo

V tej tabeli lahko filtrirate vrstice (tj. nadzorovana naročila) glede na različne kriterije. Toda za to morate omogočiti filter:

Slika 3

Gumb na zaslonu za omogočanje filtra v MS Excel 2007 in 2010

Strni oddajo

Slika 4

Kriteriji za filtriranje vrstic tabele po vsebini stolpcev v MS Excel 2007 in 2010

Strni oddajo

Kriteriji filtriranja, prikazani zgoraj, so se pojavili kot rezultat klika na sivi kvadratni gumb filtra v stolpcu »Umetniki« (označen s številko 1). Celice tega stolpca so zapolnjene z besedilom, zato nam je program ponudil naslednje možnosti:

2 - prvič, lahko filtriramo enega ali več izvajalcev in pustimo "kljukice" samo za njih; lahko izbiramo tudi samo prazne vrstice, pri čemer pustite "kljukico" samo pri zadnjem elementu na seznamu; če pustimo potrditveno polje na poziciji »Izberi vse«, potem filtriranja po tem kriteriju ne bo (to je zdaj prikazano na sliki);

3 - drugič, filtrirate lahko po besedilu v celicah stolpcev, vendar je to merilo bolj primerno pri delu s stolpcem »Povzetek« dokumenta itd. Na primer, če se ne spomnimo natančno naslova, vendar se spomnimo ključna beseda, ki bi moral biti v njem, potem morate izbrati element »vsebuje ...« in vnesti to besedo brez konca, nato pa bodo kot rezultat filtra na zaslonu ostale samo vrstice, ki imajo besedo, ki smo jo vnesli z različne končnice v polju »Povzetek«.

Filter lahko odstranite tako, da izberete istoimenski ukaz – označen s številko 6. Če ste filtrirali vrstice tako, da v več stolpcih podate različna izbirna merila, boste z enkratno izbiro tega ukaza odstranili filter samo v stolpcu, kjer ste izbrali ukaz, pri čemer bodo ostali filtri v drugih stolpcih ostali veljavni - vsakega od njih je treba odstraniti posebej. V tistih stolpcih, v katerih je filter omogočen, se gumb za klic filtra spremeni v sliko omogočenega gumba filtra.

Če je stolpec, po vsebini katerega želimo filtrirati vrstice tabele, zapolnjen z datumi, nam bo program namesto besedilnega filtra ponudil drugega - posebnega za datume - označenega s številko 4: izberemo lahko ne samo določen datum, ampak tudi pozneje ali prej kot določen datum ali omejeno časovno obdobje, včeraj, danes ali jutri itd.

Naša tabela ima 3 stolpce z datumi.

Številčni filter (označen s številko 5) je posebej zasnovan za delo s stolpci, katerih vsebina je številka (v našem primeru je to registrska številka dokumenta).

Slika 5

Kriteriji za filtriranje vrstic tabele po vsebini stolpca v MS Excel 2003

Strni oddajo

V MS Excelu 2003 se filter po vsebini stolpca imenuje na enak način zaslonski gumb, kot v novejših različicah programa, vendar se s klikom nanj odpre en splošen seznam za izbiro določene vrednosti celice ali nastavitev bolj zapletenega pogoja filtriranja, ki je že individualno prilagojen za besedilo, datume ali številke - zažene se v ločeno zaslonsko okno po izbiri elementa seznama »(Stanje ...)«.

Sliki 4 in 5 jasno prikazujeta Po katerih kriterijih lahko zdaj filtriramo? vrstice tabele v MS Excelu različne različice. Naročila bomo lahko filtrirali po izvajalcih, njihovih avtorjih, rokih, podatkih nadzorovanih dokumentov in morebitnih drugih informacijah, vnesenih v preglednico. Poleg tega bo mogoče filtrirati hkrati po več kriterijih, na primer:

• Za katera naročila se danes izteče rok za določenega izvajalca:
  v stolpcu »Izvajalci« izberite želenega delavca (glej številko 2 na sliki 4), v stolpcu »Rok zapadlosti« pa filtrirajte vrstice, katerih datum ustreza kriteriju »danes« (številka 4 na isti sliki) oz.
• Komu je ta mesec naš izbrani voditelj dal navodila:
  v stolpcu »Avtor naročila« izberemo upravitelja, ki ga analiziramo (številka 2 na sliki 4), v stolpcu »Rok izvedbe« pa filtriramo datume, ki spadajo pod kriterij »Ta mesec« (številka 4), itd.

Zdaj vas bomo naučili, kako lahko konfigurirate program tako, da ko odprete datoteko samodejno prejema informacije o tem, katera naročila je treba dokončati, na primer po 4 dneh, da nastopajoče o tem predhodno obvesti. Da bi to naredili, smo v tabeli zagotovili poseben stolpec, ki smo ga poimenovali »Razdelitveno obdobje«. Zdaj pa ga konfigurirajmo:

• izberite celico I6 (v prvi vrstici stolpca po meri) in vanjo vnesite znak »=«;
• z miško kliknite na sosednjo celico J6 (v isti vrstici, vendar v stolpcu »Rok zapadlosti«) in videli boste, da je vključena v formulo za izračun vsebine celice I6;
• nato nadaljujte z dodajanjem formule med zaznamke tako, da na tipkovnici vtipkate »-4«;
• Na tej točki je izpolnjevanje formule končano (njeno trenutno stanje je vedno mogoče videti v vrstici s formulo, ki se nahaja nad Excelovim listom, glejte simbol 1 na sliki 7, dobimo "=j6-4"). Zdaj pritisnite na tipkovnici Vnesite- in rezultat izračuna vdelane formule se prikaže v celici tabele;
• po tem lahko formulo kopirate v naslednje vrstice tabele in potem bo v njih v stolpcu »Rok razdelitve« datum vedno 4 dni prej kot v stolpcu »Rok zapadlosti«: z miško pokažite desno spodaj. kot celice I6 (medtem ko mora biti kazalec "miške" v obliki črnega krepkega križa), kliknite levi gumb"miško" in, ne da bi jo spustili, povlecite navzdol do konca stolpca, nato spustite gumb. V stolpcu I boste videli datume vseh zahtevanih opozoril (številka 2 na sliki 7);
• Nato se lahko prepričate, da so v stolpcu »Distribucijsko obdobje« celice s trenutnimi samodejno označene z barvo, tj. današnji datumi (1. oktober bodo nekatere celice, 2. oktober pa druge itd.). Če želite to narediti, morate uporabiti funkcijo pogojnega oblikovanja. V MS Excel 2007 ali 2010 se to naredi takole:
  • izberite vse celice tabele v stolpcu »Obdobje distribucije«, ki se nahaja pod »glavo«;
  • kliknite gumb Pogojno oblikovanje v skupini Slogi na zavihku domov(glejte sliko 6), izberite ukaz Pravila izbire celic in v plošči, ki se odpre na levi ali desni, izberite ukaz datum. Odpre se pogovorno okno z enakim imenom, v katerem sta dva seznama (slika 8): na levi strani morate izbrati položaj Danes, in na desni - način za oblikovanje celic, ki izpolnjujejo ta pogoj, na primer, Svetlo rdeče polnilo in temno rdeče besedilo. Naslednji klik V redu.

Slika 8 prikazuje, kako izgleda končana tabela s pogojnim oblikovanjem. Z odpiranjem te tabele na primer 13. avgusta 2012 lahko strokovnjak zlahka ugotovi, katera obvestila so poslana.

Lahko zagotovite prisotnost zadnjega "tehničnega" stolpca v tabeli, v njej morate v vsako vrstico postaviti številko 1. Nato boste pri filtriranju po enem ali več merilih vedno hitro prešteli število filtrirane vrstice. Če želite to narediti, z miško v tem stolpcu izberite preostale celice na zaslonu - MS Excel bo izračunal vsoto njihovih vrednosti in jo zapisal v spodnjo referenčno vrstico pod Excelovim listom.

Slika 6

Pogojno oblikovanje

Strni oddajo

Roke za izvedbo dokumentov je mogoče razlagati različno. Na primer, kdaj naj se rok začne računati (od dneva izdaje naročila ali dan po njem)? Ali naj se šteje v koledarskih ali delovnih dneh? Kaj storiti z dokumenti, katerih rok je konec tedna? Kaj pa, če rok sploh ni naveden? Na vsa ta vprašanja je podrobno odgovorjeno, veliko pa je pojasnjeno s primeri (skupaj 16) v članku »Kako določiti roke? "na 12. strani revije št. 8" 2011

Nerealno je nadzorovati izvajanje vseh dokumentov organizacije. Zato vam bodo pomagala priporočila za določitev seznama dokumentov, ki so predmet nadzora izvršitve. Izvedeli boste, kakšni so običajno določeni roki in kako to poteka ter kako lahko nadzirate ustne naloge. Oglejte si članek »Kaj bomo nadzorovali? "na 30. strani revije št. 7" 2011

Aplikacija Nadzor izvajanja naročil je čudovito orodje, ki vam bo v pomoč pri nadzoru izvajanja naročil v vaši organizaciji. Kljub svoji preprostosti je program zelo učinkovit. Pripomoček »Nadzor izvajanja naročil« je bil napisan v Microsoft Excel, zato so glavno delovno okolje tega programa tabele. Uporabnik konfigurira strukturo tabel naročil na način, ki mu ustreza.

Program je večuporabniški, z možnostjo določanja pravic dostopa. Na primer, za navadnega zaposlenega bo na voljo samo funkcija ustvarjanja poročila za vodje. Pravice dostopa konfigurira skrbnik. Za katero koli polje tabele lahko povežete referenčne knjige, ki dajejo Dodatne informacije. Statusi nalog (dokončano, v teku, ni dokončano) se izračunajo samodejno. Program samostojno ustvarja poročila, lahko ustvarite predloge. Poročila je mogoče izvoziti v elektronski obliki. Da bi uporabnikom omogočili hitro obvladovanje tega programa, je bil dodan sistem usposabljanja. Čeprav uporaba tega pripomočka ne bo težka, še posebej za nekoga, ki je delal v Excelu.

26. februar 2010 ob 15.19

Alexey Afanasyev, direktor kakovosti podjetja InterTrust

V številnih ruskih podjetjih, zlasti tistih z izkušnjami Zadnja leta hitre rasti, opazimo isti problem: nezmožnost uradnikov organizacije zagotoviti kakovosten in ustrezen nadzor nad izvajanjem njihovih navodil. Običajno nova podjetja trpijo zaradi te težave, medtem ko tiste organizacije, ki imajo še sovjetsko preteklost, kot tudi uprave občinskih, regionalnih in zveznih oblasti, precej učinkovito uporabljajo izkušnje direktivnega upravljanja, ki je bilo še posebej priljubljeno pri nas pred perestrojko. . Članek si za glavni cilj zastavlja prenos izkušenj na področju spremljanja izvrševanja navodil vodilnih delavcev v sodobna podjetja.

Skoraj vsaka vrsta vodstvene dejavnosti organizacije je povezana z izvrševanjem navodil njenega vodstva, zato je pomembno vzpostaviti nadzor nad izvrševanjem navodil. Navodila lahko:

● prilepljene v obliki sklepov na interne in vhodne dokumente (npr. na dopise in pisma);

● oblikovati v upravnih aktih kolegijskih organov (v zapisnikih) in posameznih organov upravljanja (v odredbah in navodilih).

V zvezi s pozivi občanov ugotavljamo naslednje. Formalno je postopek dela z njimi enak obdelavi dohodne korespondence, vendar so roki urejeni z veljavno zakonodajo na zvezni ravni, ki jo morata upoštevati tako upravljavec, ki določa roke, kot izvajalec, ki je poklican. spoštovati te roke.

Veliko dokumentov je v postopku obdelave življenski krog mogoče postaviti pod nadzor. Vidimo tako odtis štampiljke s črko »K« kot besedo »Kontrola«, napisano z rdečim peresom ali izdelano v obliki odtisa (glej primer 1). Namen takih opomb je en - opozoriti na potrebo po nadzoru navodil, navedenih v besedilu dokumenta ali v resoluciji na njem (v našem primeru dohodno pismo vsebuje resolucijo z navodili Ignatove Yu.S. , kaj je treba narediti in kdaj). Do zaključka izvršbe se tovrstni dokumenti hranijo v posebni mapi. Po zaključku izvršitve se o tem naredi zaznamek na dokumentu (v primeru 1 je v spodnjem desnem kotu dne 10.07.2009 narejen zaznamek o sklenitvi pogodbe in vložitvi dokumenta v datoteko št. 08-24).

Postavitev nalog za izvajalce

Kdo oblikuje vrstni red? To delajo menedžerji na vseh ravneh. Samo običajno je nadzor nad izvajanjem navodil prve osebe ali celotnega najvišjega vodstva organizacije, s tem pa se ukvarja služba predšolske vzgojne ustanove. In navodila nižjih vodij - vodij oddelkov praviloma obravnavajo zaposleni v istih oddelkih, odgovorni za pisarniško delo v njih.

Zdi se, da bi moralo besedilo resolucije ali upravnega dokumenta že jasno in nedvoumno oblikovati:

● samo naročilo,

● rok,

● določen izvajalec.

Če vsaj eden od teh pogojev ni izpolnjen (kar se zgodi), je potreben ločen zaposleni, ki lahko jasno preoblikuje zahteve vodij in jih po potrebi razdeli na manjše, vendar z jasno opredeljenimi izvajalci.

Pri oblikovanju navodil je priporočljivo upoštevati naslednja preprosta pravila: besedilo naj bo kratko, jedrnato, čim bolj odpravlja dvoumnost interpretacije in ima jasno opredeljen in merljiv rezultat. Vse to vam bo omogočilo, da ne boste izgubljali časa za dodatna pojasnila naročila. Po drugi strani pa to izvajalcu daje cilj, avtorju naročila pa zaupanje, da bo rezultat izvajalčevih dejanj pričakovan.

Tukaj so primeri nejasnih formulacij in ustreznih pravilnih besedilnih struktur:

Ko organizacija vzpostavi nadzor nad izvajanjem navodil, se dokaj kmalu začnejo dokumenti spreminjati: namesto splošnih zahtev se pojavijo kratka in popolna navodila z določenim izvajalcem, rokom in pričakovanim rezultatom. To bistveno poveča učinkovitost upravljanja podjetja, kar skoraj takoj opazijo tako vodstvo kot lastniki.

Rok za izvedbo naročila

Roke za izvedbo naročil v organizaciji praviloma določi avtor – vodja, ki je naročilo izdelal. V nekaterih primerih se lahko rok za izvedbo naročil določi z lokalnim aktom organizacije ali zunanjim regulativnim dokumentom.

Tukaj citiramo vzorčne predpise o interakciji zveznih izvršnih organov:

Fragment dokumenta

Vzorčni predpisi za interakcijo med zveznimi izvršnimi organi, odobreni. Uredba Vlade Ruske federacije z dne 19. januarja 2005 št. 30, kakor je bila spremenjena 21. februarja 2008 Naročilo je predmet izvedbe v roku, določenem v njem. Če je kot rok za izvršitev določeno časovno obdobje, se za njegov začetek šteje datum podpisa naročila. Naročilo z navodilom »nujno« je predmet izvedbe v 3 dneh. Navodilo "takoj" predvideva 10-dnevni rok za izvršitev naročila. Če v nalogu rok za izvršitev ni naveden, je predmet izvršitve v roku 1 meseca od dneva podpisa (do ustreznega datuma v naslednjem mesecu, če tega datuma v naslednjem mesecu ni, pa do zadnji dan v mesecu). Če zadnji dan roka za izvedbo naročila pade na dela prost dan, je predmet izvršitve prejšnji delovni dan.

Za izboljšanje sistema vodenja organizacije je pri naročilih, ki so dana v nadzor, smiselno poenotiti roke izvedbe – spraviti jih na enotno osnovo, ki je vzpostavljena v organizaciji. Na začetku mora biti taka odločitev dokumentirana v lokalnem aktu, na primer v Navodilih za upravljanje urada. Tudi sprememba roka bi morala biti možna samo v primerih, ki so dokumentirani v lokalnih aktih organizacije. In seveda bi moral uvedeni sistem računanja rokov ustrezati zdravi pameti. Navsezadnje je težko najti bolj demotivirajoč dejavnik za izvajalca kot nemogoča naloga.

Navedli bomo primere več besedil navodil in pojasnili, kateri datum za vsako od njih se bo štel za zadnji rok za pravočasno izvršitev navodila. To je zelo pomembno, ker ... Glede tega vprašanja pogosto prihaja do zmede.

Dokaj pogosta situacija je, ko en vodja zaupa dokončanje naloge drugemu vodji na nižji ravni, ta pa po lastni presoji spusti nalogo na drugo »nadstropje nižje«. Tako gre naročilo skozi roke več upravljavcev, preden pride do končnega izvajalca. Res je, če gremo po tej lestvici navzdol, se lahko naloga »razveji« na več »podnalog«, ki jih izvajajo različni ljudje ob različnih časih. Ta sistem se imenuje ustvarjanje "ugnezdenega reda".

Pri oblikovanju Za "ugnezdena" naročila je pomembno zagotoviti začasno rezervo. V zvezi s “starševskim” naročilom mora biti vsaj 1 do 3 delovne dni. Priporočljivo je, da se izognete prevelikemu "gnezdenju" navodil in iz verige izključite tiste menedžerje, ki le "podajajo štafeto naprej". Če obstaja izvršitelj, ki je odgovoren za izvedbo celotnega naročila kot celote, se imenuje »odgovorni izvršitelj«.

Kot primer, ko je rok za izvršitev naročila urejen z zunanjim regulativnim dokumentom, navedimo zvezni zakon št. 59-FZ "O postopku obravnave pritožb državljanov v Ruski federaciji." V skladu s tem dokumentom je najdaljši rok za obravnavo pisne vloge državljana Ruske federacije 30 dni in se začne obravnavati od trenutka registracije takega dokumenta (zakon dodeljuje 3 dni za ta postopek od v trenutku prejema vloge).

Če na primer občan potrebuje pomoč organa lokalne samouprave pri uveljavljanju svojih pravic, potem je potrebno časovno obdobje za to pogosto močno daljše od 1 meseca. V takem primeru se prosilcu v enem mesecu pošlje pisni odgovor, ki njegovega vprašanja ne rešuje vsebinsko, temveč jasno opisuje postopek za nadaljnjo pomoč organa. V samem organu je treba odredbo, oblikovano na podlagi obravnave tovrstne pritožbe, postaviti pod delovni nadzor z rednim poročanjem o razvoju situacije vodji – avtorju odredbe.

Pogosto se zgodi, da državljani svoje pozive naslovijo napačno. In potem jih naslovnik ne obravnava, temveč jih posreduje organu ali uradni osebi, v čigar pristojnosti je vprašanje. Zakon za to dodeli 7 dni od datuma registracije vloge. V tem primeru je občan o takšni preusmeritvi obveščen. In, mimogrede, zakon jasno prepoveduje pošiljanje pritožb v obravnavo organu ali uradniku, čigar odločitev ali dejanje (nedelovanje) se pritožuje.

Postopek spremljanja izvrševanja naročil

Zdaj, ko imamo osnovne informacije o pripravi navodil, je treba podrobno razmisliti o postopku spremljanja izvajanja navodil.

Upoštevajte, da v določenem podjetju se lahko izvajajo dela za nadzor izvrševanja naročil:

● ročno z uporabo datoteke registracijskih in kontrolnih kartic (RCC);

● v sistemu za elektronsko upravljanje dokumentov, kjer ostaja sestava podatkov, zapisanih v »elektronskih karticah«, enaka, vendar se številne operacije obveščanja izvajalcev in generiranja poročil o disciplini izvajanja izvajajo samodejno;

● obstaja tudi vmesna možnost, ko se za olajšanje dela uporabijo zmožnosti MS Excela - naročila, dana v kontrolo, so opisana v obliki tabele, v kateri nato filtrirate podatke po izvajalcih, rokih ipd. Glej.

V fazi "Oddaja v kontrolo" uslužbenec pisarne registrira naročilo. Če je vsebovan na dokumentu, se nanj odtisne žig »K« ali »Kontrola« ali pa se isto napiše s svetlim peresom, možno pa je tudi, da dokument preprosto premaknete v mapo nadzorovanih naročil.

Izvršitelj, ki prejme naročilo, se mora z njim seznaniti in pred iztekom roka, navedenega na naročilu, opraviti v njem določene naloge. Če mora izvajalec prenesti delo, ki ga opravljajo drugi njemu podrejeni zaposleni, potem ustvari naročila nižje ravni, kot smo že omenili.

Če izvajalec ugotovi, da rok ne ustreza zmožnosti dokončanja določenih nalog v roku, zaprosi vodjo, ki je izdal nalog, za preložitev roka izvedbe. V drugem primeru, če izvršitelj ugotovi, da je izvedba naročila izven njegove pristojnosti in področja odgovornosti, lahko zaprosi za popolno ali delno preklic naročila.

Če se upravnik odloči za prestavitev rokov ali preklic naročila, o tem obvesti odgovorno osebo za kontrolo rokov. V vsakem primeru mora izvršitelj zahteve za prestavitev ali preklic naloge posredovati upravniku pred potekom kontrolnega roka za nalog.

« Nadzor nad izvrševanjem meritornih navodil» običajno izvaja delavec, ki je dovolj kompetenten, da oceni ustreznost doseženega rezultata izvedbe za nalogo, zastavljeno v nalogi. Takšno kontrolo lahko prične pristojni delavec po prejemu poročila o delu in jo lahko zaključi bodisi z odvzemom iz kontrole ali vrnitvijo v revizijo.

Postopek za "Odstranitev nadzora" nad naročilom izvede zaposleni, ki je preveril izvršitev naročila glede na njegovo utemeljenost, pa tudi, če vodja ugodi zahtevi za popolno odstranitev naročila.

V sklopu odra " Kontrola izvedbe v roku» namenski uslužbenec nadzoruje roke za izvedbo vseh aktivnih, torej trenutno izvajajočih se naročil hkrati (če se takšno delo v organizaciji izvaja ročno ali z uporabo MS Excela, potem to praviloma opravi tajnica avtorja naročila ali delavcev službe predšolske vzgojne ustanove). Trenutno večino tega dela lahko opravijo sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov, ki izvajalce obveščajo o rokih za dokončanje izvedbe naročil. Obvestilo je presečno opozorilo za vsa naročila, ki niso bila odstranjena iz nadzora (glejte primer 4).

Obremenitev posameznega izvajalca se nenehno povečuje in posledično začne padati delovna disciplina delavcev zaradi elementarne pozabljivosti. Periodično obveščanje zaposlenih, na primer tedensko, vam omogoča jasno razumevanje obsega nalog, ki jih je treba izvesti, in krmarjenje po rokih za poročanje.

Informacijski list je lahko kratek (glej) ali bolj popoln, s sestavo informacij, predstavljenih v tabeli iz. Mimogrede, če v taki tabeli MS Excel filtriramo naročila za določenega izvajalca s prazno oznako za izvedbo, potem bomo s tiskanjem rezultata dobili drugo različico informativnega lista za izvajalca.

Če takšne liste ustvari EDMS, je primerno, da v tabelarični obliki vključite stolpec s številom preostalih dni do konca obdobja izvajanja. Zelo priročno je tudi razvrščanje naročil po roku veljavnosti - to izvajalcu omogoča hitro navigacijo in učinkovitejše upravljanje lastnega delovnega časa.

Poročanje o delovni disciplini

Nekatere organizacije izvajajo vmesno poročanje izvajalcev. Če je treba redno spremljati potek izvajanja posebej pomembnih naročil, njihovi avtorji besedilu naročila dodajo informacijo o potrebi po periodičnem, na primer tedenskem poročanju, ki mora biti zagotovljeno v celotnem obdobju izvajanja. Vmesno poročilo o poslovanju je običajno pripravljeno v poljubni pisni obliki ali v obliki memoranduma. Takšna poročila lahko pripravijo:

● izvajalec sam

● njemu podrejeni tajnik,

● delavec, odgovoren za delovno disciplino v podjetju.

Za spremljanje ravni delovne discipline v organizaciji občasno ali na zahtevo vodstva se pripravi več vrst poročil, ki se lahko nanašajo na delovno disciplino:

● samostojni vodstveni delavec;

● posebna delitev

● organizacija kot celota;

● navodila določenega upravljavca ipd.

Informacije so povzete v obliki statističnega povzetka za vodstvo o dostavljenem, izvršenem in tudi prenosu na drugega obdobje poročanja navodila. Za učinkovitejše obvladovanje delovne discipline se uporabljajo različni modeli poročanja. Možnosti za oblike poročanja so predstavljene v in po mnenju E. Kameneva.

Ker so takšna poročila pripravljena za organizacijo kot celoto in posebej za njene oddelke, so v razdelku izvajalcev vključeni samo tisti uradniki, ki jim vodja neposredno daje navodila. Na primer za generalni direktor to bodo njegovi namestniki in vodje področij delovanja, za vodjo oddelka pa bodo to vodje oddelkov in po možnosti sektorjev.

Tudi če organizacija nima popolne avtomatizacije pretoka dokumentov skozi EDMS, je takšen dokument zelo priročno pripraviti in vzdrževati v sistemu preglednic Microsoft Excel ali OpenOffice.org Calc. Ti sistemi imajo precej podoben vmesnik in funkcionalnost, lahko pomagajo pri avtomatizaciji računovodstva in poročanja v malem in srednje velikem podjetju. Glavna stvar je jasno vedeti, kaj točno morate dobiti kot rezultat.

Mnenje

Preučili smo problematiko oddajanja in izločanja naročil iz nadzora ter metodologijo izvrševanja naročil in poročanja o spremljanju njihovega izvrševanja. Modeli direktivnega upravljanja, predlagani v članku, bodo pripomogli k jasnejšemu in preglednejšemu upravljanju organizacije.