Varje organisation står förr eller senare inför problemet med att övervaka de uppgifter som ledningen ställer. Alla löser det här problemet olika: vissa implementerar ett elektroniskt dokumenthanteringssystem, vissa sätter märken i registreringsböcker, andra sätter upp ett arkivskåp på gammaldags vis. I den här artikeln kommer vi att titta på problemet med att övervaka order som utfärdats av chefen angående inkommande och interna dokument från företaget, och vi kommer att presentera ett av alternativen för att organisera ett kontrollsystem med MS Outlook.

Vad är kontroll av uppgiftsutförande?

En beställning från en chef börjar vanligtvis med en lösning på ett inkommande eller internt (till exempel ett internt memo) dokument. Beslutet ska som bekant ange utföraren, uppgiftens innehåll och den tid inom vilken beställningen ska fullföljas.

Om organisationen inte har ett kontrollsystem, avslutar chefen som regel sitt arbete med dokumentet med en resolution, och utförandet av uppdraget förblir helt på exekutörens samvete. I bästa fall kommer regissören att göra en anteckning för sig själv i dagboken för att inte tappa de viktigaste sakerna ur sikte, men när volymen av inkommande dokument når flera tiotals eller hundratals per dag, kommer ingen dagbok att rädda honom.

Som ett resultat faller ansvaret för att övervaka utförandet på sekreterarens (eller alternativt en av kontorets anställda) ömtåliga axlar. På ett eller annat sätt är den registeransvariges uppgift att sätta sig in i resolutionen, föra ordern till verkställaren och se till att den fullföljs i tid.

Är alla dokument under kontroll?

I början, när ett dokumentkontrollsystem bara dyker upp i din organisation, är det bättre att bara kontrollera en del av dokumenten. Vilka - låt ledaren bestämma personligen. För det första blir det lättare för kontrollanten, och för det andra kommer den negativa (som alltid händer med förändringar) reaktion från anställda att jämnas ut. I framtiden kommer listan över dokument som skickas för kontroll gradvis att utökas. Låt oss säga att i det första skedet fattades ett beslut om att övervaka genomförandet av instruktioner om klagomål som mottagits från individer och på begäran från statliga myndigheter.

Men om ett företag omedelbart går över till elektronisk dokumenthantering, finns det inga problem att välja: EDMS-program spårar automatiskt sökvägen till varje dokument.

Skapa en uppgift iFRÖKEN Syn

Outlook först - e-postklient, som kan ersätta ett elektroniskt dokumenthanteringssystem endast när det gäller kommunikation mellan användare; den gör allt framgångsrikt nödvändiga funktioner, i synnerhet övervakning av utförandet av uppgifter och generering av rapporter.

En oumbärlig förutsättning för att organisera kontrollen iFRÖKEN Syn: chefens beslut måste på ett eller annat sätt förkroppsligas i i elektroniskt format. Kontrollören måste antingen skanna dokumentet med upplösningen för att bifoga denna fil till uppgiften, eller reproducera texten i resolutionen manuellt i uppgiftens brödtext.

För att skapa en uppgift för en användare, starta MS Outlook och in topp meny välj kommandon sekventiellt Fil, Skapa Och Beställa(Fig. 1), varefter ett nytt fönster öppnas - din framtida uppgift.

Figur 1. Skapar en beställning

Låt oss börja fylla i fälten. I den första av dem ( Till vem) ange adressen till den exekutor som utsetts av direktören.

Om det finns flera utförare skapas uppgiften för var och en separat (en funktion i programmet; annars kommer det att bli svårigheter att spåra uppgiften).

Andra fältet Ämne du behöver fylla i så korrekt som möjligt så att det redan är klart vad uppgiften avser, till exempel:

Ingång-234 daterad 2013-01-29.

Detta kommer att vara bekvämt för både kontrollern och artisten.

Nästa viktiga område för oss är Termin. Det upprättas baserat på deadlines för utförande av dokument som accepteras i ditt företag.

Vi påminner dig om att standardperioden som accepteras i praktiken av affärskommunikation är 30 kalenderdagar.

Nära fältet Termin Du kan välja uppgiftens betydelsenivå: låg, normal eller hög.

Fält Start, stat Och Redo När du skapar en uppgift, rör kontrollanten vanligtvis inte den, eftersom utföraren ännu inte har påbörjat exekveringen, och början av den tid som tilldelats för arbete kommer att vara det ögonblick då uppgiften skickas till utföraren.

På menyn alternativ Du kan schemalägga en uppgift att upprepa genom att klicka på motsvarande knapp.

Detta är relevant för till exempel månadsrapporter eller tillhandahållande av annan information med en viss frekvens.

Här ombeds du att välja en kategori (om du använder den) och lägga till en påminnelse för artisten.

Det är bekvämt att ställa in en påminnelse tre dagar före deadline: på önskad dag kommer entreprenören att få ett brev med motsvarande innehåll.

alternativ Håll en uppdaterad kopia av denna uppgift i din uppgiftslista Och Skicka mig en statusrapport när en uppgift är klar slås på och av med en bock i kryssrutorna.

På en notis!

Kryssrutan (från den engelska kryssrutan) är ett grafiskt element användargränssnitt, så att användaren kan styra en parameter med två tillstånd - ☑ på och ☐ av.

Textfältet skrivs in i bokstavsfältet - instruktionerna som krävs för att slutföra uppgiften. Om det inte finns några kan du ange standarden Läs resolutionen och utför instruktionerna.

Gå till menyfliken Föra in. Här bifogar vi en fil med ett beslutsbrev till uppgiften.

Efter det klickar du Skicka– och uppgiften går till ansvarig person (bild 2).

Fig 2. Skickar en uppgift för exekvering

Utförarens arbete med en uppgift

Entreprenören får ett brev med en bilaga som innehåller uppgiften. Efter att ha öppnat uppgiften kommer han att se en fil med chefens beslut, slutdatum och annan information som du skickade till honom (Fig. 3).

Ris. 3. Mottagande av uppdraget av utföraren

till Fig - på den här bilden finns ingen prick efter beställningen, men i den föregående finns det

Efter avslutat uppdrag ska utföraren upprätta en rapport. För att göra detta, i uppgiften, som i det vanliga e-post måste du välja alternativet Svar, skriv rapportens text och skicka den till kontrollanten.

Rapporten ska vara korrekt och innehålla aktuell information om slutförandet av uppgiften, och inte en enkel avanmälan Avslutad eller värre, OK.

Exempel på rapport om utförandet av en order:

En skrivelse den 30 januari 2013 nr 323 har skickats till motparten per post.

Att slutföra en uppgift

Efter att ha mottagit rapporten markerar kontrollanten uppgiften som slutförd. För att göra detta, högerklicka på uppgiften i listan över uppgifter och välj kommandot från rullgardinsmenyn För utförande, och då Markera som slutfört(Fig. 4).

Ris. 4. Att slutföra uppgiften

Rapportering

Övervakning av utförandet av order kommer att förlora all mening om kontrollanten inte regelbundet analyserar kvaliteten på utövarnas arbete. För att göra detta måste du skapa en rapport baserad på de parametrar som intresserar dig.

För att se hela listan över beställningar du har skickat, klicka på knappen i nedre vänstra hörnet av skärmen Uppgifter. En lista med uppgifter kommer att bildas i det centrala fältet och i den vänstra kolumnen Nuvarande åsikt Alla val kan göras. Vanligtvis använder kontrollerna vyer Detaljerad lista , Försenade uppgifter Och Av ansvarig(Fig. 5).

Fig. 5. Detaljerad lista över bidrag

Vilken lista som helst kan skrivas ut genom att välja lämpligt kommando i menyn Fil.

Reglera processen och arbeta med personal

Som är fallet med alla innovationer är det omöjligt att klara sig utan regler för processen för att övervaka utförandet av order. Det är lämpligt att inkludera regler för att fastställa och slutföra uppgifter i kontorets arbetsinstruktion. Om du inte har ett ännu kan du skapa ett separat dokument, "Regler..." eller "Instruktioner...". På ett eller annat sätt måste processen beskrivas så detaljerat som möjligt, och det är lämpligt att förse beskrivningen med skärmdumpar. Instruktionerna måste godkännas av generaldirektören.

Gå till nytt system kontroll innebär uppkomsten av ett antal nya regler som är obligatoriska för alla. Att följa dessa regler kommer dock inte att vara mycket besvärligt för dina kollegor.

för det första, varje anställd måste nu ha MS Outlook på hela tiden. Som en sista utväg, kolla din e-post minst två gånger om dagen.

För det andra kollegor måste komma ihåg: uppgiften, vars författare är sekreteraren, är inte hans (sekreterarens) infall. Detta är inget annat än en order från regissören, presenterad i elektronisk form. Det var direktören som utsåg utföraren och satte deadline för uppdraget, och det är faktiskt direktören som ska rapportera om genomförandet, och inte controller-sekreteraren.

Som du kan se är processen att ställa in uppgifter i MS Outlook ganska enkel och är ganska lämplig för ett litet företag där upp till 20 uppgifter ställs in dagligen. Huvudsaken är att var och en av instruktionerna som skickas på detta sätt är utformade så korrekt som möjligt: ​​den har en specifik adressat och deadline och skickas skriftligen. Slutförandet av arbetet med en uppgift registreras tydligt. Kontrollanten är i sin tur befriad från att ringa artisterna med påminnelser: han behöver bara se till att avrättningsrapporten kommer i tid.

Vi övervägde bara ett av alternativen för att automatisera systemet för att övervaka utförandet av order i en organisation. Liksom alla kontrollmetoder som vi listade i början av artikeln, har den här sin egen uppsättning fördelar och nackdelar. Men enligt vår mening är detta ett av de optimala budgetalternativen för ett företag som precis har börjat upptäcka elektronisk dokumenthantering.

Evgenia Kozhanova, specialist på förskoleutbildningsinstitutioner och personalregisterhantering

Till att börja med, låt oss komma ihåg reglerna för att övervaka utförandet av order, som vi senare kommer att börja automatisera med standardfunktioner i MS Excel.

Det finns kontroll över kärnan i att lösa problem och kontroll över deadlines för att slutföra uppgifter.

Materiell kontroll

Kontroll på meriter är en bedömning av hur korrekt, framgångsrikt och fullständigt problemet har lösts. Sådan kontroll utövas av chefen (för en institution eller avdelning) eller en särskilt behörig person. Ansvaret för korrekt och snabb lösning av frågor som återspeglas i dokumenten ligger hos cheferna för strukturella avdelningar och anställda som har anförtrotts att utföra dokumentet. Utövaren brukar:

• anges i chefens beslut på ett dokument (till exempel på ett inkommande brev, på en anställds ansökan) eller
• skrivs direkt i ordertexten (vanligtvis i ordern/protokollet är individuella instruktioner upptagna som fristående stycken i texten och formulerade på ett sådant sätt att det omedelbart framgår vad, till vem och när som behöver göras; följaktligen kontrolleras varje objekt - uppgift / instruktion separat) ,
• när utövaren inte är direkt specificerad bestäms han i enlighet med ansvarsfördelningen i organisationen.

Om flera utförare anges i föreståndarens beslut/instruktion, är den person som först angetts i beslutet ansvarig för verkställandet av handlingen/instruktionen och i enlighet därmed organisera dess verkställighet.

Instruktioner kan följa av texten i dokumentet, eller så kan de vara "oberoende", dvs. papperslösa och likväl föremål för kontroll av deras utförande. Om ordern skapas på basis av ett dokument innehåller den en länk till grunddokumentet (se fylla i de fyra första kolumnerna i tabellen i figur 1). Instruktioner ges av chefer på alla nivåer. Varje organisation bestämmer dock själv vilka dokument/instruktioner som ska kontrolleras. Vanligtvis är dessa alla instruktioner från organisationens chef och hans ställföreträdare. Hur mer kvantitet dokument i organisationen, desto viktigare är det att effektivisera arbetet med att övervaka utförandet av dokument och ju mer selektivt organisationen närmar sig lösningen på frågan ”vad ska vi kontrollera” – den gyllene medelvägen är viktig här. Så, kontroll läggs vanligtvis på utförandet av instruktioner från den första personen, detta görs av förskolans läroanstaltstjänst eller sekreteraren.

Instruktionerna ska vara tydligt och otvetydigt formulerade:

• själva ordern;
• utförandeperiod;
• testamentsexekutor (det är möjligt för flera personer att utföra en order, sedan utses en som ansvarig utförare, och resten räknas som medexekutor).

När du formar instruktioner är det tillrådligt att följa enkla regler: Formuleringarna ska vara korta, koncisa, eliminera tvetydigheter i tolkningen och ha ett klart definierat och mätbart resultat.

Medan beställningen utförs är följande åtgärder möjliga:

• författaren kan ändra tidsfristen för att slutföra beställningen;
• författaren kan byta ansvarig utförare av uppdraget;
• artister skapar rapporter om resultaten av utförandet;
• författaren har möjlighet att returnera ordern för revidering eller godkänna resultatet av utförandet.

Om uppdraget var uppdelat mellan medförrättare får den ansvarige utföraren sina prestationsrapporter. Det är han som genererar den slutliga singelrapporten på uppdrag av och skickar den till författaren.

Kontroll över deadlines

Kontroll över tidsfristerna för utförande av dokument/order utförs av ledningsdokumentationsstödtjänsten (DOU), och i en mindre organisation - av sekreteraren.

Tekniken för att övervaka deadlines kan delas in i följande procedurer:

• registrering av alla dokument, instruktioner, instruktioner och ledningsuppdrag som är under kontroll;
• kontrollera att dokumentet levereras i rätt tid till exekutören;
• justering av uppgifter på kontrollerade handlingar när tidsfrister för utförande ändras, dokument överförs från utförare till utförare, från avdelning till avdelning (vi registrerar detta i fältet "Utförandestatus", se figur 1);
• påminnelse till artister och avdelningschefer om förekomsten av ouppfyllda dokument och instruktioner;
• informera chefer (avdelningar och organisationer) om status och framsteg för utförande av dokument;
• ange data om utförande av dokument;
• analys av tillståndet och nivån på prestationsdisciplin för organisationen som helhet, efter strukturella divisioner, specialister, typer av dokument och andra aspekter.

Deadlines dokument kan definieras:

Som du kan se är deadline för att utföra en order vanligtvis satt av dess författare. Det accepteras att beställningar som innehåller instruktioner "enträget", är föremål för verkställighet inom 3 dagar. Instruktionen "prompt" ger en 1-dagarsperiod för utförande av ordern. Om verkställighetsdatumet anges inte i beställningen, det är föremål för verkställighet inom 1 månad från datumet för undertecknandet (till motsvarande datum för nästa månad, och om nästa månad det finns inget sådant nummer, sedan tills sista dagen månad). Om den sista dagen av orderutförandeperioden infaller på en arbetsfri dag, är den föremål för utförande på föregående arbetsdag.

För dokument som innehåller en komplex uppgift kan långa deadlines sättas (flera månader, sex månader, ett år). I det här fallet är det nödvändigt dela upp uppdraget i etapper och övervaka slutförandet av uppgiften steg för steg.

Terminskontroll inkluderar:

• strömkontroll,
• hjälpsam och
• slutlig kontroll.

Huvudtyperna av kontroll är aktuella och förebyggande.

Under strömkontroll förstå den dagliga förberedelsen av information om dokument som löper ut idag. Aktuell kontroll utförs genom att dagligen kontrollera dokumentets framsteg och påminna entreprenören om utgången av utförandeperioden och behovet av att slutföra arbetet med dokumentet. De som ansvarar för exekveringskontrollen (i ett litet företag - en sekreterare) dagligen, vanligtvis i början av arbetsdagen, identifierar och sammanställer en lista över dokument vars tidsfrister går ut idag.

Aktuell styrning hjälper till att skapa en arbetsplan för dagen. Den visar omedelbart vilka uppgifter som måste slutföras idag (lösa ett problem på ett möte, underteckna ett dokument, skicka ett fax, etc.). Därför är kontroll över tidsfristerna för utförande av dokument en funktion som nödvändigtvis föreskrivs i arbetsbeskrivning chefens sekreterare. Varje dag identifierar sekreteraren handlingar vars tidsfrister är på väg att löpa ut möjligheten att lösa problemet i tid, och om tidsfristerna missas, rapporterar detta till chefen.

Under förebyggande kontroll rapporter sammanställs och utförare meddelas om handlingar vars tidsfrister går ut om 2-3 dagar (i vår organisation gör vi detta 4 kalenderdagar i förväg). Och då har medarbetaren fortfarande tid att lösa problemet i tid.

Kontrollpositionen är mycket viktig. Endast styrningens inriktning mot att hjälpa anställda, och inte att identifiera brister, viljan att hjälpa, påminna och inte inkriminera, kan säkerställa kontrolltjänstens största effektivitet.

En systematisk kontroll av utförandet, skickligt och korrekt utförd av en anställd som taktfullt påminner om att dokumentet behövs i tid, att företagets välstånd beror på en snabb lösning av frågan etc., understryker behovet av denna anställd och hans ansträngningar. Dessutom hjälper "tidkortsindexet" till att planera chefens arbetsdag, eftersom det återspeglar händelserna och uppgifterna för ett givet datum.

Om det vid mottagandet av en handling eller under dess utförande av entreprenören står klart att det är omöjligt att utföra det i tid, rapporteras detta till chefen (upphovsmannen till en sådan order), som har rätt att skjuta upp tidsfristen för utförande av dokumentet. Om chefen förlänger tidsfristen, anger sekreteraren i enlighet med sina instruktioner en ny tidsfrist i anmälningsblanketten.

Frågan om att skjuta upp tidsfristen för verkställande av en handling måste väckas senast 1 dag innan måldatumets utgång. Att skjuta upp tidsfristen retroaktivt är inte tillåtet och är som regel i princip omöjligt i automatiserade system.

För dokument med en lång (flera månader) utförandeperiod kan mellanliggande stadier av utförande övervakas genom att registrera information om hur verkställigheten fortskrider (vi gör detta i fältet "Utförandestatus" på dokumentregistreringskortet).

Ofta kräver att lösa ett problem sekventiellt arbete på ett dokument av flera utförare eller samordning av dokumentet med flera avdelningar. I dessa fall måste den tid som handlingen innehas av varje exekutor kontrolleras. Vid överlåtelse av en handling ska överföringen registreras. Registreringen utförs vanligtvis av sekreteraren för den enhet som överför dokumentet. Vi återspeglar rörelsen av dokumentet och datumet för dess överföring i fältet "Execution Status".

När dokument dyker upp utgånget avrättning deras lista skrivs ut samma dag och rapporteras till chefen.

Om rätten att registrera dokument kan beviljas ett brett spektrum av anställda, utförs ändringar som återspeglar framstegen i dess utförande som regel av endast en ansvarig anställd: den biträdande sekreteraren eller en förskolepedagog.

Ta bort ett dokument från kontroll utförs endast efter fullständigt verkställande av dokumentet: verkställande av chefens beslut, upprättande av ett svarsdokument, mottagande av ett svar på det utgående dokumentet eller annan dokumenterad bekräftelse på verkställigheten. Resultatet av verkställandet av dokumentet måste registreras i registreringskortet (till exempel "en inbjudan har skickats", "ett brev har skickats från... Nej...", etc.). Registreringskortet innehåller även information om datum för verkställighet av handlingen och anger ärendenummer enligt den nomenklatur i vilken den verkställda handlingen arkiveras.

TILL slutlig kontroll inkludera analytiskt arbete för att sammanfatta prestationsdisciplin och prestationsresultat för anställda på en avdelning eller organisation som helhet. Slutlig kontroll utförs av anställda (tjänst) som ansvarar för att övervaka genomförandet, eller av organisationens sekreterare vid en given frekvens (veckovis, månadsvis, kvartalsvis). Resultaten av efterföljande kontroll återspeglas i de slutliga kvantitativa och listade rapporterna om status för utförandet av uppgifter (kontrollerade dokument). Detta gör att ledningen kan veta vad en viss anställd (division) gör och hur det går inom ett specifikt verksamhetsområde (att lösa ett visst problem).

Slutkontroll, i obligatorisk kombination med förebyggande kontroll, är en stimulerande faktor för att öka medarbetarnas disciplin.

Exempel på orderkontroll med MS Excel

Nu ska vi visa vad som kan automatiseras med standardfunktioner i MS Excel. För att börja, öppna en ny MS Excel-arbetsbok och skapa en tabell i den med fälten/kolumnerna/graferna som visas i figur 1. Detta är huvudtabellen som visar information om snabb kontroll av utförandet av order i vår organisation.

Därefter, i en separat cell, lägg formeln så att när du öppnar av detta ark MS Excel ligger alltid över tabellen det aktuella datumet visades(anges med nummer 1 i figur 1). Då kommer det att vara användbart för oss i det dagliga arbetet med bordet. Du kan göra detta på två sätt:

figur 2

Kollapsa Show

I den här tabellen kan du filtrera rader (dvs kontrollerade order) enligt olika kriterier. Men för att göra detta måste du aktivera filtret:

Figur 3

Skärmknapp för att aktivera ett filter i MS Excel 2007 och 2010

Kollapsa Show

Figur 4

Kriterier för filtrering av tabellrader efter kolumninnehåll i MS Excel 2007 och 2010

Kollapsa Show

De filtreringskriterier som visas ovan dök upp som ett resultat av att klicka på den grå fyrkantiga filterknappen i kolumnen "Artister" (markerad med siffran 1). Cellerna i denna kolumn är fyllda med text, så programmet erbjöd oss ​​följande val:

2 - för det första kan vi filtrera en eller flera artister och lämna "bocken" endast för dem; vi kan också bara välja tomma rader, lämnar en "bock" endast i den sista posten i listan; om vi lämnar kryssrutan i läget "Välj alla", kommer det inte att finnas någon filtrering enligt detta kriterium (detta visas nu i figuren);

3 - för det andra kan du filtrera efter texten som finns i kolumncellerna, men detta kriterium är mer lämpligt när du arbetar med kolumnen "Sammanfattning" i ett dokument, etc. Till exempel, om vi inte riktigt kommer ihåg titeln, men vi kommer ihåg nyckelord, som borde finnas i den, då måste du välja objektet "innehåller..." och skriva detta ord utan dess slut, sedan som ett resultat av filtret kommer bara rader att finnas kvar på skärmen som har ordet vi skrev med olika ändelser i fältet "Sammanfattning".

Du kan ta bort filtret genom att välja kommandot med samma namn - indikerat med siffran 6. Om du filtrerade rader genom att ange olika urvalskriterier i flera kolumner, kommer att välja detta kommando en gång ta bort filtret endast i kolumnen där du valde sådana ett kommando, med de återstående filtren i andra kolumner kommer att förbli giltiga - var och en av dem måste tas bort individuellt. I de kolumner där filtret är aktiverat ändrar filteranropsknappen sin bild till den aktiverade filterknappen.

Om kolumnen med innehållet i vilken vi vill filtrera tabellraderna är fylld med datum, kommer programmet istället för ett textfilter att erbjuda oss ett annat - speciellt för datum - indikerat med siffran 4: vi kan inte bara välja en specifikt datum, men också senare eller tidigare än något datum eller begränsad tidsperiod, igår, idag eller imorgon osv.

Vår tabell har 3 kolumner med datum.

Det numeriska filtret (indikerat med siffran 5) är speciellt utformat för att fungera med kolumner vars innehåll är nummer (i vårt fall är detta dokumentets registreringsnummer).

Bild 5

Kriterier för filtrering av tabellrader efter kolumninnehåll i MS Excel 2003

Kollapsa Show

I MS Excel 2003 kallas filtret efter kolumninnehåll på samma sätt skärmknapp, som i senare versioner av programmet, men som ett resultat av att klicka på det, öppnas en allmän lista för att välja ett specifikt cellvärde eller ställa in ett mer komplext filtreringsvillkor, som redan är anpassat individuellt för text, datum eller siffror - den startar i ett separat skärmfönster efter val av listpunkt "(Skicka...)".

Figurerna 4 och 5 visar tydligt Vilka kriterier kan vi nu filtrera efter? tabellrader i MS Excel olika versioner. Vi kommer att kunna filtrera order efter utförare, deras författare, deadlines, kontrollerade dokumentdata och all annan information som läggs in i ett kalkylblad. Dessutom kommer det att vara möjligt att filtrera samtidigt efter flera kriterier, till exempel:

• För vilka beställningar går tidsfristen ut idag för en specifik entreprenör:
  i kolumnen "Utövare", välj önskad medarbetare (se nummer 2 i figur 4), och i kolumnen "Förfallodatum", filtrera raderna vars datum uppfyller kriteriet "idag" (nummer 4 i samma figur) eller
• Till vem gav vår utvalda ledare instruktioner denna månad:
  i kolumnen "Author of the order" väljer vi chefen som vi analyserar (nummer 2 i figur 4), och i kolumnen "Execution Deadline" filtrerar vi de datum som faller under kriteriet "Denna månad" (nummer 4), etc.

Nu ska vi lära dig hur du kan konfigurera programmet så att när du öppnar en fil automatiskt få information om vilka beställningar som ska genomföras, till exempel efter 4 dagar, för att meddela artister om detta i förväg. För att göra detta tillhandahöll vi en speciell kolumn i tabellen, som vi kallade "Distributionsperiod". Låt oss nu konfigurera det:

• välj cell I6 (på den första raden i den anpassade kolumnen) och skriv "="-tecknet i den;
• klicka med musen på den intilliggande cellen J6 (i samma rad, men i kolumnen "Förfallodatum") och du kommer att se att den ingår i formeln för att beräkna innehållet i cell I6;
• fortsätt sedan att bokmärka formeln genom att skriva "-4" från tangentbordet;
• Vid denna tidpunkt är ifyllningen av formeln klar (dess nuvarande tillstånd kan alltid ses i formelfältet ovanför Excel-arket, se symbol 1 i figur 7 får vi "=j6-4"). Tryck nu på ditt tangentbord Stiga på- och resultatet av beräkningen av den inbäddade formeln visas i tabellcellen;
• efter detta kan formeln kopieras till efterföljande rader i tabellen, och sedan i dem i kolumnen "Distribution Deadline" kommer datumet alltid att vara 4 dagar tidigare än i kolumnen "Förfallodatum": peka med musen nere till höger hörnet av cell I6 (medan pekaren "mus" ska ha formen av ett svart fet kors), klicka vänster knapp"mus" och, utan att släppa den, dra ner till slutet av kolumnen och släpp sedan knappen. I kolumn I kommer du att se datumen för alla obligatoriska varningar (nummer 2 i figur 7);
• Sedan kan du se till att i kolumnen "Distribution period" cellerna med de nuvarande markeras automatiskt i färg, d.v.s. dagens datum (1 oktober dessa kommer att vara några celler, och 2 oktober - olika etc.). För att göra detta måste du använda funktionen för villkorlig formatering. I MS Excel 2007 eller 2010 görs detta så här:
  • välj alla tabellceller i kolumnen "Distributionsperiod" som finns under rubriken;
  • klicka på knappen Villkorlig formatering i grupp Stilar på fliken Hem(se figur 6), välj kommandot Cellvalsregler, och välj kommandot i panelen som öppnas till vänster eller höger datum. En dialogruta med samma namn öppnas, där det finns två listor (Figur 8): till vänster måste du välja en position I dag, och till höger - ett sätt att formatera celler som uppfyller detta villkor, till exempel, Ljusröd fyllning och mörkröd text. Nästa klick Ok.

Figur 8 visar hur den färdiga tabellen ser ut med villkorlig formatering. Genom att öppna denna tabell, till exempel den 13 augusti 2012, kan en specialist enkelt avgöra vilka aviseringar som skickas ut.

Du kan ange närvaron av den sista "tekniska" kolumnen i tabellen, i den, i varje rad måste du placera siffran 1. Sedan, när du filtrerar efter ett eller flera kriterier, kommer du alltid snabbt att räkna antalet filtrerade rader. För att göra detta, välj de återstående cellerna på skärmen med musen i den här kolumnen - MS Excel kommer att beräkna summan av deras värden och skriva den i den nedre referensraden under Excel-arket.

Bild 6

Villkorlig formatering

Kollapsa Show

Tidsfrister för utförande av handlingar kan tolkas olika. Till exempel, vid vilken tidpunkt ska löptiden börja beräknas (från dagen då ordern utfärdades eller dagen efter den)? Ska det räknas i kalender eller arbetsdagar? Vad ska man göra med dokument vars deadline infaller på helgen? Vad händer om tidsfristen inte är specificerad alls? Alla dessa frågor besvaras i detalj, och mycket förklaras med exempel (totalt 16) i artikeln ”Hur bestämmer man deadlines? "på sidan 12 i tidningen nr 8" 2011

Det är orealistiskt att kontrollera utförandet av alla dokument i organisationen. Därför kommer rekommendationer för att fastställa listan över dokument som är föremål för exekveringskontroll att hjälpa dig. Du får lära dig vilka deadlines som vanligtvis sätts och hur detta går till, samt hur du kan styra muntliga order. Se artikeln ”Vad ska vi kontrollera? "på sidan 30 i tidningen nr 7" 2011

Applikationen Order Execution Control är ett underbart verktyg som hjälper dig att kontrollera utförandet av order i din organisation. Trots sin enkelhet är programmet mycket effektivt. Verktyget "Order Execution Control" skrevs in Microsoft excel, så den huvudsakliga arbetsmiljön för detta program är tabeller. Användaren konfigurerar strukturen för beställningstabellerna på ett sätt som är bekvämt för honom.

Programmet är flera användare, med möjlighet att definiera åtkomsträttigheter. Till exempel, för en vanlig anställd kommer endast funktionen att skapa en rapport för chefer att vara tillgänglig. Åtkomsträttigheter konfigureras av administratören. För vilket tabellfält som helst kan du koppla uppslagsböcker som ger Ytterligare information. Uppgiftsstatus (slutförd, pågår, ej slutförd) beräknas automatiskt. Programmet genererar rapporter självständigt, du kan skapa mallar. Det är möjligt att exportera rapporter till elektronisk form. För att göra det möjligt för användare att snabbt bemästra detta program lades ett träningssystem till. Även om det inte kommer att vara svårt att använda det här verktyget, särskilt för någon som har arbetat i Excel.

26 februari 2010 15:19

Alexey Afanasyev, kvalitetsdirektör för företaget InterTrust

På många ryska företag, särskilt de som har upplevt senaste åren snabb tillväxt, samma problem observeras: oförmågan hos organisationens tjänstemän att säkerställa hög kvalitet och korrekt kontroll över utförandet av deras instruktioner. Vanligtvis lider nya företag av detta problem, medan de organisationer som fortfarande har ett sovjetiskt förflutet, såväl som förvaltningarna för kommunala, regionala och federala myndigheter, ganska effektivt använder erfarenheten av direktivhantering, som var särskilt populär i vårt land före perestrojkan . Den här artikeln har som huvudmål överföring av erfarenhet inom området för övervakning av utförandet av instruktioner från chefer till moderna företag.

Nästan alla typer av ledningsaktiviteter i en organisation är förknippade med utförandet av instruktioner från dess ledning, så det är viktigt att etablera kontroll över utförandet av instruktioner. Instruktioner kan:

● anbringas i form av resolutioner om interna och inkommande dokument (till exempel om PM och brev);

● formuleras i administrativa dokument från kollegiala organ (i protokoll) och enskilda ledningsorgan (i order och direktiv).

Beträffande medborgarnas överklaganden noterar vi följande. Formellt är förfarandet för att arbeta med dem identisk med behandlingen av inkommande korrespondens, dock regleras tidsfristerna av gällande lagstiftning på federal nivå, vilket måste beaktas av både chefen som sätter tidsfristerna och den entreprenör som tillkallas att följa dessa tidsfrister.

Många dokument håller på att behandlas livscykel kan sättas under kontroll. Vi kan se både avtrycket av en stämpel med bokstaven "K" och ordet "Kontroll" skrivet med röd penna eller gjort i form av ett avtryck (se exempel 1). Syftet med sådana anteckningar är ett - att uppmärksamma behovet av att kontrollera instruktionerna som ges i texten i dokumentet eller i resolutionen om det (i vårt exempel innehåller det inkommande brevet en resolution med instruktioner från Ignatova Yu.S. , vad som behöver göras och när). Fram till slutförandet av exekveringen lagras sådana dokument i en separat mapp. Efter avslutad utförande görs en anteckning om detta på handlingen (i exempel 1, i nedre högra hörnet den 10/07/2009, antecknades avtalets ingående och handlingens placering i fil nr. 08-24).

Ställa in uppgiften för artister

Vem formulerar ordern? Detta görs av chefer på alla nivåer. Det är bara det att vanligtvis kontrollen läggs på utförandet av instruktioner från den första personen eller hela högsta ledningen i organisationen, och förskolans läroanstaltstjänst hanterar detta. Och instruktionerna från lägre rankade chefer - avdelningschefer hanteras som regel av anställda på samma avdelningar, ansvariga för kontorsarbete i dem.

Det verkar som att texten i resolutionen eller det administrativa dokumentet redan tydligt och otvetydigt bör formulera:

● själva beställningen,

● deadline,

● specifik utförare.

Om åtminstone ett av dessa villkor inte är uppfyllt (vilket händer) behövs en separat anställd som tydligt kan omformulera chefernas krav, och vid behov dela upp dem i mindre, men med tydligt definierade utförare.

När du formulerar instruktioner är det tillrådligt att följa följande enkla regler: formuleringen ska vara kort, koncis, maximalt eliminera tvetydighet i tolkningen och ha ett klart definierat och mätbart resultat. Allt detta gör att du inte slösar tid på ytterligare förtydliganden av beställningen. Å andra sidan ger detta exekutorn ett mål, och orderförfattaren förtroende för att resultatet av exekutorns handlingar kommer att förväntas.

Här är exempel på vaga formuleringar och motsvarande korrekta textstrukturer:

När en organisation etablerar kontroll över utförandet av instruktioner börjar dokumenten ganska snart förändras: istället för generella krav dyker det upp korta och fullständiga instruktioner med en specifik utförare, deadline och förväntat resultat. Detta ökar effektiviteten i företagsledningen avsevärt, vilket nästan omedelbart uppmärksammas av både dess ledning och ägare.

Deadline för utförande av order

Tidsfristerna för utförande av order i en organisation sätts vanligtvis av den författare-ansvarige som skapade ordern. I vissa fall kan tidsfristen för utförande av order fastställas av en lokal handling från organisationen eller ett externt regleringsdokument.

Låt oss här citera modellföreskrifterna för samverkan mellan federala verkställande organ:

Dokumentfragment

Modellbestämmelser för interaktion mellan federala verkställande myndigheter, godkänd. Dekret från Ryska federationens regering daterat den 19 januari 2005 nr 30, ändrat den 21 februari 2008 Ordern är föremål för utförande inom den tidsperiod som anges där. Om en tidsperiod anges som tidsfrist för verkställighet, anses dess början vara dagen för undertecknandet av ordern. En order som innehåller instruktionen "brådskande" är föremål för verkställighet inom 3 dagar. Instruktionen "omgående" ger en 10-dagarsperiod för utförande av ordern. Om verkställighetsperioden inte anges i ordern, är den föremål för verkställighet inom 1 månad från datumet för dess undertecknande (till motsvarande datum för nästa månad, och om det inte finns något sådant datum under nästa månad, tills den sista dagen i månaden). Om den sista dagen av orderutförandeperioden infaller på en arbetsfri dag, är den föremål för utförande på föregående arbetsdag.

För att förbättra organisationens ledningssystem är det meningsfullt att beställningar som läggs under kontroll förenar deadlines för utförande - att föra dem till en enda grund etablerad i organisationen. Inledningsvis ska ett sådant beslut dokumenteras i en lokal lag, till exempel i kontorsledningsinstruktionen. Ändring av tidsfristen bör också vara möjlig endast i de fall som dokumenterats i organisationens lokala lagar. Och givetvis bör det införda systemet för beräkning av tidsfrister motsvara sunt förnuft. Det är trots allt svårt att hitta en mer demotiverande faktor för utföraren än en omöjlig uppgift.

Vi kommer att ge exempel på flera formuleringar av instruktioner och förklara vilket datum för var och en av dem som kommer att betraktas som sista datum för rätt tid att utföra instruktionen. Detta är väldigt viktigt eftersom... Det råder ofta förvirring i denna fråga.

En ganska vanlig situation är när en chef anförtror slutförandet av en uppgift till en annan chef på lägre nivå, och han, efter eget gottfinnande, sänker uppdraget till en annan "våning under". Således passerar ordern genom händerna på flera chefer innan den når den slutliga verkställaren. Visserligen kan uppdraget "förgrenas" till flera "deluppgifter" som utförs av olika personer vid olika tidpunkter. Detta system kallas att skapa en "kapslad ordning".

Vid formulering För "kapslade" beställningar är det viktigt att tillhandahålla en tillfällig reserv. I förhållande till "föräldraordern" måste den vara minst 1 till 3 arbetsdagar. Det är tillrådligt att undvika för mycket "kapsling" av instruktioner, och utesluta från kedjan de chefer som bara "för stafettpinnen vidare." Om det finns en exekutor som är ansvarig för utförandet av hela ordern som helhet kallas han för ”ansvarig executor”.

Som ett exempel, när tidsfristen för att utföra en order regleras av ett externt regleringsdokument, låt oss citera federal lag nr 59-FZ "Om förfarandet för att överväga överklaganden från medborgare i Ryska federationen." Enligt detta dokument är den maximala perioden för behandling av en skriftlig ansökan från en medborgare i Ryska federationen 30 dagar, och den börjar övervägas från det ögonblick då ett sådant dokument registreras (lagen tilldelar 3 dagar för detta förfarande från i det ögonblick då ansökan tas emot).

Om en medborgare till exempel behöver hjälp från en lokal myndighet för att utöva sina rättigheter, överstiger den tidsperiod som krävs för detta ofta mycket 1 månad. I en sådan situation skickas sökanden ett skriftligt svar inom en månad, som inte löser hans fråga i sak, men tydligt beskriver förfarandet för ytterligare hjälp från organet. I själva myndigheten måste den ordning som bildas på grundval av övervägande av ett sådant klagomål sättas under fungerande kontroll med regelbunden inlämning av en rapport om situationens utveckling till chefen - beställningens författare.

Det händer ofta att medborgarna tar upp sina överklaganden felaktigt. Och då tar inte adressaten hänsyn till dem, utan vidarebefordrar dem till det organ eller tjänsteman vars kompetens frågan faller inom. Lagen avsätter 7 dagar för detta från dagen för registrering av ansökan. I detta fall meddelas medborgaren om sådan omdirigering. Och, förresten, lagen förbjuder helt klart att skicka klagomål för prövning till det organ eller tjänsteman vars beslut eller åtgärd (inaktivitet) överklagas.

Procedur för att övervaka utförandet av order

Nu, med grundläggande information om att förbereda instruktioner, är det nödvändigt att i detalj överväga förfarandet för att övervaka utförandet av instruktioner.

Observera att på ett specifikt företag arbete för att kontrollera utförandet av order kan utföras:

● manuellt med hjälp av en fil med registrerings- och kontrollkort (RCC);

● i ett elektroniskt dokumenthanteringssystem, där sammansättningen av informationen som registreras i "elektroniska kort" förblir densamma, men många operationer för att meddela utövare och generera rapporter om prestationsdisciplin utförs automatiskt;

● det finns också ett mellanalternativ, när funktionerna i MS Excel används för att underlätta arbetet - order som är under kontroll beskrivs i tabellform, där du sedan kan filtrera information efter exekutörer, deadlines etc. Se.

I stadiet "Placering för kontroll" registrerar kontorsanställd beställningen. Om det finns på ett dokument, placeras en "K" eller "Kontroll"-stämpel på den, eller detsamma skrivs med en ljus penna; det är också möjligt att helt enkelt flytta dokumentet till mappen med kontrollerade beställningar.

Exekutorn, som tar emot ordern, måste bekanta sig med den och innan den tidsfrist som anges på beställningen löper ut, slutföra de uppgifter som anges i den. Om entreprenören behöver överföra arbete som ska utföras av andra anställda som är underordnade honom, skapar han order på en lägre nivå, som vi diskuterade tidigare.

Om entreprenören inser att tidsfristen inte överensstämmer med förmågan att slutföra de angivna uppgifterna i tid, framställer han den föreståndare som utfärdat föreläggandet om att skjuta upp verkställighetsdagen. I ett annat fall, om verkställaren inser att utförandet av ordern ligger utanför hans kompetens och ansvarsområde, kan han ansöka om helt eller delvis upphävande av ordern.

Om chefen beslutar att skjuta upp tidsfrister eller avbryta en beställning, informerar han den som ansvarar för tidsfristskontrollen om detta. Begäran från utföraren om att omboka eller avbryta uppdraget ska i alla fall lämnas till förvaltaren före utgången av uppdragets kontrollperiod.

« Kontroll över utförandet av instruktioner på meriter» utförs vanligtvis av en anställd som är kompetent nog att bedöma relevansen av det uppnådda resultatet av utförandet för den uppgift som ställs i uppdraget. Sådan kontroll kan påbörjas av en kompetent anställd vid mottagandet av en resultatrapport och kan slutföras antingen genom att tas bort från kontrollen eller återlämnas för revision.

Proceduren för att "ta bort kontrollen" av en order utförs av en anställd som har verifierat utförandet av ordern på dess meriter, samt om chefen tillgodoser begäran om att ta bort ordern helt.

Som en del av scenen" Kontroll av utförande i tid» en dedikerad anställd kontrollerar tidsfristerna för utförande av alla aktiva, det vill säga för närvarande utförda, order samtidigt (om sådant arbete i en organisation utförs manuellt eller med MS Excel, görs detta vanligtvis av sekreteraren av beställningens författare eller anställda vid förskolans läroanstaltstjänst). För närvarande kan det mesta av detta arbete utföras av elektroniska dokumenthanteringssystem, som informerar utförare om deadlines för att slutföra utförande av order. Meddelandet är en tvärsnittsvarning för alla order som inte har tagits bort från kontroll (se exempel 4).

Arbetsbelastningen på en enskild artist ökar ständigt och som ett resultat börjar arbetarnas prestationsdisciplin sjunka på grund av elementär glömska. Regelbunden information till anställda, till exempel veckovis, gör att du tydligt kan förstå omfattningen av uppgifter som ska utföras och navigera efter deadlines för rapportering.

Informationsblad kan vara antingen kort (se), eller mer komplett, med sammansättningen av information som presenteras i tabellen från. Förresten, om vi i en sådan MS Excel-tabell filtrerar order för en specifik exekutor med ett tomt exekveringsmärke, kommer vi genom att skriva ut resultatet att få en annan version av informationsbladet för executor.

Om sådana ark genereras av EDMS, är det lämpligt att i tabellformen inkludera en kolumn med antalet dagar som återstår till slutet av exekveringsperioden. Att rangordna beställningar efter utgångsdatum är också mycket bekvämt - detta gör att entreprenören snabbt kan navigera och hantera sin egen arbetstid mer effektivt.

Rapportering om prestationsdisciplin

Vissa organisationer övar delårsrapportering av utförare. Om det är nödvändigt att regelbundet övervaka genomförandet av särskilt viktiga order, lägger deras författare till ordertexten information om behovet av periodisk, till exempel veckorapportering, som måste tillhandahållas under hela utförandeperioden. En delårsrapport upprättas vanligtvis i valfri skriftlig form eller i form av en promemoria. Utarbetandet av sådana rapporter kan utföras av:

● artisten själv

● sekreterare underställd honom,

● en anställd med ansvar för prestationsdisciplin i företaget.

För att övervaka nivån på prestationsdisciplin i en organisation regelbundet eller på begäran av ledningen utarbetas flera typer av rapporter som kan relatera till prestationsdisciplin:

● en separat verkställande tjänsteman;

● specifik indelning

● organisationen som helhet;

● instruktioner utfärdade av viss chef m.m.

Informationen sammanfattas i form av en statistisk sammanställning för ledningen om levererad, utförd och även överlåtelse till annan rapporteringsperiod instruktioner. För att möjliggöra en effektivare hantering av prestationsdisciplin används olika rapporteringsmodeller. Alternativ för rapporteringsformulär presenteras i och enligt E. Kamenevas uppfattning.

Eftersom sådana rapporter utarbetas både för organisationen som helhet och för dess avdelningar i synnerhet, ingår endast de tjänstemän till vilka chefen direkt ger instruktioner i exekutörsdelen. Till exempel för generaldirektör dessa kommer att vara hans ställföreträdare och chefer för verksamhetsområden, medan dessa för en avdelningschef kommer att vara avdelningschefer och eventuellt sektorschefer.

Även om organisationen inte har full automatisering av dokumentflödet genom ett EDMS, är ett sådant dokument ganska bekvämt att förbereda och underhålla i ett Microsoft Excel eller OpenOffice.org Calc kalkylbladssystem. Dessa system har i stort sett liknande gränssnitt och funktionalitet, de kan hjälpa till att automatisera redovisning och rapportering i ett litet och medelstort företag. Det viktigaste är att tydligt veta vad exakt du behöver få som ett resultat.

Åsikt

Vi undersökte frågorna om att lägga och ta bort order från kontroll, samt metodiken för att utföra order och rapportera om övervakning av deras utförande. De modeller för direktivstyrning som föreslås i artikeln kommer att bidra till att göra ledningen av organisationen tydligare och mer transparent.