조만간 모든 조직은 경영진이 설정한 작업을 모니터링하는 문제에 직면하게 됩니다. 모든 사람은 이 문제를 다르게 해결합니다. 전자 문서 관리 시스템을 구현하는 사람도 있고, 등록부에 표시를 하는 사람도 있고, 옛날 방식으로 파일 캐비닛을 설치하는 사람도 있습니다. 이 기사에서는 회사의 수신 및 내부 문서와 관련하여 관리자가 발행한 명령을 모니터링하는 문제를 살펴보고 MS Outlook을 사용하여 제어 시스템을 구성하는 옵션 중 하나를 제시합니다.

태스크 실행 제어란 무엇입니까?

관리자의 주문은 일반적으로 수신 또는 내부(예: 내부 메모) 문서에 대한 해결 방법으로 시작됩니다. 알려진 바와 같이 결의안에는 집행자, 작업 내용 및 명령을 완료해야 하는 기간이 명시되어야 합니다.

조직에 제어 시스템이 없으면 원칙적으로 관리자는 결의안으로 문서 작업을 완료하고 할당 실행은 전적으로 집행자의 양심에 달려 있습니다. 가장 좋은 경우 감독은 가장 중요한 사항을 놓치지 않도록 일기에 직접 메모하지만 들어오는 문서의 양이 하루에 수십, 수백에 도달하면 어떤 일기도 그를 구할 수 없습니다.

결과적으로 실행을 모니터링하는 책임은 비서(또는 사무실 직원 중 한 명)의 취약한 어깨에 있습니다. 어떤 식으로든 컨트롤러의 임무는 해결 방법을 숙지하고 명령을 집행자에게 전달하며 시간 내에 완료되도록 하는 것입니다.

모든 문서가 통제됩니까?

처음에는 문서 관리 시스템이 조직에 도입될 때 문서의 일부만 관리하는 것이 좋습니다. 어느 것-리더가 개인적으로 결정하게하십시오. 첫째, 컨트롤러가 더 쉬울 것이고 둘째, 직원의 부정적인 반응(변화에 따라 항상 그렇듯이)이 완화될 것입니다. 앞으로는 제어를 위해 전송되는 문서 목록이 점차 확대될 예정입니다. 첫 번째 단계에서 접수된 불만 사항에 대한 지침의 실행을 모니터링하기로 결정했다고 가정해 보겠습니다. 개인, 그리고 정부 당국의 요청이 있는 경우.

그러나 기업이 즉시 전자문서관리로 전환한다면 선택의 문제는 없다. EDMS 프로그램은 각 문서의 경로를 자동으로 추적한다.

작업 만들기MS 시야

전망 먼저 - 메일 클라이언트, 사용자 간 의사소통 측면에서만 전자문서관리시스템을 대체할 수 있는 시스템입니다. 모든 일을 성공적으로 해낸다 필요한 기능, 특히 작업 실행을 모니터링하고 보고서를 생성합니다.

통제를 조직화하기 위한 필수 조건MS 시야: 관리자의 결의는 어떤 식으로든 구체화되어야 합니다. 전자 형식으로. 컨트롤러는 이 파일을 작업에 첨부하기 위해 해상도가 있는 문서를 스캔하거나 작업 본문에 해상도 텍스트를 수동으로 재현해야 합니다.

사용자를 위한 작업을 생성하려면 MS Outlook을 실행하고 상위 메뉴명령을 순차적으로 선택 파일, 만들다그리고 주문하다(그림 1) 그 후 새 창이 열리며 향후 작업입니다.

그림 1. 주문 생성

필드 작성을 시작해 보겠습니다. 그 중 첫 번째 ( 누구에게) 이사가 임명한 유언집행인의 주소를 입력하세요.

수행자가 여러 명인 경우 각각에 대해 작업이 별도로 생성됩니다(프로그램의 기능입니다. 그렇지 않으면 작업을 추적하는 데 어려움이 있습니다).

두 번째 필드 주제작업과 관련된 내용을 이미 명확하게 알 수 있도록 가능한 한 정확하게 작성해야 합니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

2013년 1월 29일자 입력-234.

이는 컨트롤러와 연주자 모두에게 편리할 것입니다.

우리에게 다음으로 중요한 분야는 용어. 회사에서 승인한 문서의 실행 마감일을 기준으로 설정됩니다.

비즈니스 커뮤니케이션에서 허용되는 표준 기간은 역일로 30일임을 알려드립니다.

필드 근처 용어작업 중요도 수준을 낮음, 보통 또는 높음 중에서 선택할 수 있습니다.

필드 시작, 상태그리고 준비가 된작업을 생성할 때 컨트롤러는 일반적으로 실행자가 아직 실행을 시작하지 않았기 때문에 해당 작업을 건드리지 않으며 작업에 할당된 시간의 시작은 작업이 실행자에게 전송되는 순간이 됩니다.

메뉴에 옵션해당 버튼을 클릭하여 작업 반복을 예약할 수 있습니다.

이는 예를 들어 월별 보고서 또는 지정된 빈도로 기타 정보를 제공하는 것과 관련이 있습니다.

여기에서는 카테고리(사용하는 경우)를 선택하고 수행자에 대한 알림을 추가하라는 메시지가 표시됩니다.

마감일 3일 전에 알림을 설정하는 것이 편리합니다. 필요한 날에 계약자는 해당 내용이 포함된 편지를 받게 됩니다.

옵션 작업 목록에 이 작업의 업데이트된 사본을 보관하세요.그리고 작업이 완료되면 나에게 상태 보고서 보내기확인란의 확인 표시를 사용하여 켜고 끌 수 있습니다.

참고로!

체크박스(영어 체크박스의)는 그래픽 요소입니다. 사용자 인터페이스, 사용자가 두 가지 상태(켜짐 및 ☐ 꺼짐)로 매개변수를 제어할 수 있습니다.

텍스트 필드는 작업을 완료하는 데 필요한 지침인 문자 필드에 입력됩니다. 없는 경우 표준을 입력할 수 있습니다. 결의안을 읽고 지침을 따르십시오..

메뉴 탭으로 이동 끼워 넣다. 여기서는 작업에 대한 해결 편지가 포함된 파일을 첨부합니다.

그 후 클릭 보내다– 그리고 작업은 책임자에게 전달됩니다(그림 2).

그림 2. 실행을 위해 작업 보내기

작업에 대한 수행자의 작업

계약자는 작업이 포함된 첨부 파일이 포함된 편지를 받게 됩니다. 작업을 열면 관리자의 결심, 완료 날짜 및 귀하가 보낸 기타 정보가 포함된 파일이 표시됩니다(그림 3).

쌀. 3. 수행자의 과제 접수

무화과 - 이 그림에는 주문 뒤에 점이 없지만 이전 그림에는 점이 있습니다.

임무를 완료한 후 집행자는 보고서를 작성해야 합니다. 이렇게 하려면 평소와 같이 작업에서 이메일, 옵션을 선택해야 합니다. 답변, 보고서 텍스트를 작성하여 컨트롤러로 보냅니다.

보고서는 정확해야 하며 단순 구독 취소가 아닌 작업 완료에 대한 최신 정보를 포함해야 합니다. 완전한아니면 더 나쁘게도, 좋아요.

주문 실행 보고서의 예:

2013년 1월 30일자 323호 서신이 상대방에게 우편으로 발송되었습니다.

작업 완료

보고서를 받은 후 컨트롤러는 작업이 완료된 것으로 표시합니다. 이렇게 하려면 작업 목록에서 작업을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 명령을 선택하세요. 실행을 위해, 그런 다음 완료로 표시(그림 4).

쌀. 4. 작업 완료

보고

관리자가 수행자의 작업 품질을 주기적으로 분석하지 않으면 명령 실행을 모니터링하는 것이 모든 의미를 잃게 됩니다. 이렇게 하려면 관심 있는 매개변수를 기반으로 보고서를 생성해야 합니다.

보낸 주문의 전체 목록을 보려면 화면 왼쪽 하단에 있는 버튼을 클릭하세요. 작업. 중앙 필드와 왼쪽 열에 작업 목록이 구성됩니다. 현재 보기어떤 선택이든 가능합니다. 일반적으로 컨트롤러는 뷰를 사용합니다. 상세 목록 , 기한이 지난 작업그리고 책임있는(그림 5).

그림 5. 제출 세부 목록

메뉴에서 적절한 명령을 선택하면 모든 목록을 인쇄할 수 있습니다. 파일.

프로세스 규제 및 직원과의 협력

모든 혁신의 경우와 마찬가지로 주문 실행을 모니터링하는 프로세스에 대한 규정 없이는 불가능합니다. 사무 지침에 작업 설정 및 완료에 대한 규칙을 포함하는 것이 좋습니다. 아직 문서가 없다면 "규칙..." 또는 "지침..."이라는 별도의 문서를 만들 수 있습니다. 어떤 식으로든 프로세스를 최대한 자세히 설명해야 하며, 스크린샷과 함께 설명을 제공하는 것이 좋습니다. 지침은 총책임자의 승인을 받아야 합니다.

이동 새로운 시스템통제는 모든 사람에게 필수적인 여러 가지 새로운 규칙의 출현을 의미합니다. 그러나 이러한 규칙을 준수하는 것은 동료들에게 그다지 번거롭지 않을 것입니다.

첫째로, 이제 각 직원은 MS Outlook을 계속 켜두어야 합니다. 최후의 수단으로 하루에 두 번 이상 이메일을 확인하세요.

둘째, 동료들은 기억해야 할 것입니다. 비서가 작성자인 작업은 그의 (비서) 변덕이 아닙니다. 이는 전자 형식으로 제시된 감독의 명령에 지나지 않습니다. 집행자를 임명하고 업무 기한을 정한 사람은 이사였으며 실제로 이행에 대해보고해야 할 사람은 비서관이 아닌 이사입니다.

보시다시피, MS Outlook에서 작업을 설정하는 프로세스는 매우 간단하며 매일 최대 20개의 작업이 설정되는 소규모 회사에 매우 적합합니다. 가장 중요한 것은 이러한 방식으로 전송된 각 지침이 가능한 한 정확하게 작성된다는 것입니다. 특정 수취인과 마감일이 있으며 서면으로 전송됩니다. 작업 완료는 명확하게 기록됩니다. 그러면 컨트롤러는 알림을 통해 수행자에게 전화할 필요가 없습니다. 그는 실행 보고서가 제 시간에 도착하는지 확인하기만 하면 됩니다.

우리는 조직의 주문 실행을 모니터링하는 시스템을 자동화하는 옵션 중 하나만 고려했습니다. 기사 시작 부분에 나열한 다른 제어 방법과 마찬가지로 이 방법에도 고유한 장점과 단점이 있습니다. 그러나 우리는 이것이 전자 문서 관리를 이제 막 발견하기 시작한 회사를 위한 최적의 예산 대안 중 하나라고 생각합니다.

Evgenia Kozhanova, 유치원 교육 기관 및 인사 기록 관리 전문가

먼저 주문 실행을 모니터링하는 규칙을 기억해 보겠습니다. 나중에 표준 MS Excel 기능을 사용하여 자동화를 시작할 것입니다.

문제 해결의 본질을 제어하고 작업 완료 기한을 제어합니다.

실질적인 통제

장점에 대한 통제는 문제가 얼마나 정확하고 성공적이며 완전하게 해결되었는지 평가하는 것입니다. 이러한 통제권은 기관이나 부서의 장 또는 특별히 권한을 부여받은 사람이 행사합니다. 문서에 반영된 문제를 정확하고 시기적절하게 해결하는 책임은 문서 실행을 맡은 구조 부서장과 직원에게 있습니다. 수행자는 일반적으로 다음과 같습니다.

• 문서(예: 수신 편지, 직원 지원서)에 대한 관리자의 결의문에 표시된 경우
• 주문 텍스트에 직접 작성됩니다(일반적으로 주문/프로토콜에서 개별 지침은 텍스트의 독립적인 단락으로 작성되고 무엇을, 누구에게, 언제 수행해야 하는지 즉시 알 수 있는 방식으로 공식화됩니다. 따라서 각 항목(작업/지시)은 별도로 제어됩니다.)
• 수행자를 직접 지정하지 않는 경우 조직의 책임 분배에 따라 결정됩니다.

관리자의 결의/지시에 여러 명의 집행자가 표시된 경우 결의에 처음 표시된 사람이 문서/지시를 실행하고 이에 따라 실행을 조직할 책임이 있습니다.

지침은 문서의 텍스트를 따를 수도 있고 "독립적"일 수도 있습니다. 문서화되지 않았음에도 불구하고 실행에 대한 통제를 받습니다. 문서를 기반으로 주문이 생성된 경우 기본 문서에 대한 링크가 포함됩니다(그림 1 표의 처음 4개 열 작성 참조). 지침은 모든 수준의 관리자가 발행합니다. 그러나 각 조직은 어떤 문서/지침을 통제할지 자체적으로 결정합니다. 일반적으로 이것은 모두 조직 책임자와 그의 대리인의 지시입니다. 어떻게 더 많은 수량문서 실행을 모니터링하는 작업을 간소화하는 것이 더 중요하고 조직이 "무엇을 통제할 것인가"라는 질문에 대한 솔루션에 더 선택적으로 접근할수록 여기서 황금률이 ​​중요합니다. 따라서 일반적으로 첫 번째 사람의 지시 실행에 대한 통제가 이루어지며 이는 유치원 교육 기관 서비스 또는 비서가 수행합니다.

지침은 명확하고 모호하지 않게 구성되어야 합니다.

• 주문 자체;
• 집행 기간;
• 유언집행자(여러 사람이 명령을 수행할 수 있으며, 한 사람이 책임 유언집행자로 지정되고 나머지는 공동집행자로 간주됩니다).

지침을 작성할 때 다음 사항을 준수하는 것이 좋습니다. 간단한 규칙: 공식은 간단하고 간결해야 하며 해석의 모호성을 없애고 명확하게 정의되고 측정 가능한 결과를 가져야 합니다.

주문이 실행되는 동안 다음 작업이 가능합니다.

• 작성자는 주문 완료 기한을 변경할 수 있습니다.
• 작성자는 과제의 책임 실행자를 변경할 수 있습니다.
• 수행자는 실행 결과에 대한 보고서를 작성합니다.
• 작성자는 수정 명령을 반환하거나 실행 결과를 승인할 기회가 있습니다.

공동 실행자 간에 작업이 분할된 경우 담당 실행자는 성과 보고서를 받습니다. 작성자를 대신하여 최종 단일 보고서를 생성하고 작성자에게 보내는 사람은 바로 그 사람입니다.

마감일 제어

문서/명령 실행 기한에 대한 제어는 관리 문서 지원 서비스(DOU)에 의해 수행되고 소규모 조직에서는 비서에 의해 수행됩니다.

마감일을 모니터링하는 기술은 다음과 같은 절차로 나눌 수 있습니다.

• 통제되는 모든 문서, 지침, 지침 및 관리 할당을 기록합니다.
• 문서가 집행자에게 적시에 전달되는지 확인합니다.
• 실행 기한이 변경될 때 통제 문서에 대한 데이터 조정, 문서가 유언집행자에서 유언집행자로, 부서에서 부서로 전송됩니다(이를 "실행 상태" 필드에 기록합니다. 그림 1 참조).
• 이행되지 않은 문서 및 지침이 있음을 수행자 및 부서장에게 상기시킵니다.
• 문서 실행 상태 및 진행 상황을 관리자(부서 및 조직)에게 알립니다.
• 문서 실행에 관한 데이터 입력;
• 구조적 부서, 전문가, 문서 유형 및 기타 측면을 기준으로 조직 전체의 상황 및 성과 규율 수준을 분석합니다.

마감일문서는 다음과 같이 정의될 수 있습니다.

보시다시피, 주문 실행 기한은 일반적으로 작성자가 설정합니다. 지침이 포함된 주문이 허용됩니다. "긴급하게", 3일 이내에 실행됩니다. "즉시" 명령은 명령 실행을 위해 1일의 기간을 제공합니다. 만약에 실행 날짜가 주문에 지정되지 않았습니다., 서명일로부터 1개월 이내(다음 달 해당일까지, 다음 달그런 번호는 없어요, 그러면 그때까지 마지막 날월). 주문집행기간의 마지막 날이 휴무일인 경우에는 전 영업일에 체결됩니다.

복잡한 작업이 포함된 문서의 경우 기한을 길게 설정할 수 있습니다(수개월, 6개월, 1년). 이런 경우에는 꼭 필요하다 과제를 단계별로 나누고 작업 완료를 단계별로 모니터링합니다..

기간 관리에는 다음이 포함됩니다.

• 전류 제어,
• 도움이 되고
• 최종 통제.

주요 통제 유형은 현재적이며 예방적입니다.

아래에 전류 제어오늘 만료되는 문서에 대한 정보를 매일 준비하는 방법을 이해합니다. 현재 제어는 문서의 진행 상황을 매일 확인하고 계약자에게 실행 기간 만료 및 문서 작업 완료 필요성을 상기시켜 수행됩니다. 실행 관리 책임자(소규모 회사의 경우 비서)는 일반적으로 근무일 시작 시 오늘 마감 기한이 만료되는 문서 목록을 식별하고 컴파일합니다.

현재 제어는 그날의 작업 계획을 만드는 데 도움이 됩니다. 오늘 완료해야 할 작업(회의 문제 해결, 문서 서명, 팩스 전송 등)을 즉시 보여줍니다. 따라서 문서 실행 기한에 대한 통제는 반드시 제공되는 기능입니다. 업무 설명서매니저 비서. 비서는 매일 마감일이 임박한 문서를 식별하여 적시에 문제를 해결할 가능성을 찾아내고, 마감일을 놓친 경우 이를 관리자에게 보고합니다.

동안 예방적 통제보고서가 작성되고 마감일이 2~3일 내에 만료되는 문서에 대해 집행자에게 알림이 전달됩니다(저희 조직에서는 달력 기준으로 4일 전에 이 작업을 수행합니다). 그러면 직원은 적시에 문제를 해결할 시간이 있습니다.

제어 위치는 매우 중요합니다. 단점을 식별하는 것이 아니라 직원을 돕는 통제 방향, 돕고, 상기시키고, 비난하지 않으려는 욕구만이 통제 서비스의 최대 효율성을 보장할 수 있습니다.

문서가 적시에 필요하다는 점, 회사의 번영이 문제의 적시 해결 등에 달려 있다는 사실을 재치있게 상기시키는 직원이 능숙하고 정확하게 수행하는 체계적인 실행 점검은 이 직원의 필요성을 강조하고 그의 노력. 또한 '타임카드 인덱스'는 해당 날짜의 이벤트와 작업을 반영하므로 관리자의 근무일 계획을 세우는 데 도움이 됩니다.

문서를 받거나 계약자가 문서를 실행하는 동안 시간 내에 문서를 실행할 수 없다는 것이 분명해지면 이는 기한을 연기할 권리가 있는 관리자(해당 주문의 작성자)에게 보고됩니다. 문서 실행. 관리자라면 마감일을 연장합니다, 비서는 그의 지시에 따라 등록 양식에 새로운 마감일을 입력합니다.

문서 실행 기한 연기에 대한 문제는 목표 날짜 만료 1일 전까지 제기되어야 합니다. 기한을 소급하여 연기하는 것은 허용되지 않으며 원칙적으로 자동화 시스템에서는 불가능합니다.

실행 기간이 긴(수개월) 문서의 경우 실행 진행 상황에 대한 정보를 기록하여 실행 중간 단계를 모니터링할 수 있습니다(문서 등록 카드의 "실행 상태" 필드에서 수행).

문제를 해결하려면 여러 실행자가 문서에 대해 순차적으로 작업하거나 여러 부서와 문서를 조정해야 하는 경우가 많습니다. 이러한 경우 각 유언집행자가 문서를 보관하는 기간을 통제해야 합니다. 문서를 양도할 때에는 양도 사실을 기록해야 합니다. 등록은 일반적으로 문서를 전송하는 부서의 비서가 수행합니다. "실행 상태" 필드에는 문서의 이동과 전송 날짜가 반영됩니다.

문서가 나타날 때 만료됨실행해당 목록은 당일 인쇄되어 관리자에게 보고됩니다.

광범위한 직원에게 문서 등록 권한을 부여할 수 있는 경우 실행 진행 상황을 반영하는 변경은 원칙적으로 담당 직원인 보조 비서 또는 유치원 교육 전문가 한 명만 수행합니다.

제어에서 문서 제거문서 실행이 완료된 후에만 수행됩니다. 관리자의 결의안 실행, 응답 문서 준비, 발신 문서에 대한 응답 수신 또는 실행 사실에 대한 기타 문서 확인. 문서 실행 결과는 등록 카드에 기록되어야 합니다(예: "초대장을 보냈습니다.", "...에서 편지를 보냈습니다....번호" 등). 등록 카드에는 문서 실행 날짜에 대한 정보도 포함되어 있으며 실행 문서가 제출된 명명법에 따라 사건 번호를 표시합니다.

에게 최종 제어성과 규율과 부서 또는 조직 전체 직원의 성과 결과를 요약하는 분석 작업이 포함됩니다. 최종 통제는 실행 모니터링을 담당하는 직원(서비스) 또는 특정 빈도(주별, 월별, 분기별)로 조직의 비서가 수행합니다. 후속 통제 결과는 작업 실행 상태(통제 문서)에 대한 최종 정량적 및 목록 보고서에 반영됩니다. 이를 통해 경영진은 특정 직원(부서)이 무엇을 하고 있는지, 특정 활동 영역(특정 문제 해결)에서 상황이 어떻게 진행되고 있는지 알 수 있습니다.

예방 통제와 의무적으로 결합된 최종 통제는 직원 규율을 강화하는 자극 요소입니다.

MS Excel을 이용한 주문관리 예시

이제 표준 MS Excel 기능을 사용하여 자동화할 수 있는 기능을 보여 드리겠습니다. 시작하려면 새 MS Excel 통합 문서를 열고 그 안에 테이블을 만들어라그림 1에 표시된 필드/열/그래프가 있습니다. 이것은 우리 조직의 주문 실행을 적시에 제어하는 ​​데 대한 정보를 표시하는 기본 테이블입니다.

다음으로 별도의 셀에 수식을 입력하면 열 때 이 시트의 MS Excel은 항상 테이블 위에 있습니다. 현재 날짜가 표시되었습니다(그림 1의 숫자 1로 표시됨) 그러면 일상적인 테이블 작업에 유용할 것입니다. 이 작업은 두 가지 방법으로 수행할 수 있습니다.

그림 2

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이 테이블에서는 다양한 기준에 따라 행(예: 제어 주문)을 필터링할 수 있습니다. 하지만 이렇게 하려면 필터를 활성화해야 합니다.

그림 3

MS Excel 2007 및 2010에서 필터를 활성화하기 위한 화면 버튼

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그림 4

MS Excel 2007 및 2010에서 열 내용을 기준으로 테이블 행을 필터링하는 기준

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위에 표시된 필터링 기준은 "아티스트" 열의 회색 사각형 필터 버튼(숫자 1로 표시)을 클릭한 결과 나타납니다. 이 열의 셀은 텍스트로 채워져 있으므로 프로그램은 다음과 같은 선택 사항을 제공합니다.

2 - 첫째, 한 명 이상의 수행자를 필터링하여 해당 수행자에게만 "확인 표시"를 남길 수 있습니다. 우리는 또한 선택할 수 있습니다 빈 줄, 목록의 마지막 항목에만 "체크"를 남겨 둡니다. 확인란을 "모두 선택" 위치에 두면 이 기준에 따른 필터링이 수행되지 않습니다(이제 그림에 표시됨).

3 - 둘째, 열 셀에 포함된 텍스트를 기준으로 필터링할 수 있지만 이 기준은 문서의 "요약" 열 등을 사용할 때 더 적합합니다. 예를 들어, 제목은 정확히 기억나지 않지만 기억나는 경우 예어, 이 안에 있어야 합니다. 그런 다음 "contains..." 항목을 선택하고 이 단어를 끝 없이 입력해야 합니다. 그러면 필터의 결과로 우리가 입력한 단어가 있는 줄만 화면에 남게 됩니다. "요약" 필드에 다른 결말이 있습니다.

숫자 6으로 표시된 동일한 이름의 명령을 선택하여 필터를 제거할 수 있습니다. 여러 열에서 서로 다른 선택 기준을 지정하여 행을 필터링한 경우 이 명령을 한 번 선택하면 해당 항목을 선택한 열에서만 필터가 제거됩니다. 다른 열의 나머지 필터와 함께 명령은 유효한 상태로 유지됩니다. 각 필터는 개별적으로 제거해야 합니다. 필터가 활성화된 열에서 필터 호출 버튼은 이미지를 활성화된 필터 버튼으로 변경합니다.

테이블 행을 필터링하려는 내용 기준 열이 날짜로 채워지면 프로그램은 텍스트 필터 대신 숫자 4로 표시된 날짜에 대한 특별한 필터를 제공합니다. 특정 날짜뿐만 아니라 특정 날짜 또는 제한된 기간보다 이르거나 이전, 어제, 오늘 또는 내일 등.

테이블에는 날짜가 포함된 3개의 열이 있습니다.

숫자 필터(숫자 5로 표시)는 내용이 숫자인 열(이 경우 문서 등록 번호)과 작동하도록 특별히 설계되었습니다.

그림 5

MS Excel 2003에서 열 내용을 기준으로 테이블 행을 필터링하는 기준

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MS Excel 2003에서는 열 내용별 필터를 같은 방식으로 호출합니다. 화면 버튼, 이후 버전의 프로그램과 마찬가지로 클릭하면 특정 셀 값을 선택하거나 텍스트, 날짜 또는 숫자에 대해 이미 개별적으로 사용자 정의된 더 복잡한 필터링 조건을 설정하기 위한 하나의 일반 목록이 열립니다. 목록 항목 “(조건...)”을 선택하면 별도의 화면 창이 나타납니다.

그림 4와 5는 명확하게 보여줍니다. 이제 어떤 기준으로 필터링할 수 있나요? MS Excel의 테이블 행 다른 버전. 우리는 집행자, 작성자, 마감일, 통제 문서 데이터 및 스프레드시트에 입력된 기타 정보를 기준으로 주문을 필터링할 수 있습니다. 또한 다음과 같은 여러 기준으로 동시에 필터링할 수 있습니다.

• 특정 계약자의 마감 기한이 오늘 만료되는 주문은 무엇입니까?
  "수행자" 열에서 필요한 직원을 선택하고(그림 4의 2번 참조) "만기일" 열에서 날짜가 "오늘" 기준(동일한 그림의 4번)을 충족하는 행을 필터링합니다.
• 이번 달에 우리가 선택한 지도자는 누구에게 지시를 내렸습니까?
  "주문 작성자" 열에서 분석 중인 관리자(그림 4의 2번)를 선택하고 "실행 마감일" 열에서 "이번 달" 기준(4번)에 해당하는 날짜를 필터링합니다. 등.

이제 파일을 열 때 프로그램을 구성하는 방법을 가르쳐 드리겠습니다. 어떤 주문을 완료해야 하는지에 대한 정보(예: 4일 후)를 자동으로 수신합니다., 이에 대해 출연자에게 사전에 알리기 위해. 이를 위해 표에 "배포 기간"이라는 특수 열을 제공했습니다. 이제 구성해 보겠습니다.

• 사용자 정의 열의 첫 번째 줄에 있는 셀 I6을 선택하고 그 안에 "=" 기호를 입력합니다.
• 인접한 셀 J6(같은 행에 있지만 "만기일" 열에 있음)을 마우스로 클릭하면 셀 I6의 내용을 계산하는 공식에 해당 셀이 포함되어 있음을 알 수 있습니다.
• 그런 다음 키보드에서 "-4"를 입력하여 수식을 계속 북마크하세요.
• 이 시점에서 수식 작성이 완료됩니다(현재 상태는 항상 Excel 시트 위에 있는 수식 입력줄에서 볼 수 있습니다. 상징그림 7의 1에서 "=j6-4"를 얻습니다.) 이제 키보드를 누르세요. 입력하다- 포함된 수식 계산 결과가 표 셀에 표시됩니다.
• 그런 다음 수식을 테이블의 후속 행에 복사할 수 있으며 "배포 마감일" 열의 날짜는 항상 "만기일" 열보다 4일 빠릅니다. 오른쪽 하단에 마우스를 가리킵니다. 셀 I6의 모서리(포인터 "마우스"는 검은색 굵은 십자 모양이어야 함)를 클릭합니다. 왼쪽 버튼"마우스"를 누르고 손을 떼지 않고 열 끝까지 아래로 끈 다음 버튼을 놓습니다. I열에는 모든 필수 경고 날짜가 표시됩니다(그림 7의 2번).
• 그런 다음 "배포 기간" 열에서 현재 셀이 자동으로 색상으로 강조 표시되는지 확인할 수 있습니다. 오늘 날짜(10월 1일은 일부 셀이고 10월 2일은 다른 셀 등)입니다. 이렇게 하려면 조건부 서식 기능을 사용해야 합니다. MS Excel 2007 또는 2010에서는 다음과 같이 수행됩니다.
  • "헤더" 아래에 있는 "배포 기간" 열에서 모든 표 셀을 선택합니다.
  • 버튼을 클릭하세요 조건부 서식그룹에서 스타일탭에 집(그림 6 참조) 명령을 선택하십시오. 셀 선택 규칙을 클릭하고 왼쪽이나 오른쪽에 열리는 패널에서 다음 명령을 선택하세요. 날짜. 두 개의 목록이 있는 동일한 이름의 대화 상자가 열립니다(그림 8). 왼쪽에서 위치를 선택해야 합니다. 오늘, 그리고 오른쪽 - 이 조건을 만족하는 셀의 서식을 지정하는 방법입니다. 예를 들어, 연한 빨간색 채우기 및 진한 빨간색 텍스트. 다음 클릭 좋아요.

그림 8은 조건부 서식을 적용한 완성된 테이블의 모습을 보여줍니다. 예를 들어, 전문가는 2012년 8월 13일에 이 테이블을 열면 어떤 알림이 발송되는지 쉽게 확인할 수 있습니다.

테이블의 마지막 "기술적" 열이 있는지 제공할 수 있으며, 해당 열의 각 행에 숫자 1을 입력해야 합니다. 그런 다음 하나 이상의 기준으로 필터링할 때 항상 신속하게 열 수를 계산합니다. 필터링된 행. 이렇게 하려면 이 열에서 마우스로 화면의 나머지 셀을 선택하십시오. MS Excel은 해당 값의 합계를 계산하여 Excel 시트 아래의 아래쪽 참조선에 기록합니다.

그림 6

조건부 서식

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문서 실행 마감일은 다르게 해석될 수 있습니다. 예를 들어, 기간 계산은 어느 시점부터 시작해야 합니까(주문이 발행된 날부터 또는 주문이 이루어진 다음 날부터)? 달력으로 계산해야 하나요, 아니면 영업일 기준으로 계산해야 하나요? 마감일이 주말인 서류는 어떻게 처리하나요? 마감일이 전혀 지정되지 않은 경우 어떻게 되나요? 이 모든 질문에 대한 자세한 답변이 있으며 "마감일을 결정하는 방법" 기사에서 예(총 16개)와 함께 많은 내용이 설명되어 있습니다. "잡지 8호 12페이지" 2011년

조직의 모든 문서 실행을 통제하는 것은 비현실적입니다. 따라서 실행 제어 대상 문서 목록을 결정하기 위한 권장 사항이 도움이 될 것입니다. 일반적으로 정해진 기한이 무엇인지, 이것이 어떻게 이루어지는지, 그리고 구두 명령을 제어하는 ​​방법도 배우게 됩니다. “우리는 무엇을 통제할 것인가?” 기사를 참조하십시오. "잡지 7호 30페이지" 2011년

Order Execution Control 애플리케이션은 조직의 주문 실행을 제어하는 ​​데 도움이 되는 훌륭한 도구입니다. 단순함에도 불구하고 이 프로그램은 매우 효과적입니다. "주문 실행 제어" 유틸리티는 다음으로 작성되었습니다. 마이크로 소프트 엑셀이므로 이 프로그램의 주요 작업 환경은 테이블입니다. 사용자는 자신에게 편리한 방식으로 주문 테이블의 구조를 구성합니다.

이 프로그램은 액세스 권한을 정의할 수 있는 다중 사용자 프로그램입니다. 예를 들어, 일반 직원의 경우 관리자용 보고서 작성 기능만 사용할 수 있습니다. 접근권한은 관리자가 설정합니다. 모든 테이블 필드에 대해 다음을 제공하는 참고 도서를 연결할 수 있습니다. 추가 정보. 작업 상태(완료, 진행 중, 완료되지 않음)가 자동으로 계산됩니다. 프로그램은 보고서를 독립적으로 생성하며 템플릿을 만들 수 있습니다. 다음으로 보고서를 내보낼 수 있습니다. 전자 양식. 사용자가 이 프로그램을 빠르게 익힐 수 있도록 교육 시스템이 추가되었습니다. 이 유틸리티를 사용하는 것은 어렵지 않습니다. 특히 Excel에서 작업한 사람에게는 더욱 그렇습니다.

2010년 2월 26일 오후 3:19

InterTrust 회사의 품질 이사 Alexey Afanasyev

많은 러시아 기업, 특히 경험이 있는 기업에서 지난 몇 년급속한 성장에도 동일한 문제가 관찰됩니다. 즉, 조직 공무원이 지시 실행에 대한 고품질 및 적절한 통제를 보장할 수 없다는 것입니다. 일반적으로 새로운 회사는 이 문제로 고통받는 반면, 여전히 소련의 과거를 갖고 있는 조직과 지방 자치 단체, 지역 및 연방 당국의 행정부는 페레스트로이카 이전에 우리나라에서 특히 인기가 있었던 지시 관리 경험을 매우 효과적으로 사용합니다. . 이 기사는 경영진의 지시 이행을 모니터링하는 분야의 경험을 현대 기업으로 이전하는 것을 주요 목표로 설정합니다.

조직의 거의 모든 유형의 관리 활동은 경영진의 지시 실행과 관련되어 있으므로 지시 실행에 대한 제어를 설정하는 것이 중요합니다. 지침은 다음과 같습니다.

● 내부 및 수신 문서(예: 메모 및 편지)에 결의안 형식으로 첨부됩니다.

● 공동 기관(분 단위) 및 개별 관리 기관(명령 및 지침)의 행정 문서로 공식화됩니다.

시민들의 항소와 관련하여 우리는 다음을 참고합니다. 공식적으로 이들과 작업하는 절차는 수신 서신 처리와 동일하지만 마감일은 연방 차원의 현행법에 의해 규제되므로 마감일을 정한 관리자와 요청한 계약자 모두가 이를 고려해야 합니다. 이러한 마감일을 준수합니다.

많은 문서가 처리 중입니다. 수명주기통제할 수 있습니다. 문자 "K"가 있는 스탬프의 각인과 빨간색 펜으로 쓰여지거나 각인 형태로 작성된 "Control"이라는 단어를 모두 볼 수 있습니다(예 1 참조). 이러한 메모의 목적은 문서 텍스트나 문서의 결의문에 제공된 지침을 제어해야 할 필요성에 주의를 환기시키는 것입니다(이 예에서 수신 편지에는 Ignatova Yu.S.의 지침이 포함된 결의안이 포함되어 있습니다). , 무엇을 해야 하는지, 언제 해야 하는지). 해당 문서는 실행이 완료될 때까지 별도의 폴더에 보관됩니다. 실행이 완료되면 문서에 이에 대한 메모가 작성됩니다(예 1의 경우 2009년 10월 7일 오른쪽 하단에 계약 체결 및 파일에 문서 배치에 대한 메모가 작성됨). .08-24).

수행자를 위한 작업 설정

누가 명령을 내리는가? 이는 모든 수준의 관리자가 수행합니다. 일반적으로 조직의 첫 번째 사람 또는 전체 최고 경영진의 지시 실행에 대한 통제가 이루어지며 유치원 교육 기관 서비스가 이를 처리합니다. 그리고 하위 관리자(부서장)의 지시는 원칙적으로 해당 부서의 사무를 담당하는 동일한 부서의 직원이 처리합니다.

결의안이나 행정 문서의 본문에는 이미 다음 사항이 명확하고 모호하지 않게 공식화되어 있어야 할 것 같습니다.

● 주문 자체,

● 마감일,

● 특정 수행자.

이러한 조건 중 하나 이상이 충족되지 않는 경우(발생하는 경우) 관리자의 요구 사항을 명확하게 재구성하고 필요한 경우 이를 더 작은 요구 사항으로 나눌 수 있지만 명확하게 정의된 수행자를 포함하는 별도의 직원이 필요합니다.

지침을 작성할 때 다음과 같은 간단한 규칙을 따르는 것이 좋습니다. 문구는 간결하고 간결해야 하며 해석의 모호성을 최대한 제거하고 명확하게 정의되고 측정 가능한 결과를 가져야 합니다. 이 모든 것을 통해 주문에 대한 추가 설명에 시간을 낭비하지 않아도 됩니다. 반면에 이는 유언집행자에게 목표를 제공하고 명령 작성자에게는 유언집행자의 행동으로 인한 결과가 예상된다는 확신을 줍니다.

모호한 공식과 이에 상응하는 올바른 텍스트 구조의 예는 다음과 같습니다.

조직이 지침 실행에 대한 제어권을 설정하면 곧 문서가 변경되기 시작합니다. 일반 요구 사항 대신 특정 실행자, 마감일 및 예상 결과와 함께 짧고 완전한 지침이 나타납니다. 이는 회사 관리의 효율성을 크게 향상시키며, 이는 경영진과 소유주 모두가 거의 즉시 인지하게 됩니다.

주문 실행 마감일

조직의 주문 실행 기한은 일반적으로 주문을 생성한 작성자-관리자가 설정합니다. 어떤 경우에는 명령 실행 기한이 조직의 현지 법률이나 외부 규제 문서에 의해 설정될 수 있습니다.

여기에 연방 집행 기관의 상호 작용에 대한 모델 규정을 인용하겠습니다.

문서 조각

연방 행정부 간 상호 작용을 위한 모델 규정이 승인되었습니다. 2005년 1월 19일자 러시아 연방 정부 법령 제30호(2008년 2월 21일 개정됨) 해당 명령은 해당 명령에 명시된 기간 내에 실행됩니다. 특정 기간을 실행 기한으로 설정한 경우 해당 기간의 시작은 주문 서명일로 간주됩니다. “긴급”이라는 지시가 포함된 명령은 3일 이내에 실행됩니다. "즉시" 명령은 명령 실행을 위해 10일의 기간을 제공합니다. 명령서에 집행기간을 명시하지 아니한 경우에는 서명일로부터 1개월 이내(다음달 해당일까지, 다음달 해당일이 없는 경우 다음달 해당일까지)로 집행한다. 매월 마지막 날). 주문집행기간의 마지막 날이 휴무일인 경우에는 전 영업일에 체결됩니다.

조직의 관리 시스템을 개선하려면 통제되는 명령이 실행 기한을 통일하여 조직에 확립된 단일 기반으로 가져오는 것이 합리적입니다. 처음에 그러한 결정은 예를 들어 사무실 관리 지침과 같은 현지 법률로 문서화되어야 합니다. 마감일 변경은 조직의 현지 법률에 문서화된 경우에만 가능해야 합니다. 그리고 물론, 도입된 마감일 계산 시스템은 상식에 부합해야 합니다. 결국, 불가능한 일보다 수행자의 의욕을 떨어뜨리는 요소를 찾는 것은 어렵다.

우리는 여러 가지 지침 문구의 예를 제시하고 각 지침의 어느 날짜가 지침을 적시에 실행하기 위한 마지막 날짜로 간주되는지 설명할 것입니다. 이것은 매우 중요합니다. 왜냐면... 이 문제에 대해 종종 혼란이 있습니다.

매우 일반적인 상황은 한 관리자가 작업 완료를 낮은 수준의 다른 관리자에게 맡기고 자신의 재량에 따라 할당을 다른 "아래 층"으로 낮추는 경우입니다. 따라서 주문은 최종 집행자에게 도달하기 전에 여러 관리자의 손을 거칩니다. 사실, 이 사다리를 따라 내려가면 과제는 서로 다른 시간에 서로 다른 사람들이 수행하는 여러 "하위 작업"으로 "분기"될 수 있습니다. 이 시스템을 "중첩 순서" 생성이라고 합니다.

공식화할 때"중첩" 주문의 경우 임시 준비금을 제공하는 것이 중요합니다. "부모" 주문의 경우 영업일 기준 최소 1~3일이 소요됩니다. "배턴을 더 멀리 전달"하는 관리자를 체인에서 제외하고 지침을 너무 많이 "중첩"하는 것을 피하는 것이 좋습니다. 전체 명령의 집행을 총괄하는 집행자가 있는 경우 이를 '책임집행자'라고 합니다.

예를 들어, 명령 실행 기한이 외부 규제 문서에 의해 규제되는 경우 연방법 No. 59-FZ "러시아 연방 시민의 항소를 고려하는 절차에 관한"을 인용하겠습니다. 이 문서에 따르면 러시아 시민의 서면 신청서를 검토하는 최대 기간은 30일이며 해당 문서를 등록한 순간부터 고려되기 시작합니다(법에서는 이 절차에 대해 3일을 할당합니다. 신청서가 접수되는 순간).

예를 들어, 시민이 자신의 권리를 행사하기 위해 지방 정부 기관의 지원을 요구하는 경우 이에 필요한 기간은 종종 1개월을 크게 초과합니다. 이러한 상황에서 신청자는 한 달 이내에 서면 답변을 받게 되는데, 이는 장점에 대한 문제를 해결하지는 않지만 기관의 추가 지원 절차를 명확하게 설명합니다. 당국 자체에서는 그러한 불만 사항을 고려하여 형성된 명령을 명령 작성자인 관리자에게 상황 전개에 대한 보고서를 정기적으로 제출하여 작업 통제하에 두어야 합니다.

시민들이 항소를 잘못 처리하는 경우가 종종 있습니다. 그런 다음 수취인은 이를 고려하지 않고 문제가 해당되는 권한을 가진 기관이나 공무원에게 전달합니다. 법에서는 이를 위해 신청서 등록일로부터 7일을 할당합니다. 이 경우 시민에게 그러한 리디렉션에 대한 통지가 전달됩니다. 그런데 법에서는 결정이나 조치(무활동)에 대해 항소하려는 기관이나 공무원에게 불만 사항을 보내는 것을 분명히 금지하고 있습니다.

주문 실행 모니터링 절차

이제 명령 준비에 대한 기본 정보가 있으므로 명령 실행을 모니터링하는 절차를 자세히 고려할 필요가 있습니다.

특정 기업에서는 명령 실행을 통제하는 작업을 수행할 수 있습니다.:

● 등록 및 제어 카드(RCC) 파일을 수동으로 사용합니다.

● 전자 문서 관리 시스템에서 "전자 카드"에 기록된 정보의 구성은 동일하지만 수행자에게 통지하고 성과 규율에 대한 보고서를 생성하는 많은 작업이 자동으로 수행됩니다.

● 작업을 용이하게 하기 위해 MS Excel의 기능을 사용하는 경우 중간 옵션도 있습니다. 통제되는 주문은 표 형식으로 설명되며, 여기에서 실행자, 마감일 등을 기준으로 정보를 필터링할 수 있습니다. 참조.

"통제 배치" 단계에서는 사무실 직원이 주문을 등록합니다. 문서에 포함되어 있는 경우 "K" 또는 "Control" 스탬프가 찍히거나 밝은 펜으로 동일한 내용이 기록됩니다. 간단히 문서를 제어 주문 폴더로 이동할 수도 있습니다.

명령을 받은 집행관은,이를 숙지하고 주문에 명시된 기한이 만료되기 전에 여기에 설정된 작업을 완료해야 합니다. 계약자가 자신의 부하 직원이 수행할 작업을 이전해야 하는 경우 앞서 논의한 것처럼 하위 수준의 주문을 생성합니다.

계약자는 기한이 지정된 작업을 정시에 완료하는 능력과 일치하지 않는다는 것을 알게되면 명령을 내린 관리자에게 실행 날짜를 연기하도록 청원합니다. 또 다른 경우, 집행자가 명령 집행이 자신의 권한과 책임 영역을 벗어나는 것을 인식하면 명령의 전체 또는 부분 취소를 신청할 수 있습니다.

관리자가 마감일을 연기하거나 주문을 취소하기로 결정한 경우 마감일 관리 책임자에게 이에 대해 알립니다. 어떠한 경우에도 할당 일정을 변경하거나 취소하려는 유언집행자의 요청은 할당 통제 기간 만료일 이전에 관리자에게 제출되어야 합니다.

« 장점에 대한 명령 실행 제어» 일반적으로 달성된 실행 결과와 과제에 설정된 작업의 관련성을 평가할 만큼 능력이 있는 직원이 수행합니다. 이러한 통제는 성과 보고서를 받은 유능한 직원이 시작할 수 있으며 통제에서 제거되거나 개정을 위해 반환되어 완료될 수 있습니다.

주문의 "통제 제거" 절차는 해당 주문의 실행을 확인한 직원과 관리자가 주문을 완전히 제거하라는 요청을 충족한 경우에 수행됩니다.

무대의 일환으로 " 시간에 따른 실행 제어» 전담 직원이 모든 활성 실행, 즉 현재 실행 중인 주문의 실행 기한을 동시에 제어합니다(조직에서 이러한 작업이 수동으로 수행되거나 MS Excel을 사용하여 수행되는 경우 일반적으로 비서가 수행함). 명령 작성자 또는 유치원 교육 기관 서비스 직원). 현재 이 작업의 대부분은 전자 문서 관리 시스템을 통해 수행될 수 있으며, 수행자에게 주문 실행 완료 기한을 알려줍니다. 이 통지는 통제에서 제거되지 않은 모든 주문에 대한 단면적 경고입니다(예 4 참조).

개별 수행자의 업무량은 지속적으로 증가하고 있으며, 그 결과 초보적인 건망증으로 인해 작업자의 수행 규율이 떨어지기 시작합니다. 예를 들어 매주 직원에게 정기적으로 알리면 수행할 작업 범위를 명확하게 이해하고 보고 마감일을 확인할 수 있습니다.

정보 시트표에 제시된 정보 구성을 통해 간략하거나 (참조) 더 완전할 수 있습니다. 그런데 이러한 MS Excel 테이블에서 빈 실행 표시가 있는 특정 실행자에 대한 주문을 필터링하면 결과를 인쇄하여 실행자에 대한 다른 버전의 정보 시트를 얻게 됩니다.

이러한 시트가 EDMS에 의해 생성된 경우 실행 기간이 끝날 때까지 남은 일수가 포함된 열을 표 형식으로 포함하는 것이 편리합니다. 만료 날짜별로 주문 순위를 매기는 것도 매우 편리합니다. 이를 통해 계약자는 자신의 작업 시간을 보다 효과적으로 신속하게 탐색하고 관리할 수 있습니다.

성과규율 보고

일부 조직에서는 연습 출연자 중간보고. 특히 중요한 주문의 실행 진행 상황을 정기적으로 모니터링해야 하는 경우 작성자는 전체 실행 기간 동안 제공되어야 하는 주간 보고와 같은 정기적인 필요성에 대한 주문 정보 텍스트에 추가합니다. 중간 성과 보고서는 일반적으로 서면 형식이나 각서 형식으로 작성됩니다. 그러한 보고서의 준비는 다음과 같이 수행될 수 있습니다.

● 출연자 본인

● 그 밑에 있는 비서,

● 회사에서 성과 규율을 담당하는 직원.

정기적으로 또는 경영진의 요청에 따라 조직의 성과 규율 수준을 모니터링하기 위해 성과 규율과 관련된 여러 유형의 보고서가 준비됩니다.

● 별도의 임원;

● 특정 부문

● 조직 전체;

● 특정 관리자의 지시 등

정보는 관리를 위한 통계요약 형태로 요약됩니다.전달, 실행 및 다른 사람에게 양도하는 것에 대해 보고 기간지침. 성과 규율을 더욱 효과적으로 관리하기 위해 다양한 보고 모델이 사용됩니다. 보고 양식에 대한 옵션은 E. Kameneva의 의견에 제시되어 있습니다.

이러한 보고서는 조직 전체와 특히 부서를 위해 작성되므로 관리자가 직접 지시한 공무원만 실행자 섹션에 포함됩니다. 예를 들어, 일반 이사이들은 그의 대리인이자 활동 영역의 책임자가 될 것이며 부서장의 경우 부서 및 가능한 경우 부문의 책임자가 될 것입니다.

조직이 EDMS를 통해 문서 흐름을 완전히 자동화하지 못하더라도 이러한 문서는 Microsoft Excel 또는 OpenOffice.org Calc 스프레드시트 시스템에서 준비하고 유지 관리하는 데 매우 편리합니다. 이러한 시스템은 인터페이스와 기능이 대체로 유사하며, 중소기업의 회계 및 보고 자동화에 도움이 될 수 있습니다. 가장 중요한 것은 결과적으로 정확히 무엇을 얻어야 하는지 명확하게 아는 것입니다.

의견

우리는 통제에서 주문을 넣고 제거하는 문제뿐만 아니라 주문을 실행하고 실행을 모니터링하는 방법을 조사했습니다. 이 기사에서 제안된 지시 관리 모델은 조직 관리를 보다 명확하고 투명하게 만드는 데 도움이 될 것입니다.