Svaka organizacija se prije ili kasnije suoči s problemom praćenja zadataka koje postavlja menadžment. Svi različito rješavaju ovo pitanje: jedni implementiraju elektronski sistem upravljanja dokumentima, neki stavljaju oznake u upisne knjige, drugi postavljaju ormarić za dokumente na starinski način. U ovom članku ćemo se osvrnuti na problem praćenja naloga koje izdaje menadžer u vezi sa ulaznim i internim dokumentima kompanije, te ćemo vam predstaviti jednu od opcija za organizaciju sistema kontrole pomoću MS Outlook-a.

Šta je kontrola izvršavanja zadataka?

Narudžba od menadžera obično počinje sa rezolucijom postavljenom na dolazni ili interni (na primjer, interni dopis) dokument. U rezoluciji se, kao što je poznato, mora navesti izvršilac, sadržaj zadatka i period u kome se nalog mora izvršiti.

Ako organizacija nema sistem kontrole, tada, po pravilu, menadžer završava svoj rad na dokumentu odlukom, a izvršenje zadatka ostaje u potpunosti na savjesti izvršitelja. U najboljem slučaju, direktor će za sebe napraviti bilješku u dnevniku kako ne bi izgubio iz vida najvažnije stvari, ali kada obim pristiglih dokumenata dostigne nekoliko desetina ili stotina dnevno, nikakav dnevnik ga neće spasiti.

Kao rezultat toga, odgovornost za praćenje izvršenja pada na krhka ramena sekretara (ili, alternativno, jednog od službenika u kancelariji). Na ovaj ili onaj način, zadatak kontrolora je da se upozna sa rješenjem, donese nalog izvršitelju i osigura da se izvrši na vrijeme.

Da li su svi dokumenti stavljeni pod kontrolu?

Na samom početku, kada se sistem kontrole dokumenata tek pojavljuje u vašoj organizaciji, bolje je kontrolirati samo dio dokumenata. Koje - neka odluči lično vođa. Prvo, kontroloru će biti lakše, a drugo, negativna (kao što se uvijek dešava sa promjenama) reakcija zaposlenih će se izgladiti. U budućnosti će se lista dokumenata koji se šalju na kontrolu postepeno proširivati. Recimo da je u prvoj fazi doneta odluka da se prati izvršenje uputstava po pritužbama od strane pojedinci, i na bilo koji zahtjev državnih organa.

Međutim, ako kompanija odmah pređe na elektronsko upravljanje dokumentima, nema problema izbora: EDMS programi automatski prate putanju svakog dokumenta.

Kreirajte zadatak uGOSPOĐA Outlook

Outlook prvo - mail klijent, koji može zamijeniti elektronski sistem upravljanja dokumentima samo u smislu komunikacije između korisnika; sve radi uspešno potrebne funkcije, posebno praćenje izvršenja zadataka i generisanje izvještaja.

Neizostavan uslov za organizovanje kontrole uGOSPOĐA Outlook: menadžerova rezolucija mora na ovaj ili onaj način biti utjelovljena u elektronskom formatu. Kontrolor mora ili skenirati dokument s rezolucijom kako bi priložio ovu datoteku zadatku, ili ručno reproducirati tekst rezolucije u tijelu zadatka.

Da kreirate zadatak za korisnika, pokrenite MS Outlook i u top meni birajte komande uzastopno File, Stvoriti I Red(Sl. 1), nakon čega će se otvoriti novi prozor - vaš budući zadatak.

Fig.1. Kreiranje naloga

Počnimo sa popunjavanjem polja. U prvom od njih ( Kome) upisuje se adresa izvršitelja kojeg imenuje direktor.

Ako postoji više izvođača, zadatak se kreira za svakog posebno (osobina programa; inače će biti poteškoća u praćenju zadatka).

Drugo polje Predmet morate ga ispuniti što je moguće tačnije kako bi već bilo jasno na što se zadatak odnosi, na primjer:

Ulaz-234 od 29.01.2013.

Ovo će biti zgodno i za kontrolora i za izvođača.

Sljedeće važno polje za nas je Termin. Ustanovljava se na osnovu rokova za izvršenje dokumenata prihvaćenih u vašoj kompaniji.

Podsjećamo da je standardni rok prihvaćen u praksi poslovnog komuniciranja 30 kalendarskih dana.

Blizu polja Termin Možete odabrati nivo važnosti zadatka: nizak, normalan ili visok.

Polja Počni, država I Spreman Prilikom kreiranja zadatka, kontroler ga obično ne dira, jer izvršilac još nije započeo izvršenje, a početak vremena dodeljenog za rad će biti trenutak kada zadatak bude poslan izvršiocu.

Na meniju Opcije Možete zakazati ponavljanje zadatka klikom na odgovarajuće dugme.

Ovo je relevantno za, na primjer, mjesečne izvještaje ili pružanje drugih informacija određenom učestalošću.

Ovdje se od vas traži da odaberete kategoriju (ako je koristite) i dodate podsjetnik za izvođača.

Pogodno je postaviti podsjetnik tri dana prije roka: na traženi dan izvođač će dobiti pismo odgovarajućeg sadržaja.

Opcije Držite ažuriranu kopiju ovog zadatka na svojoj listi zadataka I Pošalji mi izvještaj o statusu kada se zadatak završi se uključuju i isključuju pomoću kvačice u potvrdnim okvirima.

Napomenu!

Polje za potvrdu (od engleskog check box-a) je grafički element korisnički interfejs, omogućavajući korisniku da kontrolira parametar s dva stanja - ☑ uključeno i ☐ isključeno.

Tekstualno polje se unosi u polje za slovo - uputstva neophodna za dovršenje zadatka. Ako ih nema, možete unijeti standard Molimo pročitajte rezoluciju i izvršite upute.

Idite na karticu menija Insert. Ovdje prilažemo datoteku sa pismom rezolucije uz zadatak.

Nakon toga, kliknite Pošalji– a zadatak ide odgovornoj osobi (slika 2).

Slika 2. Slanje zadatka na izvršenje

Rad izvođača na zadatku

Izvođač će dobiti pismo sa prilogom koji sadrži zadatak. Nakon otvaranja zadatka, vidjet će datoteku sa rezolucijom menadžera, datumom završetka i drugim informacijama koje ste mu poslali (slika 3).

Rice. 3. Prijem zadatka od strane izvođača

do Fig - na ovoj slici nema tačke nakon narudžbe, ali na prethodnoj postoji

Nakon izvršenog zadatka, izvršilac mora sastaviti zapisnik. Da biste to učinili, u zadatku, kao i obično email, potrebno je da odaberete opciju Odgovori, napišite tekst izvještaja i pošaljite ga kontroloru.

Izvještaj mora biti tačan i sadržavati ažurne informacije o izvršenju zadatka, a ne običnu odjavu Završeno ili, još gore, uredu.

Primjer izvještaja o izvršenju naloga:

Dopis od 30.01.2013. godine broj 323 upućen je drugoj strani poštom.

Dovršavanje zadatka

Nakon prijema izvještaja, kontrolor označava zadatak kao obavljen. Da biste to učinili, desnom tipkom miša kliknite zadatak na listi zadataka i odaberite naredbu iz padajućeg izbornika Za izvršenje, i onda Označite kao završeno(Sl. 4).

Rice. 4. Dovršavanje zadatka

Izvještavanje

Praćenje izvršenja naloga će izgubiti svaki smisao ako kontrolor periodično ne analizira kvalitet rada izvođača. Da biste to učinili, morate generirati izvještaj na osnovu parametara koji vas zanimaju.

Da vidite kompletnu listu narudžbi koje ste poslali, kliknite na dugme u donjem levom uglu ekrana Zadaci. U centralnom polju iu lijevoj koloni formiraće se lista zadataka Trenutni pogled Može se napraviti bilo koji odabir. Obično kontroleri koriste poglede Detaljna lista , Zakasnili zadaci I Od odgovornog(Sl. 5).

Fig.5. Detaljna lista podnesaka

Bilo koja lista se može odštampati odabirom odgovarajuće komande u meniju File.

Regulisanje procesa i rad sa osobljem

Kao i kod svake inovacije, nemoguće je bez propisa za proces praćenja izvršenja naloga. Preporučljivo je da se pravila za postavljanje i izvršavanje zadataka unesu u uputstva za rad u kancelariji. Ako ga još nemate, možete kreirati poseban dokument, "Pravila..." ili "Uputstva...". Na ovaj ili onaj način, proces je potrebno opisati što je detaljnije moguće, a preporučljivo je da opis dostavite sa snimcima ekrana. Instrukcije mora odobriti generalni direktor.

Idi novi sistem kontrola znači pojavu niza novih pravila koja su obavezna za sve. Međutim, pridržavanje ovih pravila neće predstavljati veliku muku za vaše kolege.

Prvo, svaki zaposleni će sada morati stalno uključivati ​​MS Outlook. U krajnjem slučaju, provjeravajte svoju e-poštu najmanje dva puta dnevno.

Drugo, kolege će morati da upamte: zadatak, čiji je autor sekretar, nije njegov (sekretaričin) hir. Ovo nije ništa drugo do nalog direktora, predstavljen u elektronskom obliku. Direktor je taj koji je imenovao izvršioca i odredio rok za izvođenje zadatka, a zapravo će o realizaciji morati da izvještava direktor, a ne kontrolor-sekretar.

Kao što vidite, proces postavljanja zadataka u MS Outlook je prilično jednostavan i sasvim je pogodan za malu kompaniju u kojoj se postavlja do 20 zadataka dnevno. Najvažnije je da svako od ovako poslanih instrukcija bude sastavljeno što je moguće korektnije: ima određenog primatelja i rok, te se šalje u pisanom obliku. Završetak rada na zadatku se jasno evidentira. Kontrolor je, zauzvrat, oslobođen pozivanja izvođača podsjetnicima: samo mora paziti da izvještaj o izvršenju stigne na vrijeme.

Razmotrili smo samo jednu od opcija za automatizaciju sistema za praćenje izvršenja naloga u organizaciji. Kao i svaka od metoda kontrole koju smo naveli na početku članka, i ova ima svoje prednosti i nedostatke. Međutim, po našem mišljenju, ovo je jedna od optimalnih budžetskih alternativa za kompaniju koja tek počinje da otkriva elektronsko upravljanje dokumentima.

Evgenia Kozhanova, specijalista za predškolske obrazovne ustanove i vođenje kadrovske dokumentacije

Za početak, podsjetimo se pravila za praćenje izvršenja naloga, koje ćemo kasnije početi automatizirati koristeći standardne mogućnosti MS Excel-a.

Postoji kontrola suštine rješavanja pitanja i kontrola rokova izvršenja zadataka.

Materijalna kontrola

Kontrola merituma je procjena koliko je ispravno, uspješno i potpuno riješeno pitanje. Takvu kontrolu vrši rukovodilac (ustanove ili odjeljenja) ili posebno ovlašteno lice. Odgovornost za pravilno i blagovremeno rješavanje pitanja prikazanih u dokumentima snose rukovodioci strukturnih odjela i zaposlenici kojima je povjereno izvršenje dokumenta. Izvođač obično:

• navedeno u rezoluciji menadžera na dokumentu (na primjer, na dolaznom pismu, na zahtjevu zaposlenika) ili
• piše se direktno u tekstu naredbe (obično u naredbi/protokolu pojedinačna uputstva su sastavljena kao samostalni paragrafi teksta i formulisana na način da je odmah jasno šta, kome i kada treba uraditi; shodno tome, svaka stavka - zadatak/instrukcija stavlja se pod kontrolu posebno) ,
• kada izvođač nije direktno određen, on se određuje u skladu sa raspodjelom odgovornosti u organizaciji.

Ako je u rješenju/uputstvu rukovodioca naznačeno više izvršilaca, lice koje je prvo navedeno u rješenju odgovorno je za izvršenje dokumenta/uputstva i, shodno tome, organizaciju njegovog izvršenja.

Uputstva mogu slijediti iz teksta dokumenta, ili mogu biti „nezavisna“, tj. nedokumentovani i ipak podložni kontroli njihovog izvršenja. Ako je nalog kreiran na osnovu dokumenta, on sadrži vezu sa osnovnim dokumentom (vidi popunjavanje prve četiri kolone u tabeli na slici 1). Instrukcije izdaju rukovodioci na svim nivoima. Međutim, svaka organizacija sama odlučuje koje dokumente/instrukcije će staviti pod kontrolu. Obično su to sve upute šefa organizacije i njegovih zamjenika. Kako veća količina dokumenata u organizaciji, to je važnije da se pojednostavi rad praćenja izvršenja dokumenata i što organizacija selektivnije pristupa rješenju pitanja „šta ćemo kontrolisati“ – ovdje je važna zlatna sredina. Dakle, kontrola se najčešće vrši na izvršenje instrukcija od prvog lica, a to radi služba predškolske obrazovne ustanove ili sekretar.

Uputstva moraju biti jasno i nedvosmisleno formulirana:

• sama naredba;
• period izvršenja;
• izvršilac (moguće je da više osoba izvrši nalog, tada se jedno imenuje za odgovornog izvršioca, a ostale se smatraju saizvršiocima).

Preporučljivo je pridržavati se instrukcija prilikom formiranja jednostavna pravila: formulacije treba da budu kratke, sažete, da eliminišu dvosmislenost u tumačenju, i da imaju jasno definisan i merljiv rezultat.

Dok se nalog izvršava, moguće su sljedeće radnje:

• autor može promijeniti rok za završetak narudžbe;
• autor može promijeniti odgovornog izvršioca zadatka;
• izvođači kreiraju izvještaje o rezultatima izvršenja;
• autor ima mogućnost da vrati nalog na doradu ili da odobri rezultat izvršenja.

Ako je zadatak podijeljen između suizvršitelja, onda odgovorni izvršilac dobija izvještaje o njihovom radu. On je taj koji generira konačni pojedinačni izvještaj u ime i šalje ga autoru.

Kontrola rokova

Kontrolu rokova izvršenja dokumenata/naloga vrši služba za podršku upravljačkoj dokumentaciji (DOU), au maloj organizaciji - sekretar.

Tehnologija praćenja rokova može se podijeliti na sljedeće procedure:

• evidentiranje svih dokumenata, uputstava, uputstava i rukovodećih zadataka stavljenih pod kontrolu;
• provjera blagovremenog dostavljanja dokumenta izvršitelju;
• usklađivanje podataka o kontrolisanim dokumentima kada se menjaju rokovi za izvršenje, dokumenti se prenose od izvršioca do izvršioca, od odeljenja do odeljenja (ovo evidentiramo u polju „Status izvršenja“, vidi sliku 1);
• podsjetnik izvođačima i rukovodiocima odjela o prisutnosti neispunjenih dokumenata i uputstava;
• obavještavanje rukovodilaca (odjela i organizacija) o statusu i toku izvršenja dokumenata;
• unos podataka o izvršenju dokumenata;
• analiza stanja i nivoa discipline rada za organizaciju u cjelini, po strukturnim odjeljenjima, specijalistima, vrstama dokumenata i drugim aspektima.

Rokovi dokumenti se mogu definisati:

Kao što vidite, rok za izvršenje naloga obično određuje njegov autor. Prihvaćeno je da nalozi sadrže uputstva "hitno", podliježu izvršenju u roku od 3 dana. Uputstvo „promptno“ predviđa rok od 1 dan za izvršenje naloga. Ako datum izvršenja nije naveden u nalogu, podliježe izvršenju u roku od 1 mjeseca od dana potpisivanja (do odgovarajućeg datuma narednog mjeseca, a ako u sljedeći mjesec nema tog broja, onda do zadnji dan mjesec). Ako posljednji dan perioda izvršenja naloga pada na neradni dan, isti je predmet izvršenja prethodnog radnog dana.

Za dokumente koji sadrže složen zadatak mogu se postaviti dugi rokovi (nekoliko mjeseci, šest mjeseci, godina). U ovom slučaju je neophodno podijelite zadatak u faze i pratite završetak zadatka korak po korak.

Kontrola termina uključuje:

• trenutna kontrola,
• korisna i
• konačna kontrola.

Glavne vrste kontrole su tekuća i preventivna.

Ispod kontrola struje razumjeti svakodnevnu pripremu informacija o dokumentima koji danas ističu. Tekuća kontrola se vrši svakodnevnim provjeravanjem napretka dokumenta i podsjećanjem izvođača na istek roka za izvođenje i potrebu završetka radova na dokumentu. Odgovorni za kontrolu izvršenja (u malom preduzeću - sekretarica) svakodnevno, obično na početku radnog dana, identifikuju i sastavljaju spisak dokumenata kojima danas ističu rokovi.

Trenutna kontrola pomaže u kreiranju plana rada za dan. Odmah pokazuje koji se zadaci moraju obaviti danas (rješavanje problema na sastanku, potpisivanje dokumenta, slanje faksa, itd.). Stoga je kontrola rokova izvršenja dokumenata funkcija koja je nužno predviđena u opis posla sekretarica menadžera. Svaki dan, identifikujući dokumente čiji rokovi ističu, sekretar otkriva mogućnost blagovremenog rješavanja problema, a ukoliko se rokovi propuste, o tome izvještava rukovodioca.

Tokom preventivnu kontrolu sastavljaju se izvještaji i obavještavaju izvršitelji o dokumentima čiji rokovi ističu za 2-3 dana (u našoj organizaciji to radimo 4 kalendarska dana unaprijed). I tada zaposlenik još uvijek ima vremena da riješi problem na vrijeme.

Kontrolna pozicija je veoma važna. Samo orijentacija kontrole na pomoć zaposlenima, a ne na uočavanje nedostataka, želja da se pomogne, podsjeti, a ne inkriminiše, može osigurati najveću efikasnost kontrolne službe.

Sistematska provera izvršenja, vešto i korektno sprovedena od strane zaposlenog koji taktično podseća da je dokument potreban na vreme, da od pravovremenog rešavanja problema zavisi prosperitet kompanije itd., naglašava potrebu za ovim zaposlenim i njegove napore. Osim toga, „indeks vremena“ pomaže u planiranju radnog dana menadžera, jer odražava događaje i zadatke za određeni datum.

Ako po prijemu dokumenta ili tokom njegovog izvršenja od strane izvođača postane jasno da ga je nemoguće izvršiti na vrijeme, o tome se obavještava rukovodilac (autor takvog naloga), koji ima pravo odgoditi rok za izvršenje dokumenta. Ako menadžer produžava rok, sekretar u skladu sa svojim uputstvima upisuje novi rok u prijavnici.

Pitanje odgađanja roka za izvršenje dokumenta mora se postaviti najkasnije 1 dan prije isteka ciljnog datuma. Odgađanje roka retroaktivno nije dozvoljeno i po pravilu je nemoguće u automatizovanim sistemima.

Za dokumente sa dugim (nekoliko mjeseci) rokom izvršenja, međufaze izvršenja mogu se pratiti snimanjem informacija o toku izvršenja (to radimo u polju „Status izvršenja“ kartice za registraciju dokumenta).

Često rješavanje problema zahtijeva uzastopni rad na dokumentu od strane više izvršitelja ili koordinaciju dokumenta sa nekoliko odjela. U tim slučajevima mora se kontrolisati dužina vremena u kojem svaki izvršilac drži dokument. Prilikom prijenosa dokumenta, činjenica prijenosa mora biti zabilježena. Upis obično vrši sekretar jedinice koja prenosi dokument. Mi odražavamo kretanje dokumenta i datum njegovog prijenosa u polju „Status izvršenja“.

Kada se pojave dokumenti istekao izvršenje njihova lista se štampa istog dana i prijavljuje menadžeru.

Ako se pravo na registraciju dokumenata može dati širokom krugu zaposlenih, onda promjene koje odražavaju napredak njegovog izvršenja, po pravilu, provodi samo jedan odgovorni zaposlenik: sekretar-pomoćnik ili specijalista predškolske obrazovne ustanove.

Uklanjanje dokumenta iz kontrole vrši se tek nakon potpunog izvršenja dokumenta: izvršenje odluke upravnika, priprema odgovornog dokumenta, prijem odgovora na izlazni dokument ili druga dokumentovana potvrda činjenice izvršenja. Rezultat izvršenja dokumenta mora biti upisan u registarsku karticu (na primjer, „poziv je poslat“, „poslano je pismo od... br....“, itd.). Registraciona kartica sadrži i podatke o datumu izvršenja isprave i označava broj predmeta prema nomenklaturi u kojoj je izvršena isprava zavedena.

TO konačna kontrola uključuju analitički rad za sumiranje discipline učinka i rezultata rada zaposlenih u odjelu ili organizaciji u cjelini. Završnu kontrolu sprovode zaposleni (služba) zaduženi za praćenje izvršenja, ili sekretar organizacije u zadatoj učestalosti (nedjeljno, mjesečno, tromjesečno). Rezultati naknadne kontrole se ogledaju u konačnim kvantitativnim i listnim izvještajima o stanju izvršenja zadataka (kontrolisani dokumenti). To omogućava menadžmentu da zna šta određeni zaposlenik (odjel) radi i kako se stvari odvijaju u određenom području aktivnosti (rješavanje određenog problema).

Završna kontrola, u obaveznoj kombinaciji sa preventivnom kontrolom, stimulativni je faktor u povećanju discipline zaposlenih.

Primjer kontrole naloga pomoću MS Excel-a

Sada ćemo pokazati šta se može automatizovati korišćenjem standardnih mogućnosti MS Excel-a. Za početak otvorite novu radnu knjigu MS Excel i kreirajte tabelu u njoj sa poljima/kolonama/grafovima prikazanim na slici 1. Ovo je glavna tabela koja prikazuje informacije o blagovremenoj kontroli izvršenja naloga u našoj organizaciji.

Zatim, u posebnu ćeliju, stavite formulu tako da kada otvorite ovog lista MS Excel je uvijek iznad tabele prikazan je trenutni datum(označeno brojem 1 na slici 1). Tada će nam biti od koristi u svakodnevnom radu sa stolom. To možete učiniti na dva načina:

Slika 2

Collapse Show

U ovoj tabeli možete filtrirati redove (tj. kontrolirane narudžbe) prema različitim kriterijima. Ali da biste to učinili morate omogućiti filter:

Slika 3

Dugme na ekranu za omogućavanje filtera u MS Excel 2007 i 2010

Collapse Show

Slika 4

Kriterijumi za filtriranje redova tabele prema sadržaju kolone u MS Excel 2007 i 2010

Collapse Show

Gore prikazani kriterijumi filtriranja pojavili su se kao rezultat klika na dugme filtera sivog kvadrata u koloni „Umjetnici“ (označeno brojem 1). Ćelije ove kolone su ispunjene tekstom, pa nam je program ponudio sljedeće mogućnosti:

2 - prvo, možemo filtrirati jednog ili više izvođača, ostavljajući "kvačice" samo za njih; takođe možemo birati samo prazni redovi, ostavljajući "kvačicu" samo u posljednjoj stavci na listi; ako ostavimo potvrdni okvir na poziciji „Odaberi sve“, tada neće biti filtriranja po ovom kriteriju (ovo je sada prikazano na slici);

3 - drugo, možete filtrirati prema tekstu sadržanom u ćelijama stupaca, međutim, ovaj kriterij je prikladniji kada radite sa stupcem "Sažetak" dokumenta itd. Na primjer, ako se ne sjećamo baš naslova, ali se sjećamo ključna riječ, koji bi trebao biti u njemu, tada trebate odabrati stavku "sadrži..." i otkucati ovu riječ bez njenog završetka, tada će kao rezultat filtera na ekranu ostati samo linije koje sadrže riječ koju smo upisali različiti završeci u polju „Sažetak“.

Filter možete ukloniti odabirom istoimene naredbe - označene brojem 6. Ako ste filtrirali redove navodeći različite kriterije odabira u nekoliko kolona, ​​tada će se jednim odabirom ove naredbe ukloniti filter samo u koloni u kojoj ste odabrali takav naredba, s preostalim filterima u drugim kolonama će ostati važeća - svaki od njih se mora ukloniti pojedinačno. U onim kolonama u kojima je filter omogućen, dugme za pozivanje filtera menja svoju sliku u dugme za aktiviranje filtera.

Ako je kolona prema čijem sadržaju želimo filtrirati redove tabele ispunjena datumima, tada će nam program umjesto tekstualnog filtera ponuditi još jedan – poseban za datume – označen brojem 4: možemo odabrati ne samo određenog datuma, ali i kasnije ili ranije od nekog datuma ili ograničenog vremenskog perioda, jučer, danas ili sutra itd.

Naša tabela ima 3 kolone sa datumima.

Numerički filter (označen brojem 5) je posebno dizajniran za rad sa kolonama čiji su sadržaj brojevi (u našem slučaju to je registarski broj dokumenta).

Slika 5

Kriterijumi za filtriranje redova tabele prema sadržaju kolone u MS Excel 2003

Collapse Show

U MS Excelu 2003 filter prema sadržaju kolone naziva se na isti način dugme na ekranu, kao iu kasnijim verzijama programa, ali kao rezultat klika na njega otvara se jedna opća lista za odabir određene vrijednosti ćelije ili postavljanje složenijeg uslova filtriranja, koji je već prilagođen pojedinačno za tekst, datume ili brojeve - pokreće se u poseban prozor ekrana nakon odabira stavke liste “(Stanje...)”.

Slike 4 i 5 jasno pokazuju Po kojim kriterijumima sada možemo da filtriramo? redove tabele u MS Excel-u različite verzije. Moći ćemo filtrirati naloge po izvršiocima, njihovim autorima, rokovima, podacima o kontrolisanim dokumentima i svim drugim podacima unesenim u tabelu. Štoviše, bit će moguće filtrirati istovremeno po nekoliko kriterija, na primjer:

• Za koje narudžbe danas ističe rok za određenog izvođača:
  u koloni „Izvođači“ izaberite traženog radnika (vidi broj 2 na slici 4), a u koloni „Rok dospeća“ filtrirajte redove čiji datum ispunjava kriterijum „danas“ (broj 4 na istoj slici) ili
• Kome je naš izabrani vođa dao uputstva ovog mjeseca:
  u koloni „Autor naloga“ biramo menadžera kojeg analiziramo (broj 2 na slici 4), a u koloni „Rok izvršenja“ filtriramo datume koji potpadaju pod kriterijum „Ovaj mjesec“ (broj 4), itd.

Sada ćemo vas naučiti kako možete konfigurirati program tako da kada otvorite datoteku automatski primaju informacije o tome koje narudžbe moraju biti dovršene, na primjer, nakon 4 dana, da o tome unaprijed obavijestite izvođače. Da bismo to uradili, dali smo posebnu kolonu u tabeli, koju smo nazvali „Period distribucije“. Sada da ga konfigurišemo:

• odaberite ćeliju I6 (u prvom redu prilagođene kolone) i upišite znak “=” u nju;
• kliknite mišem na susednu ćeliju J6 (u istom redu, ali u koloni „Due Date”) i videćete da je uključena u formulu za izračunavanje sadržaja ćelije I6;
• zatim nastavite sa obeležavanjem formule tako što ćete ukucati „-4” sa tastature;
• U ovom trenutku popunjavanje formule je završeno (njegovo trenutno stanje se uvijek može vidjeti u traci formule koja se nalazi iznad Excel lista, pogledajte simbol 1 na slici 7, dobijamo “=j6-4”). Sada pritisnite na tastaturi Enter- i rezultat izračunavanja ugrađene formule će se pojaviti u ćeliji tabele;
• nakon toga, formula se može kopirati u sljedeće redove tabele, a zatim će u njima u koloni „Rok distribucije“ datum uvijek biti 4 dana ranije nego u stupcu „Rok dospijeća“: postavite miša dole desno ugao ćelije I6 (dok bi pokazivač "miš" trebao imati oblik crnog podebljanog križa), kliknite lijevo dugme"miš" i, ne puštajući ga, povucite prema dolje do kraja kolone, a zatim otpustite dugme. U koloni I videćete datume svih potrebnih upozorenja (broj 2 na slici 7);
• Tada možete biti sigurni da su u koloni „Period distribucije“ ćelije sa trenutnim automatski označene bojom, tj. današnji datumi (1. oktobar će to biti neke ćelije, a 2. oktobar - različite, itd.). Da biste to učinili, trebate koristiti funkciju uvjetnog oblikovanja. U MS Excelu 2007 ili 2010 to se radi ovako:
  • izaberite sve ćelije tabele u koloni „Period distribucije“ koja se nalazi ispod „zaglavlja“;
  • kliknite na dugme Uslovno formatiranje u grupi Stilovi na kartici Dom(vidi sliku 6), odaberite naredbu Pravila odabira ćelija, a na panelu koji se otvara s lijeve ili desne strane odaberite naredbu datum. Otvara se istoimeni dijaloški okvir u kojem se nalaze dvije liste (slika 8): na lijevoj strani trebate odabrati poziciju Danas, a desno - način za formatiranje ćelija koje zadovoljavaju ovaj uvjet, na primjer, Svijetlocrvena ispuna i tamnocrveni tekst. Sljedeći klik Uredu.

Slika 8 pokazuje kako izgleda gotova tabela sa uslovnim formatiranjem. Otvaranjem ove tabele, na primjer, 13. avgusta 2012., stručnjak može lako odrediti koje se obavijesti šalju.

Možete da predvidite prisustvo poslednje „tehničke“ kolone u tabeli, u kojoj, u svakom redu, treba da stavite broj 1. Zatim, kada filtrirate po jednom ili više kriterijuma, uvek ćete brzo prebrojati broj filtrirani redovi. Da biste to učinili, odaberite preostale ćelije na ekranu pomoću miša u ovoj koloni - MS Excel će izračunati zbir njihovih vrijednosti i upisati ga u donju referentnu liniju ispod Excel lista.

Slika 6

Uslovno formatiranje

Collapse Show

Rokovi za izvršenje dokumenata mogu se različito tumačiti. Na primjer, u kojem trenutku treba početi računati rok (od dana izdavanja naloga ili dan nakon njega)? Treba li se računati u kalendarskim ili radnim danima? Šta raditi sa dokumentima čiji rok pada vikendom? Šta ako rok uopće nije određen? Na sva ova pitanja detaljno je odgovoreno, a mnogo je objašnjeno na primjerima (ukupno 16) u članku „Kako odrediti rokove? "na strani 12 časopisa br. 8" 2011

Nerealno je kontrolisati izvršenje svih dokumenata organizacije. Stoga će vam pomoći preporuke za utvrđivanje liste dokumenata koji su predmet kontrole izvršenja. Saznaćete koji se rokovi obično postavljaju i kako se to radi, kao i kako možete kontrolisati usmene naloge. Pogledajte članak „Šta ćemo kontrolirati? "na strani 30 časopisa br. 7" 2011

Aplikacija Kontrola izvršenja naloga je divan alat koji će vam pomoći da kontrolišete izvršenje naloga u vašoj organizaciji. Uprkos svojoj jednostavnosti, program je veoma efikasan. Uslužni program “Kontrola izvršenja naloga” je napisan Microsoft Excel, tako da su glavno radno okruženje ovog programa tabele. Korisnik konfiguriše strukturu tabela naloga na način koji mu odgovara.

Program je višekorisnički, sa mogućnošću definisanja prava pristupa. Na primjer, za običnog zaposlenika bit će dostupna samo funkcija kreiranja izvještaja za menadžere. Prava pristupa konfiguriše administrator. Za bilo koje polje tabele možete povezati referentne knjige koje daju Dodatne informacije. Statusi zadatka (završen, u toku, nije završen) se izračunavaju automatski. Program samostalno generiše izvještaje, možete kreirati šablone. Moguće je izvoziti izvještaje u elektronski oblik. Kako bi se omogućilo korisnicima da brzo savladaju ovaj program, dodat je sistem obuke. Iako korištenje ovog uslužnog programa neće biti teško, posebno za nekoga ko je radio u Excelu.

26. februar 2010. 15:19

Aleksej Afanasjev, direktor kvaliteta kompanije InterTrust

U mnogim ruskim preduzećima, posebno onima koja su iskusila poslednjih godina brzim rastom, primećuje se isti problem: nemogućnost službenika organizacije da obezbede kvalitetnu i pravilnu kontrolu nad izvršavanjem svojih uputstava. Obično nove kompanije pate od ovog problema, dok one organizacije koje još imaju sovjetsku prošlost, kao i administracije opštinskih, regionalnih i saveznih vlasti, prilično efikasno koriste iskustvo upravljanja direktivama, koje je bilo posebno popularno u našoj zemlji prije perestrojke. . Ovaj članak kao svoj glavni cilj postavlja prenošenje iskustva u oblasti praćenja izvršenja instrukcija od rukovodilaca do savremenih kompanija.

Gotovo svaka vrsta upravljačke aktivnosti organizacije povezana je sa izvršavanjem instrukcija njenog menadžmenta, pa je važno uspostaviti kontrolu nad izvršenjem instrukcija. Uputstva mogu:

● priložene u obliku rezolucija na interne i ulazne dokumente (na primjer, na dopise i pisma);

● biti formulisan u administrativnim dokumentima kolegijalnih organa (u zapisnicima) i pojedinačnih organa upravljanja (u naredbama i direktivama).

U vezi sa apelima građana, napominjemo sljedeće. Formalno, procedura rada sa njima je identična procesuiranju pristigle korespondencije, međutim, rokovi su regulisani važećom zakonskom regulativom na federalnom nivou, o čemu moraju voditi računa i rukovodilac koji postavlja rokove i pozvani izvođač radova. da se pridržavaju ovih rokova.

Mnogi dokumenti su u procesu obrade životni ciklus može se staviti pod kontrolu. Vidimo i otisak marke sa slovom “K” i riječ “Kontrola” ispisanu crvenom olovkom ili napravljenu u obliku otiska (vidi primjer 1). Svrha takvih napomena je jedna - skrenuti pažnju na potrebu kontrole uputstava datih u tekstu dokumenta ili u rezoluciji o njemu (u našem primjeru, dolazno pismo sadrži rezoluciju s uputama Ignatova Yu.S. , šta treba uraditi i kada). Do završetka izvršenja takvi dokumenti se čuvaju u posebnom folderu. Po završetku izvršenja, na dokumentu se unosi zabilješka o tome (u primjeru 1, u donjem desnom uglu dana 07.10.2009. godine upisana je zabilješka o zaključenju sporazuma i stavljanju dokumenta u dosije br. 08-24).

Postavljanje zadatka za izvođače

Ko formuliše naredbu? To rade menadžeri na svim nivoima. Samo što se obično kontroliše izvršavanje instrukcija od prvog lica ili celog najvišeg rukovodstva organizacije, a time se bavi služba predškolske obrazovne ustanove. A instrukcije nižih rukovodilaca - šefova odeljenja, po pravilu, obavljaju zaposleni u istim odeljenjima, odgovorni za kancelarijski rad u njima.

Čini se da bi tekst rezolucije ili administrativnog dokumenta već trebao jasno i nedvosmisleno formulirati:

● sam nalog,

● rok,

● određeni izvođač.

Ako barem jedan od ovih uslova nije ispunjen (što se i dešava), potreban je poseban zaposlenik koji može jasno preformulisati zahtjeve menadžera, a po potrebi ih razložiti na manje, ali sa jasno definisanim izvođačima.

Prilikom formulisanja uputstava preporučljivo je pridržavati se sljedećih jednostavnih pravila: formulacija treba biti kratka, sažeta, maksimalno eliminirajući nejasnoće u tumačenju, te imati jasno definiran i mjerljiv rezultat. Sve ovo će vam omogućiti da ne gubite vrijeme na dodatna pojašnjenja narudžbe. S druge strane, ovo izvršiocu daje cilj, a autoru zadatka povjerenje da će se očekivati ​​rezultat od izvršiteljevih radnji.

Evo primjera nejasnih formulacija i odgovarajućih ispravnih struktura teksta:

Kada organizacija uspostavi kontrolu nad izvršavanjem instrukcija, vrlo brzo dokumenti počinju da se menjaju: umesto opštih zahteva pojavljuju se kratke i potpune instrukcije sa određenim izvršiocem, rokom i očekivanim rezultatom. Time se značajno povećava efikasnost upravljanja kompanijom, što gotovo odmah primjećuju i njeni menadžment i vlasnici.

Rok za izvršenje naloga

Rokove za izvršenje naloga u organizaciji obično određuje autor-menadžer koji je kreirao nalog. U nekim slučajevima, rok za izvršenje naloga može biti utvrđen lokalnim aktom organizacije ili eksternim regulatornim dokumentom.

Navedimo ovdje Model pravilnika o interakciji saveznih organa izvršne vlasti:

Fragment dokumenta

Model propisa za interakciju između saveznih organa izvršne vlasti, usvojen. Uredba Vlade Ruske Federacije od 19. januara 2005. br. 30, sa izmjenama i dopunama od 21. februara 2008. Nalog je podložan izvršenju u roku koji je u njemu naznačen. Ako je kao rok izvršenja određen vremenski period, njegovim početkom se smatra datum potpisivanja naloga. Nalog koji sadrži instrukciju "hitno" podliježe izvršenju u roku od 3 dana. Uputstvo „promptno“ predviđa rok od 10 dana za izvršenje naloga. Ukoliko rok izvršenja nije naveden u nalogu, isti je podložan izvršenju u roku od 1 mjeseca od dana njegovog potpisivanja (do odgovarajućeg datuma narednog mjeseca, a ako tog datuma nema u narednom mjesecu, onda do poslednjeg dana u mesecu). Ako posljednji dan perioda izvršenja naloga pada na neradni dan, isti je predmet izvršenja prethodnog radnog dana.

Da bi se unapredio sistem upravljanja organizacijom, ima smisla da se nalozi koji se stavljaju pod kontrolu ujednače rokovi za izvršenje – da se dovedu na jedinstvenu osnovu uspostavljenu u organizaciji. U početku, takva odluka mora biti dokumentirana u lokalnom aktu, na primjer, u Uputstvima za upravljanje uredima. Promjena roka bi također trebala biti moguća samo u slučajevima dokumentiranim u lokalnim aktima organizacije. I naravno, uvedeni sistem obračuna rokova treba da odgovara zdravom razumu. Uostalom, teško je pronaći demotivirajući faktor za izvođača od nemogućeg zadatka.

Navest ćemo primjere nekoliko tekstova instrukcija i objasniti koji će se datum za svaku od njih smatrati posljednjim datumom za pravovremeno izvršenje instrukcije. Ovo je veoma važno jer... Često postoji zabuna po ovom pitanju.

Prilično česta situacija je kada jedan menadžer povjeri završetak zadatka drugom menadžeru na nižem nivou, a on po vlastitom nahođenju spusti zadatak na drugi „sprat ispod“. Dakle, nalog prolazi kroz ruke nekoliko menadžera prije nego što stigne do konačnog izvršitelja. Istina, spuštajući se niz ovu ljestvicu, zadatak se može "granati" na nekoliko "podzadataka" koje različiti ljudi obavljaju u različito vrijeme. Ovaj sistem se zove kreiranje „ugniježđenog naloga“.

Prilikom formulisanja Za „ugniježđene“ narudžbe važno je osigurati privremenu rezervu. U odnosu na „roditeljski“ nalog, on mora biti najmanje 1 do 3 radna dana. Preporučljivo je izbjegavati previše „gniježđenja“ instrukcija, isključujući iz lanca one menadžere koji samo „dalje prenose štafetu“. Ako postoji izvršitelj koji je odgovoran za izvršenje cijelog naloga u cjelini, on se naziva „odgovornim izvršiteljem“.

Kao primjer, kada je rok za izvršenje naloga regulisan eksternim regulatornim dokumentom, navedimo Federalni zakon br. 59-FZ „O postupku razmatranja žalbi građana u Ruskoj Federaciji“. Prema ovom dokumentu, maksimalni rok za razmatranje pismene prijave državljanina Ruske Federacije je 30 dana, a počinje se razmatrati od trenutka registracije takvog dokumenta (Zakon je za ovaj postupak dodijeljen 3 dana od u trenutku prijema prijave).

Ako je građaninu, na primjer, potrebna pomoć organa lokalne samouprave u ostvarivanju svojih prava, onda vremenski period koji je potreban za to često prelazi 1 mjesec. U takvoj situaciji podnosiocu zahtjeva se šalje pismeni odgovor u roku od mjesec dana, kojim se njegovo pitanje ne rješava u meritumu, ali se jasno opisuje postupak dalje pomoći organa. U samom organu, nalog formiran na osnovu razmatranja takve žalbe mora se staviti pod radnu kontrolu uz redovno podnošenje izvještaja o razvoju situacije rukovodiocu - autoru naloga.

Često se dešava da građani svoje žalbe netačno obraćaju. I tada ih primalac ne razmatra, već ih prosljeđuje organu ili službeniku u čiju je nadležnost to pitanje. Zakonom je za to predviđeno 7 dana od dana registracije prijave. U tom slučaju građanin se obavještava o takvom preusmjeravanju. I, inače, Zakon jasno zabranjuje upućivanje pritužbi na razmatranje organu ili službeniku na čiju odluku ili radnju (nečinjenje) se ulaže žalba.

Procedura praćenja izvršenja naloga

Sada, imajući osnovne informacije o pripremi instrukcija, potrebno je detaljno razmotriti proceduru praćenja izvršenja instrukcija.

Imajte na umu da u određenom preduzeću mogu se obavljati poslovi kontrole izvršenja naloga:

● ručno korištenjem datoteke registracionih i kontrolnih kartica (RCC);

● u elektronskom sistemu upravljanja dokumentima, gde je sastav informacija zabeleženih u „elektronskim karticama“ ostao isti, ali se mnoge operacije obaveštavanja izvođača i generisanja izveštaja o disciplini rada sprovode automatski;

● postoji i srednja opcija, kada se za olakšavanje rada koriste mogućnosti MS Excel-a - nalozi stavljeni pod kontrolu su opisani u tabelarnom obliku, u kojem možete filtrirati informacije po izvršiocima, rokovima itd. Vidi.

U fazi „Postavljanje na kontrolu“ službenik registruje nalog. Ako se nalazi na dokumentu, onda se na njega stavlja pečat “K” ili “Kontrolni” ili se isto ispisuje svijetlom olovkom, a moguće je i jednostavno premještanje dokumenta u mapu kontroliranih naloga.

Izvršilac, primajući nalog, mora se sa njim upoznati i prije isteka roka navedenog u nalogu izvršiti zadatke koji su u njemu postavljeni. Ako izvođač treba da prenese posao na druge zaposlenike koji su njemu podređeni, onda on kreira naloge nižeg nivoa, kao što smo ranije govorili.

Ukoliko izvođač shvati da rok ne odgovara mogućnosti da se navedeni poslovi završe na vrijeme, podnosi molbu rukovodiocu koji je izdao nalog da odgodi datum izvršenja. U drugom slučaju, ako izvršilac shvati da je izvršenje naloga izvan njegove nadležnosti i područja odgovornosti, može podnijeti zahtjev za potpuno ili djelomično otkazivanje naloga.

Ukoliko menadžer odluči da odgodi rokove ili poništi narudžbu, o tome obavještava osobu odgovornu za kontrolu rokova. U svakom slučaju, zahtjevi izvršioca za poništavanje ili poništavanje zadatka moraju biti dostavljeni rukovodiocu prije isteka perioda kontrole zadatka.

« Kontrola izvršenja uputstava o meritumu» obično obavlja zaposleni koji je dovoljno kompetentan da ocijeni relevantnost postignutog rezultata izvršenja za zadatak postavljen u zadatku. Takvu kontrolu može započeti kompetentni zaposlenik po prijemu izvještaja o učinku i može se završiti uklanjanjem iz kontrole ili vraćanjem na reviziju.

Proceduru „Skidanja kontrole“ naloga sprovodi službenik koji je proverio izvršenje naloga u meritumu, kao i ako rukovodilac udovolji zahtevu da se nalog u potpunosti ukloni.

U sklopu bine" Kontrola izvršenja na vrijeme» posvećeni zaposlenik kontroliše rokove za izvršenje svih aktivnih, odnosno trenutno izvršavanih naloga istovremeno (ako se takav posao u organizaciji obavlja ručno ili pomoću MS Excel-a, onda to obično radi sekretar autora naloga ili radnika službe predškolske vaspitne ustanove). Trenutno se najveći dio ovog posla može obavljati putem sistema elektronskog upravljanja dokumentima, obavještavajući izvođače o rokovima za završetak izvršenja naloga. Obavijest je upozorenje poprečnog presjeka za sve naloge koji nisu uklonjeni iz kontrole (vidi primjer 4).

Opterećenje pojedinog izvođača se stalno povećava, a kao rezultat toga, radna disciplina radnika počinje opadati zbog elementarnog zaborava. Periodično informisanje zaposlenih, na primer, nedeljno, omogućava vam da jasno razumete obim zadataka koje treba obaviti i da se krećete u rokovima za izveštavanje.

Informativni list može biti ili kratak (vidi), ili potpuniji, sa sastavom informacija predstavljenih u tabeli od. Usput, ako u takvoj MS Excel tablici filtriramo naloge za određenog izvršitelja s praznom oznakom izvršenja, tada ćemo ispisom rezultata dobiti drugu verziju informativnog lista za izvršitelja.

Ako takve listove generira EDMS, onda je zgodno u tabelarni oblik uključiti kolonu s brojem dana preostalih do kraja perioda izvršenja. Rangiranje narudžbi prema datumu isteka je takođe vrlo zgodno - to omogućava izvođaču da se brzo kreće i efikasnije upravlja svojim radnim vremenom.

Izvještavanje o disciplini učinka

Neke organizacije praktikuju privremeno izvještavanje izvođača. Ukoliko je potrebno redovno pratiti tok izvršenja posebno važnih naloga, njihovi autori u tekst naloga dodaju informaciju o potrebi periodičnog, na primjer, sedmičnog izvještavanja, koje se mora obezbijediti tokom cijelog perioda izvršenja. Privremeni izvještaj o učinku se obično priprema u bilo kojoj pisanoj formi ili u obliku memoranduma. Izradu ovakvih izvještaja mogu izvršiti:

● samog izvođača

● njemu podređeni sekretar,

● zaposlenik odgovoran za disciplinu rada u kompaniji.

Za praćenje nivoa discipline učinka u organizaciji periodično ili na zahtjev menadžmenta, priprema se nekoliko vrsta izvještaja koji se mogu odnositi na disciplinu učinka:

● poseban izvršni službenik;

● posebna podjela

● organizacija u cjelini;

● uputstva izdata od strane određenog menadžera itd.

Informacije su sažete u obliku statističkog sažetka za menadžment o isporučenom, izvršenom, a takođe i prenošenju na drugog izvještajni period instrukcije. Da bi se omogućilo efikasnije upravljanje disciplinom učinka, koriste se različiti modeli izvještavanja. Opcije za formulare za izveštavanje su predstavljene u i po mišljenju E. Kameneve.

Budući da se takvi izvještaji pripremaju kako za organizaciju u cjelini, tako i za njene sektore posebno, u odjeljak za izvršitelje uključeni su samo oni službenici kojima rukovodilac direktno daje uputstva. Na primjer, za generalni direktor to će biti njegovi zamjenici i rukovodioci područja djelovanja, dok će za načelnika odjeljenja to biti šefovi odjeljenja i, eventualno, sektora.

Čak i ako organizacija nema potpunu automatizaciju toka dokumenata kroz EDMS, takav dokument je prilično pogodan za pripremu i održavanje u Microsoft Excel ili OpenOffice.org Calc sistemu tabela. Ovi sistemi imaju uglavnom sličan interfejs i funkcionalnost; mogu pomoći u automatizaciji računovodstva i izveštavanja u malim i srednjim preduzećima. Glavna stvar je da jasno znate šta tačno trebate da dobijete kao rezultat.

Mišljenje

Ispitivali smo pitanja izdavanja i uklanjanja naloga iz kontrole, kao i metodologiju izvršenja naloga i izvještavanja o praćenju njihovog izvršenja. Modeli direktivnog upravljanja predloženi u članku pomoći će da upravljanje organizacijom bude jasnije i transparentnije.