Svaka se organizacija prije ili kasnije susreće s problemom praćenja zadataka koje postavlja menadžment. Svatko to pitanje rješava drugačije: neki implementiraju elektronički sustav upravljanja dokumentima, neki stavljaju oznake u upisne knjige, drugi postavljaju ormar na starinski način. U ovom članku osvrnut ćemo se na problematiku praćenja uputa voditelja vezanih uz ulazne i interne dokumente tvrtke, te ćemo vam predstaviti jednu od mogućnosti organizacije sustava kontrole korištenjem MS Outlooka.

Što je kontrola izvršenja zadatka?

Nalog upravitelja obično počinje rješenjem postavljenim na dolazni ili interni (na primjer, interni dopis) dokument. Kao što je poznato, u rješenju mora biti naznačen izvršitelj, sadržaj zadatka i rok u kojem se nalog mora izvršiti.

Ako organizacija nema sustav kontrole, tada, u pravilu, voditelj završava svoj rad na dokumentu rezolucijom, a izvršenje zadatka ostaje u potpunosti na savjesti izvršitelja. Ravnatelj će u najboljem slučaju sam za sebe zabilježiti u dnevnik kako ne bi izgubio iz vida ono najvažnije, ali kad količina pristiglih dokumenata dosegne nekoliko desetaka ili stotina dnevno, nikakav ga dnevnik neće spasiti.

Kao rezultat toga, odgovornost za praćenje izvršenja pada na krhka pleća tajnice (ili, alternativno, jednog od uredskih zaposlenika). Na ovaj ili onaj način, zadatak kontrolora je upoznati se s rješenjem, donijeti nalog izvršitelju i osigurati da se izvrši na vrijeme.

Jesu li svi dokumenti stavljeni pod kontrolu?

Na samom početku, kada se sustav kontrole dokumenata tek pojavljuje u vašoj organizaciji, bolje je kontrolirati samo dio dokumenata. Kojih - neka voditelj osobno odluči. Prvo, kontroloru će biti lakše, a drugo, izgladit će se negativna (kao što se uvijek događa s promjenama) reakcija zaposlenika. U budućnosti će se popis dokumenata koji se šalju na kontrolu postupno proširivati. Recimo da je u prvoj fazi donesena odluka o praćenju izvršenja uputa po zaprimljenim pritužbama od pojedinaca, te na sve zahtjeve državnih tijela.

Međutim, ako tvrtka odmah prijeđe na elektroničko upravljanje dokumentima, nema problema s izborom: EDMS programi automatski prate put svakog dokumenta.

Izradite zadatak uMS Outlook

Outlook prvi - mail klijent, koji je sposoban zamijeniti elektronički sustav upravljanja dokumentima samo u smislu komunikacije među korisnicima; sve radi uspješno potrebne funkcije, posebice praćenje izvršenja zadataka i generiranje izvješća.

Neizostavan uvjet za organiziranje kontrole uMS Outlook: menadžerova rezolucija mora na ovaj ili onaj način biti utjelovljena u u elektroničkom obliku. Kontrolor mora ili skenirati dokument s rezolucijom kako bi ovu datoteku priložio zadatku ili ručno reproducirati tekst rezolucije u tijelu zadatka.

Da biste izradili zadatak za korisnika, pokrenite MS Outlook i u gornji izbornik odaberite naredbe uzastopno Datoteka, Stvoriti I Narudžba(slika 1), nakon čega će se otvoriti novi prozor - vaš budući zadatak.

Sl. 1. Izrada naloga

Počnimo s popunjavanjem polja. U prvom od njih ( Kome) upisuje se adresa izvršitelja kojeg imenuje ravnatelj.

Ako postoji više izvođača, zadatak se kreira za svakog zasebno (značajka programa; inače će biti poteškoća u praćenju zadatka).

Drugo polje Predmet potrebno ga je ispuniti što točnije kako bi već bilo jasno na što se zadatak odnosi, npr.

Ulaz-234 od 29.01.2013.

To će biti zgodno i za kontrolora i za izvođača.

Sljedeće važno polje za nas je Termin. Utvrđuje se na temelju rokova za izvršenje dokumenata prihvaćenih u vašoj tvrtki.

Podsjećamo vas da je standardno razdoblje prihvaćeno u praksi poslovne komunikacije 30 kalendarskih dana.

U blizini terena Termin Možete odabrati razinu važnosti zadatka: niska, normalna ili visoka.

Polja Počni, država I Spreman Prilikom izrade zadatka kontrolor ga obično ne dira, jer izvršitelj još nije započeo s izvršenjem, a početak vremena dodijeljenog za rad bit će trenutak kada se zadatak pošalje izvršitelju.

Na jelovniku Mogućnosti Možete zakazati ponavljanje zadatka klikom na odgovarajući gumb.

To je relevantno za, na primjer, mjesečna izvješća ili pružanje drugih informacija određenom učestalošću.

Ovdje se od vas traži da odaberete kategoriju (ako je koristite) i dodate podsjetnik za izvođača.

Pogodno je postaviti podsjetnik tri dana prije roka: na traženi dan izvođač će dobiti pismo odgovarajućeg sadržaja.

Mogućnosti Zadržite ažuriranu kopiju ovog zadatka na popisu zadataka I Pošalji mi izvješće o statusu kada je zadatak dovršen uključuju se i isključuju pomoću kvačice u potvrdnim okvirima.

Napomena!

Potvrdni okvir (od engleskog check box-a) je grafički element korisničko sučelje, omogućujući korisniku kontrolu parametra s dva stanja - ☑ uključeno i ☐ isključeno.

U polje za slova upisuje se tekstualno polje – upute potrebne za izvršenje zadatka. Ako ih nema, možete unijeti standard Molimo pročitajte rezoluciju i izvršite upute.

Idite na karticu izbornika Umetnuti. Ovdje prilažemo datoteku s pismom rezolucije zadatka.

Nakon toga kliknite Poslati– i zadatak ide odgovornoj osobi (slika 2).

Slika 2. Slanje zadatka na izvršenje

Rad izvođača na zadatku

Izvođač će dobiti pismo s privitkom koji sadrži zadatak. Nakon što otvori zadatak, vidjet će datoteku s rezolucijom upravitelja, datumom završetka i ostalim informacijama koje ste mu poslali (slika 3).

Riža. 3. Prijem zadatka od strane izvođača

do Fig - na ovoj slici nema točke iza reda, ali na prethodnoj ima

Nakon obavljenog zadatka, izvršitelj je dužan sastaviti zapisnik. Da biste to učinili, u zadatku, kao i obično elektronička pošta, trebate odabrati opciju Odgovor, napisati tekst izvješća i poslati ga kontroloru.

Izvješće mora biti ispravno i sadržavati ažurne podatke o izvršenju zadatka, a ne obična odjava Završeno ili, još gore, u redu.

Primjer izvješća o izvršenju naloga:

Dopis od 30. siječnja 2013. broj 323 poslan je drugoj ugovornoj strani poštom.

Dovršavanje zadatka

Nakon primitka izvješća kontrolor označava zadatak obavljenim. Da biste to učinili, desnom tipkom miša kliknite zadatak na popisu zadataka i odaberite naredbu s padajućeg izbornika Za izvršenje, i onda Označi kao dovršeno(slika 4).

Riža. 4. Izvršavanje zadatka

Izvještavanje

Praćenje izvršenja naloga gubi svaki smisao ako kontrolor povremeno ne analizira kvalitetu rada izvođača. Da biste to učinili, morate generirati izvješće na temelju parametara koji vas zanimaju.

Za pregled cijele liste narudžbi koje ste poslali kliknite na gumb u donjem lijevom kutu ekrana Zadaci. U središnjem polju, te u lijevom stupcu formirat će se popis zadataka Trenutačni pogled Može se napraviti bilo koji odabir. Upravljači obično koriste poglede Detaljan popis , Zakašnjeli zadaci I Po odgovornom(slika 5).

sl.5. Detaljan popis podnesaka

Svaki popis se može ispisati odabirom odgovarajuće naredbe u izborniku Datoteka.

Reguliranje procesa i rad s osobljem

Kao i kod svake inovacije, nemoguće je bez propisa za proces praćenja izvršenja naloga. Preporučljivo je uključiti pravila za postavljanje i izvršavanje zadataka u uredskim radnim uputama. Ako ga još nemate, možete izraditi zaseban dokument, “Pravila...” ili “Upute...”. Na ovaj ili onaj način, proces treba opisati što je moguće detaljnije, a preporučljivo je uz opis priložiti i snimke zaslona. Upute mora odobriti generalni direktor.

Ići novi sustav kontrola znači pojavu niza novih pravila koja su obvezna za sve. Međutim, pridržavanje ovih pravila neće biti velika gnjavaža za vaše kolege.

Prvo, sada će svaki zaposlenik morati stalno držati uključen MS Outlook. U krajnjem slučaju, provjerite svoju e-poštu barem dva puta dnevno.

Drugo, kolege će morati zapamtiti: zadatak, čiji je autor tajnica, nije njegov (tajnikov) hir. Ovo nije ništa drugo nego nalog ravnatelja, prezentiran u elektroničkom obliku. Ravnatelj je taj koji je imenovao izvršitelja i odredio rok za izvršenje zadatka, a zapravo će ravnatelj morati izvijestiti o realizaciji, a ne kontrolor-tajnik.

Kao što vidite, proces postavljanja zadataka u MS Outlooku prilično je jednostavan i sasvim je prikladan za malu tvrtku u kojoj se dnevno postavlja do 20 zadataka. Glavno je da svaka od ovako poslanih uputa bude sastavljena što točnije: ima točno određenog primatelja i rok te se šalje u pisanom obliku. Završetak rada na zadatku jasno se bilježi. Kontrolor je pak oslobođen pozivanja izvođačima s podsjetnicima: samo se mora pobrinuti da zapisnik o izvršenju stigne na vrijeme.

Razmotrili smo samo jednu od opcija za automatizaciju sustava za praćenje izvršenja naloga u organizaciji. Kao i svaka od metoda kontrole koje smo naveli na početku članka, i ova ima svoje prednosti i nedostatke. Međutim, po našem mišljenju, ovo je jedna od optimalnih proračunskih alternativa za tvrtku koja tek počinje otkrivati ​​elektroničko upravljanje dokumentima.

Evgenia Kozhanova, stručnjak za predškolske obrazovne ustanove i upravljanje kadrovskim evidencijama

Za početak se prisjetimo pravila za praćenje izvršenja naloga, koja ćemo kasnije početi automatizirati koristeći standardne mogućnosti MS Excela.

Postoji kontrola suštine rješavanja problema i kontrola rokova izvršenja zadataka.

Sadržajna kontrola

Meritorna kontrola je procjena koliko je pitanje pravilno, uspješno i cjelovito riješeno. Takvu kontrolu provodi čelnik (ustanove ili odjela) ili posebno ovlaštena osoba. Odgovornost za ispravno i pravodobno rješavanje pitanja prikazanih u dokumentima leži na voditeljima strukturnih odjela i zaposlenicima kojima je povjereno izvršenje dokumenta. Izvođač obično:

• navedeno u rezoluciji upravitelja na dokumentu (na primjer, na dolaznom pismu, na prijavi zaposlenika) ili
• upisuje se neposredno u tekst naloga (obično se u nalogu/protokolu pojedine upute sastavljaju kao samostalni odlomci teksta i formuliraju na način da je odmah jasno što, kome i kada treba učiniti; sukladno tome, svaka stavka - zadatak / uputa se posebno stavlja pod kontrolu),
• kada izvođač nije izravno određen, on se određuje sukladno raspodjeli odgovornosti u organizaciji.

Ako je u rješenju/naputku upravitelja navedeno više izvršitelja, osoba koja je prva navedena u rješenju odgovorna je za izvršenje dokumenta/naputka i, sukladno tome, organiziranje njegovog izvršenja.

Upute mogu proizaći iz teksta dokumenta ili mogu biti „samostalne“, tj. nedokumentirani, a ipak podložni kontroli njihova izvršenja. Ukoliko je nalog kreiran na temelju dokumenta, sadrži poveznicu na temeljni dokument (vidi popunjavanje prva četiri stupca u tablici na slici 1). Upute izdaju rukovoditelji na svim razinama. No, svaka organizacija sama odlučuje koje će dokumente/upute staviti pod kontrolu. Obično su to sve upute voditelja organizacije i njegovih zamjenika. Kako više količine dokumenata u organizaciji, to je važnije racionalizirati rad praćenja izvršenja dokumenata i što organizacija selektivnije pristupa rješenju pitanja “što ćemo kontrolirati” – tu je bitna zlatna sredina. Dakle, kontrola izvršenja uputa od prve osobe obično se vrši od strane službe predškolske odgojne ustanove ili tajnika.

Upute moraju biti jasno i nedvosmisleno formulirane:

• sam nalog;
• razdoblje izvršenja;
• izvršitelj (moguće je da nalog izvrši više osoba, tada se jedna imenuje odgovornim izvršiteljem, a ostali se smatraju suizvršiteljima).

Prilikom oblikovanja uputa preporučljivo je pridržavati se jednostavna pravila: formulacije trebaju biti kratke, sažete, eliminirati dvosmislenost tumačenja i imati jasno definiran i mjerljiv rezultat.

Dok se nalog izvršava, moguće su sljedeće radnje:

• autor može promijeniti rok za izvršenje narudžbe;
• autor može promijeniti odgovornog izvršitelja zadatka;
• izvođači izrađuju izvješća o rezultatima izvršenja;
• autor ima mogućnost vratiti nalog na reviziju ili odobriti rezultat izvršenja.

Ako je zadatak podijeljen između suizvršitelja, odgovorni izvršitelj prima njihova izvješća o radu. On je taj koji generira konačni pojedinačni izvještaj u ime i šalje ga autoru.

Kontrola rokova

Kontrolu rokova izvršenja dokumenata/naloga provodi Služba za dokumentaciju upravljanja (DOU), au manjim organizacijama tajnik.

Tehnologija praćenja rokova može se podijeliti na sljedeće postupke:

• evidentiranje svih dokumenata, uputa, uputa i zadataka upravljanja stavljenih pod kontrolu;
• provjera pravovremene dostave isprave izvršitelju;
• usklađivanje podataka o kontroliranim dokumentima kada se mijenjaju rokovi izvršenja, dokumenti se prenose od izvršitelja do izvršitelja, od odjela do odjela (to evidentiramo u polju „Status izvršenja“, vidi sliku 1.);
• podsjetnik izvođačima i voditeljima odjela o prisutnosti neispunjenih dokumenata i uputa;
• informiranje rukovoditelja (odjela i organizacija) o statusu i napretku izvršenja dokumenata;
• unos podataka o izvršenju dokumenata;
• analiza stanja i razine izvedbene discipline za organizaciju u cjelini, po strukturnim odjelima, stručnjacima, vrstama dokumenata i drugim aspektima.

Rokovi dokumenti se mogu definirati:

Kao što vidite, rok za izvršenje naloga obično postavlja njegov autor. Prihvaća se narudžbe koje sadrže upute "hitno", podložni su izvršenju u roku od 3 dana. Uputa "odmah" predviđa rok od 1 dana za izvršenje naloga. Ako u nalogu nije naveden datum izvršenja, podložna je izvršenju u roku od 1 mjeseca od dana potpisivanja (do odgovarajućeg datuma sljedećeg mjeseca, a ako u sljedeći mjesec nema tog broja, onda do zadnji dan mjesec). Ukoliko zadnji dan roka izvršenja naloga pada na neradni dan, isti podliježe izvršenju prethodnog radnog dana.

Za dokumente koji sadrže složen zadatak mogu se postaviti dugi rokovi (nekoliko mjeseci, šest mjeseci, godina). U ovom slučaju potrebno je podijelite zadatak u faze i pratite izvršenje zadatka korak po korak.

Kontrola termina uključuje:

• strujna kontrola,
• od pomoći i
• završna kontrola.

Glavne vrste kontrole su tekuće i preventivne.

Pod, ispod trenutna kontrola razumjeti dnevnu pripremu informacija o dokumentima koji danas ističu. Tekuća kontrola provodi se svakodnevnom provjerom napredovanja dokumenta i podsjećanjem izvođača na istek roka izvedbe i potrebu dovršetka rada na dokumentu. Odgovorni za kontrolu izvršenja (u malom poduzeću – tajnica) svakodnevno, najčešće na početku radnog dana, utvrđuju i sastavljaju popis dokumenata kojima danas istječu rokovi.

Trenutačna kontrola pomaže u izradi plana rada za dan. Odmah pokazuje koji se zadaci danas moraju obaviti (rješavanje problema na sastanku, potpisivanje dokumenta, slanje faksa itd.). Stoga je kontrola rokova izvršenja dokumenata funkcija koja je nužno predviđena u opis posla tajnica upravitelja. Svakodnevno, identificirajući dokumente čiji rokovi istječu, tajnica utvrđuje mogućnost pravovremenog rješavanja problema, au slučaju propuštanja rokova o tome izvješćuje voditelja.

Tijekom preventivna kontrola sastavljaju se izvješća i obavještavaju izvršitelji o dokumentima čiji rokovi istječu za 2-3 dana (u našoj organizaciji to radimo 4 kalendarska dana unaprijed). A onda zaposlenik još uvijek ima vremena riješiti problem na vrijeme.

Kontrolni položaj je vrlo važan. Samo usmjerenost kontrole na pomoć zaposlenicima, a ne na utvrđivanje nedostataka, želja da se pomogne, podsjeti, a ne inkriminira, može osigurati najveću učinkovitost službe kontrole.

Sustavna provjera izvršenja, koju vješto i korektno provodi zaposlenik koji taktično podsjeća da je dokument potreban na vrijeme, da prosperitet tvrtke ovisi o pravodobnom rješavanju problema itd., naglašava potrebu za tim zaposlenikom i njegova nastojanja. Osim toga, "indeks vremenske kartice" pomaže u planiranju radnog dana upravitelja, budući da odražava događaje i zadatke za određeni datum.

Ako po primitku dokumenta ili tijekom njegovog izvršenja od strane izvođača postane jasno da ga nije moguće izvršiti na vrijeme, o tome se izvješćuje upravitelj (autor takvog naloga), koji ima pravo odgoditi rok za izvršenje dokumenta. Ako upravitelj produljuje rok, tajnik, sukladno njegovim uputama, upisuje novi rok u prijavnicu.

Pitanje odgode roka za izvršenje dokumenta mora se postaviti najkasnije 1 dan prije isteka ciljanog datuma. Retroaktivno odgađanje roka nije dopušteno i u pravilu je u automatiziranim sustavima načelno nemoguće.

Za dokumente s dugim (nekoliko mjeseci) rokom izvršenja, međufaze izvršenja mogu se pratiti bilježenjem podataka o tijeku izvršenja (to radimo u polju „Status izvršenja“ kartice za registraciju dokumenta).

Često rješavanje problema zahtijeva redoviti rad na dokumentu od strane više izvršitelja ili koordinaciju dokumenta s više odjela. U tim slučajevima potrebno je kontrolirati koliko vremena dokument čuva svaki izvršitelj. Prilikom prijenosa dokumenta mora se evidentirati činjenica prijenosa. Upis obično provodi tajnik jedinice koja dostavlja dokument. Prikazujemo kretanje dokumenta i datum njegovog prijenosa u polju "Status izvršenja".

Kad se pojave dokumenti istekao izvršenje njihov se popis isti dan ispisuje i prijavljuje upravitelju.

Ako se pravo na upis dokumenata može dodijeliti širokom krugu zaposlenika, tada promjene koje odražavaju napredak u njegovom izvršenju, u pravilu, provodi samo jedan odgovorni zaposlenik: pomoćnik tajnika ili stručnjak za predškolski odgoj.

Uklanjanje dokumenta iz kontrole provodi se tek nakon potpunog izvršenja dokumenta: izvršenje odluke upravitelja, priprema dokumenta odgovora, primitak odgovora na odlazni dokument ili druga dokumentirana potvrda činjenice izvršenja. Rezultat izvršenja dokumenta mora biti zabilježen u registracijskoj kartici (na primjer, "poslan je poziv", "poslano je pismo od... br...", itd.). Evidentna kartica također sadrži podatke o datumu izvršenja isprave i označava broj predmeta prema nomenklaturi u kojoj je izvršena isprava zavedena.

DO završna kontrola uključuju analitički rad za sažetak izvedbene discipline i učinaka zaposlenika odjela ili organizacije u cjelini. Završnu kontrolu provode djelatnici (služba) odgovorni za praćenje izvršenja ili tajnik organizacije u određenoj učestalosti (tjedno, mjesečno, tromjesečno). Rezultati naknadne kontrole očituju se u završnim kvantitativnim i popisnim izvješćima o stanju izvršenja zadataka (kontrolirani dokumenti). To omogućuje menadžmentu da zna što određeni zaposlenik (odjel) radi i kako se stvari odvijaju u određenom području djelovanja (rješavanje određenog problema).

Završna kontrola, u obveznoj kombinaciji s preventivnom kontrolom, poticajan je čimbenik povećanja discipline zaposlenika.

Primjer kontrole naloga u MS Excelu

Sada ćemo pokazati što se može automatizirati korištenjem standardnih mogućnosti MS Excela. Za početak otvorite novu MS Excel radnu knjigu i napravite tablicu u njemu s poljima/stupcima/grafovima prikazanim na slici 1. Ovo je glavna tablica koja prikazuje informacije o pravovremenoj kontroli izvršenja naloga u našoj organizaciji.

Zatim u zasebnu ćeliju stavite formulu tako da kada otvorite ovog lista MS Excel je uvijek iznad tablice prikazan je trenutni datum(označeno brojem 1 na slici 1). Tada će nam biti od koristi u svakodnevnom radu sa stolom. To možete učiniti na dva načina:

Slika 2

Sažmi emisiju

U ovoj tablici možete filtrirati retke (tj. kontrolirane narudžbe) prema različitim kriterijima. Ali da biste to učinili, morate omogućiti filtar:

Slika 3

Gumb na zaslonu za uključivanje filtra u MS Excel 2007 i 2010

Sažmi emisiju

Slika 4

Kriteriji za filtriranje redaka tablice prema sadržaju stupaca u MS Excelu 2007 i 2010

Sažmi emisiju

Gore prikazani kriteriji filtriranja pojavili su se kao rezultat klika na sivi kvadratni gumb filtra u stupcu "Umjetnici" (označen brojem 1). Ćelije ovog stupca ispunjene su tekstom, pa nam je program ponudio sljedeće mogućnosti:

2 - prvo, možemo filtrirati jednog ili više izvođača, ostavljajući "kvačice" samo za njih; možemo i birati samo prazne linije, ostavljajući "kvačicu" samo u zadnjoj stavci na popisu; ako ostavimo potvrdni okvir na poziciji “Odaberi sve”, tada neće biti filtriranja po ovom kriteriju (to je sada prikazano na slici);

3 - drugo, možete filtrirati prema tekstu sadržanom u ćelijama stupaca, međutim, ovaj je kriterij prikladniji kada radite sa stupcem "Sažetak" dokumenta itd. Na primjer, ako se ne sjećamo točno naslova, ali se sjećamo ključna riječ, koji bi trebao biti u njemu, tada trebate odabrati stavku "sadrži..." i upisati ovu riječ bez kraja, tada će kao rezultat filtra na ekranu ostati samo linije koje imaju riječ koju smo upisali s različiti završeci u polju “Sažetak” .

Filtar možete ukloniti odabirom istoimene naredbe - označene brojem 6. Ako ste filtrirali retke navodeći različite kriterije odabira u nekoliko stupaca, odabirom ove naredbe jednom će se filter ukloniti samo u stupcu u kojem ste odabrali takav naredba, a preostali filtri u drugim stupcima ostat će važeći - svaki od njih mora se zasebno ukloniti. U onim stupcima u kojima je filtar omogućen, gumb za pozivanje filtra mijenja svoju sliku u omogućeni gumb filtra.

Ako je stupac po čijem sadržaju želimo filtrirati retke tablice ispunjen datumima, tada će nam umjesto tekstualnog filtera program ponuditi drugi - poseban za datume - označen brojem 4: možemo odabrati ne samo određeni datum, ali i kasnije ili ranije od nekog datuma ili ograničenog vremenskog razdoblja, jučer, danas ili sutra, itd.

Naša tablica ima 3 stupca s datumima.

Numerički filtar (označen brojem 5) posebno je dizajniran za rad sa stupcima čiji su sadržaj brojevi (u našem slučaju to je registracijski broj dokumenta).

Slika 5

Kriteriji za filtriranje redaka tablice prema sadržaju stupaca u MS Excel 2003

Sažmi emisiju

U MS Excelu 2003, filter prema sadržaju stupca se poziva na isti način zaslonski gumb, kao u kasnijim verzijama programa, ali kao rezultat klika na njega otvara se jedan opći popis za odabir određene vrijednosti ćelije ili postavljanje složenijeg uvjeta filtriranja, koji je već prilagođen pojedinačno za tekst, datume ili brojeve - pokreće se u zasebnom prozoru zaslona nakon odabira stavke popisa “(Stanje...)”.

Slike 4 i 5 jasno pokazuju Po kojim kriterijima sada možemo filtrirati? redaka tablice u MS Excelu različite verzije. Moći ćemo filtrirati naloge prema izvršiteljima, njihovim autorima, rokovima, podacima o kontroliranim dokumentima i svim drugim informacijama unesenim u proračunsku tablicu. Štoviše, bit će moguće istovremeno filtrirati prema nekoliko kriterija, na primjer:

• Za koje narudžbe danas ističe rok za određenog izvođača:
  u stupcu “Izvršitelji” odaberite traženog zaposlenika (pogledajte broj 2 na slici 4), a u stupcu “Rok dospijeća” filtrirajte retke čiji datum zadovoljava kriterij “danas” (broj 4 na istoj slici) ili
• Kome je naš izabrani voditelj ovaj mjesec dao upute:
  u stupcu „Autor naloga“ odabiremo upravitelja kojeg analiziramo (broj 2 na slici 4), a u stupcu „Rok izvršenja“ filtriramo datume koji spadaju pod kriterij „Ovaj mjesec“ (broj 4), itd.

Sada ćemo vas naučiti kako možete konfigurirati program tako da kada otvorite datoteku automatski prima informacije o tome koje narudžbe moraju biti dovršene, na primjer, nakon 4 dana, kako bi o tome unaprijed obavijestili izvođače. Da bismo to učinili, u tablici smo osigurali poseban stupac koji smo nazvali "Razdoblje distribucije". Sada ga konfigurirajmo:

• odaberite ćeliju I6 (u prvom retku prilagođenog stupca) i u nju upišite znak “=”;
• kliknite mišem na susjednu ćeliju J6 (u istom retku, ali u stupcu “Rok dospijeća”) i vidjet ćete da je uključena u formulu za izračun sadržaja ćelije I6;
• zatim nastavite označavati formulu upisivanjem "-4" s tipkovnice;
• U ovom trenutku je popunjavanje formule završeno (njegovo trenutno stanje uvijek se može vidjeti u traci formule koja se nalazi iznad Excel lista, vidi simbol 1 na slici 7, dobivamo "=j6-4"). Sada pritisnite na tipkovnici Unesi- i rezultat izračuna ugrađene formule pojavit će se u ćeliji tablice;
• nakon toga, formula se može kopirati u naredne retke tablice, a onda će u njima u stupcu “Rok distribucije” datum uvijek biti 4 dana ranije nego u stupcu “Rok dospijeća”: pokažite mišem dolje desno kutu ćelije I6 (dok bi pokazivač miša trebao biti u obliku crnog podebljanog križa), kliknite lijevi gumb"miša" i, ne puštajući ga, povucite prema dolje do kraja stupca, zatim otpustite gumb. U stupcu I vidjet ćete datume svih potrebnih upozorenja (broj 2 na slici 7);
• Zatim se možete pobrinuti da u stupcu "Razdoblje distribucije" ćelije s trenutnim automatski budu označene bojom, tj. današnji datumi (1. listopada to će biti neke ćelije, a 2. listopada - različite itd.). Da biste to učinili, morate koristiti funkciju uvjetnog oblikovanja. U MS Excelu 2007 ili 2010 to se radi ovako:
  • odaberite sve ćelije tablice u stupcu "Razdoblje distribucije" koji se nalazi ispod "zaglavlja";
  • kliknite gumb Uvjetno oblikovanje u grupi Stilovi na kartici Dom(vidi sliku 6), odaberite naredbu Pravila odabira ćelija, te u panelu koji se otvori s lijeve ili desne strane odaberite naredbu datum. Otvorit će se istoimeni dijaloški okvir u kojem se nalaze dvije liste (slika 8): s lijeve strane potrebno je odabrati poziciju Danas, a desno - način formatiranja ćelija koje zadovoljavaju ovaj uvjet, na primjer, Svijetlocrvena ispuna i tamnocrveni tekst. Sljedeći klik U redu.

Slika 8 prikazuje kako izgleda gotova tablica s uvjetnim oblikovanjem. Otvaranjem ove tablice, na primjer, 13. kolovoza 2012., stručnjak može lako odrediti koje se obavijesti šalju.

Možete predvidjeti prisutnost posljednjeg "tehničkog" stupca u tablici, u njemu, u svakom retku morate staviti broj 1. Zatim, kada filtrirate prema jednom ili više kriterija, uvijek ćete brzo prebrojati broj filtrirani redovi. Da biste to učinili, odaberite preostale ćelije na ekranu mišem u ovom stupcu - MS Excel će izračunati zbroj njihovih vrijednosti i napisati ga u donju referentnu liniju ispod Excel lista.

Slika 6

Uvjetno oblikovanje

Sažmi emisiju

Rokovi za izvršenje dokumenata mogu se različito tumačiti. Na primjer, u kojem trenutku treba početi računati rok (od dana izdavanja naloga ili dan nakon njega)? Treba li se računati u kalendarskim ili radnim danima? Što učiniti s dokumentima čiji rok pada vikendom? Što ako rok uopće nije naveden? Na sva ova pitanja detaljno je odgovoreno, a mnogo je objašnjeno primjerima (ukupno 16) u članku “Kako odrediti rokove? "na 12. stranici časopisa br. 8" 2011

Nerealno je kontrolirati izvršenje svih dokumenata organizacije. Stoga će vam pomoći preporuke za utvrđivanje popisa dokumenata koji podliježu kontroli izvršenja. Naučit ćete koji se rokovi obično postavljaju i kako se to radi, kao i kako možete kontrolirati usmene naloge. Pogledajte članak “Što ćemo kontrolirati? "na stranici 30 časopisa br. 7" 2011

Aplikacija Kontrola izvršenja naloga izvrstan je alat koji će vam pomoći u kontroli izvršenja naloga u vašoj organizaciji. Unatoč svojoj jednostavnosti, program je vrlo učinkovit. Napisan je uslužni program "Kontrola izvršenja naloga". Microsoft Excel, tako da su glavno radno okruženje ovog programa tablice. Korisnik konfigurira strukturu tablica naloga na način koji mu odgovara.

Program je višekorisnički, s mogućnošću definiranja prava pristupa. Na primjer, običnom zaposleniku bit će dostupna samo funkcija izrade izvješća za menadžere. Prava pristupa konfigurira administrator. Za bilo koje polje tablice možete povezati referentne knjige koje daju Dodatne informacije. Statusi zadataka (dovršeno, u tijeku, nije dovršeno) izračunavaju se automatski. Program samostalno generira izvješća, možete izraditi predloške. Moguće je izvoziti izvješća u elektroničkom obliku. Kako bi se korisnicima omogućilo brzo svladavanje ovog programa, dodan je sustav obuke. Iako korištenje ovog uslužnog programa neće biti teško, pogotovo za nekoga tko je radio u Excelu.

26. veljače 2010. 15:19

Alexey Afanasyev, direktor kvalitete tvrtke InterTrust

U mnogim ruskim poduzećima, posebno onima koja su iskusila posljednjih godina brzog rasta, uočava se isti problem: nesposobnost službenika organizacije da osiguraju kvalitetnu i pravilnu kontrolu nad izvršavanjem svojih uputa. Obično nove tvrtke pate od ovog problema, dok one organizacije koje još uvijek imaju sovjetsku prošlost, kao i uprave općinskih, regionalnih i saveznih vlasti, prilično učinkovito koriste iskustvo direktivnog upravljanja, koje je bilo posebno popularno u našoj zemlji prije perestrojke . Ovaj članak kao glavni cilj postavlja prijenos iskustava u području praćenja izvršenja uputa rukovoditelja na suvremena poduzeća.

Gotovo svaka vrsta aktivnosti upravljanja organizacijom povezana je s izvršavanjem uputa njezinog menadžmenta, stoga je važno uspostaviti kontrolu nad izvršavanjem uputa. Upute mogu:

● zalijepljene u obliku rješenja na internim i ulaznim dokumentima (na primjer, na dopisima i pismima);

● biti formulirani u upravnim aktima kolegijalnih tijela (zapisnici) i pojedinih tijela upravljanja (u nalozima i naredbama).

Povodom apela građana napominjemo sljedeće. Formalno, postupak rada s njima identičan je obradi dolazne korespondencije, međutim, rokovi su regulirani važećim zakonodavstvom na saveznoj razini, što moraju uzeti u obzir i upravitelj koji postavlja rokove i izvođač pozvan poštovati ove rokove.

Mnogi dokumenti su u procesu obrade životni ciklus može se staviti pod kontrolu. Vidimo i otisak pečata sa slovom “K” i riječju “Kontrola” ispisanom crvenom olovkom ili izrađenom u obliku otiska (vidi Primjer 1). Svrha takvih bilješki je jedna - skrenuti pozornost na potrebu kontrole uputa danih u tekstu dokumenta ili u rezoluciji na njemu (u našem primjeru dolazno pismo sadrži rezoluciju s uputama Ignatova Yu.S. , što treba učiniti i kada). Do završetka izvršenja takvi se dokumenti pohranjuju u posebnu mapu. Po završetku izvršenja, o tome se stavlja bilješka na ispravi (u primjeru 1, u donjem desnom kutu dana 07.10.2009. godine, sačinjena je bilješka o sklapanju ugovora i stavljanju isprave u spis br. 08-24).

Postavljanje zadatka izvođačima

Tko formulira redoslijed? To rade menadžeri na svim razinama. Samo što se obično kontrolira izvršavanje uputa prve osobe ili cjelokupnog najvišeg menadžmenta organizacije, a time se bavi služba predškolske odgojne ustanove. A upute nižih rukovoditelja - voditelja odjela, u pravilu, obavljaju zaposlenici istih odjela, odgovorni za uredski rad u njima.

Čini se da bi tekst rezolucije ili administrativnog dokumenta već trebao jasno i nedvosmisleno formulirati:

● sama narudžba,

● rok,

● određeni izvođač.

Ako barem jedan od ovih uvjeta nije zadovoljen (što se događa), potreban je poseban zaposlenik koji može jasno preformulirati zahtjeve rukovoditelja, a po potrebi ih i raščlaniti na manje, ali s jasno definiranim izvođačima.

Pri formuliranju uputa preporučljivo je pridržavati se sljedećih jednostavnih pravila: formulacija treba biti kratka, jezgrovita, maksimalno eliminirajući dvosmislenost tumačenja, te imati jasno definiran i mjerljiv rezultat. Sve to će vam omogućiti da ne gubite vrijeme na dodatna pojašnjenja narudžbe. S druge strane, to izvršitelju daje cilj, a autoru naloga uvjerenje da će se rezultat njegovih radnji očekivati.

Evo primjera nejasnih formulacija i odgovarajućih točnih struktura teksta:

Kada organizacija uspostavi kontrolu nad izvršavanjem uputa, vrlo brzo se dokumenti počinju mijenjati: umjesto općih zahtjeva pojavljuju se kratke i cjelovite upute s određenim izvršiteljem, rokom i očekivanim rezultatom. Time se značajno povećava učinkovitost upravljanja poduzećem, što gotovo odmah primjećuju i njegova uprava i vlasnici.

Rok izvršenja naloga

Rokove za izvršenje naloga u organizaciji obično postavlja autor-voditelj koji je kreirao nalog. U nekim slučajevima, rok za izvršenje naloga može se utvrditi lokalnim aktom organizacije ili vanjskim regulatornim dokumentom.

Ovdje citiramo Model pravila za interakciju saveznih izvršnih tijela:

Fragment dokumenta

Odobren model propisa za interakciju između federalnih izvršnih tijela. Uredba Vlade Ruske Federacije od 19. siječnja 2005. br. 30, s izmjenama i dopunama od 21. veljače 2008. Nalog je podložan izvršenju u roku navedenom u njemu. Ako je kao rok izvršenja određen vremenski period, njegovim početkom smatra se datum potpisivanja naloga. Nalog koji sadrži naputak "hitno" podliježe izvršenju u roku od 3 dana. Uputa "odmah" predviđa rok od 10 dana za izvršenje naloga. Ako rok izvršenja nije naveden u nalogu, podliježe izvršenju u roku od 1 mjeseca od dana potpisivanja (do odgovarajućeg datuma sljedećeg mjeseca, a ako takvog datuma nema u sljedećem mjesecu, onda do zadnji dan u mjesecu). Ukoliko zadnji dan roka izvršenja naloga pada na neradni dan, isti podliježe izvršenju prethodnog radnog dana.

Kako bi se poboljšao sustav upravljanja organizacijom, ima smisla za narudžbe koje se stavljaju pod kontrolu ujednačiti rokove izvršenja – dovesti ih na jedinstvenu osnovu uspostavljenu u organizaciji. U početku, takva odluka mora biti dokumentirana u lokalnom aktu, na primjer, u Uputama za upravljanje uredom. Promjena roka također bi trebala biti moguća samo u slučajevima dokumentiranim u lokalnim aktima organizacije. I naravno, uvedeni sustav računanja rokova trebao bi odgovarati zdravom razumu. Uostalom, teško je naći demotivirajući faktor za izvođača od nemogućeg zadatka.

Navest ćemo primjere nekoliko formulacija instrukcija i objasniti koji će se datum za svaku od njih smatrati zadnjim datumom pravovremenog izvršenja instrukcije. Ovo je vrlo važno jer... Oko ovog pitanja često dolazi do zabune.

Prilično česta situacija je kada jedan voditelj povjeri izvršenje zadatka drugom menadžeru na nižoj razini, a on po vlastitom nahođenju spušta zadatak na drugi “kat ispod”. Tako narudžba prolazi kroz ruke nekoliko menadžera prije nego što stigne do konačnog izvršitelja. Istina, spuštajući se niz ovu ljestvicu, zadatak se može "razgranati" u nekoliko "podzadataka" koje obavljaju različiti ljudi u različito vrijeme. Ovaj sustav se zove stvaranje "ugniježđenog reda".

Prilikom formuliranja Za "ugniježđene" narudžbe važno je osigurati privremenu rezervu. U odnosu na “roditeljski” nalog, mora biti najmanje 1 do 3 radna dana. Preporučljivo je izbjegavati previše "gniježđenja" uputa, isključujući iz lanca one menadžere koji samo "dalje predaju štafetu". Ako postoji izvršitelj koji je odgovoran za izvršenje cjelokupnog naloga u cjelini, naziva se “odgovorni izvršitelj”.

Kao primjer, kada je rok za izvršenje naloga reguliran vanjskim regulatornim dokumentom, navedimo Savezni zakon br. 59-FZ „O postupku razmatranja žalbi građana u Ruskoj Federaciji“. Prema ovom dokumentu, maksimalno razdoblje za razmatranje pisane prijave državljanina Ruske Federacije je 30 dana, a počinje se razmatrati od trenutka registracije takvog dokumenta (Zakon za ovaj postupak izdvaja 3 dana od u trenutku zaprimanja prijave).

Ako građanin, na primjer, treba pomoć organa lokalne samouprave u ostvarivanju svojih prava, tada je rok potreban za to često uvelike duži od 1 mjeseca. U takvoj situaciji podnositelju se u roku od mjesec dana šalje pisani odgovor koji ne rješava njegov problem meritorno, ali jasno opisuje postupak daljnje pomoći tijela. U samom tijelu nalog sastavljen na temelju razmatranja takve pritužbe mora se staviti u radnu kontrolu uz redovito podnošenje izvješća o razvoju situacije rukovoditelju – nalogodavcu.

Često se dešava da građani pogrešno upućuju svoje apele. I tada ih adresat ne razmatra, već ih prosljeđuje tijelu ili službenoj osobi u čijoj je nadležnosti izdavanje. Zakonom je za to predviđeno 7 dana od dana registracije zahtjeva. U tom slučaju, građanin se obavještava o takvom preusmjeravanju. I, inače, Zakon jasno zabranjuje slanje pritužbi na razmatranje tijelu ili službenoj osobi na čiju se odluku ili radnju (nerad) žali.

Postupak praćenja izvršenja naloga

Sada, imajući osnovne informacije o izradi instrukcija, potrebno je detaljno razmotriti postupak praćenja izvršenja instrukcija.

Imajte na umu da u određenom poduzeću mogu se provoditi poslovi kontrole izvršenja naloga:

● ručno pomoću datoteke registracijskih i kontrolnih kartica (RCC);

● u sustavu elektroničkog upravljanja dokumentima, gdje sastav informacija zabilježenih u „elektroničkim karticama” ostaje isti, ali se mnoge operacije za obavještavanje izvođača i generiranje izvješća o disciplini izvedbe provode automatski;

● postoji i međuvarijanta, kada se za olakšavanje rada koriste mogućnosti MS Excela - nalozi koji se stavljaju u kontrolu opisuju se tabelarnim oblikom, u kojem se potom mogu filtrirati podaci po izvršiteljima, rokovima i sl. Vidi.

U fazi “Stavljanje na kontrolu” uredski djelatnik evidentira nalog. Ukoliko se nalazi na dokumentu, onda se na njega stavlja žig “K” ili “Kontrola” ili se isti ispisuje svijetlom olovkom, a moguće je dokument jednostavno premjestiti u mapu kontroliranih naloga.

Izvršitelj, primajući nalog, dužan se s njim upoznati i prije isteka roka navedenog na nalogu izvršiti njime postavljene poslove. Ako izvođač treba prenijeti posao na druge njemu podređene zaposlenike, tada on kreira naloge niže razine, kao što smo ranije spomenuli.

Ako izvođač uvidi da rok ne odgovara mogućnosti izvršenja navedenih poslova na vrijeme, moli voditelja koji je izdao nalog za odgodu roka izvršenja. U drugom slučaju, ako izvršitelj uvidi da je izvršenje naloga izvan njegove nadležnosti i djelokruga odgovornosti, može zatražiti potpuno ili djelomično poništenje naloga.

Ukoliko voditelj odluči pomjeriti rokove ili otkazati narudžbu, o tome obavještava osobu odgovornu za kontrolu rokova. U svakom slučaju, zahtjevi izvršitelja za ponovnim rasporedom ili otkazivanjem zadatka moraju se podnijeti rukovoditelju prije isteka roka kontrole zadatka.

« Nadzor nad izvršenjem meritornih uputa» obično provodi zaposlenik dovoljno kompetentan da procijeni relevantnost postignutog rezultata izvršenja za zadatak koji je postavljen u zadatku. Takvu kontrolu može započeti nadležni zaposlenik po primitku izvješća o učinku, a može se završiti uklanjanjem iz kontrole ili vraćanjem na reviziju.

Proceduru „Skidanja kontrole“ naloga provodi zaposlenik koji je provjerio izvršenje naloga o njegovoj zasluzi, kao i ako voditelj udovolji zahtjevu za uklanjanje naloga u potpunosti.

U sklopu pozornice " Kontrola izvršenja na vrijeme» predani djelatnik kontrolira rokove izvršenja svih aktivnih, odnosno trenutno izvršavanih naloga u isto vrijeme (ukoliko se takav posao u organizaciji obavlja ručno ili u MS Excelu, onda to obično radi tajnica autora naredbe ili zaposlenika službe predškolske odgojne ustanove). Trenutačno se najveći dio ovog posla može obaviti elektroničkim sustavima za upravljanje dokumentima, obavještavajući izvođače o rokovima završetka izvršenja naloga. Obavijest je presječno upozorenje za sve naloge koji nisu uklonjeni iz kontrole (vidi primjer 4).

Opterećenje pojedinog izvođača stalno raste, a samim tim počinje padati izvedbena disciplina radnika zbog elementarne zaboravljivosti. Periodično informiranje zaposlenika, na primjer, tjedno, omogućuje vam jasno razumijevanje opsega zadataka koje treba izvršiti i snalaženje u rokovima za izvješćivanje.

Informacijski letak može biti kratak (vidi) ili potpuniji, sa sastavom informacija predstavljenih u tablici iz. Inače, ako u takvoj MS Excel tablici filtriramo naloge za određenog izvršitelja s praznom oznakom izvršenja, tada ćemo ispisom rezultata dobiti još jednu verziju informativnog lista za izvršitelja.

Ako takve listove generira EDMS, tada je zgodno uključiti u tablični obrazac stupac s brojem dana preostalih do kraja razdoblja izvršenja. Rangiranje narudžbi prema datumu isteka također je vrlo zgodno - to omogućuje izvođaču brzu navigaciju i učinkovitije upravljanje vlastitim radnim vremenom.

Izvještavanje o izvedbenoj disciplini

Neke organizacije prakticiraju privremeno izvješćivanje izvođača. Ako je potrebno redovito pratiti tijek izvršenja posebno važnih naloga, njihovi autori u tekst naloga dodaju informaciju o potrebi periodičnog, npr. tjednog izvješćivanja, koje se mora osigurati tijekom cijelog razdoblja izvršenja. Privremeno izvješće o uspješnosti obično se priprema u bilo kojem pisanom obliku ili u obliku memoranduma. Pripremu takvih izvješća mogu izvršiti:

● sam izvođač

● njemu podređeni tajnik,

● zaposlenik odgovoran za radnu disciplinu u poduzeću.

Za praćenje razine discipline učinka u organizaciji povremeno ili na zahtjev menadžmenta priprema se nekoliko vrsta izvješća koja se mogu odnositi na disciplinu učinka:

● zasebnog izvršnog službenika;

● specifična podjela

● organizacija u cjelini;

● upute određenog upravitelja i sl.

Informacije su sažete u obliku statističkog sažetka za menadžment o dostavljenom, izvršenom, a također i prijenosu na drugoga izvještajno razdoblje upute. Kako bi se omogućilo učinkovitije upravljanje izvedbenom disciplinom, koriste se različiti modeli izvješćivanja. Mogućnosti obrazaca za izvješćivanje prikazane su u i prema mišljenju E. Kameneva.

Budući da se takva izvješća pripremaju i za organizaciju u cjelini i za njezine odjele posebno, samo oni službenici kojima upravitelj izravno daje upute uključeni su u odjeljak izvršitelja. Na primjer, za Generalni direktor to će biti njegovi zamjenici i voditelji područja djelovanja, dok će za načelnika odjela to biti načelnici odjela i, eventualno, sektora.

Čak i ako organizacija nema potpunu automatizaciju protoka dokumenata kroz EDMS, takav je dokument prilično pogodan za pripremu i održavanje u sustavu proračunskih tablica Microsoft Excel ili OpenOffice.org Calc. Ovi sustavi imaju uglavnom slično sučelje i funkcionalnost; mogu pomoći u automatizaciji računovodstva i izvješćivanja u malom i srednjem poduzeću. Glavna stvar je jasno znati što točno trebate dobiti kao rezultat.

Mišljenje

Ispitali smo problematiku postavljanja i skidanja naloga s kontrole, kao i metodologiju izvršenja naloga i izvještavanja o praćenju njihovog izvršenja. Modeli direktivnog upravljanja predloženi u članku pomoći će da upravljanje organizacijom bude jasnije i transparentnije.