Κάθε οργανισμός αντιμετωπίζει αργά ή γρήγορα το πρόβλημα της παρακολούθησης των καθηκόντων που θέτει η διοίκηση. Ο καθένας επιλύει αυτό το ζήτημα διαφορετικά: κάποιοι εφαρμόζουν ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων, κάποιοι βάζουν σήματα στα βιβλία εγγραφής, άλλοι στήνουν ένα ντουλάπι αρχείων με τον παλιό τρόπο. Σε αυτό το άρθρο θα εξετάσουμε το πρόβλημα της παρακολούθησης των εντολών που εκδίδονται από τον διαχειριστή σχετικά με τα εισερχόμενα και εσωτερικά έγγραφα της εταιρείας και θα σας παρουσιάσουμε μία από τις επιλογές για την οργάνωση ενός συστήματος ελέγχου χρησιμοποιώντας το MS Outlook.

Τι είναι ο έλεγχος εκτέλεσης εργασιών;

Μια παραγγελία από έναν διαχειριστή συνήθως ξεκινά με μια ανάλυση που τοποθετείται σε ένα εισερχόμενο ή εσωτερικό (για παράδειγμα, ένα εσωτερικό σημείωμα) έγγραφο. Όπως είναι γνωστό, η ανάλυση πρέπει να αναφέρει τον εκτελεστή, το περιεχόμενο της εργασίας και την περίοδο εντός της οποίας πρέπει να ολοκληρωθεί η παραγγελία.

Εάν ο οργανισμός δεν διαθέτει σύστημα ελέγχου, τότε, κατά κανόνα, ο διευθυντής τελειώνει την εργασία του στο έγγραφο με ψήφισμα και η εκτέλεση της αποστολής παραμένει εξ ολοκλήρου στη συνείδηση ​​του εκτελεστή. Στην καλύτερη περίπτωση, ο σκηνοθέτης θα σημειώσει για τον εαυτό του στο ημερολόγιο για να μην χάσει τα πιο σημαντικά ζητήματα, αλλά όταν ο όγκος των εισερχόμενων εγγράφων φτάσει πολλές δεκάδες ή εκατοντάδες την ημέρα, κανένα ημερολόγιο δεν θα τον σώσει.

Ως αποτέλεσμα, η ευθύνη παρακολούθησης της εκτέλεσης πέφτει στους εύθραυστους ώμους του γραμματέα (ή, εναλλακτικά, ενός από τους υπαλλήλους του γραφείου). Με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, το καθήκον του ελεγκτή είναι να εξοικειωθεί με την ανάλυση, να φέρει την παραγγελία στον εκτελεστή και να διασφαλίσει ότι έχει ολοκληρωθεί εγκαίρως.

Όλα τα έγγραφα τίθενται υπό έλεγχο;

Στην αρχή, όταν ένα σύστημα ελέγχου εγγράφων μόλις εμφανίζεται στον οργανισμό σας, είναι καλύτερο να ελέγχετε μόνο ένα μέρος των εγγράφων. Ποιες - αφήστε τον ηγέτη να αποφασίσει προσωπικά. Πρώτον, θα είναι ευκολότερο για τον ελεγκτή και δεύτερον, η αρνητική (όπως συμβαίνει πάντα με τις αλλαγές) αντίδραση των εργαζομένων θα εξομαλυνθεί. Στο μέλλον, η λίστα των εγγράφων που αποστέλλονται για έλεγχο θα επεκταθεί σταδιακά. Ας πούμε ότι σε πρώτο στάδιο λήφθηκε απόφαση για παρακολούθηση της εκτέλεσης των εντολών για καταγγελίες που ελήφθησαν από τα άτομα, και κατόπιν αιτημάτων από κυβερνητικές αρχές.

Ωστόσο, εάν μια εταιρεία μεταβεί αμέσως στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, δεν υπάρχει πρόβλημα επιλογής: τα προγράμματα EDMS παρακολουθούν αυτόματα τη διαδρομή κάθε εγγράφου.

Δημιουργήστε μια εργασία στοΚυρία Αποψη

Το Outlook πρώτα - πελάτη αλληλογραφίας, το οποίο μπορεί να αντικαταστήσει ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων μόνο όσον αφορά την επικοινωνία μεταξύ των χρηστών. κάνει τα πάντα με επιτυχία απαραίτητες λειτουργίες, ιδίως, την παρακολούθηση της εκτέλεσης των καθηκόντων και τη δημιουργία αναφορών.

Απαραίτητη προϋπόθεση για την οργάνωση του ελέγχου στοΚυρία Αποψη: η απόφαση του διαχειριστή πρέπει με τον ένα ή τον άλλο τρόπο να ενσωματωθεί σε ηλεκτρονική μορφή. Ο ελεγκτής πρέπει είτε να σαρώσει το έγγραφο με την ανάλυση για να επισυνάψει αυτό το αρχείο στην εργασία είτε να αναπαράγει το κείμενο της ανάλυσης με μη αυτόματο τρόπο στο σώμα της εργασίας.

Για να δημιουργήσετε μια εργασία για έναν χρήστη, εκκινήστε το MS Outlook και μέσα επάνω μενούεπιλέξτε διαδοχικά τις εντολές Αρχείο, ΔημιουργώΚαι Σειρά(Εικ. 1), μετά από το οποίο θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο - η μελλοντική σας εργασία.

Εικ.1. Δημιουργία παραγγελίας

Ας αρχίσουμε να συμπληρώνουμε τα πεδία. Στο πρώτο από αυτά ( Σε ποιον) εισάγετε τη διεύθυνση του εκτελεστή που έχει ορίσει ο διευθυντής.

Εάν υπάρχουν πολλοί εκτελεστές, η εργασία δημιουργείται για καθένα ξεχωριστά (ένα χαρακτηριστικό του προγράμματος, διαφορετικά θα υπάρξουν δυσκολίες στην παρακολούθηση της εργασίας).

Δεύτερο πεδίο Θέμαπρέπει να το συμπληρώσετε όσο το δυνατόν σωστά, ώστε να είναι ήδη σαφές με τι σχετίζεται η εργασία, για παράδειγμα:

Εισαγωγή-234 με ημερομηνία 29/01/2013.

Αυτό θα είναι βολικό τόσο για τον ελεγκτή όσο και για τον εκτελεστή.

Το επόμενο σημαντικό πεδίο για εμάς είναι Ορος. Καθιερώνεται με βάση τις προθεσμίες για την εκτέλεση των εγγράφων που γίνονται δεκτά στην εταιρεία σας.

Υπενθυμίζουμε ότι η τυπική περίοδος που γίνεται αποδεκτή στην πρακτική της επαγγελματικής επικοινωνίας είναι 30 ημερολογιακές ημέρες.

Κοντά στο γήπεδο ΟροςΜπορείτε να επιλέξετε το επίπεδο σπουδαιότητας της εργασίας: χαμηλό, κανονικό ή υψηλό.

Πεδία Έναρξη, ΠολιτείαΚαι ΕτοιμοςΚατά τη δημιουργία μιας εργασίας, ο ελεγκτής συνήθως δεν την αγγίζει, επειδή ο εκτελεστής δεν έχει ακόμη ξεκινήσει την εκτέλεση και η έναρξη του χρόνου που διατίθεται για την εργασία θα είναι η στιγμή που η εργασία αποστέλλεται στον εκτελεστή.

Στο μενού ΕπιλογέςΜπορείτε να προγραμματίσετε μια εργασία για επανάληψη κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο κουμπί.

Αυτό είναι σχετικό, για παράδειγμα, για μηνιαίες αναφορές ή για παροχή άλλων πληροφοριών σε καθορισμένη συχνότητα.

Εδώ σας ζητείται να επιλέξετε μια κατηγορία (αν τη χρησιμοποιείτε) και να προσθέσετε μια υπενθύμιση για τον ερμηνευτή.

Είναι βολικό να ορίσετε μια υπενθύμιση τρεις ημέρες πριν από την προθεσμία: την απαιτούμενη ημέρα, ο ανάδοχος θα λάβει μια επιστολή με το αντίστοιχο περιεχόμενο.

Επιλογές Διατηρήστε ένα ενημερωμένο αντίγραφο αυτής της εργασίας στη λίστα εργασιών σαςΚαι Στείλτε μου μια αναφορά κατάστασης όταν ολοκληρωθεί μια εργασίαενεργοποιούνται και απενεργοποιούνται χρησιμοποιώντας ένα σημάδι επιλογής στα πλαίσια ελέγχου.

Σε μια σημείωση!

Το πλαίσιο ελέγχου (από το πλαίσιο ελέγχου Αγγλικά) είναι ένα γραφικό στοιχείο διεπαφή χρήστη, επιτρέποντας στον χρήστη να ελέγχει μια παράμετρο με δύο καταστάσεις - ☑ on και ☐ off.

Το πεδίο κειμένου εισάγεται στο πεδίο γράμματος - οι απαραίτητες οδηγίες για την ολοκλήρωση της εργασίας. Εάν δεν υπάρχουν, μπορείτε να εισαγάγετε το πρότυπο Διαβάστε το ψήφισμα και εκτελέστε τις οδηγίες.

Μεταβείτε στην καρτέλα μενού Εισάγετε. Εδώ επισυνάπτουμε ένα αρχείο με μια επιστολή ανάλυσης στην εργασία.

Μετά από αυτό, κάντε κλικ Στείλετε– και η εργασία πηγαίνει στον υπεύθυνο (Εικ. 2).

Εικ. 2. Αποστολή εργασίας για εκτέλεση

Εργασία εκτελεστή σε μια εργασία

Ο ανάδοχος θα λάβει μια επιστολή με συνημμένο που θα περιέχει την εργασία. Αφού ανοίξει την εργασία, θα δει ένα αρχείο με την ανάλυση του διαχειριστή, την ημερομηνία ολοκλήρωσης και άλλες πληροφορίες που του στείλατε (Εικ. 3).

Ρύζι. 3. Παραλαβή της εργασίας από τον εκτελεστή

έως Fig - σε αυτήν την εικόνα δεν υπάρχει τελεία μετά την παραγγελία, αλλά στην προηγούμενη υπάρχει

Μετά την ολοκλήρωση της ανάθεσης, ο εκτελεστής πρέπει να συντάξει έκθεση. Για να το κάνετε αυτό, στην εργασία, όπως συνήθως ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ, πρέπει να κάνετε την επιλογή Απάντηση, γράψτε το κείμενο της αναφοράς και στείλτε το στον ελεγκτή.

Η αναφορά πρέπει να είναι σωστή και να περιέχει ενημερωμένες πληροφορίες σχετικά με την ολοκλήρωση της εργασίας και όχι μια απλή διαγραφή Ολοκληρώθηκε τοή, χειρότερα, Εντάξει.

Παράδειγμα αναφοράς για την εκτέλεση εντολής:

Μια επιστολή με ημερομηνία 30 Ιανουαρίου 2013 με αριθμό 323 στάλθηκε στον αντισυμβαλλόμενο ταχυδρομικώς.

Ολοκλήρωση μιας εργασίας

Μετά τη λήψη της αναφοράς, ο ελεγκτής επισημαίνει την εργασία ως ολοκληρωμένη. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στην εργασία στη λίστα εργασιών και επιλέξτε την εντολή από το αναπτυσσόμενο μενού Για εκτέλεση, και μετά Επισήμανση ως ολοκληρωμένου(Εικ. 4).

Ρύζι. 4. Ολοκλήρωση της εργασίας

Αναφορά

Η παρακολούθηση της εκτέλεσης των εντολών θα χάσει κάθε νόημα εάν ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεν αναλύει περιοδικά την ποιότητα της εργασίας των εκτελεστών. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να δημιουργήσετε μια αναφορά με βάση τις παραμέτρους που σας ενδιαφέρουν.

Για να δείτε ολόκληρη τη λίστα με τις παραγγελίες που έχετε στείλει, κάντε κλικ στο κουμπί στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης Καθήκοντα. Μια λίστα εργασιών θα σχηματιστεί στο κεντρικό πεδίο και στην αριστερή στήλη Τρέχουσα προβολήΜπορεί να γίνει οποιαδήποτε επιλογή. Συνήθως οι ελεγκτές χρησιμοποιούν προβολές Αναλυτική λίστα , Εκπρόθεσμες εργασίεςΚαι Από υπεύθυνο(Εικ. 5).

Εικ.5. Αναλυτική λίστα υποβολών

Οποιαδήποτε λίστα μπορεί να εκτυπωθεί επιλέγοντας την κατάλληλη εντολή στο μενού Αρχείο.

Ρύθμιση της διαδικασίας και συνεργασία με το προσωπικό

Όπως συμβαίνει με κάθε καινοτομία, είναι αδύνατο να γίνει χωρίς κανονισμούς για τη διαδικασία παρακολούθησης της εκτέλεσης των παραγγελιών. Συνιστάται να συμπεριλάβετε κανόνες για τον καθορισμό και την ολοκλήρωση εργασιών στις οδηγίες εργασίας του γραφείου. Εάν δεν έχετε ακόμη, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό έγγραφο, "Κανόνες..." ή "Οδηγίες...". Με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, η διαδικασία πρέπει να περιγραφεί με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες και είναι σκόπιμο να παρέχετε την περιγραφή με στιγμιότυπα οθόνης. Οι οδηγίες πρέπει να εγκρίνονται από τον Γενικό Διευθυντή.

Παω σε νέο σύστημαέλεγχος σημαίνει την εμφάνιση ορισμένων νέων κανόνων που είναι υποχρεωτικοί για όλους. Ωστόσο, η συμμόρφωση με αυτούς τους κανόνες δεν θα είναι μεγάλη ταλαιπωρία για τους συναδέλφους σας.

Πρώτα, κάθε εργαζόμενος θα πρέπει πλέον να διατηρεί συνεχώς ενεργοποιημένο το MS Outlook. Ως έσχατη λύση, ελέγχετε το email σας τουλάχιστον δύο φορές την ημέρα.

κατα δευτερον, οι συνάδελφοι θα πρέπει να θυμούνται: η εργασία, ο συγγραφέας της οποίας είναι ο γραμματέας, δεν είναι η ιδιοτροπία του (του γραμματέα). Αυτό δεν είναι τίποτα άλλο από μια εντολή του διευθυντή, που παρουσιάζεται σε ηλεκτρονική μορφή. Ήταν ο διευθυντής που διόρισε τον εκτελεστή και όρισε την προθεσμία για το έργο, και στην πραγματικότητα είναι ο διευθυντής που θα πρέπει να αναφέρει την υλοποίηση και όχι ο ελεγκτής-γραμματέας.

Όπως μπορείτε να δείτε, η διαδικασία ορισμού εργασιών στο MS Outlook είναι αρκετά απλή και είναι αρκετά κατάλληλη για μια μικρή εταιρεία όπου ορίζονται έως και 20 εργασίες καθημερινά. Το κύριο πράγμα είναι ότι καθεμία από τις οδηγίες που αποστέλλονται με αυτόν τον τρόπο συντάσσεται όσο το δυνατόν σωστά: έχει συγκεκριμένο παραλήπτη και προθεσμία και αποστέλλεται γραπτώς. Η ολοκλήρωση της εργασίας σε μια εργασία καταγράφεται με σαφήνεια. Ο ελεγκτής, με τη σειρά του, απαλλάσσεται από το να καλεί τους καλλιτέχνες με υπενθυμίσεις: πρέπει μόνο να βεβαιωθεί ότι η αναφορά εκτέλεσης φτάνει στην ώρα του.

Εξετάσαμε μόνο μία από τις επιλογές για την αυτοματοποίηση του συστήματος παρακολούθησης της εκτέλεσης εντολών σε έναν οργανισμό. Όπως οποιαδήποτε από τις μεθόδους ελέγχου που παραθέσαμε στην αρχή του άρθρου, αυτή έχει τα δικά της πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Ωστόσο, κατά τη γνώμη μας, αυτή είναι μια από τις βέλτιστες εναλλακτικές λύσεις προϋπολογισμού για μια εταιρεία που μόλις αρχίζει να ανακαλύπτει τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων.

Evgenia Kozhanova, ειδική σε προσχολικά εκπαιδευτικά ιδρύματα και διαχείριση αρχείων προσωπικού

Αρχικά, ας υπενθυμίσουμε τους κανόνες για την παρακολούθηση της εκτέλεσης των παραγγελιών, τους οποίους αργότερα θα αρχίσουμε να αυτοματοποιούμε χρησιμοποιώντας τυπικές δυνατότητες του MS Excel.

Υπάρχει έλεγχος επί της ουσίας της επίλυσης ζητημάτων και έλεγχος των προθεσμιών για την ολοκλήρωση των εργασιών.

Ουσιαστικός έλεγχος

Ο έλεγχος επί της ουσίας είναι μια αξιολόγηση του πόσο σωστά, επιτυχώς και πλήρως επιλύθηκε το ζήτημα. Ο έλεγχος αυτός ασκείται από τον προϊστάμενο (ενός ιδρύματος ή τμήματος) ή από ειδικά εξουσιοδοτημένο πρόσωπο. Η ευθύνη για τη σωστή και έγκαιρη επίλυση των θεμάτων που αντικατοπτρίζονται στα έγγραφα βαρύνει τους επικεφαλής των διαρθρωτικών τμημάτων και τους υπαλλήλους στους οποίους έχει ανατεθεί η εκτέλεση του εγγράφου. Ο ερμηνευτής συνήθως:

• αναφέρεται στην απόφαση του διευθυντή σε ένα έγγραφο (για παράδειγμα, σε εισερχόμενη επιστολή, σε αίτηση υπαλλήλου) ή
• γράφεται απευθείας στο κείμενο της παραγγελίας (συνήθως στην παραγγελία/πρωτόκολλο, μεμονωμένες οδηγίες συντάσσονται ως ανεξάρτητες παράγραφοι του κειμένου και διατυπώνονται με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι αμέσως σαφές τι, σε ποιον και πότε πρέπει να γίνει· κατά συνέπεια, κάθε στοιχείο - εργασία / οδηγία τίθεται υπό έλεγχο ξεχωριστά) ,
• όταν ο εκτελεστής δεν προσδιορίζεται άμεσα, καθορίζεται σύμφωνα με την κατανομή των ευθυνών στον οργανισμό.

Εάν στην απόφαση/οδηγία του διαχειριστή υποδεικνύονται πολλοί εκτελεστές, το πρόσωπο που υποδεικνύεται πρώτο στην απόφαση είναι υπεύθυνο για την εκτέλεση του εγγράφου/εντολής και, κατά συνέπεια, για την οργάνωση της εκτέλεσής του.

Οι οδηγίες μπορούν να προκύψουν από το κείμενο του εγγράφου ή μπορεί να είναι «ανεξάρτητες», π.χ. χωρίς έγγραφα και ωστόσο υπόκεινται στον έλεγχο της εκτέλεσής τους. Εάν η παραγγελία δημιουργείται με βάση ένα έγγραφο, περιέχει έναν σύνδεσμο προς το έγγραφο βάσης (δείτε τη συμπλήρωση των πρώτων τεσσάρων στηλών στον πίνακα στο Σχήμα 1). Οδηγίες εκδίδονται από διευθυντές σε όλα τα επίπεδα. Ωστόσο, κάθε οργανισμός αποφασίζει μόνος του ποια έγγραφα/οδηγίες θα θέσει υπό έλεγχο. Συνήθως όλες αυτές είναι οδηγίες από τον επικεφαλής της οργάνωσης και τους αναπληρωτές του. Πως περισσότερη ποσότηταέγγραφα στον οργανισμό, τόσο πιο σημαντικό είναι να εξορθολογιστεί το έργο της παρακολούθησης της εκτέλεσης των εγγράφων και όσο πιο επιλεκτικά προσεγγίζει ο οργανισμός τη λύση στο ερώτημα "τι θα ελέγχουμε" - ο χρυσός μέσος είναι σημαντικός εδώ. Ο έλεγχος λοιπόν γίνεται συνήθως στην εκτέλεση των εντολών από το πρώτο πρόσωπο· αυτό γίνεται από την υπηρεσία του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος ή τη γραμματέα.

Οι οδηγίες πρέπει να διατυπώνονται ξεκάθαρα και ξεκάθαρα:

• η ίδια η παραγγελία?
• περίοδος εκτέλεσης·
• εκτελεστής (είναι δυνατόν να εκτελέσουν μια εντολή πολλά άτομα, στη συνέχεια ορίζεται ένας ως υπεύθυνος εκτελεστής και οι υπόλοιποι θεωρούνται συνεκτελεστές).

Κατά τη διαμόρφωση των οδηγιών, καλό είναι να τηρείτε απλούς κανόνες: οι συνθέσεις πρέπει να είναι σύντομες, συνοπτικές, να εξαλείφουν την ασάφεια της ερμηνείας και να έχουν ένα σαφώς καθορισμένο και μετρήσιμο αποτέλεσμα.

Ενώ εκτελείται η παραγγελία, είναι δυνατές οι ακόλουθες ενέργειες:

• ο συγγραφέας μπορεί να αλλάξει την προθεσμία για την ολοκλήρωση της παραγγελίας.
• ο συγγραφέας μπορεί να αλλάξει τον υπεύθυνο εκτελεστή της ανάθεσης·
• οι εκτελεστές δημιουργούν αναφορές σχετικά με τα αποτελέσματα της εκτέλεσης·
• ο συγγραφέας έχει τη δυνατότητα να επιστρέψει την παραγγελία για αναθεώρηση ή να εγκρίνει το αποτέλεσμα της εκτέλεσης.

Εάν η εργασία κατανεμήθηκε μεταξύ συνεκτελεστών, τότε ο υπεύθυνος εκτελεστής λαμβάνει τις αναφορές απόδοσης τους. Είναι αυτός που δημιουργεί την τελική ενιαία αναφορά για λογαριασμό του και τη στέλνει στον συγγραφέα.

Έλεγχος προθεσμιών

Ο έλεγχος των προθεσμιών για την εκτέλεση εγγράφων/παραγγελιών πραγματοποιείται από την υπηρεσία υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης (DOU) και σε έναν μικρό οργανισμό - από τον γραμματέα.

Η τεχνολογία για την παρακολούθηση των προθεσμιών μπορεί να χωριστεί στις ακόλουθες διαδικασίες:

• καταγραφή όλων των εγγράφων, οδηγιών, οδηγιών και αναθέσεων διαχείρισης που τίθενται υπό έλεγχο·
• έλεγχος της έγκαιρης παράδοσης του εγγράφου στον εκτελεστή·
• προσαρμογή δεδομένων σε ελεγχόμενα έγγραφα όταν αλλάζουν οι προθεσμίες εκτέλεσης, τα έγγραφα μεταφέρονται από εκτελεστή σε εκτελεστή, από διαίρεση σε διαίρεση (το καταγράφουμε στο πεδίο "Κατάσταση εκτέλεσης", βλέπε Εικόνα 1).
• υπενθύμιση στους καλλιτέχνες και τους επικεφαλής τμημάτων σχετικά με την παρουσία ανεκπλήρωτων εγγράφων και οδηγιών.
• ενημέρωση των διευθυντών (τμημάτων και οργανισμών) σχετικά με την κατάσταση και την πρόοδο της εκτέλεσης των εγγράφων·
• εισαγωγή δεδομένων σχετικά με την εκτέλεση εγγράφων ·
• ανάλυση της κατάστασης των πραγμάτων και του επιπέδου πειθαρχίας απόδοσης για τον οργανισμό στο σύνολό του, από δομικά τμήματα, ειδικούς, είδη εγγράφων και άλλες πτυχές.

Προθεσμίεςτα έγγραφα μπορούν να οριστούν:

Όπως μπορείτε να δείτε, η προθεσμία για την εκτέλεση μιας παραγγελίας ορίζεται συνήθως από τον συντάκτη της. Γίνεται δεκτό ότι οι παραγγελίες περιέχουν οδηγίες "επειγόντως", υπόκεινται σε εκτέλεση εντός 3 ημερών. Η οδηγία «άμεσα» προβλέπει περίοδο 1 ημέρας για την εκτέλεση της παραγγελίας. Αν η ημερομηνία εκτέλεσης δεν προσδιορίζεται στην παραγγελία, υπόκειται σε εκτέλεση εντός 1 μηνός από την ημερομηνία υπογραφής του (μέχρι την αντίστοιχη ημερομηνία του επόμενου μήνα, και εάν σε τον επόμενο μήναδεν υπάρχει τέτοιος αριθμός, τότε μέχρι τελευταία μέραμήνας). Εάν η τελευταία ημέρα της περιόδου εκτέλεσης της εντολής συμπίπτει με μη εργάσιμη ημέρα, υπόκειται σε εκτέλεση την προηγούμενη εργάσιμη ημέρα.

Για έγγραφα που περιέχουν μια πολύπλοκη εργασία, μπορούν να οριστούν μεγάλες προθεσμίες (πολλοί μήνες, έξι μήνες, ένα έτος). Σε αυτή την περίπτωση είναι απαραίτητο χωρίστε την εργασία σε στάδια και παρακολουθήστε την ολοκλήρωση της εργασίας βήμα προς βήμα.

Ο έλεγχος όρου περιλαμβάνει:

• τρέχον έλεγχος,
• εξυπηρετικό και
• τελικός έλεγχος.

Οι κύριοι τύποι ελέγχου είναι τρέχοντες και προληπτικοί.

Κάτω από έλεγχος ρεύματοςκατανοούν την καθημερινή προετοιμασία πληροφοριών σχετικά με έγγραφα που λήγουν σήμερα. Ο τρέχων έλεγχος πραγματοποιείται με καθημερινό έλεγχο της προόδου του εγγράφου και υπενθύμιση στον ανάδοχο για τη λήξη της περιόδου εκτέλεσης και την ανάγκη ολοκλήρωσης των εργασιών στο έγγραφο. Οι υπεύθυνοι για τον έλεγχο εκτέλεσης (σε μια μικρή εταιρεία - γραμματέας) καθημερινά, συνήθως στην αρχή της εργάσιμης ημέρας, εντοπίζουν και συντάσσουν έναν κατάλογο εγγράφων των οποίων οι προθεσμίες λήγουν σήμερα.

Ο τρέχων έλεγχος βοηθά στη δημιουργία ενός σχεδίου εργασίας για την ημέρα. Εμφανίζει αμέσως ποιες εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν σήμερα (επίλυση προβλήματος σε συνάντηση, υπογραφή εγγράφου, αποστολή φαξ κ.λπ.). Επομένως, ο έλεγχος των προθεσμιών για την εκτέλεση των εγγράφων είναι μια λειτουργία που προβλέπεται αναγκαστικά στο περιγραφή εργασίαςγραμματέας του διευθυντή. Καθημερινά, προσδιορίζοντας έγγραφα των οποίων οι προθεσμίες πρόκειται να λήξουν, ο γραμματέας ανακαλύπτει τη δυνατότητα επίλυσης του ζητήματος εγκαίρως και, εάν χαθούν οι προθεσμίες, το αναφέρει στον διευθυντή.

Στη διάρκεια προληπτικός έλεγχοςσυντάσσονται εκθέσεις και ειδοποιούνται οι εκτελεστές σχετικά με έγγραφα των οποίων οι προθεσμίες λήγουν σε 2-3 ημέρες (στον οργανισμό μας το κάνουμε αυτό 4 ημερολογιακές ημέρες νωρίτερα). Και τότε ο υπάλληλος έχει ακόμα χρόνο να επιλύσει το ζήτημα εγκαίρως.

Η θέση ελέγχου είναι πολύ σημαντική. Μόνο ο προσανατολισμός του ελέγχου στη βοήθεια των εργαζομένων και όχι στον εντοπισμό ελλείψεων, η επιθυμία βοήθειας, υπενθύμισης και μη ενοχοποίησης, μπορεί να εξασφαλίσει τη μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα της υπηρεσίας ελέγχου.

Ένας συστηματικός έλεγχος εκτέλεσης, που πραγματοποιείται επιδέξια και σωστά από έναν υπάλληλο που υπενθυμίζει με διακριτικότητα ότι το έγγραφο χρειάζεται έγκαιρα, ότι η ευημερία της εταιρείας εξαρτάται από την έγκαιρη επίλυση του ζητήματος κ.λπ., τονίζει την ανάγκη για αυτόν τον υπάλληλο και τις προσπάθειές του. Επιπλέον, ο «ευρετήριο κάρτας χρόνου» βοηθά στον προγραμματισμό της εργάσιμης ημέρας του διευθυντή, καθώς αντικατοπτρίζει τα γεγονότα και τις εργασίες για μια δεδομένη ημερομηνία.

Εάν κατά την παραλαβή ενός εγγράφου ή κατά την εκτέλεσή του από τον ανάδοχο καταστεί σαφές ότι είναι αδύνατο να εκτελεστεί εγκαίρως, αυτό αναφέρεται στον διαχειριστή (ο συντάκτης μιας τέτοιας παραγγελίας), ο οποίος έχει το δικαίωμα να αναβάλει την προθεσμία εκτέλεση του εγγράφου. Εάν ο διευθυντής παρατείνει την προθεσμία, ο γραμματέας, σύμφωνα με τις οδηγίες του, καταχωρεί νέα προθεσμία στη φόρμα εγγραφής.

Το ζήτημα της αναβολής της προθεσμίας για την εκτέλεση ενός εγγράφου πρέπει να τεθεί το αργότερο 1 ημέρα πριν από τη λήξη της προθεσμίας. Η αναδρομική αναβολή της προθεσμίας δεν επιτρέπεται και, κατά κανόνα, είναι αδύνατη κατ' αρχήν στα αυτοματοποιημένα συστήματα.

Για έγγραφα με μεγάλη (πολλούς μήνες) περίοδο εκτέλεσης, τα ενδιάμεσα στάδια εκτέλεσης μπορούν να παρακολουθούνται καταγράφοντας πληροφορίες σχετικά με την πρόοδο της εκτέλεσης (αυτό το κάνουμε στο πεδίο "Κατάσταση εκτέλεσης" της κάρτας εγγραφής εγγράφων).

Συχνά, η επίλυση ενός ζητήματος απαιτεί διαδοχική εργασία σε ένα έγγραφο από πολλούς εκτελεστές ή συντονισμό του εγγράφου με πολλά τμήματα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, πρέπει να ελέγχεται το χρονικό διάστημα που διατηρεί το έγγραφο σε κάθε εκτελεστή. Κατά τη μεταφορά ενός εγγράφου, πρέπει να καταγράφεται το γεγονός της μεταφοράς. Η εγγραφή πραγματοποιείται συνήθως από τον γραμματέα της μονάδας που διαβιβάζει το έγγραφο. Αντικατοπτρίζουμε την κίνηση του εγγράφου και την ημερομηνία μεταφοράς του στο πεδίο "Κατάσταση εκτέλεσης".

Όταν εμφανίζονται έγγραφα έχει λήξειεκτέλεσηΗ λίστα τους εκτυπώνεται την ίδια ημέρα και αναφέρεται στον διαχειριστή.

Εάν το δικαίωμα εγγραφής εγγράφων μπορεί να παραχωρηθεί σε ένα ευρύ φάσμα εργαζομένων, τότε οι αλλαγές που αντικατοπτρίζουν την πρόοδο της εκτέλεσής του, κατά κανόνα, πραγματοποιούνται μόνο από έναν υπεύθυνο υπάλληλο: τον βοηθό γραμματέα ή έναν ειδικό προσχολικής εκπαίδευσης.

Αφαίρεση εγγράφου από τον έλεγχοπραγματοποιείται μόνο μετά την πλήρη εκτέλεση του εγγράφου: εκτέλεση της απόφασης του διαχειριστή, προετοιμασία εγγράφου απάντησης, λήψη απάντησης στο εξερχόμενο έγγραφο ή άλλη τεκμηριωμένη επιβεβαίωση του γεγονότος της εκτέλεσης. Το αποτέλεσμα της εκτέλεσης του εγγράφου πρέπει να καταγράφεται στην κάρτα εγγραφής (για παράδειγμα, "εστάλη πρόσκληση", "εστάλη επιστολή από... Όχι...", κ.λπ.). Το δελτίο εγγραφής περιέχει επίσης πληροφορίες σχετικά με την ημερομηνία εκτέλεσης του εγγράφου και αναφέρει τον αριθμό υπόθεσης σύμφωνα με την ονοματολογία στην οποία κατατίθεται το εκτελεσθέν έγγραφο.

ΠΡΟΣ ΤΗΝ τελικός έλεγχοςπεριλαμβάνει αναλυτική εργασία για τη σύνοψη της πειθαρχίας απόδοσης και των αποτελεσμάτων απόδοσης των υπαλλήλων ενός τμήματος ή οργανισμού στο σύνολό του. Ο τελικός έλεγχος διενεργείται από υπαλλήλους (υπηρεσία) που είναι υπεύθυνοι για την παρακολούθηση της εκτέλεσης ή από τον γραμματέα του οργανισμού σε δεδομένη συχνότητα (εβδομαδιαία, μηνιαία, τριμηνιαία). Τα αποτελέσματα του επακόλουθου ελέγχου αντικατοπτρίζονται στις τελικές ποσοτικές και καταλογικές αναφορές της κατάστασης εκτέλεσης των εργασιών (ελεγχόμενα έγγραφα). Αυτό επιτρέπει στη διοίκηση να γνωρίζει τι κάνει ένας συγκεκριμένος υπάλληλος (τμήμα) και πώς πάνε τα πράγματα σε έναν συγκεκριμένο τομέα δραστηριότητας (επίλυση συγκεκριμένου ζητήματος).

Ο τελικός έλεγχος, σε υποχρεωτικό συνδυασμό με τον προληπτικό έλεγχο, αποτελεί διεγερτικό παράγοντα για την αύξηση της πειθαρχίας των εργαζομένων.

Παράδειγμα ελέγχου παραγγελίας με χρήση MS Excel

Τώρα θα δείξουμε τι μπορεί να αυτοματοποιηθεί χρησιμοποιώντας τυπικές δυνατότητες MS Excel. Για να ξεκινήσετε, ανοίξτε ένα νέο βιβλίο εργασίας MS Excel και δημιουργήστε έναν πίνακα σε αυτόμε τα πεδία/στήλες/γραφήματα που φαίνονται στο Σχήμα 1. Αυτός είναι ο κύριος πίνακας που εμφανίζει πληροφορίες για τον έγκαιρο έλεγχο της εκτέλεσης των παραγγελιών στον οργανισμό μας.

Στη συνέχεια, σε ένα ξεχωριστό κελί, βάλτε τον τύπο έτσι ώστε όταν ανοίξετε αυτού του φύλλουΤο MS Excel βρίσκεται πάντα πάνω από τον πίνακα εμφανίστηκε η τρέχουσα ημερομηνία(υποδεικνύεται με τον αριθμό 1 στο Σχήμα 1). Τότε θα μας είναι χρήσιμο στην καθημερινή εργασία με το τραπέζι. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με δύο τρόπους:

Σχήμα 2

Εμφάνιση σύμπτυξης

Σε αυτόν τον πίνακα, μπορείτε να φιλτράρετε σειρές (δηλαδή ελεγχόμενες παραγγελίες) σύμφωνα με διάφορα κριτήρια. Αλλά για να το κάνετε αυτό, πρέπει να ενεργοποιήσετε το φίλτρο:

Εικόνα 3

Κουμπί επί της οθόνης για ενεργοποίηση φίλτρου στο MS Excel 2007 και 2010

Εμφάνιση σύμπτυξης

Εικόνα 4

Κριτήρια για το φιλτράρισμα σειρών πίνακα ανά περιεχόμενα στηλών στο MS Excel 2007 και 2010

Εμφάνιση σύμπτυξης

Τα κριτήρια φιλτραρίσματος που εμφανίζονται παραπάνω εμφανίστηκαν ως αποτέλεσμα κάνοντας κλικ στο γκρι τετράγωνο κουμπί φίλτρου στη στήλη "Καλλιτέχνες" (με τον αριθμό 1). Τα κελιά αυτής της στήλης είναι γεμάτα με κείμενο, οπότε το πρόγραμμα μας πρόσφερε τις ακόλουθες επιλογές:

2 - Πρώτον, μπορούμε να φιλτράρουμε έναν ή περισσότερους ερμηνευτές, αφήνοντας "σήματα ελέγχου" μόνο για αυτούς. μπορούμε επίσης να επιλέξουμε μόνο κενές γραμμές, αφήνοντας ένα «τικ» μόνο στο τελευταίο στοιχείο της λίστας. Εάν αφήσουμε το πλαίσιο ελέγχου στη θέση "Επιλογή όλων", τότε δεν θα υπάρχει φιλτράρισμα με αυτό το κριτήριο (αυτό φαίνεται τώρα στο σχήμα).

3 - δεύτερον, μπορείτε να φιλτράρετε με βάση το κείμενο που περιέχεται στα κελιά της στήλης, ωστόσο, αυτό το κριτήριο είναι πιο κατάλληλο όταν εργάζεστε με τη στήλη "Σύνοψη" ενός εγγράφου κ.λπ. Για παράδειγμα, αν δεν θυμόμαστε ακριβώς τον τίτλο, αλλά θυμόμαστε λέξη-κλειδί, το οποίο θα πρέπει να βρίσκεται σε αυτό, τότε πρέπει να επιλέξετε το στοιχείο "περιέχει..." και να πληκτρολογήσετε αυτήν τη λέξη χωρίς το τέλος της και, ως αποτέλεσμα του φίλτρου, στην οθόνη θα παραμείνουν μόνο γραμμές που έχουν τη λέξη που πληκτρολογήσαμε διαφορετικές καταλήξεις στο πεδίο "Σύνοψη" .

Μπορείτε να αφαιρέσετε το φίλτρο επιλέγοντας την εντολή με το ίδιο όνομα - που υποδεικνύεται από τον αριθμό 6. Εάν φιλτράρατε σειρές καθορίζοντας διαφορετικά κριτήρια επιλογής σε πολλές στήλες, τότε η επιλογή αυτής της εντολής μία φορά θα αφαιρέσει το φίλτρο μόνο στη στήλη όπου επιλέξατε τέτοια μια εντολή, με τα υπόλοιπα φίλτρα σε άλλες στήλες θα παραμείνει έγκυρη - καθένα από αυτά πρέπει να αφαιρεθεί ξεχωριστά. Σε εκείνες τις στήλες στις οποίες είναι ενεργοποιημένο το φίλτρο, το κουμπί κλήσης φίλτρου αλλάζει την εικόνα του στο κουμπί ενεργοποιημένου φίλτρου.

Εάν η στήλη από το περιεχόμενο της οποίας θέλουμε να φιλτράρουμε τις σειρές του πίνακα είναι γεμάτη με ημερομηνίες, τότε αντί για ένα φίλτρο κειμένου το πρόγραμμα θα μας προσφέρει ένα άλλο - ειδικό για ημερομηνίες - που υποδεικνύεται με τον αριθμό 4: μπορούμε να επιλέξουμε όχι μόνο ένα συγκεκριμένη ημερομηνία, αλλά και μεταγενέστερη ή νωρίτερα από κάποια ημερομηνία ή περιορισμένη χρονική περίοδο, χθες, σήμερα ή αύριο κ.λπ.

Ο πίνακας μας έχει 3 στήλες με ημερομηνίες.

Το αριθμητικό φίλτρο (που υποδεικνύεται με τον αριθμό 5) είναι ειδικά σχεδιασμένο για να λειτουργεί με στήλες των οποίων το περιεχόμενο είναι αριθμοί (στην περίπτωσή μας, αυτός είναι ο αριθμός εγγραφής του εγγράφου).

Εικόνα 5

Κριτήρια για το φιλτράρισμα σειρών πίνακα ανά περιεχόμενα στηλών στο MS Excel 2003

Εμφάνιση σύμπτυξης

Στο MS Excel 2003, το φίλτρο ανά περιεχόμενο στήλης ονομάζεται με τον ίδιο τρόπο κουμπί οθόνης, όπως σε νεότερες εκδόσεις του προγράμματος, αλλά ως αποτέλεσμα του κλικ σε αυτό, ανοίγει μια γενική λίστα για την επιλογή μιας συγκεκριμένης τιμής κελιού ή τον ορισμό μιας πιο περίπλοκης συνθήκης φιλτραρίσματος, η οποία έχει ήδη προσαρμοστεί μεμονωμένα για κείμενο, ημερομηνίες ή αριθμούς - εκκινείται στο ένα ξεχωριστό παράθυρο οθόνης μετά την επιλογή του στοιχείου λίστας "(Συνθήκη...)".

Τα σχήματα 4 και 5 δείχνουν ξεκάθαρα Με ποια κριτήρια μπορούμε τώρα να φιλτράρουμε;σειρές πίνακα στο MS Excel διαφορετικές εκδόσεις. Θα είμαστε σε θέση να φιλτράρουμε εντολές ανά εκτελεστή, τους συντάκτες τους, τις προθεσμίες, τα δεδομένα ελεγχόμενων εγγράφων και οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες καταχωρούνται σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Επιπλέον, θα είναι δυνατό να φιλτράρετε ταυτόχρονα με πολλά κριτήρια, για παράδειγμα:

• Για ποιες παραγγελίες λήγει σήμερα η προθεσμία για συγκεκριμένο ανάδοχο:
  στη στήλη "Εκτελεστές", επιλέξτε τον απαιτούμενο υπάλληλο (δείτε τον αριθμό 2 στο Σχήμα 4) και στη στήλη "Ημερομηνία λήξης", φιλτράρετε τις σειρές των οποίων η ημερομηνία πληροί το κριτήριο "σήμερα" (αριθμός 4 στο ίδιο σχήμα) ή
• Σε ποιον ο επιλεγμένος αρχηγός μας έδωσε οδηγίες αυτόν τον μήνα:
  στη στήλη «Συντάκτης της παραγγελίας» επιλέγουμε τον διαχειριστή που αναλύουμε (αριθμός 2 στο Σχήμα 4) και στη στήλη «Προθεσμία εκτέλεσης» φιλτράρουμε τις ημερομηνίες που εμπίπτουν στο κριτήριο «Αυτός ο μήνας» (αριθμός 4), και τα λοιπά.

Τώρα θα σας μάθουμε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε το πρόγραμμα έτσι ώστε όταν ανοίγετε ένα αρχείο λαμβάνουν αυτόματα πληροφορίες σχετικά με το ποιες παραγγελίες πρέπει να ολοκληρωθούν, για παράδειγμα, μετά από 4 ημέρες, για να ειδοποιήσει εκ των προτέρων τους καλλιτέχνες σχετικά. Για να γίνει αυτό, δώσαμε μια ειδική στήλη στον πίνακα, την οποία ονομάσαμε «Περίοδος διανομής». Τώρα ας το διαμορφώσουμε:

• επιλέξτε το κελί I6 (στην πρώτη γραμμή της προσαρμοσμένης στήλης) και πληκτρολογήστε το σύμβολο "=" σε αυτό.
• κάντε κλικ με το ποντίκι στο διπλανό κελί J6 (στην ίδια σειρά, αλλά στη στήλη "Ημερομηνία λήξης") και θα δείτε ότι περιλαμβάνεται στον τύπο για τον υπολογισμό των περιεχομένων του κελιού I6.
• Στη συνέχεια, συνεχίστε να προσθέτετε σελιδοδείκτη στον τύπο πληκτρολογώντας "-4" από το πληκτρολόγιο.
• Σε αυτό το σημείο, η συμπλήρωση του τύπου έχει ολοκληρωθεί (η τρέχουσα κατάστασή του φαίνεται πάντα στη γραμμή τύπων που βρίσκεται πάνω από το φύλλο Excel, βλ. σύμβολο 1 στο Σχήμα 7, παίρνουμε "=j6-4"). Τώρα πατήστε στο πληκτρολόγιό σας Εισαγω- και το αποτέλεσμα του υπολογισμού του ενσωματωμένου τύπου θα εμφανιστεί στο κελί του πίνακα.
• Μετά από αυτό, ο τύπος μπορεί να αντιγραφεί στις επόμενες σειρές του πίνακα και, στη συνέχεια, σε αυτές στη στήλη "Προθεσμία διανομής" η ημερομηνία θα είναι πάντα 4 ημέρες νωρίτερα από τη στήλη "Ημερομηνία λήξης": τοποθετήστε το ποντίκι κάτω δεξιά γωνία του κελιού I6 (ενώ ο δείκτης "ποντίκι" πρέπει να έχει τη μορφή μαύρου έντονου σταυρού), κάντε κλικ αριστερό κουμπί"ποντίκι" και, χωρίς να το αφήσετε, σύρετε προς τα κάτω μέχρι το τέλος της στήλης και, στη συνέχεια, αφήστε το κουμπί. Στη στήλη I θα δείτε τις ημερομηνίες όλων των απαιτούμενων προειδοποιήσεων (αριθμός 2 στο Σχήμα 7).
• Στη συνέχεια, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι στη στήλη «Περίοδος διανομής» τα κελιά με τα τρέχοντα επισημαίνονται αυτόματα έγχρωμα, δηλ. οι σημερινές ημερομηνίες (1η Οκτωβρίου αυτά θα είναι μερικά κελιά και 2 Οκτωβρίου - διαφορετικά κ.λπ.). Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση μορφοποίησης υπό όρους. Στο MS Excel 2007 ή 2010 αυτό γίνεται ως εξής:
  • επιλέξτε όλα τα κελιά του πίνακα στη στήλη "Περίοδος διανομής" που βρίσκεται κάτω από την "κεφαλίδα".
  • κάντε κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση υπό όρουςστην Ομάδα Στυλστην καρτέλα Σπίτι(βλ. Εικόνα 6), επιλέξτε την εντολή Κανόνες επιλογής κυττάρωνκαι στον πίνακα που ανοίγει αριστερά ή δεξιά, επιλέξτε την εντολή ημερομηνία. Θα ανοίξει ένα πλαίσιο διαλόγου με το ίδιο όνομα, στο οποίο υπάρχουν δύο λίστες (Εικόνα 8): στα αριστερά πρέπει να επιλέξετε μια θέση Σήμερα, και στα δεξιά - ένας τρόπος για να μορφοποιήσετε τα κελιά που ικανοποιούν αυτήν την προϋπόθεση, για παράδειγμα, Ανοιχτό κόκκινο γέμισμα και σκούρο κόκκινο κείμενο. Επόμενο κλικ Εντάξει.

Το σχήμα 8 δείχνει πώς φαίνεται ο έτοιμος πίνακας με τη μορφοποίηση υπό όρους. Ανοίγοντας αυτόν τον πίνακα, για παράδειγμα, στις 13 Αυγούστου 2012, ένας ειδικός μπορεί εύκολα να προσδιορίσει ποιες ειδοποιήσεις αποστέλλονται.

Μπορείτε να προβλέψετε την παρουσία της τελευταίας «τεχνικής» στήλης στον πίνακα· σε αυτήν, σε κάθε σειρά πρέπει να τοποθετήσετε τον αριθμό 1. Στη συνέχεια, όταν φιλτράρετε με ένα ή περισσότερα κριτήρια, θα μετράτε πάντα γρήγορα τον αριθμό των φιλτραρισμένες σειρές. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τα υπόλοιπα κελιά στην οθόνη με το ποντίκι σε αυτήν τη στήλη - το MS Excel θα υπολογίσει το άθροισμα των τιμών τους και θα το γράψει στην κάτω γραμμή αναφοράς κάτω από το φύλλο Excel.

Εικόνα 6

Μορφοποίηση υπό όρους

Εμφάνιση σύμπτυξης

Οι προθεσμίες για την εκτέλεση των εγγράφων μπορούν να ερμηνευθούν διαφορετικά. Για παράδειγμα, σε ποιο σημείο πρέπει να αρχίσει να υπολογίζεται ο όρος (από την ημέρα έκδοσης της εντολής ή την επόμενη ημέρα); Πρέπει να υπολογίζεται σε ημερολογιακές ή εργάσιμες ημέρες; Τι να κάνετε με έγγραφα των οποίων η προθεσμία λήγει το Σαββατοκύριακο; Τι γίνεται αν η προθεσμία δεν προσδιορίζεται καθόλου; Όλες αυτές οι ερωτήσεις απαντώνται λεπτομερώς και πολλά εξηγούνται με παραδείγματα (16 συνολικά) στο άρθρο «Πώς να προσδιορίσετε τις προθεσμίες; "στη σελίδα 12 του περιοδικού Νο. 8" 2011

Δεν είναι ρεαλιστικό να ελέγχεται η εκτέλεση όλων των εγγράφων του οργανισμού. Επομένως, θα σας βοηθήσουν οι συστάσεις για τον καθορισμό της λίστας εγγράφων που υπόκεινται σε έλεγχο εκτέλεσης. Θα μάθετε ποιες προθεσμίες ορίζονται συνήθως και πώς γίνεται αυτό, καθώς και πώς μπορείτε να ελέγξετε τις προφορικές εντολές. Δείτε το άρθρο «Τι θα ελέγξουμε; «στη σελίδα 30 του περιοδικού Νο. 7» 2011

Η εφαρμογή Έλεγχος εκτέλεσης παραγγελιών είναι ένα υπέροχο εργαλείο που θα σας βοηθήσει να ελέγξετε την εκτέλεση των παραγγελιών στον οργανισμό σας. Παρά την απλότητά του, το πρόγραμμα είναι πολύ αποτελεσματικό. Το βοηθητικό πρόγραμμα "Έλεγχος εκτέλεσης παραγγελιών" εγγράφηκε Microsoft Excel, επομένως το κύριο περιβάλλον εργασίας αυτού του προγράμματος είναι οι πίνακες. Ο χρήστης διαμορφώνει τη δομή των πινάκων παραγγελιών με τρόπο που τον βολεύει.

Το πρόγραμμα είναι πολλαπλών χρηστών, με δυνατότητα ορισμού δικαιωμάτων πρόσβασης. Για παράδειγμα, για έναν απλό υπάλληλο μόνο η λειτουργία δημιουργίας αναφοράς για διευθυντές θα είναι διαθέσιμη. Τα δικαιώματα πρόσβασης διαμορφώνονται από τον διαχειριστή. Για οποιοδήποτε πεδίο πίνακα, μπορείτε να συνδέσετε βιβλία αναφοράς που δίνουν Επιπλέον πληροφορίες. Οι καταστάσεις εργασιών (ολοκληρώθηκαν, σε εξέλιξη, δεν ολοκληρώθηκαν) υπολογίζονται αυτόματα. Το πρόγραμμα δημιουργεί αναφορές ανεξάρτητα, μπορείτε να δημιουργήσετε πρότυπα. Είναι δυνατή η εξαγωγή αναφορών σε ηλεκτρονική μορφή. Για να επιτραπεί στους χρήστες να κατακτήσουν γρήγορα αυτό το πρόγραμμα, προστέθηκε ένα σύστημα εκπαίδευσης. Αν και η χρήση αυτού του βοηθητικού προγράμματος δεν θα είναι δύσκολη, ειδικά για κάποιον που έχει εργαστεί στο Excel.

26 Φεβρουαρίου 2010 3:19 μ.μ

Alexey Afanasyev, Διευθυντής Ποιότητας της εταιρείας InterTrust

Σε πολλές ρωσικές επιχειρήσεις, ειδικά σε αυτές που έχουν εμπειρία τα τελευταία χρόνιαμε ταχεία ανάπτυξη, παρατηρείται το ίδιο πρόβλημα: η αδυναμία των στελεχών του οργανισμού να εξασφαλίσουν υψηλή ποιότητα και σωστό έλεγχο στην εκτέλεση των εντολών τους. Συνήθως, οι νέες εταιρείες υποφέρουν από αυτό το πρόβλημα, ενώ οι οργανισμοί που εξακολουθούν να έχουν σοβιετικό παρελθόν, καθώς και οι διοικήσεις των δημοτικών, περιφερειακών και ομοσπονδιακών αρχών, χρησιμοποιούν αρκετά αποτελεσματικά την εμπειρία της διαχείρισης οδηγιών, η οποία ήταν ιδιαίτερα δημοφιλής στη χώρα μας πριν από την περεστρόικα. . Το άρθρο αυτό θέτει ως κύριο στόχο τη μεταφορά εμπειρίας στον τομέα της παρακολούθησης της εκτέλεσης των οδηγιών από στελέχη στις σύγχρονες εταιρείες.

Σχεδόν κάθε είδος δραστηριότητας διαχείρισης ενός οργανισμού σχετίζεται με την εκτέλεση εντολών από τη διοίκησή του, επομένως είναι σημαντικό να τεθεί ο έλεγχος στην εκτέλεση των εντολών. Οι οδηγίες μπορούν:

● επικολλάται με τη μορφή ψηφισμάτων σε εσωτερικά και εισερχόμενα έγγραφα (για παράδειγμα, σε υπομνήματα και επιστολές).

● να διατυπώνεται σε διοικητικά έγγραφα συλλογικών οργάνων (σε πρακτικά) και επιμέρους οργάνων διαχείρισης (σε εντολές και οδηγίες).

Σχετικά με τις εκκλήσεις πολιτών σημειώνουμε τα εξής. Επίσημα, η διαδικασία συνεργασίας μαζί τους είναι πανομοιότυπη με την επεξεργασία της εισερχόμενης αλληλογραφίας, ωστόσο, οι προθεσμίες ρυθμίζονται από την ισχύουσα νομοθεσία σε ομοσπονδιακό επίπεδο, η οποία πρέπει να λαμβάνεται υπόψη τόσο από τον διαχειριστή που ορίζει τις προθεσμίες όσο και από τον ανάδοχο που καλείται για την τήρηση αυτών των προθεσμιών.

Πολλά έγγραφα βρίσκονται σε διαδικασία επεξεργασίας κύκλος ζωήςμπορεί να τεθεί υπό έλεγχο. Μπορούμε να δούμε τόσο το αποτύπωμα μιας σφραγίδας με το γράμμα "K" και τη λέξη "Control" γραμμένο με κόκκινο στυλό ή με τη μορφή αποτύπωσης (βλ. Παράδειγμα 1). Ο σκοπός τέτοιων σημειώσεων είναι ένας - να επιστήσουν την προσοχή στην ανάγκη ελέγχου των οδηγιών που δίνονται στο κείμενο του εγγράφου ή στην ανάλυση σε αυτό (στο παράδειγμά μας, η εισερχόμενη επιστολή περιέχει ένα ψήφισμα με οδηγίες από την Ignatova Yu.S. , τι πρέπει να γίνει και πότε). Μέχρι την ολοκλήρωση της εκτέλεσης, τέτοια έγγραφα αποθηκεύονται σε ξεχωριστό φάκελο. Με την ολοκλήρωση της εκτέλεσης, γίνεται σχετική σημείωση στο έγγραφο (στο Παράδειγμα 1, στην κάτω δεξιά γωνία στις 10/07/2009, σημειώθηκε σχετικά με τη σύναψη της συμφωνίας και την τοποθέτηση του εγγράφου στον φάκελο αριθ. 08-24).

Ρύθμιση της εργασίας για τους εκτελεστές

Ποιος διατυπώνει την παραγγελία; Αυτό γίνεται από διευθυντές σε όλα τα επίπεδα. Απλώς, συνήθως τίθεται έλεγχος στην εκτέλεση των εντολών από το πρώτο πρόσωπο ή ολόκληρη την ανώτατη διοίκηση του οργανισμού και η υπηρεσία προσχολικής εκπαίδευσης ασχολείται με αυτό. Και τις οδηγίες των κατώτερων διευθυντών - προϊσταμένων τμημάτων, κατά κανόνα, χειρίζονται υπάλληλοι των ίδιων τμημάτων, υπεύθυνοι για εργασίες γραφείου σε αυτά.

Φαίνεται ότι το κείμενο του ψηφίσματος ή του διοικητικού εγγράφου θα πρέπει ήδη να διατυπώνει σαφώς και ξεκάθαρα:

● η ίδια η παραγγελία,

● προθεσμία,

● συγκεκριμένος ερμηνευτής.

Εάν δεν πληρούται τουλάχιστον μία από αυτές τις προϋποθέσεις (κάτι που συμβαίνει), απαιτείται ξεχωριστός υπάλληλος που μπορεί να επαναδιατυπώσει σαφώς τις απαιτήσεις των διευθυντών και, εάν είναι απαραίτητο, να τις χωρίσει σε μικρότερες, αλλά με σαφώς καθορισμένους εκτελεστές.

Κατά τη διατύπωση οδηγιών, συνιστάται να τηρείτε τους ακόλουθους απλούς κανόνες: η διατύπωση πρέπει να είναι σύντομη, περιεκτική, να εξαλείφει στο μέγιστο την ασάφεια της ερμηνείας και να έχει ένα σαφώς καθορισμένο και μετρήσιμο αποτέλεσμα. Όλα αυτά θα σας επιτρέψουν να μην χάνετε χρόνο σε πρόσθετες διευκρινίσεις της παραγγελίας. Από την άλλη πλευρά, αυτό δίνει στον εκτελεστή έναν στόχο και στον συντάκτη της παραγγελίας τη σιγουριά ότι το αποτέλεσμα από τις ενέργειες του εκτελεστή θα είναι αναμενόμενο.

Ακολουθούν παραδείγματα αόριστων διατυπώσεων και οι αντίστοιχες σωστές δομές κειμένου:

Όταν ένας οργανισμός ελέγχει την εκτέλεση των εντολών, αρκετά σύντομα τα έγγραφα αρχίζουν να αλλάζουν: αντί για γενικές απαιτήσεις, εμφανίζονται σύντομες και πλήρεις οδηγίες με συγκεκριμένο εκτελεστή, προθεσμία και αναμενόμενο αποτέλεσμα. Αυτό αυξάνει σημαντικά την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης της εταιρείας, η οποία σημειώνεται σχεδόν αμέσως τόσο από τη διοίκηση όσο και από τους ιδιοκτήτες της.

Προθεσμία εκτέλεσης παραγγελίας

Οι προθεσμίες για την εκτέλεση των εντολών σε έναν οργανισμό καθορίζονται συνήθως από τον συγγραφέα-διαχειριστή που δημιούργησε την παραγγελία. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η προθεσμία για την εκτέλεση των εντολών μπορεί να καθοριστεί με τοπική πράξη του οργανισμού ή εξωτερικό κανονιστικό έγγραφο.

Ας παραθέσουμε εδώ τους Πρότυπους Κανονισμούς για την Αλληλεπίδραση Ομοσπονδιακών Εκτελεστικών Οργάνων:

Θραύσμα εγγράφου

Εγκρίθηκαν πρότυποι κανονισμοί για την αλληλεπίδραση μεταξύ ομοσπονδιακών εκτελεστικών αρχών. Διάταγμα της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 19ης Ιανουαρίου 2005 αριθ. 30, όπως τροποποιήθηκε στις 21 Φεβρουαρίου 2008 Η εντολή υπόκειται σε εκτέλεση εντός της χρονικής περιόδου που καθορίζεται σε αυτήν. Εάν οριστεί χρονικό διάστημα ως προθεσμία εκτέλεσης, ως ημερομηνία έναρξης θεωρείται η ημερομηνία υπογραφής της εντολής. Μια παραγγελία που περιέχει την οδηγία «επείγουσα» υπόκειται σε εκτέλεση εντός 3 ημερών. Η οδηγία «άμεσα» προβλέπει περίοδο 10 ημερών για την εκτέλεση της παραγγελίας. Εάν η περίοδος εκτέλεσης δεν καθορίζεται στην εντολή, υπόκειται σε εκτέλεση εντός 1 μηνός από την ημερομηνία υπογραφής της (μέχρι την αντίστοιχη ημερομηνία του επόμενου μήνα και εάν δεν υπάρχει τέτοια ημερομηνία τον επόμενο μήνα, τότε μέχρι την τελευταία ημέρα του μήνα). Εάν η τελευταία ημέρα της περιόδου εκτέλεσης της εντολής συμπίπτει με μη εργάσιμη ημέρα, υπόκειται σε εκτέλεση την προηγούμενη εργάσιμη ημέρα.

Προκειμένου να βελτιωθεί το σύστημα διαχείρισης του οργανισμού, είναι λογικό οι εντολές που τίθενται υπό έλεγχο να ενοποιούν τις προθεσμίες για την εκτέλεση - να τις φέρουν σε μια ενιαία βάση που έχει καθιερωθεί στον οργανισμό. Αρχικά, μια τέτοια απόφαση πρέπει να τεκμηριωθεί σε μια τοπική πράξη, για παράδειγμα, στις Οδηγίες διαχείρισης του Office. Η αλλαγή της προθεσμίας θα πρέπει επίσης να είναι δυνατή μόνο σε περιπτώσεις που τεκμηριώνονται στις τοπικές πράξεις του οργανισμού. Και φυσικά, το εισαγόμενο σύστημα υπολογισμού των προθεσμιών θα πρέπει να ανταποκρίνεται στην κοινή λογική. Άλλωστε, είναι δύσκολο να βρεις έναν πιο αποθαρρυντικό παράγοντα για τον ερμηνευτή από ένα αδύνατο έργο.

Θα δώσουμε παραδείγματα πολλών διατυπώσεων εντολών και θα εξηγήσουμε ποια ημερομηνία για καθεμία από αυτές θα θεωρείται η τελευταία ημερομηνία για την έγκαιρη εκτέλεση της εντολής. Αυτό είναι πολύ σημαντικό γιατί... Συχνά επικρατεί σύγχυση σε αυτό το θέμα.

Μια αρκετά συνηθισμένη κατάσταση είναι όταν ένας διευθυντής εμπιστεύεται την ολοκλήρωση μιας εργασίας σε άλλο μάνατζερ σε χαμηλότερο επίπεδο και αυτός, κατά την κρίση του, κατεβάζει την ανάθεση σε έναν άλλο «κάτω όροφο». Έτσι, η παραγγελία περνά από τα χέρια αρκετών μάνατζερ πριν φτάσει στον τελικό εκτελεστή. Είναι αλήθεια ότι, κατεβαίνοντας αυτή τη σκάλα, η εργασία μπορεί να «διακλαδωθεί» σε πολλές «υποεργασίες» που εκτελούνται από διαφορετικά άτομα σε διαφορετικές χρονικές στιγμές. Αυτό το σύστημα ονομάζεται δημιουργία «ένθετης τάξης».

Κατά τη διατύπωσηΓια παραγγελίες με «φωλιασμένες» παραγγελίες, είναι σημαντικό να παρέχετε ένα προσωρινό αποθεματικό. Σε σχέση με τη «γονική» εντολή, πρέπει να είναι τουλάχιστον 1 έως 3 εργάσιμες ημέρες. Συνιστάται να αποφεύγεται η υπερβολική «φωλιοποίηση» οδηγιών, αποκλείοντας από την αλυσίδα εκείνους τους διαχειριστές που απλώς «περνούν τη σκυτάλη περαιτέρω». Εάν υπάρχει εκτελεστής που είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση ολόκληρης της εντολής στο σύνολό του, ονομάζεται «υπεύθυνος εκτελεστής».

Για παράδειγμα, όταν η προθεσμία για την εκτέλεση μιας εντολής ρυθμίζεται από εξωτερικό κανονιστικό έγγραφο, ας αναφέρουμε τον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 59-FZ «Σχετικά με τη διαδικασία εξέτασης προσφυγών από πολίτες στη Ρωσική Ομοσπονδία». Σύμφωνα με αυτό το έγγραφο, η μέγιστη περίοδος για την εξέταση γραπτής αίτησης από πολίτη της Ρωσικής Ομοσπονδίας είναι 30 ημέρες και αρχίζει να λαμβάνεται υπόψη από τη στιγμή της εγγραφής ενός τέτοιου εγγράφου (ο νόμος ορίζει 3 ημέρες για αυτή τη διαδικασία από τη στιγμή που λαμβάνεται η αίτηση).

Εάν ένας πολίτης, για παράδειγμα, χρειάζεται βοήθεια από φορέα τοπικής αυτοδιοίκησης για την άσκηση των δικαιωμάτων του, τότε η χρονική περίοδος που απαιτείται για αυτό συχνά υπερβαίνει κατά πολύ τον 1 μήνα. Σε μια τέτοια περίπτωση, αποστέλλεται στον αιτούντα γραπτή απάντηση εντός μηνός, η οποία δεν επιλύει το ζήτημά του επί της ουσίας, αλλά περιγράφει με σαφήνεια τη διαδικασία για περαιτέρω βοήθεια από το όργανο. Στην ίδια την αρχή, η παραγγελία που σχηματίζεται με βάση την εξέταση μιας τέτοιας καταγγελίας πρέπει να τεθεί υπό εργασιακό έλεγχο με τακτική υποβολή έκθεσης για την εξέλιξη της κατάστασης στον διαχειριστή - τον συντάκτη της παραγγελίας.

Συμβαίνει συχνά οι πολίτες να απευθύνουν λανθασμένα τις εκκλήσεις τους. Και τότε ο παραλήπτης δεν τα εξετάζει, αλλά τα διαβιβάζει στο όργανο ή τον υπάλληλο στην αρμοδιότητα του οποίου εμπίπτει το θέμα. Ο Νόμος προβλέπει 7 ημέρες για αυτό από την ημερομηνία καταχώρισης της αίτησης. Στην περίπτωση αυτή, ο πολίτης ειδοποιείται για μια τέτοια ανακατεύθυνση. Και, παρεμπιπτόντως, ο Νόμος απαγορεύει ξεκάθαρα την αποστολή καταγγελιών προς εξέταση στο όργανο ή τον υπάλληλο του οποίου η απόφαση ή η ενέργεια (αδράνεια) ασκείται έφεση.

Διαδικασία παρακολούθησης εκτέλεσης εντολών

Τώρα, έχοντας βασικές πληροφορίες σχετικά με την προετοιμασία των οδηγιών, είναι απαραίτητο να εξεταστεί λεπτομερώς η διαδικασία παρακολούθησης της εκτέλεσης των εντολών.

Σημειώστε ότι σε μια συγκεκριμένη επιχείρηση μπορούν να πραγματοποιηθούν εργασίες για τον έλεγχο της εκτέλεσης των εντολών:

● χειροκίνητη χρήση αρχείου καρτών εγγραφής και ελέγχου (RCC).

● σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων, όπου η σύνθεση των πληροφοριών που καταγράφονται στις «ηλεκτρονικές κάρτες» παραμένει η ίδια, αλλά πολλές λειτουργίες για την ειδοποίηση των εκτελεστών και τη δημιουργία αναφορών σχετικά με την πειθαρχία των επιδόσεων εκτελούνται αυτόματα.

● υπάρχει επίσης μια ενδιάμεση επιλογή, όταν οι δυνατότητες του MS Excel χρησιμοποιούνται για τη διευκόλυνση της εργασίας - οι εντολές που τίθενται υπό έλεγχο περιγράφονται σε μορφή πίνακα, στον οποίο μπορείτε στη συνέχεια να φιλτράρετε πληροφορίες κατά εκτελεστές, προθεσμίες κ.λπ. Βλ.

Στο στάδιο «Τοποθέτηση για έλεγχο», ο υπάλληλος γραφείου καταχωρεί την παραγγελία. Εάν περιέχεται σε ένα έγγραφο, τότε τοποθετείται σφραγίδα "K" ή "Control" ή το ίδιο γράφεται με ένα φωτεινό στυλό· είναι επίσης δυνατό να μετακινήσετε απλώς το έγγραφο στον φάκελο των ελεγχόμενων παραγγελιών.

Ο εκτελεστής, λαμβάνοντας την εντολή,πρέπει να εξοικειωθεί με αυτό και, πριν από τη λήξη της προθεσμίας που ορίζεται στην παραγγελία, να ολοκληρώσει τις εργασίες που ορίζονται σε αυτήν. Εάν ο ανάδοχος χρειάζεται να μεταφέρει εργασία για να εκτελεστεί από άλλους υπαλλήλους που υπάγονται σε αυτόν, τότε δημιουργεί παραγγελίες χαμηλότερου επιπέδου, όπως συζητήσαμε προηγουμένως.

Εάν ο ανάδοχος αντιληφθεί ότι η προθεσμία δεν αντιστοιχεί στη δυνατότητα έγκαιρης ολοκλήρωσης των καθορισμένων εργασιών, ζητά από τον διαχειριστή που εξέδωσε την εντολή να αναβάλει την ημερομηνία εκτέλεσης. Σε άλλη περίπτωση, εάν ο εκτελεστής αντιληφθεί ότι η εκτέλεση της παραγγελίας υπερβαίνει τις αρμοδιότητες και το πεδίο ευθύνης του, μπορεί να ζητήσει πλήρη ή μερική ακύρωση της παραγγελίας.

Εάν ο διαχειριστής αποφασίσει να αναβάλει τις προθεσμίες ή να ακυρώσει μια παραγγελία, ενημερώνει σχετικά τον υπεύθυνο για τον έλεγχο της προθεσμίας. Σε κάθε περίπτωση, τα αιτήματα του εκτελεστή για επαναπρογραμματισμό ή ακύρωση της ανάθεσης πρέπει να υποβάλλονται στον διαχειριστή πριν από την ημερομηνία λήξης της περιόδου ελέγχου της ανάθεσης.

« Έλεγχος της εκτέλεσης των εντολών επί της ουσίας» εκτελείται συνήθως από έναν υπάλληλο αρκετά ικανό να αξιολογήσει τη συνάφεια του επιτυγχανόμενου αποτελέσματος της εκτέλεσης με την εργασία που ορίζεται στην ανάθεση. Αυτός ο έλεγχος μπορεί να ξεκινήσει από έναν αρμόδιο υπάλληλο μετά τη λήψη μιας αναφοράς απόδοσης και μπορεί να ολοκληρωθεί είτε με αφαίρεση από τον έλεγχο είτε με επιστροφή για αναθεώρηση.

Η διαδικασία "Αφαίρεση ελέγχου" μιας παραγγελίας πραγματοποιείται από υπάλληλο που έχει επαληθεύσει την εκτέλεση της παραγγελίας βάσει της ουσίας της, καθώς και εάν ο διαχειριστής ικανοποιήσει το αίτημα για πλήρη κατάργηση της παραγγελίας.

Ως μέρος της σκηνής " Έλεγχος της εκτέλεσης έγκαιρα» ένας αφοσιωμένος υπάλληλος ελέγχει τις προθεσμίες για την εκτέλεση όλων των ενεργών, δηλαδή που εκτελούνται επί του παρόντος, παραγγελιών ταυτόχρονα (εάν τέτοιες εργασίες σε έναν οργανισμό εκτελούνται χειροκίνητα ή χρησιμοποιώντας MS Excel, τότε αυτό γίνεται συνήθως από τον γραμματέα του συντάκτη της παραγγελίας ή υπαλλήλων υπηρεσίας προσχολικής εκπαίδευσης). Επί του παρόντος, το μεγαλύτερο μέρος αυτής της εργασίας μπορεί να εκτελεστεί από ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων, ενημερώνοντας τους εκτελεστές σχετικά με τις προθεσμίες για την ολοκλήρωση της εκτέλεσης των παραγγελιών. Η ειδοποίηση είναι μια συγχρονική προειδοποίηση για όλες τις παραγγελίες που δεν έχουν αφαιρεθεί από τον έλεγχο (βλ. Παράδειγμα 4).

Ο φόρτος εργασίας για έναν μεμονωμένο ερμηνευτή αυξάνεται συνεχώς και, ως αποτέλεσμα, η πειθαρχία απόδοσης των εργαζομένων αρχίζει να πέφτει λόγω στοιχειώδους λήθης. Η περιοδική ενημέρωση των εργαζομένων, για παράδειγμα, εβδομαδιαία, σας επιτρέπει να κατανοήσετε με σαφήνεια το εύρος των εργασιών που πρέπει να εκτελεστούν και να πλοηγηθείτε στις προθεσμίες υποβολής αναφορών.

Πληροφοριακό φύλλομπορεί να είναι είτε σύντομη (βλ.), είτε πιο πλήρης, με τη σύνθεση των πληροφοριών που παρουσιάζονται στον πίνακα από. Παρεμπιπτόντως, εάν σε έναν τέτοιο πίνακα MS Excel φιλτράρουμε εντολές για έναν συγκεκριμένο εκτελεστή με ένα κενό σημάδι εκτέλεσης, τότε εκτυπώνοντας το αποτέλεσμα θα λάβουμε μια άλλη έκδοση του φύλλου πληροφοριών για τον εκτελεστή.

Εάν τέτοια φύλλα δημιουργούνται από το EDMS, τότε είναι βολικό να συμπεριληφθεί στη φόρμα του πίνακα μια στήλη με τον αριθμό των ημερών που απομένουν μέχρι το τέλος της περιόδου εκτέλεσης. Η κατάταξη των παραγγελιών κατά ημερομηνία λήξης είναι επίσης πολύ βολική - αυτό επιτρέπει στον ανάδοχο να πλοηγείται γρήγορα και να διαχειρίζεται τον χρόνο εργασίας του πιο αποτελεσματικά.

Αναφορά σχετικά με την πειθαρχία απόδοσης

Κάποιοι οργανισμοί εξασκούνται ενδιάμεση αναφορά των καλλιτεχνών. Εάν είναι απαραίτητο να παρακολουθείται τακτικά η πρόοδος εκτέλεσης ιδιαίτερα σημαντικών εντολών, οι συντάκτες τους προσθέτουν στο κείμενο της παραγγελίας πληροφορίες σχετικά με την ανάγκη περιοδικής, για παράδειγμα, εβδομαδιαίας αναφοράς, η οποία πρέπει να παρέχεται καθ' όλη τη διάρκεια της περιόδου εκτέλεσης. Μια ενδιάμεση έκθεση απόδοσης συνήθως συντάσσεται με οποιαδήποτε γραπτή μορφή ή υπό μορφή υπομνήματος. Η προετοιμασία τέτοιων αναφορών μπορεί να πραγματοποιηθεί με:

● ο ίδιος ο ερμηνευτής

● γραμματέας υπαγόμενος σε αυτόν,

● υπάλληλος υπεύθυνος για την πειθαρχία απόδοσης στην εταιρεία.

Για την παρακολούθηση του επιπέδου πειθαρχίας απόδοσης σε έναν οργανισμό περιοδικά ή κατόπιν αιτήματος της διοίκησης, προετοιμάζονται διάφοροι τύποι αναφορών που μπορεί να σχετίζονται με την πειθαρχία απόδοσης:

● ξεχωριστό εκτελεστικό στέλεχος.

● συγκεκριμένη διαίρεση

● ο οργανισμός στο σύνολό του.

● οδηγίες που εκδίδονται από συγκεκριμένο διευθυντή κ.λπ.

Οι πληροφορίες συνοψίζονται με τη μορφή στατιστικής περίληψης για τη διαχείρισησχετικά με την παράδοση, την εκτέλεση και επίσης τη μεταφορά σε άλλο περίοδος αναφοράςοδηγίες. Για να καταστεί δυνατή η αποτελεσματικότερη διαχείριση της πειθαρχίας απόδοσης, χρησιμοποιούνται διαφορετικά μοντέλα αναφοράς. Επιλογές για έντυπα αναφοράς παρουσιάζονται στην E. Kameneva και κατά τη γνώμη της.

Δεδομένου ότι τέτοιες εκθέσεις προετοιμάζονται τόσο για τον οργανισμό στο σύνολό του όσο και για τα τμήματα του ειδικότερα, μόνο εκείνοι οι υπάλληλοι στους οποίους ο διευθυντής δίνει απευθείας οδηγίες περιλαμβάνονται στην ενότητα των εκτελεστών. Για παράδειγμα, για γενικός διευθυντήςαυτοί θα είναι οι αναπληρωτές του και υπεύθυνοι τομέων δραστηριότητάς του, ενώ για προϊστάμενος τμήματος αυτοί θα είναι οι προϊστάμενοι τμημάτων και, ενδεχομένως, τομέων.

Ακόμα κι αν ο οργανισμός δεν διαθέτει πλήρη αυτοματοποίηση της ροής εγγράφων μέσω ενός EDMS, ένα τέτοιο έγγραφο είναι αρκετά βολικό για προετοιμασία και συντήρηση σε ένα σύστημα υπολογιστικών φύλλων Microsoft Excel ή OpenOffice.org Calc. Αυτά τα συστήματα έχουν σε μεγάλο βαθμό παρόμοια διεπαφή και λειτουργικότητα· μπορούν να βοηθήσουν στην αυτοματοποίηση της λογιστικής και της υποβολής εκθέσεων σε μια μικρομεσαία εταιρεία. Το κύριο πράγμα είναι να γνωρίζετε ξεκάθαρα τι ακριβώς πρέπει να πάρετε ως αποτέλεσμα.

Γνώμη

Εξετάσαμε τα θέματα τοποθέτησης και αφαίρεσης εντολών από έλεγχο, καθώς και τη μεθοδολογία εκτέλεσης εντολών και αναφοράς για την παρακολούθηση της εκτέλεσής τους. Τα μοντέλα διαχείρισης οδηγιών που προτείνονται στο άρθρο θα βοηθήσουν να γίνει η διαχείριση του οργανισμού σαφέστερη και πιο διαφανής.