ทุกองค์กรไม่ช้าก็เร็วประสบปัญหาในการตรวจสอบงานที่ฝ่ายบริหารกำหนด ทุกคนแก้ไขปัญหานี้แตกต่างกัน: บางคนใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ บางคนทำเครื่องหมายในสมุดทะเบียน บางคนตั้งตู้เก็บเอกสารด้วยวิธีที่ล้าสมัย ในบทความนี้เราจะดูปัญหาของคำแนะนำในการตรวจสอบที่ออกโดยผู้จัดการเกี่ยวกับเอกสารขาเข้าและเอกสารภายในของ บริษัท และจะนำเสนอหนึ่งในตัวเลือกสำหรับการจัดระบบควบคุมโดยใช้ MS Outlook

การควบคุมการปฏิบัติงานคืออะไร?

คำสั่งซื้อจากผู้จัดการมักจะเริ่มต้นด้วยการแก้ไขเอกสารขาเข้าหรือเอกสารภายใน (เช่น บันทึกภายใน) ดังที่ทราบกันดีว่ามติจะต้องระบุผู้ดำเนินการ เนื้อหาของงาน และระยะเวลาที่จะต้องดำเนินการตามคำสั่งให้เสร็จสิ้น

หากองค์กรไม่มีระบบควบคุมตามกฎแล้วผู้จัดการจะทำงานในเอกสารให้เสร็จโดยมีมติและการดำเนินการตามที่ได้รับมอบหมายนั้นขึ้นอยู่กับมโนธรรมของผู้ดำเนินการทั้งหมด ในกรณีที่ดีที่สุด ผู้อำนวยการจะจดบันทึกสำหรับตัวเองในไดอารี่เพื่อไม่ให้ละสายตาจากเรื่องที่สำคัญที่สุด แต่เมื่อปริมาณเอกสารที่เข้ามาถึงหลายสิบหรือหลายร้อยต่อวัน ไม่มีไดอารี่ใดจะช่วยเขาได้

เป็นผลให้ความรับผิดชอบในการตรวจสอบการดำเนินการตกอยู่บนไหล่ที่เปราะบางของเลขานุการ (หรือหรืออีกทางหนึ่งคือพนักงานสำนักงานคนหนึ่ง) ไม่ทางใดก็ทางหนึ่งงานของผู้ควบคุมคือทำความคุ้นเคยกับการแก้ปัญหานำคำสั่งไปยังผู้ดำเนินการและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเสร็จสิ้นตรงเวลา

เอกสารทั้งหมดอยู่ภายใต้การควบคุมหรือไม่?

ในตอนแรก เมื่อระบบควบคุมเอกสารเพิ่งปรากฏในองค์กรของคุณ การควบคุมเอกสารเพียงบางส่วนจะดีกว่า อันไหน - ให้ผู้นำตัดสินใจเป็นการส่วนตัว ประการแรก มันจะง่ายกว่าสำหรับผู้ควบคุม และประการที่สอง ปฏิกิริยาเชิงลบ (เช่นเคยเกิดขึ้นกับการเปลี่ยนแปลง) ของพนักงานจะราบรื่นลง ในอนาคตรายการเอกสารที่ส่งไปควบคุมจะทยอยขยายออกไป สมมติว่าในระยะแรกมีการตัดสินใจติดตามการดำเนินการตามคำแนะนำเกี่ยวกับการร้องเรียนที่ได้รับ บุคคลและเมื่อมีการร้องขอจากหน่วยงานของรัฐ

อย่างไรก็ตาม หากบริษัทเปลี่ยนมาใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทันที ก็ไม่มีปัญหาในการเลือก: โปรแกรม EDMS จะติดตามเส้นทางของแต่ละเอกสารโดยอัตโนมัติ

สร้างงานในนางสาว แนวโน้ม

Outlook ก่อน - โปรแกรมรับส่งเมลซึ่งสามารถเปลี่ยนระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้เฉพาะในด้านการสื่อสารระหว่างผู้ใช้เท่านั้น มันทำทุกอย่างได้สำเร็จ ฟังก์ชั่นที่จำเป็นโดยเฉพาะอย่างยิ่งการติดตามการปฏิบัติงานและสร้างรายงาน

เงื่อนไขที่ขาดไม่ได้สำหรับการจัดระเบียบการควบคุมนางสาว แนวโน้ม: มติของผู้จัดการจะต้องรวมไว้ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์. ตัวควบคุมจะต้องสแกนเอกสารด้วยความละเอียดเพื่อแนบไฟล์นี้กับงาน หรือสร้างข้อความความละเอียดด้วยตนเองในเนื้อหาของงาน

หากต้องการสร้างงานให้กับผู้ใช้ ให้เปิด MS Outlook และเข้าไป เมนูด้านบนเลือกคำสั่งตามลำดับ ไฟล์, สร้างและ คำสั่ง(รูปที่ 1) หลังจากนั้นหน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น - งานในอนาคตของคุณ

รูปที่ 1. การสร้างคำสั่งซื้อ

มาเริ่มกรอกข้อมูลในฟิลด์กัน ในครั้งแรกของพวกเขา ( ถึงผู้ซึ่ง) กรอกที่อยู่ของผู้บริหารที่ได้รับการแต่งตั้งจากผู้อำนวยการ

หากมีผู้ปฏิบัติงานหลายคน งานจะถูกสร้างขึ้นสำหรับแต่ละคนแยกกัน (คุณลักษณะของโปรแกรม มิฉะนั้น จะเกิดปัญหาในการติดตามงาน)

สนามที่สอง เรื่องคุณต้องกรอกข้อมูลให้ถูกต้องที่สุดเพื่อให้ชัดเจนแล้วว่างานเกี่ยวข้องกับอะไร เช่น:

อินพุท-234 ลงวันที่ 29/01/2556

ซึ่งจะสะดวกสำหรับทั้งผู้ควบคุมและนักแสดง

ฟิลด์สำคัญถัดไปสำหรับเราคือ ภาคเรียน. กำหนดขึ้นตามกำหนดเวลาในการดำเนินการตามเอกสารที่บริษัทของคุณยอมรับ

เราขอเตือนคุณว่าระยะเวลามาตรฐานที่ยอมรับในการสื่อสารทางธุรกิจคือ 30 วันตามปฏิทิน

ใกล้สนาม ภาคเรียนคุณสามารถเลือกระดับความสำคัญของงานได้: ต่ำ ปกติ หรือสูง

เขตข้อมูล เริ่มรัฐและ พร้อมเมื่อสร้างงาน คอนโทรลเลอร์มักจะไม่แตะต้องมัน เนื่องจากผู้ดำเนินการยังไม่ได้เริ่มดำเนินการ และเวลาที่จัดสรรสำหรับงานจะเริ่มต้นคือช่วงเวลาที่งานถูกส่งไปยังผู้ดำเนินการ

ในเมนู ตัวเลือกคุณสามารถกำหนดเวลางานให้ทำซ้ำได้โดยคลิกที่ปุ่มที่เกี่ยวข้อง

ซึ่งเกี่ยวข้องกับ เช่น รายงานประจำเดือน หรือการให้ข้อมูลอื่นตามความถี่ที่กำหนด

ที่นี่คุณจะถูกขอให้เลือกหมวดหมู่ (หากคุณใช้) และเพิ่มการแจ้งเตือนสำหรับนักแสดง

สะดวกในการตั้งการแจ้งเตือนสามวันก่อนถึงกำหนด: ในวันที่กำหนดผู้รับเหมาจะได้รับจดหมายพร้อมเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

ตัวเลือก เก็บสำเนาที่อัปเดตของงานนี้ไว้ในรายการงานของคุณและ ส่งรายงานสถานะให้ฉันเมื่องานเสร็จสิ้นเปิดและปิดโดยใช้เครื่องหมายถูกในช่องทำเครื่องหมาย

ในบันทึก!

ช่องทำเครื่องหมาย (จากช่องทำเครื่องหมายภาษาอังกฤษ) เป็นองค์ประกอบกราฟิก หน้าจอผู้ใช้อนุญาตให้ผู้ใช้ควบคุมพารามิเตอร์ด้วยสองสถานะ - เปิด ☑ และ ☐ ปิด

ป้อนช่องข้อความในช่องตัวอักษร - คำแนะนำที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จสิ้น หากไม่มีคุณสามารถป้อนมาตรฐานได้ โปรดอ่านความละเอียดและปฏิบัติตามคำแนะนำ.

ไปที่แท็บเมนู แทรก. ที่นี่เราแนบไฟล์พร้อมจดหมายแจ้งมติให้กับงาน

หลังจากนั้นคลิก ส่ง– และงานตกเป็นของผู้รับผิดชอบ (รูปที่ 2)

รูปที่ 2 การส่งงานเพื่อดำเนินการ

ผลงานของนักแสดงในงาน

ผู้รับเหมาจะได้รับจดหมายพร้อมเอกสารแนบเกี่ยวกับงาน เมื่อเปิดงานแล้ว เขาจะเห็นไฟล์พร้อมมติของผู้จัดการ วันที่เสร็จสิ้น และข้อมูลอื่น ๆ ที่คุณส่งให้เขา (รูปที่ 3)

ข้าว. 3. การรับงานจากนักแสดง

ถึง Fig - ในภาพนี้ไม่มีจุดหลังคำสั่งซื้อ แต่ในภาพก่อนหน้ามี

เมื่อเสร็จสิ้นการมอบหมายแล้ว ผู้ดำเนินการจะต้องจัดทำรายงาน การทำเช่นนี้ในภารกิจตามปกติ อีเมลคุณต้องเลือกตัวเลือก คำตอบให้เขียนข้อความของรายงานและส่งไปยังผู้ควบคุม

รายงานจะต้องถูกต้องและมีข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับความสำเร็จของงาน และไม่ใช่การยกเลิกการสมัครแบบธรรมดา สมบูรณ์หรือแย่กว่านั้น ตกลง.

ตัวอย่างรายงานการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ:

มีจดหมายลงวันที่ 30 มกราคม 2556 ฉบับที่ 323 ส่งถึงคู่สัญญาทางไปรษณีย์

เสร็จสิ้นภารกิจ

หลังจากได้รับรายงานแล้ว ผู้ควบคุมจะทำเครื่องหมายงานว่าเสร็จสมบูรณ์ โดยคลิกขวาที่งานในรายการงานและเลือกคำสั่งจากเมนูแบบเลื่อนลง สำหรับการดำเนินการและจากนั้น ทำเครื่องหมายว่าเสร็จแล้ว(รูปที่ 4)

ข้าว. 4. เสร็จสิ้นภารกิจ

การรายงาน

การตรวจสอบการปฏิบัติตามคำสั่งจะสูญเสียความหมายทั้งหมดหากผู้ควบคุมไม่วิเคราะห์คุณภาพงานของนักแสดงเป็นระยะ ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องสร้างรายงานตามพารามิเตอร์ที่คุณสนใจ

หากต้องการดูรายการคำสั่งซื้อทั้งหมดที่คุณส่งไป ให้คลิกที่ปุ่มที่มุมซ้ายล่างของหน้าจอ งาน. รายการงานจะถูกสร้างขึ้นในช่องกลางและในคอลัมน์ด้านซ้าย มุมมองปัจจุบันสามารถเลือกอะไรก็ได้ โดยทั่วไปแล้วผู้ควบคุมจะใช้มุมมอง รายการโดยละเอียด , งานที่ค้างชำระและ โดยมีความรับผิดชอบ(รูปที่ 5)

รูปที่ 5 รายการรายละเอียดการส่ง

รายการใดๆ สามารถพิมพ์ได้โดยเลือกคำสั่งที่เหมาะสมในเมนู ไฟล์.

ควบคุมกระบวนการและการทำงานร่วมกับบุคลากร

เช่นเดียวกับนวัตกรรมใดๆ ก็ตาม เป็นไปไม่ได้ที่จะทำโดยไม่มีกฎระเบียบสำหรับกระบวนการติดตามการดำเนินการตามคำสั่ง ขอแนะนำให้รวมกฎสำหรับการตั้งค่าและการทำงานให้เสร็จสิ้นในคำแนะนำการทำงานของสำนักงาน หากคุณยังไม่มี คุณสามารถสร้างเอกสารแยกต่างหาก "กฎ..." หรือ "คำแนะนำ..." ได้ ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง กระบวนการนี้จำเป็นต้องอธิบายให้ละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และขอแนะนำให้แนบคำอธิบายพร้อมกับภาพหน้าจอ คำแนะนำจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อำนวยการทั่วไป

ไปที่ ระบบใหม่การควบคุมหมายถึงการเกิดขึ้นของกฎใหม่จำนวนหนึ่งซึ่งจำเป็นสำหรับทุกคน อย่างไรก็ตาม การปฏิบัติตามกฎเหล่านี้จะไม่สร้างความยุ่งยากให้กับเพื่อนร่วมงานของคุณมากนัก

ประการแรกตอนนี้พนักงานแต่ละคนจะต้องเปิด MS Outlook ไว้อย่างต่อเนื่อง ทางเลือกสุดท้ายคือตรวจสอบอีเมลของคุณอย่างน้อยวันละสองครั้ง

ประการที่สองเพื่อนร่วมงานจะต้องจำไว้ว่า: งานที่ผู้เขียนเป็นเลขานุการไม่ใช่ความตั้งใจของเขา (เลขานุการ) นี่ไม่ใช่อะไรมากไปกว่าคำสั่งของผู้อำนวยการที่นำเสนอในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เป็นผู้อำนวยการที่แต่งตั้งผู้ดำเนินการและกำหนดเส้นตายของงาน และจริงๆ แล้วเป็นผู้อำนวยการที่จะต้องรายงานการดำเนินงาน ไม่ใช่เลขานุการผู้ควบคุม

อย่างที่คุณเห็น กระบวนการตั้งค่างานใน MS Outlook นั้นค่อนข้างง่ายและค่อนข้างเหมาะสำหรับบริษัทขนาดเล็กที่มีการตั้งค่างานมากถึง 20 งานในแต่ละวัน สิ่งสำคัญคือคำแนะนำแต่ละข้อที่ส่งในลักษณะนี้ได้รับการจัดทำขึ้นอย่างถูกต้องที่สุด: มีผู้รับและกำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจงและถูกส่งเป็นลายลักษณ์อักษร มีการบันทึกความสมบูรณ์ของงานไว้อย่างชัดเจน ในทางกลับกัน ผู้ควบคุมก็เป็นอิสระจากการเรียกนักแสดงพร้อมคำเตือน: เขาเพียงต้องแน่ใจว่ารายงานการดำเนินการมาถึงตรงเวลา

เราพิจารณาเพียงหนึ่งในตัวเลือกสำหรับการทำให้ระบบอัตโนมัติสำหรับตรวจสอบการดำเนินการตามคำสั่งในองค์กร เช่นเดียวกับวิธีการควบคุมใดๆ ที่เราระบุไว้ในตอนต้นของบทความ วิธีนี้มีข้อดีและข้อเสียของตัวเอง อย่างไรก็ตาม ในความเห็นของเรา นี่เป็นหนึ่งในทางเลือกด้านงบประมาณที่ดีที่สุดสำหรับบริษัทที่เพิ่งเริ่มค้นพบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

Evgenia Kozhanova ผู้เชี่ยวชาญในสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนและการจัดการบันทึกบุคลากร

ขั้นแรกให้เราจำกฎสำหรับตรวจสอบการดำเนินการตามคำสั่งซื้อซึ่งต่อมาเราจะเริ่มดำเนินการอัตโนมัติโดยใช้ความสามารถมาตรฐาน MS Excel

มีการควบคุมสาระสำคัญของการแก้ไขปัญหาและควบคุมกำหนดเวลาในการทำงานให้เสร็จสิ้น

การควบคุมที่สำคัญ

การควบคุมคุณธรรมคือการประเมินว่าปัญหาได้รับการแก้ไขอย่างถูกต้อง สำเร็จ และครบถ้วนเพียงใด การควบคุมดังกล่าวดำเนินการโดยหัวหน้า (ของสถาบันหรือแผนก) หรือบุคคลที่ได้รับอนุญาตเป็นพิเศษ ความรับผิดชอบต่อการแก้ไขปัญหาที่ถูกต้องและทันท่วงทีซึ่งสะท้อนอยู่ในเอกสารนั้นขึ้นอยู่กับหัวหน้าแผนกโครงสร้างและพนักงานที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการตามเอกสาร นักแสดงมักจะ:

• ระบุไว้ในมติของผู้จัดการในเอกสาร (เช่นในจดหมายขาเข้าในใบสมัครของพนักงาน) หรือ
• เขียนโดยตรงในข้อความของคำสั่ง (โดยปกติจะอยู่ในคำสั่ง/โปรโตคอล คำแนะนำส่วนบุคคลจะถูกร่างขึ้นเป็นย่อหน้าอิสระของข้อความ และกำหนดในลักษณะที่ทำให้ชัดเจนทันทีว่าจะต้องทำอะไร กับใคร และเมื่อใด ดังนั้นแต่ละรายการ - งาน / คำสั่งจะถูกควบคุมแยกกัน) ,
• เมื่อไม่ได้ระบุตัวนักแสดงโดยตรงก็จะถูกกำหนดตามการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบในองค์กร

หากมีการระบุผู้ดำเนินการหลายคนในมติ/คำแนะนำของผู้จัดการ บุคคลที่ระบุไว้ในมติเป็นอันดับแรกจะต้องรับผิดชอบในการดำเนินการตามเอกสาร/คำสั่ง และตามนั้น จะต้องจัดการดำเนินการตามนั้น

คำแนะนำสามารถติดตามได้จากข้อความของเอกสารหรืออาจเป็น "อิสระ" เช่น ไม่มีเอกสารและยังอยู่ภายใต้การควบคุมการประหารชีวิต หากคำสั่งซื้อถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของเอกสาร จะมีลิงก์ไปยังเอกสารพื้นฐาน (ดูการกรอกสี่คอลัมน์แรกในตารางในรูปที่ 1) คำสั่งจะออกโดยผู้จัดการทุกระดับ อย่างไรก็ตาม แต่ละองค์กรจะตัดสินใจด้วยตนเองว่าจะควบคุมเอกสาร/คำแนะนำใดบ้าง โดยปกติแล้วสิ่งเหล่านี้จะเป็นคำแนะนำจากหัวหน้าองค์กรและเจ้าหน้าที่ของเขา ยังไง ปริมาณมากขึ้นเอกสารในองค์กร สิ่งที่สำคัญกว่านั้นคือการปรับปรุงการทำงานในการตรวจสอบการดำเนินการของเอกสารให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และยิ่งองค์กรเลือกใช้วิธีแก้ไขปัญหาสำหรับคำถามที่ว่า "เราจะควบคุมอะไร" มากขึ้น - ค่าเฉลี่ยสีทองมีความสำคัญที่นี่ ดังนั้นการควบคุมมักจะอยู่ที่การปฏิบัติตามคำสั่งจากบุคคลแรกซึ่งกระทำโดยฝ่ายบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนหรือเลขานุการ

คำแนะนำจะต้องมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนและไม่คลุมเครือ:

• คำสั่งซื้อนั้นเอง
• ระยะเวลาดำเนินการ
• ผู้ดำเนินการ (เป็นไปได้ที่บุคคลหลายคนจะดำเนินการตามคำสั่ง จากนั้นคนหนึ่งจะได้รับการแต่งตั้งให้เป็นผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ และส่วนที่เหลือถือเป็นผู้ดำเนินการร่วม)

เมื่อสร้างคำแนะนำแนะนำให้ปฏิบัติตาม กฎง่ายๆ: สูตรควรกระชับ กระชับ ขจัดความคลุมเครือในการตีความ และมีผลลัพท์ที่ชัดเจนและวัดผลได้

ในขณะที่กำลังดำเนินการคำสั่งซื้อ การดำเนินการต่อไปนี้สามารถทำได้:

• ผู้เขียนสามารถเปลี่ยนกำหนดเวลาในการดำเนินการตามคำสั่งซื้อให้เสร็จสิ้นได้
• ผู้เขียนสามารถเปลี่ยนผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบในการมอบหมายงานได้
• นักแสดงสร้างรายงานผลการดำเนินการ
• ผู้เขียนมีโอกาสที่จะคืนคำสั่งให้แก้ไขหรืออนุมัติผลการดำเนินการ

หากงานถูกแบ่งระหว่างผู้ร่วมดำเนินการ ผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบจะได้รับรายงานผลการปฏิบัติงาน เขาคือผู้สร้างรายงานฉบับสุดท้ายในนามของและส่งไปยังผู้เขียน

ควบคุมกำหนดเวลา

การควบคุมกำหนดเวลาในการดำเนินการตามเอกสาร/คำสั่งซื้อนั้นดำเนินการโดยฝ่ายบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ (DOU) และในองค์กรขนาดเล็ก - โดยเลขานุการ

เทคโนโลยีในการติดตามกำหนดเวลาสามารถแบ่งได้เป็นขั้นตอนดังนี้

• การบันทึกเอกสาร คำแนะนำ คำแนะนำ และการมอบหมายการจัดการทั้งหมดที่อยู่ภายใต้การควบคุม
• ตรวจสอบการส่งมอบเอกสารให้ผู้ดำเนินการทันเวลา
• การปรับข้อมูลในเอกสารควบคุมเมื่อถึงกำหนดเวลาสำหรับการเปลี่ยนแปลงการดำเนินการ เอกสารจะถูกถ่ายโอนจากผู้ดำเนินการไปยังผู้ดำเนินการ จากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนก (เราบันทึกสิ่งนี้ในฟิลด์ "สถานะการดำเนินการ" ดูรูปที่ 1)
• เตือนนักแสดงและหัวหน้าแผนกเกี่ยวกับการมีเอกสารและคำแนะนำที่ไม่ครบถ้วน
• แจ้งผู้จัดการ (แผนกและองค์กร) เกี่ยวกับสถานะและความคืบหน้าของการดำเนินการตามเอกสาร
• การป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินการของเอกสาร
• การวิเคราะห์สถานการณ์และระดับวินัยในการปฏิบัติงานสำหรับองค์กรโดยรวม โดยฝ่ายโครงสร้าง ผู้เชี่ยวชาญ ประเภทของเอกสาร และด้านอื่น ๆ

กำหนดเวลาสามารถกำหนดเอกสารได้:

อย่างที่คุณเห็น กำหนดเวลาในการดำเนินการตามคำสั่งซื้อมักจะถูกกำหนดโดยผู้เขียน เป็นที่ยอมรับว่าคำสั่งที่มีคำแนะนำ "ด่วน"อาจถูกดำเนินการภายใน 3 วัน คำสั่ง “ทันที” กำหนดให้มีระยะเวลา 1 วันในการดำเนินการตามคำสั่ง ถ้า ไม่ได้ระบุวันที่ดำเนินการในคำสั่งซื้อจะต้องดำเนินการภายใน 1 เดือนนับแต่วันที่ลงนาม (จนถึงวันที่สอดคล้องกันของเดือนถัดไป และหากใน เดือนหน้าไม่มีจำนวนดังกล่าวแล้วจนกระทั่ง วันสุดท้ายเดือน). หากวันสุดท้ายของระยะเวลาดำเนินการตามคำสั่งตรงกับวันที่ไม่ทำงาน ก็อาจมีการดำเนินการในวันทำการก่อนหน้า

สำหรับเอกสารที่มีงานที่ซับซ้อน สามารถกำหนดกำหนดเวลาที่ยาวได้ (หลายเดือน หกเดือน หนึ่งปี) ในกรณีนี้ก็จำเป็น แบ่งงานออกเป็นขั้นตอนและติดตามความสมบูรณ์ของงานทีละขั้นตอน.

การควบคุมระยะเวลารวมถึง:

• การควบคุมปัจจุบัน
• มีประโยชน์และ
• การควบคุมขั้นสุดท้าย

การควบคุมประเภทหลักคือปัจจุบันและเชิงป้องกัน

ภายใต้ การควบคุมปัจจุบันเข้าใจการเตรียมข้อมูลเอกสารที่หมดอายุวันนี้ทุกวัน การควบคุมปัจจุบันดำเนินการโดยการตรวจสอบความคืบหน้าของเอกสารทุกวันและเตือนผู้รับเหมาเกี่ยวกับการหมดอายุของระยะเวลาดำเนินการและความจำเป็นในการทำงานกับเอกสารให้เสร็จสิ้น ผู้ที่รับผิดชอบในการควบคุมการดำเนินการ (ในบริษัทขนาดเล็ก - เลขานุการ) ทุกวัน โดยปกติจะเป็นช่วงเริ่มต้นของวันทำงาน จะต้องระบุและรวบรวมรายการเอกสารที่หมดเขตในวันนี้

การควบคุมปัจจุบันช่วยสร้างแผนงานสำหรับวันนั้น โดยจะแสดงทันทีว่างานใดบ้างที่ต้องทำให้เสร็จในวันนี้ (การแก้ไขปัญหาในการประชุม การลงนามในเอกสาร การส่งแฟกซ์ ฯลฯ) ดังนั้นการควบคุมกำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสารจึงเป็นหน้าที่ที่จำเป็นสำหรับใน รายละเอียดงานเลขานุการผู้จัดการ ทุกๆ วัน เลขานุการจะระบุเอกสารที่ใกล้จะหมดอายุโดยระบุถึงความเป็นไปได้ในการแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที และหากพลาดกำหนดเวลา ให้รายงานเรื่องนี้ให้ผู้จัดการทราบ

ในระหว่าง การควบคุมเชิงป้องกันมีการรวบรวมรายงานและผู้ดำเนินการจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับเอกสารที่กำหนดเวลาสิ้นสุดใน 2-3 วัน (ในองค์กรของเราเราทำล่วงหน้า 4 วันตามปฏิทิน) แล้วพนักงานก็ยังมีเวลาในการแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที

ตำแหน่งการควบคุมมีความสำคัญมาก เฉพาะการปฐมนิเทศการควบคุมเพื่อช่วยเหลือพนักงาน และไม่ระบุข้อบกพร่อง ความปรารถนาที่จะช่วยเหลือ เตือน และไม่กล่าวหาเท่านั้นที่สามารถรับประกันประสิทธิภาพสูงสุดของบริการควบคุม

การตรวจสอบการดำเนินการอย่างเป็นระบบดำเนินการโดยพนักงานอย่างมีทักษะและถูกต้องซึ่งเตือนอย่างมีไหวพริบว่าจำเป็นต้องใช้เอกสารตรงเวลาความเจริญรุ่งเรืองของ บริษัท ขึ้นอยู่กับการแก้ไขปัญหาอย่างทันท่วงที ฯลฯ เน้นย้ำถึงความจำเป็นของพนักงานรายนี้และ ความพยายามของเขา นอกจากนี้ “ดัชนีบัตรลงเวลา” ยังช่วยในการวางแผนวันทำงานของผู้จัดการ เนื่องจากจะสะท้อนถึงกิจกรรมและงานต่างๆ สำหรับวันที่กำหนด

หากเมื่อได้รับเอกสารหรือในระหว่างการดำเนินการของผู้รับเหมาเป็นที่ชัดเจนว่าไม่สามารถดำเนินการได้ตรงเวลา จะต้องรายงานต่อผู้จัดการ (ผู้เขียนคำสั่งดังกล่าว) ซึ่งมีสิทธิที่จะเลื่อนกำหนดเส้นตายสำหรับ การดำเนินการของเอกสาร ถ้าผู้จัดการ ขยายกำหนดเวลาเลขานุการป้อนกำหนดเวลาใหม่ในแบบฟอร์มลงทะเบียนตามคำแนะนำของเขา

คำถามในการเลื่อนกำหนดเส้นตายในการดำเนินการเอกสารจะต้องเกิดขึ้นไม่ช้ากว่า 1 วันก่อนวันหมดอายุของเป้าหมาย ไม่อนุญาตให้เลื่อนกำหนดเวลาย้อนหลัง และตามกฎแล้วเป็นไปไม่ได้ในหลักการในระบบอัตโนมัติ

สำหรับเอกสารที่มีระยะเวลาดำเนินการนาน (หลายเดือน) สามารถตรวจสอบขั้นตอนกลางของการดำเนินการได้โดยการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าของการดำเนินการ (เราทำสิ่งนี้ในช่อง "สถานะการดำเนินการ" ของบัตรลงทะเบียนเอกสาร)

บ่อยครั้งที่การแก้ไขปัญหาจำเป็นต้องมีการทำงานตามลำดับในเอกสารโดยผู้ดำเนินการหลายคน หรือการประสานงานของเอกสารกับหลายแผนก ในกรณีเหล่านี้ จะต้องควบคุมระยะเวลาที่ผู้ดำเนินการแต่ละรายถือเอกสารไว้ ในการโอนเอกสารต้องบันทึกข้อเท็จจริงในการโอน โดยปกติการลงทะเบียนจะดำเนินการโดยเลขานุการของหน่วยที่ส่งเอกสาร เราสะท้อนความเคลื่อนไหวของเอกสารและวันที่โอนในช่อง "สถานะการดำเนินการ"

เมื่อเอกสารปรากฏขึ้น หมดอายุแล้วการดำเนินการรายการของพวกเขาจะถูกพิมพ์ออกมาในวันเดียวกันและรายงานต่อผู้จัดการ

หากพนักงานจำนวนมากสามารถให้สิทธิ์ในการลงทะเบียนเอกสารได้ ตามกฎแล้วการเปลี่ยนแปลงที่สะท้อนถึงความคืบหน้าของการดำเนินการจะดำเนินการโดยพนักงานที่รับผิดชอบเพียงคนเดียวเท่านั้น: ผู้ช่วยเลขานุการหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการศึกษาก่อนวัยเรียน

การลบเอกสารออกจากการควบคุมดำเนินการหลังจากการดำเนินการตามเอกสารเสร็จสมบูรณ์เท่านั้น: การดำเนินการตามมติของผู้จัดการ, การเตรียมเอกสารตอบกลับ, การรับการตอบกลับไปยังเอกสารขาออกหรือการยืนยันเอกสารอื่น ๆ เกี่ยวกับข้อเท็จจริงของการดำเนินการ จะต้องบันทึกผลลัพธ์ของการดำเนินการเอกสารลงในบัตรลงทะเบียน (เช่น "คำเชิญถูกส่ง" "จดหมายถูกส่งจาก... ไม่..." ฯลฯ) บัตรลงทะเบียนยังมีข้อมูลเกี่ยวกับวันที่ดำเนินการของเอกสารและระบุหมายเลขเคสตามระบบการตั้งชื่อที่มีการยื่นเอกสารที่ดำเนินการ

ถึง การควบคุมขั้นสุดท้ายรวมถึงงานวิเคราะห์เพื่อสรุปวินัยการปฏิบัติงานและผลการปฏิบัติงานของพนักงานในแผนกหรือองค์กรโดยรวม การควบคุมขั้นสุดท้ายดำเนินการโดยพนักงาน (บริการ) ที่รับผิดชอบในการติดตามการดำเนินการหรือโดยเลขานุการขององค์กรตามความถี่ที่กำหนด (รายสัปดาห์ รายเดือน รายไตรมาส) ผลลัพธ์ของการควบคุมที่ตามมาจะสะท้อนให้เห็นในรายงานเชิงปริมาณและรายการขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับสถานะของการปฏิบัติงาน (เอกสารควบคุม) สิ่งนี้ช่วยให้ฝ่ายบริหารรู้ว่าพนักงานคนใดคนหนึ่ง (แผนก) กำลังทำอะไรอยู่ และสิ่งต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างไรในพื้นที่เฉพาะของกิจกรรม (แก้ไขปัญหาเฉพาะ)

การควบคุมขั้นสุดท้ายเมื่อรวมภาคบังคับเข้ากับการควบคุมเชิงป้องกัน ถือเป็นปัจจัยกระตุ้นในการเพิ่มวินัยของพนักงาน

ตัวอย่างการควบคุมคำสั่งโดยใช้ MS Excel

ตอนนี้เราจะแสดงสิ่งที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้โดยใช้ความสามารถมาตรฐานของ MS Excel ในการเริ่มต้น ให้เปิดสมุดงาน MS Excel ใหม่และ สร้างตารางในนั้นโดยมีฟิลด์/คอลัมน์/กราฟแสดงในรูปที่ 1 นี่คือตารางหลักที่แสดงข้อมูลเกี่ยวกับการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งในองค์กรของเราอย่างทันท่วงที

ถัดไป ในเซลล์ที่แยกจากกัน ให้ใส่สูตรเพื่อที่เมื่อคุณเปิด ของแผ่นนี้ MS Excel อยู่เหนือตารางเสมอ วันที่ปัจจุบันถูกแสดง(ระบุด้วยหมายเลข 1 ในรูปที่ 1) แล้วมันจะมีประโยชน์สำหรับเราในการทำงานกับโต๊ะทุกวัน คุณสามารถทำได้สองวิธี:

รูปที่ 2

ยุบแสดง

ในตารางนี้ คุณสามารถกรองแถว (เช่น คำสั่งซื้อที่ได้รับการควบคุม) ตามเกณฑ์ต่างๆ แต่ในการดำเนินการนี้ คุณต้องเปิดใช้งานตัวกรอง:

รูปที่ 3

ปุ่มบนหน้าจอสำหรับเปิดใช้งานตัวกรองใน MS Excel 2007 และ 2010

ยุบแสดง

รูปที่ 4

เกณฑ์สำหรับการกรองแถวของตารางตามเนื้อหาคอลัมน์ใน MS Excel 2007 และ 2010

ยุบแสดง

เกณฑ์การกรองที่แสดงด้านบนปรากฏขึ้นเนื่องจากการคลิกปุ่มตัวกรองสี่เหลี่ยมสีเทาในคอลัมน์ "ศิลปิน" (ทำเครื่องหมายด้วยหมายเลข 1) เซลล์ของคอลัมน์นี้เต็มไปด้วยข้อความ ดังนั้นโปรแกรมจึงเสนอตัวเลือกต่อไปนี้ให้เรา:

2 - ประการแรก เราสามารถกรองนักแสดงหนึ่งคนขึ้นไป โดยทิ้ง "เครื่องหมายถูก" ไว้สำหรับพวกเขาเท่านั้น เราก็สามารถเลือกได้อย่างเดียว เส้นว่างโดยทิ้ง “เครื่องหมายถูก” ไว้ในรายการสุดท้ายในรายการเท่านั้น หากเราปล่อยให้ช่องทำเครื่องหมายอยู่ในตำแหน่ง "เลือกทั้งหมด" ก็จะไม่มีการกรองตามเกณฑ์นี้ (ตอนนี้แสดงในรูป)

3 - ประการที่สองคุณสามารถกรองตามข้อความที่มีอยู่ในเซลล์คอลัมน์ได้อย่างไรก็ตามเกณฑ์นี้เหมาะกว่าเมื่อทำงานกับคอลัมน์ "สรุป" ของเอกสาร ฯลฯ เช่น ถ้าเราจำชื่อเรื่องไม่ได้แม่นแต่เราจำได้ คำสำคัญซึ่งควรจะอยู่ในนั้นคุณต้องเลือกรายการ “contains...” แล้วพิมพ์คำนี้โดยไม่ลงท้าย จากนั้นตัวกรองจะเหลือเพียงบรรทัดบนหน้าจอที่มีคำที่เราพิมพ์ด้วย ตอนจบที่แตกต่างกันในช่อง "สรุป"

คุณสามารถลบตัวกรองได้โดยเลือกคำสั่งที่มีชื่อเดียวกัน - ระบุด้วยหมายเลข 6 หากคุณกรองแถวโดยระบุเกณฑ์การเลือกที่แตกต่างกันในหลายคอลัมน์ การเลือกคำสั่งนี้หนึ่งครั้งจะลบตัวกรองเฉพาะในคอลัมน์ที่คุณเลือกไว้เท่านั้น คำสั่งที่มีตัวกรองที่เหลืออยู่ในคอลัมน์อื่นจะยังคงใช้ได้ - แต่ละคำสั่งจะต้องถูกลบออกทีละรายการ ในคอลัมน์ที่เปิดใช้งานตัวกรอง ปุ่มเรียกตัวกรองจะเปลี่ยนรูปภาพเป็นปุ่มตัวกรองที่เปิดใช้งาน

หากคอลัมน์ตามเนื้อหาที่เราต้องการกรองแถวของตารางเต็มไปด้วยวันที่โปรแกรมจะเสนอคอลัมน์อื่นให้เราแทนตัวกรองข้อความ - พิเศษสำหรับวันที่ - ระบุด้วยหมายเลข 4: เราสามารถเลือกได้ไม่เพียง วันที่เจาะจง แต่ช้าหรือเร็วกว่าวันที่บางวันหรือช่วงเวลาที่จำกัด เมื่อวาน วันนี้ หรือพรุ่งนี้ เป็นต้น

ตารางของเรามี 3 คอลัมน์พร้อมวันที่

ตัวกรองตัวเลข (ระบุด้วยหมายเลข 5) ได้รับการออกแบบเป็นพิเศษเพื่อทำงานกับคอลัมน์ที่มีเนื้อหาเป็นตัวเลข (ในกรณีของเรานี่คือหมายเลขทะเบียนเอกสาร)

รูปที่ 5

เกณฑ์สำหรับการกรองแถวของตารางตามเนื้อหาคอลัมน์ใน MS Excel 2003

ยุบแสดง

ใน MS Excel 2003 การกรองตามเนื้อหาคอลัมน์จะเรียกว่าในลักษณะเดียวกัน ปุ่มหน้าจอเช่นเดียวกับในโปรแกรมเวอร์ชันใหม่กว่า แต่จากการคลิกรายการทั่วไปรายการหนึ่งจะเปิดขึ้นเพื่อเลือกค่าเซลล์เฉพาะหรือการตั้งค่าเงื่อนไขการกรองที่ซับซ้อนมากขึ้นซึ่งได้รับการปรับแต่งเป็นรายบุคคลสำหรับข้อความวันที่หรือตัวเลข - เปิดตัวใน หน้าต่างหน้าจอแยกต่างหากหลังจากเลือกรายการ “(เงื่อนไข...)”

รูปที่ 4 และ 5 แสดงให้เห็นอย่างชัดเจน ตอนนี้เราสามารถกรองตามเกณฑ์ใดได้บ้างแถวของตารางใน MS Excel รุ่นที่แตกต่างกัน. เราจะสามารถกรองคำสั่งซื้อตามผู้ดำเนินการ ผู้เขียน กำหนดเวลา ข้อมูลเอกสารควบคุม และข้อมูลอื่น ๆ ที่ป้อนลงในสเปรดชีต นอกจากนี้ ยังสามารถกรองได้พร้อมกันตามเกณฑ์ต่างๆ เช่น

• คำสั่งซื้อใดที่กำหนดเวลาสิ้นสุดในวันนี้สำหรับผู้รับเหมารายใดรายหนึ่ง:
  ในคอลัมน์ "นักแสดง" เลือกพนักงานที่ต้องการ (ดูหมายเลข 2 ในรูปที่ 4) และในคอลัมน์ "วันครบกำหนด" กรองแถวที่วันที่ตรงกับเกณฑ์ "วันนี้" (หมายเลข 4 ในรูปเดียวกัน) หรือ
• ผู้นำที่เราเลือกไว้ให้คำแนะนำแก่ใครในเดือนนี้:
  ในคอลัมน์ "ผู้เขียนคำสั่งซื้อ" เราเลือกผู้จัดการที่เรากำลังวิเคราะห์ (หมายเลข 2 ในรูปที่ 4) และในคอลัมน์ "กำหนดเวลาการดำเนินการ" เราจะกรองวันที่ที่อยู่ภายใต้เกณฑ์ "เดือนนี้" (หมายเลข 4) ฯลฯ

ตอนนี้เราจะสอนวิธีกำหนดค่าโปรแกรมเพื่อให้คุณเปิดไฟล์ได้ รับข้อมูลโดยอัตโนมัติว่าคำสั่งซื้อใดที่ต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้น เช่น หลังจาก 4 วันเพื่อแจ้งให้นักแสดงทราบล่วงหน้า ในการทำเช่นนี้ เราได้จัดเตรียมคอลัมน์พิเศษไว้ในตาราง ซึ่งเราเรียกว่า "ระยะเวลาการแจกจ่าย" ตอนนี้มากำหนดค่ากัน:

• เลือกเซลล์ I6 (ในบรรทัดแรกของคอลัมน์ที่กำหนดเอง) แล้วพิมพ์เครื่องหมาย “=” เข้าไป
• คลิกเมาส์บนเซลล์ที่อยู่ติดกัน J6 (ในแถวเดียวกัน แต่ในคอลัมน์ "วันครบกำหนด") แล้วคุณจะเห็นว่ามันรวมอยู่ในสูตรสำหรับการคำนวณเนื้อหาของเซลล์ I6
• จากนั้นบุ๊กมาร์กสูตรต่อโดยพิมพ์ "-4" จากแป้นพิมพ์
• ณ จุดนี้ การกรอกสูตรเสร็จสมบูรณ์ (สถานะปัจจุบันสามารถดูได้ในแถบสูตรที่อยู่เหนือแผ่นงาน Excel ดู เครื่องหมาย 1 ในรูปที่ 7 เราได้รับ “=j6-4”) ตอนนี้กดบนแป้นพิมพ์ของคุณ เข้า- และผลลัพธ์ของการคำนวณสูตรที่ฝังไว้จะปรากฏในเซลล์ตาราง
• หลังจากนี้สูตรสามารถคัดลอกไปยังแถวถัดไปของตารางได้จากนั้นในคอลัมน์ "กำหนดเวลาการแจกจ่าย" วันที่จะเร็วกว่าในคอลัมน์ "วันครบกำหนด" 4 วันเสมอ: ชี้เมาส์ที่มุมขวาล่าง มุมของเซลล์ I6 (ในขณะที่ตัวชี้ "เมาส์" ควรอยู่ในรูปกากบาทตัวหนาสีดำ) ให้คลิก ปุ่มซ้าย"เมาส์" และโดยไม่ต้องปล่อย ให้ลากลงไปที่ส่วนท้ายของคอลัมน์ จากนั้นปล่อยปุ่ม ในคอลัมน์ I คุณจะเห็นวันที่ของคำเตือนที่จำเป็นทั้งหมด (หมายเลข 2 ในรูปที่ 7)
• จากนั้นคุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าในคอลัมน์ "ระยะเวลาการแจกจ่าย" เซลล์ที่มีเซลล์ปัจจุบันจะถูกเน้นด้วยสีโดยอัตโนมัติเช่น วันที่ของวันนี้ (1 ตุลาคมจะเป็นบางเซลล์และ 2 ตุลาคม - ต่างกัน ฯลฯ ) เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณต้องใช้ฟังก์ชันการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ใน MS Excel 2007 หรือ 2010 จะทำดังนี้:
  • เลือกเซลล์ตารางทั้งหมดในคอลัมน์ "ระยะเวลาการแจกจ่าย" ที่อยู่ด้านล่าง "ส่วนหัว"
  • คลิกปุ่ม การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในกลุ่ม สไตล์บนแท็บ บ้าน(ดูรูปที่ 6) เลือกคำสั่ง กฎการเลือกเซลล์และในแผงที่เปิดทางด้านซ้ายหรือขวา ให้เลือกคำสั่ง วันที่. กล่องโต้ตอบชื่อเดียวกันจะเปิดขึ้นโดยมีสองรายการ (รูปที่ 8): ทางด้านซ้ายคุณต้องเลือกตำแหน่ง วันนี้และทางด้านขวา - วิธีจัดรูปแบบเซลล์ที่ตรงตามเงื่อนไขนี้ เช่น เติมสีแดงอ่อนและข้อความสีแดงเข้ม. คลิกถัดไป ตกลง.

รูปที่ 8 แสดงให้เห็นว่าตารางที่เสร็จแล้วมีลักษณะอย่างไรเมื่อมีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ตัวอย่างเช่น การเปิดตารางนี้ในวันที่ 13 สิงหาคม 2555 ผู้เชี่ยวชาญสามารถระบุได้อย่างง่ายดายว่าการแจ้งเตือนใดจะถูกส่งไป

คุณสามารถจัดให้มีคอลัมน์ "ทางเทคนิค" สุดท้ายในตารางได้ในแต่ละแถวคุณจะต้องวางหมายเลข 1 จากนั้นเมื่อกรองตามเกณฑ์ใดเกณฑ์หนึ่งหรือมากกว่านั้นคุณจะต้องนับจำนวนอย่างรวดเร็วเสมอ แถวที่กรอง ในการดำเนินการนี้ให้เลือกเซลล์ที่เหลือบนหน้าจอด้วยเมาส์ในคอลัมน์นี้ - MS Excel จะคำนวณผลรวมของค่าและเขียนลงในบรรทัดอ้างอิงด้านล่างใต้แผ่นงาน Excel

รูปที่ 6

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ยุบแสดง

กำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสารสามารถตีความได้แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น ควรเริ่มคำนวณคำที่จุดใด (นับจากวันที่ออกคำสั่งซื้อหรือวันถัดไป) ควรนับเป็นปฏิทินหรือวันทำการหรือไม่? จะทำอย่างไรกับเอกสารที่มีกำหนดเวลาตรงกับสุดสัปดาห์? จะเกิดอะไรขึ้นหากไม่ได้ระบุกำหนดเวลาเลย? คำถามเหล่านี้ทั้งหมดได้รับคำตอบโดยละเอียด และมีการอธิบายมากมายพร้อมตัวอย่าง (ทั้งหมด 16 ข้อ) ในบทความ “ จะกำหนดกำหนดเวลาได้อย่างไร? "ในหน้า 12 ของนิตยสารฉบับที่ 8" 2554

การควบคุมการดำเนินการของเอกสารทั้งหมดขององค์กรไม่สมจริง ดังนั้นคำแนะนำในการกำหนดรายการเอกสารภายใต้การควบคุมการดำเนินการจะช่วยคุณได้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าโดยปกติแล้วกำหนดเส้นตายคืออะไร และวิธีการดำเนินการ รวมถึงวิธีควบคุมคำสั่งด้วยวาจา ดูบทความ “เราจะควบคุมอะไร? "ในหน้า 30 ของนิตยสารฉบับที่ 7" 2554

แอปพลิเคชัน Order Execution Control เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่จะช่วยให้คุณควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งซื้อในองค์กรของคุณ แม้จะมีความเรียบง่าย แต่โปรแกรมก็มีประสิทธิภาพมาก ยูทิลิตี้ “การควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง” ถูกเขียนไว้ ไมโครซอฟต์ เอ็กเซลดังนั้นสภาพแวดล้อมการทำงานหลักของโปรแกรมนี้คือตาราง ผู้ใช้กำหนดค่าโครงสร้างของตารางคำสั่งซื้อในลักษณะที่สะดวกสำหรับเขา

โปรแกรมนี้มีผู้ใช้หลายคนพร้อมความสามารถในการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง ตัวอย่างเช่น สำหรับพนักงานธรรมดาจะมีเพียงฟังก์ชันการสร้างรายงานสำหรับผู้จัดการเท่านั้น สิทธิ์การเข้าถึงได้รับการกำหนดค่าโดยผู้ดูแลระบบ สำหรับช่องตารางใดๆ คุณสามารถเชื่อมต่อหนังสืออ้างอิงที่ให้มาได้ ข้อมูลเพิ่มเติม. สถานะของงาน (เสร็จสมบูรณ์ กำลังดำเนินการ ยังไม่เสร็จสมบูรณ์) จะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติ โปรแกรมสร้างรายงานอย่างอิสระ คุณสามารถสร้างเทมเพลตได้ สามารถส่งออกรายงานไปที่ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์. เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเชี่ยวชาญโปรแกรมนี้ได้อย่างรวดเร็ว จึงได้เพิ่มระบบการฝึกอบรม แม้ว่าการใช้ยูทิลิตี้นี้จะไม่ใช่เรื่องยากโดยเฉพาะสำหรับผู้ที่ทำงานใน Excel

26 กุมภาพันธ์ 2553 15:19 น

Alexey Afanasyev ผู้อำนวยการฝ่ายคุณภาพของบริษัท InterTrust

ในสถานประกอบการของรัสเซียหลายแห่งโดยเฉพาะผู้ที่มีประสบการณ์ ปีที่ผ่านมาการเติบโตอย่างรวดเร็วพบปัญหาเดียวกัน: การที่เจ้าหน้าที่ขององค์กรไม่สามารถรับประกันคุณภาพและการควบคุมการปฏิบัติตามคำสั่งอย่างเหมาะสม โดยปกติแล้ว บริษัทใหม่ๆ จะต้องประสบปัญหานี้ ในขณะที่องค์กรเหล่านั้นที่ยังมีอดีตของสหภาพโซเวียต เช่นเดียวกับฝ่ายบริหารของหน่วยงานเทศบาล ภูมิภาค และรัฐบาลกลาง ต่างก็ใช้ประสบการณ์ในการจัดการคำสั่งอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งได้รับความนิยมเป็นพิเศษในประเทศของเราก่อนเปเรสทรอยกา . บทความนี้ตั้งเป้าหมายหลักในการถ่ายทอดประสบการณ์ในด้านการติดตามการปฏิบัติตามคำแนะนำจากผู้บริหารไปยังบริษัทสมัยใหม่

กิจกรรมการจัดการเกือบทุกประเภทขององค์กรเกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามคำสั่งจากฝ่ายบริหาร ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องสร้างการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง คำแนะนำสามารถ:

● ติดในรูปแบบของมติในเอกสารภายในและเอกสารขาเข้า (เช่น ในบันทึกช่วยจำและจดหมาย)

● ได้รับการจัดทำขึ้นในเอกสารการบริหารของหน่วยงานวิทยาลัย (เป็นนาที) และหน่วยงานการจัดการส่วนบุคคล (ตามคำสั่งและคำสั่ง)

เกี่ยวกับการอุทธรณ์ของประชาชน เราทราบดังต่อไปนี้ อย่างเป็นทางการขั้นตอนการทำงานร่วมกับพวกเขานั้นเหมือนกับการประมวลผลจดหมายที่เข้ามาอย่างไรก็ตามกำหนดเวลาจะถูกควบคุมโดยกฎหมายปัจจุบันในระดับรัฐบาลกลางซึ่งจะต้องนำมาพิจารณาโดยทั้งผู้จัดการที่กำหนดกำหนดเวลาและผู้รับเหมาที่ถูกเรียก เพื่อให้เป็นไปตามกำหนดเวลาเหล่านี้

เอกสารจำนวนมากอยู่ระหว่างดำเนินการ วงจรชีวิตสามารถควบคุมได้ เราจะเห็นได้ทั้งรอยประทับตราแสตมป์ที่มีตัวอักษร “K” และคำว่า “Control” เขียนด้วยปากกาสีแดงหรือทำเป็นรูปประทับตรา (ดูตัวอย่างที่ 1) จุดประสงค์ของบันทึกดังกล่าวคือหนึ่ง - เพื่อดึงความสนใจไปที่ความจำเป็นในการควบคุมคำแนะนำที่ให้ไว้ในข้อความของเอกสารหรือในการแก้ไข (ในตัวอย่างของเรา จดหมายขาเข้ามีวิธีแก้ปัญหาพร้อมคำแนะนำจาก Ignatova Yu.S. จะต้องทำอย่างไรและเมื่อใด) จนกว่าการดำเนินการจะเสร็จสิ้น เอกสารดังกล่าวจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์แยกต่างหาก เมื่อเสร็จสิ้นการดำเนินการ จะมีการบันทึกเกี่ยวกับสิ่งนี้ในเอกสาร (ในตัวอย่างที่ 1 ที่มุมขวาล่างเมื่อวันที่ 10/07/2552 มีการจัดทำบันทึกเกี่ยวกับการสรุปข้อตกลงและการวางตำแหน่งของเอกสารในไฟล์หมายเลข . 08-24).

การกำหนดภารกิจให้กับนักแสดง

ใครเป็นผู้กำหนดคำสั่ง? ซึ่งดำเนินการโดยผู้จัดการทุกระดับ โดยปกติแล้วจะควบคุมการปฏิบัติตามคำแนะนำจากบุคคลแรกหรือผู้บริหารระดับสูงทั้งหมดขององค์กรและหน่วยงานบริการการศึกษาก่อนวัยเรียนจะจัดการกับเรื่องนี้ และคำแนะนำของผู้จัดการระดับล่าง - ตามกฎแล้วหัวหน้าแผนกจะได้รับการจัดการโดยพนักงานในแผนกเดียวกันซึ่งรับผิดชอบงานในสำนักงาน

ดูเหมือนว่าข้อความของมติหรือเอกสารการบริหารควรมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนและไม่คลุมเครือ:

● คำสั่งซื้อนั้นเอง

● กำหนดเวลา

● นักแสดงที่เฉพาะเจาะจง

หากไม่เป็นไปตามเงื่อนไขเหล่านี้อย่างน้อยหนึ่งข้อ (ซึ่งเกิดขึ้น) จำเป็นต้องมีพนักงานแยกต่างหากซึ่งสามารถกำหนดรูปแบบข้อกำหนดของผู้จัดการได้อย่างชัดเจน และหากจำเป็น ให้แยกย่อยออกเป็นข้อกำหนดที่เล็กลง แต่มีผู้ปฏิบัติงานที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน

เมื่อกำหนดคำแนะนำ ขอแนะนำให้ปฏิบัติตามกฎง่ายๆ ต่อไปนี้: การใช้ถ้อยคำควรสั้น กระชับ ขจัดความคลุมเครือในการตีความได้มากที่สุด และให้ผลลัพธ์ที่ชัดเจนและวัดผลได้ ทั้งหมดนี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องเสียเวลากับการชี้แจงคำสั่งซื้อเพิ่มเติม ในทางกลับกัน สิ่งนี้ทำให้ผู้ดำเนินการมีเป้าหมาย และผู้เขียนคำสั่งมีความมั่นใจว่าจะคาดหวังผลลัพธ์จากการกระทำของผู้ดำเนินการ

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของสูตรที่คลุมเครือและโครงสร้างข้อความที่ถูกต้องที่เกี่ยวข้อง:

เมื่อองค์กรสร้างการควบคุมการปฏิบัติตามคำสั่ง ในไม่ช้าเอกสารก็เริ่มเปลี่ยนแปลง: แทนที่จะเป็นข้อกำหนดทั่วไป คำแนะนำที่สั้นและครบถ้วนจะปรากฏขึ้นพร้อมกับผู้ดำเนินการ กำหนดเวลา และผลลัพธ์ที่คาดหวัง สิ่งนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งทั้งฝ่ายบริหารและเจ้าของสังเกตเห็นเกือบจะในทันที

กำหนดเวลาดำเนินการตามคำสั่ง

กำหนดเวลาในการดำเนินการตามคำสั่งซื้อในองค์กรมักจะถูกกำหนดโดยผู้เขียนและผู้จัดการที่สร้างคำสั่งซื้อ ในบางกรณี กำหนดเวลาในการดำเนินการตามคำสั่งอาจถูกกำหนดโดยกฎหมายท้องถิ่นขององค์กรหรือเอกสารกำกับดูแลภายนอก

ให้เราอ้างอิงกฎเกณฑ์ต้นแบบสำหรับการโต้ตอบของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง:

ส่วนเอกสาร

อนุมัติแบบจำลองกฎระเบียบสำหรับการโต้ตอบระหว่างหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง คำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 19 มกราคม 2548 ฉบับที่ 30 ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 21 กุมภาพันธ์ 2551 คำสั่งซื้ออาจมีการดำเนินการภายในระยะเวลาที่ระบุไว้ในนั้น หากกำหนดระยะเวลาเป็นกำหนดเวลาในการดำเนินการ จุดเริ่มต้นจะถือเป็นวันที่ลงนามในคำสั่งซื้อ คำสั่งซื้อที่มีคำสั่ง "เร่งด่วน" จะต้องได้รับการดำเนินการภายใน 3 วัน คำสั่ง “ทันที” กำหนดให้มีระยะเวลา 10 วันในการดำเนินการตามคำสั่ง หากไม่ได้ระบุระยะเวลาดำเนินการในคำสั่ง จะต้องดำเนินการภายใน 1 เดือนนับจากวันที่ลงนาม (จนถึงวันที่ที่สอดคล้องกันของเดือนถัดไป และหากไม่มีวันที่ดังกล่าวในเดือนถัดไป จากนั้นจนกว่าจะถึง วันสุดท้ายของเดือน) หากวันสุดท้ายของระยะเวลาดำเนินการตามคำสั่งตรงกับวันที่ไม่ทำงาน ก็อาจมีการดำเนินการในวันทำการก่อนหน้า

เพื่อปรับปรุงระบบการจัดการขององค์กรจึงเหมาะสมสำหรับคำสั่งซื้อที่ถูกควบคุมเพื่อรวมกำหนดเวลาในการดำเนินการเพื่อนำคำสั่งเหล่านั้นไปสู่พื้นฐานเดียวที่จัดตั้งขึ้นในองค์กร ในขั้นแรก การตัดสินใจดังกล่าวจะต้องได้รับการบันทึกไว้ในกฎหมายท้องถิ่น เช่น ในคำแนะนำในการจัดการสำนักงาน การเปลี่ยนกำหนดเวลาควรทำได้เฉพาะในกรณีที่บันทึกไว้ในการกระทำในท้องถิ่นขององค์กรเท่านั้น และแน่นอนว่าระบบที่แนะนำสำหรับการคำนวณกำหนดเวลาควรสอดคล้องกับสามัญสำนึก ท้ายที่สุดแล้ว เป็นการยากที่จะหาปัจจัยลดแรงจูงใจสำหรับนักแสดงมากกว่างานที่เป็นไปไม่ได้

เราจะยกตัวอย่างคำศัพท์หลายคำและอธิบายว่าวันที่ใดสำหรับแต่ละคำสั่งที่จะถือเป็นวันสุดท้ายสำหรับการดำเนินการตามคำสั่งอย่างทันท่วงที สิ่งนี้สำคัญมากเพราะว่า... มักมีความสับสนในเรื่องนี้

สถานการณ์ที่ค่อนข้างบ่อยคือเมื่อผู้จัดการคนหนึ่งมอบความไว้วางใจให้ผู้จัดการอีกคนหนึ่งในระดับที่ต่ำกว่าทำงานให้สำเร็จ และเขาลดงานที่ได้รับมอบหมายไปที่ "ชั้นล่าง" อีกแห่งตามดุลยพินิจของเขาเอง ดังนั้นคำสั่งจึงผ่านมือของผู้จัดการหลายคนก่อนที่จะถึงผู้ดำเนินการคนสุดท้าย จริงอยู่ เมื่อลงบันไดนี้ งานมอบหมายสามารถ "แยก" ออกเป็น "งานย่อย" หลายอย่างที่ดำเนินการโดยคนต่างกันในเวลาที่ต่างกัน ระบบนี้เรียกว่าการสร้าง "ลำดับที่ซ้อนกัน"

เมื่อกำหนดสำหรับคำสั่งซื้อที่ "ซ้อนกัน" สิ่งสำคัญคือต้องมีการสำรองชั่วคราว ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับคำสั่ง "ผู้ปกครอง" จะต้องใช้เวลาอย่างน้อย 1 ถึง 3 วันทำการ ขอแนะนำให้หลีกเลี่ยงการ "ซ้อน" คำสั่งมากเกินไป ยกเว้นผู้จัดการที่เพียง "ส่งกระบองต่อไป" จากห่วงโซ่ หากมีผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบในการดำเนินการตามคำสั่งทั้งหมดโดยรวม เขาเรียกว่า "ผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ"

ตัวอย่างเช่น เมื่อกำหนดเวลาในการดำเนินการตามคำสั่งได้รับการควบคุมโดยเอกสารกำกับดูแลภายนอก ให้เราอ้างอิงกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 59-FZ “เกี่ยวกับขั้นตอนการพิจารณาอุทธรณ์จากพลเมืองในสหพันธรัฐรัสเซีย” ตามเอกสารนี้ ระยะเวลาสูงสุดในการพิจารณาคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรจากพลเมืองของสหพันธรัฐรัสเซีย คือ 30 วัน และเริ่มพิจารณาตั้งแต่ช่วงเวลาที่ลงทะเบียนเอกสารดังกล่าว (กฎหมายจัดสรร 3 วันสำหรับขั้นตอนนี้จาก ทันทีที่ได้รับใบสมัคร)

ตัวอย่างเช่น หากพลเมืองต้องการความช่วยเหลือจากหน่วยงานของรัฐในท้องถิ่นในการใช้สิทธิของเขา ระยะเวลาที่ต้องใช้สำหรับสิ่งนี้มักจะเกิน 1 เดือนอย่างมาก ในสถานการณ์เช่นนี้ ผู้สมัครจะได้รับคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรภายในหนึ่งเดือน ซึ่งไม่สามารถแก้ไขปัญหาของเขาเกี่ยวกับคุณธรรมได้ แต่อธิบายขั้นตอนการขอความช่วยเหลือเพิ่มเติมจากร่างกายอย่างชัดเจน ในหน่วยงานนั้นเอง คำสั่งที่เกิดขึ้นบนพื้นฐานของการพิจารณาข้อร้องเรียนดังกล่าวจะต้องอยู่ภายใต้การควบคุมการทำงานโดยส่งรายงานเกี่ยวกับการพัฒนาสถานการณ์ไปยังผู้จัดการ - ผู้เขียนคำสั่งเป็นประจำ

บ่อยครั้งเกิดขึ้นที่ประชาชนจัดการกับคำอุทธรณ์ของตนอย่างไม่ถูกต้อง จากนั้นผู้รับก็ไม่พิจารณา แต่ส่งต่อไปยังหน่วยงานหรือเจ้าหน้าที่ที่มีความสามารถอยู่ในนั้น กฎหมายจัดสรรเวลา 7 วันนับจากวันที่ลงทะเบียนแอปพลิเคชัน ในกรณีนี้ พลเมืองจะได้รับแจ้งถึงการเปลี่ยนเส้นทางดังกล่าว และโดยวิธีการที่กฎหมายห้ามอย่างชัดเจนห้ามส่งข้อร้องเรียนเพื่อการพิจารณาไปยังหน่วยงานหรือเจ้าหน้าที่ที่มีการอุทธรณ์คำตัดสินหรือการกระทำ (เฉย)

ขั้นตอนการติดตามการดำเนินการตามคำสั่ง

ขณะนี้เมื่อมีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการเตรียมคำแนะนำแล้วจำเป็นต้องพิจารณารายละเอียดขั้นตอนในการติดตามการปฏิบัติตามคำแนะนำอย่างละเอียด

โปรดทราบว่าในสถานประกอบการเฉพาะ สามารถดำเนินการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งได้:

● ด้วยตนเองโดยใช้ไฟล์ของการลงทะเบียนและบัตรควบคุม (RCC);

● ในระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งองค์ประกอบของข้อมูลที่บันทึกไว้ใน "บัตรอิเล็กทรอนิกส์" ยังคงเหมือนเดิม แต่การดำเนินการหลายอย่างเพื่อแจ้งนักแสดงและสร้างรายงานเกี่ยวกับระเบียบวินัยในการปฏิบัติงานจะดำเนินการโดยอัตโนมัติ

● นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกระดับกลาง เมื่อใช้ความสามารถของ MS Excel เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน - คำสั่งที่อยู่ภายใต้การควบคุมจะมีการอธิบายในรูปแบบตาราง ซึ่งคุณสามารถกรองข้อมูลตามผู้ดำเนินการ กำหนดเวลา ฯลฯ ดู

ในขั้นตอน "การจัดวางเพื่อการควบคุม" พนักงานในสำนักงานจะลงทะเบียนคำสั่งซื้อ หากมีอยู่ในเอกสารจะมีการประทับตรา "K" หรือ "Control" ไว้หรือเขียนด้วยปากกาสีสดใสก็เป็นไปได้ที่จะย้ายเอกสารไปยังโฟลเดอร์ของคำสั่งควบคุม

ผู้ดำเนินการรับคำสั่งจะต้องทำความคุ้นเคยกับมันและก่อนที่จะสิ้นสุดกำหนดเวลาที่ระบุไว้ในคำสั่งซื้อให้ทำงานที่กำหนดไว้ให้เสร็จสิ้น หากผู้รับเหมาจำเป็นต้องโอนงานที่พนักงานคนอื่น ๆ เป็นผู้ใต้บังคับบัญชาเขาจะต้องสร้างคำสั่งในระดับที่ต่ำกว่าดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้

หากผู้รับเหมาตระหนักว่ากำหนดเวลาไม่สอดคล้องกับความสามารถในการทำงานตามที่กำหนดให้เสร็จทันเวลาเขาจะยื่นคำร้องต่อผู้จัดการที่ออกคำสั่งให้เลื่อนวันดำเนินการออกไป ในอีกกรณีหนึ่งหากผู้ดำเนินการตระหนักว่าการดำเนินการตามคำสั่งนั้นอยู่นอกเหนือความสามารถและขอบเขตความรับผิดชอบของเขาอาจขอเพิกถอนคำสั่งทั้งหมดหรือบางส่วนได้

หากผู้จัดการตัดสินใจที่จะเลื่อนกำหนดเวลาหรือยกเลิกคำสั่งซื้อ เขาจะแจ้งให้บุคคลที่รับผิดชอบในการควบคุมกำหนดเวลาทราบเรื่องนี้ ไม่ว่าในกรณีใด จะต้องส่งคำขอจากผู้ดำเนินการเพื่อกำหนดเวลาใหม่หรือยกเลิกการมอบหมายงานไปยังผู้จัดการก่อนวันหมดอายุของระยะเวลาควบคุมของการมอบหมาย

« ควบคุมการปฏิบัติตามคำแนะนำเกี่ยวกับคุณธรรม» โดยปกติจะดำเนินการโดยพนักงานที่มีความสามารถเพียงพอที่จะประเมินความเกี่ยวข้องของผลลัพธ์ที่ได้รับจากการดำเนินการกับงานที่กำหนดไว้ในการมอบหมายงาน การควบคุมดังกล่าวสามารถเริ่มต้นได้โดยพนักงานที่มีความสามารถเมื่อได้รับรายงานการปฏิบัติงาน และสามารถทำให้เสร็จสิ้นได้โดยการลบออกจากการควบคุมหรือส่งคืนเพื่อแก้ไข

ขั้นตอนสำหรับ "การลบการควบคุม" ของคำสั่งซื้อนั้นดำเนินการโดยพนักงานที่ได้ตรวจสอบการดำเนินการของคำสั่งซื้อตามข้อดีของมันแล้ว เช่นเดียวกับว่าผู้จัดการตอบสนองคำขอให้ลบคำสั่งซื้อโดยสมบูรณ์หรือไม่

เป็นส่วนหนึ่งของเวที” การควบคุมการดำเนินการให้ตรงเวลา» พนักงานที่ทุ่มเทจะควบคุมกำหนดเวลาในการดำเนินการตามคำสั่งที่ใช้งานอยู่ทั้งหมดซึ่งกำลังดำเนินการอยู่ คำสั่งในเวลาเดียวกัน (หากงานดังกล่าวในองค์กรดำเนินการด้วยตนเองหรือใช้ MS Excel เลขานุการมักจะทำสิ่งนี้ ของผู้เขียนคำสั่งหรือลูกจ้างของสถานศึกษาก่อนวัยเรียน) ปัจจุบันงานนี้ส่วนใหญ่สามารถทำได้โดยระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยแจ้งนักแสดงเกี่ยวกับกำหนดเวลาในการดำเนินการตามคำสั่งให้เสร็จสิ้น การแจ้งเตือนเป็นการเตือนแบบตัดขวางสำหรับคำสั่งซื้อทั้งหมดที่ยังไม่ถูกลบออกจากการควบคุม (ดูตัวอย่างที่ 4)

ภาระงานของนักแสดงแต่ละคนเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง และเป็นผลให้วินัยในการปฏิบัติงานของพนักงานเริ่มลดลงเนื่องจากการหลงลืมเบื้องต้น การแจ้งพนักงานเป็นระยะ เช่น ทุกสัปดาห์ ช่วยให้คุณเข้าใจขอบเขตของงานที่ต้องดำเนินการได้อย่างชัดเจน และกำหนดเส้นตายในการรายงานได้

แผ่นข้อมูลอาจเป็นได้ทั้งแบบย่อ (ดู) หรือแบบสมบูรณ์มากขึ้น โดยมีองค์ประกอบของข้อมูลที่นำเสนอในตารางจาก อย่างไรก็ตามหากในตาราง MS Excel ดังกล่าวเรากรองคำสั่งซื้อสำหรับผู้ดำเนินการเฉพาะที่มีเครื่องหมายการดำเนินการว่างเปล่าจากนั้นพิมพ์ผลลัพธ์เราจะได้รับเอกสารข้อมูลเวอร์ชันอื่นสำหรับผู้ดำเนินการ

หาก EDMS สร้างชีตดังกล่าว จะสะดวกในการรวมคอลัมน์ที่มีจำนวนวันที่เหลือจนกว่าจะสิ้นสุดระยะเวลาดำเนินการในรูปแบบตาราง การจัดอันดับคำสั่งซื้อตามวันหมดอายุก็สะดวกมากเช่นกัน ช่วยให้ผู้รับเหมาสามารถนำทางและจัดการเวลาทำงานของตนเองได้อย่างรวดเร็วมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การรายงานวินัยการปฏิบัติงาน

บางองค์กรก็ปฏิบัติ รายงานตัวนักแสดงชั่วคราว. หากจำเป็นต้องติดตามความคืบหน้าของการดำเนินการตามคำสั่งซื้อที่สำคัญเป็นพิเศษเป็นประจำ ผู้เขียนจะเพิ่มข้อมูลคำสั่งซื้อลงในข้อความเกี่ยวกับความจำเป็นในการดำเนินการเป็นระยะ เช่น การรายงานรายสัปดาห์ ซึ่งจะต้องจัดให้มีตลอดระยะเวลาการดำเนินการทั้งหมด โดยปกติรายงานผลการปฏิบัติงานระหว่างกาลจะจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษรหรือในรูปแบบของบันทึกข้อตกลง การจัดทำรายงานดังกล่าวสามารถทำได้โดย:

● ตัวนักแสดงเอง

● เลขานุการผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาของเขา

● พนักงานที่รับผิดชอบด้านวินัยในการปฏิบัติงานในบริษัท

เพื่อตรวจสอบระดับวินัยในการปฏิบัติงานในองค์กรเป็นระยะ ๆ หรือตามคำขอของฝ่ายบริหารจะมีการจัดทำรายงานหลายประเภทที่อาจเกี่ยวข้องกับวินัยในการปฏิบัติงาน:

● เจ้าหน้าที่บริหารที่แยกต่างหาก;

● แผนกเฉพาะ

● องค์กรโดยรวม;

● คำแนะนำที่ออกโดยผู้จัดการบางคน ฯลฯ

ข้อมูลมีการสรุปในรูปแบบของการสรุปทางสถิติสำหรับผู้บริหารเกี่ยวกับการส่งมอบ ดำเนินการ และการโอนไปยังที่อื่นด้วย ระยะเวลาการรายงานคำแนะนำ. เพื่อให้การจัดการวินัยในการปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น จึงมีการใช้แบบจำลองการรายงานที่แตกต่างกัน ตัวเลือกสำหรับแบบฟอร์มการรายงานมีการนำเสนอในและในความเห็นของ E. Kameneva

เนื่องจากรายงานดังกล่าวจัดทำขึ้นทั้งสำหรับองค์กรโดยรวมและสำหรับแผนกโดยเฉพาะ เฉพาะเจ้าหน้าที่ที่ผู้จัดการให้คำแนะนำโดยตรงเท่านั้นที่จะรวมอยู่ในส่วนของผู้บริหาร ตัวอย่างเช่นสำหรับ ผู้อำนวยการทั่วไปเหล่านี้จะเป็นรองและหัวหน้าฝ่ายกิจกรรมของเขา ในขณะที่สำหรับหัวหน้าแผนก เหล่านี้จะเป็นหัวหน้าแผนกและบางทีอาจเป็นภาคส่วนต่างๆ

แม้ว่าองค์กรจะไม่มีการไหลของเอกสารอัตโนมัติเต็มรูปแบบผ่าน EDMS แต่เอกสารดังกล่าวก็ค่อนข้างสะดวกในการจัดเตรียมและบำรุงรักษาในระบบสเปรดชีต Calc ของ Microsoft Excel หรือ OpenOffice.org ระบบเหล่านี้มีอินเทอร์เฟซและฟังก์ชันการทำงานที่คล้ายกันเป็นส่วนใหญ่ โดยสามารถช่วยในการทำบัญชีและการรายงานอัตโนมัติในบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลาง สิ่งสำคัญคือการรู้อย่างชัดเจนว่าคุณต้องการอะไรเพื่อให้ได้ผลลัพธ์

ความคิดเห็น

เราได้ตรวจสอบปัญหาในการส่งและถอดคำสั่งซื้อออกจากการควบคุม เช่นเดียวกับวิธีการในการดำเนินการตามคำสั่งซื้อและการรายงานในการติดตามการดำเนินการ รูปแบบการจัดการคำสั่งที่เสนอในบทความจะช่วยให้การจัดการองค์กรชัดเจนและโปร่งใสยิ่งขึ้น