Katra organizācija agrāk vai vēlāk saskaras ar vadības izvirzīto uzdevumu uzraudzības problēmu. Katrs šo jautājumu risina atšķirīgi: daži ievieš elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu, citi ieliek atzīmes reģistrācijas grāmatiņās, citi iekārto failu skapi vecmodīgi. Šajā rakstā mēs apskatīsim problēmu, kas saistīta ar vadītāja izdoto rīkojumu uzraudzību attiecībā uz ienākošajiem un uzņēmuma iekšējiem dokumentiem, un iepazīstināsim jūs ar vienu no vadības sistēmas organizēšanas iespējām, izmantojot MS Outlook.

Kas ir uzdevuma izpildes kontrole?

Pasūtījums no pārvaldnieka parasti sākas ar rezolūciju, kas ievietota ienākošā vai iekšējā (piemēram, iekšējā piezīme) dokumentā. Rezolūcijā, kā zināms, jānorāda izpildītājs, uzdevuma saturs un termiņš, kurā pasūtījums jāizpilda.

Ja organizācijai nav kontroles sistēmas, tad, kā likums, vadītājs darbu pie dokumenta pabeidz ar rezolūciju, un uzdevuma izpilde pilnībā paliek uz izpildītāja sirdsapziņas. Labākajā gadījumā direktors sev dienasgrāmatā ierakstīs, lai nepazaudētu svarīgākās lietas, bet, kad ienākošo dokumentu apjoms sasniedz vairākus desmitus vai simtus dienā, neviena dienasgrāmata viņu neglābs.

Rezultātā atbildība par izpildes uzraudzību gulstas uz trauslajiem sekretāra pleciem (vai, alternatīvi, kādam no biroja darbiniekiem). Tā vai citādi pārziņa uzdevums ir iepazīties ar lēmumu, nodot pasūtījumu izpildītājam un nodrošināt, ka tas tiek izpildīts laikā.

Vai visi dokumenti tiek kontrolēti?

Pašā sākumā, kad jūsu organizācijā tikai parādās dokumentu kontroles sistēma, labāk kontrolēt tikai daļu dokumentu. Kuras - lai vadītājs izlemj personīgi. Pirmkārt, kontrolierim būs vieglāk, otrkārt, tiks izlīdzināta darbinieku negatīvā (kā jau tas vienmēr notiek ar izmaiņām) reakcija. Turpmāk kontrolei nosūtīto dokumentu saraksts pamazām paplašināsies. Teiksim, pirmajā posmā tika pieņemts lēmums uzraudzīt instrukciju izpildi par sūdzībām, kas saņemtas no privātpersonām un pēc jebkādiem valdības iestāžu pieprasījumiem.

Taču, ja uzņēmums nekavējoties pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību, izvēles problēmu nav: EDMS programmas automātiski izseko katra dokumenta ceļu.

Izveidojiet uzdevumuJAUNKUNDZE Outlook

Outlook vispirms - pasta klients, kas spēj aizstāt elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu tikai lietotāju savstarpējās komunikācijas ziņā; tas visu dara veiksmīgi nepieciešamās funkcijas, jo īpaši uzdevumu izpildes uzraudzību un atskaišu sagatavošanu.

Neaizstājams nosacījums kontroles organizēšanaiJAUNKUNDZE Outlook: vadītāja apņēmībai vienā vai otrā veidā ir jāietver elektroniskā formātā. Kontrolierim ir vai nu jāskenē dokuments ar izšķirtspēju, lai šo failu pievienotu uzdevumam, vai manuāli reproducē rezolūcijas tekstu uzdevuma pamattekstā.

Lai lietotājam izveidotu uzdevumu, palaidiet programmu MS Outlook un ievadiet augšējā izvēlne secīgi atlasiet komandas Fails, Izveidot Un Pasūtiet(1. att.), pēc kura tiks atvērts jauns logs - jūsu turpmākais uzdevums.

1. att. Pasūtījuma izveidošana

Sāksim aizpildīt laukus. Pirmajā no tiem ( Kam) ieraksta direktora nozīmētā izpildītāja adresi.

Ja ir vairāki izpildītāji, uzdevums tiek veidots katram atsevišķi (programmas iezīme; pretējā gadījumā būs grūtības izsekot uzdevumam).

Otrais lauks Priekšmets jums tas ir jāaizpilda pēc iespējas pareizi, lai jau būtu skaidrs, uz ko attiecas uzdevums, piemēram:

Input-234, datēts ar 29.01.2013.

Tas būs ērti gan kontrolierim, gan izpildītājam.

Nākamais mums svarīgais lauks ir Jēdziens. Tas tiek noteikts, pamatojoties uz Jūsu uzņēmumā pieņemto dokumentu noformēšanas termiņiem.

Atgādinām, ka lietišķās komunikācijas praksē pieņemtais standarta periods ir 30 kalendārās dienas.

Netālu no lauka Jēdziens Varat izvēlēties uzdevuma svarīguma līmeni: zemu, normālu vai augstu.

Lauki Sākums, valsts Un Gatavs Veidojot uzdevumu, kontrolieris parasti tam nepieskaras, jo izpildītājs vēl nav sācis izpildi, un darbam atvēlētā laika sākums būs brīdis, kad uzdevums tiks nosūtīts izpildītājam.

Izvēlnē Iespējas Varat ieplānot uzdevuma atkārtošanu, noklikšķinot uz atbilstošās pogas.

Tas attiecas, piemēram, uz ikmēneša pārskatiem vai citas informācijas sniegšanu noteiktā biežumā.

Šeit jums tiek lūgts izvēlēties kategoriju (ja to izmantojat) un pievienot atgādinājumu izpildītājam.

Atgādinājumu ir ērti uzstādīt trīs dienas pirms termiņa: vajadzīgajā dienā darbuzņēmējs saņems atbilstoša satura vēstuli.

Iespējas Saglabājiet atjauninātu šī uzdevuma kopiju savā uzdevumu sarakstā Un Kad uzdevums ir pabeigts, nosūtiet man statusa ziņojumu tiek ieslēgti un izslēgti, atzīmējot izvēles rūtiņas.

Uz piezīmi!

Izvēles rūtiņa (no angļu valodas izvēles rūtiņas) ir grafisks elements lietotāja interfeiss, ļaujot lietotājam kontrolēt parametru ar diviem stāvokļiem - ☑ ieslēgts un ☐ izslēgts.

Burtu laukā tiek ievadīts teksta lauks - uzdevuma izpildei nepieciešamie norādījumi. Ja tādu nav, varat ievadīt standartu Lūdzu, izlasiet rezolūciju un izpildiet norādījumus.

Dodieties uz izvēlnes cilni Ievietot. Šeit uzdevumam pievienojam failu ar izšķirtspējas vēstuli.

Pēc tam noklikšķiniet uz Sūtīt– un uzdevums nonāk atbildīgajai personai (2. att.).

2. att. Uzdevuma nosūtīšana izpildei

Izpildītāja darbs pie uzdevuma

Darbuzņēmējs saņems vēstuli ar pielikumu ar uzdevumu. Pēc uzdevuma atvēršanas viņš redzēs failu ar vadītāja lēmumu, izpildes datumu un citu informāciju, ko jūs viņam nosūtījāt (3. att.).

Rīsi. 3. Uzdevuma saņemšana no izpildītāja

to Fig - šajā bildē pēc pasūtījuma nav punkta, bet iepriekšējā ir

Pēc uzdevuma izpildes izpildītājam jāsastāda akts. Lai to izdarītu, uzdevumā, tāpat kā parasti e-pasts, jums ir jāizvēlas opcija Atbilde, uzrakstiet ziņojuma tekstu un nosūtiet to kontrolierim.

Ziņojumam ir jābūt pareizam un tajā jābūt jaunākajai informācijai par uzdevuma izpildi, nevis vienkāršai abonēšanas atcelšanai Pabeigts vai, vēl ļaunāk, labi.

Pasūtījuma izpildes atskaites piemērs:

2013. gada 30. janvāra vēstule Nr. 323 darījuma partnerim tika nosūtīta pa pastu.

Uzdevuma izpilde

Pēc atskaites saņemšanas kontrolieris atzīmē uzdevumu kā izpildītu. Lai to izdarītu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz uzdevuma uzdevumu sarakstā un atlasiet komandu nolaižamajā izvēlnē Izpildei, un tad Atzīmēt kā pabeigtu(4. att.).

Rīsi. 4. Uzdevuma izpilde

Ziņošana

Pasūtījumu izpildes uzraudzība zaudēs jēgu, ja kontrolieris periodiski neanalizēs izpildītāju darba kvalitāti. Lai to izdarītu, jums ir jāģenerē pārskats, pamatojoties uz jūs interesējošiem parametriem.

Lai redzētu visu jūsu nosūtīto pasūtījumu sarakstu, noklikšķiniet uz pogas ekrāna apakšējā kreisajā stūrī Uzdevumi. Centrālajā laukā un kreisajā kolonnā tiks izveidots uzdevumu saraksts Pašreizējais skats Var veikt jebkuru atlasi. Parasti kontrolieri izmanto skatus Detalizēts saraksts , Nokavēti uzdevumi Un Ar atbildīgo(5. att.).

5. att. Detalizēts iesniegumu saraksts

Jebkuru sarakstu var izdrukāt, izvēlnē izvēloties atbilstošo komandu Fails.

Procesa regulēšana un darbs ar personālu

Kā jau ar jebkuru jauninājumu, neiztikt bez pasūtījumu izpildes uzraudzības procesa regulējuma. Biroja darba instrukcijās vēlams iekļaut noteikumus par uzdevumu noteikšanu un izpildi. Ja jums tāda vēl nav, varat izveidot atsevišķu dokumentu “Noteikumi...” vai “Instrukcijas...”. Vienā vai otrā veidā process ir jāapraksta pēc iespējas detalizētāk, un aprakstu ieteicams nodrošināt ar ekrānuzņēmumiem. Instrukcijas jāapstiprina ģenerāldirektoram.

Iet uz jauna sistēma kontrole nozīmē vairāku jaunu noteikumu rašanos, kas ir obligāti visiem. Tomēr šo noteikumu ievērošana jūsu kolēģiem nesagādās lielu apgrūtinājumu.

Pirmkārt, katram darbiniekam tagad būs pastāvīgi jāieslēdz programma MS Outlook. Kā pēdējais līdzeklis pārbaudiet savu e-pastu vismaz divas reizes dienā.

Otrkārt, kolēģiem būs jāatceras: uzdevums, kura autors ir sekretāre, nav viņa (sekretāra) kaprīze. Tas nav nekas vairāk kā direktora rīkojums, kas iesniegts elektroniskā formā. Tieši direktors iecēla izpildītāju un noteica uzdevuma izpildes termiņu, un par izpildi faktiski būs jāatskaitās direktoram, nevis kontrolierim-sekretāram.

Kā redzat, uzdevumu iestatīšanas process programmā MS Outlook ir diezgan vienkāršs un ir diezgan piemērots nelielam uzņēmumam, kurā katru dienu tiek iestatīti līdz 20 uzdevumiem. Galvenais, lai katrs no šādā veidā nosūtītajiem norādījumiem būtu noformēts maksimāli pareizi: tam ir konkrēts adresāts un termiņš, un tas tiek nosūtīts rakstiski. Uzdevuma darba pabeigšana ir skaidri reģistrēta. Savukārt kontrolieris ir atbrīvots no izpildītāju izsaukšanas ar atgādinājumiem: viņam tikai jāraugās, lai izpildes atskaite ierastos laikā.

Mēs izskatījām tikai vienu no iespējām automatizēt pasūtījumu izpildes uzraudzības sistēmu organizācijā. Tāpat kā jebkurai no kontroles metodēm, kuras mēs uzskaitījām raksta sākumā, arī šai ir savas priekšrocības un trūkumi. Taču, mūsuprāt, šī ir viena no optimālākajām budžeta alternatīvām uzņēmumam, kas tikai sāk atklāt elektronisko dokumentu pārvaldību.

Jevgeņija Kožanova, pirmsskolas izglītības iestāžu un personāla lietvedības speciāliste

Sākumā atcerēsimies pasūtījumu izpildes uzraudzības noteikumus, kurus vēlāk sāksim automatizēt, izmantojot standarta MS Excel iespējas.

Pastāv kontrole pār jautājumu risināšanas būtību un kontrole pār uzdevumu izpildes termiņiem.

Pamatīga kontrole

Kontrole pēc būtības ir novērtējums, cik pareizi, veiksmīgi un pilnībā jautājums ir atrisināts. Šādu kontroli veic (iestādes vai nodaļas) vadītājs vai īpaši pilnvarota persona. Atbildība par dokumentos atspoguļoto jautājumu pareizu un savlaicīgu risināšanu ir struktūrvienību vadītājiem un darbiniekiem, kam uzticēta dokumenta noformēšana. Izpildītājs parasti:

• norādīts vadītāja rezolūcijā uz dokumenta (piemēram, uz ienākošās vēstules, uz darbinieka iesnieguma) vai
• ir rakstīts tieši rīkojuma tekstā (parasti rīkojumā/protokolā atsevišķas instrukcijas tiek sastādītas kā patstāvīgas teksta rindkopas un formulētas tā, lai uzreiz būtu skaidrs, kas, kam un kad ir jādara; attiecīgi katrs postenis - uzdevums/instrukcija tiek kontrolēta atsevišķi) ,
• kad izpildītājs nav tieši norādīts, to nosaka saskaņā ar pienākumu sadali organizācijā.

Ja pārvaldnieka rezolūcijā/instrukcijā norādīti vairāki izpildītāji, par dokumenta/norādījuma izpildi un attiecīgi tā izpildes organizēšanu atbild pirmā rezolūcijā norādītā persona.

Norādījumi var izrietēt no dokumenta teksta, vai arī tie var būt “neatkarīgi”, t.i. nedokumentēti un tomēr pakļauti to izpildes kontrolei. Ja pasūtījums ir izveidots uz dokumenta pamata, tajā ir saite uz pamatdokumentu (skat. 1. attēla tabulas pirmo četru kolonnu aizpildīšanu). Instrukcijas izdod visu līmeņu vadītāji. Tomēr katra organizācija pati izlemj, kurus dokumentus/instrukcijas nodot kontrolei. Parasti tie visi ir organizācijas vadītāja un viņa vietnieku norādījumi. Kā lielāks daudzums dokumentiem organizācijā, jo svarīgāk ir sakārtot dokumentu izpildes uzraudzības darbu un jo selektīvāk organizācija pieiet jautājuma “ko mēs kontrolēsim” risinājumam - šeit svarīgs ir zelta vidusceļš. Tātad kontrole parasti tiek likta uz pirmās personas norādījumu izpildi, to veic pirmsskolas izglītības iestādes dienests vai sekretāre.

Norādījumiem jābūt skaidri un nepārprotami formulētiem:

• pats pasūtījums;
• izpildes periods;
• izpildītājs (pavēli var izpildīt vairākas personas, tad viena tiek iecelta par atbildīgo izpildītāju, bet pārējie tiek uzskatīti par līdzizpildītājiem).

Veidojot instrukcijas, vēlams tos ievērot vienkārši noteikumi: formulējumiem jābūt īsiem, kodolīgiem, novēršot interpretācijas neskaidrības, un tiem ir jābūt skaidri definētam un izmērāmam rezultātam.

Pasūtījuma izpildes laikā ir iespējamas šādas darbības:

• autors var mainīt pasūtījuma izpildes termiņu;
• autors var mainīt atbildīgo uzdevuma izpildītāju;
• izpildītāji veido atskaites par izpildes rezultātiem;
• autoram ir iespēja atgriezt pasūtījumu pārskatīšanai vai apstiprināt izpildes rezultātu.

Ja uzdevums tika sadalīts starp līdzizpildītājiem, tad atbildīgais izpildītājs saņem viņu darbības pārskatus. Viņš ir tas, kurš ģenerē galīgo vienoto ziņojumu un nosūta to autoram.

Kontrole pār termiņiem

Kontroli par dokumentu/pasūtījumu izpildes termiņiem veic vadības dokumentācijas atbalsta dienests (DOU), bet nelielā organizācijā - sekretārs.

Termiņu uzraudzības tehnoloģiju var iedalīt šādās procedūrās:

• visu kontrolēto dokumentu, instrukciju, instrukciju un vadības uzdevumu reģistrēšana;
• dokumenta savlaicīgas piegādes izpildītājam pārbaude;
• kontrolēto dokumentu datu pielāgošana, kad mainās izpildes termiņi, dokumenti tiek nodoti no izpildītāja izpildītājam, no sadalīšanas uz sadali (to ierakstām laukā “Izpildes statuss”, skat. 1. attēlu);
• atgādinājums izpildītājiem un nodaļu vadītājiem par neizpildītu dokumentu un instrukciju klātbūtni;
• vadītāju (nodaļu un organizāciju) informēšana par dokumentu noformēšanas statusu un gaitu;
• datu ievadīšana par dokumentu noformēšanu;
• situācijas un darbības disciplīnas līmeņa analīze organizācijai kopumā, pa struktūrvienībām, speciālistiem, dokumentu veidiem un citiem aspektiem.

Termiņi dokumentus var definēt:

Kā redzat, pasūtījuma izpildes termiņu parasti nosaka tā autors. Tiek pieņemts, ka pasūtījumi satur norādījumus "steidzami", tiek izpildīti 3 dienu laikā. Norādījums “nekavējoties” paredz 1 dienas termiņu pasūtījuma izpildei. Ja pasūtījumā nav norādīts izpildes datums, tas ir izpildāms 1 mēneša laikā no tā parakstīšanas dienas (līdz nākamā mēneša atbilstošajam datumam, un, ja plkst. nākammēnes tāda numura nav, tad līdz pēdējā diena mēnesis). Ja pasūtījuma izpildes termiņa pēdējā diena iekrīt brīvdienā, tas tiek izpildīts iepriekšējā darba dienā.

Dokumentiem, kas satur sarežģītu uzdevumu, var noteikt garus termiņus (vairāki mēneši, seši mēneši, gads). Šajā gadījumā tas ir nepieciešams sadalīt uzdevumu pa posmiem un soli pa solim uzraudzīt uzdevuma izpildi.

Termiņa kontrole ietver:

• strāvas kontrole,
• noderīgs un
• galīgā kontrole.

Galvenie kontroles veidi ir pašreizējā un profilaktiskā.

Zem strāvas kontrole izprast ikdienas informācijas sagatavošanu par dokumentiem, kuru derīguma termiņš beidzas šodien. Pašreizējā kontrole tiek veikta, katru dienu pārbaudot dokumenta gaitu un atgādinot darbuzņēmējam par izpildes termiņa beigām un nepieciešamību pabeigt darbu pie dokumenta. Par izpildes kontroli atbildīgie (mazā uzņēmumā - sekretāre) katru dienu, parasti darba dienas sākumā, apzina un sastāda to dokumentu sarakstu, kuru termiņš beidzas šodien.

Pašreizējā kontrole palīdz izveidot dienas darba plānu. Tas uzreiz parāda, kādi uzdevumi šodien jāpaveic (jautājuma atrisināšana sapulcē, dokumenta parakstīšana, faksa nosūtīšana utt.). Tāpēc dokumentu noformēšanas termiņu kontrole ir funkcija, kas obligāti ir paredzēta darba apraksts vadītāja sekretāre. Katru dienu, apzinot dokumentus, kuru termiņi tuvojas beigām, sekretāre noskaidro iespēju savlaicīgi atrisināt jautājumu un, ja termiņi tiek nokavēti, ziņo par to vadītājam.

Laikā profilaktiskā kontrole tiek sastādīti pārskati un paziņoti izpildītāji par dokumentiem, kuru termiņš beidzas 2-3 dienu laikā (mūsu organizācijā to darām 4 kalendārās dienas iepriekš). Un tad darbiniekam vēl ir laiks laicīgi atrisināt problēmu.

Kontroles pozīcija ir ļoti svarīga. Tikai kontroles orientācija uz palīdzību darbiniekiem, nevis uz trūkumu konstatēšanu, vēlme palīdzēt, atgādināt, nevis apsūdzēt, var nodrošināt vislielāko kontroles dienesta efektivitāti.

Sistemātiska izpildes pārbaude, ko prasmīgi un pareizi veic darbinieks, kurš taktiski atgādina, ka dokuments ir nepieciešams laicīgi, ka no laicīgas problēmas atrisināšanas ir atkarīga uzņēmuma labklājība utt., uzsver šī darbinieka nepieciešamību un viņa centieni. Turklāt “laika kartotēka” palīdz plānot vadītāja darba dienu, jo atspoguļo notikumus un uzdevumus konkrētajā datumā.

Ja darbuzņēmējam, saņemot dokumentu vai to izpildot, kļūst skaidrs, ka to nav iespējams izpildīt laikā, par to tiek ziņots vadītājam (šāda pasūtījuma autoram), kuram ir tiesības pārcelt izpildes termiņu. dokumenta noformēšana. Ja vadītājs pagarina termiņu, sekretārs saskaņā ar viņa norādījumiem reģistrācijas formā ieraksta jaunu termiņu.

Jautājums par dokumenta noformēšanas termiņa pārcelšanu jāizvirza ne vēlāk kā 1 dienu pirms mērķa termiņa beigām. Termiņa atlikšana ar atpakaļejošu datumu nav pieļaujama un automatizētās sistēmās principā nav iespējama.

Dokumentiem ar ilgu (vairāku mēnešu) izpildes termiņu izpildes starpposmus iespējams uzraudzīt, fiksējot informāciju par izpildes gaitu (to darām dokumenta reģistrācijas kartītes laukā “Izpildes statuss”).

Bieži vien problēmas risināšanai nepieciešams secīgs darbs pie dokumenta vairākiem izpildītājiem vai dokumenta saskaņošana ar vairākām nodaļām. Šādos gadījumos ir jākontrolē, cik ilgi dokuments atrodas pie katra izpildītāja. Nododot dokumentu, jāfiksē nodošanas fakts. Reģistrāciju parasti veic tās nodaļas sekretārs, kas nosūta dokumentu. Laukā “Izpildes statuss” atspoguļojam dokumenta kustību un tā nodošanas datumu.

Kad parādās dokumenti beidzies derīguma termiņš izpildi viņu saraksts tiek izdrukāts tajā pašā dienā un paziņots vadītājam.

Ja tiesības reģistrēt dokumentus var piešķirt plašam darbinieku lokam, tad izmaiņas, kas atspoguļo to izpildes gaitu, parasti veic tikai viens atbildīgais darbinieks: sekretāra palīgs vai pirmsskolas izglītības speciālists.

Dokumenta noņemšana no kontroles veic tikai pēc pilnīgas dokumenta noformēšanas: vadītāja lēmuma izpildes, atbildes dokumenta sagatavošanas, atbildes saņemšanas uz izejošo dokumentu vai citu dokumentētu izpildes fakta apstiprinājumu. Reģistrācijas kartītē jāieraksta dokumenta noformēšanas rezultāts (piemēram, “izsūtīts uzaicinājums”, “sūtīta vēstule no... Nē....” u.c.). Reģistrācijas kartē ir arī informācija par dokumenta noformēšanas datumu un norādīts lietas numurs atbilstoši nomenklatūrai, kurā noformētais dokuments ir iesniegts.

UZ galīgā kontrole ietver analītisko darbu, lai apkopotu izpildes disciplīnu un nodaļas vai organizācijas darbinieku darbības rezultātus kopumā. Galīgo kontroli veic darbinieki (dienests), kas atbild par izpildes uzraudzību, vai organizācijas sekretārs noteiktā biežumā (nedēļā, mēnesī, ceturksnī). Turpmākās kontroles rezultāti tiek atspoguļoti gala kvantitatīvos un sarakstu pārskatos par uzdevumu izpildes statusu (kontrolētie dokumenti). Tas ļauj vadībai zināt, ko dara konkrētais darbinieks (divīzija) un kā notiek lietas noteiktā darbības jomā (konkrētas problēmas risināšana).

Galīgā kontrole, obligātā kombinācijā ar profilaktisko kontroli, ir stimulējošs faktors darbinieku disciplīnas paaugstināšanā.

Pasūtījumu kontroles piemērs, izmantojot MS Excel

Tagad mēs parādīsim, ko var automatizēt, izmantojot standarta MS Excel iespējas. Lai sāktu, atveriet jaunu MS Excel darbgrāmatu un izveidot tajā tabulu ar laukiem/kolonnām/grafikiem, kas parādīti 1. attēlā. Šī ir galvenā tabula, kas parāda informāciju par pasūtījumu izpildes savlaicīgu kontroli mūsu organizācijā.

Tālāk atsevišķā šūnā ievietojiet formulu tā, lai, atverot no šīs lapas MS Excel vienmēr atrodas virs tabulas tika parādīts pašreizējais datums(1. attēlā norādīts ar numuru 1). Tad tas mums noderēs ikdienas darbā ar galdu. To var izdarīt divos veidos:

2. attēls

Sakļaut šovu

Šajā tabulā varat filtrēt rindas (t.i., kontrolētos pasūtījumus) pēc dažādiem kritērijiem. Bet, lai to izdarītu, ir jāiespējo filtrs:

3. attēls

Ekrāna poga, lai iespējotu filtru programmās MS Excel 2007 un 2010

Sakļaut šovu

4. attēls

Kritēriji tabulas rindu filtrēšanai pēc kolonnu satura programmās MS Excel 2007 un 2010

Sakļaut šovu

Iepriekš parādītie filtrēšanas kritēriji parādījās, noklikšķinot uz pelēkās kvadrātveida filtra pogas kolonnā “Mākslinieki” (atzīmēta ar 1. numuru). Šīs kolonnas šūnas ir aizpildītas ar tekstu, tāpēc programma mums piedāvāja šādas izvēles iespējas:

2 - pirmkārt, mēs varam filtrēt vienu vai vairākus izpildītājus, atstājot “atzīmes” tikai tiem; mēs arī varam izvēlēties tikai tukšas rindas, atstājot “ķeksīti” tikai pēdējā saraksta vienībā; ja atstājam izvēles rūtiņu pozīcijā “Atlasīt visu”, tad filtrēšana pēc šī kritērija netiks veikta (tas tagad ir parādīts attēlā);

3 - otrkārt, varat filtrēt pēc kolonnu šūnās esošā teksta, tomēr šis kritērijs ir piemērotāks, strādājot ar dokumenta kolonnu “Kopsavilkums” utt. Piemēram, ja mēs precīzi neatceramies nosaukumu, bet atceramies atslēgvārds, kam tajā jābūt, tad jāatlasa vienums “satur...” un jāieraksta šis vārds bez tā galotnes, tad filtra rezultātā ekrānā paliks tikai rindas, kurās ir vārds, ar kuru mēs ierakstījām dažādas galotnes laukā “Kopsavilkums” .

Filtru var noņemt, izvēloties tāda paša nosaukuma komandu - apzīmē ar skaitli 6. Ja rindas filtrējāt, vairākās kolonnās norādot dažādus atlases kritērijus, tad vienreiz atlasot šo komandu, filtrs tiks noņemts tikai tajā kolonnā, kurā atlasījāt tādu. komanda, ar atlikušajiem filtriem citās kolonnās paliks spēkā - katrs no tiem ir jānoņem atsevišķi. Tajās kolonnās, kurās ir iespējots filtrs, filtra izsaukšanas poga maina attēlu uz iespējoto filtra pogu.

Ja kolonna, pēc kuras satura vēlamies filtrēt tabulas rindas, ir aizpildīta ar datumiem, tad teksta filtra vietā programma mums piedāvās citu – īpašu datumiem – apzīmētu ar ciparu 4: varam atlasīt ne tikai konkrētu datumu, bet arī vēlāk vai agrāk par kādu datumu vai ierobežotu laika periodu, vakar, šodien vai rīt utt.

Mūsu tabulā ir 3 kolonnas ar datumiem.

Ciparu filtrs (apzīmēts ar skaitli 5) ir īpaši paredzēts darbam ar kolonnām, kuru saturs ir cipari (mūsu gadījumā tas ir dokumenta reģistrācijas numurs).

5. attēls

Kritēriji tabulas rindu filtrēšanai pēc kolonnu satura programmā MS Excel 2003

Sakļaut šovu

Programmā MS Excel 2003 filtru pēc kolonnas satura sauc tāpat ekrāna poga, tāpat kā jaunākās programmas versijās, taču noklikšķināšanas rezultātā tiek atvērts viens vispārīgs saraksts konkrētas šūnas vērtības izvēlei vai sarežģītāka filtrēšanas nosacījuma iestatīšanai, kas jau ir pielāgots atsevišķi tekstam, datumiem vai cipariem - tas tiek palaists atsevišķs ekrāna logs pēc saraksta elementa “(Stāvoklis...)” izvēles.

4. un 5. attēls skaidri parāda Pēc kādiem kritērijiem mēs tagad varam filtrēt? tabulas rindas programmā MS Excel dažādas versijas. Pasūtījumus varēsim filtrēt pēc izpildītāja, to autoriem, termiņiem, kontrolētajiem dokumentu datiem un jebkuras citas izklājlapā ievadītās informācijas. Turklāt būs iespējams vienlaikus filtrēt pēc vairākiem kritērijiem, piemēram:

• Kuriem pasūtījumiem konkrētam darbuzņēmējam šodien beidzas termiņš:
  ailē “Izpildītāji” atlasiet vajadzīgo darbinieku (skat. 2. ciparu 4. attēlā), un kolonnā “Maksājuma datums” filtrē rindas, kuru datums atbilst “šodien” kritērijam (4. attēlā) vai
• Kam mūsu izvēlētais vadītājs šomēnes deva norādījumus:
  ailē “Pasūtījuma autors” mēs atlasām analizējamo pārvaldnieku (4. attēlā 2), un kolonnā “Izpildes termiņš” filtrējam datumus, kas atbilst kritērijam “Šis mēnesis” (4. attēlā), utt.

Tagad mēs jums iemācīsim, kā jūs varat konfigurēt programmu tā, lai, atverot failu automātiski saņemt informāciju par to, kuri pasūtījumi ir jāizpilda, piemēram, pēc 4 dienām, lai iepriekš par to informētu izpildītājus. Lai to izdarītu, tabulā mēs nodrošinājām īpašu kolonnu, ko nosaucām par “Izplatīšanas periods”. Tagad konfigurēsim to:

• atlasiet šūnu I6 (pielāgotās kolonnas pirmajā rindā) un ierakstiet tajā zīmi “=”;
• uzklikšķiniet ar peli uz blakus esošās šūnas J6 (tajā pašā rindā, bet slejā "Derēšanas datums") un redzēsiet, ka tas ir iekļauts šūnas I6 satura aprēķināšanas formulā;
• pēc tam turpiniet pievienot formulu grāmatzīmēm, no tastatūras ierakstot “-4”;
• Šajā brīdī formulas aizpildīšana ir pabeigta (tās pašreizējo stāvokli vienmēr var redzēt formulas joslā, kas atrodas virs Excel lapas, sk. simbols 1 7. attēlā, mēs iegūstam “=j6-4”). Tagad nospiediet tastatūru Ievadiet- un tabulas šūnā parādīsies iegultās formulas aprēķina rezultāts;
• pēc tam formulu var pārkopēt uz nākamajām tabulas rindām, un tad tajās ailē “Izplatīšanas termiņš” datums vienmēr būs 4 dienas agrāks nekā kolonnā “Izpildes datums”: virziet peles kursoru apakšējā labajā stūrī. šūnas I6 stūrī (kamēr rādītājam "pelei" jābūt melna trekna krusta formā), noklikšķiniet uz kreisā poga"peli" un, to neatlaižot, velciet uz leju līdz kolonnas beigām, pēc tam atlaidiet pogu. I ailē jūs redzēsiet visu nepieciešamo brīdinājumu datumus (7. attēlā 2. numurs);
• Tad var pārliecināties, ka ailē “Izplatīšanas periods” šūnas ar esošajām automātiski tiek izceltas ar krāsu, t.i. šodienas datumi (1. oktobrī šīs būs dažas šūnas, un 2. oktobrī - dažādas utt.). Lai to izdarītu, jums ir jāizmanto nosacījumformatēšanas funkcija. Programmā MS Excel 2007 vai 2010 tas tiek darīts šādi:
  • atlasiet visas tabulas šūnas kolonnā “Izplatīšanas periods”, kas atrodas zem galvenes;
  • noklikšķiniet uz pogas Nosacījuma formatēšana grupā Stili uz cilnes mājas(sk. 6. attēlu), atlasiet komandu Šūnu atlases noteikumi un panelī, kas tiek atvērts kreisajā vai labajā pusē, atlasiet komandu datums. Tiks atvērts tāda paša nosaukuma dialoglodziņš, kurā ir divi saraksti (8. attēls): kreisajā pusē jāizvēlas pozīcija Šodien, un labajā pusē — veids, kā formatēt šūnas, kas atbilst šim nosacījumam, piemēram, Gaiši sarkans aizpildījums un tumši sarkans teksts. Nākamais klikšķis Labi.

8. attēlā parādīts, kā izskatās gatavā tabula ar nosacījumu formatējumu. Atverot šo tabulu, piemēram, 2012. gada 13. augustā speciālists var viegli noteikt, kuri paziņojumi tiek izsūtīti.

Tabulā var paredzēt pēdējās “tehniskās” kolonnas klātbūtni, tajā katrā rindā jāievieto cipars 1. Pēc tam, filtrējot pēc viena vai vairākiem kritērijiem, vienmēr ātri saskaitīsi filtrētās rindas. Lai to izdarītu, šajā kolonnā atlasiet atlikušās šūnas ekrānā ar peli - MS Excel aprēķinās to vērtību summu un ierakstīs to apakšējā atsauces rindā zem Excel lapas.

6. attēls

Nosacījuma formatēšana

Sakļaut šovu

Dokumentu noformēšanas termiņus var interpretēt dažādi. Piemēram, kurā brīdī jāsāk rēķināt termiņš (no rīkojuma izdošanas dienas vai nākamajā dienā pēc tā)? Vai tas jāskaita kalendārajās vai darba dienās? Ko darīt ar dokumentiem, kuru termiņš iekrīt nedēļas nogalē? Ko darīt, ja termiņš vispār nav norādīts? Uz visiem šiem jautājumiem ir sniegtas detalizētas atbildes, un daudz kas ir izskaidrots ar piemēriem (kopā 16) rakstā “Kā noteikt termiņus? "žurnāla Nr.8 12.lappusē" 2011.g

Ir nereāli kontrolēt visu organizācijas dokumentu izpildi. Tāpēc jums palīdzēs ieteikumi izpildes kontrolei pakļauto dokumentu saraksta noteikšanai. Jūs uzzināsiet, kādi termiņi parasti tiek noteikti un kā tas tiek darīts, kā arī uzzināsiet, kā varat kontrolēt mutiskus rīkojumus. Skatiet rakstu “Ko mēs kontrolēsim? "žurnāla Nr.7 30.lappusē" 2011.g

Pasūtījumu izpildes kontroles lietojumprogramma ir lielisks rīks, kas palīdzēs jums kontrolēt pasūtījumu izpildi jūsu organizācijā. Neskatoties uz vienkāršību, programma ir ļoti efektīva. Tika ierakstīta utilīta “Pasūtījumu izpildes kontrole”. Microsoft Excel, tāpēc šīs programmas galvenā darba vide ir tabulas. Lietotājs konfigurē pasūtījumu tabulu struktūru sev ērtā veidā.

Programma ir vairāku lietotāju, ar iespēju definēt piekļuves tiesības. Piemēram, parastam darbiniekam būs pieejama tikai atskaites veidošanas funkcija vadītājiem. Piekļuves tiesības konfigurē administrators. Jebkuram tabulas laukam varat savienot uzziņu grāmatas, kas dod Papildus informācija. Uzdevumu statusi (pabeigts, notiek, nepabeigts) tiek aprēķināti automātiski. Programma ģenerē atskaites neatkarīgi, var izveidot veidnes. Ir iespējams eksportēt atskaites uz elektroniskā forma. Lai lietotāji varētu ātri apgūt šo programmu, tika pievienota apmācības sistēma. Lai gan šīs utilītas izmantošana nebūs grūta, it īpaši tiem, kas ir strādājuši programmā Excel.

2010. gada 26. februāris 15:19

Aleksejs Afanasjevs, uzņēmuma InterTrust kvalitātes direktors

Daudzos Krievijas uzņēmumos, īpaši tajos, kas ir pieredzējuši pēdējie gadi strauji augot, tiek novērota tā pati problēma: organizācijas amatpersonu nespēja nodrošināt kvalitatīvu un pienācīgu kontroli pār savu norādījumu izpildi. Parasti no šīs problēmas cieš jauni uzņēmumi, savukārt organizācijas, kurām joprojām ir padomju pagātne, kā arī pašvaldību, reģionālo un federālo iestāžu administrācijas diezgan efektīvi izmanto direktīvās vadības pieredzi, kas mūsu valstī bija īpaši populāra pirms perestroikas. . Šajā rakstā kā galvenais mērķis ir izvirzīta pieredzes nodošana instrukciju izpildes uzraudzības jomā no vadītājiem uz mūsdienu uzņēmumiem.

Gandrīz jebkura veida organizācijas vadības darbība ir saistīta ar tās vadības norādījumu izpildi, tāpēc ir svarīgi izveidot kontroli pār norādījumu izpildi. Norādījumi var:

● piestiprina rezolūciju veidā uz iekšējiem un ienākošajiem dokumentiem (piemēram, piezīmēm un vēstulēm);

● jāformulē koleģiālo institūciju (protokolos) un atsevišķu vadības institūciju administratīvajos dokumentos (rīkojumos un rīkojumos).

Attiecībā uz pilsoņu aicinājumiem mēs atzīmējam sekojošo. Formāli darba kārtība ar viņiem ir identiska ienākošās korespondences apstrādei, tomēr termiņus regulē spēkā esošie federālā līmeņa tiesību akti, kas jāņem vērā gan vadītājam, kurš nosaka termiņus, gan uzaicinātajam darbuzņēmējam. ievērot šos termiņus.

Daudzi dokumenti ir apstrādes procesā dzīves cikls var pakļaut kontrolei. Redzam gan zīmoga nospiedumu ar burtu “K”, gan ar sarkanu pildspalvu rakstītu vai nospieduma veidā izgatavotu vārdu “Kontrole” (skat. 1.piemēru). Šādu piezīmju mērķis ir viens - pievērst uzmanību nepieciešamībai kontrolēt dokumenta tekstā vai rezolūcijā par to sniegtos norādījumus (mūsu piemērā ienākošajā vēstulē ir rezolūcija ar norādījumiem no Ignatova Yu.S. , kas un kad ir jādara). Līdz izpildes pabeigšanai šādi dokumenti tiek glabāti atsevišķā mapē. Pabeidzot izpildi, par to tiek izdarīta atzīme uz dokumenta (1.piemērā labajā apakšējā stūrī 2009.10.07. izdarīta atzīme par līguma noslēgšanu un dokumenta ievietošanu lietā Nr. 08-24).

Uzdevuma iestatīšana izpildītājiem

Kurš formulē pasūtījumu? To dara visu līmeņu vadītāji. Vienkārši parasti tiek kontrolēta pirmās personas vai visas organizācijas augstākās vadības norādījumu izpilde, un ar to nodarbojas pirmsskolas izglītības iestādes dienests. Un zemāka ranga vadītāju - nodaļu vadītāju norādījumus, kā likums, izpilda to pašu nodaļu darbinieki, kas atbild par biroja darbu tajās.

Šķiet, ka rezolūcijas vai administratīvā dokumenta tekstā jau vajadzētu skaidri un nepārprotami formulēt:

● pats pasūtījums,

● termiņš,

● konkrēts izpildītājs.

Ja nav izpildīts kaut viens no šiem nosacījumiem (kas notiek), nepieciešams atsevišķs darbinieks, kurš var skaidri pārformulēt vadītāju prasības, un, ja nepieciešams, sadalīt tās mazākās, bet ar skaidri noteiktiem izpildītājiem.

Formulējot norādījumus, ieteicams ievērot šādus vienkāršus noteikumus: formulējumam jābūt īsam, kodolīgam, maksimāli novēršot interpretācijas neskaidrības, un ar skaidri definētu un izmērāmu rezultātu. Tas viss ļaus jums netērēt laiku papildu pasūtījuma precizējumiem. No otras puses, tas dod izpildītājam mērķi, bet uzdevuma autoram pārliecību, ka rezultāts no izpildītāja darbības tiks sagaidīts.

Tālāk ir sniegti neskaidru formulējumu un atbilstošo pareizo teksta struktūru piemēri:

Kad organizācija nosaka kontroli pār instrukciju izpildi, diezgan ātri dokumenti sāk mainīties: vispārīgu prasību vietā parādās īsas un pilnīgas instrukcijas ar konkrētu izpildītāju, termiņu un sagaidāmo rezultātu. Tas būtiski paaugstina uzņēmuma vadības efektivitāti, ko gandrīz uzreiz atzīmē gan tā vadība, gan īpašnieki.

Pasūtījuma izpildes termiņš

Pasūtījumu izpildes termiņus organizācijā parasti nosaka autors-pārzinis, kurš izveidojis pasūtījumu. Dažos gadījumos pasūtījumu izpildes termiņu var noteikt ar organizācijas vietējo aktu vai ārēju normatīvo dokumentu.

Šeit citēsim federālo izpildinstitūciju mijiedarbības paraugnoteikumus:

Dokumenta fragments

Apstiprinātie federālo izpildvaras iestāžu mijiedarbības paraugnoteikumi. Krievijas Federācijas valdības 2005. gada 19. janvāra dekrēts Nr. 30 ar grozījumiem 2008. gada 21. februārī Pasūtījums ir izpildāms tajā norādītajā termiņā. Ja par izpildes termiņu ir noteikts laika periods, par tā sākumu tiek uzskatīts rīkojuma parakstīšanas datums. Rīkojums, kurā ir norāde “steidzami”, tiek izpildīts 3 dienu laikā. Instrukcija “nekavējoties” paredz 10 dienu termiņu pasūtījuma izpildei. Ja rīkojumā nav norādīts izpildes termiņš, tas ir izpildāms 1 mēneša laikā no tā parakstīšanas dienas (līdz nākamā mēneša atbilstošajam datumam un, ja tāda nav nākamajā mēnesī, tad līdz plkst. mēneša pēdējā diena). Ja pasūtījuma izpildes termiņa pēdējā diena iekrīt brīvdienā, tas tiek izpildīts iepriekšējā darba dienā.

Lai pilnveidotu organizācijas vadības sistēmu, ir lietderīgi kontrolētos rīkojumos unificēt izpildes termiņus – satuvināt tos vienā organizācijā iedibinātā bāzē. Sākotnēji šāds lēmums ir jādokumentē vietējā aktā, piemēram, Biroja vadības instrukcijās. Arī termiņa maiņai jābūt iespējamai tikai gadījumos, kas dokumentēti organizācijas vietējos aktos. Un, protams, ieviestajai termiņu aprēķināšanas sistēmai jāatbilst veselajam saprātam. Galu galā izpildītājam ir grūti atrast vairāk motivējošu faktoru nekā neiespējamu uzdevumu.

Sniegsim vairāku instrukciju formulējumu piemērus un paskaidrosim, kurš datums katram no tiem tiks uzskatīts par pēdējo rīkojuma savlaicīgas izpildes datumu. Tas ir ļoti svarīgi, jo... Šajā jautājumā bieži rodas neskaidrības.

Diezgan izplatīta situācija ir, kad viens vadītājs uzdevuma izpildi uztic citam zemāka līmeņa vadītājam, kurš pēc saviem ieskatiem nolaiž uzdevumu uz citu “stāvu zemāk”. Tādējādi pasūtījums iziet cauri vairāku vadītāju rokām, pirms nonāk pie gala izpildītāja. Tiesa, ejot lejup pa šīm kāpnēm, uzdevums var “sadalīties” vairākos “apakšuzdevumos”, ko dažādos laikos veic dažādi cilvēki. Šo sistēmu sauc par “ligzdota pasūtījuma” izveidi.

Formulējot“ligzdotajiem” pasūtījumiem ir svarīgi nodrošināt pagaidu rezervi. Attiecībā uz “vecāku” rīkojumu tam jābūt vismaz 1 līdz 3 darba dienām. Ieteicams izvairīties no pārāk lielas instrukciju “ligzdošanas”, izslēdzot no ķēdes tos vadītājus, kuri tikai “nodod stafeti tālāk”. Ja ir izpildītājs, kurš ir atbildīgs par visa pasūtījuma izpildi kopumā, viņu sauc par “atbildīgo izpildītāju”.

Piemēram, ja rīkojuma izpildes termiņu regulē ārējs normatīvais dokuments, citēsim Federālo likumu Nr. 59-FZ “Par Krievijas Federācijas pilsoņu pārsūdzības izskatīšanas kārtību”. Saskaņā ar šo dokumentu maksimālais termiņš Krievijas Federācijas pilsoņa rakstiska iesnieguma izskatīšanai ir 30 dienas, un to sāk skatīt no šāda dokumenta reģistrācijas brīža (Likums šai procedūrai atvēl 3 dienas no plkst. pieteikuma saņemšanas brīdī).

Ja pilsonim, piemēram, ir nepieciešama pašvaldības institūcijas palīdzība savu tiesību īstenošanā, tad tam nepieciešamais laiks bieži vien ievērojami pārsniedz 1 mēnesi. Šādā situācijā pieteikuma iesniedzējam mēneša laikā tiek nosūtīta rakstiska atbilde, kurā viņa jautājums netiek atrisināts pēc būtības, bet gan skaidri aprakstīta turpmākās palīdzības sniegšanas kārtība no iestādes. Pašā iestādē uz šādas sūdzības izskatīšanas pamata veidotais rīkojums ir jānodod darba kontrolei, regulāri iesniedzot pārskatu par situācijas attīstību vadītājam - rīkojuma autoram.

Bieži gadās, ka pilsoņi savus aicinājumus adresē nepareizi. Un tad adresāts tos nevis izskata, bet pārsūta iestādei vai amatpersonai, kuras kompetencē ir jautājums. Tam likumā noteiktas 7 dienas no pieteikuma reģistrācijas dienas. Šajā gadījumā pilsonim tiek paziņots par šādu novirzīšanu. Un, starp citu, Likums nepārprotami aizliedz sūtīt sūdzības izskatīšanai iestādei vai amatpersonai, kuras lēmums vai rīcība (bezdarbība) tiek pārsūdzēta.

Pasūtījumu izpildes uzraudzības kārtība

Tagad, ņemot vērā pamatinformāciju par instrukciju sagatavošanu, ir nepieciešams detalizēti apsvērt norādījumu izpildes uzraudzības procedūru.

Ņemiet vērā, ka konkrētā uzņēmumā var veikt pasūtījumu izpildes kontroles darbus:

● manuāli izmantojot reģistrācijas un kontroles karšu failu (RCC);

● elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēmā, kur “elektroniskajās kartēs” ierakstītās informācijas sastāvs paliek nemainīgs, bet daudzas darbības izpildītāju apziņošanai un atskaišu veidošanai par izpildes disciplīnu tiek veiktas automātiski;

● ir arī starpposma iespēja, kad darbu atvieglošanai tiek izmantotas MS Excel iespējas - kontrolē nodotie pasūtījumi ir aprakstīti tabulas veidā, kurā pēc tam var filtrēt informāciju pēc izpildītājiem, termiņiem utt. Skat.

Posmā “Novietošana kontrolei” biroja darbinieks reģistrē pasūtījumu. Ja tas ir uz dokumenta, tad uz tā tiek uzlikts zīmogs “K” vai “Kontrole”, vai tas pats tiek rakstīts ar spilgtu pildspalvu, tāpat ir iespējams vienkārši pārvietot dokumentu uz kontrolēto pasūtījumu mapi.

Izpildītājs, saņemot pasūtījumu, jāiepazīstas ar to un līdz pasūtījumā norādītā termiņa beigām jāpabeidz tajā noteiktie uzdevumi. Ja darbuzņēmējam ir jānodod darbs, kas jāveic citiem viņam padotajiem darbiniekiem, tad viņš veido zemāka līmeņa pasūtījumus, kā mēs runājām iepriekš.

Ja darbuzņēmējs saprot, ka termiņš neatbilst spējai izpildīt noteiktos uzdevumus laikā, viņš vēršas pie vadītāja, kurš izdevis rīkojumu, pārcelt izpildes datumu. Citā gadījumā, ja izpildītājs apzinās, ka pasūtījuma izpilde ir ārpus viņa kompetences un atbildības jomas, viņš var pieteikties uz pasūtījuma pilnīgu vai daļēju atcelšanu.

Ja vadītājs nolemj pārcelt termiņus vai atcelt pasūtījumu, viņš par to informē par termiņa kontroli atbildīgo personu. Jebkurā gadījumā izpildītāja lūgumi pārcelt vai atcelt norīkojumu jāiesniedz vadītājam pirms norīkojuma kontroles perioda termiņa beigām.

« Kontrole pār norādījumu izpildi pēc būtības» parasti veic darbinieks, kurš ir pietiekami kompetents, lai novērtētu sasniegtā izpildes rezultāta atbilstību uzdevumā izvirzītajam uzdevumam. Šādu kontroli var uzsākt kompetents darbinieks pēc darbības pārskata saņemšanas, un to var pabeigt, vai nu noņemot no kontroles, vai atgriežot to pārskatīšanai.

Rīkojuma “Kontroles noņemšanas” procedūru veic darbinieks, kurš ir pārbaudījis rīkojuma izpildi pēc būtības, kā arī tad, ja vadītājs apmierina lūgumu pilnībā noņemt rīkojumu.

Kā daļa no skatuves " Izpildes kontrole laikā» norīkots darbinieks vienlaikus kontrolē visu aktīvo, tas ir, šobrīd izpildāmo, pasūtījumu izpildes termiņus (ja šāds darbs organizācijā tiek veikts manuāli vai izmantojot MS Excel, tad to parasti veic sekretāre rīkojuma autora vai pirmsskolas izglītības iestādes dienesta darbinieku). Šobrīd lielāko daļu šī darba var veikt elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas, informējot izpildītājus par pasūtījumu izpildes pabeigšanas termiņiem. Paziņojums ir šķērsgriezuma brīdinājums visiem pasūtījumiem, kas nav izņemti no kontroles (skatiet 4. piemēru).

Atsevišķa izpildītāja slodze nemitīgi pieaug, un rezultātā elementāras aizmāršības dēļ strādnieku darba disciplīna sāk kristies. Periodiska darbinieku informēšana, piemēram, katru nedēļu, ļauj skaidri izprast veicamo uzdevumu apjomu un orientēties ziņošanas termiņos.

Informācijas lapa var būt vai nu īss (skatīt), vai pilnīgāks ar informācijas sastāvu, kas parādīts tabulā no. Starp citu, ja šādā MS Excel tabulā mēs filtrējam pasūtījumus konkrētam izpildītājam ar tukšu izpildes atzīmi, tad, izdrukājot rezultātu, mēs iegūsim citu informācijas lapas versiju izpildītājam.

Ja šādas lapas ģenerē EDMS, tad tabulas formā ir ērti iekļaut kolonnu ar atlikušo dienu skaitu līdz izpildes perioda beigām. Ļoti ērta ir arī pasūtījumu sarindošana pēc derīguma termiņa – tas ļauj darbuzņēmējam ātri orientēties un efektīvāk pārvaldīt savu darba laiku.

Ziņošana par izpildes disciplīnu

Dažas organizācijas praktizē izpildītāju starpposma atskaites. Ja nepieciešams regulāri sekot līdzi īpaši svarīgu pasūtījumu izpildes gaitai, to autori pasūtījuma tekstam pievieno informāciju par periodiskas, piemēram, iknedēļas atskaites nepieciešamību, kas jāsniedz visā izpildes periodā. Starpposma darbības pārskatu parasti sagatavo jebkurā rakstiskā formā vai memoranda veidā. Šādu ziņojumu sagatavošanu var veikt:

● pats izpildītājs

● viņam pakļautais sekretārs,

● par darba izpildes disciplīnu uzņēmumā atbildīgs darbinieks.

Lai periodiski vai pēc vadības pieprasījuma uzraudzītu izpildes disciplīnas līmeni organizācijā, tiek sagatavoti vairāku veidu ziņojumi, kas var attiekties uz darbības disciplīnu:

● atsevišķa izpilddirektore;

● īpašs iedalījums

● organizācija kopumā;

● noteikta vadītāja izdotas instrukcijas u.c.

Informācija tiek apkopota pārvaldības statistikas kopsavilkuma veidā par piegādātu, izpildītu un arī nodošanu citam pārskata periods instrukcijas. Lai nodrošinātu efektīvāku darbības disciplīnas pārvaldību, tiek izmantoti dažādi ziņošanas modeļi. Atskaites veidlapu iespējas ir izklāstītas E. Kameņevas atzinumā.

Tā kā šādi pārskati tiek sagatavoti gan par organizāciju kopumā, gan konkrēti par tās nodaļām, izpildītāju sadaļā tiek iekļautas tikai tās amatpersonas, kurām vadītājs tieši dod norādījumus. Piemēram, priekš ģenerāldirektors tie būs viņa vietnieki un darbības jomu vadītāji, savukārt nodaļas vadītājam tie būs nodaļu un, iespējams, nozaru vadītāji.

Pat ja organizācijā nav pilnīgas dokumentu plūsmas automatizācijas caur EDMS, šādu dokumentu ir diezgan ērti sagatavot un uzturēt Microsoft Excel vai OpenOffice.org Calc izklājlapu sistēmā. Šīm sistēmām ir lielā mērā līdzīga saskarne un funkcionalitāte, tās var palīdzēt automatizēt grāmatvedības uzskaiti un atskaites mazā un vidējā uzņēmumā. Galvenais ir skaidri zināt, kas tieši jums ir jāiegūst rezultātā.

Atzinums

Mēs izskatījām jautājumus par rīkojumu sniegšanu un izņemšanu no kontroles, kā arī metodiku rīkojumu izpildei un ziņošanai par to izpildes uzraudzību. Rakstā piedāvātie direktīvās vadības modeļi palīdzēs padarīt organizācijas vadību skaidrāku un caurskatāmāku.