Εάν κάποιος στείλει ένα αρχείο XML που περιέχει δεδομένα σε πίνακες, δεν θα χρειαστεί να διαβάσετε όλο το κείμενο και όλες τις γωνιακές αγκύλες με ετικέτα. Μπορείτε να φορτώσετε αυτό το έγγραφο απευθείας στο Excel, να πείτε στο Excel πώς να εμφανίζει το έγγραφο και να εργαστείτε με τα δεδομένα χρησιμοποιώντας χάρτες.

Τα τελευταία χρόνια, η XML (Extensible Markup Language) έχει γίνει μια κοινή μορφή για την ανταλλαγή πληροφοριών και δεν είναι ασυνήθιστο για άτομα και οργανισμούς να στέλνουν αρχεία XML μεταξύ τους. Οι απλές δομές στις οποίες βασίζεται η XML καθιστούν την ανταλλαγή πληροφοριών εξαιρετικά εύκολη, ανεξάρτητα από το αν όλα τα μέρη χρησιμοποιούν το ίδιο λογισμικό και προγράμματα περιήγησης. Ωστόσο, μέχρι πρόσφατα, παρόλο που τα γενικά βοηθητικά προγράμματα XML έχουν γίνει ευρέως διαδεδομένα, η γεφύρωση του χάσματος μεταξύ εγγράφων XML και της διεπαφής χρήστη ήταν ακόμα δύσκολη. Το Microsoft Excel κάνει αυτήν την εργασία εύκολη, τουλάχιστον για δεδομένα σε ένα πλέγμα πίνακα.

Αυτό το τέχνασμα χρησιμοποιεί λειτουργίες του Excel που είναι διαθέσιμες μόνο στο Excel για Windows παλαιότερα του 2003. Οι προηγούμενες εκδόσεις του Excel δεν τις υποστηρίζουν. Αυτές οι δυνατότητες δεν υποστηρίζονται σε τρέχουσες ή προγραμματισμένες εκδόσεις του Excel για Macintosh.

Ας ξεκινήσουμε με το απλό έγγραφο XML που εμφανίζεται στην Λίστα 8.1.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77

< ?xml version- "1.0" encoding- "UTF-8" ?> < sales> < sale> < date> 2003 - 10 - 05 < isbn> 0596005385 < title>Off1ce 2003 XML Essentia1s < priceus> 34.95 < quantity> 200 < customer IO= "1025" >Zork Βιβλία 2003-10-05 0596002920 34.95 10 Βιβλία της Δόξας 2003-10-05 0596002920 39.95 25 Βιβλία της Δόξας 2003-10-07 0596002378 29.95 5 Βιβλία της Δόξας 2003-10-18 0596002378 29.95 15 Κύμα τίτλου 2003-10-21 0596002920 39.95 15 Βιβλία για σένα

// Λίστα 8.1. Ένα απλό έγγραφο XML για ανάλυση στο Excel< ?xml version-"1.0" encoding-"UTF-8"?> 2003-10-05 0596005385 34.95 200 Τα βιβλία του Ζορκ 2003-10-05 0596002920 2003-10-05 0596002378 29.95 300 Τα βιβλία του Ζορκ 2003-10-05 0596005385 34.95 10 Βιβλία της Δόξας 2003-10-05 0596002920 39.95 25 Βιβλία της Δόξας 2003-10-07 0596002378 29.95 5 Βιβλία της Δόξας 2003-10-18 0596002378 29.95 15 Κύμα τίτλου 2003-10-21 0596002920 39.95 15 Βιβλία για σένα

Αυτό το έγγραφο μπορεί να ανοίξει απευθείας στο Excel χρησιμοποιώντας την εντολή Αρχείο → Άνοιγμα. Θα ανοίξει ένα πλαίσιο διαλόγου (Εικ. 8.1).

Εάν επιλέξετε το κουμπί επιλογής Ως λίστα XML, θα δείτε μια προειδοποίηση ότι το Excel θα δημιουργήσει το δικό του σχήμα για αυτό το έγγραφο, το οποίο δεν έχει σχήμα (Εικόνα 8.2).

Κάνοντας κλικ στο OK, θα δείτε ποιον τρόπο έχει επιλέξει το Excel για να παρουσιάσει τις πληροφορίες στο έγγραφο που ανοίγετε ως υπολογιστικό φύλλο (Εικόνα 8.3). Σημειώστε ότι το Excel αναμένει να συναντήσει τη μορφή ημερομηνίας που χρησιμοποιείται για το στοιχείο ημερομηνίας, επομένως οι ημερομηνίες που εισάγονται ως 2003-10-05 θα εμφανίζονται ως 10/5/2003.

Τώρα που το έγγραφό σας έχει φορτωθεί στο Excel, μπορείτε να επεξεργάζεστε τα δεδομένα όπως θα κάνατε με οποιαδήποτε άλλα δεδομένα στο Excel - εισάγοντάς τα σε τύπους, δημιουργώντας επώνυμες περιοχές, δημιουργία γραφημάτων με βάση το περιεχόμενο κ.λπ. Για να σας βοηθήσει, το Excel έχει ενσωματώσει πολλά -σε δυνατότητες ανάλυσης δεδομένων.

Οι αναπτυσσόμενες λίστες στις κεφαλίδες στηλών σάς επιτρέπουν να επιλέξετε τον τρόπο ταξινόμησης των δεδομένων (από προεπιλογή, τα δεδομένα εμφανίζονται με τη σειρά με την οποία καταγράφηκαν στο έγγραφο προέλευσης). Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε την εμφάνιση της γραμμής Σύνολο. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή εργαλείων Λίστα ή να κάνετε δεξί κλικ οπουδήποτε στη λίστα και να επιλέξετε την εντολή Λίστα → Σύνολο γραμμής από το μενού περιβάλλοντος. Όταν εμφανιστεί η γραμμή σύνοψης, μπορείτε να επιλέξετε τον τύπο των πληροφοριών περίληψης στο αναπτυσσόμενο μενού (Εικ. 8.4).

Ρύζι. 8.4. Επιλογή συνόλων για μια λίστα XML στο Excel

Τα δεδομένα μπορούν να ενημερωθούν προσθέτοντας πληροφορίες από ένα έγγραφο XML με την ίδια δομή στην περιοχή που ενημερώνεται. Εάν έχετε άλλο έγγραφο με αυτήν τη δομή, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στη λίστα, να επιλέξετε XML → Εισαγωγή από το μενού περιβάλλοντος και να επιλέξετε το δεύτερο έγγραφο. Επιπλέον, μετά την επεξεργασία, μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα πίσω σε ένα αρχείο XML κάνοντας δεξί κλικ στη λίστα και επιλέγοντας XML → Εξαγωγή από το μενού περιβάλλοντος. Αυτό μετατρέπει το Excel σε ένα πολύ βολικό εργαλείο για την επεξεργασία απλών εγγράφων XML με δομή πίνακα.

Εάν τα δεδομένα είναι αρκετά απλά, μπορείτε συχνά να εμπιστευτείτε το Excel για να επιλέξετε πώς να παρουσιάσετε τα περιεχόμενα του αρχείου και να χρησιμοποιήσετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις που παρέχονται. Εάν τα δεδομένα γίνονται πιο πολύπλοκα, ειδικά εάν περιέχουν ημερομηνίες ή κείμενο που μοιάζει με αριθμούς, τότε μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε σχήματα XML για να πείτε στο Excel πώς να διαβάζει τα δεδομένα και ποια δεδομένα χωρούν σε έναν δεδομένο χάρτη. Για το έγγραφό μας, το σχήμα XML μπορεί να μοιάζει με τη Λίστα 8.2.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

< ?xml version= "1.0" encoding= "UTF-8" ?> < xs: schema xmlns: xs= "http://www.w3.org/2001/XMLSchema" elementFormDefault="qualified" >< xs: element name= "sales" > < xs: complextype> < xs: sequence> < xs: element maxOccurs= "unbounded" ref= "sale" > < xs: element name= "sale" > < xs: complextype> < xs: sequence> < xs: element ref= "date" > < xs: element ref= "ISBN" > < xs: element ref= "T1tle" > < xs: element ref= "PriceUS" > < xs: element ref= "quantity" > < xs: element ref= "customer" > < xs: element name= "date" type= "xs:date" > < xs: element name= "ISBN" type= "xs:string" > < xs: element name= "Title" type= "xs:string" > < xs: e1ement name= "PriceUS" type= "xs:decimal" > < xs: element name= "quant1ty" type= "xs:integer" > < xs: element name= "customer" > < xs: complextype mixed= "true" > < xs: attribute name= "ID" use = "required" type= "xs:integer" >

// Λίστα 8.2. Σχήμα για δεδομένα πωλήσεων βιβλίων< ?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

Σημειώστε ότι το στοιχείο ημερομηνίας ορίζεται ως ημερομηνία και το στοιχείο ISBN ορίζεται ως συμβολοσειρά και όχι ως ακέραιος. Εάν ξεκινήσετε ανοίγοντας αυτό το διάγραμμα αντί για το έγγραφο, θα αναγκάσετε το Excel να φορτώσει το έγγραφο αποθηκεύοντας το αρχικό μηδέν στο ISBN.

Αυτή τη φορά, θα δημιουργήσετε τη λίστα πριν φορτώσετε το έγγραφο XML, ξεκινώντας με ένα κενό φύλλο εργασίας. Θα χρειαστεί να ανοίξετε το παράθυρο εργασιών Προέλευση XML. Εάν δεν είναι ήδη ανοιχτό, πατήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl+Fl. Στη συνέχεια, από την αναπτυσσόμενη λίστα στο επάνω μέρος του παραθύρου εργασιών, επιλέξτε XML Source και θα δείτε κάτι παρόμοιο με το Σχ. 8.6.

Για να κατεβάσετε το διάγραμμα, κάντε κλικ στο κουμπί Χάρτες XML. Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου XML Maps (Εικόνα 8.7).

Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη για να ανοίξετε το σχήμα και να επιλέξετε το σχήμα (Εικόνα 8.8). Εάν το σχήμα δεν περιορίζει τα έγγραφα σε ένα αρχικό στοιχείο, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου που σας ζητά να επιλέξετε ένα ριζικό στοιχείο. Επειδή τα έγγραφα σε αυτό το παράδειγμα ξεκινούν με το στοιχείο πωλήσεις, επιλέξτε "πωλήσεις".

Όταν κάνετε κλικ στο OK, θα εμφανιστεί μια προειδοποίηση που σας προειδοποιεί ότι τα διαγράμματα μπορεί να είναι δύσκολο να ερμηνευτούν. Το XML Schema είναι μια τεράστια προδιαγραφή που υποστηρίζει έναν εξαιρετικά μεγάλο αριθμό δομών που δεν ταιριάζουν με τον τρόπο που το Excel κατανοεί τις πληροφορίες, επομένως το Excel έχει ορισμένους περιορισμούς.

Στο πλαίσιο διαλόγου Χάρτες XML, το Excel θα υποδείξει ότι το διάγραμμα έχει προστεθεί στο υπολογιστικό φύλλο. Εάν κάνετε κλικ στο OK, επιστρέφετε στο κύριο παράθυρο του Excel και εμφανίζεται ένα διάγραμμα που δείχνει τη δομή του σχήματος στο παράθυρο εργασιών Προέλευση XML. Τώρα που έχετε τη δομή, μπορείτε να δημιουργήσετε τη λίστα. Ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε αυτό, ειδικά με μικρά έγγραφα όπως το δικό μας, είναι να σύρετε το εικονίδιο πωλήσεων στο κελί A1.

Τώρα που έχετε δημιουργήσει ένα σπίτι για τα δεδομένα σας, πρέπει να το μεταφέρετε. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή δεδομένων XML στη γραμμή εργαλείων Λίστα ή να κάνετε δεξί κλικ στη λίστα και να επιλέξετε XML → Εισαγωγή από το μενού περιβάλλοντος. Εάν επιλέξετε ένα αρχείο που ανοίξατε νωρίτερα (στη Λίστα 8.1), θα δείτε το αποτέλεσμα όπως στην Εικ. 8.3. Σημειώστε την προσθήκη των αρχικών μηδενικών στις τιμές, οι οποίες είναι πλέον κείμενο όπως θα έπρεπε.

Μπορείτε επίσης να σύρετε στοιχεία μεμονωμένα εάν θέλετε να τα αναδιατάξετε ή να τοποθετήσετε διαφορετικά κομμάτια πληροφοριών σε διαφορετικά σημεία του υπολογιστικού φύλλου.

Η υποστήριξη του Excel για χάρτες και λίστες XML σημαίνει ότι μπορείτε να δημιουργήσετε υπολογιστικά φύλλα που λειτουργούν με δεδομένα που περιέχονται σε ξεχωριστά αρχεία με μεγαλύτερη ευελιξία από ό,τι ήταν δυνατό με προηγούμενες μορφές, όπως CSV (τιμή διαχωρισμένη με κόμμα) ή μορφή οριοθετημένη με στηλοθέτες .

Αντί να συνδεθεί σε μια βάση δεδομένων για να επεξεργαστεί δεδομένα διαδραστικά, ο χρήστης μπορεί να επεξεργαστεί το αρχείο XML ενώ βρίσκεται στο αεροπλάνο και να το μεταφέρει στον πελάτη αμέσως μετά την προσγείωση. Ίσως το καλύτερο χαρακτηριστικό των νέων δυνατοτήτων XML του Excel είναι η ευελιξία τους. Εφόσον τα δεδομένα είναι οργανωμένα σε μια δομή που ακολουθεί ένα πλέγμα πίνακα, το Excel έχει πολύ λίγους κανόνες σχετικά με τα είδη XML που μπορούν να περάσουν εκεί. Με λίγα κλικ και χωρίς καθόλου προγραμματισμό, μπορείτε να ενσωματώσετε δεδομένα XML σε υπολογιστικά φύλλα.

Το Microsoft Excel είναι ένα βολικό εργαλείο για την οργάνωση και τη δομή μιας μεγάλης ποικιλίας δεδομένων. Σας επιτρέπει να επεξεργάζεστε πληροφορίες χρησιμοποιώντας διαφορετικές μεθόδους και να επεξεργάζεστε σύνολα δεδομένων.

Ας εξετάσουμε τις δυνατότητες χρήσης του για τη δημιουργία και επεξεργασία αρχείων εφαρμογών web. Χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο παράδειγμα, θα μελετήσουμε τα βασικά της εργασίας με XML στο Excel.

Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο XML από το Excel

Το XML είναι ένα πρότυπο αρχείου για τη μετάδοση δεδομένων στον Ιστό. Το Excel υποστηρίζει την εξαγωγή και την εισαγωγή του.

Ας δούμε τη δημιουργία ενός αρχείου XML χρησιμοποιώντας το παράδειγμα ενός ημερολογίου παραγωγής.

1. Ας φτιάξουμε έναν πίνακα από τον οποίο πρέπει να δημιουργήσετε ένα αρχείο XML στο Excel και να το γεμίσετε με δεδομένα.
2. Ας δημιουργήσουμε και εισάγουμε έναν χάρτη XML με την απαιτούμενη δομή εγγράφου.
3. Εξαγωγή δεδομένων πίνακα σε μορφή XML.

Αποθηκεύουμε το αρχείο ως XML.

Άλλοι τρόποι λήψης δεδομένων XML (σχήμα):

1. Λήψη από βάση δεδομένων, εξειδικευμένη επιχειρηματική εφαρμογή. Τα προγράμματα μπορούν να παρέχονται από εμπορικούς ιστότοπους και υπηρεσίες. Απλές επιλογές είναι δημόσια διαθέσιμες.
2. Χρησιμοποιήστε έτοιμα δείγματα για να δοκιμάσετε χάρτες XML. Τα δείγματα περιέχουν τα κύρια στοιχεία και τη δομή XML. Αντιγράψτε και επικολλήστε στο Σημειωματάριο και αποθηκεύστε με την επιθυμητή επέκταση.



Πώς να αποθηκεύσετε ένα αρχείο Excel σε μορφή XML

Μία από τις επιλογές:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Office. Επιλέξτε "Αποθήκευση ως" - "Άλλες μορφές".
2. Δίνουμε ένα όνομα. Επιλέξτε τη θέση αποθήκευσης και τον τύπο αρχείου – XML.

Περισσότερες επιλογές:

1. Κάντε λήψη του μετατροπέα XLC σε XML. Ή βρείτε μια υπηρεσία που σας επιτρέπει να εξάγετε το αρχείο online.
2. Κάντε λήψη του πρόσθετου XML Tools από τον επίσημο ιστότοπο της Microsoft. Διατίθεται ελεύθερα.
3. Άνοιγμα νέου βιβλίου. Κουμπί γραφείου - "Άνοιγμα".

Πώς να ανοίξετε ένα αρχείο XML στο Excel

Κάντε κλικ στο OK. Μπορείτε να εργαστείτε με τον πίνακα που προκύπτει όπως με οποιοδήποτε αρχείο Excel.

Πώς να μετατρέψετε ένα αρχείο XML σε Excel

Επεξεργαζόμαστε τον πίνακα που δημιουργήθηκε και τον αποθηκεύουμε σε μορφή Excel.

Πώς να συλλέξετε δεδομένα από αρχεία XML στο Excel

Η αρχή της συλλογής πληροφοριών από πολλαπλά αρχεία XML είναι η ίδια με την αρχή του μετασχηματισμού. Όταν εισάγουμε δεδομένα στο Excel, ο χάρτης XML μεταφέρεται ταυτόχρονα. Άλλα δεδομένα μπορούν να μεταφερθούν στο ίδιο σχήμα.

Κάθε νέο αρχείο θα συνδέεται με έναν υπάρχοντα χάρτη. Κάθε στοιχείο στη δομή του πίνακα αντιστοιχεί σε ένα στοιχείο του χάρτη. Επιτρέπεται μόνο μία δέσμευση δεδομένων.

Για να διαμορφώσετε τις επιλογές σύνδεσης, ανοίξτε το εργαλείο Ιδιότητες χάρτη από το μενού Προγραμματιστής.

Δυνατότητες:

1. Κάθε νέο αρχείο θα ελέγχεται από το Excel για συμμόρφωση με την εγκατεστημένη κάρτα (αν τσεκάρουμε το πλαίσιο δίπλα σε αυτό το στοιχείο).
2. Τα δεδομένα ενδέχεται να ενημερωθούν. Ή θα προστεθούν νέες πληροφορίες στον υπάρχοντα πίνακα (είναι λογικό εάν χρειάζεται να συλλέξετε δεδομένα από παρόμοια αρχεία).

Αυτοί είναι όλοι οι χειροκίνητοι τρόποι εισαγωγής και εξαγωγής αρχείων.

Όσοι είναι κάτοχοι του υπέροχου προγράμματος TextKit, ή τουλάχιστον έχουν ακούσει γι' αυτό (όσοι δεν το έχουν, επειγόντως) θα πρέπει να έχουν παρατηρήσει μεταξύ των δυνατοτήτων του την ανάλυση εγγράφων XML σε οποιοδήποτε πρότυπο. Δηλαδή, εάν έχουμε ένα έγγραφο XML, μπορούμε εύκολα να δημιουργήσουμε έναν ιστότοπο χρησιμοποιώντας το TextKit.

Παραμένει ένα μικρό πρόβλημα, πώς να αποκτήσετε αυτό το XML. Μάλιστα, για να δημιουργήσετε έναν ιστότοπο, μπορείτε να πάρετε έτοιμα έγγραφα από διάφορα προγράμματα συνεργατών, όπως το MixMarket ή το Ozone. Αλλά για αυτούς κάποια άλλη στιγμή. Θα σας πω πώς να αποκτήσετε XML από έναν κανονικό πίνακα XLS. Στην πραγματικότητα, είναι μια μορφή MS Excel.

Η κατοχή αυτής της γνώσης θα μας επιτρέψει να δημιουργήσουμε ιστότοπους χρησιμοποιώντας το TextKit από οποιαδήποτε βάση δεδομένων στο Excel. Θα εργαστούμε στο γραφείο του 2007.

1) Κατεβάστε το πρόσθετο για εργασία με XML από εδώ.

2) Μεταβείτε στο κύριο μενού του Excel, παράμετροι.

3) Στο μενού που ανοίγει, επιλέξτε «Πρόσθετο». Αναζητούμε το στοιχείο "Manage", επιλέγουμε "Excel Add-ins" και κάνουμε κλικ στο "Go":

4) Στο παράθυρο που ανοίγει, χρησιμοποιήστε το «Browse» για να επιλέξετε το αρχείο που χρειαζόμαστε XmlTools.xla, προσθέστε το στον πίνακα και ενεργοποιήστε το επιλέγοντας το πλαίσιο δίπλα του.

Από προεπιλογή, αυτό το αρχείο αποθηκεύεται στον ακόλουθο φάκελο στον σκληρό σας δίσκο:
\Office Samples\OfficeExcel2003XMLToolsAddin.

5) Εάν τα κάνατε όλα σωστά, τότε στις "Επιλογές" στην ενότητα "Πρόσθετα" θα δείτε την εγκατεστημένη επέκταση:

Τώρα παίρνουμε τα δεδομένα μας για να δημιουργήσουμε ένα έγγραφο XML και εργαζόμαστε με αυτό.

1) Κάντε κλικ στο κουμπί στον πίνακα. Επιλέξτε το πρώτο στοιχείο:

2) Στο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέξτε ναι/όχι εάν τα δεδομένα μας περιέχουν/δεν περιέχουν κεφαλίδα, στη δική μου περίπτωση περιέχει, οπότε αλλάζω το πλαίσιο ελέγχου σε ναι. Εδώ κρατάμε πατημένο το μικρό κουμπί "pip" για να επιλέξουμε κελιά με δεδομένα:

3) Σύροντας, επιλέξτε τα δεδομένα για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο XML. Πατήστε το κουμπί και κάντε κλικ στο OK.

Εάν όλα έγιναν σωστά, το σημάδι θα γίνει μπλε και άσπρο και το μενού θα αλλάξει πολύ:

Λοιπόν, αυτό είναι σχεδόν όλο. Τώρα μεταβείτε στις επιλογές αποθήκευσης εγγράφων και επιλέξτε δεδομένα XML εκεί.

Στην πραγματικότητα, αυτό είναι όλο! Λάβαμε ως έξοδο ένα έτοιμο έγγραφο XML, το οποίο μπορούμε τώρα να αναλύσουμε στον αναλυτή χωρίς κανένα πρόβλημα. Αλλά περισσότερα για αυτό κάποια άλλη φορά :)