สวัสดี! ในบทความนี้เราจะพูดถึงหนึ่งในเครื่องมือการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด - เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

วันนี้คุณจะได้เรียนรู้:

• ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์คืออะไร
• คุณจะประยุกต์เมทริกซ์ในชีวิตประจำวันได้อย่างไร (พร้อมตัวอย่าง)
• เทคนิคอะไรบ้างที่จะช่วยให้คุณประหยัดเวลา?

“ถ้าไม่มีอะไรทำก็อีกยาวไกลถึงค่ำ” ภูมิปัญญาชาวบ้านกล่าว คำพังเพยที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงเกิดขึ้นจากคนที่มีงานยุ่งซึ่งต้องแข่งกับเวลา: “เราจะเพิ่มเวลาอีกยี่สิบห้าชั่วโมงให้กับวันได้อย่างไร?”

ในสภาวะของการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ไม่ช้าก็เร็วนักธุรกิจทุกคนต้องเผชิญกับคำถามเรื่องการกระจายทรัพยากรเวลาอย่างเหมาะสม เงื่อนไขการเริ่มต้นเท่าเทียมกันสำหรับประชากรทุกคนบนโลก - หนึ่งชั่วโมงรวมหกสิบนาทีสำหรับทุกคนอย่างแน่นอน แต่การที่ผู้คนบริหารจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นเป็นตัวกำหนดความแตกต่างระหว่างคนที่ประสบความสำเร็จและผู้แพ้ตลอดกาล

Eisenhower Matrix เป็นวิธีการจัดเวลา

การบริหารเวลาหรือคือการควบคุมระยะเวลาที่ใช้ในกิจกรรมเฉพาะอย่างมีสติ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์ เป็นหนึ่งในเครื่องมือการบริหารเวลายอดนิยมที่ใช้ในการจัดลำดับความสำคัญของธุรกิจและงานส่วนตัว โดยยึดหลักการแบ่งกรณีทั้งหมดออกเป็น 4 ประเภท ขึ้นอยู่กับระดับความสำคัญและความเร่งด่วน เมทริกซ์นี้สะดวกที่สุดในการใช้สำหรับการวางแผนระยะสั้นและระยะกลาง

แนวทางนี้คิดค้นโดยดไวต์ เดวิด ไอเซนฮาวร์ นายพลกองทัพบกในช่วงสงครามโลกครั้งที่สอง และต่อมาเป็นประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา นักการเมืองมักจะชื่นชมคนรอบข้างด้วยความสามารถของเขาในการทำทุกอย่าง

กาลครั้งหนึ่ง ชาวอเมริกันค้นหาวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดการเวลาอย่างไร้ผล และไม่พบวิธีใดวิธีหนึ่งที่มีอยู่ จึงพัฒนามันขึ้นมาเอง Time Matrix ยังคงน่าทึ่งในเรื่องความเรียบง่ายและอัจฉริยะ และผู้คนนับล้านทั่วโลกก็ใช้มันในการวางแผน

เมื่อมองเห็นแล้ว เมทริกซ์ลำดับความสำคัญจะแบ่งออกเป็นสี่จตุภาค โดยสิ่งต่าง ๆ จะจัดอยู่ในหมวดหมู่: สำคัญและเร่งด่วน สำคัญและไม่เร่งด่วน ไม่สำคัญและเร่งด่วน ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

ผู้ใช้เมทริกซ์จะถูกขอให้เข้าสู่กิจกรรมที่วางแผนไว้ทั้งหมดลงในจตุภาคเหล่านี้ งานที่ใหญ่ที่สุดจะเกิดขึ้นอย่างแน่นอนเมื่อบุคคลเลือกระหว่างสาขาเหล่านี้ เพื่อตัดสินใจว่าสิ่งใดจะต้องทำก่อนและสิ่งใดรองลงมา

ลักษณะของจตุภาค

Quadrant A: สำคัญและเร่งด่วน

ฟิลด์นี้ควรใช้เพื่อบันทึกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับลำดับความสำคัญในชีวิตของบุคคลและไม่สามารถล่าช้าได้ พื้นที่เหล่านี้มักได้แก่ ครอบครัว อาชีพ (สำหรับนักเรียน - การเรียน) สุขภาพและความปลอดภัย

กรณีเหล่านี้สอดคล้องกับข้อความต่อไปนี้:

1. การไม่ทำเช่นนี้ในอนาคตอันใกล้นี้จะทำให้คุณหลุดออกจากเป้าหมายชีวิตระยะยาวอย่างมีนัยสำคัญ

ตัวอย่าง.คุณคาดว่าจะมีโปรโมชั่นในอนาคตอันใกล้นี้ ผู้จัดการขอให้คุณส่งรายงานความคืบหน้าโดยเร็วที่สุด มันเป็นสิ่งสำคัญ? ใช่ เพราะคุณคงไม่อยากพลาดโอกาสในการเติบโตในอาชีพการงาน นี่เป็นเรื่องเร่งด่วนเหรอ? ใช่ เพราะตอนนี้เป็นเวลาที่จะแสดงผลงานของคุณแล้ว

1. การไม่ขอความช่วยเหลือจากแพทย์ทันทีอาจส่งผลร้ายแรงได้

ตัวอย่าง.คุณมีอาการปวดฟัน สำคัญ? ทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพมีความสำคัญเสมอ ด่วนที่สุด? คุณเสี่ยงต่อการสูญเสียฟันและกินยาแก้ปวดได้ไม่นาน

Quadrant B: สำคัญและไม่เร่งด่วน

คนที่ประสบความสำเร็จจะทำงานส่วนใหญ่ในจตุภาคนี้ กิจกรรมเหล่านี้เป็นกิจกรรมประจำวันที่ให้บริการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายสำคัญในทุกด้านของชีวิตอย่างสม่ำเสมอ สิ่งเหล่านี้ล้วนมีความสำคัญ แต่ไม่มีการเร่งรีบ เช่นเดียวกับในกรณีของควอแดรนท์ A

คนที่ประสบความสำเร็จไม่ได้นำเรื่องสำคัญของเขาเข้าสู่ภาวะฉุกเฉิน แต่จะค่อยๆ ดำเนินการให้เสร็จสิ้น เขาส่วนใหญ่มักจะมีเวลาตัดสินใจอย่างรอบคอบโดยสร้างอาคารแห่งอนาคตของเขาด้วยอิฐด้วยอิฐ

โซนนี้รวมกิจกรรมในชีวิตประจำวันที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับประเด็นสำคัญของชีวิต ได้แก่ งาน ครอบครัว การพัฒนาตนเอง สุขภาพ

เกณฑ์เดียวที่ใช้กับพวกเขา:

• งานต้องเสร็จแต่สามารถเลื่อนออกไปได้สักระยะหากมีเรื่องสำคัญและเร่งด่วนเกิดขึ้น

ตัวอย่าง.คุณเป็นโปรแกรมเมอร์และต้องส่งโปรแกรมที่คุณเขียนภายในวันจันทร์ วันนี้เป็นวันพฤหัสเท่านั้น ทุกอย่างพร้อม แต่คุณตัดสินใจเลื่อนส่งงานเป็นวันศุกร์เพื่อตรวจสอบทุกอย่างอย่างละเอียดอีกครั้ง

กรณีต่างๆ จากจตุภาค B หากไม่ได้รับการเอาใจใส่เพียงพอ สามารถย้ายไปยังจตุภาค A ได้ เป้าหมายของคุณคือป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น มันเกิดขึ้นที่เรื่องสำคัญปรากฏขึ้นอย่างกะทันหันด้วยเหตุผลที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ แต่บ่อยครั้งที่ตัวเราเองนำสิ่งต่าง ๆ ไปสู่สภาวะนี้โดยเพิกเฉยต่อการตรวจป้องกันกับแพทย์และเลื่อนงานที่สำคัญให้เสร็จสิ้นไปจนถึงกำหนดเวลา

Quadrant S: ไม่สำคัญและเร่งด่วน

งานเหล่านี้อยู่ห่างไกลจากลำดับความสำคัญหลักของคุณ แต่การทำเช่นนั้นจะทำให้ชีวิตของคุณสบายขึ้นและสามารถให้บริการคุณได้ดีเมื่อเวลาผ่านไป

บริเวณนี้มีการประชุมและสนทนาที่คุณเข้าร่วมด้วยความสุภาพหรือไม่จำเป็น เช่น วันเกิดของคนไม่สนิท งานบ้านที่ไม่คาดคิด และงานบางอย่าง

กิจการของจตุภาคนี้มีลักษณะดังต่อไปนี้:

1. การทำภารกิจนี้ให้เสร็จสิ้นอย่างรวดเร็วจะช่วยได้

ตัวอย่าง.คุณกำลังวางแผนจะซื้อเครื่องปรับอากาศและได้ยินมาว่าจะมีการลดราคาเพียงวันเดียวเท่านั้น สำคัญ? ไม่ได้โดยเฉพาะอย่างยิ่ง. โลกจะไม่ล่มสลายเว้นแต่คุณจะซื้อเครื่องปรับอากาศราคาถูกกว่าที่คุณวางแผนไว้ ด่วนที่สุด? ใช่ การขายมีผลหนึ่งวัน โบนัสที่ดี: การซื้อด่วนจะช่วยให้คุณประหยัดงบประมาณของครอบครัวได้เล็กน้อย

1. การทำงานเหล่านี้ให้สำเร็จโดยทางอ้อมอาจเป็นประโยชน์ต่อเป้าหมายที่ซ่อนอยู่ แม้ว่าจะไม่รับประกันก็ตาม

ตัวอย่าง.คุณเป็นนักข่าว คุณได้รับเชิญไปงานเลี้ยงซึ่งบรรณาธิการหนังสือพิมพ์ที่คุณสนใจอาจมา สำคัญ? ไม่เฉพาะเจาะจง ทุกอย่างคลุมเครือเกินไป ด่วนที่สุด? ใช่ เนื่องจากงานเลี้ยงจะไม่คงอยู่ตลอดไป คุณต้องตัดสินใจ - จะไปหรือไม่ไป

มีแนวโน้มว่าคุณจะพบคนที่จะมอบหมายคดีจากจตุภาคนี้ คู่สมรส คนรู้จัก เพื่อนร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถทำงานเร่งด่วนที่ไม่สำคัญให้คุณได้

Quadrant D: ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

ทุกเรื่องในควอแดรนท์นี้แบ่งได้เป็นธุรกิจและความบันเทิง สิ่งที่ต้องทำรวมถึงงานที่เสร็จสิ้นซึ่งรับประกันความสะดวกสบายของคุณและทำให้คุณและชีวิตของคุณสวยงามยิ่งขึ้น (เช่น การดูแลรูปร่างหน้าตาของคุณ) แต่งานอาจรอสักระยะหนึ่ง

สำหรับผู้หญิง นี่อาจเป็นการไปพบช่างทำเล็บ สำหรับผู้ชาย อาจเป็นการล้างรถ แน่นอนว่าสิ่งเหล่านี้มีความสำคัญในตัวเอง แต่ไม่เกี่ยวข้องกับด้านหลักในชีวิตของคุณ

กลุ่มที่สองรวมถึงงานอดิเรกที่น่ารื่นรมย์ โดยปกติเชื่อกันว่าไม่มีประโยชน์จากงานเหล่านี้ พวกเขาถูกเรียกว่า "การเสียเวลา" และถูกนำเสนอเป็นสิ่งที่ผู้คนไม่อยากทำ และการกำจัดสิ่งเหล่านี้ออกไปเป็นเป้าหมายที่น่ายกย่อง

คุณสามารถพูดได้เฉพาะเกี่ยวกับนิสัยที่ไม่ดี เช่น การสูบบุหรี่และการดื่มแอลกอฮอล์ที่เข้มข้นอย่างเป็นระบบเท่านั้น ตัวอย่างของสิ่งต่าง ๆ เช่นการสื่อสารบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก การชมภาพยนตร์เบา ๆ การออกไปเที่ยวในคลับ การเล่นเกมคอมพิวเตอร์ - ทั้งหมดนี้มีสิทธิ์ที่จะเป็นและจำเป็นสำหรับบุคคลถ้ามันทำให้เขาผ่อนคลายและทำให้เขามีความสุข

ประการแรก บุคคลไม่ใช่หุ่นยนต์ เขาต้องทำอะไรบางอย่างเพื่อจิตวิญญาณเท่านั้น

ประการที่สอง เรื่องที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนอาจเป็นประโยชน์ได้ เกมคอมพิวเตอร์หลายเกมพัฒนาความคิด การสื่อสารบนโซเชียลเน็ตเวิร์กสอนให้คุณแสดงความคิด การเต้นรำในคลับช่วยให้คุณอบอุ่นขึ้น นอกจากนี้ยังทราบกันมานานแล้วว่าการเปลี่ยนแปลงกิจกรรมคือการพักผ่อนที่ดีที่สุด

เงื่อนไขหลักสำหรับจตุภาคนี้คืออย่าปล่อยให้มันครอบงำเวลาส่วนใหญ่ของคุณและเพิกเฉยต่อสิ่งสำคัญที่ขับเคลื่อนคุณไปข้างหน้าในชีวิต

วิธีนำเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ไปปฏิบัติจริง

ดังนั้น หลังจากทบทวนส่วนทางทฤษฎีแล้ว คุณจะสัมผัสได้ถึงผลกระทบของเมทริกซ์ที่มีต่อตัวคุณเอง

1. ในตอนเย็นก่อนวันทดลองแรกของคุณ ให้เปิดไดอารี่ตามวันที่ที่เหมาะสมและวาดกระดาษสี่หน้า ติดป้ายกำกับตามที่แสดงในเมทริกซ์ หากคุณไม่มีไดอารี่ คุณสามารถหยิบกระดาษธรรมดามาได้ หากคุณพกแท็บเล็ตหรือแล็ปท็อปติดตัวอยู่เสมอ คุณสามารถสร้างเมทริกซ์ใน Excel ได้
2. ในกระดาษอีกแผ่น ให้เขียนทุกสิ่งที่คุณวางแผนจะทำพรุ่งนี้ลงในคอลัมน์ (เมื่อคุณมีทักษะในการกระจายทุกสิ่งในเมทริกซ์อย่างรวดเร็ว คุณจะไม่ต้องการรายการนี้อีกต่อไป)
3. อ่านกรณีต่างๆ ทีละกรณีและเขียนแต่ละกรณีใหม่ลงในควอแดรนท์ที่เหมาะสมของเมทริกซ์ ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องตอบคำถามสองข้อเท่านั้น: สำคัญหรือไม่? เป็นเรื่องเร่งด่วนหรือไม่?

1. ในกรณีของเวอร์ชันกระดาษ ให้เว้นที่ว่างในแต่ละฟิลด์ - พรุ่งนี้คุณจะจำสิ่งอื่นที่ต้องทำและเพิ่มเข้าไป
2. เน้นงานที่เสร็จแล้วด้วยปากกามาร์กเกอร์ (สี)
3. ในตอนท้ายของวัน โอนงานที่ยังไม่เสร็จไปยังวันถัดไป (อย่าลืมเขียนใหม่ในไดอารี่ใหม่หรือคัดลอกในแท็บ Excel ใหม่ - ไม่เช่นนั้นงานจะ "สูญหาย")
4. อย่าปฏิเสธตัวเองว่ามีความสุขในตอนท้ายของวันเพื่อทบทวนส่วน "สี" ทั้งหมดของเมทริกซ์ของคุณนั่นคืองานที่เสร็จสมบูรณ์ทั้งหมด คุณจะรู้สึกพึงพอใจของนักธุรกิจที่ไม่เสียเวลาไปวันๆ

ตัวอย่างของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ที่เสร็จสมบูรณ์

จากตัวอย่างของเรา เราจะทำตามที่เราแนะนำในย่อหน้าก่อนหน้า - ก่อนอื่นเราจะเขียนกรณีทั้งหมดติดต่อกันแล้วจึงแจกแจงในเมทริกซ์ ในตัวอย่างบุคคลที่หนึ่ง นักนวดบำบัดมืออาชีพจะไตร่ตรอง

นี่คือรายการงานของเขาสำหรับวันนี้ (พร้อมคำอธิบายเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจถึงระดับความสำคัญและความเร่งด่วน):

• วันนี้มีนวด 4 รอบ คือ 9 โมง, 11 โมง, 15 โมง, 20 โมง (ช่วงพักจะทำอย่างอื่น);
• ไปที่แผนกบัญชี (ตามสัญญาฉันควรได้รับ 60% ของค่านวด แต่จริงๆ แล้วฉันได้รับเพียง 50% เท่านั้น - หาสาเหตุว่าทำไม)
• ซื้ออาหารให้แมว (ฉันดูดีแล้ว - เหลืออาหารแค่อันเดียว);
• เยี่ยมเพื่อนที่โรงพยาบาล (เพื่อนสนิทที่แขนหักเมื่อวานเอาของอร่อยมาให้เขา);
• ไปที่ธนาคาร ชำระเงินค่าจำนอง (วันนี้เป็นวันสุดท้ายที่คุณสามารถชำระได้โดยไม่ต้องเสียค่าปรับ)
• แวะเอาเต็นท์ไปบ้านเพื่อน (วันนี้วันอังคาร วันเสาร์มีแพลนจะตั้งแคมป์ครอบครัว)
• ไปที่สระว่ายน้ำ (ยิ่งบ่อยก็ยิ่งดี);
• ซื้อของชำ (ยังมีของอยู่ในตู้เย็นอยู่ จะอยู่ได้สองสามวัน)
• ตอบกลับข้อความบน WhatsApp และ VKontakte (เพียงการสนทนา)
• ฝึกฝนภาษาอังกฤษอย่างน้อย 20 นาที (ลูกค้าชาวต่างชาติเยอะมาก คุณต้องพัฒนาภาษาของคุณ)
• ซื้อปะเก็น faucet ใหม่ ( faucet ยังคงหยดอยู่ แต่ใกล้จะถึงแล้ว)
• ไปพบจักษุแพทย์ (ทุกปี เผื่อว่าต้องตรวจร่างกาย)
• ตัดผม (ลุคยังเรียบร้อย แต่อย่ารอช้าจะดีกว่า)
• ส่งหนังสือเกี่ยวกับการออกกำลังกายกล้ามเนื้อหลังให้เพื่อนร่วมงาน (สัญญาว่าทันทีที่หน้าคอมพิวเตอร์จะส่งให้ทันที)

	ด่วน	อย่ารีบเร่ง
สำคัญ	วันนี้มีนวด 4 รอบ คือ เวลา 09.00 น., 11.00 น., 15.00 น., 20.00 น. ไปเยี่ยมเพื่อนที่โรงพยาบาล	เยี่ยมเพื่อนเพื่อกางเต็นท์ (ทริปแคมป์ปิ้งครอบครัว) ไปพบจักษุแพทย์ ไปที่การบัญชี ฝึกภาษาอังกฤษ
ไม่สำคัญ	ไปที่ธนาคาร ชำระเงินจำนอง ซื้ออาหารแมว ซื้อปะเก็นก๊อกน้ำใหม่ ส่งหนังสือให้เพื่อนร่วมงาน	ไปตัดผม ซื้อสินค้า ไปที่สระว่ายน้ำ ตอบกลับข้อความบน WhatsApp และ VKontakte

ข้อควรจำ: สิ่งเดียวกันสำหรับคนต่างกันสามารถอยู่ในจตุภาคที่ต่างกันของเมทริกซ์ได้ ตัวอย่างเช่น สำหรับบางคน การทำงานอดิเรกอาจเป็นทั้งเรื่องสำคัญและเรื่องไม่สำคัญ คุณและเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถกระจายกิจการของคุณเมื่อคุณเห็นลำดับความสำคัญในชีวิตของคุณ

Eisenhower Matrix จะมีประโยชน์กับคุณภายใต้เงื่อนไขใด

ผู้คลางแคลงบางคนเชื่อว่าเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์เหมาะสำหรับผู้จัดการเท่านั้น ในขณะที่พนักงานธรรมดา คนงาน หรือแม่บ้านจะไม่สามารถใช้งานได้ในทางปฏิบัติ (ซึ่งเป็นเท็จ - เมทริกซ์นั้นเป็นสากล เราได้พิสูจน์สิ่งนี้โดยยึดตาม ตัวอย่างกรณีของหมอนวดไม่ใช่นักธุรกิจ)

ในความเป็นจริง คำถามไม่ได้เกี่ยวกับความเป็นไปได้หรือความเป็นไปไม่ได้ของการใช้เมทริกซ์ แต่เกี่ยวกับความเหมาะสมของการใช้งาน

ระบบไอเซนฮาวร์ใช้ในการวางแผนในแต่ละวัน นั่นคือเราไม่ได้พูดถึงแผนระยะยาว (สร้างบ้าน ไปเที่ยวพักผ่อน เรียนจบมหาวิทยาลัย) แต่เกี่ยวกับงานปัจจุบัน

ในแง่หนึ่ง หากบุคคลมีงานประจำวันเพียงเล็กน้อยจนความทรงจำของเขาสามารถรับมือกับงานเหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย การใช้โต๊ะก็ไม่มีประโยชน์ ตัวอย่างเช่น แผนทั้งหมดของพนักงานในวันนั้นคือการใช้เวลาแปดชั่วโมงในการทำงานแล้วดื่มเบียร์กับเพื่อนๆ ในตอนเย็น โต๊ะนี้ไม่เหมาะสำหรับคนประเภทนี้

ในทางกลับกัน หากบุคคลมีเป้าหมายในทุกด้านของชีวิต ทั้งในการทำงาน การเรียน การพัฒนาตนเอง ครอบครัว งานอดิเรก หากเขามุ่งมั่นที่จะเป็นนายของเวลาของเขา และไม่ไปตามกระแสของมัน เช่น บุคคลมักจะมีงานประจำวันมากมายเสมอ และเนื่องจากเขาไม่ต้องการที่จะละสายตาจากพวกเขา เมทริกซ์นี้จึงเหมาะสำหรับเขา

Eisenhower Matrix ไม่ใช่ยาครอบจักรวาลสำหรับการไม่มีเวลาชั่วนิรันดร์ เป็นบทช่วยสอนเล็กๆ น้อยๆ เกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญ

อย่าแปลกใจถ้าในตอนแรกคุณพบว่าการจัดเรียงสิ่งต่างๆ ออกเป็นควอแดรนท์เป็นเรื่องยากในตอนแรก ทันทีที่คุณคิดและทำ คุณจะได้เรียนรู้ และการเรียนรู้สิ่งที่มีคุณค่าต้องใช้ความพยายามเสมอ

อย่าสิ้นหวัง - หลังจากทำงานกับโต๊ะมาหลายวันติดต่อกัน คุณจะได้รับทักษะที่จะกลายเป็นทักษะ ต่อจากนั้น การจัดลำดับความสำคัญจะกลายเป็นแบบอัตโนมัติ

เอาล่ะ เรามาสรุปกัน

Eisenhower Matrix เหมาะสำหรับคนเช่นคุณหาก:

• คุณต้องตัดสินใจอยู่ตลอดเวลาว่าควรจะทำงานไหนก่อน
• คุณพร้อมที่จะรู้จักตัวเองดีขึ้น พร้อมที่จะตอบคำถามอย่างตรงไปตรงมา เช่น “อะไรสำคัญสำหรับฉันจริงๆ”;
• คุณต้องการทำงานให้สำเร็จให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ - มากกว่าที่คุณทำอยู่ตอนนี้อย่างแน่นอน
• คุณพร้อมที่จะต่อสู้กับคุณภาพของคุณ เช่น การผัดวันประกันพรุ่ง - การเลื่อนสิ่งต่างๆ ออกไป “ไว้ทีหลัง” อย่างเรื้อรัง

คุณอาจจัดการเวลาได้ดีอยู่แล้ว

อ่านข้อความด้านล่างและถามตัวเองว่าข้อความเหล่านี้เป็นจริงสำหรับคุณหรือไม่ หากคะแนนส่วนใหญ่ไม่เหมาะกับคุณ ขอแนะนำให้คุณฝึกฝนเทคนิคการจัดการเวลาให้เชี่ยวชาญ

• คุณมีรายการสิ่งที่ต้องทำที่ชัดเจนสำหรับวันนั้นอยู่เสมอ
• คุณตอบกลับอีเมลธุรกิจในเวลาที่เหมาะสม
• คุณไม่รับงานกลับบ้านและแทบไม่เคยอยู่สายเลยหลังจากสิ้นสุดวันทำงาน
• คุณไม่อนุญาตให้โทรศัพท์ ผู้เยี่ยมชม และเครือข่ายโซเชียลเบี่ยงเบนความสนใจของคุณจากงานหลักของคุณ
• คุณไม่ได้ทำงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาเพราะคุณไม่คิดว่ามีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถทำได้ดีจริงๆ
• ในตอนท้ายของวัน คุณจะรู้สึกมีพลังเกือบเท่ากับตอนเริ่มต้น

หากประเด็นก่อนหน้าทั้งหมดดูสมเหตุสมผลสำหรับคุณ ข้อสุดท้ายอาจทำให้คุณยิ้มอย่างไม่น่าเชื่อ: “คุณล้อเล่นนะ! มะนาวคั้นทำให้ฉันรู้สึกกระปรี้กระเปร่ามากกว่าเมื่อสิ้นสุดวันทำงาน” อย่างไรก็ตาม มีคนจำนวนมากที่ไม่เพียงแต่ไม่เหนื่อย แต่ยังรู้สึกถึงความเข้มแข็งที่เพิ่มขึ้นอีกด้วย และไม่มีความลับที่นี่

เราไม่ได้เหนื่อยจากปริมาณงานที่ทำสำเร็จ แต่จากการกระทำที่โง่เขลา ไม่เป็นระเบียบ การขว้างปาอย่างไร้ความหมาย และความรู้สึกทำอะไรไม่ถูกในสภาวะกดดันด้านเวลาเรื้อรัง

แน่นอนว่าบางครั้งเราไม่สามารถคาดเดาทุกสิ่งได้ และแผนที่สอดคล้องกันของเราอาจสั่นคลอนเนื่องจากการปิดอุปกรณ์สำนักงานกะทันหัน ลูกค้าสาย หรือพนักงานที่ขาดงาน ทิ้งเรื่องนี้ไว้ก่อน

สิ่งแรกที่ต้องดำเนินการคือวิธีที่จะไม่ก่อความวุ่นวายให้กับตัวคุณเอง จากนั้นคุณสามารถคิดถึงอิทธิพลของสถานการณ์ภายนอกที่ไม่คาดฝันได้

1. ทำความสะอาดเดสก์ท็อปของคุณจากเอกสารที่คุณไม่ได้ใช้งานอีกต่อไป ถ้าไม่ได้ใช้บ่อยก็เก็บใส่ตู้ไว้ หากคุณไม่ต้องการมันเลย ให้เพิ่มมันลงถังขยะ ในกองกระดาษคุณแทบจะไม่สามารถหาแผ่นงานนั้นได้เลย ค้นหาสิ่งที่คุณจะใช้เวลาหลายนาที หงุดหงิดกับความพยายามที่ไร้ผล โปรดทราบว่าโต๊ะของนักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จดูราวกับว่าไม่มีใครทำงานอยู่ พื้นผิวส่วนใหญ่ไม่มีคนอยู่
2. หาไดอารี่ให้ตัวเองและอย่าแยกทางกับเขา เป็นไปไม่ได้ที่จะจดจำทุกสิ่ง และนักธุรกิจก็เข้าใจมานานแล้วถึงความจำเป็นในการเขียนทุกอย่าง เช่น วันที่ประชุม สิ่งที่ต้องทำ คำถามที่ต้องคิด โทรศัพท์มือถือและแล็ปท็อปที่มีปฏิทินนั้นถูกใช้บ่อยครั้ง แต่ไดอารี่แบบกระดาษจะไม่มีวันล้าสมัย หากเพียงเพราะมันไม่พังหรือหมดประจุ
3. วางแผนสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับช่วงเวลาที่มีกิจกรรมสูงสุดในแต่ละวันของคุณ. เราทุกคนต่างก็เป็นมนุษย์ และแม้แต่สมาชิกที่แข็งแกร่งที่สุดในเผ่าพันธุ์ของเราก็ยังพ่ายแพ้ได้ด้วยการนอนหลับ การต่อต้านจังหวะชีวภาพของคุณนั้นเป็นการเสียเวลา แต่คุณก็ยังแพ้อยู่ สิ่งที่คุณทำในหนึ่งชั่วโมงระหว่างวัน ในตอนเย็น ด้วยความเหนื่อยล้าสะสมจะทำให้คุณใช้เวลานานขึ้นสองเท่า ดังนั้นอย่าเลื่อนการรายงานด่วนออกไปจนดึกดื่น อย่าเริ่มการสนทนาที่สำคัญก่อนเข้านอน - ทั้งคุณและคู่ของคุณจะต้องทนทุกข์ทรมานจากแนวทางนี้
4. อย่าโอเวอร์โหลดตัวเอง. ไม่ใช่แค่ว่าผลผลิตของคุณจะลดลงเท่านั้น ด้วยจังหวะที่ไร้ความปราณี คุณจะ "เหนื่อยหน่าย" อย่างแน่นอน และร่างกายของคุณจะพักผ่อนโดยไม่ได้รับความยินยอมจากคุณ ส่งคุณไปที่เตียงในโรงพยาบาล นี่คือที่ที่คุณจะสูญเสียเวลาที่บันทึกไว้ทั้งหมด

ปฏิบัติต่อตัวเองเหมือนม้าพันธุ์แท้ - แน่นอนว่ามันเป็นสัตว์ที่แข็งแกร่ง แต่เจ้าของคนไหนที่จะเสี่ยงที่จะขับมันด้วยความเร็วอันดุเดือด?

1. ไม่ต้องเสียเวลากับโครงการและกิจการต่างๆ. จำวลีอันโด่งดังที่ว่าสิ่งที่ดีที่สุดคือศัตรูของความดีหรือไม่? คุณรู้สึกว่ายิ่งคุณทดสอบโครงการของคุณมากเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น? เป็นสิ่งสำคัญมากที่นี่ที่จะไม่ "ขยายเวลา" เรื่องนี้ไม่เช่นนั้นคุณอาจเสี่ยงต่อความรู้สึกเหนื่อยล้าเรื้อรังจากการไม่สามารถบรรลุอุดมคติได้ อย่ามุ่งมั่นเพื่อความสมบูรณ์แบบ - การกระทำเหล่านี้จะเสียเวลาของคุณ
2. อย่ามุ่งมั่นที่จะยิ่งใหญ่ในทุกสิ่ง. ต้องใช้เวลาหลายปีกว่าจะเป็นผู้เชี่ยวชาญในทุกสาขา การโดดเด่นในเรื่องเดียวย่อมดีกว่าการเป็นคนธรรมดาในทุกสิ่ง ภาพยนตร์เรื่อง "Ocean's 11" พูดถึงเรื่องนี้ สิ่งสำคัญคือต้องมีทีมที่ทุกคนเก่งในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง จากนั้นคุณจึงสามารถมอบหมายเรื่องต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย

Eisenhower Matrix เป็นวิธีการจัดเวลาอย่างมีประสิทธิผล ช่วยให้บรรลุผลที่รวดเร็วและสำคัญและตรงต่อเวลาเสมอ

เงินไม่สามารถซื้อเวลาได้ แต่ฉันอยากจะเชี่ยวชาญความลับของการดำรงอยู่และเพิ่มอีกอย่างน้อยหนึ่งชั่วโมงต่อวัน ง่ายมาก: การวางแผนคือผู้ช่วยในอุดมคติของคุณบนเส้นทางสู่ความเป็นอยู่ที่ดี มีการวางแผนที่จะช่วยให้คุณหลุดพ้นจากความกดดันด้านเวลาและหลีกเลี่ยงความหงุดหงิดและความผิดหวัง

Eisenhower Matrix ช่วยให้คุณประสบความสำเร็จมากขึ้นและแก้ไขปัญหาการวางแผนที่สำคัญ ความรู้สึกเหมือนบีบมะนาวเป็นสภาวะมาตรฐานที่คนส่วนใหญ่รู้สึกเมื่อสิ้นสุดวันทำงาน สถานการณ์สามารถเปลี่ยนแปลงได้ด้วยการหมุน 180 องศา

เป็นครั้งแรกที่ดไวต์ เดวิด ไอเซนฮาวร์ ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา นักการเมืองที่โดดเด่นและเคยเป็นทหารที่มีความสามารถ ได้เริ่มค้นหาวิธีแก้ปัญหาการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพอย่างจริงจัง ผู้คนจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ชอบใช้เมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์เพื่อให้บรรลุประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจ

ผู้สร้างวิธีไอเซนฮาวร์

Dwight David Eisenhower เกิดในปี 1890 ในครอบครัวธรรมดา ในปี พ.ศ. 2452 เขาสำเร็จการศึกษาจากโรงเรียน จากนั้นเรียนที่สถาบันการทหารเป็นเวลา 4 ปี ด้วยความหลงใหลเป็นพิเศษ ไอเซนฮาวร์ได้ศึกษาชีวประวัติของลินคอล์นและผู้ยิ่งใหญ่ของโลกนี้ พ่อแม่สนับสนุนลูกชายในทุกสิ่ง การสนับสนุนจากผู้เป็นที่รักในวัยเยาว์จะส่งผลดีต่ออาชีพการงานของไอเซนฮาวร์ในอนาคต

การลาออกในปี พ.ศ. 2491 ไม่ได้ถือเป็นการสิ้นสุดงานประจำ หลังจากที่ไอเซนฮาวร์กลายเป็นอธิการบดีของสถาบันโคลัมเบียและเมื่อต้นปี พ.ศ. 2496 เขาก็เข้ารับตำแหน่งประธานาธิบดีแห่งสหรัฐอเมริกา - ต่อมาเขาได้รับเลือกให้ดำรงตำแหน่งนี้หลายครั้ง นักการเมืองต้องเผชิญกับคำถามเรื่องการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิผล และไอเซนฮาวร์ก็ช่วยแก้ปัญหานั้น

Eisenhower Matrix เป็นวิธีการจัดเวลา

ตอนนี้เราเข้าใจชัดเจนแล้วว่าการบริหารเวลาเป็นเครื่องมือที่ช่วยวางแผนงานและจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพพร้อมทั้งประหยัดพลังงาน ในทศวรรษ 1950 ไอเซนฮาวร์ไม่รู้เรื่องนี้

Eisenhower Matrix ถูกสร้างขึ้นเพื่อช่วยแก้ปัญหาเร่งด่วนและสำคัญ ไม่แนะนำให้ใช้ในการวางแผนระยะยาว แต่สำหรับการตั้งเป้าหมายรายวัน วิธีนี้ไม่เท่ากัน ความเรียบง่ายของการใช้งานทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงปิรามิดไอเซนฮาวร์ได้

Eisenhower Matrix จะช่วยคุณละทิ้งสิ่งที่ไม่สำคัญ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่งานที่สำคัญได้มากที่สุด คุณจะเห็นในทางปฏิบัติว่าเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้นไม่จำเป็นต้องเอาชนะภาระงานมากมายและสิ้นเปลืองพลังงาน คุณจะได้เรียนรู้การจัดหมวดหมู่สิ่งต่าง ๆ ตามความสำคัญและความเร่งด่วน

วิธีกระจายงานในตารางอย่างถูกต้อง

ให้เราเลือกหลักจากด้านบนเพื่อความสะดวกในการใช้วิธีไอเซนฮาวร์ กระจายงานในตารางตาม 4 ควอแดรนท์:

• งานสำคัญและเร่งด่วนที่ต้องทำให้เสร็จโดยไม่ชักช้า
• งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนที่ควรทำให้เสร็จโดยเร็วที่สุด พวกเขามีผลกระทบอย่างมากต่อเป้าหมายสุดท้าย แต่พวกเขาไม่ได้ “เผาผลาญ”
• งานที่ไม่สำคัญและเร่งด่วนซึ่งไม่น่าจะส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์เชิงบวกของบางสิ่ง
• เรายอมให้ตัวเองทำสิ่งที่ไม่สำคัญหรือเร่งด่วนเมื่อเราต้องการและเสียสมาธิ

คุณจะกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญเมื่อมีเส้นประในรายการงานเร่งด่วนและสำคัญในจตุภาค A ความเร่งรีบเป็นเรื่องที่น่าหดหู่ ทำให้คุณหายใจไม่ออก และคุณภาพของงานที่เสร็จสมบูรณ์มักจะไม่เป็นที่ต้องการมากนัก อย่ารีบด่วนสรุปหากในตอนแรกรายการสิ่งที่ต้องทำในจตุภาค A ยาวกว่าในจตุภาคอื่นๆ คุณไม่ใช่คนแรกที่เรียนรู้จากความผิดพลาดของคุณ จากประสบการณ์ของคุณในอนาคตคุณจะสามารถรับมือกับความยากลำบากและนำการเติมตารางไอเซนฮาวร์ไปสู่ระบบอัตโนมัติ

วิธีนำเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ไปปฏิบัติจริง

ถึงเวลาแล้วที่จะนำความรู้ที่ได้รับไปใช้ คุณรู้เพียงพอที่จะเริ่มใช้วิธีการวางแผนของไอเซนฮาวร์ในชีวิตของคุณ

ปฏิบัติตามกฎง่ายๆ เหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปของผู้เริ่มต้น:

• เป็นการดีกว่าที่จะร่างรายการงานในตอนเย็น ตัดสินใจได้ทันทีว่าอันไหนสะดวกกว่าสำหรับคุณที่จะใช้ นี่อาจเป็นกระดาษจดบันทึก แท็บเล็ต หรือ Eisenhower Matrix ใน Excel บนโทรศัพท์ของคุณ แม้แต่กระดาษ A4 ธรรมดาก็ทำได้ สิ่งสำคัญคือข้อมูลอยู่ในมือเสมอ
• ในขณะที่คุณยังเป็นมือใหม่ ให้เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดของคุณลงในกระดาษอีกแผ่น จากนั้นจึงใส่ลงในตาราง Eisenhower เท่านั้น หลังจากนั้น คุณสามารถข้ามจุดนี้และจัดประเภทงานตามความสำคัญและความจำเป็นได้ทันที
• อ่านรายการงานอย่างถี่ถ้วนพร้อมกับถามคำถามเร่งด่วนกับตัวเอง

เมื่อจำแนกคดีตามมาตราส่วนไอเซนฮาวร์ ให้ถามตัวเองว่า:

• งานนี้อยู่ในขอบเขตของค่าลำดับความสำคัญของฉันหรือไม่ ถ้าคำตอบเป็นบวกก็สำคัญ ถ้าเป็นลบก็ไม่สำคัญ
• จะเกิดผลเสียต่อฉันหรือไม่หากฉันไม่ทำงานนี้ให้เสร็จสิ้น? คำถามนี้จะเป็นตัวกำหนดระดับความสำคัญด้วย
• ระดับความเร่งด่วนถูกกำหนดโดยระยะเวลาของความเกี่ยวข้องของงาน ถ้าพรุ่งนี้ไม่สามารถทำงานให้เสร็จได้ ความเร่งด่วนก็เป็นสิ่งสำคัญยิ่ง

อย่าลืมเว้นพื้นที่ว่างไว้ในรายการสิ่งที่ต้องทำหากคุณได้รวบรวมไว้บนกระดาษ คุณสามารถเสริมมันได้ คุณต้องย้ายงานที่ยังไม่เสร็จในวันนี้ไปยังรายการงานของคุณในวันถัดไป หากคุณอ่านบทความอย่างละเอียด คุณเข้าใจว่าธุรกิจที่ยังไม่เสร็จจะปรากฏบนโต๊ะไอเซนฮาวร์ทุกวัน

ตัวอย่างของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ที่เสร็จสมบูรณ์

วันหนึ่งในชีวิตของครูสอนภูมิศาสตร์ในโรงเรียนจะเป็นพื้นฐาน

1. พรุ่งนี้มี 4 คาบในโรงเรียนมัธยม: เวลา 8.30 น. 10.00 น. 12.00 น. และ 14.00 น. (ระหว่างคาบเรียนฉันจะทำกิจกรรมสังคม)
2. เราต้องค้นหาสาเหตุที่เงินล่วงหน้าไม่เข้าบัตรเมื่อเดือนที่แล้ว (ไม่อยากไปแผนกบัญชีเพื่อรับเงินสดทุกครั้ง)
3. อยากเปลี่ยนทรงผมและปรับสีผม (คิดเรื่องนี้มานานแล้ว)
4. ส่งให้เพื่อนร่วมงานจากเมืองอื่นทางไปรษณีย์ (ฉันสัญญาว่าจะทำสิ่งนี้เมื่อต้นสัปดาห์)
5. เราต้องไปซุปเปอร์มาร์เก็ต (ของชำยังพอเหลืออยู่สองสามวัน)

ในชีวิตจริงยังมีภารกิจอีกมากมาย แต่สำหรับแบบฝึกหัดเราจะทำห้าคะแนน

ผลลัพธ์ของการกระจายคดีตามวิธีไอเซนฮาวร์:

• ตามที่คุณเข้าใจแล้ว จุดที่ 1 มีความสำคัญและจำเป็น เราจะเขียนไว้ในจตุภาค A
• Quadrant B จะเติมเต็มเรื่องสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนของประเด็นที่ 2
• Quadrant C จะมีงานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญของข้อ 4
• สิ่งที่หมายเลข 3 และ 5 ไปที่จตุภาค D สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนและไม่สำคัญที่สุด แต่จะทำให้คุณมีความสุขและช่วยให้คุณผ่อนคลาย

ตอนนี้ลองด้วยตัวเอง

Eisenhower Matrix จะมีประโยชน์กับคุณภายใต้เงื่อนไขใด

เมทริกซ์ช่วยในการวางแผนงานที่ซับซ้อนและสำคัญ ทำความเข้าใจวิธีการทำงานและนำไปใช้กับการวางแผนระยะสั้น

คุณสามารถใช้ตาราง Eisenhower ได้หาก:

• เป็นการยากที่จะกำหนดงานหลัก เป็นการยากที่จะเข้าใจว่าจะเริ่มจากตรงไหน
• ซื่อสัตย์กับตัวเองและตอบคำถามที่ถามตามความเป็นจริงเมื่อวางแผน
• ต้องการปรับต้นทุนเวลาให้เหมาะสม
• คุณรู้ว่าคุณมีความสามารถมากกว่านี้ แต่คุณไม่เข้าใจวิธีบรรลุผลลัพธ์ที่ดีขึ้น
• หยุดเลื่อนสิ่งต่างๆออกไปจนถึงวันพรุ่งนี้

เพื่อให้บรรลุผล การศึกษาเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ยังไม่เพียงพอ เพียงนำความรู้นี้ไปใช้ในทางปฏิบัติเท่านั้นจึงจะเห็นผล

คุณอาจจัดการเวลาได้ดีอยู่แล้ว

จะเป็นอย่างไรถ้าคุณไม่ต้องการวิธีการของ Eisenhower และไม่มีปัญหาหากไม่มีตารางล่ะ พร้อมตัดสินใจแล้วหรือยัง?

จากนั้นตอบคำถามเหล่านี้อย่างตรงไปตรงมา:

• คุณมักจะทำรายการสิ่งที่ต้องทำหรือไม่?
• คุณตอบอีเมลตรงเวลาหรือไม่?
• คุณกลับบ้านตรงเวลาและทำงานในช่วงสุดสัปดาห์ไม่เกี่ยวกับคุณหรือเปล่า?
• โซเชียลมีเดียและการพูดคุยรบกวนงานสำคัญหรือไม่?
• ในตอนท้ายของวัน คุณรู้สึกหงุดหงิดและรู้สึกว่าคุณสามารถทำอะไรมากกว่านี้ได้หรือไม่?
• คุณให้ความสำคัญกับครอบครัวของคุณอยู่เสมอหรือไม่?

ลองคิดดูว่าคุณต้องการเปลี่ยนสถานการณ์ปัจจุบันหรือปล่อยทุกอย่างไว้เหมือนเดิม Eisenhower Table - ผู้ช่วยวางแผนของคุณ

ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เมื่อนำวิธีการของไอเซนฮาวร์ไปใช้:

1. อย่าบรรทุกตัวเองมากเกินไปกับสิ่งที่ไม่สำคัญ
2. รักษาสถานที่ทำงานของคุณให้สะอาดและไม่ต้องเสียเวลาหาเอกสาร ฝึกฝนตัวเองให้เป็นระเบียบ
3. พยายามทำสิ่งสำคัญในช่วงครึ่งแรกของวัน ไม่ใช่ตอนเย็นซึ่งเป็นช่วงที่กิจกรรมลดลง
4. ศัตรูของความดีที่ดีที่สุด ดำเนินการเรื่องนี้อย่างจริงจัง แต่ไม่มีความคลั่งไคล้

และคำแนะนำสุดท้ายประการหนึ่ง เลือกทิศทางเดียวที่คุณต้องการเข้าใจดีที่สุด เป็นไปไม่ได้ที่จะรู้ทุกอย่าง

บทสรุป

ดังนั้นเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์จึงเป็นตัวอย่างของการกระจายตัวของคดี วอลแตร์กล่าวว่า “ในตอนเช้าฉันวางแผน ส่วนช่วงบ่ายฉันทำเรื่องโง่ๆ” ไอเซนฮาวร์ได้จัดเตรียมวิธีการที่สมบูรณ์แบบในการหลีกเลี่ยงเรื่องไร้สาระนี้ ช่วยให้ตัวเองมีความสุขและประสบความสำเร็จมากขึ้น ใช้ตารางในทางปฏิบัติและผลลัพธ์จะใช้เวลาไม่นาน

เวลาไม่ได้อยู่ภายใต้การควบคุมของเรา แต่เราสามารถจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

คุณมีแผนมากมายสำหรับวันหยุดสุดสัปดาห์ แต่ลงเอยด้วยการใช้เวลาดูรายการและไม่ทำอะไรเลยใช่ไหม? หรือบางทีคุณอาจมีงานล้นมือในที่ทำงานและงานเร่งด่วนก็ล้นหลามเพิ่มขึ้นทุกวัน? คุณคงเคยได้ยินมาว่าการทำรายการสิ่งที่ต้องทำสามารถทำให้สิ่งต่างๆ เคลื่อนไหวได้ แต่บางครั้งสิ่งนี้ก็ไม่ได้ช่วยอะไรจริงๆ และงานที่รวมอยู่ในรายการสิ่งที่ต้องทำก็ยังคงไม่บรรลุผล ทำไม เนื่องจากรายการไม่ถูกต้องและ/หรือคุณกำลังทำสิ่งที่ผิดลำดับ จะช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์เธอก็เช่นกัน เมทริกซ์ลำดับความสำคัญ. นี่คือสิ่งที่เราเสนอให้พูดถึง

Priority Matrix ของ Eisenhower - คืออะไร

เครื่องมือการตั้งค่าลำดับความสำคัญและการจัดการเวลานี้ตั้งชื่อตามผู้ประดิษฐ์ ซึ่งเป็นหนึ่งในประธานาธิบดีอเมริกัน - ดไวต์ เดวิด ไอเซนฮาวร์. แนวคิดหลักเบื้องหลังเมทริกซ์ลำดับความสำคัญคือ: งานจะถูกจัดเรียงไว้ สี่กลุ่มขึ้นอยู่กับเกณฑ์สองประการ - ความเร่งด่วนและความสำคัญของการดำเนินการ โดยที่ เรื่องด่วนไม่ใช่ทุกเรื่องจะสำคัญ และเรื่องสำคัญไม่ใช่ทุกเรื่องจะเร่งด่วน. เพื่อที่จะรับมือกับงานต่างๆ ได้สำเร็จ คุณต้องเข้าใจว่าต้องจัดกลุ่มงานนี้หรืองานนั้นไว้ในกลุ่มใด และสิ่งนี้จะบอกคุณว่าควรเริ่มงานเมื่อใด

วิธีนี้ - หากใช้อย่างถูกต้อง - จะช่วยให้คุณทำงานทั้งหมดได้ตรงเวลาและหลีกเลี่ยงสิ่งที่เกาะติดกัน ก่อให้เกิดปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขมากมาย

จะสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำตามเมทริกซ์ลำดับความสำคัญได้อย่างไร

ให้เราทำซ้ำ: เพื่อร่างแผนปฏิบัติการตามเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ งานทั้งหมดในรายการจะต้องแบ่งออกเป็น 4 หมวดหมู่หลัก:

• หมวด A: สำคัญและเร่งด่วน;
• หมวด B: สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน;
• หมวด C: เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ;
• หมวด D: ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

วิธีที่สะดวกที่สุดคือการวาดกระดาษหนึ่งแผ่นเป็นสี่เหลี่ยมขนาดใหญ่สี่อันแล้วติดป้ายกำกับแต่ละอันด้วยสีและตัวอักษรที่สอดคล้องกันจากนั้นจึงเข้าสู่งาน มาดูรายละเอียดหมวดหมู่ทั้งหมดพร้อมตัวอย่างกันดีกว่า

1. หมวด ก

เรื่องสำคัญและเร่งด่วน– สถานการณ์เมื่อ กำหนดเวลาเปิดอยู่หรือมา เหตุสุดวิสัย. วันนี้เป็นวันสุดท้ายในการชำระหนี้ในเดือนนี้ ควรส่งรายงานให้เจ้านายของคุณเมื่อวานนี้ และในตอนเย็นคุณไปพบแพทย์เนื่องจากอาการปวดฟันเฉียบพลัน - นี่คือหมวด A ทั้งหมด หากคุณกระจายงานของคุณอย่างถูกต้อง จากนั้นรายการนี้จะมีงานจำนวนน้อยที่สุด และจะดียิ่งขึ้นไปอีกหากว่างเปล่าทั้งหมด

2. ประเภท ข

เรื่องสำคัญแต่ไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน- พวกเขาจะต้องเป็น ส่วนหลักของรายการที่ต้องทำ. สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่พรุ่งนี้หรือมะรืนนี้สามารถย้ายไปยังหมวด A ได้ หากคุณไม่ทำในวันนี้ สิ่งเหล่านี้มีความสำคัญ แต่มีบัฟเฟอร์เวลาเล็กน้อยและสามารถพักไว้ได้ระยะหนึ่ง ซึ่งรวมถึง งานประจำวันเปลี่ยนก๊อกน้ำในห้องน้ำที่ยังใช้งานได้แต่เริ่มหยดแล้วซื้อตั๋วคอนเสิร์ตล่วงหน้า รวมไปถึงหมวดนี้ด้วยได้แก่ สิ่งที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายชีวิตระดับโลกของคุณ. ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเปิดธุรกิจของคุณเองหรือหางานใหม่ และด้วยเหตุนี้ คุณต้องฝึกฝนทักษะใหม่ เรียนรู้ภาษาต่างประเทศอื่น รับคำสั่งเพิ่มเติมเพื่อสร้างทุน เป็นต้น

3. หมวด C

เรื่องเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ. นี่คือสิ่งที่ตามมา จบวันนี้เพราะวันหน้าจะสายหรือไม่เหมาะสม. แผนกลุ่ม C อาจมุ่งเป้าไปที่การสร้าง สภาพความเป็นอยู่ที่สะดวกสบายและสร้างความสัมพันธ์ทางสังคม.

ซึ่งอาจรวมถึงการแสดงความยินดีกับเพื่อนและเพื่อนร่วมงานในช่วงวันหยุดหรือการเดินทางไปต่างประเทศเพื่อช่วยผู้ปกครองเก็บผลเบอร์รี่ที่ร่วน อีกตัวอย่างหนึ่งคือการซื้อทีวีเครื่องใหม่พร้อมส่วนลดมากมาย ถ้าไม่ใช่เพราะโปรโมชัน คุณคงจะซื้อมันช้ากว่านี้มาก แต่ถ้าคุณรวมตัวกันได้ในเวลาอันสั้น คุณจะได้สิ่งที่คุณต้องการเร็วขึ้นและถูกกว่า กล่าวอีกนัยหนึ่ง การดำเนินการจากหมวด C ไม่สำคัญ แต่การดำเนินการตรงเวลาจะดีกว่าและสะดวกสบายกว่า

4. หมวด ง

เรื่องที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ. หมวดหมู่ที่ร้ายกาจที่สุดซึ่งรวมถึงส่วนใหญ่ "โครโนฟาจ" หรือ "นักฆ่าเวลา"(แปลตรงตัวว่า “ผู้กินเวลา”, “นักฆ่าเวลา”) รายการนี้ได้แก่ ดูหนัง คุยโทรศัพท์กับเพื่อน อ่านหนังสือ เลื่อนดูฟีดข่าว เพื่อต้านทานความอยากที่จะดำเนินการเหล่านี้แทนงานจากสามประเภทแรก คุณต้องมีจิตตานุภาพที่พัฒนามาอย่างดี สามารถดึงตัวเองเข้าหากันและมีสมาธิกับสิ่งที่คุณต้องการ ไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องการ

หลังจากที่คุณกระจายงานออกเป็นสี่คอลัมน์แล้ว ให้เริ่มทำตั้งแต่จุดแรก หากคุณเรียนรู้ที่จะทำตามเมทริกซ์ลำดับความสำคัญ คุณจะไม่เพียงแต่ทำงานให้เสร็จตรงเวลาเท่านั้น แต่ยังเหลือเวลาไว้เพื่อความสนุกสนานสำหรับงานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญอีกด้วย

1. ตอนแรกอาจจะเป็น ยากที่จะกระจายงานได้อย่างถูกต้อง. เพื่อให้กระบวนการง่ายขึ้น ให้ถามตัวเองว่า “งานนี้สำคัญไหม? มันอยู่ในขอบเขตลำดับความสำคัญในชีวิตของฉันหรือไม่? หากไม่ทำเช่นนั้นจะนำไปสู่ปัญหาหรือไม่?” ถ้าใช่แสดงว่ามันสำคัญ เพื่อทำความเข้าใจว่าเรื่องเร่งด่วนหรือไม่ ให้ลองพิจารณาว่าจะสูญเสียความเกี่ยวข้องในอนาคตอันใกล้นี้หรือไม่ ถ้าใช่แสดงว่างานเป็นเรื่องเร่งด่วน

2. ลองปล่อยรายการหมวดหมู่ A ว่างไว้ - จำไว้ว่า แผนการที่ยังไม่ได้บรรลุผลทั้งหมดจากกลุ่ม B จะย้ายมาที่นี่. นอกจากนี้ กลุ่มเดียวกันนี้ยังมีเหตุสุดวิสัยต่างๆ ที่คุณคาดไม่ถึงล่วงหน้าอีกด้วย ขอย้ำอีกครั้งว่าด้วยการบริหารเวลาที่เหมาะสม ไม่ควรมีงานเร่งด่วนและสำคัญใดๆ ข้อยกเว้นจะเป็นเหตุสุดวิสัยเดียวกัน เช่นเดียวกับ:

• แผนสุขภาพ
• การกระทำที่การบรรลุเป้าหมายสำคัญขึ้นอยู่กับ (หากคุณต้องการไปต่างประเทศในช่วงฤดูร้อนควรขอหนังสือเดินทางต่างประเทศล่วงหน้าจะดีกว่า)
• เรื่อง การไม่ปฏิบัติตามสิ่งที่ขู่ว่าจะนำไปสู่ปัญหาในอนาคต (ค่าปรับที่ไม่ชำระตรงเวลาอาจทำให้คุณไม่สามารถเดินทางไปต่างประเทศได้)

3.
หมวด B – สำหรับ งานที่มีแนวโน้มมากที่สุด. สถิติแสดงให้เห็นว่าผู้ที่ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับเป้าหมายในหมวดหมู่นี้จะประสบความสำเร็จมากกว่า เลื่อนขั้นในอาชีพได้อย่างมั่นใจมากขึ้น และส่งผลให้มีรายได้มากขึ้นด้วย สิ่งนี้อธิบายได้เหนือสิ่งอื่นใดโดยความจริงที่ว่าต้องขอบคุณการทำงานให้เสร็จทันเวลา (อย่างสงบโดยไม่เร่งรีบ) สมาธิและความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญบุคคลจึงสามารถแสดงความสามารถของเขาได้อย่างเต็มที่และคิดเกี่ยวกับสิ่งนี้หรือขั้นตอนนั้น .

4. งานบางอย่างจากหมวด C มันจะถูกต้องมากกว่าถ้าจัดประเภทว่าเป็นสิ่งที่เสียสมาธิเนื่องจากสามารถลดประสิทธิภาพการทำงานของคุณและกินเวลาได้ค่อนข้างมากแม้ว่าจะไม่สำคัญก็ตาม ซึ่งรวมถึงการแสดงความยินดีกับญาติห่างๆ การซื้อโซฟาตัวใหม่ และเรื่องอื่นๆ ที่ไม่จำเป็น สิ่งสำคัญคือต้องสามารถแยกแยะงานเหล่านั้นออกจากงานประเภท B และหากเป็นไปได้ ให้มอบหมายการนำไปปฏิบัติให้กับบุคคลอื่น

5. ปัญหา D หรือ เสียเวลาเราก็โทรได้อย่างปลอดภัย ไม่ก่อผล. อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้างคุณค่าให้กับเวลาว่างของคุณได้ เช่น อ่านหนังสือดีๆ สักเล่มแทนนิยายไร้สาระ ไปเล่นกีฬาเมื่อคุณต้องการปลดปล่อยอารมณ์ หากคุณไม่สามารถต้านทานการล่อลวงให้เสียเวลากับสิ่งที่ไร้ประโยชน์ได้ ให้ลดการใช้จ่ายดังกล่าวให้เหลือน้อยที่สุด ในการดำเนินการนี้ ก่อนอื่นให้ทำงานจากหมวดหมู่อื่นให้เสร็จสิ้นก่อน

เมื่อคุณเชี่ยวชาญหลักการทำงานของ Eisenhower Matrix คุณจะไม่เพียงแต่ประสบความสำเร็จ แต่ยังเป็นคนที่มีความสมดุลและมองโลกในแง่ดีมากขึ้นอีกด้วย เนื่องจากคุณจะหยุดกังวลเกี่ยวกับสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ที่น่ารำคาญแต่สำคัญที่คุณไม่เคยมีเวลามาก่อน

เหตุใดการเลือกระหว่างงานสำคัญกับงานรองจึงเป็นเรื่องยาก การวิจัยโดยนักประสาทวิทยา อันโตนิโอ ดามาซิโอ แสดงให้เห็นว่าการตัดสินใจเชื่อมโยงกับอารมณ์อย่างแยกไม่ออก ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจที่ความวิตกกังวลและภาวะซึมเศร้ามักถูกมองว่าเป็นสภาวะที่ติดอยู่และไม่สามารถตัดสินใจได้ การใช้เครื่องมือง่ายๆ เช่น Eisenhower Matrix ไม่เพียงแต่ช่วยให้เข้าใจเรื่องต่างๆ เท่านั้น แต่ยังช่วยลดความเครียดทางอารมณ์อีกด้วย เมื่อเวลาผ่านไป เมื่อเชี่ยวชาญหลักการของแนวคิดนี้ คุณจะสามารถระบุความแตกต่างระหว่างสำคัญ เร่งด่วน ไม่สำคัญ และไร้ประโยชน์ได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว

เชื่อกันว่า Eisenhower Matrix มีส่วนเกี่ยวข้องกับคำพูดของ Dwight D. Eisenhower มาก: “ฉันมีปัญหาสองประการ: ปัญหาเร่งด่วนและปัญหาสำคัญ เร่งด่วนไม่สำคัญ แต่สำคัญคือเร่งด่วน”

ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ เป็นที่รู้จักเป็นอย่างดีในฐานะประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา (ระหว่างปี 1953 ถึง 1961) ก่อนที่จะมาเป็นประธานาธิบดี เขาเป็นนายพลและสั่งการกองกำลังพันธมิตรในช่วงสงครามโลกครั้งที่สอง ในปี 1950 ไอเซนฮาวร์กลายเป็นผู้บัญชาการทหารสูงสุดคนแรกของ NATO ในยุโรป

กิจกรรมทางวิชาชีพที่เฉพาะเจาะจงบังคับให้ไอเซนฮาวร์ต้องตัดสินใจเรื่องที่ยากลำบากและมุ่งเน้นไปที่งานต่างๆ ทุกวัน เพื่อปรับกระบวนการให้เหมาะสม เขาได้สร้างวิธีการของเขาขึ้นมา ซึ่งเป็นที่รู้จักอย่างกว้างขวางในชื่อเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ วันนี้สามารถใช้งานได้ไม่เพียง แต่โดยนายพลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงคนทั่วไปรวมถึงแม่บ้านด้วยซึ่งช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานปัจจุบันและจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ

วิธีใช้ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์

เครื่องมือนี้เหมาะสำหรับผู้ที่เต็มใจและสามารถประเมินความสำคัญของงานและจัดหมวดหมู่ได้อย่างชัดเจน วิธีการนี้เกี่ยวข้องกับการแบ่งงานและการดำเนินการออกเป็นสี่กลุ่ม:

1. เร่งด่วนและสำคัญ
2. สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
3. เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
4. ไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ

เป้าหมายสูงสุดของวิธีการของไอเซนฮาวร์คือการช่วยกรองเรื่องที่ไม่สำคัญออกจากการตัดสินใจที่สำคัญ และมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ

หากคุณจินตนาการถึงเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เป็นรูปภาพ มันจะมีลักษณะดังนี้:

ความหมายของควอแดรนต์ในเมทริกซ์

งานจะถูกกำหนดให้กับควอแดรนท์เฉพาะ ซึ่งจะกำหนดเวลาและระยะเวลาที่คุณสามารถทำงานให้สำเร็จได้

• Quadrant I - “ลงมือเลย” (เร่งด่วนและสำคัญ)

ซึ่งรวมถึงงานสำคัญที่ต้องได้รับการดูแลทันที พวกเขามีกำหนดเวลาที่เข้มงวดและจะต้องทำให้เสร็จเหนือสิ่งอื่นใดและเป็นการส่วนตัว

• Quadrant II - “ตัดสินใจว่าจะทำเมื่อใด” (สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน)

ควอแดรนท์นี้เป็นส่วนเชิงกลยุทธ์ของเมทริกซ์ ซึ่งเหมาะสำหรับการพัฒนาในระยะยาว องค์ประกอบที่รวมไว้มีความสำคัญแต่ไม่จำเป็นต้องดำเนินการในทันที ในขณะเดียวกัน งานก็มีกำหนดเวลาที่แน่นอนและต้องทำให้เสร็จด้วยตนเองด้วย

• Quadrant III - “มอบหมายให้ใครสักคน” (เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ)

โทรศัพท์ อีเมล และการจัดกำหนดการการประชุมและกิจกรรมต่างๆ ตกอยู่ในควอแดรนท์นี้ งานประเภทนี้มักไม่ต้องการการดูแลเป็นการส่วนตัว เนื่องจากไม่เกี่ยวข้องกับผลลัพธ์ที่วัดได้ Quadrant III ช่วยลดการรบกวนจากงานสำคัญให้เหลือน้อยที่สุด ด้วยการมอบหมาย คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่สิ่งที่ใหญ่กว่าได้

• Quadrant IV - “ทำทีหลัง” (ไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วน)

กิจกรรมที่อยู่ใน Quadrant IV เป็นกิจกรรมเสริมที่ไม่เพิ่มมูลค่าใดๆ พูดง่ายๆ ก็คือนี่คือสิ่งที่สามารถเลื่อนออกไปได้เสมอโดยไม่ต้องกลัวผลที่ตามมา สิ่งเหล่านี้กินเวลาและรบกวนงานที่สำคัญกว่าที่คุณทำในสองจตุภาคแรก

การเลือกสีสำหรับเมทริกซ์

กำหนดสีแต่ละควอแดรนท์ของเมทริกซ์และเชื่อมโยงกับระดับความสำคัญ

ตัวอย่างเช่น:

สีแดง=ด่วน.

สีเหลือง = สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วนมาก

สีเขียว = เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ

สีเทา = ไม่เร่งด่วน ไม่สำคัญ

เมื่อคุณใช้เมทริกซ์เพื่อวัตถุประสงค์ทางวิชาชีพ คุณจะพบว่าปัญหาส่วนใหญ่จะอยู่ในควอแดรนท์ I และ III กิจกรรม Quadrant II ให้ผลลัพธ์ที่สำคัญที่สุดเนื่องจากเป็นเป้าหมายทางธุรกิจที่ส่งผลต่อความสำเร็จในระยะยาวของธุรกิจ แต่ก็ไม่ค่อยจัดว่าเป็นกิจกรรมเร่งด่วน

สิ่งที่เข้าใจยากที่สุดคือสิ่งที่ทำให้คุณเสียสมาธิจากหลักสูตรที่วางแผนไว้ แต่หากคุณสามารถจัดการกับปัญหาพื้นฐานของการบริหารเวลาได้ คุณจะหมดความคิดเรื่องชั่วโมงที่เสียเปล่าไป ถามตัวเองสองคำถามเพื่อช่วยคุณตัดสินใจเกี่ยวกับกลยุทธ์การตัดสินใจในระยะยาว:

• เมื่อไหร่คุณจะทำงานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน?
• เมื่อใดที่คุณสามารถใช้เวลาในการจัดการงานที่สำคัญก่อนที่จะกลายเป็นเรื่องเร่งด่วนกะทันหัน?

เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การจดจำว่าบางครั้งงานจากจตุภาคหนึ่งก็ตกอยู่ในอีกจตุภาคหนึ่งโดยไม่คาดคิด หากเกิดเหตุฉุกเฉิน ลำดับความสำคัญของคุณจะเปลี่ยนไป ตัวอย่างเช่น คุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและลูกค้าไม่พอใจโทรมาขอพูดคุยกับผู้จัดการเนื่องจากการจัดส่งล่าช้า ปัญหานี้จะเพิ่มขึ้นเหนือองค์ประกอบอื่นๆ ในเมทริกซ์ทันที

การกระจายงานข้ามควอแดรนท์มีคุณสมบัติบางอย่างที่ต้องคำนึงถึง:

1. รายการสิ่งที่ต้องทำทำให้ชีวิตง่ายขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อมอบหมายงาน คุณถามคำถามที่ถูกต้องเพื่อช่วยคุณตัดสินใจว่าจะต้องทำอะไรให้เสร็จก่อน คุณลักษณะสำคัญคือลำดับความสำคัญ
2. คุณสามารถเพิ่มกิจกรรมและงานต่างๆ มากมายในแต่ละควอแดรนท์ได้ แต่ทางที่ดีควรรักษาจำนวนสูงสุดไว้ไม่เกินแปดรายการ มิฉะนั้นคุณจะย้ายออกไปจากเป้าหมายหลัก - ทำภารกิจให้สำเร็จ
3. สร้างเมทริกซ์แยกกันสำหรับชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวของคุณ
4. มีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถกำหนดระดับความสำคัญของรายการในรายการของคุณได้ เริ่มต้นทุกเช้าด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำจากเมทริกซ์ และคุณจะเห็นผลลัพธ์ภายในสิ้นสัปดาห์

แม่แบบเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์

เพื่อให้กระบวนการกระจายงานง่ายขึ้น ให้ใช้เทมเพลตที่พัฒนาโดย Evernote:

Eisenhower Matrix สามารถแปลเป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ Trello ได้ จัดทำรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับกระดานทั้งสี่กระดาน (= ควอแดรนท์) และสร้างกระดาน “กล่องจดหมาย” แยกกัน โดยที่งานทั้งหมดจะไปก่อนที่จะกระจายไปยังควอแดรนท์ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถประเมินภาระงานของคุณด้วยสายตาได้

Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือง่ายๆ ที่ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงภาวะอัมพาตของการวิเคราะห์ที่เกิดขึ้นเมื่อใดก็ตามที่คุณไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน

เทคนิคนี้ได้รับความนิยมเนื่องจากเห็นได้ชัดว่าใช้งานง่าย รู้เรื่องนี้มีประโยชน์ และคุ้มค่าที่จะลองใช้ ดังนั้นเรามาดูกันดีกว่า

ดไวต์ ไอเซนฮาวร์ พลเอกกองทัพบกและประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา ไม่น่าจะได้ศึกษาทฤษฎีการบริหารเวลาและเทคนิคต่างๆ เพื่อการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ แต่เป็นวลีของเขาที่ว่า "ไม่ใช่ว่าเรื่องเร่งด่วนทุกเรื่องจะสำคัญ และไม่ใช่ว่าสิ่งสำคัญทุกเรื่องจะเร่งด่วน" นั่นเองที่อธิบายหลักการที่เป็นรากฐานของวิธีการที่เรียกว่าเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ได้ดีที่สุด

ปัญหาที่ Eisenhower Matrix ช่วยแก้ไข

บางครั้งคุณทำงานทั้งวันโดยไม่ยืดตัวเลย คุณสามารถจัดการสิ่งต่างๆ มากมาย คุณหมุนไปรอบๆ เหมือนกระรอก แต่ผลลัพธ์ที่ได้คือมีแต่ความเหนื่อยล้าและไม่มีความพึงพอใจ เพราะยังไม่ชัดเจนว่าวีรกรรมด้านแรงงานทั้งหมดนี้ทำให้คุณเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้นได้อย่างไร

ในการจัดการเวลาสิ่งนี้เรียกว่าปัญหาของการตั้งเป้าหมายและผลที่ตามมาอาจเป็นอันตรายได้มากที่สุด - ชีวิตกลายเป็นการวิ่งมาราธอนที่ทรหดพร้อมการหยุดพักที่หายากและผลลัพธ์ที่ไม่อาจเข้าใจได้

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าปัญหาไม่ใช่ว่าเราทำงานน้อยหรือแย่ แต่ก่อนที่จะเริ่มธุรกิจใดๆ เราไม่ได้ตั้งเป้าหมายที่ถูกต้องและไม่ได้กำหนดลำดับความสำคัญ วิธีหนึ่งที่สามารถช่วยจัดเรียงสิ่งนี้ได้คือการใช้ Eisenhower Matrix เพื่อจัดเรียงงานตามลำดับความสำคัญอย่างรวดเร็ว

สาระสำคัญของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

เทคนิคนี้ช่วยให้คุณจัดเรียงรายการสิ่งที่ต้องทำได้อย่างรวดเร็ว แม้ว่าจะมีรายการสิ่งที่ต้องทำมากมายก็ตาม ภายนอกทุกอย่างดูเรียบง่ายมาก - เราดูรายการงานและตอบคำถามสองข้อสำหรับแต่ละรายการ

• มันเป็นสิ่งสำคัญ?

• นี่เป็นเรื่องเร่งด่วนเหรอ?

หยิบกระดาษหนึ่งแผ่นแล้วแบ่งออกเป็นสี่ส่วน เราได้สี่เหลี่ยมจัตุรัสสี่อันซึ่งเราป้อนคำตอบสำหรับคำถามทั้งสองข้อนี้

ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์มีหน้าตาเป็นอย่างไร

Quadrant A: เรื่องสำคัญและเร่งด่วน

• สิ่งที่หากไม่เสร็จสิ้นก็เป็นอันตรายต่อการบรรลุผลตามเป้าหมาย
• ปัญหาที่ต้องแก้ไขเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาใหญ่ในชีวิต
• ปัญหาสุขภาพ.

หากคุณเป็นสัตว์ประหลาดแห่งประสิทธิภาพ จตุภาคนี้จะว่างเปล่าสำหรับคุณ: คุณจะไม่ทำสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จจนกว่าคุณจะเข้าสู่ภาค "ไฟ" แต่คุณไม่ใช่สัตว์ประหลาดด้านประสิทธิภาพ (และพวกเราก็เช่นกัน) ดังนั้นสิ่งนี้ไม่น่าจะเกิดขึ้น สิ่งที่สำคัญที่สุดคือสิ่งต่างๆ เกิดขึ้นที่นั่นไม่บ่อยนักและเกิดขึ้นในปริมาณน้อยๆ หากครึ่งหนึ่งของรายการงานของคุณอยู่ที่นั่น แสดงว่าเป็นหายนะ

อย่างไรก็ตามไม่จำเป็นต้องตื่นตระหนก เพื่อให้ควอแดรนท์นี้ว่างเปล่า คุณต้องพยายามรักษาส่วนอื่นๆ ไว้ก่อน

Quadrant B: เรื่องสำคัญแต่ไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน

• กิจกรรมเบื้องต้น

นี่คือที่ที่มีงานที่ต้องให้ความสนใจสูงสุด ผู้ที่ทำงานได้ดีกับจตุรัสนี้จะประสบความสำเร็จในการบรรลุเป้าหมาย งานสำคัญที่ไม่ไหม้ซึ่งหมายความว่าเราจะไม่ทำในสภาวะที่ใกล้จะตื่นตระหนก ไม่มีอุปสรรคในการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด อย่ารอช้า งานจากควอแดรนท์นี้สามารถย้ายไปยังเซกเตอร์ A ได้

Quadrant C: เรื่องเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ

• สิ่งรบกวนสมาธิ.

การทำภารกิจเหล่านี้ให้สำเร็จไม่ได้ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย แต่จะขัดขวางไม่ให้คุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ ลดประสิทธิภาพ และทำให้หมดแรง

Insidious Quadrant - มีความเสี่ยงที่จะสร้างความสับสนให้กับเรื่องจากภาคส่วนนี้กับเรื่องของ Quadrant A และส่งผลให้เกิดความสับสนในลำดับความสำคัญ

Quadrant D: เรื่องที่ไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ

จตุภาคที่ขัดแย้งกัน เพราะนี่คือที่ที่ธุรกิจดำรงอยู่:

• ไม่ให้ผลประโยชน์ใดๆ
• รายการโปรดของเรา

ฟัง. เพลงโปรดของเราเล่นที่นี่ มีเก้าอี้นั่งสบายรออยู่ และแทบไม่ต้องใช้สมองเลย

วิธีใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์กับการบริหารเวลา

มีวิธีการและเทคนิคที่แตกต่างกันมากมายซึ่งบางครั้งก็เข้ากันไม่ได้มากนักในการจัดการเวลา และนี่ไม่ใช่ข้อเสียเนื่องจากผู้คนมีความแตกต่างกัน สิ่งที่ได้ผลดีสำหรับคนคนหนึ่งจะไม่ได้ผลกับอีกคนหนึ่ง ดังนั้นคุณจะต้องลองใช้เทคนิคต่าง ๆ อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้โดยเลือกวิธีที่เหมาะสม