Hallå! I den här artikeln kommer vi att prata om ett av de mest effektiva tidshanteringsverktygen - Eisenhower-matrisen.

Idag lär du dig:

• Vad är Eisenhower-matrisen;
• Hur du kan tillämpa matrisen i vardagen (med exempel);
• Vilka tekniker hjälper dig att spara tid?

"Det är en lång dag till kvällen om det inte finns något att göra", säger populär visdom. Helt andra aforismer uppstår från upptagna människor som tävlar mot tiden: "Hur kan vi lägga till en tjugofemte timme till dagen?"

Under multitasking ställs varje affärsperson förr eller senare inför frågan om korrekt fördelning av tidsresurser. Startförhållandena är lika för alla invånare på planeten - en timme inkluderar sextio minuter för absolut alla. Men hur effektivt människor hanterar sin tid avgör till stor del skillnaden mellan en framgångsrik person och en perenn förlorare.

Eisenhower-matrisen som en metod för att organisera tid

Tidshantering, eller, är den medvetna kontrollen över mängden tid som spenderas på specifika aktiviteter för att öka deras effektivitet och produktivitet.

Eisenhower Matrix är ett av de populära tidshanteringsverktygen som används för att prioritera affärs- och personliga uppgifter. Den bygger på principen att dela in alla ärenden i fyra kategorier, beroende på deras grad av betydelse och brådska. Matrisen är mest bekväm att använda för kort- och medellångsiktig planering.

Detta tillvägagångssätt uppfanns av Dwight David Eisenhower, en armégeneral under andra världskriget och senare USA:s trettiofjärde president. Politikern beundrade alltid omgivningen med sin förmåga att göra allt.

En gång i tiden letade en amerikan förgäves efter något effektivt sätt att hantera tid och, utan att hitta det bland de befintliga, utvecklade han det på egen hand. Tidsmatrisen är fortfarande fantastisk i sin enkelhet och geni, och miljontals människor runt om i världen använder den för planering.

Visuellt är prioritetsmatrisen uppdelad i fyra kvadranter, där saker passar in i kategorier: viktigt och brådskande, viktigt och icke-brådskande, oviktigt och brådskande, oviktigt och icke-brådskande.

Användaren av matrisen blir ombedd att ange alla sina planerade aktiviteter i dessa kvadranter. Det största arbetet sker just när en person gör ett val mellan dessa områden och därmed bestämmer vilka saker som måste göras först och vilka som ska göras efter det.

Egenskaper för kvadranter

Kvadrant A: viktig och brådskande

Detta fält bör användas för att registrera ärenden som rör prioriterade områden i en persons liv och som inte kan försenas. Dessa områden är vanligtvis familj, karriär (för studenter - studier), hälsa och säkerhet.

Dessa fall motsvarar följande påståenden:

1. Om du inte gör detta inom en snar framtid kommer du avsevärt att flytta dig bort från ett av dina långsiktiga livsmål.

Exempel. Du förväntar dig en befordran inom en snar framtid. Chefen ber dig att lämna en lägesrapport så snabbt som möjligt. Det är viktigt? Ja, för du vill inte missa en chans till karriärutveckling. Är detta brådskande? Ja, för nu är det dags att visa din prestation.

1. Underlåtenhet att söka medicinsk hjälp omedelbart kan få fruktansvärda konsekvenser.

Exempel. Du har tandvärk. Viktig? Allt som har med hälsa är alltid viktigt. Enträget? Du riskerar att tappa din tand och kommer inte att hålla länge på smärtstillande medel.

Kvadrant B: viktig och icke-brådskande

Framgångsrika människor gör det mesta av sitt arbete i denna kvadrant. Dessa är vardagliga aktiviteter som alltid tjänar till att uppnå stora mål inom alla områden av livet. De är alla viktiga, men det är ingen brådska, som är fallet med A-kvadranten.

En framgångsrik person för inte sina viktiga angelägenheter till ett undantagstillstånd, utan slutför dem gradvis. Han har oftast tid att fatta beslut eftertänksamt och bygga byggnaden av sin framtida sten för tegel.

Denna zon omfattar alla vardagliga aktiviteter som direkt relaterar till prioriterade områden i livet: arbete, familj, självutveckling, hälsa.

Ett enda kriterium gäller för dem:

• Uppdraget måste genomföras, men det kan skjutas upp ett tag om något viktigt och brådskande dyker upp.

Exempel. Du är programmerare och måste lämna in programmet du skrev senast på måndag. Idag är det bara torsdag, du har allt klart, men du bestämde dig för att skjuta upp inlämningen av ditt arbete till fredag ​​för att kontrollera allt noggrant igen.

Fall från kvadrant B, om de inte ges tillräcklig uppmärksamhet, kan migrera till kvadrant A. Ditt mål är att förhindra att detta händer. Det händer att en viktig fråga dyker upp plötsligt, av skäl utanför din kontroll. Men ofta tar vi själva saker till detta tillstånd, ignorerar förebyggande undersökningar med en läkare och skjuter upp slutförandet av viktiga uppgifter till deadline.

Kvadrant S: Oviktigt och brådskande

Dessa uppgifter ligger en bit från dina huvudprioriteringar, men att göra dem gör ditt liv bekvämare och kan tjäna dig väl över tid.

Det här området innehåller möten och samtal som du deltar i av artighet eller av nödvändighet, inklusive födelsedagar för inte särskilt nära människor, oväntade hushållssysslor och vissa arbetsuppgifter.

Angelägenheter i denna kvadrant har följande egenskaper:

1. Att slutföra denna uppgift snabbt kommer att hjälpa.

Exempel. Du planerade att köpa en luftkonditionering och hörde talas om en rea som bara kommer att pågå i en dag. Viktig? Inte speciellt. Världen kommer inte att kollapsa om du inte köper en luftkonditionering billigare än du planerat. Enträget? Ja, rean gäller i en dag. En trevlig bonus: ett brådskande köp gör att du kan spara lite på din familjs budget.

1. Indirekt kan det gynna de underliggande målen att slutföra dessa uppgifter, även om detta inte är garanterat.

Exempel. Du är journalist. Du bjuds in till en bankett, dit redaktören för tidningen du är intresserad av kan komma. Viktig? Inte speciellt, allt är för vagt. Enträget? Ja, eftersom banketten inte kommer att vara för evigt måste du fatta ett beslut - antingen att gå eller inte.

Det är troligt att du kommer att hitta någon att delegera ett ärende från denna kvadrant. Din make, bekant, kollega, underordnad kan göra något oviktigt brådskande arbete åt dig.

Kvadrant D: Oviktigt och inte brådskande

Alla frågor i denna kvadrant kan delas in i affärer och underhållning. Att göra inkluderar uppgifter vars slutförande garanterar din komfort och gör dig och ditt liv vackrare (till exempel att ta hand om ditt utseende), men uppgiften kan vänta ett tag.

För en kvinna kan detta vara ett besök hos en manikyr, för en man kan det vara att tvätta sin bil. Naturligtvis är dessa saker viktiga i sig, men inte i förhållande till dina huvudområden i livet.

Den andra gruppen inkluderar ett trevligt tidsfördriv. Man brukar tro att det inte finns någon nytta av dessa uppgifter, de kallas "tidsslösare", de presenteras som saker som folk helst inte vill göra, och att bli av med dem är ett lovvärt mål.

Du kan bara tala så kategoriskt om dåliga vanor som rökning och systematiskt drickande av stark alkohol. Exempel på saker som att kommunicera på sociala nätverk, titta på lätta filmer, umgås på klubbar, spela datorspel – allt detta har rätt att vara och är nödvändigt för en person om det slappnar av och ger honom njutning.

För det första är en person inte en robot, han måste göra något bara för själen.

För det andra kan oviktiga och icke-brådskande ärenden vara fördelaktiga. Många datorspel utvecklar tänkande, kommunikation på sociala nätverk lär dig att uttrycka tankar, dans i klubbar hjälper dig att värma upp. Dessutom har det länge varit känt att en aktivitetsbyte är den bästa vilan.

Huvudvillkoret för denna kvadrant är att inte låta den ta över det mesta av din tid och ignorera de viktigaste sakerna som för dig framåt i livet.

Hur man omsätter Eisenhower-matrisen i praktiken

Så efter att ha granskat den teoretiska delen kan du uppleva effekten av matrisen på dig själv.

1. Kvällen innan din första experimentdag öppnar du dagboken till lämpligt datum och ritar ett uppslag på fyra sidor. Märk dem som visas i matrisen. Om du inte har en dagbok kan du ta ett vanligt ark. Om du alltid har en surfplatta eller laptop med dig kan du skapa en matris i Excel.
2. På ett separat pappersark, skriv ner i en kolumn alla saker du planerar att göra imorgon (när du förvärvar färdigheten att snabbt distribuera alla saker i matrisen behöver du inte längre detta föremål).
3. Läs fallen ett i taget och skriv om vart och ett till lämplig kvadrant i matrisen. För att göra detta behöver du bara svara på två frågor: Är det viktigt? Är det brådskande?

1. När det gäller pappersversionen, lämna ledigt utrymme i varje fält - imorgon kommer du ihåg andra saker att göra och lägga till dem.
2. Markera redan slutförda uppgifter med en markör (färg).
3. I slutet av dagen, överför oavslutade uppgifter till nästa dag (var noga med att skriva om dem på ett nytt uppslag av dagboken eller kopiera dem till en ny Excel-flik - annars kommer de att "förloras").
4. Förneka inte dig själv nöjet i slutet av dagen att granska alla de "färgade" delarna av din matris, det vill säga alla slutförda uppgifter. Du kommer att känna tillfredsställelsen av en affärsman vars dag inte var bortkastad.

Exempel på en färdig Eisenhower-matris

Med vårt exempel kommer vi att göra som vi tipsade om i föregående stycke - först kommer vi att skriva ner alla fall i rad och sedan fördela dem i matrisen. I förstapersonsexemplet kommer en professionell massageterapeut att reflektera.

Här är hans lista över uppgifter för dagen (med kommentarer för att låta läsaren förstå graden av vikt och brådska):

• Idag finns det 4 massager: klockan 9, klockan 11, klockan 15, klockan 20 (under rasterna ska jag göra andra saker);
• Gå till redovisningsavdelningen (enligt kontraktet borde jag få 60% av kostnaden för en massage, men i själva verket får jag bara 50% - ta reda på varför);
• Köp mat till katten (bra att jag tittade - det finns bara en matning kvar);
• Besök en vän på sjukhuset (en nära vän som bröt armen igår, ge honom något gott);
• Gå till banken, gör en betalning för bolånet (idag är sista dagen då du kan betala utan påföljd);
• Kom förbi en väns hus för att hämta ett tält (idag är det tisdag, vi planerar en familjecampingtur på lördag);
• Gå till poolen (ju oftare jag går, desto bättre);
• Köp matvaror (det finns fortfarande lite grejer i kylen, vi räcker ett par dagar);
• Svara på meddelanden på WhatsApp och VKontakte (bara konversationer);
• Öva engelska i minst 20 minuter (det finns många utlänningar bland kunderna, du måste förbättra ditt språk);
• Köp en ny packning för kranen (kranen droppar fortfarande, men det är på gränsen);
• Gå till ett möte med en ögonläkare (varje år, ifall jag genomgår en undersökning);
• Få en hårklippning (utseendet är fortfarande snyggt, men det är bättre att inte fördröja det);
• Skicka en bok om övningar för ryggmusklerna till en kollega (jag lovade att så fort jag sitter vid datorn ska jag skicka den direkt).

	ENTRÄGET	STRESSA INTE
VIKTIG	Idag finns det 4 massager: kl 09.00, 11.00, 15.00, 20.00. Besök en vän på sjukhuset	Besök vänner för ett tält (familjecamping) Gå till en tid hos en ögonläkare Gå till redovisning Öva engelska
SPILLER INTE	Gå till banken, gör en bolånebetalning Köp kattmat Köp en ny kranpackning Skicka boken till en kollega	Få håret klippt Köp produkter Gå till poolen Svara på meddelanden på WhatsApp och VKontakte

Kom ihåg: samma sak för olika människor kan leva i olika kvadranter av matrisen. Till exempel, för någon kan det vara både viktigt och oviktigt att utöva en hobby. Du och bara du kan fördela dina angelägenheter som du ser dina livsprioriteringar.

Under vilka förhållanden kommer Eisenhower Matrix att vara användbar för dig?

Vissa skeptiker tror att Eisenhower-matrisen bara är lämplig för chefer, medan en enkel anställd, arbetare eller hemmafru inte kommer att kunna använda den i praktiken (vilket är falskt - matrisen är universell, vi bevisade detta genom att ta som ett exempel på fallen med en massageterapeut, inte en affärsman).

I verkligheten handlar frågan inte om möjligheten eller omöjligheten att använda matrisen, utan om lämpligheten av dess användning.

Eisenhower-systemet används för planering för varje dag. Det vill säga, vi pratar inte om långsiktiga planer (bygga ett hus, åka på semester, ta examen från universitetet), utan om aktuella uppgifter.

Å ena sidan, om en person har så få dagliga uppgifter att hans minne lätt kan klara av dem, är det ingen idé att använda tabellen. Till exempel är en anställds hela plan för dagen att tillbringa sina åtta timmar på jobbet och sedan dricka öl med vänner på kvällen. Det här bordet är inte för sådana människor.

Å andra sidan, om en person har mål i alla aspekter av sitt liv - i arbete, studier, självutveckling, familj, hobbyer, om han strävar efter att vara sin tids mästare och inte gå med dess flöde - en sådan person har alltid många dagliga uppgifter. Och eftersom han inte vill tappa dem ur sikte, är den här matrisen för honom.

Eisenhower Matrix är inte ett universalmedel för den eviga bristen på tid. Det är mer en minihandledning om prioritering.

Bli inte förvånad om du till en början tycker att det är svårt att sortera saker i kvadranter. I det ögonblick du tänker och gör det lär du dig. Och att lära sig något värdefullt innebär alltid en viss ansträngning.

Misströsta inte - efter att ha arbetat med bordet i flera dagar i rad kommer du att förvärva en färdighet som kommer att förvandlas till en färdighet. Därefter kommer prioriteringen att bli automatisk.

Så, låt oss sammanfatta.

Eisenhower Matrix är för personer som dig om:

• Du måste hela tiden göra val om vilken uppgift du ska ta dig an först;
• Du är redo att lära känna dig själv bättre, redo att ärligt svara på frågor som "vad är verkligen viktigt för mig?";
• Du vill få så mycket gjort som möjligt - definitivt mer än du gör nu;
• Du är redo att bekämpa en sådan egenskap som din som förhalning - att kroniskt skjuta upp saker "till senare".

Du kanske redan är bra på att hantera din tid.

Läs påståendena nedan och fråga dig själv om de är sanna för dig. Om de allra flesta poäng inte passar dig är det tillrådligt att du behärskar tidshanteringstekniker.

• Du har alltid en tydlig att-göra-lista för dagen;
• Du svarar på affärse-postmeddelanden i tid;
• Du tar inte med dig arbete hem och stannar nästan aldrig sent efter arbetsdagens slut;
• Du tillåter inte att telefonsamtal, besökare och sociala nätverk avsevärt distraherar dig från dina huvudsakliga uppgifter;
• Du gör inte arbetet för dina underordnade för att du inte tror att bara du kan göra det riktigt bra;
• I slutet av dagen känner du dig nästan lika energisk som i början.

Om alla föregående punkter verkar logiska för dig, kan den sista orsaka ett otroligt leende: "Du skojar! En pressad citron får mig att känna mig mer energisk än jag gör i slutet av arbetsdagen.” Ändå finns det ett stort antal människor som inte bara inte blir trötta, utan också känner en styrka. Och det finns ingen hemlighet här.

Vi blir inte trötta av mängden arbete som utförs, utan av dumma, oordnade handlingar, meningslösa kast och en känsla av hjälplöshet under tillstånd av kronisk tidspress.

Ibland kan vi förstås inte förutse allt. Och vår sammanhängande plan kan rubbas på grund av plötsligt avstängd kontorsutrustning, en sen kund eller en frånvarande anställd. Lämna detta åt sidan för nu.

Det första du ska jobba på är hur du inte ska vara en källa till kaos för dig själv, och sedan kan du tänka på påverkan av yttre oförutsedda omständigheter.

1. Rengör skrivbordet från dokument som du inte längre arbetar med. Om du inte behöver dem så ofta, lägg in dem i garderoben. Om du inte behöver dem alls, lägg dem i papperskorgen. I en hög med papper kan du knappt hitta just det arket, letande efter vilket du kommer att spendera långa minuter, irriterad av fruktlösa ansträngningar. Observera att skrivborden hos framgångsrika affärsmän ser ut som om ingen arbetar vid dem: större delen av deras yta är obemannad.
2. Skaffa dig en dagbok och skilj dig inte från honom. Det är omöjligt att komma ihåg allt, och affärsmän har länge förstått behovet av att skriva ner allt - mötesdatum, att göra, frågor att tänka på. Mobiltelefoner och bärbara datorer med sina kalendrar används flitigt, men en pappersdagbok kommer aldrig att bli föråldrad – om inte annat för att den inte kan gå sönder eller ta slut.
3. Planera vad som är viktigast för dina maximala dagliga aktivitetstider. Vi är alla människor, och även de starkaste medlemmarna av vår art övervinns av sömnen. Att stå emot dina biorytmer är ett slöseri med tid, du kommer fortfarande att förlora. Det du gör på en timme under dagen, på kvällen, med ackumulerad trötthet, kommer att ta dig dubbelt så lång tid. Skjut därför inte upp en brådskande anmälan till sent på kvällen, inled inte viktiga samtal innan du går och lägger dig – både du och din partner kommer att drabbas av detta tillvägagångssätt.
4. Överbelasta inte dig själv. Det är inte bara så att din produktivitet kommer att minska. Med en skoningslös rytm kommer du definitivt att "bränna ut", och din kropp kommer att vila utan ditt samtycke och skicka dig till en sjukhussäng. Det är här du kommer att förlora all din sparade tid.

Unna dig själv som en fullblodshäst – det är förstås ett starkt djur, men vilken ägare skulle riskera att köra den i ett rasande tempo?

1. Slösa inte tid på projekt och angelägenheter. Kommer du ihåg den berömda frasen att det bästa är det godas fiende? Känner du att ju mer du testar ditt projekt, desto bättre blir det? Det är mycket viktigt här att inte "översträcka" saken, annars riskerar du att känna kronisk trötthet på grund av oförmågan att uppnå idealet. Sträva inte efter perfektion – dessa åtgärder kommer att slösa bort din tid.
2. Sträva inte efter att vara bra på allt. Det tar år att bli expert på vilket område som helst. Det är bättre att sticka ut i en sak än att vara medelmåttig i allt. Filmen "Ocean's 11" talar om detta. Det är viktigt att ha ett team där alla är bra på något, då kan man enkelt delegera saker.

Eisenhower Matrix är en metod för att effektivt organisera tid, hjälpa till att uppnå snabba och betydande resultat och alltid komma i tid.

Pengar kan inte köpa tid, men jag skulle vilja behärska tillvarons hemligheter och lägga till minst en timme till på dagen. Det är enkelt: planering är din idealiska assistent på vägen till välbefinnande. Det är planering som hjälper dig att komma ur ett konstant tillstånd av tidspress och undvika irritabilitet och besvikelse.

Eisenhower-matrisen hjälper dig att uppnå mer och löser viktiga planeringsproblem. Att känna sig som en pressad citron är det standardtillstånd de flesta känner i slutet av arbetsdagen. Situationen kan ändras med en 180 graders vridning.

För första gången började en enastående politiker och tidigare en begåvad militär, USA:s 34:e president, Dwight David Eisenhower, ett seriöst sökande efter en lösning på problemet med effektiv tidshantering. Fler och fler människor föredrar att använda Eisenhower-matrisen för att uppnå effektivitet i verksamheten.

Skapare av Eisenhower-metoden

Dwight David Eisenhower föddes 1890 i en vanlig familj. 1909 tog han examen från skolan, därefter 4 års studier vid militärhögskolan. Med särskild passion studerade Eisenhower biografin om Lincoln och de stora i denna värld. Föräldrarna stöttade sin son i allt. Stödet från nära och kära i hans ungdom skulle ha en positiv inverkan på Eisenhowers karriär i framtiden.

Avgången 1948 markerade inte slutet på det aktiva arbetet. Efter att Eisenhower blivit rektor för Columbia Institute, och i början av 1953 tillträdde posten som USA:s president - valdes han senare till denna post flera gånger. Politikern står inför frågan om effektiv tidshantering och Eisenhower löser den.

Eisenhower-matrisen som en metod för att organisera tid

Nu förstår vi tydligt att tidshantering är ett verktyg som hjälper till att effektivt planera uppgifter och hantera tid samtidigt som du sparar energi. På 1950-talet visste inte Eisenhower detta.

Eisenhower-matrisen skapades för att hjälpa till att lösa brådskande och viktiga problem. Den rekommenderas inte för användning i långsiktig planering, men för daglig målsättning har denna metod ingen motsvarighet. Enkelheten att använda gör Eisenhower-pyramiden tillgänglig för alla människor.

Eisenhower-matrisen hjälper dig att kassera det oviktiga så att du kan fokusera så mycket som möjligt på de viktiga uppgifterna. Du kommer att se i praktiken att för att uppnå mål är det inte nödvändigt att övervinna berg av uppgifter, slösa energi. Du kommer att lära dig att kategorisera saker efter vikt och brådska.

Hur man korrekt fördelar uppgifter i en tabell

Låt oss välja de viktigaste från ovan för bekvämligheten med att använda Eisenhower-metoden. Fördela uppgifter i tabellen enligt 4 kvadranter:

• Prioritera viktiga och brådskande uppgifter som måste slutföras utan dröjsmål.
• Viktiga men inte brådskande uppgifter som bör slutföras så snart som möjligt. De har stor inverkan på det slutliga målet, men de "bränner" inte.
• Oviktiga och brådskande uppgifter som sannolikt inte kommer att påverka det positiva resultatet av något.
• Vi tillåter oss själva att göra saker som inte är viktiga eller brådskande när vi vill och blir distraherade.

Du kommer att bli en mästare när det finns ett streck på listan över brådskande och viktiga uppgifter i A-kvadranten. Brådska är deprimerande, låter dig inte hämta andan, och kvaliteten på den slutförda uppgiften lämnar ofta mycket att önska. Skynda dig inte att bli upprörd om att-göra-listan i kvadrant A till en början är längre än i de andra kvadranterna. Du är inte den första som lär dig av dina misstag. Med tanke på din erfarenhet kommer du i framtiden att kunna hantera svårigheter och föra fyllningen av Eisenhower-bordet till automatik.

Hur man omsätter Eisenhower-matrisen i praktiken

Det är dags att implementera den inhämtade kunskapen. Du vet tillräckligt för att börja använda Eisenhower-planeringsmetoden i ditt liv.

Följ dessa enkla regler för att undvika vanliga nybörjarmisstag:

• Det är bättre att skissera en lista över uppgifter på kvällen. Bestäm genast vilken som är bekvämare för dig att använda. Detta kan vara ett anteckningsblock, en surfplatta eller Eisenhower Matrix i Excel på din telefon. Även ett vanligt A4-ark duger. Huvudsaken är att data alltid finns till hands.
• Medan du är nybörjare, skriv en lista över alla dina att göra på ett separat pappersark och skriv först sedan in den i Eisenhower-tabellen. Senare kan du hoppa över denna punkt och omedelbart klassificera uppgifter efter vikt och nödvändighet.
• Läs uppgiftslistan noggrant samtidigt som du ställer dig själv frågan om brådska.

När du klassificerar fall på Eisenhower-skalan, fråga dig själv:

• Är denna uppgift inom ramen för mina prioriterade värderingar? Om svaret är positivt så är det viktigt, om det är negativt är det inte viktigt.
• Kommer det att få negativa konsekvenser för mig om jag inte slutför denna uppgift? Denna fråga kommer också att avgöra graden av betydelse.
• Graden av brådska bestäms av hur länge uppgiften är relevans. Om det är omöjligt att slutföra en uppgift i morgon, är brådskan av största vikt.

Se till att lämna ledigt utrymme på din att-göra-lista om du har sammanställt den på papper. Du kan komplettera det. Du måste flytta oavslutade uppgifter i dag till din uppgiftslista för nästa dag. Om du läser artikeln noggrant förstår du att oavslutade affärer kommer att finnas på Eisenhowers bord varje dag.

Exempel på en färdig Eisenhower-matris

Låt oss ta en dag i en skolgeografilärares liv som grund.

1. Imorgon är det 4 lektioner på gymnasiet: kl 8.30, 10.00, 12.00 och 14.00 (mellan lektionerna ska jag syssla med sociala ärenden).
2. Vi måste ta reda på varför förskottsbetalningen inte kom på kortet förra månaden (jag vill inte gå till redovisningsavdelningen för kontanter varje gång).
3. Jag vill ändra min frisyr och justera min hårfärg (jag har tänkt på det här länge).
4. Skicka den till en kollega från en annan stad per post (jag lovade att jag skulle göra detta i början av veckan).
5. Vi måste gå till snabbköpet (det finns tillräckligt med matvaror kvar för ett par dagar).

I verkligheten finns det många fler uppgifter, men för övningarna nöjer vi oss med fem poäng.

Resultatet av fördelningen av fall enligt Eisenhower-metoden:

• Som du redan förstått är den första punkten viktig och nödvändig, vi kommer att skriva den i kvadrant A.
• Kvadrant B kommer att fylla den viktiga men inte brådskande frågan i den andra punkten.
• Kvadrant C kommer att innehålla den brådskande men inte viktiga uppgiften i punkt 4.
• Saker numrerade 3 och 5 går till kvadrant D. De är inte brådskande och inte de viktigaste, men de kommer att ge dig nöje och låta dig slappna av.

Prova nu själv.

Under vilka förhållanden kommer Eisenhower Matrix att vara användbar för dig?

Matrisen hjälper till att planera komplexa och viktiga uppgifter. Förstå hur metoden fungerar och tillämpa den på kortsiktig planering.

Använd gärna Eisenhower-bordet om:

• det är svårt att bestämma den primära uppgiften, det är svårt att förstå var man ska börja;
• var ärlig mot dig själv och svara sanningsenligt på frågor som ställs när du planerar;
• vill optimera tidskostnaderna;
• du vet att du kan mer, men du förstår inte hur du kan uppnå ett bättre resultat;
• sluta skjuta upp saker till imorgon.

För att uppnå resultat räcker det inte att studera Eisenhower-matrisen. Endast genom att tillämpa denna kunskap i praktiken kommer du att se effekten.

Du kanske redan är bra på att hantera din tid.

Tänk om du inte behöver Eisenhowers metoder och klarar av problem utan tabeller? Redo att bestämma sig nu?

Svara sedan ärligt på dessa frågor:

• Gör du alltid en att göra-lista?
• Svarar du på mejl i tid?
• Åker du hem i tid och jobbar på helgen handlar inte om dig?
• Störrar sociala medier och prat viktiga uppgifter?
• I slutet av dagen, är du irriterad och känner att du kunde ha gjort mer?
• Är du alltid uppmärksam på din familj?

Fundera på om du vill ändra det nuvarande tillståndet eller låta allt vara som det är. Eisenhower Table - Din planeringsassistent.

Använd dessa tips när du implementerar Eisenhower-metoden:

1. Överbelasta dig inte med oviktiga saker.
2. Håll din arbetsplats ren och slösa inte tid på att leta efter dokument, träna dig själv i att vara städad.
3. Försök att göra viktiga saker under den första halvan av dagen, och inte på kvällen, när aktiviteten avtar.
4. Bäst de godas fiende. Ta saken på allvar, men utan fanatism.

Och ett sista råd. Välj en riktning som du föredrar att förstå bäst. Det är omöjligt att veta allt.

Slutsats

Så Eisenhower-matrisen är ett exempel på fördelningen av fall. Voltaire sa: "På morgonen planerar jag, och på eftermiddagen gör jag dumma saker." Eisenhower gav den perfekta metoden för att undvika detta nonsens. Hjälp dig själv att bli lyckligare och mer framgångsrik. Använd bordet i praktiken, och resultatet kommer inte att ta lång tid att komma fram.

Tiden är inte under vår kontroll, men vi kan hantera vår tid effektivt.

Du hade många planer för helgen, men det slutade med att du spenderade tid på att titta på serien och inte göra någonting? Eller kanske du är överväldigad av uppgifter på jobbet, och lavinen av akuta uppgifter ökar för varje dag? Du har säkert hört att göra att göra-listor kan få saker att röra på sig. Men ibland hjälper det inte riktigt och uppgifterna som ingår i att göra-listan förblir ouppfyllda. Varför? Eftersom listan är felaktig och/eller du gör saker i fel ordning. Kommer att hjälpa till att lösa dessa problem Eisenhower matris, hon är också prioritetsmatris. Detta är precis vad vi föreslår att prata om.

Eisenhowers Priority Matrix - Vad är det?

Detta prioriterings- och tidshanteringsverktyg är uppkallat efter dess uppfinnare, en av de amerikanska presidenterna - Dwight David Eisenhower. Huvudtanken bakom prioriteringsmatrisen är denna: uppgifter sorteras in fyra grupper beroende på två kriterier - brådskande och betydelse för genomförandet. Vart i inte alla brådskande saker är viktiga och inte alla viktiga saker är brådskande. För att lyckas med uppgifter måste du förstå vilken grupp du ska klassificera den eller den uppgiften i, och detta kommer att tala om för dig när du ska ta dig an det.

Denna metod - om den används på rätt sätt - gör att du kan slutföra alla uppgifter i tid och undvika att saker klamrar sig fast vid varandra och bildar en lavin av olösta problem.

Hur gör man en att-göra-lista utifrån prioritetsmatrisen?

Låt oss upprepa: för att skissera en handlingsplan i enlighet med Eisenhower-matrisen måste alla uppgifter på listan delas in i fyra huvudkategorier:

• kategori A: viktigt och brådskande;
• kategori B: viktigt men inte brådskande;
• kategori C: brådskande men oviktigt;
• kategori D: inte brådskande och oviktigt.

Det bekvämaste sättet är att rita ett pappersark i fyra stora rutor och märka var och en av dem med motsvarande färg och bokstav och sedan ange uppgifterna. Låt oss titta på alla kategorier mer i detalj, med exempel.

1. Kategori A

Viktiga och brådskande ärenden– situationer när deadline är ute eller kom force majeure. Idag är sista dagen att betala bolånet den här månaden, en rapport till din chef skulle ha skickats igår och på kvällen går du till läkaren på grund av akut tandsmärta - allt detta är kategori A. Om du fördelar dina uppgifter rätt , då kommer detta objekt att innehålla minst antal uppgifter, och ännu bättre om det är helt tomt.

2. Kategori B

Viktiga men inte brådskande ärenden- de måste vara huvuddelen av att göra-listan. Det här är de saker som i morgon eller i övermorgon kan flyttas till kategori A om du inte gör dem idag. De är viktiga, men det finns en liten tidsbuffert och de kan läggas åt sidan ett tag. Detta inkluderar dagliga arbetsuppgifter, byter ut en kran i badrummet som fortfarande fungerar men som redan har börjat droppa, köper konsertbiljetter i förväg. I denna kategori ingår också saker relaterade till dina globala livsmål. Till exempel, om du vill öppna ett eget företag eller hitta ett nytt jobb och för detta behöver du behärska en ny färdighet, lära dig ett annat främmande språk, ta på dig en extra order för att generera kapital, etc.

3. Kategori C

Brådskande men oviktiga frågor. Detta är vad som följer avsluta idag eftersom nästa dag blir sen eller olämplig. Grupp C-planer kan syfta till att skapa bekväma levnadsförhållanden och etablera sociala kontakter.

Detta kan inkludera snabba gratulationer till vänner och kollegor på semestern eller en resa till landet för att hjälpa föräldrar att samla sönderfallande bär. Ett annat exempel är att köpa en ny TV med stor rabatt. Om det inte vore för kampanjen skulle du ha köpt den mycket senare, men om du går ihop på kort tid får du det du vill ha snabbare och billigare. Att utföra åtgärder från kategori C är med andra ord inte kritiskt, men det är bättre och bekvämare att göra dem i tid.

4. Kategori D

Icke-brådskande och oviktiga ärenden. Den mest lömska kategorin, som främst omfattar "kronofager" eller "tidsdödare"(bokstavligen "tidsätare", "tidsmördare"). Det här objektet inkluderar att titta på film, prata i telefon med vänner, läsa böcker, bläddra igenom nyhetsflödet. För att stå emot lusten att utföra dessa handlingar istället för uppgifter från de tre första kategorierna behöver du ha en välutvecklad viljestyrka, kunna ta dig samman och koncentrera dig på det du behöver, och inte på det du vill.

När du har fördelat dina uppgifter i fyra kolumner, börja göra dem från första punkten. Om du lär dig att följa prioriteringsmatrisen kommer du inte bara att slutföra uppgifter i tid, utan också lämna tid för skoj - för icke-brådskande och oviktiga uppgifter.

1. Först kan det vara svårt att fördela uppgifterna korrekt. För att göra processen enklare, ställ dig själv frågor: "Är den här uppgiften viktig? Är det inom ramen för mina livsprioriteringar? Kommer underlåtenhet att göra det leda till problem?” Om ja, då är det viktigt. För att förstå om ett ärende är brådskande, fundera på om det kommer att förlora relevans inom en snar framtid? Om ja, då är uppgiften brådskande.

2. Försök att lämna Kategori A-listan tom - kom ihåg det alla ouppfyllda planer från grupp B migrerar hit. Dessutom inkluderar samma grupp olika force majeure-händelser som du inte kunde ha förutsett på förhand. Låt oss upprepa att det idealiskt, med korrekt tidshantering, inte borde finnas några brådskande och viktiga uppgifter. Undantagen kommer att vara samma force majeure, samt:

• hälsoplaner;
• åtgärder som uppfyllelsen av viktiga mål beror på (om du vill åka utomlands på sommaren är det bättre att ansöka om ett utländskt pass i förväg);
• ärenden, underlåtenhet att följa som hotar att leda till problem i framtiden (böter som inte betalas i tid kan hindra dig från att resa utomlands).

3.
Kategori B – för de mest lovande uppgifterna. Statistik visar att de som ägnar särskild uppmärksamhet åt mål i denna kategori är mer framgångsrika, tar sig upp på karriärstegen mer självsäkert och tjänar därför mer. Detta förklaras bland annat av det faktum att tack vare att uppgifterna slutförs i tid (i en lugn takt, utan brådska), koncentration och förmågan att prioritera, kan en person helt demonstrera sina talanger och tänka på detta eller det steget .

4. Några uppgifter från kategori C det vore mer korrekt att klassificera dem som distraherande, eftersom de kan minska effektiviteten i ditt arbete och äta upp ganska mycket tid, även om de inte är viktiga. Detta inkluderar att gratulera avlägsna släktingar, köpa en ny soffa och andra icke-nödvändiga saker. Det är viktigt att kunna särskilja dem från kategori B-uppgifter och om möjligt delegera deras genomförande till andra personer.

5. Problem D, eller tidsslösare, kan vi lugnt ringa improduktiv. Däremot kan du tillföra värde till din fritid. Läs till exempel en bra intellektuell bok istället för en massaroman, gå in för sport när du vill ha känslomässig frigörelse. Om du inte kan motstå frestelsen att slösa tid på något värdelöst, minska dessa utgifter till ett minimum: för att göra detta, slutför först uppgifter från andra kategorier.

När du behärskar principen om hur Eisenhower Matrix fungerar kommer du inte bara att bli framgångsrik, utan också en mer balanserad och optimistisk person, eftersom du kommer att sluta oroa dig för irriterande men viktiga småsaker som du inte hade tid med tidigare.

Varför är det så svårt att välja mellan prioriterade och sekundära uppgifter? Forskning av neuroforskaren Antonio Damasio visar att beslutsfattande är oupplösligt kopplat till känslor. Det är därför inte förvånande att ångest och depression ofta karakteriseras som tillstånd av att vara fast och oförmögen att fatta beslut. Att använda enkla verktyg som Eisenhower Matrix hjälper inte bara att förstå saker, utan också att minska känslomässig stress. Med tiden, genom att behärska principerna för detta koncept, kan du enkelt och snabbt bestämma skillnaden mellan viktigt, brådskande, oviktigt och värdelöst.

Eisenhower-matrisen tros ha mycket att göra med Dwight D. Eisenhowers ord: "Jag har två problem: ett brådskande och ett viktigt. Brådskande är inte viktigt, men viktigt är brådskande."

Dwight D. Eisenhower är mest känd som USA:s 34:e president (från 1953 till 1961). Innan han blev president var han general och befäl över de allierade styrkorna under andra världskriget. 1950 blev Eisenhower Natos förste allierade överbefälhavare i Europa.

Specifika professionella aktiviteter tvingade ständigt Eisenhower att fatta svåra beslut och fokusera på olika uppgifter varje dag. För att optimera processen skapade han sin metod, som blev allmänt känd som Eisenhower-matrisen. Idag kan den användas inte bara av generaler, utan också av vanliga människor, inklusive hemmafruar - det hjälper till att prioritera aktuella uppgifter och ställa saker i ordning.

Hur man använder Eisenhower Matrix

Detta verktyg är lämpligt för dig som vill och kan bedöma vikten av sina uppgifter och tydligt kategorisera dem. Metoden går ut på att dela in uppgifter och åtgärder i fyra grupper:

1. brådskande och viktigt;
2. viktigt men inte brådskande;
3. brådskande men inte viktigt;
4. inte brådskande eller viktigt.

Det slutliga målet med Eisenhower-metoden är att hjälpa till att filtrera oviktiga frågor från viktiga beslut och fokusera på det som verkligen betyder något.

Om du föreställer dig Eisenhower-matrisen som en bild kommer den att se ut så här:

Betydelsen av kvadranter i matrisen

Uppgifter tilldelas specifika kvadranter, som i sin tur avgör när och hur länge du kan slutföra en uppgift.

• Kvadrant I - "Gör det nu" (brådskande och viktigt)

Detta inkluderar prioriterade uppgifter som kräver omedelbar uppmärksamhet. De har strikta deadlines och måste fyllas i framför allt och personligen.

• Quadrant II - "Bestämma när du ska göra det" (viktigt men inte brådskande)

Denna kvadrant är den strategiska delen av matrisen, idealisk för långsiktig utveckling. Elementen som den innehåller är viktiga men kräver inte omedelbar uppmärksamhet. Samtidigt har uppgifterna en viss deadline och genomförs även personligen.

• Quadrant III - "Delegera till någon" (brådskande men inte viktigt)

Telefonsamtal, e-postmeddelanden och schemaläggning av möten och evenemang faller inom denna kvadrant. Dessa typer av uppgifter kräver vanligtvis inte personlig uppmärksamhet eftersom de inte involverar ett mätbart resultat. Quadrant III hjälper till att minimera distraktioner från viktigt arbete. Genom att delegera kan du fokusera på större saker.

• Quadrant IV - "Gör det senare" (inte viktigt, inte brådskande)

Aktiviteter som faller inom kvadrant IV är sidoaktiviteter som inte tillför något värde. Enkelt uttryckt är detta något som alltid kan skjutas upp utan rädsla för några konsekvenser. Dessa saker tar upp tid och stör de viktigare uppgifterna du lägger i de två första kvadranterna.

Välj en färg för matrisen

Tilldela varje kvadrant i matrisen en färg och associera den med en prioritetsnivå.

Till exempel:

Röd = akut.

Gult = viktigt, men inte särskilt brådskande.

Grön = brådskande men inte viktigt.

Grå = inte brådskande, inte viktigt.

När du använder matrisen för professionella ändamål kommer du att upptäcka att de flesta problem faller i kvadranter I och III. Quadrant II-aktiviteter ger de viktigaste resultaten eftersom de är affärsmål som påverkar verksamhetens långsiktiga framgång, men de klassificeras sällan som brådskande.

Det svåraste att förstå är vad som distraherar dig från din planerade kurs. Men om du kan hantera detta grundläggande problem med tidshantering kommer du att bli av med tankar om bortkastade timmar. Ställ dig själv två frågor som hjälper dig att besluta om dina långsiktiga beslutsfattande strategier:

• När kommer du att arbeta med viktiga men inte brådskande uppgifter?
• När kan du ta dig tid att ta itu med viktiga uppgifter innan de plötsligt blir akuta?

Det är värt att komma ihåg att ibland uppgifter från en kvadrant oväntat hamnar i en annan. Om en nödsituation inträffar kommer dina prioriteringar att ändras. Till exempel äger du ett litet företag och en missnöjd kund ringer och ber att få prata med en chef på grund av en försening i leveransen. Detta problem kommer omedelbart att stiga över andra element i matrisen.

Fördelningen av uppgifter över kvadranter har några funktioner som måste beaktas:

1. Att göra-listor gör livet enklare. Se till att när du tilldelar uppgifter ställer du rätt frågor för att hjälpa dig att avgöra vad som måste göras först. Nyckelfunktionen är prioritet.
2. Du kan lägga till många aktiviteter och uppgifter till varje kvadrant, men det är bäst att hålla det maximala antalet till högst åtta objekt. Annars kommer du att gå bort från huvudmålet - att slutföra uppgiften.
3. Skapa separata matriser för ditt professionella och privata liv.
4. Det är bara du som kan bestämma prioritetsnivån för objekten i din lista. Börja varje morgon med att göra-listan från matrisen, och i slutet av veckan kommer du att se resultatet.

Eisenhower matrismall

För att förenkla uppgiftsdistributionsprocessen, använd en mall utvecklad av Evernote:

Eisenhower Matrix kan översättas till projektledningsprogram Trello. Gör en att göra-lista för var och en av de fyra brädorna (= kvadrant) och gör en separat "Inkorg"-tavla där alla uppgifter kommer att gå innan de distribueras till kvadranter. Detta gör att du visuellt kan bedöma din arbetsbelastning.

Eisenhower Matrix är ett enkelt verktyg som hjälper dig att undvika det tillstånd av analysförlamning som uppstår när du inte ens vet var du ska börja.

Tekniken är populär på grund av dess uppenbara användarvänlighet, det är användbart att veta om det, det är definitivt värt ett försök, så låt oss ta reda på det.

Det var osannolikt att Dwight Eisenhower, armégeneral och USA:s 34:e president, hade studerat teorin om tidshantering och tekniker för effektiv användning av tid. Men det var hans fras "Inte alla brådskande saker är viktiga och inte alla viktiga saker är brådskande" som bäst beskriver principen bakom metoden som kallas Eisenhower-matrisen.

Problem som Eisenhower Matrix hjälper till att lösa

Ibland jobbar man hela dagen utan att räta upp sig, man hinner med en massa saker, man bokstavligen snurrar runt som en ekorre, men resultatet blir bara trötthet och ingen tillfredsställelse. För det är inte särskilt tydligt hur allt detta arbetarhjältemod förde dig närmare ditt mål.

Inom tidshantering kallas detta problemet med målsättning, och dess konsekvenser kan vara de mest destruktiva - livet förvandlas till ett ansträngande maraton med sällsynta pauser och ett obegripligt resultat.

Det är viktigt att förstå att problemet inte är att vi jobbar lite eller dåligt, utan att vi innan vi startar någon verksamhet inte sätter upp rätt mål och inte prioriterar. Ett sätt som kan hjälpa till att reda ut detta är att använda Eisenhower-matrisen för att snabbt sortera uppgifter efter prioritet.

Kärnan i Eisenhower-matrisen

Den här tekniken hjälper dig att snabbt sortera igenom din att göra-lista, även om det finns många av dem. Utåt ser allt extremt enkelt ut - vi tittar på listan över uppgifter och svarar på två frågor för var och en.

• Det är viktigt?

• Är detta brådskande?

Ta ett pappersark och dela det i fyra delar. Vi får fyra rutor där vi lägger in svaren på dessa två frågor.

Hur ser Eisenhower-matrisen ut?

Kvadrant A: viktiga och brådskande ärenden

• Saker som, om de inte genomförs, äventyrar uppnåendet av målet.
• Problem som måste lösas för att undvika stora svårigheter i livet.
• Hälsoproblem.

Om du är ett monster av effektivitet, kommer denna kvadrant att vara tom för dig: du kommer helt enkelt inte att få saker gjorda förrän du kommer in i "eldsektorn". Men du är inget effektivitetsmonster (och det är inte vi heller), så det är osannolikt att det händer. Det viktigaste är att det händer saker där sällan och i små mängder. Om hälften av din uppgiftslista finns där är det en katastrof.

Det finns dock ingen anledning att få panik. För att denna kvadrant ska vara tom måste du först arbeta med att underhålla de andra sektorerna.

Kvadrant B: viktiga men inte brådskande ärenden

• Primär verksamhet.

Här bor uppgifter som kräver maximal uppmärksamhet. De som arbetar bra med denna kvadrant kommer att lyckas med att uppnå sina mål. Viktiga uppgifter som inte brinner, vilket innebär att vi inte gör dem i ett tillstånd nära panik. Det finns inga hinder för att utföra dem så effektivt som möjligt. Dröj bara inte - uppgifter från denna kvadrant kan flyttas till sektor A.

Kvadrant C: brådskande men inte viktiga frågor

• Distraktioner.

Att slutföra dessa uppgifter hjälper dig inte att nå ditt mål, de hindrar dig från att fokusera på det som verkligen är viktigt, minskar din effektivitet och tröttar ut dig.

Lömsk kvadrant - det finns en risk för att ärenden från denna sektor förväxlas med frågor i kvadrant A och att det leder till förvirring i prioriteringar.

Kvadrant D: Inga brådskande eller viktiga ärenden

Paradoxal kvadrant, eftersom det är här verksamheten bor:

• inte ger någon förmån;
• våra favoriter.

Lyssna. Vår favoritmusik spelas här, en bekväm stol väntar, och praktiskt taget ingen hjärninblandning krävs.

Hur man tillämpar Eisenhower-matrisen på tidshantering

Det finns många olika, ibland inte särskilt kompatibla, metoder och tekniker inom tidshantering. Och detta är inte en nackdel, eftersom människor är olika. Det som fungerar bra för en person fungerar inte för en annan. Därför måste du oundvikligen prova olika tekniker och välja rätt.