pojavijo na obrazcu Naslov obrazca in Opomba obrazca:

V glavi našega obrazca je vpis z imenom obrazca, v opombi pa ime študenta, ki bo delo opravljal. Če želite to narediti, izberite ikono na nadzorni plošči Napis,

postavite kazalec nad območje obrazca in kliknite levi gumb miši. Nato vnesite besedilo:

Nato spremenimo ozadje v Naslov obrazca in Obrazec opombe. Če želite to narediti v oknu Lastnina obrazci morate izbrati razdelek Glava obrazca (NoteForms). Po zavihku Vse in na terenu Barva ozadja izberite želeno barvo:

Na enak način spremenimo ozadje za Podatkovna področja:

V pojavili Seznam polj izberite zahtevana polja in jih povlecite na obrazec ter postavite na želeno mesto:

Izberite "videz" našega gumba in kliknite Nadalje:

Nastavite ime gumba in kliknite pripravljena:

Na podoben način ustvarite gumb Zapri obrazec, samo spremenite dejanje za gumb:

Nato nastavimo obliko gumba in ga postavimo na pravo mesto na obrazcu:

Odprite obrazec v "Način obrazca" rezultat našega dela na zaslonu:

Tabela »Nameni plačila« pred dodajanjem podatkov:

Tabela “Nameni plačila” po dodajanju podatkov:

Podobno se izdelujejo tudi naslednji obrazci!

1.3 Ustvarite obliko traku za vnos in izpis podatkov o plačilih številnih študentov (vir podatkov za obrazec je zahteva, ki vsebuje polja Priimek, Ime, Priimek iz tabele in polja "Študenti". Znesek plačila, datum plačila, namen plačila iz tabele "Plačila").

Rešitev problema 1.3:

Ustvarimo zahtevo v načinu Konstruktor ki vsebujejo polja Priimek, Ime, Priimek iz tabele in polja "Študenti". Znesek plačila, datum plačila, namen plačila iz tabele "Plačila":

Če želite ustvariti obliko traku, uporabite Čarovnik za obrazce:

V oknu, ki se prikaže Ustvarjanje obrazcev izberite podatke, ki jih potrebujemo, in kliknite Nadalje:

Izberite vrsto predstavitve podatkov in kliknite Nadalje:

Nastavite ime obrazca in kliknite pripravljena:

Oblika traku v načinu Konstruktor:

Obrazec na traku v »Načinu obrazca«:

1.4 Delo z oblikami, v katere so vgrajene podrejene oblike (razvoj kompleksnih oblik)

Ustvarite kompleksen obrazec za prikaz podatkov o plačilu za izbranega študenta. Zaporedje:

1) Ustvarite preprost obrazec »Plačila študentov« z naslednjimi polji: Študentski kodeks, Priimek, Ime, Priimek iz tabele "Študentje" kot glavnega obrazca.

2) Ustvarite tabelarični obrazec "SubordinateFormStudent Payments" s polji: Študentski kodeks, Znesek plačila, Datum plačila, NamenPlačilo iz tabele Plačila kot podobrazec.

3) Drugi obrazec vdelajte v prvega in ju povežite po polju Študentski kodeks.

Rešitev "Problem 1.4":

Ustvarite preprost obrazec v načinu Konstruktor. IN Naslov obrazca in Opomba obrazca Vnesemo potrebne podatke. Spremenite barvo in pisavo besedila. Spreminjanje ozadja obrazca. Nato obrazcu dodajte polja Študentski kodeks, Priimek, Ime, Priimek iz tabele »Študenti« (to je glavni obrazec):

in postavite podobrazec na glavnega. V oknu, ki se prikaže, izberite naš podobrazec:

Oblika v načinu Konstruktor:

Kompleksna oblika v »Načinu obrazca«:

1.5 Nadzornaloga (možnost 13)

Ustvarite zapletene obrazce, ki vsebujejo informacije, navedene v tabeli (če je potrebno, kot vir podatkov za podobrazce uporabite poizvedbe in ne tabel):

Rešitev kontrolne naloge:

Izdelamo obrazec tabele in na obrazec (podobrazec) vnesemo zahtevana polja (iz povpraševanja):

Podobrazec v načinu Konstruktor:

Kompleksna oblika v načinu Konstruktor:

Obrazec v »Načinu obrazca«:

Sklepi: spoznali osnove dela z zaslonskimi obrazci in poročili v MS Access DBMS Naučili se ustvarjati preproste oblike, trakovi, podobrazci

Poročilo je oblikovana predstavitev podatkov, ki so prikazani na zaslonu, v tisku ali v datoteki. Omogočajo vam, da iz baze podatkov izvlečete potrebne informacije in jih predstavite v obliki, ki je lahko razumljiva, ponujajo pa tudi veliko možnosti za povzemanje in analizo podatkov. Pri tiskanju tabel in poizvedb so informacije prikazane tako rekoč v obliki, v kateri so shranjene. Pogosto je treba podatke predstaviti v obliki poročil, ki so tradicionalnega videza in so enostavna za branje. Podrobno poročilo vključuje vse informacije iz tabele ali poizvedbe, vendar vsebuje glave in je razdeljeno na strani z glavami in nogami.

Struktura poročila v načinu načrtovanja

Microsoft Access prikaže podatke iz poizvedbe ali tabele v poročilu in doda besedilne elemente za lažje branje. Ti elementi vključujejo:

1. Naslov. Ta del je natisnjen samo na vrhu prve strani poročila. Uporablja se za izpisovanje podatkov, kot je besedilo naslova poročila, datum ali izjava o besedilu dokumenta, ki ga je treba enkrat natisniti na začetku poročila. Če želite dodati ali odstraniti naslovno področje poročila, izberite ukaz Naslov/opomba poročila v meniju Pogled.

2. Glava. Uporablja se za prikaz podatkov, kot so glave stolpcev, datumi ali številke strani natisnjeno na vrhu vsake strani poročila. Če želite dodati ali odstraniti glavo, izberite Glava in noga v meniju Pogled. Microsoft Access doda glavo in nogo hkrati. Če želite skriti eno od glav in nog, morate njeno lastnost Height nastaviti na 0.

3. Podatkovno območje med glavo in nogo strani. Vsebuje glavno besedilo poročila. V tem razdelku so prikazani podatki, natisnjeni za vsak zapis v tabeli ali poizvedbi, na kateri temelji poročilo. Če želite kontrolnike postaviti v podatkovno območje, uporabite seznam polj in orodno vrstico. Če želite skriti podatkovno območje, morate lastnost Height razdelka nastaviti na 0.

4. Noga. Ta razdelek je prikazan na dnu vsake strani. Uporablja se za prikaz podatkov, kot so vsote, datumi ali številke strani, natisnjene na dnu vsake strani poročila.

5. Opomba. Uporablja se za izpis podatkov, kot je zaključno besedilo, skupni seštevek ali naslov, ki naj se enkrat natisne na koncu poročila. Čeprav je razdelek Opomba poročila na dnu poročila v pogledu načrta, je natisnjen nad nogo strani na zadnji strani poročila. Če želite dodati ali odstraniti območje z opombami poročila, izberite ukaz Naslov poročila/Opombe poročila v meniju Pogled. Microsoft Access istočasno dodaja in odstranjuje naslove poročila in področja za komentarje

Metode za izdelavo poročila

V programu Microsoft Access lahko ustvarite poročila na različne načine:

1. Konstruktor

2. Čarovnik za poročila

3. Samodejno poročilo: v stolpec

4. Samodejno poročilo: trak

5. Čarovnik za grafikone

6. Poštne nalepke

Čarovnik omogoča ustvarjanje poročil z združevanjem zapisov in je najenostavnejši način za ustvarjanje poročil. Izbrana polja postavi v poročilo in ponuja šest stilov poročil. Po zaključku čarovnika lahko nastalo poročilo spremenite v načinu načrtovanja. S funkcijo samodejnega poročila lahko hitro ustvarite poročila in jih nato nekaj spremenite.

Če želite ustvariti samodejno poročilo, morate izvesti naslednje korake:

1. V oknu zbirke podatkov kliknite zavihek Poročila in nato kliknite gumb Ustvari. Prikaže se pogovorno okno Novo poročilo.

2. Na seznamu izberite stolpec Avtoreport: ali Avtoreport: trak.

3. V polju vira podatkov kliknite puščico in izberite tabelo ali poizvedbo kot vir podatkov.

4. Kliknite na gumb OK.

5. Čarovnik za samodejno poročilo ustvari samodejno poročilo v stolpcu ali traku (po izbiri uporabnika) in ga odpre v načinu Predogled, ki vam omogoča, da vidite, kako bo poročilo izgledalo ob tiskanju.

informacije o podjetju in naprej Noga v polju predmeta Polje datum, ko je bil obrazec natisnjen. Če želite postaviti datum, izberite ukaz Data/… na seznamu lastnosti tega predmeta in odprite okno Graditelj izrazov(glej sliko 19), vanj postavite funkcijo Date() s seznama vgrajenih funkcij. Uredite lastnosti robov na glavah in nogah ter velikosti območij glave in noge.

Oglejte si obrazec v Predogled in izberite velikost vseh področij obrazca tako, da je na eni strani samo ena njegova kopija. Naredite druge spremembe vmesnika obrazca, za katere menite, da so primerne.

Kontrolna vprašanja

1. Namen obrazcev.

2. Za katere predmete so zgrajene forme?

3. Vrste obrazcev.

4. Podrejene oblike.

5. Kontrole.

6. Priloženi okvirji predmetov.

7. Načini ustvarjanja obrazcev.

8. Postopek izdelave obrazca na osnovi čarovnikov Samodejna oblika.

9. Postopek izdelave obrazca na podlagi Mojstri obrazcev.

10. Postopek za ustvarjanje obrazca s čarovnikom Diagram.

11.Urejanje obrazcev z diagrami.

12. Namen graditelja obrazcev.

13. Funkcionalna področja obrazca v načinu načrtovanja.

14. Urejanje lokacije kontrol na obrazcu.

15. Postavitev risb na obrazec.

16. Postavitev kontrolnikov v glavo in v Obrazec opombe.

17.Spreminjanje lastnosti kontrolnika na obrazcu.

18. Uporaba območij glave in noge na obrazcu.

6. POROČILA V DBMS ACCESS

Poročila v Accessu se uporabljajo za predstavitev podatkov na lahko razumljiv in izrazit način ter so namenjena predvsem tiskanju in ne prikazovanju na zaslonu. Običajno so poročila končni izdelki dela z bazo podatkov. Tako kot pri izdelavi obrazcev se tudi pri izdelavi poročila uporabljajo podatki iz tabel in poizvedb (včasih tudi iz obrazcev, vendar ta primer ne velja več za preprosta poročila).

Pri oblikovanju poročil se uporablja skoraj enaka tehnologija kot pri oblikovanju obrazcev, vendar za razliko od obrazcev uporabnik ne sme spreminjati podatkov v poročilih. Ko ponovno

Pri urejanju poročil v načinu Oblikovanje (glej sliko 42) se uporabljajo ista področja vmesnika kot pri urejanju obrazca - urejanje

Področja glave in opombe, območja glave in noge, območje podatkov.

riž. 38. Okno za izbiro načinov izdelave poročila

Za izdelavo poročil se uporabljajo naslednji načini: Oblikovanje,

Čarovnik za poročila, čarovnik za grafikone, poštne oznake in samodejna poročila: stolpec in trak (glejte sliko 38).

Tako kot pri obrazcih se popolnoma dokončano poročilo, ustvarjeno z uporabo AutoReports, pridobi takoj po določitvi izvorne tabele ali poizvedbe. Mojster Poštne etiketečeprav deluje v več korakih, ne zahteva veliko razlage. Na podlagi uporabe čarovnika za poročila nastane večina poročil v Accessu, ki imajo lahko precej zapleteno strukturo. Spodaj bomo podrobno razpravljali o tem, kako delati s tem mojstrom.

Vendar je treba opozoriti, da so vsa zgoraj navedena poročila poklicana priloženo(na vir podatkov), saj vsi, tako kot obrazci, za svojo konstrukcijo uporabljajo tabele ali poizvedbe. Najbolj zapletene strukture so poročila, ki jih ustvari uporabnik sam v načinu Design. Poročila, ki lahko vsebujejo podrejena poročila, uporabljajo posebna sortiranja, ki jih čarovniki ne nudijo, uporabljajo pa tudi različne Accessove funkcije ipd., se imenujejo ti. brezplačna poročila. Vendar ustvarjanje kompleksnih poročil z uporabo Designerja zahteva dodatno znanje in tukaj ni obravnavano.

Na podlagi čarovnika za poročila v Accessu je mogoče pripraviti poročilo, v katerem so podatki iz izvorne tabele ali poizvedbe združeni po določenih kriterijih. Ta poročila so najpogosteje ustvarjena, ker vam omogočajo izračun skupnih vrednosti za skupine podatkov in zagotavljajo informacije v obliki, ki je preprosta za uporabo. Za

Za izdelavo takšnih sumarnih poročil uporabite ukaz Združevanje... (glej sliko 39) in ustrezne izračune za združene podatke v pogovornem oknu Povzetek (glejte sliko 41). V tem primeru lahko določite do štiri polja, po katerih bodo podatki razvrščeni.

S pomočjo čarovnika za poročila ustvarite poročilo za tabelo »Pogodbe«, v kateri bodo podatki razvrščeni po polju »Produkt«. Znotraj skupine razvrstimo podatke po datumu (glej sliko 39). Hkrati z ukazom Združevanje... nastavite intervale združevanja podatkov v združenih poljih (glej sliko 40).

riž. 39. Pogovorno okno za izdelavo poročila z združevanjem

Če poročilo vsebuje številska polja, potem za vsako skupino interval številčne vrednostiČarovnik samodejno izračuna vsoto vrednosti v teh poljih. Vendar pa lahko z ukazi v pogovornem oknu Povzetek (glejte sliko 41) izračunate povprečje (Povprečje), najmanjše in največje (oziroma Min, Max) vrednosti združenih polj ter odstotke.

riž. 40. Izbira intervalov združevanja za združena polja

riž. 41. Okno za podajanje izračunov pri izdelavi izpisa s seštevki

Ustvarjeno poročilo lahko kadar koli uredite v načinu za načrtovanje (glejte sliko 42). Če želite določiti ali spremeniti lastnosti posameznih področij poročila, kliknite na imensko vrstico ustreznega področja in izberite ukaz Lastnosti.

Upoštevajte, da v poročilih nekateri kontrolniki vsebujejo lastnosti Razširi in Stisni. Če zanje nastavite vrednost na True , bo Access pri tiskanju samodejno prilagodil velikost ustreznega elementa, tako da okno elementa ne bo odrezalo dolgega besedila, kratko besedilo pa ne bo skrčilo okna elementa, tako da pri tiskanju ne zavzame nepotrebnega prostora.

Za zaključek našega dela z bazo podatkov bomo prikazali preprosto in uporabno funkcijo, ki jo ponuja Access DBMS zaradi svoje združljivosti z drugimi programske aplikacije paket Microsoft Office(MS), – pripravili bomo distribucijo serijskih črk v testu Urejevalnik besed uporabo informacij, shranjenih v tabelah zbirke podatkov.

Pripravite se v urejevalnik besedil Wordova predloga serijskega pisma z zahvalo kupcem za aktivno sodelovanje pri sklepanju pogodb za dobavo in naročanje blaga v vašem skladišču.

Ustvarite novo zahtevo »Hvala«, v katero vključite imena organizacij, ki so najbolj aktivno sodelovale pri sklepanju pogodb z vašim podjetjem, določite vzorčni pogoj glede na količino sklenjenih pogodb za dobavo blaga (vzorec naj vključujejo tri najboljša podjetja). Na podlagi generirane poizvedbe začnite ustvarjati novo poročilo s čarovnikom za spajanje z MS Wordom, za kar morate zaporedno izvajati ukaze Office povezave/MS Word povezave.

Po tem se odpre pogovorno okno Čarovniki za sestavljene dokumente. Delate lahko s predhodno pripravljenim dokumentom MS Word ali ustvarite novega z izbiro ustreznega ukaza v pogovornem oknu. Ko ustvarite nov dokument, Access zažene Word, vzpostavi povezavo DDE med Wordom in Accessom ter odpre nov besedilni dokument, v katerega lahko sestavite novo pismo.

riž. 42. Konstruktorsko okno za urejanje poročila

Pripravite serijsko pismo z vsebino, prikazano na sl. 43. Imena polj, označena v narekovajih, se vnesejo na zaporedno pripadajoče mesto v besedilu dopisa s seznama, ki ga odpremo s klikom na ikono . Dodajte spojno polje(glej sliko 43). Seznam mora vsebovati vsa polja ustvarjene zahteve »Hvala«, vključno s polji, ki jih potrebujemo »Stranke« in »Izdelki«. Po kliku na ikono Polja/podatki in uporabi gumbov za pomikanje po vrednostih polj iz tabele poizvedb baze podatkov si lahko predogledate črke, pripravljene za tiskanje.

riž. 43. Povezovanje Worda in Accessa

Pri tiskanju črk se nadomestijo s podatki iz ustrezne tabele podatkovne baze. Število črk je določeno s številom zapisov v tabeli, iz katere se za vsak zapis ena za drugo vstavljajo vrednosti za kontrolna polja v črki.

Ko shranite in zaprete besedilni dokument, se vrnite v Access. Zahvaljujoč komunikaciji DDE pri spreminjanju podatkov v tabeli Dostop do podatkov v serijskem pismu se samodejno posodobi. Upoštevajte, da ko v urejevalniku Word odprete datoteko s serijsko črko, se Access z zahtevano zbirko podatkov samodejno naloži.

Kontrolna vprašanja

1. Namen poročil.

2. Struktura poročila.

3. Načini generiranja poročil.

4. Čarovnik za poročila.

5. Izračuni v poročilih.

6. Oblikovalec poročil.

7. Izdelava skupnih dokumentov Access in Word.

LITERATURA

1. Računalništvo/ur. S.V.Simonovič. Sankt Peterburg: Peter, 1999.

2. Veiskas D. Učinkovito delo z Microsoft Access 2.0, 1996.

3. Dwayne G. Access 97. Uporabniška enciklopedija. Kijev: DiaSoft,

4. Jennings R. Uporaba Microsofta Access 2000. Moskva: Williams, 2000.

5. Novikov F., Yatsenko A. Microsoft Office 2000 na splošno. SPb.: BNV,

6. Zmitrovič A.I. in itd. Informacijska tehnologija v ekonomiji. Minsk: Vede, 1998.

Uvod
	Oblikovanje relacijske baze podatkov
	1.1. Vrste baz podatkov
	1.2. Normalizacija odnosov v RBD
	1.3. Vrste povezav in ključi v RDB
	Kontrolna vprašanja
	Izdelava baz podatkov in tabel v Access DBMS
	2.1. Ustvarjanje baze podatkov v Access DBMS
	2.2. Ustvarjanje tabel v načinu načrtovanja
	Urejanje odnosov med tabelami in izpolnjevanje tabel
	Kontrolna vprašanja
	Poizvedbe v Access DBMS
	4.2.Ustvarjanje poizvedbe v načinu načrtovanja
	4.4. Končna vprašanja
	4.6. Navzkrižne zahteve
	Kontrolna vprašanja
	Obrazci v Access DBMS
	5.1. Izdelava obrazcev na osnovi čarovnika za obrazce
	5.2. Gradnja grafikonov
	5.3. Graditelj obrazcev
	Poročila v Access DBMS
	Kontrolna vprašanja
Literatura

DELO Z PODATKOVNIMI BAZAMI V ACCESS DBMS

Sestavil Gurin Nikolaj Ivanovič

Urednik M.F. Muraško. Lektorica T.E. Bekish Podpisano za objavo 10.4.2002. Format 60x84 1/16.

Offset tisk. Pogojno pečica l. 4.5. Pogojno kr.-ott. 4.5. Akademska ur. l. 3.9. Naklada 200 izvodov. naročilo

Izobraževalna ustanova "Beloruska državna tehnološka univerza".

Licenca LV št. 276 z dne 15.04.98. 220050. Minsk, Sverdlova, 13a. Tiskano na rotaprintu Beloruske državne tehnološke univerze. 220050. Minsk, Sverdlova, 13.

Baze podatkov: Izdelava poročil v DBMS MS Access 2007

Delavnica je namenjena razvoju študentove kompetence za manipuliranje z informacijskimi viri z orodji DBMS in predstavitev vsebine aplikativnih in informacijskih procesov.

Osnovni pojmi

Baza podatkov(DB) je poimenovana zbirka medsebojno povezanih podatkov, ki odraža stanje objektov in njihove odnose na določenem predmetnem področju in se uporablja za zadovoljevanje informacijskih potreb uporabnikov. Podatkovne baze v MS Access DBMS spadajo med relacijske baze podatkov. V takšnih zbirkah podatkov so informacije, povezane z različnimi vprašanji, shranjene v ločenih tabelah, med katerimi so vzpostavljene povezave.

Baza podatkov– datoteka, sestavljena iz tabel in drugih informacijskih objektov.

Tabela– informacijski objekt, sestavljen iz zapisov. Tabela je temeljna podatkovna struktura, glavni informacijski objekt v DBMS.

Zapis je celoten nabor podatkov o določenem objektu iz resničnega sveta: stranka, knjiga, dogodek itd. Zapis je predstavljen kot niz. Struktura vseh zapisov tabele je enaka. Število zapisov v tabeli je spremenljivo.

Polje– to je nabor podatkov iste vrste v tabeli, na primer imena vseh zaposlenih. Stolpec se uporablja za predstavitev polja. Polje ima ime in vrednosti.

Poročilo– informacijski objekt, ki hrani podatke tabele ali poizvedbe v obliki oblikovanega dokumenta, pripravljenega za tiskanje.

Sestavljeno poročilo– poročilo, ki prikazuje povezane podatke z uporabo podporočila ali podtabele.

Kontrola v poročilu– objekt v poročilu, ki izboljša uporabniški vmesnik pri delu s podatki, na primer gumb, stikalo, zavihek itd.

Priložen nadzor– kontrolnik, katerega vir podatkov je tabela ali polje poizvedbe. Priloženi kontrolnik se uporablja za prikaz vrednosti polj baze podatkov.

Prosti nadzor– kontrolnik, ki nima vira podatkov (na primer polja ali izraza). Prosti kontrolniki se uporabljajo za prikaz informacij, črt, pravokotnikov in slik. Primer brezplačnega elementa je napis, ki prikazuje naslov v poročilu.

Delavnica vsebuje navodila po korakih ustvarjanje različnih vrst poročil, izvajanje operacij preprosto iskanje podatkov, filtriranje in razvrščanje podatkov, spreminjanje strukture poročila, vstavljanje dodatnih kontrol podatkov v poročila in vključuje tudi opravila DIY.

Začetek dela

Da bi dobili predstavo o poročilih baze podatkov, je predlagano, da odprete bazo usposabljanja Northwind 2007 v MS Access DBMS.

Odpiranje zbirke podatkov

Če želite odpreti bazo podatkov Northwind 2007, morate:

1. Zaženite Microsoft Access s klikom na gumb Start.

2. Izberite Vsi programi, nato Microsoft Office in nato Microsoft Access 2007. Odpre se okno Microsoft Access 2007.

Če se zbirka podatkov »Borey 2007« v vašem računalniku ne odpre prvič, se na zaslonu prikaže okno s pozdravnim zaslonom baze podatkov »Borey 2007«;

Če je to prvič, ga bo MS Access najprej prenesel. Za začetek prenosa morate klikniti ukazni gumb »Prenos« in slediti navodilom.

Odpre se okno baze podatkov Northwind 2007.

Baza podatkov se zapre na običajen način za MS Office: v sistemskem meniju z ukazi za delo z datoteko izberite »Zapri bazo podatkov«.

1. vaja. Zaženite MS Access 2007. Odprite bazo podatkov Northwind 2007. Zapri ga. Ponovno odprite bazo podatkov Northwind 2007.

Lastnosti vmesnika MS Access 2007

V MS Access 2007 drugačen od prejšnje različice vmesnik. Meni in orodne vrstice nadomesti menijski trak z različnimi zavihki: Domov, Ustvarjanje, Zunanji podatki, Delo z zbirko podatkov.

Zavihki vsebujejo orodja ali skupine orodij (skupina je označena z ikono trikotnika), ki se jim lahko pridružite.

riž. 1. Menijski trak MS Access 2007 z zavihki

Glede na to, s katerim objektom baze podatkov delate, se samodejno prikažejo kontekstualna orodja, na primer pri delu z obrazci se prikažejo kontekstualna orodja za obrazec.

Pod trakom sta na levi strani prehodno območje in na desni okno za urejanje, ki prikazuje predmet, ki ga urejate.

riž. 2. Okno baze podatkov »Borey 2007«.

Podokno za krmarjenje vsebuje vse Accessove predmete (tabele, obrazce, poizvedbe, poročila itd.). Zahtevani predmet lahko izberete s seznama All Access Objects. Ko dvokliknete ime predmeta v podoknu za krmarjenje, se ta predmet prikaže na svojem zavihku v oknu za urejanje.

Objekti baze podatkov

Baza podatkov vsebuje podatke v naslednjih vrstah objektov: tabela, poizvedba, obrazec, poročilo, makro in modul. Osnovna struktura za shranjevanje podatkov je tabela. Vse druge vrste predmetov izhajajo iz tabele:

Poizvedba shrani podatke tabele, ki izpolnjujejo nekatera merila, ki jih določi uporabnik pri sestavljanju ukaza za pridobivanje podatkov.

Obrazec shrani podatke tabele ali poizvedbe kot zbirko zaslonskih kartic, od katerih vsaka prikazuje vsebino ene tabele ali zapisa poizvedbe, kar je uporabno pri posodabljanju podatkov v tabelah.

Poročilo hrani podatke iz tabel ali poizvedb v obrazcu besedilni dokument, primeren za tisk.

Makro shrani nabor operacij obdelave podatkov, ki jih je mogoče zagnati z enim pritiskom tipke Enter, kar je priročno, če morate pogosto izvajati iste standardne operacije.

V modulu je shranjen program za obdelavo podatkov, napisan v programskem jeziku, največkrat v jeziku, vgrajenem v MS Access, Access Basic.

Objekti zbirke podatkov v navigacijskem območju so združeni in lahko vidite imena skupin. Za ogled vsebine skupine morate klikniti ime skupine. Drugi klik bo strnil seznam skupine na njeno ime.

Naloga 2. Strni in razširi sezname skupin v podoknu za krmarjenje.

Ker so tabele glavna struktura za shranjevanje podatkov, da bi se izognili njihovi poškodbi in zagotovili enostavnost dela s podatki, uporabnik dela z izpeljanimi vrstami predmetov. V podatkovni bazi Northwind 2007 so obrazci »Kupci in naročila«, »Zaloge in nabave«, »Dobavitelji«, »Dostava«, »Poročila«, »Zaposleni« eksplicitno predstavljeni v Prehodnem območju.

Tabele in druge vrste predmetov so skrite v podoknu za krmarjenje v skupini Pomožni predmeti.

V skupini “Nedodeljeni objekti” so shranjeni objekti, ki jih dodatno ustvari uporabnik. Tukaj lahko na primer shranite poizvedbe, ki ste jih ustvarili.

Upoštevajte, da so različne vrste predmetov označene z različnimi ikonami:

Predstavitev predmetov v podoknu za krmarjenje lahko spremenite v tisto, ki je znana v prejšnjih različicah MS Accessa. To storite tako, da kliknete ikono seznama (▼) v glavi navigacijskega podokna, da razširite seznam filtrov predmetov in izberete »Predmeti All Access«.

Naloga 3. Preglejte vsebino skupine Pomožni predmeti. Odprite različne vrste predmetov in si oglejte njihovo vsebino. Zaprite skupino Pomožni predmeti. Spremenite predstavitev predmetov v podoknu za krmarjenje, da združite predmete po vrsti: tabele, poizvedbe, obrazci, makri, moduli.

Prehodno območje lahko strnete in razširite s klikom na gumb z dvojno puščico (<<) или (>>) v zgornjem desnem kotu plošče.

Naloga 4. Strni in razširi prehodno območje.

Okno za urejanje trenutno zaseda začetni zaslon. Ohranjevalnik zaslona lahko odstranite s klikom na gumb (X) desno od bližnjice »Screenaver«.

Lahko ga prikažete v območju prehoda iz skupine »Pomožni predmeti«, nato v obrazcu »Pravljinski zaslon«.

Naloga 5. Zaprite začetni zaslon baze podatkov Northwind 2007.

Vse tabele baze podatkov so med seboj povezane. Relacije med tabelami si lahko ogledate, če odprete podatkovno shemo tako, da izberete »Podatkovna shema« na zavihku menija »Delo z bazami podatkov«.

Podatkovni diagram lahko zaprete s klikom na gumb »Zapri« na zavihku menija »Oblikovanje«.

Naloga 6. Odprite in zaprite podatkovno shemo.

Sistem pomoči MS Access 2007

Kot vsaka aplikacija MS Office ima tudi MS Access 2007 DBMS svoj sistem pomoči. Če ga želite odpreti, potrebujete:

1. Na desni strani menijske vrstice kliknite gumb (?).

2. V oknu »Pomoč: Dostop« vnesite želeni razdelek pomoči na dnu okna ali vnesite iskalni kontekst v iskalno vrstico in pritisnite Enter.

Naloga 7. Odprite sistem pomoči MS Access 2007. Odprite razdelek Obrazci in poročila. Preglejte vsebino razdelka. Zaprite sistem pomoči.

Odpiranje poročila in ogled podatkov

Poročilo razumemo kot posebej strukturiran prikaz natisnjenih podatkov.

Vmesnik načina načrtovanja poročila je podoben načinu načrtovanja za zaslonske obrazce.

Ustvarjanje in oblikovanje poročila lahko poteka tako v načinu čarovnika za poročila kot v načinu načrtovanja.

V poročilo lahko vstavljate diagrame in ilustracije, v poročilu pa lahko podatke razvrščate in združujete po vsebini polj.

1. Ustvarjanje poročila s čarovnikom za poročila:

Izberite zavihek Ustvari in nato Poročila, nato Čarovnik za poročila.

Iz seznama izberite tabelo ali poizvedbo, na podlagi katere bo izdelano poročilo.

Ko odprete okno čarovnika za poročila, določite polja;

Določite polja za združevanje in razvrščanje;

Določite postavitev in orientacijo;

Izbira želenega sloga;

Vnesite ime za poročilo, privzeto je dodeljeno ime osnovne tabele.

2. Ustvarjanje poročila v načinu načrtovanja.

Struktura poročila je sestavljena iz več delov:

1. Na samem vrhu poročila je razdelek Naslov poročila. Vsebuje napis z imenom poročila.

2. Glava. Vsebuje oznake, ki ustrezajo kontrolnikom v razdelku Podatkovno območje.

3. Oddelek Podatkovno območje. Vsebuje kontrolnike, povezane s polji, vključenimi v poročilo iz ene ali več tabel.

4. Na dnu je razdelek Noga. Vsebuje formule, ki so zasnovane za prikaz trenutnega datuma tiskanja in številke strani poročila.

5. Na samem dnu je razdelek Opomba o poročilu. Ta razdelek je običajno prazen, vendar ga lahko uporabite za vstavljanje končne formule ali drugih izračunov za podatke, prikazane v razdelku Podatkovno območje.

25. Pojem algoritma, lastnosti algoritmov

Algoritem – natančen končni sistem pravil, opisanih v določenem jeziku, ki določa vsebino in vrstni red dejanj na določenih objektih, katerih dosledno izvajanje zagotavlja rešitev problema.

Noben algoritem ne obstaja sam po sebi, ampak je namenjen določenemu izvajalcu (človeku, robotu, računalniku, programskemu jeziku itd.). Nabor ukazov, ki jih lahko izvrši določen izvajalec, se imenuje ukazni sistem izvajalca. Algoritem je opisan v ukazih izvajalca, ki ga bo izvajal.

Za algoritem so značilne naslednje lastnosti:

Diskretnost (prekinjenost) je lastnost algoritma, ki označuje njegovo strukturo: vsak algoritem je sestavljen iz posameznih dokončanih dejanj, pravijo "Razdeljen na korake."

Učinkovitost – lastnost, ki sestoji iz dejstva, da mora biti vsak algoritem dokončan v končnem (lahko zelo velikem) številu korakov.

Gotovost (determinizem, natančnost) – lastnost algoritma, ki kaže, da mora biti vsak korak algoritma strogo definiran in ne dovoljuje različnih interpretacij; prav tako mora biti strogo določen vrstni red izvajanja posameznih korakov.

Množični značaj – uporabnost algoritma za vse probleme obravnavane vrste, za vse začetne podatke.

Formalnost – ta lastnost pomeni, da vsak izvajalec, ki je sposoben zaznati in izvajati navodila algoritma, deluje formalno, tj. se odvrne od vsebine naloge in le dosledno sledi navodilom. Razmišljanje "kaj, kako in zakaj?" To mora storiti razvijalec algoritma, izvajalec pa formalno (brez razmišljanja) enega za drugim izvede predlagane ukaze in pridobi zahtevani rezultat.