Každá organizácia skôr či neskôr čelí problému sledovania úloh stanovených manažmentom. Každý rieši tento problém inak: niekto implementuje elektronický systém správy dokumentov, niekto dáva značky do registratúrnych kníh, iný zakladá kartotéku po starom. V tomto článku sa pozrieme na problém sledovania objednávok vydaných manažérom ohľadom došlých a interných dokladov spoločnosti a predstavíme vám jednu z možností organizácie riadiaceho systému pomocou MS Outlook.

Čo je kontrola vykonávania úloh?

Príkaz od manažéra sa zvyčajne začína uznesením umiestneným na prichádzajúcom alebo internom (napríklad internom zázname) dokumente. V uznesení, ako je známe, musí byť uvedený vykonávateľ, obsah úlohy a lehota, počas ktorej musí byť príkaz splnený.

Ak organizácia nemá systém kontroly, manažér spravidla ukončí prácu na dokumente uznesením a vykonanie zadania zostáva výlučne na svedomí vykonávateľa. V lepšom prípade si riaditeľ urobí do denníka poznámku, aby nestratil zo zreteľa to najdôležitejšie, no keď objem prichádzajúcich dokumentov dosiahne niekoľko desiatok či stoviek za deň, žiadny denník ho nezachráni.

Výsledkom je, že zodpovednosť za monitorovanie vykonávania padá na krehké ramená sekretárky (alebo prípadne jedného zo zamestnancov úradu). Tak či onak, úlohou kontrolóra je oboznámiť sa s uznesením, priniesť príkaz exekútorovi a zabezpečiť jeho včasné vybavenie.

Sú všetky dokumenty pod kontrolou?

Na úplnom začiatku, keď sa systém kontroly dokumentov vo vašej organizácii ešte len objavuje, je lepšie ovládať iba časť dokumentov. Ktoré - nech sa osobne rozhodne vodca. Po prvé to bude pre kontrolóra jednoduchšie a po druhé sa vyhladia negatívne (ako vždy pri zmenách) reakcie zamestnancov. V budúcnosti sa bude zoznam dokumentov zasielaných na kontrolu postupne rozširovať. Povedzme, že v prvej fáze bolo prijaté rozhodnutie monitorovať vykonávanie pokynov na sťažnosti prijaté od jednotlivcov a na základe akýchkoľvek žiadostí vládnych orgánov.

Ak však spoločnosť okamžite prejde na elektronickú správu dokumentov, nie je problém si vybrať: programy EDMS automaticky sledujú cestu každého dokumentu.

Vytvorte úlohu vPANI Outlook

Najprv výhľad - poštového klienta, ktorý je schopný nahradiť elektronický systém správy dokumentov len z hľadiska komunikácie medzi používateľmi; robí všetko úspešne potrebné funkcie, najmä sledovanie plnenia úloh a generovanie správ.

Nevyhnutnou podmienkou pre organizáciu kontroly vPANI Outlook: uznesenie manažéra musí byť tak či onak začlenené v elektronickom formáte. Kontrolór musí buď naskenovať dokument s rozlíšením, aby mohol tento súbor priložiť k úlohe, alebo ručne reprodukovať text uznesenia do tela úlohy.

Ak chcete vytvoriť úlohu pre používateľa, spustite MS Outlook a in horné menu vyberte príkazy postupne Súbor, Vytvorte A objednať(obr. 1), po ktorom sa otvorí nové okno – vaša budúca úloha.

Obr.1. Vytvorenie objednávky

Začnime vypĺňať polia. V prvom z nich ( Komu) uvedie adresu riaditeľa menovaného exekútora.

Ak je viacero účinkujúcich, úloha sa vytvorí pre každého zvlášť (funkcia programu; inak budú problémy so sledovaním úlohy).

Druhé pole Predmet musíte ho vyplniť čo najpresnejšie, aby už bolo jasné, čoho sa úloha týka, napr.

Vstup-234 zo dňa 29.01.2013.

To bude výhodné pre ovládača aj interpreta.

Ďalšou dôležitou oblasťou pre nás je Termín. Stanovuje sa na základe lehôt na vyhotovenie dokumentov akceptovaných vo vašej spoločnosti.

Pripomíname, že štandardná lehota akceptovaná v praxi obchodnej komunikácie je 30 kalendárnych dní.

Blízko poľa Termín Môžete si vybrať úroveň dôležitosti úlohy: nízka, normálna alebo vysoká.

Polia Začni, štát A Pripravený Pri vytváraní úlohy sa jej ovládač zvyčajne nedotkne, pretože vykonávateľ ešte nezačal vykonávať a začiatok času určeného na prácu bude momentom odoslania úlohy vykonávateľovi.

Na jedálnom lístku možnosti Kliknutím na príslušné tlačidlo môžete naplánovať opakovanie úlohy.

Týka sa to napríklad mesačných správ alebo poskytovania iných informácií v stanovenej frekvencii.

Tu budete vyzvaní, aby ste vybrali kategóriu (ak ju používate) a pridali pripomienku pre interpreta.

Je vhodné nastaviť upomienku tri dni pred termínom: v požadovaný deň dostane dodávateľ list s príslušným obsahom.

možnosti Udržujte aktualizovanú kópiu tejto úlohy vo svojom zozname úloh A Po dokončení úlohy mi pošlite správu o stave sa zapínajú a vypínajú pomocou začiarknutia v začiarkavacích políčkach.

Na poznámku!

Checkbox (z anglického check box) je grafický prvok používateľské rozhranie, čo umožňuje užívateľovi ovládať parameter s dvoma stavmi - ☑ zapnuté a ☐ vypnuté.

Do poľa písmena sa zadáva textové pole - pokyny potrebné na splnenie úlohy. Ak nie sú žiadne, môžete zadať štandard Prečítajte si prosím uznesenie a postupujte podľa pokynov.

Prejdite na kartu ponuky Vložiť. Tu k úlohe pripájame súbor s listom uznesenia.

Potom kliknite Odoslať– a úloha prejde na zodpovednú osobu (obr. 2).

Obr 2. Odoslanie úlohy na vykonanie

Práca umelca na úlohe

Dodávateľ dostane list s prílohou, ktorý obsahuje úlohu. Po otvorení úlohy uvidí súbor s uznesením manažéra, dátumom dokončenia a ďalšími informáciami, ktoré ste mu poslali (obr. 3).

Ryža. 3. Prijatie úlohy vykonávateľom

do Obr - na tomto obrázku nie je bodka za objednávkou, ale na predchádzajúcom áno

Po dokončení zadania musí exekútor vypracovať správu. Ak to chcete urobiť, v úlohe, ako obvykle email, musíte vybrať možnosť Odpoveď, napíšte text hlásenia a odošlite ho kontrolórovi.

Správa musí byť správna a obsahovať aktuálne informácie o splnení úlohy, a nie jednoduché odhlásenie Dokončené alebo ešte horšie, OK.

Príklad správy o vykonaní objednávky:

List z 30. januára 2013 č. 323 bol zaslaný protistrane poštou.

Dokončenie úlohy

Po prijatí správy kontrolór označí úlohu ako dokončenú. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na úlohu v zozname úloh a vyberte príkaz z rozbaľovacej ponuky Na popravu, a potom Označiť ako dokončené(obr. 4).

Ryža. 4. Dokončenie úlohy

Nahlasovanie

Sledovanie plnenia objednávok stratí akýkoľvek význam, ak správca nebude pravidelne analyzovať kvalitu práce výkonných umelcov. Na to je potrebné vygenerovať prehľad na základe parametrov, ktoré vás zaujímajú.

Ak chcete zobraziť celý zoznam objednávok, ktoré ste odoslali, kliknite na tlačidlo v ľavom dolnom rohu obrazovky Úlohy. V strednom poli a v ľavom stĺpci sa vytvorí zoznam úloh Aktuálny pohľad Je možné vykonať ľubovoľný výber. Ovládače zvyčajne používajú zobrazenia Podrobný zoznam , Oneskorené úlohy A Zodpovedným(obr. 5).

Obr.5. Podrobný zoznam podaní

Akýkoľvek zoznam je možné vytlačiť výberom príslušného príkazu v ponuke Súbor.

Regulácia procesu a práca s personálom

Ako to už pri každej inovácii býva, bez regulácií sa nezaobíde ani proces sledovania plnenia zákaziek. Do návodu na prácu v kancelárii je vhodné zahrnúť pravidlá pre stanovovanie a plnenie úloh. Ak ho ešte nemáte, môžete vytvoriť samostatný dokument „Pravidlá...“ alebo „Pokyny...“. Tak či onak, proces je potrebné opísať čo najpodrobnejšie a je vhodné poskytnúť popis aj so snímkami obrazovky. Pokyny musí schváliť generálny riaditeľ.

Ísť do nový systém kontrola znamená vznik množstva nových pravidiel, ktoré sú povinné pre každého. Dodržiavanie týchto pravidiel však nebude pre vašich kolegov veľkým problémom.

Po prvé, každý zamestnanec teraz bude musieť mať neustále zapnutý MS Outlook. V krajnom prípade skontrolujte svoj e-mail aspoň dvakrát denne.

Po druhé, kolegovia si budú musieť pamätať: úloha, ktorej autorom je tajomník, nie je jeho (tajomník) rozmarom. Nejde o nič iné ako o príkaz riaditeľa, podaný v elektronickej podobe. Bol to riaditeľ, kto určil vykonávateľa a určil termín plnenia úlohy a o plnení bude musieť referovať vlastne riaditeľ a nie kontrolór-tajomník.

Ako vidíte, proces nastavovania úloh v MS Outlook je pomerne jednoduchý a je celkom vhodný pre malú spoločnosť, kde sa denne nastavuje až 20 úloh. Hlavná vec je, že každý z takto zaslaných pokynov je vypracovaný čo najpresnejšie: má konkrétneho adresáta a lehotu a posiela sa písomne. Dokončenie práce na úlohe je prehľadne zaznamenané. Kontrolór je zas oslobodený od toho, aby umelcom volal s upomienkami: musí sa len postarať o to, aby správa o vykonaní prišla včas.

Zvažovali sme len jednu z možností automatizácie systému sledovania plnenia objednávok v organizácii. Ako každá z metód kontroly, ktoré sme uviedli na začiatku článku, aj táto má svoje výhody a nevýhody. Podľa nás je to však jedna z optimálnych alternatív rozpočtu pre firmu, ktorá s objavovaním elektronickej správy dokumentov len začína.

Evgenia Kozhanova, špecialistka na predškolské vzdelávacie inštitúcie a správu osobných záznamov

Na začiatok si pripomeňme pravidlá sledovania realizácie objednávok, ktoré neskôr začneme automatizovať pomocou štandardných možností MS Excel.

Existuje kontrola nad podstatou riešenia problémov a kontrola nad termínmi plnenia úloh.

Vecná kontrola

Kontrola na základe podstaty je hodnotením toho, ako správne, úspešne a úplne sa problém vyriešil. Takúto kontrolu vykonáva vedúci (inštitúcie alebo oddelenia) alebo osobitne poverená osoba. Za správne a včasné riešenie problémov vyjadrených v dokumentoch sú zodpovední vedúci štrukturálnych odborov a zamestnanci poverení vyhotovením dokumentu. Interpret zvyčajne:

• uvedené v uznesení konateľa na dokumente (napríklad na došlom liste, na prihláške zamestnanca) alebo
• sa píše priamo v texte objednávky (spravidla v objednávke/protokole sú jednotlivé pokyny vypracované ako samostatné odseky textu a formulované tak, aby bolo ihneď jasné, čo, komu a kedy treba urobiť; podľa toho sa každá položka - úloha / pokyn dostane pod kontrolu samostatne),
• keď nie je priamo určený účinkujúci, určuje sa v súlade s rozdelením zodpovednosti v organizácii.

Ak je v uznesení/pokyne konateľa uvedených viacero vykonávateľov, zodpovedá za vyhotovenie dokumentu/pokynu a podľa toho aj organizáciu jeho vyhotovenia ten, kto je v uznesení uvedený ako prvý.

Pokyny môžu vyplývať z textu dokumentu, alebo môžu byť „samostatné“, t.j. nezdokumentované a napriek tomu podliehajú kontrole ich vykonávania. Ak je objednávka vytvorená na základe dokladu, obsahuje prepojenie na základný doklad (viď vyplnenie prvých štyroch stĺpcov v tabuľke na obrázku 1). Pokyny vydávajú manažéri na všetkých úrovniach. Každá organizácia sa však sama rozhodne, ktoré dokumenty/pokyny dá pod kontrolu. Zvyčajne sú to všetko pokyny vedúceho organizácie a jeho zástupcov. Ako väčšie množstvo dokumentov v organizácii, tým dôležitejšie je zefektívniť prácu pri monitorovaní vykonávania dokumentov a čím selektívnejšie organizácia pristupuje k riešeniu otázky „čo budeme kontrolovať“ – tu je dôležitá zlatá stredná cesta. Kontrolu vykonávania pokynov od prvej osoby vykonáva spravidla služba predškolského zariadenia alebo sekretárka.

Pokyny musia byť formulované jasne a jednoznačne:

• samotná objednávka;
• doba vykonania;
• exekútor (príkaz môže vykonať viacero osôb, potom je jeden ustanovený za zodpovedného vykonávateľa a zvyšok sa považuje za spoluexekútorov).

Pri vytváraní pokynov je vhodné dodržiavať jednoduché pravidlá: formulácie by mali byť stručné, výstižné, eliminovať nejednoznačnosť výkladu a mať jasne definovaný a merateľný výsledok.

Počas vykonávania objednávky sú možné nasledujúce akcie:

• autor môže zmeniť termín dokončenia objednávky;
• autor môže zmeniť zodpovedného realizátora zadania;
• umelci vytvárajú správy o výsledkoch vykonávania;
• autor má možnosť objednávku vrátiť na prepracovanie alebo schváliť výsledok exekúcie.

Ak bola úloha rozdelená medzi spoluvykonávateľov, potom zodpovedný vykonávateľ dostane správy o ich výkone. Je to on, kto vygeneruje konečnú samostatnú správu v mene a odošle ju autorovi.

Kontrola nad termínmi

Kontrolu lehôt na vykonanie dokumentov/príkazov vykonáva služba podpory riadiacej dokumentácie (DOU) a v malej organizácii tajomník.

Technológiu sledovania termínov je možné rozdeliť do nasledujúcich postupov:

• zaznamenávanie všetkých dokumentov, pokynov, inštrukcií a úloh riadenia, ktoré sú pod kontrolou;
• kontrola včasného doručenia písomnosti exekútorovi;
• úprava údajov na kontrolovaných dokumentoch pri zmene lehôt na vykonanie exekúcie, prevode dokumentov z exekútora na exekútora, z divízie na divíziu (toto evidujeme v poli „Stav exekúcie“, pozri obrázok 1);
• pripomenutie účinkujúcich a vedúcich oddelení o prítomnosti nesplnených dokumentov a pokynov;
• informovanie manažérov (oddielov a organizácií) o stave a priebehu vybavovania dokumentov;
• zadávanie údajov o vyhotovení dokumentov;
• analýza stavu vecí a úrovne výkonnostnej disciplíny organizácie ako celku, podľa štrukturálnych divízií, špecialistov, typov dokumentov a iných aspektov.

Termíny dokumenty môžu byť definované:

Ako vidíte, lehotu na vykonanie príkazu zvyčajne stanovuje jeho autor. Je akceptované, že objednávky obsahujúce inštrukcie "naliehavo", podliehajú exekúcii do 3 dní. Pokyn „bezodkladne“ poskytuje 1-dňovú lehotu na vykonanie príkazu. Ak dátum vyhotovenia nie je uvedený v objednávke, podlieha exekúcii do 1 mesiaca odo dňa jej podpisu (do zodpovedajúceho dátumu nasledujúceho mesiaca, a ak v r. ďalší mesiac neexistuje také číslo, potom až posledný deň mesiac). Ak posledný deň lehoty na vykonanie príkazu pripadne na deň pracovného pokoja, podlieha vykonaniu v predchádzajúci pracovný deň.

Pre dokumenty obsahujúce komplexnú úlohu je možné nastaviť dlhé termíny (niekoľko mesiacov, šesť mesiacov, rok). V tomto prípade je to nevyhnutné rozdeliť zadanie na etapy a sledovať plnenie úlohy krok za krokom.

Termínová kontrola zahŕňa:

• ovládanie prúdu,
• užitočné a
• konečná kontrola.

Hlavné typy kontroly sú aktuálne a preventívne.

Pod riadenie prúdu rozumieť každodennej príprave informácií o dokumentoch, ktorých platnosť dnes končí. Bežná kontrola sa vykonáva každodennou kontrolou priebehu dokumentu a upozornením zhotoviteľa na uplynutie lehoty vyhotovenia a potrebu dokončiť prácu na dokumente. Tí, ktorí sú zodpovední za kontrolu výkonu (v malej firme - sekretárka) denne, zvyčajne na začiatku pracovného dňa, identifikujú a zostavia zoznam dokumentov, ktorých termíny uplynú dnes.

Súčasná kontrola pomáha vytvoriť pracovný plán na daný deň. Okamžite ukazuje, aké úlohy treba dnes splniť (vyriešenie problému na porade, podpísanie dokumentu, odoslanie faxu atď.). Kontrola lehôt na vyhotovenie dokumentov je preto funkciou, ktorá je nevyhnutne zabezpečená v popis práce sekretárka manažéra. Tajomník každý deň identifikujúc dokumenty, ktorých termíny sa blížia ku koncu, zisťuje možnosť včasného vyriešenia problému a ak sa termíny zmeškajú, oznámi to manažérovi.

Počas preventívna kontrola zostavujú sa správy a sú oboznámení exekútori o dokumentoch, ktorých lehota uplynie o 2-3 dni (v našej organizácii to robíme 4 kalendárne dni vopred). A potom má zamestnanec stále čas na vyriešenie problému včas.

Poloha ovládania je veľmi dôležitá. Len orientácia kontroly na pomoc zamestnancom, a nie na zisťovanie nedostatkov, chuť pomáhať, pripomínať, a nie inkriminovať, môže zabezpečiť najväčšiu efektivitu kontrolnej služby.

Systematická kontrola vykonania, zručne a správne vykonaná zamestnancom, ktorý taktne pripomína, že dokument je potrebný včas, že prosperita spoločnosti závisí od včasného riešenia problému atď., zdôrazňuje potrebu tohto zamestnanca a jeho snahy. Okrem toho „index časových kariet“ pomáha pri plánovaní pracovného dňa manažéra, pretože odráža udalosti a úlohy k danému dátumu.

Ak po prijatí dokumentu alebo počas jeho vyhotovenia dodávateľom vyjde najavo, že ho nie je možné vykonať včas, oznámi to manažérovi (autorovi objednávky), ktorý má právo posunúť termín vyhotovenie dokumentu. Ak manažér predlžuje lehotu, tajomník v súlade s jeho pokynmi zapíše do registračného formulára nový termín.

Otázku odloženia lehoty na vyhotovenie dokumentu je potrebné nastoliť najneskôr 1 deň pred uplynutím cieľového termínu. Spätný odklad termínu nie je povolený a v automatizovaných systémoch je spravidla v zásade nemožné.

Pri dokumentoch s dlhou (niekoľkomesačnou) dobou vyhotovenia možno medzistupne vyhotovenia sledovať zaznamenávaním informácií o priebehu vyhotovenia (urobíme to v poli „Stav vyhotovenia” na karte dokladu).

Riešenie problému si často vyžaduje postupnú prácu na dokumente viacerými vykonávateľmi alebo koordináciu dokumentu s viacerými oddeleniami. V týchto prípadoch musí byť skontrolovaná doba, počas ktorej má dokument v držbe každý exekútor. Pri prevode dokumentu musí byť skutočnosť prevodu zaznamenaná. Registráciu zvyčajne vykonáva tajomník oddelenia, ktorý dokument odosiela. Pohyb dokumentu a dátum jeho prevodu odrážame v poli „Stav vyhotovenia“.

Keď sa objavia dokumenty platnosť vypršala exekúcie ich zoznam je vytlačený v ten istý deň a nahlásený vedúcemu.

Ak právo na evidenciu dokumentov môže byť udelené širokému okruhu zamestnancov, zmeny odrážajúce priebeh jeho vykonávania spravidla vykonáva iba jeden zodpovedný zamestnanec: asistent tajomníka alebo odborník na predškolskú výchovu.

Odstránenie dokumentu z kontroly vykonáva sa až po úplnom vykonaní dokumentu: vykonanie uznesenia manažéra, príprava dokumentu s odpoveďou, prijatie odpovede na odchádzajúci dokument alebo iné zdokumentované potvrdenie skutočnosti o vykonaní. Výsledok vyhotovenia dokladu musí byť zaznamenaný v evidenčnej karte (napr. „bola odoslaná pozvánka“, „bol odoslaný list z... č..“ a pod.). Evidenčná karta obsahuje aj údaj o dátume vyhotovenia listiny a uvádza číslo prípadu podľa nomenklatúry, v ktorej je vyhotovená listina uložená.

TO konečná kontrola zahŕňajú analytickú prácu na zhrnutie výkonnostnej disciplíny a výsledkov výkonnosti zamestnancov oddelenia alebo organizácie ako celku. Záverečnú kontrolu vykonávajú zamestnanci (servis) zodpovední za sledovanie výkonu alebo tajomník organizácie v danej frekvencii (týždenne, mesačne, štvrťročne). Výsledky následnej kontroly sú premietnuté do záverečných kvantitatívnych a zoznamových správ o stave plnenia úloh (kontrolované dokumenty). To umožňuje manažmentu vedieť, čo konkrétny zamestnanec (divízia) robí a ako sa veci vyvíjajú v konkrétnej oblasti činnosti (riešenie konkrétneho problému).

Záverečná kontrola v povinnej kombinácii s preventívnou kontrolou je stimulačným faktorom pri zvyšovaní disciplíny zamestnancov.

Príklad kontroly zákazky pomocou MS Excel

Teraz si ukážeme, čo sa dá automatizovať pomocou štandardných možností MS Excel. Ak chcete začať, otvorte nový zošit MS Excel a vytvorte si v ňom tabuľku s poliami/stĺpcami/grafmi znázornenými na obrázku 1. Toto je hlavná tabuľka, ktorá zobrazuje informácie o včasnej kontrole realizácie objednávok v našej organizácii.

Ďalej do samostatnej bunky vložte vzorec tak, aby pri otvorení tohto listu MS Excel je vždy nad tabuľkou bol zobrazený aktuálny dátum(označené číslom 1 na obrázku 1). Potom sa nám bude hodiť pri každodennej práci so stolom. Môžete to urobiť dvoma spôsobmi:

Obrázok 2

Zbaliť reláciu

V tejto tabuľke môžete filtrovať riadky (t. j. riadené zákazky) podľa rôznych kritérií. Ak to chcete urobiť, musíte povoliť filter:

Obrázok 3

Tlačidlo na obrazovke na aktiváciu filtra v MS Excel 2007 a 2010

Zbaliť reláciu

Obrázok 4

Kritériá na filtrovanie riadkov tabuľky podľa obsahu stĺpcov v MS Excel 2007 a 2010

Zbaliť reláciu

Kritériá filtrovania uvedené vyššie sa objavili ako výsledok kliknutia na sivé štvorcové tlačidlo filtra v stĺpci „Umelci“ (označené číslom 1). Bunky tohto stĺpca sú vyplnené textom, takže program nám ponúkol nasledujúce možnosti:

2 - po prvé, môžeme filtrovať jedného alebo viacerých interpretov a ponechať „začiarknutia“ iba pre nich; môžeme si tiež len vybrať prázdne riadky, pričom „zaškrtnutie“ ponecháte iba v poslednej položke v zozname; ak ponecháme začiarkavacie políčko v polohe „Vybrať všetko“, nebude filtrovanie podľa tohto kritéria (toto je teraz znázornené na obrázku);

3 - po druhé, môžete filtrovať podľa textu obsiahnutého v bunkách stĺpca, toto kritérium je však vhodnejšie pri práci so stĺpcom „Súhrn“ dokumentu atď. Napríklad, ak si presne nepamätáme názov, ale pamätáme si kľúčové slovo, ktorý by sa v ňom mal nachádzať, potom treba vybrať položku „obsahuje...“ a zadať toto slovo bez jeho konca, následne v dôsledku filtra zostanú na obrazovke len riadky, ktoré obsahujú slovo, ktorým sme zadali rôzne zakončenia v poli „Súhrn“ .

Filter môžete odstrániť výberom príkazu s rovnakým názvom – označeného číslom 6. Ak ste filtrovali riadky zadaním rôznych kritérií výberu vo viacerých stĺpcoch, potom výberom tohto príkazu raz odstránite filter iba v stĺpci, v ktorom ste vybrali príkaz, pričom zostávajúce filtre v iných stĺpcoch zostanú platné - každý z nich je potrebné odstrániť jednotlivo. V tých stĺpcoch, v ktorých je filter povolený, tlačidlo volania filtra zmení svoj obrázok na tlačidlo aktivovaného filtra.

Ak je stĺpec, podľa ktorého obsahu chceme filtrovať riadky tabuľky, vyplnený dátumami, tak namiesto textového filtra nám program ponúkne iný - špeciálny pre dátumy - označený číslom 4: môžeme vybrať nielen konkrétny dátum, ale aj neskôr alebo skôr ako nejaký dátum alebo obmedzené časové obdobie, včera, dnes alebo zajtra atď.

Naša tabuľka má 3 stĺpce s dátumami.

Číselný filter (označený číslom 5) je špeciálne navrhnutý na prácu so stĺpcami, ktorých obsahom sú čísla (v našom prípade ide o evidenčné číslo dokumentu).

Obrázok 5

Kritériá na filtrovanie riadkov tabuľky podľa obsahu stĺpcov v MS Excel 2003

Zbaliť reláciu

V MS Excel 2003 sa filter podľa obsahu stĺpca nazýva rovnakým spôsobom tlačidlo obrazovky, ako v neskorších verziách programu, ale kliknutím naň sa otvorí jeden všeobecný zoznam na výber konkrétnej hodnoty bunky alebo nastavenie zložitejšej podmienky filtrovania, ktorá je už individuálne prispôsobená pre text, dátumy alebo čísla - spustí sa v samostatné okno obrazovky po výbere položky zoznamu „(Podmienka...)“.

Obrázky 4 a 5 jasne ukazujú Podľa akých kritérií môžeme teraz filtrovať? riadkov tabuľky v MS Excel rôzne verzie. Budeme môcť filtrovať príkazy podľa vykonávateľa, ich autorov, termínov, údajov kontrolovaných dokumentov a akýchkoľvek ďalších informácií zadaných do tabuľkového procesora. Okrem toho bude možné súčasne filtrovať podľa niekoľkých kritérií, napríklad:

• Pri ktorých objednávkach dnes uplynie lehota pre konkrétneho dodávateľa:
  v stĺpci „Účinkujúci“ vyberte požadovaného zamestnanca (pozri číslo 2 na obrázku 4) a v stĺpci „Dátum splatnosti“ vyfiltrujte riadky, ktorých dátum spĺňa kritérium „dnes“ (číslo 4 na tom istom obrázku) resp.
• Komu dal náš vybraný vodca tento mesiac pokyny:
  v stĺpci „Autor objednávky“ vyberieme manažéra, ktorého analyzujeme (číslo 2 na obrázku 4), a v stĺpci „Termín vykonania“ vyfiltrujeme dátumy, ktoré spadajú pod kritérium „Tento mesiac“ (číslo 4), atď.

Teraz vás naučíme, ako môžete nakonfigurovať program tak, aby pri otvorení súboru automaticky dostávať informácie o tom, ktoré objednávky je potrebné dokončiť, napríklad po 4 dňoch, aby na to vopred upozornili účinkujúcich. Na tento účel sme v tabuľke poskytli špeciálny stĺpec, ktorý sme nazvali „Obdobie distribúcie“. Teraz to nakonfigurujeme:

• vyberte bunku I6 (v prvom riadku vlastného stĺpca) a zadajte do nej znak „=“;
• kliknite myšou na susednú bunku J6 (v rovnakom riadku, ale v stĺpci „Dátum splatnosti“) a uvidíte, že je zahrnutá do vzorca na výpočet obsahu bunky I6;
• potom pokračujte v ukladaní vzorca do záložiek zadaním „-4“ z klávesnice;
• V tomto momente je vypĺňanie vzorca ukončené (jeho aktuálny stav je vždy vidieť na vzorcovom riadku umiestnenom nad excelovým hárkom, viď. symbol 1 na obrázku 7, dostaneme „=j6-4“). Teraz stlačte na klávesnici Zadajte- a výsledok výpočtu vloženého vzorca sa zobrazí v bunke tabuľky;
• potom je možné vzorec skopírovať do nasledujúcich riadkov tabuľky a potom v nich v stĺpci „Termín distribúcie“ bude dátum vždy o 4 dni skôr ako v stĺpci „Dátum splatnosti“: ukážte myšou vpravo dole rohu bunky I6 (zatiaľ čo ukazovateľ „myš“ by mal mať podobu čierneho tučného kríža), kliknite ľavé tlačidlo"myš" a bez toho, aby ste ju pustili, potiahnite nadol na koniec stĺpca a potom tlačidlo uvoľnite. V stĺpci I uvidíte dátumy všetkých požadovaných upozornení (číslo 2 na obrázku 7);
• Potom sa môžete uistiť, že v stĺpci “Obdobie distribúcie” sa automaticky farebne zvýraznia bunky s aktuálnymi, t.j. dnešné dátumy (1. októbra to budú nejaké bunky a 2. októbra - iné atď.). Ak to chcete urobiť, musíte použiť funkciu podmieneného formátovania. V MS Excel 2007 alebo 2010 sa to robí takto:
  • vyberte všetky bunky tabuľky v stĺpci „Obdobie distribúcie“ umiestnenom pod „hlavičkou“;
  • kliknite na tlačidlo Podmienené formátovanie v skupine Štýly na karte Domov(pozri obrázok 6), vyberte príkaz Pravidlá výberu buniek a na paneli, ktorý sa otvorí vľavo alebo vpravo, vyberte príkaz dátum. Otvorí sa dialógové okno s rovnakým názvom, v ktorom sú dva zoznamy (obrázok 8): vľavo musíte vybrať pozíciu Dnes a vpravo - spôsob formátovania buniek, ktoré spĺňajú túto podmienku, napr. Svetločervená výplň a tmavočervený text. Ďalšie kliknutie Dobre.

Obrázok 8 ukazuje, ako vyzerá hotová tabuľka s podmieneným formátovaním. Otvorením tejto tabuľky, napríklad 13. augusta 2012, môže odborník ľahko určiť, ktoré upozornenia sa odosielajú.

V tabuľke môžete zabezpečiť prítomnosť posledného „technického“ stĺpca, v každom riadku musíte umiestniť číslo 1. Potom pri filtrovaní podľa jedného alebo viacerých kritérií vždy rýchlo spočítate počet; filtrované riadky. Ak to chcete urobiť, vyberte zostávajúce bunky na obrazovke pomocou myši v tomto stĺpci - MS Excel vypočíta súčet ich hodnôt a zapíše ho do spodného referenčného riadku pod hárkom Excel.

Obrázok 6

Podmienené formátovanie

Zbaliť reláciu

Lehoty na vyhotovenie dokumentov možno interpretovať rôzne. Napríklad, kedy sa má začať počítať lehota (odo dňa vystavenia príkazu alebo deň po ňom)? Má sa to počítať v kalendárnych alebo pracovných dňoch? Čo robiť s dokumentmi, ktorých uzávierka pripadá na víkend? Čo ak termín nie je určený vôbec? Všetky tieto otázky sú podrobne zodpovedané a veľa je vysvetlené na príkladoch (celkom 16) v článku „Ako určiť termíny? "na strane 12 časopisu č. 8" 2011

Je nereálne kontrolovať vykonávanie všetkých dokumentov organizácie. Pomôžu vám preto odporúčania na určenie zoznamu dokumentov podliehajúcich exekučnej kontrole. Dozviete sa, aké termíny sa zvyčajne stanovujú a ako sa to robí, ako aj ako môžete kontrolovať ústne objednávky. Pozrite si článok „Čo budeme kontrolovať? "na strane 30 časopisu č. 7" 2011

Aplikácia Kontrola vykonávania objednávok je skvelý nástroj, ktorý vám pomôže kontrolovať vykonávanie objednávok vo vašej organizácii. Napriek svojej jednoduchosti je program veľmi efektívny. Bol napísaný nástroj „Order Execution Control“. Microsoft Excel, takže hlavným pracovným prostredím tohto programu sú tabuľky. Užívateľ si nakonfiguruje štruktúru tabuliek objednávok spôsobom, ktorý mu vyhovuje.

Program je viacužívateľský, s možnosťou definovať prístupové práva. Napríklad pre bežného zamestnanca bude dostupná len funkcia vytvorenia reportu pre manažérov. Prístupové práva konfiguruje administrátor. Pre každé pole tabuľky môžete pripojiť referenčné knihy, ktoré poskytujú Ďalšie informácie. Stavy úloh (dokončené, prebiehajúce, nedokončené) sa vypočítavajú automaticky. Program generuje zostavy samostatne, môžete vytvárať šablóny. Reporty je možné exportovať do elektronickej forme. Aby používatelia mohli rýchlo zvládnuť tento program, bol pridaný školiaci systém. Aj keď používanie tohto nástroja nebude ťažké, najmä pre niekoho, kto pracoval v Exceli.

26. február 2010 15:19 hod

Alexey Afanasyev, riaditeľ kvality spoločnosti InterTrust

V mnohých ruských podnikoch, najmä tých, ktoré zažili posledné roky rýchly rast sa pozoruje rovnaký problém: neschopnosť úradníkov organizácie zabezpečiť kvalitnú a správnu kontrolu nad vykonávaním ich pokynov. Typicky týmto problémom trpia nové spoločnosti, zatiaľ čo tie organizácie, ktoré majú ešte sovietsku minulosť, ako aj správy mestských, regionálnych a federálnych úradov, pomerne efektívne využívajú skúsenosti direktívneho riadenia, ktoré bolo u nás obzvlášť populárne pred perestrojkou. . Tento článok si kladie za hlavný cieľ prenos skúseností v oblasti monitorovania vykonávania pokynov od vedúcich pracovníkov do moderných spoločností.

Takmer každý typ riadiacej činnosti organizácie je spojený s vykonávaním pokynov od jej vedenia, preto je dôležité zaviesť kontrolu nad vykonávaním pokynov. Pokyny môžu:

● pripevnené vo forme uznesení k interným a došlým dokumentom (napríklad k poznámkam a listom);

● byť formulované v administratívnych dokumentoch kolegiálnych orgánov (v zápisniciach) a jednotlivých riadiacich orgánov (v príkazoch a smerniciach).

V súvislosti s výzvami občanov uvádzame nasledovné. Formálne je postup pri práci s nimi totožný so spracovaním došlej korešpondencie, termíny však upravuje platná legislatíva na federálnej úrovni, na čo musí prihliadať tak manažér, ktorý termíny stanovuje, ako aj vyzvaný dodávateľ. dodržať tieto termíny.

Mnoho dokumentov je v procese spracovania životný cyklus možno dostať pod kontrolu. Môžeme vidieť odtlačok pečiatky s písmenom „K“ aj slovo „Control“ napísané červeným perom alebo vyhotovené vo forme odtlačku (pozri príklad 1). Účel takýchto poznámok je jediný - upozorniť na potrebu kontroly pokynov uvedených v texte dokumentu alebo v uznesení o ňom (v našom príklade prichádzajúci list obsahuje uznesenie s pokynmi od Ignatovej Yu.S. , čo je potrebné urobiť a kedy). Až do dokončenia vykonania sú takéto dokumenty uložené v samostatnom priečinku. Po ukončení exekúcie sa o tom na listine urobí poznámka (v príklade 1 v pravom dolnom rohu dňa 10.07.2009 bola urobená poznámka o uzavretí dohody a uložení listiny do sp. 08-24).

Nastavenie úlohy pre účinkujúcich

Kto formuluje objednávku? Robia to manažéri na všetkých úrovniach. Ide len o to, že zvyčajne sa kontroluje vykonávanie pokynov od prvej osoby alebo celého vrcholového vedenia organizácie a tým sa zaoberá služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie. A pokyny nižších manažérov - vedúcich oddelení spravidla vybavujú zamestnanci tých istých oddelení, ktorí sú v nich zodpovední za kancelársku prácu.

Zdá sa, že text uznesenia alebo správneho dokumentu by už mal jasne a jednoznačne formulovať:

● samotná objednávka,

● termín,

● konkrétny interpret.

Ak nie je splnená aspoň jedna z týchto podmienok (čo sa stáva), je potrebný samostatný zamestnanec, ktorý dokáže jasne preformulovať požiadavky manažérov, prípadne ich rozčleniť na menšie, ale s jasne definovanými interpretmi.

Pri formulovaní návodu je vhodné dodržať tieto jednoduché pravidlá: formulácia by mala byť stručná, výstižná, maximálne eliminujúca nejednoznačnosť výkladu a mať jasne definovaný a merateľný výsledok. To všetko vám umožní nestrácať čas dodatočným upresňovaním objednávky. Na druhej strane to dáva exekútorovi gól a autorovi príkazu dôveru, že výsledok konania exekútora bude očakávať.

Tu sú príklady vágnych formulácií a zodpovedajúcich správnych textových štruktúr:

Keď organizácia zavedie kontrolu nad vykonávaním pokynov, pomerne skoro sa dokumenty začnú meniť: namiesto všeobecných požiadaviek sa objavia krátke a úplné pokyny s konkrétnym vykonávateľom, termínom a očakávaným výsledkom. Tým sa výrazne zvyšuje efektívnosť riadenia spoločnosti, čo si takmer okamžite všimne jej vedenie aj majitelia.

Termín vykonania objednávky

Lehoty na realizáciu objednávok v organizácii zvyčajne stanovuje autor-manažér, ktorý objednávku vytvoril. V niektorých prípadoch môže byť lehota na vykonanie príkazov stanovená miestnym aktom organizácie alebo externým regulačným dokumentom.

Dovoľte, aby sme tu citovali Vzorové predpisy pre interakciu federálnych výkonných orgánov:

Fragment dokumentu

Schválené vzorové predpisy pre interakciu medzi federálnymi výkonnými orgánmi. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 19. januára 2005 č. 30 v znení z 21. februára 2008 Objednávka podlieha vykonaniu v lehote v nej uvedenej. Ak je ako lehota na vykonanie stanovená lehota, za jej začiatok sa považuje dátum podpísania objednávky. Príkaz s pokynom „urgent“ podlieha vykonaniu do 3 dní. Pokyn „bezodkladne“ poskytuje 10-dňovú lehotu na vykonanie príkazu. Ak v objednávke nie je uvedená lehota, podlieha exekúcii do 1 mesiaca odo dňa jej podpisu (do zodpovedajúceho dátumu nasledujúceho mesiaca, a ak takýto dátum v nasledujúcom mesiaci nie je, tak do posledný deň v mesiaci). Ak posledný deň lehoty na vykonanie príkazu pripadne na deň pracovného pokoja, podlieha vykonaniu v predchádzajúci pracovný deň.

Aby sa zlepšil systém riadenia organizácie, má zmysel, aby zákazky, ktoré sú pod kontrolou, zjednotili termíny realizácie - aby sa dostali na jeden základ stanovený v organizácii. Takéto rozhodnutie musí byť najskôr zdokumentované v miestnom akte, napríklad v pokynoch na riadenie úradu. Zmena termínu by mala byť možná len v prípadoch zdokumentovaných v miestnych aktoch organizácie. A samozrejme, zavedený systém výpočtu termínov by mal zodpovedať zdravému rozumu. Je totiž ťažké nájsť pre interpreta viac demotivujúci faktor ako nesplniteľnú úlohu.

Uvedieme príklady niekoľkých znení pokynov a vysvetlíme, ktorý dátum pre každý z nich sa bude považovať za posledný dátum včasného vykonania pokynu. Toto je veľmi dôležité, pretože... V tejto otázke je často zmätok.

Pomerne bežná situácia je, keď jeden manažér poverí vykonaním úlohy iného manažéra na nižšej úrovni a ten podľa vlastného uváženia zníži zadanie o ďalšie „poschodie nižšie“. Objednávka tak prechádza rukami niekoľkých manažérov, kým sa dostane ku konečnému realizátorovi. Je pravda, že po tomto rebríčku sa úloha môže „rozvetvovať“ do niekoľkých „podúloh“, ktoré vykonávajú rôzni ľudia v rôznych časoch. Tento systém sa nazýva vytváranie „vnoreného poriadku“.

Pri formulovaní Pre „vnorené“ objednávky je dôležité poskytnúť dočasnú rezervu. Vo vzťahu k „rodičovskému“ príkazu to musí byť minimálne 1 až 3 pracovné dni. Je vhodné vyhnúť sa prílišnému „hniezdeniu“ pokynov a vylúčiť z reťazca tých manažérov, ktorí len „odovzdávajú štafetu ďalej“. Ak existuje exekútor, ktorý je zodpovedný za vykonanie celého príkazu ako celku, nazýva sa „zodpovedný exekútor“.

Ako príklad, keď je lehota na vykonanie príkazu upravená externým regulačným dokumentom, uveďme federálny zákon č. 59-FZ „O postupe pri posudzovaní odvolaní občanov Ruskej federácie“. Podľa tohto dokumentu je maximálna lehota na posúdenie písomnej žiadosti občana Ruskej federácie 30 dní a začína sa brať do úvahy od okamihu registrácie takéhoto dokumentu (zákon vyčleňuje na tento postup 3 dni od okamihom prijatia žiadosti).

Ak občan napríklad pri výkone svojich práv požaduje pomoc od orgánu miestnej samosprávy, tak čas potrebný na to často výrazne presahuje 1 mesiac. V takejto situácii je žiadateľovi do mesiaca zaslaná písomná odpoveď, ktorá nerieši jeho vec vo veci samej, ale jasne popisuje postup ďalšej pomoci orgánu. V samotnom úrade musí byť objednávka vytvorená na základe prerokovania takejto sťažnosti pracovne kontrolovaná s pravidelným podávaním správy o vývoji situácie vedúcemu - autorovi objednávky.

Často sa stáva, že občania riešia svoje odvolania nesprávne. A potom ich adresát neberie do úvahy, ale postupuje ich orgánu alebo úradníkovi, do ktorého pôsobnosti daná problematika patrí. Zákon na to vyčleňuje 7 dní odo dňa zaevidovania žiadosti. V tomto prípade je občan na takéto presmerovanie upozornený. A mimochodom, zákon jasne zakazuje posielať sťažnosti na posúdenie orgánu alebo úradníkovi, proti rozhodnutiu alebo konaniu (nečinnosti) sa odvolávame.

Postup pri monitorovaní plnenia príkazov

Teraz, keď máme základné informácie o príprave pokynov, je potrebné podrobne zvážiť postup monitorovania vykonávania pokynov.

Všimnite si, že v konkrétnom podniku možno vykonávať prácu na kontrole vykonávania príkazov:

● manuálne pomocou súboru registračných a kontrolných kariet (RCC);

● v systéme elektronickej správy dokumentov, kde zloženie informácií zaznamenaných na „elektronických kartách“ zostáva rovnaké, ale mnohé operácie na informovanie výkonných umelcov a generovanie správ o výkonovej disciplíne sa vykonávajú automaticky;

● existuje aj medzivoľba, kedy sa na uľahčenie práce využívajú možnosti MS Excel - kontrolované zákazky sú popísané v tabuľkovej forme, v ktorej si potom môžete filtrovať informácie podľa vykonávateľov, termínov a pod.

Vo fáze „Umiestnenie na kontrolu“ zamestnanec kancelárie zaeviduje objednávku. Ak sa na dokumente nachádza, umiestni sa naň pečiatka „K“ alebo „Kontrola“, prípadne sa napíše jasným perom, dokument je tiež možné jednoducho presunúť do priečinka kontrolovaných zákaziek.

Exekútor, ktorý prijal príkaz, sa s ním musí oboznámiť a pred uplynutím termínu uvedeného na objednávke splniť úlohy v ňom stanovené. Ak dodávateľ potrebuje previesť prácu na iných jemu podriadených zamestnancov, potom vytvára zákazky nižšej úrovne, ako sme hovorili vyššie.

Ak zhotoviteľ zistí, že termín nezodpovedá schopnosti splniť stanovené úlohy včas, požiada konateľa, ktorý príkaz vydal, o posunutie termínu realizácie. V inom prípade, ak si exekútor uvedomí, že vykonanie príkazu je mimo jeho kompetencie a oblasti zodpovednosti, môže požiadať o úplné alebo čiastočné zrušenie príkazu.

Ak sa manažér rozhodne posunúť termíny alebo zrušiť objednávku, informuje o tom osobu zodpovednú za kontrolu termínu. V každom prípade žiadosti vykonávateľa o preloženie alebo zrušenie postúpenia je potrebné predložiť manažérovi pred uplynutím kontrolného obdobia postúpenia.

« Kontrola vykonávania pokynov vo veci samej» vykonáva spravidla dostatočne kompetentný zamestnanec posúdiť relevantnosť dosiahnutého výsledku vykonania k úlohe stanovenej v zadaní. Takúto kontrolu môže začať kompetentný zamestnanec po prijatí správy o výkone a možno ju ukončiť buď vyradením spod kontroly, alebo vrátením na revíziu.

Postup „odstránenia kontroly“ objednávky vykonáva zamestnanec, ktorý kontroloval vykonanie objednávky podľa jej podstaty, ako aj vtedy, ak manažér uspokojí požiadavku na úplné odstránenie objednávky.

Ako súčasť javiska" Kontrola vykonávania načas» vyhradený zamestnanec kontroluje termíny realizácie všetkých aktívnych, teda aktuálne vykonávaných zákaziek súčasne (ak sa takáto práca v organizácii vykonáva manuálne alebo pomocou MS Excel, tak to zvyčajne robí sekretárka autora objednávky alebo zamestnancov služby predškolského výchovného zariadenia). V súčasnosti väčšinu týchto prác dokážu vykonávať elektronické systémy na správu dokumentov, ktoré informujú účinkujúcich o termínoch dokončenia realizácie objednávok. Upozornenie je prierezové upozornenie pre všetky objednávky, ktoré neboli odstránené spod kontroly (pozri príklad 4).

Pracovná záťaž jednotlivého interpreta sa neustále zvyšuje a v dôsledku toho začína klesať výkonová disciplína pracovníkov v dôsledku elementárnej zábudlivosti. Pravidelné informovanie zamestnancov, napríklad týždenne, vám umožňuje jasne pochopiť rozsah úloh, ktoré sa majú vykonať, a orientovať sa v termínoch na podávanie správ.

Informačný hárok môžu byť buď stručné (pozri), alebo úplnejšie, so zložením informácií uvedených v tabuľke z. Mimochodom, ak v takejto tabuľke MS Excel vyfiltrujeme príkazy pre konkrétneho vykonávateľa s prázdnou značkou vykonania, tak vytlačením výsledku získame inú verziu informačného listu pre vykonávateľa.

Ak takéto hárky generuje EDMS, potom je vhodné zahrnúť do tabuľky stĺpec s počtom dní zostávajúcich do konca vykonávacieho obdobia. Zoraďovanie objednávok podľa dátumu expirácie je tiež veľmi pohodlné – to umožňuje dodávateľovi rýchlo sa orientovať a efektívnejšie riadiť svoj vlastný pracovný čas.

Podávanie správ o výkonovej disciplíne

Niektoré organizácie praktizujú priebežné správy výkonných umelcov. Ak je potrebné pravidelne sledovať priebeh realizácie zvlášť dôležitých objednávok, ich autori doplnia do textu objednávky informáciu o potrebe pravidelného, ​​napríklad týždenného reportingu, ktorý je potrebné poskytovať počas celej doby realizácie. Priebežná správa o výkone sa zvyčajne vyhotovuje v akejkoľvek písomnej forme alebo vo forme memoranda. Príprava takýchto správ môže byť vykonaná:

● samotný interpret

● sekretárka, ktorá je mu podriadená,

● zamestnanec zodpovedný za výkonovú disciplínu v spoločnosti.

Na pravidelné monitorovanie úrovne výkonnostnej disciplíny v organizácii alebo na žiadosť manažmentu sa pripravuje niekoľko typov správ, ktoré sa môžu týkať výkonnostnej disciplíny:

● samostatný výkonný riaditeľ;

● špecifické rozdelenie

● organizácia ako celok;

● pokyny vydané určitým manažérom a pod.

Informácie sú zhrnuté vo forme štatistického súhrnu pre manažment o odovzdaní, vykonaní a tiež prevode na iného vykazované obdobie inštrukcie. Na umožnenie efektívnejšieho riadenia výkonnostnej disciplíny sa používajú rôzne modely výkazníctva. Možnosti formulárov hlásení sú uvedené v stanovisku E. Kamenevovej av jej stanovisku.

Keďže takéto správy sa vypracúvajú tak za organizáciu ako celok, tak najmä za jej divízie, do sekcie vykonávateľov sú zaradení len tí funkcionári, ktorým dáva pokyny priamo vedúci. Napríklad pre generálny riaditeľ to budú jeho zástupcovia a vedúci odborov, pričom u vedúceho odboru to budú vedúci odborov, prípadne rezortov.

Aj keď organizácia nemá úplnú automatizáciu toku dokumentov cez EDMS, takýto dokument je celkom vhodné pripraviť a udržiavať v tabuľkovom systéme Microsoft Excel alebo OpenOffice.org Calc. Tieto systémy majú do značnej miery podobné rozhranie a funkčnosť, môžu pomôcť pri automatizácii účtovníctva a výkazníctva v malých a stredných firmách. Hlavná vec je jasne vedieť, čo presne potrebujete získať ako výsledok.

Stanovisko

Skúmali sme problematiku zadávania a odnímania príkazov spod kontroly, ako aj metodiku vykonávania príkazov a reportingu o monitorovaní ich realizácie. Modely direktívneho riadenia navrhnuté v článku pomôžu sprehľadniť a sprehľadniť riadenie organizácie.