Hallo! I denne artikkelen vil vi snakke om et av de mest effektive tidsstyringsverktøyene - Eisenhower-matrisen.

I dag lærer du:

• Hva er Eisenhower-matrisen;
• Hvordan du kan bruke matrisen i hverdagen (med eksempler);
• Hvilke teknikker vil hjelpe deg å spare tid?

"Det er en lang dag til kvelden hvis det ikke er noe å gjøre," sier populær visdom. Helt andre aforismer oppstår fra travle mennesker som kjemper mot tiden: "Hvordan kan vi legge til en tjuefemte time til dagen?"

I forhold til multitasking, før eller senere står hver forretningsperson overfor spørsmålet om riktig fordeling av tidsressurser. Startforholdene er like for hver innbygger på planeten - en time inkluderer seksti minutter for absolutt alle. Men hvor effektivt folk forvalter tiden sin, bestemmer i stor grad forskjellen mellom en vellykket person og en evig taper.

Eisenhower-matrisen som en metode for å organisere tid

Tidsstyring, eller, er bevisst kontroll over hvor mye tid som brukes på spesifikke aktiviteter for å øke effektiviteten og produktiviteten.

Eisenhower Matrix er et av de populære tidsstyringsverktøyene som brukes til å prioritere forretnings- og personlige oppgaver. Den er basert på prinsippet om å dele alle saker inn i fire kategorier, avhengig av graden av viktighet og haster. Matrisen er mest praktisk å bruke for kort- og mellomlangsiktig planlegging.

Denne tilnærmingen ble oppfunnet av Dwight David Eisenhower, en hærgeneral under andre verdenskrig og senere den trettifjerde presidenten i USA. Politikeren beundret alltid de rundt seg med sin evne til å gjøre alt.

En gang i tiden søkte en amerikaner forgjeves etter en effektiv måte å administrere tid på, og uten å finne den blant de eksisterende, utviklet han den på egen hånd. Time Matrix er fortsatt fantastisk i sin enkelhet og geni, og millioner av mennesker over hele verden bruker den til planlegging.

Visuelt er prioritetsmatrisen delt inn i fire kvadranter, der ting passer inn i kategorier: viktig og presserende, viktig og ikke-haster, uviktig og haster, uviktig og ikke-haster.

Brukeren av matrisen blir bedt om å legge inn alle sine planlagte aktiviteter i disse kvadrantene. Det største arbeidet skjer nettopp når en person tar et valg mellom disse feltene, og dermed bestemmer hvilke ting som må gjøres først og hvilke andre.

Kjennetegn ved kvadranter

Kvadrant A: viktig og presserende

Dette feltet skal brukes til å registrere saker som er relatert til prioriterte områder av en persons liv og ikke kan utsettes. Disse områdene er vanligvis familie, karriere (for studenter - studier), helse og sikkerhet.

Disse tilfellene tilsvarer følgende utsagn:

1. Unnlatelse av å gjøre dette i nær fremtid vil føre deg betydelig vekk fra et av dine langsiktige livsmål.

Eksempel. Du forventer en forfremmelse i nær fremtid. Lederen ber deg sende inn en fremdriftsrapport så raskt som mulig. Det er viktig? Ja, fordi du ikke vil gå glipp av en sjanse til karrierevekst. Dette haster? Ja, for nå er det på tide å vise prestasjonene dine.

1. Unnlatelse av å søke medisinsk hjelp umiddelbart kan få alvorlige konsekvenser.

Eksempel. Du har tannverk. Viktig? Alt relatert til helse er alltid viktig. Haster? Du risikerer å miste tannen og vil ikke vare lenge på smertestillende.

Kvadrant B: viktig og ikke-haster

Vellykkede mennesker gjør det meste av arbeidet sitt i denne kvadranten. Dette er dagligdagse aktiviteter som alltid tjener til å oppnå store mål på alle områder av livet. De er alle viktige, men det haster ikke, slik tilfellet er med A-kvadranten.

En vellykket person bringer ikke sine viktige saker til en unntakstilstand, men fullfører dem gradvis. Han har oftest tid til å ta beslutninger med omtanke, bygge bygningen av sin fremtidige murstein for murstein.

Denne sonen inkluderer alle dagligdagse aktiviteter som er direkte knyttet til prioriterte områder i livet: arbeid, familie, selvutvikling, helse.

Et enkelt kriterium gjelder for dem:

• Oppgaven skal gjennomføres, men den kan utsettes en stund dersom det dukker opp noe viktig og haster.

Eksempel. Du er programmerer og må levere programmet du skrev innen mandag. I dag er det bare torsdag, du har alt klart, men du bestemte deg for å utsette innleveringen til fredag ​​for å sjekke alt nøye igjen.

Saker fra kvadrant B, hvis de ikke gis nok oppmerksomhet, kan migrere til kvadrant A. Målet ditt er å forhindre at dette skjer. Det hender at en viktig sak plutselig dukker opp, av grunner utenfor din kontroll. Men ofte bringer vi selv ting til denne tilstanden, ignorerer forebyggende undersøkelser med lege og utsetter gjennomføringen av viktige oppgaver til fristen.

Kvadrant S: Uviktig og haster

Disse oppgavene ligger et stykke unna hovedprioriteringene dine, men å gjøre dem gjør livet ditt mer komfortabelt og kan tjene deg godt over tid.

Dette området inneholder møter og samtaler som du deltar på av høflighet eller av nødvendighet, inkludert bursdager til ikke veldig nære mennesker, uventede husarbeid og noen arbeidsoppgaver.

Saker i denne kvadranten har følgende egenskaper:

1. Å fullføre denne oppgaven raskt vil hjelpe.

Eksempel. Du planla å kjøpe et klimaanlegg og hørte om et salg som bare vil vare i én dag. Viktig? Ikke spesielt. Verden vil ikke kollapse med mindre du kjøper et klimaanlegg billigere enn du hadde planlagt. Haster? Ja, salget gjelder i én dag. En fin bonus: et hastekjøp lar deg spare litt på familiens budsjett.

1. Indirekte kan fullføring av disse oppgavene være til fordel for de underliggende målene, selv om dette ikke er garantert.

Eksempel. Du er journalist. Du inviteres til en bankett, hvor redaktøren av avisen du er interessert i kan komme. Viktig? Ikke spesielt, alt er for vagt. Haster? Ja, fordi banketten ikke vil vare evig, må du ta en beslutning - enten å gå eller ikke.

Det er sannsynlig at du vil finne noen til å delegere en sak fra denne kvadranten. Din ektefelle, bekjente, kollega, underordnede kan gjøre noe uviktig presserende arbeid for deg.

Kvadrant D: Uviktig og ikke-haster

Alle saker i denne kvadranten kan deles inn i business og underholdning. Gjøremål inkluderer oppgaver hvis fullføring garanterer din komfort og gjør deg og livet vakrere (for eksempel å ta vare på utseendet ditt), men oppgaven kan vente en stund.

For en kvinne kan dette være et besøk til en manikyr, for en mann kan det være å vaske bilen hans. Selvfølgelig er disse tingene viktige i seg selv, men ikke i forhold til dine hovedområder i livet.

Den andre gruppen inkluderer et hyggelig tidsfordriv. Det er vanligvis antatt at det ikke er noen fordel med disse oppgavene, de kalles "tidskastere", de blir presentert som ting som folk helst ikke vil gjøre, og å bli kvitt dem er et prisverdig mål.

Du kan bare snakke så kategorisk om dårlige vaner som røyking og systematisk drikking av sterk alkohol. Eksempler på ting som å kommunisere på sosiale nettverk, se lysfilmer, henge på klubber, spille dataspill - alt dette har rett til å være og er nødvendig for en person hvis det slapper av og gir ham glede.

For det første er en person ikke en robot, han må gjøre noe bare for sjelen.

For det andre kan uviktige og ikke-hastende saker være fordelaktige. Mange dataspill utvikler tenkning, kommunikasjon på sosiale nettverk lærer deg å uttrykke tanker, dans i klubber hjelper deg med å varme opp. I tillegg har det lenge vært kjent at endring av aktivitet er den beste hvilen.

Hovedbetingelsen for denne kvadranten er å ikke la den ta over mesteparten av tiden din og ignorere de viktigste tingene som beveger deg fremover i livet.

Hvordan implementere Eisenhower-matrisen i praksis

Så, etter å ha gjennomgått den teoretiske delen, kan du oppleve effekten av matrisen på deg selv.

1. Kvelden før din første eksperimentelle dag åpner du dagboken til riktig dato og tegner et oppslag på fire sider. Merk dem som vist i matrisen. Hvis du ikke har en dagbok, kan du ta et vanlig ark. Hvis du alltid har med deg et nettbrett eller en bærbar datamaskin, kan du lage en matrise i Excel.
2. På et eget ark, skriv ned i en kolonne alle tingene du planlegger å gjøre i morgen (når du tilegner deg ferdigheten til raskt å distribuere alle tingene i matrisen, trenger du ikke lenger dette elementet).
3. Les sakene en om gangen og skriv hver enkelt inn i den passende kvadranten av matrisen. For å gjøre dette trenger du bare å svare på to spørsmål: Er det viktig? haster det?

1. Når det gjelder papirversjonen, la det være ledig plass i hvert felt - i morgen vil du huske andre ting å gjøre og legge dem til.
2. Fremhev allerede fullførte oppgaver med en markør (farge).
3. På slutten av dagen, overfør ufullførte oppgaver til neste dag (sørg for å skrive dem om på et nytt oppslag av dagboken eller kopiere dem til en ny Excel-fane - ellers vil de gå tapt).
4. Ikke nekt deg selv gleden på slutten av dagen å se gjennom alle de "fargede" delene av matrisen din, det vil si alle fullførte oppgaver. Du vil føle tilfredsstillelsen til en forretningsmann hvis dag ikke var bortkastet.

Eksempel på en fullført Eisenhower-matrise

Med vårt eksempel vil vi gjøre som vi anbefalte i forrige avsnitt - først vil vi skrive ned alle sakene på rad, og deretter fordele dem i matrisen. I førstepersonseksemplet vil en profesjonell massasjeterapeut reflektere.

Her er listen hans over oppgavene for dagen (med kommentarer for å la leseren forstå graden av viktighet og haster):

• I dag er det 4 massasjer: klokken 9, klokken 11, klokken 15, klokken 20 (i pausene skal jeg gjøre andre ting);
• Gå til regnskapsavdelingen (i henhold til kontrakten skal jeg motta 60% av kostnadene for en massasje, men faktisk mottar jeg bare 50% - finn ut hvorfor);
• Kjøp mat til katten (bra jeg så - det er bare én fôring igjen);
• Besøk en venn på sykehuset (en nær venn som brakk armen i går, ta med noe velsmakende);
• Gå til banken, foreta en betaling for boliglånet (i dag er den siste dagen du kan betale uten straff);
• Kom innom huset til en venn for å hente et telt (i dag er det tirsdag, vi planlegger en familiecampingtur på lørdag);
• Gå til bassenget (jo oftere jeg går, jo bedre);
• Kjøp dagligvarer (det er fortsatt noe i kjøleskapet, vi holder et par dager);
• Svar på meldinger på WhatsApp og VKontakte (bare samtaler);
• Øv på engelsk i minst 20 minutter (det er mange utlendinger blant kundene, du må forbedre språket ditt);
• Kjøp en ny pakning til kranen (kranen drypper fortsatt, men den er på nippet);
• Gå til en avtale med en øyelege (hvert år, i tilfelle jeg gjennomgår en undersøkelse);
• Få en hårklipp (utseendet er fortsatt pent, men det er bedre å ikke utsette det);
• Send en bok om øvelser for ryggmuskler til en kollega (jeg lovet at så snart jeg er ved datamaskinen, skal jeg sende den med en gang).

	HASTE	IKKE STRESS
VIKTIG	I dag er det 4 massasjer: kl. 9.00, kl. 11.00, kl. 15.00, kl. 20.00. Besøk en venn på sykehuset	Besøk venner for et telt (familiecampingtur) Gå til en time hos øyelege Gå til regnskap Øv på engelsk
HAR IKKE BETYDNING	Gå til banken, foreta et boliglån Kjøp kattemat Kjøp en ny kranpakning Send boken til en kollega	Få deg en hårklipp Kjøp produkter Gå til bassenget Svar på meldinger på WhatsApp og VKontakte

Husk: det samme for forskjellige mennesker kan leve i forskjellige kvadranter av matrisen. For noen kan det for eksempel være både viktig og uviktig å drive med en hobby. Du og bare du kan fordele sakene dine slik du ser dine livsprioriteringer.

Under hvilke forhold vil Eisenhower Matrix være nyttig for deg?

Noen skeptikere mener at Eisenhower-matrisen bare er egnet for ledere, mens en enkel ansatt, arbeider eller husmor ikke vil kunne bruke den i praksis (noe som er usant - matrisen er universell, vi beviste dette ved å ta som et eksempel tilfeller av en massasjeterapeut, ikke en forretningsmann).

I realiteten handler ikke spørsmålet om muligheten eller umuligheten av å bruke matrisen, men om hensiktsmessigheten av bruken.

Eisenhower-systemet brukes til planlegging for hver dag. Det vil si at vi ikke snakker om langsiktige planer (bygge et hus, dra på ferie, uteksamineres fra universitetet), men om aktuelle oppgaver.

På den ene siden, hvis en person har så få daglige oppgaver at hukommelsen hans lett kan takle dem, er det ingen vits i å bruke tabellen. For eksempel er hele planen for en ansatt for dagen å bruke sine åtte timer på jobb og deretter drikke øl med venner om kvelden. Dette bordet er ikke for slike mennesker.

På den annen side, hvis en person har mål i alle aspekter av livet sitt - i arbeid, studier, selvutvikling, familie, hobbyer, hvis han streber etter å være sin tids mester og ikke gå med dens flyt - slik en person har alltid mange daglige oppgaver. Og siden han ikke vil miste dem av syne, er denne matrisen for ham.

Eisenhower Matrix er ikke et universalmiddel for den evige mangelen på tid. Det er mer en miniveiledning om prioritering.

Ikke bli overrasket hvis du synes det er vanskelig i begynnelsen å sortere ting i kvadranter. I det øyeblikket du tenker og gjør det, lærer du. Og å lære noe verdifullt innebærer alltid en viss innsats.

Fortvil ikke - etter å ha jobbet med bordet i flere dager på rad, vil du tilegne deg en ferdighet som vil bli en ferdighet. Deretter vil prioritering bli automatisk.

Så, la oss oppsummere.

Eisenhower Matrix er for folk som deg hvis:

• Du må hele tiden ta valg om hvilken oppgave du skal ta på deg først;
• Du er klar til å bli bedre kjent med deg selv, klar til å ærlig svare på spørsmål som "hva er egentlig viktig for meg?";
• Du ønsker å få gjort så mye som mulig - definitivt mer enn du gjør nå;
• Du er klar til å bekjempe en slik egenskap av deg som utsettelse - kronisk utsettelse av ting "til senere".

Du er kanskje allerede flink til å disponere tiden din.

Les utsagnene nedenfor og spør deg selv om de er sanne for deg. Hvis de aller fleste poeng ikke passer deg, er det lurt for deg å mestre tidsstyringsteknikker.

• Du har alltid en oversiktlig huskeliste for dagen;
• Du svarer på forretningse-poster i tide;
• Du tar ikke med deg jobben hjem og blir nesten aldri sent etter endt arbeidsdag;
• Du tillater ikke telefonsamtaler, besøkende og sosiale nettverk å distrahere deg vesentlig fra hovedoppgavene dine;
• Du gjør ikke jobben for dine underordnede fordi du ikke tror at bare du kan gjøre det veldig bra;
• På slutten av dagen føler du deg nesten like energisk som i begynnelsen.

Hvis alle de foregående punktene virker logiske for deg, kan det siste forårsake et vantro smil: "Du tuller! En presset sitron får meg til å føle meg mer energisk enn jeg gjør på slutten av arbeidsdagen.» Likevel er det et stort antall mennesker som ikke bare ikke blir slitne, men også føler en bølge av styrke. Og det er ingen hemmelighet her.

Vi blir ikke slitne av mengden arbeid som er gjort, men av dumme, uordnede handlinger, meningsløse kasting og en følelse av hjelpeløshet under tilstander med kronisk tidspress.

Noen ganger kan vi selvfølgelig ikke forutse alt. Og vår sammenhengende plan kan bli rystet på grunn av plutselig slått av kontorutstyr, en sen klient eller en fraværende ansatt. La dette stå til side for nå.

Det første du må jobbe med er hvordan du ikke skal være en kilde til kaos for deg selv, og så kan du tenke på påvirkningen av ytre uforutsette omstendigheter.

1. Rengjør skrivebordet fra dokumenter du ikke lenger jobber med. Hvis du ikke trenger dem så ofte, legg dem i skapet. Hvis du ikke trenger dem i det hele tatt, legg dem i søpla. I en haug med papirer kan du nesten ikke finne akkurat det arket, som du vil bruke lange minutter på, irritert over resultatløse anstrengelser. Vær oppmerksom på at skrivebordene til vellykkede forretningsmenn ser ut som om ingen jobber med dem: det meste av overflaten deres er ledig.
2. Skaff deg en dagbok og ikke skille deg med ham. Det er umulig å huske alt, og forretningsfolk har lenge forstått behovet for å skrive ned alt - møtedatoer, gjøremål, spørsmål å tenke på. Mobiltelefoner og bærbare datamaskiner med deres kalendere brukes ofte, men en papirdagbok vil aldri bli foreldet - om ikke annet fordi den ikke kan gå i stykker eller gå tom.
3. Planlegg hva som er viktigst for de høyeste daglige aktivitetstidene dine. Vi er alle mennesker, og selv de sterkeste medlemmene av vår art overvinnes av søvn. Å motstå biorytmene dine er bortkastet tid, du vil fortsatt tape. Det du gjør på en time i løpet av dagen, om kvelden, med akkumulert tretthet, vil ta deg dobbelt så lang tid. Utsett derfor ikke en hastemelding til sent på kvelden, ikke start viktige samtaler før du legger deg – både du og partneren din vil lide av denne tilnærmingen.
4. Ikke overbelast deg selv. Det er ikke bare det at produktiviteten din reduseres. Med en nådeløs rytme vil du definitivt "brenne ut", og kroppen din vil ta en pause uten ditt samtykke og sende deg til en sykehusseng. Det er her du vil miste all din sparte tid.

Unn deg selv som en fullblodshest - det er selvfølgelig et sterkt dyr, men hvilken eier ville risikere å kjøre den i et rasende tempo?

1. Ikke kast bort tid på prosjekter og saker. Husker du den berømte setningen om at det beste er det godes fiende? Føler du at jo mer du tester prosjektet ditt, jo bedre blir det? Det er veldig viktig her å ikke "overlenge" saken, ellers risikerer du å føle kronisk tretthet på grunn av manglende evne til å oppnå idealet. Ikke streb etter perfeksjon - disse handlingene vil kaste bort tiden din.
2. Ikke streber etter å være god på alt. Det tar år å bli ekspert på ethvert felt. Det er bedre å skille seg ut i én ting enn å være gjennomsnittlig i alt. Filmen «Ocean's 11» snakker om dette. Det er viktig å ha et team der alle er gode på noe, da kan man enkelt delegere ting.

Eisenhower Matrix er en metode for å effektivt organisere tid, bidra til å oppnå raske og betydelige resultater og alltid være i tide.

Penger kan ikke kjøpe tid, men jeg vil gjerne mestre tilværelsens hemmeligheter og legge til minst en time til dagen. Det er enkelt: planlegging er din ideelle assistent på veien til velvære. Det er planlegging som vil hjelpe deg å komme deg ut av en konstant tilstand av tidspress og unngå irritabilitet og skuffelse.

Eisenhower Matrix hjelper deg å oppnå mer og løser viktige planleggingsproblemer. Å føle seg som en presset sitron er standardtilstanden de fleste føler på slutten av arbeidsdagen. Situasjonen kan endres med en 180 graders sving.

For første gang begynte en fremragende politiker, og tidligere en talentfull militærmann, den 34. presidenten i USA, Dwight David Eisenhower, et seriøst søk etter en løsning på problemet med effektiv tidsstyring. Flere og flere foretrekker å bruke Eisenhower-matrisen for å oppnå effektivitet i virksomheten.

Skaperen av Eisenhower-metoden

Dwight David Eisenhower ble født i 1890 i en vanlig familie. I 1909 ble han uteksaminert fra skolen, deretter 4 års studier ved militærakademiet. Med spesiell lidenskap studerte Eisenhower biografien om Lincoln og de store i denne verden. Foreldrene støttet sønnen i alt. Støtten fra sine kjære i ungdommen ville ha en positiv innvirkning på Eisenhowers karriere i fremtiden.

Oppsigelsen i 1948 markerte ikke slutten på det aktive arbeidet. Etter at Eisenhower ble rektor ved Columbia Institute, og i begynnelsen av 1953 tok han stillingen som president i USA – ble han senere valgt til denne stillingen flere ganger. Politikeren står overfor spørsmålet om effektiv tidsstyring, og Eisenhower løser det.

Eisenhower-matrisen som en metode for å organisere tid

Nå forstår vi tydelig at tidsstyring er et verktøy som bidrar til å effektivt planlegge oppgaver og administrere tid samtidig som du sparer energi. På 1950-tallet visste ikke Eisenhower dette.

Eisenhower-matrisen ble laget for å hjelpe til med å løse presserende og viktige problemer. Den anbefales ikke brukt i langsiktig planlegging, men for daglig målsetting har denne metoden ingen sidestykke. Enkelheten i bruk gjør Eisenhower-pyramiden tilgjengelig for alle mennesker.

Eisenhower-matrisen vil hjelpe deg å forkaste det uviktige, slik at du kan fokusere så mye som mulig på de viktige oppgavene. Du vil se i praksis at for å nå mål er det ikke nødvendig å overvinne fjell av oppgaver, kaste bort energi. Du vil lære å kategorisere ting etter viktighet og haster.

Hvordan fordele oppgaver riktig i en tabell

La oss velge de viktigste fra ovenstående for å gjøre det enklere å bruke Eisenhower-metoden. Fordel oppgaver i tabellen i henhold til 4 kvadranter:

• Prioriter viktige og presserende oppgaver som må gjennomføres uten opphold.
• Viktige men ikke presserende oppgaver som bør gjennomføres så snart som mulig. De har stor innvirkning på det endelige målet, men de "brenner ikke".
• Uviktige og presserende oppgaver som neppe vil påvirke det positive resultatet av noe.
• Vi tillater oss å gjøre ting som ikke er viktige eller haster når vi vil og blir distrahert.

Du blir en mester når det er en strek på listen over presserende og viktige oppgaver i A-kvadranten. Hurry er deprimerende, lar deg ikke trekke pusten, og kvaliteten på den fullførte oppgaven overlater ofte mye å være ønsket. Ikke skynd deg å bli opprørt hvis gjøremålslisten i kvadrant A først er lengre enn i de andre kvadrantene. Du er ikke den første som lærer av dine feil. Gitt din erfaring, vil du i fremtiden kunne takle vanskeligheter og bringe fyllingen av Eisenhower-bordet til automatikk.

Hvordan implementere Eisenhower-matrisen i praksis

Tiden er inne for å implementere den ervervede kunnskapen. Du vet nok til å begynne å bruke Eisenhower-planleggingsmetoden i livet ditt.

Følg disse enkle reglene for å unngå vanlige nybegynnerfeil:

• Det er bedre å skissere en liste over oppgaver om kvelden. Bestem med en gang hvilken som er mer praktisk for deg å bruke. Dette kan være en notisblokk, et nettbrett eller Eisenhower Matrix i Excel på telefonen. Selv et vanlig A4-ark vil duge. Det viktigste er at dataene alltid er tilgjengelige.
• Mens du er nybegynner, skriv en liste over alle gjøremålene dine på et eget ark og skriv det først inn i Eisenhower-tabellen. Senere kan du hoppe over dette punktet og umiddelbart klassifisere oppgaver etter viktighet og nødvendighet.
• Les oppgavelisten nøye, mens du stiller deg selv spørsmålet om det haster.

Når du klassifiserer saker på Eisenhower-skalaen, spør deg selv:

• Er denne oppgaven innenfor rammen av mine prioriterte verdier? Hvis svaret er positivt, så er det viktig, hvis det er negativt, er det ikke viktig.
• Vil det få negative konsekvenser for meg hvis jeg ikke fullfører denne oppgaven? Dette spørsmålet vil også avgjøre graden av betydning.
• Graden av hastegrad bestemmes av varigheten av oppgavens relevans. Hvis det er umulig å fullføre en oppgave i morgen, er det viktig at det haster.

Sørg for å ha ledig plass på oppgavelisten din hvis du har satt den sammen på papir. Du kan supplere det. Du må flytte oppgaver som ikke er fullført i dag til oppgavelisten din for neste dag. Hvis du leser artikkelen nøye, forstår du at uferdige saker vil være til stede på Eisenhower-bordet hver dag.

Eksempel på en fullført Eisenhower-matrise

La oss ta utgangspunkt i en dag i livet til en skolegeografilærer.

1. I morgen er det 4 timer på videregående: kl 8.30, 10.00, 12.00 og 14.00 (mellom timene skal jeg drive med sosiale saker).
2. Vi må finne ut hvorfor forskuddsbetalingen ikke kom på kortet forrige måned (jeg vil ikke gå til regnskapsavdelingen for kontanter hver gang).
3. Jeg vil endre hårklippet mitt og justere hårfargen (jeg har tenkt på dette lenge).
4. Send det til en kollega fra en annen by på post (jeg lovet at jeg skulle gjøre dette i begynnelsen av uken).
5. Vi må gå til supermarkedet (det er nok dagligvarer igjen for et par dager).

I det virkelige liv er det mange flere oppgaver, men for øvelsene vil vi nøye oss med fem poeng.

Resultatet av fordelingen av saker i henhold til Eisenhower-metoden:

• Som du allerede har forstått, er det første punktet viktig og nødvendig, vi vil skrive det i kvadrant A.
• Kvadrant B vil fylle den viktige, men ikke presserende saken i 2. punkt.
• Kvadrant C vil inneholde den presserende, men ikke viktige oppgaven i punkt 4.
• Ting nummerert 3 og 5 går til kvadrant D. De haster ikke og ikke de viktigste, men de vil gi deg glede og tillate deg å slappe av.

Prøv det nå selv.

Under hvilke forhold vil Eisenhower Matrix være nyttig for deg?

Matrisen hjelper til med å planlegge komplekse og viktige oppgaver. Forstå hvordan metoden fungerer og bruk den i kortsiktig planlegging.

Bruk gjerne Eisenhower-bordet hvis:

• det er vanskelig å bestemme hovedoppgaven, det er vanskelig å forstå hvor du skal begynne;
• vær ærlig med deg selv og svar sannferdig på spørsmål som stilles når du planlegger;
• ønsker å optimalisere tidskostnadene;
• du vet at du er i stand til mer, men du forstår ikke hvordan du oppnår et bedre resultat;
• slutt å utsett ting til i morgen.

For å oppnå resultater er det ikke nok å studere Eisenhower-matrisen. Bare ved å bruke denne kunnskapen i praksis vil du se effekten.

Du er kanskje allerede flink til å disponere tiden din.

Hva om du ikke trenger Eisenhowers metoder og har det helt fint med problemer uten tabeller? Klar til å bestemme seg nå?

Svar så ærlig på disse spørsmålene:

• Lager du alltid en huskeliste?
• Svarer du på e-post i tide?
• Går du hjem i tide og å jobbe i helgen handler ikke om deg?
• Forstyrrer sosiale medier og skravling viktige oppgaver?
• På slutten av dagen, er du irritabel og føler at du kunne ha gjort mer?
• Tar du alltid hensyn til familien din?

Tenk over om du vil endre dagens tilstand eller la alt være som det er. Eisenhower Table - Din planleggingsassistent.

Bruk disse tipsene når du implementerer Eisenhower-metoden:

1. Ikke overbelast deg selv med uviktige ting.
2. Hold arbeidsplassen din ren og ikke kast bort tid på å lete etter dokumenter; tren deg selv på å være ryddig.
3. Prøv å gjøre viktige ting i første halvdel av dagen, og ikke om kvelden, når aktiviteten avtar.
4. Best de godes fiende. Ta saken på alvor, men uten fanatisme.

Og et siste råd. Velg en retning du foretrekker å forstå best. Det er umulig å vite alt.

Konklusjon

Så Eisenhower-matrisen er et eksempel på fordelingen av saker. Voltaire sa: "Om morgenen legger jeg planer, og om ettermiddagen gjør jeg dumme ting." Eisenhower ga den perfekte metoden for å unngå dette tullet. Hjelp deg selv til å bli lykkeligere og mer vellykket. Bruk bordet i praksis, så tar det ikke lang tid før resultatet kommer.

Tiden er ikke under vår kontroll, men vi kan administrere tiden vår effektivt.

Du hadde mange planer for helgen, men endte opp med å bruke tid på å se serien og ikke gjøre noe? Eller kanskje du er overveldet av oppgaver på jobben, og skredet av hasteoppgaver øker for hver dag? Du har sikkert hørt at det å lage gjøremålslister kan få ting i gang. Men noen ganger hjelper ikke dette egentlig, og oppgavene som er inkludert i oppgavelisten forblir uoppfylte. Hvorfor? Fordi listen er feil og/eller du gjør ting i feil rekkefølge. Vil bidra til å løse disse problemene Eisenhower matrise, hun er også prioritetsmatrise. Det er akkurat dette vi foreslår å snakke om.

Eisenhowers prioritetsmatrise – hva er det?

Dette prioriterings- og tidsstyringsverktøyet er oppkalt etter oppfinneren, en av de amerikanske presidentene - Dwight David Eisenhower. Hovedideen bak prioriteringsmatrisen er dette: oppgaver er sortert i fire grupper avhengig av to kriterier - haster og viktigheten av deres gjennomføring. Hvori ikke alle viktige ting er viktige og ikke alle viktige ting haster. For å lykkes med å takle oppgaver, må du forstå hvilken gruppe du skal klassifisere denne eller den oppgaven i, og dette vil fortelle deg når du skal ta på deg den.

Denne metoden - hvis den brukes riktig - vil tillate deg å fullføre alle oppgaver i tide og unngå at ting klamrer seg til hverandre, og danner et snøskred av uløste problemer.

Hvordan lage en gjøremålsliste basert på prioriteringsmatrisen?

La oss gjenta: for å skissere en handlingsplan i samsvar med Eisenhower-matrisen, må alle oppgavene på listen deles inn i 4 hovedkategorier:

• kategori A: viktig og presserende;
• kategori B: viktig, men ikke presserende;
• kategori C: haster, men uviktig;
• kategori D: ikke haster og uviktig.

Den mest praktiske måten er å tegne et ark i fire store firkanter og merke hver av dem med tilsvarende farge og bokstav, og deretter skrive inn oppgavene. La oss se på alle kategoriene mer detaljert, med eksempler.

1. Kategori A

Viktige og presserende saker– situasjoner når fristen er ute eller kom force majeure. I dag er siste dag for å betale boliglånet denne måneden, rapport til sjefen din skulle vært sendt i går, og på kvelden går du til legen på grunn av akutte tannsmerter - dette er alt kategori A. Hvis du fordeler oppgavene dine riktig , da vil dette elementet inneholde minst antall oppgaver, og enda bedre hvis det er helt tomt.

2. Kategori B

Viktige, men ikke presserende saker– det må de være hoveddelen av gjøremålslisten. Dette er tingene som i morgen eller i overmorgen kan flytte til kategori A hvis du ikke gjør dem i dag. De er viktige, men det er en liten tidsbuffer og de kan legges til side for en stund. Dette inkluderer daglige arbeidsoppgaver, bytter ut en kran på badet som fortsatt fungerer, men som allerede har begynt å dryppe, kjøper konsertbilletter på forhånd. Også inkludert i denne kategorien er ting relatert til dine globale livsmål. For eksempel, hvis du vil åpne din egen virksomhet eller finne en ny jobb, og for dette må du mestre en ny ferdighet, lære et annet fremmedspråk, ta på deg en ekstra ordre for å generere kapital, etc.

3. Kategori C

Haster, men uviktige saker. Dette er det som følger fullfør i dag fordi neste dag vil være sent eller upassende. Gruppe C-planer kan være rettet mot å lage komfortable levekår og etablere sosiale forbindelser.

Dette kan inkludere betimelige gratulasjoner til venner og kolleger på ferien eller en tur til landet for å hjelpe foreldre med å samle smuldrende bær. Et annet eksempel er å kjøpe en ny TV med stor rabatt. Hvis det ikke var for kampanjen, ville du ha kjøpt det mye senere, men hvis du kommer sammen på kort tid, får du det du vil ha raskere og billigere. Det er med andre ord ikke kritisk å utføre handlinger fra kategori C, men det er bedre og mer behagelig å gjøre dem i tide.

4. Kategori D

Ikke-hastende og uviktige saker. Den mest lumske kategorien, som hovedsakelig inkluderer "kronofager" eller "tidsdrepere"(bokstavelig talt "tidsspisere", "tidsdrepere"). Dette elementet inkluderer å se filmer, snakke i telefon med venner, lese bøker, bla gjennom nyhetsfeeden. For å motstå trangen til å utføre disse handlingene i stedet for oppgaver fra de tre første kategoriene, må du ha velutviklet viljestyrke, kunne ta deg sammen og konsentrere deg om det du trenger, og ikke om det du vil.

Etter at du har fordelt oppgavene dine i fire kolonner, begynner du å gjøre dem fra det første punktet. Hvis du lærer å følge prioriteringsmatrisen, vil du ikke bare fullføre oppgaver i tide, men også legge igjen tid til moro – til ikke-hastende og uviktige oppgaver.

1. Først kan det være det vanskelig å fordele oppgaver riktig. For å gjøre prosessen enklere, still deg selv spørsmål: «Er denne oppgaven viktig? Er det innenfor rammen av mine livsprioriteringer? Vil unnlatelse av å gjøre det føre til problemer?" Hvis ja, så er det viktig. For å forstå om en sak haster, tenk på om den vil miste relevans i nær fremtid? Hvis ja, så haster oppgaven.

2. Prøv å la Kategori A-listen være tom - husk det alle uoppfylte planer fra gruppe B migrerer hit. I tillegg inkluderer denne samme gruppen ulike force majeure-hendelser som du ikke kunne ha forutsett på forhånd. La oss gjenta at ideelt sett, med riktig tidsstyring, bør det ikke være noen presserende og viktige oppgaver. Unntakene vil være samme force majeure, samt:

• helseplaner;
• handlinger som oppfyllelsen av viktige mål avhenger av (hvis du vil reise til utlandet om sommeren, er det bedre å søke om et utenlandsk pass på forhånd);
• forhold, manglende overholdelse som truer med å føre til problemer i fremtiden (en bot som ikke betales i tide kan hindre deg i å reise til utlandet).

3.
Kategori B – for de mest lovende oppgavene. Statistikk viser at de som legger spesiell vekt på mål i denne kategorien er mer vellykkede, beveger seg mer selvsikkert oppover karrierestigen og tjener følgelig mer. Dette forklares blant annet av det faktum at takket være rettidig fullføring av oppgaver (i et rolig tempo, uten hastverk), konsentrasjon og evnen til å prioritere, kan en person fullt ut demonstrere sine talenter og tenke på dette eller det trinnet .

4. Noen oppgaver fra kategori C det ville være mer riktig å klassifisere dem som distraherende, siden de kan redusere effektiviteten av arbeidet ditt og spise opp ganske mye tid, selv om de ikke er viktige. Dette inkluderer å gratulere fjerne slektninger, kjøpe en ny sofa og andre ikke-essensielle saker. Det er viktig å kunne skille dem fra kategori B-oppgaver og om mulig delegere gjennomføringen til andre personer.

5. Oppgaver D, eller Tid sløsere, kan vi trygt ringe uproduktivt. Du kan imidlertid tilføre verdi til fritiden din. Les for eksempel en god intellektuell bok i stedet for en masseroman, gå inn for sport når du vil ha følelsesmessig frigjøring. Hvis du ikke kan motstå fristelsen til å kaste bort tid på noe ubrukelig, reduser slike utgifter til et minimum: for å gjøre dette, fullfør først oppgaver fra andre kategorier.

Når du mestrer prinsippet om hvordan Eisenhower Matrix fungerer, vil du ikke bare bli vellykket, men også en mer balansert og optimistisk person, ettersom du vil slutte å bekymre deg for irriterende men viktige småting som du ikke hadde tid til før.

Hvorfor er det så vanskelig å velge mellom prioriterte og sekundære oppgaver? Forskning av nevroforsker Antonio Damasio viser at beslutningstaking er uløselig knyttet til følelser. Det er derfor ikke overraskende at angst og depresjon ofte karakteriseres som tilstander hvor man sitter fast og ute av stand til å ta avgjørelser. Å bruke enkle verktøy som Eisenhower Matrix hjelper ikke bare å forstå saker, men også å redusere følelsesmessig stress. Over tid, ved å mestre prinsippene til dette konseptet, kan du enkelt og raskt bestemme forskjellen mellom viktig, presserende, uviktig og ubrukelig.

Eisenhower-matrisen antas å ha mye å gjøre med ordene til Dwight D. Eisenhower: «Jeg har to problemer: et presserende og et viktig. Haster er ikke viktig, men viktig haster.»

Dwight D. Eisenhower er best kjent som USAs 34. president (fra 1953 til 1961). Før han ble president var han general og befalte allierte styrker under andre verdenskrig. I 1950 ble Eisenhower NATOs første øverste allierte sjef i Europa.

Spesifikke profesjonelle aktiviteter tvang Eisenhower til å ta tøffe avgjørelser og fokusere på ulike oppgaver hver dag. For å optimalisere prosessen skapte han metoden sin, som ble viden kjent som Eisenhower-matrisen. I dag kan den brukes ikke bare av generaler, men også av vanlige mennesker, inkludert husmødre – det hjelper å prioritere aktuelle oppgaver og sette ting i orden.

Hvordan bruke Eisenhower Matrix

Dette verktøyet passer for de som er villige og i stand til å vurdere viktigheten av oppgavene sine og tydelig kategorisere dem. Metoden innebærer å dele oppgaver og handlinger inn i fire grupper:

1. haster og viktig;
2. viktig, men ikke presserende;
3. haster, men ikke viktig;
4. ikke haster eller viktig.

Det endelige målet med Eisenhower-metoden er å hjelpe til med å filtrere uviktige saker fra viktige beslutninger og fokusere på det som virkelig betyr noe.

Hvis du ser for deg Eisenhower-matrisen som et bilde, vil den se slik ut:

Betydningen av kvadranter i matrisen

Oppgaver blir tildelt spesifikke kvadranter, som igjen bestemmer når og hvor lenge du kan fullføre en oppgave.

• Kvadrant I - "Gjør det nå" (haster og viktig)

Dette inkluderer prioriterte oppgaver som krever umiddelbar oppmerksomhet. De har strenge tidsfrister og må gjennomføres fremfor alt annet og personlig.

• Quadrant II - "Beslutt når du vil gjøre det" (viktig, men ikke presserende)

Denne kvadranten er den strategiske delen av matrisen, ideell for langsiktig utvikling. Elementene den inkluderer er viktige, men krever ikke umiddelbar oppmerksomhet. Samtidig har oppgaver en viss tidsfrist og gjennomføres også personlig.

• Quadrant III - "Delegere til noen" (haster, men ikke viktig)

Telefonsamtaler, e-poster og planlegging av møter og arrangementer faller inn i denne kvadranten. Denne typen oppgaver krever vanligvis ikke personlig oppmerksomhet fordi de ikke involverer et målbart resultat. Quadrant III bidrar til å minimere distraksjoner fra viktig arbeid. Ved å delegere kan du fokusere på større ting.

• Quadrant IV - "Gjør det senere" (ikke viktig, ikke haster)

Aktiviteter som faller inn under kvadrant IV er hjelpeaktiviteter som ikke tilfører noen verdi. Enkelt sagt er dette noe som alltid kan utsettes uten frykt for konsekvenser. Disse tingene tar tid og forstyrrer de viktigere oppgavene du legger i de to første kvadrantene.

Velge en farge for matrisen

Tilordne hver kvadrant i matrisen en farge og assosier den med et prioritetsnivå.

For eksempel:

Rød = haster.

Gult = viktig, men ikke veldig presserende.

Grønn = haster, men ikke viktig.

Grå = ikke haster, ikke viktig.

Når du bruker matrisen til profesjonelle formål, vil du oppdage at de fleste problemene faller inn i kvadrant I og III. Quadrant II-aktiviteter gir de mest betydningsfulle resultatene fordi de er forretningsmål som påvirker den langsiktige suksessen til virksomheten, men de blir sjelden klassifisert som presserende.

Det vanskeligste å forstå er hva som distraherer deg fra det planlagte kurset ditt. Men hvis du kan håndtere dette grunnleggende problemet med tidsstyring, vil du bli kvitt tanker om bortkastede timer. Still deg selv to spørsmål for å hjelpe deg med å bestemme dine langsiktige beslutningsstrategier:

• Når vil du jobbe med viktige, men ikke presserende oppgaver?
• Når kan du ta deg tid til å ta fatt på viktige oppgaver før de plutselig haster?

Det er verdt å huske at noen ganger faller oppgaver fra en kvadrant uventet inn i en annen. Hvis en nødsituasjon oppstår, vil prioriteringene dine endres. For eksempel eier du en liten bedrift og en misfornøyd kunde ringer og ber om å få snakke med en leder på grunn av en forsinkelse i leveringen. Dette problemet vil umiddelbart heve seg over andre elementer i matrisen.

Fordelingen av oppgaver på tvers av kvadranter har noen funksjoner som må tas i betraktning:

1. Gjøremålslister gjør livet enklere. Sørg for at når du tildeler oppgaver, stiller du de riktige spørsmålene for å hjelpe deg med å finne ut hva som må gjøres først. Nøkkelfunksjonen er prioritet.
2. Du kan legge til mange aktiviteter og oppgaver til hver kvadrant, men det er best å holde det maksimale antallet til ikke mer enn åtte elementer. Ellers vil du bevege deg bort fra hovedmålet - å fullføre oppgaven.
3. Lag separate matriser for ditt profesjonelle og personlige liv.
4. Bare du kan bestemme prioritetsnivået til elementene i listen din. Start hver morgen med gjøremålslisten fra matrisen, og ved slutten av uken vil du se resultatet.

Eisenhower matrisemal

For å forenkle oppgavedistribusjonsprosessen, bruk en mal utviklet av Evernote:

Eisenhower Matrix kan oversettes til prosjektstyringsprogramvare Trello. Lag en oppgaveliste for hver av de fire brettene (= kvadrant) og lag en egen "Inbox"-tavle hvor alle oppgavene skal gå før de distribueres til kvadranter. Dette vil tillate deg å visuelt vurdere arbeidsmengden din.

Eisenhower Matrix er et enkelt verktøy for å hjelpe deg med å unngå tilstanden av analyselammelse som oppstår når du ikke engang vet hvor du skal begynne.

Teknikken er populær på grunn av dens tilsynelatende brukervennlighet, det er nyttig å vite om det, det er definitivt verdt et forsøk, så la oss finne det ut.

Dwight Eisenhower, general for hæren og USAs 34. president, hadde neppe studert teorien om tidsstyring og teknikker for effektiv bruk av tid. Men det var frasen hans "Ikke alle presserende ting er viktige og ikke alle viktige ting haster" som best beskriver prinsippet som ligger til grunn for metoden kalt Eisenhower-matrisen.

Problemer som Eisenhower-matrisen hjelper til med å løse

Noen ganger jobber du hele dagen uten å rette deg opp, du klarer å gjøre en haug med ting, du bokstavelig talt snurrer rundt som et ekorn, men resultatet er bare tretthet og ingen tilfredsstillelse. For det er ikke veldig klart hvordan alt dette arbeidsheltemotet førte deg nærmere målet ditt.

I tidsstyring kalles dette problemet med målsetting, og konsekvensene kan være de mest ødeleggende - livet blir til et utmattende maraton med sjeldne pauser og et uforståelig resultat.

Det er viktig å forstå at problemet ikke er at vi jobber lite eller dårlig, men at vi ikke setter de riktige målene og ikke prioriterer før vi starter en virksomhet. En måte som kan hjelpe til med å løse dette er å bruke Eisenhower-matrisen for raskt å sortere oppgaver etter prioritet.

Essensen av Eisenhower-matrisen

Denne teknikken hjelper deg raskt å sortere gjennom oppgavelisten din, selv om det er mange av dem. Utad ser alt ekstremt enkelt ut - vi ser på listen over oppgaver og svarer på to spørsmål for hver enkelt.

• Det er viktig?

• Dette haster?

Ta et ark og del det i fire deler. Vi får fire ruter der vi legger inn svarene på disse to spørsmålene.

Hvordan ser Eisenhower-matrisen ut?

Kvadrant A: viktige og presserende saker

• Ting som, hvis de ikke fullføres, setter måloppnåelsen i fare.
• Problemer som må løses for å unngå store vanskeligheter i livet.
• Helseproblemer.

Hvis du er et monster av effektivitet, vil denne kvadranten være tom for deg: du vil rett og slett ikke få ting gjort før du kommer inn i "brann"-sektoren. Men du er ikke et effektivitetsmonster (og det er vi heller ikke), så det vil neppe skje. Det viktigste er at ting skjer der sjelden og i små mengder. Hvis halvparten av oppgavelisten din er der, er det en katastrofe.

Det er imidlertid ingen grunn til panikk. For at denne kvadranten skal være tom, må du først jobbe med å vedlikeholde de andre sektorene.

Kvadrant B: viktige, men ikke presserende saker

• Primæraktivitet.

Det er her oppgaver bor som trenger maksimal oppmerksomhet. De som jobber godt med denne kvadranten vil lykkes med å nå sine mål. Viktige oppgaver som ikke brenner, noe som betyr at vi ikke gjør dem i en tilstand nær panikk. Det er ingen hindringer for å utføre dem så effektivt som mulig. Bare ikke utsett - oppgaver fra denne kvadranten kan flyttes til sektor A.

Kvadrant C: haster, men ikke viktige saker

• Distraksjoner.

Å fullføre disse oppgavene hjelper deg ikke med å nå målet ditt; de hindrer deg i å fokusere på det som virkelig er viktig, reduserer effektiviteten og sliter ut deg.

Slumsk kvadrant - det er fare for å forveksle saker fra denne sektoren med saker i kvadrant A og resultere i forvirring i prioriteringer.

Kvadrant D: Ikke presserende eller viktige saker

Paradoksal kvadrant, fordi det er her virksomheten bor:

• ikke gir noen fordel;
• våre favoritter.

Lytte. Favorittmusikken vår spilles her, en komfortabel stol venter, og praktisk talt ingen hjerneinvolvering er nødvendig.

Slik bruker du Eisenhower-matrisen på tidsstyring

Det finnes mange forskjellige, noen ganger lite kompatible, metoder og teknikker innen tidsstyring. Og dette er ikke en ulempe, siden folk er forskjellige. Det som fungerer bra for en person vil ikke fungere for en annen. Derfor må du uunngåelig prøve forskjellige teknikker, velge den rette.