Sveiki! Šajā rakstā mēs runāsim par vienu no efektīvākajiem laika pārvaldības rīkiem - Eizenhauera matricu.

Šodien jūs uzzināsiet:

• Kas ir Eizenhauera matrica;
• Kā jūs varat pielietot matricu ikdienas dzīvē (ar piemēriem);
• Kādas metodes palīdzēs ietaupīt laiku?

"Ja nav ko darīt, ir gara diena līdz vakaram," saka tautas gudrība. Pilnīgi atšķirīgi aforismi rodas no aizņemtiem cilvēkiem, kuri sacenšas ar laiku: “Kā mēs varam pievienot dienai divdesmit piekto stundu?”

Daudzuzdevumu apstākļos katrs uzņēmējs agrāk vai vēlāk saskaras ar jautājumu par pareizu laika resursu sadali. Starta nosacījumi ir vienādi katram planētas iedzīvotājam – stunda ietver sešdesmit minūtes pilnīgi visiem. Taču tas, cik efektīvi cilvēki pārvalda savu laiku, lielā mērā nosaka atšķirību starp veiksmīgu cilvēku un daudzgadīgo zaudētāju.

Eizenhauera matrica kā laika organizēšanas metode

Laika menedžments jeb apzināta laika kontrole pār konkrētām aktivitātēm veltīto laiku, lai palielinātu to efektivitāti un produktivitāti.

Eizenhauera matrica ir viens no populārākajiem laika pārvaldības rīkiem, ko izmanto, lai noteiktu biznesa un personīgo uzdevumu prioritātes. Tas ir balstīts uz principu, ka visas lietas tiek sadalītas četrās kategorijās atkarībā no to svarīguma un steidzamības pakāpes. Matricu visērtāk izmantot īstermiņa un vidēja termiņa plānošanai.

Šo pieeju izgudroja Dvaits Deivids Eizenhauers, armijas ģenerālis Otrā pasaules kara laikā un vēlāk trīsdesmit ceturtais Amerikas Savienoto Valstu prezidents. Politiķis vienmēr apbrīnoja apkārtējos ar savu spēju visu.

Savulaik kāds amerikānis veltīgi meklējis kādu efektīvu veidu, kā pārvaldīt laiku un, neatradis to starp esošajiem, attīstīja pats. Laika matrica joprojām ir pārsteidzoša savā vienkāršībā un ģenialitātē, un miljoniem cilvēku visā pasaulē to izmanto plānošanai.

Vizuāli prioritāšu matrica ir sadalīta četros kvadrantos, kur lietas iederas kategorijās: svarīgi un steidzami, svarīgi un nesteidzami, nesvarīgi un steidzami, nesvarīgi un nesteidzami.

Matricas lietotājam tiek lūgts ievadīt visas savas plānotās darbības šajos kvadrantos. Lielākais darbs notiek tieši tad, kad cilvēks izdara izvēli starp šiem laukiem, tādējādi izlemjot, kuras lietas ir jādara vispirms un kuras pēc tam.

Kvadrantu raksturojums

A kvadrants: svarīgs un steidzams

Šis lauks ir jāizmanto, lai reģistrētu lietas, kas attiecas uz personas dzīves prioritārajām jomām un kuras nevar aizkavēt. Šīs jomas parasti ir ģimene, karjera (studentiem – studijas), veselība un drošība.

Šie gadījumi atbilst šādiem apgalvojumiem:

1. Ja tuvākajā nākotnē to neizdarīsit, jūs ievērojami attālināsies no kāda no jūsu ilgtermiņa dzīves mērķiem.

Piemērs. Tuvākajā laikā jūs sagaidāt paaugstinājumu. Pārvaldnieks lūdz pēc iespējas ātrāk iesniegt progresa ziņojumu. Tas ir svarīgi? Jā, jo jūs nevēlaties palaist garām iespēju karjeras izaugsmei. Vai tas ir steidzami? Jā, jo tagad ir laiks parādīt savu sniegumu.

1. Nespēja nekavējoties meklēt medicīnisko palīdzību var izraisīt nopietnas sekas.

Piemērs. Tev sāp zobs. Svarīgs? Viss, kas saistīts ar veselību, vienmēr ir svarīgs. Steidzami? Jūs riskējat zaudēt zobu un ilgi neizturēsit pretsāpju līdzekļus.

Kvadrants B: svarīgs un nav steidzams

Veiksmīgi cilvēki lielāko daļu sava darba veic šajā kvadrantā. Tās ir ikdienas darbības, kas vienmēr kalpo galveno mērķu sasniegšanai visās dzīves jomās. Tie visi ir svarīgi, taču nav nekādas steigas, kā tas ir ar A kvadrantu.

Veiksmīgs cilvēks nenoved savas svarīgās lietas līdz ārkārtas stāvoklim, bet pabeidz tās pakāpeniski. Viņam visbiežāk atliek laiks pārdomāti pieņemt lēmumus, ķieģelis pa ķieģelim būvējot savu topošo ēku.

Šajā zonā ietilpst visas ikdienas darbības, kas tieši attiecas uz prioritārajām dzīves jomām: darbs, ģimene, pašattīstība, veselība.

Uz tiem attiecas viens kritērijs:

• Uzdevums ir jāpabeidz, bet to var uz kādu laiku atlikt, ja uznāk kas svarīgs un steidzams.

Piemērs. Jūs esat programmētājs un līdz pirmdienai jāiesniedz programma, kuru uzrakstījāt. Šodien ir tikai ceturtdiena, jums viss ir gatavs, bet jūs nolēmāt atlikt savu darbu iesniegšanu uz piektdienu, lai vēlreiz visu rūpīgi pārbaudītu.

Gadījumi no kvadranta B, ja tiem netiek pievērsta pietiekama uzmanība, var migrēt uz kvadrantu A. Jūsu mērķis ir novērst tā rašanos. Gadās, ka kāda svarīga lieta parādās pēkšņi no jums neatkarīgu iemeslu dēļ. Taču bieži vien mēs paši novedam lietas līdz šādam stāvoklim, ignorējot profilaktiskās apskates pie ārsta un atliekot svarīgu darbu izpildi līdz noteiktajam termiņam.

S kvadrants: nesvarīgs un steidzams

Šie uzdevumi atrodas zināmā attālumā no jūsu galvenajām prioritātēm, taču to veikšana padara jūsu dzīvi ērtāku un laika gaitā var jums noderēt.

Šajā zonā ir sapulces un sarunas, kuras apmeklējat pieklājības vai nepieciešamības dēļ, tostarp ne pārāk tuvu cilvēku dzimšanas dienas, negaidīti mājas darbi un daži darba uzdevumi.

Šī kvadranta lietām ir šādas īpašības:

1. Ātra šī uzdevuma izpilde palīdzēs.

Piemērs. Jūs plānojāt iegādāties gaisa kondicionieri un dzirdējāt par izpārdošanu, kas ilgs tikai vienu dienu. Svarīgs? Ne īpaši. Pasaule nesabruks, ja vien jūs neiegādāsieties gaisa kondicionieri lētāk nekā plānojāt. Steidzami? Jā, izpārdošana ir spēkā vienu dienu. Jauks bonuss: steidzams pirkums ļaus jums nedaudz ietaupīt ģimenes budžetu.

1. Netieši šo uzdevumu izpilde var dot labumu pamatā esošajiem mērķiem, lai gan tas netiek garantēts.

Piemērs. Jūs esat žurnālists. Aicinām uz banketu, kur var ierasties jūs interesējošās avīzes redaktors. Svarīgs? Ne īpaši, viss ir pārāk neskaidrs. Steidzami? Jā, jo bankets nebūs mūžīgs, jums ir jāpieņem lēmums - vai iet vai nē.

Visticamāk, ka no šī kvadranta jūs atradīsit kādu, kas deleģēs lietu. Tavs dzīvesbiedrs, paziņa, kolēģis, padotais var paveikt kādu nesvarīgu steidzamu darbu tavā vietā.

D kvadrants: nesvarīgs un nav steidzams

Visas lietas šajā kvadrantā var iedalīt biznesā un izklaidē. Uzdevumos ietilpst uzdevumi, kuru izpilde garantē komfortu un padara tevi un tavu dzīvi skaistāku (piemēram, rūpes par savu izskatu), taču uzdevums var pagaidīt kādu laiku.

Sievietei tas varētu būt manikīra meistara apmeklējums, vīrietim – mašīnas mazgāšana. Protams, šīs lietas ir svarīgas pašas par sevi, bet ne saistībā ar jūsu galvenajām dzīves jomām.

Otrajā grupā ietilpst patīkama laika pavadīšana. Parasti tiek uzskatīts, ka no šiem uzdevumiem nav nekāda labuma, tos sauc par “laika izšķērdētājiem”, tie tiek pasniegti kā lietas, ko cilvēki labprātāk nedarītu, un no tiem atbrīvoties ir slavējams mērķis.

Jūs varat runāt tik kategoriski par tādiem sliktiem ieradumiem kā smēķēšana un sistemātiska stiprā alkohola lietošana. Piemēri tādām lietām kā komunikācija sociālajos tīklos, vieglu filmu skatīšanās, tusēšanās klubos, datorspēļu spēlēšana – tam visam ir tiesības būt un cilvēkam tas ir vajadzīgs, ja tas viņu atslābina un sagādā baudu.

Pirmkārt, cilvēks nav robots, viņam kaut kas jādara tikai dvēseles labā.

Otrkārt, nesvarīgas un nesteidzīgas lietas var būt noderīgas. Daudzas datorspēles attīsta domāšanu, komunikācija sociālajos tīklos māca izteikt domas, dejas klubos palīdz iesildīties. Turklāt jau sen zināms, ka aktivitātes maiņa ir labākā atpūta.

Galvenais nosacījums šim kvadrantam ir neļaut tam pārņemt lielāko daļu jūsu laika un ignorēt galvenās lietas, kas jūs dzīvē virza uz priekšu.

Kā ieviest Eizenhauera matricu praksē

Tātad, pārskatot teorētisko daļu, jūs varat izjust matricas ietekmi uz sevi.

1. Vakarā pirms pirmās eksperimentālās dienas atveriet dienasgrāmatu līdz atbilstošajam datumam un uzzīmējiet četru lappušu izklājumu. Marķējiet tos, kā parādīts matricā. Ja jums nav dienasgrāmatas, varat paņemt parastu lapu. Ja vienmēr nēsājat līdzi planšetdatoru vai klēpjdatoru, programmā Excel varat izveidot matricu.
2. Uz atsevišķas papīra lapas ierakstiet ailē visas lietas, ko plānojat darīt rīt (kad apgūsit prasmi ātri sadalīt visas matricā esošās lietas, šis priekšmets jums vairs nebūs vajadzīgs).
3. Izlasiet gadījumus pa vienam un katru no tiem pārrakstiet attiecīgajā matricas kvadrantā. Lai to izdarītu, jums jāatbild tikai uz diviem jautājumiem: vai tas ir svarīgi? Vai tas ir steidzami?

1. Papīra versijas gadījumā katrā laukā atstājiet brīvu vietu - rīt atcerēsities citas darāmās lietas un pievienosiet tās.
2. Ar marķieri (krāsu) iezīmējiet jau izpildītos uzdevumus.
3. Dienas beigās pārsūtiet nepabeigtos uzdevumus uz nākamo dienu (noteikti pārrakstiet tos uz jaunu dienasgrāmatas izklājumu vai kopējiet tos jaunā Excel cilnē - pretējā gadījumā tie tiks “pazaudēti”).
4. Nenoliedziet sev prieku dienas beigās pārskatīt visas savas matricas “krāsainās” daļas, tas ir, visus izpildītos uzdevumus. Jūs sajutīsiet gandarījumu, ko sniedz biznesa cilvēks, kura diena nebija izniekota.

Pabeigtas Eizenhauera matricas piemērs

Ar mūsu piemēru mēs darīsim, kā ieteicām iepriekšējā rindkopā - vispirms mēs pierakstīsim visus gadījumus pēc kārtas un pēc tam sadalīsim tos matricā. Pirmās personas piemērā atspoguļos profesionāls masāžas terapeits.

Šeit ir viņa dienas uzdevumu saraksts (ar komentāriem, lai lasītājs saprastu svarīguma un steidzamības pakāpi):

• Šodien ir 4 masāžas: pulksten 9, pulksten 11, pulksten 15, pulksten 20 (pārtraukumos darīšu citas lietas);
• Iet uz grāmatvedību (saskaņā ar līgumu man par masāžu jāsaņem 60% no izmaksām, bet patiesībā saņemu tikai 50% - izdomā kāpēc);
• Pērciet kaķim barību (labi, ka paskatījos - palikusi tikai viena barošana);
• Apciemo draugu slimnīcā (tuvam draugam, kurš vakar salauza roku, atnes viņam kaut ko garšīgu);
• Dodieties uz banku, veiciet maksājumu par hipotēku (šodien ir pēdējā diena, kad varat maksāt bez soda);
• Apstāties pie drauga mājā, lai paņemtu telti (šodien ir otrdiena, sestdien plānojam ģimenes kempinga braucienu);
• Iet uz baseinu (jo biežāk eju, jo labāk);
• Pērciet pārtikas preces (ledusskapī vēl ir dažas lietas, mēs pietiksim pāris dienas);
• Atbildēt uz ziņām vietnēs WhatsApp un VKontakte (tikai sarunas);
• Praktizē angļu valodu vismaz 20 minūtes (klientu vidū ir daudz ārzemnieku, jāpilnveido valoda);
• Pērciet jaucējkrānam jaunu blīvi (jaucējkrāns joprojām pil, bet tas ir uz robežas);
• Dodieties uz vizīti pie oftalmologa (katru gadu katram gadījumam izietu pārbaudi);
• Apgrieziet matus (izskats joprojām ir glīts, taču labāk to neaizkavēt);
• Aizsūtiet kolēģei grāmatu par vingrinājumiem muguras muskuļiem (solīju, ka tiklīdz būšu pie datora, tūlīt nosūtīšu).

	STEIDZAMI	NESTEIDZIES
SVARĪGS	Šodien ir 4 masāžas: 9:00, 11:00, 15:00, 20:00. Apmeklējiet draugu slimnīcā	Apmeklējiet draugus uz telti (ģimenes kempings) Dodieties uz vizīti pie oftalmologa Iet uz grāmatvedību Praktizē angļu valodu
NAV SVARĪGI	Iet uz banku, veiciet hipotēkas maksājumu Pērciet kaķu barību Pērciet jaunu jaucējkrāna blīvi Nosūtiet grāmatu kolēģim	Nogriez frizūru Pērciet produktus Iet uz baseinu Atbildiet uz ziņām vietnēs WhatsApp un VKontakte

Atcerieties: viens un tas pats dažādiem cilvēkiem var dzīvot dažādos matricas kvadrantos. Piemēram, kādam nodarbošanās ar hobiju var būt gan svarīga, gan nesvarīga. Jūs un tikai jūs varat sadalīt savas lietas atbilstoši savām dzīves prioritātēm.

Kādos apstākļos Eizenhauera matrica jums būs noderīga?

Daži skeptiķi uzskata, ka Eizenhauera matrica ir piemērota tikai vadītājiem, savukārt vienkāršs darbinieks, strādnieks vai mājsaimniece to nevarēs izmantot praksē (kas ir nepatiesi - matrica ir universāla, mēs to pierādījām, pieņemot kā Piemēram, masāžas terapeita, nevis uzņēmēja gadījumi).

Patiesībā jautājums nav par matricas izmantošanas iespēju vai neiespējamību, bet gan par tās izmantošanas piemērotību.

Eizenhauera sistēma tiek izmantota katras dienas plānošanai. Tas ir, mēs nerunājam par ilgtermiņa plāniem (uzcelt māju, doties atvaļinājumā, absolvēt universitāti), bet gan par aktuālajiem uzdevumiem.

No vienas puses, ja cilvēkam ir tik maz ikdienas uzdevumu, ka viņa atmiņa ar tiem viegli tiek galā, nav jēgas izmantot tabulu. Piemēram, viss darbinieka dienas plāns ir pavadīt astoņas stundas darbā un pēc tam vakarā iedzert alu ar draugiem. Šis galds nav paredzēts šādiem cilvēkiem.

Savukārt, ja cilvēkam ir mērķi visos dzīves aspektos – darbā, mācībās, pašattīstībā, ģimenē, vaļaspriekos, ja viņš tiecas būt sava laika saimnieks, nevis iet tā plūdumā – tāda cilvēkam vienmēr ir daudz ikdienas uzdevumu. Un tā kā viņš nevēlas tos pazaudēt no redzesloka, šī matrica ir paredzēta viņam.

Eizenhauera matrica nav panaceja pret mūžīgo laika trūkumu. Tā drīzāk ir neliela pamācība par prioritāšu noteikšanu.

Nebrīnieties, ja sākumā jums ir grūti sakārtot lietas kvadrantos. Brīdī, kad tu domā un dari, tu mācies. Un iemācīties kaut ko vērtīgu vienmēr ir jāpieliek pūles.

Neesiet izmisumā – vairākas dienas pēc kārtas strādājot ar galdu, jūs iegūsit prasmi, kas pārtaps prasmē. Pēc tam prioritāšu noteikšana kļūs automātiska.

Tātad, apkoposim.

Eizenhauera matrica ir paredzēta tādiem cilvēkiem kā jūs, ja:

• Jums pastāvīgi ir jāizdara izvēle, kuru uzdevumu uzņemties vispirms;
• Tu esi gatavs labāk iepazīt sevi, gatavs godīgi atbildēt uz tādiem jautājumiem kā “kas man īsti ir svarīgi?”;
• Jūs vēlaties paveikt pēc iespējas vairāk – noteikti vairāk nekā šobrīd;
• Tu esi gatavs cīnīties ar tādu savu īpašību kā vilcināšanās – hroniska lietu atlikšana “uz vēlāku laiku”.

Iespējams, jūs jau labi plānojat savu laiku.

Izlasiet zemāk esošos apgalvojumus un pajautājiet sev, vai tie attiecas uz jums. Ja lielākā daļa punktu jums neatbilst, ieteicams apgūt laika plānošanas paņēmienus.

• Jums vienmēr ir skaidrs dienas darbu saraksts;
• Jūs savlaicīgi atbildat uz biznesa e-pastiem;
• Jūs neņemat darbu mājās un gandrīz nekad neaizkavējat pēc darba dienas beigām;
• Jūs neļaujat tālruņa zvaniem, apmeklētājiem un sociālajiem tīkliem būtiski novērst jūsu uzmanību no galvenajiem uzdevumiem;
• Jūs nedarāt darbu savu padoto labā, jo nedomājat, ka tikai jūs to varat izdarīt patiešām labi;
• Dienas beigās jūs jūtaties gandrīz tikpat enerģisks kā sākumā.

Ja visi iepriekšējie punkti jums šķiet loģiski, tad pēdējais var izraisīt neticamu smaidu: “Tu joko! Izspiests citrons liek man justies enerģiskākam nekā darba dienas beigās.” Neskatoties uz to, ir liels skaits cilvēku, kuri ne tikai nenogurst, bet arī izjūt spēka pieplūdumu. Un šeit nav nekāda noslēpuma.

Nogurstam nevis no padarītā darba apjoma, bet gan no stulbām, nesakārtotām darbībām, bezjēdzīgas mētāšanās un bezpalīdzības sajūtas hroniska laika spiediena apstākļos.

Protams, dažreiz mēs nevaram visu paredzēt. Un mūsu saskaņotais plāns var tikt satricināts pēkšņi izslēgtas biroja tehnikas, kavēta klienta vai prombūtnē esoša darbinieka dēļ. Pagaidām atstājiet šo malā.

Vispirms jāstrādā pie tā, kā nekļūt par haosa avotu sev, un tad var domāt par ārēju neparedzētu apstākļu ietekmi.

1. Notīriet darbvirsmu no dokumentiem, ar kuriem vairs nestrādājat. Ja jums tie nav ļoti bieži vajadzīgi, ielieciet tos skapī. Ja jums tie nemaz nav vajadzīgi, pievienojiet tos miskastei. Papīru kaudzē diez vai var atrast to pašu lapu, kuras meklējumos pavadīsi ilgas minūtes, neauglīgu pūliņu aizkaitināts. Lūdzu, ņemiet vērā, ka veiksmīgu uzņēmēju galdi izskatās tā, it kā pie tiem neviens nestrādātu: lielākā daļa viņu virsmas nav aizņemta.
2. Iegūstiet sev dienasgrāmatu un nešķiries no viņa. Visu atcerēties nav iespējams, un biznesa cilvēki jau sen ir sapratuši, ka jāpieraksta viss – tikšanās datumi, darāmie darbi, jautājumi, par kuriem jādomā. Mobilie telefoni un portatīvie datori ar to kalendāriem tiek lietoti bieži, bet papīra dienasgrāmata nekad nenovecos – kaut vai tāpēc, ka tā nevar salūzt vai izlādēties.
3. Plānojiet to, kas ir vissvarīgākais jūsu maksimālās ikdienas aktivitātes laikā. Mēs visi esam cilvēki, un pat spēcīgākos mūsu sugas pārstāvjus uzvar miegs. Pretošanās saviem bioritmiem ir laika izšķiešana, jūs joprojām zaudēsit. Tas, ko tu dari stundas laikā pa dienu, vakarā, ar uzkrāto nogurumu, tev prasīs divreiz ilgāku laiku. Tāpēc neatliec steidzamu ziņojumu uz vēlu vakaru, nesāc svarīgas sarunas pirms gulētiešanas – no šādas pieejas cietīsi gan tu, gan tavs partneris.
4. Nepārslogojiet sevi. Tas nav tikai tas, ka jūsu produktivitāte samazināsies. Ar nežēlīgu ritmu jūs noteikti “izdegsit”, un ķermenis atpūtīsies bez jūsu piekrišanas, nosūtot jūs uz slimnīcas gultu. Šeit jūs zaudēsiet visu savu ietaupīto laiku.

Izturieties kā pret tīrasiņu zirgu – tas, protams, ir spēcīgs dzīvnieks, bet kurš saimnieks riskētu ar to dzenāt niknā tempā?

1. Netērējiet laiku projektiem un lietām. Atcerieties slaveno frāzi, ka labākais ir labā ienaidnieks? Vai jums šķiet, ka, jo vairāk pārbaudīsit savu projektu, jo labāk tas kļūst? Šeit ir ļoti svarīgi “nepārvilkt” lietu, pretējā gadījumā jūs riskējat sajust hronisku nogurumu no nespējas sasniegt ideālu. Netiecieties pēc pilnības – šādas darbības tērēs jūsu laiku.
2. Necenties būt izcils it visā. Ir vajadzīgi gadi, lai kļūtu par ekspertu jebkurā jomā. Labāk izcelties vienā lietā, nekā būt vidēji visā. Par to runā filma "Okeāna 11". Svarīgi, lai būtu komanda, kurā visiem kaut kas padodas, tad var viegli deleģēt lietas.

Eizenhauera matrica ir efektīva laika organizēšanas metode, kas palīdz sasniegt ātrus un nozīmīgus rezultātus un vienmēr būt laikā.

Par naudu laiku nevar nopirkt, bet es vēlētos apgūt eksistences noslēpumus un pievienot dienai vēl vismaz stundu. Tas ir vienkārši: plānošana ir jūsu ideālais palīgs ceļā uz labklājību. Tā plānošana palīdzēs jums izkļūt no pastāvīga laika spiediena un izvairīties no aizkaitināmības un vilšanās.

Eizenhauera matrica palīdz sasniegt vairāk un atrisina svarīgas plānošanas problēmas. Sajūta kā izspiests citrons ir standarta stāvoklis, ko lielākā daļa cilvēku izjūt darba dienas beigās. Situāciju var mainīt ar 180 grādu pagriezienu.

Pirmo reizi izcilais politiķis un agrāk talantīgs militārists, ASV 34. prezidents Dvaits Deivids Eizenhauers sāka nopietnus risinājuma meklējumus efektīvas laika pārvaldības problēmai. Arvien vairāk cilvēku izvēlas izmantot Eizenhauera matricu, lai panāktu efektivitāti biznesā.

Eizenhauera metodes radītājs

Dvaits Deivids Eizenhauers dzimis 1890. gadā parastā ģimenē. 1909. gadā beidzis skolu, pēc tam 4 gadus mācījies militārajā akadēmijā. Ar īpašu aizrautību Eizenhauers pētīja Linkolna un šīs pasaules dižgaru biogrāfiju. Vecāki dēlu atbalstīja it visā. Mīļoto atbalsts jaunībā pozitīvi ietekmētu Eizenhauera karjeru nākotnē.

Ar demisiju 1948. gadā nebija beigusies aktīva darbība. Pēc tam, kad Eizenhauers kļuva par Kolumbijas institūta rektoru un 1953. gada sākumā viņš ieņēma ASV prezidenta amatu - vēlāk viņš tika vairākkārt ievēlēts šajā amatā. Politiķis saskaras ar jautājumu par efektīvu laika pārvaldību, un Eizenhauers to atrisina.

Eizenhauera matrica kā laika organizēšanas metode

Tagad mēs skaidri saprotam, ka laika vadība ir instruments, kas palīdz efektīvi plānot uzdevumus un pārvaldīt laiku, vienlaikus taupot enerģiju. Piecdesmitajos gados Eizenhauers to nezināja.

Eizenhauera matrica tika izveidota, lai palīdzētu atrisināt steidzamas un svarīgas problēmas. Nav ieteicams to izmantot ilgtermiņa plānošanā, taču ikdienas mērķu izvirzīšanai šai metodei nav līdzvērtīga. Lietošanas vienkāršība padara Eizenhauera piramīdu pieejamu visiem cilvēkiem.

Eizenhauera matrica palīdzēs jums atmest nesvarīgo, lai jūs pēc iespējas vairāk koncentrētos uz svarīgiem uzdevumiem. Jūs redzēsiet praksē, ka mērķu sasniegšanai nav nepieciešams pārvarēt uzdevumu kalnus, lieki tērējot spēkus. Jūs iemācīsities klasificēt lietas pēc svarīguma un steidzamības.

Kā pareizi sadalīt uzdevumus tabulā

Lai ērtāk izmantotu Eizenhauera metodi, no iepriekš minētā atlasīsim galvenos. Sadaliet uzdevumus tabulā atbilstoši 4 kvadrantiem:

• Prioritāri svarīgi un steidzami uzdevumi, kas jāpaveic bez kavēšanās.
• Svarīgi, bet ne steidzami darbi, kas jāpabeidz pēc iespējas ātrāk. Viņiem ir liela ietekme uz gala mērķi, taču tie “nedeg”.
• Nesvarīgi un steidzami uzdevumi, kas, visticamāk, neietekmēs kaut kā pozitīvo iznākumu.
• Mēs ļaujam sev darīt lietas, kas nav svarīgas vai steidzamas, kad to vēlamies, un novēršam uzmanību.

Jūs kļūsiet par meistaru, kad A kvadrantā steidzamo un svarīgu uzdevumu sarakstā būs svītra. Steiga nomāc, neļauj atvilkt elpu, un izpildītā uzdevuma kvalitāte bieži vien atstāj daudz ko vēlēties. Nesteidzieties apbēdināt, ja sākumā A kvadrantā veicamo darbu saraksts ir garāks nekā citos kvadrantos. Jūs neesat pirmais, kas mācās no savām kļūdām. Ņemot vērā jūsu pieredzi, nākotnē jūs varēsiet tikt galā ar grūtībām un automātisku Eizenhauera galda pildīšanu.

Kā ieviest Eizenhauera matricu praksē

Ir pienācis laiks apgūtās zināšanas īstenot. Jūs zināt pietiekami daudz, lai savā dzīvē sāktu izmantot Eizenhauera plānošanas metodi.

Lai izvairītos no iesācēju bieži pieļautām kļūdām, ievērojiet šos vienkāršos noteikumus:

• Uzdevumu sarakstu labāk izklāstīt vakarā. Nekavējoties izlemiet, kuru no tiem jums ir ērtāk izmantot. Tas varētu būt piezīmju grāmatiņa, planšetdators vai Eizenhauera matrica programmā Excel jūsu tālrunī. Pat parasta A4 lapa derēs. Galvenais, lai dati vienmēr būtu pie rokas.
• Kamēr esat iesācējs, uzrakstiet visu savu uzdevumu sarakstu uz atsevišķas papīra lapas un tikai tad ievadiet to Eizenhauera tabulā. Vēlāk varat izlaist šo punktu un nekavējoties klasificēt uzdevumus pēc svarīguma un nepieciešamības.
• Uzmanīgi izlasiet uzdevumu sarakstu, vienlaikus uzdodot sev jautājumu par steidzamību.

Klasificējot gadījumus Eizenhauera skalā, pajautājiet sev:

• Vai šis uzdevums ir manu prioritāro vērtību sfērā? Ja atbilde ir pozitīva, tad tas ir svarīgi, ja negatīvs, tas nav svarīgi.
• Vai man būs negatīvas sekas, ja es neizpildīšu šo uzdevumu? Šis jautājums arī noteiks svarīguma pakāpi.
• Steidzamības pakāpi nosaka uzdevuma atbilstības ilgums. Ja rīt nav iespējams izpildīt uzdevumu, steidzamība ir vissvarīgākā.

Noteikti atstājiet brīvu vietu uzdevumu sarakstā, ja esat to sastādījis uz papīra. Jūs varat to papildināt. Šodien nepabeigtie uzdevumi ir jāpārvieto uz nākamās dienas uzdevumu sarakstu. Uzmanīgi izlasot rakstu, jūs saprotat, ka katru dienu uz Eizenhauera galda būs nepabeigti darbi.

Pabeigtas Eizenhauera matricas piemērs

Ņemsim par pamatu vienu dienu skolas ģeogrāfijas skolotāja dzīvē.

1. Rīt vidusskolā ir 4 stundas: 8.30, 10.00, 12.00 un 14.00 (starp stundās nodarbošos ar sociālajām lietām).
2. Jānoskaidro, kāpēc pagājušajā mēnesī kartē neienāca avansa maksājums (negribas katru reizi iet uz grāmatvedību pēc skaidras naudas).
3. Es gribu mainīt matu griezumu un pielāgot matu krāsu (par to domāju jau ilgu laiku).
4. Nosūtiet kolēģim no citas pilsētas pa pastu (es apsolīju, ka to izdarīšu nedēļas sākumā).
5. Mums jāiet uz lielveikalu (pārtikas preces ir atlikušas pāris dienām).

Reālajā dzīvē uzdevumu ir daudz vairāk, bet par vingrinājumiem iztiksim ar pieciem punktiem.

Lietu sadalījuma rezultāts pēc Eizenhauera metodes:

• Kā jau sapratāt, 1.punkts ir svarīgs un vajadzīgs, to rakstīsim A kvadrantā.
• Kvadrants B aizpildīs svarīgo, bet ne steidzamo 2. punkta jautājumu.
• Kvadrantā C būs 4. punkta steidzamais, bet ne svarīgais uzdevums.
• Lietas ar 3 un 5 iet uz kvadrantu D. Tās nav steidzamas un nav vissvarīgākās, taču tās sagādās jums prieku un ļaus atpūsties.

Tagad izmēģiniet to pats.

Kādos apstākļos Eizenhauera matrica jums būs noderīga?

Matrica palīdz plānot sarežģītus un svarīgus uzdevumus. Izprotiet, kā šī metode darbojas, un pielietojiet to īstermiņa plānošanā.

Izmantojiet Eizenhauera tabulu, ja:

• ir grūti noteikt primāro uzdevumu, ir grūti saprast, ar ko sākt;
• esi godīgs pret sevi un patiesi atbildi uz jautājumiem, kas tiek uzdoti plānošanas laikā;
• vēlas optimizēt laika izmaksas;
• tu zini, ka esi spējīgs uz vairāk, bet nesaproti, kā sasniegt labāku rezultātu;
• beidz atlikt lietas uz rītdienu.

Lai sasniegtu rezultātus, nepietiek ar Eizenhauera matricas izpēti. Tikai pielietojot šīs zināšanas praksē, jūs redzēsiet efektu.

Iespējams, jūs jau labi plānojat savu laiku.

Ko darīt, ja jums nav vajadzīgas Eizenhauera metodes un jums ir labi ar problēmām bez tabulām? Vai esat gatavs izlemt tūlīt?

Pēc tam godīgi atbildiet uz šiem jautājumiem:

• Vai jūs vienmēr veidojat veicamo darbu sarakstu?
• Vai jūs atbildat uz e-pastiem laikā?
• Vai jūs dodaties mājās laicīgi un darbs nedēļas nogalē nav par jums?
• Vai sociālie mediji un pļāpāšana traucē svarīgu uzdevumu veikšanai?
• Vai dienas beigās esat aizkaitināms un jūtat, ka būtu varējis paveikt vairāk?
• Vai jūs vienmēr pievēršat pienācīgu uzmanību savai ģimenei?

Padomājiet par to, vai vēlaties mainīt pašreizējo situāciju vai atstāt visu, kā tas ir. Eizenhauera galds — jūsu plānošanas palīgs.

Ieviešot Eizenhauera metodi, izmantojiet šos padomus:

1. Nepārslogojiet sevi ar nesvarīgām lietām.
2. Uzturiet savu darba vietu tīru un netērējiet laiku dokumentu meklēšanai; apmāciet sevi būt kārtīgam.
3. Centieties svarīgas lietas darīt dienas pirmajā pusē, nevis vakarā, kad aktivitāte samazinās.
4. Labākais labā ienaidnieks. Uztveriet šo lietu nopietni, bet bez fanātisma.

Un pēdējais padoms. Izvēlieties vienu virzienu, kurā vēlaties saprast vislabāk. Visu zināt nav iespējams.

Secinājums

Tātad Eizenhauera matrica ir gadījumu sadalījuma piemērs. Voltērs teica: "No rīta es plānoju, bet pēcpusdienā es daru muļķīgas lietas." Eizenhauers piedāvāja ideālu metodi, kā izvairīties no šīs muļķības. Palīdziet sev kļūt laimīgākam un veiksmīgākam. Izmantojiet tabulu praksē, un rezultāts neaizņems ilgu laiku.

Laiks nav mūsu kontrolē, bet mēs varam efektīvi pārvaldīt savu laiku.

Jums bija daudz plānu nedēļas nogalei, bet galu galā pavadījāt laiku, skatoties seriālu un neko nedarot? Vai varbūt darbā esi pārņemts ar uzdevumiem, un ar katru dienu pieaug steidzamu darbu lavīna? Droši vien esat dzirdējuši, ka veicamo darbu sarakstu veidošana var iekustināt lietas. Bet dažreiz tas īsti nepalīdz, un uzdevumu sarakstā iekļautie uzdevumi paliek neizpildīti. Kāpēc? Jo saraksts ir nepareizs un/vai jūs darāt lietas nepareizā secībā. Palīdzēs atrisināt šīs problēmas Eizenhauera matrica, viņa arī ir prioritāšu matrica. Tieši par to mēs piedāvājam runāt.

Eizenhauera prioritāšu matrica - kas tas ir?

Šis prioritāšu noteikšanas un laika pārvaldības rīks ir nosaukts tā izgudrotāja, viena no Amerikas prezidentiem, vārdā. Dvaits Deivids Eizenhauers. Prioritāšu matricas galvenā ideja ir šāda: uzdevumi tiek sakārtoti četras grupas atkarībā no diviem kritērijiem – to īstenošanas steidzamības un svarīguma. Kurā ne visas steidzamās lietas ir svarīgas un ne visas svarīgās lietas ir steidzamas. Lai veiksmīgi tiktu galā ar uzdevumiem, ir jāsaprot, kurā grupā tas vai cits uzdevums klasificēts, un tas pateiks, kad tas jāuzņemas.

Šī metode – ja to izmanto pareizi – ļaus veikt visus uzdevumus laikā un izvairīties no lietu pieķeršanās viena otrai, veidojot neatrisinātu problēmu lavīnu.

Kā izveidot uzdevumu sarakstu, pamatojoties uz prioritāšu matricu?

Atkārtosim: lai ieskicētu rīcības plānu saskaņā ar Eizenhauera matricu, visi uzdevumi sarakstā ir jāsadala 4 galvenajās kategorijās:

• A kategorija: svarīgi un steidzami;
• B kategorija: svarīgi, bet ne steidzami;
• C kategorija: steidzami, bet nesvarīgi;
• D kategorija: nav steidzami un nesvarīgi.

Ērtākais veids ir uzzīmēt papīra lapu četros lielos kvadrātos un apzīmēt katru no tiem ar atbilstošo krāsu un burtu, un pēc tam ievadīt uzdevumus. Apskatīsim visas kategorijas sīkāk, ar piemēriem.

1. A kategorija

Svarīgi un steidzami jautājumi– situācijas, kad termiņš ir iestājies vai nāc nepārvarama vara. Šodien ir pēdējā diena, kad šomēnes maksāt hipotēku, vakar vajadzēja nosūtīt ziņojumu savam priekšniekam, un vakarā jūs dodaties pie ārsta akūtu zobu sāpju dēļ - tā visa ir A kategorija. Ja pareizi sadalāt savus uzdevumus , tad šajā vienumā būs vismazākais uzdevumu skaits un vēl labāk, ja tas būs pilnīgi tukšs.

2. B kategorija

Svarīgi, bet ne steidzami jautājumi- tādiem jābūt galveno uzdevumu saraksta daļu. Šīs ir lietas, kuras rīt vai parīt var pārcelt uz A kategoriju, ja to nedarīsit šodien. Tie ir svarīgi, taču ir neliels laika buferis, un tos var uz laiku nolikt malā. Tas iekļauj ikdienas darba uzdevumi, nomainot jaucējkrānu vannas istabā, kas vēl strādā, bet jau sācis pilēt, iepriekš iegādājoties koncerta biļetes. Šajā kategorijā ietilpst arī lietas, kas saistītas ar jūsu globālajiem dzīves mērķiem. Piemēram, ja vēlaties atvērt savu biznesu vai atrast jaunu darbu un šim nolūkam ir jāapgūst jauna prasme, jāapgūst cita svešvaloda, jāpieņem papildu pasūtījums kapitāla radīšanai utt.

3. C kategorija

Steidzami, bet nesvarīgi jautājumi. Lūk, kas seko pabeidziet šodien, jo nākamā diena būs vēla vai nepiemērota. C grupas plānu mērķis var būt izveidošana komfortablus dzīves apstākļus un nodibināt sociālos sakarus.

Tas var ietvert savlaicīgus apsveikumus draugiem un kolēģiem svētkos vai ceļojumu uz valsti, lai palīdzētu vecākiem savākt drūpošās ogas. Vēl viens piemērs ir jauna televizora iegāde ar lielu atlaidi. Ja nebūtu akcijas, jūs to būtu iegādājies daudz vēlāk, bet, ja sanāktu īsā laikā, jūs iegūsit vēlamo ātrāk un lētāk. Citiem vārdiem sakot, C kategorijas darbību veikšana nav kritiska, taču labāk un ērtāk ir tās veikt laikā.

4. D kategorija

Nesteidzamas un nesvarīgas lietas. Vismānīgākā kategorija, kurā galvenokārt ietilpst "hronofāgi" vai "laika slepkavas"(burtiski “laika ēdāji”, “laika slepkavas”). Šajā vienumā ietilpst filmu skatīšanās, sarunas pa tālruni ar draugiem, grāmatu lasīšana, ziņu plūsmas ritināšana. Lai pretotos vēlmei veikt šīs darbības, nevis uzdevumus no pirmajām trīs kategorijām, jums ir jābūt labi attīstītam gribasspēkam, jāspēj savest kopā un koncentrēties uz to, kas jums nepieciešams, nevis uz to, ko vēlaties.

Kad uzdevumi ir sadalīti četrās kolonnās, sāciet tos veikt no pirmā punkta. Ja iemācīsities ievērot prioritāšu matricu, jūs ne tikai paveiksiet uzdevumus laikā, bet arī atstāsiet laiku jautrībai – nesteidzamiem un nesvarīgiem darbiem.

1. Sākumā tā var būt grūti pareizi sadalīt uzdevumus. Lai atvieglotu procesu, uzdodiet sev jautājumus: “Vai šis uzdevums ir svarīgs? Vai tas ir manu dzīves prioritāšu ietvaros? Vai to neizdarīšana novedīs pie nepatikšanām? Ja jā, tad tas ir svarīgi. Lai saprastu, vai jautājums ir steidzams, padomājiet par to, vai tas tuvākajā laikā zaudēs savu aktualitāti? Ja jā, tad uzdevums ir steidzams.

2. Mēģiniet atstāt A kategorijas sarakstu tukšu — atcerieties to visi neizpildītie plāni no B grupas migrē šeit. Turklāt šajā pašā grupā ietilpst dažādi nepārvaramas varas notikumi, kurus iepriekš nevarējāt paredzēt. Atkārtosim, ka ideālā gadījumā, pareizi plānojot laiku, nevajadzētu būt steidzamiem un svarīgiem uzdevumiem. Izņēmumi būs tādi paši nepārvaramas varas apstākļi, kā arī:

• veselības plāni;
• darbības, no kurām atkarīga svarīgu mērķu izpilde (ja vēlaties vasarā doties uz ārzemēm, labāk iepriekš pieteikties ārzemju pasei);
• lietas, kuru neievērošana draud ar nepatikšanām nākotnē (laikā nesamaksātā soda nauda var liegt doties uz ārzemēm).

3.
B kategorija – par daudzsološākie uzdevumi. Statistika liecina, ka veiksmīgāki, pārliecinošāk paceļas pa karjeras kāpnēm un attiecīgi vairāk pelna tie, kuri mērķiem pievērš īpašu uzmanību šajā kategorijā. Tas cita starpā izskaidrojams ar to, ka, pateicoties savlaicīgai uzdevumu izpildei (mierīgā tempā, bez steigas), koncentrēšanās spējai un spējai noteikt prioritātes, cilvēks var pilnībā demonstrēt savus talantus un pārdomāt šo vai citu soli. .

4. Daži uzdevumi no C kategorijas pareizāk būtu tos klasificēt kā traucējošus, jo tie var samazināt jūsu darba efektivitāti un apēst diezgan daudz laika, lai gan tie nav svarīgi. Tas ietver attālu radinieku apsveikšanu, jauna dīvāna iegādi un citas nebūtiskas lietas. Ir svarīgi prast tos atšķirt no B kategorijas uzdevumiem un, ja iespējams, deleģēt to izpildi citiem cilvēkiem.

5. Problēmas D, vai laika tērētāji, varam droši zvanīt neproduktīvs. Tomēr jūs varat dot vērtību savam brīvajam laikam. Piemēram, izlasiet labu intelektuālu grāmatu, nevis celulozes romānu, nodarbojieties ar sportu, kad vēlaties emocionālu atbrīvojumu. Ja nevarat pretoties kārdinājumam tērēt laiku kaut kam bezjēdzīgam, samaziniet šādus tēriņus līdz minimumam: lai to izdarītu, vispirms pabeidziet uzdevumus no citām kategorijām.

Apgūstot Eizenhauera matricas darbības principu, jūs kļūsit ne tikai veiksmīgs, bet arī līdzsvarotāks un optimistiskāks cilvēks, jo pārstāsiet uztraukties par kaitinošām, bet svarīgām lietām, kurām iepriekš neatlika laika.

Kāpēc ir tik grūti izvēlēties starp prioritārajiem un sekundārajiem uzdevumiem? Neirozinātnieka Antonio Damasio pētījumi liecina, ka lēmumu pieņemšana ir nesaraujami saistīta ar emocijām. Tāpēc nav pārsteidzoši, ka trauksmi un depresiju bieži raksturo kā iestrēgšanas un nespējas pieņemt lēmumus stāvokļus. Vienkāršu rīku, piemēram, Eizenhauera matricas, izmantošana palīdz ne tikai izprast lietas, bet arī mazināt emocionālo stresu. Laika gaitā, apgūstot šī jēdziena principus, jūs varat viegli un ātri noteikt atšķirību starp svarīgo, steidzamo, mazsvarīgo un nelietderīgo.

Tiek uzskatīts, ka Eizenhauera matricai ir daudz sakara ar Dvaita D. Eizenhauera vārdiem: “Man ir divas problēmas: steidzama un svarīga. Steidzami nav svarīgi, bet svarīgi ir steidzami. ”

Dvaits D. Eizenhauers vislabāk pazīstams kā 34. ASV prezidents (no 1953. līdz 1961. gadam). Pirms kļūšanas par prezidentu viņš bija ģenerālis un komandēja sabiedroto spēkus Otrā pasaules kara laikā. 1950. gadā Eizenhauers kļuva par NATO pirmo sabiedroto spēku virspavēlnieku Eiropā.

Konkrētas profesionālās darbības pastāvīgi piespieda Eizenhaueru pieņemt smagus lēmumus un katru dienu koncentrēties uz dažādiem uzdevumiem. Lai optimizētu procesu, viņš izveidoja savu metodi, kas kļuva plaši pazīstama kā Eizenhauera matrica. Mūsdienās to var izmantot ne tikai ģenerāļi, bet arī parastie cilvēki, tostarp mājsaimnieces – tas palīdz sakārtot aktuālos uzdevumus un sakārtot lietas.

Kā lietot Eizenhauera matricu

Šis rīks ir piemērots tiem, kas vēlas un spēj novērtēt savu uzdevumu svarīgumu un skaidri tos klasificēt. Metode ietver uzdevumu un darbību sadalīšanu četrās grupās:

1. steidzami un svarīgi;
2. svarīgi, bet ne steidzami;
3. steidzami, bet ne svarīgi;
4. nav steidzami vai svarīgi.

Eizenhauera metodes galvenais mērķis ir palīdzēt atfiltrēt nesvarīgās lietas no svarīgiem lēmumiem un koncentrēties uz to, kas patiešām ir svarīgs.

Ja jūs iedomājaties Eizenhauera matricu kā attēlu, tas izskatīsies šādi:

Kvadrantu nozīme matricā

Uzdevumi tiek piešķirti konkrētiem kvadrantiem, kas savukārt nosaka, kad un cik ilgi jūs varat izpildīt uzdevumu.

• I kvadrants — “Dari to tūlīt” (steidzami un svarīgi)

Tas ietver prioritāros uzdevumus, kuriem nepieciešama tūlītēja uzmanība. Tiem ir stingri termiņi, un tie ir jāizpilda galvenokārt un personīgi.

• II kvadrants — “Izlemiet, kad to darīsit” (svarīgi, bet ne steidzami)

Šis kvadrants ir matricas stratēģiskā daļa, kas ir ideāli piemērota ilgtermiņa attīstībai. Tajā iekļautie elementi ir svarīgi, taču tiem nav nepieciešama tūlītēja uzmanība. Tajā pašā laikā uzdevumiem ir noteikts termiņš, un tie tiek izpildīti arī personīgi.

• III kvadrants — “deleģēt kādam” (steidzami, bet ne svarīgi)

Tālruņa zvani, e-pasta ziņojumi un sapulču un notikumu plānošana ietilpst šajā kvadrantā. Šāda veida uzdevumiem parasti nav nepieciešama personīga uzmanība, jo tie neietver izmērāmu rezultātu. Kvadrants III palīdz samazināt uzmanību no svarīga darba. Deleģējot, jūs varat koncentrēties uz lielākām lietām.

• IV kvadrants — “Dari vēlāk” (nav svarīgi, nav steidzami)

Darbības, kas ietilpst IV kvadrantā, ir palīgdarbības, kas nedod nekādu pievienoto vērtību. Vienkārši sakot, tas ir kaut kas tāds, ko vienmēr var atlikt, nebaidoties no jebkādām sekām. Šīs lietas aizņem laiku un traucē svarīgākajiem uzdevumiem, ko ievietojat pirmajos divos kvadrantos.

Matricas krāsas izvēle

Katram matricas kvadrantam piešķiriet krāsu un saistiet to ar prioritātes līmeni.

Piemēram:

Sarkans = steidzams.

Dzeltens = svarīgi, bet ne ļoti steidzami.

Zaļš = steidzami, bet nav svarīgi.

Pelēks = nav steidzami, nav svarīgi.

Izmantojot matricu profesionāliem nolūkiem, jūs atklāsiet, ka lielākā daļa problēmu ietilpst I un III kvadrantā. II kvadrantā aktivitātes dod visnozīmīgākos rezultātus, jo tie ir biznesa mērķi, kas ietekmē uzņēmuma ilgtermiņa panākumus, tomēr tie reti tiek klasificēti kā steidzami.

Visgrūtāk saprast ir tas, kas novērš jūsu uzmanību no plānotā kursa. Bet, ja jūs varat tikt galā ar šo fundamentālo laika plānošanas problēmu, jūs atbrīvosities no domām par izšķērdētām stundām. Uzdodiet sev divus jautājumus, lai palīdzētu jums izlemt par ilgtermiņa lēmumu pieņemšanas stratēģijām:

• Kad strādāsiet pie svarīgiem, bet ne steidzamiem uzdevumiem?
• Kad jūs varat veltīt laiku svarīgu uzdevumu risināšanai, pirms tie pēkšņi kļūst steidzami?

Ir vērts atcerēties, ka dažreiz uzdevumi no viena kvadranta negaidīti iekrīt citā. Ja notiks ārkārtas situācija, jūsu prioritātes mainīsies. Piemēram, jums pieder mazs uzņēmums, un neapmierināts klients zvana un lūdz runāt ar menedžeri piegādes kavēšanās dēļ. Šī problēma nekavējoties paaugstināsies virs citiem matricas elementiem.

Uzdevumu sadalījumam pa kvadrantiem ir dažas pazīmes, kas jāņem vērā:

1. Uzdevumu saraksti atvieglo dzīvi. Pārliecinieties, ka, piešķirot uzdevumus, uzdodat pareizos jautājumus, lai palīdzētu noteikt, kas vispirms jādara. Galvenā iezīme ir prioritāte.
2. Katram kvadrantam varat pievienot daudzas aktivitātes un uzdevumus, taču vislabāk ir saglabāt maksimālo skaitu līdz astoņiem vienumiem. Pretējā gadījumā jūs attālināsieties no galvenā mērķa - uzdevuma izpildes.
3. Izveidojiet atsevišķas matricas savai profesionālajai un personīgajai dzīvei.
4. Tikai jūs varat noteikt sava saraksta vienumu prioritātes līmeni. Sāciet katru rītu ar uzdevumu sarakstu no matricas, un līdz nedēļas beigām jūs redzēsiet rezultātu.

Eizenhauera matricas veidne

Lai vienkāršotu uzdevumu sadales procesu, izmantojiet Evernote izstrādāto veidni:

Eizenhauera matricu var pārtulkot projektu vadības programmatūrā Trello. Izveidojiet uzdevumu sarakstu katrai no četrām plāksnēm (= kvadrants) un izveidojiet atsevišķu “Iesūtnes” dēli, kurā tiks ievietoti visi uzdevumi, pirms tie tiks sadalīti kvadrantos. Tas ļaus vizuāli novērtēt savu darba slodzi.

Eizenhauera matrica ir vienkāršs rīks, kas palīdz izvairīties no analīzes paralīzes stāvokļa, kas rodas ikreiz, kad pat nezināt, ar ko sākt.

Šī tehnika ir populāra tās šķietamās lietošanas vienkāršības dēļ, par to ir noderīgi zināt, noteikti ir vērts izmēģināt, tāpēc izdomāsim.

Dvaits Eizenhauers, armijas ģenerālis un 34. ASV prezidents, visticamāk, nebūtu pētījis laika pārvaldības teoriju un metodes efektīvai laika izmantošanai. Taču tieši viņa frāze “Ne visas steidzamās lietas ir svarīgas un ne visas svarīgās lietas ir steidzamas” vislabāk raksturo principu, kas ir pamatā Eizenhauera matricai.

Problēmas, kuras palīdz atrisināt Eizenhauera matrica

Reizēm tu visu dienu strādā bez iztaisnošanās, izdodas izdarīt kaudzi, tu burtiski griezies kā vāvere, bet rezultāts ir tikai nogurums un nekāda gandarījuma. Jo nav īsti skaidrs, kā visa šī darba varonība jūs tuvināja jūsu mērķim.

Laika plānošanā to sauc par mērķu izvirzīšanas problēmu, un tās sekas var būt vispostošākās – dzīve pārvēršas par nogurdinošu maratonu ar retām pauzēm un nesaprotamu rezultātu.

Ir svarīgi saprast, ka problēma nav tajā, ka strādājam maz vai slikti, bet gan tajā, ka pirms jebkura biznesa uzsākšanas neizvirzām pareizos mērķus un nenosakām prioritātes. Viens veids, kā to atrisināt, ir izmantot Eizenhauera matricu, lai ātri sakārtotu uzdevumus pēc prioritātes.

Eizenhauera matricas būtība

Šis paņēmiens palīdz ātri sakārtot savu uzdevumu sarakstu, pat ja to ir daudz. Ārēji viss izskatās ārkārtīgi vienkārši - apskatām uzdevumu sarakstu un katram atbildam uz diviem jautājumiem.

• Tas ir svarīgi?

• Vai tas ir steidzami?

Paņemiet papīra lapu un sadaliet to četrās daļās. Mēs iegūstam četrus kvadrātus, kuros ievadām atbildes uz šiem diviem jautājumiem.

Kā izskatās Eizenhauera matrica?

A kvadrants: svarīgi un steidzami jautājumi

• Lietas, kas, ja tās nav pabeigtas, apdraud mērķa sasniegšanu.
• Problēmas, kas jārisina, lai izvairītos no lielām dzīves grūtībām.
• Veselības problēmas.

Ja esat efektivitātes briesmonis, tad šis kvadrants jums būs tukšs: jūs vienkārši nepaveiksit lietas, kamēr nenokļūsit “ugunsgrēka” sektorā. Bet jūs neesat efektivitātes briesmonis (un mēs arī neesam), tāpēc maz ticams, ka tas notiks. Pats galvenais, ka lietas tur notiek reti un nelielos daudzumos. Ja puse no jūsu uzdevumu saraksta ir tur, tā ir katastrofa.

Tomēr panikai nav pamata. Lai šis kvadrants būtu tukšs, vispirms ir jāstrādā pie pārējo sektoru uzturēšanas.

Kvadrants B: svarīgi, bet ne steidzami jautājumi

• Primārā darbība.

Šeit notiek uzdevumi, kuriem jāpievērš maksimāla uzmanība. Tie, kas labi strādā ar šo kvadrantu, veiksmīgi sasniegs savus mērķus. Svarīgi uzdevumi, kas nedeg, kas nozīmē, ka mēs tos neveicam panikas stāvoklī. Nav šķēršļu, lai tos veiktu pēc iespējas efektīvāk. Vienkārši nekavējieties — uzdevumi no šī kvadranta var pāriet uz sektoru A.

C kvadrants: steidzami, bet ne svarīgi jautājumi

• Traucējumi.

Šo uzdevumu izpilde nepalīdz sasniegt jūsu mērķi; tie neļauj jums koncentrēties uz to, kas patiešām ir svarīgi, samazina jūsu efektivitāti un nogurdina jūs.

Viltīgs kvadrants — pastāv risks, ka šīs nozares lietas var sajaukt ar A kvadrantu un var radīt neskaidrības prioritātēs.

D kvadrants: nav steidzami vai svarīgi jautājumi

Paradoksāls kvadrants, jo šeit dzīvo bizness:

• nesniedzot nekādu labumu;
• mūsu favorīti.

Klausies. Šeit skan mūsu iecienītākā mūzika, jūs gaida ērts krēsls, un praktiski nav nepieciešama smadzeņu iesaistīšanās.

Kā lietot Eizenhauera matricu laika pārvaldībai

Laika plānošanā ir daudz dažādu, dažkārt ne pārāk saderīgu metožu un paņēmienu. Un tas nav trūkums, jo cilvēki ir dažādi. Kas lieliski der vienam, nederēs citam. Tāpēc neizbēgami nāksies izmēģināt dažādas tehnikas, izvēloties īsto.