Neuzmanīga rekvizīta “Pieteikuma klātbūtnes atzīme” izpilde var daudz pastāstīt par ierēdņa profesionālo līmeni. Tās reģistrācijas kārtību skaidri un ar skaidriem piemēriem izskaidro biroja vadības konsultante I.V. Murniņa.

Ir divi galvenie lietojumprogrammas izstrādes veidi.

"Kāda nozīme? Galvenais, lai būtu skaidrs, kas ir pielikumā un cik lapu ir, lai varētu pārbaudīt, vai viss ir savās vietās., - teiks vai domās no biroja darba tālu cilvēks. Bet nē.

Vienas vai otras iesnieguma sagatavošanas metodes izmantošana nemaz nav atkarīga no sekretāres vai dokumenta izpildītāja vēlmes. Šī procedūra atspoguļo noteiktu biroja darbu vai vadības procedūru, un nepareiza pieteikuma noformēšana var novest ne tikai pie pievienoto dokumentu nozaudēšanas, bet arī pie vadītāja norādījumu sliktas izpildes vai neizpildes vispār. Neuzmanīgs vai nepareizs rekvizītu dizains “Lietojumprogrammas pieejamības zīme” var arī daudz pastāstīt par lietvedes profesionālo līmeni un normatīvās un metodiskās bāzes zināšanām. Šo detaļu sagatavošanas procedūra ir skaidra, pieejama un ar skaidriem piemēriem, kas izklāstīti GOST R 6.30-2003 “Prasības dokumentu sagatavošanai”.

Mēs virzām...

Pirmā no aplūkotajām lietojumprogrammu izstrādes metodēm attiecas uz korespondenci. Visbiežāk pieteikums ir atrodams pavadvēstulēs. Var teikt, ka šī ir obligāta pavadvēstules detaļa, lai gan attiecīgus dokumentus var pievienot cita veida vēstulēm. Piemēram, ielūgumu kartes ielūguma vēstulei uz pasākumu, iespiedprodukcijas paraugi garantijas vēstulei par apmaksu par šo izstrādājumu izgatavošanu u.c.

Rekvizīti “Lietojumprogrammas pieejamības atzīme » atrodas zem teksta, tieši pirms pilnvarotās amatpersonas paraksta. Tas ir noformēts no kreisā lauka robežas, ar lielo burtu un vienskaitlī.Neatkarīgi no pieteikumu skaita, vārds tiek rakstīts "Pieteikums" , pēc tam ielieciet kolu un sāciet aprakstīt pieteikumu saskaņā ar krievu valodas noteikumiem. Kā zināms, kolam ir nepieciešams mazais burts, bet punktam numerācijas procesā ir nepieciešams lielais burts. Tad sākas nianses. Ja lietojumprogramma ir nosaukta tekstā, piemēram, “Mēs nosūtām CJSC Corporate Consulting biroja darba instrukcijas kopiju”, tad pielikumā viņi vienkārši norāda šīs instrukcijas lapu (l.) un kopiju (kopiju) skaitu:

Pielietojums: uz 6l. 1 eksemplārā.

Dokumentiem ar zīmogu “Oficiālai lietošanai” (DSP) Ir norādīti arī zīmoga un eksemplāru numuri, jo, sagatavojot šādus dokumentus, to kopijas ir numurētas. Ja dokuments vēstules tekstā vispār nav nosaukts vai dokumentu grupa tiek apzīmēta ar vispārīgiem jēdzieniem: “dokumentu pakete”, “materiāli”, tad pielikumā katram dokumentam atsevišķi norādīts nosaukums, lapu skaits un eksemplāri. Tajā pašā laikā aplikācijas tiek izmērītas un izdrukātas “karājās”, “neiekļūstot” rekvizītu definīcijā. "Pieteikums" .

Dažreiz pielikumu skaits ir tik liels, ka vēstules teksts ir divas rindiņas, un pielikumu uzskaitījums aizņem divas vai vairākas lapas. Lapas ir numurētas kā parasti. Ja pielikuma lapas ir iesietas, tad to skaits nav norādīts, pielikumā raksta: 1 brošūra - 1 brošūra:

Pielikums: kursa “Biroja vadība” vadlīnijas, 1 bro.

Dokumenta pielikumam savukārt var būt arī pielikums, un nosūtot nav jēgas atsevišķi norādīt galvenā nosūtāmā dokumenta un tā pielikuma lapu skaitu. Risks apjukt un kaut ko palaist garām ir pārāk liels, tāpēc tie nodrošina saiti uz nosūtāmā dokumenta pielikumu un norāda kopējo lapu skaitu ar atzīmi “kopā”. Norādot dokumenta nosaukumu, pārliecinieties, ka tas ir saskaņots, pielikums "projektam" nozīmē "tam", un, ja instrukcija ir apstiprināta un norādīta nevis kā projekts, bet gan kā dokuments, "instrukcija" , tad - “uz to”:

Vēstulē atļauts norādīt četras adreses pēc kārtas, taču pieteikums ne vienmēr tiek nosūtīts uz visām norādītajām adresēm, dažkārt tikai uz vienu vai divām. Pielikumā ir jānorāda saite uz to un, saņemot šādu vēstuli, jābūt īpaši uzmanīgam un jāpārbauda, ​​vai pielikums sākotnēji ir nosūtīts konkrētam adresātam vai vēstule ir nosūtīta tikai jūsu zināšanai. Un pieteikums sākotnēji netiek nodrošināts.

Pielietojums: uz 7l. 3 eksemplāros, tikai uz pirmo un trešo adresi.

Tas nav izplatīts gadījums, taču, ja situācija tiek novērtēta nepareizi, tas prasīs daudz laika un pūļu. Nav arī vērts lūgt sūtītājam atkārtoti nosūtīt pieteikumu, tas nerunā jums par labu, bet tieši otrādi: tas diskreditē jūsu profesionālo līmeni.

Saskaņā ar pielikumu Nr.00

Pieteikumos ir vairāk nekā tikai burti. Administratīvie dokumenti: rīkojumi, instrukcijas, noteikumi, instrukcijas, noteikumi utt. , var saturēt tabulas, diagrammas, grafikus, dažādu dokumentu formu aizpildīšanas paraugus. Lai nepārslogotu galvenā dokumenta tekstu ar papildu informāciju, šāds “pavadījums” ir iekļauts atsevišķā pielikumā. Galvenā dokumenta tekstā, kā likums, ir saites uz esošo lietojumprogrammu. Piemēram, “Pārvaldnieka rīkojumu izsniegšanai par pamatdarbību izmanto pasūtījuma veidlapu (pielikums Nr.5)” vai “Organizācijas veidlapa noformēta saskaņā ar 1.pielikumu”. Pieteikumos var būt arī burtu apzīmējums, piemēram "B pielikums".

Vērts pievērst uzmanību tam, ka, apstiprinot organizatoriskos dokumentus, izsniedzot administratīvo dokumentu, apstiprinātais dokuments ir pielikums apstiprinātājam. Šādā gadījumā apstiprināmais dokuments (noteikumi, instrukcijas, atskaites u.c.) ir apzīmēts ar dokumenta apstiprinājuma zīmogu ar atsauci uz apstiprinošā dokumenta rekvizītiem, un virs šī zīmoga norāda, ka dokuments ir pieteikums (skatiet piemēru zemāk). Parasti apstiprināšanas dokumentā ir ietverta papildu informācija par apstiprinātā dokumenta ieviešanu. Piemēram, iepazīstināt visus darbiniekus ar jaunajiem struktūrvienības noteikumiem. Tajā pašā laikā ar administratīvajiem dokumentiem apstiprinātajiem organizatoriskiem dokumentiem ir sava atsevišķa un ļoti bagāta biroja dzīve.

Piemēram, organizācijas personāla tabula tiek apstiprināta ar direktora rīkojumu un faktiski ir šī rīkojuma pielikums. Bet praksē pasūtījums, kā likums, tiek atdalīts no šāda pieteikuma, un personāla tabula tiek uzskatīta par atsevišķu dokumentu. Tas pats tiek darīts ar noteikumiem un instrukcijām, kuras arī diezgan bieži tiek apstiprinātas nevis ar vadītāja parakstu, bet gan ar rīkojuma izdošanu, jo to izpildei ir nepieciešami paskaidrojumi un papildinājumi. Un te gribu vērst speciālistu uzmanību, ka ar šādu dokumentu oriģināliem strādāt nav vērts.Izgatavojiet kopiju un strādājiet savas veselības labā. Pretējā gadījumā tik ļoti svarīgs dokuments īsā laika posmā pārvēršas iepakojuma papīrā (uz papīra) vai, vēl ļaunāk, var vienkārši pazust (gan elektroniskā formā, gan uz papīra).

Lietojumprogrammas dizains, ja uz to atsaucas galvenā dokumenta vai paziņojuma tekstā, izskatās šādi. Iesnieguma pirmās lapas augšējā labajā stūrī ierakstiet “Pielikums Nr.” un ar rindu atstarpēm norāda dokumenta nosaukumu, datumu un numuru, uz kuru attiecas pieteikums. Iespējamā vārda pareizrakstība "Pieteikums" ar lielajiem burtiem. Ir atļauts centrēt atsevišķas šī atribūta daļas attiecībā pret garāko līniju. Lietojumprogrammas komponenti ir ierobežoti līdz labās malas robežai, tie nedrīkst būt pārāk gari un, sadalot rindiņu pa rindiņai, jāievēro kāda loģika. Zemāk esošajā piemērā ir vērts upurēt dizaina “skaistumu” un nesadalīt pozīciju "CEO" rindu pēc rindas.

vai

Teksta pieteikuma noformēšanas secība atbilst galvenā dokumenta noformējumam. Piemales lielumam, veidam un fonta lielumam ir jābūt vienādam. Sagatavojot pieteikumus, rūpīgi jāpārbauda atsauces uz tiem “galvenā” jeb apstiprinošā dokumenta tekstā un, nosūtot, pilnīgums: stingra vēstulē norādīto lapu un kopiju atbilstība.

I.V. Murniņa

konsultants par
biroja vadība, semināru vadītāja

Aplikācijas klātbūtnes atzīmēšana– informācija, kas satur informāciju par papildus pievienoto(-ajiem) dokumentu(-iem). 1

Aplikācijas klātbūtnes atzīmēšana(21. detaļa), kas nosaukts vēstules tekstā, ir noformēts šādi: 2

Ja vēstulei ir pielikums, kas tekstā nav nosaukts, tad norāda tā nosaukumu, lapu skaitu un eksemplāru skaitu; Ja ir vairāki pieteikumi, tie ir numurēti. 3

Rīsi. 1.
Vēstulē sniegtās informācijas piemērs “Piezīme par lietojumprogrammas klātbūtni”.

Ja pieteikumi ir iesieti, tad lapu skaits netiek norādīts. 4

Ja dokumentam ir pievienots cits dokuments, kuram ir arī pielikums, tiek sastādīta atzīme, kas norāda uz pielikuma esamību:

vēstule no Rosarkhiv 06/05/2003 Nr.02-6/172 un tās pielikums, tikai 3 lpp.

Ja pieteikums netiek nosūtīts uz visām dokumentā norādītajām adresēm, tad tiek sastādīta atzīme par tā pieejamību šādi: 6

Pielietojums: uz 3l. 5 eksemplāros. tikai uz pirmo adresi.

Administratīvā dokumenta pielikumā (dekrēts, rīkojums, rīkojums, noteikumi, instrukcijas, noteikumi, lēmums) uz tā pirmās lapas augšējā labajā stūrī ierakstiet “Pielikums Nr.”, norādot administratīvā dokumenta nosaukumu, tā datumu un reģistrāciju. numuru. 7

Ja ir tikai viens pieteikums, sērijas numurs netiek norādīts. 8

Izteicienu “PIELIKUMS Nr.” atļauts drukāt ar lielajiem burtiem, kā arī centrēt šo izteiksmi, dokumenta nosaukumu, datumu un reģistrācijas numuru attiecībā pret garāko rindu. 9

Detaļa “Piezīme par pieteikuma esamību” tiek sastādīta no lauka bez rindkopas atkāpes. Ja lietojumprogrammas nosaukums aptver vairākas rindiņas, tas tiek drukāts ar vienu rindiņu atstarpi. Ja ir vairākas lietojumprogrammas, lietojumprogrammu nosaukumi tiek atdalīti viens no otra ar 1,5-2 rindstarpu atstarpi. 10

Atribūta “Application Availability Mark” izkārtojums ir parādīts 2. attēlā.

__________
1 GOST R 7.0.8-2013. Informācijas, bibliotēku un izdevējdarbības standartu sistēma. Lietvedība un arhivēšana. Termini un definīcijas. — Ieej. 2014-03-01. - M.: FSUE "Standardinform", 2014. - 68. punkts.
2 GOST R 6.30-2003. Vienotas dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Dokumentācijas prasības. – Ievadiet. 2003-07-01. – M.: Gosstandart of Russia: Standartu izdevniecība, 2003. – 3.21.punkts.
3-7 Turpat. – 3.21.punkts.
8 Organizatoriskā un administratīvā dokumentācija. Prasības dokumentu sagatavošanai: GOST R 6.30-2003 ieviešanas vadlīnijas. / Rozarhiva; VNIIDAD; Sastāvs: M.L. Gavlins, A.S. Krasavins, L.V. Kuzņecovs un citi; Ģenerālis ed. M.V. Larins, A.N. Sokova. – M., 2003. – 90 lpp.
9 GOST R 6.30-2003. – 3.21.punkts.
10 Kuzņecovs S.L. Modernās tehnoloģijas vadības dokumentācijas atbalstam: 2. izdevums, pārstrādāts un paplašināts. – M.: Izdevniecība “TERMIKA”, 2014 – 288 lpp.

Papildus informācija:

Kā iesniegt dokumenta pielikumu

Veidojot vienu dokumentu, mēs bieži saskaramies ar nepieciešamību tam pievienot citu. Protams, pavadvēstulei pievienojam visu, ko tajā uzskaitām. Bet ir arī pasūtījumi par pamatdarbību, līgumi un daudzi citi dokumenti. Kā sagatavot pavadvēstules pielikumu, arī elektroniskajos plašsaziņas līdzekļos? Kā aizpildīt pasūtījuma pielikumu un kā izdarīt atzīmi uz paša pielikuma? Atbildes uz šiem jautājumiem meklējiet rakstā.

Motivācijas vēstules pielikuma formatēšana

Kā jau zināms, ir pieņemts dokumentus adresātam nosūtīt kopā ar pavadvēstuli, kas ir sava veida garantija, ka nosūtītā informācija ir saņemta pilnā apjomā. Parunāsim par to, kā pareizi un pilnībā ievērojot biroja darba noteikumus noformēt pavadvēstuļu pielikumus.

“Piezīme par vēstules tekstā nosauktā pielikuma esamību tiek sastādīta šādi:

Ja vēstulei ir pielikums, kas tekstā nav nosaukts, tad norāda tā nosaukumu, lapu skaitu un eksemplāru skaitu; Ja ir vairākas lietojumprogrammas, tās ir numurētas, piemēram:

Ja pieteikumi ir iesieti, tad lapu skaits netiek norādīts.

Pielikums: vēstule no Rosarkhiv 06/05/2003 N 02-6/172 un pielikums tai, tikai 3 lapas.

Pielietojums: uz 3l. 5 eksemplāros. tikai uz pirmo adresi."

Ja mēs runājam par dokumentu piemērošanu, tad sniegtā informācija ir vienkārši izsmeļoša. Ko darīt, ja pievienojat informāciju elektroniskajos plašsaziņas līdzekļos? Nav nepieciešams neko izgudrot, mēs rīkojamies pilnībā saskaņā ar GOST:

Pielikums: Reģionālās kreditēšanas nodaļas noteikumi uz zibatmiņas kartes 1 eksemplārā.

Kā redzat, mēs nenorādam pieteikuma lapu skaitu, jo nepastāv risks, ka vairākas no tām tiks pazaudētas. Pietiek norādīt datu nesēju skaitu.

Visbeidzot, ja sūtāt informāciju gan papīra formātā, gan elektroniski, ir ierasts to rakstīt šādi:

2. Tas pats uz flash kartes 1 eksemplārā.

Tādējādi pavadvēstule un tās pielikumi ir patstāvīgi dokumenti, no kuriem katram ir savi reģistrācijas dati. Pavadvēstules tekstā rakstām: “Nosūtām Jums līgumu ar 05/03/2013 Nr.45”, pēc kura vēstule saņem savu indeksu - izejošo numuru. Vēstule un tās pielikumi var pastāvēt viens bez otra.

Pielikumu sagatavošana citiem dokumentiem

Runa ir par līgumu pielikumiem, pamatdarbības pasūtījumiem, instrukcijām utt. Tie ir veidoti nedaudz savādāk nekā iepriekš aprakstītie.

Ja dokumentam ir nepieciešams pielikums, tad norādēm uz to jābūt jau rīkojuma, līguma vai instrukcijas tekstā.

Piemēram, lietojumprogrammas pieminēšana biroja darba instrukcijās:

Dokumenti tiek reģistrēti Ienākošo dokumentu reģistrā (10.pielikums).

vai pamatdarbības secībā:

2. Darba grupa apkopo informāciju veidlapā Nr.1 ​​(šī rīkojuma pielikums Nr.1).

vai līgumā:

3.2. Materiālu un iekārtu saraksts, ko Pasūtītājs nodrošina darbu veikšanai, ir norādīts Pielikumā Nr.1, kas ir šī Līguma neatņemama sastāvdaļa.

Tāpēc, ja plānojat kaut ko pievienot dokumentam, uz šo pielikumu ir jābūt atsaucei dokumentā. Pielikumi un dokuments (atšķirībā no pavadvēstules) šeit ir viens veselums. Bez aplikācijām neviens nevarēs strādāt ar pasūtījumu, arī pašas aplikācijas bez pasūtījuma nevienam nav vajadzīgas.

Pats pieteikums nesaņem atzīmes, ja adresātam tiek nosūtīts kopā ar pavadvēstuli.

Otrajā gadījumā, kad dokuments un tā pielikums nav atdalāmi viens no otra, pielikumi saņem atzīmes.

GOST R 6.30-2003 atkal mums pastāstīs, kā to izdarīt:

“Administratīvā dokumenta (dekrētu, rīkojumu, instrukciju, noteikumu, instrukciju, noteikumu, lēmumu) pielikumā uz tā pirmās lapas augšējā labajā stūrī ierakstiet “N pielikumu”, norādot administratīvā dokumenta nosaukumu, tā datumu un reģistrāciju. numurs, piemēram:

pēc Rosarkhivas pavēles

datēts ar 06.05.2003. N 319

Izteicienu “PIELIKUMS N” atļauts drukāt ar lielajiem burtiem, kā arī centrēt šo izteiksmi, dokumenta nosaukumu, datumu un reģistrācijas numuru attiecībā pret garāko rindu, piemēram:

thebestsecretary.ru

Daži lietojumprogrammu dizaina smalkumi

1. Kur tieši dokumentos jāievieto atribūts “Pielikuma pieejamības atzīme”?
2. Vai uz pieteikuma pirmās lapas augšējā labajā stūrī vienmēr ir jāraksta “Pielikums”, norādot dokumentu, tā datumu un reģistrācijas numuru?

Atbildes uz šiem jautājumiem var atrast, bet citos dokumentos. Mēģināsim to izdarīt kopā.

Kur jānovieto atribūts “Lietojumprogrammas pieejamības atzīme”?

Kā jūs zināt, GOST R 6.30–2003 A pielikumā ir organizatorisko un administratīvo dokumentu detaļu izkārtojuma shēmas. Ja paskatās uz tiem, jūs varat secināt, ka 21 atribūtam “Lietojumprogrammas klātbūtnes zīme” jāatrodas 60–40 mm diapazonā no apakšējā lauka robežas(Skatīt 1. attēlu). Patiesībā tā nav taisnība. Robežas, kas šajās diagrammās ir atzīmētas ar punktētām līnijām, var pārvietot gan uz augšu, gan uz leju. Turklāt ir gadījumi, kad rekvizītu reģistrācija « Aplikācijas klātbūtnes atzīmēšana» 60–40 mm diapazonā no apakšējā lauka robežas var izraisīt postošas ​​sekas (skat. 1. piemēru).





Iedomājieties situāciju, kad tiek sastādīta paziņojuma vēstule par izstādi-konferenci, kas sastāv no divām lapām, un teksts otrajā lapā aizņem ne vairāk kā vienu ceturto daļu no lapas kopējās platības. Attiecīgi, ja rekvizīti « Aplikācijas klātbūtnes atzīmēšana» novietots 60–40 mm intervālā no apakšējā lauka robežas, tad starp šo balstu un tekstu ir daudz brīvas vietas (skat. attēlu augstāk). Tieši šajā brīvajā vietā “viltīgie amatnieki gan no organizācijas puses - dokumenta autora, gan no saņēmējas organizācijas puses pēc apmācības var pievienot jebkuru tekstu, kas ļaus gūt labumu . Tajā pašā laikā abu organizāciju vadība var pat nezināt, ka vēstules tekstā ir veikti kādi papildinājumi. Salīdziniet divas vienas un tās pašas vēstules versijas, kas parādītas šajā izklājumā.





Tātad, lai neviens nepievienotu jaunu tekstu jau parakstītam dokumentam, Tas jānovieto nevis tuvāk apakšējās piemales robežai, bet gan aiz dokumenta teksta. Turklāt atkāpei jābūt 2–4 rindiņu atstarpei, atkāpes lielums ir noteikts metodiskajos ieteikumos GOST R 6.30–2003 1 ieviešanai, kurus publicējis GOST izstrādātājs - Viskrievijas Zinātniskās pētniecības institūts. dokumentācijas un arhivēšanas (VNIIDAD). 2

Ja vēlreiz aplūkojat organizatorisko un administratīvo dokumentu detaļu izkārtojumu (sk. 1. attēlu), varat atzīmēt, ka 21. priekšlikums — “Iesnieguma klātbūtnes zīme” un 22. priekšlikums — “Paraksts” atrodas tajā pašā līmenī. Tomēr paraksts ir jānovieto zem rekvizīts "Pieteikuma klātbūtnes zīme" ar 2-4 intervāliem. Tas jādara, lai pēc dokumenta parakstīšanas neviens nevarētu pievienot dokumentam citu pielikumu.

Runājot par atrašanās vietu Nepieciešams “Lietotnes pieejamības atzīme”., ir vērts atzīmēt vairākus citus punktus. Ja paskatās uz GOST R 6.30–2003 fragmentu, kas publicēts raksta sākumā, jūs redzēsit, ka GOST ir sniegti dizaina piemēri, kuros ir skaidri redzams, ka rekvizīti, kurus mēs apsveram, atrodas no kreisās puses robežas. mala ar atkāpi . Tomēr GOST tekstā nav skaidru norāžu par to. Bet tie ir ietverti metodiskajos ieteikumos GOST R 6.30–2003 ieviešanai, un tas ir tas, kas tur ir rakstīts:



Tādējādi mēs varam secināt, ka 2. piemērā parādītais izkārtojums būs pareizs.



Kādos organizatoriskos un administratīvajos dokumentos var izmantot atribūtu “Iesnieguma klātbūtnes zīmogs”?

GOST R 6.30–2003 tekstā teikts, ka Nepieciešams “Lietotnes pieejamības atzīme”. var izsniegt vēstulēs (sk. raksta sākumā doto 3.21. punktu). Tas ir, ja vēstule satur kādu pieteikumu, tad šī detaļa ir jāformalizē bez kļūmēm. Turklāt pavadvēstulēs, kuru galvenais mērķis ir nosūtīt dokumentus, kuriem nav adreses daļas, Nepieciešams “Lietotnes pieejamības atzīme”. vienmēr ir jāaizpilda (skat. 2. piemēru).

Arī rekvizīti « Lietojumprogrammas pieejamības atzīme", ja nepieciešams, var būt šāda veida informācijā un izziņas dokumentos: sertifikātos, piezīmēs, paskaidrojumos, piezīmēs.

Bet ir organizatorisko un administratīvo dokumentu veidi, kuros rekvizīti « Aplikācijas klātbūtnes atzīmēšana» netiek izsniegts, jo informācija par pieteikumiem ir norādīta tieši tekstā. Tas ir norādīts metodiskajos ieteikumos GOST R 6.30–2003 ieviešanai un standarta instrukcijās biroja darbam federālajās izpildinstitūcijās. Šādi dokumenti, piemēram, ietver protokolu.





Rekvizīti « Aplikācijas klātbūtnes atzīmēšana“nav noformēts administratīvajos dokumentos: rīkojumos, instrukcijās, instrukcijās, rezolūcijās un lēmumos.



Parasti, ja administratīvajam dokumentam ir atsauces vai analītiski pielikumi (grafiki, diagrammas, tabulas, saraksti), tad tekstā administratīvās daļas attiecīgajās rindkopās ir saites: “(1.pielikums)”, “(2.pielikums)” vai "saskaņā ar 1. pielikumu", "saskaņā ar 2. pielikumu". Ja administratīvā dokumenta pielikums ir apstiprināts dokuments (noteikumi, noteikumi, instrukcijas u.c.), administratīvās daļas attiecīgajā punktā izdara atzīmi: “(pievieno)” (sk. 3.piemēru).

Vai uz pieteikuma pirmās lapas vienmēr ir jāraksta “Pielikums”?

Vai tas vienmēr ir jādara pirmajā pieteikuma lapā augšējā labajā stūrī uzraksts « Pieteikums» 3 norādot dokumentu, tā datumu un reģistrācijas numuru? No pirmā acu uzmetiena šķiet, ka jā. Bet tā nav taisnība. Tāpēc daudzi cilvēki pieļauj kļūdas, uzlīmējot šo etiķeti uz visām lietojumprogrammām bez izšķirības.

Apskatīsim gadījumus, kad uzraksts "Pieteikums" norādot dokumentu, tā datumu un reģistrācijas numuru nedrīkst uzlīmēt.

Pirmkārt, tas ir nepiemēroti, ja sūtāt kādu neatkarīgs dokuments, kuram nav adreses daļas, kopā ar pavadvēstuli .

Jums jānosūta līguma projekts parakstīšanai. Līgumā adreses daļa nav paredzēta, un, lai tā ātri nonāktu pie nepieciešamās amatpersonas korespondentorganizācijā, tiek sagatavota pavadvēstule, kurā norādīts konkrētais saņēmēja darbinieks (skat. 2.piemēru). Taču nosūtītais līgums ir neatkarīgs dokuments, pat, varētu teikt, svarīgāks par pavadvēstuli. Tas ir, līgums nevar būt vēstules pielikums. Tāpēc šajā gadījumā ir nekorekti un stulbi līguma pirmās lapas augšējā labajā stūrī rakstīt:

Taču, ja tiek sūtīta nevis pavadvēstule, bet, piemēram, paziņojuma vēstule vai uzaicinājuma vēstule, un pielikumā ir pievienoti papildus materiāli, kas tika īpaši sagatavoti šai vēstulei, tad uz pielikuma jāliek augstāk minētais uzraksts. .

Tiek gatavota uzaicinājuma vēstule uz “Revidentu kluba” sēdi (2006.gada 18.septembris Nr.857–03/06), vēstules pielikumā sniegta sapulces maršruta karte vai programma. Šajā gadījumā uz pielikuma jāliek informatīvs uzraksts, norādot, uz kuru burtu šis pielikums attiecas.



Otrkārt, jums nevajadzētu to darīt uzraksts « Pieteikums"uz dokumenta, kas apstiprināts ar administratīvo dokumentu. Tieši veidojot šādas lietojumprogrammas, visbiežāk tiek pieļautas kļūdas. Un paskatieties, kas notiek: ir iespējas, kad trūkst nepieciešamās informācijas (6. piemērs) vai kad tā tiek dublēta (7. un 8. piemērs).



Iespējamās nepareizas reģistrācijas iespējas neaprobežojas ar to. Tomēr administratīvo dokumentu pielikumu sastādīšanas noteikumi tiek regulēti, izmantojot Krievijas Federācijas prezidenta dekrētu un rīkojumu piemēru standarta instrukcijās biroja darbam federālajās izpildinstitūcijās.



No iepriekš minētā secinām, ka apstiprinātajos dokumentos jāietver rekvizīts “Dokumenta apstiprināšanas paziņojums”, kas sastādīts saskaņā ar GOST R 6.30–2003, nevis uzraksts “Pielikums Nr.” ar administratīvā dokumenta datiem. Bet, ja iesniegumam ir uzziņas vai analītisks raksturs (t.i., nav apstiprināts), tad tā augšējā labajā stūrī jāraksta uzraksts “Pielikums Nr.”, norādot attiecīgo dokumentu, tā datumu un reģistrācijas numuru.





Kā būtu jāizstrādā lietojumprogrammas?

Plkst aplikācijas dizains Ir jāievēro šādi 4 vienkārši noteikumi:

3. Lietojumprogrammas Vienmēr tiek izsniegtas uz standarta papīra loksnēm, nevis uz veidlapu dokumentiem.
4. Tā kā pieteikumi netiek reģistrēti atsevišķi, tajos nedrīkst būt informācija “Dokumenta datums” un “Dokumenta reģistrācijas numurs”. Galu galā tā dokumenta datums un reģistrācijas numurs, uz kuru attiecas pieteikums, ir redzams pieteikuma pirmās lapas augšējā labajā stūrī ar uzrakstu “Pielikums...” (skat. 5. piemēru) vai detaļās “ Dokumenta apstiprinājuma zīmogs” (sk. 9. piemēru).

Pieteikuma teksta virsraksts ir drukāts centrā, virsraksta beigās nav punkta. Lietojumprogrammas tipa nosaukums (pieteikuma virsraksta pirmais vārds) ir izcelts ar lielajiem burtiem un to var izdrukāt atstarpi (POZĪCIJA, SARAKSTS, SARAKSTS utt.) . Rindu atstarpi starp virsraksta pirmo rindiņu un nākamajām rindām var palielināt par 6 punktiem.

Iesnieguma nosaukums atrodas zem uzraksta “Pielikums...” vai atribūta “Dokumenta apstiprinājuma zīmogs” un ir no tiem atdalīts ar divu līdz četru rindiņu atstarpi.

Piemaļu izmēri, fonti un rindstarpu izmēri, drukājot lietojumprogrammas, ir identiski izmēriem, kas tiek izmantoti, drukājot dokumentu tekstus.

Pieteikuma lapas numurētas neatkarīgi, sākot no otrās lapas. Lapu numurus ievieto lapas augšējās malas vidū. Šajā gadījumā numuru raksta ar arābu cipariem bez pieturzīmēm (punktiem), nenorādot vārdu “lapa” vai tā saīsinātās versijas “lapa”. vai ar." un domuzīmes.

Organizatoriskie un juridiskie dokumenti - instrukcijas, noteikumi, noteikumi, noteikumi, kas apstiprināti ar administratīvajiem dokumentiem un kas ir to pielikumi, jāparaksta struktūrvienības vadītājam, kas izstrādājis šo pielikumu. Arī citus iesniegumus, ja nepieciešams, var parakstīt pilnvarota amatpersona. Ja pieteikums nav parakstīts, tad vēlams to pabeigt ar horizontālu rindiņu, kas atrodas teksta centrā aptuveni 3 rindu atstarpēs. Līnijas garumam jābūt vairākiem centimetriem. Šis vienkāršais triks pasargās jūs no teksta pievienošanas lietojumprogrammas beigās pēc galvenā dokumenta parakstīšanas (skatiet 5. piemēru).

Lūk, nolikuma pirmās lapas pareiza noformējuma piemērs uz struktūrvienības, kas ir administratīvā dokumenta pielikums (sk. 9.piemēru).

Noslēdzot rakstu, vēlos atzīmēt, ka, ja rodas jautājumi saistībā ar dokumentu sagatavošanu vai darba ar tiem organizēšanu, atbildes labāk meklēt uzreiz vairākos normatīvajos dokumentos vai avotos, nevis apstāties pie viena. Tas ir vienīgais veids, kā iegūt vispilnīgāko atbildi uz savu jautājumu.

1 Organizatoriskā un administratīvā dokumentācija. Prasības dokumentu sagatavošanai: GOST R 6.30–2003 ieviešanas vadlīnijas. - VNIIDAD. - 2003. gads.

2 Dažu detaļu atrašanās vieta, kas jāizsniedz tikai noteiktos dokumenta lapas apgabalos, ir norādīta tieši GOST R 6.30–2003 tekstā un iepriekš minētajos metodiskajos ieteikumos. Šādas detaļas ir: “Dokumenta apstiprināšanas vīzas”, “Atzīme par dokumenta noformēšanu un nosūtīšanu uz lietu”, “Atzīme par dokumenta saņemšanu organizācijā”, “Dokumenta elektroniskās kopijas identifikators”.

3 Ja ir vairāki pieteikumi, tie ir numurēti, t.i. uzrakstā “Pielikums” jāiekļauj zīme “Nē” un iesnieguma kārtas numurs (skat. 5.piemēru).

4 Izņēmumi ir neatkarīgi dokumenti, kuriem nav adreses daļas, tie tiek nosūtīti kopā ar pavadvēstuli trešās puses organizācijai (sk. 4. piemēru) un ir norādīti vēstulē kā pielikumi. Šie dokumenti ir sagatavoti standarta kārtībā, t.i. saskaņā ar noteiktiem dokumentu veidiem piemērojamiem noteikumiem.

www.delo-press.ru

Pielikumi dokumentiem

Rekvizītu reģistrācija “Pieteikuma klātbūtnes zīme”

Sagatavojot dokumentu pielikumus, tiek izmantots atribūts “Zīmogs par pielikuma esamību”. Prasības šīs detaļas sagatavošanai noteiktas GOST R 6.30-2003 “Vienotās dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Dokumentācijas prasības."

Piezīme, kas norāda vēstules pamattekstā nosauktā pielikuma esamību, ir formatēta šādi:

Pielietojums: uz 5l. 2 eksemplāros.

Pielikums: 1. Reģionālās kreditēšanas nodaļas nolikums uz 5 lpp. 1 eksemplārā.

2. Reģionālās kreditēšanas nodaļas dokumentu sagatavošanas un noformēšanas noteikumi uz 7 lapām. 2 eksemplāros.

Ja pieteikumi ir iesieti, tad lapu skaits netiek norādīts.

Ja dokumentam ir pievienots cits dokuments, kuram ir arī pielikums, tiek sastādīta atzīme, kas norāda uz pielikuma esamību:

Pielikums: vēstule no Rosarkhiv 06/05/2003 Nr.02-6/172 un pielikums tai, tikai 3 lpp.

Ja pieteikums netiek nosūtīts uz visām dokumentā norādītajām adresēm, tad tiek sastādīta atzīme par tā pieejamību šādi:

Administratīvā dokumenta pielikumā (dekrēti, rīkojumi, instrukcijas, noteikumi, instrukcijas, noteikumi, lēmumi) uz tā pirmās lapas augšējā labajā stūrī ieraksta “Pielikums Nr.” norādot administratīvā dokumenta nosaukumu, tā datumu un reģistrācijas numurs, piemēram:

datēts ar 06.05.2003. Nr.319

Atļauts izteicienu “PIELIKUMA Nr.” drukāt ar lielajiem burtiem, kā arī centrēt šo izteiksmi, dokumenta nosaukumu, datumu un reģistrācijas numuru attiecībā pret garāko rindu, piemēram:

pēc Krievijas Veselības ministrijas rīkojuma

datēts ar 06.05.2003. Nr.251

Dažas lietojumprogrammu dizaina problēmas

Valsts standarts paredz prasības pielikumu sagatavošanai pavadvēstulēs un administratīvajos dokumentos, bet pielikumus sagatavo arī citos dokumentos, turklāt, sagatavojot dokumentus, nereti rodas jautājumi, kas standartā nav atspoguļoti. Apskatīsim dažus no tiem.

Noformējot administratīvos dokumentus, dokumenta administratīvās daļas attiecīgajā rindkopā jāveido saite uz iesniegumu. Tas ir formatēts šādi:

- ja ir tikai viens pieteikums:

Saskaņā ar Maskavas valdības 2003.gada 21.janvāra dekrētu Nr.18-PP “Par Maskavas pilsētas izpildvaras struktūru” Maskavas valdība nolemj:

1. Apstiprināt Komitejas attiecībām ar Maskavas pilsētas reliģiskajām organizācijām nolikumu (pielikums).

— ja ir vairākas lietojumprogrammas:

Saistībā ar Maskavas valdības biroja veidošanu saskaņā ar Maskavas pilsētas 2001.gada 21.novembra likumu Nr.63 “Par grozījumu un papildinājumu ieviešanu Maskavas pilsētas 1997.gada 26.februāra likumā Nr.5 “Par Maskavas valdību”” Maskavas valdība nolemj:

1. Apstiprināt nolikumu:

— par Maskavas valdības Organizatorisko un analītisko departamentu (1. pielikums);

— par Maskavas valdības Juridisko departamentu (2.pielikums);

— par nodaļu darba organizēšanai ar Maskavas valdības dokumentiem (3.pielikums);

— par Maskavas valdības Protokola departamentu (4.pielikums);

Uz katra pieteikuma tiek izsniegta atzīme par pieteikumu noteiktā formā:

valdības lēmumam

Līdzīgi tiek sastādīti arī līgumu, aktu, plānu, pārskatu un citu dokumentu (nevis pavadvēstules) pielikumi. Dokumenta tekstā attiecīgajā teksta sadaļā ir izveidota saite uz pieteikumu, un uz pieteikuma ir atzīme par pieteikumu:

uz pirkuma un pārdošanas līgumu

Atzīmējot pielikuma esamību pavadvēstules, vārds “Pielikums” tiek drukāts tieši zem teksta, bez sarkanas līnijas un nav atdalīts no teksta ar papildu rindstarpām:

Nosūtām izskatīšanai Krīžu vadības speciālistu apmācību programmu, kā arī Līgumu par sadarbību šo speciālistu apmācībā.

Pielikums: 1. Krīžu vadības speciālistu apmācības programma 8 gadiem. 1 eksemplārā.

2. Sadarbības līgums uz 3 lapām. 2 eksemplāros.

Sagatavojot izziņas pieteikumus administratīvajiem, plānošanas, atskaites un citiem dokumentiem, pieteikumiem jābūt noformētiem kā pilnvērtīgiem dokumentiem, tas ir, tajos jānorāda dokumenta veida nosaukums (sertifikāts, grafiks, kopsavilkums, saraksts, saraksts, plāns utt.), dokumenta teksta virsraksts, piemēram:

Izziņa par nodokļu atskaitījumu summām

Izziņa par uzņēmuma parāda summu

Uzņēmuma mantas novērtēšanas komisijas locekļu saraksts

Darba grafiks saskaņā ar līgumu

Rīcības plāns Krievijas Federācijas valdības dekrēta, kas datēts ar... Nr.... “Par...” īstenošanai. un utt.

Pieteikumus vizē par to sagatavošanu atbildīgās amatpersonas.

Vēstuļu pielikumu formatēšana: visi smalkumi un nianses

Raksti par tēmu

Pielikumu noformēšana vēstulei nepieciešama, ja ar to nepieciešams nosūtīt papildu dokumentus. Tas nepieciešams, lai adresāts pilnībā saņemtu visu viņam nosūtīto informāciju un, ja nepieciešams, ātri reaģētu.

Pielikumos ir daudz vadības dokumentu un, protams, pavadvēstules. Turklāt pieteikums var būt vai nu atsevišķs dokuments, vai tā daļa. Mūsu rakstā mēs aplūkosim noteikumus par burtu pielikumu noformēšanu, jo tas nav tik vienkārši, kā varētu šķist.

No šī raksta jūs uzzināsit:

Vai ir nepieciešams uz atsevišķas lapas sastādīt pievienoto dokumentu sarakstu?

Noteikumi vēstuļu pielikumu formatēšanai saskaņā ar GOST;

Atzīmes par pielikumu izsniegšanas noteikumi, nosūtot dokumentāciju ne tikai papīra formātā vai nosūtot konfidenciālus dokumentus;

Vispārīgās prasības pavadvēstuļu sagatavošanai.

Pamatnoteikumi vēstuļu pielikumu formatēšanai

- Par to ir tieši atbildīgs vadītāja sekretārs, personāla inspektors vai ierēdnis. Viņu pieredze, prasmes un profesionalitāte nodrošina ātru un kvalitatīvu informācijas apmaiņu gan uzņēmuma iekšienē, gan ar partneriem vai regulējošām iestādēm.

Mūsdienās mūsu valstī spēkā esošais GOST R.6.30-2003 un Standarta instrukcijas biroja darbam nodrošina divas šādas reģistrācijas iespējas, proti:

Pieteikums ir minēts pašā dokumentā, piemēram: rīkojums par personāla tabulas saskaņošanu ar sevi;

Pievienotie dokumenti ir ietverti pavadvēstulē.

Mūsu rakstā mēs aplūkosim situācijas ar pavadvēstuli, jo to sagatavošanas noteikumos ir daudz nianses, kas jāzina katram praktizējošam ierēdnim.

Pielikumu izveidošana vēstulei, kurai nepieciešama pārsūtīšana pa pastu

Īpaša nozīme ir pareizam formatējumam, ja nepieciešams nosūtīt pavadvēstuli pa pastu. Lietnieka rīcības pareizība garantē ne tikai vēstules sasniegšanu adresātam, bet arī to, ka tā tiks ņemta vērā un saņemta atbilde. Fakts ir tāds, ka parasti vai nu pilnībā noformēti dokumenti, vai to melnraksti tiek nosūtīti pa pastu, tāpēc jūs nevarat uz tiem ievietot atzīmes. Tāpēc ir nepieciešama pavadvēstule, kurā būs šie obligātie rekvizīti šāda veida sūtījumiem. To projektēšanas noteikumus regulē GOST R.6.30-2003. Mūsu nākamā sadaļa būs veltīta tiem.

Vēstuļu pielikumu formatēšana saskaņā ar GOST R.6.30-2003

GOST R.6.30-2003" nodrošina vairākas vēstulei pievienoto dokumentu formatēšanas iespējas:

Ja tekstā ir minēts iesnieguma nosaukums, atzīme tiek veikta šādi: "Pielikums uz 3 lapām 2 eksemplāros."

Ja šādas norādes nav, tekstā norāda pievienotā dokumenta nosaukumu, nosūtīto eksemplāru skaitu un lapas, uz kurām tas atrodas. Ja šādi dokumenti ir vairāki, tad tiem jābūt numurētiem. Tas izskatās šādi:

1. Uzņēmuma statūtu kopija uz 6 lapām. 1 eksemplārā;

2. Uzņēmuma valsts reģistrācijas apliecība par 1 litru 1 eksemplārā.

Ja pievienotie dokumenti ir numurēti un šņorēti, tad lapu skaits nav jānorāda. Kad pieteikums ir minēts tekstā, tas izskatīsies šādi: "Pielikums 2 eksemplāros", un, ja šādas norādes nav: "Uzņēmuma statūti 1 eksemplārā."

Ja pievienotajam dokumentam ir pievienots pielikums, tad tas tiek atzīmēts šādi: "Pielikums: Rospotrebnadzor 2010. gada 21. novembra vēstule Nr. 03/7-415 ar pielikumu tai, tikai 2 lapas."

Ja vēstulei pievienotais dokuments tiek nosūtīts tikai vienam no vairākiem adresātiem, tad piezīme par to izskatīsies šādi: “Pielikums: 2 lapas. 1 eksemplārā. tikai pirmajam saņēmējam."

Vēstulei pievienoto dokumentu sagatavošanas kārtībai esam uzskaitījuši dažādus variantus, kas ir spēkā standarta situācijās. Mūsu nākamā sadaļa jums pastāstīs, kā ierēdnim jārīkojas nestandarta situācijās.

Motivācijas vēstule ir lietišķās etiķetes veids. Papildus vienkāršam pārsūtīto dokumentu reģistram tajā ir ieteikumi to apstrādei. Turklāt pēc reģistrācijas datiem var noteikt izpildes laiku un nosūtīšanas faktu. Piemēru, kā uzrakstīt pavadvēstuli dokumentiem, skatiet rakstā.

Kā uzrakstīt pavadvēstuli dokumentiem

Nav vienas vienotas rakstīšanas formas. Prasības organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sagatavošanai ir aprakstītas GOST R 6.30-2003. Šī standarta prasības ir ieteicamas.

Kā uzrakstīt pavadvēstuli dokumentiem? Sāksim ar pamatnoteikumiem:

• uz uzņēmuma veidlapas;
• norādot datumu un reģistrācijas numuru.

Sīkāk apskatīsim pavadvēstules paraugu par dokumentu nosūtīšanu, kādās galvenajās sadaļās var iedalīt tekstu un kādai informācijai tajās jāatspoguļojas.

Vēstuļu sadaļa	Īss apraksts
Ievads		Par atbildes nosūtīšanu uz pretenziju
Virsraksts	Tēma, kas nosaka tās mērķi	Iesniegto dokumentu pavadvēstule
Apelācija	Īpašs aicinājums vadītājam, vēlams adresēts, norādot vārdu un uzvārdu	Cienījamais Ivan Ivanovič!
Ziņojuma mērķis	Īss formulējums	Atbildot uz Jūsu pretenziju, pievienoju apliecinājumu, ka norādītās prasības ir izpildītas Piegādes līgumā noteiktajos termiņos.
Galvenā daļa	Būtības izteikums ar rezumējumu un cerības, pateicības u.c.	Pēc no Jums saņemtās informācijas, bija Līguma 2.3. un 3.6.punkta pārkāpuma fakti. Savukārt, informēju, ka komponentes tika nodotas laikā, ko apliecina Rēķins, un darbi tika pabeigti laikā, ko apliecina Darba pasūtījuma darba pieņemšanas datums. 2017.gada 14.jūlijā mums nosūtītajā pretenzijā Nr.2 izvirzītās prasības uzskatu par izpildītām pilnībā. Aicinu izskatīt un likumā noteiktajā termiņā nosūtīt mums informāciju par savu lēmumu. Izsaku jums pateicību par mūsu uzņēmuma pakalpojumu izmantošanu un ceru uz turpmāku sadarbību.
Secinājums	Lietojumprogrammu saraksts. Pieklājīgs paraksts	Lietojumprogrammas: Piegādes līgums, lapu skaits. Pavadzīme, lapu skaits. Darba kārtība, lapu skaits. Uzstādītā banera foto, lapu skaits. Vadītāja, Sidorova Marija Ivanovna. Pilns izpildītāja vārds un kontaktinformācija.

Dokumentu pavadvēstules piemērs

Uzņēmumu darbiniekiem šādi pieprasījumi ne tikai jānosūta darījuma partneriem, bet arī jāsaņem no tiem. Uzņēmējdarbības darbiniekiem ir jēga izstrādāt veidlapu ienākošajai dokumentu pavadvēstulei. Tas būs nepieciešams, ja darījuma partneris nodrošinās paketi bez paskaidrojumiem. Tas bieži notiek, sadarbojoties ar fiziskām personām, taču juridiskām personām šis gadījums nav izņēmums. Lai optimizētu dokumentu plūsmu, darījuma partneris varēs aizpildīt piedāvāto veidlapu, kurā būs norādīta visa nepieciešamā informācija.

Pavadvēstules paraugs dokumentu nodošanai. Veidlapa, ko aizpilda darījuma partneris:

Ko nenorādīt

Apelācijas teksts ieturēts lietišķā stilā. Neskatoties uz to, ka ziņojums nav neatkarīga forma, to sastādot nevajadzētu pieļaut iepazīšanos. Dokumentu pavadvēstulei nevajadzētu izvērtēt notiekošo, būt emocionālai un saturēt frāzes, kas tā vai citādi var aizskart adresātu. Frāžu, kuras nevar izmantot, piemērs un to aizstāšanas iespējas:

Kas paraksta vēstuli

Apelāciju var parakstīt nodaļas vadītājs, vadītājs, galvenais grāmatvedis vai organizācijas vadītājs. Šajā gadījumā jāievēro komunikācijas ētika. Ja tekstā ir aicinājums uzņēmuma vadītājam, tad tas jāparaksta līdzvērtīgam vadītājam. Tāpat jāatceras, ka vadītājs norādījumu izpildi deleģē izpildītājiem. Tāpēc, parakstot, direktoram jānorāda izpildītāja kontakti, lai saņēmējam nebūtu jātērē laiks atbildīgās personas meklēšanai. Drukāšana šajā gadījumā nav obligāta.

Saņemot dokumentu, saņēmējs piešķirs dokumentam ienākošo numuru un datumu, ko ierēdnis ievadīs manuāli vai izmantojot zīmogu. Izmantojot šo informāciju, būs iespējams viegli izsekot tās caurlaidības posmiem un noskaidrot, kādā izskatīšanas līmenī pieteikums ir vienā vai otrā reizē.

1. Vēstule tiek drukāta uz balta papīra vai gaišas krāsas papīra A4 (210 x 297 mm) vai A5 (148 x 210 mm) formātā.

2. Lapā ir jābūt vismaz:

20 mm - pa kreisi;

10 mm - pa labi;

20 mm - augšdaļa;

20 mm - zemāks.

Vēstules datums ir tās parakstīšanas datums. Datums tiek rakstīts ar arābu cipariem secībā: mēneša diena, mēnesis, gads. Mēneša dienu un mēnesi raksta ar diviem arābu ciparu pāriem, kas atdalīti ar punktu; gads - četri arābu cipari.

4. Izejošais numurs.

Vēstules reģistrācijas (izejošās) numurs sastāv no tās kārtas numura, kuru pēc ieskatiem var papildināt ar indeksu (piemēram, virziena galvas iniciāļiem). Divu vai vairāku departamentu kopīgi sastādītas vēstules reģistrācijas numuru veido katras šīs nodaļas vēstules reģistrācijas numuri, kas atdalīti ar slīpsvītru.

6. Adresāts

Saņēmējs var būt organizācijas, to struktūrvienības, amatpersonas vai privātpersonas. Vēršot vēstuli amatpersonai, iniciāļus norāda PIRMS uzvārda. Organizācijas un tās struktūrvienības nosaukumu norāda nominatīvā rakstā.

Piemēram:

SIA "Uzņēmums "Nosaukums"

Plānošanas nodaļa

Datu lietā norāda tās personas amatu, kurai vēstule adresēta, Piemēram:

izpilddirektoram

SIA "Uzņēmums "Nosaukums"

A.A. Ivanovs

SIA "Uzņēmums "Nosaukums"

Plānošanas nodaļa

B.B. Petrovs

Vēstulē nedrīkst būt vairāk par četriem adresātiem. Pirms otrā, trešā, ceturtā adresāta nav norādīts vārds “Kopija”. Ja adresātu skaits ir lielāks, tiek izveidots adresātu saraksts.

Atribūts “Adresāts” var ietvert pasta adresi. Pasta adreses elementus norāda pasta pakalpojumu sniegšanas noteikumos noteiktajā secībā.

Sūtot vēstuli organizācijai, norādiet tās nosaukumu, pēc tam pasta adresi, Piemēram:

SIA "Uzņēmums "Nosaukums"

Yaroslavsky Ave., 12, Jaroslavļa, 150001

Sūtot vēstuli privātpersonai, norādiet adresāta uzvārdu un iniciāļus, pēc tam pasta adresi, Piemēram:

Sidorovs V.V.

st. Svobody, 5, apt. 12,

Jaroslavļa, 150 000

7. Vēstules teksts

Vēstules teksts ir sastādīts tabulas, saskaņota teksta vai šo struktūru kombinācijas veidā.

Tabulas kolonnām un rindām jābūt virsrakstiem, kas izteikti ar lietvārdu nominatīvā gadījumā. Kolonnu un rindu apakšvirsrakstiem ir jāatbilst virsrakstiem. Ja tabula ir drukāta uz vairāk nekā vienas lapas, tabulas ailes ir jānumurē un nākamajās lapās jādrukā tikai šo sleju numuri.

Saistīts teksts parasti sastāv no divām daļām. Pirmajā daļā norādīti vēstules rakstīšanas iemesli, pamatojums, mērķi, otrajā (galīgā) - lēmumi, secinājumi, pieprasījumi, priekšlikumi, ieteikumi. Tekstā var būt viena beigu daļa (piemēram, pieprasījums bez paskaidrojuma).

Vēstules tekstā, kas sagatavota, pamatojoties uz citu organizāciju dokumentiem, norāda to rekvizītus: dokumenta nosaukums, organizācijas nosaukums - dokumenta autors, dokumenta datums, dokumenta reģistrācijas numurs, nosaukums teksts.

Vēstulē tiek izmantotas šādas prezentācijas formas:

Daudzskaitļa pirmās personas ( “lūdzu sūti”, “nosūti izskatīšanai”);

Pirmā persona vienskaitlī ( “Es uzskatu par nepieciešamu”, “lūdzu, izceliet”);

Trešā persona vienskaitlī ( “sabiedrība neiebilst”, SIA “Nosaukums” to uzskata par iespējamu”).

8. Pieteikums

Tiek izdota piezīme, kas norāda uz vēstules tekstā nosauktā pielikuma esamību šādā veidā:

Pielietojums: uz 5l. 2 eksemplāros.

Ja vēstulei ir pielikums, kas tekstā nav nosaukts, tad norāda tā nosaukumu, lapu skaitu un eksemplāru skaitu; ja ir vairāki pieteikumi, tie ir numurēti, Piemēram:

Pielikums: 1. Nomas līgums par 5l. 2 eksemplāros.

2. Nodošanas un pieņemšanas akts par 1 litru. 2 eksemplāros.

Ja pieteikumi ir iesieti, tad lapu skaits netiek norādīts.

Ja vēstulei ir pievienots cits dokuments, kuram ir arī pielikums, tiek izsniegta atzīme, kas norāda uz pielikuma esamību šādā veidā:

Pielikums: Krievijas Federācijas Iekšlietu ministrijas 05.05.2007. N 02-6/172 vēstule un tās pielikums, tikai 3 lapas.

Ja pieteikums netiek nosūtīts uz visām dokumentā norādītajām adresēm, tiek izsniegta atzīme, kas norāda tā pieejamību šādā veidā:

Pielietojums: uz 3l. 5 eksemplāros. tikai uz pirmo adresi.

9. Paraksts

Detaļā “Paraksts” ietilpst: vēstuli parakstījušās personas amata nosaukums (pilns, ja vēstule nav noformēta uz veidlapas, un saīsināta vēstulei, kas sastādīta uz veidlapas) un paraksta atšifrējums ( iniciāļi, uzvārds), Piemēram:

Ja vēstuli paraksta vairākas amatpersonas, to parakstus izvieto vienu zem otra ieņemamajam amatam atbilstošā secībā, Piemēram:

Parakstot dokumentu vairākām līdzvērtīgām personām, viņu paraksti tiek novietoti vienā līmenī, Piemēram:

10. Drukāt

Zīmoga nospiedums apliecina amatpersonas paraksta īstumu uz dokumentiem, kas apliecina ar FINANŠU līdzekļiem saistītus faktus fiksējošo personu tiesības, kā arī uz citiem dokumentiem, KAS NOdrošina paraksta autentiskuma apliecināšanu.

11.Izpildītājs

Atzīmē par izpildītāju ir iekļauti dokumenta izpildītāja iniciāļi un uzvārds un viņa tālruņa numurs. Atzīme par izpildītāju tiek novietota dokumenta pēdējās lapas priekšpusē vai aizmugurē kreisajā apakšējā stūrī, Piemēram:

Sveiki draugi! Šodien mēs runāsim par diplomu pieteikumu noformēšanu saskaņā ar GOST. Konkrēti, mēs izskatīsim tādus jautājumus kā:

1. Kas ir diploma pielikums?
2. Kā to sakārtot saskaņā ar GOST?
3. Kur un kā tas atrodas?

Mēs izskatīsim arī citus jautājumus, kas palīdzēs jums pārvarēt aizsardzības barjeru. Vispirms apskatīsim šādu jautājumu....

Kas ir diploma pielikums?

Pielikums ir promocijas darba projekta sadaļa, kurā ir iekļauts materiāls, kas neietilpst teksta galvenajā daļā, jo ir pārāk liels.

Tas ir arī lielisks papildinājums jūsu diplomdarba projektam. Parasti skolēns pats domā, no kādiem punktiem tas sastāvēs. Bet es tomēr iesaku tos saskaņot ar savu vadītāju.

Tas ietver šādus materiālus:

• Tilpuma aprēķini un tabulas
• Grafika - zīmējumi, diagrammas, modeļi utt.
• Informācijas avoti - atskaites, pasūtījumi, kodi utt.
• Papildu materiāli, kas tika izmantoti pētījuma laikā - atbildes, anketas, anketas u.c.

Es domāju, ka šeit viss ir skaidrs. Kopumā pieteikumā ir iekļauti visi lielie materiāli, kas neietilpst A4 formāta papīra loksnē.

Īpaša uzmanība jāpievērš, jo tam ir liela nozīme diplomā, padarot to saprotamāku.

Reģistrācijas noteikumi

• Un tā, pieteikums diploma struktūrā nāk aiz literatūras avota. Vairumā gadījumu tas netiek kārtots kopā ar diplomu, bet gan ievietots atsevišķā mapē, bet, ja atļauts kārtot, tad atdaliet to no diploma ar tukšu papīra lapu.
• Ja materiāli neiederas standarta A4 loksnes formātā, tad GOST noteikumi ļauj izmantot citus formātus - A3, A1.
• Lapas numurs atrodas augšējā labajā stūrī. Katra lietojumprogramma sākas jaunā lapā. Vidū ir rakstīts “PIETEIKUMS”. Ja viens neietilpst pirmajā lapā, tas tiek pārnests uz otro un pievienots - “PIELIKUMA TURPINĀJUMS”, bet pēdējā lapā - “PIELIKUMA BEIGUMS”.
• Ja vienā jāliek vairāki grafiskie materiāli, tad tie jānumurē tā, lai katra ilustrācija būtu atsevišķa.
• Pieteikumi un diplomprojekta teksts ir saistīti ar krievu alfabēta lielajiem burtiem. Ārkārtīgi retos gadījumos ir atļauts izmantot latīņu un arābu ciparus.

Krievu alfabēta izņēmuma burti: Ъ; b; Y; Yo; PAR; Z; J un Č
Latīņu izņēmuma burti: I un O

• Tekstu var iedalīt rindkopās un apakšpunktos.
• Virsraksti ir veidoti tādā pašā stilā.

1. Padariet to lasāmu un saprotamu.
2. Atšifrējiet visus tabulu, attēlu un diagrammu simbolus.
3. Neaizmirstiet un norādiet to diploma saturā
4. Nelej ūdeni, tikai pašus nepieciešamākos materiālus.
5. Pieturieties pie viena formāta. Jautājiet savai universitātes nodaļai.

Piemērs: kā pareizi noformēt rasējumus, diagrammas un tabulas

"Pielikums A"

Pēc tam no jaunas rindas no rindkopas - "Tabula A.1 - ShZMK LLC rūpnīcas pabeigtā ražošanas plāna rezultāti 2016.-2017. gadam." Iedomāsimies, ka galds neder. Ko darīt? Mēs to pārvietojam uz citu lapu un apzīmējam ar nosaukumu “Tabulas A.1 turpinājums”. Mēs to pabeidzam un pēdējo lapu atzīmējam kā “A.1 tabulas beigas”.

Pieteikumā var būt arī rasējumi; tie tiks apzīmēti ar “Attēls A.2”.

Reģistrācija diploma satura rādītājā

Saišu formatēšana

Nu, šķiet, tas arī viss. Uz drīzu redzēšanos!

Ar cieņu, Aleksej!