Zdravo! U ovom ćemo članku govoriti o jednom od najučinkovitijih alata za upravljanje vremenom – Eisenhowerovoj matrici.

Danas ćete naučiti:

• Što je Eisenhowerova matrica;
• Kako možete primijeniti matricu u svakodnevnom životu (s primjerima);
• Koje tehnike će vam pomoći uštedjeti vrijeme?

„Dug je dan do večeri ako se ništa ne radi“, kaže narodna mudrost. Posve drugačiji aforizmi proizlaze iz užurbanih ljudi koji se utrkuju s vremenom: “Kako da danu dodamo dvadeset peti sat?”

U uvjetima multitaskinga prije ili kasnije svaki se poslovni čovjek susreće s pitanjem pravilne raspodjele vremenskih resursa. Početni uvjeti jednaki su za sve stanovnike planeta - sat vremena uključuje šezdeset minuta za apsolutno sve. Ali koliko učinkovito ljudi upravljaju svojim vremenom uvelike određuje razliku između uspješne osobe i vječnog gubitnika.

Eisenhowerova matrica kao metoda organizacije vremena

Upravljanje vremenom, ili, je svjesna kontrola nad količinom vremena utrošenog na određene aktivnosti kako bi se povećala njihova učinkovitost i produktivnost.

Eisenhowerova matrica jedan je od popularnih alata za upravljanje vremenom koji se koristi za određivanje prioriteta poslovnih i osobnih zadataka. Temelji se na načelu podjele svih predmeta u četiri kategorije, ovisno o stupnju važnosti i hitnosti. Matrica je najprikladnija za korištenje za kratkoročno i srednjoročno planiranje.

Ovaj pristup izumio je Dwight David Eisenhower, general vojske tijekom Drugog svjetskog rata i kasnije trideset četvrti predsjednik Sjedinjenih Država. Političar se uvijek divio onima oko sebe svojom sposobnošću da učini sve.

Jednom davno, Amerikanac je uzalud tražio neki učinkovit način upravljanja vremenom i, ne pronašavši ga među postojećima, sam ga je razvio. Time Matrix je i dalje nevjerojatan u svojoj jednostavnosti i genijalnosti, a milijuni ljudi diljem svijeta koriste ga za planiranje.

Vizualno je matrica prioriteta podijeljena u četiri kvadranta, gdje se stvari uklapaju u kategorije: važno i hitno, važno i nehitno, nevažno i hitno, nevažno i nehitno.

Od korisnika matrice traži se da sve svoje planirane aktivnosti unese u te kvadrante. Najveći posao događa se upravo kada se čovjek opredjeljuje između ovih područja, odlučujući što treba napraviti prvo, a što drugo.

Karakteristike kvadranata

Kvadrant A: važno i hitno

Ovo polje treba koristiti za bilježenje stvari koje se odnose na prioritetna područja života osobe i ne mogu se odgađati. Ta su područja obično obitelj, karijera (za studente - studij), zdravlje i sigurnost.

Ovi slučajevi odgovaraju sljedećim izjavama:

1. Ako to ne učinite u bliskoj budućnosti, to će vas značajno udaljiti od jednog od vaših dugoročnih životnih ciljeva.

Primjer. Očekujete unapređenje u bliskoj budućnosti. Voditelj od vas traži da podnesete izvješće o napretku što je prije moguće. To je važno? Da, jer ne želite propustiti priliku za razvoj karijere. Ovo je hitno? Da, jer sada je vrijeme da pokažete svoju izvedbu.

1. Nepotraživanje liječničke pomoći na vrijeme može imati strašne posljedice.

Primjer. Boli vas zub. Važno? Sve vezano uz zdravlje uvijek je važno. Hitno? Riskirate gubitak zuba i nećete dugo izdržati na lijekovima protiv bolova.

Kvadrant B: važno i nehitno

Uspješni ljudi većinu svog posla obavljaju u ovom kvadrantu. To su svakodnevne aktivnosti koje uvijek služe postizanju glavnih ciljeva u svim područjima života. Svi su važni, ali nema žurbe, kao što je slučaj s A kvadrantom.

Uspješna osoba svoje važne poslove ne dovodi do izvanrednog stanja, već ih postupno dovršava. Najčešće ima vremena za promišljeno donošenje odluka, gradeći zgradu svoje budućnosti ciglu po ciglu.

Ova zona uključuje sve svakodnevne aktivnosti koje se izravno odnose na prioritetna područja života: posao, obitelj, samorazvoj, zdravlje.

Na njih se primjenjuje samo jedan kriterij:

• Zadatak se mora izvršiti, ali se može odgoditi na neko vrijeme ako iskrsne nešto važno i hitno.

Primjer. Vi ste programer i morate poslati program koji ste napisali do ponedjeljka. Danas je tek četvrtak, imate sve spremno, ali ste odlučili odgoditi predaju radova za petak kako biste još jednom sve dobro provjerili.

Slučajevi iz kvadranta B, ako im se ne posveti dovoljno pažnje, mogu migrirati u kvadrant A. Vaš cilj je spriječiti da se to dogodi. Dešava se da se važna stvar pojavi iznenada, iz razloga na koje ne možete utjecati. Ali često mi sami dovodimo stvari u ovo stanje, zanemarujući preventivne preglede kod liječnika i odgađajući dovršetak važnih zadataka do roka.

Kvadrant S: Nevažno i hitno

Ovi su zadaci udaljeni od vaših glavnih prioriteta, ali njihovo obavljanje čini vaš život ugodnijim i može vam dobro poslužiti tijekom vremena.

Ovo područje sadrži sastanke i razgovore na koje dolazite iz pristojnosti ili iz nužde, uključujući rođendane ne baš bliskih ljudi, neočekivane kućanske poslove i neke radne zadatke.

Poslovi ovog kvadranta imaju sljedeće karakteristike:

1. Brzo dovršavanje ovog zadatka pomoći će.

Primjer. Planirali ste kupiti klima uređaj i čuli ste za akciju koja će trajati samo jedan dan. Važno? Ne posebno. Svijet se neće srušiti ako ne kupite klima uređaj jeftinije nego što ste planirali. Hitno? Da, prodaja vrijedi jedan dan. Lijep bonus: hitna kupnja omogućit će vam da malo uštedite na obiteljskom proračunu.

1. Neizravno, izvršavanje ovih zadataka može koristiti temeljnim ciljevima, iako to nije zajamčeno.

Primjer. Vi ste novinar. Pozvani ste na banket na koji može doći urednik novina koje vas zanimaju. Važno? Ne osobito, sve je previše nejasno. Hitno? Da, jer banket neće trajati vječno, morate donijeti odluku - ili ići ili ne.

Vjerojatno ćete naći nekoga tko će delegirati slučaj iz ovog kvadranta. Supružnik, poznanik, kolega, podređeni može umjesto vas obaviti neki nevažan hitan posao.

Kvadrant D: Nevažno i nehitno

Sve stvari u ovom kvadrantu mogu se podijeliti na poslovne i zabavne. To-dos uključuje zadatke čije izvršenje jamči udobnost i čini vas i vaš život ljepšim (npr. briga o vašem izgledu), ali zadatak može pričekati neko vrijeme.

Za ženu to može biti posjet manikeru, za muškarca pranje automobila. Naravno, te su stvari važne same po sebi, ali ne u odnosu na vaša glavna područja života.

U drugu skupinu spada ugodna zabava. Obično se vjeruje da od tih zadataka nema nikakve koristi, nazivaju ih se “tratiteljima vremena”, predstavljaju se kao stvari koje ljudi radije ne bi radili, a riješiti ih se hvalevrijedan cilj.

Tako kategorički možete govoriti samo o lošim navikama kao što su pušenje i sustavno pijenje jakog alkohola. Primjeri stvari poput komunikacije na društvenim mrežama, gledanja laganih filmova, druženja u klubovima, igranja računalnih igrica - sve to ima pravo biti i potrebno je čovjeku ako ga opušta i pruža zadovoljstvo.

Prvo, osoba nije robot, treba raditi nešto samo za dušu.

Drugo, nevažni i nehitni poslovi mogu biti korisni. Mnoge računalne igre razvijaju razmišljanje, komunikacija na društvenim mrežama uči vas izražavati misli, ples u klubovima pomaže vam da se zagrijete. Osim toga, odavno je poznato da je promjena aktivnosti najbolji odmor.

Glavni uvjet za ovaj kvadrant je ne dopustiti da vam preuzme većinu vremena i zanemariti glavne stvari koje vas pokreću naprijed u životu.

Kako Eisenhowerovu matricu primijeniti u praksi

Dakle, nakon pregleda teorijskog dijela, možete iskusiti učinak matrice na sebi.

1. Večer prije svog prvog eksperimentalnog dana, otvorite dnevnik do odgovarajućeg datuma i nacrtajte raspored od četiri stranice. Označite ih kao što je prikazano u matrici. Ako nemate dnevnik, možete uzeti obični list. Ako uvijek sa sobom nosite tablet ili prijenosno računalo, možete izraditi matricu u Excelu.
2. Na posebnom listu papira zapišite u stupac sve stvari koje planirate raditi sutra (kada steknete vještinu brzog raspoređivanja svih stvari u matricu, ovaj predmet vam više neće trebati).
3. Pročitajte slučajeve jedan po jedan i prepišite svaki u odgovarajući kvadrant matrice. Da biste to učinili, trebate odgovoriti samo na dva pitanja: Je li važno? Je li hitno?

1. U slučaju papirnate verzije, ostavite slobodan prostor u svakom polju - sutra ćete se sjetiti drugih stvari koje morate učiniti i dodati ih.
2. Već obavljene zadatke označite markerom (bojom).
3. Na kraju dana prenesite nedovršene zadatke za sljedeći dan (obavezno ih prepišite na novi dio dnevnika ili ih kopirajte u novu Excel karticu - inače će se "izgubiti").
4. Ne uskratite sebi zadovoljstvo da na kraju dana pregledate sve “obojene” dijelove svoje matrice, odnosno sve izvršene zadatke. Osjetit ćete zadovoljstvo poslovnog čovjeka čiji dan nije izgubljen.

Primjer dovršene Eisenhowerove matrice

S našim primjerom ćemo učiniti kako smo savjetovali u prethodnom paragrafu - prvo ćemo napisati sve slučajeve u nizu, a zatim ih rasporediti u matricu. U primjeru u prvom licu, profesionalni masažni terapeut će razmišljati.

Evo njegovog popisa zadataka za taj dan (s komentarom kako bi čitatelj shvatio stupanj važnosti i hitnosti):

• Danas su 4 masaže: u 9 sati, u 11 sati, u 15 sati, u 20 sati (u pauzama ću raditi druge stvari);
• Idite u računovodstvo (prema ugovoru bi trebao dobiti 60% cijene masaže, a zapravo dobivam samo 50% - shvatite zašto);
• Kupite hranu za mačku (dobro da sam pogledao - ostalo je samo jedno hranjenje);
• Posjetite prijatelja u bolnici (bliski prijatelj koji je jučer slomio ruku, donesi mu nešto ukusno);
• Idite u banku, uplatite hipoteku (danas je posljednji dan kada možete platiti bez kazne);
• Svratite do prijatelja po šator (danas je utorak, u subotu planiramo obiteljsko kampiranje);
• Idite na bazen (što češće idem, to bolje);
• Kupiti namirnice (ima još nešto u hladnjaku, izdržat ćemo par dana);
• Odgovarajte na poruke na WhatsApp i VKontakte (samo razgovori);
• Vježbajte engleski barem 20 minuta (među klijentima ima puno stranaca, morate usavršiti jezik);
• Kupite novu brtvu za slavinu (slavina još uvijek kaplje, ali je na rubu);
• Idite na pregled kod oftalmologa (svake godine, za svaki slučaj, podvrgavam se pregledu);
• Ošišajte se (izgled je i dalje uredan, ali bolje je ne odgađati);
• Pošalji kolegici knjigu o vježbama za leđne mišiće (obećao sam da ću odmah poslati čim budem za računalom).

	HITNO	NE ŽURI
VAŽNO	Danas su 4 masaže: u 9h, u 11h, u 15h, u 20h. Posjetite prijatelja u bolnici	Posjetite prijatelje u šatoru (obiteljsko kampiranje) Idite na pregled kod oftalmologa Idi u računovodstvo Vježbaj engleski
NIJE VAŽNO	Idite u banku, platite hipoteku Kupi hranu za mačke Kupite novu brtvu za slavinu Pošaljite knjigu kolegi	Ošišaj se Kupujte proizvode Idi na bazen Odgovarajte na poruke na WhatsApp i VKontakte

Zapamtite: ista stvar za različite ljude može živjeti u različitim kvadrantima matrice. Na primjer, nekome bavljenje hobijem može biti i važno i nevažno. Vi i samo vi možete rasporediti svoje poslove onako kako vidite svoje životne prioritete.

Pod kojim uvjetima će vam Eisenhowerova matrica biti korisna?

Neki skeptici vjeruju da je Eisenhowerova matrica prikladna samo za menadžere, dok je običan zaposlenik, radnik ili domaćica neće moći koristiti u praksi (što je lažno - matrica je univerzalna, to smo dokazali uzimajući kao primjer su slučajevi masažera, a ne poslovnog čovjeka).

U stvarnosti se ne radi o mogućnosti ili nemogućnosti korištenja matrice, već o prikladnosti njezine uporabe.

Eisenhowerov sustav se koristi za planiranje za svaki dan. Odnosno, ne govorimo o dugoročnim planovima (izgraditi kuću, otići na odmor, završiti fakultet), već o trenutnim zadacima.

S jedne strane, ako osoba ima toliko malo dnevnih zadataka da se njegova memorija lako nosi s njima, nema smisla koristiti tablicu. Na primjer, cijeli dnevni plan zaposlenika je provesti svojih osam sati na poslu, a zatim navečer popiti pivo s prijateljima. Ovaj stol nije za takve ljude.

S druge strane, ako osoba ima ciljeve u svim aspektima svog života - u poslu, učenju, samorazvoju, obitelji, hobijima, ako nastoji biti gospodar svog vremena, a ne ići njegovim tokom - takav osoba uvijek ima mnogo dnevnih zadataka. A budući da ih ne želi izgubiti iz vida, ova matrica je za njega.

Eisenhowerova matrica nije lijek za vječni nedostatak vremena. To je više mini-tutorijal o određivanju prioriteta.

Nemojte se iznenaditi ako vam isprva bude teško razvrstati stvari u kvadrante. U trenutku kada razmišljate i radite, učite. A naučiti nešto vrijedno uvijek uključuje određeni napor.

Ne očajavajte - nakon što ste nekoliko dana zaredom radili sa stolom, steći ćete vještinu koja će se pretvoriti u vještinu. Naknadno će određivanje prioriteta postati automatsko.

Dakle, rezimirajmo.

Eisenhowerova matrica je za ljude poput vas ako:

• Stalno morate donositi odluke o tome koji ćete zadatak prvi preuzeti;
• Spremni ste bolje upoznati sebe, spremni iskreno odgovoriti na pitanja poput “što mi je stvarno važno?”;
• Želite učiniti što je više moguće - definitivno više nego sada;
• Spremni ste se boriti protiv takve svoje kvalitete kao što je odugovlačenje - kronično odlaganje stvari "za kasnije".

Možda ste već dobri u upravljanju svojim vremenom.

Pročitajte izjave u nastavku i zapitajte se jesu li točne za vas. Ako vam velika većina bodova ne odgovara, savjetuje se da svladate tehnike upravljanja vremenom.

• Uvijek imate jasnu listu obaveza za taj dan;
• Na poslovne e-mailove odgovarate pravovremeno;
• Posao ne nosite kući i gotovo nikada ne ostajete do kasno nakon završetka radnog dana;
• Ne dopuštate da vas telefonski pozivi, posjetitelji i društvene mreže značajno odvrate od vaših glavnih zadataka;
• Ne obavljate posao za svoje podređene jer ne mislite da ga samo vi možete obaviti stvarno dobro;
• Na kraju dana osjećate se gotovo jednako energično kao na početku.

Ako vam se sve prethodne točke čine logičnim, onda posljednja može izazvati osmijeh s nevjericom: „Šališ se! Ocijeđeni limun čini da se osjećam energičnije nego na kraju radnog dana.” Ipak, postoji veliki broj ljudi koji ne samo da se ne umore, već osjećaju i nalet snage. I nema tu nikakve tajne.

Ne umorimo se od količine obavljenog posla, već od glupih, nesređenih radnji, besmislenog dobacivanja i osjećaja bespomoćnosti u uvjetima kronične vremenske stiske.

Naravno, ponekad ne možemo sve predvidjeti. A naš koherentni plan može biti poljuljan zbog iznenada isključene uredske opreme, kasnog klijenta ili odsutnog zaposlenika. Ostavite ovo po strani za sada.

Prvo na čemu treba poraditi je kako ne biti sami sebi izvor kaosa, a onda možete razmišljati o utjecaju vanjskih nepredviđenih okolnosti.

1. Očistite radnu površinu iz dokumenata s kojima više ne radite. Ako vam ne trebaju baš često, stavite ih u ormar. Ako vam uopće ne trebaju, dodajte ih u smeće. U hrpi papira jedva ćete naći baš taj list, tražeći ga provest ćete duge minute, iznervirani jalovim naporima. Imajte na umu da stolovi uspješnih poslovnih ljudi izgledaju kao da nitko ne radi za njima: većina njihove površine je prazna.
2. Nabavite si dnevnik i ne rastaj se od njega. Nemoguće je zapamtiti sve, a poslovni ljudi odavno su shvatili potrebu zapisati sve - datume sastanaka, obaveze, pitanja o kojima treba razmišljati. Mobilni telefoni i prijenosna računala s njihovim kalendarima često se koriste, ali papirnati rokovnik nikada neće zastarjeti – makar samo zato što se ne može pokvariti ili isprazniti.
3. Planirajte što je najvažnije za vrijeme najveće dnevne aktivnosti. Svi smo mi ljudska bića, pa čak i najjače pripadnike naše vrste svlada san. Opirati se svojim bioritmovima je gubitak vremena, svejedno ćete izgubiti. Ono što tijekom dana napravite u sat vremena, navečer će vam uz nagomilani umor trebati dvostruko više vremena. Stoga ne odgađajte hitan izvještaj do kasno navečer, ne započinjite važne razgovore prije odlaska u krevet - i vi i vaš partner ćete patiti od ovakvog pristupa.
4. Nemojte se preopteretiti. Ne radi se samo o tome da će se vaša produktivnost smanjiti. Nemilosrdnim ritmom sigurno ćete “izgorjeti”, a tijelo će se odmoriti bez vašeg pristanka i poslati vas u bolnički krevet. Ovdje ćete izgubiti sve svoje ušteđeno vrijeme.

Ponašajte se prema sebi kao prema čistokrvnom konju - to je, naravno, jaka životinja, ali koji bi vlasnik riskirao da ga vozi bijesnim tempom?

1. Ne gubite vrijeme na projekte i poslove. Sjećate li se poznate rečenice da je najbolji neprijatelj dobrog? Osjećate li da što više testirate svoj projekt, postaje bolji? Ovdje je vrlo važno ne "pretjerati" materiju, inače riskirate osjećaj kroničnog umora zbog nemogućnosti postizanja ideala. Nemojte težiti savršenstvu – ove radnje će vam uzalud trošiti vrijeme.
2. Nemojte se truditi biti izvrsni u svemu. Potrebne su godine da postanete stručnjak u bilo kojem području. Bolje se isticati u nečemu nego biti prosječan u svemu. O tome govori film "Oceanovih 11". Bitno je imati tim u kojem je svatko dobar u nečemu, onda možete lako delegirati stvari.

Eisenhowerova matrica je metoda učinkovite organizacije vremena, koja pomaže u postizanju brzih i značajnih rezultata i uvijek na vrijeme.

Novac ne može kupiti vrijeme, ali želio bih svladati tajne postojanja i dodati barem još jedan sat danu. Jednostavno je: planiranje je vaš idealan pomoćnik na putu do blagostanja. Upravo planiranje pomoći će vam da izađete iz stalnog vremenskog pritiska i izbjegnete razdražljivost i razočaranje.

Eisenhowerova matrica pomaže vam postići više i rješava važne probleme planiranja. Osjećaj poput iscijeđenog limuna standardno je stanje koje većina ljudi osjeća na kraju radnog dana. Situacija se može promijeniti okretanjem za 180 stupnjeva.

Po prvi put je izvanredni političar, a nekada i talentirani vojnik, 34. predsjednik Sjedinjenih Država, Dwight David Eisenhower, započeo ozbiljnu potragu za rješenjem problema učinkovitog upravljanja vremenom. Sve više ljudi radije koristi Eisenhowerovu matricu za postizanje učinkovitosti u poslovanju.

Tvorac Eisenhowerove metode

Dwight David Eisenhower rođen je 1890. u običnoj obitelji. 1909. završio je školu, zatim 4 godine studija na vojnoj akademiji. S posebnom je strašću Eisenhower proučavao biografiju Lincolna i velikana ovoga svijeta. Roditelji su podržavali sina u svemu. Podrška voljenih u mladosti pozitivno bi utjecala na Eisenhowerovu karijeru u budućnosti.

Ostavka 1948. nije označila kraj aktivnog rada. Nakon što je Eisenhower postao rektor Columbia instituta, a početkom 1953. preuzeo je mjesto predsjednika Sjedinjenih Država - kasnije je više puta biran na tu dužnost. Političar se suočava s pitanjem učinkovitog upravljanja vremenom, a Eisenhower ga rješava.

Eisenhowerova matrica kao metoda organizacije vremena

Sada jasno razumijemo da je upravljanje vremenom alat koji pomaže u učinkovitom planiranju zadataka i upravljanju vremenom uz uštedu energije. Pedesetih godina prošlog stoljeća Eisenhower to nije znao.

Eisenhowerova matrica stvorena je kako bi pomogla u rješavanju hitnih i važnih problema. Ne preporuča se koristiti u dugoročnom planiranju, ali za svakodnevno postavljanje ciljeva ova metoda nema premca. Jednostavnost korištenja čini Eisenhowerovu piramidu dostupnom svim ljudima.

Eisenhowerova matrica pomoći će vam da odbacite nevažno kako biste se mogli što više usredotočiti na važne zadatke. U praksi ćete vidjeti da za postizanje ciljeva nije potrebno prevladati brda zadataka, rasipanje energije. Naučit ćete kategorizirati stvari prema važnosti i hitnosti.

Kako pravilno rasporediti zadatke u tablici

Odaberimo glavne od gore navedenih radi praktičnosti korištenja Eisenhowerove metode. Podijelite zadatke u tablici prema 4 kvadranta:

• Prioritetni važni i hitni zadaci koji se moraju završiti bez odlaganja.
• Važni, ali ne hitni zadaci koje treba obaviti što je prije moguće. Imaju veliki utjecaj na krajnji cilj, ali ne "pale".
• Nevažni i hitni poslovi koji vjerojatno neće utjecati na pozitivan ishod nečega.
• Dopuštamo si da radimo stvari koje nisu važne ili hitne kada to želimo i ometamo se.

Postat ćeš majstor kad na popisu hitnih i važnih poslova u A kvadrantu bude crtica. Žurba je depresivna, ne dopušta vam da dođete do daha, a kvaliteta obavljenog zadatka često ostavlja mnogo za poželjeti. Nemojte se žuriti s uzrujavanjem ako isprva popis obaveza u kvadrantu A bude dulji nego u ostalim kvadrantima. Niste prvi koji su učili na svojim greškama. S obzirom na vaše iskustvo, u budućnosti ćete se moći nositi s poteškoćama i automatizirati punjenje Eisenhowerove tablice.

Kako Eisenhowerovu matricu primijeniti u praksi

Došlo je vrijeme za implementaciju stečenog znanja. Znate dovoljno da počnete koristiti Eisenhowerovu metodu planiranja u svom životu.

Slijedite ova jednostavna pravila kako biste izbjegli uobičajene početničke pogreške:

• Bolje je zacrtati popis zadataka navečer. Odmah odlučite koji vam je prikladniji za korištenje. To može biti bilježnica, tablet ili Eisenhowerova matrica u Excelu na vašem telefonu. Čak će i obični A4 list biti dovoljan. Glavno je da su podaci uvijek pri ruci.
• Dok ste početnik, napišite popis svih svojih obaveza na poseban list papira i tek ga onda unesite u Eisenhowerovu tablicu. Kasnije možete preskočiti ovu točku i odmah klasificirati zadatke po važnosti i potrebi.
• Pažljivo pročitajte popis zadataka, postavljajući si pitanje hitnosti.

Kada klasificirate slučajeve na Eisenhowerovoj skali, zapitajte se:

• Je li ovaj zadatak u domeni mojih prioritetnih vrijednosti? Ako je odgovor pozitivan, onda je važan, ako je negativan, nije važan.
• Hoće li biti negativnih posljedica za mene ako ne izvršim ovaj zadatak? Ovo pitanje također će odrediti stupanj važnosti.
• Stupanj hitnosti određen je trajanjem relevantnosti zadatka. Ako je nemoguće izvršiti zadatak sutra, hitnost je najvažnija.

Svakako ostavite slobodnog prostora na popisu obaveza ako ste ga sastavili na papiru. Možete ga nadopuniti. Zadatke koje danas niste dovršili morate premjestiti na popis zadataka za sljedeći dan. Ako pažljivo pročitate članak, shvatit ćete da će nedovršeni poslovi biti prisutni na Eisenhowerovom stolu svaki dan.

Primjer dovršene Eisenhowerove matrice

Uzmimo kao osnovu jedan dan u životu školskog profesora geografije.

1. Sutra su u srednjoj školi 4 sata: u 8.30, 10.00, 12.00 i 14.00 sati (između sati radit ću društvenu djelatnost).
2. Moramo saznati zašto predujam nije stigao na karticu prošli mjesec (ne želim svaki put ići u računovodstvo po gotovinu).
3. Želim promijeniti frizuru i korigirati boju kose (o tome sam dugo razmišljao).
4. Pošalji kolegici iz drugog grada poštom (obećao sam da ću to učiniti početkom tjedna).
5. Moramo do supermarketa (ima dovoljno namirnica za par dana).

U stvarnom životu ima puno više zadataka, ali za vježbe ćemo se zadovoljiti s pet točaka.

Rezultat raspodjele slučajeva prema Eisenhowerovoj metodi:

• Kao što ste već shvatili, 1. točka je važna i potrebna, zapisat ćemo je u kvadrant A.
• Kvadrant B ispunit će važno, ali ne i hitno pitanje 2. točke.
• Kvadrant C sadržavat će hitan, ali ne važan zadatak iz točke 4.
• Stvari pod brojevima 3 i 5 idu u kvadrant D. Nisu hitne i nisu najvažnije, ali će vam donijeti zadovoljstvo i omogućiti vam da se opustite.

Sada pokušajte sami.

Pod kojim uvjetima će vam Eisenhowerova matrica biti korisna?

Matrica pomaže u planiranju složenih i važnih zadataka. Shvatite kako metoda funkcionira i primijenite je na kratkoročno planiranje.

Slobodno upotrijebite Eisenhowerov stol ako:

• teško je odrediti primarni zadatak, teško je shvatiti odakle početi;
• budite iskreni prema sebi i istinito odgovorite na postavljena pitanja prilikom planiranja;
• želite optimizirati vremenske troškove;
• znate da ste sposobni za više, ali ne razumijete kako postići bolji rezultat;
• prestani odgađati stvari za sutra.

Da bi se postigli rezultati, nije dovoljno proučavati Eisenhowerovu matricu. Samo primjenom ovog znanja u praksi vidjet ćete učinak.

Možda ste već dobri u upravljanju svojim vremenom.

Što ako vam ne trebaju Eisenhowerove metode i sasvim ste u redu s problemima bez tablica? Jeste li spremni odlučiti odmah?

Zatim iskreno odgovorite na ova pitanja:

• Pravite li uvijek popis obaveza?
• Odgovarate li na e-mailove na vrijeme?
• Idete li kući na vrijeme i rad vikendom se ne tiče vas?
• Ometaju li vas društveni mediji i brbljanje u važnim zadacima?
• Jeste li na kraju dana razdražljivi i osjećate li da ste mogli učiniti više?
• Poklanjate li svojoj obitelji uvijek dužnu pažnju?

Razmislite želite li promijeniti trenutno stanje stvari ili ostaviti sve kako jest. Eisenhowerov stol - Vaš pomoćnik u planiranju.

Koristite ove savjete kada provodite Eisenhowerovu metodu:

1. Ne opterećujte se nevažnim stvarima.
2. Održavajte svoje radno mjesto čistim i ne gubite vrijeme tražeći dokumente, vježbajte se da budete uredni.
3. Važne stvari pokušajte obaviti u prvoj polovici dana, a ne navečer, kada aktivnost opada.
4. Najbolji neprijatelj dobrog. Shvatite stvar ozbiljno, ali bez fanatizma.

I posljednji savjet. Odaberite jedan smjer u kojem želite najbolje razumjeti. Nemoguće je znati sve.

Zaključak

Dakle, Eisenhowerova matrica je primjer raspodjele slučajeva. Voltaire je rekao: "Ujutro pravim planove, a popodne radim gluposti." Eisenhower je pružio savršenu metodu za izbjegavanje ove besmislice. Pomozite sebi da postanete sretniji i uspješniji. Koristite tablicu u praksi, a rezultat neće dugo stići.

Vrijeme nije pod našom kontrolom, ali možemo učinkovito upravljati svojim vremenom.

Imali ste puno planova za vikend, ali na kraju ste proveli vrijeme gledajući seriju i ne radeći ništa? Ili ste možda zatrpani zadacima na poslu, a lavina neodgodivih zadataka je svakim danom sve veća? Vjerojatno ste čuli da sastavljanje popisa obaveza može pokrenuti stvari. Ali ponekad to zapravo ne pomaže i zadaci koji se nalaze na popisu obaveza ostaju neispunjeni. Zašto? Zato što popis nije točan i/ili radite stvari pogrešnim redoslijedom. Pomoći će u rješavanju ovih problema Eisenhowerova matrica, ona je također matrica prioriteta. Upravo o tome predlažemo razgovarati.

Eisenhowerova matrica prioriteta - što je to?

Ovaj alat za postavljanje prioriteta i upravljanje vremenom nazvan je po svom izumitelju, jednom od američkih predsjednika - Dwight David Eisenhower. Glavna ideja iza matrice prioriteta je sljedeća: zadaci su razvrstani u četiri skupine ovisno o dva kriterija – hitnosti i važnosti njihove provedbe. pri čemu nisu sve hitne stvari važne i nisu sve važne stvari hitne. Kako biste se uspješno nosili sa zadacima, morate razumjeti u koju skupinu svrstati ovaj ili onaj zadatak, a to će vam reći kada ga prihvatiti.

Ova metoda - ako se pravilno koristi - omogućit će vam da završite sve zadatke na vrijeme i izbjegnete da se stvari lijepe jedna za drugu, stvarajući lavinu neriješenih problema.

Kako napraviti listu obaveza na temelju matrice prioriteta?

Ponovimo: da bi se napravio plan djelovanja u skladu s Eisenhowerovom matricom, svi zadaci na popisu moraju se podijeliti u 4 glavne kategorije:

• kategorija A: važno i hitno;
• kategorija B: važno ali ne hitno;
• kategorija C: hitno ali nevažno;
• kategorija D: nije hitno i nevažno.

Najprikladnije je list papira iscrtati u četiri velika kvadrata i svaki od njih označiti odgovarajućom bojom i slovom, a zatim upisati zadatke. Pogledajmo sve kategorije detaljnije, s primjerima.

1. Kategorija A

Važne i hitne stvari– situacije kada rok je na ili dođi Viša sila. Danas je zadnji dan za plaćanje hipoteke u ovom mjesecu, izvješće za šefa je trebalo biti poslano jučer, a navečer idete liječniku zbog akutne zubobolje - sve je to kategorija A. Ako si pravilno rasporedite zadatke , tada će ova stavka sadržavati najmanje zadataka, a još bolje ako je potpuno prazna.

2. Kategorija B

Važne, ali ne hitne stvari- moraju biti glavni dio popisa obaveza. To su stvari koje sutra ili prekosutra mogu prijeći u kategoriju A ako ih ne napravite danas. Važni su, ali postoji mali vremenski međuspremnik i mogu se neko vrijeme ostaviti po strani. Ovo uključuje dnevnih radnih zadataka, zamjena slavine u kupaonici koja još radi ali je već počela kapati, kupnja ulaznica za koncert u pretprodaji. Također su uključeni u ovu kategoriju stvari koje se odnose na vaše globalne životne ciljeve. Na primjer, ako želite otvoriti vlastitu tvrtku ili pronaći novi posao, a za to morate svladati novu vještinu, naučiti još jedan strani jezik, preuzeti dodatnu narudžbu za stvaranje kapitala itd.

3. Kategorija C

Hitne ali nevažne stvari. Ovo je ono što slijedi završi danas jer će sljedeći dan biti kasno ili neprikladno. Planovi skupine C mogu biti usmjereni na stvaranje ugodne životne uvjete i uspostavljanje društvenih veza.

To može uključivati ​​pravovremene čestitke prijateljima i kolegama za praznike ili putovanje na selo kako bi pomogli roditeljima pri skupljanju bobica koje se raspadaju. Drugi primjer je kupnja novog televizora po velikom popustu. Da nije bilo promocije, kupili biste ga mnogo kasnije, ali ako se okupite u kratkom roku, brže ćete i jeftinije dobiti ono što želite. Drugim riječima, izvršavanje radnji iz kategorije C nije kritično, ali je bolje i ugodnije učiniti ih na vrijeme.

4. Kategorija D

Nehitne i nevažne stvari. Najpodmuklija kategorija, koja uglavnom uključuje "kronofagi" ili "ubojice vremena"(doslovno “žderači vremena”, “ubojice vremena”). Ova stavka uključuje gledanje filmova, telefoniranje s prijateljima, čitanje knjiga, listanje kroz feed vijesti. Da biste se oduprli porivu da obavljate ove radnje umjesto zadataka iz prve tri kategorije, morate imati dobro razvijenu snagu volje, biti u stanju sabrati se i koncentrirati na ono što vam je potrebno, a ne na ono što želite.

Nakon što raspodijelite svoje zadatke u četiri stupca, počnite ih raditi od prve točke. Ako naučite slijediti matricu prioriteta, ne samo da ćete izvršavati zadatke na vrijeme, već ćete ostaviti vremena i za zabavu – za nehitne i nevažne poslove.

1. Isprva može biti teško pravilno raspodijeliti zadatke. Kako biste olakšali proces, postavite si pitanja: “Je li ovaj zadatak važan? Je li to u okviru mojih životnih prioriteta? Hoće li neuspjeh u tome dovesti do nevolja?" Ako da, onda je važno. Da biste razumjeli je li stvar hitna, razmislite o tome hoće li izgubiti važnost u bliskoj budućnosti? Ako da, onda je zadatak hitan.

2. Pokušajte ostaviti popis kategorije A prazan - zapamtite to svi neispunjeni planovi iz skupine B migriraju ovdje. Osim toga, u tu istu skupinu spadaju razni događaji više sile koje niste mogli unaprijed predvidjeti. Ponovimo da idealno, uz pravilno upravljanje vremenom, ne bi trebalo biti hitnih i važnih zadataka. Izuzetak će biti ista viša sila, kao i:

• zdravstveni planovi;
• akcije o kojima ovisi ispunjenje važnih ciljeva (ako želite ići u inozemstvo ljeti, bolje je unaprijed podnijeti zahtjev za inozemnu putovnicu);
• pitanja čije nepoštivanje prijeti problemima u budućnosti (kazna koja nije plaćena na vrijeme može vas spriječiti da putujete u inozemstvo).

3.
Kategorija B – za najperspektivnije zadatke. Statistike pokazuju da su oni koji posebnu pozornost posvećuju ciljevima u ovoj kategoriji uspješniji, samouvjerenije napreduju na ljestvici karijere i, sukladno tome, zarađuju više. To se, između ostalog, objašnjava činjenicom da zahvaljujući pravovremenom izvršavanju zadataka (mirnim tempom, bez žurbe), koncentraciji i sposobnosti određivanja prioriteta, osoba može u potpunosti pokazati svoje talente i razmišljati o ovom ili onom koraku. .

4. Neki zadaci iz kategorije C ispravnije bi ih bilo klasificirati kao ometajuće, jer mogu smanjiti učinkovitost vašeg rada i oduzeti dosta vremena, iako nisu važni. To uključuje čestitanje daljim rođacima, kupnju novog kauča i druge nebitne stvari. Važno je moći ih razlikovati od zadataka kategorije B i, ako je moguće, delegirati njihovu provedbu drugim osobama.

5. Zadaci D, odn rasipnici vremena, možemo sigurno nazvati neproduktivan. Međutim, slobodnom vremenu možete dodati vrijednost. Na primjer, čitajte dobru intelektualnu knjigu umjesto pulp romana, bavite se sportom kada želite emocionalno oslobađanje. Ako ne možete odoljeti iskušenju da gubite vrijeme na nešto beskorisno, smanjite takvo trošenje na minimum: da biste to učinili, najprije dovršite zadatke iz drugih kategorija.

Kada svladate princip funkcioniranja Eisenhowerove matrice, postat ćete ne samo uspješni, već i uravnoteženija i optimističnija osoba, jer ćete prestati brinuti o dosadnim, ali važnim sitnicama za koje prije niste imali vremena.

Zašto je tako teško birati između prioritetnih i sporednih zadataka? Istraživanje neuroznanstvenika Antonija Damasija pokazuje da je donošenje odluka neraskidivo povezano s emocijama. Stoga ne čudi da se anksioznost i depresija često karakteriziraju kao stanja zaglavljenosti i nemogućnosti donošenja odluka. Korištenje jednostavnih alata poput Eisenhowerove matrice pomaže ne samo u razumijevanju stvari, već i u smanjenju emocionalnog stresa. S vremenom, savladavanjem principa ovog koncepta, možete lako i brzo odrediti razliku između važnog, hitnog, nevažnog i beskorisnog.

Vjeruje se da Eisenhowerova matrica ima mnogo veze s riječima Dwighta D. Eisenhowera: “Imam dva problema: jedan hitan i jedan važan. Hitno nije važno, ali važno je hitno.”

Dwight D. Eisenhower najpoznatiji je kao 34. predsjednik Sjedinjenih Država (od 1953. do 1961.). Prije nego što je postao predsjednik, bio je general i zapovijedao je savezničkim snagama tijekom Drugog svjetskog rata. Godine 1950. Eisenhower je postao prvi NATO-ov vrhovni saveznički zapovjednik u Europi.

Specifične profesionalne aktivnosti neprestano su tjerale Eisenhowera da donosi teške odluke i svakodnevno se usredotočuje na različite zadatke. Kako bi optimizirao proces, stvorio je svoju metodu, koja je postala nadaleko poznata kao Eisenhowerova matrica. Danas ga mogu koristiti ne samo generali, već i obični ljudi, uključujući kućanice - pomaže odrediti prioritete trenutnih zadataka i dovesti stvari u red.

Kako koristiti Eisenhowerovu matricu

Ovaj je alat prikladan za one koji su voljni i sposobni procijeniti važnost svojih zadataka i jasno ih kategorizirati. Metoda uključuje podjelu zadataka i radnji u četiri skupine:

1. hitno i važno;
2. važno, ali ne hitno;
3. hitno ali ne važno;
4. nije hitno ili važno.

Krajnji cilj Eisenhowerove metode je pomoći filtrirati nevažne stvari od važnih odluka i usredotočiti se na ono što je stvarno važno.

Ako Eisenhowerovu matricu zamislite kao sliku, izgledat će ovako:

Značenje kvadranata u matrici

Zadaci se dodjeljuju određenim kvadrantima, koji zauzvrat određuju kada i koliko dugo možete izvršiti zadatak.

• Kvadrant I - "Učini to sada" (hitno i važno)

To uključuje prioritetne zadatke koji zahtijevaju hitnu pozornost. Imaju stroge rokove i moraju se ispuniti prije svega i osobno.

• Kvadrant II - “Odlučite kada ćete to učiniti” (važno, ali ne hitno)

Ovaj kvadrant je strateški dio matrice, idealan za dugoročni razvoj. Elementi koje uključuje važni su, ali ne zahtijevaju trenutnu pozornost. Istovremeno, zadaci imaju određeni rok i također se izvršavaju osobno.

• Kvadrant III - "Delegirati nekome" (hitno, ali ne važno)

Telefonski pozivi, e-pošta i zakazivanje sastanaka i događaja spadaju u ovaj kvadrant. Ove vrste zadataka obično ne zahtijevaju osobnu pažnju jer ne uključuju mjerljiv ishod. Kvadrant III pomaže u smanjenju ometanja važnog posla. Delegiranjem se možete usredotočiti na veće stvari.

• Kvadrant IV - "Učini to kasnije" (nije važno, nije hitno)

Aktivnosti koje spadaju u Kvadrant IV su pomoćne aktivnosti koje ne dodaju nikakvu vrijednost. Jednostavno, to je nešto što se uvijek može odgoditi bez straha od posljedica. Te stvari oduzimaju vrijeme i ometaju važnije zadatke koje stavljate u prva dva kvadranta.

Odabir boje za matricu

Svakom kvadrantu matrice dodijelite boju i povežite je s razinom prioriteta.

Na primjer:

Crveno = hitno.

Žuto = važno, ali ne baš hitno.

Zeleno = hitno, ali nije važno.

Sivo = nije hitno, nije važno.

Dok koristite matricu u profesionalne svrhe, ustanovit ćete da većina problema spada u kvadrante I i III. Aktivnosti kvadranta II daju najznačajnije rezultate jer su to poslovni ciljevi koji utječu na dugoročni uspjeh poslovanja, ali se rijetko klasificiraju kao hitne.

Najteže je razumjeti što vas odvlači od planiranog kursa. Ali ako se možete nositi s ovim temeljnim problemom upravljanja vremenom, riješit ćete se misli o izgubljenim satima. Postavite si dva pitanja koja će vam pomoći da odlučite o svojim dugoročnim strategijama donošenja odluka:

• Kada ćete raditi na važnim, ali ne hitnim poslovima?
• Kada možete odvojiti vrijeme za rješavanje važnih zadataka prije nego što odjednom postanu hitni?

Vrijedno je zapamtiti da ponekad zadaci iz jednog kvadranta neočekivano padaju u drugi. Ako se dogodi hitan slučaj, vaši prioriteti će se promijeniti. Na primjer, vlasnik ste male tvrtke, a nezadovoljni kupac zove i traži razgovor s upraviteljem zbog kašnjenja isporuke. Ovaj problem će se odmah uzdići iznad ostalih elemenata u matrici.

Distribucija zadataka po kvadrantima ima neke značajke koje treba uzeti u obzir:

1. Popisi obaveza olakšavaju život. Pobrinite se da prilikom dodjele zadataka postavite prava pitanja koja će vam pomoći da odredite što prvo morate učiniti. Ključna značajka je prioritet.
2. Svakom kvadrantu možete dodati mnogo aktivnosti i zadataka, ali najbolje je zadržati najveći broj na najviše osam stavki. Inače ćete se udaljiti od glavnog cilja - izvršenja zadatka.
3. Stvorite zasebne matrice za svoj profesionalni i osobni život.
4. Samo vi možete odrediti razinu prioriteta stavki na vašem popisu. Započnite svako jutro s popisom obaveza iz matrice, a do kraja tjedna vidjet ćete rezultat.

Predložak Eisenhowerove matrice

Kako biste pojednostavili proces distribucije zadataka, koristite predložak koji je razvio Evernote:

Eisenhowerova matrica može se prevesti u softver za upravljanje projektima Trello. Napravite popis obaveza za svaku od četiri ploče (= kvadrant) i napravite zasebnu ploču "Inbox" u koju će ići svi zadaci prije nego što se distribuiraju kvadrantima. To će vam omogućiti vizualnu procjenu vašeg radnog opterećenja.

Eisenhowerova matrica je jednostavan alat koji vam pomaže da izbjegnete stanje paralize analize koje se javlja kad god ne znate odakle početi.

Tehnika je popularna zbog svoje prividne jednostavnosti upotrebe, korisno je znati o njoj, svakako je vrijedno isprobati, pa idemo shvatiti.

Dwight Eisenhower, general vojske i 34. predsjednik Sjedinjenih Država, vjerojatno nije proučavao teoriju upravljanja vremenom i tehnike za učinkovito korištenje vremena. Ali upravo njegova fraza "Nisu sve hitne stvari važne i nisu sve važne stvari hitne" najbolje opisuje načelo na kojem se temelji metoda nazvana Eisenhowerova matrica.

Problemi koje Eisenhowerova matrica pomaže riješiti

Ponekad radiš cijeli dan, a da se ne središ, stigneš obaviti hrpu stvari, doslovno se vrtiš kao vjeverica, ali rezultat je samo umor, a nikakvo zadovoljstvo. Jer nije baš jasno kako vas je sav taj radnički junaštvo doveo bliže vašem cilju.

U upravljanju vremenom to se zove problem postavljanja ciljeva, a njegove posljedice mogu biti najrazornije - život se pretvara u naporan maraton s rijetkim prekidima i neshvatljivim rezultatom.

Važno je shvatiti da nije problem u tome što malo ili loše radimo, već u tome što prije pokretanja bilo kakvog posla ne postavimo prave ciljeve i ne definiramo prioritete. Jedan od načina na koji se ovo može riješiti jest korištenje Eisenhowerove matrice za brzo sortiranje zadataka po prioritetu.

Suština Eisenhowerove matrice

Ova tehnika pomaže vam da brzo sortirate svoj popis obaveza, čak i ako ih ima mnogo. Izvana sve izgleda krajnje jednostavno - gledamo popis zadataka i odgovaramo na dva pitanja za svaki.

• To je važno?

• Ovo je hitno?

Uzmite list papira i podijelite ga na četiri dijela. Dobivamo četiri kvadrata u koje upisujemo odgovore na ova dva pitanja.

Kako izgleda Eisenhowerova matrica?

Kvadrant A: važne i hitne stvari

• Stvari koje, ako nisu dovršene, ugrožavaju postizanje cilja.
• Problemi koje treba riješiti kako bi se izbjegle velike poteškoće u životu.
• Zdravstveni problemi.

Ako ste čudovište učinkovitosti, onda će vam ovaj kvadrant biti prazan: jednostavno nećete obaviti stvari sve dok ne uđete u "vatreni" sektor. Ali vi niste čudovište učinkovitosti (a nismo ni mi), pa je malo vjerojatno da će se to dogoditi. Najvažnije je da se tamo stvari događaju rijetko iu malim količinama. Ako je pola vašeg popisa zadataka tamo, to je katastrofa.

Ipak, nema mjesta panici. Da bi ovaj kvadrant bio prazan, prvo morate poraditi na održavanju ostalih sektora.

Kvadrant B: važne ali ne hitne stvari

• Primarna djelatnost.

Ovdje žive zadaci kojima je potrebno posvetiti maksimalnu pozornost. Oni koji dobro rade s ovim kvadrantom bit će uspješni u postizanju svojih ciljeva. Važne zadatke koji nisu gorući, što znači da ih ne radimo u stanju bliskom panici. Nema prepreka da ih izvedete što učinkovitije. Samo nemojte odgađati - zadaci iz ovog kvadranta mogu se preseliti u sektor A.

Kvadrant C: hitne ali nevažne stvari

• Smetnje.

Obavljanje ovih zadataka ne pomaže vam da postignete svoj cilj, oni vas sprječavaju da se usredotočite na ono što je stvarno važno, smanjuju vašu učinkovitost i iscrpljuju vas.

Podmukli kvadrant - postoji opasnost od brkanja stvari iz ovog sektora sa stvarima kvadranta A, što rezultira zabunom u prioritetima.

Kvadrant D: Nisu hitne niti važne stvari

Paradoksalan kvadrant, jer ovdje živi posao:

• ne pruža nikakvu korist;
• naši favoriti.

Slušati. Ovdje svira naša omiljena glazba, čeka vas udobna stolica i nije potrebno praktički nikakvo uključivanje mozga.

Kako primijeniti Eisenhowerovu matricu na upravljanje vremenom

Postoji mnogo različitih, ponekad ne baš kompatibilnih metoda i tehnika upravljanja vremenom. I to nije nedostatak, jer ljudi su različiti. Ono što dobro funkcionira za jednu osobu, neće raditi za drugu. Stoga ćete neizbježno morati isprobati različite tehnike, odabirući pravu.