سلام! در این مقاله در مورد یکی از موثرترین ابزارهای مدیریت زمان - ماتریس آیزنهاور صحبت خواهیم کرد.

امروز یاد خواهید گرفت:

• ماتریس آیزنهاور چیست؟
• چگونه می توانید ماتریس را در زندگی روزمره اعمال کنید (با مثال).
• چه تکنیک هایی به شما کمک می کند در زمان صرفه جویی کنید؟

حکمت عامه پسند می‌گوید: «اگر کاری برای انجام دادن نباشد، تا غروب روز طولانی است». کلمات قصار کاملاً متفاوت از افراد پرمشغله ای که با زمان مسابقه می دهند برمی خیزد: "چگونه می توانیم بیست و پنجمین ساعت را به روز اضافه کنیم؟"

در شرایط چندوظیفه ای، دیر یا زود هر تاجری با مسئله توزیع مناسب منابع زمانی مواجه می شود. شرایط شروع برای هر ساکن در این سیاره برابر است - یک ساعت شامل شصت دقیقه برای مطلقاً همه است. اما اینکه افراد چقدر زمان خود را به طور موثر مدیریت می کنند تا حد زیادی تفاوت بین یک فرد موفق و یک بازنده همیشگی را تعیین می کند.

ماتریس آیزنهاور به عنوان روشی برای سازماندهی زمان

مدیریت زمان یا همان کنترل آگاهانه بر مقدار زمانی است که صرف فعالیت های خاص به منظور افزایش اثربخشی و بهره وری آنها می شود.

ماتریس آیزنهاور یکی از ابزارهای محبوب مدیریت زمان است که برای اولویت بندی کارهای تجاری و شخصی استفاده می شود. بر اساس این اصل است که همه موارد را بسته به درجه اهمیت و فوریت آنها به چهار دسته تقسیم می کند. استفاده از ماتریس برای برنامه ریزی کوتاه مدت و میان مدت راحت ترین است.

این رویکرد توسط دوایت دیوید آیزنهاور، ژنرال ارتش در طول جنگ جهانی دوم و بعداً سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده ابداع شد. این سیاستمدار همیشه اطرافیان خود را با توانایی خود در انجام هر کاری تحسین می کرد.

روزی روزگاری، یک آمریکایی بیهوده به دنبال راهی مؤثر برای مدیریت زمان می‌گشت و چون آن را در میان راه‌های موجود پیدا نمی‌کرد، به تنهایی آن را توسعه داد. ماتریس زمان هنوز در سادگی و نبوغ خود شگفت انگیز است و میلیون ها نفر در سراسر جهان از آن برای برنامه ریزی استفاده می کنند.

از نظر بصری، ماتریس اولویت به چهار ربع تقسیم می شود، که در آن چیزها به دسته بندی می شوند: مهم و فوری، مهم و غیر فوری، غیر مهم و فوری، غیر مهم و غیر فوری.

از کاربر ماتریس خواسته می شود که تمام فعالیت های برنامه ریزی شده خود را در این ربع ها وارد کند. بزرگترین کار دقیقاً زمانی اتفاق می‌افتد که یک فرد بین این زمینه‌ها انتخاب کند، بنابراین تصمیم می‌گیرد که کدام کارها باید اول انجام شوند و کدام یک دوم.

ویژگی های ربع

ربع الف: مهم و فوری

این فیلد باید برای ثبت مواردی استفاده شود که به حوزه های اولویت دار زندگی یک فرد مربوط می شود و قابل تأخیر نیست. این مناطق معمولاً خانواده، شغل (برای دانش آموزان - تحصیل)، سلامت و ایمنی است.

این موارد با عبارات زیر مطابقت دارد:

1. عدم انجام این کار در آینده نزدیک به طور قابل توجهی شما را از یکی از اهداف بلند مدت زندگی خود دور می کند.

مثال.شما در آینده نزدیک منتظر ارتقاء هستید. مدیر از شما می خواهد که گزارش پیشرفت را در اسرع وقت ارسال کنید. مهم است؟ بله، زیرا نمی خواهید فرصتی برای رشد شغلی را از دست بدهید. فوری است؟ بله، زیرا اکنون زمان آن است که عملکرد خود را نشان دهید.

1. عدم مراجعه فوری به کمک پزشکی می تواند عواقب بدی داشته باشد.

مثال.شما دندان درد دارید. مهم؟ همه چیز مربوط به سلامتی همیشه مهم است. فوری؟ خطر از دست دادن دندان خود را دارید و در مصرف مسکن ها دوام زیادی نخواهید داشت.

ربع ب: مهم و غیر فوری

افراد موفق بیشتر کار خود را در این ربع انجام می دهند. اینها فعالیت های روزمره ای هستند که همواره در خدمت دستیابی به اهداف اصلی در تمام زمینه های زندگی هستند. همه آنها مهم هستند، اما عجله ای وجود ندارد، همانطور که در مورد ربع A وجود دارد.

یک فرد موفق، امور مهم خود را به حالت اضطراری نمی رساند، بلکه آنها را به تدریج تکمیل می کند. او اغلب وقت دارد تا با فکر تصمیم گیری کند و ساختمان آینده خود را آجر به آجر بسازد.

این منطقه شامل تمام فعالیت های روزمره است که به طور مستقیم به زمینه های اولویت زندگی مربوط می شود: کار، خانواده، خودسازی، سلامت.

یک معیار واحد برای آنها اعمال می شود:

• کار باید تکمیل شود، اما اگر مورد مهم و فوری پیش آمد، می توان آن را برای مدتی به تعویق انداخت.

مثال.شما یک برنامه نویس هستید و باید برنامه ای را که نوشته اید تا دوشنبه ارسال کنید. امروز فقط پنج شنبه است، شما همه چیز را آماده کرده اید، اما تصمیم گرفتید ارسال کار خود را به جمعه موکول کنید تا دوباره همه چیز را با دقت بررسی کنید.

موارد از ربع B، اگر به اندازه کافی مورد توجه قرار نگیرد، می توانند به ربع A مهاجرت کنند. هدف شما جلوگیری از این اتفاق است. این اتفاق می افتد که یک موضوع مهم به دلایلی خارج از کنترل شما ناگهان ظاهر می شود. اما اغلب ما خودمان همه چیز را به این وضعیت می رسانیم و معاینات پیشگیرانه با پزشک را نادیده می گیریم و انجام کارهای مهم را به موعد مقرر موکول می کنیم.

ربع S: بی اهمیت و فوری

این وظایف تا حدودی از اولویت‌های اصلی شما فاصله دارند، اما انجام آن‌ها زندگی شما را راحت‌تر می‌کند و می‌تواند در طول زمان به شما خدمت کند.

این قسمت شامل جلسات و گفتگوهایی است که از روی ادب یا از روی ناچاری در آنها شرکت می کنید، از جمله تولد افراد نه چندان نزدیک، کارهای غیرمنتظره خانه و برخی کارهای کاری.

امور این ربع دارای ویژگی های زیر است:

1. انجام سریع این کار کمک خواهد کرد.

مثال.شما قصد خرید یک کولر گازی را داشتید و در مورد فروش آن شنیدید که فقط یک روز ادامه خواهد داشت. مهم؟ نه به خصوص. دنیا فرو نمی‌پاشد مگر اینکه یک کولر گازی ارزان‌تر از آنچه برنامه‌ریزی کرده‌اید بخرید. فوری؟ بله، فروش به مدت یک روز اعتبار دارد. یک امتیاز خوب: یک خرید فوری به شما این امکان را می دهد که کمی در بودجه خانواده خود صرفه جویی کنید.

1. به طور غیرمستقیم، تکمیل این وظایف ممکن است به اهداف زیربنایی کمک کند، اگرچه این تضمین نمی شود.

مثال.شما یک روزنامه نگار هستید. شما به یک ضیافت دعوت شده اید که ممکن است سردبیر روزنامه مورد علاقه شما در آنجا بیاید. مهم؟ نه به خصوص، همه چیز خیلی مبهم است. فوری؟ بله، چون ضیافت برای همیشه ادامه نخواهد داشت، باید تصمیم بگیرید - یا بروید یا نه.

این احتمال وجود دارد که شخصی را برای تفویض یک پرونده از این ربع پیدا کنید. همسر، آشنا، همکار، زیردستان شما می توانند کارهای فوری غیر مهمی را برای شما انجام دهند.

ربع د: بی اهمیت و غیر فوری

تمام امور در این ربع را می توان به تجارت و سرگرمی تقسیم کرد. کارهایی که باید انجام دهید شامل کارهایی می شود که تکمیل آنها آسایش شما را تضمین می کند و شما و زندگی شما را زیباتر می کند (مثلاً مراقبت از ظاهر خود)، اما این کار می تواند مدتی منتظر بماند.

برای یک زن، این می تواند ملاقات با یک مانیکوریست باشد، برای یک مرد، می تواند شستن ماشینش باشد. البته این موارد به خودی خود مهم هستند، اما نه در ارتباط با حوزه های اصلی زندگی شما.

گروه دوم شامل یک سرگرمی دلپذیر است. معمولاً اعتقاد بر این است که این کارها هیچ سودی ندارد، آنها را "هدر دهنده زمان" می نامند، آنها را به عنوان کارهایی معرفی می کنند که مردم ترجیح می دهند انجام ندهند و خلاص شدن از آنها هدفی قابل ستایش است.

شما فقط می توانید در مورد عادات بدی مانند سیگار کشیدن و نوشیدن منظم الکل قوی صحبت کنید. نمونه هایی مانند برقراری ارتباط در شبکه های اجتماعی، تماشای فیلم های سبک، معاشرت در کلوپ ها، بازی های رایانه ای - همه اینها حق دارد و برای یک فرد ضروری است، اگر او را آرام کند و به او لذت بدهد.

اولاً، یک شخص یک ربات نیست، او باید کاری را فقط برای روح انجام دهد.

ثانیاً، مسائل غیر مهم و غیر فوری می تواند مفید باشد. بسیاری از بازی های رایانه ای تفکر را توسعه می دهند، ارتباطات در شبکه های اجتماعی به شما می آموزد که افکار خود را بیان کنید، رقصیدن در باشگاه ها به شما کمک می کند تا خود را گرم کنید. علاوه بر این، مدتهاست که شناخته شده است که تغییر فعالیت بهترین استراحت است.

شرط اصلی این ربع این است که اجازه ندهید بیشتر وقت شما را به خود اختصاص دهد و چیزهای اصلی را که شما را در زندگی به جلو می برد نادیده بگیرید.

چگونه ماتریس آیزنهاور را عملی کنیم؟

بنابراین، پس از بررسی قسمت تئوری، می توانید تأثیر ماتریس را بر روی خود تجربه کنید.

1. عصر قبل از اولین روز آزمایشی، دفترچه خاطرات را در تاریخ مناسب باز کنید و یک صفحه چهار صفحه بکشید. همانطور که در ماتریس نشان داده شده است آنها را برچسب بزنید. اگر دفتر خاطرات ندارید، می توانید یک برگه معمولی بردارید. اگر همیشه یک تبلت یا لپ تاپ با خود حمل می کنید، می توانید یک ماتریس در اکسل ایجاد کنید.
2. روی یک برگه کاغذ جداگانه، تمام کارهایی را که فردا می‌خواهید انجام دهید در یک ستون بنویسید (وقتی مهارت توزیع سریع همه چیزهای ماتریس را به دست آوردید، دیگر به این مورد نیاز نخواهید داشت).
3. موارد را یکی یکی بخوانید و هر کدام را در ربع مناسب ماتریس بازنویسی کنید. برای این کار فقط باید به دو سوال پاسخ دهید: آیا مهم است؟ آیا فوری است؟

1. در مورد نسخه کاغذی، در هر قسمت فضای خالی بگذارید - فردا کارهای دیگری را به یاد خواهید آورد و آنها را اضافه کنید.
2. کارهایی که قبلا انجام شده را با یک نشانگر (رنگ) برجسته کنید.
3. در پایان روز، کارهای ناتمام را به روز بعد منتقل کنید (حتماً آنها را در صفحه جدیدی از دفتر خاطرات بازنویسی کنید یا آنها را در یک برگه جدید اکسل کپی کنید - در غیر این صورت "از دست خواهند رفت").
4. در پایان روز لذت مرور تمام بخش های "رنگی" ماتریس خود، یعنی تمام کارهای تکمیل شده را از خود دریغ نکنید. شما رضایت یک تاجر را احساس خواهید کرد که روزش تلف نشده است.

نمونه ای از ماتریس آیزنهاور تکمیل شده

با مثال خود، همانطور که در پاراگراف قبلی توصیه کردیم انجام می دهیم - ابتدا همه موارد را در یک ردیف می نویسیم و سپس آنها را در ماتریس توزیع می کنیم. در مثال اول شخص، یک ماساژدرمانگر حرفه ای منعکس خواهد شد.

در اینجا لیست وظایف او برای روز (با تفسیر برای درک میزان اهمیت و فوریت به خواننده) است:

• امروز 4 ماساژ وجود دارد: در ساعت 9، ساعت 11، در ساعت 15، در ساعت 20 (در زمان استراحت کارهای دیگری انجام خواهم داد).
• به بخش حسابداری بروید (طبق قرارداد، من باید 60٪ از هزینه ماساژ را دریافت کنم، اما در واقع فقط 50٪ دریافت می کنم - دلیل آن را بفهمید).
• برای گربه غذا بخرید (چیز خوبی که نگاه کردم - فقط یک غذا باقی مانده است)؛
• از یک دوست در بیمارستان دیدن کنید (دوست نزدیکی که دیروز دستش شکست، چیزی خوشمزه برای او بیاورید).
• به بانک بروید، وام مسکن را پرداخت کنید (امروز آخرین روزی است که می توانید بدون جریمه پرداخت کنید).
• برای برداشتن چادر به خانه یکی از دوستان خود بروید (امروز سه شنبه است، ما در حال برنامه ریزی برای یک سفر کمپینگ خانوادگی در روز شنبه هستیم).
• رفتن به استخر (هر چه بیشتر بروم، بهتر است)؛
• خرید مواد غذایی (هنوز چیزهایی در یخچال وجود دارد، ما چند روز دوام می آوریم)؛
• پاسخ به پیام ها در WhatsApp و VKontakte (فقط مکالمه)؛
• حداقل 20 دقیقه انگلیسی را تمرین کنید (در بین مشتریان خارجی های زیادی وجود دارد، باید زبان خود را بهبود بخشید).
• یک واشر جدید برای شیر بخرید (شیر آب هنوز چکه می کند، اما در آستانه است).
• به یک قرار ملاقات با چشم پزشک بروید (هر سال، فقط در مورد، من تحت معاینه هستم)؛
• کوتاهی مو انجام دهید (ظاهر هنوز مرتب است ، اما بهتر است آن را به تعویق نیندازید).
• یک کتاب در مورد تمرینات عضلات پشت برای یک همکار بفرستید (من قول داده بودم که به محض اینکه پشت کامپیوتر هستم، آن را فوراً بفرستم).

	فوری	عجله نکن
مهم	امروز 4 ماساژ وجود دارد: ساعت 9 صبح، 11 صبح، 3 بعد از ظهر، ساعت 8 بعد از ظهر. به یک دوست در بیمارستان مراجعه کنید	دیدار دوستان برای چادر (سفر کمپینگ خانوادگی) به یک قرار ملاقات با چشم پزشک بروید به حسابداری بروید انگلیسی تمرین کن
مهم نیست	به بانک بروید، وام مسکن را پرداخت کنید غذای گربه بخرید یک واشر شیر آب جدید بخرید کتاب را برای همکار ارسال کنید	به آرایشگاه برو خرید محصولات به استخر بروید به پیام‌ها در واتس‌اپ و VKontakte پاسخ دهید

به یاد داشته باشید: یک چیز برای افراد مختلف می تواند در ربع های مختلف ماتریس زندگی کند. به عنوان مثال، برای کسی، دنبال کردن یک سرگرمی ممکن است مهم و بی اهمیت باشد. شما و فقط شما می توانید امور خود را همانطور که اولویت های زندگی خود را می بینید تقسیم کنید.

تحت چه شرایطی ماتریس آیزنهاور برای شما مفید خواهد بود؟

برخی از شکاکان معتقدند که ماتریس آیزنهاور فقط برای مدیران مناسب است، در حالی که یک کارمند ساده، کارگر یا خانه دار نمی تواند در عمل از آن استفاده کند (که نادرست است - ماتریس جهانی است، ما این را با در نظر گرفتن چنین ثابت کردیم. به عنوان مثال موارد یک ماساژ درمانگر، نه یک تاجر).

در واقع، سوال در مورد امکان یا عدم امکان استفاده از ماتریس نیست، بلکه در مورد مناسب بودن استفاده از آن است.

سیستم آیزنهاور برای برنامه ریزی برای هر روز استفاده می شود. یعنی ما در مورد برنامه های بلند مدت (ساخت خانه، رفتن به تعطیلات، فارغ التحصیلی از دانشگاه) صحبت نمی کنیم، بلکه در مورد وظایف فعلی صحبت می کنیم.

از یک طرف، اگر فردی کارهای روزانه آنقدر کم داشته باشد که حافظه اش بتواند به راحتی با آنها کنار بیاید، استفاده از جدول فایده ای ندارد. به عنوان مثال، کل برنامه یک کارمند برای روز این است که هشت ساعت خود را در محل کار سپری کند و بعد از آن عصر با دوستانش آبجو بنوشد. این میز برای چنین افرادی نیست.

از طرف دیگر، اگر فردی در تمام جنبه های زندگی خود اهدافی داشته باشد - در کار، تحصیل، خودسازی، خانواده، سرگرمی ها، اگر تلاش کند تا بر زمان خود مسلط باشد و با جریان آن پیش نرود. فرد همیشه وظایف روزانه زیادی دارد. و از آنجایی که او نمی خواهد آنها را از دست بدهد، این ماتریس برای او است.

ماتریس آیزنهاور نوشدارویی برای کمبود ابدی زمان نیست. این بیشتر یک آموزش کوچک در مورد اولویت بندی است.

تعجب نکنید اگر در ابتدا برایتان دشوار است که چیزها را به ربع مرتب کنید. لحظه ای که فکر می کنید و آن را انجام می دهید، یاد می گیرید. و یادگیری چیزی ارزشمند همیشه مستلزم تلاش است.

ناامید نشوید - پس از چند روز متوالی کار با میز، مهارتی را به دست خواهید آورد که به مهارت تبدیل می شود. پس از آن، اولویت بندی به صورت خودکار خواهد شد.

بنابراین، بیایید خلاصه کنیم.

ماتریس آیزنهاور برای افرادی مانند شما است اگر:

• شما دائماً باید انتخاب کنید که کدام وظیفه را ابتدا انجام دهید.
• شما آماده هستید تا خود را بهتر بشناسید، آماده پاسخ صادقانه به سوالاتی مانند "چه چیزی واقعا برای من مهم است؟"
• شما می خواهید تا آنجا که ممکن است انجام دهید - قطعاً بیشتر از آنچه اکنون انجام می دهید.
• شما آماده اید تا با کیفیتی مانند اهمال کاری مبارزه کنید - به تعویق انداختن مزمن کارها "برای بعد".

ممکن است از قبل در مدیریت زمان خود خوب باشید.

عبارات زیر را بخوانید و از خود بپرسید که آیا آنها برای شما صادق هستند یا خیر. اگر اکثریت قریب به اتفاق نکات برای شما مناسب نیست، توصیه می شود که بر تکنیک های مدیریت زمان تسلط داشته باشید.

• شما همیشه یک لیست واضح برای انجام روز دارید.
• به ایمیل های تجاری به موقع پاسخ می دهید.
• شما کار را به خانه نمی برید و تقریباً هرگز پس از پایان روز کاری دیر نمی مانید.
• شما اجازه نمی دهید تماس های تلفنی، بازدیدکنندگان و شبکه های اجتماعی به طور قابل توجهی شما را از وظایف اصلی خود منحرف کنند.
• شما کار را برای زیردستان خود انجام نمی دهید زیرا فکر نمی کنید که فقط شما می توانید آن را به خوبی انجام دهید.
• در پایان روز شما تقریباً به همان اندازه در ابتدا احساس انرژی می کنید.

اگر تمام نکات قبلی برای شما منطقی به نظر می رسند، آخرین مورد ممکن است باعث یک لبخند ناباورانه شود: "شوخی می کنی! یک لیمو ترش به من احساس انرژی بیشتری نسبت به پایان روز کاری می دهد. با این وجود، تعداد زیادی از مردم وجود دارند که نه تنها خسته نمی شوند، بلکه موجی از قدرت را نیز احساس می کنند. و هیچ رازی در اینجا وجود ندارد.

ما نه از مقدار کار انجام شده، بلکه از اعمال احمقانه، بی نظم، پرتاب های بی معنی و احساس درماندگی در شرایط فشار زمانی مزمن خسته می شویم.

البته گاهی ما نمی توانیم همه چیز را پیش بینی کنیم. و برنامه منسجم ما ممکن است به دلیل خاموش شدن ناگهانی تجهیزات اداری، مشتری دیرهنگام یا کارمند غایب متزلزل شود. فعلا اینو بذار کنار

اولین چیزی که باید روی آن کار کنید این است که چگونه منبع هرج و مرج برای خود نباشید و سپس می توانید به تأثیر شرایط پیش بینی نشده خارجی فکر کنید.

1. دسکتاپ خود را تمیز کنیداز اسنادی که دیگر با آنها کار نمی کنید. اگر اغلب به آنها نیاز ندارید، آنها را در کمد قرار دهید. اگر اصلا به آنها نیاز ندارید، آنها را به سطل زباله اضافه کنید. در انبوهی از کاغذها، به سختی می توانید همان برگه ای را پیدا کنید، که در جستجوی آن دقایق طولانی را صرف تلاش های بی ثمر می کنید. لطفاً توجه داشته باشید که میزهای تاجران موفق طوری به نظر می رسد که گویی هیچ کس روی آنها کار نمی کند: بیشتر سطح آنها خالی از سکنه است.
2. برای خودت دفتر خاطرات بگیرو از او جدا نشو. به خاطر سپردن همه چیز غیرممکن است و افراد تجاری مدتهاست که نیاز به نوشتن همه چیز را درک کرده اند - تاریخ ملاقات، کارهای انجام شده، سوالاتی که باید در مورد آنها فکر کنید. تلفن‌های همراه و لپ‌تاپ‌ها با تقویم‌هایشان اغلب استفاده می‌شوند، اما دفتر خاطرات کاغذی هرگز منسوخ نمی‌شود - البته فقط به این دلیل که نمی‌تواند خراب شود یا شارژش تمام شود.
3. برای زمان اوج فعالیت روزانه شما چه چیزی مهم است را برنامه ریزی کنید. همه ما انسان هستیم و حتی قوی‌ترین اعضای گونه‌ی ما نیز با خواب غلبه می‌کنند. مقاومت در برابر بیوریتم‌هایتان اتلاف وقت است، باز هم ضرر خواهید کرد. کاری که در یک ساعت در روز انجام می دهید، در عصر، با خستگی انباشته، دوبرابر زمان شما را می برد. بنابراین، گزارش فوری را به اواخر عصر موکول نکنید، قبل از رفتن به رختخواب گفتگوهای مهم را شروع نکنید - هم شما و هم شریک زندگیتان از این رویکرد رنج خواهید برد.
4. خودتان را بیش از حد بار نکنید. فقط این نیست که بهره وری شما کاهش می یابد. با یک ریتم بی رحم، شما قطعا "سوخته" خواهید شد و بدن شما بدون رضایت شما استراحت می کند و شما را به تخت بیمارستان می فرستد. اینجاست که تمام زمان ذخیره شده خود را از دست خواهید داد.

با خود مانند یک اسب اصیل رفتار کنید - البته این حیوان قوی است، اما کدام صاحب آن خطر راندن آن را با سرعت خشمگین می کند؟

1. زمان را روی پروژه ها و امور تلف نکنید. این جمله معروف را به خاطر دارید که بهترین ها دشمن خوبی ها هستند؟ آیا احساس می کنید هرچه بیشتر پروژه خود را آزمایش کنید، بهتر می شود؟ در اینجا بسیار مهم است که موضوع را "بیش از حد" نکنید، در غیر این صورت در معرض خطر خستگی مزمن از ناتوانی در دستیابی به ایده آل هستید. برای کمال تلاش نکنید - این اقدامات وقت شما را تلف می کند.
2. برای عالی بودن در همه چیز تلاش نکنید. سال ها طول می کشد تا در هر زمینه ای متخصص شوید. بهتر است در یک چیز برجسته باشید تا اینکه در همه چیز متوسط ​​باشید. فیلم «Ocean's 11» در این باره صحبت می کند. مهم است که تیمی داشته باشید که در آن همه در کاری مهارت داشته باشند، در این صورت می توانید به راحتی کارها را واگذار کنید.

ماتریس آیزنهاور روشی برای سازماندهی موثر زمان است که به دستیابی به نتایج سریع و قابل توجه و همیشه به موقع کمک می کند.

با پول نمی توان زمان خرید، اما من دوست دارم بر اسرار هستی مسلط شوم و حداقل یک ساعت دیگر به روز اضافه کنم. ساده است: برنامه ریزی دستیار ایده آل شما در مسیر رفاه است. این برنامه ریزی است که به شما کمک می کند تا از حالت دائمی فشار زمانی خارج شوید و از تحریک پذیری و ناامیدی دوری کنید.

ماتریس آیزنهاور به شما کمک می کند تا به اهداف بیشتری دست یابید و مشکلات مهم برنامه ریزی را حل می کند. احساس لیموی فشرده حالت استانداردی است که اکثر مردم در پایان روز کاری احساس می کنند. با چرخش 180 درجه می توان وضعیت را تغییر داد.

برای اولین بار، یک سیاستمدار برجسته، و سابقاً یک نظامی با استعداد، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده، دوایت دیوید آیزنهاور، جستجوی جدی برای راه حلی برای مشکل مدیریت زمان موثر آغاز کرد. بیشتر و بیشتر افراد ترجیح می دهند از ماتریس آیزنهاور برای دستیابی به کارایی در تجارت استفاده کنند.

خالق روش آیزنهاور

دوایت دیوید آیزنهاور در سال 1890 در یک خانواده معمولی به دنیا آمد. در سال 1909 از مدرسه فارغ التحصیل شد و سپس 4 سال در آکادمی نظامی تحصیل کرد. آیزنهاور با اشتیاق خاصی به مطالعه زندگی نامه لینکلن و بزرگان این جهان پرداخت. والدین در همه چیز از پسر خود حمایت کردند. حمایت عزیزان در دوران جوانی تأثیر مثبتی بر حرفه آیزنهاور در آینده خواهد داشت.

استعفا در سال 1948 پایان کار فعال نبود. پس از اینکه آیزنهاور رئیس مؤسسه کلمبیا شد و در آغاز سال 1953 پست ریاست جمهوری ایالات متحده را به عهده گرفت - او بعداً چندین بار به این سمت انتخاب شد. سیاستمدار با مسئله مدیریت زمان موثر مواجه است و آیزنهاور آن را حل می کند.

ماتریس آیزنهاور به عنوان روشی برای سازماندهی زمان

اکنون به وضوح درک می کنیم که مدیریت زمان ابزاری است که به برنامه ریزی موثر وظایف و مدیریت زمان و در عین حال صرفه جویی در انرژی کمک می کند. در دهه 1950، آیزنهاور این را نمی دانست.

ماتریس آیزنهاور برای کمک به حل مشکلات فوری و مهم ایجاد شد. استفاده از آن در برنامه ریزی طولانی مدت توصیه نمی شود، اما برای هدف گذاری روزانه، این روش برابری ندارد. سادگی استفاده، هرم آیزنهاور را در دسترس همه مردم قرار می دهد.

ماتریس آیزنهاور به شما کمک می کند تا کارهای غیر مهم را کنار بگذارید تا بتوانید تا حد امکان روی کارهای مهم تمرکز کنید. در عمل خواهید دید که برای دستیابی به اهداف لازم نیست بر کوهستانی از وظایف غلبه کنید و انرژی را هدر دهید. شما یاد خواهید گرفت که چیزها را بر اساس اهمیت و فوریت دسته بندی کنید.

نحوه توزیع صحیح وظایف در جدول

اجازه دهید برای سهولت استفاده از روش آیزنهاور، موارد اصلی را از موارد بالا انتخاب کنیم. وظایف را در جدول بر اساس 4 ربع تقسیم کنید:

• اولویت کارهای مهم و فوری که باید بدون تاخیر انجام شود.
• کارهای مهم اما نه فوری که باید در اسرع وقت تکمیل شوند. آنها تأثیر زیادی روی هدف نهایی دارند، اما "سوختن" ندارند.
• کارهای غیر مهم و فوری که بعید است بر نتیجه مثبت چیزی تأثیر بگذارد.
• ما به خودمان اجازه می دهیم کارهایی را انجام دهیم که مهم یا فوری نیستند، وقتی می خواهیم و حواسمان پرت می شود.

زمانی استاد خواهید شد که در لیست کارهای ضروری و مهم در ربع A خط تیره وجود داشته باشد. عجله ناامید کننده است، به شما اجازه نمی دهد نفس خود را بند بیاورید، و کیفیت کار انجام شده اغلب چیزهای زیادی را برای شما باقی می گذارد. اگر در ابتدا لیست کارهای ربع الف طولانی تر از ربع های دیگر است، برای ناراحتی عجله نکنید. شما اولین کسی نیستید که از اشتباهات خود درس می گیرید. با توجه به تجربه خود، در آینده می توانید با مشکلات کنار بیایید و پر کردن جدول آیزنهاور را به حالت خودکار برسانید.

چگونه ماتریس آیزنهاور را عملی کنیم؟

زمان اجرای دانش به دست آمده فرا رسیده است. شما به اندازه کافی می دانید که از روش برنامه ریزی آیزنهاور در زندگی خود استفاده کنید.

برای جلوگیری از اشتباهات رایج مبتدیان، این قوانین ساده را دنبال کنید:

• بهتر است فهرستی از وظایف را در عصر مشخص کنید. فوراً تصمیم بگیرید که استفاده از کدام یک برای شما راحت تر است. این می تواند یک دفترچه یادداشت، یک تبلت یا ماتریس آیزنهاور در اکسل روی گوشی شما باشد. حتی یک برگه A4 معمولی هم جواب می دهد. نکته اصلی این است که داده ها همیشه در دسترس هستند.
• در حالی که مبتدی هستید، فهرستی از تمام کارهای خود را در یک برگه جداگانه بنویسید و تنها پس از آن آن را در جدول آیزنهاور وارد کنید. بعداً می توانید از این نکته صرف نظر کنید و بلافاصله وظایف را بر اساس اهمیت و ضرورت طبقه بندی کنید.
• فهرست کارها را با دقت بخوانید و در عین حال از خود سؤال فوری بپرسید.

هنگام طبقه بندی موارد در مقیاس آیزنهاور، از خود بپرسید:

• آیا این وظیفه در محدوده ارزش های اولویت من است؟ اگر پاسخ مثبت است، مهم است، اگر منفی است، مهم نیست.
• آیا اگر این کار را انجام ندهم عواقب منفی برای من خواهد داشت؟ این سوال میزان اهمیت را نیز مشخص خواهد کرد.
• درجه اضطرار بر اساس مدت زمان مرتبط بودن کار تعیین می شود. اگر فردا انجام یک کار غیرممکن است، فوریت در درجه اول اهمیت است.

اگر لیست کارهایتان را روی کاغذ جمع آوری کرده اید، حتماً فضای خالی را در فهرست کارهایتان بگذارید. می توانید آن را تکمیل کنید. باید کارهای ناتمام امروز را به لیست وظایف روز بعد منتقل کنید. اگر مقاله را با دقت بخوانید، متوجه می شوید که کارهای ناتمام هر روز روی میز آیزنهاور حاضر می شود.

نمونه ای از ماتریس آیزنهاور تکمیل شده

بیایید یک روز از زندگی یک معلم جغرافیای مدرسه را مبنا قرار دهیم.

1. فردا در دبیرستان 4 درس وجود دارد: ساعت 8.30، 10.00، 12.00 و 14.00 (بین درس ها امور اجتماعی را انجام خواهم داد).
2. ما باید دریابیم که چرا پیش پرداخت در ماه گذشته به کارت نرسیده است (من نمی خواهم هر بار برای پول نقد به بخش حسابداری مراجعه کنم).
3. من می خواهم مدل موی خود را تغییر دهم و رنگ موهایم را تنظیم کنم (من مدت زیادی است که به این موضوع فکر می کنم).
4. از طریق پست برای یکی از همکاران شهر دیگری بفرستید (من قول داده بودم که در ابتدای هفته این کار را انجام دهم).
5. باید به سوپرمارکت برویم (چند روز به اندازه کافی مواد غذایی باقی مانده است).

در زندگی واقعی وظایف بسیار بیشتری وجود دارد، اما برای تمرینات به پنج امتیاز بسنده می کنیم.

نتیجه توزیع پرونده ها بر اساس روش آیزنهاور:

• همانطور که قبلا متوجه شدید، نکته 1 مهم و ضروری است، آن را در ربع A می نویسیم.
• ربع B موضوع مهم اما نه فوری نقطه 2 را پر می کند.
• ربع C شامل وظیفه فوری اما نه مهم نقطه 4 است.
• چیزهای شماره 3 و 5 به ربع D می روند. آنها فوری نیستند و مهمترین آنها نیستند، اما برای شما لذت به ارمغان می آورند و به شما اجازه آرامش می دهند.

حالا خودت امتحان کن

تحت چه شرایطی ماتریس آیزنهاور برای شما مفید خواهد بود؟

ماتریس به برنامه ریزی وظایف پیچیده و مهم کمک می کند. نحوه کار این روش را درک کنید و آن را در برنامه ریزی کوتاه مدت به کار ببرید.

می توانید از جدول آیزنهاور استفاده کنید اگر:

• تعیین تکلیف اولیه دشوار است، درک اینکه از کجا شروع کنیم دشوار است.
• با خودتان صادق باشید و در هنگام برنامه ریزی به سوالاتی که پرسیده می شود صادقانه پاسخ دهید.
• می خواهید هزینه های زمانی را بهینه کنید.
• شما می دانید که توانایی بیشتری دارید، اما نمی دانید چگونه به نتیجه بهتری برسید.
• کارها را به فردا موکول نکنید

برای دستیابی به نتایج، مطالعه ماتریس آیزنهاور کافی نیست. تنها با به کارگیری این دانش در عمل، تأثیر آن را خواهید دید.

ممکن است از قبل در مدیریت زمان خود خوب باشید.

اگر به روش های آیزنهاور نیازی نداشته باشید و با مشکلات بدون جداول مشکلی نداشته باشید چه؟ آماده تصمیم گیری در حال حاضر؟

سپس صادقانه به این سوالات پاسخ دهید:

• آیا همیشه فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید تهیه می کنید؟
• آیا به موقع به ایمیل ها پاسخ می دهید؟
• آیا به موقع به خانه می روید و کار در تعطیلات آخر هفته به شما مربوط نیست؟
• آیا رسانه های اجتماعی و گپ زدن در کارهای مهم تداخل دارند؟
• در پایان روز، آیا تحریک پذیر هستید و احساس می کنید که می توانستید کارهای بیشتری انجام دهید؟
• آیا همیشه به خانواده خود توجه می کنید؟

به این فکر کنید که آیا می خواهید وضعیت فعلی امور را تغییر دهید یا همه چیز را همانطور که هست رها کنید. جدول آیزنهاور - دستیار برنامه ریزی شما.

هنگام اجرای روش آیزنهاور از این نکات استفاده کنید:

1. خودتان را با چیزهای بی اهمیت بیش از حد شلوغ نکنید.
2. محل کار خود را تمیز نگه دارید و وقت خود را به دنبال اسناد هدر ندهید؛ خود را مرتب کنید.
3. سعی کنید کارهای مهم را در نیمه اول روز انجام دهید و نه در عصر که فعالیت کاهش می یابد.
4. بهترین دشمن خوبی است. موضوع را جدی بگیرید، اما بدون تعصب.

و آخرین توصیه جهتی را انتخاب کنید که ترجیح می دهید بهترین درک را در آن داشته باشید. دانستن همه چیز غیرممکن است.

نتیجه

بنابراین، ماتریس آیزنهاور نمونه ای از توزیع موارد است. ولتر گفت: صبح ها برنامه ریزی می کنم و بعد از ظهر کارهای احمقانه انجام می دهم. آیزنهاور روشی عالی برای اجتناب از این مزخرفات ارائه کرد. به خودتان کمک کنید تا شادتر و موفق تر شوید. از جدول در عمل استفاده کنید و نتیجه خیلی طول نخواهد کشید.

زمان تحت کنترل ما نیست، اما می توانیم زمان خود را به طور موثر مدیریت کنیم.

شما برای آخر هفته برنامه های زیادی داشتید، اما در نهایت وقت خود را صرف تماشای سریال کردید و هیچ کاری انجام ندادید؟ یا شاید شما در محل کار غرق در وظایف هستید و بهمن کارهای فوری هر روز بیشتر می شود؟ احتمالاً شنیده اید که تهیه لیست کارهایی که باید انجام دهید می تواند کارها را به حرکت درآورد. اما گاهی اوقات این واقعا کمکی نمی کند و وظایفی که در لیست کارها گنجانده شده است انجام نشده باقی می مانند. چرا؟ زیرا لیست نادرست است و/یا کارها را به ترتیب اشتباه انجام می دهید. به حل این مشکلات کمک خواهد کرد ماتریس آیزنهاور، او همچنین ماتریس اولویت. این دقیقاً همان چیزی است که ما پیشنهاد می کنیم در مورد آن صحبت کنیم.

ماتریس اولویت آیزنهاور - چیست؟

این ابزار تنظیم اولویت و مدیریت زمان به نام مخترع آن، یکی از روسای جمهور آمریکا - نامگذاری شده است. دوایت دیوید آیزنهاور. ایده اصلی پشت ماتریس اولویت این است: وظایف به ترتیب طبقه بندی می شوند چهار گروهبسته به دو معیار - فوریت و اهمیت اجرای آنها. که در آن همه چیزهای فوری مهم نیستند و همه چیزهای مهم فوری نیستند. برای اینکه بتوانید با موفقیت از عهده وظایف برآیید، باید بدانید که این یا آن کار را در کدام گروه طبقه بندی کنید، و این به شما می گوید که چه زمانی آن را انجام دهید.

این روش - در صورت استفاده صحیح - به شما این امکان را می دهد که تمام وظایف را به موقع انجام دهید و از چسبیدن چیزها به یکدیگر جلوگیری کنید و بهمنی از مشکلات حل نشده را تشکیل دهید.

چگونه بر اساس ماتریس اولویت، فهرستی از کارها تهیه کنیم؟

اجازه دهید تکرار کنیم: برای ترسیم یک برنامه عملیاتی مطابق با ماتریس آیزنهاور، تمام وظایف موجود در لیست باید به 4 دسته اصلی تقسیم شوند:

• دسته A: مهم و فوری
• دسته B: مهم اما فوری نیست.
• دسته C: فوری اما بی اهمیت
• دسته D: فوری و بی اهمیت نیست.

راحت ترین راه این است که یک ورق کاغذ را به چهار مربع بزرگ بکشید و هر کدام را با رنگ و حرف مربوطه برچسب بزنید و سپس وظایف را وارد کنید. بیایید همه دسته ها را با جزئیات بیشتر و با مثال نگاه کنیم.

1. دسته A

موارد مهم و فوری- موقعیت هایی که مهلت تعیین شده استیا بیا فورس ماژور. امروز آخرین روز پرداخت وام مسکن در این ماه است، دیروز باید گزارشی برای رئیس شما ارسال می شد و عصر به دلیل درد حاد دندان به پزشک مراجعه می کنید - این همه رده A است. اگر وظایف خود را به درستی تقسیم کنید ، این مورد حاوی کمترین تعداد کارها خواهد بود و حتی اگر کاملا خالی باشد بهتر است.

2. دسته B

مسائل مهم اما نه فوری- آنها باید باشند بخش اصلی لیست کارها. اینها چیزهایی هستند که اگر امروز آنها را انجام ندهید، فردا یا پس فردا می توانند به دسته A منتقل شوند. آنها مهم هستند، اما یک بافر زمانی کوچک وجود دارد و می توان آنها را برای مدتی کنار گذاشت. این شامل وظایف کاری روزانه، تعویض یک شیر آب در حمام که هنوز کار می کند اما قبلاً چکه می کند و بلیط کنسرت را از قبل خریداری کنید. همچنین در این دسته قرار می گیرند چیزهای مرتبط با اهداف زندگی جهانی شما. به عنوان مثال، اگر می خواهید کسب و کار خود را باز کنید یا شغل جدیدی پیدا کنید و برای این کار باید مهارت جدیدی را فرا بگیرید، زبان خارجی دیگری را یاد بگیرید، سفارش اضافی برای تولید سرمایه و غیره بپذیرید.

3. دسته C

موارد فوری اما بی اهمیت. این چیزی است که در ادامه می آید امروز را تمام کنید زیرا روز بعد دیر یا نامناسب خواهد بود. برنامه های گروه C ممکن است با هدف ایجاد باشد شرایط زندگی راحت و ایجاد ارتباطات اجتماعی.

این ممکن است شامل تبریک به موقع به دوستان و همکاران در تعطیلات یا سفر به کشور برای کمک به والدین در جمع آوری انواع توت ها باشد. مثال دیگر خرید تلویزیون جدید با تخفیف زیاد است. اگر تبلیغات نبود، خیلی دیرتر آن را خریداری می کردید، اما اگر در مدت زمان کوتاهی دور هم جمع شوید، سریعتر و ارزان تر به آنچه می خواهید می رسید. به عبارت دیگر، انجام اقدامات از دسته C حیاتی نیست، اما انجام به موقع آنها بهتر و راحت تر است.

4. دسته D

موارد غیر فوری و غیر مهم. موذی ترین مقوله که عمدتا شامل "کرونوفاژها" یا "قاتلان زمان"(به معنای واقعی کلمه "زمان خواران"، "قاتل زمان"). این مورد شامل تماشای فیلم، صحبت با تلفن با دوستان، خواندن کتاب، پیمایش در فید اخبار است. برای مقاومت در برابر میل به انجام این اعمال به جای وظایف سه دسته اول، باید اراده خوبی داشته باشید، بتوانید خودتان را جمع و جور کنید و روی آنچه نیاز دارید تمرکز کنید، نه روی آنچه می خواهید.

پس از اینکه وظایف خود را در چهار ستون تقسیم کردید، از همان نقطه اول شروع به انجام آنها کنید. اگر یاد بگیرید که از ماتریس اولویت پیروی کنید، نه تنها وظایف را به موقع انجام می دهید، بلکه زمانی را برای سرگرمی - برای کارهای غیر فوری و غیر مهم - می گذارید.

1. در ابتدا ممکن است باشد توزیع صحیح وظایف دشوار است. برای آسان‌تر کردن فرآیند، از خود سؤالاتی بپرسید: «آیا این کار مهم است؟ آیا موضوع در محدوده اولویت های زندگی من است؟ آیا عدم انجام این کار منجر به مشکل می شود؟» اگر بله، پس مهم است. برای درک اینکه آیا موضوعی فوری است، به این فکر کنید که آیا در آینده نزدیک ارتباط آن را از دست خواهد داد؟ اگر بله، پس کار فوری است.

2. سعی کنید لیست دسته A را خالی بگذارید - این را به خاطر بسپارید همه برنامه های انجام نشده از گروه B به اینجا مهاجرت می کنند. علاوه بر این، همین گروه شامل رویدادهای فورس ماژور مختلفی است که نمی توانستید از قبل پیش بینی کنید. اجازه دهید تکرار کنیم که در حالت ایده آل، با مدیریت مناسب زمان، هیچ کار فوری و مهمی وجود نداشته باشد. استثناء همان فورس ماژور خواهد بود و همچنین:

• طرح های سلامت؛
• اقداماتی که تحقق اهداف مهم به آنها بستگی دارد (اگر می خواهید در تابستان به خارج از کشور بروید، بهتر است از قبل برای گذرنامه خارجی اقدام کنید).
• مواردی که رعایت نکردن آنها در آینده منجر به بروز مشکل می شود (جریمه ای که به موقع پرداخت نمی شود ممکن است مانع از سفر به خارج از کشور شود).

3.
دسته B – برای امیدوار کننده ترین وظایف. آمارها نشان می دهد کسانی که در این دسته به اهداف توجه ویژه ای دارند، موفق ترند، با اطمینان بیشتری از نردبان شغلی بالا می روند و بر این اساس درآمد بیشتری کسب می کنند. این، از جمله، با این واقعیت توضیح داده می شود که به لطف انجام به موقع وظایف (با سرعت آرام، بدون عجله)، تمرکز و توانایی اولویت بندی، فرد می تواند به طور کامل استعدادهای خود را نشان دهد و به این یا آن مرحله فکر کند. .

4. برخی از وظایف از دسته C درست تر است که آنها را به عنوان حواس پرت کننده طبقه بندی کنیم، از آنجایی که آنها می توانند کارایی کار شما را کاهش دهند و زمان زیادی را صرف کنند، اگرچه مهم نیستند. این شامل تبریک به بستگان دور، خرید مبل جدید و سایر موارد غیر ضروری است. مهم است که بتوانیم آنها را از وظایف دسته B متمایز کنیم و در صورت امکان، اجرای آنها را به افراد دیگر محول کنیم.

5. مسائل د، یا وقت تلف کن ها، با خیال راحت می توانیم تماس بگیریم غیر مولد. با این حال، می توانید برای اوقات فراغت خود ارزش قائل شوید. به عنوان مثال، به جای رمان عامه پسند، یک کتاب فکری خوب بخوانید، زمانی که می خواهید رهایی عاطفی داشته باشید، ورزش کنید. اگر نمی‌توانید در مقابل وسوسه اتلاف وقت برای چیزی بی‌فایده مقاومت کنید، این هزینه‌ها را به حداقل برسانید: برای انجام این کار، ابتدا وظایف دسته‌های دیگر را کامل کنید.

هنگامی که بر اصل نحوه کار ماتریس آیزنهاور مسلط شوید، نه تنها موفق خواهید شد، بلکه فردی متعادل تر و خوشبین تر خواهید شد، زیرا دیگر نگران چیزهای کوچک آزاردهنده اما مهمی که قبلاً برای آن ها وقت نداشتید، نمی شوید.

چرا انتخاب بین وظایف اولویت دار و ثانویه اینقدر دشوار است؟ تحقیقات آنتونیو داماسیو، عصب شناس، نشان می دهد که تصمیم گیری به طور جدایی ناپذیری با احساسات مرتبط است. بنابراین جای تعجب نیست که اضطراب و افسردگی اغلب به عنوان حالت گیر افتادن و ناتوانی در تصمیم گیری مشخص می شوند. استفاده از ابزارهای ساده ای مانند ماتریس آیزنهاور نه تنها به درک مسائل کمک می کند، بلکه به کاهش استرس عاطفی نیز کمک می کند. با گذشت زمان، با تسلط بر اصول این مفهوم، می توانید به راحتی و به سرعت تفاوت بین مهم، فوری، بی اهمیت و بی فایده را مشخص کنید.

اعتقاد بر این است که ماتریس آیزنهاور ارتباط زیادی با سخنان دوایت دی. آیزنهاور دارد: «من دو مشکل دارم: یکی فوری و دیگری مهم. فوری مهم نیست، اما مهم فوری است.»

دوایت دی. آیزنهاور به عنوان سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده (از سال 1953 تا 1961) شناخته می شود. او قبل از اینکه رئیس جمهور شود، ژنرال بود و در طول جنگ جهانی دوم فرماندهی نیروهای متفقین را برعهده داشت. در سال 1950، آیزنهاور اولین فرمانده عالی نیروهای متفقین ناتو در اروپا شد.

فعالیت‌های حرفه‌ای خاص دائماً آیزنهاور را مجبور می‌کرد تا تصمیمات سخت بگیرد و هر روز بر کارهای مختلف تمرکز کند. برای بهینه سازی فرآیند، او روش خود را ایجاد کرد که به طور گسترده به ماتریس آیزنهاور معروف شد. امروزه، نه تنها توسط ژنرال ها، بلکه توسط افراد عادی، از جمله زنان خانه دار نیز قابل استفاده است - به اولویت بندی کارهای فعلی و نظم دادن به کارها کمک می کند.

نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور

این ابزار برای کسانی مناسب است که می خواهند و می توانند اهمیت وظایف خود را ارزیابی کنند و آنها را به وضوح طبقه بندی کنند. این روش شامل تقسیم وظایف و اقدامات به چهار گروه است:

1. فوری و مهم؛
2. مهم اما نه فوری؛
3. فوری اما مهم نیست؛
4. فوری یا مهم نیست

هدف نهایی روش آیزنهاور کمک به حذف موضوعات بی اهمیت از تصمیمات مهم و تمرکز بر آنچه واقعاً مهم است است.

اگر ماتریس آیزنهاور را به عنوان یک تصویر تصور کنید، به شکل زیر خواهد بود:

معنی ربع در ماتریس

وظایف به ربع های خاصی اختصاص داده می شود، که به نوبه خود تعیین می کند که چه زمانی و چه مدت می توانید یک کار را تکمیل کنید.

• ربع I - "اکنون انجامش دهید" (فوریت و مهم)

این شامل وظایف اولویت دار است که نیاز به توجه فوری دارند. آنها ضرب الاجل های دقیقی دارند و باید بیش از هر چیز و شخصا تکمیل شوند.

• ربع دوم - "تصمیم بگیرید چه زمانی آن را انجام دهید" (مهم اما نه فوری)

این ربع بخش استراتژیک ماتریس است که برای توسعه بلندمدت ایده آل است. عناصری که شامل می شود مهم هستند اما نیازی به توجه فوری ندارند. در عین حال، وظایف دارای مهلت مشخصی هستند و به صورت شخصی نیز انجام می شوند.

• ربع سوم - "سپردن به کسی" (فوری اما مهم نیست)

تماس های تلفنی، ایمیل ها، و برنامه ریزی جلسات و رویدادها در این ربع قرار می گیرند. این نوع وظایف معمولاً به توجه شخصی نیاز ندارند زیرا نتیجه قابل اندازه گیری را در بر نمی گیرند. Quadrant III به به حداقل رساندن حواس پرتی از کارهای مهم کمک می کند. با تفویض اختیار، می توانید روی چیزهای بزرگتر تمرکز کنید.

• ربع چهارم - "بعدا انجامش دهید" (مهم نیست، فوری نیست)

فعالیت هایی که در ربع چهارم قرار می گیرند، فعالیت های فرعی هستند که هیچ ارزشی اضافه نمی کنند. به عبارت ساده، این چیزی است که همیشه می توان بدون ترس از هیچ عواقبی آن را به تعویق انداخت. این چیزها زمان می برد و با وظایف مهم تری که در دو ربع اول قرار می دهید تداخل می کند.

انتخاب رنگ برای ماتریس

به هر ربع ماتریس یک رنگ اختصاص دهید و آن را با یک سطح اولویت مرتبط کنید.

مثلا:

قرمز = فوری

زرد = مهم، اما نه خیلی فوری.

سبز = فوری اما مهم نیست.

خاکستری = فوری نیست، مهم نیست.

همانطور که از ماتریس برای اهداف حرفه ای استفاده می کنید، خواهید دید که بیشتر مشکلات در ربع I و III قرار می گیرند. فعالیت های Quadrant II مهم ترین نتایج را ایجاد می کنند زیرا آنها اهداف تجاری هستند که بر موفقیت بلندمدت تجارت تأثیر می گذارند، اما به ندرت به عنوان فوری طبقه بندی می شوند.

سخت ترین چیز برای درک این است که چه چیزی شما را از مسیر برنامه ریزی شده خود منحرف می کند. اما اگر بتوانید با این مشکل اساسی مدیریت زمان کنار بیایید، افکار مربوط به ساعات تلف شده را از خود دور خواهید کرد. دو سوال از خود بپرسید تا به شما در تصمیم گیری در مورد استراتژی های تصمیم گیری بلندمدت کمک کند:

• چه زمانی روی کارهای مهم اما نه فوری کار خواهید کرد؟
• چه زمانی می توانید برای انجام کارهای مهم قبل از اینکه ناگهانی فوریت شوند، وقت بگذارید؟

شایان ذکر است که گاهی اوقات وظایف یک ربع به طور غیرمنتظره به دیگری می افتد. اگر یک وضعیت اضطراری رخ دهد، اولویت های شما تغییر خواهد کرد. به عنوان مثال، شما صاحب یک کسب و کار کوچک هستید و یک مشتری ناراضی به دلیل تاخیر در تحویل، تماس می گیرد و می خواهد با یک مدیر صحبت کند. این مشکل بلافاصله بالاتر از سایر عناصر در ماتریس قرار می گیرد.

توزیع وظایف در ربع دارای ویژگی هایی است که باید در نظر گرفته شود:

1. لیست کارها زندگی را آسان تر می کند. اطمینان حاصل کنید که هنگام تعیین تکالیف، سؤالات درستی می‌پرسید تا به شما کمک کند در ابتدا آنچه را که باید انجام دهید، بپرسید. ویژگی کلیدی اولویت است.
2. می‌توانید فعالیت‌ها و وظایف زیادی را به هر ربع اضافه کنید، اما بهترین کار این است که حداکثر تعداد آن‌ها بیش از هشت مورد نباشد. در غیر این صورت، از هدف اصلی - تکمیل کار - دور خواهید شد.
3. ماتریس های جداگانه ای برای زندگی حرفه ای و شخصی خود ایجاد کنید.
4. فقط شما می توانید سطح اولویت موارد موجود در لیست خود را تعیین کنید. هر روز صبح را با لیست کارها از ماتریس شروع کنید و تا پایان هفته نتیجه را خواهید دید.

الگوی ماتریس آیزنهاور

برای ساده کردن فرآیند توزیع کار، از یک الگوی توسعه یافته توسط Evernote استفاده کنید:

ماتریس آیزنهاور را می توان به نرم افزار مدیریت پروژه Trello ترجمه کرد. برای هر یک از چهار تخته (= ربع) فهرستی از کارها تهیه کنید و یک تابلوی "صندوق ورودی" جداگانه ایجاد کنید که همه وظایف قبل از توزیع به ربع ها انجام می شود. این به شما امکان می دهد حجم کاری خود را به صورت بصری ارزیابی کنید.

ماتریس آیزنهاور ابزار ساده ای است که به شما کمک می کند از وضعیت فلج تجزیه و تحلیل که هر زمان حتی نمی دانید از کجا شروع کنید رخ می دهد جلوگیری کنید.

این تکنیک به دلیل سهولت استفاده ظاهری آن محبوب است، دانستن در مورد آن مفید است، قطعا ارزش امتحان کردن را دارد، پس بیایید آن را بفهمیم.

دوایت آیزنهاور، ژنرال ارتش و سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده، بعید بود که نظریه مدیریت زمان و تکنیک های استفاده موثر از زمان را مطالعه کرده باشد. اما این عبارت او بود که «همه چیزهای فوری مهم نیستند و همه چیزهای مهم فوری نیستند» که به بهترین وجه اصل روشی به نام ماتریس آیزنهاور را توصیف می کند.

مشکلاتی که ماتریس آیزنهاور به حل آنها کمک می کند

گاهی اوقات تمام روز را بدون صاف کردن کار می‌کنید، یک سری کارها را انجام می‌دهید، به معنای واقعی کلمه مثل یک سنجاب دور خود می‌چرخید، اما نتیجه فقط خستگی است و هیچ رضایتی. زیرا خیلی روشن نیست که چگونه این همه قهرمانی کار شما را به هدفتان نزدیک کرد.

در مدیریت زمان، به این مشکل تعیین هدف می گویند و پیامدهای آن می تواند مخرب ترین باشد - زندگی به یک ماراتن طاقت فرسا با وقفه های نادر و نتیجه ای غیرقابل درک تبدیل می شود.

درک این نکته مهم است که مشکل این نیست که ما کم یا ضعیف کار می کنیم، بلکه مشکل این نیست که قبل از شروع هر کسب و کاری اهداف درستی را تعیین نمی کنیم و اولویت ها را مشخص نمی کنیم. یکی از راه هایی که می تواند به حل این مشکل کمک کند استفاده از ماتریس آیزنهاور برای مرتب کردن سریع وظایف بر اساس اولویت است.

ماهیت ماتریس آیزنهاور

این تکنیک به شما کمک می کند تا به سرعت لیست کارهای خود را مرتب کنید، حتی اگر تعداد زیادی از آنها وجود داشته باشد. از نظر ظاهری، همه چیز بسیار ساده به نظر می رسد - ما به لیست وظایف نگاه می کنیم و برای هر یک به دو سوال پاسخ می دهیم.

• مهم است؟

• فوری است؟

یک ورق کاغذ بردارید و آن را به چهار قسمت تقسیم کنید. چهار مربع به دست می آوریم که در آنها پاسخ این دو سوال را وارد می کنیم.

ماتریس آیزنهاور چگونه است؟

ربع الف: امور مهم و فوری

• مواردی که در صورت تکمیل نشدن، دستیابی به هدف را به خطر می اندازد.
• مشکلاتی که برای جلوگیری از مشکلات بزرگ در زندگی باید حل شوند.
• مسائل مربوط به سلامت.

اگر شما یک هیولای کارآمدی هستید، پس این ربع برای شما خالی خواهد بود: تا زمانی که وارد بخش "آتش" نشوید، به سادگی کارها را انجام نخواهید داد. اما شما یک هیولای کارآیی نیستید (و ما هم نیستیم)، بنابراین بعید است که این اتفاق بیفتد. مهمترین چیز این است که اتفاقات در آنجا به ندرت و در مقادیر کم اتفاق می افتد. اگر نیمی از لیست وظایف شما وجود داشته باشد، فاجعه است.

با این حال، نیازی به وحشت نیست. برای اینکه این ربع خالی باشد، ابتدا باید روی حفظ سایر بخش ها کار کنید.

ربع B: مسائل مهم اما نه فوری

• فعالیت اولیه

اینجاست که وظایفی زندگی می کنند که به حداکثر توجه نیاز دارند. کسانی که با این ربع خوب کار می کنند، در دستیابی به اهداف خود موفق خواهند بود. کارهای مهمی که نمی سوزند، به این معنی که ما آنها را در حالتی نزدیک به وحشت انجام نمی دهیم. هیچ مانعی برای اجرای آنها به بهترین نحو ممکن وجود ندارد. فقط معطل نکنید - وظایف این ربع می توانند به بخش A منتقل شوند.

ربع ج: موارد فوری اما نه مهم

• حواس پرتی.

انجام این وظایف به شما کمک نمی کند تا به هدف خود برسید، آنها شما را از تمرکز بر آنچه واقعا مهم است باز می دارند، کارایی شما را کاهش می دهند و شما را خسته می کنند.

ربع موذی - این خطر وجود دارد که مسائل مربوط به این بخش با موضوعات ربع A اشتباه گرفته شود و منجر به سردرگمی در اولویت ها شود.

ربع د: موارد فوری یا مهم نیست

ربع متناقض، زیرا اینجا جایی است که تجارت زندگی می کند:

• عدم ارائه هیچ منفعتی؛
• مورد علاقه ما

گوش بده. موسیقی مورد علاقه ما در اینجا پخش می شود، یک صندلی راحت در انتظار شماست و عملاً هیچ دخالت مغزی لازم نیست.

نحوه اعمال ماتریس آیزنهاور در مدیریت زمان

روش ها و تکنیک های زیادی در مدیریت زمان وجود دارد که گاهی اوقات چندان سازگار نیستند. و این یک نقطه ضعف نیست، زیرا مردم متفاوت هستند. چیزی که برای یک نفر عالی عمل می کند برای دیگری کار نمی کند. بنابراین، شما به ناچار باید تکنیک های مختلف را امتحان کنید و روش مناسب را انتخاب کنید.