Ahoj! V tomto článku si povíme o jednom z nejúčinnějších nástrojů time managementu – Eisenhowerově matici.

Dnes se dozvíte:

• Co je to Eisenhowerova matice;
• Jak můžete použít matici v každodenním životě (s příklady);
• Jaké techniky vám pomohou ušetřit čas?

"Je to dlouhý den až do večera, pokud není co dělat," říká lidová moudrost. Zcela jiné aforismy vyvstávají od zaneprázdněných lidí, kteří závodí s časem: "Jak můžeme přidat 25. hodinu dni?"

V podmínkách multitaskingu se dříve nebo později každý podnikatel potýká s otázkou správného rozdělení časových zdrojů. Výchozí podmínky jsou stejné pro každého obyvatele planety – hodina zahrnuje šedesát minut pro úplně každého. Ale to, jak efektivně lidé hospodaří se svým časem, do značné míry určuje rozdíl mezi úspěšným člověkem a věčným smolařem.

Eisenhowerova matice jako metoda organizace času

Time management, neboli, je vědomá kontrola nad množstvím času stráveného na konkrétních činnostech za účelem zvýšení jejich efektivity a produktivity.

Eisenhowerova matice je jedním z oblíbených nástrojů pro správu času, který se používá k upřednostňování pracovních a osobních úkolů. Je založen na principu rozdělení všech případů do čtyř kategorií v závislosti na stupni jejich důležitosti a naléhavosti. Matrice je nejvhodnější pro krátkodobé a střednědobé plánování.

Tento přístup vynalezl Dwight David Eisenhower, armádní generál během druhé světové války a později třicátý čtvrtý prezident Spojených států. Politik vždy obdivoval své okolí svou schopností dělat všechno.

Kdysi jeden Američan marně hledal nějaký účinný způsob, jak řídit čas, a nenašel ho mezi stávajícími, rozvinul jej sám. Time Matrix je stále úžasný ve své jednoduchosti a genialitě a miliony lidí po celém světě jej používají k plánování.

Vizuálně je matice priorit rozdělena do čtyř kvadrantů, kde věci zapadají do kategorií: důležité a naléhavé, důležité a neurgentní, nedůležité a naléhavé, nedůležité a nenaléhavé.

Uživatel matice je požádán, aby do těchto kvadrantů zadal všechny své plánované aktivity. Největší práce se odehrává právě tehdy, když si člověk mezi těmito obory vybere, a tak se rozhodne, které věci je třeba udělat jako první a které jako druhé.

Charakteristika kvadrantů

Kvadrant A: důležitý a naléhavý

Toto pole by se mělo používat k zaznamenávání záležitostí, které se týkají prioritních oblastí života osoby a nelze je odkládat. Těmito oblastmi jsou zpravidla rodina, kariéra (u studentů – studium), BOZP.

Tyto případy odpovídají následujícím prohlášením:

1. Pokud to v blízké budoucnosti neuděláte, výrazně se vzdálíte od jednoho z vašich dlouhodobých životních cílů.

Příklad. V blízké budoucnosti očekáváte povýšení. Manažer vás žádá, abyste co nejrychleji předložili zprávu o postupu. To je důležité? Ano, protože si nechcete nechat ujít šanci na kariérní růst. Je to naléhavé? Ano, protože nyní je čas ukázat svůj výkon.

1. Pokud včas nevyhledáte lékařskou pomoc, může to mít hrozné následky.

Příklad. Bolí vás zub. Důležité? Vše, co souvisí se zdravím, je vždy důležité. Naléhavě? Riskujete ztrátu zubu a na prášcích proti bolesti dlouho nevydržíte.

Kvadrant B: důležitý a neurgentní

Úspěšní lidé dělají většinu své práce v tomto kvadrantu. Jsou to každodenní činnosti, které vždy slouží k dosažení hlavních cílů ve všech oblastech života. Všechny jsou důležité, ale není kam spěchat, jako je tomu u A kvadrantu.

Úspěšný člověk své důležité záležitosti neuvádí do nouzového stavu, ale dokončuje je postupně. Nejčastěji má čas rozhodovat se promyšleně a stavět budovu své budoucí cihly po cihle.

Tato zóna zahrnuje všechny každodenní činnosti, které se přímo týkají prioritních oblastí života: práce, rodina, seberozvoj, zdraví.

Platí pro ně jediné kritérium:

• Úkol musí být splněn, ale může být na chvíli odložen, pokud přijde něco důležitého a naléhavého.

Příklad. Jste programátor a program, který jste napsali, musíte odeslat do pondělí. Dnes je teprve čtvrtek, máte vše připraveno, ale rozhodli jste se odložit odevzdání práce na pátek, abyste si vše znovu pečlivě zkontrolovali.

Případy z kvadrantu B, pokud jim není věnována dostatečná pozornost, mohou migrovat do kvadrantu A. Vaším cílem je tomu zabránit. Stává se, že se důležitá záležitost objeví náhle, z důvodů mimo vaši kontrolu. Často ale věci do tohoto stavu dovedeme my sami, ignorujeme preventivní prohlídky u lékaře a odkládáme splnění důležitých úkolů na termín.

Kvadrant S: Nedůležité a naléhavé

Tyto úkoly leží v určité vzdálenosti od vašich hlavních priorit, ale jejich provádění vám zpříjemní život a může vám časem dobře posloužit.

Tato oblast obsahuje schůzky a rozhovory, kterých se účastníte ze slušnosti nebo z nutnosti, včetně narozenin nepříliš blízkých lidí, nečekaných domácích prací a některých pracovních úkolů.

Záležitosti tohoto kvadrantu mají následující charakteristiky:

1. Rychlé dokončení tohoto úkolu pomůže.

Příklad. Plánovali jste si koupit klimatizaci a slyšeli jste o výprodeji, který potrvá pouze jeden den. Důležité? Nikoliv zvlášť. Svět se nezboří, pokud si nekoupíte klimatizaci levněji, než jste plánovali. Naléhavě? Ano, akce platí jeden den. Příjemný bonus: urgentní nákup vám umožní ušetřit trochu na rodinném rozpočtu.

1. Nepřímo může splnění těchto úkolů prospět základním cílům, i když to není zaručeno.

Příklad. Jste novinář. Jste zváni na banket, kam může přijít redaktor novin, o které máte zájem. Důležité? Nijak zvlášť, vše je příliš vágní. Naléhavě? Ano, protože hostina nebude trvat věčně, je potřeba se rozhodnout – buď jít, nebo ne.

Je pravděpodobné, že najdete někoho, kdo deleguje případ z tohoto kvadrantu. Váš manžel, známý, kolega, podřízený za vás může udělat nějakou nedůležitou naléhavou práci.

Kvadrant D: Nedůležité a nenaléhavé

Všechny záležitosti v tomto kvadrantu lze rozdělit na obchodní a zábavní. Mezi úkoly patří úkoly, jejichž splnění vám zaručí pohodlí a zkrásní vás i váš život (například péče o váš zevnějšek), ale úkol na sebe může nějakou dobu počkat.

Pro ženu to může být návštěva manikérky, pro muže mytí auta. Tyto věci jsou samozřejmě důležité samy o sobě, ale ne ve vztahu k vašim hlavním oblastem života.

Do druhé skupiny patří příjemná zábava. Obvykle se má za to, že z těchto úkolů není žádný užitek, říká se jim „žrouti času“, jsou prezentovány jako věci, které by lidé raději nedělali, a zbavit se jich je chvályhodný cíl.

Tak kategoricky můžete mluvit jen o špatných návycích, jako je kouření a systematické pití silného alkoholu. Příklady věcí jako komunikace na sociálních sítích, sledování lehkých filmů, poflakování se v klubech, hraní počítačových her – to vše má právo být a je pro člověka nezbytné, pokud ho to uvolňuje a přináší potěšení.

Za prvé, člověk není robot, potřebuje dělat něco jen pro duši.

Za druhé, nedůležité a nenaléhavé záležitosti mohou být prospěšné. Mnoho počítačových her rozvíjí myšlení, komunikace na sociálních sítích vás učí vyjadřovat myšlenky, tanec v klubech pomáhá zahřát se. Navíc se už dávno ví, že změna aktivity je nejlepší odpočinek.

Hlavní podmínkou pro tento kvadrant je nenechat si jej zabrat po většinu času a ignorovat to hlavní, co vás v životě posouvá dál.

Jak uvést Eisenhowerovu matici do praxe

Po prostudování teoretické části si tedy můžete účinek matrixu vyzkoušet sami na sobě.

1. Večer před prvním experimentálním dnem otevřete diář k příslušnému datu a nakreslete čtyřstránku. Označte je podle matice. Pokud nemáte diář, můžete si vzít obyčejný list. Pokud s sebou stále nosíte tablet nebo notebook, můžete si vytvořit matici v Excelu.
2. Na samostatný list papíru si do sloupce zapište všechny věci, které plánujete zítra udělat (až získáte dovednost rychle rozmístit všechny věci v matrice, tuto položku již nebudete potřebovat).
3. Přečtěte si případy jeden po druhém a přepište každý do příslušného kvadrantu matice. K tomu stačí odpovědět na dvě otázky: Je to důležité? Spěchá to?

1. V případě papírové verze nechte v každém poli volné místo - zítra si vzpomenete na další věci a přidáte je.
2. Zvýrazněte již splněné úkoly fixem (barvou).
3. Na konci dne přeneste nedokončené úkoly do dalšího dne (nezapomeňte je přepsat na novou tabulku deníku nebo je zkopírovat na novou kartu Excel - jinak se „ztratí“).
4. Neodpírejte si na konci dne potěšení z toho, abyste si prohlédli všechny „barevné“ části vaší matrice, tedy všechny splněné úkoly. Pocítíte spokojenost obchodníka, jehož den nebyl promarněný.

Příklad dokončené Eisenhowerovy matice

S naším příkladem uděláme, jak jsme radili v předchozím odstavci – nejprve všechny případy zapíšeme do řady, a poté je rozmístíme do matice. V příkladu z pohledu první osoby bude reflektovat profesionální masážní terapeut.

Zde je jeho seznam úkolů pro daný den (s komentářem, aby čtenář pochopil stupeň důležitosti a naléhavosti):

• Dnes jsou 4 masáže: v 9 hodin, v 11 hodin, v 15 hodin, ve 20 hodin (o přestávkách budu dělat jiné věci);
• Jděte do účtárny (podle smlouvy bych měl dostat 60 % nákladů na masáž, ale ve skutečnosti dostávám jen 50 % - zjistěte proč);
• Koupit jídlo pro kočku (dobře jsem se podíval - zbývá jen jedno krmení);
• Navštivte přítele v nemocnici (blízký přítel, který si včera zlomil ruku, přineste mu něco chutného);
• Zajděte do banky, proveďte splátku hypotéky (dnes je poslední den, kdy můžete platit bez sankce);
• Zastavte se u kamaráda vyzvednout stan (dnes je úterý, na sobotu plánujeme rodinný kemp);
• Jít do bazénu (čím častěji chodím, tím lépe);
• Nakupte potraviny (v lednici ještě nějaké věci jsou, pár dní vydržíme);
• Odpovídejte na zprávy na WhatsApp a VKontakte (pouze konverzace);
• Procvičte si angličtinu alespoň 20 minut (mezi klienty je mnoho cizinců, musíte se zlepšit v jazyce);
• Kupte si nové těsnění pro kohoutek (kohoutek stále kape, ale je to na hraně);
• Jděte na schůzku s oftalmologem (každý rok, pro případ, podstoupím vyšetření);
• Nechte se ostříhat (vzhled je stále elegantní, ale je lepší to neodkládat);
• Pošlete kolegovi knihu o cvicích na zádové svaly (slíbil jsem, že jakmile budu u počítače, hned ji pošlu).

	NALÉHAVĚ	NESPĚCHEJ
DŮLEŽITÉ	Dnes jsou 4 masáže: v 9 hodin, v 11 hodin, v 15 hodin, ve 20 hodin. Navštivte přítele v nemocnici	Navštivte přátele na stan (výlet na rodinné stanování) Jděte na schůzku s oftalmologem Přejděte do účetnictví Procvičte si angličtinu
NA TO NEZÁLEŽÍ	Jděte do banky, proveďte splátku hypotéky Kupte si krmivo pro kočky Kupte si nové těsnění kohoutku Pošlete knihu kolegovi	Nechat se ostříhat Kupujte produkty Jděte do bazénu Odpovídejte na zprávy na WhatsApp a VKontakte

Pamatujte: totéž pro různé lidi může žít v různých kvadrantech matice. Například pro někoho může být provozování koníčka důležité i nedůležité. Vy a pouze vy můžete distribuovat své záležitosti, jak vidíte své životní priority.

Za jakých podmínek vám bude Eisenhowerova matice užitečná?

Někteří skeptici se domnívají, že Eisenhowerova matice je vhodná pouze pro manažery, zatímco prostý zaměstnanec, dělník nebo žena v domácnosti ji nebude moci v praxi použít (což je nepravda - matice je univerzální, my jsme to dokázali tím, že příkladem jsou případy masážního terapeuta, nikoli obchodníka).

Ve skutečnosti se nejedná o možnost či nemožnost použití matice, ale o vhodnost jejího použití.

Systém Eisenhower slouží k plánování na každý den. To znamená, že se nebavíme o dlouhodobých plánech (postavit dům, odjet na dovolenou, vystudovat vysokou školu), ale o aktuálních úkolech.

Na jednu stranu, pokud má člověk tak málo denních úkolů, že si s nimi jeho paměť hravě poradí, nemá cenu používat tabulku. Například celý plán zaměstnance na den je strávit osm hodin v práci a pak večer pít pivo s přáteli. Tento stůl není pro takové lidi.

Na druhou stranu, pokud má člověk cíle ve všech aspektech svého života – v práci, studiu, seberozvoji, rodině, zálibách, pokud se snaží být pánem svého času a nejít s jeho proudem – např. člověk má vždy mnoho každodenních úkolů. A protože je nechce ztratit z dohledu, je tato matrice pro něj.

Eisenhower Matrix není všelékem na věčný nedostatek času. Je to spíše takový mini návod na stanovení priorit.

Nebuďte překvapeni, když vám bude zpočátku obtížné třídit věci do kvadrantů. Ve chvíli, kdy to myslíte a děláte, učíte se. A naučit se něco cenného vždy vyžaduje určité úsilí.

Nezoufejte – poté, co budete se stolem pracovat několik dní v řadě, získáte dovednost, která se promění v dovednost. Následně se prioritizace stane automatickou.

Pojďme si to tedy shrnout.

Eisenhower Matrix je pro lidi, jako jste vy, pokud:

• Neustále se musíte rozhodovat, který úkol přijmete jako první;
• Jste připraveni se lépe poznat, připraveni upřímně odpovědět na otázky typu „co je pro mě opravdu důležité?“;
• Chcete toho stihnout co nejvíce – rozhodně více než nyní;
• Jste připraveni bojovat proti takové své vlastnosti, jako je prokrastinace – chronické odkládání věcí „na později“.

Možná už umíte dobře hospodařit se svým časem.

Přečtěte si níže uvedená tvrzení a zeptejte se sami sebe, zda jsou pro vás pravdivá. Pokud vám naprostá většina bodů nesedí, je vhodné, abyste si osvojili techniky time managementu.

• Vždy máte jasný seznam úkolů pro daný den;
• Na obchodní e-maily odpovídáte včas;
• Nenosíte si práci domů a téměř nikdy nezůstáváte pozdě po skončení pracovního dne;
• Nedovolíte, aby vás telefonáty, návštěvy a sociální sítě výrazně odváděly od vašich hlavních úkolů;
• Neděláte práci za své podřízené, protože si nemyslíte, že jen vy ji můžete dělat opravdu dobře;
• Na konci dne se cítíte téměř stejně nabití energií jako na začátku.

Pokud vám všechny předchozí body připadají logické, pak ten poslední může vyvolat nevěřícný úsměv: „Děláš si srandu! Vymačkaný citron mi dodává energii než na konci pracovního dne.“ Přesto existuje velké množství lidí, kteří se nejen neunaví, ale pocítí i nával síly. A zde není žádné tajemství.

Unavuje nás ne množství vykonané práce, ale hloupé, neuspořádané jednání, nesmyslné házení a pocit bezmoci v podmínkách chronické časové tísně.

Samozřejmě někdy nemůžeme předvídat všechno. A náš koherentní plán může být otřesen kvůli náhle vypnutému kancelářskému vybavení, pozdnímu klientovi nebo nepřítomnému zaměstnanci. Nechte to zatím stranou.

Jako první je třeba zapracovat na tom, jak nebýt pro sebe zdrojem chaosu, a pak můžete přemýšlet o vlivu vnějších nepředvídaných okolností.

1. Vyčistěte si pracovní plochu z dokumentů, se kterými již nepracujete. Pokud je moc často nepotřebujete, dejte je do skříně. Pokud je vůbec nepotřebujete, přidejte je do koše. V hromadě papírů jen stěží najdete právě ten list, jehož hledáním strávíte dlouhé minuty, podrážděni bezvýsledným úsilím. Upozorňujeme, že stoly úspěšných obchodníků vypadají, jako by na nich nikdo nepracoval: většina jejich plochy je neobsazená.
2. Pořiďte si deník a nerozluč se s ním. Není možné si vše zapamatovat a obchodníci už dávno pochopili, že je potřeba si vše zapisovat – termíny schůzek, úkoly, otázky k zamyšlení. Mobilní telefony a notebooky s jejich kalendáři se používají často, ale papírový diář nikdy nezastará – už jen proto, že se nemůže rozbít nebo vybít.
3. Naplánujte si, co je nejdůležitější pro vaše vrcholné denní aktivity. Všichni jsme lidské bytosti a i ti nejsilnější členové našeho druhu jsou přemoženi spánkem. Vzdorovat svým biorytmům je ztráta času, stejně prohrajete. To, co uděláte přes den za hodinu, vám večer s nahromaděnou únavou zabere dvojnásobek času. Neodkládejte proto naléhavou zprávu na pozdní večer, nezačínejte důležité rozhovory před spaním – na tomto přístupu si potrpíte vy i váš partner.
4. Nepřetěžujte se. Nejde jen o to, že se sníží vaše produktivita. S nemilosrdným rytmem definitivně „vyhoříte“ a vaše tělo si bez vašeho souhlasu odpočine a pošle vás na nemocniční lůžko. Tady ztratíte všechen ušetřený čas.

Chovejte se k sobě jako plnokrevnému koni – je to samozřejmě silné zvíře, ale který majitel by riskoval, že ho bude řídit zběsilým tempem?

1. Neztrácejte čas projekty a záležitostmi. Pamatujete si známou větu, že nejlepší je nepřítelem dobra? Máte pocit, že čím více budete svůj projekt testovat, tím bude lepší? Zde je velmi důležité záležitost „nepřetahovat“, jinak riskujete chronickou únavu z neschopnosti dosáhnout ideálu. Neusilujte o dokonalost – tyto akce budou plýtvat vaším časem.
2. Nesnažte se být ve všem skvělí. Stát se odborníkem v jakékoli oblasti trvá roky. Je lepší vyčnívat v jedné věci, než být průměrný ve všem. O tom mluví film "Ocean's 11". Je důležité mít tým, kde je každý v něčem dobrý, pak můžete věci snadno delegovat.

Eisenhower Matrix je metoda efektivní organizace času, která pomáhá dosahovat rychlých a významných výsledků a být vždy včas.

Peníze si čas nekoupí, ale rád bych ovládl tajemství existence a přidal alespoň další hodinu dni. Je to jednoduché: plánování je vaším ideálním pomocníkem na cestě k pohodě. Právě plánování vám pomůže dostat se z neustálého stavu časové tísně a vyhnout se podrážděnosti a zklamání.

Eisenhower Matrix vám pomůže dosáhnout více a řeší důležité problémy plánování. Cítit se jako vymačkaný citron je standardní stav, který většina lidí cítí na konci pracovního dne. Situaci lze změnit otočením o 180 stupňů.

Vynikající politik a dříve talentovaný voják, 34. prezident Spojených států Dwight David Eisenhower, poprvé začal vážně hledat řešení problému efektivního řízení času. Stále více lidí dává přednost použití Eisenhowerovy matice k dosažení efektivity v podnikání.

Tvůrce Eisenhowerovy metody

Dwight David Eisenhower se narodil v roce 1890 do obyčejné rodiny. V roce 1909 absolvoval školu, poté 4 roky studia na vojenské akademii. Se zvláštní vášní studoval Eisenhower životopis Lincolna a velikánů tohoto světa. Rodiče svého syna ve všem podporovali. Podpora blízkých v mládí by měla pozitivní dopad na Eisenhowerovu kariéru v budoucnu.

Rezignace v roce 1948 neznamenala konec aktivní činnosti. Poté, co se Eisenhower stal rektorem Kolumbijského institutu a počátkem roku 1953 nastoupil na post prezidenta Spojených států amerických – později byl do této funkce několikrát zvolen. Politik stojí před otázkou efektivního time managementu a Eisenhower ji řeší.

Eisenhowerova matice jako metoda organizace času

Nyní jasně chápeme, že time management je nástroj, který pomáhá efektivně plánovat úkoly a řídit čas a zároveň šetřit energii. V 50. letech to Eisenhower nevěděl.

Eisenhowerova matice byla vytvořena, aby pomohla vyřešit naléhavé a důležité problémy. Nedoporučuje se používat při dlouhodobém plánování, ale pro denní stanovení cílů nemá tato metoda obdoby. Jednoduchost použití činí Eisenhowerovu pyramidu dostupnou všem lidem.

Eisenhower Matrix vám pomůže odhodit nedůležité, abyste se mohli co nejvíce soustředit na důležité úkoly. V praxi uvidíte, že k dosažení cílů není nutné překonávat hory úkolů, plýtvat energií. Naučíte se kategorizovat věci podle důležitosti a naléhavosti.

Jak správně rozdělit úkoly v tabulce

Vyberme ty hlavní z výše uvedených pro pohodlí použití Eisenhowerovy metody. Rozdělte úkoly v tabulce podle 4 kvadrantů:

• Prioritní důležité a naléhavé úkoly, které musí být dokončeny bez prodlení.
• Důležité, ale ne naléhavé úkoly, které by měly být dokončeny co nejdříve. Mají velký vliv na konečný cíl, ale „neshoří“.
• Nedůležité a naléhavé úkoly, které pravděpodobně neovlivní pozitivní výsledek něčeho.
• Dovolujeme si dělat věci, které nejsou důležité nebo naléhavé, když chceme a necháme se rozptýlit.

Mistrem se stanete, když je na seznamu naléhavých a důležitých úkolů v kvadrantu A pomlčka. Spěch je deprimující, nedovolí vám popadnout dech a kvalita dokončeného úkolu často zanechává mnoho přání. Nespěchejte, abyste se rozčilovali, pokud je seznam úkolů v kvadrantu A zpočátku delší než v ostatních kvadrantech. Nejste první, kdo se učí ze svých chyb. Vzhledem ke svým zkušenostem si v budoucnu dokážete poradit s obtížemi a přivést plnění Eisenhowerova stolu k automatizaci.

Jak uvést Eisenhowerovu matici do praxe

Nastal čas nabyté znalosti realizovat. Víte dost na to, abyste ve svém životě začali používat Eisenhowerovu plánovací metodu.

Chcete-li se vyhnout běžným začátečnickým chybám, dodržujte tato jednoduchá pravidla:

• Seznam úkolů je lepší nastínit večer. Ihned se rozhodněte, který z nich je pro vás výhodnější. Může to být poznámkový blok, tablet nebo Eisenhowerova matice v Excelu ve vašem telefonu. Postačí i běžný list A4. Hlavní věc je, že data jsou vždy po ruce.
• Zatímco jste začátečník, napište si seznam všech svých úkolů na samostatný list papíru a teprve potom jej zadejte do Eisenhowerovy tabulky. Později můžete tento bod přeskočit a okamžitě roztřídit úkoly podle důležitosti a nutnosti.
• Pozorně si přečtěte seznam úkolů a položte si otázku naléhavosti.

Při klasifikaci případů na Eisenhowerově stupnici se zeptejte sami sebe:

• Je tento úkol v rámci mých prioritních hodnot? Pokud je odpověď kladná, pak je důležitá, pokud záporná, není důležitá.
• Bude to mít pro mě negativní důsledky, pokud tento úkol nedokončím? Tato otázka také určí míru důležitosti.
• Stupeň naléhavosti je určen dobou trvání relevance úkolu. Pokud není možné dokončit úkol zítra, pak je prvořadá naléhavost.

Nezapomeňte ponechat volné místo na seznamu úkolů, pokud jste jej sestavili na papíře. Můžete jej doplnit. Úkoly, které dnes nedokončíte, musíte přesunout do seznamu úkolů na další den. Pokud si pozorně přečtete článek, pochopíte, že na Eisenhowerově stole budou každý den nedodělky.

Příklad dokončené Eisenhowerovy matice

Vezměme si jako základ jeden den v životě školního učitele zeměpisu.

1. Zítra jsou na střední škole 4 lekce: v 8.30, 10.00, 12.00 a 14.00 (mezi hodinami budu dělat sociální věci).
2. Potřebujeme zjistit, proč minulý měsíc nedorazila záloha na kartu (nechce se mi pokaždé chodit do účtárny pro hotovost).
3. Chci změnit střih a upravit barvu vlasů (uvažoval jsem o tom už dlouho).
4. Pošlete to kolegovi z jiného města poštou (slíbil jsem, že to udělám začátkem týdne).
5. Musíme jít do supermarketu (zbývá dost potravin na pár dní).

V reálném životě je úkolů mnohem více, ale u cvičení si vystačíme s pěti body.

Výsledek rozdělení případů podle Eisenhowerovy metody:

• Jak jste již pochopili, 1. bod je důležitý a nezbytný, zapíšeme ho do kvadrantu A.
• Kvadrant B naplní důležitou, ale ne naléhavou záležitost 2. bodu.
• Kvadrant C bude obsahovat naléhavý, ale ne důležitý úkol bodu 4.
• Věci očíslované 3 a 5 jdou do kvadrantu D. Nejsou naléhavé a nejsou nejdůležitější, ale přinesou vám potěšení a umožní vám relaxovat.

Nyní to zkuste sami.

Za jakých podmínek vám bude Eisenhowerova matice užitečná?

Matice pomáhá při plánování složitých a důležitých úkolů. Pochopte, jak metoda funguje, a aplikujte ji na krátkodobé plánování.

Neváhejte použít Eisenhowerův stůl, pokud:

• je obtížné určit primární úkol, je obtížné pochopit, kde začít;
• buďte k sobě upřímní a pravdivě odpovídejte na otázky položené při plánování;
• chcete optimalizovat časové náklady;
• víte, že jste schopni více, ale nechápete, jak dosáhnout lepšího výsledku;
• přestaň odkládat věci na zítřek.

K dosažení výsledků nestačí studovat Eisenhowerovu matici. Pouze uplatněním těchto znalostí v praxi uvidíte efekt.

Možná už umíte dobře hospodařit se svým časem.

Co když nepotřebujete Eisenhowerovy metody a vystačíte si s problémy bez tabulek? Jste připraveni se rozhodnout právě teď?

Pak upřímně odpovězte na tyto otázky:

• Děláte si vždy seznam úkolů?
• Odpovídáte na emaily včas?
• Chodíte domů včas a práce o víkendu není o vás?
• Zasahují sociální média a chatování do důležitých úkolů?
• Jste na konci dne podráždění a máte pocit, že jste mohli udělat víc?
• Věnujete své rodině vždy náležitou pozornost?

Přemýšlejte o tom, zda chcete změnit současný stav věcí nebo nechat vše tak, jak je. Eisenhower Table - Váš pomocník při plánování.

Při implementaci Eisenhowerovy metody použijte tyto tipy:

1. Nepřetěžujte se nedůležitými věcmi.
2. Udržujte své pracoviště čisté a neztrácejte čas hledáním dokumentů; naučte se mít pořádek.
3. Snažte se dělat důležité věci v první polovině dne, a ne večer, kdy aktivita klesá.
4. Nejlepší nepřítel dobra. Berte věc vážně, ale bez fanatismu.

A poslední rada. Vyberte si jeden směr, kterému chcete nejlépe rozumět. Není možné vědět všechno.

Závěr

Eisenhowerova matice je tedy příkladem rozložení případů. Voltaire řekl: "Ráno dělám plány a odpoledne dělám hlouposti." Eisenhower poskytl perfektní metodu, jak se tomuto nesmyslu vyhnout. Pomozte si stát se šťastnějšími a úspěšnějšími. Použijte tabulku v praxi a výsledek na sebe nenechá dlouho čekat.

Čas není pod naší kontrolou, ale můžeme svůj čas efektivně řídit.

Měli jste na víkend spoustu plánů, ale nakonec jste trávili čas sledováním pořadu a nedělali nic? Nebo jste v práci zavaleni úkoly a lavina naléhavých úkolů se každým dnem zvyšuje? Pravděpodobně jste slyšeli, že vytváření seznamů úkolů může dát věci do pohybu. Ale někdy to opravdu nepomůže a úkoly zahrnuté v seznamu úkolů zůstávají nesplněné. Proč? Protože seznam je nesprávný a/nebo děláte věci ve špatném pořadí. Pomůže vyřešit tyto problémy Eisenhowerova matice, ona je také prioritní matice. To je přesně to, o čem navrhujeme mluvit.

Eisenhowerova matice priorit – co to je?

Tento nástroj pro nastavení priorit a řízení času je pojmenován po svém vynálezci, jednom z amerických prezidentů – Dwight David Eisenhower. Hlavní myšlenkou matice priorit je tato: úkoly jsou seřazeny do čtyři skupiny v závislosti na dvou kritériích – naléhavosti a důležitosti jejich realizace. V čem ne všechny naléhavé věci jsou důležité a ne všechny důležité věci jsou naléhavé. Abyste úspěšně zvládli úkoly, musíte pochopit, do které skupiny zařadit ten či onen úkol, a to vám napoví, kdy se toho chopit.

Tato metoda vám – pokud se použije správně – umožní dokončit všechny úkoly včas a vyhnout se tomu, aby se věci k sobě držely a tvořily lavinu nevyřešených problémů.

Jak vytvořit seznam úkolů na základě matice priorit?

Opakujeme: aby bylo možné nastínit akční plán v souladu s Eisenhowerovou maticí, musí být všechny úkoly na seznamu rozděleny do 4 hlavních kategorií:

• kategorie A: důležité a naléhavé;
• kategorie B: důležité, ale ne naléhavé;
• kategorie C: naléhavé, ale nedůležité;
• kategorie D: není naléhavá a nedůležitá.

Nejpohodlnější je nakreslit list papíru na čtyři velké čtverce a každý z nich označit odpovídající barvou a písmenem a poté zadat úkoly. Podívejme se na všechny kategorie podrobněji s příklady.

1. Kategorie A

Důležité a naléhavé záležitosti– situace, kdy termín běží nebo přijít vyšší moc. Dnes je poslední den na zaplacení hypotéky v tomto měsíci, včera měla být odeslána zpráva pro vašeho šéfa a večer jdete k lékaři kvůli akutní bolesti zubů - to vše je kategorie A. Pokud si správně rozdělíte úkoly , pak tato položka bude obsahovat nejmenší počet úkolů a ještě lépe, pokud bude zcela prázdná.

2. Kategorie B

Důležité, ale ne naléhavé záležitosti- oni musí být hlavní část seznamu úkolů. To jsou věci, které se zítra nebo pozítří mohou přesunout do kategorie A, pokud je neuděláte dnes. Jsou důležité, ale je zde malá časová rezerva a lze je na chvíli odložit. To zahrnuje každodenní pracovní úkoly, výměna kohoutku v koupelně, který stále funguje, ale již začalo kapat, nákup vstupenek na koncert v předprodeji. Do této kategorie patří také věci související s vašimi globálními životními cíli. Například, pokud si chcete otevřít vlastní podnik nebo najít novou práci a k ​​tomu potřebujete zvládnout novou dovednost, naučit se další cizí jazyk, přijmout dodatečnou zakázku na generování kapitálu atd.

3. Kategorie C

Naléhavé, ale nedůležité záležitosti. To je to, co následuje skončit dnes, protože další den bude pozdě nebo nevhodný. Plány skupiny C mohou být zaměřeny na vytváření pohodlné životní podmínky a navazování sociálních vazeb.

To může zahrnovat včasné blahopřání přátelům a kolegům k dovolené nebo výlet do země, aby pomohli rodičům sbírat rozpadající se bobule. Dalším příkladem je nákup nového televizoru s velkou slevou. Nebýt propagace, koupili byste si to mnohem později, ale pokud se dáte v krátké době dohromady, dostanete to, co chcete, rychleji a levněji. Jinými slovy, provádění akcí z kategorie C není kritické, ale je lepší a pohodlnější je dělat včas.

4. Kategorie D

Nenaléhavé a nedůležité záležitosti. Nejzákeřnější kategorie, kam patří především "chronofágy" nebo "zabijáci času"(doslova „žrouti času“, „zabijáci času“). Tato položka zahrnuje sledování filmů, telefonování s přáteli, čtení knih, procházení zpráv. Abyste odolali nutkání provádět tyto akce místo úkolů z prvních tří kategorií, musíte mít dobře vyvinutou vůli, umět se sebrat a soustředit se na to, co potřebujete, a ne na to, co chcete.

Po rozdělení úkolů do čtyř sloupců je začněte dělat od prvního bodu. Pokud se naučíte dodržovat matici priorit, budete nejen plnit úkoly včas, ale také si necháte čas na zábavu – na úkoly, které nejsou naléhavé a nedůležité.

1. Zpočátku může být obtížné správně rozdělit úkoly. Abyste si proces usnadnili, položte si otázky: „Je tento úkol důležitý? Je to v rámci mých životních priorit? Pokud tak neučiníte, povede to k potížím?" Pokud ano, pak je to důležité. Chcete-li pochopit, zda je záležitost naléhavá, zamyslete se nad tím, zda v blízké budoucnosti neztratí význam? Pokud ano, pak je úkol naléhavý.

2. Zkuste ponechat seznam kategorie A prázdný – pamatujte si to migrují sem všechny nesplněné plány ze skupiny B. Kromě toho do stejné skupiny patří různé události vyšší moci, které jste nemohli předem předvídat. Zopakujme si, že v ideálním případě by při správném time managementu neměly existovat žádné naléhavé a důležité úkoly. Výjimkou bude stejná vyšší moc a také:

• zdravotní plány;
• akce, na kterých závisí splnění důležitých cílů (chcete-li vyjet v létě do zahraničí, je lepší zažádat si o zahraniční pas předem);
• záležitosti, jejichž nedodržení hrozí v budoucnu potíže (nezaplacená pokuta vám může zabránit v cestě do zahraničí).

3.
Kategorie B – pro nejslibnější úkoly. Statistiky ukazují, že ti, kteří v této kategorii věnují zvláštní pozornost cílům, jsou úspěšnější, postupují na kariérním žebříčku jistěji a v důsledku toho vydělávají více. Vysvětluje se to mimo jiné tím, že díky včasnému plnění úkolů (klidným tempem, beze spěchu), soustředění a schopnosti upřednostňovat, může člověk naplno prokázat své nadání a přemýšlet o tom či onom kroku. .

4. Některé úkoly z kategorie C správnější by bylo klasifikovat je jako rušivé, protože mohou snížit efektivitu vaší práce a zabrat poměrně hodně času, i když nejsou důležité. Patří sem blahopřání vzdáleným příbuzným, nákup nové pohovky a další nepodstatné záležitosti. Důležité je umět je odlišit od úkolů kategorie B a pokud možno delegovat jejich plnění na jiné osoby.

5. Problémy D, popř žrouti času, můžeme klidně zavolat neproduktivní. Svůj volný čas však můžete zhodnotit. Čtěte například dobrou intelektuální knihu místo pulpového románu, jděte do sportu, když chcete emocionální uvolnění. Pokud nemůžete odolat pokušení ztrácet čas něčím zbytečným, snižte tyto výdaje na minimum: k tomu nejprve dokončete úkoly z jiných kategorií.

Když si osvojíte princip fungování Eisenhowerovy matice, stanete se nejen úspěšným, ale také vyrovnanějším a optimističtějším člověkem, protože se přestanete trápit otravnými, ale důležitými maličkostmi, na které jste dříve neměli čas.

Proč je tak těžké vybrat si mezi prioritními a vedlejšími úkoly? Výzkum neurovědce Antonia Damasia ukazuje, že rozhodování je neoddělitelně spjato s emocemi. Není proto divu, že úzkost a deprese jsou často charakterizovány jako stavy uvíznutí a neschopnosti činit rozhodnutí. Používání jednoduchých nástrojů, jako je Eisenhowerova matice, pomáhá nejen porozumět záležitostem, ale také snížit emoční stres. Postupem času, osvojením si principů tohoto konceptu, snadno a rychle určíte rozdíl mezi důležitým, naléhavým, nedůležitým a zbytečným.

Má se za to, že Eisenhower Matrix má hodně společného se slovy Dwighta D. Eisenhowera: „Mám dva problémy: naléhavý a důležitý. Naléhavé není důležité, ale důležité je naléhavé."

Dwight D. Eisenhower je známý především jako 34. prezident Spojených států amerických (v letech 1953 až 1961). Než se stal prezidentem, byl generálem a velel spojeneckým silám během druhé světové války. V roce 1950 se Eisenhower stal prvním vrchním velitelem spojeneckých sil NATO v Evropě.

Specifické profesní aktivity neustále nutily Eisenhowera k těžkým rozhodnutím a každodennímu soustředění na různé úkoly. Pro optimalizaci procesu vytvořil svou metodu, která se stala široce známou jako Eisenhowerova matice. Dnes ho mohou používat nejen generálové, ale i obyčejní lidé včetně hospodyněk - pomáhá upřednostňovat aktuální úkoly a dělat pořádek.

Jak používat Eisenhowerovu matici

Tento nástroj je vhodný pro ty, kteří jsou ochotni a schopni posoudit důležitost svých úkolů a jasně je kategorizovat. Metoda zahrnuje rozdělení úkolů a akcí do čtyř skupin:

1. naléhavé a důležité;
2. důležité, ale ne naléhavé;
3. naléhavé, ale ne důležité;
4. není naléhavá nebo důležitá.

Konečným cílem Eisenhowerovy metody je pomoci odfiltrovat nedůležité záležitosti od důležitých rozhodnutí a zaměřit se na to, co je skutečně důležité.

Pokud si Eisenhowerovu matici představíte jako obrázek, bude vypadat takto:

Význam kvadrantů v matici

Úkoly jsou přiřazeny ke konkrétním kvadrantům, které zase určují, kdy a jak dlouho můžete úkol dokončit.

• Kvadrant I – „Udělej to hned“ (naléhavé a důležité)

To zahrnuje prioritní úkoly, které vyžadují okamžitou pozornost. Mají přísné termíny a musí být splněny především a osobně.

• Kvadrant II – „Rozhodněte se, kdy to uděláte“ (důležité, ale ne naléhavé)

Tento kvadrant je strategickou součástí matice, ideální pro dlouhodobý rozvoj. Prvky, které obsahuje, jsou důležité, ale nevyžadují okamžitou pozornost. Úkoly přitom mají určitý termín a jsou také plněny osobně.

• Kvadrant III – „Někoho delegovat“ (naléhavé, ale ne důležité)

Telefonní hovory, e-maily a plánování schůzek a událostí spadají do tohoto kvadrantu. Tyto typy úkolů obvykle nevyžadují osobní pozornost, protože nezahrnují měřitelný výsledek. Kvadrant III pomáhá minimalizovat rozptylování od důležité práce. Delegováním se můžete soustředit na větší věci.

• Kvadrant IV – „Udělej to později“ (není důležité, není naléhavé)

Činnosti spadající do kvadrantu IV jsou doplňkové činnosti, které nepřidávají žádnou hodnotu. Jednoduše řečeno, jde o něco, co lze vždy odložit bez obav z jakýchkoli následků. Tyto věci zabírají čas a zasahují do důležitějších úkolů, které zadáváte do prvních dvou kvadrantů.

Výběr barvy pro matici

Přiřaďte každému kvadrantu matice barvu a přiřaďte mu úroveň priority.

Například:

Červená = naléhavá.

Žlutá = důležité, ale nepříliš naléhavé.

Zelená = naléhavé, ale ne důležité.

Šedá = není naléhavá, není důležitá.

Při používání matice pro profesionální účely zjistíte, že většina problémů spadá do kvadrantů I a III. Činnosti kvadrantu II přinášejí nejvýznamnější výsledky, protože se jedná o obchodní cíle, které ovlivňují dlouhodobý úspěch podniku, přesto jsou zřídka klasifikovány jako naléhavé.

Nejtěžší je pochopit, co vás odvádí od vašeho plánovaného kurzu. Pokud se ale s tímto zásadním problémem time managementu dokážete vypořádat, zbavíte se myšlenek na promarněné hodiny. Položte si dvě otázky, které vám pomohou rozhodnout o vašich dlouhodobých strategiích rozhodování:

• Kdy budete pracovat na důležitých, ale ne naléhavých úkolech?
• Kdy si můžete udělat čas na řešení důležitých úkolů, než se náhle stanou naléhavými?

Stojí za to připomenout, že někdy úkoly z jednoho kvadrantu nečekaně spadají do druhého. Pokud dojde k mimořádné události, vaše priority se změní. Například vlastníte malou firmu a nespokojený zákazník vám zavolá a požádá o rozhovor s manažerem kvůli zpoždění dodávky. Tento problém okamžitě povýší nad ostatní prvky v matici.

Rozdělení úkolů napříč kvadranty má některé funkce, které je třeba vzít v úvahu:

1. Seznamy úkolů usnadňují život. Ujistěte se, že při zadávání úkolů kladete správné otázky, které vám pomohou určit, co je třeba udělat jako první. Klíčovou vlastností je priorita.
2. Do každého kvadrantu můžete přidat mnoho aktivit a úkolů, ale nejlepší je, aby maximální počet nepřesáhl osm položek. V opačném případě se vzdálíte od hlavního cíle – dokončení úkolu.
3. Vytvořte samostatné matrice pro svůj profesní a osobní život.
4. Pouze vy můžete určit úroveň priority položek ve vašem seznamu. Začněte každé ráno seznamem úkolů z matice a do konce týdne uvidíte výsledek.

Šablona matrice Eisenhower

Pro zjednodušení procesu distribuce úkolů použijte šablonu vyvinutou Evernote:

Eisenhower Matrix lze přeložit do softwaru pro řízení projektů Trello. Udělejte si seznam úkolů pro každou ze čtyř nástěnek (= kvadrant) a vytvořte samostatnou nástěnku „Doručená pošta“, kam se všechny úkoly uloží, než budou rozděleny do kvadrantů. To vám umožní vizuálně posoudit vaši pracovní zátěž.

Eisenhower Matrix je jednoduchý nástroj, který vám pomůže vyhnout se paralýze analýzy, ke které dochází, kdykoli ani nevíte, kde začít.

Tato technika je oblíbená díky své zjevné snadnosti použití, je užitečné o ní vědět, rozhodně stojí za vyzkoušení, tak na to pojďme přijít.

Dwight Eisenhower, armádní generál a 34. prezident Spojených států, pravděpodobně nestudoval teorii řízení času a techniky efektivního využívání času. Ale byla to jeho věta „Ne všechny naléhavé věci jsou důležité a ne všechny důležité věci jsou naléhavé“, která nejlépe popisuje princip, který je základem metody zvané Eisenhowerova matice.

Problémy, které Eisenhower Matrix pomáhá řešit

Někdy pracujete celý den, aniž byste se narovnali, stihnete hromadu věcí, doslova se točíte jako veverka, ale výsledkem je jen únava a žádné uspokojení. Protože není příliš jasné, jak vás všechno toto dělnické hrdinství přivedlo blíže k vašemu cíli.

V time managementu se tomu říká problém stanovování cílů a jeho důsledky mohou být nejničivější – život se promění ve vyčerpávající maraton se vzácnými přestávkami a nepochopitelným výsledkem.

Je důležité pochopit, že problém nespočívá v tom, že pracujeme málo nebo špatně, ale v tom, že před zahájením jakéhokoli podnikání si nestanovíme správné cíle a nedefinujeme priority. Jedním ze způsobů, jak to vyřešit, je použití Eisenhowerovy matice k rychlému třídění úkolů podle priority.

Esence Eisenhowerovy matice

Tato technika vám pomůže rychle protřídit seznam úkolů, i když jich je hodně. Navenek vše vypadá extrémně jednoduše – podíváme se na seznam úkolů a u každého odpovíme na dvě otázky.

• To je důležité?

• Je to naléhavé?

Vezměte list papíru a rozdělte ho na čtyři části. Dostaneme čtyři políčka, do kterých zadáme odpovědi na tyto dvě otázky.

Jak vypadá Eisenhowerova matice?

Kvadrant A: důležité a naléhavé záležitosti

• Věci, které, pokud nejsou dokončeny, ohrožují dosažení cíle.
• Problémy, které je třeba vyřešit, abychom se vyhnuli velkým potížím v životě.
• Zdravotní problémy.

Pokud jste monstrum efektivity, pak pro vás bude tento kvadrant prázdný: prostě nic nedokončíte, dokud se nedostanete do sektoru „oheň“. Ale nejste monstrum efektivity (a my také ne), takže se to pravděpodobně nestane. Nejdůležitější je, že se tam věci dějí zřídka a v malém množství. Pokud je tam polovina vašeho seznamu úkolů, je to katastrofa.

Není však třeba panikařit. Aby byl tento kvadrant prázdný, musíte nejprve zapracovat na údržbě ostatních sektorů.

Kvadrant B: důležité, ale ne naléhavé záležitosti

• Primární činnost.

Tady žijí úkoly, které vyžadují maximální pozornost. Ti, kteří dobře pracují s tímto kvadrantem, budou úspěšní při dosahování svých cílů. Důležité úkoly, které nehoří, což znamená, že je neděláme ve stavu blízkém panice. Neexistují žádné překážky pro jejich co nejefektivnější provedení. Jen neotálejte – úkoly z tohoto kvadrantu se mohou přesunout do sektoru A.

Kvadrant C: naléhavé, ale ne důležité záležitosti

• Rozptylování.

Dokončení těchto úkolů vám nepomůže dosáhnout vašeho cíle, brání vám soustředit se na to, co je skutečně důležité, snižuje vaši efektivitu a vyčerpává vás.

Zákeřný kvadrant - existuje riziko záměny záležitostí z tohoto sektoru se záležitostmi kvadrantu A a následného zmatku v prioritách.

Kvadrant D: Nejedná se o naléhavé nebo důležité záležitosti

Paradoxní kvadrant, protože zde žije byznys:

• neposkytování žádné výhody;
• naše oblíbené.

Poslouchat. Hraje zde naše oblíbená hudba, čeká pohodlné křeslo a není potřeba prakticky žádné zapojení mozku.

Jak aplikovat Eisenhowerovu matici na Time Management

Existuje mnoho různých, někdy nepříliš kompatibilních metod a technik v time managementu. A to není nevýhoda, protože lidé jsou různí. Co funguje skvěle pro jednoho, nebude fungovat pro druhého. Proto budete nevyhnutelně muset vyzkoušet různé techniky a vybrat si tu správnou.