Zdravo! U ovom članku ćemo govoriti o jednom od najefikasnijih alata za upravljanje vremenom - Eisenhower matrici.

Danas ćete naučiti:

• Šta je Eisenhowerova matrica;
• Kako možete primijeniti matricu u svakodnevnom životu (sa primjerima);
• Koje tehnike će vam pomoći da uštedite vrijeme?

"Dug je dan do večeri ako nema šta da se radi", kaže narodna mudrost. Sasvim drugačiji aforizmi nastaju od zauzetih ljudi koji se utrkuju s vremenom: "Kako da dodamo dvadeset peti sat na dan?"

U uslovima multitaskinga, pre ili kasnije, svaki poslovni čovek se suočava sa pitanjem pravilne raspodele vremenskih resursa. Početni uslovi su jednaki za svakog stanovnika planete - sat uključuje šezdeset minuta za apsolutno sve. Ali koliko efikasno ljudi upravljaju svojim vremenom u velikoj mjeri određuje razliku između uspješne osobe i višegodišnjeg gubitnika.

Ajzenhauerova matrica kao metoda organizovanja vremena

Upravljanje vremenom, ili, je svjesna kontrola količine vremena utrošenog na određene aktivnosti kako bi se povećala njihova efektivnost i produktivnost.

Eisenhower Matrix je jedan od popularnih alata za upravljanje vremenom koji se koristi za određivanje prioriteta poslovnih i ličnih zadataka. Zasniva se na principu podjele svih predmeta u četiri kategorije, u zavisnosti od stepena važnosti i hitnosti. Matrica je najpogodnija za korištenje za kratkoročno i srednjoročno planiranje.

Ovaj pristup je izmislio Dvajt Dejvid Ajzenhauer, vojni general tokom Drugog svetskog rata, a kasnije trideset četvrti predsednik Sjedinjenih Država. Političar se uvijek divio onima oko sebe svojom sposobnošću da uradi sve.

Nekada davno, Amerikanac je uzalud tražio neki efikasan način upravljanja vremenom i, ne nalazeći ga među postojećim, sam ga je razvio. Time Matrix je i dalje zadivljujući po svojoj jednostavnosti i genijalnosti, a milioni ljudi širom svijeta ga koriste za planiranje.

Vizuelno, matrica prioriteta je podijeljena u četiri kvadranta, gdje se stvari uklapaju u kategorije: važne i hitne, važne i nehitne, nevažne i hitne, nevažne i nehitne.

Od korisnika matrice se traži da sve svoje planirane aktivnosti unese u ove kvadrante. Najveći posao se dešava upravo kada se čovjek opredijeli između ovih polja, odlučujući koje stvari treba uraditi prvo, a koje drugo.

Karakteristike kvadranata

Kvadrant A: važno i hitno

Ovo polje treba koristiti za evidentiranje stvari koje se odnose na prioritetne oblasti života osobe i ne mogu se odlagati. Te oblasti su obično porodica, karijera (za studente - studij), zdravlje i sigurnost.

Ovi slučajevi odgovaraju sljedećim izjavama:

1. Ako to ne učinite u bliskoj budućnosti, značajno će vas udaljiti od jednog od vaših dugoročnih životnih ciljeva.

Primjer. Očekujete unapređenje u bliskoj budućnosti. Menadžer od vas traži da podnesete izvještaj o napretku što je prije moguće. Važno je? Da, jer ne želite da propustite šansu za razvoj karijere. Ovo je hitno? Da, jer sada je vrijeme da pokažete svoj učinak.

1. Ako ne zatražite hitnu medicinsku pomoć, to može imati strašne posljedice.

Primjer. Boli te zub. Bitan? Sve što se tiče zdravlja je uvijek važno. Hitno? Rizikujete da izgubite zub i nećete dugo trajati na tabletama protiv bolova.

Kvadrant B: važan i nehitan

Uspješni ljudi većinu svog posla obavljaju u ovom kvadrantu. To su svakodnevne aktivnosti koje neminovno služe za postizanje velikih ciljeva u svim područjima života. Svi su važni, ali nema žurbe, kao što je slučaj sa A kvadrantom.

Uspješna osoba svoje važne poslove ne dovodi u vanredno stanje, već ih postupno završava. Najčešće ima vremena za promišljeno donošenje odluka, gradeći zgradu svoje budućnosti ciglu po ciglu.

Ova zona obuhvata sve svakodnevne aktivnosti koje se direktno odnose na prioritetne oblasti života: posao, porodica, samorazvoj, zdravlje.

Na njih se primjenjuje samo jedan kriterij:

• Zadatak mora biti dovršen, ali se može odgoditi na neko vrijeme ako se pojavi nešto važno i hitno.

Primjer. Vi ste programer i morate poslati program koji ste napisali do ponedjeljka. Danas je tek četvrtak, sve imate spremno, ali ste odlučili da odložite predaju radova do petka kako biste ponovo sve pažljivo provjerili.

Slučajevi iz kvadranta B, ako im se ne posveti dovoljno pažnje, mogu migrirati u kvadrant A. Vaš cilj je spriječiti da se to dogodi. Dešava se da se važna stvar pojavi iznenada, iz razloga van vaše kontrole. Ali često i sami dovedemo stvari u ovo stanje, zanemarujući preventivne preglede kod doktora i odgađajući izvršenje važnih zadataka do roka.

Kvadrant S: Nevažno i hitno

Ovi zadaci leže na određenoj udaljenosti od vaših glavnih prioriteta, ali njihovo obavljanje čini vaš život ugodnijim i može vam s vremenom dobro poslužiti.

Ovo područje sadrži sastanke i razgovore na koje dolazite iz pristojnosti ili iz nužde, uključujući rođendane ne baš bliskih ljudi, neočekivane kućne poslove i neke radne zadatke.

Poslovi ovog kvadranta imaju sljedeće karakteristike:

1. Brzo dovršavanje ovog zadatka će pomoći.

Primjer. Planirali ste kupiti klimu i čuli ste za rasprodaju koja će trajati samo jedan dan. Bitan? Ne posebno. Svijet se neće srušiti osim ako ne kupite klima uređaj jeftiniji nego što ste planirali. Hitno? Da, akcija vrijedi jedan dan. Dobar bonus: hitna kupovina će vam omogućiti da malo uštedite na porodičnom budžetu.

1. Indirektno, izvršavanje ovih zadataka može koristiti osnovnim ciljevima, iako to nije zagarantovano.

Primjer. Vi ste novinar. Pozvani ste na banket na koji može doći urednik novina za koje ste zainteresovani. Bitan? Ne posebno, sve je previše nejasno. Hitno? Da, jer banket neće trajati vječno, morate donijeti odluku - ići ili ne.

Vjerovatno ćete naći nekoga ko će delegirati slučaj iz ovog kvadranta. Vaš supružnik, poznanik, kolega, podređeni može za vas obaviti neki nevažan hitan posao.

Kvadrant D: Nevažno i nije hitno

Sve stvari u ovom kvadrantu mogu se podijeliti na poslovne i zabavne. Obaveze uključuju zadatke čiji završetak garantuje vašu udobnost i čini vas i vaš život ljepšim (na primjer, briga o vašem izgledu), ali zadatak može pričekati neko vrijeme.

Za ženu ovo može biti posjeta manikeru, a za muškarca pranje automobila. Naravno, ove stvari su važne same po sebi, ali ne u odnosu na vaša glavna područja života.

U drugu grupu spada ugodan provod. Obično se smatra da od ovih zadataka nema nikakve koristi, nazivaju se „rasipači vremena“, predstavljaju se kao stvari koje ljudi radije ne bi radili, a otklanjanje njih je hvalevrijedan cilj.

O lošim navikama poput pušenja i sistematskog pijenja jakog alkohola možete samo tako kategorično govoriti. Primjeri stvari poput komunikacije na društvenim mrežama, gledanja laganih filmova, druženja po klubovima, igranja kompjuterskih igrica - sve to ima pravo i neophodno je čovjeku ako ga opušta i pričinjava mu zadovoljstvo.

Prvo, čovjek nije robot, on treba da radi nešto samo za dušu.

Drugo, nevažne i nehitne stvari mogu biti od koristi. Mnoge kompjuterske igrice razvijaju razmišljanje, komunikacija na društvenim mrežama vas uči da izrazite misli, ples u klubovima pomaže vam da se zagrejete. Osim toga, odavno je poznato da je promjena aktivnosti najbolji odmor.

Glavni uslov za ovaj kvadrant je da ne dozvolite da vam preuzme većinu vremena i zanemarite glavne stvari koje vas pokreću u životu.

Kako primijeniti Eisenhowerovu matricu u praksi

Dakle, nakon pregleda teorijskog dijela, možete iskusiti učinak matrice na sebe.

1. Večer prije vašeg prvog eksperimentalnog dana otvorite dnevnik na odgovarajući datum i nacrtajte raširenu stranicu od četiri stranice. Označite ih kao što je prikazano u matrici. Ako nemate dnevnik, možete uzeti običan list. Ako uvijek sa sobom nosite tablet ili laptop, možete kreirati matricu u Excelu.
2. Na posebnom listu papira zapišite u kolonu sve stvari koje planirate uraditi sutra (kada steknete vještinu brzog raspoređivanja svih stvari u matrici, ova stavka vam više neće biti potrebna).
3. Čitajte slučajeve jedan po jedan i prepišite svaki u odgovarajući kvadrant matrice. Da biste to uradili, potrebno je da odgovorite samo na dva pitanja: Da li je važno? Da li je hitno?

1. U slučaju papirne verzije, ostavite slobodan prostor u svakom polju - sutra ćete se sjetiti drugih stvari koje trebate učiniti i dodati ih.
2. Označite već obavljene zadatke markerom (bojom).
3. Na kraju dana, prenesite nedovršene zadatke na sljedeći dan (obavezno ih prepišite na novom proširenju dnevnika ili ih kopirajte u novu karticu Excel - inače će biti "izgubljeni").
4. Nemojte sebi uskratiti zadovoljstvo da na kraju dana pregledate sve “obojene” dijelove svoje matrice, odnosno sve obavljene zadatke. Osetićete zadovoljstvo poslovnog čoveka čiji dan nije izgubljen.

Primjer završene Eisenhowerove matrice

U našem primjeru ćemo učiniti kako smo savjetovali u prethodnom pasusu - prvo ćemo zapisati sve slučajeve u nizu, a zatim ih rasporediti u matricu. U primjeru iz prvog lica, profesionalni terapeut za masažu će se odraziti.

Evo njegove liste zadataka za dan (sa komentarom kako bi čitatelj shvatio stepen važnosti i hitnosti):

• Danas postoje 4 masaže: u 9 sati, u 11 sati, u 15 sati, u 20 sati (u pauzama ću raditi druge stvari);
• Idite u računovodstvo (prema ugovoru, trebalo bi da dobijem 60% troškova za masažu, a u stvari dobijam samo 50% - shvatite zašto);
• Kupite hranu za mačku (dobro što sam pogledao - ostalo je samo jedno hranjenje);
• Posjetite prijatelja u bolnici (blizak prijatelj koji je juče slomio ruku, donesite mu nešto ukusno);
• Idite u banku, uplatite hipoteku (danas je posljednji dan kada možete platiti bez kazne);
• Svratite kod prijatelja po šator (danas je utorak, planiramo porodično kampovanje u subotu);
• Idite na bazen (što češće idem, to bolje);
• Kupite namirnice (još ima stvari u frižideru, izdržaćemo par dana);
• Odgovaranje na poruke na WhatsApp-u i VKontakteu (samo razgovori);
• Vežbajte engleski najmanje 20 minuta (među klijentima ima mnogo stranaca, potrebno je da unapredite jezik);
• Kupite novu zaptivku za slavinu (slavina i dalje kaplje, ali je na ivici);
• Idite na pregled kod oftalmologa (svake godine, za svaki slučaj, obavim pregled);
• Ošišajte se (izgled je i dalje uredan, ali bolje je ne odlagati);
• Pošaljite kolegici knjigu o vježbama za leđne mišiće (obećao sam da ću je odmah poslati čim budem za kompjuterom).

	HITNO	NE ŽURI
BITAN	Danas postoje 4 masaže: u 9h, u 11h, u 15h, u 20h. Posjetite prijatelja u bolnici	Posjetite prijatelje za šator (porodično kampovanje) Idite na pregled kod oftalmologa Idi na računovodstvo Vežbajte engleski
NIJE VAŽNO	Idite u banku, uplatite hipoteku Kupite hranu za mačke Kupite novu zaptivku slavine Pošaljite knjigu kolegi	Osisati se Kupujte proizvode Idi na bazen Odgovorite na poruke na WhatsApp i VKontakte

Zapamtite: ista stvar za različite ljude može živjeti u različitim kvadrantima matrice. Na primjer, za nekoga bavljenje hobijem može biti i važno i nevažno. Vi i samo vi možete rasporediti svoje poslove kako vidite svoje životne prioritete.

Pod kojim uslovima će vam Ajzenhauerova matrica biti od koristi?

Neki skeptici vjeruju da je Eisenhowerova matrica prikladna samo za menadžere, dok je običan zaposlenik, radnik ili domaćica neće moći koristiti u praksi (što je netačno - matrica je univerzalna, to smo dokazali uzimajući kao primjer slučajevi masažera, a ne biznismena).

U stvarnosti se ne radi o mogućnosti ili nemogućnosti korištenja matrice, već o primjerenosti njenog korištenja.

Ajzenhauerov sistem se koristi za planiranje za svaki dan. Odnosno, ne govorimo o dugoročnim planovima (izgraditi kuću, otići na odmor, završiti fakultet), već o tekućim zadacima.

S jedne strane, ako osoba ima toliko malo dnevnih zadataka da se njegovo pamćenje lako nosi s njima, nema smisla koristiti tabelu. Na primjer, cijeli plan zaposlenika za dan je da provede svojih osam sati na poslu, a zatim uveče popije pivo s prijateljima. Ovaj sto nije za takve ljude.

S druge strane, ako osoba ima ciljeve u svim aspektima svog života - u poslu, učenju, samorazvoju, porodici, hobijima, ako nastoji da bude gospodar svog vremena, a ne da ide njegovim tokom - takav je osoba uvijek ima mnogo dnevnih zadataka. A pošto ne želi da ih izgubi iz vida, ova matrica je za njega.

Eisenhowerova matrica nije lijek za vječni nedostatak vremena. To je više mini tutorijal o određivanju prioriteta.

Nemojte se iznenaditi ako vam u početku bude teško razvrstati stvari po kvadrantima. U trenutku kada razmislite i uradite to, naučite. A učenje nečeg vrijednog uvijek uključuje određeni napor.

Ne očajavajte - nakon što radite sa stolom nekoliko dana zaredom, steći ćete vještinu koja će se pretvoriti u vještinu. Nakon toga, određivanje prioriteta će postati automatsko.

Dakle, da rezimiramo.

Eisenhowerova matrica je za ljude poput vas ako:

• Neprestano morate da birate koji zadatak ćete prvo preuzeti;
• Spremni ste da bolje upoznate sebe, spremni ste da iskreno odgovorite na pitanja poput “šta mi je zaista važno?”;
• Želite da uradite što je više moguće - definitivno više nego sada;
• Spremni ste da se borite protiv takve svoje kvalitete kao što je odugovlačenje – hronično odlaganje stvari „za kasnije“.

Možda već znate dobro upravljati svojim vremenom.

Pročitajte izjave u nastavku i zapitajte se da li su istinite za vas. Ako vam velika većina poena ne odgovara, preporučljivo je da savladate tehnike upravljanja vremenom.

• Uvek imate jasnu listu obaveza za taj dan;
• Na poslovnu e-poštu odgovarate blagovremeno;
• Ne nosite posao kući i skoro nikada ne ostajete kasno nakon završetka radnog dana;
• Ne dozvoljavate da vas telefonski pozivi, posjetioci i društvene mreže značajno odvlače od vaših glavnih zadataka;
• Ne obavljate posao za svoje podređene jer ne mislite da samo vi to možete uraditi zaista dobro;
• Na kraju dana osjećate se gotovo jednako puni energije kao na početku.

Ako vam se sve prethodne tačke čine logičnim, onda bi posljednja mogla izazvati nepovjerljiv osmijeh: „Šalite se! Iscijeđeni limun čini da se osjećam energičnije nego na kraju radnog dana.” Ipak, postoji veliki broj ljudi koji ne samo da se ne umaraju, već osjećaju i nalet snage. I tu nema nikakve tajne.

Umorimo se ne od količine obavljenog posla, već od glupih, nesređenih radnji, besmislenog bacanja i osjećaja bespomoćnosti u uslovima kroničnog vremenskog pritiska.

Naravno, ponekad ne možemo sve predvidjeti. A naš koherentan plan može biti uzdrman zbog naglo isključene kancelarijske opreme, zakašnjelog klijenta ili odsutnog radnika. Ostavite ovo po strani za sada.

Prvo na čemu treba raditi je kako ne biti izvor haosa za sebe, a onda možete razmišljati o utjecaju vanjskih nepredviđenih okolnosti.

1. Očistite radnu površinu iz dokumenata sa kojima više ne radite. Ako vam ne trebaju često, stavite ih u ormar. Ako vam uopšte ne trebaju, dodajte ih u smeće. U gomili papira teško da možete pronaći baš taj list, tražeći za kojim ćete provoditi duge minute, iznervirani beskorisnim naporima. Imajte na umu da stolovi uspješnih biznismena izgledaju kao da za njima niko ne radi: većina njihove površine je prazna.
2. Nabavite sebi dnevnik i ne rastavaj se od njega. Nemoguće je zapamtiti sve, a poslovni ljudi su odavno shvatili potrebu da sve zapišu - datume sastanaka, obaveze, pitanja o kojima treba razmišljati. Mobilni telefoni i laptopi sa svojim kalendarima se često koriste, ali papirni dnevnik nikada neće zastarjeti - makar samo zato što se ne može pokvariti ili isprazniti.
3. Planirajte ono što je najvažnije za vaše najveće dnevne aktivnosti. Svi smo mi ljudska bića, pa čak i najjače pripadnike naše vrste savlada san. Odupiranje vašim bioritmovima je gubljenje vremena, ipak ćete izgubiti. Ono što uradite za sat vremena tokom dana, uveče, sa nagomilanim umorom, trajaće vam duplo duže. Stoga, nemojte odlagati hitan izvještaj do kasno uveče, ne započinjte važne razgovore prije spavanja – od ovakvog pristupa patite i vi i vaš partner.
4. Nemojte se preopteretiti. Ne radi se samo o tome da će vam se smanjiti produktivnost. Nemilosrdnim ritmom sigurno ćete „pregoreti“, a vaše telo će se odmoriti bez vašeg pristanka, poslavši vas u bolnički krevet. Ovdje ćete izgubiti svo ušteđeno vrijeme.

Tretirajte sebe kao rasnog konja - to je, naravno, jaka životinja, ali koji bi vlasnik rizikovao da ga vozi bijesnim tempom?

1. Ne gubite vrijeme na projekte i poslove. Sjećate li se poznate fraze da je najbolje neprijatelj dobrog? Osjećate li se kao da što više testirate svoj projekat, on postaje bolji? Ovdje je vrlo važno ne "pretjerati" stvar, inače rizikujete da osjetite kronični umor zbog nemogućnosti postizanja ideala. Nemojte težiti savršenstvu – ove akcije će vam izgubiti vrijeme.
2. Nemojte težiti da budete odlični u svemu. Potrebne su godine da se postane stručnjak u bilo kojoj oblasti. Bolje je istaknuti se u jednoj stvari nego biti prosječan u svemu. Film "Ocean's 11" govori o tome. Važno je imati tim u kojem su svi dobri u nečemu, onda možete lako delegirati stvari.

Ajzenhauerova matrica je metoda efikasnog organizovanja vremena, pomaže u postizanju brzih i značajnih rezultata i uvek na vreme.

Novac ne može kupiti vrijeme, ali bih volio da savladam tajne postojanja i dodam bar još jedan sat danu. Jednostavno je: planiranje je vaš idealan pomoćnik na putu ka blagostanju. To je planiranje koje će vam pomoći da izađete iz stalnog vremenskog pritiska i izbjegnete razdražljivost i razočaranje.

Eisenhowerova matrica pomaže vam da postignete više i rješava važne probleme planiranja. Osjećaj kao iscijeđeni limun je standardno stanje koje većina ljudi osjeća na kraju radnog dana. Situacija se može promijeniti okretanjem za 180 stepeni.

Po prvi put, izvanredan političar, a nekada talentovani vojnik, 34. predsjednik Sjedinjenih Država, Dwight David Eisenhower, započeo je ozbiljnu potragu za rješenjem problema efikasnog upravljanja vremenom. Sve više ljudi radije koristi Eisenhowerovu matricu za postizanje efikasnosti u poslovanju.

Tvorac Eisenhowerove metode

Dvajt Dejvid Ajzenhauer rođen je 1890. godine u običnoj porodici. Godine 1909. završio je školu, zatim 4 godine školovanja na vojnoj akademiji. S posebnom strašću, Eisenhower je proučavao biografiju Linkolna i velikana ovoga svijeta. Roditelji su sina podržavali u svemu. Podrška voljenih u mladosti bi pozitivno uticala na Ajzenhauerovu karijeru u budućnosti.

Ostavka 1948. nije označila kraj aktivnog rada. Nakon što je Eisenhower postao rektor Columbia Instituta, a početkom 1953. preuzeo je mjesto predsjednika Sjedinjenih Država - kasnije je nekoliko puta biran na tu funkciju. Političar se suočava s pitanjem efikasnog upravljanja vremenom, a Eisenhower ga rješava.

Ajzenhauerova matrica kao metoda organizovanja vremena

Sada jasno razumijemo da je upravljanje vremenom alat koji pomaže u efikasnom planiranju zadataka i upravljanju vremenom uz uštedu energije. Tokom 1950-ih, Eisenhower to nije znao.

Eisenhowerova matrica je stvorena da pomogne u rješavanju hitnih i važnih problema. Ne preporučuje se korištenje u dugoročnom planiranju, ali za svakodnevno postavljanje ciljeva ova metoda nema premca. Jednostavnost upotrebe čini Ajzenhauerovu piramidu dostupnom svim ljudima.

Eisenhowerova matrica pomoći će vam da odbacite nevažno kako biste se što više usredotočili na važne zadatke. Videćete u praksi da za postizanje ciljeva nije potrebno savladavati planine zadataka, trošeći energiju. Naučit ćete kategorizirati stvari po važnosti i hitnosti.

Kako pravilno rasporediti zadatke u tabeli

Odaberimo glavne od gore navedenih radi praktičnosti korištenja Eisenhowerove metode. Rasporedite zadatke u tabeli prema 4 kvadranta:

• Prioritetni važni i hitni poslovi koji se moraju završiti bez odlaganja.
• Važni, ali ne i hitni poslovi koje treba završiti što je prije moguće. Imaju veliki uticaj na konačni gol, ali ne "gore".
• Nevažni i hitni zadaci koji vjerojatno neće utjecati na pozitivan ishod nečega.
• Dozvoljavamo sebi da radimo stvari koje nisu važne ili hitne kada to želimo i ometamo se.

Postat ćete majstor kada se na listi hitnih i važnih zadataka u A kvadrantu nalazi crtica. Žurba je depresivna, ne dozvoljava vam da dođete do daha, a kvalitet obavljenog zadatka često ostavlja mnogo da se poželi. Nemojte žuriti da se uznemirite ako je isprva lista obaveza u kvadrantu A duža nego u ostalim kvadrantima. Niste prvi koji uči na svojim greškama. S obzirom na vaše iskustvo, u budućnosti ćete se moći nositi s poteškoćama i dovesti do automatizma punjenje Eisenhowerove tablice.

Kako primijeniti Eisenhowerovu matricu u praksi

Došlo je vrijeme za implementaciju stečenog znanja. Znate dovoljno da počnete koristiti Eisenhowerovu metodu planiranja u svom životu.

Slijedite ova jednostavna pravila kako biste izbjegli uobičajene početničke greške:

• Bolje je navesti listu zadataka uveče. Odmah odlučite koji vam je pogodniji za korištenje. Ovo može biti notepad, tablet ili Eisenhowerova matrica u Excelu na vašem telefonu. Čak će i običan A4 list biti dovoljan. Glavna stvar je da su podaci uvijek pri ruci.
• Dok ste početnik, napišite listu svih vaših obaveza na posebnom listu papira i tek onda je unesite u Eisenhowerovu tabelu. Kasnije možete preskočiti ovu tačku i odmah klasifikovati zadatke po važnosti i potrebi.
• Pažljivo pročitajte listu zadataka, dok sebi postavljate pitanje hitnosti.

Kada klasifikujete slučajeve na Ajzenhauerovoj skali, zapitajte se:

• Da li je ovaj zadatak u domenu mojih prioritetnih vrijednosti? Ako je odgovor pozitivan, onda je važan, ako je negativan, nije važan.
• Hoće li biti negativnih posljedica po mene ako ne izvršim ovaj zadatak? Ovo pitanje će takođe odrediti stepen važnosti.
• Stepen hitnosti određen je trajanjem relevantnosti zadatka. Ako je nemoguće završiti zadatak sutra, onda je hitnost najvažnija.

Obavezno ostavite slobodan prostor na svojoj listi obaveza ako ste je sastavili na papiru. Možete ga dopuniti. Zadatke koji su danas nedovršeni morate premjestiti na listu zadataka za sljedeći dan. Ako pažljivo pročitate članak, shvatićete da će nedovršeni poslovi biti prisutni na Eisenhowerovom stolu svaki dan.

Primjer završene Eisenhowerove matrice

Uzmimo za osnovu jedan dan u životu školskog nastavnika geografije.

1. Sutra su 4 časa u srednjoj školi: u 8.30, 10.00, 12.00 i 14.00 (između časova ću raditi društvene poslove).
2. Moramo saznati zašto avans nije stigao na karticu prošlog mjeseca (ne želim svaki put ići u računovodstvo po gotovinu).
3. Želim promijeniti frizuru i prilagoditi boju kose (razmišljam o tome već duže vrijeme).
4. Pošaljite poštom kolegi iz drugog grada (obećao sam da ću to uraditi početkom sedmice).
5. Moramo do supermarketa (namirnice je ostalo za par dana).

U stvarnom životu ima mnogo više zadataka, ali za vježbe ćemo se zadovoljiti sa pet bodova.

Rezultat raspodjele slučajeva prema Eisenhower metodi:

• Kao što ste već shvatili, 1. tačka je važna i neophodna, upisaćemo je u kvadrant A.
• Kvadrant B će ispuniti važnu, ali ne hitnu stvar iz 2. tačke.
• Kvadrant C će sadržati hitan, ali ne važan zadatak iz tačke 4.
• Stvari pod brojem 3 i 5 idu u kvadrant D. Nisu hitne i nisu najvažnije, ali će vam donijeti zadovoljstvo i omogućiti vam da se opustite.

Sada probajte sami.

Pod kojim uslovima će vam Ajzenhauerova matrica biti od koristi?

Matrica pomaže u planiranju složenih i važnih zadataka. Shvatite kako metoda funkcionira i primijenite je na kratkoročno planiranje.

Slobodno koristite Eisenhowerovu tablicu ako:

• teško je odrediti primarni zadatak, teško je razumjeti odakle početi;
• budite iskreni prema sebi i iskreno odgovarajte na pitanja postavljena prilikom planiranja;
• žele optimizirati vremenske troškove;
• znate da ste sposobni za više, ali ne razumijete kako postići bolji rezultat;
• prestani da odlažeš stvari za sutra.

Da bi se postigli rezultati, nije dovoljno proučavati Eisenhowerovu matricu. Samo primjenom ovog znanja u praksi vidjet ćete učinak.

Možda već znate dobro upravljati svojim vremenom.

Što ako vam ne trebaju Ajzenhauerove metode i sasvim ste u redu s problemima bez tablica? Spremni da odlučite odmah?

Onda iskreno odgovorite na ova pitanja:

• Da li uvek pravite listu obaveza?
• Odgovarate li na mejlove na vrijeme?
• Idete li kući na vrijeme, a rad vikendom nije o vama?
• Da li društveni mediji i brbljanje ometaju važne zadatke?
• Na kraju dana, jeste li razdražljivi i osjećate se kao da ste mogli učiniti više?
• Poklanjate li uvijek dužnu pažnju svojoj porodici?

Razmislite da li želite da promenite sadašnje stanje stvari ili da sve ostavite kako jeste. Eisenhower stol - Vaš pomoćnik za planiranje.

Koristite ove savjete kada implementirate Eisenhowerovu metodu:

1. Nemojte se preopteretiti nevažnim stvarima.
2. Održavajte svoje radno mjesto čistim i ne gubite vrijeme na traženje dokumenata; naučite se da budete uredni.
3. Pokušajte da važne stvari radite u prvoj polovini dana, a ne uveče, kada aktivnost opada.
4. Najbolji neprijatelj dobrog. Shvatite stvar ozbiljno, ali bez fanatizma.

I poslednji savet. Odaberite jedan smjer u kojem želite najbolje razumjeti. Nemoguće je znati sve.

Zaključak

Dakle, Eisenhowerova matrica je primjer raspodjele slučajeva. Volter je rekao: "Ujutro pravim planove, a popodne radim gluposti." Eisenhower je pružio savršenu metodu za izbjegavanje ove gluposti. Pomozite sebi da postanete sretniji i uspješniji. Koristite tabelu u praksi i rezultat neće dugo trajati.

Vrijeme nije pod našom kontrolom, ali možemo efikasno upravljati svojim vremenom.

Imali ste puno planova za vikend, ali ste na kraju provodili vrijeme gledajući seriju i ne radeći ništa? Ili ste možda zatrpani zadacima na poslu, a lavina hitnih zadataka se povećava svakim danom? Verovatno ste čuli da sastavljanje spiskova obaveza može pokrenuti stvari. Ali ponekad to baš i ne pomaže i zadaci uključeni na listu obaveza ostaju neispunjeni. Zašto? Zato što je lista netačna i/ili radite stvari pogrešnim redoslijedom. Pomoći će u rješavanju ovih problema Eisenhowerova matrica, ona je takođe matrica prioriteta. Upravo o tome predlažemo da razgovaramo.

Eisenhowerova matrica prioriteta - šta je to?

Ovaj alat za postavljanje prioriteta i upravljanje vremenom nazvan je po svom izumitelju, jednom od američkih predsjednika - Dwight David Eisenhower. Glavna ideja iza matrice prioriteta je sljedeća: zadaci su razvrstani u četiri grupe u zavisnosti od dva kriterijuma - hitnosti i važnosti njihove implementacije. Gde nisu sve hitne stvari važne i nisu sve važne stvari hitne. Da biste se uspješno nosili sa zadacima, morate razumjeti u koju grupu svrstati ovaj ili onaj zadatak, a to će vam reći kada da ga preuzmete.

Ova metoda - ako se pravilno koristi - omogućit će vam da sve zadatke završite na vrijeme i izbjegnete da se stvari prianjaju jedna uz drugu, stvarajući lavinu neriješenih problema.

Kako napraviti listu obaveza na osnovu matrice prioriteta?

Ponovimo: da bismo nacrtali akcioni plan u skladu s Eisenhowerom matricom, svi zadaci na listi moraju biti podijeljeni u 4 glavne kategorije:

• kategorija A: važno i hitno;
• kategorija B: važno ali nije hitno;
• kategorija C: hitno, ali nevažno;
• kategorija D: nije hitno i nevažno.

Najprikladniji način je da iscrtate list papira u četiri velika kvadrata i označite svaki od njih odgovarajućom bojom i slovom, a zatim unesete zadatke. Pogledajmo sve kategorije detaljnije, uz primjere.

1. Kategorija A

Važne i hitne stvari– situacije kada rok je istekao ili dođi viša sila. Danas je zadnji dan za uplatu hipoteke u ovom mjesecu, jučer je trebao biti poslat izvještaj za vašeg šefa, a uveče idete doktoru zbog akutnog zubobolja - sve je to kategorija A. Ako pravilno rasporedite svoje zadatke , tada će ova stavka sadržavati najmanji broj zadataka, a još bolje ako je potpuno prazna.

2. Kategorija B

Važne, ali ne hitne stvari- Mora da jesu glavni deo liste obaveza. Ovo su stvari koje sutra ili prekosutra mogu preći u kategoriju A ako ih ne uradite danas. Oni su važni, ali postoji mali vremenski bafer i mogu se ostaviti po strani na neko vrijeme. Ovo uključuje dnevnih radnih zadataka, zamjena slavine u kupatilu koja još radi ali je već počela da kaplje, kupovina ulaznica za koncert unaprijed. U ovu kategoriju su takođe uključeni stvari koje se odnose na vaše globalne životne ciljeve. Na primjer, ako želite otvoriti vlastiti posao ili pronaći novi posao, a za to trebate savladati novu vještinu, naučiti još jedan strani jezik, preuzeti dodatni nalog za generiranje kapitala itd.

3. Kategorija C

Hitne, ali nevažne stvari. Evo šta slijedi završiti danas jer će sljedeći dan biti kasno ili neprikladno. Planovi grupe C mogu biti usmjereni na kreiranje udobne životne uslove i uspostavljanje društvenih veza.

To može uključivati ​​pravovremene čestitke prijateljima i kolegama na praznicima ili putovanje u zemlju kako bi pomogli roditeljima da skupe bobice koje se mrve. Drugi primjer je kupovina novog televizora sa velikim popustom. Da nije bilo promocije, kupili biste ga mnogo kasnije, ali ako se okupite za kratko vrijeme, brže i jeftinije ćete dobiti ono što želite. Drugim riječima, izvođenje radnji iz kategorije C nije kritično, ali ih je bolje i ugodnije obaviti na vrijeme.

4. Kategorija D

Nehitne i nevažne stvari. Najpodmuklija kategorija, koja uglavnom uključuje "hronofagi" ili "ubice vremena"(bukvalno „žderači vremena”, „ubice vremena”). Ova stavka uključuje gledanje filmova, telefonski razgovor s prijateljima, čitanje knjiga, listanje vijesti. Da biste se oduprli porivu za obavljanjem ovih radnji umjesto zadataka iz prve tri kategorije, morate imati razvijenu snagu volje, biti sposobni da se saberete i koncentrišete na ono što vam je potrebno, a ne na ono što želite.

Nakon što rasporedite svoje zadatke u četiri kolone, počnite ih raditi od prve točke. Ako naučite slijediti matricu prioriteta, ne samo da ćete zadatke završiti na vrijeme, već ćete ostaviti vremena i za zabavu – za nehitne i nevažne zadatke.

1. U početku može biti teško je pravilno rasporediti zadatke. Da biste olakšali proces, postavite sebi pitanja: „Da li je ovaj zadatak važan? Da li je to u okviru mojih životnih prioriteta? Hoće li neuspeh u tome dovesti do problema?” Ako da, onda je važno. Da biste shvatili da li je neka stvar hitna, razmislite o tome da li će izgubiti relevantnost u bliskoj budućnosti? Ako da, onda je zadatak hitan.

2. Pokušajte da ostavite listu kategorije A praznu – zapamtite to svi neostvareni planovi iz grupe B migriraju ovamo. Osim toga, ova ista grupa uključuje razne događaje više sile koje niste mogli unaprijed predvidjeti. Ponovimo da idealno, uz pravilno upravljanje vremenom, ne bi trebalo biti hitnih i važnih zadataka. Izuzetak će biti ista viša sila, kao i:

• zdravstveni planovi;
• radnje od kojih zavisi ispunjenje važnih ciljeva (ako želite u inostranstvo ljeti, bolje je unaprijed podnijeti zahtjev za strani pasoš);
• stvari, nepoštivanje kojih prijeti da dovede do problema u budućnosti (kazna koja nije plaćena na vrijeme može vas spriječiti da otputujete u inostranstvo).

3.
Kategorija B – za zadaci koji najviše obećavaju. Statistike pokazuju da su oni koji posebnu pažnju posvećuju ciljevima u ovoj kategoriji uspješniji, sigurnije se kreću na ljestvici karijere i, shodno tome, zarađuju više. To se, između ostalog, objašnjava činjenicom da zahvaljujući blagovremenom izvršavanju zadataka (mirnim tempom, bez žurbe), koncentraciji i sposobnosti određivanja prioriteta, osoba može u potpunosti pokazati svoje talente i razmišljati o ovom ili onom koraku. .

4. Neki zadaci iz kategorije C bilo bi ispravnije klasificirati ih kao ometajuće, jer mogu smanjiti efikasnost vašeg rada i pojesti dosta vremena, iako nisu bitni. To uključuje čestitanje daljim rođacima, kupovinu nove sofe i druge nebitne stvari. Važno je biti u stanju razlikovati ih od zadataka kategorije B i, ako je moguće, delegirati njihovu implementaciju na druge ljude.

5. Problemi D, ili rasipnici vremena, možemo bezbedno da pozovemo neproduktivan. Međutim, možete unijeti vrijednost u svoje slobodno vrijeme. Na primjer, pročitajte dobru intelektualnu knjigu umjesto romana, bavite se sportom kada želite emocionalno oslobađanje. Ako ne možete odoljeti iskušenju da gubite vrijeme na nešto beskorisno, smanjite takvu potrošnju na minimum: da biste to učinili, prvo dovršite zadatke iz drugih kategorija.

Kada savladate princip rada Eisenhowerove matrice, postat ćete ne samo uspješni, već i uravnoteženija i optimističnija osoba, jer ćete prestati da brinete o dosadnim, ali važnim sitnicama za koje prije niste imali vremena.

Zašto je tako teško izabrati između prioritetnih i sporednih zadataka? Istraživanje neuronaučnika Antonija Damasija pokazuje da je donošenje odluka neraskidivo povezano s emocijama. Stoga nije iznenađujuće da se anksioznost i depresija često karakterišu kao stanja zaglavljenosti i nesposobnosti za donošenje odluka. Korištenje jednostavnih alata poput Eisenhowerove matrice pomaže ne samo u razumijevanju stvari, već i u smanjenju emocionalnog stresa. Vremenom, savladavanjem principa ovog koncepta, lako i brzo možete odrediti razliku između važnog, hitnog, nevažnog i beskorisnog.

Veruje se da Ajzenhauerova matrica ima mnogo veze sa rečima Dvajta D. Ajzenhauera: „Imam dva problema: hitan i važan. Hitno nije važno, ali važno je hitno.”

Dwight D. Eisenhower je najpoznatiji kao 34. predsjednik Sjedinjenih Država (od 1953. do 1961.). Prije nego što je postao predsjednik, bio je general i komandovao je savezničkim snagama tokom Drugog svjetskog rata. Godine 1950. Ajzenhauer je postao prvi vrhovni komandant NATO-a u Evropi.

Specifične profesionalne aktivnosti stalno su prisiljavale Eisenhowera da donosi teške odluke i svakodnevno se fokusira na različite zadatke. Kako bi optimizirao proces, stvorio je svoju metodu, koja je postala široko poznata kao Eisenhowerova matrica. Danas ga mogu koristiti ne samo generali, već i obični ljudi, uključujući domaćice - pomaže u određivanju prioriteta trenutnih zadataka i dovođenju stvari u red.

Kako koristiti Eisenhowerovu matricu

Ovaj alat je pogodan za one koji su voljni i sposobni da procijene važnost svojih zadataka i jasno ih kategoriziraju. Metoda uključuje podjelu zadataka i radnji u četiri grupe:

1. hitno i važno;
2. važno, ali ne hitno;
3. hitno, ali ne i važno;
4. nije hitno ili važno.

Krajnji cilj Eisenhowerove metode je da pomogne filtriranje nevažnih stvari iz važnih odluka i fokusiranje na ono što je zaista važno.

Ako zamislite Eisenhowerovu matricu kao sliku, ona će izgledati ovako:

Značenje kvadranata u matrici

Zadaci su dodijeljeni određenim kvadrantima, koji zauzvrat određuju kada i koliko dugo možete izvršiti zadatak.

• Kvadrant I - "Uradi to sada" (hitno i važno)

Ovo uključuje prioritetne zadatke koji zahtijevaju hitnu pažnju. Imaju stroge rokove i moraju se završiti prije svega i lično.

• Kvadrant II - "Odlučite kada ćete to učiniti" (važno, ali ne hitno)

Ovaj kvadrant je strateški dio matrice, idealan za dugoročni razvoj. Elementi koje uključuje su važni, ali ne zahtijevaju hitnu pažnju. Istovremeno, zadaci imaju određeni rok i takođe se obavljaju lično.

• Kvadrant III - “Delegirati nekome” (hitno, ali nije važno)

Telefonski pozivi, e-poruke i zakazivanje sastanaka i događaja spadaju u ovaj kvadrant. Ove vrste zadataka obično ne zahtijevaju ličnu pažnju jer ne uključuju mjerljiv ishod. Kvadrant III pomaže u smanjenju ometanja važnih poslova. Delegiranjem možete se fokusirati na veće stvari.

• Kvadrant IV - „Uradi to kasnije“ (nije važno, nije hitno)

Aktivnosti koje spadaju u kvadrant IV su pomoćne aktivnosti koje ne dodaju nikakvu vrijednost. Jednostavno rečeno, to je nešto što se uvijek može odložiti bez straha od bilo kakvih posljedica. Ove stvari oduzimaju vrijeme i ometaju važnije zadatke koje stavljate u prva dva kvadranta.

Odabir boje za matricu

Svakom kvadrantu matrice dodelite boju i povežite je sa nivoom prioriteta.

Na primjer:

Crvena = hitno.

Žuta = važno, ali ne baš hitno.

Zeleno = hitno, ali nije važno.

Siva = nije hitno, nije važno.

Dok koristite matricu u profesionalne svrhe, otkrit ćete da većina problema spada u kvadrante I i III. Aktivnosti kvadranta II daju najznačajnije rezultate jer se radi o poslovnim ciljevima koji utiču na dugoročni uspjeh poslovanja, ali se rijetko klasifikuju kao hitni.

Najteže je razumjeti šta vas odvlači od planiranog kursa. Ali ako se možete nositi s ovim fundamentalnim problemom upravljanja vremenom, riješit ćete se misli o izgubljenim satima. Postavite sebi dva pitanja koja će vam pomoći da odlučite o svojim dugoročnim strategijama donošenja odluka:

• Kada ćete raditi na važnim, ali ne hitnim poslovima?
• Kada možete odvojiti vrijeme da se pozabavite važnim zadacima prije nego što odjednom postanu hitni?

Vrijedi zapamtiti da ponekad zadaci iz jednog kvadranta neočekivano padaju u drugi. Ako se dogodi hitan slučaj, vaši prioriteti će se promijeniti. Na primjer, imate malo preduzeće i nezadovoljni kupac zove i traži razgovor sa menadžerom zbog kašnjenja isporuke. Ovaj problem će se odmah izdići iznad ostalih elemenata u matrici.

Raspodjela zadataka po kvadrantima ima neke karakteristike koje treba uzeti u obzir:

1. Liste obaveza olakšavaju život. Pobrinite se da prilikom dodjele zadataka postavljate prava pitanja koja će vam pomoći da odredite šta prvo treba učiniti. Ključna karakteristika je prioritet.
2. Svakom kvadrantu možete dodati mnogo aktivnosti i zadataka, ali najbolje je zadržati maksimalan broj na najviše osam stavki. Inače ćete se udaljiti od glavnog cilja - dovršetka zadatka.
3. Kreirajte zasebne matrice za svoj profesionalni i privatni život.
4. Samo vi možete odrediti nivo prioriteta stavki na vašoj listi. Započnite svako jutro sa to-do listom iz matrice, a do kraja sedmice vidjet ćete rezultat.

Predložak Eisenhowerove matrice

Da biste pojednostavili proces distribucije zadataka, koristite šablon koji je razvio Evernote:

Eisenhower matrica se može prevesti u softver za upravljanje projektima Trello. Napravite listu obaveza za svaku od četiri ploče (= kvadrant) i napravite zasebnu tablu „Primljeno“ na koju će svi zadaci ići prije nego što se distribuiraju u kvadrante. Ovo će vam omogućiti da vizuelno procenite svoje radno opterećenje.

Eisenhowerova matrica je jednostavan alat koji će vam pomoći da izbjegnete stanje paralize analize koje se javlja kad god ne znate odakle da počnete.

Tehnika je popularna zbog svoje prividne jednostavnosti korištenja, korisno je znati o njoj, svakako vrijedi probati, pa hajde da je shvatimo.

Dvajt Ajzenhauer, general vojske i 34. predsednik Sjedinjenih Država, nije verovatno proučavao teoriju upravljanja vremenom i tehnike za efikasno korišćenje vremena. Ali njegova fraza "Nisu sve hitne stvari važne i nisu sve važne stvari hitne" najbolje opisuje princip koji leži u osnovi metode zvane Eisenhowerova matrica.

Problemi koje Eisenhower matrica pomaže u rješavanju

Ponekad radiš po ceo dan a da se ne uspraviš, uspeš da uradiš gomilu stvari, bukvalno se vrtiš kao veverica, ali rezultat je samo umor i nikakvo zadovoljstvo. Jer nije baš jasno kako vas je svo ovo radničko herojstvo dovelo bliže vašem cilju.

U upravljanju vremenom se to naziva problemom postavljanja ciljeva, a njegove posljedice mogu biti najrazornije - život se pretvara u naporan maraton s rijetkim pauzama i neshvatljivim rezultatom.

Važno je shvatiti da nije problem u tome što radimo malo ili loše, već što prije pokretanja bilo kakvog posla ne postavljamo prave ciljeve i ne definiramo prioritete. Jedan od načina koji može pomoći u rješavanju ovoga je korištenje Eisenhowerove matrice za brzo sortiranje zadataka po prioritetu.

Suština Eisenhowerove matrice

Ova tehnika vam pomaže da brzo sortirate svoju listu obaveza, čak i ako ih ima puno. Izvana, sve izgleda krajnje jednostavno - gledamo listu zadataka i odgovaramo na dva pitanja za svaki.

• Važno je?

• Ovo je hitno?

Uzmite list papira i podijelite ga na četiri dijela. Dobijamo četiri kvadrata u koje upisujemo odgovore na ova dva pitanja.

Kako izgleda Eisenhowerova matrica?

Kvadrant A: važne i hitne stvari

• Stvari koje, ako nisu završene, ugrožavaju postizanje cilja.
• Problemi koje treba riješiti kako bi se izbjegle velike poteškoće u životu.
• Problemi sa zdravljem.

Ako ste čudovište efikasnosti, onda će vam ovaj kvadrant biti prazan: jednostavno nećete završiti stvari dok ne uđete u sektor „vatre“. Ali vi niste čudovište efikasnosti (a nismo ni mi), tako da je malo vjerovatno da će se to dogoditi. Najvažnije je da se stvari tamo dešavaju rijetko i u malim količinama. Ako je polovina vaše liste zadataka tu, to je katastrofa.

Međutim, nema potrebe za panikom. Da bi ovaj kvadrant bio prazan, prvo morate poraditi na održavanju ostalih sektora.

Kvadrant B: važne, ali ne hitne stvari

• Primarna djelatnost.

Ovdje žive zadaci kojima je potrebna maksimalna pažnja. Oni koji dobro rade s ovim kvadrantom bit će uspješni u postizanju svojih ciljeva. Važni zadaci koji nisu gorući, što znači da ih ne radimo u stanju blizu panike. Ne postoje prepreke da se oni što efikasnije izvode. Samo nemojte odlagati - zadaci iz ovog kvadranta mogu se premjestiti u sektor A.

Kvadrant C: hitne, ali ne važne stvari

• Distractions.

Obavljanje ovih zadataka ne pomaže vam da postignete svoj cilj; oni vas sprečavaju da se fokusirate na ono što je zaista važno, smanjuju vašu efikasnost i iscrpljuju vas.

Podmukli kvadrant - postoji rizik da se stvari iz ovog sektora pomiješaju sa pitanjima kvadranta A i da rezultira zabunom u prioritetima.

Kvadrant D: Nisu hitne ili važne stvari

Paradoksalan kvadrant, jer tu živi posao:

• ne pruža nikakvu korist;
• naši favoriti.

Slušaj. Ovdje svira naša omiljena muzika, čeka vas udobna stolica i praktično nije potrebno uključivanje mozga.

Kako primijeniti Eisenhowerovu matricu na upravljanje vremenom

Postoji mnogo različitih, ponekad ne baš kompatibilnih, metoda i tehnika u upravljanju vremenom. I to nije nedostatak, jer su ljudi različiti. Ono što dobro funkcioniše za jednu osobu neće raditi za drugu. Stoga ćete neminovno morati isprobati različite tehnike, birajući pravu.