На форме появляются Заголовок формы и Примечание формы :

В заголовке нашей формы находится надпись с названием формы, а в примечании фамилия студента, который выполним работу. Для этого на панели элементов управления выбираем значок Надпись ,

наводим курсор на область формы и нажимаем левую кнопку мыши. После вводим текст:

Далее изменим фон в Заголовке формы и Примечании формы . Для этого в окне Свойство формы нужно выбрать раздел ЗаголовокФормы (ПримечаниеФормы ). После вкладка Все и в поле Цвет фона выбрать нужный цвет:

Таким же образом изменяем фон и для Области данных :

В появившемся Списке полей выбрать нужные поля и перетащить на форму и разместить в нужном месте:

Выбираем «внешний» вид нашей кнопки и нажимаем Далее :

Задаем имя кнопки и нажимаем Готово :

Аналогичным способом создаем кнопку Закрыть форму , только меняем действие для кнопки:

После задаем форму кнопке и размещаем в нужном месте на форме:

Открываем форму в «Режиме формы» результат нашей работы на экране:

Таблица «НазначенияОплат» до добавления данных:

Таблица «НазначенияОплат» после добавления данных:

Последующие формы создаются аналогичным способом!

1.3 Создать ленточную форму для ввода и вывода данных о платежах многих студентов (источник данных для формы - запрос, содержащий поля Фамилия , Имя , Отчество из таблицы «Студенты» и поля СуммаОплаты, ДатаОплаты, ЦельОплаты из таблицы «Платежи»).

Решение «Задачи 1.3»:

Создаем запрос в режиме Конструктор , содержащий поля Фамилия , Имя , Отчество из таблицы «Студенты» и поля СуммаОплаты, ДатаОплаты, ЦельОплаты из таблицы «Платежи»:

Для создания ленточной формы используется Мастер форм :

В появившемся окне Создания форм выбрать данные, которые нам необходимы и нажать Далее :

Выбрать вид представления данных и нажать Далее :

Задаем название формы и жмем Готово :

Ленточная форма в режиме Конструктор :

Ленточная форма в «Режиме формы»:

1.4 Работа с формами, в которые внедрены подчиненные формы (разработка сложных форм)

Создать сложную форму для вывода данных о платежах выбранного студента. Последовательность действий:

1) Создать простую форму «ПлатежиСтудента» с полями: КодСтудента , Фамилия , Имя , Отчество из таблицы «Студенты» в качестве главной формы.

2) Создать табличную форму «ПодчиненнаяФормаПлатежиСтудента» с полями: КодСтудента , СуммаОплаты , ДатаОплаты , ЦельОплаты из таблицы «Платежи» в качестве подчиненной формы.

3) Внедрить вторую форму в первую и связать их по полю КодСтудента .

Решение «Задача 1.4»:

Создаем простую форму в режиме Конструктор . В Заголовок формы и Примечание формы заносим нужную информацию. Меняем цвет, шрифт текста. Меняем фон для формы. Далее заносим на форму поля КодСтудента , Фамилия , Имя , Отчество из таблицы «Студенты» (это и есть главная форма):

и размещаем подчиненную форму на главной. В появившемся окне выбираем нашу подчиненную форму:

Форма в режиме Конструктор :

Сложная форма в «Режиме формы»:

1.5 Контрольное задание (вариант 13)

Создать сложные формы, содержащие сведения, указанные в таблице (при необходимости, использовать не таблицы, а запросы в качестве источника данных для подчиненных форм):

Решение контрольного задания:

Создаем табличную форму и заносим нужные поля (из запроса) на форму (подчиненная форма):

Подчиненная форма в режиме Конструктор :

Сложная форма в режиме Конструктор :

Форма в «Режиме формы»:

Выводы: изучили основы работы с экранными формами и отчетами в СУБД MS Access.Научились создавать простые формы, ленточные формы, подчиненные формы

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие. К числу таких элементов относятся:

1. Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

2. Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

3. Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

5. Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

1. Конструктор

2. Мастер отчетов

3. Автоотчет: в столбец

4. Автоотчет: ленточный

5. Мастер диаграмм

6. Почтовые наклейки

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

2. Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

3. В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

4. Щелкнуть на кнопке ОК.

5. Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

цию о фирме, а на Нижнем колонтитуле в поле объекта Поле дату вывода на печать формы. Для размещения даты необходимо в списке свойств этого объекта выбрать команду Данные/… и, раскрыв окно Построитель выражений (см. рис. 19), разместить в нем функцию Date() из перечня встроенных функций. Отредактируйте свойства полей, размещенных на колонтитулах, и размеры областей колонтитулов.

Просмотрите форму в режиме Предварительный просмотр и подберите такой размер всех областей формы, чтобы на одной странице размещался бы только один ее экземпляр. Внесите в интерфейс формы другие, целесообразные, на ваш взгляд, изменения.

Контрольные вопросы

1. Назначение форм.

2. Для каких объектов строятся формы?

3. Типы форм.

4. Подчиненные формы.

5. Элементы управления.

6. Присоединенные рамки объектов.

7. Режимы создания форм.

8. Процедура создания формы на основе Мастеров Автоформ.

9. Процедура создания формы на основе Мастера форм.

10.Процедура создания формы мастером Диаграмма.

11.Редактирование форм с диаграммами.

12.Назначение Конструктора форм.

13.Функциональные области формы в режиме Конструктор.

14.Редактирование расположения элементов управления на форме.

15.Размещение рисунков на форме.

16. Размещение элементов управления в Заголовке и в Примечании формы .

17.Изменение свойств элемента управления на форме.

18.Использование областей колонтитулов на форме.

6. ОТЧЕТЫ В СУБД ACCESS

Отчеты в Access используются для представления данных в легком для понимания и выразительном виде и предназначены в основном для вывода их на печать, а не для отображения на экране. Обычно отчеты являются конечными продуктами работы с БД. Как и для создания форм, для создания отчета используются данные из таблиц и запросов (иногда и форм, однако этот случай уже не относится к простым отчетам).

При проектировании отчетов в значительной мере используются те же технологии, что при проектировании форм, однако, в отличие от форм, пользователю в отчетах не разрешается менять данные. При ре-

дактировании отчетов в режиме Конструктор (см. рис. 42) используются те же области интерфейса, что и при редактировании формы – об-

ласти Заголовка и Примечания, области Верхнего и Нижнего колонтитулов, Область данных.

Рис. 38. Окно выбора режимов создания отчетов

Для создания отчетов используются режимы: Конструктор ,

Мастер отчетов, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки, а также Автоотчеты: в столбец и ленточный (см. рис. 38).

Как и в случае с формами, полностью готовый отчет, созданный с помощью Автоотчетов, получается сразу же после задания исходной таблицы или запроса. Мастер Почтовые наклейки хотя и работает в несколько шагов, но не требует особых пояснений. На основе же использования Мастера отчетов создается большинство отчетов в Access, которые могут иметь достаточно сложную структуру. Ниже будет подробно рассмотрена работа с этим Мастером.

Необходимо отметить однако, что все перечисленные выше отчеты называются присоединенными (к источнику данных), так как все они, подобно формам, используют для своего построения таблицы или запросы. Наиболее же сложную структуру имеют отчеты, созданные «с нуля» самим пользователем в режиме Конструктор . Отчеты, которые могут содержать подчиненные отчеты, использовать специальные сортировки, не предоставляемые Мастерами, а также использовать различные функции Access и т.п., относится к т.н. свободным отчетам. Однако создание сложных отчетов с помощью Конструктора требует дополнительных знаний и здесь не рассматривается.

На основе Мастера отчетов в Access может быть подготовлен отчет, в котором данные исходной таблицы или запроса объединяются по определенным критериям. Такие отчеты создаются чаще всего, так как они позволяют вычислять итоговые значения для групп данных и предоставляют информацию в удобном для использования виде. Для

создания таких итоговых отчетов используется команда Группировка… (см. рис. 39) и соответствующие вычисления по сгруппированным данным в диалоговом окне Итоги (см. рис. 41). При этом можно задать до четырех полей, по которым будет проводиться группировка данных.

Создайте с помощью Мастера отчетов для таблицы «Контракты» отчет, в котором данные будут сгруппированы по полю «Товар». Внутри группы выполните сортировку данных по дате (см. рис. 39). При этом, используя команду Группировка… , задайте свои интервалы группировки для данных в группируемых полях (см. рис. 40).

Рис. 39. Диалоговое окно для создания отчета с группировкой

Если в отчете представлены числовые поля, то для каждого интервала группы числовых значений Мастер автоматически вычисляет сумму значений, содержащихся в этих полях. Однако, используя команды диалогового окна Итоги (см. рис. 41), можно вычислять средние (Avg ), минимальные и максимальные (соответственно Min, Max ) значения сгруппированных полей, а также проценты.

Рис. 40. Выбор интервалов группировки для полей с группировкой

Рис. 41. Окно задания вычислений при создании отчета с итогами

Отредактировать созданный отчет всегда можно в режиме Конструктор (см. рис. 42). Чтобы определить или изменить свойства отдельных областей отчета, надо щелкнуть мышью по полосе названия соответствующей области и выбрать команду Свойства .

Заметим, что в отчетах некоторые из управляющих элементов содержат свойства Расширение и Сжатие . Если для них установить значение равным True , то при печати Access автоматически будет подгонять размер соответствующего элемента, благодаря чему длинный текст не будет обрезаться окном этого элемента, а короткий не будет сжимать окно элемента, чтобы оно не занимало лишнее место при выводе на печать.

В заключение работы с БД продемонстрируем простую и полезную возможность, которую предоставляет СУБД Access благодаря ее совместимости с другими программными приложениями пакета Microsoft Office (MS), – подготовим рассылку серийных писем в тестовом редакторе Word, используя информацию, хранящуюся в таблицах базы данных.

Подготовьте в текстовом редакторе Word шаблон серийного письма с благодарностью клиентам за активное участие в заключении контрактов на поставку и заказ товаров на вашем складе.

Создайте новый запрос «Благодарности», в который включите названия организаций, принимавших наиболее активное участие в заключении контрактов с вашей фирмой, определив условие на выборку по сумме заключенных контрактов на поставку товаров (в выборку должны попасть три лучшие фирмы). На базе сформированного запроса начните создание нового отчета, используя мастер Слияние с MS Word, для чего необходимо последовательно выполнить команды Связи c Office/ Связь с MS Word .

После этого откроется диалоговое окно Мастера составных документов . Вы можете работать как с подготовленным ранее документом MS Word, так и создать новый, выбрав соответствующую команду в диалоговом окне. При создании нового документа Access запускает Word, устанавливает DDЕ-связь между Word и Access и открывает новый текстовый документ, в котором можно составить новое письмо.

Рис. 42. Окно Конструктора для редактирования отчета

Подготовьте серийное письмо с содержанием, представленным на рис. 43. Выделенные кавычками названия полей вводятся в последовательно соответствующее место текста письма из списка, который необходимо раскрыть щелчком мыши по пиктограмме Добавить поле слияния (см. рис. 43). В списке должны быть перечислены все поля созданного запроса «Благодарности», в том числе и необходимые нам поля «Клиенты» и «Товары». После щелчка мышью по пиктограмме Поля/Данные и используя кнопки прокрутки значения полей из таблицы запроса БД, можно предварительно просмотреть подготовленные к печати письма.

Рис. 43. Организация связи Word и Access

При печати писем они заменяются данными соответствующей таблицы БД. Количество писем определяется числом записей в таблице, из которой вставляются значения для управляющих полей в письме поочередно для каждой записи.

Сохранив и закрыв текстовый документ, вернитесь в Access. Благодаря DDE-связи при изменении данных в таблице Access данные в серийном письме обновятся автоматически. Заметим, что при открытии файла с серийным письмом в редакторе Word автоматически загружается и Access с нужной базой данных.

Контрольные вопросы

1. Назначение отчетов.

2. Структура отчетов.

3. Режимы создания отчетов.

4. Мастер отчетов.

5. Вычисления в отчетах.

6. Конструктор отчетов.

7. Создание совместных документов Access и Word.

ЛИТЕРАТУРА

1. Информатика/Под ред. С.В.Симоновича. СПб.: Питер, 1999.

2. Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2.0, 1996.

3. Двайн Г. Access 97. Энциклопедия пользователя. Киев: DiaSoft,

4. Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2000. Москва: Вильямс, 2000.

5. Новиков Ф., Яценко А. Microsoft Office 2000 в целом. СПб.: БНВ,

6. Змитрович А.И. и др. Информационные технологии в экономике. Минск: Веды,1998.

Введение
	Проектирование реляционных баз данных
	1.1. Типы баз данных
	1.2. Нормализация отношений в РБД
	1.3. Типы связей и ключей в РБД
	Контрольные вопросы
	Создание БД и таблиц в СУБД Access
	2.1. Создание БД в СУБД Access
	2.2. Создание таблиц в режиме Констуктора
	Организация связей между таблицами и заполнение таблиц
	Контрольные вопросы
	Запросы в СУБД Access
	4.2.Создание запроса в режиме Конструктор
	4.4. Итоговые запросы
	4.6. Перекрестные запросы
	Контрольные вопросы
	Формы в СУБД Access
	5.1. Создание форм на основе Мастера форм
	5.2. Построение диаграмм
	5.3. Конструктор форм
	Отчеты в СУБД Access
	Контрольные вопросы
Литература

РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ В СУБД ACCESS

Составитель Гурин Николай Иванович

Редактор М.Ф. Мурашко. Корректор Т.Е. Бекиш Подписано в печать 10.04.2002. Формат 60х84 1/16.

Печать офсетная. Усл. печ. л. 4,5. Усл. кр.-отт. 4,5. Уч.-изд. л. 3,9. Тираж 200 экз. Заказ.

Учреждение образования «Белорусский государственный технологический университет».

Лицензия ЛВ № 276 от 15.04.98. 220050. Минск, Свердлова, 13а. Отпечатано на ротапринте Белорусского государственного технологического университета. 220050. Минск, Свердлова, 13.

Базы данных: Создание отчетов в СУБД MS Access 2007

Практикум нацелен на формирование компетенции студента манипулировать информационными ресурсами средствами СУБД, представлять содержание прикладных и информационных процессов.

Основные понятия

База данных (БД) – поименованная совокупность взаимосвязанных данных, отображающая состояние объектов и их отношений в некоторой предметной области, и используемая для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Базы данных в СУБД МS Access принадлежат к типу реляционных баз данных. В таких базах данных сведения, относящиеся к различным вопросам, сохраняются в отдельных таблицах, между которыми установлены связи.

База данных – файл, состоящий из таблиц и других информационных объектов.

Таблица – информационная объект, состоящий из записей. Таблица – это фундаментальная структура данных, основной информационный объект в СУБД.

Запись – это полный набор данных об определенном объекте реального мира: клиенте, книге, событии и т.д. Запись представляется в виде строки. Структура всех записей таблицы одинакова. Количество записей в таблице является переменным.

Поле – это набор данных одного типа в таблице, например, фамилии всех сотрудников. Для представления поля используется столбец. Поле имеет имя и значения.

Отчет – информационный объект, хранящий данные таблиц или запросов в виде отформатированного документа, готового к печати.

Составной отчет – отчет, отображающий связанные данные при помощи подчиненного отчета или подтаблицы.

Элемент управления в отчете – объект в отчете, улучшающий интерфейс пользователя при работе с данными, например, кнопка, переключатель, вкладка и пр.

Присоединенный элемент управления – элемент управления, источником данных которого служит поле таблицы или запроса. Присоединенный элемент управления служит для отображения значений полей базы данных.

Свободный элемент управления – элемент управления, не имеющий источника данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления используются для вывода на экран сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является надпись, которая отображает заголовок в отчете.

Практикум содержит пошаговые инструкции создания отчетов различных видов, выполнения операций простого поиска данных, фильтрации и сортировки данных, изменения структуры отчета, вставки в отчеты дополнительных элементов управления данными, а также включает задания для самостоятельного выполнения.

Начало работы

Для получения представления об отчетах базы данных предлагается открыть в СУБД MS Access учебную базу данных «Борей 2007».

Открытие базы данных

Для открытия базы данных «Борей 2007» необходимо:

1. Запустить Microsoft Access, щелкнув на кнопке Пуск.

2. Выбрать «Все программы», затем Microsoft Office, затем Microsoft Access 2007. Откроется окно Microsoft Access 2007.

Если на Вашем компьютере база данных «Борей 2007» открывается не в первый раз, то на экране Вы увидите окно заставки БД «Борей 2007»;

Если в первый раз, то MS Access сначала выполнит ее загрузку. Для начала загрузки нужно щелкнуть командную кнопку «Загрузка» и следовать инструкциям.

Открывается окно базы данных «Борей 2007».

Закрывается база данных обычным для MS Office способом: в системном меню, содержащем команды работы с файлом, выбрать «Закрыть базу данных».

Задание 1. Запустите MS Access 2007. Откройте базу данных «Борей 2007». Закройте ее. Снова откройте базу данных «Борей 2007».

Особенности интерфейса MS Access 2007

В MS Access 2007 отличный от предыдущих версий интерфейс. Меню и панели инструментов заменяет лента меню с разными вкладками: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базой данных.

На вкладках размещаются инструменты или группы инструментов (группа помечена значком «треугольник»), в которую можно войти.

Рис. 1. Лента меню MS Access 2007 с вкладками

Также в зависимости от того, с каким объектом базы данных Вы работаете, появляются автоматически контекстные инструменты, например, при работе с формами появляются контекстные инструменты для формы.

Под лентой расположены слева Область перехода, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект.

Рис. 2. Окно базы данных «Борей 2007»

В Области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке «Все объекты Access» можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в Области переходов этот объект будет отображаться в Окне редактирования на своей вкладке.

Объекты базы данных

База данных содержит данные в объектах следующих видов: таблица, запрос, форма, отчет, макрос и модуль. Фундаментальной структурой хранения данных является таблица. Все остальные виды объектов являются производными от таблицы:

Запрос хранит данные таблиц, удовлетворяемые какому-либо критерию, заданному пользователем в ходе составления команды на выборку данных.

Форма хранит данные таблиц или запросов в виде совокупности экранных карточек, каждая из которых отображает содержимое одной записи таблицы или запроса, что удобно при обновлении данных в таблицах.

Отчет хранит данные таблиц или запросов в виде текстового документа, пригодного для печати.

Макрос хранит совокупность операций обработки данных, которые можно запускать одним нажатием клавиши Enter, что удобно при необходимости часто выполнять одни и те же типовые операции.

Модуль хранит программу обработки данных, написанную на языке программирования, чаще всего на языке, встроенном в MS Access, Access Basic.

Объекты базы данных в Области перехода сгруппированы, и Вы видите названия групп. Чтобы увидеть содержимое группы, нужно щелкнуть на названии группы. Второй щелчок свернет список группы до ее названия.

Задание 2 . Сверните и разверните списки групп в Области перехода.

В силу того, что таблицы являются основной структурой хранения данных, во избежание их повреждения и для обеспечения удобства работы с данными, пользователь работает с производными видами объектов. В БД «Борей 2007» формы «Клиенты и заказы», «Запасы и закупки», «Поставщики», «Доставка», «Отчеты», «Сотрудники» явным образом представлены в Области перехода.

Таблицы и другие виды объектов скрыты в Области перехода в группе «Вспомогательные объекты».

В группе «Неназначенные объекты» хранятся объекты, создаваемые пользователем дополнительно. Например, здесь можно сохранить созданные Вами запросы.

Обратите внимание, что разные виды объектов обозначены разными значками:

Можно изменить представление объектов в Области перехода на привычный, применяемый в ранних версиях MS Access. Для этого нужно щелчком на значке списка (▼) в заголовке Области перехода развернуть список фильтров объектов и выбрать «Все объекты Access».

Задание 3 . Просмотрите содержимое группы «Вспомогательные объекты». Откройте разные виды объектов, просмотрите их содержание. Закройте группу «Вспомогательные объекты». Измените представление объектов в Области перехода, чтобы сгруппировать объекты по видам: таблицы, запросы, формы, макросы, модули.

Область перехода можно свернуть и развернуть щелчком на кнопке с двойными стрелками (<<) или (>>) в верхнем правом углу панели.

Задание 4 . Сверните и разверните Область перехода.

Окно редактирования сейчас занято заставкой. Заставку можно убрать щелчком на кнопке (Х) справа от ярлыка «Заставка».

Вывести ее можно в Области перехода из группы «Вспомогательные объекты», далее форма «Заставка».

Задание 5 . Закройте заставку БД «Борей 2007».

Все таблицы базы данных связаны между собой. Связи между таблицами Вы можете посмотреть, если откроете схему данных, выбрав «Схема данных» на вкладке меню «Работа с базами данных».

Закрыть схему данных можно щелком на кнопке «Закрыть» вкладки меню «Конструктор».

Задание 6 . Откройте и закройте схему данных.

Справочная система MS Access 2007

Как любое приложение MS Office СУБД MS Access 2007 имеет свою справочную систему. Для того, чтобы ее открыть, нужно:

1. В правой части строки меню щелкнуть на кнопке (?).

2. В окне «Справка: Access» войти в нужный раздел справки в нижней части окна или в строке поиска ввести поисковый контекст и нажать Enter.

Задание 7 . Откройте справочную систему MS Access 2007. Откройте раздел «Формы и отчеты». Просмотрите содержание раздела. Закройте справочную систему.

Открытие отчета и просмотр данных

Под отчетом понимается специальным образом структурированное представление данных, выводимых на печать.

Интерфейс режима конструирования отчета аналогичен режиму конструирования для экранных форм.

Создание и форматирование отчета может выполняться как в режиме Мастера отчета, так и в режиме Конструктора.

В отчет можно вставлять и диаграммы и иллюстрации, также в отчете данные можно сортировать, группировать по содержимому полей.

1. Создание отчета с помощью Мастера отчетов:

Выбрать вкладку Создание и затем Отчёты, далее Мастер отчётов.

Из списка выбрать таблицу или запрос, на основе которых будет создан отчет.

После открытия окна Мастера отчетов определить поля;

Определить поля группировки и сортировки;

Определить макет и ориентацию;

Выбор нужного стиля;

Ввести имя отчета, по умолчанию присваивается имя базовой таблицы.

2. Создание отчета в режиме конструктора.

Структура отчета состоит из нескольких разделов:

1. В самом верху отчета находится раздел Заголовок отчета. В нем содержится надпись с названием отчета.

2. Верхний колонтитул. Содержит надписи, которые соответствуют элементам управления раздела Область данных.

3. Раздел Область данных. Содержит элементы управления, связанные с включенными в отчет полями одной или нескольких таблиц.

4. В нижней части находится раздел Нижний колонтитул. Содержит формулы, которые предназначены для отображения текущей даты печати и номера страницы отчета.

5. В самом низу находится раздел Примечание отчета. Как правило, этот раздел пуст, но его можно использовать для вставки итоговой формулы или других вычислений, проводимых над данными, отображаемыми в разделе Область данных.

25. Понятие алгоритма, свойства алгоритмов

Алгоритм – описанная на некотором языке точная конечная система правил, определяющая содержание и порядок действий над некоторыми объектами, строгое выполнение которых дает решение поставленной задачи.

Любой алгоритм существует не сам по себе, а предназначен для определенного исполнителя (человека, робота, компьютера, языка программирования и т.д.). Совокупность команд, которые данный исполнитель умеет выполнять, называется системой команд исполнителя. Алгоритм описывается в командах исполнителя, который будет его реализовывать.

Алгоритм характеризуется следующими свойствами:

Дискретность (разрывность) – это свойство алгоритма, характеризующее его структуру: каждый алгоритм состоит из отдельных законченных действий, говорят «Делится на шаги».

Результативность – свойство, состоящее в том, что любой алгоритм должен завершаться за конечное (может быть очень большое) число шагов.

Определённость (детерминированность, точность) – свойство алгоритма, указывающее на то, что каждый шаг алгоритма должен быть строго определен и не допускать различных толкований; также строго должен быть определен порядок выполнения отдельных шагов.

Массовость – применимость алгоритма ко всем задачам рассматриваемого типа, при любых исходных данных.

Формальность – это свойство указывает на то, что любой исполнитель, способный воспринимать и выполнять инструкции алгоритма, действует формально, т.е. отвлекается от содержания поставленной задачи и лишь строго выполняет инструкции. Рассуждать «что, как и почему?» должен разработчик алгоритма, а исполнитель формально (не думая) поочередно исполняет предложенные команды и получает необходимый результат.