Huvudsyftet med Excel är att utföra beräkningar med data. Databehandling sker i celler som innehåller formler. Du har redan lärt dig reglerna för att ange enkla formler i början av avsnittet. I det här underavsnittet kommer vi att titta på de allmänna principerna för att skapa formler av vilken komplexitet som helst och studera exempel på typiska beräkningar i Excel.

Regler för att ange formler

När du anger en formel bör du alltid börja med likhetstecknet "=". Formeln kan innehålla:

aritmetiska operationstecken: “+”, “–”, “*”, “/”, “^” (tecknet för att höja en siffra till en potens), “%”-tecknet;

siffror, strängar (de är placerade inom citattecken);

referenser till celler och cellområden (både på det aktuella arket och på andra ark i arbetsboken) för att bestämma ordningen på beräkningar, parenteser;

inbyggda funktioner.

Excel har ett stort antal funktioner som kan användas för att utföra beräkningar och andra åtgärder relaterade till en mängd olika kunskapsområden. När du använder en inbyggd funktion, efter "="-tecknet, skriv in dess namn och sedan inom parentes argumenten för funktionen - data som används i beräkningarna. Funktionsargument kan vara siffror, cellreferenser eller cellintervall och andra inbyggda funktioner (kallade kapslade funktioner). Låt oss titta på specifika exempel:

A2+B2 - tillägg av värdena för två celler;

A1*0,8 - multiplicera talet från cell A1 med 0,8;

D1^2+1 - kvadrera ett tal från cell D1 och lägga till ett till resultatet;

SUM(A1:A5) - summera värdena från cellområdet A1:A5. Detta är ett exempel på användning av den inbyggda funktionen. Här är SUM namnet på funktionen, A1:A5 är cellintervallet, dess enda argument omges av parentes;

MULTIPLE(B1:B2;B7:C7) - beräknar produkten av matriserna B1:B2 och B7:C7. Som du kan se har den här funktionen två argument, som är matriser av data från de valda områdena. Om en funktion har flera argument separeras de från varandra med semikolon. Du kan använda cell- och områdesreferenser i det aktuella arket och andra ark som funktionsargument. I det senare fallet, före adressen till cellen eller området, ska du ange namnet på arket, separerat med streck, och sätta en avgränsare "!", till exempel 'Sheet1'!B2, 'Sheet 3'!A1 :C4. Linjen kan matas in genom att trycka på "E"-tangenten när den engelska layouten är aktiv.

Naturligtvis är det omöjligt att memorera syntaxen för alla inbyggda Excel-funktioner, och det finns inget behov av att göra detta, eftersom du i dagligt bruk bara kommer att använda ett fåtal inbyggda funktioner för att lösa de vanligaste problemen.

Alternativ för att infoga inbyggda funktioner i ett dokument finns på fliken Formler i gruppen Funktionsbibliotek. Funktioner delas in i kategorier beroende på vilka typer av problem de är avsedda att lösa. Syftet med en viss funktion kan avläsas på verktygstipset som visas när du för musen över namnet på funktionen från menyn (fig. 17).

Om du vill se en komplett lista med inbyggda Excel-funktioner klickar du på knappen Infoga funktion som finns i formelfältet. I fönstret Funktionsguide som öppnas väljer du Fullständig alfabetisk lista från rullgardinsmenyn Kategori och klickar på funktionsnamnet för att läsa om de åtgärder som den utför nedan.

Namnet på den inbyggda funktionen kan matas in från tangentbordet (vilket är extremt oönskat på grund av den höga sannolikheten för fel), infogas från motsvarande meny med knappar som finns i gruppen Funktionsbibliotek på fliken Formler, eller från Funktionen Wizard fönster. De två sista alternativen kommer att nämnas nedan.

Ris. 17. Visa funktionstilldelning

Funktioner som ofta används i praktiken ingår i knappmenyn, som finns i gruppen Redigering på fliken Hem. Låt oss överväga de uppgifter som är förknippade med deras användning.

Enkla beräkningar

Datasammanfattningsfunktionen är den mest populära, varför den är lättast att använda i Excel.

Om data finns i en kolumn eller rad, välj den och klicka på knappen. Resultatet av tillägget kommer omedelbart att visas längst ned (vid en kolumn) eller till höger (vid en rad) på raden. Klicka på den så ser du i formelfältet att Excel har använt =SUM()-funktionen.

Om du behöver summera värden från flera rader eller kolumner (oavsett om de ligger intill eller inte), välj raderna och använd den här knappen igen. Beloppen visas omedelbart i nästa cell bredvid raden.

För att summera celler som finns i ett rektangulärt område eller i olika delar av dokumentet, följ dessa steg:

1. Klicka på cellen där du vill visa summeringsresultatet.

2. Tryck på knappen. Detta kommer att placera summeringsfunktionen i cellen, och en markör blinkar inom dess parentes, vilket indikerar att du måste ange argument.

3. Välj önskat cellområde (vid behov flera intervall, samtidigt som du håller ner tangenten). I det här fallet kommer den att täckas av en löpande ram och länkar till cellområden kommer att visas inom formelparenteserna (Fig. 18).

4. Klicka för att få resultatet.

Ris. 18. Summera ett cellintervall

Även efter att du har angett färdigt formeln kan du alltid redigera den genom att ändra eller lägga till argument eller funktioner. Så för att ändra cellintervallet i exemplet vi just tittade på, fortsätt enligt följande.

1. Dubbelklicka på cellen som innehåller formeln. I det här fallet kommer området som är involverat i beräkningarna att täckas av en blå ram med markörer i hörnen.

2. Flytta muspekaren till önskat hörn och, när det ser ut som en dubbelhövdad pil, dra kanterna på ramen för att fånga nya celler (eller, omvänt, utesluta gamla). I det här fallet kommer intervalladressen inom formelparenteserna att ändras automatiskt.

3. Klicka för att beräkna ett nytt resultat.

Genom att klicka på knapppilen visas en lista med kommandon som anropar funktioner som kan användas lika snabbt som summafunktionen. Åtgärdssekvensen när du använder dem skiljer sig inte från sekvensen av steg för summeringsfunktionen. Nedan följer en kort beskrivning av de funktioner som anropas av knappkommandona.

Genomsnitt. Anropar funktionen =AVERAGE(), som kan användas för att beräkna det aritmetiska medelvärdet av ett cellområde (summa all data och dividera sedan med antalet celler).

Siffra. Anropar =COUNT()-funktionen, som bestämmer antalet celler i det valda området.

Maximal. Anropar =MAX()-funktionen, som kan användas för att bestämma det största antalet i det valda intervallet.

Minimum. Anropar =MIN()-funktionen för att hitta det minsta värdet i det valda området.

Resultatet av några av de listade funktionerna kan ses utan att direkt komma åt själva funktionerna. Markera intervallet du är intresserad av och titta ner i Excels statusfält. Till vänster om skalreglaget kommer värdena på summan, antalet celler i intervallet och det aritmetiska medelvärdet att visas (fig. 19).

Komplexa beräkningar

Du har studerat exempel på enkla beräkningar i Excel. Försök nu att hantera ett komplext problem som kräver en kombination av de åtgärder vi diskuterade tidigare.

Uppgift 1. Välj den optimala tariffplanen när du ansluter till ett mobilnät, om 2,5 timmars samtal inom nätet och 0,5 timmars samtal med abonnenter på stadsnätet och andra mobiloperatörer planeras per månad. Priser för tjänster presenteras i tabellen i fig. 20 exkl. moms.

Först och främst måste du skapa en tabell och ange priser för tjänster från mobiloperatörer i den, som görs i fig. 20. För att beräkna det slutliga beloppet inklusive moms, bör en separat kolumn anges i slutet av tabellen.

Välj cell A1 och skriv namnet på verket i den. Skapa tabellrubriker i cellerna i nästa rad. Använd knappen Textbrytning från gruppen Justering för att justera linjehöjden. Välj kolumnernas bredd manuellt genom att dra kanterna på deras rubriker. Använd justeringsknapparna för att centrera texten i rubriken (relativt cellens övre och nedre kanter) och centrera (relativt till vänster och höger kanter).

Fyll sedan tabellrutnätet med värdena som presenteras i fig. 20. Eftersom tarifferna presenteras per minuts kommunikation ska den planerade samtalstiden även anges i minuter i kolumnerna Samtal inom nätet och Samtal till andra nät. Du behöver inte fylla i båda kolumnerna manuellt. Ange bara värdet i den första cellen och kopiera det sedan till resten med autofyll.

Den sista kolumnen, Totalt inklusive moms 18 %, kommer att innehålla beräkningsformler som vi nu ska börja skapa. Längst ned i kolumnen skapar du en Optimum-rubrik, under vilken en funktion placeras för att beräkna minimivärdet för serien för att fastställa den lägsta kostnaden. För att göra detta, klicka på knapppilen, använd kommandot Minimum, välj intervallet av fortfarande tomma celler i kolumnen Totalt, inklusive moms 18 %, och klicka.

De totala kostnaderna kommer att bestå av abonnemangsavgiften, kostnaden för samtal inom nätet och med abonnenter i andra nät samt mervärdesskatt. Detta måste presenteras i form av en formel. Låt oss börja beräkningarna med den första minutentariffplanen. Till innehållet i cell B3 (månadsavgift) måste du lägga till produkten av cellerna C3 och E3 (den totala kostnaden för samtal inom nätverket) och produkten av cell D3 och F3 (den totala kostnaden för samtal med abonnenter i andra nätverk ). Detta kommer att beräkna kostnadsbeloppet exklusive moms. För att lägga till skattesatsen till det resulterande beloppet måste du multiplicera resultatet med 18 % och lägga till det till kostnaden för tjänster. Detta är resultatet och bör visas i cellerna i den sista kolumnen.

Välj cell G3, skriv "="-tecknet i den och klicka på knappen. Detta infogar summeringsfunktionen, bestämmer automatiskt cellintervallet och dess adress kommer att markeras inom parentesen av funktionen. Eftersom detta sortiment inte är lämpligt för oss, klicka för att ta bort länken från parentesen. Klicka sedan på cell B3 för att placera dess adress i formeln och skriv ett ";" för att skilja nästa argument (term). Klicka sedan på cell C3 för att ange en länk till den i formeln, skriv multiplikationstecknet "*" och markera cell E3. Separera det nya argumentet med semikolon. För att ange den sista termen, klicka på cell D3, ange "*" och markera cell F3. Så vi skapade en del av formeln som är ansvarig för att beräkna de totala kostnaderna exklusive skatter. Det ska se ut så här: =SUMMA(B3,C3*E3,D3*F3). Om du gör ett misstag någonstans, placera markören nära den med ett musklick eller använd rörelsetangenterna och gör korrigeringar. Därefter måste du lägga till skattedelen av formeln. Flytta markören till slutet av parentesen och skriv "+". Momssatsen är 18%. Därför måste du multiplicera 18% med resultatet som erhålls i den första delen av formeln. Skriv 18% och multiplikationstecknet "*", välj sedan den första delen av formeln, exklusive "="-tecknet (precis som du skulle markera ett textfragment i Word), högerklicka på det och använd kommandot Kopiera från sammanhangsmenyn. Klicka för att placera markören i slutet av formeln, högerklicka och gå till kommandot Klistra in. Beräkningsformeln är klar: =SUMMA(B3;C3*E3;D3*F3)+18%*SUMMA(B3;C3*E3;D3*F3). Klicka för att se summan.

Det finns ingen anledning att manuellt ange formeln i de återstående cellerna. Använd autofyll - välj cellen med formeln och dra ramen nedåt vid markören. Som ett resultat kommer formeln att kopieras till de nedre cellerna, och länkarna i den kommer automatiskt att ersättas med celladresser från samma rad.

Observera att minimikostnadsbeloppet också beräknas automatiskt. I vårt fall överensstämmer det med Tariffplanen Stay in Touch. Försök att ändra de initiala förutsättningarna för uppgiften och ställa in ett annat antal planerade minuter för samtal inom nätet och med abonnenter hos andra operatörer. De totala kostnaderna kommer att räknas om direkt, och det är troligt att en annan tariffplan kommer att vara optimal för de nya värdena.

När du är klar formaterar du tabellen så att den ser presentabel ut. Först och främst är det värt att konvertera cellerna med tariffer till monetärt format. För att göra detta, välj alla intervall med monetära värden i kolumnerna Månadsavgift, Minut inom nätverket, Minut till andra nätverk, Totalt inklusive moms 18 % och Optimum, klicka på rullgardinsmenyn Nummerformat i Nummergruppen och välj Monetär. De valda cellerna kommer att konverteras till valutaformat, men eftersom Excel visar två decimaler som standard visas en avslutande nolla i slutet av varje nummer. För att dölja det, välj intervallen och klicka på knappen Minska bitdjup. För vissa celler kan du behöva dölja den andra nollan efter decimalkomma. Detta kan göras på liknande sätt.

Applicera nu en av de inbyggda stilarna på bordet. För att göra detta, välj själva tabellrektangeln, inte inklusive namnet på uppgiften och de optimala beräkningscellerna, klicka på knappen Formatera som tabell i gruppen Stilar och välj den skiss du gillar. I fönstret som visas, markera kryssrutan Tabell med rubriker och klicka på OK. Om det behövs kan du minska bredden på kolumnerna genom att dra i rubrikkanterna.

Formatera slutligen uppgiftens titel och slutresultatcellen. Markera cellerna som längden på titeln förlänger, klicka på knapppilen och använd kommandot Sammanfoga celler. Ställ sedan in vissa teckensnittsparametrar och bakgrundsfärg för cellen med namnet med hjälp av verktygen i Teckensnittsgruppen eller använd en av stilarna på den med knappen Cellformat i gruppen Stilar. Designa "huvudet" för cellen med den optimala mängden. Efter att ha slutfört alla formateringsoperationer bör tabellen med beräkningen ha en form som liknar den som visas i fig. 21.

Relativ och absolut adressering

Cell- och intervalladresser i Excel kan vara relativa eller absoluta. Hittills har vi pratat om relativa cell- och intervallreferenser som bara består av ett radnummer och en kolumnbokstav, till exempel B2 eller D4:D8. Fördelen med relativ adressering är att när du kopierar celler och använder AutoComplete ändras referenserna i de kopierade formlerna automatiskt (avser cellerna i den aktuella raden, inte den ursprungliga raden), så det finns inget behov av att skriva in varje formel manuellt. Ett illustrativt exempel: i det föregående exemplet skrev vi bara in en formel i den första cellen i kolumnen Totalt, inklusive 18 % moms, och använde sedan autofyll. Men i praktiken finns det situationer när adressen till en cell eller ett område måste fixas så att den inte ändras vid kopiering eller autofyllning av celler. För att göra detta, lägg till ett "$"-tecken före radnumret och kolumnbokstaven. Så om du gör adressen till cell B2 absolut, kommer den att se ut som $B$2. Du kan också fånga adressen till endast en kolumn ($B2) eller endast en rad ($B$2) i länken. Detta kallas blandad adressering. För att snabbt ändra adressen i en färdig formel, dubbelklicka på den, placera markören på önskad länk och tryck upprepade gånger på knappen för att ändra adresstyp. Tecknet "$" kan också läggas till formler manuellt från tangentbordet.

Låt oss titta på användningen av absolut adressering med ett specifikt exempel.

Låt oss föreställa oss följande situation. Du är en grossistleverantör och är redo att ge rabatt för vissa grupper av varor som lagras i lager. Storleken på rabatten varierar beroende på hur väl du förhandlar med köparen. Efter förhandlingar måste du förse honom med en prislista där priserna kommer att justeras för att ta hänsyn till rabatten, och ytterligare beräkningar kan göras från dem.

Först och främst måste du skapa en prislista med standardpriser, ange rabattbeloppet i procent i en av cellerna (det kan senare varieras), och även ange en kolumn i cellerna som det kommer att finnas formler som beräknar kostnaden för produkten med hänsyn till rabatten. Ett exempel på en sådan prislista visas i fig. 22. Vi kommer att utelämna beskrivningen av designdetaljerna, eftersom du redan har förvärvat vissa färdigheter i denna fråga. Låt oss gå till kärnan av problemet.

För att beräkna priset med hänsyn till rabatten måste du dra av rabattprocenten från det aktuella priset. I vårt exempel är det lika med tio. Vid en första anblick är lösningen på problemet mycket lik den tidigare, där momsräntan lades på. Ser man på fig. 22, kan vi anta att det i cell C4 är nödvändigt att subtrahera en rabatt från priset i cell B4, som är produkten av rabattbeloppet från cell C1 med priset på produkten (B4). I form av en formel kommer detta att skrivas som =B4–C1*B4. Allt som återstår är att utöka formeln till de återstående cellerna i kolumnen med hjälp av autofyll. Prova de beskrivna stegen så kommer du så småningom att upptäcka att det finns ett fel i beräkningarna. Och den består av följande.

När du använder Autofyll ändras cellreferenser automatiskt när du kopierar formler. I vårt fall var formeln som angavs i den första cellen i prislistan korrekt, men när vi försökte utöka den till de återstående cellerna i kolumnen började länken till cellen med rabattbeloppet ändras "glidande nedåt" ( förvandlas till C2, C3, etc.). För att förhindra att detta inträffar måste dess adress fastställas - göras absolut. För att göra detta, dubbelklicka (C4) på ​​den första cellen i rabattkolumnen, placera markören på adressen till cellen där rabattvärdet finns (i vårt fall är det cell C1) och tryck på knappen. I det här fallet kommer $-tecknet ($C$1) att läggas till radnumret och kolumnbokstaven, och celladressen blir absolut - den ändras inte när kolumnen fylls i automatiskt. Som ett resultat kommer den slutliga formeln att se ut så här: =B4–$C$1*B4. Nu kan du upprepa autofyllproceduren för att få rätt resultat. Klicka på valfri cell i rabattkolumnen för att säkerställa att den absoluta länken förblir oförändrad. När rabattvärdet ändras kommer hela serien automatiskt att räknas om.

Det är mycket tydligare att använda, istället för en absolut länk som innehåller "$"-tecken, ett cellnamn, som kan tilldelas enligt följande: välj cellen genom att klicka och ange ett unikt namn för den till vänster i formelfältet. Klicka på cell C1 (där rabattbeloppet anges) och skriv Rabatt i formelfältet till vänster. Sedan, i den första cellen i rabattpriskolumnen, korrigera den absoluta referensen $C$1 till cellnamnet Rabatt. Resultatet bör vara formeln =B4–Rabatt*B4. Allt som återstår är att utöka formeln till alla celler i kolumnen med autofyll.

I exemplen ovan nämnde vi inte användningen av fpå fliken Formler eller funktionsguiden för att infoga inbyggda funktioner i en formel. Vi kommer att överväga dessa punkter i exemplet på beräkning av intäkter från försäljning av varor, som ges i underavsnittet "Skapa grafer och diagram".

Fel i formler

När man arbetar med formler i Excel uppstår ofta fel relaterade inte bara till korrekt stavning av formeln, utan också till korrekt bestämning av adresserna till celler och intervall med data. Låt oss ta en kort översikt över hur man identifierar och eliminerar fel. Om Excel upptäcker ett fel i syntaxen för en formel (till exempel om det inte finns någon avgränsare ";" mellan funktionsargument, extra parenteser utelämnas eller det finns färre argument än vad som krävs för en given funktion), kommer det att visa ett fel meddelande. Texten i meddelandet kommer att variera beroende på om Excel kunde fastställa källan till felet eller inte. När systemet inte kan fastställa källan till felet visas meddelandet som visas i figuren. 23.

Ris. 23. Felmeddelandet känns inte igen av Excel

I det här fallet går du tillbaka till cellen med formeln, kontrollerar den igen och korrigerar felet.

Ibland kan systemet avgöra vilka ändringar som måste göras i en formel för att göra den syntaktisk korrekt. I det här fallet visas ett meddelande som liknar det som visas i fig. 24. Kontrollera om korrigeringen som föreslås av systemet uppfyller beräkningsvillkoren, och beroende på slutsatsen, godkänn den automatiska korrigeringen genom att klicka på Ja, eller korrigera felet manuellt i en annan del av formeln.

Ris. 24. Identifierat felmeddelande

Ibland uppstår en situation när, efter att ha angett en formel i en cell, ett felmeddelande visas istället för resultatet. Detta beror på att systemet under beräkningarna stötte på någon form av motsägelse. En lista över de vanligaste meddelandena i celler ges nedan.

#VÄRDE! - fel i den datatyp som används i formeln. Det kan finnas text i en av cellerna i intervallet.

#NAMN? - ett fel i funktionsnamnet eller adresserna för celler och intervall som finns i formeln.

#LÄNK! - Celler eller intervall som refereras av en formel tas bort eller flyttas.

#DIV/0! - vid beräkning sker division med noll.

###### - data passar inte cellens bredd. Öka kolumnbredden genom att dra i rubrikens kant.

Det farligaste misstaget är att ange celladresser och intervall korrekt i formeln. Systemet upptäcker endast matematiska fel och syntaxfel, men kan inte förutsäga vilken celldata som ska finnas i formeln. Du bör titta noga på dessa.

Det enklaste sättet att kontrollera om celladresser och intervall är korrekt angivna i en formel är följande. Dubbelklicka på cellen som innehåller formeln. I det här fallet kommer cellerna och intervallen som ingår i den att markeras i tabellen med ramar med markörer, vars färg motsvarar färgen på länken i formeln (Fig. 25). Om en felaktig adress angavs, dra ramen till önskad cell (eller ändra storlek på den genom att dra i handtaget när du ökar eller minskar intervallet).

Excel används för mer än att bara skapa tabeller. Med detta program kan du utföra olika beräkningar. Detta verktyg är mycket praktiskt när du skapar en databas i Excel. Den inbyggda kalkylatorn kommer att minska tiden och göra arbetet mer bekvämt. För att utföra beräkningar behöver du känna till grundläggande Excel-koncept.

Formler och celladresser

En formel är en likhet som kan användas för att addera, subtrahera, multiplicera och dividera värden direkt i en tabell. För att göra beräkningarna mer bekväma bör du vara väl medveten om konceptet "celladress". En adress är beteckningen på en enskild tabellcell. Figuren visar en liten tabell bestående av sex rader och fyra kolumner. Varje cell har sin egen adress. Den betecknas med en latinsk bokstav och siffra. Till exempel har cellen "Mjölk" adressen "A4". Det vill säga "A" är kolumnnumret och "4" är radnumret.

Tillämpning av formler i beräkningar

Nu kan du börja studera formlerna. Formeln innehåller likhetstecknet, "+", "-", "/" och "*". För att skapa en ekvation måste du markera en cell och skriva en funktion i den. Till exempel, om du behöver beräkna den totala kostnaden för fyra bröd, placera sedan markören på cell D3 och skriv "lika"-tecknet. Därefter bör du skriva en formel från celladresser eller helt enkelt siffror med ett multiplikationstecken. Låt oss överväga den enklaste metoden - att hitta den totala kostnaden med hjälp av kända siffror. För att göra detta, skriv "=4*15" i cellen och tryck på "Enter".

Låt oss nu titta på en universell metod för att hitta olika värden. När du använder celladresser när du skriver en formel kan du ändra värdena i andra celler. I det här fallet kommer Excel automatiskt att räkna om värdet i kolumnen där formeln är skriven. För att göra detta, istället för numeriska värden, skriv in adressdata i cell D3. Brödmängden har adressen "B3", och priset för en limpa är "C3". Nu anger vi dessa adresser i kolumnen där beräkningen ska utföras.

När du skriver formeln markeras cellerna. Detta gör att du kan ange adresserna till värdena korrekt. En annan viktig fördel med att skapa en formel med rad- och kolumnnamn är att den beräknar alla värden på en gång. Det vill säga, om du anger formeln i cell "D3" och trycker på "Enter", kommer Excel automatiskt att beräkna den totala kostnaden för alla andra produkter.

Källdata och formler för att beräkna de resulterande värdena läggs in i kalkylblad. Varje förändring i källdata orsakar en automatisk förändring av resultaten. Kalkylblad används för att utföra matematiska, finansiella, statistiska och tekniska beräkningar. Till exempel: löneberäkning, hyresberäkning m.m.

Huvudfördelarna med MS Excel:

1. Liksom andra kalkylblad visas ett rutnät med rader och kolumner på Excel-skärmen - en elektronisk bokföringsbok i vilken data läggs in. Varje cell i rutnätet (skärningspunkten mellan en rad och en kolumn) kallas cell. Vanligtvis skrivs siffror in i cellerna, men du kan även placera beskrivande text där, till exempel rad- och kolumnrubriker.

2. Excel kan utföra beräkningar och ge resultat. Vilken cell som helst kan lagra resultaten av beräkningar utförda på innehållet i andra tabellceller.

3. Cellinnehåll är lätt att ändra. Och det bästa är att om du ändrar ett tal som används i en beräkning någon annanstans i tabellen kommer resultatet av den beräkningen automatiskt att ändras.

4. Data kan ordnas så att det är lätt att läsa både på skärm och i tryck. Du kan centrera rubriker, göra text fet och kursiv, skissera viktiga celler med fet kant och mycket mer. Men var noga med att inte överdriva det! För många formateringselement kan göra en tabell svårare än lättare att läsa.

5. Excel kan skapa en mängd olika diagram och grafer som gör att du kan presentera data tydligare (Fig. 1.2). Dessa grafer och diagram är lätta att konstruera och gör det möjligt att analysera information snabbare; de ​​ser mer övertygande ut än en skog av kolumner med tal

Grunden för Excel-arkstrukturen är kolumner, som är ordnade uppifrån och ned, och, rader, passerar från vänster till höger. Kolumner betecknas med bokstäver och rader med siffror. Kolumnrubrikerna är bokstäverna A, B, C... och radrubrikerna är siffrorna 1, 2, 3 osv. I skärningspunkten mellan varje kolumn och varje rad finns en liten rektangel som kallas cell. Varje cell har sin egen adress, som bestäms av motsvarande kolumn och rad. Till exempel, i skärningspunkten mellan kolumn C och rad 3, finns cell C3.

Du kan arbeta med en cell, eller så kan du markera flera celler och arbeta med dem samtidigt. En samling av flera utvalda celler anropas räckvidd.

Arbetsblad– Det här är faktiskt ett kalkylblad, den huvudsakliga typen av dokument som används i Excel för att lagra och manipulera data. Den består av celler organiserade i kolumner och rader och är alltid en del av en arbetsbok.

Arbetsböckerär MS Excel-filer som kan innehålla ett eller flera kalkylblad.

Huvudelementen i Excel-fönstret (Fig. 9.1):

1. Huvudfönstrets titelfält.
2. Menyraden.
3. Kontrollknappar
4. Verktygsfält.
5. Namnfält.
6. Formellinje.
7. Statusfält
8. Arbetsboksfönstrets titelfält (Excel underordnat fönster).
9. Aktivt ark i arbetsboken.
10. Knapp för att välja hela arket.
11. Aktiv (nuvarande) cell.
12. Kolumnnamn.
13. Strängnamn.

Ris. 9.1 Kalkylbladselement

En cell är huvudelementet i ett kalkylblad, bara den kan innehålla all information. En tabellcell kan innehålla:

• text;
• siffra;
• datum för;
• formel.

Vanligtvis syns inte själva formlerna på skärmen. I stället för formler visas resultaten av beräkningar med dessa formler i motsvarande celler. Närhelst källdata ändras, räknas formlerna om automatiskt.

Excel-cellstruktur:

• Nivå 1 innehåller bilden som är synlig på skärmen (dvs formaterad text) eller resultatet av en formelberäkning).
• Den andra nivån innehåller cellformat (nummerformat, typsnitt, en växel som anger om en cell ska visas eller inte, ramtyp, cellskydd).
• Nivå 3 innehåller formeln, som kan bestå av text, siffror eller inbyggda funktioner.
• Den 4:e nivån innehåller cellnamnet; detta namn kan användas i formler för andra celler, samtidigt som det ger absolut adressering av denna cell.
• Nivå 5 innehåller anteckningar för denna cell (fritext). Om en cell innehåller en anteckning visas en röd fyrkant (prick) i det övre högra hörnet

Fig.9.2. Cellnivåer

Ett cellblock är en grupp celler.

Inmatningsfält - fältet under Microsoft Excel-verktygsfälten, som används för att ange eller redigera värden eller formler i celler eller diagram. Detta visar konstantvärdet eller formeln för den aktiva cellen. För att ange data, välj en cell, skriv in data och klicka på knappen med en grön "bockmarkering" eller tryck på ENTER. Data visas i formelfältet när du skriver det.

Namnfältet finns till vänster på inmatningsraden. Använd namnfältet för att ge namn till den aktiva cellen eller det valda blocket. För att göra detta, klicka på namnfältet, ange ett namn där och tryck på ENTER. Sådana namn kan användas när man skriver formler eller när man konstruerar diagram. Du kan också använda namnfältet för att hoppa till en namngiven cell eller block. För att göra detta, öppna listan och välj önskat namn från den.

Data i Excel visas på skärmen i ett specifikt format. Som standard visas information i formatet Allmänt. Du kan ändra formatet för att presentera information i markerade celler (Format | Celler).

Beräkningar i Excel. Formler och funktioner

En formel i Excel är en sekvens av tecken som börjar med ett likhetstecken "=". Denna sekvens av tecken kan inkludera konstanta värden, cellreferenser, namn, funktioner eller operatorer. Resultatet av formeln är ett nytt värde, som matas ut som ett resultat av att formeln beräknas med hjälp av befintliga data.

Om värdena i celler som refereras till i formler ändras kommer resultatet att ändras automatiskt.

En referens identifierar unikt en cell eller grupp av celler i ett kalkylblad. Länkar indikerar vilka celler som innehåller de värden som måste användas som formelargument. Med hjälp av länkar kan du använda data på olika ställen på kalkylbladet i en formel, och du kan också använda värdet för samma cell i flera formler.

Att använda namn ger följande fördelar:

• Formler som använder namn är lättare att förstå och komma ihåg än formler som använder cellreferenser.
• Till exempel är formeln "=Tillgångar-Skulder" mycket tydligare än formeln "=F6-D6".
• När du ändrar strukturen på ett kalkylblad behöver du bara uppdatera referenserna på ett ställe - i definitionen av namn, och alla formler som använder dessa namn kommer att använda de korrekta referenserna.
• När ett namn väl har definierats kan det användas var som helst i arbetsboken. Alla namn från alla kalkylblad kan nås med hjälp av namnrutan till vänster i formelfältet.
• Du kan också definiera speciella namn vars omfattning är begränsad till det aktuella kalkylbladet. Det betyder att dessa namn endast kan användas på det kalkylblad där de är definierade. Sådana namn visas inte i rutan Formelfältsnamn eller i dialogrutan Tilldela namn om ett annat kalkylblad i arbetsboken är aktivt.
• Excel genererar automatiskt namn baserat på rad- och kolumnrubrikerna i kalkylbladet. Detaljerad information om att skapa sådana namn finns i kapitlet "Databaser".
• När namnet är definierat kan du:
• Ersätt alla matchande referenser med detta namn på alla ställen på kalkylbladet.
• Gå snabbt till en namngiven länk, ersätt länkar, infoga en länk i en formel med hjälp av namnrutan i formelfältet.

När en formel väl har skrivits in i en cell kan du flytta, kopiera eller sprida den över ett cellblock. När du flyttar en formel till en ny plats i tabellen ändras inte länkarna i formeln, och cellen där formeln brukade vara blir fri.

När du kopierar formler blir det nödvändigt att hantera ändringar i celladresser eller länkar. För att göra detta placeras "$"-symboler före cell- eller länkadresssymbolerna. Endast de celladressattribut som inte föregås av symbolen "$" ändras. Om du sätter "$"-symbolen framför alla celladressattribut, kommer länken inte att ändras när du kopierar formeln.

Absoluta adresser ändras inte när formler flyttas, men i relativa adresser sker en förskjutning med överföringsmängden.

Funktioner i Excel används för att utföra standardberäkningar i arbetsböcker. Värdena som används för att utvärdera funktioner kallas argument. De värden som returneras av funktioner som ett svar kallas resultat. Förutom inbyggda funktioner kan du använda anpassade funktioner i beräkningar som skapas med hjälp av Excel-verktyg.

För att använda en funktion måste du ange den som en del av en formel i en kalkylbladscell. Den sekvens i vilken symbolerna som används i formeln måste förekomma kallas funktionssyntax. Alla funktioner använder samma grundläggande syntaxregler. Om du bryter mot syntaxreglerna kommer Excel att visa ett meddelande som indikerar att det finns ett fel i formeln.

Om en funktion visas i början av en formel måste den föregås av ett likhetstecken, som i vilken annan formel som helst.

Funktionsargument skrivs inom parentes omedelbart efter funktionsnamnet och separeras från varandra med semikolon ";". Parenteser låter Excel bestämma var argumentlistan börjar och slutar. Argument måste placeras inom parentes. Kom ihåg att när du skriver en funktion måste det finnas öppnande och avslutande parenteser, och du ska inte infoga mellanslag mellan funktionsnamnet och parenteserna.

Argument kan vara siffror, text, booleaner, matriser, felvärden eller referenser. Argument kan vara antingen konstanter eller formler. Dessa formler kan i sin tur innehålla andra funktioner. Funktioner som är ett argument till en annan funktion kallas kapslade. Excel-formler kan använda upp till sju nivåer av kapslade funktioner.

För enkelhetens skull är funktionerna i Excel indelade i kategorier: databas- och listhanteringsfunktioner, datum- och tidsfunktioner, DDE/Externa funktioner, tekniska funktioner, ekonomi-, informations-, logik-, vy- och länkfunktioner. Dessutom finns följande kategorier av funktioner: statistisk, text och matematisk.

Med hjälp av textfunktioner är det möjligt att bearbeta text: extrahera tecken, hitta de du behöver, skriva tecken till en strikt definierad plats i texten och mycket mer.

Med hjälp av datum- och tidsfunktionerna kan du lösa nästan alla problem relaterade till datum eller tid (till exempel bestämning av ålder, beräkning av arbetslivserfarenhet, bestämning av antalet arbetsdagar under vilken tidsperiod som helst).

Logiska funktioner hjälper till att skapa komplexa formler som, beroende på uppfyllandet av vissa villkor, kommer att utföra olika typer av databehandling.

Excel har en mängd olika matematiska funktioner. Till exempel kan du utföra olika operationer med matriser: multiplicera, hitta inversen, transponera.

Med hjälp av statistiska funktioner är det möjligt att utföra statistisk modellering. Dessutom är det möjligt att använda element av faktor- och regressionsanalys.

Excel kan lösa optimeringsproblem och använda Fourieranalys. I synnerhet implementerar Excel en snabb Fourier-transformalgoritm, med vilken du kan bygga amplitud- och fasspektrum.

Excel innehåller över 400 inbyggda funktioner. Därför är det inte alltid bekvämt att direkt ange namnen på funktioner och värden på inmatningsparametrar i formeln från tangentbordet. Excel har ett speciellt verktyg för att arbeta med funktioner - Funktionsguiden. När du arbetar med det här verktyget uppmanas du först att välja önskad funktion från en lista med kategorier, och sedan uppmanas du att ange inmatningsvärden i en dialogruta.

Funktionsguiden anropas av kommandot Infoga | Funktioner eller genom att klicka på knappen Funktionsguide

Fel i formler

Om formeln inte bearbetas korrekt visar Microsoft Excel ett fel. Orsakerna till fel kan vara väldigt olika:

• ##### - resultatet av att bearbeta formeln passar inte i cellen eller resultatet av att köra en formel som arbetar med datum och tider är ett negativt tal.
• #VÄRDE! - ett ogiltigt argument eller operandtyp används.
• #DIV/0! - formeln försöker dividera med noll.
• #NAMN? - Excel kan inte känna igen namnet som används i formeln.
• #N/A - odefinierad data (uppstår oftast om funktionsargument är felaktigt definierade).
• #LÄNK! - En ogiltig cellreferens används (till exempel har de celler som formeln refererar till har tagits bort).
• #SIFFRA! - Det returnerade numeriska värdet är för stort eller för litet för att representeras i Microsoft Excel (intervallet för visade siffror är -10307 till 10307).
• #TÖMMA! - skärningspunkten mellan två områden som faktiskt inte har gemensamma celler specificeras.

Fel kan uppstå inte bara på grund av felaktig bearbetning av formeln, utan felet kan finnas i cellen som formeln refererar till.

Beskrivning av olika Excel-funktioner

Fungera	Syntax	Beskrivning	Exempel
BELOPP	SUMMA(Omfång![; Område2; ... ])	Beräknar summan av innehållet i celler i specificerade intervall	CYMM(D2:D4) SUM(02:04; F2:F4)
GENOMSNITT	AVERAGE(Omfång![; Område2; ... ])	Beräknar det aritmetiska medelvärdet av innehållet i celler i de angivna intervallen	MEDEL(B2:B11)
RUNDA	ROUND(tal, platser]	Returnerar ett värde som erhålls genom att avrunda ett tal till det angivna antalet siffror.	ROUND(E8;2) ROUND(SUM(EZ:E7);2)
OKRVVERH	OKRVVE RH(tal; noggrannhet)	Returnerar värdet som är resultatet av avrundning av ett tal uppåt till angiven precision.	OKRVERH(351,10) 360 OKRVERCH(353,100) 400 OKRVERCH(125300,-1000) 126000 OKRVERCH(23.345,0.1) 23.4 OKRVERCH(7.513,0.521) 7.513,0.521)
OKRVNIZ	OKRVNIZ(Nummer; Precision)	Returnerar värdet som är resultatet av avrundning av ett tal nedåt till angiven precision. Funktionen kan användas för att avrunda bråktal. I detta fall anger precisionsparametern till vilken siffra avrundningen ska utföras.	OKRVNIZ(351;10) 350 OKRVNIZ(353;100) 300 OKRVNIZ(125300;1000) 125000 OKRVNIZ(2.447;001) 2.44 OKRVNIZ(2.99;1) 2
OST AT	REMAINDER(Utdelning; Divisor)	Beräknar resten när ett tal divideras med ett annat
HELA	INTEGER(Uttryck)	Returnerar heltalsdelen av värdet för ett uttryck	HELTAL(D5/B1) HELTAL(F5/3)
MAX	MAX(Omfång![; Område2, ... ])	Returnerar det maximala värdet för de angivna intervallen	MAX(B2:B4)
MIN	MIN(Omfång![; Område2; ... ])	Returnerar minimivärdet för de angivna intervallen	MIN(S2:S4)
KOLLA UPP	COUNT (intervall)	Returnerar antalet celler i det angivna intervallet som innehåller siffror, inklusive de som beräknas med formeln	C4ET(D3:D10) C4ET(D3:E10)
COUNTIF	ANTAL.OM(intervall; kriterium)	Räknar antalet celler i ett intervall som uppfyller ett specificerat kriterium. Som ett villkor kan du använda ett tal, en teckensträng eller ett uttryck av formkonstantoperatorn. Operatören är en av de matematiska jämförelseoperatorerna: - Mer; < - меньше; >= - större än eller lika med; <= - меньше или равно; = - lika; o - inte lika. Konstant - ett antal eller en sträng av tecken, kriteriet måste omges av dubbla citattecken.	ANTAL.OM(B2:B10; "<>0") - räknar antalet celler i intervallet B2:su, vars innehåll inte är lika med noll COUNTIF (C2: SI; ">1000") - räknar antalet celler i intervallet B2:su, vars innehåll är större än 1000
TÖMMA	TOM(Cell)	Funktionen EMPTY returnerar det booleska värdet TRUE om cellen är tom	TOM(C2)
OM	OM(Skicka; Värde!; Värde2)	Beroende på villkorets värde returnerar det ett värde! eller Värde2	OM(P5>500;0,1;0) om innehållet i cell D5 är större än 500, då är funktionsvärdet 0,1, annars (om D5 är mindre än eller lika med 500) är funktionsvärdet noll.
VAL	SELECT(Index; Element!; Element2; . . .)	Returnerar listelementet vars nummer anges som den första parametern för funktionen. Listelementet kan vara ett nummer, en teckensträng eller ett intervall. Det maximala antalet listelement är 29	SELECT(02;В2:В10; С2:С10; D2:D10) SELECT(VECKODAG(I DAG 0.2);"MÅN";"TIS";"ONS";"TOR";"fre";"LÖR"; "VS ")
SÖK	MATCH(Värde, Område, Typ)	Söker efter ett värde i ett intervall. Typparametern anger matchningsmetoden	MATCH(1500;C2:C20;1)
INDEX	INDEX(RangeRow, ItemNumber) INDEX(RangeColumn, ItemNumber) INDEX(RangeArea, Rad, Column])	Returnerar elementet i intervallet. Om intervallet är en rad eller kolumn, returnerar funktionen elementet "med det angivna numret. Om intervallet är ett område, är värdet på funktionen elementet som ligger i skärningspunkten mellan den angivna raden och kolumnen.	INDEX(A2:A4; 2) INDEX(A2:E2; 2) INDEX(A2:C4; 2;2)
ÅR	ÅR (datum)	Returnerar året för det angivna datumet. Namnet på tabellcellen används vanligtvis som en parameter till årsfunktionen.	ÅR(B2)
DAG	Dag datum)	Returnerar dagen för det angivna datumet. Namnet på en tabellcell används vanligtvis som en parameter för DAY-funktionen.	DAG(B2) DAG(I DAG())
VECKODAG	WEEKDAY (Datum [; Typ])	Returnerar veckodagen för det angivna datumet. Typparametern anger dagen då veckan börjar. Om parametern inte är specificerad eller lika med 1, är den första dagen i veckan söndag. Om parametern Type är 2, är den första veckodagen måndag	WEEKDAY(B2) WEEKDAY(W2;2) WEEKDAY(IDAG();2)
MÅNAD	MÅNAD (datum)	Returnerar månadsnumret för det angivna datumet. Namnet på en tabellcell används vanligtvis som en parameter till MONTH-funktionen. För att få namnet på månaden kan du använda funktionen VÄLJ	MONTH(B2) MONTH(IDAY())
I DAG	I DAG()	Returnerar det aktuella datumet. Innehållet i cellen som innehåller IDAG-funktionen uppdateras varje gång tabellen öppnas	I DAG()
TDATE()	TDATE()	Returnerar aktuellt datum och tid. Innehållet i cellen som innehåller TDATE-funktionen uppdateras automatiskt varje gång dokumentet öppnas. Om innehållet i en cell måste uppdateras omedelbart innan tabellen skrivs ut, måste du aktivera processen för omräkning av formler genom att trycka på en tangent. För att cellen som innehåller TDATE-funktionen endast ska visa tid (som i exemplet ovan), måste formatet för denna cell ställas in på TIME.	TDATE()

Serier

Excel har utvecklat en mekanism för att mata in dataserier (serier). Med serier menar vi dataserier konstruerade enligt en viss lag. Dessutom behöver uppgifterna inte vara numeriska, det kan också vara formaliserad text. Att skapa serier är möjligt på flera sätt; en separat underavdelning för att skapa serier är Progression.

För att bygga godtyckliga serier, kör Redigera | Fyll | Progression.

Typer av progression:

• Aritmetisk
• Geometrisk
• Datum
• autoslutförande

Förutom progression kan serier skapas på flera andra sätt utan att använda menyn, de listas nedan.

Första sättet

Den första termen i serien introduceras i cellen. Flytta muspekaren till den svarta fyrkanten i det nedre högra hörnet av den valda cellen (i detta ögonblick blir det vita krysset svart) och tryck på vänster musknapp. Medan du håller ned musknappen väljer du den del av raden eller kolumnen du vill ha. Det valda området kommer att fyllas med data.

Denna enkla inmatningsprocess är endast möjlig när ett av elementen i den befintliga listan skrivs in i cellen. Listor skapas i filen | Parametrar på fliken Listor.

Andra sättet

Du kan bygga en dataserie på annat sätt om du anger ett konstruktionssteg. För att göra detta måste du manuellt ange den andra termen i den framtida raden, markera båda cellerna och sedan, med hjälp av det nedre högra hörnet av markeringen, fortsätta valet till önskat område. De två första manuellt inmatade cellerna definierar steget i dataserien.

Denna metod är den mest bekväma för att skapa enkla serier (som en aritmetisk progression).

Tredje vägen

Den tredje metoden är den mest universella för att skapa serier av vilken digital typ som helst, aritmetiska och geometriska progressioner, potensserier och andra komplexa serier.

För att göra detta, skriv in dess initiala värde i den första cellen i serien, ange formeln som definierar denna serie i den andra cellen i serien och tryck på RETUR. Använd sedan det nedre högra hörnet av markeringen och fortsätt markeringen till önskat område, liknande den första och andra metoden.

Som nämnts ovan är den tredje metoden den mest universella.

Diagram och grafer

Diagram används för att visuellt presentera data i tabellen. I praktiken används oftast histogram och grafer. På ett histogram avbildas data som staplar (fig. 9.3), på en graf - som punkter förbundna med linjer.

Ris. 9.3

Grafer används vanligtvis för att visa processer över tid. Histogram är praktiska för att visuellt representera förhållandet mellan kvantiteter.

En linje på en graf eller en grupp histogramstaplar visar en serie data - innehållet i flera intilliggande tabellceller. Du kan visa flera dataserier i ett diagram.

Förutom histogram och grafer används cirkeldiagram i stor utsträckning, vilket är praktiskt för att visuellt representera förhållandet mellan kvantiteter som bildar en helhet. Till exempel, cirkeldiagrammet som visas i fig. 9.4 ger en tydlig uppfattning om strukturen för familjekostnader.

Genom att presentera data i grafisk form kan du lösa en mängd olika problem. Den största fördelen med en sådan presentation är tydlighet. Trenden mot förändring syns lätt på graferna. Du kan till och med bestämma i vilken takt en trend förändras. Olika förhållanden, tillväxt, inbördes samband mellan olika processer - allt detta kan enkelt ses på graferna.

Ris. 9.4

Det finns tre typer av diagram:

• regelbunden;
• med ackumulering;
• normaliserats.

För att bygga ett diagram, använd Infoga | Karta eller klicka på knappen Diagramguide

Så här redigerar du ett diagram:

• Dubbelklicka var som helst på diagrammet.
• Kommandot Legend Symbol Format ställer in linjefärg, stil och tjocklek.
• För att formatera ett diagramobjekt högerklickar du på det och väljer kommandot du behöver formatera från listan som visas.
• För att ersätta en dataserie i ett diagram med en annan, använd kommandot Format Series.
• Genom att ändra linjerna i grafen kan du ändra uppgifterna på kalkylbladet.
• Kommandot Diagramtyp låter dig ändra typen av ett befintligt diagram.
• Kommandot AutoFormat ändrar inte bara diagramtypen, utan ställer också in standardparametrarna för diagrammet.
• Kommandot 3D View ändrar diagrammets rumsliga orientering.

Formatera ett diagram

Formatering av ett diagram hänvisar till processen att ändra utseendet på ett diagram. Under formateringsprocessen kan du till exempel ändra typsnittet som diagramtiteln visas i, färgen på diagramelementen (diagramstaplar, graflinjer), utseendet på rutnätslinjerna etc. Följande element kan vara särskiljs på diagrammet (fig. 9.5):

• kartområde;
• kartområde;
• titel;
• värdeaxel;
• värdeaxeltitel;
• kategoriaxel;
• legend;
• dataserie.

Ris. 9.5

Formatering av ett diagram görs genom att formatera enskilda element.

Grundläggande format

De vanligaste formaten som används i Excel-kalkylblad är allmänna, numeriska, monetära, finansiella och datum. Nedan följer en kort beskrivning av dessa format.

Allmänt format

Alla celler i det nya kalkylbladet är inställda på formatet Allmänt. I det här formatet visas siffror när användaren skrev in dem. Om cellens värde är ett bråktal (angivet av användaren eller beräknat med en formel), så beror antalet bråksiffror som visas på både cellens bredd och egenskaperna hos det teckensnitt som används för att visa cellens innehåll. Att visa bråkvärden avrundar bråksiffror som inte kan visas eftersom cellen inte är tillräckligt bred.

Talformat

Talformatet är det mest universella (bild 9.6). - Till skillnad från det allmänna formatet låter talformatet dig ange antalet bråksiffror (antal decimaler) som ska visas. Vid visning av bråktal utförs avrundning enligt det angivna antalet bråksiffror. Till exempel, om formatet är inställt för att visa två bråktal, kommer talet 567.897 att representeras som 567.90. Samma nummer kommer att visas som 568 om du ställer in formatet utan att visa bråktal (ställ räknaren för antal decimaler till noll).

Ris. 9.6 Välj det numeriska formatet, du kan anpassa dess egenskaper

Valutaformat

Valutaformat används för att representera värden som anger monetära kvantiteter. När ett tal visas i monetärt format visas valutaenhetsbeteckningen efter numret. Dessutom, för att underlätta uppfattningen, separeras grupper av siffror med nummer. För valutaformatet kan du ställa in antalet bråksiffror, valutaenheten och hur negativa värden ska visas.

Bråktal som visas i valutaformat avrundas enligt det angivna antalet bråksiffror. Avrundning utförs enligt den välkända regeln: om värdet på siffran som måste kasseras är mindre än fem, kasseras den, annars ökas värdet på föregående siffra med en. Om flera bitar måste kasseras, tillämpas ovanstående regel sekventiellt på alla bitar som måste kasseras, med början med den minst signifikanta.

Finansiellt format

Det finansiella formatet låter dig representera monetära värden. Precis som för det monetära formatet, för det finansiella formatet kan du ställa in antalet siffror för bråkdelen och välja den monetära enheten.

datum

Om det finns ett datum i en tabellcell kan du ändra dess visningsformat (Fig. 9.7).

Ris. 9.7 Datumvisningsmetoden måste väljas i listan Typ

Det finns fullständiga och förkortade datumformat. Det fullständiga formatet återspeglar dag, månad och år. Det förkortade formatet kan representera dagen och månaden, ibland bara månaden eller dagen. Än en gång, var uppmärksam på avgränsningstecknet som används när du skriver datum. I Ryssland är detta poängen.

Intressera

När du visar innehållet i en cell i procentformat multipliceras cellens faktiska värde med 100 och ett procenttecken visas efter siffran. Om du till exempel skriver talet 0,2 i en cell och ställer in formatet till Procent, kommer 20,00% att visas i den här cellen.

Grafisk konst

Du kan placera en illustration på ytan av ett arbetsboksblad. Det kan till exempel vara en företagslogga på en prislista eller brevpapper. Illustrationen kan förberedas i förväg med hjälp av olika grafiska redigerare, såsom Microsoft Paint, eller ritas direkt i Excel.

Databehandling

Excel är ett effektivt verktyg för att analysera en mängd olika data. I de flesta fall föregås analysen av preliminär databehandling: sortering, sampling (filtrering), beräkning av mellanliggande (summa för perioden) belopp, medelvärden, avvikelser, byggande av pivottabeller.

Ganska ofta används Excel-tabeller som databaser. Typiska exempel är tabeller som innehåller information om anställda, kunder, sortiment, försäljning m.m.

Sortering

För enkelhetens skull är information i tabeller vanligtvis ordnad enligt något kriterium (sorterat). Till exempel är en lista över anställda vanligtvis organiserad i alfabetisk ordning.

Processen att ordna om rader, kolumnceller eller rader för att ordna dem enligt något kriterium kallas sortering. Excel låter dig sortera båda cellerna i en enda kolumn eller rad, såväl som hela rader. När du sorterar celler ändras bara innehållet i den sorterade kolumnen eller raden, innehållet i andra celler ändras inte. Vid sortering av strängar arrangeras hela strängar.

Vid sortering av rader används innehållet i cellerna i en av tabellkolumnerna som ett kriterium, raderna är ordnade i enlighet med innehållet i cellerna i just denna nyckelkolumn (Fig. 9.8).

Ris. 9.8 Tabellrader sorteras efter innehållet i kolumnen Efternamn

Det finns en skillnad mellan stigande och fallande sortering. Tabellrader sorteras i stigande ordning om innehållet i nyckelkolumncellen i nästa rad är större än eller lika med innehållet i nyckelkolumncellen i föregående rad. Tabellrader sorteras i fallande ordning om innehållet i nyckelkolumncellen i nästa rad är mindre än eller lika med innehållet i nyckelkolumncellen i föregående rad.

Det enklaste sättet att sortera en tabells rader i stigande eller fallande ordning är att använda den första (längst till vänster) kolumnen som nyckelkolumn.

För att sortera rader måste du markera dessa rader och klicka på en av knapparna Sortera stigande eller Sortera fallande.

Ris. 9.9 Knapp för att utföra sortering

Excel låter dig sortera rader efter innehållet i flera (men inte fler än tre) kolumner. I allmänhet, för att sortera raderna i en tabell, måste du välja dessa rader och välja kommandot Sortera från Data-menyn.

Filter

Ofta är användaren inte intresserad av all information i databasen, utan av ett specifikt urval. Exempelvis information om utgifter i januari, lista över elever i grupp 221/2 m.m.

Sökandet efter den nödvändiga informationen utförs genom att välja poster som uppfyller urvalskriteriet. I de flesta fall är urvalskriteriet att innehållet i fältet är lika med ett visst värde. Till exempel är kriteriet för att välja poster som innehåller information om elever i grupp 221/2 att innehållet i fältet Grupp är lika med rad 221/1. Förutom jämställdhetsjämförelser kan du använda andra jämförelseoperationer när du väljer poster. Till exempel större än, större än eller lika med, mindre än, mindre än eller lika med. Användningen av dessa operationer gör att vi kan formulera urvalskriteriet mindre stelbent.

Processen att välja poster från en databas som uppfyller ett givet kriterium kallas filtrering, och kriteriet (frågevillkor) kallas ett filter.

Pivottabell

En pivottabell är en tabell som sammanfattar och analyserar data från en eller flera tabeller. Källdata för en pivottabell kan finnas i en lista på ett ark i en arbetsbok, över flera ark, i en extern databas eller i en annan pivottabell. Genom att ändra tabellstrukturen kan du få olika sammanfattningar av samma källtabeller.

Pivottabellen består av:

Sidfält- Detta är fältet i din första lista som du bör sammanfatta med. Detta fält presenteras som en rullgardinslista, vars element är värdena för motsvarande kolumn i källlistan. När du väljer ett specifikt värde från listan, räknas pivottabellen om för att visa totalerna som är kopplade till det värdet.

Strängfältär ett källlistfält placerat i radorienteringsområdet i pivottabellen. Värdena för ett radfält är värdena för motsvarande fält i källlistan.

Kolumnfältär ett källlistfält placerat i kolumnområdet i pivottabellen. Värdena för detta fält är hämtade från motsvarande kolumn i källtabellen.

Data fältär ett källlistfält vars värden är datakällan för beräkningar i pivottabellen. Om det bara finns ett datafält finns det i tabellvalsområdet. Om det finns flera sådana fält tilldelas en separat kolumn för dem, kallad Data.

Dataområde– Det här är den del av pivottabellen som innehåller sammanfattande data. Dataområdesceller visar datafältsummor för rad- och kolumnfältsobjekten som motsvarar sidfältsvärdet. Alla visade värden motsvarar originaldata.

För att bygga pivottabeller finns ett speciellt verktyg - Pivot Table Wizard (Data - Pivot Table).

Pivotbordet är byggt i tre steg:

1. I det första steget tar pivottabellsguiden reda på var datakällan för pivottabellen finns.

2. I det andra steget bestäms själva datakällan. Här måste du ange det sammanhängande intervallet som innehåller källlistan.

3. I slutskedet av arbetet tar guiden reda på platsen för pivottabellen.

Som ett resultat läggs ett ark med en pivottabellmall och ett Pivot Table Field List-fönster som listar namnen på fälten i källtabellen (Fig. 9.10) För att pivottabellmallen ska förvandlas till en pivot tabell måste du ange vilka data från källtabellen som ska återspeglas i radområden, kolumnområden och vilka data från källtabellen som är dataelement i pivottabellen.

Ris. 9.10 Pivottabellmeny

Efter att ha dragit alla listade fält kommer en pivottabell att genereras.

Frågor för att bedöma din kunskapsnivå

1. Vad är ett kalkylblad?
2. De främsta fördelarna med Excel?
3. Vad är grundstrukturen för ett Excel-ark?
4. Vad är ett arbetsblad och en arbetsbok?
5. Lista huvudelementen i Excel-fönstret?
6. Vad är en cell?
7. Cellstruktur?
8. Vad är en formel i Excel?
9. Vad betyder $-symbolen i länkar?
10. Hur reagerar Excel på fel?
11. Vad betyder IF-funktionen?
12. Vad används diagram till?
13. Vad är en dataserie?
14. Vilka är de huvudsakliga typerna av diagram som används i Excel?
15. III. Mätteknik och beräkningsformler. I. Syfte med arbetet: Att bekanta sig med skjuv- och torsionsdeformationer och metoder för att bestämma skjuvmodulen utifrån torsionsdeformation
16. III. Mätteknik och beräkningsformler. I. Syfte med arbetet: experimentellt testa grundlagen för rotationsrörelsens dynamik med hjälp av en Oberbeck-pendel och bestämma tröghetsmomentet
17. III. Mätteknik och beräkningsformler. Vikterna är upphängda på en gänga som kastas över en remskiva, och för var och en av vikterna finns det två krafter: tyngdkraften och gängans spänningskraft
18. III. Huvudsakliga befogenheter och funktioner för ledningsorgan, avdelningar

Oftast, bland de tillgängliga grupperna av funktioner, vänder sig Excel-användare till matematiska. De kan användas för att utföra olika aritmetiska och algebraiska operationer. De används ofta i planering och vetenskapliga beräkningar. Låt oss ta reda på hur denna grupp av operatörer är som helhet och titta närmare på de mest populära av dem.

Med hjälp av matematiska funktioner kan du utföra olika beräkningar. De kommer att vara användbara för studenter och skolbarn, ingenjörer, vetenskapsmän, revisorer och planerare. Denna grupp omfattar ett 80-tal operatörer. Vi kommer att uppehålla oss i detalj vid de tio mest populära av dem.

Det finns flera sätt att öppna listan med matematiska formler. Det enklaste sättet att starta funktionsguiden är att klicka på knappen "Infoga funktion", som finns till vänster om formelfältet. I det här fallet måste du först välja cellen där resultatet av databehandlingen kommer att visas. Det som är bra med den här metoden är att den kan implementeras från vilken flik som helst.

Du kan också starta funktionsguiden genom att gå till fliken "Formler". Där behöver du trycka på en knapp "Infoga funktion", placerad längst till vänster på bandet i verktygslådan "Funktionsbibliotek".

Det finns ett tredje sätt att aktivera funktionsguiden. Detta görs genom att trycka på en kombination av tangenter på tangentbordet Skift+F3.

Efter att användaren har utfört någon av ovanstående åtgärder öppnas funktionsguiden. Klicka på fönstret i fältet "Kategori".

En rullgardinslista öppnas. Välj en position i den "Matematisk".

Efter detta visas en lista över alla matematiska funktioner i Excel i fönstret. För att gå vidare till att ange argument, välj ett specifikt argument och klicka på knappen "OK".

Det finns också ett sätt att välja en specifik matematisk operator utan att öppna huvudfönstret i funktionsguiden. För att göra detta, gå till fliken som redan är bekant för oss "Formler" och tryck på knappen "Matematisk" finns på bandet i verktygsgruppen "Funktionsbibliotek". En lista öppnas från vilken du måste välja den formel som krävs för att lösa ett specifikt problem, varefter ett fönster för dess argument öppnas.

Det bör dock noteras att inte alla formler i den matematiska gruppen presenteras i denna lista, även om de flesta av dem är det. Om du inte hittar den operatör du behöver ska du klicka på objektet "Infoga funktion..." längst ner i listan, varefter den redan välbekanta funktionsguiden öppnas.

BELOPP

Den mest använda funktionen BELOPP. Denna operatör är utformad för att lägga till data i flera celler. Även om det också kan användas för vanlig summering av tal. Syntaxen som kan användas vid manuell inmatning är följande:

SUMMA(tal1;tal2;…)

I argumentfönstret ska du ange referenser till celler med data eller till intervall i fälten. Operatören lägger till innehållet och visar summan i en separat cell.

SUMIF

Operatör SUMIF beräknar också den totala summan av siffror i celler. Men till skillnad från den tidigare funktionen kan du i den här operatorn ställa in ett villkor som avgör vilka värden som ingår i beräkningen och vilka som inte är det. När du anger ett villkor kan du använda tecknen ">" ("större än"), "<» («меньше»), «< >" ("inte jämnlikt"). Det vill säga att ett tal som inte uppfyller det angivna villkoret inte beaktas i det andra argumentet vid beräkningen av beloppet. Dessutom finns det ytterligare ett argument "Sammanfattningsintervall", men det krävs inte. Denna operation har följande syntax:

SUM.OM(intervall;kriterier;summa_intervall)

RUNDA

Som du kan förstå av namnet på funktionen RUNDA, den används för att avrunda siffror. Det första argumentet till denna operator är ett nummer eller en referens till cellen som innehåller nummerelementet. Till skillnad från de flesta andra funktioner kan detta intervall inte användas som ett värde. Det andra argumentet är antalet decimaler att avrunda till. Avrundning utförs enligt allmänna matematiska regler, det vill säga till närmaste absoluta tal. Syntaxen för denna formel är:

ROUND(tal; antal_siffror)

Dessutom har Excel funktioner som t.ex RUNDA UPP Och RUND BOTTEN, som följaktligen avrundar tal till närmaste större och mindre modulo.

PRODUKT

Operatörens uppgift PRYSADär multiplikationen av enskilda tal eller de som finns i cellerna på arket. Argumenten till denna funktion är referenser till cellerna som innehåller data som ska multipliceras. Totalt kan upp till 255 sådana länkar användas. Resultatet av multiplikationen visas i en separat cell. Syntaxen för denna operator ser ut så här:

PRODUKT(nummer, nummer,...)

magmuskler

Använda en matematisk formel magmuskler Antalet beräknas modulo. Denna operatör har ett argument - "Siffra", det vill säga en referens till en cell som innehåller numeriska data. Range kan inte fungera som ett argument. Syntaxen är som följer:

ABS(nummer)

GRAD

Av namnet framgår att operatörens uppgift är GRADär att höja ett tal till en given potens. Denna funktion har två argument: "Siffra" Och "Grad". Den första av dessa kan anges som en referens till en cell som innehåller ett numeriskt värde. Det andra argumentet specificerar graden av erektion. Av ovanstående följer att syntaxen för denna operator är följande:

DEGREE(tal;grad)

ROT

Funktionens uppgift ROTär att extrahera kvadratroten. Denna operatör har bara ett argument - "Siffra". Dess roll kan vara en länk till en cell som innehåller data. Syntaxen har följande form:

SQRT(tal)

FALL MELLAN

Formeln har en ganska specifik uppgift FALL MELLAN. Det består av att mata ut till en specificerad cell vilket slumptal som helst som ligger mellan två givna tal. Från beskrivningen av funktionaliteten hos denna operator är det tydligt att dess argument är de övre och nedre gränserna för intervallet. Dess syntax är:

RANDBETWEEN(Lower_border;Upper_border)

PRIVAT

Operatör PRIVAT används för att dividera tal. Men i divisionsresultaten matar den bara ut ett jämnt tal, avrundat modulo. Argumenten till denna formel är referenser till celler som innehåller utdelning och divisor. Syntaxen är som följer:

QUANTIATE(Täljare;Nämnare)

ROMAN

Denna funktion låter dig konvertera arabiska tal, som Excel använder som standard, till romerska tal. Denna operator har två argument: en cellreferens med numret som ska konverteras och ett formulär. Det andra argumentet är valfritt. Syntaxen är som följer:

ROMAN(Nummer;Form)

Endast de mest populära matematiska Excel-funktionerna beskrevs ovan. De hjälper till att avsevärt förenkla olika beräkningar i ett givet program. Med hjälp av dessa formler kan du utföra både enkla aritmetiska operationer och mer komplexa beräkningar. De är särskilt användbara i fall där du behöver göra massberäkningar.

Microsoft Excel är inte bara ett stort bord, utan också en ultramodern miniräknare med många funktioner och möjligheter. I den här lektionen kommer vi att lära oss hur man använder den för sitt avsedda syfte.

Alla beräkningar i Excel kallas formler, och de börjar alla med ett likhetstecken (=).

Jag vill till exempel räkna ut summan av 3+2. Om jag klickar på någon cell och skriver 3+2 inuti, och sedan trycker på Enter-knappen på tangentbordet, så kommer ingenting att beräknas - 3+2 kommer att skrivas i cellen. Men om jag skriver =3+2 och trycker på Enter så kommer allt att beräknas och resultatet visas.

Kom ihåg två regler:

Alla beräkningar i Excel börjar med tecknet =

Efter att ha angett formeln måste du trycka på Enter-knappen på tangentbordet

Och nu om de tecken med vilka vi kommer att räkna. De kallas också aritmetiska operatorer:

Tillägg

Subtraktion

* multiplikation

/ division. Det finns också en pinne som lutar åt andra hållet. Så det passar oss inte.

^ exponentiering. Till exempel läses 3^2 som tre i kvadrat (till andra potens).

% procent. Om vi ​​sätter detta tecken efter ett tal är det delbart med 100. Till exempel blir 5 % 0,05.
Med hjälp av detta tecken kan du beräkna ränta. Om vi ​​behöver räkna ut fem procent av tjugo, så kommer formeln att se ut så här: =20*5%

Alla dessa tecken finns på tangentbordet antingen överst (ovanför bokstäverna, tillsammans med siffrorna) eller till höger (i ett separat knappblock).

För att skriva ut tecken längst upp på tangentbordet måste du hålla ned knappen märkt Shift och tillsammans med den trycka på knappen med önskat tecken.

Låt oss nu försöka räkna. Låt oss säga att vi måste lägga till numret 122596 med numret 14830. För att göra detta, vänsterklicka på valfri cell. Som jag redan sa börjar alla beräkningar i Excel med tecknet "=". Det betyder att du i cellen behöver skriva ut =122596+14830

Och för att få svar måste du trycka på Enter-knappen på tangentbordet. Därefter kommer cellen inte längre att innehålla en formel, utan ett resultat.

Var nu uppmärksam på detta toppfält i Excel:

Detta är "Formula Bar". Vi behöver det för att kontrollera och ändra våra formler.

Klicka till exempel på cellen där vi just beräknat beloppet.

Och titta på formelfältet. Det kommer att visa exakt hur vi fick detta värde.

Det vill säga, i formelfältet ser vi inte själva numret, utan formeln med vilken detta nummer erhölls.

Försök att skriva siffran 5 i någon annan cell och tryck på Enter på tangentbordet. Klicka sedan på den cellen och titta i formelfältet.

Eftersom vi helt enkelt skrev ut det här numret och inte beräknade det med en formel, kommer det bara att finnas i formelfältet.

Hur man räknar rätt

Men som regel används den här metoden att "räkna" inte så ofta. Det finns ett mer avancerat alternativ.

Låt oss säga att vi har en tabell så här:

Jag börjar med den första positionen "Ost". Jag klickar i cell D2 och skriver lika.

Sedan klickar jag på cell B2, eftersom jag måste multiplicera dess värde med C2.

Jag skriver multiplikationstecknet *.

Nu klickar jag på cell C2.

Och slutligen trycker jag på Enter-knappen på tangentbordet. Allt! Cell D2 ger önskat resultat.

Genom att klicka på den här cellen (D2) och titta i formelfältet kan du se hur detta värde erhölls.

Jag kommer att förklara med samma tabell som ett exempel. Nu anges numret 213 i cell B2. Jag raderar det, skriver ett annat nummer och trycker på Enter.

Låt oss titta på cellen med mängden D2.

Resultatet har förändrats. Detta hände för att värdet i B2 ändrades. Vår formel är trots allt följande: =B2*C2

Detta innebär att Microsoft Excel multiplicerar innehållet i cell B2 med innehållet i cell C2, vilket värde det än är. Dra dina egna slutsatser :)

Försök att skapa samma tabell och beräkna summan i de återstående cellerna (D3, D4, D5).