"Det är som sagan om pojken som ständigt grät varg." Om du missbrukar taggen "brådskande" kommer folk att sluta svara på dina e-postmeddelanden. Och ett verkligt viktigt brev kan gå obemärkt förbi på grund av detta.

Förtrogenhet

Ja, tonen i ditt brev kan spegla din relation med mottagaren. Du kan dock anses vara oprofessionell om du tillåter dig själv att vara för informell i din korrespondens. Överanvänd inte utropstecken, uttryckssymboler, färgad text, ovanliga teckensnitt och överdrivet kortfattade meddelanden.

Var särskilt försiktig om du måste arbeta med människor olika åldrar, med en språkbarriär eller med de som föredrar en mer traditionell form av kommunikation.

För torr ton

Samtidigt är det inte värt det att vara robot. Det är okej om du visar din karaktär eller entusiasm i dina brev – inom rimliga gränser.

Svara alla

Arbetsmail är inte för underhållning, utan för kommunikation. Så om du svarar på ett e-postmeddelande som skickats till en grupp människor, tänk efter två gånger innan du klickar på "svara alla". För att göra detta måste ditt svar vara oerhört viktigt för alla.

Skickar kopior utan tillstånd

Att dela andras information med andra är minst sagt otillåtet. Det spelar ingen roll om du skickar en kopia av ett brev till en kund från din chef som svarat honom på något sätt, eller tar med en anställd i personlig korrespondens med en annan. Få människor kanske gillar det om du skickar en kopia av ett brev utan deras samtycke.

Skicka BCC

Att skicka BCC föder misstro. Om du vill skicka ett brev till någon, och denna person i teorin inte ska delta i arbetskorrespondens, kopiera texten och skicka den som ett separat brev.

Ospecificerat e-postämne

Ämnen som "Det är jag", "Hej" eller "FYI" (FYI) fångar helt enkelt inte uppmärksamhet. Personen kommer inte att förstå vad som sägs och vill inte svara på brevet. Arbetsrelaterade brev ska vara tydliga och koncisa. Mottagaren är mer benägen att öppna e-postmeddelandet om han förstår vad du vill ha av honom.

Skickar för många personliga e-postmeddelanden

Du kan ibland använda skämt, rörande berättelser och motiverande citat för att muntra upp någon. Men folk tröttnar snabbt på det här, oavsett vad du hade för avsikter med att skriva dem. Om du skickar för många personliga e-postmeddelanden kommer de helt enkelt att ställas in på automatisk radering.

Vara oförskämd

Du ska inte skicka brev fulla av gift, för folk kommer ihåg det när tillfälle ges. Skriv istället ett brev och lämna det i "Utkast" i två dagar. Sedan kan du gå tillbaka till den och redigera den, ta bort hullingarna. På så sätt uppnår du det du vill snabbare. Dessutom kommer du att bemötas som en mycket tålmodig och omtänksam yrkesman.

Dum mejladress

Om du skickar ett e-postmeddelande till en kund, anställd eller potentiell arbetsgivare, använd inte e-post med en "oprofessionell" titel. Om det finns något i e-posttiteln som utger sig för att vara kvickt eller innehåller sexuella eller vulgära konnotationer (något i stil med ), riskerar du att få den andra personen att känna sig negativ om dig redan från början. Skapa ett separat e-postmeddelande för rent professionella behov.

Skrivfel

Att mejlet skickades från en iPhone är ingen ursäkt för att skicka slarviga mejl. Om du gör mer än ett misstag i ditt brev kan det anses oprofessionellt. Om detta är ett mycket viktigt brev och du har bråttom att komma någonstans, försök att åtminstone kontrollera det innan du skickar det.

Skickar mejl tidigt på morgonen

De flesta människor, när de tar emot brev, tittar på när de skickades. Om brevet skickas för tidigt kan du bli negativ. Åtminstone kommer du att betraktas som en arbetsnarkoman utan något personligt liv. Det är värre om du anses vara påträngande. Om inspiration väcker dig på natten, skriv ett brev, spara det i "Utkast" och skicka det under arbetstid.

För många skiljetecken

Folk blir ibland för medtagna och använder många utropstecken. Resultatet kan verka omoget eller för känslomässigt för vissa. Missbruka det inte!!!

Icke-professionella typsnitt

Teckensnittet Purple Comic Sans har sin egen omfattning. I affärer är det bättre att använda klassiska typsnitt, färger och storlekar. Dina brev ska vara lätta att läsa.

Typiskt används en teckenstorlek på 10 eller 12. Lättlästa typsnitt som Arial, Calibri eller Times New Roman är bäst för jobbet. Föredragen färg är svart.

Brevet för långt

De flesta ägnar sekunder, inte minuter, åt att läsa e-postmeddelanden. Många skummar helt enkelt över texten med ögonen, så skriv dina brev utifrån detta. Folk har svårt att läsa stora stycken – dela upp texten i block mindre storlek. Höjdpunkter och punktlistor mycket lättare att läsa. Du kan också markera huvudpunkterna i fetstil eller kursiv stil, men gör inte detta ofta.

Bra tid! Idag kommer vi att prata om SMS-säkerhetskopiering genom att skicka alla meddelanden från din smartphone till e-post. Detta kan krävas helt enkelt för att spara korrespondens eller för vidare behandling av meddelanden, till exempel för att söka efter nödvändig information i meddelanden (kontakter, namn, priser, etc.) tredje parts applikationer, som i sin tur fungerar med e-post. Låt oss titta på ett alternativ för sådan kopiering med en smartphone som kör Android.

Skapa en brevlåda

För att skicka och spara alla meddelanden via e-post måste du först registrera dig Brevlåda, e-post från yandex.ru är perfekt för detta. Du kan också använda din befintliga brevlåda, men jag rekommenderar att du registrerar en ny. För det första, med tiden kommer ett stort antal SMS-meddelanden att samlas i det, vilket kan störa arbetet med vanliga brev, och för det andra, om du ansluter din brevlåda till en tredjepartstjänst för analys, ange inte inloggning och lösenord för den huvudsakliga e-posten i den. .

Installera appen SMS Backup + på din Android-smarttelefon

Att skicka alla SMS-meddelanden till din brevlåda måste du installera och konfigurera särskild ansökan Säkerhetskopiering av SMS+, som kan laddas ner från play.goole.com eller apk-dl.com (ett alternativ för smartphones som inte använder Google Play) eller .

Applikationen har testats på Android: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; Stöd för version 2.xx deklareras.

Ställa in SMS Backup +

1. Starta applikationen;
2. Efter att ha startat programmet, i menyn som öppnas, välj objektet: Avancerade inställningar;
   
3. Gå sedan till Säkerhetskopieringsinställningar;
   
4. Markera rutorna för Backup SMS och Email subject prefix, avmarkera rutorna för Backup MMS, Backup Call log (vi behöver inte MMS och samtalshistorik, även om du kan säkerhetskopiera dem också);
   
5. Gå tillbaka till föregående meny och gå till avsnittet IMAP-serverinställningar;
   
6. Välj menyalternativet Autentisering,
   
   ställ in parametervärdet till vanlig text;
   
   
7. Välj menyalternativet Serveradress, ange värdet: imap.yandex.ru:993
   
   
8. Välj menyalternativet Säkerhet och ange värdet: SSL
   
   
9. Välj menyalternativet Logga in (ditt IMAP-konto), ange din inloggning, välj sedan menyalternativet Lösenord (ditt IMAP-kontolösenord), ange lösenordet för yandex.ru mail;
10. I huvudmenyn, markera rutan för Auto backup;
    
11. Gå sedan till inställningar för automatisk säkerhetskopiering, välj menyalternativet Vanligt schema och ställ in tidsintervallet för vilket SMS ska skickas till brevlådekontot vi angav (till exempel varannan timme).
    

Appen SMS Backup + låter dig inte bara göra säkerhetskopior till e-post, utan också att återställa meddelanden från den. Motsvarande återställningsinställningar finns i avsnittet Avancerade inställningar -> Återställ inställningar.

Efter att ha skickat meddelanden via e-post kommer de alla att placeras i en mapp som heter: SMS.

Analyserar SMS som skickas till e-post

Efter att ha mottagit listan över SMS-meddelanden till din e-postadress kan du använda en speciell programvara analysera data de innehåller. Du kan till exempel spåra SMS från en bank med meddelanden om kassakvitton och debiteringar, på basis av vilka du kan föra ekonomiregister i automatiskt läge. Jag implementerade en liknande lösning för en "gemensam shoppingsajt", när alla SMS-meddelanden från banken som tas emot av JV-arrangörerna samlas på ett ställe, analyseras och baserat på dem visar systemet data i kontrollpanelen om vilken användare som placerade beställningen gjorde betalningen.

Ibland blir det nödvändigt att vidarebefordra alla brev som kommer till någon av dina e-postmeddelanden, till en annan e-post, automatiskt. För att göra det tydligare, här är ett exempel. Du har e-post på Yandex och Google (Gmail). Du använder Gmail hela tiden, detta är din huvudsakliga e-post och Yandex då och då. Så för att inte periodvis logga in på din Yandex-post kan du se till att brev därifrån skickas till Gmail automatiskt och då behöver du inte logga in på ditt Yandex-konto alls för att regelbundet kontrollera nya brev.

I den här artikeln kommer jag att visa dig hur du ställer in vidarebefordran av brev från en post till en annan med hjälp av exemplet med olika posttjänster.

Allt detta fungerar likadant i alla e-posttjänster, den enda skillnaden är i deras gränssnitt, d.v.s. motsvarande inställningar är placerade på olika sätt.

Tidigare, i en serie artiklar, funderade jag på ett annat sätt att ta emot brev på önskad e-post från andra e-postmeddelanden. Det ligger i det faktum att du inte ställer in den automatiska vidarebefordran av brev, som jag kommer att prata om idag, utan ansluter önskad brevlåda i inställningarna (funktionen kallas "Mail Collection"), till exempel via POP3-protokollet , och därifrån börjar den ständiga insamlingen av nya brev. Metoden är liknande, men i vissa fall är den svårare att sätta upp än en vanlig förflyttning.

Om du är intresserad av metoden för att samla in post, beskrivs detta i relevanta artiklar: insamling i Gmail, i Yandex, i Mail.ru

Nedan kommer jag att visa i detalj hur man ställer in vidarebefordran av brev från Yandex-post. Och sedan kommer jag kort att beröra ytterligare två e-posttjänster (GMail och Mail.ru), där allt görs på ett liknande sätt, med den enda skillnaden är gränssnittet.

Ställa in vidarebefordran av e-post från Yandex till annan e-post

Gå till dina e-postinställningar och välj "Regler för e-postbearbetning".

Klicka på "Skapa regel".

Nu blir vår uppgift att skapa en regel genom vilken posttjänsten kommer att bestämma att alla brev måste skickas till en annan adress som du anger.

Om du vill att de brev som är markerade som "Spam" ska skickas, måste du skapa två separata regler på Yandex.

Skapande av den första obligatoriska regeln. Vidarebefordrar alla e-postmeddelanden utom spam

I regelinställningarna tar du bort "Om"-villkoret som kommer att läggas till initialt genom att klicka på krysset bredvid. Eftersom vi inte behöver ställa in villkor för att välja några specifika bokstäver. När allt kommer omkring kommer vi att vidarebefordra allt som kommer med posten till "Inkorgen".

Överst, där du kan konfigurera vilka e-postmeddelanden som ska tillämpas på den skapade regeln, ska du välja "till alla e-postmeddelanden utom skräppost" och "med och utan bilagor".

Markera kryssrutan "Vidarebefordra till adress" nedan och ange din e-postadress som du vill vidarebefordra alla brev från det för närvarande öppna e-postmeddelandet till. Aktivera även alternativet "Spara en kopia vid vidarebefordran".

Klicka på knappen "Skapa regel".

Yandex kommer att be dig ange ett lösenord. Ange ditt lösenord för din nuvarande e-post och klicka på "Bekräfta".

Regeln kommer att skapas, men du kommer att se meddelandet "Väntar på adressbekräftelse" bredvid den.

Nu måste du gå till e-postadressen som du angav för att skicka brev och bekräfta sändningen dit. Detta görs i posttjänster så att du inte kan vidarebefordra brev till slumpmässiga adresser som du inte har tillgång till.

I det e-postmeddelandet, hitta ett brev från "Yandex.Mail", öppna det och följ länken därifrån.

Klicka på "Bekräfta vidarebefordran".

Redo! Nu kommer alla brev som hamnar i din andra post (Yandex) i mappen "Inkorgen" automatiskt att vidarebefordras till din huvudpost, som du angav i regeln.

Notera! Enligt regeln som skapats ovan kommer brev från skräppostmappen inte att vidarebefordras! Eftersom regeln säger "för alla e-postmeddelanden utom skräppost", och du kommer inte att omedelbart kunna inkludera "Spam" i regeln, eftersom vidarebefordran för skräppostmeddelanden inte fungerar och du skulle få felet "För e-postmeddelanden från skräppostmappen , att vidarebefordra e-postmeddelanden med hjälp av ett filter är inte möjligt."

Men du kan se till att skräppost också skickas. För att göra detta måste du skapa en annan regel som automatiskt överför all skräppost till mappen "Inkorgen". Därför, om du behöver skicka skräppost också, se nedan för information om hur du skapar den andra regeln.

Ibland hamnar de nödvändiga breven i skräppost, så om du inte planerar att gå in och kolla din andra post alls, bara räknar med automatisk vidarebefordran av brev därifrån, så rekommenderar jag att du också ställer in vidarebefordran av spambrev. !

Skapar den andra regeln. Om du behöver vidarebefordra "Spam"

Låt oss skapa en annan regel.

Här måste vi ange att alla bokstäver som är markerade av tjänsten som "Spam" ska överföras till inkorgen.

För att göra detta, högst upp, där "Ansök", välj "endast för skräppost" och "med bilagor och utan bilagor".

Ta bort "Om"-villkoret, vi behöver det fortfarande inte här.

Markera "Lägg i mapp" och välj "Inkorg".

Klicka på "Skapa regel".

Regeln är klar!

Efter alla manipulationer som gjorts kommer alla brev som kommer till dig vid den andra posten (där du ställer in vidarebefordran) att behandlas enligt de skapade reglerna. Det vill säga om du får ett brev på din post som tjänsten har identifierat som skräppost, så kommer detta brev automatiskt att läggas i din inkorg, enligt den skapade regel nr 2 (om du bestämmer dig för att ställa in den). Och allt som finns i mappen "Inkorgen" kommer i sin tur att skickas till den e-post du angav, enligt regel nr 1.

Ställa in vidarebefordran med Mail.ru som exempel

Gå till dina e-postinställningar och välj avsnittet "Filtreringsregler".

Välj "Lägg till vidarebefordran".

Ange till vilken adress breven ska skickas och klicka på "Spara".

Bekräfta din åtgärd genom att ange lösenordet för din Mail.ru-e-post.

Gå till e-postadressen där du kommer att vidarebefordra breven, hitta brevet från Mail.ru där och klicka på länken från brevet (detta är nödvändigt för att bekräfta vidarebefordran).

I nästa fönster klickar du på "Bekräfta" så visas ett meddelande om att överföringen är bekräftad.

På Mail.ru, gå tillbaka till avsnittet "Filtreringsregler" och aktivera vidarebefordran:

Om du behöver vidarebefordra e-postmeddelanden markerade som "Spam", måste du skapa samma regel som i exemplet med Yandex-post. Lägg till en ny regel i avsnittet "Filtreringsregler", där du anger följande inställningar.

Mail.ru backupöver nätverket utförs med hjälp av "E-post" plugin med IMAP-protokollet. Handy Backup ger direkt kopiering av Mail utan att använda lokala klienter eller mellanliggande webbplatser.

Principer för att säkerhetskopiera Mail.ru med Handy Backup

Plugin-programmet "E-post" ger tillgång via IMAP-protokollet till valfri e-postserver som stöder detta protokoll, inklusive mail.ru-posttjänsten (backup Mail.ru). Säkerhetskopia Mail ru mail skapas automatiskt med detta plugin.

Hur säkerhetskopierar jag Mail.ru-e-post med e-postplugin?

Att göra säkerhetskopiering av e-post Mail.ru automatiserade Handy Backup-uppgift, använd följande instruktioner:

1. Öppna Handy Backup. Ring en ny uppgift med Ctrl+N-tangenterna eller knappen.
2. Välj säkerhetskopiering av data i steg 1 i guiden Skapa uppgift.
3. Gå till steg 2 och välj plugin från listan över datakällor E-post.

1. Dubbelklicka på insticksprogrammet, eller klicka på lägg till-knappen - insticksfönstret öppnas.
2. I dialogrutan som öppnas anger du din kontoinformation för Mail.ru backup
>

På en notis: hela uppsättningen standardinställningar för Mail.ru e-postsäkerhetskopiering - server imap.mail.ru, port 993, anslutningstyp SSL/TLS, auktorisering "Plain".

1. Klicka på OK - programmet upprättar anslutningen. Återgå till pluginfönstret.
2. Markera uppgifterna för kopiering av post.

Notera. Du kan säkerhetskopiera Mail till ett meddelande.

1. När du har kontrollerat all nödvändig information klickar du på OK igen och går tillbaka till steg 2.
2. Fortsätt skapa din uppgift. Mer information om stegen i uppgiften finns i användarhandboken.

Ladda ner

Köpa!

Version 8.1.1 daterad 16 december 2019. 106 MB
Program för säkerhetskopiering Praktisk säkerhetskopiering. 1200 RUB för en licens

Standardlösningen innehåller alla funktioner för säkerhetskopiering av mail.ru och lagring av kopior av e-postmeddelanden på populära lagringsmedier.

Fördelar med Mail.ru e-postsäkerhetskopiering med Handy Backup

Brett utbud av datalagringsalternativ

Du kan välja i steg 3 var du ska spara backupen Mail.ru mail. Välj från ett brett utbud av förvaringsalternativ, inklusive lokala och flyttbara diskar, FTP-servrar, nätverksenheter och NAS-enheter, Yandex.Disk-moln, Google Drive, Dropbox, OneDrive, speciallagring HBDrive, etc.

Dataskydd och komprimering

Kryptera dina meddelanden med en 128-bitars nyckel med en modifierad BlowFish-algoritm. Komprimera data till en enda fil eller individuellt till ett ZIP-arkiv. Eller lämna data oförändrade för att visa och ändra e-postsäkerhetskopior utan att återställa.

Olika alternativ för Mail-säkerhetskopiering

Välj mellan inkrementella, differentiella eller blandade e-postsäkerhetskopior för att spara tid och nätverkstrafik. Lagra flera versioner av mail.ru backup, försedd med tidsstämplar vid behov. Bli av med föråldrade säkerhetskopior.

Anropa andra program före eller efter en uppgift

Passa på att driva andra uppgifter, t.ex. e-postklient med POP3-protokollet eller en sophämtare, före eller efter att Mail.ru har slutfört e-postsäkerhetskopieringen. Automatisera Mail Copy som en del av ditt arbetsflöde!

Automatisk start och upprepning av uppgifter

Kör en Mail-säkerhetskopia i särskild tid, och upprepa det med fasta intervaller från månader till minuter inklusive. Länka lanseringen av en uppgift till en systemhändelse eller anslutning USB-enhet. Använd autorun för missade uppgifter.

Andra styralternativ

Starta Handy Backup som Windows-tjänst eller som ett program i kommandorad för att inte distrahera användaren. Skicka meddelanden via e-post om utfört arbete. Använd rapporter och loggar för att övervaka arbetet. Kör uppgifter manuellt från huvudpanelen.

Säkerhetskopiering Mail.ru-e-post med Handy Backup är en helautomatisk, mycket effektiv metod för att spara dina meddelanden. Prova det nu genom att ladda ner en gratis 30-dagars provperiod!

magician_roman i Begreppet "blind kopia", att lära sig att inte göra dumma saker

Överraskande nog är det så att många människor, när de behöver skicka ett e-postmeddelande till flera personer samtidigt, helt enkelt listar adresserna i fältet "Till", detta är normalt när det här e-postmeddelandet är adresserat till dina kollegor eller vänner, men när du skickar brev till en grupp av kunder visar du alltså alla adresser till andra mottagare, vilket i huvudsak avslöjar din adressbas.

Allt dina kunder behöver göra är att vidarebefordra detta brev till din konkurrent och dina kontakter kommer omedelbart att läcka.

Det är konstigt, men många långt ifrån dumma människor blir förvånade över att få veta att om du behöver skicka ett brev till många mottagare så att de inte känner till varandra, så finns det ett "Bcc"-fält för detta.

Till exempel, för mail.ru kommer det att se ut så här:

Och så återigen kort:angav adresserna i "till" - alla kan se vem du skickade breven till, angivna i "blind kopia" - alla tror att brevet bara är för honom.

Och varje mottagare kommer att få ett brev där det står i "till"-fältet bara hans adress . För andra program, om du inte hittar var du kan BCC, be någon att visa dig. En annan liten punkt, du måste ange en adress i "till"-fältet; de flesta program eller e-postservrar tillåter dig inte att skicka ett brev utan denna parameter.

Och så, när det gäller att skicka ut erbjudanden, nyheter till en grupp av dina kunder - här är praxis att använda blindkopia tydlig, du måste dölja din adressbas. En intressant punkt om att skicka ett brev till dina kollegor, här rekommenderas att agera efter situationen, till exempel skicka ett brev med en begäran om att skicka förslag (till exempel för att förbättra kundservicen) och om varje kollega ser att andra människor har fått samma brev, då kommer de troligen inte att svara - kommer att förlita sig på andra, vilket innebär att du måste använda en dold kopia. Om den här beställningen utförs, kommer till exempel att ange att din kollegas chef helt enkelt gör underverk, och din beställning kommer att utföras.

En separat fråga med leverantörer. Å ena sidan, genom att ange alla mottagare i kopian bör det visa leverantören att du har ett val och han bör erbjuda dig bra priser. Å andra sidan kommer chefen som fick ditt brev, eftersom det inte bara skickades till honom, med största sannolikhet behandla din förfrågan "kyligt". Personligen, enligt min åsikt, tror jag att när det gäller leverantörer måste du använda en dold kopia, åtminstone för att skydda affärshemligheter, men mer sannolikt för en bra relation med leverantörens chef.

Du kan läsa ett nyligen fall av en specialists misstag, när alla mottagare såg andra mottagare: Smackar till alla i den här chatten, det var verkligen respektabla människor där - direktörer, men fortfarande fick många spam som svar.

Tja, som alltid är diskussioner i kommentarerna välkomna.