Access har ett brett utbud av funktioner och verktyg för att arbeta med databaser. Användare som använder detta program kan få en mängd olika uppgifter som de behöver kunna lösa. I den här artikeln kommer vi att ta reda på hur man skapar en rapport i Access, vad det är och vad det behövs för. Låt oss börja. Gå!

Rapporter i Microsoft Access används för att visa eller skriva ut information från en databas. Alla rapporter kan skapas baserat på en tabell eller baserat på en fråga. Detta görs väldigt enkelt, med bara ett par klick.

Till att börja med måste du ha en färdig tabell vars data du ska arbeta med. Välj sedan önskad tabell i fönstret "All Access Objects" till vänster, gå till fliken "Creation" och klicka på knappen "Rapportera" i avsnittet med samma namn. Allt är klart. Du kommer att se en rapport som genereras av programmet baserat på informationen i tabellen.

Efter det kan du gå till fliken Design för att redigera fält, sektioner och mer. För att avsluta designläget, högerklicka på tabellfliken och välj Rapportvy. Glöm inte att spara innan du avslutar.

För mer komplexa fall, använd "Rapportguiden", motsvarande knapp finns på samma flik "Skapa"; det här verktyget är användbart om du behöver arbeta med data från flera tabeller samtidigt.

I fönstret som öppnas väljer du från listan de tabeller och frågor som fälten ska hämtas från (de måste också anges). När du är klar klickar du på knappen "Nästa". I nästa fönster kommer du att bli ombedd att välja lämplig typ av datapresentation. Du kan sedan gruppera de valda fälten som du vill. Välj bara önskat fält och klicka på pilknappen. Därefter öppnas ett fönster för att sortera poster. Sortering är valfritt, så du kan hoppa över detta steg. I nästa fönster väljer du Layout (förskjutet, block, kontur) och Orientering (stående, liggande). Låt "Justera marginalbredden så att den passar på en sida" vara markerad. Efter detta behöver du bara ange namnet och klicka på knappen "Slutför".

För att fixa allmän form och felaktigt visade data, gå till designläge. Där kan du välja enskilda fält och flytta dem med hjälp av pilarna på tangentbordet eller musen. Du kan ta bort stora luckor mellan kolumner utan att gå till "Designer". Flytta bara gränserna med muspekaren. Om en del av dina data visas i form av "#" staplar, utöka bara dessa fält och informationen kommer att visas korrekt. I designläge kan du ändra färgen på text, bakgrund och rubriker.

Det är möjligt att skapa specifika celler där summan, skillnaden eller produkten kommer att beräknas baserat på data från tabeller eller frågor. För att göra detta, välj önskat fält och klicka på knappen "Totals" som finns i verktygsfältet i avsnittet "Gruppering och totaler". I menyn som visas väljer du "Antal poster" eller "Antal värden" beroende på vilka uppgifter du ställs inför.

Åtkomstrapporter visar automatiskt grå staplar, vilket vissa användare kan tycka är otillfredsställande. För att ta bort dem, gå till designläge, välj "Dataområde", högerklicka och välj "Egenskaper" från listan. Ett fönster visas till höger där du behöver hitta raden "Alternativ bakgrundsfärg". Kopiera "Bakgrund 1" från "Bakgrundsfärg" och klistra in i "Alternativ bakgrundsfärg". Upprepa samma sak med avsnittet Gruppanteckningar.

Ett annat sätt att skapa är "Report Designer". Genom att klicka på den här knappen visas ett område framför dig där du behöver lägga till fält med motsvarande knapp i verktygsfältet.

Nu vet du hur du gör en rapport i Microsoft Access. Detta gör att du kan arbeta bättre med databaser. Lämna din åsikt om den här artikeln i kommentarerna: om den var användbar och fråga om något är oklart.

I den här artikeln kommer vi att prata om beräknade fält i Access-frågor. En fråga, som en tabell, kan utföra beräkningar på numeriska, sträng- eller datumvärden för varje post med hjälp av data från ett eller flera fält. Resultatet av beräkningen bildar ett nytt beräknat fält i frågetabellen. Till skillnad från beräknade tabellfält skapar inte beräknade fält i källdatabastabeller nya fält. Varje gång frågan exekveras görs beräkningar baserat på de aktuella fältvärdena.

Beräknade fältuttryck kan använda konstanter och funktioner utöver fältnamn. Som ett resultat av att bearbeta ett uttryck kan endast ett värde erhållas.

Uppgift 1. PRODUCT-tabellen har fälten PRICE och RATE_VAT. Beräkna priset inklusive moms och jämför det med priset som erhållits i det beräknade fältet i tabellen Pris inklusive moms.

1. Skapa en urvalsfråga i designläge för PRODUCT-tabellen. Dra fälten NAME_TOV, PRICE, RATE_VAT och Price with VAT till begärandeformuläret (Fig. 4.6).
2. För att beräkna priset inklusive moms, skapa ett beräknat fält genom att skriva uttrycket [PRICE]+[PRICE]*[RATE_VAT] i den tomma cellen i fältraden.
3. För att välja poster med ett värde större än 5 000 i det beräknade fältet anger du > 5 000 på raden Kriterier
4. Efter att ha angett ett uttryck genererar systemet som standard namnet på det beräknade fältet Uttryck 1, som blir kolumnrubriken i tabellen med resultaten av frågan. Detta namn kommer att infogas före uttrycket [PRICE]+[PRICE]*[VAT_RATE]. För varje nytt beräknat fält i frågan ökar uttrycksnumret med en. Namnet på det beräknade fältet skiljs från uttrycket med ett kolon. För att ändra namnet, placera muspekaren i det beräknade fältet i förfrågningsformuläret och klicka med höger musknapp. Från den sammanhangsberoende menyn väljer du Egenskaper(Egenskaper) och skriv in ett nytt fältnamn på raden Bildtext - Pris inklusive moms1. Nu i tabellen med resultaten av frågan, kommer detta namn att visas i rubriken i den beräknade kolumnen. Fältnamnet kan även korrigeras direkt i förfrågningsformuläret.
5. För att visa resultatet av frågan, klicka på knappen Kör(Kör) i gruppen resultat(Resultat). Det beräknade fältet i tabellen och frågan har samma värden.
6. Ändra priset på produkten i en av förfrågningsposterna. Värdena i båda beräknade fälten kommer omedelbart att räknas om.
7. För att bilda ett komplext uttryck i ett beräknat fält eller ett urvalsvillkor, är det lämpligt att använda uttrycksbyggaren. Byggaren låter dig välja de fältnamn som behövs i uttrycket från tabeller, frågor, operationstecken och funktioner. Ta bort uttrycket i det beräknade fältet och använd byggaren för att generera det.
8. Anropa uttrycksbyggaren genom att klicka på knappen Byggare(Byggare) i gruppen Fråga inställning(Frågeinställningar) banddesign, eller genom att välja Bygga(Bygg) i den sammanhangsberoende menyn. Muspekaren måste vara placerad tidigare i uttrycksinmatningscellen.
9. På vänster sida av fönstret Uttrycksbyggare(Expression Builder) (Fig. 4.7) välj den PRODUKT-tabell som frågan baseras på. En lista över dess fält kommer att visas till höger. Välj sekventiellt de obligatoriska fälten och operatorerna genom att dubbelklicka på dem i uttrycket. Uttrycket kommer att bildas överst i fönstret. Observera att byggaren angav namnet på tabellen som den tillhör före fältnamnet och separerade det från fältnamnet med ett utropstecken.
10. Slutför processen med att konstruera ett uttryck i ett beräknat fält genom att klicka på OK-knappen.
11. Spara förfrågan under namnet ― Pris med moms och stäng den.
12. Kör den sparade filen genom att välja den i navigeringsområdet och välja Öppna från snabbmenyn.

Uppgift 2. Du kan använda inbyggda funktioner i beräknade fält och filterförhållanden. Access har över 150 definierade funktioner.
Låt det vara nödvändigt att välja alla fakturor för vilka leverans gjordes under en viss månad. I INVOICE lagras leveransdatumet i fältet DATE_OTG med datatypen Datum/tid.

1. Skapa en urvalsfråga i designläge för INVOICE-tabellen. Dra fälten NOM_NAKL och CODE_SK till formuläret (Fig. 4.8).
2. Skapa ett beräknat fält i en tom radcell Fält(Fält) genom att skriva ett av uttrycken där: Format([INVOICE]![DISPOSITION_DATE];"mmmm") - denna funktion kommer att returnera månadens fullständiga namn
   eller Format([INBOOK]![DATE_DATE];"mm") - denna funktion returnerar månadsnumret.
3. För att välja fakturor utfärdade under en viss månad, i det beräknade fältet på raden Urvalsvillkor (Kriterier), anger du månadens namn, till exempel mars (Fig. 4.8), eller månadsnumret, till exempel 3 i enlighet med parametern i formatfunktionen.
4. Slutför din förfrågan genom att klicka på knappen Kör(Kör) i gruppen resultat(Resultat) på menyfliken Arbeta med förfrågningar | Konstruktör(Frågeverktyg | Design).
5. Skriv funktionen Month(INVOICE!DATE_OTG) i det beräknade fältet och se till att denna funktion returnerar månadsnumret som extraherats från datumet.
6. För att välja alla rader relaterade till det andra kvartalet anger du operatorn Mellan 4 och 6 på raden Kriterier, som bestämmer om uttryckets värde faller inom det angivna intervallet.
7. Skriv uttrycket MonthName(Month(INVOICE!DATE_OTG)) i det beräknade fältet och se till att funktionen MonthName konverterar månadsnumret till dess fullständiga namn.

För att förstärka detta, titta på videohandledningen.

I alla Access-rapporter som innehåller siffror kan du använda totaler, medelvärden, procentsatser eller kumulativa summor för att göra data mer begripliga. Den här artikeln förklarar hur du lägger till dessa element i din rapport.

I den här artikeln

Typer av aggregat som kan läggas till i en rapport

Följande tabell visar typerna samla funktioner i Access som du kan lägga till i din rapport.

Beräkning	Beskrivning	Fungera
	Summerar elementen i en kolumn.
	Bestämmer medelvärdet av alla element i en kolumn.
	Räknar antalet element i en kolumn.
Maximalt värde	Returnerar det element som har det största (numeriska eller alfabetiska) värdet i kolumnen.
Minsta värde	Returnerar det element som har det minsta (numeriska eller alfabetiska) värdet i kolumnen.
Standardavvikelse	Visar hur mycket värdena i en kolumn avviker från genomsnittet.
Dispersion	Beräknar variansen för alla värden i en kolumn.

Lägg till en summa eller annat aggregat i layoutvyn

Layoutläge ger det mesta snabbt sätt lägga till belopp, medelvärden och andra aggregat till en rapport.

Data(Kontrollkälla) uttryck som utför önskad beräkning. Om din rapport har grupperingsnivåer kommer Access också att lägga till en textruta som utför samma beräkningar i varje gruppanteckningssektion.

Mer information om hur du skapar grupperingsnivåer i rapporter finns i Skapa en grupperings- eller sammanfattningsrapport.

Lägga till en summa eller annat aggregat i designläge

Konstruktören låter dig mer exakt anpassa placeringen och utseende totala värden. I grupperade rapporter kan du lägga in totaler och andra aggregat i sidhuvudet eller fotnoten för varje grupp. Sammanslagningar på rapportnivå kan placeras i sidhuvudet eller sidfoten i en rapport.

Access lägger till en textruta i rapporthuvudet och anger dess egenskapsvärde Data(Kontrollkälla) uttryck som utför önskad beräkning. Om din rapport har grupperingsnivåer kommer Access också att lägga till en textruta som utför samma beräkningar i varje gruppanteckningssektion. Om för egendom Kumulativt belopp(löpande summa) värde inställd För allt, då kan den totala summan upprepas i rapportens sidfot. Skapa ett fält i det och ställ in dess egenskapsvärde som Data(Kontrollkälla) namnet på fältet där den kumulativa summan beräknas, till exempel =[Beställningsbelopp].

Praktiskt arbete nr 16

Skapande Åtkomstfrågor i designläge. Exempelförfrågningar. Beräknade fält i frågor.

Skapa åtkomstrapporter. Rapportguiden. Arbeta med en rapport i designläge.

1. Öppna elevdatabasen skapad i praktiskt arbete 15.

2. Gå in i frågedesignerläget: på fliken Skapa, i gruppen Frågor, välj knappen Frågebyggare. I konstruktorn skapas frågor manuellt. Datakällan för en fråga kan vara en eller flera tabeller eller frågor. Lägg till en tabell Studenter som datakälla. Granska förfrågningsformulärets fönster och verktyg. Datakällor visas överst i förfrågningsformuläret. Nedre delen Formuläret är avsett:

· för att ställa in fälten som visas i begäran (fältrad och tabellnamnsrad);

· att ställa in metoden för att beställa data i begäran (sorteringsrad);

· att ställa in urvalsvillkor (valvillkorsrader);

· att ställa in metoden för att gruppera data i en begäran;

· för att ställa in beräknade uttryck i frågefält.

3. Inkludera alla tabellfält i din fråga Studenter. Aktivera sortering efter efternamn och kör exekveringsbegäran (knapp i verktygsfältet).

Ge ett namn när du sparar Begär layout. Frågan visar alla data i källtabellen. Granska din begäran.

4. Exempelförfrågningar. Skapa urvalsfrågor. Konstruktionen av varje ny begäran utförs i konstruktorn (som i punkt 3). Layouten kan också kopieras många gånger, och varje begäran sparas med ett namn som återspeglar innehållet i begäran. Ställ in urvalsvillkoren nedan en efter en, se resultaten av de konstruerade frågorna och spara var och en av dem under lämpliga namn. Så välj:

· Elever vars efternamn börjar med de första bokstäverna i alfabetet (som "[A-I]*") (namn Först);

· Studenter som studerar i samma grupp (namn Grupp);

· Studenter, förutom de som studerar i en specifik grupp (till exempel Not I-105) (namn Förutom gruppen).

5. Förfrågningar att välja mellan logiska operationer . Skapa urvalsfrågor genom att placera villkor i fält för provbetyg. Datakällan för frågor kommer att vara tabeller Studenter Och Session. Spara med angivna namn. Så välj:

· studenter med endast utmärkta betyg (namn Utmärkta studenter).

· studenter med bra och utmärkta betyg (4 eller 5) (namn Fyra och fem).

· elever med minst ett C-betyg (namn C elever).

6. Välj frågor med en parameter. Om du istället för ett urvalsvillkor på en rad anger en textprompt omgiven av hakparenteser, till exempel [Ange efternamn], kan du ange parametern när du kör frågan. En parameter är vilket värde som helst med vilket alla poster med det angivna fältvärdet kommer att sökas (i exemplet är detta efternamnet). I nya frågor väljer du efter parametervärden:

· Med elevens efternamn (förnamn Efternamn).

· Efter studentkod (Namn Koda).

7. Observera att parametersökningar använder en exakt matchning till parametervärdet.

8. Beräknade fält i en fråga. I en ny begäran:

· Ett beräknat fält som kallas GPA för att beräkna varje elevs GPA:

Namn på begäran – Medelpoäng.

· Ett beräknat fält som kallas Totalpoäng för att beräkna det totala antalet poäng för varje elev. Namn på begäran – Summan av poäng.

9. Gruppverksamhet i frågor. Gruppering aktiveras med knappen på fliken " Arbetar med förfrågningar» - « Konstruktör» (Koncernverksamhet). På raden "Gruppoperationer" i formuläret kan du ange de fält som gruppering utförs med, och funktioner som kallas grupp och används för att sammanfatta en grupp av data. Kolla in listan över gruppfunktioner.

· Hitta medelbetyg i ämnen för varje grupp. Begäran måste innehålla fälten Grupp och Exam1, Exam2, Exam3. Efternamnsfältet behövs inte i denna begäran! Använd gruppering i fältet Group Operation och funktionen Avg() grupp i alla klassificeringsfält. Spara med ett namn Gruppmedelvärden.

· Hitta medelbetyg i ämnen för hela elevpopulationen. Inkludera endast betygsfält med Avg()-gruppering i alla klassificeringsfält i den här frågan. Spara med ett namn Ämnesmedelvärden.

10. Rapporter är utformade för att visa data från tabeller och databasfrågor i en "pappersversion". De skiljer sig från formulär genom att de gör det enkelt att gruppera data och sammanfatta resultat.

11. Skapa rapporter med hjälp av guider. På fliken Skapa i gruppen " Rapporter" Välj Rapportguiden. Välj tabell som datakälla Studenter. Välj fälten Grupp, Efternamn, Förnamn, Adress, Telefon i den ordningen som ska inkluderas i förfrågan. Utan att lägga till grupperingsnivåer, sortera fält i stigande ordning efter gruppnummer, sedan i stigande ordning efter efternamn, sedan förnamn. Välj tabelllayout, valfri stil, ange ett namn Studenter.

12. Rapporten öppnas i visningsläge. Var uppmärksam på innehållet på förhandsgranskningsfliken (den kallas "Förhandsgranska").

13. Gå in i rapportdesignläget och bekanta dig med innehållet i rapportformuläret. Hitta områdena för rubriker, anteckningar, sidfötter. Observera att verktygsflikarna för Rapportdesignern har dykt upp. Att skapa en rapport liknar att skapa formulär. Rubrikområdet innehåller rapportens allmänna titel, rubriken innehåller fältrubriker, de kommer att upprepas på varje sida i rapporten. I sidfotsområdet - aktuellt datum och sidnummer i rapporten, kommer de också att upprepas på varje sida. Titta på vilken typ av dessa element är. För rubriker används elementet Inskrift, för att visa dataelementet Fält. Element Linje separerar rubrikområdet.

14. Gruppera data. För att kombinera poster i grupper, använd kommandot Gruppering på " Verktyg för rapportdesigner - Designer" I rapporten Studenter Studentposter bör grupperas efter gruppnummer. Använd gruppering för att lägga till ett grupphuvudområde i din rapport för gruppnummer och ställ in sorteringsordningen på stigande. Flytta grupprubrikinskriptionen till området Grupprubrik och fältet Grupp från dataområdet. Separera informationen om de olika grupperna med en tunn linje överst.

15. Visa resultatet i förhandsgranskningsläge.

16. Skapa rapporter med hjälp av guider. Gruppera data. Använd rapportguiden för att skapa en rapport för tabeller Studenter Och Session. Välj att inkludera fälten Grupp, Efternamn, Förnamn och betyg för de tre proven i frågan. Lägg till grupperingsnivå(efter grupp), sortera efter stigande efternamn, sedan förnamn. Välj en layout Stegade, valfri stil, ställ in namnet Session.