Access ima široko paleto funkcij in orodij za delo z zbirkami podatkov. Uporabniki, ki uporabljajo ta program, lahko dobijo različne naloge, ki jih morajo znati rešiti. V tem članku bomo ugotovili, kako ustvariti poročilo v Accessu, kaj je in za kaj je potrebno. Začnimo. Pojdi!

Poročila v Microsoft Accessu se uporabljajo za prikaz ali tiskanje informacij iz baze podatkov. Poljubno poročilo je mogoče ustvariti na podlagi tabele ali na podlagi poizvedbe. To se naredi zelo preprosto, v samo nekaj klikih.

Za začetek morate imeti pripravljeno tabelo, s podatki katere boste delali. Nato v oknu »All Access Objects« na levi izberite želeno tabelo, pojdite na zavihek »Creation« in kliknite gumb »Report« v razdelku z istim imenom. Vse je pripravljeno. Videli boste poročilo, ki ga ustvari program na podlagi informacij v tabeli.

Po tem lahko odprete zavihek Oblikovanje in uredite polja, odseke in drugo. Za izhod iz načina načrtovanja z desno miškino tipko kliknite zavihek tabele in izberite Pogled poročila. Ne pozabite shraniti pred izhodom.

Za bolj zapletene primere uporabite »Čarovnika za poročila«, ustrezen gumb se nahaja na istem zavihku »Ustvarjanje«; to orodje je uporabno, če morate delati s podatki iz več tabel hkrati.

V oknu, ki se odpre, s seznama izberite tiste tabele in poizvedbe, iz katerih bodo vzeta polja (morajo jih tudi določiti). Ko končate, kliknite gumb "Naprej". V naslednjem oknu boste morali izbrati ustrezno vrsto predstavitve podatkov. Nato lahko izbrana polja združite po želji. Preprosto izberite želeno polje in kliknite puščični gumb. Nato se odpre okno za razvrščanje zapisov. Razvrščanje ni obvezno, zato lahko ta korak preskočite. V naslednjem oknu izberite Postavitev (zamaknjeno, blok, oris) in Usmerjenost (pokončno, ležeče). Pustite označeno možnost »Prilagodi širino roba, da se prilega eni strani«. Po tem morate samo vnesti ime in klikniti gumb »Dokončaj«.

Da bi popravili splošna oblika in nepravilno prikazanih podatkov, pojdite v način oblikovanja. Tam lahko izberete posamezna polja in jih premikate s puščicami na tipkovnici ali miški. Velike vrzeli med stolpci lahko odstranite, ne da bi šli v "Oblikovalec". Preprosto premaknite meje s kazalcem miške. Če so nekateri vaši podatki prikazani v obliki vrstic »#«, preprosto povečajte ta polja in informacije bodo prikazane pravilno. V načinu oblikovanja lahko spremenite barvo besedila, ozadja in naslovov.

Možno je ustvariti posebne celice, v katerih se bo na podlagi podatkov iz tabel ali poizvedb izračunala vsota, razlika ali zmnožek. Če želite to narediti, izberite želeno polje in kliknite gumb »Skupaj«, ki se nahaja v orodni vrstici v razdelku »Združevanje in skupni zneski«. V meniju, ki se prikaže, izberite »Število zapisov« ali »Število vrednosti«, odvisno od nalog, s katerimi se srečujete.

Poročila Access samodejno prikazujejo sive črte, kar se nekaterim uporabnikom morda zdi nezadovoljivo. Če jih želite odstraniti, pojdite v način načrtovanja, izberite »Podatkovno območje«, z desno miškino tipko kliknite in na seznamu izberite »Lastnosti«. Na desni se prikaže okno, v katerem morate poiskati vrstico »Izmenjava barve ozadja«. Kopirajte »Ozadje 1« iz »Barva ozadja« in ga prilepite v »Nadomestna barva ozadja«. Enako ponovite z razdelkom Opombe skupine.

Drug način ustvarjanja je »Oblikovalnik poročil«. S klikom na ta gumb se pred vami prikaže območje, kjer morate dodati polja z ustreznim gumbom v orodni vrstici.

Zdaj boste vedeli, kako narediti poročilo v Microsoft Accessu. To vam bo omogočilo boljše delo z bazami podatkov. Pustite svoje mnenje o tem članku v komentarjih: ali je bilo koristno, in vprašajte, če je kaj nejasno.

V tem članku bomo govorili o izračunanih poljih v Accessovih poizvedbah. Poizvedba, tako kot tabela, lahko izvaja izračune številskih, nizovnih ali datumskih vrednosti za vsak zapis z uporabo podatkov iz enega ali več polj. Rezultat izračuna tvori novo izračunano polje v tabeli poizvedbe. Za razliko od izračunanih polj tabele izračunana polja v tabelah izvorne baze podatkov ne ustvarijo novih polj. Vsakič, ko se izvede poizvedba, se izvedejo izračuni na podlagi trenutnih vrednosti polj.

Izrazi izračunanih polj lahko poleg imen polj uporabljajo konstante in funkcije. Kot rezultat obdelave izraza je mogoče pridobiti samo eno vrednost.

Naloga 1. Tabela IZDELEK ima polji CENA in RATE_DDV.Izračunajte ceno z DDV in jo primerjajte s ceno, ki jo dobite v izračunanem polju tabele Cena z DDV.

1. Ustvarite izbirno poizvedbo v načinu načrtovanja za tabelo PRODUCT. V obrazec za zahtevek povlecite polja NAME_TOV, PRICE, RATE_DDV in Cena z DDV (slika 4.6).
2. Če želite izračunati ceno z vključenim DDV, ustvarite izračunano polje tako, da v prazno celico vrstice Polje vpišete izraz [CENA]+[CENA]*[RATE_DDV].
3. Če želite izbrati zapise z vrednostjo, večjo od 5000 v izračunanem polju, vnesite > 5000 v vrstico Kriteriji
4. Po vnosu izraza sistem privzeto ustvari ime izračunanega polja Izraz 1, ki postane naslov stolpca v tabeli z rezultati poizvedbe. To ime bo vstavljeno pred izraz [PRICE]+[PRICE]*[VAT_RATE]. Za vsako novo izračunano polje v poizvedbi se številka izraza poveča za eno. Ime izračunanega polja je od izraza ločeno z dvopičjem. Če želite spremeniti ime, postavite kazalec miške v izračunano polje obrazca zahtevka in kliknite desni gumb miške. V kontekstno občutljivem meniju izberite Lastnosti(Lastnosti) in v vrstico Napis vnesite novo ime polja - Cena z DDV1. Zdaj bo v tabeli z rezultati poizvedbe to ime prikazano v glavi izračunanega stolpca. Ime polja lahko popravite tudi neposredno v obrazcu za zahtevo.
5. Za prikaz rezultata poizvedbe kliknite na gumb Izvedi(Teči) v skupini rezultate(rezultati). Izračunano polje tabele in poizvedba imata enake vrednosti.
6. Spremenite ceno izdelka v enem od zapisov zahtevka. Vrednosti v obeh izračunanih poljih bodo takoj preračunane.
7. Za oblikovanje kompleksnega izraza v izračunanem polju ali izbirnem pogoju je priporočljivo uporabiti graditelj izrazov. Graditelj vam omogoča, da izberete imena polj, ki so potrebna v izrazu iz tabel, poizvedb, operacijskih znakov in funkcij. Odstranite izraz v izračunanem polju in ga ustvarite z graditeljem.
8. Pokličite Expression Builder s klikom na gumb Gradbenik(Gradbenik) v skupini Nastavitev poizvedbe(Nastavitev poizvedbe) Oblikovanje traku ali z izbiro Zgradite(Build) v kontekstualno občutljivem meniju. Kazalec miške mora biti predhodno postavljen v celico za vnos izraza.
9. Na levi strani okna Graditelj izrazov(Expression Builder) (slika 4.7) izberite tabelo PRODUCT, na kateri temelji poizvedba. Na desni bo prikazan seznam njegovih polj. Zaporedoma izberite zahtevana polja in operatorje tako, da jih dvokliknete v izraz. Izraz bo oblikovan na vrhu okna. Upoštevajte, da je graditelj navedel ime tabele, ki ji pripada, pred imenom polja in ga ločil od imena polja s klicajem.
10. Postopek konstruiranja izraza v izračunanem polju zaključite s klikom na gumb V redu.
11. Povpraševanje shranite pod imenom ― Cena z DDV in ga zaprite.
12. Zaženite shranjeno datoteko tako, da jo izberete v navigacijskem območju in v kontekstnem meniju izberete Odpri.

Naloga 2. Uporabite lahko vgrajene funkcije v izračunanih poljih in pogojih filtra. Access ima definiranih več kot 150 funkcij.
Naj bo potrebno izbrati vse račune, za katere je bila pošiljka opravljena v določenem mesecu. V RAČUNU je datum pošiljke shranjen v polju DATE_OTG s podatkovnim tipom Datum/čas.

1. Ustvarite izbirno poizvedbo v načinu načrtovanja za tabelo INVOICE. V obrazec povlecite polji NOM_NAKL in CODE_SK (slika 4.8).
2. Ustvarite izračunano polje v celici prazne vrstice Polje(Polje), tako da tja napišete enega od izrazov: Format([RAČUN]![DISPOSITION_DATE];"mmmm") - ta funkcija bo vrnila polno ime meseca
   ali Format([INBOOK]![DATE_DATE];"mm") - ta funkcija bo vrnila številko meseca.
3. Če želite izbrati račune, izdane v določenem mesecu, v polje za izračun v vrstici Pogoj izbire (Kriterij) vnesite ime meseca, na primer marec (slika 4.8), ali številko meseca, na primer 3 v skladu z parameter v funkciji Format.
4. Zahtevo zaključite s klikom na gumb Izvedi(Teči) v skupini rezultate(Rezultati) na zavihku traku Delo z zahtevami | Konstruktor(Orodja za poizvedbe | Oblikovanje).
5. V polje za izračun vpišite funkcijo Month(INVOICE!DATE_OTG) in se prepričajte, da ta funkcija vrne številko meseca, ekstrahirano iz datuma.
6. Če želite izbrati vse vrstice, povezane z drugo četrtino, v vrstico Kriteriji vnesite operator Between 4 And 6, ki določa, ali vrednost izraza spada v podani interval.
7. Napišite izraz MonthName(Month(INVOICE!DATE_OTG)) v izračunano polje in se prepričajte, da funkcija MonthName pretvori številko meseca v njegovo polno ime.

Če želite to okrepiti, si oglejte video vadnico.

V vsakem Accessovem poročilu, ki vsebuje številke, lahko uporabite skupne vrednosti, povprečja, odstotke ali kumulativne vsote, da bodo podatki bolj razumljivi. V tem članku je razloženo, kako dodate te elemente v poročilo.

V tem članku

Vrste agregatov, ki jih je mogoče dodati v poročilo

Naslednja tabela prikazuje vrste agregatne funkcije v Accessu, ki jih lahko dodate svojemu poročilu.

Izračun	Opis	funkcija
	Sešteje elemente v stolpcu.
	Določa povprečje vseh elementov v stolpcu.
	Prešteje število elementov v stolpcu.
Največja vrednost	Vrne element, ki ima največjo (številsko ali abecedno) vrednost v stolpcu.
Najmanjša vrednost	Vrne element, ki ima najmanjšo (številsko ali abecedno) vrednost v stolpcu.
Standardni odklon	Prikazuje, koliko vrednosti v stolpcu odstopajo od povprečja.
Razpršenost	Izračuna varianco za vse vrednosti v stolpcu.

Dodajte vsoto ali drug agregat v pogledu postavitve

Največ ponuja način postavitve hiter način dodajanje zneskov, povprečij in drugih agregatov v poročilo.

podatki(Vir nadzora), izraz, ki izvede želeni izračun. Če ima vaše poročilo ravni združevanja, bo Access dodal tudi besedilno polje, ki izvaja enake izračune v vsakem razdelku opombe skupine.

Za več informacij o ustvarjanju ravni združevanja v poročilih glejte Ustvarite skupinsko ali zbirno poročilo.

Dodajanje vsote ali drugega agregata v načinu načrtovanja

Konstruktor vam omogoča, da natančneje prilagodite postavitev in videz skupne vrednosti. V združenih poročilih lahko v glavo ali sprotno opombo vsake skupine vnesete vsote in druge agregate. Agregate na ravni poročila lahko postavite v glavo ali nogo poročila.

Access doda polje z besedilom v glavo poročila in nastavi vrednost njegove lastnosti podatki(Vir nadzora), izraz, ki izvede želeni izračun. Če ima vaše poročilo ravni združevanja, bo Access dodal tudi besedilno polje, ki izvaja enake izračune v vsakem razdelku opombe skupine. Če gre za lastnino Kumulativni znesek Nastavljena vrednost (Tekoča vsota). Za vse, potem lahko skupni seštevek ponovite v nogi poročila. V njem ustvarite polje in nastavite vrednost njegove lastnosti kot podatki(Vir nadzora) ime polja, v katerem se na primer izračuna kumulativna vsota =[Znesek naročila].

Praktično delo št. 16

Ustvarjanje Poizvedbe za dostop v načinu oblikovanja. Vzorčne zahteve. Izračunana polja v poizvedbah.

Ustvarjanje Accessovih poročil. Čarovnik za poročanje. Delo s poročilom v načinu oblikovanja.

1. Odprite bazo študentov, ustvarjeno v praktično delo 15.

2. Vstopite v način oblikovalca poizvedb: na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe izberite gumb Graditelj poizvedb. V konstruktorju se poizvedbe ustvarijo ročno. Vir podatkov za poizvedbo je lahko ena ali več tabel ali poizvedb. Dodajte tabelo Študenti kot vir podatkov. Preglejte okno obrazca za zahtevo in orodja. Viri podatkov so prikazani na vrhu obrazca za zahtevo. Spodnji del Obrazec je namenjen:

· za nastavitev polj, prikazanih v zahtevku (vrstica polja in vrstica Ime tabele);

· za nastavitev načina razvrščanja podatkov v zahtevku (vrstica za razvrščanje);

· za nastavitev izbirnih pogojev (vrstice izbirnih pogojev);

· nastavitev načina združevanja podatkov v zahtevku;

· za nastavitev izračunanih izrazov v poizvedovalnih poljih.

3. V poizvedbo vključite vsa polja tabele Študenti. Omogočite razvrščanje po priimku in zaženite zahtevo za izvedbo (gumb v orodni vrstici).

Pri shranjevanju dajte ime Zahtevaj postavitev. Poizvedba bo prikazala vse podatke v izvorni tabeli. Preglejte svojo zahtevo.

4. Vzorčne zahteve. Ustvari izbirne poizvedbe. Konstrukcija vsake nove zahteve se izvede v konstruktorju (kot v točki 3). Postavitev je mogoče tudi večkrat kopirati in vsako zahtevo shraniti z imenom, ki odraža vsebino zahteve. Nastavite izbirne pogoje, navedene spodaj, enega za drugim, oglejte si rezultate sestavljenih poizvedb in shranite vsako od njih pod ustreznimi imeni. Torej, izberite:

· Učenci, katerih priimki se začnejo s prvimi črkami abecede (kot "[A-I]*") (ime najprej);

· Študenti, ki študirajo v isti skupini (ime skupina);

· Študenti, razen tistih, ki študirajo v določeni skupini (na primer Ne I-105) (ime Poleg skupine).

5. Zahteve za izbiro logične operacije . Ustvarite izbirne poizvedbe tako, da postavite pogoje v polja za oceno izpita. Vir podatkov za poizvedbe bodo tabele Študenti in Seja. Shrani z določena imena. Torej, izberite:

· dijaki z le odličnimi ocenami (im Odlični učenci).

· dijaki z dobrim in odličnim uspehom (4 ali 5) (im Štiri in pet).

· učenci z vsaj eno C oceno (ime C dijaki).

6. Izberite poizvedbe s parametrom. Če namesto izbirnega pogoja v vrstici podate besedilni poziv v oglatih oklepajih, na primer [Vnesite priimek], potem lahko pri zagonu poizvedbe podate parameter. Parameter je katerakoli vrednost, po kateri bodo preiskani vsi zapisi z navedeno vrednostjo polja (v primeru je to priimek). V novih poizvedbah izberite po vrednostih parametrov:

· Po priimku študenta (ime Priimek).

· Po šifri študenta (Ime Koda).

7. Upoštevajte, da iskanje parametrov uporablja natančno ujemanje z vrednostjo parametra.

8. Izračunana polja v poizvedbi. V novi zahtevi:

· Izračunano polje, imenovano GPA, za izračun GPA vsakega študenta:

Ime zahteve – Povprečna ocena.

· Izračunano polje, imenovano Total Points, za izračun skupnega števila točk vsakega študenta. Ime zahteve – Seštevek točk.

9. Skupinske operacije v poizvedbah. Združevanje aktiviramo z gumbom na zavihku “ Delo z zahtevami» - « Konstruktor» (poslovanje skupine). V vrstici »Grupinske operacije« obrazca lahko določite polja, po katerih se izvaja združevanje, in funkcije, ki se imenujejo skupina in se uporabljajo za povzemanje skupine podatkov. Oglejte si seznam skupinskih funkcij.

· Poiščite povprečne ocene pri predmetih za vsako skupino. Zahteva mora vsebovati polja Skupina in Izpit1, Izpit2, Izpit3. Polje za priimek v tej zahtevi ni potrebno! Uporabite razvrščanje v skupine v polju Group Operation in skupinsko funkcijo Avg() v vseh poljih ocenjevanja. Shrani z imenom Skupinska povprečja.

· Poiščite povprečne ocene pri predmetih za celotno populacijo študentov. V to poizvedbo vključite samo polja z ocenami z združevanjem Avg() v vsa polja z ocenami. Shrani z imenom Predmetno povprečje.

10. Poročila so namenjena prikazovanju podatkov iz tabel in poizvedb v bazi podatkov v »papirnati« različici. Od obrazcev se razlikujejo po tem, da omogočajo enostavno združevanje podatkov in povzemanje rezultatov.

11. Izdelava poročil s pomočjo čarovnikov. Na zavihku Ustvari v skupini " Poročila» izberite Čarovnik za poročanje. Izberite tabelo kot vir podatkov Študenti. Izberite polja Skupina, Priimek, Ime, Naslov, Telefon v tem vrstnem redu, da jih vključite v zahtevo. Brez dodajanja ravni združevanja, vrsta polja v naraščajočem vrstnem redu številke skupine, nato v naraščajočem vrstnem redu priimka in nato imena. Izberite tabelarično postavitev, poljuben slog, nastavite ime Študenti.

12. Poročilo se odpre v načinu pregleda. Bodite pozorni na vsebino zavihka za predogled (imenuje se "Predogled").

13. Vstopite v način oblikovanja poročila in se seznanite z vsebino obrazca za poročilo. Poiščite področja naslovov, opomb, nog. Opazite, da so se pojavili zavihki orodja Designer poročil. Izdelava poročila je podobna izdelavi obrazcev. Območje glave vsebuje splošen naslov poročila, glava vsebuje naslove polj, ki se bodo ponovili na vsaki strani poročila. V predelu noge - trenutni datum in številke strani poročila, ki se bodo prav tako ponovile na vsaki strani. Poglejte, katere vrste so ti elementi. Za naslove se uporablja element Napis, za prikaz podatkovnega elementa Polje. Element Linija ločuje območje glave.

14. Združevanje podatkov. Za združevanje zapisov v skupine uporabite ukaz Združevanje v skupine na " Orodja oblikovalca poročil - Oblikovalnik" V poročilu Študenti Zapisi študentov naj bodo razvrščeni po številkah skupin. Uporabite združevanje, da svojemu poročilu dodate območje glave skupine za številke skupin in nastavite vrstni red na naraščajoče. Premaknite napis glave skupine v območje glave skupine, polje skupine pa iz podatkovnega območja. Podatke o različnih skupinah ločite s tanko črto na vrhu.

15. Oglejte si rezultat v načinu predogleda.

16. Ustvarite poročila s pomočjo čarovnikov. Združevanje podatkov. Uporabite čarovnika za poročila, da ustvarite poročilo za tabele Študenti in Seja. Izberite, da v poizvedbo vključite polja Skupina, Priimek, Ime in ocene za tri izpite. Dodajte raven združevanja(po skupini), razvrsti po naraščajočem priimku in nato imenu. Izberite postavitev Stopil, poljuben slog, nastavite ime Seja.