Access má širokú škálu funkcií a nástrojov na prácu s databázami. Používatelia používajúci tento program môžu dostať rôzne úlohy, ktoré musia byť schopní vyriešiť. V tomto článku zistíme, ako vytvoriť zostavu v Accesse, čo to je a na čo je potrebná. Začnime. Choď!

Zostavy v programe Microsoft Access sa používajú na zobrazenie alebo tlač informácií z databázy. Akýkoľvek prehľad môže byť vytvorený na základe tabuľky alebo na základe dotazu. To sa deje veľmi jednoducho, iba niekoľkými kliknutiami.

Na začiatok musíte mať pripravenú tabuľku, s ktorej údajmi budete pracovať. Potom vyberte požadovanú tabuľku v okne „All Access Objects“ umiestnenom vľavo, prejdite na kartu „Vytvorenie“ a kliknite na tlačidlo „Nahlásiť“ v sekcii s rovnakým názvom. Všetko je pripravené. Uvidíte správu vygenerovanú programom na základe informácií obsiahnutých v tabuľke.

Potom môžete prejsť na kartu Návrh a upraviť polia, sekcie a ďalšie. Ak chcete ukončiť režim návrhu, kliknite pravým tlačidlom myši na kartu tabuľky a vyberte položku Zobrazenie zostavy. Pred odchodom nezabudnite uložiť.

Pre zložitejšie prípady použite „Sprievodcu zostavou“, príslušné tlačidlo sa nachádza na rovnakej karte „Vytvorenie“; tento nástroj je užitočný, ak potrebujete pracovať s údajmi z viacerých tabuliek naraz.

V okne, ktoré sa otvorí, vyberte zo zoznamu tie tabuľky a dotazy, z ktorých sa budú preberať polia (musia byť tiež špecifikované). Po dokončení kliknite na tlačidlo "Ďalej". V ďalšom okne budete vyzvaní na výber vhodného typu prezentácie údajov. Vybrané polia môžete potom ľubovoľne zoskupovať. Jednoducho vyberte požadované pole a kliknite na tlačidlo so šípkou. Ďalej sa otvorí okno na triedenie záznamov. Triedenie je voliteľné, takže tento krok môžete preskočiť. V ďalšom okne vyberte Rozloženie (rozmiestnené, blok, obrys) a Orientácia (na výšku, na šírku). Ponechajte začiarknuté políčko „Upraviť šírku okraja tak, aby sa zmestila na jednu stranu“. Potom už len stačí zadať názov a kliknúť na tlačidlo „Dokončiť“.

S cieľom opraviť všeobecná forma a nesprávne zobrazené údaje, prejdite do režimu návrhu. Tam si môžete vybrať jednotlivé polia a presúvať ich pomocou šípok na klávesnici alebo myši. Veľké medzery medzi stĺpcami môžete odstrániť bez toho, aby ste museli prejsť do „Návrhára“. Stačí posunúť okraje kurzorom myši. Ak sa niektoré z vašich údajov zobrazujú vo forme pruhov „#“, jednoducho zväčšite tieto polia a informácie sa zobrazia správne. V režime návrhu môžete zmeniť farbu textu, pozadia a nadpisov.

Je možné vytvoriť špecifické bunky, v ktorých bude vypočítaný súčet, rozdiel alebo súčin na základe údajov z tabuliek alebo dopytov. Ak to chcete urobiť, vyberte požadované pole a kliknite na tlačidlo „Súčty“ umiestnené na paneli s nástrojmi v časti „Zoskupenie a súčty“. V zobrazenej ponuke vyberte „Počet záznamov“ alebo „Počet hodnôt“ v závislosti od úloh, ktorým čelíte.

Prehľady prístupu automaticky zobrazujú sivé pruhy, čo môže byť niektorým používateľom nevyhovujúce. Ak ich chcete odstrániť, prejdite do režimu návrhu, vyberte „Oblasť údajov“, kliknite pravým tlačidlom myši a zo zoznamu vyberte „Vlastnosti“. Vpravo sa zobrazí okno, v ktorom musíte nájsť riadok „Alternatívna farba pozadia“. Skopírujte "Pozadie 1" z "Farba pozadia" a vložte do "Alternatívna farba pozadia". Zopakujte to isté so sekciou Poznámky k skupine.

Ďalším spôsobom vytvorenia je „Návrhár zostáv“. Kliknutím na toto tlačidlo sa pred vami zobrazí oblasť, do ktorej musíte pridať polia pomocou príslušného tlačidla na paneli nástrojov.

Teraz budete vedieť, ako vytvoriť zostavu v programe Microsoft Access. To vám umožní lepšie pracovať s databázami. Zanechajte svoj názor na tento článok v komentároch: či to bolo užitočné, a opýtajte sa, či je niečo nejasné.

V tomto článku budeme hovoriť o vypočítavaných poliach v dotazoch Accessu. Dotaz, podobne ako tabuľka, môže vykonávať výpočty číselných, reťazcových alebo dátumových hodnôt pre každý záznam pomocou údajov z jedného alebo viacerých polí. Výsledok výpočtu vytvorí nové vypočítané pole v tabuľke dotazu. Na rozdiel od vypočítavaných polí tabuľky, vypočítavané polia v tabuľkách zdrojovej databázy nevytvárajú nové polia. Pri každom vykonaní dotazu sa vykonajú výpočty na základe aktuálnych hodnôt poľa.

Výrazy vypočítaných polí môžu okrem názvov polí používať aj konštanty a funkcie. V dôsledku spracovania výrazu je možné získať iba jednu hodnotu.

Úloha 1. Tabuľka PRODUKT má polia CENA a SADZBA_DPH Vypočítajte cenu s DPH a porovnajte ju s cenou získanou vo výpočtovom poli tabuľky Cena s DPH.

1. Vytvorte výberový dotaz v režime návrhu pre tabuľku PRODUKT. Do formulára žiadosti pretiahnite polia NÁZOV_TOV, CENA, SADZBA_DPH a Cena s DPH (obr. 4.6).
2. Pre výpočet ceny vrátane DPH vytvorte kalkulované pole tak, že do prázdnej bunky riadku Pole napíšete výraz [CENA]+[CENA]*[SADZBA_DPH].
3. Ak chcete vybrať záznamy s hodnotou väčšou ako 5000 vo výpočtovom poli, zadajte > 5000 do riadku Kritériá
4. Po zadaní výrazu systém štandardne vygeneruje názov vypočítaného poľa Výraz 1, ktorý sa stane hlavičkou stĺpca v tabuľke s výsledkami dotazu. Tento názov sa vloží pred výraz [PRICE]+[PRICE]*[VAT_RATE]. Pre každé nové vypočítané pole v dotaze sa číslo výrazu zvýši o jeden. Názov vypočítaného poľa je oddelený od výrazu dvojbodkou. Ak chcete zmeniť názov, umiestnite kurzor myši do vypočítaného poľa formulára žiadosti a kliknite pravým tlačidlom myši. Z kontextovej ponuky vyberte Vlastnosti(Vlastnosti) a do riadku Popis zadajte nový názov poľa - Cena vrátane DPH 1. Teraz v tabuľke s výsledkami dotazu sa tento názov zobrazí v hlavičke vypočítaného stĺpca. Názov poľa je možné opraviť aj priamo vo formulári žiadosti.
5. Ak chcete zobraziť výsledok dotazu, kliknite na tlačidlo Vykonať(Run) v skupine výsledky(Výsledky). Vypočítané pole tabuľky a dotazu majú rovnaké hodnoty.
6. Zmeňte cenu produktu v jednom zo záznamov požiadavky. Hodnoty v oboch vypočítaných poliach sa okamžite prepočítajú.
7. Na vytvorenie zložitého výrazu vo vypočítanom poli alebo podmienke výberu sa odporúča použiť nástroj na tvorbu výrazov. Tvorca vám umožňuje vybrať názvy polí potrebné vo výraze z tabuliek, dotazov, operačných znakov a funkcií. Odstráňte výraz vo vypočítanom poli a použite nástroj na jeho vygenerovanie.
8. Kliknutím na tlačidlo zavolajte Zostavovač výrazov Staviteľ(Stavebník) v skupine Nastavenie dopytu(Query Setup) stuha Design, alebo výberom Stavať(Build) v kontextovej ponuke. Kurzor myši musí byť predtým umiestnený v bunke na zadanie výrazu.
9. Na ľavej strane okna Tvorca výrazov(Tvorca výrazov) (obr. 4.7) vyberte tabuľku PRODUKT, na ktorej je dotaz založený. Na pravej strane sa zobrazí zoznam jeho polí. Postupne vyberte požadované polia a operátory dvojitým kliknutím do výrazu. Výraz sa vytvorí v hornej časti okna. Upozorňujeme, že tvorca uviedol názov tabuľky, do ktorej patrí, pred názov poľa a oddelil ho od názvu poľa výkričníkom.
10. Dokončite proces vytvárania výrazu vo vypočítanom poli kliknutím na tlačidlo OK.
11. Žiadosť uložte pod názvom ― Cena s DPH a zatvorte ju.
12. Uložený súbor spustite tak, že ho vyberiete v navigačnej oblasti a v kontextovej ponuke vyberiete položku Otvoriť.

Úloha 2. Vo výpočtových poliach a podmienkach filtrovania môžete použiť vstavané funkcie. Access má definovaných viac ako 150 funkcií.
Nech je potrebné vybrať všetky faktúry, ku ktorým bola v danom mesiaci uskutočnená preprava. V INVOICE je dátum odoslania uložený v poli DATE_OTG s typom údajov Date/Time.

1. Vytvorte výberový dotaz v režime návrhu pre tabuľku INVOICE. Presuňte do formulára polia NOM_NAKL a CODE_SK (obr. 4.8).
2. Vytvorte vypočítané pole v prázdnej bunke riadka Lúka(Pole) tak, že tam napíšete jeden z výrazov: Format([INVOICE]![DISPOSITION_DATE];"mmmm") - táto funkcia vráti celý názov mesiaca
   alebo Format([INBOOK]![DATE_DATE];"mm") – táto funkcia vráti číslo mesiaca.
3. Pre výber faktúr vystavených v danom mesiaci zadajte do výpočtového poľa v riadku Podmienka výberu (kritériá) názov mesiaca, napríklad Marec (obr. 4.8), alebo číslo mesiaca, napríklad 3 podľa parameter vo funkcii Formát.
4. Dokončite svoju požiadavku kliknutím na tlačidlo Vykonať(Run) v skupine výsledky(Výsledky) na karte s nástrojmi Práca s požiadavkami | Konštruktér(Dopytovacie nástroje | Dizajn).
5. Napíšte funkciu Month(INVOICE!DATE_OTG) do vypočítaného poľa a uistite sa, že táto funkcia vráti číslo mesiaca extrahované z dátumu.
6. Ak chcete vybrať všetky riadky súvisiace s druhým štvrťrokom, v riadku Kritériá zadajte operátor Medzi 4 a 6, ktorý určuje, či hodnota výrazu spadá do určeného intervalu.
7. Do vypočítaného poľa napíšte výraz Názov mesiaca(Mesiac(FAKTURA!DÁTUM_OTG)) a uistite sa, že funkcia Názov mesiaca prevedie číslo mesiaca na jeho celý názov.

Ak to chcete posilniť, pozrite si video tutoriál.

V akejkoľvek zostave Accessu, ktorá obsahuje čísla, môžete použiť súčty, priemery, percentá alebo kumulatívne súčty, aby boli údaje zrozumiteľnejšie. Tento článok vysvetľuje, ako pridať tieto prvky do prehľadu.

V tomto článku

Typy agregátov, ktoré možno pridať do zostavy

Nasledujúca tabuľka zobrazuje typy agregované funkcie v Accesse, ktorý môžete pridať do svojho prehľadu.

Kalkulácia	Popis	Funkcia
	Spočíta prvky v stĺpci.
	Určuje priemer všetkých prvkov v stĺpci.
	Spočíta počet prvkov v stĺpci.
Maximálna hodnota	Vráti prvok, ktorý má v stĺpci najväčšiu (numerickú alebo abecednú) hodnotu.
Minimálna hodnota	Vráti prvok, ktorý má v stĺpci najmenšiu (numerickú alebo abecednú) hodnotu.
Smerodajná odchýlka	Ukazuje, o koľko sa hodnoty v stĺpci líšia od priemeru.
Disperzia	Vypočíta rozptyl pre všetky hodnoty v stĺpci.

Pridajte súčet alebo iný agregát v zobrazení rozloženia

Režim rozloženia poskytuje najviac rýchly spôsob pridávanie súm, priemerov a iných súhrnov do zostavy.

Údaje(Control Source) výraz, ktorý vykoná požadovaný výpočet. Ak má váš prehľad úrovne zoskupovania, Access tiež pridá textové pole, ktoré vykoná rovnaké výpočty v každej sekcii skupinovej poznámky.

Ďalšie informácie o vytváraní úrovní zoskupenia v zostavách nájdete v časti Vytvorte zoskupenie alebo súhrnný prehľad.

Pridanie súčtu alebo iného agregátu v režime návrhu

Konštruktor vám umožňuje presnejšie prispôsobiť umiestnenie a vzhľad celkové hodnoty. V zoskupených prehľadoch môžete do hlavičky alebo poznámky pod čiarou každej skupiny vložiť súčty a iné súhrny. Agregáty na úrovni zostavy možno umiestniť do hlavičky alebo päty zostavy.

Access pridá do hlavičky zostavy textové pole a nastaví hodnotu jeho vlastnosti Údaje(Control Source) výraz, ktorý vykoná požadovaný výpočet. Ak má váš prehľad úrovne zoskupovania, Access tiež pridá textové pole, ktoré vykoná rovnaké výpočty v každej sekcii skupinovej poznámky. Ak pre majetok Kumulatívne množstvo(Priebežný súčet) nastavená hodnota Za všetko, potom sa môže celkový súčet zopakovať v päte zostavy. Vytvorte v ňom pole a nastavte jeho hodnotu vlastnosti ako Údaje(Control Source) názov poľa, v ktorom sa počíta kumulatívny súčet, napr =[Suma objednávky].

Praktická práca č.16

Tvorba Prístupové otázky v dizajnovom režime. Vzorové žiadosti. Vypočítané polia v dopytoch.

Vytváranie zostáv programu Access. Sprievodca správou. Práca so zostavou v režime návrhu.

1. Otvorte databázu študentov vytvorenú v praktická práca 15.

2. Vstúpte do režimu návrhára dotazov: na karte Vytvoriť v skupine Dotazy vyberte tlačidlo Zostavovač dotazov. V konštruktore sa dotazy vytvárajú manuálne. Zdrojom údajov pre dotaz môže byť jedna alebo viacero tabuliek alebo dotazov. Pridajte tabuľku Študenti ako zdroj údajov. Preskúmajte okno formulára žiadosti a nástroje. Zdroje údajov sa zobrazujú v hornej časti formulára žiadosti. Spodná časť Formulár je určený:

· nastaviť polia zobrazené v požiadavke (riadok poľa a riadok Názov tabuľky);

· nastaviť spôsob objednávania údajov v dopyte (Riadok triedenia);

· na nastavenie podmienok výberu (riadky podmienok výberu);

· nastaviť spôsob zoskupovania údajov v požiadavke;

· nastaviť vypočítané výrazy v poliach dotazu.

3. Do dotazu zahrňte všetky polia tabuľky Študenti. Povoľte triedenie podľa priezviska a spustite požiadavku na vykonanie (tlačidlo na paneli nástrojov).

Pri ukladaní uveďte názov Požiadať o rozloženie. Dotaz zobrazí všetky údaje v zdrojovej tabuľke. Skontrolujte svoju žiadosť.

4. Vzorové žiadosti. Vytvorte výberové otázky. Konštrukcia každej novej požiadavky sa vykonáva v konštruktore (ako v bode 3). Rozloženie možno tiež mnohokrát skopírovať, pričom sa každá požiadavka uloží s názvom, ktorý odráža obsah požiadavky. Postupne nastavte podmienky výberu uvedené nižšie, zobrazte výsledky vytvorených dotazov a uložte každý z nich pod príslušnými názvami. Vyber si teda:

· Študenti, ktorých priezviská začínajú prvými písmenami abecedy (ako "[A-I]*") (meno najprv);

· Študenti, ktorí študujú v rovnakej skupine (meno Skupina);

· Študenti, okrem tých, ktorí študujú v špecifickej skupine (napríklad Not I-105) (meno Okrem skupiny).

5. Žiadosti na výber logické operácie . Vytvorte výberové dotazy umiestnením podmienok do polí so známkami skúšky. Zdrojom údajov pre dopyty budú tabuľky Študenti A Relácia. Uložiť s zadané mená. Vyber si teda:

· študenti s iba výbornými známkami (meno Vynikajúci študenti).

· študenti s dobrými a výbornými známkami (4 alebo 5) (meno Štyri a päť).

· študenti s aspoň jednou známkou C (meno C študenti).

6. Vyberte dopyty s parametrom. Ak namiesto podmienky výberu v riadku zadáte textovú výzvu uzavretú v hranatých zátvorkách, napríklad [Zadajte priezvisko], potom pri spustení dotazu môžete zadať parameter. Parameter je ľubovoľná hodnota, podľa ktorej sa budú vyhľadávať všetky záznamy so zadanou hodnotou poľa (v príklade ide o priezvisko). V nových dopytoch vyberte podľa hodnôt parametrov:

· Podľa priezviska študenta (krstné meno Priezvisko).

· Podľa kódu študenta (meno kód).

7. Všimnite si, že vyhľadávanie parametrov používa presnú zhodu s hodnotou parametra.

8. Vypočítané polia v dotaze. V novej žiadosti:

· Vypočítané pole s názvom GPA na výpočet GPA každého študenta:

Názov žiadosti - Priemerné skóre.

· Vypočítané pole s názvom Celkový počet bodov na výpočet celkového počtu bodov každého študenta. Názov žiadosti - Súčet bodov.

9. Skupinové operácie v dopytoch. Zoskupovanie sa aktivuje tlačidlom na karte “ Práca so žiadosťami» - « Konštruktér» (Skupinové operácie). V riadku formulára „Skupinové operácie“ môžete zadať polia, podľa ktorých sa vykoná zoskupovanie, a funkcie, ktoré sa nazývajú skupina a používajú sa na zhrnutie skupiny údajov. Pozrite si zoznam funkcií skupiny.

· Nájdite priemerné známky z predmetov pre každú skupinu. Žiadosť musí obsahovať polia Skupina a Skúška1, Skúška2, Skúška3. Pole priezviska nie je v tejto žiadosti potrebné! Použite zoskupovanie v poli Skupinová operácia a skupinovú funkciu Avg() vo všetkých poliach hodnotenia. Uložiť s menom Skupinové priemery.

· Nájdite priemerné známky z predmetov pre celú populáciu študentov. Do tohto dopytu zahrňte iba polia hodnotenia so zoskupením Avg() vo všetkých poliach hodnotenia. Uložiť s menom Priemery predmetov.

10. Zostavy sú určené na zobrazenie údajov z tabuliek a databázových dotazov v „papierovej“ verzii. Líšia sa od formulárov tým, že uľahčujú zoskupovanie údajov a sumarizáciu výsledkov.

11. Vytváranie správ pomocou sprievodcov. Na karte Vytvoriť v skupine " Správy» vyberte Sprievodca správou. Vyberte tabuľku ako zdroj údajov Študenti. Vyberte polia Skupina, Priezvisko, Meno, Adresa, Telefón v poradí, v akom ich chcete zahrnúť do požiadavky. Bez pridaniaúrovne zoskupovania, triediť polia vo vzostupnom poradí podľa čísla skupiny, potom vo vzostupnom poradí podľa priezviska, potom mena. Vyberte tabuľkové rozloženie, ľubovoľný štýl, nastavte názov Študenti.

12. Správa sa otvorí v režime prezerania. Venujte pozornosť obsahu karty náhľadu (nazýva sa „Ukážka“).

13. Vstúpte do režimu návrhu správy a oboznámte sa s obsahom formulára správy. Nájdite oblasti nadpisov, poznámok a päty. Všimnite si, že sa objavili karty nástroja Report Designer. Vytváranie zostavy je podobné vytváraniu formulárov. Oblasť hlavičky obsahuje všeobecný názov zostavy, hlavička obsahuje nadpisy polí, ktoré sa budú opakovať na každej strane zostavy. V oblasti päty - aktuálny dátum a čísla strán zostavy sa tieto budú tiež opakovať na každej strane. Pozrite sa, aké sú tieto prvky. Pre nadpisy sa používa prvok Nápis, aby sa zobrazil dátový prvok Lúka. Element Linka oddeľuje oblasť hlavičky.

14. Zoskupovanie údajov. Ak chcete spojiť záznamy do skupín, použite príkaz Zoskupovanie na " Nástroje pre návrhára zostáv – Návrhár" V správe Študenti Záznamy študentov by mali byť zoskupené podľa čísel skupín. Pomocou zoskupovania pridajte do zostavy oblasť Hlavičky skupiny pre čísla skupín a nastavte poradie zoradenia na vzostupné. Presuňte nápis Hlavička skupiny do oblasti Hlavička skupiny a pole Skupina z oblasti údajov. Informácie o rôznych skupinách oddeľte tenkou čiarou v hornej časti.

15. Pozrite si výsledok v režime náhľadu.

16. Vytvárajte správy pomocou sprievodcov. Zoskupovanie údajov. Použite Sprievodcu zostavou na vytvorenie zostavy pre tabuľky Študenti A Relácia. Vyberte, ak chcete do dotazu zahrnúť polia Skupina, Priezvisko, Krstné meno a známky pre tri skúšky. Pridať úroveň zoskupenia(podľa skupiny), triediť podľa vzostupného priezviska, potom mena. Vyberte rozloženie Stupňovaný, ľubovoľný štýl, nastavte názov Session.