Access har et bredt spekter av funksjoner og verktøy for å jobbe med databaser. Brukere som bruker dette programmet kan få en rekke oppgaver som de trenger for å kunne løse. I denne artikkelen vil vi finne ut hvordan du lager en rapport i Access, hva den er og hva den er nødvendig for. La oss komme i gang. Gå!

Rapporter i Microsoft Access brukes til å vise eller skrive ut informasjon fra en database. Enhver rapport kan opprettes basert på en tabell eller basert på en spørring. Dette gjøres veldig enkelt, med bare et par klikk.

For å begynne må du ha en ferdig tabell hvis data du skal jobbe med. Velg deretter ønsket tabell i "All Access Objects"-vinduet til venstre, gå til "Creation"-fanen og klikk på "Rapport" -knappen i delen med samme navn. Alt er klart. Du vil se en rapport generert av programmet basert på informasjonen i tabellen.

Etter det kan du gå til Design-fanen for å redigere felt, seksjoner og mer. For å avslutte designmodus, høyreklikk på tabellfanen og velg Rapportvisning. Ikke glem å lagre før du avslutter.

For mer komplekse tilfeller, bruk "Rapportveiviseren", den tilsvarende knappen er plassert i den samme "Oppretting"-fanen; dette verktøyet er nyttig hvis du trenger å operere med data fra flere tabeller samtidig.

I vinduet som åpnes velger du fra listen de tabellene og spørringene som feltene skal hentes fra (de må også spesifiseres). Når du er ferdig, klikker du på "Neste"-knappen. I neste vindu blir du bedt om å velge riktig type datapresentasjon. Du kan deretter gruppere de valgte feltene slik du ønsker. Bare velg ønsket felt og klikk på pilknappen. Deretter åpnes et vindu for sortering av poster. Sortering er valgfritt, så du kan hoppe over dette trinnet. I neste vindu velger du Layout (forskjøvet, blokk, kontur) og Orientering (stående, liggende). La «Juster margbredden slik at den passer på én side» være avmerket. Etter dette er alt du trenger å gjøre å skrive inn navnet og klikke på "Fullfør" -knappen.

For å fikse generell form og feil viste data, gå til designmodus. Der kan du velge enkeltfelt og flytte dem ved hjelp av pilene på tastaturet eller musen. Du kan fjerne store mellomrom mellom kolonner uten å gå til "Designer". Bare flytt grensene med musepekeren. Hvis noen av dataene dine vises i form av «#»-streker, kan du bare øke disse feltene og informasjonen vises riktig. I designmodus kan du endre fargen på tekst, bakgrunn og overskrifter.

Det er mulig å lage spesifikke celler der summen, differansen eller produktet vil bli beregnet basert på data fra tabeller eller spørringer. For å gjøre dette, velg ønsket felt og klikk på "Totaler"-knappen på verktøylinjen i "Grupper og totaler"-delen. I menyen som vises, velg «Antall poster» eller «Antall verdier» avhengig av oppgavene du står overfor.

Tilgangsrapporter viser automatisk grå søyler, som noen brukere kan synes er utilfredsstillende. For å fjerne dem, gå til designmodus, velg "Dataområde", høyreklikk og velg "Egenskaper" fra listen. Et vindu vises til høyre der du må finne linjen "Alternativ bakgrunnsfarge". Kopier "Bakgrunn 1" fra "Bakgrunnsfarge" og lim inn i "Alternativ bakgrunnsfarge". Gjenta det samme med Group Notes-delen.

En annen måte å lage på er "Rapportdesigner". Ved å klikke på denne knappen vil et område dukke opp foran deg hvor du må legge til felt ved å bruke den tilsvarende knappen i verktøylinjen.

Nå vil du vite hvordan du lager en rapport i Microsoft Access. Dette vil tillate deg å jobbe bedre med databaser. Legg igjen din mening om denne artikkelen i kommentarfeltet: om den var nyttig, og spør om noe fortsatt er uklart.

I denne artikkelen vil vi snakke om beregnede felt i Access-spørringer. En spørring, som en tabell, kan utføre beregninger på numeriske, streng- eller datoverdier for hver post ved å bruke data fra ett eller flere felt. Resultatet av beregningen danner et nytt beregnet felt i spørretabellen. I motsetning til beregnede tabellfelt, oppretter ikke beregnede felt i kildedatabasetabeller nye felt. Hver gang spørringen utføres, blir det gjort beregninger basert på gjeldende feltverdier.

Beregnede feltuttrykk kan bruke konstanter og funksjoner i tillegg til feltnavn. Som et resultat av å behandle et uttrykk, kan bare én verdi oppnås.

Oppgave 1. PRODUCT-tabellen har feltene PRICE og RATE_VAT. Beregn prisen inkludert MVA og sammenlign den med prisen som er oppnådd i det beregnede feltet i Prisen inkludert MVA-tabellen.

1. Opprett en utvalgsspørring i designmodus for PRODUKT-tabellen. Dra feltene NAME_TOV, PRICE, RATE_VAT og Price with VAT inn i forespørselsskjemaet (fig. 4.6).
2. For å beregne prisen inkludert MVA, lag et beregnet felt ved å skrive uttrykket [PRICE]+[PRICE]*[RATE_VAT] i den tomme cellen i Felt-raden.
3. For å velge poster med en verdi større enn 5000 i det beregnede feltet, skriv inn > 5000 på linjen Kriterier
4. Etter å ha lagt inn et uttrykk, genererer systemet som standard navnet på det beregnede feltet Uttrykk 1, som blir kolonneoverskriften i tabellen med resultatene av spørringen. Dette navnet settes inn foran uttrykket [PRICE]+[PRICE]*[VAT_RATE]. For hvert nytt beregnet felt i spørringen øker uttrykkstallet med én. Navnet på det beregnede feltet er atskilt fra uttrykket med et kolon. For å endre navnet, plasser musepekeren i det beregnede feltet i forespørselsskjemaet og klikk med høyre museknapp. Velg fra den kontekstsensitive menyen Egenskaper(Egenskaper)-feltet og i bildetekstlinjen skriv inn et nytt feltnavn - Pris inkludert mva1. Nå i tabellen med resultatene av spørringen, vil dette navnet vises i overskriften til den beregnede kolonnen. Feltnavnet kan også rettes direkte i forespørselsskjemaet.
5. For å vise resultatet av spørringen, klikk på knappen Henrette(Løp) i gruppen resultater(Resultater). Det beregnede feltet i tabellen og spørringen har de samme verdiene.
6. Endre prisen på produktet i en av forespørselspostene. Verdiene i begge beregnede feltene vil umiddelbart bli beregnet på nytt.
7. For å danne et komplekst uttrykk i et beregnet felt eller utvalgsbetingelse, er det tilrådelig å bruke uttrykksbyggeren. Byggeren lar deg velge feltnavnene som trengs i uttrykket fra tabeller, spørringer, operasjonstegn og funksjoner. Fjern uttrykket i det beregnede feltet og bruk byggmesteren til å generere det.
8. Ring opp uttrykksbyggeren ved å klikke på knappen Bygger(Byggmester) i gruppen Spørringsoppsett(Query Setup) bånddesign, eller ved å velge Bygge(Bygg) i den kontekstsensitive menyen. Musepekeren må være plassert tidligere i uttrykksinndatacellen.
9. På venstre side av vinduet Uttrykksbygger(Uttrykksbygger) (Fig. 4.7) velg PRODUKT-tabellen som spørringen er basert på. En liste over feltene vil vises til høyre. Velg sekvensielt de nødvendige feltene og operatorene ved å dobbeltklikke dem inn i uttrykket. Uttrykket vil dannes øverst i vinduet. Vær oppmerksom på at byggherren indikerte navnet på tabellen den tilhører før feltnavnet og skilte det fra feltnavnet med et utropstegn.
10. Fullfør prosessen med å konstruere et uttrykk i et beregnet felt ved å klikke på OK-knappen.
11. Lagre forespørselen under navnet ― Pris med mva og lukk den.
12. Kjør den lagrede filen ved å velge den i navigasjonsområdet og velge Åpne fra hurtigmenyen.

Oppgave 2. Du kan bruke innebygde funksjoner i beregnede felt og filterforhold. Access har over 150 funksjoner definert.
La det være nødvendig å velge alle fakturaer som ble sendt for i en gitt måned. I FAKTURA er forsendelsesdatoen lagret i DATE_OTG-feltet med datatypen Dato/klokkeslett.

1. Opprett en utvalgsspørring i designmodus for INVOICE-tabellen. Dra feltene NOM_NAKL og CODE_SK inn i skjemaet (fig. 4.8).
2. Opprett et beregnet felt i en tom radcelle Felt(Felt) ved å skrive et av uttrykkene der: Format([INVOICE]![DISPOSITION_DATE];"mmmm") - denne funksjonen vil returnere hele månedens navn
   eller Format([INBOOK]![DATE_DATE];"mm") - denne funksjonen vil returnere månedsnummeret.
3. For å velge fakturaer utstedt i en gitt måned, i det beregnede feltet i linjen Utvalgsbetingelse (Kriterier), skriv inn navnet på måneden, for eksempel mars (fig. 4.8), eller månedsnummeret, for eksempel 3 i henhold til parameter i Format-funksjonen.
4. Fullfør forespørselen din ved å klikke på knappen Henrette(Løp) i gruppen resultater(Resultater) på båndfanen Arbeide med forespørsler | Konstruktør(Spørreverktøy | Design).
5. Skriv funksjonen Måned(INVOICE!DATE_OTG) i det beregnede feltet og sørg for at denne funksjonen returnerer månedsnummeret hentet fra datoen.
6. For å velge alle rader relatert til andre kvartal, i Kriterier-raden, skriv inn operatoren Mellom 4 og 6, som bestemmer om verdien av uttrykket faller innenfor det angitte intervallet.
7. Skriv uttrykket MonthName(Month(INVOICE!DATE_OTG)) i det beregnede feltet og sørg for at MonthName-funksjonen konverterer månedsnummeret til dets fulle navn.

For å forsterke dette, se videoopplæringen.

I enhver Access-rapport som inneholder tall, kan du bruke totaler, gjennomsnitt, prosenter eller kumulative summer for å gjøre dataene mer forståelige. Denne artikkelen forklarer hvordan du legger til disse elementene i rapporten.

I denne artikkelen

Typer aggregater som kan legges til i en rapport

Tabellen nedenfor viser typene aggregerte funksjoner i Access som du kan legge til i rapporten.

Beregning	Beskrivelse	Funksjon
	Summerer elementene i en kolonne.
	Bestemmer gjennomsnittet av alle elementene i en kolonne.
	Teller antall elementer i en kolonne.
Maksimal verdi	Returnerer elementet som har den største (numeriske eller alfabetiske) verdien i kolonnen.
Minimumsverdi	Returnerer elementet som har den minste (numeriske eller alfabetiske) verdien i kolonnen.
Standardavvik	Viser hvor mye verdiene i en kolonne avviker fra gjennomsnittet.
Spredning	Beregner variansen for alle verdier i en kolonne.

Legg til en sum eller annen aggregat i layoutvisning

Layout-modus gir mest rask måte legge til beløp, gjennomsnitt og andre aggregater i en rapport.

Data(Kontrollkilde) uttrykk som utfører ønsket beregning. Hvis rapporten din har grupperingsnivåer, vil Access også legge til en tekstboks som utfører de samme beregningene i hver gruppenotatdel.

For mer informasjon om hvordan du oppretter grupperingsnivåer i rapporter, se Lag en grupperings- eller sammendragsrapport.

Legge til en sum eller annet aggregat i designmodus

Konstruktøren lar deg mer nøyaktig tilpasse plasseringen og utseende totale verdier. I grupperte rapporter kan du sette totaler og andre aggregater i overskriften eller fotnoten til hver gruppe. Samlinger på rapportnivå kan plasseres i topp- eller bunnteksten i en rapport.

Access legger til en tekstboks i rapportoverskriften og angir egenskapsverdien Data(Kontrollkilde) uttrykk som utfører ønsket beregning. Hvis rapporten din har grupperingsnivåer, vil Access også legge til en tekstboks som utfører de samme beregningene i hver gruppenotatdel. Hvis for eiendom Akkumulert beløp(løpende sum) verdi satt For alt, så kan totalsummen gjentas i rapportbunnteksten. Opprett et felt i det og angi egenskapsverdien som Data(Kontrollkilde) navnet på feltet der den kumulative summen beregnes, for eksempel =[Bestillingsbeløp].

Praktisk arbeid nr. 16

Opprettelse Tilgang forespørsler i designmodus. Eksempel forespørsler. Beregnede felt i spørringer.

Opprette tilgangsrapporter. Rapportveiviser. Arbeide med en rapport i designmodus.

1. Åpne Studentdatabasen opprettet i praktisk jobb 15.

2. Gå inn i spørringsdesignermodus: på Opprett-fanen, i Spørringsgruppen, velger du Spørringsbygger-knappen. I konstruktøren opprettes spørringer manuelt. Datakilden for en spørring kan være én eller flere tabeller eller spørringer. Legg til en tabell Studenter som en datakilde. Undersøk forespørselsskjemavinduet og verktøyene. Datakilder vises øverst i forespørselsskjemaet. Nedre del Skjemaet er ment:

· for å angi feltene som vises i forespørselen (feltlinje og tabellnavnlinje);

· å angi metoden for å bestille data i forespørselen (Sorteringslinje);

· for å angi utvalgsbetingelser (Utvalgsbetingelseslinjer);

· å angi metoden for gruppering av data i en forespørsel;

· for å sette beregnede uttrykk i spørringsfelt.

3. Ta med alle tabellfeltene i spørringen Studenter. Aktiver sortering etter etternavn og kjør utførelsesforespørselen (knapp i verktøylinjen).

Gi et navn når du lagrer Be om layout. Spørringen vil vise alle dataene i kildetabellen. Se gjennom forespørselen din.

4. Eksempel forespørsler. Lag utvalgsspørringer. Konstruksjonen av hver ny forespørsel utføres i konstruktøren (som i punkt 3). Oppsettet kan også kopieres mange ganger, og hver forespørsel lagres med et navn som gjenspeiler innholdet i forespørselen. Angi valgbetingelsene som er oppført nedenfor én etter én, se resultatene av de konstruerte spørringene, og lagre hver av dem under de riktige navnene. Så velg:

· Elever hvis etternavn begynner med de første bokstavene i alfabetet (som "[A-I]*") (navn Først);

· Studenter som studerer i samme gruppe (navn Gruppe);

· Studenter, unntatt de som studerer i en bestemt gruppe (for eksempel ikke I-105) (navn Foruten gruppen).

5. Forespørsler om å velge mellom logiske operasjoner . Opprett utvalgsspørringer ved å plassere betingelser på eksamenskarakterfelt. Datakilden for spørringer vil være tabeller Studenter Og Økt. Lagre med angitte navn. Så velg:

· studenter med bare gode karakterer (navn Utmerkede studenter).

· studenter med gode og gode karakterer (4 eller 5) (navn Fire og fem).

· elever med minst én C-karakter (navn C-elever).

6. Velg spørringer med en parameter. Hvis du i stedet for en valgbetingelse på en linje angir en tekstmelding omsluttet av hakeparenteser, for eksempel [Skriv inn etternavn], kan du spesifisere parameteren når du kjører spørringen. En parameter er en hvilken som helst verdi som alle poster med den angitte feltverdien vil bli søkt etter (i eksemplet er dette etternavnet). I nye søk velger du etter parameterverdier:

· Etter elevens etternavn (fornavn Etternavn).

· Etter studentkode (navn Kode).

7. Merk at parametersøk bruker eksakt samsvar med parameterverdien.

8. Beregnede felt i en spørring. I en ny forespørsel:

· Et beregnet felt kalt GPA for å beregne hver elevs GPA:

Navn på forespørsel – Gjennomsnittlig poengsum.

· Et beregnet felt kalt Totalt poeng for å beregne det totale poenget til hver elev. Navn på forespørsel – Summen av poeng.

9. Gruppedrift i spørsmål. Gruppering aktiveres med knappen på "-fanen Jobber med forespørsler» - « Konstruktør» (Konserndrift). På linjen "Gruppeoperasjoner" i skjemaet kan du spesifisere feltene som grupperingen utføres med, og funksjoner som kalles gruppe og brukes til å oppsummere en gruppe data. Sjekk ut listen over gruppefunksjoner.

· Finn gjennomsnittskarakterer i fag for hver gruppe. Forespørselen må inneholde feltene Gruppe og Eksamen1, Eksamen2, Eksamen3. Etternavnsfeltet er ikke nødvendig i denne forespørselen! Bruk gruppering i Gruppeoperasjon-feltet og Avg()-gruppefunksjonen i alle rangeringsfelt. Lagre med et navn Gruppegjennomsnitt.

· Finn gjennomsnittskarakterene i fag for hele studentpopulasjonen. I denne spørringen inkluderer du bare vurderingsfelt med Avg()-gruppering på alle vurderingsfelt. Lagre med et navn Emnegjennomsnitt.

10. Rapporter er laget for å vise data fra tabeller og databasespørringer i en "papirversjon". De skiller seg fra skjemaer ved at de gjør det enkelt å gruppere data og oppsummere resultater.

11. Opprette rapporter ved hjelp av veivisere. På Opprett-fanen i gruppen " Rapporter" plukke ut Rapportveiviser. Velg tabell som datakilde Studenter. Velg feltene Gruppe, Etternavn, Fornavn, Adresse, Telefon i den rekkefølgen som skal inkluderes i forespørselen. Uten å legge til grupperingsnivåer, sortere felt i stigende rekkefølge etter gruppenummer, deretter i stigende rekkefølge etter etternavn, deretter fornavn. Velg Tabelllayout, hvilken som helst stil, angi et navn Studenter.

12. Rapporten åpnes i visningsmodus. Vær oppmerksom på innholdet i forhåndsvisningsfanen (den kalles "Forhåndsvisning").

13. Gå inn i rapportdesignmodus og gjør deg kjent med innholdet i rapportskjemaet. Finn områdene for overskrifter, notater og bunntekster. Legg merke til at Rapportdesigner-verktøyfanene har dukket opp. Å lage en rapport ligner på å lage skjemaer. Overskriftsområdet inneholder den generelle tittelen på rapporten, overskriften inneholder feltoverskriftene; de ​​vil bli gjentatt på hver side i rapporten. I bunntekstområdet - gjeldende dato og sidetall i rapporten, vil disse også gjentas på hver side. Se på hvilken type disse elementene er. For overskrifter brukes elementet Inskripsjon, for å vise dataelementet Felt. Element Linje skiller topptekstområdet.

14. Gruppering av data. For å kombinere poster i grupper, bruk kommandoen Gruppering på " Rapportdesignerverktøy - Designer" I rapporten Studenter Studentposter bør grupperes etter gruppenummer. Bruk gruppering for å legge til et gruppeoverskriftsområde i rapporten for gruppenumre, og angi sorteringsrekkefølgen til stigende. Flytt gruppeoverskriftsteksten til gruppeoverskriftsområdet, og gruppefeltet fra dataområdet. Skill informasjonen om de forskjellige gruppene med en tynn strek øverst.

15. Se resultatet i forhåndsvisningsmodus.

16. Lag rapporter ved hjelp av veivisere. Gruppering av data. Bruk rapportveiviseren til å lage en rapport for tabeller Studenter Og Økt. Velg å inkludere feltene Gruppe, Etternavn, Fornavn og karakterer for de tre eksamenene i spørringen. Legg til grupperingsnivå(etter gruppe), sorter etter stigende etternavn, deretter fornavn. Velg et oppsett Tråkket, hvilken som helst stil, angi navnet Session.