Informacijski sistem. Implementacija informacijskog sustava kao način poboljšanja poslovnih procesa poduzeća Implementacija informacijskog sustava u poduzeću

Uvođenje korporativnog IP-a, razvijenog samostalno ili kupljenog od dobavljača, često je popraćeno poremećajem (redizajnom) postojećih u poduzeću Poslovni procesi. Moramo ih obnoviti kako bi zadovoljili zahtjeve standarda i logiku sustava koji se implementira. Napomenimo odmah da se uvođenjem informacijskih sustava rješavaju brojni upravljački i tehnički problemi, ali iz njega proizlaze problemi povezani s ljudski faktor.

Implementacija informacijskog sustava, u pravilu, uvelike olakšava upravljanje aktivnostima poduzeća, optimizira unutarnje i vanjske tokovi informacija, uklanja uska grla u upravljanju. Međutim, nakon što je sustav uspješno instaliran, “testiran” u radu i pokazano da je učinkovit, neki zaposlenici pokazuju nevoljkost da koriste IS u svom radu. Kao rezultat reinženjeringa, postaje jasno da neki zaposlenici u velikoj mjeri dupliraju posao drugih ili uopće nisu potrebni. Osim toga, implementacija CIS-a popraćena je obveznom obukom, ali, kako rusko iskustvo pokazuje, nema mnogo ljudi koji su spremni prekvalificirati se. Razbijanje starih vještina i usađivanje novih je dug i težak proces!

Mora se jasno razumjeti da je korporativni IP osmišljen kako bi pojednostavio upravljanje organizacijom, poboljšao procese, ojačao kontrolu i time pružio konkurentske prednosti. Samo s tog gledišta mogu se procijeniti dobrobiti njegove provedbe.

Slijedeći ovu logiku, postaje jasno da iako je korporativni IS generalno namijenjen pružanju potrebnih informacija svim korisnicima, upravljanje razvojem i implementacijom CIS-a je prerogativ najvišeg menadžmenta tvrtke! Shvaćaju li to lideri?

I ovdje se moramo boriti protiv upornih stereotipa. "Zašto mi treba korporativni sustav ako stvari u poduzeću već idu dobro?" "Zašto nešto pokvariti ako sve radi?" Ali najčešće nema potrebe da ga slomite. U prvoj fazi potrebno je samo kompetentno i pravilno formalizirati i prenijeti identificirane procese unutar kojih poduzeće živi u korporativni IS. Takva formalizacija samo će izoštriti, ispolirati uspješne marketinške i proizvodne ideje te optimizirati proces upravljanja i kontrolu te će omogućiti daljnje ciljane promjene.

Uvođenje novog IS-a je složen proces, koji traje od nekoliko mjeseci za male IS do nekoliko godina za IS velikih distribuiranih tvrtki sa širokim asortimanom proizvoda i velikim brojem dobavljača. Uspjeh projekta razvoja (ili nabave) i implementacije informacijskog sustava uvelike ovisi o spremnosti poduzeća da provede projekt, osobnom interesu i volji menadžmenta, realnom programu djelovanja, raspoloživosti resursa, osposobljenog kadra, te sposobnost svladavanja otpora na svim razinama uspostavljene organizacije.

Do sada se pojavio standardni skup tehnika za uvođenje informacijskih sustava. Osnovno pravilo: izvodite potrebne faze uzastopce i ne preskačite nijednu.

Sljedeći čimbenici ključni su za implementaciju:

prisutnost jasno definiranih ciljeva projekta i IP zahtjeva;
dostupnost strategije za implementaciju i korištenje IP-a;
provođenje predprojektne ankete poduzeća i izrada modela „Kakav jest“ i „Kakav će biti“;
planiranje rada, sredstava i praćenje provedbe plana provedbe;
sudjelovanje višeg menadžmenta u implementaciji sustava;
izvođenje radova na implementaciji IS-a od strane stručnjaka za integraciju sustava zajedno sa stručnjacima poduzeća;
redovito praćenje kvalitete obavljenog posla;
brzo dobivanje pozitivnih rezultata barem u dijelu implementiranih IS modula ili u procesu probni rad.

Prije nego započne razvoj izvedbeni projekt potrebno:

što je više moguće formalizirati ciljeve projekta implementacije IS-a;
procijeniti minimalne potrebne troškove i rashodne stavke;
postaviti visoki prioritet za projekt provedbe u odnosu na druge projekte koji su u tijeku;
obdariti voditelj projekta najveće moguće snage;
provoditi masovni obrazovni rad s osobljem poduzeća kako bi svima prenijeli važnost i nužnost nadolazećih transformacija;
razvijati organizacijske mjere za korištenje novih informacijskih tehnologija;
raspodijeliti osobnu odgovornost na sve faze provedbe i probni rad.

Također je potrebno odrediti funkcionalna područja implementacije modula informacijskog sustava:

organizacijski menadžment;
organizacijska i administrativna podrška;
kontrolirati Poslovni procesi;
upravljanje, financijsko planiranje i računovodstvo;
upravljanje osobljem;
upravljanje dokumentima;
upravljanje materijalom tehnička podrška;
upravljanje odnosima s klijentima i vanjskim okruženjem.

Pored navedenog, potrebno je postaviti tehnološke uvjete za implementaciju IS-a:

platforma sustava- implementacija i prilagodba gotovog rješenja proizvođača ili razvoj po narudžbi u skladu s projektni zadatak kupac;
integrabilnost- podaci se pohranjuju i obrađuju u jedinstvenom informacijskom prostoru; time se osigurava njihova cjelovitost, dosljednost, pouzdanost i mogućnost ponovne uporabe; sustav može uključivati novorazvijene i već korištene tehnologije i aplikacije;
prilagodljivost- sustav je konfiguriran u skladu s korisnički zahtjevi i o značajkama informacijskog polja kupca;
distribucija- sustav može učinkovito funkcionirati u geografski udaljenim odjelima i podružnicama poduzeća;
skalabilnost- sustav se može izraditi u obliku okvira koji sadrži osnovne module i nadopunjavati u skladu sa zahtjevima promjenjivog vanjskog i unutarnjeg okruženja.

Glavne faze implementacije informacijskog sustava

Faza "Preliminarni radovi na pripremi projekta implementacije IS". Tijekom predprojektne ankete poduzeća (Sl. 8.4) prikupljaju se detaljne informacije o strukturnoj strukturi organizacije, funkcionalnim odnosima, sustavu upravljanja, glavnim poslovnim procesima, tokovima unutar poduzeća (Control Flow, Doc Flow, Data Flow). , Work Flow, Cash Flow ), potrebnih za konstruiranje odgovarajućih modela i odabir objekata za automatizaciju. Procjenjuje se vrijeme, resursi, vrste i obujmi posla, raspon i cijena softvera, hardvera i telekomunikacija, troškovi obuke osoblja itd.

Faza "Priprema projekta". Nakon završetka prve faze, provodi se preliminarno planiranje i formiranje procedura pokretanja projekta:

formiranje projektnih i stručnih skupina;
raspodjela ovlasti i odgovornosti;
određivanje organizacijskih i tehničkih zahtjeva za proces provedbe;
pojašnjavanje specifikacija i očekivanja kupaca;
osposobljavanje skupine za implementaciju koja se sastoji od stručnjaka iz poduzeća kupca.

Iz nekog razloga, posljednja, vrlo važna točka često se propušta prilikom izrade plana provedbe. Ali o tome uvelike ovisi uspjeh cijelog projekta! Nakon početka financiranja, projekt se smatra pokrenutim.

Faza "Idejna izrada projekta". Tijekom ove faze:

izrađen je i odobren idejni projekt;
postignuto je obvezno nedvosmisleno razumijevanje namjera svih sudionika projekta u vezi s implementiranim IS-om;
ciljevi i zadaci projekta su pojašnjeni i navedeni;
određene su dimenzije prototipa sustava;
dogovaraju se prošireni plan rada, redoslijed faza i uvjeti probni rad, planski, financijski i izvještajni pokazatelji;

U ovom slučaju, sve ove radnje bez greške su dokumentirani, dogovoreni i odobreni od svih zainteresiranih i odgovornih strana.

Faza "Provedba projekta". Tijekom glavnih implementacijskih radova kreira se, instalira i konfigurira okruženje sustava, utvrđuju se postupci administracije sustava te instaliraju osnovni hardverski i softverski sustavi i aplikacije. Sustav konfigurira organizacijsko kadrovsko i organizacijsko funkcionalne strukture poduzeća koja koriste takve organizacijske jedinice kao što su podružnica, odjel, odjel, radna grupa itd.

Implementacija korporativnog IP-a, razvijenog samostalno ili kupljenog od dobavljača, često je praćena poremećajem (redizajnom) postojećih poslovnih procesa u poduzeću. Moramo ih obnoviti kako bi zadovoljili zahtjeve standarda i logiku sustava koji se implementira. Napomenimo odmah da se uvođenjem informacijskih sustava rješavaju brojni upravljački i tehnički problemi, ali rađaju problemi povezani s ljudskim faktorom.

Implementacija informacijskog sustava u pravilu uvelike olakšava upravljanje aktivnostima poduzeća, optimizira interne i eksterne tokove informacija te uklanja uska grla u upravljanju. Međutim, nakon što je sustav uspješno instaliran, “testiran” u radu i pokazano da je učinkovit, neki zaposlenici pokazuju nevoljkost da koriste IS u svom radu. Kao rezultat reinženjeringa, postaje jasno da neki zaposlenici u velikoj mjeri dupliraju posao drugih ili uopće nisu potrebni. Osim toga, implementacija CIS-a popraćena je obveznom obukom, ali, kako rusko iskustvo pokazuje, nema mnogo ljudi koji su spremni prekvalificirati se. Razbijanje starih vještina i usađivanje novih je dug i težak proces!

I ovdje se moramo boriti protiv upornih stereotipa. "Zašto mi treba korporativni sustav ako stvari u poduzeću već idu dobro?" "Zašto nešto pokvariti ako sve radi?" Ali najčešće nema potrebe da ga slomite. U prvoj fazi potrebno je samo kompetentno i pravilno formalizirati i prenijeti identificirane procese unutar kojih poduzeće živi u korporativni IS. Takva će formalizacija samo izoštriti i poboljšati uspješne marketinške i proizvodne ideje, optimizirati proces upravljanja i kontrole te omogućiti ciljane promjene u budućnosti.

Do sada se pojavio standardni skup tehnika za uvođenje informacijskih sustava. Osnovno je pravilo dovršiti potrebne faze uzastopno i ne preskočiti nijednu.

Sljedeći čimbenici ključni su za implementaciju:

prisutnost jasno definiranih ciljeva projekta i IP zahtjeva;

dostupnost strategije za implementaciju i korištenje IP-a;

provođenje predprojektne ankete poduzeća i izrada modela „Kakav jest“ i „Kakav će biti“;

planiranje rada, sredstava i praćenje provedbe plana provedbe;

sudjelovanje višeg menadžmenta u implementaciji sustava;

izvođenje radova na implementaciji IS-a od strane stručnjaka za integraciju sustava zajedno sa stručnjacima poduzeća;

redovito praćenje kvalitete obavljenog posla;

brzo dobivanje pozitivnih rezultata barem u dijelu implementiranih modula IS ili tijekom njegovog probnog rada.

Prije nego počnete razvijati projekt implementacije, morate:

što je više moguće formalizirati ciljeve projekta implementacije IS-a;

procijeniti minimalne potrebne troškove i rashodne stavke;

postaviti visoki prioritet za projekt provedbe u odnosu na druge projekte koji su u tijeku;

dati voditelju projekta maksimalne moguće ovlasti;

provoditi masovni obrazovni rad s osobljem poduzeća kako bi svima prenijeli važnost i nužnost nadolazećih transformacija;

razvijati organizacijske mjere za korištenje novih informacijskih tehnologija;

raspodijeliti osobnu odgovornost na sve faze implementacije i probnog rada.

Također je potrebno odrediti funkcionalna područja implementacije modula informacijskog sustava:

organizacijski menadžment;

organizacijska i administrativna podrška;

Poslovno upravljanje procesima;

upravljanje, financijsko planiranje i računovodstvo;

upravljanje osobljem;

upravljanje dokumentima;

logistički menadžment;

upravljanje odnosima s klijentima i vanjskim okruženjem.

Pored navedenog, potrebno je postaviti tehnološke uvjete za implementaciju IS-a:

platforma sustava - implementacija i prilagodba gotovog rješenja od proizvođača ili prilagođeni razvoj u skladu s tehničkim specifikacijama kupca;

integrabilnost - podaci se pohranjuju i obrađuju u jedinstvenom informacijskom prostoru; time se osigurava njihova cjelovitost, dosljednost, pouzdanost i mogućnost ponovne uporabe; sustav može uključivati novorazvijene i već korištene tehnologije i aplikacije;

prilagodljivost - sustav je konfiguriran u skladu sa zahtjevima kupca i karakteristikama informacijskog polja kupca;

distribuiran - sustav može učinkovito funkcionirati u geografski udaljenim odjelima i podružnicama poduzeća;

skalabilnost - sustav se može implementirati u obliku okvira koji sadrži osnovne module i proširivati u skladu sa zahtjevima promjenjivog vanjskog i unutarnjeg okruženja.

Tekst članka

Balamirzoev Nazim Liodinovich, kandidat ekonomskih znanosti, viši predavač Odsjeka za ekonomiju i menadžment u naftnoj i plinskoj industriji, Dagestansko državno tehničko sveučilište, Mahačkala [e-mail zaštićen]

Problemi implementacije informacijskog sustava upravljanja poduzećem

Anotacija. U članku se raspravlja o glavnim problemima i zadacima koji se javljaju u većini slučajeva pri implementaciji informacijskih sustava za upravljanje poduzećem i preporukama za njihovo rješavanje. Ključne riječi: informacijski sustavi, informacijski proces, informacija, poduzeće, organizacija, tvrtka.

Implementacija informacijskog sustava za upravljanje poduzećem, kao i svaka velika transformacija u poduzeću, složen je i često bolan proces. Međutim, neki problemi koji se javljaju tijekom implementacije sustava prilično su dobro proučeni, formalizirani i imaju učinkovite metodologije rješavanja. Proučavanje ovih problema unaprijed i njihova priprema značajno olakšavaju proces implementacije i povećavaju učinkovitost daljnjeg korištenja sustava U nastavku su navedeni glavni problemi i zadaci koji se javljaju u većini slučajeva pri implementaciji informacijskih sustava za upravljanje poduzećem i preporuke za njihovo rješavanje problemi i zadaci koji zahtijevaju posebnu pozornost prilikom rješavanja:

nedostatak postavljanja zadataka upravljanja u poduzeću;

potreba djelomične ili potpune reorganizacije strukture poduzeća;

potreba za promjenom poslovne tehnologije u različitim aspektima;

otpor zaposlenika tvrtke;

privremeno povećanje opterećenja zaposlenika tijekom implementacije informacijskog sustava za upravljanje poduzećem; potreba za formiranjem kvalificiranog tima za implementaciju i održavanje sustava, sada ćemo detaljnije opisati ove točke: 1. Nedostatak postavljanja zadataka upravljanja u poduzeću je vjerojatno najznačajniji i najteži. Na prvi pogled, njegova tema odjekuje sadržajem drugog paragrafa, posvećenog reorganizaciji strukture poduzeća. Međutim, zapravo je globalniji i uključuje ne samo metodologije upravljanja, već i filozofske i psihološke aspekte. Činjenica je da većina menadžera upravlja svojim poduzećem samo na temelju svog iskustva, svoje intuicije, svoje vizije i vrlo nestrukturiranih podataka o njegovom stanju i dinamici. U pravilu, ako se od menadžera traži da u bilo kojem obliku opiše strukturu aktivnosti svog poduzeća ili skup odredbi na temelju kojih donosi upravljačke odluke, stvar brzo dolazi u slijepu ulicu najvažniji čimbenik koji utječe na uspjeh aktivnosti poduzeća općenito, te na uspjeh projekta automatizacije. Na primjer, potpuno je beskorisno implementirati automatizirani sustav proračuna ako samo proračuniranje nije pravilno implementirano u poduzeću, kao određeni sekvencijalni proces, u Rusiji trenutno nije u potpunosti razvijen nacionalni pristup upravljanju Ruski menadžment je eksplozivna mješavina teorije zapadnog menadžmenta (koja u mnogočemu nije adekvatna postojećem stanju) i sovjetsko-ruskog iskustva, koje se, iako u mnogočemu usklađuje s općim načelima života, više ne zadovoljava Stoga je prvo što je potrebno učiniti kako bi projekt implementacije informacijskog sustava za upravljanje poduzećem bio uspješan, što je više moguće formalizirati sve one kontrolne petlje koje se zapravo planiraju. automatizirano. U većini slučajeva to se ne može postići bez uključivanja profesionalnih konzultanata, ali iz iskustva, troškovi konzultanata jednostavno nisu usporedivi s gubicima od propalog projekta automatizacije.2. Potreba djelomične reorganizacije strukture i djelatnosti poduzeća pri uvođenju informacijskog sustava upravljanja poduzećem. Prije početka implementacije upravljačkog informacijskog sustava u poduzeću obično je potrebno izvršiti djelomičnu reorganizaciju njegove strukture i poslovnih tehnologija. Stoga je jedna od najvažnijih faza projekta implementacije potpuno i pouzdano ispitivanje poduzeća u svim aspektima njegovih aktivnosti. Na temelju zaključka dobivenog kao rezultat ankete, gradi se cjelokupna daljnja shema izgradnje korporativnog informacijskog sustava. Nedvojbeno je moguće automatizirati sve po principu "kao što jest", međutim, to se ne bi trebalo činiti iz više razloga. Činjenica je da se kao rezultat ankete obično bilježi veliki broj mjesta na kojima nastaju nerazumni dodatni troškovi, kao i kontradiktornosti u organizacijskoj strukturi, čijim bi se otklanjanjem smanjili proizvodni i logistički troškovi, ali i značajno smanjili vrijeme izvršenja različitih faza glavnih poslovnih procesa. Slikovito govoreći, ne možete automatizirati kaos, jer će to rezultirati "automatiziranim kaosom". Pod pojmom reorganizacija uopće ne mislim na reinženjering u njegovom klasičnom zapadnjačkom smislu, s potpunim restrukturiranjem svih unutargospodarskih i komercijalnih aktivnosti. Reorganizacija se može provesti u više lokalnih točaka gdje je to objektivno potrebno, a koje neće imati za posljedicu osjetno smanjenje aktivnosti postojećih gospodarskih djelatnosti.3. Potreba za promjenom tehnologije rada s informacijama i principa poslovanja ne može ne mijenjati postojeću tehnologiju planiranja, proračuna i upravljanja, kao prvo, jedan od najvažnije značajke korporativnog informacijskog sustava za menadžera su upravljački moduli računovodstvo i financijski kontroling. Sada se svaka funkcionalna jedinica može definirati kao financijsko računovodstveni centar, s odgovarajućom razinom financijske odgovornosti njezina voditelja. To zauzvrat povećava odgovornost svakog od ovih menadžera, a višim menadžerima pruža učinkovite alate za jasnu kontrolu nad provedbom pojedinačnih planova i proračuna. S informacijskim sustavom upravljanja poduzećem, menadžer može primati do- datum i pouzdane informacije o svim aspektima djelatnosti tvrtke, bez privremenih zastoja i nepotrebnih prijenosnih veza. Osim toga, informacije se prezentiraju upravitelju u prikladnom obliku "s lista" u nedostatku ljudskih faktora koji mogu pristrano ili subjektivno interpretirati informacije tijekom prijenosa. No, bilo bi pošteno primijetiti da neki menadžeri nisu navikli donositi upravljačke odluke o informacijama u njihovom čistom obliku, osim ako nisu popraćeni mišljenjem osobe koja ih je dostavila. Ovakav pristup, u načelu, ima pravo na život čak i ako postoji informacijski sustav upravljanja poduzećem, ali često negativno utječe na objektivnost upravljanja uvođenjem informacijskog sustava upravljanja poduzećem čini značajne promjene u upravljanju poslovnim procesima. Svaki dokument koji u informacijskom polju prikazuje tijek ili završetak pojedinog end-to-end poslovnog procesa kreira se automatski u integriranom sustavu, na temelju primarnog dokumenta koji je otvorio proces. Zaposlenici odgovorni za ovaj poslovni proces samo prate i po potrebi mijenjaju pozicije dokumenata koje sustav generira. Na primjer, kupac je naručio proizvode koji moraju biti dovršeni do određenog datuma u mjesecu. Narudžba se unosi u sustav, na temelju nje sustav automatski kreira fakturu (na temelju postojećih algoritama za određivanje cijena), faktura se šalje kupcu, a narudžba se šalje u proizvodni modul, gdje se naručena vrsta proizvoda izdaje. se rastavlja na pojedinačne komponente. Na temelju popisa komponenti u nabavnom modulu sustav kreira narudžbe za njihovu nabavu, a proizvodni modul sukladno tome optimizira proizvodni program kako bi narudžba bila izvršena na vrijeme. Naravno, u stvarnom životu postoje različite mogućnosti za neizbježne smetnje u isporuci narudžbe. Kvarovi opreme i tako dalje. Stoga svaka faza izvršenja narudžbe mora biti strogo kontrolirana od strane kruga zaposlenika koji su za nju odgovorni, a koji po potrebi moraju stvoriti upravljački utjecaj na sustav kako bi se izbjegle ili umanjile neželjene posljedice informacijski sustav upravljanja poduzećem postat će lakši. Naprotiv, značajno smanjenje papirologije ubrzava proces i poboljšava kvalitetu obrade naloga, povećava konkurentnost i profitabilnost poduzeća u cjelini, a sve to zahtijeva veću sabranost, kompetentnost i odgovornost izvođača. Moguće je da se postojeća proizvodna baza neće nositi s novim protokom informacija o tijeku proizvodnog procesa, a također će biti potrebno uvesti organizacijske i tehnološke reforme, što će posljedično pozitivno utjecati na prosperitet poduzeće. 4. Otpor zaposlenika poduzeća Kod implementacije informacijskih sustava za upravljanje poduzećem, u većini slučajeva postoji aktivan otpor lokalnih zaposlenika, što je ozbiljna prepreka za konzultante i sasvim je u stanju poremetiti ili značajno odgoditi projekt implementacije. Uzrok tome je nekoliko ljudskih čimbenika: običan strah od inovacija, konzervativizam (na primjer, skladištaru koji je 20 godina radio s papirom ili djelomično automatiziranim ormarom za kartoteku obično se psihološki teško prebaciti na računalo), strah od gubitka posao ili gubitak svoje nezamjenjivosti, strah od značajnog povećanja odgovornosti za svoje postupke. Menadžeri poduzeća koji su odlučili automatizirati svoje poslovanje, u takvim slučajevima moraju na svaki mogući način pomoći odgovornoj skupini stručnjaka koji provode implementaciju informacijskog sustava upravljanja poduzećem, provoditi rad s objašnjenjima s osobljem i, osim toga: Stvoriti među zaposlenicima na svim razinama snažan osjećaj neizbježnosti implementacije;

voditelju projekta provedbe dati dovoljne ovlasti, budući da se otpor ponekad (često podsvjesno ili kao rezultat neopravdanih ambicija) javlja čak i na razini top menadžera;

uvijek podržavati sve organizacijske odluke o provedbenim pitanjima izdavanjem odgovarajućih naloga i pisanih uputa.5. Privremeno povećanje opterećenja zaposlenika prilikom implementacije sustava upravljanja poduzećem U nekim fazama projekta implementacije, opterećenje zaposlenika poduzeća se privremeno povećava. To je zbog činjenice da zaposlenici uz obavljanje uobičajenih radnih zadataka trebaju usvajati nova znanja i tehnologije. Tijekom probnog rada i tijekom prijelaza na industrijski rad sustava, neko vrijeme potrebno je poslovanje, kao u novom sustavu, nastaviti odvijati na tradicionalne načine (zadržati papirnati dokumentotok i već postojeće sustave). S tim u vezi, određene faze projekta implementacije sustava mogu se odgoditi pod izlikom da zaposlenici već imaju dovoljno hitnog posla za svoju namjenu, a ovladavanje sustavom je sekundarna i ometajuća aktivnost. U takvim slučajevima, voditelj poduzeća, osim provođenja objašnjavajućeg rada sa zaposlenicima koji izbjegavaju ovladavanje novim tehnologijama, mora:

povećati razinu motivacije zaposlenika za ovladavanje sustavom u obliku poticaja i zahvala;

poduzeti organizacijske mjere za smanjenje razdoblja paralelnog vođenja predmeta.6. Formiranje kvalificirane skupine za implementaciju i održavanje sustava, voditelja skupine Implementacija većine velikih sustava automatizacije upravljanja poduzećem provodi se sljedećom tehnologijom: u poduzeću se formira mala radna skupina (36 ljudi) koja prolazi najpotpuniju. obuka za rad sa sustavom, tada ova grupa preuzima značajan dio rada na implementaciji sustava i njegovoj daljnjoj podršci. Korištenje takve tehnologije uzrokovano je dvama čimbenicima: prvo, činjenicom da je poduzeće obično zainteresirano imati pri ruci stručnjake koji mogu brzo riješiti većinu operativnih problema prilikom postavljanja i rada sustava, i drugo, obukom svojih zaposlenika i njihovim korištenjem uvijek bitno jeftinije od outsourcinga. Stoga je formiranje jake radne skupine ključ uspješne provedbe projekta implementacije. Posebno je važno pitanje izbora voditelja takve skupine i administratora sustava. Menadžer, osim poznavanja osnovnih računalnih tehnologija, mora imati i produbljena znanja iz područja poslovanja i upravljanja. U praksi velikih zapadnih kompanija takva osoba zauzima poziciju CIO (Chief Information Officer), koja je obično druga u hijerarhiji upravljanja tvrtkom. U domaćoj praksi, pri implementaciji sustava, tu ulogu obično ima voditelj odjela sustava automatiziranog upravljanja ili sličan. Osnovna pravila za organiziranje radne skupine su sljedeća načela:

Stručnjaci radne skupine moraju biti imenovani uzimajući u obzir sljedeće zahtjeve: poznavanje suvremenih računalnih tehnologija (i želju da ih ovladaju u budućnosti), komunikacijske vještine, odgovornost, disciplina;

Posebnu odgovornost treba uzeti u odabir i imenovanje administratora sustava, jer će mu biti dostupni gotovo svi korporativni podaci;

moguće otpuštanje stručnjaka iz skupine za implementaciju tijekom projekta može imati izrazito negativan utjecaj na njegove rezultate. Stoga bi članovi tima trebali biti odabrani među lojalnim i pouzdanim zaposlenicima i trebao bi se razviti sustav koji će podržavati tu lojalnost tijekom cijelog projekta;

Nakon identificiranja zaposlenika uključenih u provedbenu skupinu, voditelj projekta mora jasno opisati raspon zadataka koje će svaki od njih obavljati, oblike planova i izvješća, kao i duljinu izvještajnog razdoblja. U najboljem slučaju, razdoblje izvještavanja bi trebalo biti jedan dan. Svi gore navedeni zadaci koji se javljaju u procesu izgradnje informacijskog sustava, kao i načini njihovog rješavanja, najčešći su i naravno, svako poduzeće ima svoje jedinstvene organizacijske specifičnosti. , a prilikom implementacije informacijskog sustava za upravljanje poduzećem mogu se pojaviti razne nijanse koje zahtijevaju dodatno razmatranje i traženje metoda za njihovo rješavanje. Zapravo, to je razlog zašto postoje profesionalni poslovni savjetnici.

Veze na izvore 1. Antonets, V.L., Nechaeva N.V. Inovativno poslovanje. Formiranje modela komercijalizacije za perspektivne razvoje. M.: Delo, Akademija nacionalne ekonomije, 2009. 320 str. 2. Kostrova, A.V. Metode i modeli upravljanja informacijama: Udžbenik // A.V. Kostrova. M.: Financije i statistika, 2007. 336 str. 3. Maglinets, Yu.A. Analiza zahtjeva za automatizirane informacijske sustave. M.: Internetsko sveučilište informacijskih tehnologija INTUIT.ru, 2010. 200 str. 4. Shuremov, E.L., Chistov D.V., Lyamova G.V. “Informacijski sustavi za upravljanje poduzećem”, izdanje M.: Izdavačka kuća “Računovodstvo”, 2011.

Balamirzoyev N. L., Cand.Econ.Sci., viši nastavnik katedre "Ekonomija i menadžment u industriji nafte i plina" FGBOU VPO "Dagestansko državno tehničko sveučilište", [e-mail zaštićen] uvođenja sustava upravljanja informacijama enterpriseSažetak. U članku se razmatraju glavni problemi i zadaci koji se u većini slučajeva javljaju pri uvođenju sustava upravljanja informacijama od strane poduzeća i preporuke za njihovo rješavanje. Ključne riječi: informacijski sustavi, informacijski proces, informacija, poduzeće, organizacija, tvrtka.

Sadržaj

Uvod	3
Ciljevi i zadaci implementacije informacijskog sustava	4
Klasifikacija informacijskih sustava	6
Zahtjevi informacijskog sustava	9
Projektiranje i izrada informacijskih sustava	10
Implementacija informacijskih sustava	13
Tradicionalni pristup	14
Inovativni pristup	16
Oznaka učinkovitosti	18
Iskustvo u korištenju informacijskih sustava	19
Popis korištene literature	21

Uvod

Stalno čujemo da se ruska poduzeća ne mogu natjecati sa zapadnim proizvođačima, da naše tehnologije nisu toliko razvijene i da je kvaliteta ruskih proizvoda previše inferiorna u odnosu na njihove inozemne kolege. Problem je u tome što su se ruski menadžeri počeli suočavati s najmanje dva problema upravljanja:

pokazalo se da pokazatelji i postupci koji su se prethodno koristili za analizu i planiranje aktivnosti poduzeća (na primjer, količina proizvedenih proizvoda) ne dopuštaju im da se uspješno natječu;
pojava konkurenata ne samo da počinje sprječavati primanje uobičajenih viška profita, već ih ponekad smanjuje na nulu.

Najvažniji čimbenik uspješnog poslovanja poduzeća je sposobnost njegovog menadžmenta da osjeti tržište i usredotoči se na njega. Dvije su glavne zadaće s kojima se svaka tvrtka suočava: brinuti se o sebi i sagledati okolnu stvarnost. “Brinuti se o sebi” znači dovesti stvari u red u operativnim tehnologijama, procedurama protoka dokumenata te organizacijskim i kadrovskim strukturama. Svi počinju shvaćati da je potrebno promijeniti sustav upravljanja, smanjiti troškove i učinkovito upravljati financijama. Pitanje je kako to učiniti? Kako izračunati stvarni trošak vrste proizvoda, kako planirati nabavu materijala s postojećim zalihama, koje procese prvo unaprijediti. Jedan od mehanizama za rješavanje problema uvođenja reda je uspostavljanje metodologije upravljačkog računovodstva u poduzeću čijom će se primjenom dobiti odgovori na pitanja što, gdje, kada, kako, zašto, koliko, što je razlog, itd. Rezultat će biti povećanje unutarnje učinkovitosti poduzeća. No, uspješan unutarnji život poduzeća nužan je, ali ne i dovoljan uvjet za opstanak, a još više za zauzimanje vodećih pozicija na tržištu. Za povećanje vanjske učinkovitosti potrebno je prilagoditi se zahtjevima okolnog svijeta, potrebama tržišta te naučiti upravljati dobavljačima i kupcima. Sposobnost ispravnog i pravovremenog reagiranja na vanjsko okruženje osigurava strateško razmišljanje.

U posljednje vrijeme jasno je vidljiva želja tvrtki da prijeđu s detaljnog upravljanja internim aktivnostima na upravljanje kupcima i dobavljačima. Konkurentnost poduzeća sve više ovisi o sposobnosti stvaranja i produbljivanja odnosa s drugim poduzećima (partnerima, konkurentima, kupcima ili dobavljačima). Razlozi za to su:

širenje gospodarskog prostora u kojem poduzeća djeluju;
pojava novog strateškog resursa - informacije;
potreba uzimanja u obzir faktora vremena.

Ciljevi i zadaci informacijskog sustava

Poduzeće je jedan organizam, a poboljšanje jedne stvari može dovesti do najmanjeg pomaka prema uspjehu u najboljem slučaju ili do smanjenja ukupne izvedbe u najgorem slučaju. Menadžeri, a posebno voditelji financijskih odjela, moraju donositi složene odluke koje utječu na cijelo poduzeće. A opterećenje rješavanjem operativnih problema dodatno komplicira proces upravljanja.

Za pojednostavljenje upravljanja, prije svega financijskog, potrebno je imati učinkovit sustav upravljanja poduzećem, uključujući sustav upravljanja kvalitetom i informacijski sustav koji ih podržava. Što može dati implementacija informacijskog sustava?

smanjenje ukupnih troškova poduzeća u opskrbnom lancu (u nabavi),
povećanje brzine prometa,
smanjenje viška zaliha na minimum,
povećanje i složenost asortimana proizvoda,
poboljšanje kvalitete proizvoda,
ispunjavanje narudžbi na vrijeme i poboljšanje ukupne kvalitete usluge kupcima,

Glavni ciljevi automatizacije poduzeća su:

Prikupljanje, obrada, pohrana i prezentacija podataka o aktivnostima organizacije i vanjskom okruženju u obliku pogodnom za financijsku i svaku drugu analizu te korištenje u donošenju upravljačkih odluka.
Automatizacija poslovnih operacija (tehnoloških operacija) koje čine ciljnu djelatnost poduzeća.
Automatizacija procesa koji osiguravaju izvršavanje temeljnih aktivnosti.

Kako bi se stvarno procijenila učinkovitost sustava, vrlo je važno razumjeti koje zadatke može riješiti ispravno dizajniran informacijski sustav:

Planiranje proizvodnih aktivnosti. Izrada planova proizvodnje na različitim razinama, od strateških do operativnih, te provjera mogućnosti njihovog izvršenja sukladno stanju proizvodnih kapaciteta i ljudskih potencijala. Stupanj detalja planova na različitim razinama je različit - od skupa proizvoda za rješavanje problema strateškog planiranja do specifičnih materijala ili proizvodnih operacija za operativno upravljanje proizvodnjom;
Nabava, zalihe, upravljanje prodajom. To je automatizacija procesa planiranja i računovodstva za nabavu (materijala i tehničke podrške), proizvodnju, prodaju gotovih proizvoda i upravljanje zalihama;
Financijsko upravljanje. U pravilu to uključuje računovodstvo, obračune s dužnicima i vjerovnicima, računovodstvo dugotrajne imovine, upravljanje gotovinom i financijsko planiranje;
Upravljanje osobljem. Podsustav za upravljanje osobljem implementira sve osnovne potrebe rada s osobljem: zapošljavanje i otpuštanje osoblja, evidentiranje podataka o zaposlenicima, planiranje njihovog karijernog razvoja, isplatu plaća i evidenciju radnog vremena. Razmatranje osoblja kao posebne vrste resursa omogućuje nam povezivanje kadrovskog potencijala poduzeća i proizvodnih planova, što je također moguće korištenjem informacijskog sustava;
Upravljanje troškovima. To uključuje računovodstvo za sve troškove poduzeća i izračun troška gotovih proizvoda ili usluga;
Upravljanje projektom/programom. Aktivnosti suvremenog poduzeća sve se više promatraju kroz prizmu realizacije proizvodnih projekata ili programa, za koje se može voditi zasebno planiranje i računovodstvo;
Dizajn proizvoda i procesa. Podaci o sastavu proizvoda, tehnološkim pravcima njihove proizvodnje, razvoju proizvoda u skladu sa zahtjevima kupaca, kao i procjena troškova koje će poduzeće imati pri proizvodnji takvih proizvoda.

Kao što vidite, informacijski sustavi su sposobni za mnogo. Ali da biste dobili učinkovitost uz velika ulaganja pri kupnji sustava morate pravilno odabrati koji sustav je potreban. U ovom slučaju ne biste se trebali pridržavati načela "što više funkcija, to bolje". Što više sustav "može", to je skuplji i postoji vjerojatnost da se neće iskoristiti sva njegova funkcionalnost i da se neće isplatiti.

klasifikacija informacijskih sustava

Prvi sustavi koji su razvijeni za rješavanje problema upravljanja poduzećem uglavnom su pokrivali područje skladišnog ili materijalnog knjigovodstva ( IC – Kontrola zaliha). Njihova pojava je zbog činjenice da je računovodstvo materijala (sirovine, gotovi proizvodi, roba) s jedne strane vječni izvor raznih problema za menadžera poduzeća, as druge (u relativno velikom poduzeću) radno najintenzivnijih područja koja zahtijevaju stalnu pozornost. Glavna "aktivnost" takvog sustava je računovodstvo materijala.

Sljedeća faza u poboljšanju materijalnog računovodstva obilježena je sustavima za planiranje proizvodnje ili materijalnih (ovisno o smjeru aktivnosti organizacije) resursa. Ovi sustavi uključeni u standard, odnosno dva standarda ( MRP – Planiranje materijalnih potreba I MRP II – Planiranje proizvodnih zahtjeva), vrlo su rašireni na Zapadu i odavno ih uspješno koriste poduzeća, prvenstveno u proizvodnim industrijama. Osnovni principi koji su činili osnovu MRP standardnih sustava uključuju

opis proizvodnih aktivnosti kao tijeka međusobno povezanih naloga;
uzimanje u obzir ograničenja resursa pri izvršavanju naloga;
minimiziranje proizvodnih ciklusa i zaliha;
formiranje nabavnih i proizvodnih naloga na temelju prodajnih naloga i rasporeda proizvodnje.

Naravno, postoje i druge MRP funkcije: planiranje procesnog ciklusa, planiranje opterećenja opreme itd. Na sl. 1 prikazuje procese koji se provode pri korištenju takvog sustava:

Riža. 1

Valja napomenuti da MRP standardni sustavi rješavaju problem ne toliko računovodstva, već problema upravljanje materijalni resursi poduzeća.

Trenutno najpopularniji novi tip informacijskih sustava su standardni sustavi ERP - Planiranje resursa poduzeća. ERP sustavi svojom funkcionalnošću pokrivaju ne samo skladišno knjigovodstvo i upravljanje materijalima, što gore opisani sustavi pružaju u potpunosti, već tome dodaju i sve druge resurse poduzeća, prvenstveno novčane. Odnosno, ERP sustavi moraju pokrivati sva područja poduzeća koja su izravno povezana s njegovim aktivnostima. Prije svega, to se odnosi na proizvodna poduzeća. Sustavi ovog standarda podržavaju implementaciju osnovnih financijskih i upravljačkih funkcija. Na primjer, u sustavima Baan 1 ovo je:

financije i računovodstvo,
proizvodnja,
prodaja (uključujući skladišno računovodstvo, trgovinu i marketing),
prijevoz,
servis i održavanje opreme,
upravljanje projektima,
kao i jedinstvenu upravljačku ploču - modul Informacijski sustav upravitelja, na kojem voditelj može vidjeti sve glavne odjele i proizvodne pokazatelje.

Riža. 2

Glavna zadaća ERP sustava je praćenje trenutnog stanja u poduzeću i upozoravanje menadžera na sve opasne promjene u proizvodnim aktivnostima. Procesi kojima upravlja ERP standardni informacijski sustav prikazani su na sl. 2:

zahtjevi informacijskog sustava

Informacijski sustav, kao i svaki drugi alat, mora imati svoje karakteristike i zahtjeve prema kojima se može odrediti njegova funkcionalnost i učinkovitost. Naravno, za svako pojedino poduzeće zahtjevi za informacijskim sustavom će biti različiti, jer se moraju uzeti u obzir specifičnosti svake organizacije. Unatoč tome, potrebno je istaknuti nekoliko osnovnih zahtjeva za sustav, zajedničkih svim "potrošačima":

Lokalizacija informacijski sistem. Zbog činjenice da su najveći razvijatelji informacijskih sustava strane tvrtke, sustav se mora prilagoditi za korištenje u ruskim tvrtkama. Ovdje se misli na lokalizaciju, kako funkcionalnu (uzimajući u obzir osobitosti ruskog zakonodavstva i sustava plaćanja), tako i jezičnu (sustav pomoći i dokumentacija na ruskom).
Sustav mora osigurati pouzdan zaštita informacija, što zahtijeva kontrolu pristupa temeljenu na lozinci, sustav zaštite podataka na više razina itd.
Ukoliko se sustav implementira u velikom poduzeću sa složenom organizacijskom strukturom, implementacija je nužna daljinski pristup tako da informacije mogu koristiti svi strukturni dijelovi organizacije.
Zbog utjecaja vanjskih i unutarnjih čimbenika (promjene smjera poslovanja, promjene zakonske regulative i dr.), sustav mora biti adaptivna. Primjenjivo na Rusiju, ovu kvalitetu sustava treba ozbiljnije razmotriti, budući da se u našoj zemlji promjene u zakonodavstvu i računovodstvenim pravilima događaju nekoliko puta češće nego u zemljama sa stabilnim gospodarstvima.
Potrebna prilika konsolidacija informacija na razini poduzeća (kombiniranje informacija iz podružnica, podružnica i sl.), na razini pojedinačnih zadataka, na razini vremenskih razdoblja.

Ovi zahtjevi su glavni, ali daleko od jedinih kriterija za odabir korporativnog informacijskog sustava za poduzeće.

Projektiranje i izrada informacijskog sustava

Dizajn informacijskog sustava možda je najvažniji element automatizacije poduzeća. Ispravno projektiranje sustava znači osiguranje velikog dijela uspjeha cijelog projekta automatizacije. Vrlo česta pogreška je implementacija informacijskog sustava u nedostatku bilo kakvog jasno formuliranog sustava upravljanja. Odnosno, izraz "stvoriti sustav vlasti" doživljava se kao "uvesti nešto što se temelji na računalu". Potrebno je jasno shvatiti da je sustav upravljanja primarni, a izrada informacijskog sustava temeljenog na njemu, odnosno, jednostavno rečeno, njegova implementacija u računalnom obliku sekundarna.

Mnoge tvrtke vjeruju da će sama automatizacija dovesti do poboljšanja njihove financijske i ekonomske situacije i započinju svoje napore u implementaciji informacijskih sustava izravno s automatizacijom, preskačući kritične korake razumijevanja i pojednostavljenja svojih poslovnih procesa. Ali često su ti procesi toliko neuredni da općenito stvaraju dojam kaosa u poduzeću. Kao što znate, automatizirati kaos nije lako, ako ne i nemoguće. Stoga prije izrade informacijskog sustava treba pregledati sustav upravljanja u organizaciji. Promjena poslovnih procesa naziva se reinženjering poslovnih procesa. Dakle, prvo morate pojednostaviti dijagram poslovnih procesa i sustav upravljanja organizacijom u cjelini:

odrediti organizacijsku kadrovsku strukturu,
razviti mehanizam za financijsko i ekonomsko upravljanje poduzećem (uključujući identificiranje centara odgovornosti),
identificirati glavne tehnološke tokove (procese),
razviti mehanizme za organizacijsko upravljanje tehnološkim tokovima,
na temelju stvorenih mehanizama upravljanja formulirati tehnologiju financijske analize i upravljanja aktivnostima tehnoloških tokova.

Ako su navedene tehnologije dostupne, bit će mnogo lakše razviti informacijski sustav. Međutim, često je potrebno pojednostaviti poslovne procese u poduzeću, kako bi ih lakše opisali računalnim jezikom.

Organizacija je skup pravila i procedura. Informacijski sustav također je skup pravila i procedura, pa biste trebali razumjeti koje upute i procedure treba zamijeniti kojim. Također ne treba zaboraviti na ljudski faktor pri izradi informacijskog sustava. Prvo, ljudi će morati raditi sa sustavom u svakom slučaju, on ne može raditi sam. Drugo, zaposlenici mogu poboljšati (ili pojednostaviti) procese s kojima se svakodnevno susreću. Automatizacija bi se trebala dogoditi tek nakon što zaposlenici razumiju proces i odluče je li automatizacija potrebna.

Nakon formiranja jasnog sustava upravljanja, započinje proces projektiranja informacijskog sustava. Važno je da, kad god je to moguće, svi zaposlenici koji će s njim raditi sudjeluju u projektiranju sustava. To će vam omogućiti da prepoznate sitnice i specifične potrebe u radu svakog odjela organizacije, budući da samo korisnici budućeg sustava najbolje znaju što im treba.

U projektiranju informacijskog sustava trebaju sudjelovati i njegovi nositelji razvoja, odnosno oni koji će ga kreirati. Izboru programera informacijskog sustava mora se pristupiti vrlo pažljivo. Glavni kriteriji za odabir programera su iskustvo u području stvaranja informacijskih sustava, broj sustava koje je tvrtka uspješno implementirala u ruskim poduzećima.

Financijski menadžer i menadžment poduzeća moraju automatizaciju tretirati kao projekt, odnosno odrediti sve faze, karakteristike, vremenske okvire i proračun. Glavne faze rada na projektu automatizacije su:

Provođenje ankete za opis poslovnih procesa organizacije.
Izrada tehničke specifikacije za sustav automatizacije.
Izrada tehničkog projekta sustava.
Razvoj sustava (ponekad se naziva prilagodba).
Razni stupnjevi i faze implementacije, pilot i industrijski rad.
Provođenje izmjena u skladu s promjenjivim potrebama organizacije.

Rezultat projektiranja sustava je strogo formalizirani opis i objekta njegove automatizacije i samog sustava. Ovaj dokument treba sadržavati opis s kojim informacijama bi sustav trebao raditi, kako su podaci u njemu predstavljeni i po kojim pravilima funkcionira.
implementacija informacijskog sustava
Učinkovitost automatizacije aktivnosti poduzeća, uz pravilno projektiranje i izradu sustava, ovisi o načinu njegove implementacije u organizacijsku strukturu poduzeća. To je zbog psiholoških čimbenika – obično postoji otpor zaposlenika prema stvaranju i korištenju sustava. Osim toga, implementacija sustava može trajati od 6 mjeseci do 2-3 godine. Tijekom tog razdoblja mogu se dogoditi promjene vanjskih i unutarnjih čimbenika koji utječu na poslovanje poduzeća. Stoga očekivanja uprave u vezi s rezultatima rada sustava možda neće biti ispunjena (budući da će već imati vremena za promjenu).

Riža. 3

Postoji nekoliko pristupa implementaciji informacijskog sustava u rad poduzeća. 2 Za razmatranje dva od njih koristit ćemo se primjerom organizacije koja ima tri razine hijerarhije: razinu izvođača i dvije razine menadžmenta (Sl. 3).

Tradicionalni pristup

Ovaj pristup implementaciji informacijskih sustava za automatizaciju aktivnosti poduzeća organiziran je po principu odozgo prema dolje. Nedostaci ovog pristupa su poznati: jedan od najznačajnijih nedostataka je taj što tradicionalni („tvrdi“) sustav automatizacije koji se implementira u organizaciji omogućuje primarno primanje rezultata rada sustava od strane izvođača niže razine (slika 4. ).

Riža. 4. Prvi stupanj horizontalne automatizacije:

automatizacija na razini izvođača.

Tek nakon što se završi automatizacija svih poslovnih operacija na izvršnoj razini, menadžeri srednje razine moći će početi dobivati korisne rezultate od sustava (slika 5).

Riža. 5. Drugi stupanj horizontalne automatizacije: automatizacija razine izvođača i srednjeg menadžmenta.

Da bi vrhovni menadžment organizacije mogao dobiti potpune informacije iz sustava (slika 6), mora proći dosta vremena - nekoliko mjeseci ili čak godina.
Riža. 6. Završetak automatizacije svih hijerarhijskih razina organizacije.

Kao što je već spomenuto, često se do završetka implementacije sustava potrebe organizacije imaju vremena promijeniti, što uzrokuje nezadovoljstvo menadžmenta organizacije rezultatima koji se postižu kroz dugo vrijeme i uz velike troškove. Sustav se ili mora modificirati kako bi odgovarao novim zadacima organizacije ili zamijeniti sustavom koji je prikladniji za trenutne potrebe organizacije. Ako se ponovno koristi tradicionalni pristup pri odabiru novog sustava, nema jamstva da će novi sustav biti bolji od starog.
Inovativni pristup

Drugi pristup automatizaciji aktivnosti poduzeća temelji se na korištenju prilagodljivih inovativnih sustava - sustava "sposobnih za samoregulaciju u skladu s promjenama u vanjskim uvjetima". 3

Ova značajka takvih sustava omogućuje "autonomno" sekvencijalno automatiziranje pojedinih područja aktivnosti organizacije uz postupno "prerastanje" jedinstvenog sustava koji pokriva cijelu organizaciju.

Očito je da se automatizacijom ne cijele organizacije, već malog područja, značajno smanjuje opterećenje osoblja i minimiziraju neizbježni organizacijski i psihološki problemi implementacije. Sustav se proširuje u skladu s potrebama organizacije.

Pritom je bitna kvaliteta ovakvog sustava da sustav ima mogućnost rasti „odozgo prema dolje“, pri čemu prije svega nisu automatizirane aktivnosti izvođača, već razina pripremljenosti i strukturirana prezentacija informacija za menadžment organizacije (slika 7).

Riža. 7. Prva faza: automatizacija viših razina upravljanja.

Korištenje prilagodljivog sustava pruža korisniku slobodu izbora - automatizirati aktivnosti svog poduzeća na tradicionalni način odozdo prema gore ili napustiti tradicionalni pristup automatizaciji i, kombinirajući organizacijske mjere i mogućnosti sustava automatizacije, počinju dobivati prve prave rezultate iz rada sustava prvenstveno na najvišoj razini menadžmenta kroz 6-8 tjedana nakon početka rada (slika 8).

Riža. 8. Druga faza: stvaranje jedinstvenog informacijskog prostora

Sustav instaliran u prvoj fazi omogućava proširenje korisničkih mogućnosti. To olakšava ne samo implementaciju i prilagodbu postojećeg sustava potrebama korisnika, već također pruža mogućnost razvoja funkcija sustava u budućnosti kako se potrebe poduzeća mijenjaju i razvijaju.

Prilikom implementacije informacijskog sustava ne treba zaboraviti na osposobljavanje zaposlenika poduzeća za korištenje ovog sustava. To može oduzeti puno novca i vremena, pogotovo ako je riječ o državnom ili bivšem državnom poduzeću, gdje su većina zaposlenika stariji ljudi koji uopće nisu upoznati s računalima. Stoga pri određivanju proračuna i vremenskog okvira projekta implementacije informacijskog sustava potrebno je obratiti pozornost na problem osposobljavanja osoblja za rad sa sustavom.

Oznaka učinkovitosti

Pitanje procjene učinkovitosti implementacije informacijskog sustava je vrlo važno pitanje, jer svaki veliki trošak zahtijeva opravdanje, posebno od strane menadžmenta organizacije.

Teoretski, moguće je izvesti cjeloviti projekt, uključujući procjenu (modeliranje) situacije "kakva jest", procjenu promjena "kakvih će biti" koje su moguće tijekom implementacije sustava, usporedbu oba modela i identificiranje rezultata promjena s naknadnom financijskom procjenom. Takav bi projekt bio idealno opravdanje za investiciju, ali je vrlo dugotrajan i skup. Osim toga, takav projekt zahtijeva vrlo visoko kvalificirane stručnjake za informacijske sustave koji će procijeniti posljedice implementacije, pa je takav projekt gotovo nemoguće izvesti bez vanjske pomoći.

U stvarnosti, učinkovitost implementacije procjenjuje se pomoću "prosjeka industrije". Tipični prosječni rezultati implementacije 4:

15-25% povećanje produktivnosti
Smanjenje zaliha od 10-20%.
20-50% smanjenje vremena ispunjenja narudžbe

Mnogo je lakše procijeniti učinkovitost projekta implementacije informacijskog sustava koji je usmjeren na rješavanje lokalnih problema povezanih sa zamjenom određenih računovodstvenih ili upravljačkih područja. Kada se implementacija informacijskog sustava provodi iz želje da se dobije neizvjestan globalni rezultat, gotovo je nemoguće utvrditi učinkovitost, makar samo zato što je dosta teško odvojiti rezultate od implementacije informacijskog sustava direktno i rezultati popratnih promjena (reinženjering, itd.).

Naravno, možete jednostavno uzeti formulu i izračunati stopu povrata ulaganja. Ali to neće dati potpunu sliku, jer se svi pozitivni rezultati ne mogu tako lako izraziti u novcu: na primjer, moguće strateške koristi za tvrtku ili zadovoljstvo kupaca. Međutim, ova izjava ne znači da je takav pokušaj nemoguć. Zapravo, mnoge nemjerljive dobrobiti mogu se prevesti u opipljive brojke. Na primjer, mogućnost bržeg dovršavanja bilance može biti materijalna korist. Identificiranje opipljivih koristi zahtijeva analizu koja uključuje raščlanjivanje poslovnih procesa i zadataka na jasno opisive elemente.

Iskustvo u korištenju informacijskih sustava

Mnoge velike tvrtke u SAD-u i Europi su prije nekoliko godina prešle na korištenje standardnih ERP informacijskih sustava. To se još ne može reći za azijske zemlje. Većina financijskih menadžera u azijskim tvrtkama jedva da je čula za takve sustave, a kamoli ih implementirala. Iako postoje tvrtke koje su odlučile prijeći na ERP sustave.

Programeri informacijskih sustava, posebice SAP, Baan, Oracle, PeopleSoft i J.D. Edwards, dosta agresivno reklamiraju svoje proizvode, što kod ljudi manje upućenih u to područje ostavlja dojam da ti programi mogu riješiti sve probleme njihovih tvrtki. Statistike pokazuju da je većina pokušaja implementacije informacijskog sustava završila neuspjehom, velikim gubicima ili bankrotom. Na primjer, uprava FoxMeyera tvrdi da je pogrešna implementacija ERP sustava dovela do bankrota. Tvrtka za to okrivljuje kreatore sustava i konzultante. Ista sudbina zadesila je Dell Computer, Dow Chemical i Kellogg’s.

Ali postoje i primjeri uspješnog korištenja ERP sustava. Primjerice, telekomunikacijska tvrtka Aliant tvrdi da je projekt implementacije ERP sustava bio vrlo uspješan. Očekivana stopa povrata ulaganja u ovaj projekt bila je 33%.

U Rusiji je, unatoč visokim troškovima vezanim uz implementaciju informacijskog sustava, samo SAP instalirao oko 100 svojih ERP sustava koji, prema SAP-u, uspješno rade. Među svojim klijentima u Rusiji, SAP ističe Surgutneftegaz, Tulamashzavod, Sverdlovenergo, Donetsk Metallurgical Plant, Omsk Oil Rafinery, Nizhny Tagil Metallurgical Plant, Syktyvkar Timber Industry Complex, Chernogorneft.

Unatoč brojnim neuspješnim pokušajima implementacije informacijskih sustava, mnoge tvrtke diljem svijeta ozbiljno razmišljaju o stvaranju sustava za poboljšanje svog poslovanja. Najvjerojatnije je to potpuno opravdano, jer razumnim profesionalnim pristupom implementaciji informacijskog sustava možete stvoriti alat za učinkovitije upravljanje poslovanjem.

Rabljene knjige

Upravljanje informacijskim sustavom
M. Khokhlova, članak "Moderno tržište sustava upravljanja poduzećima"
Sažeci izvješća Ally Information Technologies “Podrška alata za prilagodljivi poslovni razvoj”
D. Glyamshin, članak “Izlaz iz krize je sustav upravljanja”
S. Kolesnikov, članak “Dakle, sustavi automatizacije...”
Studij “Programi za biznis-98”, AKDI “Ekonomija i život”
Yu. Tokarev, članak “Korporativni informacijski sustavi i konzorcij programera”
M. Ilyina, članak “Teorija i metode industrijskog menadžmenta”
V. Baronov, I. Titovsky, članak “Metode konstruiranja sustava upravljanja”
V.P. Nesterov, I.B. Nesterov, članak "Automatizacija aktivnosti organizacije"
Michel Selarier, Roy Harris, članak “Izvlačenje dodatnog profita iz proizvodnje”
Brownin Fryer, članak “Kako izračunati stopu povrata ulaganja”
Sar Ermako Jonii, članak “Biti ili ne biti ERP?”
S. Kolesnikov, članak “Reinženjering poslovnih procesa i implementacija automatiziranih sustava upravljanja”
M. Ilyina, članak “Principi, sredstva i tehnologije za implementaciju koncepta upravljanja”
S. Kolesnikov, članak “O procjeni učinkovitosti implementacije i korištenja ERP sustava”
V.P. Nesterov, “Informacijska potpora procesu donošenja upravljačkih odluka”
S. Kolesnikov, “Hijerarhija sustava upravljačkog računovodstva”
I.I. Karpačev, “Klasifikacija računalnih sustava upravljanja poduzećem”
www.sap.com
www.baan.com
www.erp-people.com
www.economics.ru

Do sada se pojavio standardni skup tehnika za uvođenje informacijskih sustava. Osnovno pravilo: izvodite potrebne faze uzastopce i ne preskačite nijednu.

Kritični za implementaciju su sljedeći: čimbenici :

· prisutnost jasno formuliranih ciljeva projekta i IP zahtjeva;

· dostupnost strategije za implementaciju i korištenje IP-a;

· provođenje predprojektne ankete poduzeća i modela izgradnje „Kakav jest“ i „Kakav će biti“;

· planiranje rada, sredstava i praćenje provedbe plana provedbe;

· sudjelovanje višeg menadžmenta u implementaciji sustava;

· izvođenje radova na implementaciji IS-a od strane stručnjaka za integraciju sustava zajedno sa stručnjacima poduzeća;

· redovito praćenje kvalitete obavljenog posla;

· brzo dobivanje pozitivnih rezultata barem u dijelu implementiranih modula IS ili tijekom njegovog probnog rada.

Prije nego započne razvoj izvedbeni projekt potrebno:

· što je više moguće formalizirati ciljeve projekta implementacije IS-a;

· procijeniti minimalne potrebne troškove i rashodne stavke;

· postaviti visoki prioritet za projekt provedbe u odnosu na druge projekte koji su u tijeku;

· dati voditelju projekta najveće moguće ovlasti;

· provoditi masovni obrazovni rad s osobljem poduzeća kako bi svima prenijeli važnost i nužnost nadolazećih transformacija;

· razvijati organizacijske mjere za korištenje novih informacijskih tehnologija;

· raspodijeliti osobnu odgovornost na sve faze implementacije i probnog rada.

Također je potrebno odrediti funkcionalna područja implementacije modula informacijskog sustava:

· organizacijski menadžment;

· organizacijska i administrativna podrška;

· Poslovno upravljanje procesima;

· upravljanje, planiranje, financije i računovodstvo;

· Upravljanje osobljem;

· upravljanje dokumentima;

· logistički menadžment;

· upravljanje odnosima s klijentima i vanjskim okruženjem.

Osim gore navedenog, morate postaviti tehnološkim zahtjevima implementaciji IS-a:

· platforma sustava- implementacija i prilagodba gotovog rješenja proizvođača ili razvoj po narudžbi prema tehničkim specifikacijama kupca;

· integrabilnost- podaci se pohranjuju i obrađuju u jedinstvenom informacijskom prostoru; time se osigurava njihova cjelovitost, dosljednost, pouzdanost i mogućnost ponovne uporabe; sustav može uključivati novorazvijene i već korištene tehnologije i aplikacije;

· prilagodljivost- sustav je konfiguriran u skladu sa zahtjevima kupca i karakteristikama informacijskog polja kupca;

· distribucija- sustav može učinkovito funkcionirati u geografski udaljenim odjelima i podružnicama poduzeća;

· skalabilnost- sustav se može izraditi u obliku okvira koji sadrži osnovne module i nadopunjavati u skladu sa zahtjevima promjenjivog vanjskog i unutarnjeg okruženja.

6.6.1 Glavne faze implementacije informacijskog sustava

Faza "Preliminarni radovi na pripremi projekta implementacije IS". Tijekom predprojektne ankete poduzeća (slika 4) prikupljaju se detaljne informacije o strukturnoj strukturi organizacije, funkcionalnim odnosima, sustavu upravljanja, glavnim poslovnim procesima, tokovima unutar poduzeća (Control Flow, Doc Flow, Data Flow). , Work Flow, Cash Flow ), potrebnih za konstruiranje odgovarajućih modela i odabir objekata za automatizaciju. Procjenjuje se vrijeme, resursi, vrste i obujmi posla, raspon i cijena softvera, hardvera i telekomunikacija, troškovi obuke osoblja itd.

Faza "Priprema projekta". Nakon završetka prve faze, provodi se preliminarno planiranje i formiranje procedura pokretanja projekta:

· formiranje projektnih i stručnih skupina;

· raspodjela ovlasti i odgovornosti;

· određivanje organizacijskih i tehničkih zahtjeva za proces provedbe;

· pojašnjenje specifikacija i očekivanja kupaca;

· osposobljavanje skupine za implementaciju koja se sastoji od stručnjaka iz poduzeća kupca.

Faza "Idejna izrada projekta". Tijekom ove faze:

· izrađen je i odobren idejni projekt;

· ciljevi i ciljevi projekta su pojašnjeni i specificirani;

· određuju se dimenzije prototipa sustava;

· dogovara se prošireni plan rada, redoslijed faza i uvjeti probnog rada, planski, financijski i izvještajni pokazatelji;

Štoviše, sve ove radnje moraju biti dokumentirane, dogovorene i odobrene od svih zainteresiranih i odgovornih strana.

Faza "Provedba projekta". Tijekom glavnih implementacijskih radova kreira se, instalira i konfigurira okruženje sustava, utvrđuju se postupci administracije sustava te instaliraju osnovni hardverski i softverski sustavi i aplikacije. Sustav konfigurira organizacijsku, kadrovsku i organizacijsko-funkcionalnu strukturu poduzeća koristeći takve organizacijske jedinice kao što su podružnica, odjel, odjel, radna grupa itd.

Slika 12 - Okvirni sadržaj repozitorija izvedbenog projekta

Provodi se instalacija, konfiguracija i podešavanje mrežnih i telekomunikacijskih alata, prenos podataka iz prethodnih lokalnih sustava i formiranje sučelja s naslijeđenim i vanjskim sustavima. Istodobno, svi izrađeni modeli, planovi, radni programski proizvodi i dokumentacija smješteni su u end-to-end repozitorij implementacijskog projekta (slika 12). Važan dio ovog repozitorija je dokumentacijski sustav generiran unutar projekta (Sl. 13).

Slika 13 - Okvirni sastav dokumentacije za proces implementacije informacijskog sustava

Razrađuju se sustavna sigurnosna pitanja rada sustava u višekorisničkom načinu rada. Izrađuju se aplikacije, predlošci, izvještaji, obrasci za klijentski pristup i raspodjeljuju korisnička prava. Svi sustavi se testiraju u "borbenom režimu" uz sudjelovanje svih zainteresiranih strana.

Nakon završetka faze implementacije, projekt implementacije se smatra završenim. Informacijski sustav je pušten u rad.

Kontrolna pitanja

1. Što je "otvoreni informacijski sustav"? Navedite glavna svojstva otvorenih sustava.

2. Opišite suštinu suvremenog procesnog pristupa upravljanju aktivnostima poduzeća i primjenu ovog pristupa u razvoju informacijskih sustava.

3. Koji se modeli i kako koriste u projektiranju informacijskih sustava?

4. Koji se softverski alati koriste za modeliranje procesa u razvoju informacijskih sustava?

5. Na temelju kojih podataka i informacija se razvijaju modeli stanja KAKO JESU i KAKO BI BITI?

6. Tko se u tvrtki bavi razvojem, implementacijom i razvojem IP-a? Tko je uključen u pripremu tehničkih specifikacija za razvoj IP-a?

7. Navedite glavne faze projektiranja informacijske tehnologije.

8. Navedite faze životnog ciklusa informacijskog sustava.

9. U kojoj je fazi razvoja i implementacije IS-a osposobljeno osoblje poduzeća?

10. Navedite glavne faze implementacije IS-a.

Informacijski sistem. Implementacija informacijskog sustava kao način poboljšanja poslovnih procesa poduzeća Implementacija informacijskog sustava u poduzeću

Glavne faze implementacije informacijskog sustava

Sadržaj

Projektiranje i izrada informacijskih sustava

Tradicionalni pristup

Inovativni pristup

Uvod

Ciljevi i zadaci informacijskog sustava

klasifikacija informacijskih sustava

zahtjevi informacijskog sustava

Projektiranje i izrada informacijskog sustava

Riža. 3

Riža. 8. Druga faza: stvaranje jedinstvenog informacijskog prostora

Oznaka učinkovitosti

Iskustvo u korištenju informacijskih sustava

Rabljene knjige