Access ima širok raspon značajki i alata za rad s bazama podataka. Korisnici koji koriste ovaj program mogu dobiti niz zadataka koje trebaju znati riješiti. U ovom članku ćemo shvatiti kako stvoriti izvješće u Accessu, što je to i za što je potrebno. Započnimo. Ići!

Izvješća u Microsoft Accessu koriste se za prikaz ili ispis informacija iz baze podataka. Bilo koje izvješće može se izraditi na temelju tablice ili na temelju upita. To se radi vrlo jednostavno, u samo nekoliko klikova.

Za početak morate imati gotovu tablicu s čijim podacima ćete raditi. Zatim odaberite željenu tablicu u prozoru "All Access Objects" koji se nalazi s lijeve strane, idite na karticu "Creation" i kliknite gumb "Report" u odjeljku istog naziva. Sve je spremno. Vidjet ćete izvješće koje je program generirao na temelju informacija sadržanih u tablici.

Nakon toga možete otići na karticu Dizajn da uredite polja, odjeljke i drugo. Da biste izašli iz moda dizajna, desnom tipkom miša kliknite karticu tablice i odaberite Prikaz izvješća. Ne zaboravite spremiti prije izlaska.

Za složenije slučajeve upotrijebite "Čarobnjak za izvješća", odgovarajući gumb nalazi se na istoj kartici "Stvaranje", ovaj alat je koristan ako trebate raditi s podacima iz nekoliko tablica odjednom.

U prozoru koji se otvori odaberite s popisa one tablice i upite iz kojih će se polja preuzimati (također ih je potrebno navesti). Kada završite, kliknite gumb "Dalje". U sljedećem prozoru od vas će se tražiti da odaberete odgovarajuću vrstu prikaza podataka. Zatim možete grupirati odabrana polja kako želite. Jednostavno odaberite željeno polje i kliknite na gumb sa strelicom. Zatim će se otvoriti prozor za sortiranje zapisa. Razvrstavanje nije obavezno, pa možete preskočiti ovaj korak. U sljedećem prozoru odaberite Izgled (raspoređeno, blok, obris) i Orijentacija (portret, pejzaž). Ostavite označeno "Prilagodi širinu margine da stane na jednu stranicu". Nakon toga, sve što trebate učiniti je unijeti ime i kliknuti gumb "Završi".

Kako bi se popravilo opći oblik i netočno prikazanih podataka, idite na način dizajna. Tamo možete odabrati pojedinačna polja i pomicati ih pomoću strelica na tipkovnici ili miša. Možete ukloniti velike praznine između stupaca bez odlaska u "Dizajner". Samo pomaknite granice kursorom miša. Ako su neki od vaših podataka prikazani u obliku crtica "#", jednostavno povećajte ova polja i informacije će biti prikazane ispravno. U načinu dizajna možete promijeniti boju teksta, pozadine i naslova.

Moguće je kreirati određene ćelije u kojima će se na temelju podataka iz tablica ili upita izračunavati zbroj, razlika ili umnožak. Da biste to učinili, odaberite željeno polje i kliknite gumb "Ukupni iznosi" koji se nalazi na alatnoj traci u odjeljku "Grupiranje i ukupni iznosi". U izborniku koji se pojavi odaberite "Broj zapisa" ili "Broj vrijednosti" ovisno o zadacima s kojima se suočavate.

Izvješća o pristupu automatski prikazuju sive trake, što se nekim korisnicima može činiti nezadovoljavajućim. Da biste ih uklonili, idite u način rada za dizajn, odaberite "Područje podataka", desnom tipkom miša kliknite i odaberite "Svojstva" s popisa. S desne strane pojavit će se prozor u kojem trebate pronaći redak "Izmjena boje pozadine". Kopirajte "Pozadinu 1" iz "Boja pozadine" i zalijepite u "Alternativna boja pozadine". Ponovite isto s odjeljkom Bilješke grupe.

Drugi način stvaranja je "Dizajner izvješća". Klikom na ovaj gumb, ispred vas će se pojaviti područje u koje trebate dodati polja pomoću odgovarajućeg gumba na alatnoj traci.

Sada ćete znati kako napraviti izvješće u Microsoft Accessu. To će vam omogućiti bolji rad s bazama podataka. Ostavite svoje mišljenje o ovom članku u komentarima: je li bilo korisno i pitajte ako nešto ostane nejasno.

U ovom ćemo članku govoriti o izračunatim poljima u Access upitima. Upit, poput tablice, može izvoditi izračune na numeričkim, nizovnim ili datumskim vrijednostima za svaki zapis koristeći podatke iz jednog ili više polja. Rezultat izračuna tvori novo izračunato polje u tablici upita. Za razliku od izračunatih polja tablice, izračunata polja u tablicama izvorne baze podataka ne stvaraju nova polja. Svaki put kad se upit izvrši, izračuni se rade na temelju trenutnih vrijednosti polja.

Izrazi izračunatog polja mogu koristiti konstante i funkcije uz nazive polja. Kao rezultat obrade izraza može se dobiti samo jedna vrijednost.

Zadatak 1. Tablica PROIZVOD ima polja CIJENA i STOPA_PDV Izračunajte cijenu s PDV-om i usporedite je s cijenom dobivenom u izračunatom polju tablice Cijena s PDV-om.

1. Stvorite upit za odabir u načinu dizajna za tablicu PRODUCT. Povucite polja NAME_TOV, PRICE, RATE_VAT i Cijena s PDV-om u obrazac zahtjeva (Slika 4.6).
2. Da biste izračunali cijenu uključujući PDV, kreirajte izračunato polje tako da upišete izraz [CIJENA]+[CIJENA]*[STOPA_PDV] u praznu ćeliju retka polja.
3. Za odabir zapisa s vrijednošću većom od 5000 u izračunatom polju unesite > 5000 u retku Kriteriji
4. Nakon unosa izraza, sustav prema zadanim postavkama generira naziv izračunatog polja Izraz 1, koji postaje naslov stupca u tablici s rezultatima upita. Ovaj naziv bit će umetnut prije izraza [CIJENA]+[CIJENA]*[STOPA_PDV]. Za svako novo izračunato polje u upitu, broj izraza povećava se za jedan. Naziv izračunatog polja odvojen je od izraza dvotočkom. Za promjenu naziva postavite kursor miša u izračunato polje obrasca zahtjeva i kliknite desnu tipku miša. Iz kontekstnog izbornika odaberite Svojstva(Svojstva) polje i u red Caption unesite novi naziv polja - Cijena s PDV-om1. Sada će u tablici s rezultatima upita ovo ime biti prikazano u zaglavlju izračunatog stupca. Naziv polja također se može ispraviti izravno u obrascu zahtjeva.
5. Za prikaz rezultata upita kliknite na gumb Izvršiti(Trči) u grupi rezultate(Rezultati). Izračunato polje tablice i upit imaju iste vrijednosti.
6. Promijenite cijenu proizvoda u jednom od zapisa zahtjeva. Vrijednosti u oba izračunata polja odmah će se ponovno izračunati.
7. Za formiranje složenog izraza u izračunatom polju ili uvjetu odabira, preporučljivo je koristiti alat za sastavljanje izraza. Graditelj vam omogućuje odabir naziva polja potrebnih u izrazu iz tablica, upita, znakova operacija i funkcija. Uklonite izraz u izračunatom polju i generirajte ga alatom za izgradnju.
8. Pozovite Expression Builder klikom na gumb Graditelj(Graditelj) u grupi Postavljanje upita(Postavljanje upita) dizajn vrpce ili odabirom Izgraditi(Izrada) u izborniku osjetljivom na kontekst. Kursor miša mora prethodno biti postavljen u ćeliju za unos izraza.
9. Na lijevoj strani prozora Graditelj izraza(Expression Builder) (Sl. 4.7) odaberite tablicu PRODUCT na kojoj se temelji upit. Desno će se prikazati popis njegovih polja. Redom odaberite potrebna polja i operatore dvostrukim klikom na njih u izrazu. Izraz će se formirati na vrhu prozora. Imajte na umu da je graditelj prije naziva polja naveo naziv tablice kojoj pripada i odvojio ga od naziva polja uskličnikom.
10. Dovršite proces konstruiranja izraza u izračunatom polju klikom na gumb U redu.
11. Spremite zahtjev pod nazivom ― Cijena s PDV-om i zatvorite ga.
12. Izvršite spremljenu datoteku tako da je odaberete u navigacijskom području i odaberete Otvori iz kontekstnog izbornika.

Zadatak 2. Možete koristiti ugrađene funkcije u izračunatim poljima i uvjetima filtriranja. Access ima više od 150 definiranih funkcija.
Neka je potrebno odabrati sve fakture za koje je izvršena otprema u određenom mjesecu. U FAKTURI je datum otpreme pohranjen u polju DATE_OTG s tipom podataka Datum/vrijeme.

1. Stvorite upit za odabir u načinu dizajna za tablicu RAČUN. Povucite polja NOM_NAKL i CODE_SK u obrazac (slika 4.8).
2. Stvorite izračunato polje u praznoj ćeliji retka Polje(Polje) upisujući tamo jedan od izraza: Format([RAČUN]![DATUM_DISPOZICIJE];"mmmm") - ova funkcija će vratiti puni naziv mjeseca
   ili Format([INBOOK]![DATE_DATE];"mm") - ova funkcija će vratiti broj mjeseca.
3. Za odabir faktura izdanih u određenom mjesecu, u izračunato polje u retku Uvjet odabira (Kriterij) unesite naziv mjeseca, na primjer ožujak (Sl. 4.8), ili broj mjeseca, na primjer 3 u skladu s parametar u funkciji Format.
4. Završite svoj zahtjev klikom na gumb Izvršiti(Trči) u grupi rezultate(Rezultati) na kartici vrpce Rad sa zahtjevima | Konstruktor(Alati za upite | Dizajn).
5. Upišite funkciju Month(INVOICE!DATE_OTG) u izračunato polje i provjerite vraća li ova funkcija broj mjeseca izdvojen iz datuma.
6. Da biste odabrali sve retke koji se odnose na drugi kvartal, u retku Kriteriji unesite operator Between 4 And 6, koji određuje da li vrijednost izraza spada unutar navedenog intervala.
7. Napišite izraz MonthName(Month(INVOICE!DATE_OTG)) u izračunato polje i provjerite pretvara li funkcija MonthName broj mjeseca u njegov puni naziv.

Kako biste to potvrdili, pogledajte video vodič.

U svakom Access izvješću koje sadrži brojeve možete koristiti ukupne iznose, prosjeke, postotke ili kumulativne zbrojeve kako biste podatke učinili razumljivijim. Ovaj članak objašnjava kako dodati ove elemente u svoje izvješće.

U ovom članku

Vrste agregata koji se mogu dodati izvješću

Sljedeća tablica prikazuje vrste agregatne funkcije u Accessu koje možete dodati u svoje izvješće.

Kalkulacija	Opis	Funkcija
	Zbraja elemente u stupcu.
	Određuje prosjek svih elemenata u stupcu.
	Broji broj elemenata u stupcu.
Maksimalna vrijednost	Vraća element koji ima najveću (numeričku ili abecednu) vrijednost u stupcu.
Minimalna vrijednost	Vraća element koji ima najmanju (numeričku ili abecednu) vrijednost u stupcu.
Standardna devijacija	Pokazuje koliko vrijednosti u stupcu odstupaju od prosjeka.
Disperzija	Izračunava varijancu za sve vrijednosti u stupcu.

Dodajte zbroj ili drugi agregat u prikazu izgleda

Način izgleda pruža najviše brz način dodavanje iznosa, prosjeka i drugih agregata u izvješće.

Podaci(Control Source) izraz koji izvodi željeni izračun. Ako vaše izvješće ima razine grupiranja, Access će također dodati tekstualni okvir koji izvodi iste izračune u svakom odjeljku bilješke grupe.

Za više informacija o stvaranju razina grupiranja u izvješćima pogledajte Napravite grupno ili sažeto izvješće.

Dodavanje zbroja ili drugog agregata u načinu dizajna

Konstruktor vam omogućuje da točnije prilagodite položaj i izgled ukupne vrijednosti. U grupiranim izvješćima možete staviti ukupne iznose i druge agregate u zaglavlje ili bilješku svake grupe. Skupni podaci na razini izvješća mogu se postaviti u zaglavlje ili podnožje izvješća.

Access dodaje tekstualni okvir zaglavlju izvješća i postavlja vrijednost svojstva Podaci(Control Source) izraz koji izvodi željeni izračun. Ako vaše izvješće ima razine grupiranja, Access će također dodati tekstualni okvir koji izvodi iste izračune u svakom odjeljku bilješke grupe. Ako za imovinu Kumulativni iznos Skup vrijednosti (Tekući zbroj). Za sve, tada se ukupni zbroj može ponoviti u podnožju izvješća. U njemu stvorite polje i postavite vrijednost svojstva kao Podaci(Izvor kontrole) naziv polja u kojem se izračunava kumulativni zbroj, na primjer =[Iznos narudžbe].

Praktični rad br.16

Stvaranje Upiti o pristupu u načinu dizajna. Uzorak zahtjeva. Izračunata polja u upitima.

Izrada Access izvješća. Čarobnjak za izvješća. Rad s izvješćem u načinu dizajna.

1. Otvorite bazu Student kreiranu u praktični rad 15.

2. Uđite u način rada dizajnera upita: na kartici Kreiraj, u grupi Upiti odaberite gumb Graditelj upita. U konstruktoru se upiti kreiraju ručno. Izvor podataka za upit može biti jedna ili više tablica ili upita. Dodajte tablicu Studenti kao izvor podataka. Pregledajte prozor obrasca zahtjeva i alate. Izvori podataka prikazani su na vrhu obrasca zahtjeva. Donji dio Obrazac je namijenjen:

· za postavljanje polja prikazanih u zahtjevu (Linija polja i Linija naziva tablice);

· postaviti način redoslijeda podataka u zahtjevu (Sorting line);

· za postavljanje uvjeta odabira (Linije uvjeta odabira);

· postaviti način grupiranja podataka u zahtjevu;

· za postavljanje izračunatih izraza u poljima upita.

3. Uključite sva polja tablice u svoj upit Studenti. Omogućite sortiranje po prezimenu i pokrenite zahtjev za izvršenje (gumb na alatnoj traci).

Dajte naziv prilikom spremanja Izgled zahtjeva. Upit će prikazati sve podatke u izvornoj tablici. Pregledajte svoj zahtjev.

4. Uzorci zahtjeva. Napravite upite za odabir. Konstrukcija svakog novog zahtjeva se izvodi u konstruktoru (kao u točki 3). Izgled se također može kopirati mnogo puta, spremajući svaki zahtjev pod nazivom koji odražava sadržaj zahtjeva. Postavite dolje navedene uvjete odabira jedan po jedan, pogledajte rezultate konstruiranih upita i spremite svaki od njih pod odgovarajućim imenima. Dakle, odaberite:

· Učenici čija prezimena počinju prvim slovima abecede (kao "[A-I]*") (ime Prvi);

· Studenti koji studiraju u istoj grupi (ime Skupina);

· Studenti, osim onih koji studiraju u određenoj skupini (na primjer, Not I-105) (ime Osim grupe).

5. Zahtjevi za odabir logičke operacije . Kreirajte upite za odabir postavljanjem uvjeta u polja s ocjenama ispita. Izvor podataka za upite bit će tablice Studenti I Sjednica. Spremi sa navedena imena. Dakle, odaberite:

· studenti sa samo odličnim ocjenama (ime Odlični studenti).

· učenici s dobrim i odličnim ocjenama (4 ili 5) (ime Četiri i pet).

· studenti s najmanje jednom C ocjenom (ime C studenti).

6. Odaberite upite s parametrom. Ako umjesto uvjeta odabira u retku navedete tekstualni upit u uglatim zagradama, na primjer [Unesite prezime], tada kada pokrenete upit, možete navesti parametar. Parametar je bilo koja vrijednost po kojoj će se pretraživati ​​svi zapisi s navedenom vrijednošću polja (u primjeru je to prezime). U novim upitima odaberite prema vrijednostima parametara:

· Po prezimenu (ime.) učenika Prezime).

· Po šifri učenika (Ime Kodirati).

7. Imajte na umu da pretraživanja parametara koriste točno podudaranje s vrijednošću parametra.

8. Izračunata polja u upitu. U novom zahtjevu:

· Izračunato polje koje se naziva GPA za izračunavanje GPA svakog učenika:

Ime zahtjeva – Prosječni rezultat.

· Izračunato polje pod nazivom Ukupni bodovi za izračunavanje ukupnih bodova svakog učenika. Ime zahtjeva – Zbroj bodova.

9. Grupne operacije u upitima. Grupiranje se aktivira tipkom na kartici “ Rad sa zahtjevima» - « Konstruktor» (Grupne operacije). U retku obrasca “Grupne operacije” možete odrediti polja po kojima se vrši grupiranje, te funkcije koje se nazivaju grupa i služe za sažimanje grupe podataka. Provjerite popis grupnih funkcija.

· Pronađite prosječne ocjene iz predmeta za svaku skupinu. Zahtjev mora sadržavati polja Grupa i Ispit1, Ispit2, Ispit3. Polje za prezime nije potrebno u ovom zahtjevu! Koristite grupiranje u polju Operacija grupe i funkciju grupe Avg() u svim poljima za ocjenjivanje. Spremi s imenom Grupni prosjeci.

· Pronađite prosječne ocjene iz predmeta za cjelokupnu populaciju studenata. U ovaj upit uključite samo polja za ocjenu s grupiranjem Avg() na svim poljima za ocjenu. Spremi s imenom Prosjeci predmeta.

10. Izvješća su dizajnirana za prikaz podataka iz tablica i upita baze podataka u “papirnatoj” verziji. Razlikuju se od obrazaca po tome što olakšavaju grupiranje podataka i sažimanje rezultata.

11. Izrada izvješća pomoću čarobnjaka. Na kartici Stvori u grupi " Izvještaji" Izaberi Čarobnjak za izvješća. Odaberite tablicu kao izvor podataka Studenti. Odaberite polja Grupa, Prezime, Ime, Adresa, Telefon tim redom kako biste ih uključili u zahtjev. Bez dodavanja razine grupiranja, vrsta polja uzlaznim redoslijedom broja grupe, zatim uzlaznim redoslijedom prezimena, pa imena. Odaberite Tablični izgled, bilo koji stil, postavite naziv Studenti.

12. Izvješće se otvara u načinu pregleda. Obratite pozornost na sadržaj kartice za pregled (naziva se "Pregled").

13. Uđite u način rada za dizajn izvješća i upoznajte se sa sadržajem obrasca izvješća. Pronađite područja naslova, bilješki i podnožja. Primijetite da su se pojavile kartice alata Designer izvješća. Izrada izvješća slična je izradi obrazaca. Područje zaglavlja sadrži opći naslov izvješća, zaglavlje sadrži naslove polja; oni će se ponavljati na svakoj stranici izvješća. U području podnožja - trenutni datum i brojevi stranica izvješća, također će se ponavljati na svakoj stranici. Pogledajte koje su vrste ovi elementi. Za naslove se koristi element Natpis, za prikaz podatkovnog elementa Polje. Element Crta odvaja područje zaglavlja.

14. Grupiranje podataka. Za kombiniranje zapisa u grupe koristite naredbu Grupiranje na " Alati dizajnera izvješća - Dizajner" U izvješću Studenti Zapisi učenika trebaju biti grupirani prema brojevima grupa. Upotrijebite grupiranje za dodavanje područja zaglavlja grupe u svoje izvješće za brojeve grupa i postavite redoslijed sortiranja na uzlazni. Premjestite natpis zaglavlja grupe u područje zaglavlja grupe, a polje grupe iz područja podataka. Podatke o različitim skupinama odvojite tankom crtom na vrhu.

15. Pregledajte rezultat u načinu pregleda.

16. Izradite izvješća pomoću čarobnjaka. Grupiranje podataka. Upotrijebite čarobnjak za izvješća za izradu izvješća za tablice Studenti I Sjednica. Odaberite uključivanje polja Grupa, Prezime, Ime i ocjene za tri ispita u upitu. Dodajte razinu grupiranja(po grupi), poredaj prema uzlaznom prezimenu, zatim imenu. Odaberite izgled Zakoračili, bilo koji stil, postavite naziv Sesija.