Σύστημα πληροφορίων. Εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος ως τρόπος βελτίωσης των επιχειρηματικών διαδικασιών μιας επιχείρησης Εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος σε μια επιχείρηση
Η εισαγωγή εταιρικής IP, που αναπτύχθηκε ανεξάρτητα ή αγοράστηκε από προμηθευτή, συχνά συνοδεύεται από διακοπή (επανασχεδιασμό) υφιστάμενων στην επιχείρηση επιχειρηματικών διαδικασιών. Πρέπει να τα ξαναχτίσουμε ώστε να ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις των προτύπων και της λογικής του συστήματος που εφαρμόζεται. Ας σημειώσουμε αμέσως ότι η εισαγωγή πληροφοριακών συστημάτων επιλύει μια σειρά από διαχειριστικά και τεχνικά προβλήματα, αλλά δημιουργεί προβλήματα που σχετίζονται με ανθρώπινος παράγοντας.
Η εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος, κατά κανόνα, διευκολύνει σημαντικά τη διαχείριση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, βελτιστοποιεί τις εσωτερικές και εξωτερικές ροές πληροφοριών, εξαλείφει τα στενά σημεία διαχείρισης. Ωστόσο, αφού το σύστημα εγκατασταθεί επιτυχώς, «δοκιμαστεί» σε λειτουργία και αποδειχθεί αποτελεσματικό, ορισμένοι υπάλληλοι δείχνουν απροθυμία να χρησιμοποιήσουν το IS στην εργασία τους. Ως αποτέλεσμα του ανασχεδιασμού, γίνεται σαφές ότι ορισμένοι υπάλληλοι αντιγράφουν σε μεγάλο βαθμό τη δουλειά άλλων ή δεν χρειάζονται καθόλου. Επιπλέον, η εφαρμογή του CIS συνοδεύεται από υποχρεωτική εκπαίδευση, αλλά, όπως δείχνει η ρωσική εμπειρία, δεν υπάρχουν πολλοί άνθρωποι πρόθυμοι να επανεκπαιδευτούν. Το να σπάσεις παλιές δεξιότητες και να ενσταλάξεις νέες είναι μια μακρά και δύσκολη διαδικασία!
Πρέπει να γίνει ξεκάθαρα κατανοητό ότι η εταιρική IP έχει σχεδιαστεί για να απλοποιεί τη διαχείριση ενός οργανισμού, να βελτιώνει τις διαδικασίες, να ενισχύει τον έλεγχο και συνεπώς να παρέχει ανταγωνιστικά οφέλη. Μόνο από αυτή την άποψη μπορούν να εκτιμηθούν τα οφέλη από την εφαρμογή του.
Ακολουθώντας αυτή τη λογική, γίνεται σαφές ότι παρόλο που το εταιρικό IS γενικά προορίζεται να παρέχει σε όλους τους χρήστες τις απαραίτητες πληροφορίες, η διαχείριση της ανάπτυξης και εφαρμογής του CIS αποτελεί προνόμιο της ανώτατης διοίκησης της εταιρείας! Το καταλαβαίνουν αυτό οι ηγέτες;
Και εδώ πρέπει να καταπολεμήσουμε τα επίμονα στερεότυπα. "Γιατί χρειάζομαι ένα εταιρικό σύστημα εάν τα πράγματα στην επιχείρηση πάνε ήδη καλά;" «Γιατί να σπάσεις κάτι αν όλα λειτουργούν;» Αλλά τις περισσότερες φορές δεν χρειάζεται να το σπάσετε. Στο πρώτο στάδιο, χρειάζεται μόνο να επισημοποιήσετε σωστά και σωστά και να μεταφέρετε τις προσδιορισμένες διαδικασίες εντός των οποίων ζει η επιχείρηση σε εταιρικό IS. Μια τέτοια επισημοποίηση θα ακονίσει, θα γυαλίσει επιτυχημένες ιδέες μάρκετινγκ και παραγωγής και θα βελτιστοποιήσει διαδικασία διαχείρισηςκαι τον έλεγχο και θα επιτρέψει περαιτέρω στοχευμένες αλλαγές.
Η εισαγωγή ενός νέου ΠΠ είναι μια πολύπλοκη διαδικασία, που διαρκεί από αρκετούς μήνες για μικρά ΠΣ έως αρκετά χρόνια για τα ΠΣ μεγάλων εταιρειών διανομής με μεγάλη γκάμα προϊόντων και μεγάλο αριθμό προμηθευτών. Η επιτυχία ενός έργου για την ανάπτυξη (ή την απόκτηση) και την εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ετοιμότητα της επιχείρησης να πραγματοποιήσει το έργο, το προσωπικό συμφέρον και τη βούληση της διοίκησης, ένα ρεαλιστικό πρόγραμμα δράσης, τη διαθεσιμότητα πόρων, το εκπαιδευμένο προσωπικό, και την ικανότητα να ξεπεραστούν οι αντιστάσεις σε όλα τα επίπεδα του καθιερωμένου οργανισμού.
Μέχρι τώρα, έχει προκύψει ένα τυπικό σύνολο τεχνικών για την εισαγωγή πληροφοριακών συστημάτων. Βασικός κανόνας: εκτελέστε τις απαιτούμενες φάσεις διαδοχικά και μην παραλείψετε καμία από αυτές.
Οι ακόλουθοι παράγοντες είναι κρίσιμοι για την εφαρμογή:
- την παρουσία σαφώς καθορισμένων στόχων του έργου και απαιτήσεων IP·
- διαθεσιμότητα στρατηγικής για την εφαρμογή και τη χρήση της ΔΙ·
- διεξαγωγή μιας έρευνας πριν από το έργο της επιχείρησης και κατασκευή μοντέλων «Όπως είναι» και «Όπως θα είναι».
- σχεδιασμός εργασιών, πόρων και παρακολούθηση της εφαρμογής του σχεδίου υλοποίησης·
- συμμετοχή της ανώτερης διοίκησης στην εφαρμογή του συστήματος·
- διεξαγωγή εργασιών για την εφαρμογή ΤΠ από ειδικούς στην ενοποίηση συστημάτων μαζί με ειδικούς επιχειρήσεων·
- τακτική παρακολούθηση της ποιότητας της εργασίας που εκτελείται·
- επιτυγχάνοντας γρήγορα θετικά αποτελέσματα τουλάχιστον σε μέρος των ενοτήτων IS που έχουν υλοποιηθεί ή κατά τη διαδικασία δοκιμαστική λειτουργία.
Πριν ξεκινήσει η ανάπτυξη έργο υλοποίησηςαπαραίτητη:
- να επισημοποιήσει όσο το δυνατόν περισσότερο τους στόχους του έργου υλοποίησης του IS·
- να υπολογίσει το ελάχιστο απαραίτητο κόστος και στοιχεία εξόδων·
- να θέσει υψηλή προτεραιότητα για το έργο υλοποίησης έναντι άλλων έργων που βρίσκονται σε εξέλιξη·
- προικίζω διευθυντής έργουτις μέγιστες δυνατές δυνάμεις·
- να πραγματοποιήσει μαζική εκπαιδευτική εργασία με το προσωπικό της επιχείρησης προκειμένου να μεταφέρει σε όλους τη σημασία και την αναγκαιότητα των επερχόμενων μετασχηματισμών.
- ανάπτυξη οργανωτικών μέτρων για τη χρήση νέων τεχνολογιών πληροφοριών·
- κατανέμει την προσωπική ευθύνη σε όλα τα στάδια υλοποίησης και δοκιμαστική λειτουργία.
Είναι επίσης απαραίτητο να καθοριστούν οι λειτουργικοί τομείς εφαρμογής των ενοτήτων συστημάτων πληροφοριών:
- οργανωτική διαχείριση?
- οργανωτική και διοικητική υποστήριξη·
- έλεγχος επιχειρηματικών διαδικασιών;
- διαχείριση, οικονομικός προγραμματισμός και λογιστική·
- διαχείριση προσωπικού;
- διαχείρηση αρχείων;
- διαχείριση υλικού τεχνική υποστήριξη;
- διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες και το εξωτερικό περιβάλλον.
Εκτός από αυτά που αναφέρονται παραπάνω, είναι απαραίτητο να τεθούν τεχνολογικές απαιτήσεις για την εφαρμογή του IS:
- πλατφόρμα συστήματος- υλοποίηση και προσαρμογή έτοιμης λύσης από τον κατασκευαστή ή προσαρμοσμένη ανάπτυξη σύμφωνα με όροι αναφοράςπελάτης;
- ενσωμάτωση- τα δεδομένα αποθηκεύονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία σε έναν ενιαίο χώρο πληροφοριών. Αυτό διασφαλίζει την πληρότητα, τη συνέπεια, την αξιοπιστία και την επαναχρησιμοποίησή τους. το σύστημα μπορεί να περιλαμβάνει πρόσφατα αναπτυγμένες και ήδη χρησιμοποιούμενες τεχνολογίες και εφαρμογές·
- ικανότητα προσαρμογής- το σύστημα έχει ρυθμιστεί σύμφωνα με απαιτήσεις πελατώνκαι σχετικά με τα χαρακτηριστικά του πεδίου πληροφοριών του πελάτη·
- διανομή- το σύστημα μπορεί να λειτουργήσει αποτελεσματικά σε γεωγραφικά απομακρυσμένα τμήματα και υποκαταστήματα της επιχείρησης.
- επεκτασιμότητα- το σύστημα μπορεί να κατασκευαστεί με τη μορφή πλαισίου που περιέχει βασικές ενότητες και συμπληρώνεται σύμφωνα με τις απαιτήσεις του μεταβαλλόμενου εξωτερικού και εσωτερικού περιβάλλοντος.
Βασικές φάσεις υλοποίησης πληροφοριακού συστήματος
Φάση "Προκαταρκτικές εργασίες για την προετοιμασία του έργου υλοποίησης IS". Κατά την έρευνα πριν από το έργο της επιχείρησης (Εικ. 8.4), συλλέγονται λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τη δομική δομή του οργανισμού, τις λειτουργικές σχέσεις, το σύστημα διαχείρισης, τις κύριες επιχειρηματικές διαδικασίες, τις ροές εντός της επιχείρησης (Control Flow, Doc Flow, Data Flow , Work Flow, Cash Flow ), απαραίτητα για την κατασκευή κατάλληλων μοντέλων και την επιλογή αντικειμένων για αυτοματισμό. Αξιολογούνται ο χρόνος, οι πόροι, τα είδη και οι όγκοι εργασίας, το εύρος και το κόστος του λογισμικού, του υλικού και των τηλεπικοινωνιών, το κόστος της εκπαίδευσης του προσωπικού κ.λπ.
Φάση «Προετοιμασία έργου». Μετά την ολοκλήρωση της πρώτης φάσης, διενεργείται προκαταρκτικός σχεδιασμός και διαμόρφωση των διαδικασιών έναρξης του έργου:
- σχηματισμός ομάδων έργων και εμπειρογνωμόνων·
- κατανομή εξουσιών και ευθυνών·
- καθορισμός οργανωτικών και τεχνικών απαιτήσεων για τη διαδικασία υλοποίησης·
- αποσαφήνιση των προδιαγραφών και των προσδοκιών των πελατών·
- εκπαίδευση της ομάδας υλοποίησης που αποτελείται από ειδικούς της επιχείρησης πελατών.
Για κάποιο λόγο, το τελευταίο, πολύ σημαντικό σημείο συχνά χάνεται κατά την κατάρτιση ενός σχεδίου υλοποίησης. Αλλά η επιτυχία ολόκληρου του έργου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από αυτό! Μετά την έναρξη της χρηματοδότησης, το έργο θεωρείται ότι έχει δρομολογηθεί.
Φάση «Εννοιολογική ανάπτυξη του έργου». Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης:
- διαμορφώνεται και εγκρίνεται ένα εννοιολογικό έργο·
- επιτυγχάνεται υποχρεωτική σαφής κατανόηση των προθέσεων όλων των συμμετεχόντων στο έργο σχετικά με το εφαρμοσμένο ΚΠ.
- οι στόχοι και οι στόχοι του έργου διευκρινίζονται και προσδιορίζονται·
- καθορίζονται οι διαστάσεις του πρωτοτύπου του συστήματος.
- Το διευρυμένο σχέδιο εργασίας, η σειρά των σταδίων και οι προϋποθέσεις συμφωνούνται δοκιμαστική λειτουργία, δείκτες σχεδιασμού, χρηματοοικονομικών και αναφοράς·
Σε αυτή την περίπτωση, όλες αυτές οι ενέργειες εξάπαντοςτεκμηριώνονται, συμφωνούνται και εγκρίνονται από όλα τα ενδιαφερόμενα και αρμόδια μέρη.
Φάση «Υλοποίηση Έργου». Κατά την κύρια εργασία υλοποίησης, δημιουργείται, εγκαθίσταται και διαμορφώνεται το περιβάλλον του συστήματος, καθορίζονται οι διαδικασίες διαχείρισης του συστήματος και εγκαθίστανται βασικά συστήματα και εφαρμογές υλικού και λογισμικού. Το σύστημα διαμορφώνει το οργανωτικό προσωπικό και το οργανωτικό λειτουργικές δομέςεπιχειρήσεις που χρησιμοποιούν οργανικές μονάδες όπως υποκατάστημα, τμήμα, τμήμα, ομάδα εργασίας κ.λπ.
Η εφαρμογή εταιρικής IP, που αναπτύχθηκε ανεξάρτητα ή αγοράστηκε από έναν προμηθευτή, συχνά συνοδεύεται από διακοπή (επανασχεδιασμό) των υφιστάμενων επιχειρηματικών διαδικασιών στην επιχείρηση. Πρέπει να τα ξαναχτίσουμε ώστε να ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις των προτύπων και της λογικής του συστήματος που εφαρμόζεται. Ας σημειώσουμε αμέσως ότι η εισαγωγή πληροφοριακών συστημάτων επιλύει μια σειρά από διαχειριστικά και τεχνικά προβλήματα, αλλά δημιουργεί προβλήματα που σχετίζονται με τον ανθρώπινο παράγοντα.
Η εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος, κατά κανόνα, διευκολύνει σημαντικά τη διαχείριση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, βελτιστοποιεί τις εσωτερικές και εξωτερικές ροές πληροφοριών και εξαλείφει τα σημεία συμφόρησης στη διαχείριση. Ωστόσο, αφού το σύστημα εγκατασταθεί επιτυχώς, «δοκιμαστεί» σε λειτουργία και αποδειχθεί αποτελεσματικό, ορισμένοι υπάλληλοι δείχνουν απροθυμία να χρησιμοποιήσουν το IS στην εργασία τους. Ως αποτέλεσμα του ανασχεδιασμού, γίνεται σαφές ότι ορισμένοι υπάλληλοι αντιγράφουν σε μεγάλο βαθμό τη δουλειά άλλων ή δεν χρειάζονται καθόλου. Επιπλέον, η εφαρμογή του CIS συνοδεύεται από υποχρεωτική εκπαίδευση, αλλά, όπως δείχνει η ρωσική εμπειρία, δεν υπάρχουν πολλοί άνθρωποι πρόθυμοι να επανεκπαιδευτούν. Το να σπάσεις παλιές δεξιότητες και να ενσταλάξεις νέες είναι μια μακρά και δύσκολη διαδικασία!
Πρέπει να γίνει ξεκάθαρα κατανοητό ότι η εταιρική IP έχει σχεδιαστεί για να απλοποιεί τη διαχείριση ενός οργανισμού, να βελτιώνει τις διαδικασίες, να ενισχύει τον έλεγχο και συνεπώς να παρέχει ανταγωνιστικά οφέλη. Μόνο από αυτή την άποψη μπορούν να εκτιμηθούν τα οφέλη από την εφαρμογή του.
Ακολουθώντας αυτή τη λογική, γίνεται σαφές ότι παρόλο που το εταιρικό IS γενικά προορίζεται να παρέχει σε όλους τους χρήστες τις απαραίτητες πληροφορίες, η διαχείριση της ανάπτυξης και εφαρμογής του CIS αποτελεί προνόμιο της ανώτατης διοίκησης της εταιρείας! Το καταλαβαίνουν αυτό οι ηγέτες;
Και εδώ πρέπει να καταπολεμήσουμε τα επίμονα στερεότυπα. "Γιατί χρειάζομαι ένα εταιρικό σύστημα εάν τα πράγματα στην επιχείρηση πάνε ήδη καλά;" «Γιατί να σπάσεις κάτι αν όλα λειτουργούν;» Αλλά τις περισσότερες φορές δεν χρειάζεται να το σπάσετε. Στο πρώτο στάδιο, χρειάζεται μόνο να επισημοποιήσετε σωστά και σωστά και να μεταφέρετε τις προσδιορισμένες διαδικασίες εντός των οποίων ζει η επιχείρηση σε εταιρικό IS. Μια τέτοια επισημοποίηση θα ακονίσει και θα βελτιώσει τις επιτυχημένες ιδέες μάρκετινγκ και παραγωγής, θα βελτιστοποιήσει τη διαδικασία διαχείρισης και ελέγχου και θα επιτρέψει στοχευμένες αλλαγές στο μέλλον.
Η εισαγωγή ενός νέου ΠΠ είναι μια πολύπλοκη διαδικασία, που διαρκεί από αρκετούς μήνες για μικρά ΠΣ έως αρκετά χρόνια για τα ΠΣ μεγάλων εταιρειών διανομής με μεγάλη γκάμα προϊόντων και μεγάλο αριθμό προμηθευτών. Η επιτυχία ενός έργου για την ανάπτυξη (ή την απόκτηση) και την εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ετοιμότητα της επιχείρησης να πραγματοποιήσει το έργο, το προσωπικό συμφέρον και τη βούληση της διοίκησης, ένα ρεαλιστικό πρόγραμμα δράσης, τη διαθεσιμότητα πόρων, το εκπαιδευμένο προσωπικό, και την ικανότητα να ξεπεραστούν οι αντιστάσεις σε όλα τα επίπεδα του καθιερωμένου οργανισμού.
Μέχρι τώρα, έχει προκύψει ένα τυπικό σύνολο τεχνικών για την εισαγωγή πληροφοριακών συστημάτων. Ο βασικός κανόνας είναι να ολοκληρώσετε τις απαιτούμενες φάσεις διαδοχικά και να μην παραλείψετε καμία από αυτές.
Οι ακόλουθοι παράγοντες είναι κρίσιμοι για την εφαρμογή:
την παρουσία σαφώς καθορισμένων στόχων του έργου και απαιτήσεων IP·
διαθεσιμότητα στρατηγικής για την εφαρμογή και τη χρήση της ΔΙ·
διεξαγωγή μιας έρευνας πριν από το έργο της επιχείρησης και κατασκευή μοντέλων «Όπως είναι» και «Όπως θα είναι».
σχεδιασμός εργασιών, πόρων και παρακολούθηση της εφαρμογής του σχεδίου υλοποίησης·
συμμετοχή της ανώτερης διοίκησης στην εφαρμογή του συστήματος·
διεξαγωγή εργασιών για την εφαρμογή ΤΠ από ειδικούς στην ενοποίηση συστημάτων μαζί με ειδικούς επιχειρήσεων·
τακτική παρακολούθηση της ποιότητας της εργασίας που εκτελείται·
γρήγορη απόκτηση θετικών αποτελεσμάτων τουλάχιστον σε μέρος των εφαρμοζόμενων μονάδων IS ή κατά τη δοκιμαστική λειτουργία του.
Πριν ξεκινήσετε την ανάπτυξη ενός έργου υλοποίησης, πρέπει:
να επισημοποιήσει όσο το δυνατόν περισσότερο τους στόχους του έργου υλοποίησης του IS·
να υπολογίσει το ελάχιστο απαραίτητο κόστος και στοιχεία εξόδων·
να θέσει υψηλή προτεραιότητα για το έργο υλοποίησης έναντι άλλων έργων που βρίσκονται σε εξέλιξη·
δώστε στον διαχειριστή του έργου τις μέγιστες δυνατές εξουσίες·
να πραγματοποιήσει μαζική εκπαιδευτική εργασία με το προσωπικό της επιχείρησης προκειμένου να μεταφέρει σε όλους τη σημασία και την αναγκαιότητα των επερχόμενων μετασχηματισμών.
ανάπτυξη οργανωτικών μέτρων για τη χρήση νέων τεχνολογιών πληροφοριών·
κατανέμει την προσωπική ευθύνη σε όλα τα στάδια υλοποίησης και δοκιμαστικής λειτουργίας.
Είναι επίσης απαραίτητο να καθοριστούν οι λειτουργικοί τομείς εφαρμογής των ενοτήτων συστημάτων πληροφοριών:
οργανωτική διαχείριση?
οργανωτική και διοικητική υποστήριξη·
διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών?
διαχείριση, οικονομικός προγραμματισμός και λογιστική·
διαχείριση προσωπικού;
διαχείρηση αρχείων;
Διαχειριση μεταφορών;
διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες και το εξωτερικό περιβάλλον.
Εκτός από αυτά που αναφέρονται παραπάνω, είναι απαραίτητο να τεθούν τεχνολογικές απαιτήσεις για την εφαρμογή του IS:
πλατφόρμα συστήματος - υλοποίηση και προσαρμογή μιας έτοιμης λύσης από τον κατασκευαστή ή προσαρμοσμένη ανάπτυξη σύμφωνα με τις τεχνικές προδιαγραφές του πελάτη.
ολοκλήρωση - τα δεδομένα αποθηκεύονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία σε έναν ενιαίο χώρο πληροφοριών. Αυτό διασφαλίζει την πληρότητα, τη συνέπεια, την αξιοπιστία και την επαναχρησιμοποίησή τους. το σύστημα μπορεί να περιλαμβάνει πρόσφατα αναπτυγμένες και ήδη χρησιμοποιούμενες τεχνολογίες και εφαρμογές·
προσαρμοστικότητα - το σύστημα έχει διαμορφωθεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις των πελατών και τα χαρακτηριστικά του πεδίου πληροφοριών του πελάτη.
κατανεμημένο - το σύστημα μπορεί να λειτουργήσει αποτελεσματικά σε γεωγραφικά απομακρυσμένα τμήματα και υποκαταστήματα της επιχείρησης.
επεκτασιμότητα - το σύστημα μπορεί να υλοποιηθεί με τη μορφή πλαισίου που περιέχει βασικές ενότητες και να επεκταθεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις ενός μεταβαλλόμενου εξωτερικού και εσωτερικού περιβάλλοντος.
Κείμενο άρθρου
Balamirzoev Nazim Liodinovich, Υποψήφιος Οικονομικών Επιστημών, ανώτερος λέκτορας του Τμήματος Οικονομικών και Διοίκησης στη Βιομηχανία Πετρελαίου και Φυσικού Αερίου, Κρατικό Τεχνικό Πανεπιστήμιο του Νταγκεστάν, Μαχατσκάλα [email προστατευμένο]
Προβλήματα εφαρμογής ενός πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης επιχειρήσεων
Σχόλιο. Το άρθρο συζητά τα κύρια προβλήματα και εργασίες που προκύπτουν στις περισσότερες περιπτώσεις κατά την εφαρμογή συστημάτων πληροφοριών διαχείρισης επιχειρήσεων και προτάσεις για την επίλυσή τους Λέξεις κλειδιά: πληροφοριακά συστήματα, πληροφοριακή διαδικασία, πληροφορίες, επιχείρηση, οργανισμός, εταιρεία.
Η εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης επιχειρήσεων, όπως κάθε σημαντικός μετασχηματισμός σε μια επιχείρηση, είναι μια πολύπλοκη και συχνά επίπονη διαδικασία. Ωστόσο, ορισμένα προβλήματα που προκύπτουν κατά την εφαρμογή του συστήματος είναι αρκετά καλά μελετημένα, επισημοποιημένα και διαθέτουν αποτελεσματικές μεθοδολογίες επίλυσης. Η εκ των προτέρων μελέτη αυτών των προβλημάτων και η προετοιμασία τους διευκολύνει σημαντικά τη διαδικασία υλοποίησης και αυξάνει την αποτελεσματικότητα της περαιτέρω χρήσης του συστήματος.Ακολουθούν τα κύρια προβλήματα και εργασίες που προκύπτουν στις περισσότερες περιπτώσεις κατά την εφαρμογή συστημάτων πληροφοριών διαχείρισης επιχειρήσεων και συστάσεις για την επίλυσή τους. προβλήματα και εργασίες που απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή κατά την επίλυσή τους:
έλλειψη καθορισμού καθηκόντων διαχείρισης στην επιχείρηση·
την ανάγκη για μερική ή πλήρη αναδιοργάνωση της δομής της επιχείρησης·
την ανάγκη αλλαγής της επιχειρηματικής τεχνολογίας από διάφορες πτυχές·
αντίσταση από τους υπαλλήλους της εταιρείας.
προσωρινή αύξηση του φόρτου εργασίας των εργαζομένων κατά την εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης επιχείρησης. Η ανάγκη σχηματισμού ειδικής ομάδας για την εφαρμογή και συντήρηση του συστήματος, η επιλογή ενός ισχυρού ηγέτη ομάδας. Τώρα θα περιγράψουμε αυτά τα σημεία με περισσότερες λεπτομέρειες: 1. Έλλειψη καθορισμού καθηκόντων διαχείρισης στην επιχείρηση Πιθανώς αυτό το σημείο είναι το πιο σημαντικό και δύσκολο. Με την πρώτη ματιά, το θέμα του απηχεί το περιεχόμενο της δεύτερης παραγράφου, που είναι αφιερωμένη στην αναδιοργάνωση της δομής της επιχείρησης. Ωστόσο, στην πραγματικότητα, είναι πιο σφαιρικό και περιλαμβάνει όχι μόνο μεθοδολογίες διαχείρισης, αλλά και φιλοσοφικές και ψυχολογικές πτυχές. Γεγονός είναι ότι τα περισσότερα στελέχη διαχειρίζονται την επιχείρησή τους μόνο με βάση την εμπειρία τους, τη διαίσθησή τους, το όραμά τους και τα πολύ αδόμητα δεδομένα σχετικά με την κατάσταση και τη δυναμική της. Κατά κανόνα, εάν ένας διευθυντής καλείται να περιγράψει με οποιαδήποτε μορφή τη δομή των δραστηριοτήτων της επιχείρησής του ή ένα σύνολο διατάξεων βάσει των οποίων λαμβάνει αποφάσεις διαχείρισης, το θέμα έρχεται γρήγορα σε αδιέξοδο. ο πιο σημαντικός παράγοντας που επηρεάζει την επιτυχία των δραστηριοτήτων της επιχείρησης γενικά και την επιτυχία του έργου αυτοματισμού. Για παράδειγμα, είναι εντελώς άχρηστο να εφαρμοστεί ένα αυτοματοποιημένο σύστημα προϋπολογισμού εάν ο ίδιος ο προϋπολογισμός δεν εφαρμόζεται σωστά στην επιχείρηση, ως μια ορισμένη διαδοχική διαδικασία. Δυστυχώς, αυτή τη στιγμή στη Ρωσία δεν έχει αναπτυχθεί πλήρως μια εθνική προσέγγιση στη διαχείριση και Η ρωσική διαχείριση είναι ένα εκρηκτικό μείγμα της θεωρίας του δυτικού μάνατζμεντ (η οποία από πολλές απόψεις δεν είναι επαρκής στην υπάρχουσα κατάσταση) και της σοβιετικής-ρωσικής εμπειρίας, η οποία, αν και εναρμονίζεται από πολλές απόψεις με τις γενικές αρχές της ζωής, αλλά δεν ανταποκρίνεται πλέον στις αυστηρές απαιτήσεις του ανταγωνισμού της αγοράς Επομένως, το πρώτο πράγμα που πρέπει να γίνει για να είναι επιτυχές το έργο να εφαρμόσει ένα πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης επιχείρησης, να επισημοποιήσει όσο το δυνατόν περισσότερο όλους εκείνους τους βρόχους ελέγχου που πραγματικά σχεδιάζονται να γίνουν αυτοματοποιημένη. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό δεν μπορεί να επιτευχθεί χωρίς τη συμμετοχή επαγγελματιών συμβούλων, αλλά από την εμπειρία, το κόστος των συμβούλων απλά δεν συγκρίνεται με τις απώλειες από ένα αποτυχημένο έργο αυτοματισμού.2. Η ανάγκη για μερική αναδιοργάνωση της δομής και των δραστηριοτήτων της επιχείρησης κατά την εισαγωγή ενός συστήματος πληροφοριών διαχείρισης της επιχείρησης. Πριν ξεκινήσετε την εφαρμογή ενός συστήματος πληροφοριών διαχείρισης σε μια επιχείρηση, είναι συνήθως απαραίτητο να πραγματοποιηθεί μια μερική αναδιοργάνωση της δομής και των επιχειρηματικών τεχνολογιών της. Επομένως, ένα από τα πιο σημαντικά στάδια του έργου υλοποίησης είναι η πλήρης και αξιόπιστη εξέταση της επιχείρησης σε όλες τις πτυχές των δραστηριοτήτων της. Με βάση το συμπέρασμα που προέκυψε ως αποτέλεσμα της έρευνας, δημιουργείται ολόκληρο το περαιτέρω σχέδιο για την κατασκευή ενός εταιρικού συστήματος πληροφοριών. Αναμφίβολα, είναι δυνατό να αυτοματοποιηθούν τα πάντα σε βάση "ως έχουν", ωστόσο, αυτό δεν πρέπει να γίνει για διάφορους λόγους. Το γεγονός είναι ότι ως αποτέλεσμα της έρευνας, καταγράφεται συνήθως ένας μεγάλος αριθμός χώρων όπου προκύπτουν αδικαιολόγητα πρόσθετα κόστη, καθώς και αντιφάσεις στην οργανωτική δομή, η εξάλειψη των οποίων θα μείωνε το κόστος παραγωγής και υλικοτεχνικής υποστήριξης, καθώς και σημαντικά ο χρόνος εκτέλεσης των διαφόρων σταδίων των κύριων επιχειρηματικών διαδικασιών. Μεταφορικά μιλώντας, δεν μπορείτε να αυτοματοποιήσετε το χάος, γιατί αυτό θα οδηγήσει σε «αυτοματοποιημένο χάος». Με τον όρο αναδιοργάνωση δεν εννοώ καν τον ανασχεδιασμό με την κλασική δυτική του έννοια, με πλήρη αναδιάρθρωση όλων των ενδοοικονομικών και εμπορικών δραστηριοτήτων. Η αναδιοργάνωση μπορεί να πραγματοποιηθεί σε πολλά τοπικά σημεία όπου είναι αντικειμενικά αναγκαίο, γεγονός που δεν θα συνεπάγεται αισθητή πτώση της δραστηριότητας των τρεχουσών εμπορικών δραστηριοτήτων.3. Η ανάγκη αλλαγής της τεχνολογίας της εργασίας με πληροφορίες και των αρχών της επιχειρηματικής δραστηριότητας Ένα αποτελεσματικά κατασκευασμένο πληροφοριακό σύστημα δεν μπορεί να μην κάνει αλλαγές στην υπάρχουσα τεχνολογία σχεδιασμού, προϋπολογισμού και ελέγχου, καθώς και διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών. Πρώτον, ένα από τα Τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά ενός εταιρικού συστήματος πληροφοριών για έναν διαχειριστή είναι οι ενότητες διαχείρισης λογιστική και χρηματοοικονομικός έλεγχος. Πλέον κάθε λειτουργική μονάδα μπορεί να οριστεί ως οικονομικό λογιστικό κέντρο, με αντίστοιχο επίπεδο οικονομικής ευθύνης του επικεφαλής της. Αυτό, με τη σειρά του, αυξάνει την ευθύνη καθενός από αυτά τα στελέχη και παρέχει στα ανώτερα στελέχη αποτελεσματικά εργαλεία για σαφή έλεγχο της εφαρμογής μεμονωμένων σχεδίων και προϋπολογισμών. ημερομηνία και αξιόπιστες πληροφορίες για όλες τις πτυχές των δραστηριοτήτων της εταιρείας, χωρίς προσωρινές καθυστερήσεις και περιττές συνδέσεις μετάδοσης. Επιπλέον, οι πληροφορίες παρουσιάζονται στον διαχειριστή σε μια βολική μορφή «από το φύλλο» απουσία ανθρώπινων παραγόντων που μπορούν να μεροληπτούν ή να ερμηνεύουν υποκειμενικά τις πληροφορίες κατά τη μετάδοση. Ωστόσο, θα ήταν δίκαιο να σημειωθεί ότι ορισμένοι διευθυντές δεν συνηθίζουν να λαμβάνουν αποφάσεις διαχείρισης σχετικά με πληροφορίες στην καθαρή τους μορφή, εκτός εάν συνοδεύονται από τη γνώμη του ατόμου που τις παρέδωσε. Αυτή η προσέγγιση, κατ' αρχήν, έχει δικαίωμα ζωής ακόμη και αν υπάρχει σύστημα πληροφοριών διαχείρισης επιχειρήσεων, αλλά συχνά επηρεάζει αρνητικά την αντικειμενικότητα της διαχείρισης Η εισαγωγή ενός συστήματος πληροφοριών διαχείρισης επιχειρήσεων επιφέρει σημαντικές αλλαγές στη διαχείριση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Κάθε έγγραφο που εμφανίζει στο πεδίο πληροφοριών την πρόοδο ή την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης επιχειρηματικής διαδικασίας από άκρο σε άκρο δημιουργείται αυτόματα στο ενσωματωμένο σύστημα, με βάση το κύριο έγγραφο που άνοιξε τη διαδικασία. Οι υπάλληλοι που είναι υπεύθυνοι για αυτήν την επιχειρηματική διαδικασία παρακολουθούν μόνο και, εάν είναι απαραίτητο, κάνουν αλλαγές στις θέσεις των εγγράφων που δημιουργούνται από το σύστημα. Για παράδειγμα, ένας πελάτης έκανε μια παραγγελία για προϊόντα που πρέπει να ολοκληρωθούν μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία του μήνα. Η παραγγελία εισάγεται στο σύστημα, βάσει αυτής, το σύστημα δημιουργεί αυτόματα ένα τιμολόγιο (με βάση τους υπάρχοντες αλγόριθμους τιμολόγησης), το τιμολόγιο αποστέλλεται στον πελάτη και η παραγγελία αποστέλλεται στη μονάδα παραγωγής, όπου ο παραγγελθείς τύπος προϊόντος αναλύεται σε επιμέρους στοιχεία. Με βάση τη λίστα των εξαρτημάτων στη μονάδα αγορών, το σύστημα δημιουργεί παραγγελίες για την αγορά τους και η μονάδα παραγωγής βελτιστοποιεί ανάλογα το πρόγραμμα παραγωγής, ώστε η παραγγελία να ολοκληρωθεί εγκαίρως. Φυσικά, στην πραγματική ζωή υπάρχουν διάφορες επιλογές για αναπόφευκτες διακοπές στην παράδοση μιας παραγγελίας. Βλάβες εξοπλισμού και ούτω καθεξής. Επομένως, κάθε στάδιο εκπλήρωσης της παραγγελίας πρέπει να ελέγχεται αυστηρά από τον κύκλο των υπαλλήλων που είναι υπεύθυνοι για αυτό, οι οποίοι, εάν είναι απαραίτητο, πρέπει να δημιουργήσουν διοικητικό αντίκτυπο στο σύστημα προκειμένου να αποφευχθούν ή να μειωθούν οι ανεπιθύμητες συνέπειες. το σύστημα πληροφοριών διαχείρισης της επιχείρησης θα γίνει ευκολότερο. Αντίθετα, η σημαντική μείωση της γραφειοκρατίας επιταχύνει τη διαδικασία και βελτιώνει την ποιότητα διεκπεραίωσης των παραγγελιών, αυξάνει την ανταγωνιστικότητα και την κερδοφορία της επιχείρησης στο σύνολό της και όλα αυτά απαιτούν μεγαλύτερη ψυχραιμία, ικανότητα και υπευθυνότητα των εκτελεστών. Είναι πιθανό η υπάρχουσα παραγωγική βάση να μην αντιμετωπίσει τη νέα ροή πληροφοριών σχετικά με την πρόοδο της παραγωγικής διαδικασίας και θα χρειαστεί επίσης να εισαχθούν οργανωτικές και τεχνολογικές μεταρρυθμίσεις, οι οποίες στη συνέχεια θα έχουν θετικό αντίκτυπο στην ευημερία της επιχείρηση. 4. Αντίσταση των εργαζομένων της επιχείρησης Κατά την εφαρμογή συστημάτων πληροφοριών διαχείρισης επιχειρήσεων, στις περισσότερες περιπτώσεις υπάρχει ενεργή αντίσταση από τοπικούς υπαλλήλους, κάτι που αποτελεί σοβαρό εμπόδιο για τους συμβούλους και είναι αρκετά ικανό να διαταράξει ή να καθυστερήσει σημαντικά την υλοποίηση του έργου. Αυτό προκαλείται από διάφορους ανθρώπινους παράγοντες: συνηθισμένος φόβος για την καινοτομία, συντηρητισμός (για παράδειγμα, ένας αποθηκάριος που έχει εργαστεί για 20 χρόνια με χαρτί ή μερικώς αυτοματοποιημένο ντουλάπι αρχειοθέτησης συνήθως δυσκολεύεται ψυχολογικά να μεταβεί σε υπολογιστή), φόβος μήπως χάσει δουλειά ή απώλεια της αναγκαιότητας του, φόβος μήπως αυξηθεί σημαντικά η ευθύνη για τις πράξεις του. Οι διευθυντές μιας επιχείρησης που έχουν αποφασίσει να αυτοματοποιήσουν την επιχείρησή τους, σε τέτοιες περιπτώσεις, πρέπει με κάθε δυνατό τρόπο να βοηθούν την υπεύθυνη ομάδα ειδικών που πραγματοποιούν την εφαρμογή του συστήματος πληροφοριών διαχείρισης της επιχείρησης, να διεξάγουν επεξηγηματική εργασία με το προσωπικό και, επιπλέον: μεταξύ των εργαζομένων σε όλα τα επίπεδα μια έντονη αίσθηση του αναπόφευκτου της υλοποίησης.
δώστε στον διαχειριστή του έργου υλοποίησης επαρκή εξουσία, δεδομένου ότι μερικές φορές η αντίσταση (συχνά υποσυνείδητα ή ως αποτέλεσμα αδικαιολόγητων φιλοδοξιών) εμφανίζεται ακόμη και σε επίπεδο ανώτατων διευθυντών.
υποστηρίζει πάντα όλες τις οργανωτικές αποφάσεις για θέματα εφαρμογής εκδίδοντας κατάλληλες εντολές και γραπτές οδηγίες.5. Προσωρινή αύξηση του φόρτου εργασίας των εργαζομένων κατά την εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης επιχειρήσεων Σε ορισμένα στάδια του έργου υλοποίησης, ο φόρτος εργασίας των εργαζομένων της εταιρείας αυξάνεται προσωρινά. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι εκτός από την εκτέλεση των κανονικών εργασιακών καθηκόντων, οι εργαζόμενοι πρέπει να μάθουν νέες γνώσεις και τεχνολογίες. Κατά τη δοκιμαστική λειτουργία και κατά τη μετάβαση στη βιομηχανική λειτουργία του συστήματος, για κάποιο χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο να διεξαχθούν οι εργασίες, όπως στο νέο σύστημα, και να συνεχιστεί η διεξαγωγή τους με παραδοσιακούς τρόπους (διατήρηση ροής εγγράφων σε χαρτί και προϋπάρχοντα συστήματα). Από αυτή την άποψη, ορισμένα στάδια του έργου υλοποίησης του συστήματος μπορεί να καθυστερήσουν με το πρόσχημα ότι οι εργαζόμενοι έχουν ήδη αρκετή επείγουσα εργασία για τον προορισμό τους και η κυριαρχία του συστήματος είναι δευτερεύουσα και αποσπά την προσοχή. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ο επικεφαλής της επιχείρησης, εκτός από τη διενέργεια επεξηγηματικής εργασίας με υπαλλήλους που αποφεύγουν να κυριαρχήσουν στις νέες τεχνολογίες, πρέπει:
να αυξήσει το επίπεδο κινήτρων των εργαζομένων να κυριαρχήσουν στο σύστημα με τη μορφή κινήτρων και ευχαριστιών.
λήψη οργανωτικών μέτρων για τη μείωση της περιόδου παράλληλης διαχείρισης των υποθέσεων.6. Συγκρότηση ειδικής ομάδας υλοποίησης και συντήρησης συστημάτων, επικεφαλής ομάδας Η εφαρμογή των περισσότερων συστημάτων αυτοματισμού διαχείρισης μεγάλων επιχειρήσεων πραγματοποιείται χρησιμοποιώντας την ακόλουθη τεχνολογία: σχηματίζεται μια μικρή ομάδα εργασίας (36 άτομα) στην επιχείρηση, η οποία υποβάλλεται στην πληρέστερη εκπαίδευση στην εργασία με το σύστημα, τότε αυτή η ομάδα αναλαμβάνει σημαντικό μέρος της εργασίας για την υλοποίηση του συστήματος και την περαιτέρω υποστήριξή του. Η χρήση μιας τέτοιας τεχνολογίας προκαλείται από δύο παράγοντες: πρώτον, το γεγονός ότι μια επιχείρηση συνήθως ενδιαφέρεται να έχει στη διάθεσή της ειδικούς που μπορούν να λύσουν γρήγορα τα περισσότερα λειτουργικά ζητήματα κατά την εγκατάσταση και λειτουργία του συστήματος και, δεύτερον, την εκπαίδευση των εργαζομένων της και τη χρήση τους. είναι πάντα ουσιαστικό φθηνότερο από την εξωτερική ανάθεση. Έτσι, ο σχηματισμός μιας ισχυρής ομάδας εργασίας είναι το κλειδί για την επιτυχή υλοποίηση του έργου υλοποίησης.Ιδιαίτερα σημαντικό ζήτημα είναι η επιλογή του αρχηγού μιας τέτοιας ομάδας και του διαχειριστή του συστήματος. Ο μάνατζερ, εκτός από γνώσεις βασικών τεχνολογιών πληροφορικής, πρέπει να διαθέτει εις βάθος γνώσεις στον τομέα των επιχειρήσεων και του μάνατζμεντ. Στην πρακτική των μεγάλων δυτικών εταιρειών, ένα τέτοιο άτομο κατέχει τη θέση του CIO (Chief Information Officer), η οποία είναι συνήθως η δεύτερη στη διοικητική ιεραρχία της εταιρείας. Στην εγχώρια πρακτική, κατά την εφαρμογή συστημάτων, αυτός ο ρόλος διαδραματίζεται συνήθως από τον επικεφαλής του τμήματος αυτοματοποιημένου συστήματος ελέγχου ή παρόμοιο. Οι βασικοί κανόνες για την οργάνωση μιας ομάδας εργασίας είναι οι ακόλουθες αρχές:
Οι ειδικοί της ομάδας εργασίας πρέπει να διοριστούν λαμβάνοντας υπόψη τις ακόλουθες απαιτήσεις: γνώση σύγχρονων τεχνολογιών υπολογιστών (και επιθυμία να τις κατακτήσουν στο μέλλον), επικοινωνιακές δεξιότητες, υπευθυνότητα, πειθαρχία.
Ιδιαίτερη ευθύνη θα πρέπει να αναληφθεί κατά την επιλογή και τον διορισμό ενός διαχειριστή συστήματος, καθώς σχεδόν όλες οι εταιρικές πληροφορίες θα είναι διαθέσιμες σε αυτόν.
η πιθανή απόλυση ειδικών από την ομάδα υλοποίησης κατά τη διάρκεια του έργου μπορεί να έχει εξαιρετικά αρνητικό αντίκτυπο στα αποτελέσματά του. Επομένως, τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να επιλέγονται από πιστούς και αξιόπιστους υπαλλήλους και θα πρέπει να αναπτυχθεί ένα σύστημα που θα υποστηρίζει αυτή την πίστη σε όλο το έργο.
Αφού προσδιορίσει τους υπαλλήλους που περιλαμβάνονται στην ομάδα υλοποίησης, ο διαχειριστής έργου πρέπει να περιγράψει με σαφήνεια το εύρος των εργασιών που πρέπει να εκτελέσει καθένας από αυτούς, τις μορφές σχεδίων και εκθέσεων, καθώς και τη διάρκεια της περιόδου αναφοράς. Στην καλύτερη περίπτωση, η περίοδος αναφοράς θα πρέπει να είναι μία ημέρα Όλα τα παραπάνω καθήκοντα που προκύπτουν κατά τη διαδικασία κατασκευής ενός πληροφοριακού συστήματος και οι μέθοδοι επίλυσής τους είναι τα πιο συνηθισμένα και φυσικά, κάθε επιχείρηση έχει τις δικές της μοναδικές οργανωτικές ιδιαιτερότητες , και κατά την εφαρμογή ενός συστήματος πληροφοριών εταιρικής διαχείρισης, μπορεί να προκύψουν διάφορες αποχρώσεις, οι οποίες απαιτούν πρόσθετη εξέταση και αναζήτηση μεθόδων για την επίλυσή τους. Στην πραγματικότητα, αυτός είναι ο λόγος που υπάρχουν επαγγελματίες σύμβουλοι επιχειρήσεων.
Σύνδεσμοι σε πηγές 1. Antonets, V.L., Nechaeva N.V. Καινοτόμος επιχείρηση. Διαμόρφωση μοντέλων εμπορευματοποίησης για πολλά υποσχόμενες εξελίξεις. M.: Delo, Academy of National Economy, 2009. 320 σελ. 2. Kostrova, A.V. Μέθοδοι και μοντέλα διαχείρισης πληροφοριών: Εγχειρίδιο // A.V. Κοστρόβα. M.: Finance and Statistics, 2007. 336 σελ. 3. Maglinets, Yu.A. Ανάλυση απαιτήσεων για αυτοματοποιημένα πληροφοριακά συστήματα. M.: Internet University of Information Technologies INTUIT.ru, 2010. 200 σελ. 4. Shuremov, E.L., Chistov D.V., Lyamova G.V. «Πληροφοριακά συστήματα για τη διαχείριση επιχειρήσεων», εκδ. Μ.: Εκδοτικός οίκος «Λογιστική», 2011.
Balamirzoyev N. L., Cand.Econ.Sci., ανώτερος καθηγητής της έδρας "Οικονομία και διαχείριση στη βιομηχανία πετρελαίου και φυσικού αερίου" FGBOU VPO "The Dagestan State Technical University", [email προστατευμένο]της εισαγωγής του συστήματος διαχείρισης πληροφοριών επιχείρησηΠερίληψη. Στο άρθρο εξετάζονται τα κύρια προβλήματα και τα καθήκοντα που προκύπτουν στις περισσότερες περιπτώσεις κατά την εισαγωγή συστημάτων διαχείρισης πληροφοριών από την επιχείρηση και η σύσταση για την απόφασή της Λέξεις-κλειδιά: πληροφοριακά συστήματα, πληροφοριακή διαδικασία, πληροφορίες, επιχείρηση, οργανισμός, επιχείρηση.
Περιεχόμενο
| Εισαγωγή | 3 |
| Στόχοι και στόχοι εφαρμογής ενός πληροφοριακού συστήματος | 4 |
| Ταξινόμηση πληροφοριακών συστημάτων | 6 |
| Απαιτήσεις πληροφοριακού συστήματος | 9 |
Σχεδιασμός και δημιουργία πληροφοριακών συστημάτων | 10 |
| Εφαρμογή πληροφοριακών συστημάτων | 13 |
Παραδοσιακή προσέγγιση | 14 |
Καινοτόμος προσέγγιση | 16 |
| Σήμα αποτελεσματικότητας | 18 |
| Εμπειρία στη χρήση πληροφοριακών συστημάτων | 19 |
| Κατάλογος χρησιμοποιημένης βιβλιογραφίας | 21 |
Εισαγωγή
Ακούμε συνεχώς ότι οι ρωσικές επιχειρήσεις δεν μπορούν να ανταγωνιστούν τους δυτικούς κατασκευαστές, ότι οι τεχνολογίες μας δεν είναι τόσο ανεπτυγμένες και ότι η ποιότητα των ρωσικών προϊόντων είναι πολύ κατώτερη από τους ξένους ομολόγους τους. Το πρόβλημα είναι ότι οι Ρώσοι μάνατζερ έχουν αρχίσει να αντιμετωπίζουν τουλάχιστον δύο προβλήματα διαχείρισης:
αποδεικνύεται ότι οι δείκτες και οι διαδικασίες που χρησιμοποιήθηκαν προηγουμένως για την ανάλυση και τον προγραμματισμό των δραστηριοτήτων της επιχείρησης (για παράδειγμα, ο όγκος των παραγόμενων προϊόντων) δεν τους επιτρέπουν να ανταγωνιστούν με επιτυχία.
η εμφάνιση ανταγωνιστών όχι μόνο αρχίζει να εμποδίζει τη λήψη των συνηθισμένων υπερβολικών κερδών, αλλά μερικές φορές τα μειώνει στο μηδέν.
Πρόσφατα, η επιθυμία των εταιρειών να περάσουν από τη λεπτομερή διαχείριση των εσωτερικών δραστηριοτήτων στη διαχείριση πελατών και προμηθευτών είναι εμφανής. Η ανταγωνιστικότητα μιας εταιρείας εξαρτάται όλο και περισσότερο από την ικανότητα δημιουργίας και εμβάθυνσης σχέσεων με άλλες εταιρείες (συνεργάτες, ανταγωνιστές, πελάτες ή προμηθευτές). Οι λόγοι για αυτό είναι:
διεύρυνση του οικονομικού χώρου στον οποίο λειτουργούν οι επιχειρήσεις·
η εμφάνιση ενός νέου στρατηγικού πόρου - πληροφοριών.
την ανάγκη να ληφθεί υπόψη ο παράγοντας χρόνος.
Στόχοι και Στόχοι του πληροφοριακού συστήματος
Μια επιχείρηση είναι ένας ενιαίος οργανισμός και η βελτίωση ενός πράγματος μπορεί να οδηγήσει στην παραμικρή στροφή προς την επιτυχία στην καλύτερη περίπτωση ή σε μείωση της συνολικής απόδοσης στη χειρότερη. Οι διευθυντές, και ιδιαίτερα οι επικεφαλής των οικονομικών τμημάτων, πρέπει να λαμβάνουν περίπλοκες αποφάσεις που επηρεάζουν ολόκληρη την επιχείρηση. Και ο φόρτος εργασίας για την επίλυση λειτουργικών προβλημάτων περιπλέκει περαιτέρω τη διαδικασία διαχείρισης.
Για την απλούστευση της διαχείρισης, κυρίως της οικονομικής, είναι απαραίτητο να υπάρχει ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένου ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας, και ενός συστήματος πληροφοριών για την υποστήριξή τους. Τι μπορεί να δώσει η εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος;
μείωση του συνολικού κόστους της επιχείρησης στην αλυσίδα εφοδιασμού (στις προμήθειες),
αύξηση της ταχύτητας του κύκλου εργασιών,
μείωση του πλεονάζοντος αποθέματος στο ελάχιστο,
αύξηση και πολυπλοκότητα της σειράς προϊόντων,
βελτίωση της ποιότητας των προϊόντων,
την έγκαιρη εκπλήρωση παραγγελιών και τη βελτίωση της συνολικής ποιότητας της εξυπηρέτησης πελατών,
Οι κύριοι στόχοι της αυτοματοποίησης επιχειρήσεων είναι:
Συλλογή, επεξεργασία, αποθήκευση και παρουσίαση δεδομένων σχετικά με τις δραστηριότητες και το εξωτερικό περιβάλλον του οργανισμού σε μορφή κατάλληλη για οικονομική και οποιαδήποτε άλλη ανάλυση και χρήση στη λήψη διοικητικών αποφάσεων.
Αυτοματοποίηση επιχειρηματικών λειτουργιών (τεχνολογικές λειτουργίες) που αποτελούν τη δραστηριότητα-στόχο της επιχείρησης.
Αυτοματοποίηση διαδικασιών που διασφαλίζουν την εκτέλεση των βασικών δραστηριοτήτων.
Προκειμένου να αξιολογηθεί πραγματικά η αποτελεσματικότητα του συστήματος, είναι πολύ σημαντικό να κατανοήσουμε ποιες εργασίες μπορεί να επιλύσει ένα σωστά σχεδιασμένο σύστημα πληροφοριών:
Σχεδιασμός παραγωγικών δραστηριοτήτων. Κατάρτιση σχεδίων παραγωγής σε διάφορα επίπεδα, από στρατηγικό έως επιχειρησιακό, και έλεγχος της δυνατότητας εκτέλεσής τους ανάλογα με την κατάσταση της παραγωγικής ικανότητας και του ανθρώπινου δυναμικού. Ο βαθμός λεπτομέρειας των σχεδίων σε διαφορετικά επίπεδα είναι διαφορετικός - από ένα σύνολο προϊόντων για την επίλυση προβλημάτων στρατηγικού σχεδιασμού έως συγκεκριμένα υλικά ή λειτουργίες παραγωγής για επιχειρησιακή διαχείριση παραγωγής.
Αγορά, απογραφή, διαχείριση πωλήσεων. Πρόκειται για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών σχεδιασμού και λογιστικής για την προμήθεια (υλικά και τεχνική υποστήριξη), την παραγωγή, τις πωλήσεις τελικών προϊόντων και τη διαχείριση αποθεμάτων.
Χρηματοοικονομική διαχείριση. Κατά κανόνα, αυτό περιλαμβάνει τη λογιστική, τους διακανονισμούς με τους οφειλέτες και τους πιστωτές, τη λογιστική για τα πάγια στοιχεία, τη διαχείριση μετρητών και τον οικονομικό προγραμματισμό.
Διαχείριση προσωπικού. Το υποσύστημα διαχείρισης προσωπικού υλοποιεί όλες τις βασικές ανάγκες της εργασίας με το προσωπικό: πρόσληψη και απόλυση προσωπικού, καταγραφή πληροφοριών για τους εργαζόμενους, προγραμματισμός της σταδιοδρομίας τους, πληρωμή μισθών και καταγραφή ωρών εργασίας. Η εξέταση του προσωπικού ως ξεχωριστού τύπου πόρων μας επιτρέπει να συνδέσουμε το δυναμικό προσωπικού της επιχείρησης και τα σχέδια παραγωγής, κάτι που είναι επίσης δυνατό όταν χρησιμοποιείται ένα σύστημα πληροφοριών.
Διαχείριση κόστους. Αυτό περιλαμβάνει τη λογιστικοποίηση όλων των δαπανών της επιχείρησης και τον υπολογισμό του κόστους των τελικών προϊόντων ή υπηρεσιών.
Διαχείριση Έργου/Προγράμματος. Οι σύγχρονες επιχειρηματικές δραστηριότητες αντιμετωπίζονται όλο και περισσότερο μέσα από το πρίσμα της υλοποίησης έργων ή προγραμμάτων παραγωγής, για τα οποία μπορεί να πραγματοποιηθεί χωριστός σχεδιασμός και λογιστική.
Σχεδιασμός προϊόντων και διαδικασίας. Πληροφορίες σχετικά με τη σύνθεση των προϊόντων, τις τεχνολογικές διαδρομές για την παραγωγή τους, την ανάπτυξη προϊόντων σύμφωνα με τις απαιτήσεις των πελατών, καθώς και εκτίμηση του κόστους που θα επιβαρυνθεί η επιχείρηση κατά την παραγωγή τέτοιων προϊόντων.
Όπως μπορείτε να δείτε, τα πληροφοριακά συστήματα είναι ικανά για πολλά. Αλλά για να αποκτήσετε αποτελεσματικότητα με μια μεγάλη επένδυση κατά την αγορά ενός συστήματος, πρέπει να επιλέξετε σωστά ποιο σύστημα χρειάζεται. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν πρέπει να τηρείτε την αρχή "όσες περισσότερες λειτουργίες, τόσο το καλύτερο". Όσο περισσότερα «μπορεί να κάνει» ένα σύστημα, τόσο πιο ακριβό είναι και η πιθανότητα είναι ότι δεν θα χρησιμοποιηθεί όλη η λειτουργικότητά του και δεν θα πληρώσει για τον εαυτό του.
ταξινόμηση των πληροφοριακών συστημάτων
Τα πρώτα συστήματα που αναπτύχθηκαν για την επίλυση προβλημάτων διαχείρισης επιχειρήσεων κάλυπταν κυρίως τον τομέα της λογιστικής αποθήκης ή υλικών ( IC – Έλεγχος αποθέματος). Η εμφάνισή τους οφείλεται στο γεγονός ότι η λογιστική των υλικών (πρώτων υλών, τελικών προϊόντων, αγαθών) αφενός είναι μια αιώνια πηγή διαφόρων προβλημάτων για τον διευθυντή μιας επιχείρησης και αφετέρου (σε μια σχετικά μεγάλη επιχείρηση) από τους τομείς με μεγαλύτερη ένταση εργασίας που απαιτούν συνεχή προσοχή. Η κύρια «δραστηριότητα» ενός τέτοιου συστήματος είναι λογιστικήυλικά.
Το επόμενο στάδιο στη βελτίωση της λογιστικής υλικών χαρακτηρίστηκε από συστήματα προγραμματισμού παραγωγής ή υλικών πόρων (ανάλογα με την κατεύθυνση των δραστηριοτήτων του οργανισμού). Αυτά τα συστήματα περιλαμβάνονται στο πρότυπο, ή μάλλον δύο πρότυπα ( MRP – Σχεδιασμός Απαιτήσεων ΥλικώνΚαι MRP II – Σχεδιασμός Απαιτήσεων Παραγωγής), είναι πολύ διαδεδομένα στη Δύση και έχουν χρησιμοποιηθεί από καιρό με επιτυχία από επιχειρήσεις, κυρίως στις μεταποιητικές βιομηχανίες. Οι βασικές αρχές που αποτέλεσαν τη βάση των προτύπων συστημάτων MRP περιλαμβάνουν
περιγραφή των παραγωγικών δραστηριοτήτων ως ροή αλληλένδετων παραγγελιών·
λαμβάνοντας υπόψη τους περιορισμούς πόρων κατά την εκτέλεση εντολών·
ελαχιστοποίηση των κύκλων παραγωγής και των αποθεμάτων·
σχηματισμός εντολών προμήθειας και παραγωγής με βάση τις παραγγελίες πωλήσεων και τα χρονοδιαγράμματα παραγωγής.
Ρύζι. 1
Θα πρέπει να σημειωθεί ότι τα πρότυπα συστήματα MRP λύνουν το πρόβλημα όχι τόσο της λογιστικής, αλλά διαχείρισηυλικούς πόρους της επιχείρησης.
Το πιο δημοφιλές νέο είδος πληροφοριακών συστημάτων αυτή τη στιγμή είναι τα τυπικά συστήματα ERP - Enterprise Resource Planning. Τα συστήματα ERP στη λειτουργικότητά τους καλύπτουν όχι μόνο τη λογιστική αποθήκης και τη διαχείριση υλικών, που παρέχουν πλήρως τα συστήματα που περιγράφονται παραπάνω, αλλά προσθέτουν σε αυτό όλους τους άλλους πόρους της επιχείρησης, κυρίως χρηματικούς. Δηλαδή, τα συστήματα ERP πρέπει να καλύπτουν όλους τους τομείς της επιχείρησης που σχετίζονται άμεσα με τις δραστηριότητές της. Πρώτα απ 'όλα, αυτό αφορά τις μεταποιητικές επιχειρήσεις. Τα συστήματα αυτού του προτύπου υποστηρίζουν την υλοποίηση βασικών οικονομικών και διαχειριστικών λειτουργιών. Για παράδειγμα, στα συστήματα Baan 1 αυτό είναι:
χρηματοοικονομικά και λογιστικά,
παραγωγή,
πωλήσεις (συμπεριλαμβανομένης της λογιστικής αποθήκης, του εμπορίου και του μάρκετινγκ),
μεταφορά,
σέρβις και συντήρηση εξοπλισμού,
διαχείριση έργου,
καθώς και ένα ενιαίο πάνελ διαχείρισης - η ενότητα Manager Information System, στην οποία ο διευθυντής μπορεί να δει όλα τα κύρια τμήματα και τους δείκτες παραγωγής.
Το κύριο καθήκον των συστημάτων ERP είναι να παρακολουθούν την τρέχουσα κατάσταση στην επιχείρηση και να ειδοποιούν τους διευθυντές για όλες τις επικίνδυνες αλλαγές στις παραγωγικές δραστηριότητες. Οι διαδικασίες που διαχειρίζεται το πρότυπο σύστημα πληροφοριών ERP φαίνονται στο Σχήμα. 2:
απαιτήσεις πληροφοριακού συστήματος
Ένα πληροφοριακό σύστημα, όπως και κάθε άλλο εργαλείο, πρέπει να έχει τα δικά του χαρακτηριστικά και απαιτήσεις, σύμφωνα με τις οποίες μπορεί να προσδιοριστεί η λειτουργικότητα και η αποτελεσματικότητά του. Φυσικά, για κάθε συγκεκριμένη επιχείρηση, οι απαιτήσεις για ένα πληροφοριακό σύστημα θα είναι διαφορετικές, αφού πρέπει να λαμβάνονται υπόψη οι ιδιαιτερότητες του κάθε οργανισμού. Παρόλα αυτά, είναι απαραίτητο να επισημανθούν αρκετές βασικές απαιτήσεις για το σύστημα, κοινές για όλους τους «καταναλωτές»:
Εντοπισμόςσύστημα πληροφορίων. Λόγω του γεγονότος ότι οι μεγαλύτεροι προγραμματιστές συστημάτων πληροφοριών είναι ξένες εταιρείες, το σύστημα πρέπει να προσαρμοστεί για χρήση από ρωσικές εταιρείες. Αυτό που εννοείται εδώ είναι ο εντοπισμός, τόσο λειτουργικός (λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες της ρωσικής νομοθεσίας και συστημάτων πληρωμών) όσο και γλωσσικός (σύστημα βοήθειας και τεκμηρίωση στα ρωσικά).
Το σύστημα πρέπει να παρέχει αξιόπιστο προστασία πληροφοριών, το οποίο απαιτεί έλεγχο πρόσβασης βάσει κωδικού πρόσβασης, σύστημα προστασίας δεδομένων πολλαπλών επιπέδων κ.λπ.
Εάν το σύστημα εφαρμόζεται σε μια μεγάλη επιχείρηση με πολύπλοκη οργανωτική δομή, η εφαρμογή είναι απαραίτητη απομακρυσμένη πρόσβασηώστε οι πληροφορίες να μπορούν να χρησιμοποιηθούν από όλα τα δομικά τμήματα του οργανισμού.
Λόγω της επιρροής εξωτερικών και εσωτερικών παραγόντων (αλλαγές στην επιχειρηματική κατεύθυνση, αλλαγές στη νομοθεσία κ.λπ.), το σύστημα πρέπει να προσαρμοστικός. Εφαρμόζεται στη Ρωσία, αυτή η ποιότητα του συστήματος θα πρέπει να εξεταστεί πιο σοβαρά, καθώς στη χώρα μας οι αλλαγές στη νομοθεσία και τους λογιστικούς κανόνες συμβαίνουν πολλές φορές πιο συχνά από ό,τι σε χώρες με σταθερές οικονομίες.
Ευκαιρία που απαιτείται ενοποίηση πληροφοριώνσε επίπεδο επιχείρησης (συνδυασμός πληροφοριών από υποκαταστήματα, θυγατρικές κ.λπ.), σε επίπεδο επιμέρους εργασιών, σε επίπεδο χρονικών περιόδων.
Σχεδιασμός και δημιουργία πληροφοριακού συστήματος
Ο σχεδιασμός του πληροφοριακού συστήματος είναι ίσως το πιο σημαντικό στοιχείο της αυτοματοποίησης της επιχείρησης. Ο σωστός σχεδιασμός του συστήματος σημαίνει τη διασφάλιση μεγάλου μέρους της επιτυχίας ολόκληρου του έργου αυτοματισμού. Ένα πολύ συνηθισμένο λάθος είναι η εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος ελλείψει οποιουδήποτε σαφώς διατυπωμένου συστήματος διαχείρισης. Δηλαδή, η έκφραση «να δημιουργηθεί ένα σύστημα διακυβέρνησης» γίνεται αντιληπτή ως «να εισαγάγει κάτι που βασίζεται σε υπολογιστή». Είναι απαραίτητο να κατανοήσουμε ξεκάθαρα ότι το σύστημα ελέγχου είναι πρωτεύον και η δημιουργία ενός πληροφοριακού συστήματος που βασίζεται σε αυτό ή, με απλά λόγια, η εφαρμογή του σε μορφή υπολογιστή είναι δευτερεύουσα.
Πολλές εταιρείες πιστεύουν ότι η αυτοματοποίηση από μόνη της θα οδηγήσει σε βελτίωση της χρηματοοικονομικής και οικονομικής τους κατάστασης και ξεκινούν τις προσπάθειες υλοποίησης πληροφοριακών συστημάτων απευθείας με την αυτοματοποίηση, παρακάμπτοντας τα κρίσιμα βήματα κατανόησης και απλοποίησης των επιχειρηματικών διαδικασιών τους. Συχνά όμως αυτές οι διαδικασίες είναι τόσο διαταραγμένες που γενικά δημιουργούν την εντύπωση χάους στην επιχείρηση. Όπως γνωρίζετε, η αυτοματοποίηση του χάους δεν είναι καθόλου εύκολη, αν όχι αδύνατη. Επομένως, πριν δημιουργήσετε ένα σύστημα πληροφοριών, θα πρέπει να ελέγξετε το σύστημα διαχείρισης στον οργανισμό. Η αλλαγή των επιχειρηματικών διαδικασιών ονομάζεται επανασχεδιασμός επιχειρηματικών διαδικασιών. Επομένως, πρώτα πρέπει να απλοποιήσετε το διάγραμμα επιχειρηματικής διαδικασίας και το σύστημα διαχείρισης του οργανισμού στο σύνολό του:
καθορίζει την οργανωτική δομή στελέχωσης,
ανάπτυξη ενός μηχανισμού για τη χρηματοοικονομική και οικονομική διαχείριση της εταιρείας (συμπεριλαμβανομένου του εντοπισμού κέντρων ευθύνης),
προσδιορίζει τις κύριες τεχνολογικές ροές (διαδικασίες),
ανάπτυξη μηχανισμών για την οργανωτική διαχείριση των τεχνολογικών ροών,
με βάση τους δημιουργημένους μηχανισμούς διαχείρισης, διαμορφώνουν μια τεχνολογία χρηματοοικονομικής ανάλυσης και διαχείρισης των δραστηριοτήτων των τεχνολογικών ροών.
Ένας οργανισμός είναι ένα σύνολο κανόνων και διαδικασιών. Ένα πληροφοριακό σύστημα είναι επίσης ένα σύνολο κανόνων και διαδικασιών, επομένως θα πρέπει να κατανοήσετε ποιες οδηγίες και διαδικασίες πρέπει να αντικατασταθούν με ποιες. Δεν πρέπει επίσης να ξεχνάμε τον ανθρώπινο παράγοντα κατά τη δημιουργία ενός πληροφοριακού συστήματος. Πρώτον, οι άνθρωποι θα πρέπει να δουλέψουν με το σύστημα· σε κάθε περίπτωση, δεν μπορεί να λειτουργήσει μόνο του. Δεύτερον, οι εργαζόμενοι μπορούν να βελτιώσουν (ή να απλοποιήσουν) τις διαδικασίες που αντιμετωπίζουν καθημερινά. Η αυτοματοποίηση θα πρέπει να γίνει μόνο αφού οι εργαζόμενοι κατανοήσουν τη διαδικασία και αποφασίσουν εάν η αυτοματοποίηση είναι απαραίτητη.
Μετά τη διαμόρφωση ενός σαφούς συστήματος διαχείρισης, ξεκινά η διαδικασία σχεδιασμού ενός πληροφοριακού συστήματος. Είναι σημαντικό, όποτε είναι δυνατόν, όλοι οι εργαζόμενοι που θα συνεργαστούν μαζί του να συμμετέχουν στο σχεδιασμό του συστήματος. Αυτό θα σας επιτρέψει να εντοπίσετε μικρά χαρακτηριστικά και συγκεκριμένες ανάγκες στις εργασίες κάθε τμήματος του οργανισμού, αφού μόνο οι χρήστες του μελλοντικού συστήματος γνωρίζουν καλύτερα τι χρειάζονται.
Στον σχεδιασμό ενός πληροφοριακού συστήματος θα πρέπει να συμμετέχουν και οι προγραμματιστές του, αυτοί δηλαδή που θα το δημιουργήσουν. Η επιλογή ενός προγραμματιστή πληροφοριακού συστήματος πρέπει να προσεγγιστεί πολύ προσεκτικά. Τα κύρια κριτήρια για την επιλογή ενός προγραμματιστή είναι η εμπειρία στον τομέα της δημιουργίας συστημάτων πληροφοριών, ο αριθμός των συστημάτων που εφαρμόζονται με επιτυχία από την εταιρεία σε ρωσικές επιχειρήσεις.
Ο οικονομικός διευθυντής και η διοίκηση της επιχείρησης πρέπει να αντιμετωπίζουν την αυτοματοποίηση ως έργο, δηλαδή να καθορίζουν όλα τα στάδια, τα χαρακτηριστικά, τα χρονικά πλαίσια και τον προϋπολογισμό. Τα κύρια στάδια εργασίας σε ένα έργο αυτοματισμού είναι:
Διεξαγωγή έρευνας για την περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιών του οργανισμού.
Ανάπτυξη τεχνικών προδιαγραφών για το σύστημα αυτοματισμού.
Ανάπτυξη τεχνικού σχεδιασμού του συστήματος.
Ανάπτυξη συστήματος (μερικές φορές ονομάζεται προσαρμογή).
Διάφορα στάδια και φάσεις υλοποίησης, πιλοτικής και βιομηχανικής λειτουργίας.
Διενέργεια τροποποιήσεων σύμφωνα με τις μεταβαλλόμενες ανάγκες του οργανισμού.
υλοποίηση ενός πληροφοριακού συστήματος
Η αποτελεσματικότητα της αυτοματοποίησης των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, μαζί με τον σωστό σχεδιασμό και τη δημιουργία του συστήματος, εξαρτάται από τη μέθοδο εφαρμογής του στην οργανωτική δομή της εταιρείας. Αυτό οφείλεται σε ψυχολογικούς παράγοντες - συνήθως υπάρχει αντίσταση από τους εργαζόμενους στη δημιουργία και χρήση του συστήματος. Επιπλέον, η εφαρμογή του συστήματος μπορεί να διαρκέσει από 6 μήνες έως 2-3 χρόνια. Κατά τη διάρκεια μιας τέτοιας περιόδου, ενδέχεται να συμβούν αλλαγές σε εξωτερικούς και εσωτερικούς παράγοντες που επηρεάζουν τη λειτουργία της επιχείρησης. Επομένως, οι προσδοκίες της διοίκησης σχετικά με τα αποτελέσματα της λειτουργίας του συστήματος ενδέχεται να μην ικανοποιηθούν (καθώς θα έχουν ήδη χρόνο να αλλάξουν).
Ρύζι. 3
Υπάρχουν διάφορες προσεγγίσεις για την εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος στο έργο μιας επιχείρησης. 2 Για να εξετάσουμε δύο από αυτά, θα χρησιμοποιήσουμε το παράδειγμα ενός οργανισμού που έχει τρία επίπεδα ιεραρχίας: το επίπεδο των εκτελεστών και δύο επίπεδα διαχείρισης (Εικ. 3).
Παραδοσιακή προσέγγιση
Αυτή η προσέγγιση για την εφαρμογή συστημάτων πληροφοριών για την αυτοματοποίηση των δραστηριοτήτων της εταιρείας οργανώνεται με βάση την αρχή από πάνω προς τα κάτω. Τα μειονεκτήματα αυτής της προσέγγισης είναι γνωστά: ένα από τα πιο σημαντικά μειονεκτήματα είναι ότι το παραδοσιακό («σκληρό») σύστημα αυτοματισμού που εφαρμόζεται σε έναν οργανισμό επιτρέπει τη λήψη των αποτελεσμάτων της λειτουργίας του συστήματος κυρίως από κατώτερου επιπέδου εκτελεστές (Εικ. 4 ).
Ρύζι. 4. Πρώτο στάδιο οριζόντιου αυτοματισμού:
αυτοματισμού σε επίπεδο εκτελεστών.
Μόνο αφού ολοκληρωθεί η αυτοματοποίηση όλων των επιχειρηματικών λειτουργιών σε επίπεδο στελεχών, οι διευθυντές μεσαίου επιπέδου θα μπορούν να αρχίσουν να λαμβάνουν χρήσιμα αποτελέσματα από το σύστημα (Εικ. 5).
Ρύζι. 5. Το δεύτερο στάδιο του οριζόντιου αυτοματισμού: αυτοματοποίηση του επιπέδου των εκτελεστών και της μεσαίας διοίκησης.
Για να μπορέσει η ανώτατη διοίκηση του οργανισμού να λάβει πλήρεις πληροφορίες από το σύστημα (Εικ. 6), πρέπει να περάσει πολύς χρόνος - αρκετοί μήνες ή και χρόνια.
Ρύζι. 6. Ολοκλήρωση αυτοματοποίησης όλων των ιεραρχικών βαθμίδων του οργανισμού.
Όπως ήδη αναφέρθηκε, συχνά μέχρι την ολοκλήρωση της εφαρμογής του συστήματος, οι ανάγκες του οργανισμού έχουν χρόνο να αλλάξουν, γεγονός που προκαλεί δυσαρέσκεια στη διοίκηση του οργανισμού με τα αποτελέσματα που επιτεύχθηκαν για μεγάλο χρονικό διάστημα και με μεγάλο κόστος. Το σύστημα είτε πρέπει να τροποποιηθεί ώστε να ταιριάζει στα νέα καθήκοντα του οργανισμού είτε να αντικατασταθεί με ένα σύστημα που είναι πιο κατάλληλο για τις τρέχουσες ανάγκες του οργανισμού. Εάν χρησιμοποιηθεί ξανά η παραδοσιακή προσέγγιση κατά την επιλογή ενός νέου συστήματος, δεν υπάρχει καμία εγγύηση ότι το νέο σύστημα θα είναι καλύτερο από το παλιό.
Καινοτόμος προσέγγιση
Η δεύτερη προσέγγιση για την αυτοματοποίηση των δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης βασίζεται στη χρήση προσαρμόσιμων καινοτόμων συστημάτων - συστημάτων «ικανών αυτορρύθμισης σύμφωνα με τις αλλαγές στις εξωτερικές συνθήκες». 3
Αυτό το χαρακτηριστικό τέτοιων συστημάτων καθιστά δυνατή την «αυτόνομη» διαδοχική αυτοματοποίηση μεμονωμένων περιοχών των δραστηριοτήτων ενός οργανισμού με τη σταδιακή «ανάπτυξη» ενός ενιαίου συστήματος που καλύπτει ολόκληρο τον οργανισμό.
Είναι προφανές ότι κατά την αυτοματοποίηση όχι ολόκληρου του οργανισμού, αλλά μιας μικρής περιοχής, ο φόρτος στο προσωπικό μειώνεται σημαντικά και ελαχιστοποιούνται τα αναπόφευκτα οργανωτικά και ψυχολογικά προβλήματα υλοποίησης. Το σύστημα επεκτείνεται σύμφωνα με τις ανάγκες του οργανισμού.
Ταυτόχρονα, ένα σημαντικό χαρακτηριστικό ενός τέτοιου συστήματος είναι ότι το σύστημα έχει την ικανότητα να αναπτύσσεται «από πάνω προς τα κάτω», όταν πρώτα απ 'όλα δεν είναι οι δραστηριότητες των εκτελεστών που είναι αυτοματοποιημένες, αλλά το επίπεδο προετοιμασίας και δομημένη παρουσίαση πληροφοριών για τη διοίκηση του οργανισμού (Εικ. 7).
Ρύζι. 7. Πρώτο στάδιο: αυτοματοποίηση ανώτερων διοικητικών επιπέδων.
Η χρήση ενός προσαρμόσιμου συστήματος παρέχει στον πελάτη την ελευθερία επιλογής - να αυτοματοποιήσει τις δραστηριότητες της επιχείρησής του με παραδοσιακό τρόπο από κάτω προς τα πάνω ή να εγκαταλείψει την παραδοσιακή προσέγγιση του αυτοματισμού και, συνδυάζοντας οργανωτικά μέτρα και τις δυνατότητες του συστήματος αυτοματισμού, αρχίζουν να λαμβάνουν τα πρώτα πραγματικά αποτελέσματα από τη λειτουργία του συστήματος κυρίως στο ανώτατο επίπεδο διοίκησης έως και 6-8 εβδομάδες μετά την έναρξη των εργασιών (Εικ. 8).
Ρύζι. 8. Δεύτερο στάδιο: δημιουργία ενιαίου χώρου πληροφοριών
Το σύστημα που εγκαταστάθηκε στο πρώτο στάδιο επιτρέπει την επέκταση των δυνατοτήτων του χρήστη. Αυτό διευκολύνει όχι μόνο την εφαρμογή και την προσαρμογή του υπάρχοντος συστήματος στις ανάγκες των χρηστών, αλλά παρέχει επίσης την ευκαιρία να αναπτυχθούν οι λειτουργίες του συστήματος στο μέλλον καθώς οι ανάγκες της επιχείρησης αλλάζουν και αναπτύσσονται.
Κατά την εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος, δεν πρέπει να ξεχνάμε την εκπαίδευση των εργαζομένων της επιχείρησης να χρησιμοποιούν αυτό το σύστημα. Αυτό μπορεί να πάρει πολλά χρήματα και χρόνο, ειδικά αν μιλάμε για κρατική ή πρώην κρατική επιχείρηση, όπου οι περισσότεροι υπάλληλοι είναι άτομα μεγαλύτερης ηλικίας που δεν είναι καθόλου εξοικειωμένα με τους υπολογιστές. Επομένως, κατά τον καθορισμό του προϋπολογισμού και του χρονικού πλαισίου για ένα έργο για την υλοποίηση ενός πληροφοριακού συστήματος, πρέπει να δώσετε προσοχή στο πρόβλημα της εκπαίδευσης του προσωπικού για εργασία με το σύστημα.
Σήμα αποτελεσματικότητας
Το θέμα της αξιολόγησης της αποτελεσματικότητας της υλοποίησης ενός πληροφοριακού συστήματος είναι ένα αρκετά σημαντικό ζήτημα, αφού κάθε μεγάλο κόστος απαιτεί αιτιολόγηση, ειδικά από τη διοίκηση του οργανισμού.
Θεωρητικά, είναι δυνατό να πραγματοποιηθεί ένα ολοκληρωμένο έργο, συμπεριλαμβανομένης μιας αξιολόγησης (μοντελοποίησης) της κατάστασης «ως έχει», μιας αξιολόγησης των πιθανών αλλαγών «όπως θα γίνουν» κατά την εφαρμογή του συστήματος, μια σύγκριση και των δύο μοντέλα και προσδιορισμός των αποτελεσμάτων των αλλαγών με επακόλουθη οικονομική αξιολόγηση. Ένα τέτοιο έργο θα ήταν ιδανική δικαιολογία για την επένδυση, αλλά είναι πολύ χρονοβόρο και δαπανηρό. Επιπλέον, ένα τέτοιο έργο απαιτεί πολύ υψηλά καταρτισμένους ειδικούς συστημάτων πληροφοριών για την αξιολόγηση των συνεπειών της εφαρμογής, επομένως είναι σχεδόν αδύνατο να πραγματοποιηθεί ένα τέτοιο έργο χωρίς εξωτερική βοήθεια.
Στην πραγματικότητα, η αποτελεσματικότητα της εφαρμογής αξιολογείται χρησιμοποιώντας τον «μέσο όρο του κλάδου». Τυπικά μέσα αποτελέσματα υλοποίησης 4:
15-25% αύξηση της παραγωγικότητας
Μείωση 10-20% στα αποθέματα
Μείωση 20-50% στον χρόνο εκπλήρωσης της παραγγελίας
Φυσικά, μπορείτε απλά να πάρετε τον τύπο και να υπολογίσετε το ποσοστό απόδοσης της επένδυσης. Αλλά αυτό δεν θα δώσει την πλήρη εικόνα, αφού δεν μπορούν όλα τα θετικά αποτελέσματα να εκφραστούν τόσο εύκολα σε χρηματικούς όρους: για παράδειγμα, πιθανά στρατηγικά οφέλη για την εταιρεία ή ικανοποίηση πελατών. Ωστόσο, αυτή η δήλωση δεν σημαίνει ότι μια τέτοια προσπάθεια είναι αδύνατη. Στην πραγματικότητα, πολλά μη μετρήσιμα οφέλη μπορούν να μεταφραστούν σε απτά νούμερα. Για παράδειγμα, η ικανότητα ολοκλήρωσης ενός ισολογισμού πιο γρήγορα μπορεί να είναι ένα υλικό όφελος. Ο εντοπισμός απτών οφελών απαιτεί μια ανάλυση που περιλαμβάνει την κατανομή των επιχειρηματικών διαδικασιών και εργασιών σε σαφώς περιγράψιμα στοιχεία.
Εμπειρία στη χρήση πληροφοριακών συστημάτων
Πολλές μεγάλες εταιρείες στις ΗΠΑ και την Ευρώπη στράφηκαν στη χρήση προτύπων συστημάτων πληροφοριών ERP πριν από αρκετά χρόνια. Αυτό δεν μπορεί να ειπωθεί ακόμη για τις ασιατικές χώρες. Οι περισσότεροι διαχειριστές οικονομικών σε ασιατικές εταιρείες δεν έχουν ακούσει σχεδόν για τέτοια συστήματα, πόσο μάλλον να τα έχουν εφαρμόσει. Αν και υπάρχουν εταιρείες που αποφάσισαν να στραφούν σε συστήματα ERP.
Οι προγραμματιστές πληροφοριακών συστημάτων, ιδίως οι SAP, Baan, Oracle, PeopleSoft και J.D. Edwards, διαφημίζουν τα προϊόντα τους αρκετά επιθετικά, γεγονός που δίνει την εντύπωση σε άτομα με λιγότερη γνώση στον τομέα ότι αυτά τα προγράμματα μπορούν να λύσουν όλα τα προβλήματα των εταιρειών τους. Οι στατιστικές δείχνουν ότι οι περισσότερες απόπειρες εφαρμογής ενός πληροφοριακού συστήματος κατέληξαν σε αποτυχία, μεγάλες απώλειες ή χρεοκοπία. Για παράδειγμα, η διοίκηση της FoxMeyer ισχυρίζεται ότι μια εσφαλμένη εφαρμογή ενός συστήματος ERP οδήγησε στη χρεοκοπία του. Η εταιρεία κατηγορεί τους δημιουργούς και τους συμβούλους του συστήματος για αυτό. Την ίδια μοίρα είχαν οι Dell Computer, Dow Chemical και Kellogg’s.
Υπάρχουν όμως και παραδείγματα επιτυχημένης χρήσης συστημάτων ERP. Για παράδειγμα, η εταιρεία τηλεπικοινωνιών Aliant ισχυρίζεται ότι το έργο για την υλοποίηση ενός συστήματος ERP ήταν πολύ επιτυχημένο. Το αναμενόμενο ποσοστό απόδοσης της επένδυσης σε αυτό το έργο ήταν 33%.
Στη Ρωσία, παρά το υψηλό κόστος που συνδέεται με την εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος, η SAP από μόνη της έχει εγκαταστήσει περίπου 100 από τα συστήματα ERP της, τα οποία, σύμφωνα με τη SAP, λειτουργούν με επιτυχία. Μεταξύ των πελατών της στη Ρωσία, η SAP ξεχωρίζει τα Surgutneftegaz, Tulamashzavod, Sverdlovenergo, Donetsk Metallurgical Plant, Omsk Oil Refinery, Nizhny Tagil Metallurgical Plant, Syktyvkar Timber Industry Complex, Chernogorneft.
Παρά τις πολλές ανεπιτυχείς προσπάθειες εφαρμογής πληροφοριακών συστημάτων, πολλές εταιρείες σε όλο τον κόσμο σκέφτονται σοβαρά τη δημιουργία ενός συστήματος για τη βελτίωση των λειτουργιών τους. Πιθανότατα, αυτό είναι απολύτως δικαιολογημένο, αφού με μια λογική επαγγελματική προσέγγιση στην εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα εργαλείο για πιο αποτελεσματική διαχείριση της επιχείρησης.
Μεταχειρισμένα βιβλία
Διαχείριση Πληροφοριακών Συστημάτων
M. Khokhlova, άρθρο «Σύγχρονη αγορά για συστήματα διαχείρισης επιχειρήσεων»
Περιλήψεις της έκθεσης της Ally Information Technologies «Υποστήριξη εργαλείων για προσαρμοστική επιχειρηματική ανάπτυξη»
D. Glyamshin, άρθρο "Η έξοδος από την κρίση είναι ένα σύστημα διαχείρισης"
S. Kolesnikov, άρθρο "Έτσι, συστήματα αυτοματισμού..."
Μελέτη «Προγράμματα για Επιχειρήσεις-98», ΑΚΔΗ «Οικονομία και Ζωή»
Yu. Tokarev, άρθρο «Εταιρικά συστήματα πληροφοριών και κοινοπραξία προγραμματιστών»
M. Ilyina, άρθρο «Θεωρία και μέθοδοι βιομηχανικής διαχείρισης»
V. Baronov, I. Titovsky, άρθρο "Μέθοδοι για την κατασκευή συστημάτων ελέγχου"
V.P. Nesterov, Ι.Β. Nesterov, άρθρο "Αυτοματοποίηση των δραστηριοτήτων του οργανισμού"
Michel Selarier, Roy Harris, άρθρο "Απόσπαση πρόσθετου κέρδους από την παραγωγή"
Brownin Fryer, άρθρο "Πώς να υπολογίσετε το ποσοστό απόδοσης της επένδυσης"
Sar Ermako Jonii, άρθρο «Να είσαι ή να μην είσαι ERP;»
S. Kolesnikov, άρθρο «Ανασχεδιασμός επιχειρησιακών διαδικασιών και εφαρμογή αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου»
M. Ilyina, άρθρο «Αρχές, μέσα και τεχνολογίες για την εφαρμογή της έννοιας της διαχείρισης»
S. Kolesnikov, άρθρο «Σχετικά με την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας της εφαρμογής και χρήσης συστημάτων ERP»
V.P. Nesterov, «Πληροφοριακή υποστήριξη για τη διαδικασία λήψης αποφάσεων διαχείρισης»
S. Kolesnikov, «Ιεραρχία λογιστικών συστημάτων διαχείρισης»
Ι.Ι. Karpachev, «Ταξινόμηση συστημάτων διαχείρισης επιχειρήσεων υπολογιστών»
www.sap.com
www.baan.com
www.erp-people.com
www.economics.ru
Η εφαρμογή εταιρικής IP, που αναπτύχθηκε ανεξάρτητα ή αγοράστηκε από έναν προμηθευτή, συχνά συνοδεύεται από διακοπή (επανασχεδιασμό) των υφιστάμενων επιχειρηματικών διαδικασιών στην επιχείρηση. Πρέπει να τα ξαναχτίσουμε ώστε να ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις των προτύπων και της λογικής του συστήματος που εφαρμόζεται. Ας σημειώσουμε αμέσως ότι η εισαγωγή πληροφοριακών συστημάτων επιλύει μια σειρά από διαχειριστικά και τεχνικά προβλήματα, αλλά δημιουργεί προβλήματα που σχετίζονται με τον ανθρώπινο παράγοντα.
Η εισαγωγή ενός νέου ΠΠ είναι μια πολύπλοκη διαδικασία, που διαρκεί από αρκετούς μήνες για μικρά ΠΣ έως αρκετά χρόνια για τα ΠΣ μεγάλων εταιρειών διανομής με μεγάλη γκάμα προϊόντων και μεγάλο αριθμό προμηθευτών. Η επιτυχία ενός έργου για την ανάπτυξη (ή την απόκτηση) και την εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ετοιμότητα της επιχείρησης να πραγματοποιήσει το έργο, το προσωπικό συμφέρον και τη βούληση της διοίκησης, ένα ρεαλιστικό πρόγραμμα δράσης, τη διαθεσιμότητα πόρων, το εκπαιδευμένο προσωπικό, και την ικανότητα να ξεπεραστούν οι αντιστάσεις σε όλα τα επίπεδα του καθιερωμένου οργανισμού.
Μέχρι τώρα, έχει προκύψει ένα τυπικό σύνολο τεχνικών για την εισαγωγή πληροφοριακών συστημάτων. Βασικός κανόνας: εκτελέστε τις απαιτούμενες φάσεις διαδοχικά και μην παραλείψετε καμία από αυτές.
Κρίσιμα για την εφαρμογή είναι τα ακόλουθα: παράγοντες :
· παρουσία σαφώς διατυπωμένων στόχων του έργου και απαιτήσεων IP.
· Διαθεσιμότητα στρατηγικής για την εφαρμογή και τη χρήση της ΔΙ.
· Διεξαγωγή έρευνας πριν από το έργο των μοντέλων επιχείρησης και κτιρίου «Όπως είναι» και «Όπως θα είναι».
· Σχεδιασμός εργασιών, πόρων και παρακολούθηση της εφαρμογής του σχεδίου υλοποίησης.
· συμμετοχή της ανώτερης διοίκησης στην εφαρμογή του συστήματος.
· Διεξαγωγή εργασιών για την υλοποίηση IS από ειδικούς στην ενοποίηση συστημάτων μαζί με ειδικούς επιχειρήσεων.
· Τακτική παρακολούθηση της ποιότητας της εργασίας που εκτελείται.
· γρήγορη απόκτηση θετικών αποτελεσμάτων τουλάχιστον σε μέρος των εφαρμοζόμενων μονάδων IS ή κατά τη δοκιμαστική λειτουργία του.
Πριν ξεκινήσει η ανάπτυξη έργο υλοποίησηςαπαραίτητη:
· να επισημοποιήσει όσο το δυνατόν περισσότερο τους στόχους του σχεδίου υλοποίησης του IS.
· Εκτίμηση των ελάχιστων αναγκαίων δαπανών και στοιχείων εξόδων.
· να θέσει υψηλή προτεραιότητα για το έργο υλοποίησης έναντι άλλων εν εξελίξει έργων.
· να παραχωρήσει στον διαχειριστή του έργου τις μέγιστες δυνατές εξουσίες.
· να πραγματοποιήσει μαζική εκπαιδευτική εργασία με το προσωπικό της επιχείρησης προκειμένου να μεταφέρει σε όλους τη σημασία και την αναγκαιότητα των επερχόμενων μετασχηματισμών.
· Ανάπτυξη οργανωτικών μέτρων για τη χρήση νέων τεχνολογιών της πληροφορίας.
· κατανέμει την προσωπική ευθύνη σε όλα τα στάδια υλοποίησης και δοκιμαστικής λειτουργίας.
Είναι επίσης απαραίτητο να καθοριστούν οι λειτουργικοί τομείς εφαρμογής των ενοτήτων συστημάτων πληροφοριών:
· Οργανωτική διαχείριση.
· Οργανωτική και διοικητική υποστήριξη.
· διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών.
· διαχείριση, προγραμματισμός, χρηματοοικονομική και λογιστική.
· διαχείριση προσωπικού;
· διαχείρηση αρχείων;
· Διαχειριση μεταφορών;
· διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες και το εξωτερικό περιβάλλον.
Εκτός από αυτά που αναφέρονται παραπάνω, πρέπει να ορίσετε τεχνολογικές απαιτήσεις για την εφαρμογή του IS:
· πλατφόρμα συστήματος- υλοποίηση και προσαρμογή έτοιμης λύσης από τον κατασκευαστή ή προσαρμοσμένη ανάπτυξη σύμφωνα με τις τεχνικές προδιαγραφές του πελάτη.
· ενσωμάτωση- τα δεδομένα αποθηκεύονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία σε έναν ενιαίο χώρο πληροφοριών. Αυτό διασφαλίζει την πληρότητα, τη συνέπεια, την αξιοπιστία και την επαναχρησιμοποίησή τους. το σύστημα μπορεί να περιλαμβάνει πρόσφατα αναπτυγμένες και ήδη χρησιμοποιούμενες τεχνολογίες και εφαρμογές·
· ικανότητα προσαρμογής- το σύστημα έχει διαμορφωθεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις του πελάτη και τα χαρακτηριστικά του πεδίου πληροφοριών του πελάτη.
· διανομή- το σύστημα μπορεί να λειτουργήσει αποτελεσματικά σε γεωγραφικά απομακρυσμένα τμήματα και υποκαταστήματα της επιχείρησης.
· επεκτασιμότητα- το σύστημα μπορεί να κατασκευαστεί με τη μορφή πλαισίου που περιέχει βασικές ενότητες και συμπληρώνεται σύμφωνα με τις απαιτήσεις του μεταβαλλόμενου εξωτερικού και εσωτερικού περιβάλλοντος.
6.6.1 Κύριες φάσεις υλοποίησης πληροφοριακού συστήματος
Φάση "Προκαταρκτικές εργασίες για την προετοιμασία του έργου υλοποίησης IS". Κατά την έρευνα πριν από το έργο της επιχείρησης (Εικ. 4), συλλέγονται λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τη δομική δομή του οργανισμού, τις λειτουργικές σχέσεις, το σύστημα διαχείρισης, τις κύριες επιχειρηματικές διαδικασίες, τις ροές εντός της επιχείρησης (Control Flow, Doc Flow, Data Flow , Work Flow, Cash Flow ), απαραίτητα για την κατασκευή κατάλληλων μοντέλων και την επιλογή αντικειμένων για αυτοματισμό. Αξιολογούνται ο χρόνος, οι πόροι, τα είδη και οι όγκοι εργασίας, το εύρος και το κόστος του λογισμικού, του υλικού και των τηλεπικοινωνιών, το κόστος της εκπαίδευσης του προσωπικού κ.λπ.
Φάση «Προετοιμασία έργου». Μετά την ολοκλήρωση της πρώτης φάσης, διενεργείται προκαταρκτικός σχεδιασμός και διαμόρφωση των διαδικασιών έναρξης του έργου:
· Δημιουργία ομάδων σχεδίων και εμπειρογνωμόνων.
· κατανομή εξουσιών και ευθυνών.
· Καθορισμός οργανωτικών και τεχνικών απαιτήσεων για τη διαδικασία υλοποίησης.
· διευκρίνιση των προδιαγραφών και των προσδοκιών των πελατών.
· εκπαίδευση της ομάδας υλοποίησης που αποτελείται από ειδικούς της επιχείρησης πελατών.
Για κάποιο λόγο, το τελευταίο, πολύ σημαντικό σημείο συχνά χάνεται κατά την κατάρτιση ενός σχεδίου υλοποίησης. Αλλά η επιτυχία ολόκληρου του έργου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από αυτό! Μετά την έναρξη της χρηματοδότησης, το έργο θεωρείται ότι έχει δρομολογηθεί.
Φάση «Εννοιολογική ανάπτυξη του έργου». Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης:
· διαμορφώνεται και εγκρίνεται ένα εννοιολογικό έργο.
· διευκρινίζονται και προσδιορίζονται οι στόχοι και οι στόχοι του έργου.
· Καθορίζονται οι διαστάσεις του πρωτοτύπου του συστήματος.
· Συμφωνείται το διευρυμένο σχέδιο εργασίας, η σειρά των σταδίων και οι συνθήκες της δοκιμαστικής λειτουργίας, ο σχεδιασμός, οι οικονομικοί δείκτες και οι δείκτες αναφοράς.
Επιπλέον, όλες αυτές οι ενέργειες πρέπει να τεκμηριώνονται, να συμφωνούνται και να εγκρίνονται από όλα τα ενδιαφερόμενα και αρμόδια μέρη.
Φάση «Υλοποίηση Έργου». Κατά την κύρια εργασία υλοποίησης, δημιουργείται, εγκαθίσταται και διαμορφώνεται το περιβάλλον του συστήματος, καθορίζονται οι διαδικασίες διαχείρισης του συστήματος και εγκαθίστανται βασικά συστήματα και εφαρμογές υλικού και λογισμικού. Το σύστημα διαμορφώνει τις οργανωτικές, στελεχωτικές και οργανωτικές-λειτουργικές δομές της επιχείρησης χρησιμοποιώντας τέτοιες οργανικές μονάδες όπως υποκατάστημα, τμήμα, τμήμα, ομάδα εργασίας κ.λπ.
Εικόνα 12 - Κατά προσέγγιση περιεχόμενα του αποθετηρίου του έργου υλοποίησης
Πραγματοποιείται εγκατάσταση, διαμόρφωση και ρύθμιση εργαλείων δικτύου και τηλεπικοινωνιών, μεταφέρονται δεδομένα από προηγούμενα τοπικά συστήματα και διαμορφώνονται διεπαφές με παλαιού τύπου και εξωτερικά συστήματα. Ταυτόχρονα, όλα τα δημιουργημένα μοντέλα, σχέδια, προϊόντα λογισμικού εργασίας και τεκμηρίωση τοποθετούνται στο από άκρο σε άκρο αποθετήριο του έργου υλοποίησης (Εικ. 12). Ένα σημαντικό μέρος αυτού του αποθετηρίου είναι το σύστημα τεκμηρίωσης που δημιουργείται στο πλαίσιο του έργου (Εικ. 13).
Εικόνα 13 - Κατά προσέγγιση σύνθεση της τεκμηρίωσης για τη διαδικασία υλοποίησης του πληροφοριακού συστήματος
Επεξεργάζονται συστηματικά ζητήματα ασφάλειας της λειτουργίας του συστήματος σε λειτουργία πολλαπλών χρηστών. Δημιουργούνται εφαρμογές, πρότυπα, αναφορές, φόρμες πρόσβασης πελατών και διανέμονται τα δικαιώματα χρήστη. Όλα τα συστήματα δοκιμάζονται σε «combat mode» με τη συμμετοχή όλων των ενδιαφερομένων.
Μετά τη λήξη της φάσης υλοποίησης, το έργο υλοποίησης θεωρείται ολοκληρωμένο. Τίθεται σε λειτουργία το πληροφοριακό σύστημα.
Ερωτήσεις ελέγχου
1. Τι είναι ένα «ανοιχτό σύστημα πληροφοριών»; Καταγράψτε τις κύριες ιδιότητες των ανοιχτών συστημάτων.
2. Περιγράψτε την ουσία της σύγχρονης προσέγγισης διαδικασίας για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης και τη χρήση αυτής της προσέγγισης στην ανάπτυξη πληροφοριακών συστημάτων.
3. Ποια μοντέλα και πώς χρησιμοποιούνται στο σχεδιασμό πληροφοριακών συστημάτων;
4. Ποια εργαλεία λογισμικού χρησιμοποιούνται για τη μοντελοποίηση διαδικασιών στην ανάπτυξη πληροφοριακών συστημάτων;
5. Με βάση ποια δεδομένα και πληροφορίες αναπτύσσονται τα μοντέλα AS IS και AS TO BE;
6. Ποιος στην εταιρεία ασχολείται με την ανάπτυξη, υλοποίηση και ανάπτυξη IP; Ποιος εμπλέκεται στην προετοιμασία των τεχνικών προδιαγραφών για την ανάπτυξη IP;
7. Να αναφέρετε τα κύρια στάδια του σχεδιασμού της πληροφορικής.
8. Καταγράψτε τα στάδια του κύκλου ζωής του πληροφοριακού συστήματος.
9. Σε ποιο στάδιο ανάπτυξης και υλοποίησης IS εκπαιδεύεται το προσωπικό της εταιρείας;
10. Καταγράψτε τις κύριες φάσεις της υλοποίησης των ΚΠ.
