Γειά σου! Σε αυτό το άρθρο θα μιλήσουμε για ένα από τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία διαχείρισης χρόνου - τον πίνακα Eisenhower.

Σήμερα θα μάθετε:

• Τι είναι η μήτρα του Αϊζενχάουερ;
• Πώς μπορείτε να εφαρμόσετε τη μήτρα στην καθημερινή ζωή (με παραδείγματα).
• Ποιες τεχνικές θα σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο;

«Είναι μια κουραστική μέρα μέχρι το βράδυ, αν δεν υπάρχει τίποτα να κάνεις», λέει η δημοφιλής σοφία. Εντελώς διαφορετικοί αφορισμοί προκύπτουν από πολυάσχολους ανθρώπους που αγωνίζονται με τον χρόνο: «Πώς μπορούμε να προσθέσουμε μια εικοστή πέμπτη ώρα στην ημέρα;»

Σε συνθήκες πολλαπλών εργασιών, αργά ή γρήγορα κάθε επιχειρηματίας αντιμετωπίζει το ζήτημα της σωστής κατανομής των πόρων του χρόνου. Οι συνθήκες εκκίνησης είναι ίσες για κάθε κάτοικο του πλανήτη - μια ώρα περιλαμβάνει εξήντα λεπτά για όλους απολύτως. Αλλά το πόσο αποτελεσματικά οι άνθρωποι διαχειρίζονται το χρόνο τους καθορίζει σε μεγάλο βαθμό τη διαφορά μεταξύ ενός επιτυχημένου ατόμου και ενός αιώνιου χαμένου.

Η μήτρα του Αϊζενχάουερ ως μέθοδος οργάνωσης του χρόνου

Η διαχείριση χρόνου, ή, είναι ο συνειδητός έλεγχος του χρόνου που αφιερώνεται σε συγκεκριμένες δραστηριότητες προκειμένου να αυξηθεί η αποτελεσματικότητα και η παραγωγικότητά τους.

Μήτρα του Αϊζενχάουερ είναι ένα από τα δημοφιλή εργαλεία διαχείρισης χρόνου που χρησιμοποιείται για την ιεράρχηση επαγγελματικών και προσωπικών εργασιών. Βασίζεται στην αρχή της διαίρεσης όλων των υποθέσεων σε τέσσερις κατηγορίες, ανάλογα με τον βαθμό σπουδαιότητάς τους και τον επείγοντα χαρακτήρα τους. Ο πίνακας είναι πιο βολικός στη χρήση για βραχυπρόθεσμο και μεσοπρόθεσμο σχεδιασμό.

Αυτή η προσέγγιση επινοήθηκε από τον Ντουάιτ Ντέιβιντ Αϊζενχάουερ, στρατηγό του στρατού κατά τη διάρκεια του Β' Παγκοσμίου Πολέμου και αργότερα τον τριάντα τέταρτο Πρόεδρο των Ηνωμένων Πολιτειών. Ο πολιτικός πάντα θαύμαζε τους γύρω του με την ικανότητά του να κάνει τα πάντα.

Μια φορά κι έναν καιρό, ένας Αμερικανός έψαχνε μάταια κάποιον αποτελεσματικό τρόπο διαχείρισης του χρόνου και, μη βρίσκοντας τον ανάμεσα στους ήδη υπάρχοντες, τον ανέπτυξε μόνος του. Το Time Matrix εξακολουθεί να είναι εκπληκτικό στην απλότητα και την ιδιοφυΐα του, και εκατομμύρια άνθρωποι σε όλο τον κόσμο το χρησιμοποιούν για προγραμματισμό.

Οπτικά, ο πίνακας προτεραιότητας χωρίζεται σε τέσσερα τεταρτημόρια, όπου τα πράγματα χωρούν σε κατηγορίες: σημαντικά και επείγοντα, σημαντικά και μη επείγοντα, ασήμαντα και επείγοντα, ασήμαντα και μη επείγοντα.

Ο χρήστης του πίνακα καλείται να εισαγάγει όλες τις προγραμματισμένες δραστηριότητές του σε αυτά τα τεταρτημόρια. Η μεγαλύτερη δουλειά συμβαίνει ακριβώς όταν ένα άτομο κάνει μια επιλογή μεταξύ αυτών των πεδίων, αποφασίζοντας έτσι ποια πράγματα πρέπει να γίνουν πρώτα και ποια μετά.

Χαρακτηριστικά τεταρτημορίων

Τετάρτη Α: σημαντικό και επείγον

Αυτό το πεδίο θα πρέπει να χρησιμοποιείται για την καταγραφή θεμάτων που σχετίζονται με τομείς προτεραιότητας της ζωής ενός ατόμου και δεν μπορούν να καθυστερήσουν. Οι τομείς αυτοί είναι συνήθως η οικογένεια, η καριέρα (για φοιτητές – σπουδές), η υγεία και η ασφάλεια.

Αυτές οι περιπτώσεις αντιστοιχούν στις ακόλουθες δηλώσεις:

1. Αν δεν το κάνετε αυτό στο εγγύς μέλλον, θα σας απομακρύνει σημαντικά από έναν από τους μακροπρόθεσμους στόχους της ζωής σας.

Παράδειγμα.Αναμένετε προαγωγή στο εγγύς μέλλον. Ο διαχειριστής σας ζητά να υποβάλετε μια αναφορά προόδου το συντομότερο δυνατό. Είναι σημαντικό? Ναι, γιατί δεν θέλετε να χάσετε μια ευκαιρία για επαγγελματική ανάπτυξη. Αυτό είναι επείγον; Ναι, γιατί τώρα είναι η ώρα να δείξετε τις επιδόσεις σας.

1. Η μη έγκαιρη αναζήτηση ιατρικής βοήθειας μπορεί να έχει ολέθριες συνέπειες.

Παράδειγμα.Έχεις πονόδοντο. Σπουδαίος? Όλα όσα σχετίζονται με την υγεία είναι πάντα σημαντικά. Επειγόντως? Κινδυνεύετε να χάσετε το δόντι σας και δεν θα διαρκέσετε πολύ με παυσίπονα.

Τετάρτη Β: σημαντικό και μη επείγον

Οι επιτυχημένοι άνθρωποι κάνουν το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς τους σε αυτό το τεταρτημόριο. Αυτές είναι καθημερινές δραστηριότητες που πάντα χρησιμεύουν για την επίτευξη σημαντικών στόχων σε όλους τους τομείς της ζωής. Είναι όλα σημαντικά, αλλά δεν υπάρχει βιασύνη, όπως συμβαίνει με το Α τεταρτημόριο.

Ένας επιτυχημένος άνθρωπος δεν φέρνει τις σημαντικές του υποθέσεις σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης, αλλά τις ολοκληρώνει σταδιακά. Τις περισσότερες φορές έχει χρόνο για να πάρει αποφάσεις στοχαστικά, χτίζοντας το κτίριο του μελλοντικού του τούβλο τούβλο.

Αυτή η ζώνη περιλαμβάνει όλες τις καθημερινές δραστηριότητες που σχετίζονται άμεσα με τομείς προτεραιότητας της ζωής: εργασία, οικογένεια, αυτοανάπτυξη, υγεία.

Για αυτούς ισχύει ένα μόνο κριτήριο:

• Η εργασία πρέπει να ολοκληρωθεί, αλλά μπορεί να αναβληθεί για λίγο εάν προκύψει κάτι σημαντικό και επείγον.

Παράδειγμα.Είσαι προγραμματιστής και πρέπει να υποβάλεις το πρόγραμμα που έγραψες μέχρι τη Δευτέρα. Σήμερα είναι μόλις Πέμπτη, τα έχετε όλα έτοιμα, αλλά αποφασίσατε να αναβάλετε την υποβολή της εργασίας σας μέχρι την Παρασκευή για να ελέγξετε ξανά τα πάντα προσεκτικά.

Οι περιπτώσεις από το τεταρτημόριο Β, αν δεν δοθεί αρκετή προσοχή, μπορούν να μεταναστεύσουν στο τεταρτημόριο Α. Ο στόχος σας είναι να αποτρέψετε αυτό να συμβεί. Συμβαίνει να εμφανίζεται ξαφνικά ένα σημαντικό θέμα, για λόγους που δεν ελέγχουν. Αλλά συχνά εμείς οι ίδιοι φέρνουμε τα πράγματα σε αυτήν την κατάσταση, αγνοώντας τις προληπτικές εξετάσεις με γιατρό και αναβάλλοντας την ολοκλήρωση σημαντικών εργασιών μέχρι την προθεσμία.

Τετάρτη S: Ασήμαντο και επείγον

Αυτές οι εργασίες βρίσκονται σε κάποια απόσταση από τις κύριες προτεραιότητές σας, αλλά η εκτέλεση τους κάνει τη ζωή σας πιο άνετη και μπορεί να σας εξυπηρετήσει καλά με την πάροδο του χρόνου.

Αυτή η περιοχή περιέχει συσκέψεις και συνομιλίες που παρακολουθείτε από ευγένεια ή από ανάγκη, συμπεριλαμβανομένων γενεθλίων όχι πολύ στενών ανθρώπων, απροσδόκητων οικιακών δουλειών και ορισμένων εργασιακών εργασιών.

Οι υποθέσεις αυτού του τεταρτημορίου έχουν τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:

1. Η γρήγορη ολοκλήρωση αυτής της εργασίας θα βοηθήσει.

Παράδειγμα.Σχεδιάζατε να αγοράσετε ένα κλιματιστικό και ακούσατε για μια πώληση που θα διαρκέσει μόνο μια μέρα. Σπουδαίος? Όχι ιδιαίτερα. Ο κόσμος δεν θα καταρρεύσει αν δεν αγοράσετε ένα κλιματιστικό φθηνότερο από όσο σχεδιάσατε. Επειγόντως? Ναι, η πώληση ισχύει για μία ημέρα. Ένα ωραίο μπόνους: μια επείγουσα αγορά θα σας επιτρέψει να εξοικονομήσετε λίγο τον προϋπολογισμό της οικογένειάς σας.

1. Έμμεσα, η ολοκλήρωση αυτών των εργασιών μπορεί να ωφελήσει τους υποκείμενους στόχους, αν και αυτό δεν είναι εγγυημένο.

Παράδειγμα.Είστε δημοσιογράφος. Είστε καλεσμένοι σε ένα συμπόσιο, όπου μπορεί να έρθει ο εκδότης της εφημερίδας που σας ενδιαφέρει. Σπουδαίος? Όχι ιδιαίτερα, όλα είναι πολύ ασαφή. Επειγόντως? Ναι, επειδή το συμπόσιο δεν θα διαρκέσει για πάντα, πρέπει να πάρετε μια απόφαση - είτε να πάτε είτε όχι.

Είναι πιθανό να βρείτε κάποιον να αναθέσει μια υπόθεση από αυτό το τεταρτημόριο. Ο σύζυγός σας, ο γνωστός σας, ο συνάδελφος, ο υφιστάμενος σας μπορεί να κάνει κάποια ασήμαντη επείγουσα δουλειά για εσάς.

Τετάρτη Δ: Ασήμαντο και μη επείγον

Όλα τα θέματα σε αυτό το τεταρτημόριο μπορούν να χωριστούν σε επιχειρήσεις και ψυχαγωγία. Οι εκκρεμότητες περιλαμβάνουν εργασίες η ολοκλήρωση των οποίων εγγυάται την άνεσή σας και κάνει εσάς και τη ζωή σας πιο όμορφη (για παράδειγμα, φροντίδα της εμφάνισής σας), αλλά η εργασία μπορεί να περιμένει για λίγο.

Για μια γυναίκα, αυτό θα μπορούσε να είναι μια επίσκεψη σε έναν μανικιουρίστα, για έναν άνδρα, θα μπορούσε να είναι το πλύσιμο του αυτοκινήτου του. Φυσικά, αυτά τα πράγματα είναι σημαντικά από μόνα τους, αλλά όχι σε σχέση με τους κύριους τομείς της ζωής σας.

Η δεύτερη ομάδα περιλαμβάνει ένα ευχάριστο χόμπι. Συνήθως πιστεύεται ότι δεν υπάρχει κανένα όφελος από αυτά τα καθήκοντα, ονομάζονται «σπατάλη χρόνου», παρουσιάζονται ως πράγματα που οι άνθρωποι δεν θα προτιμούσαν να κάνουν και η απαλλαγή από αυτά είναι ένας αξιέπαινος στόχος.

Μπορείτε μόνο να μιλήσετε τόσο κατηγορηματικά για κακές συνήθειες όπως το κάπνισμα και η συστηματική κατανάλωση ισχυρού αλκοόλ. Παραδείγματα πραγμάτων όπως η επικοινωνία στα κοινωνικά δίκτυα, η παρακολούθηση ελαφρών ταινιών, η παρέα σε κλαμπ, τα παιχνίδια στον υπολογιστή - όλα αυτά έχουν δικαίωμα να είναι και είναι απαραίτητα για ένα άτομο εάν τον χαλαρώνουν και του δίνουν ευχαρίστηση.

Πρώτον, ένα άτομο δεν είναι ρομπότ, πρέπει να κάνει κάτι μόνο για την ψυχή.

Δεύτερον, ασήμαντα και μη επείγοντα θέματα μπορεί να είναι ωφέλιμα. Πολλά παιχνίδια στον υπολογιστή αναπτύσσουν τη σκέψη, η επικοινωνία στα κοινωνικά δίκτυα σας διδάσκει να εκφράζετε σκέψεις, ο χορός σε κλαμπ σας βοηθά να ζεσταθείτε. Επιπλέον, είναι από καιρό γνωστό ότι η αλλαγή δραστηριότητας είναι η καλύτερη ξεκούραση.

Η βασική προϋπόθεση για αυτό το τεταρτημόριο είναι να μην το αφήσετε να σας καταλάβει τον περισσότερο χρόνο και να αγνοήσετε τα κύρια πράγματα που σας οδηγούν μπροστά στη ζωή.

Πώς να εφαρμόσετε τη μήτρα του Αϊζενχάουερ στην πράξη

Έτσι, αφού αναθεωρήσετε το θεωρητικό μέρος, μπορείτε να ζήσετε την επίδραση της μήτρας στον εαυτό σας.

1. Το βράδυ πριν από την πρώτη ημέρα του πειράματός σας, ανοίξτε το ημερολόγιο στην κατάλληλη ημερομηνία και σχεδιάστε ένα τετρασέλιδο. Τοποθετήστε τα με ετικέτα όπως φαίνεται στη μήτρα. Εάν δεν έχετε ημερολόγιο, μπορείτε να πάρετε ένα κανονικό φύλλο. Εάν έχετε πάντα μαζί σας tablet ή φορητό υπολογιστή, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μήτρα στο Excel.
2. Σε ένα ξεχωριστό φύλλο χαρτιού, σημειώστε σε μια στήλη όλα τα πράγματα που σκοπεύετε να κάνετε αύριο (όταν αποκτήσετε την ικανότητα να διανέμετε γρήγορα όλα τα πράγματα στη μήτρα, δεν θα χρειάζεστε πλέον αυτό το αντικείμενο).
3. Διαβάστε τις περιπτώσεις μία κάθε φορά και ξαναγράψτε κάθε μία στο κατάλληλο τεταρτημόριο του πίνακα. Για να το κάνετε αυτό, χρειάζεται μόνο να απαντήσετε σε δύο ερωτήσεις: Είναι σημαντικό; Είναι επείγον;

1. Στην περίπτωση της έντυπης έκδοσης, αφήστε ελεύθερο χώρο σε κάθε πεδίο - αύριο θα θυμάστε άλλα πράγματα να κάνετε και θα τα προσθέσετε.
2. Επισημάνετε τις ήδη ολοκληρωμένες εργασίες με δείκτη (χρώμα).
3. Στο τέλος της ημέρας, μεταφέρετε τις μη ολοκληρωμένες εργασίες στην επόμενη μέρα (φροντίστε να τις ξαναγράψετε σε μια νέα επέκταση του ημερολογίου ή να τις αντιγράψετε σε μια νέα καρτέλα του Excel - διαφορετικά θα "χαθούν").
4. Μην αρνηθείτε στον εαυτό σας την ευχαρίστηση στο τέλος της ημέρας να αναθεωρήσετε όλα τα «χρωματιστά» μέρη της μήτρας σας, δηλαδή όλες τις ολοκληρωμένες εργασίες. Θα νιώσετε την ικανοποίηση ενός επιχειρηματία που η μέρα του δεν πήγε χαμένη.

Παράδειγμα ολοκληρωμένου πίνακα Eisenhower

Με το παράδειγμά μας, θα κάνουμε όπως σας συμβουλεύσαμε στην προηγούμενη παράγραφο - πρώτα θα γράψουμε όλες τις περιπτώσεις στη σειρά και στη συνέχεια θα τις διανείμουμε στη μήτρα. Στο παράδειγμα πρώτου προσώπου, ένας επαγγελματίας θεραπευτής μασάζ θα σκεφτεί.

Ακολουθεί ο κατάλογος των εργασιών του για την ημέρα (με σχολιασμό για να κατανοήσει ο αναγνώστης τον βαθμό σπουδαιότητας και επείγουσας ανάγκης):

• Σήμερα υπάρχουν 4 μασάζ: στις 9 η ώρα, στις 11 η ώρα, στις 15 η ώρα, στις 20 η ώρα (στα διαλείμματα θα κάνω άλλα πράγματα).
• Πηγαίνετε στο λογιστήριο (σύμφωνα με τη σύμβαση, θα πρέπει να λάβω το 60% του κόστους για ένα μασάζ, αλλά στην πραγματικότητα λαμβάνω μόνο το 50% - καταλάβετε γιατί).
• Αγοράστε τροφή για τη γάτα (καλό πράγμα που κοίταξα - απομένει μόνο ένα τάισμα).
• Επισκεφθείτε έναν φίλο στο νοσοκομείο (ένας στενός φίλος που έσπασε το χέρι του χθες, φέρτε του κάτι νόστιμο).
• Πηγαίνετε στην τράπεζα, κάντε μια πληρωμή για την υποθήκη (σήμερα είναι η τελευταία μέρα που μπορείτε να πληρώσετε χωρίς πρόστιμο).
• Σταματήστε από το σπίτι ενός φίλου για να πάρετε μια σκηνή (σήμερα είναι Τρίτη, σχεδιάζουμε ένα οικογενειακό κάμπινγκ το Σάββατο).
• Πηγαίνετε στην πισίνα (όσο πιο συχνά πηγαίνω, τόσο το καλύτερο).
• Αγοράστε είδη παντοπωλείου (υπάρχουν ακόμα κάποια πράγματα στο ψυγείο, θα αντέξουμε μερικές μέρες).
• Απάντηση σε μηνύματα στο WhatsApp και στο VKontakte (μόνο συνομιλίες).
• Εξασκηθείτε στα αγγλικά για τουλάχιστον 20 λεπτά (υπάρχουν πολλοί ξένοι μεταξύ των πελατών, πρέπει να βελτιώσετε τη γλώσσα σας).
• Αγοράστε μια νέα φλάντζα για τη βρύση (η βρύση στάζει ακόμα, αλλά είναι στα πρόθυρα).
• Πηγαίνετε σε ένα ραντεβού με έναν οφθαλμίατρο (κάθε χρόνο, για κάθε περίπτωση, υποβάλλομαι σε εξέταση).
• Κάντε ένα κούρεμα (η εμφάνιση είναι ακόμα τακτοποιημένη, αλλά είναι καλύτερα να μην το καθυστερήσετε).
• Στείλτε ένα βιβλίο για ασκήσεις για τους μυς της πλάτης σε έναν συνάδελφο (υποσχέθηκα ότι μόλις βρεθώ στον υπολογιστή, θα το στείλω αμέσως).

	ΕΠΕΙΓΟΝΤΩΣ	ΜΗ ΒΙΑΖΕΣΑΙ
ΣΠΟΥΔΑΙΟΣ	Σήμερα γίνονται 4 μασάζ: στις 9 π.μ., στις 11 π.μ., στις 3 μ.μ., στις 8 μ.μ. Επισκεφθείτε έναν φίλο στο νοσοκομείο	Επισκεφθείτε φίλους για μια σκηνή (οικογενειακό κάμπινγκ) Πηγαίνετε σε ένα ραντεβού με έναν οφθαλμίατρο Πήγαινε στη λογιστική Εξάσκηση στα αγγλικά
ΔΕΝ ΕΧΕΙ ΣΗΜΑΣΙΑ	Πηγαίνετε στην τράπεζα, κάντε μια πληρωμή στεγαστικού δανείου Αγοράστε τροφή για γάτες Αγοράστε μια νέα φλάντζα βρύσης Στείλτε το βιβλίο σε έναν συνάδελφο	Κουρεύομαι Αγοράστε προϊόντα Πήγαινε στην πισίνα Απαντήστε σε μηνύματα στο WhatsApp και στο VKontakte

Θυμηθείτε: το ίδιο πράγμα για διαφορετικούς ανθρώπους μπορεί να ζει σε διαφορετικά τεταρτημόρια της μήτρας. Για παράδειγμα, για κάποιον, η ενασχόληση με ένα χόμπι μπορεί να είναι τόσο σημαντικό όσο και ασήμαντο. Εσείς και μόνο εσείς μπορείτε να διανείμετε τις υποθέσεις σας όπως βλέπετε τις προτεραιότητες της ζωής σας.

Κάτω από ποιες συνθήκες θα σας είναι χρήσιμο το Matrix του Eisenhower;

Ορισμένοι σκεπτικιστές πιστεύουν ότι ο πίνακας Eisenhower είναι κατάλληλος μόνο για διευθυντές, ενώ ένας απλός υπάλληλος, εργαζόμενος ή νοικοκυρά δεν θα μπορεί να τον χρησιμοποιήσει στην πράξη (κάτι που είναι ψευδές - ο πίνακας είναι καθολικός, το αποδείξαμε λαμβάνοντας ως ένα παράδειγμα οι περιπτώσεις ενός θεραπευτή μασάζ, όχι ενός επιχειρηματία).

Στην πραγματικότητα, το ερώτημα δεν αφορά τη δυνατότητα ή την αδυναμία χρήσης του πίνακα, αλλά για την καταλληλότητα της χρήσης του.

Το σύστημα Eisenhower χρησιμοποιείται για τον προγραμματισμό κάθε ημέρας. Δηλαδή, δεν μιλάμε για μακροπρόθεσμα σχέδια (χτίστε σπίτι, πάμε διακοπές, αποφοίτηση από το πανεπιστήμιο), αλλά για τρέχουσες εργασίες.

Από τη μια πλευρά, εάν ένα άτομο έχει τόσο λίγες καθημερινές εργασίες που η μνήμη του μπορεί να τις αντιμετωπίσει εύκολα, δεν έχει νόημα να χρησιμοποιήσει τον πίνακα. Για παράδειγμα, ολόκληρο το σχέδιο ενός υπαλλήλου για την ημέρα είναι να περάσει τις οκτώ ώρες του στη δουλειά και μετά να πιει μπύρα με φίλους το βράδυ. Αυτό το τραπέζι δεν είναι για τέτοιους ανθρώπους.

Από την άλλη πλευρά, εάν ένα άτομο έχει στόχους σε όλες τις πτυχές της ζωής του - στην εργασία, τη μελέτη, την αυτοανάπτυξη, την οικογένεια, τα χόμπι, αν προσπαθεί να είναι ο κύριος της εποχής του και να μην ακολουθεί τη ροή της - Το άτομο έχει πάντα πολλές καθημερινές εργασίες. Και αφού δεν θέλει να τα χάσει από τα μάτια του, αυτή η μήτρα είναι για αυτόν.

Το Matrix του Eisenhower δεν είναι πανάκεια για την αιώνια έλλειψη χρόνου. Είναι περισσότερο ένα μίνι μάθημα για την ιεράρχηση προτεραιοτήτων.

Μην εκπλαγείτε αν στην αρχή σας είναι δύσκολο να ταξινομήσετε τα πράγματα σε τεταρτημόρια. Τη στιγμή που σκέφτεσαι και το κάνεις, μαθαίνεις. Και το να μάθεις κάτι πολύτιμο απαιτεί πάντα κάποια προσπάθεια.

Μην απελπίζεστε - αφού δουλέψετε με το τραπέζι για αρκετές ημέρες στη σειρά, θα αποκτήσετε μια δεξιότητα που θα μετατραπεί σε δεξιότητα. Στη συνέχεια, η ιεράρχηση προτεραιοτήτων θα γίνει αυτόματη.

Λοιπόν, ας συνοψίσουμε.

Το Eisenhower Matrix είναι για ανθρώπους σαν εσάς εάν:

• Πρέπει συνεχώς να κάνετε επιλογές σχετικά με το ποια εργασία θα αναλάβετε πρώτα.
• Είστε έτοιμοι να γνωρίσετε καλύτερα τον εαυτό σας, έτοιμοι να απαντήσετε ειλικρινά σε ερωτήσεις όπως "τι είναι πραγματικά σημαντικό για μένα;"
• Θέλετε να κάνετε όσο το δυνατόν περισσότερα - σίγουρα περισσότερα από όσα κάνετε τώρα.
• Είστε έτοιμοι να πολεμήσετε μια τέτοια ιδιότητά σας όπως η αναβλητικότητα - χρόνια αναβολή των πραγμάτων «για αργότερα».

Μπορεί να είστε ήδη καλοί στη διαχείριση του χρόνου σας.

Διαβάστε τις παρακάτω δηλώσεις και αναρωτηθείτε αν ισχύουν για εσάς. Εάν η συντριπτική πλειονότητα των πόντων δεν σας ταιριάζει, καλό είναι να καταλάβετε τεχνικές διαχείρισης χρόνου.

• Έχετε πάντα μια σαφή λίστα υποχρεώσεων για την ημέρα.
• Απαντάτε έγκαιρα στα επαγγελματικά email.
• Δεν παίρνετε τη δουλειά στο σπίτι και σχεδόν ποτέ δεν μένετε αργά μετά το τέλος της εργάσιμης ημέρας.
• Δεν επιτρέπετε στις τηλεφωνικές κλήσεις, τους επισκέπτες και τα κοινωνικά δίκτυα να σας αποσπούν σημαντικά την προσοχή από τις κύριες εργασίες σας.
• Δεν κάνετε τη δουλειά για τους υφισταμένους σας γιατί δεν πιστεύετε ότι μόνο εσείς μπορείτε να το κάνετε πολύ καλά.
• Στο τέλος της ημέρας νιώθετε σχεδόν τόσο ενεργητικοί όσο και στην αρχή.

Αν όλα τα προηγούμενα σημεία σας φαίνονται λογικά, τότε το τελευταίο μπορεί να προκαλέσει ένα δύσπιστο χαμόγελο: «Πλάκα κάνεις! Ένα στυμμένο λεμόνι με κάνει να νιώθω πιο ενεργητικός από ό,τι στο τέλος της εργάσιμης ημέρας». Παρόλα αυτά, υπάρχει μεγάλος αριθμός ανθρώπων που όχι μόνο δεν κουράζονται, αλλά νιώθουν και ένα κύμα δύναμης. Και εδώ δεν υπάρχει κανένα μυστικό.

Κουραζόμαστε όχι από το πλήθος της δουλειάς που κάνουμε, αλλά από ανόητες, άτακτες ενέργειες, ανούσιες ρίψεις και αίσθημα αδυναμίας σε συνθήκες χρόνιας πίεσης χρόνου.

Φυσικά, μερικές φορές δεν μπορούμε να τα προβλέψουμε όλα. Και το συνεκτικό μας σχέδιο μπορεί να κλονιστεί λόγω ξαφνικής απενεργοποίησης του εξοπλισμού γραφείου, ενός καθυστερημένου πελάτη ή ενός υπαλλήλου που απουσιάζει. Αφήστε αυτό στην άκρη προς το παρόν.

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να δουλέψετε είναι πώς να μην είστε πηγή χάους για τον εαυτό σας και, στη συνέχεια, μπορείτε να σκεφτείτε την επιρροή εξωτερικών απρόβλεπτων περιστάσεων.

1. Καθαρίστε την επιφάνεια εργασίας σαςαπό έγγραφα με τα οποία δεν εργάζεστε πλέον. Αν δεν τα χρειάζεστε πολύ συχνά, βάλτε τα στην ντουλάπα. Αν δεν τα χρειάζεστε καθόλου, προσθέστε τα στα σκουπίδια. Σε ένα σωρό χαρτιά, δύσκολα μπορείς να βρεις αυτό ακριβώς το φύλλο, ψάχνοντας για το οποίο θα περάσεις πολλά λεπτά, εκνευρισμένος από άκαρπες προσπάθειες. Λάβετε υπόψη ότι τα γραφεία των επιτυχημένων επιχειρηματιών φαίνονται σαν να μην εργάζεται κανείς σε αυτά: το μεγαλύτερο μέρος της επιφάνειάς τους είναι ανεκμετάλλευτο.
2. Πάρε στον εαυτό σου ένα ημερολόγιοκαι μην τον αποχωρίζεσαι. Είναι αδύνατο να θυμόμαστε τα πάντα και οι επιχειρηματίες έχουν καταλάβει από καιρό την ανάγκη να καταγράφουν τα πάντα - ημερομηνίες συναντήσεων, εκκρεμότητες, ερωτήσεις που πρέπει να σκεφτούν. Τα κινητά τηλέφωνα και οι φορητοί υπολογιστές με τα ημερολόγιά τους χρησιμοποιούνται συχνά, αλλά ένα χάρτινο ημερολόγιο δεν θα γίνει ποτέ ξεπερασμένο - έστω και μόνο επειδή δεν μπορεί να σπάσει ή να εξαντληθεί.
3. Σχεδιάστε τι είναι πιο σημαντικό για τις ώρες αιχμής της καθημερινής σας δραστηριότητας. Είμαστε όλοι ανθρώπινα όντα και ακόμη και τα πιο δυνατά μέλη του είδους μας ξεπερνιούνται από τον ύπνο. Το να αντιστέκεσαι στους βιορυθμούς σου είναι χάσιμο χρόνου, και πάλι θα χάσεις. Αυτό που κάνεις σε μια ώρα τη μέρα, το βράδυ, με συσσωρευμένη κούραση, θα σου πάρει διπλάσιο χρόνο. Επομένως, μην αναβάλλετε μια επείγουσα αναφορά μέχρι αργά το βράδυ, μην ξεκινήσετε σημαντικές συζητήσεις πριν πάτε για ύπνο - τόσο εσείς όσο και ο σύντροφός σας θα υποφέρετε από αυτή την προσέγγιση.
4. Μην υπερφορτώνετε τον εαυτό σας. Δεν είναι μόνο ότι η παραγωγικότητά σας θα μειωθεί. Με έναν ανελέητο ρυθμό, σίγουρα θα «καείτε» και το σώμα σας θα ξεκουραστεί χωρίς τη συγκατάθεσή σας, στέλνοντάς σας στο κρεβάτι του νοσοκομείου. Εδώ θα χάσετε όλο τον εξοικονομημένο χρόνο σας.

Αντιμετωπίστε τον εαυτό σας σαν ένα καθαρόαιμο άλογο - είναι, φυσικά, ένα δυνατό ζώο, αλλά ποιος ιδιοκτήτης θα διακινδύνευε να το οδηγήσει με έξαλλο ρυθμό;

1. Μη χάνετε χρόνο σε έργα και υποθέσεις. Θυμάστε την περίφημη φράση ότι το καλύτερο είναι ο εχθρός του καλού; Νιώθετε ότι όσο περισσότερο δοκιμάζετε το έργο σας, τόσο καλύτερο γίνεται; Είναι πολύ σημαντικό εδώ να μην «υπερεκτείνεται» το θέμα, διαφορετικά κινδυνεύετε να αισθανθείτε χρόνια κόπωση από την αδυναμία επίτευξης του ιδανικού. Μην επιδιώκετε την τελειότητα - αυτές οι ενέργειες θα σπαταλήσουν τον χρόνο σας.
2. Μην προσπαθείς να είσαι σπουδαίος σε όλα. Χρειάζονται χρόνια για να γίνεις ειδικός σε οποιονδήποτε τομέα. Είναι καλύτερα να ξεχωρίζεις σε ένα πράγμα παρά να είσαι μέτριος σε όλα. Η ταινία "Ocean's 11" μιλά για αυτό. Είναι σημαντικό να έχετε μια ομάδα όπου όλοι είναι καλοί σε κάτι, τότε μπορείτε εύκολα να αναθέσετε τα πράγματα.

Το Eisenhower Matrix είναι μια μέθοδος αποτελεσματικής οργάνωσης του χρόνου, που βοηθά στην επίτευξη γρήγορων και σημαντικών αποτελεσμάτων και πάντα στην ώρα τους.

Τα χρήματα δεν μπορούν να αγοράσουν χρόνο, αλλά θα ήθελα να κυριαρχήσω στα μυστικά της ύπαρξης και να προσθέσω τουλάχιστον άλλη μια ώρα στη μέρα. Είναι απλό: ο προγραμματισμός είναι ο ιδανικός βοηθός σας στην πορεία προς την ευημερία. Είναι προγραμματισμός που θα σας βοηθήσει να βγείτε από μια συνεχή κατάσταση πίεσης χρόνου και να αποφύγετε τον εκνευρισμό και την απογοήτευση.

Το Eisenhower Matrix σας βοηθά να πετύχετε περισσότερα και λύνει σημαντικά προβλήματα προγραμματισμού. Το να νιώθετε σαν στυμμένο λεμόνι είναι η τυπική κατάσταση που νιώθουν οι περισσότεροι στο τέλος της εργάσιμης ημέρας. Η κατάσταση μπορεί να αλλάξει με στροφή 180 μοιρών.

Για πρώτη φορά, ένας εξαιρετικός πολιτικός και πρώην ταλαντούχος στρατιωτικός, ο 34ος Πρόεδρος των Ηνωμένων Πολιτειών, Ντουάιτ Ντέιβιντ Αϊζενχάουερ, ξεκίνησε μια σοβαρή αναζήτηση για μια λύση στο πρόβλημα της αποτελεσματικής διαχείρισης του χρόνου. Όλο και περισσότεροι άνθρωποι προτιμούν να χρησιμοποιούν τη μήτρα Eisenhower για να επιτύχουν αποτελεσματικότητα στις επιχειρήσεις.

Δημιουργός της μεθόδου Eisenhower

Ο Ντουάιτ Ντέιβιντ Αϊζενχάουερ γεννήθηκε το 1890 σε μια συνηθισμένη οικογένεια. Το 1909 αποφοίτησε από το σχολείο και στη συνέχεια 4 χρόνια σπουδών στη στρατιωτική ακαδημία. Με ιδιαίτερο πάθος, ο Αϊζενχάουερ μελέτησε τη βιογραφία του Λίνκολν και των μεγάλων αυτού του κόσμου. Οι γονείς στήριξαν τον γιο τους σε όλα. Η υποστήριξη αγαπημένων προσώπων στα νιάτα του θα είχε θετικό αντίκτυπο στην καριέρα του Αϊζενχάουερ στο μέλλον.

Η παραίτηση το 1948 δεν σήμανε το τέλος της ενεργού εργασίας. Αφού ο Αϊζενχάουερ έγινε πρύτανης του Ινστιτούτου Κολούμπια και στις αρχές του 1953 ανέλαβε τη θέση του Προέδρου των Ηνωμένων Πολιτειών - αργότερα εξελέγη σε αυτή τη θέση αρκετές φορές. Ο πολιτικός αντιμετωπίζει το ζήτημα της αποτελεσματικής διαχείρισης του χρόνου και ο Αϊζενχάουερ το λύνει.

Η μήτρα του Αϊζενχάουερ ως μέθοδος οργάνωσης του χρόνου

Τώρα καταλαβαίνουμε ξεκάθαρα ότι η διαχείριση χρόνου είναι ένα εργαλείο που βοηθά στον αποτελεσματικό σχεδιασμό εργασιών και διαχείριση χρόνου εξοικονομώντας ενέργεια. Στη δεκαετία του 1950, ο Αϊζενχάουερ δεν το γνώριζε αυτό.

Το Eisenhower Matrix δημιουργήθηκε για να βοηθήσει στην επίλυση επειγόντων και σημαντικών προβλημάτων. Δεν συνιστάται για χρήση σε μακροπρόθεσμο προγραμματισμό, αλλά για τον καθημερινό καθορισμό στόχων, αυτή η μέθοδος δεν έχει καμία αντίστοιχη. Η απλότητα χρήσης καθιστά την πυραμίδα του Αϊζενχάουερ προσβάσιμη σε όλους τους ανθρώπους.

Η μήτρα του Eisenhower θα σας βοηθήσει να απορρίψετε τα ασήμαντα, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε όσο το δυνατόν περισσότερο στις σημαντικές εργασίες. Θα δείτε στην πράξη ότι για να πετύχετε στόχους δεν είναι απαραίτητο να ξεπεράσετε βουνά από εργασίες, σπαταλώντας ενέργεια. Θα μάθετε να κατηγοριοποιείτε τα πράγματα με βάση τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα.

Πώς να κατανείμετε σωστά τις εργασίες σε έναν πίνακα

Ας επιλέξουμε τα κύρια από τα παραπάνω για την ευκολία χρήσης της μεθόδου Eisenhower. Κατανείμετε τις εργασίες στον πίνακα σύμφωνα με 4 τεταρτημόρια:

• Προτεραιότητα σημαντικές και επείγουσες εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν χωρίς καθυστέρηση.
• Σημαντικές αλλά όχι επείγουσες εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν το συντομότερο δυνατό. Έχουν μεγάλο αντίκτυπο στον τελικό στόχο, αλλά δεν «καίγονται».
• Ασήμαντες και επείγουσες εργασίες που είναι απίθανο να επηρεάσουν τη θετική έκβαση κάτι.
• Επιτρέπουμε στον εαυτό μας να κάνει πράγματα που δεν είναι σημαντικά ή επείγοντα όταν το θέλουμε και μας αποσπάται η προσοχή.

Θα γίνετε κύριος όταν υπάρχει μια παύλα στη λίστα με τις επείγουσες και σημαντικές εργασίες στο τεταρτημόριο Α. Η βιασύνη είναι καταθλιπτική, δεν σας επιτρέπει να αναπνεύσετε και η ποιότητα της ολοκληρωμένης εργασίας συχνά αφήνει πολλά να είναι επιθυμητά. Μην βιαστείτε να αναστατωθείτε εάν στην αρχή η λίστα υποχρεώσεων στο τεταρτημόριο Α είναι μεγαλύτερη από ό,τι στα άλλα τεταρτημόρια. Δεν είσαι ο πρώτος που μαθαίνεις από τα λάθη σου. Δεδομένης της εμπειρίας σας, στο μέλλον θα μπορείτε να ανταπεξέλθετε στις δυσκολίες και να φέρετε το γέμισμα του πίνακα του Αϊζενχάουερ στον αυτοματισμό.

Πώς να εφαρμόσετε τη μήτρα του Αϊζενχάουερ στην πράξη

Ήρθε η ώρα να εφαρμόσουμε τις γνώσεις που αποκτήθηκαν. Γνωρίζετε αρκετά για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τη μέθοδο προγραμματισμού Eisenhower στη ζωή σας.

Ακολουθήστε αυτούς τους απλούς κανόνες για να αποφύγετε κοινά λάθη αρχαρίων:

• Είναι καλύτερα να περιγράψετε μια λίστα εργασιών το βράδυ. Αποφασίστε αμέσως ποιο είναι πιο βολικό για εσάς να χρησιμοποιήσετε. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα σημειωματάριο, ένα tablet ή το Eisenhower Matrix στο Excel στο τηλέφωνό σας. Ακόμα και ένα κανονικό φύλλο Α4 θα κάνει. Το κύριο πράγμα είναι ότι τα δεδομένα είναι πάντα διαθέσιμα.
• Ενώ είστε αρχάριος, γράψτε μια λίστα με όλες τις υποχρεώσεις σας σε ένα ξεχωριστό φύλλο χαρτιού και μόνο μετά εισάγετέ την στον πίνακα Eisenhower. Αργότερα, μπορείτε να παραλείψετε αυτό το σημείο και να ταξινομήσετε αμέσως τις εργασίες κατά σημασία και αναγκαιότητα.
• Διαβάστε προσεκτικά τη λίστα εργασιών, ενώ αναρωτηθείτε το ζήτημα του επείγοντος.

Όταν ταξινομείτε τις περιπτώσεις στην Κλίμακα Αϊζενχάουερ, αναρωτηθείτε:

• Είναι αυτή η εργασία στη σφαίρα των αξιών προτεραιότητάς μου; Αν η απάντηση είναι θετική, τότε είναι σημαντική, αν αρνητική, δεν είναι σημαντική.
• Θα υπάρξουν αρνητικές συνέπειες για μένα εάν δεν ολοκληρώσω αυτήν την εργασία; Αυτή η ερώτηση θα καθορίσει επίσης το βαθμό σπουδαιότητας.
• Ο βαθμός επείγουσας ανάγκης καθορίζεται από τη διάρκεια της συνάφειας της εργασίας. Εάν είναι αδύνατο να ολοκληρώσετε μια εργασία αύριο, τότε η επείγουσα ανάγκη είναι πρωταρχικής σημασίας.

Φροντίστε να αφήσετε ελεύθερο χώρο στη λίστα εργασιών σας, εάν την έχετε συντάξει σε χαρτί. Μπορείτε να το συμπληρώσετε. Πρέπει να μετακινήσετε εργασίες που δεν έχουν ολοκληρωθεί σήμερα στη λίστα εργασιών σας για την επόμενη μέρα. Αν διαβάσετε προσεκτικά το άρθρο, καταλαβαίνετε ότι οι ημιτελείς εργασίες θα υπάρχουν στο τραπέζι του Αϊζενχάουερ καθημερινά.

Παράδειγμα ολοκληρωμένου πίνακα Eisenhower

Ας πάρουμε ως βάση μια μέρα από τη ζωή ενός δασκάλου γεωγραφίας στο σχολείο.

1. Αύριο γίνονται 4 μαθήματα στο Λύκειο: στις 8.30, 10.00, 12.00 και 14.00 (μεταξύ μαθημάτων θα κάνω κοινωνικές υποθέσεις).
2. Πρέπει να μάθουμε γιατί η προκαταβολή δεν έφτασε στην κάρτα τον περασμένο μήνα (δεν θέλω να πηγαίνω στο λογιστήριο για μετρητά κάθε φορά).
3. Θέλω να αλλάξω το κούρεμά μου και να προσαρμόσω το χρώμα των μαλλιών μου (το σκέφτομαι πολύ καιρό).
4. Στείλτε το σε έναν συνάδελφο από άλλη πόλη μέσω ταχυδρομείου (υποσχέθηκα ότι θα το έκανα στις αρχές της εβδομάδας).
5. Πρέπει να πάμε στο σούπερ μάρκετ (υπάρχουν αρκετά είδη παντοπωλείου για μερικές μέρες).

Στην πραγματική ζωή υπάρχουν πολλές περισσότερες εργασίες, αλλά για τις ασκήσεις θα αρκεστούμε σε πέντε βαθμούς.

Το αποτέλεσμα της κατανομής των περιπτώσεων σύμφωνα με τη μέθοδο Eisenhower:

• Όπως ήδη καταλάβατε, το 1ο σημείο είναι σημαντικό και απαραίτητο, θα το γράψουμε στο τεταρτημόριο Α.
• Το τεταρτημόριο Β θα καλύψει το σημαντικό αλλά όχι επείγον θέμα του 2ου σημείου.
• Το τεταρτημόριο Γ θα περιέχει την επείγουσα αλλά όχι σημαντική εργασία του σημείου 4.
• Τα πράγματα με αριθμό 3 και 5 πηγαίνουν στο τεταρτημόριο Δ. Δεν είναι επείγοντα και δεν είναι τα πιο σημαντικά, αλλά θα σας προσφέρουν ευχαρίστηση και θα σας επιτρέψουν να χαλαρώσετε.

Τώρα δοκιμάστε το μόνοι σας.

Κάτω από ποιες συνθήκες θα σας είναι χρήσιμο το Matrix του Eisenhower;

Η μήτρα βοηθά στον προγραμματισμό πολύπλοκων και σημαντικών εργασιών. Κατανοήστε πώς λειτουργεί η μέθοδος και εφαρμόστε την στον βραχυπρόθεσμο προγραμματισμό.

Μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα Eisenhower εάν:

• είναι δύσκολο να προσδιοριστεί η πρωταρχική εργασία, είναι δύσκολο να καταλάβουμε από πού να ξεκινήσουμε.
• Να είστε ειλικρινείς με τον εαυτό σας και να απαντάτε με ειλικρίνεια στις ερωτήσεις που τίθενται κατά τον προγραμματισμό.
• Θέλετε να βελτιστοποιήσετε το κόστος χρόνου.
• ξέρετε ότι είστε ικανοί για περισσότερα, αλλά δεν καταλαβαίνετε πώς να επιτύχετε ένα καλύτερο αποτέλεσμα.
• σταματήστε να αναβάλλετε τα πράγματα για αύριο.

Για να επιτευχθούν αποτελέσματα, δεν αρκεί η μελέτη του πίνακα του Αϊζενχάουερ. Μόνο με την εφαρμογή αυτής της γνώσης στην πράξη θα δείτε το αποτέλεσμα.

Μπορεί να είστε ήδη καλοί στη διαχείριση του χρόνου σας.

Τι γίνεται αν δεν χρειάζεστε τις μεθόδους του Αϊζενχάουερ και είστε μια χαρά με προβλήματα χωρίς πίνακες; Είστε έτοιμοι να αποφασίσετε τώρα;

Στη συνέχεια, απαντήστε ειλικρινά σε αυτές τις ερωτήσεις:

• Κάνετε πάντα μια λίστα υποχρεώσεων;
• Απαντάτε εγκαίρως στα email;
• Πηγαίνεις σπίτι στην ώρα σου και η δουλειά το Σαββατοκύριακο δεν σε αφορά;
• Τα social media και η φλυαρία παρεμβαίνουν σε σημαντικές εργασίες;
• Στο τέλος της ημέρας, είστε ευερέθιστοι και νιώθετε ότι θα μπορούσατε να κάνετε περισσότερα;
• Δίνεις πάντα τη δέουσα προσοχή στην οικογένειά σου;

Σκεφτείτε αν θέλετε να αλλάξετε την τρέχουσα κατάσταση ή να αφήσετε τα πάντα ως έχουν. Πίνακας Αϊζενχάουερ - Ο βοηθός προγραμματισμού σας.

Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές κατά την εφαρμογή της μεθόδου Eisenhower:

1. Μην υπερφορτώνετε τον εαυτό σας με ασήμαντα πράγματα.
2. Διατηρήστε τον χώρο εργασίας σας καθαρό και μην χάνετε χρόνο αναζητώντας έγγραφα· εκπαιδεύστε τον εαυτό σας να είναι τακτοποιημένος.
3. Προσπαθήστε να κάνετε σημαντικά πράγματα το πρώτο μισό της ημέρας και όχι το βράδυ, όταν η δραστηριότητα μειώνεται.
4. Ο καλύτερος εχθρός του καλού. Πάρτε το θέμα στα σοβαρά, αλλά χωρίς φανατισμό.

Και μια τελευταία συμβουλή. Επιλέξτε μια κατεύθυνση προς την οποία προτιμάτε να κατανοήσετε καλύτερα. Είναι αδύνατο να ξέρεις τα πάντα.

συμπέρασμα

Έτσι, ο πίνακας Eisenhower είναι ένα παράδειγμα κατανομής περιπτώσεων. Ο Βολταίρος είπε: «Το πρωί κάνω σχέδια και το απόγευμα κάνω ανόητα πράγματα». Ο Αϊζενχάουερ παρείχε την τέλεια μέθοδο για την αποφυγή αυτής της ανοησίας. Βοηθήστε τον εαυτό σας να γίνει πιο ευτυχισμένος και πιο επιτυχημένος. Χρησιμοποιήστε το τραπέζι στην πράξη και το αποτέλεσμα δεν θα αργήσει να φτάσει.

Ο χρόνος δεν είναι υπό τον έλεγχό μας, αλλά μπορούμε να διαχειριστούμε τον χρόνο μας αποτελεσματικά.

Είχατε πολλά σχέδια για το Σαββατοκύριακο, αλλά καταλήξατε να αφιερώνετε χρόνο παρακολουθώντας την παράσταση και να μην κάνετε τίποτα; Ή μήπως είστε κατακλυσμένοι με εργασίες στη δουλειά και η χιονοστιβάδα των επειγουσών εργασιών αυξάνεται καθημερινά; Πιθανότατα έχετε ακούσει ότι η δημιουργία λιστών υποχρεώσεων μπορεί να κάνει τα πράγματα να κινηθούν. Αλλά μερικές φορές αυτό δεν βοηθά πραγματικά και οι εργασίες που περιλαμβάνονται στη λίστα υποχρεώσεων παραμένουν ανεκπλήρωτες. Γιατί; Επειδή η λίστα είναι λανθασμένη ή/και κάνετε τα πράγματα με λάθος σειρά. Θα βοηθήσει στην επίλυση αυτών των προβλημάτων Μήτρα Αϊζενχάουερ, αυτή ειναι επίσης μήτρα προτεραιότητας. Αυτό ακριβώς προτείνουμε να μιλήσουμε.

Ο πίνακας προτεραιότητας του Αϊζενχάουερ - Τι είναι;

Αυτό το εργαλείο ρύθμισης προτεραιοτήτων και διαχείρισης χρόνου πήρε το όνομά του από τον εφευρέτη του, έναν από τους Αμερικανούς προέδρους - Ντουάιτ Ντέιβιντ Αϊζενχάουερ. Η κύρια ιδέα πίσω από τον πίνακα προτεραιότητας είναι η εξής: οι εργασίες ταξινομούνται τέσσερις ομάδεςανάλογα με δύο κριτήρια - τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία της εφαρμογής τους. Εν δεν είναι όλα τα επείγοντα πράγματα σημαντικά και δεν είναι όλα τα σημαντικά πράγματα επείγοντα. Για να ανταπεξέλθετε επιτυχώς στις εργασίες, πρέπει να καταλάβετε σε ποια ομάδα να ταξινομήσετε αυτήν ή εκείνη την εργασία και αυτό θα σας πει πότε να το αναλάβετε.

Αυτή η μέθοδος - εάν χρησιμοποιηθεί σωστά - θα σας επιτρέψει να ολοκληρώσετε όλες τις εργασίες εγκαίρως και να αποφύγετε τα πράγματα να κολλάνε το ένα στο άλλο, σχηματίζοντας μια χιονοστιβάδα από άλυτα προβλήματα.

Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα υποχρεώσεων με βάση τη μήτρα προτεραιότητας;

Ας επαναλάβουμε: για να περιγράψουμε ένα σχέδιο δράσης σύμφωνα με τον πίνακα Eisenhower, όλες οι εργασίες στη λίστα πρέπει να χωριστούν σε 4 κύριες κατηγορίες:

• κατηγορία Α: σημαντικό και επείγον;
• κατηγορία Β: σημαντικό αλλά όχι επείγον.
• κατηγορία Γ: επείγον αλλά ασήμαντο.
• κατηγορία Δ: όχι επείγον και ασήμαντο.

Ο πιο βολικός τρόπος είναι να σχεδιάσετε ένα φύλλο χαρτιού σε τέσσερα μεγάλα τετράγωνα και να επισημάνετε σε καθένα από αυτά το αντίστοιχο χρώμα και γράμμα και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε τις εργασίες. Ας δούμε όλες τις κατηγορίες πιο αναλυτικά, με παραδείγματα.

1. Κατηγορία Α

Σημαντικά και επείγοντα θέματα– καταστάσεις όταν λήγει η προθεσμίαή έλα ανωτέρας βίας. Σήμερα είναι η τελευταία ημέρα για να πληρώσετε το στεγαστικό δάνειο αυτόν τον μήνα, μια αναφορά για το αφεντικό σας θα έπρεπε να είχε σταλεί χθες και το βράδυ πηγαίνετε στο γιατρό λόγω οξύ πόνου στα δόντια - όλα αυτά είναι κατηγορία Α. Εάν κατανείμετε σωστά τις εργασίες σας , τότε αυτό το στοιχείο θα περιέχει τον λιγότερο αριθμό εργασιών και ακόμα καλύτερα αν είναι εντελώς κενό.

2. Κατηγορία Β

Σημαντικά αλλά όχι επείγοντα θέματα- πρέπει να είναι το κύριο μέρος της λίστας υποχρεώσεων. Αυτά είναι τα πράγματα που αύριο ή μεθαύριο μπορούν να μετακινηθούν στην κατηγορία Α αν δεν τα κάνετε σήμερα. Είναι σημαντικά, αλλά υπάρχει ένα μικρό χρονικό buffer και μπορούν να τεθούν στην άκρη για λίγο. Αυτό περιλαμβάνει καθημερινές εργασίες, αντικαθιστώντας μια βρύση στο μπάνιο που εξακολουθεί να λειτουργεί αλλά έχει ήδη αρχίσει να στάζει, αγοράζοντας εκ των προτέρων εισιτήρια για συναυλία. Σε αυτή την κατηγορία περιλαμβάνονται επίσης πράγματα που σχετίζονται με τους παγκόσμιους στόχους της ζωής σας. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να ανοίξετε τη δική σας επιχείρηση ή να βρείτε μια νέα δουλειά και για αυτό πρέπει να κατακτήσετε μια νέα δεξιότητα, να μάθετε μια άλλη ξένη γλώσσα, να αναλάβετε μια πρόσθετη παραγγελία για δημιουργία κεφαλαίου κ.λπ.

3. Κατηγορία Γ

Επείγοντα αλλά ασήμαντα θέματα. Αυτό είναι που ακολουθεί τελειώστε σήμερα γιατί η επόμενη μέρα θα είναι αργά ή ακατάλληλη. Τα σχέδια της ομάδας Γ μπορεί να στοχεύουν στη δημιουργία άνετες συνθήκες διαβίωσης και δημιουργία κοινωνικών δεσμών.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει έγκαιρα συγχαρητήρια σε φίλους και συναδέλφους για τις διακοπές ή ένα ταξίδι στη χώρα για να βοηθήσουν τους γονείς να συλλέξουν θρυμματισμένα μούρα. Ένα άλλο παράδειγμα είναι η αγορά μιας νέας τηλεόρασης με μεγάλη έκπτωση. Αν δεν ήταν η προώθηση, θα το είχατε αγοράσει πολύ αργότερα, αλλά αν συνέλθετε σε σύντομο χρονικό διάστημα, θα πάρετε αυτό που θέλετε πιο γρήγορα και φθηνότερα. Με άλλα λόγια, η εκτέλεση ενεργειών από την κατηγορία Γ δεν είναι κρίσιμη, αλλά είναι καλύτερο και πιο άνετο να τις κάνετε στην ώρα τους.

4. Κατηγορία Δ

Μη επείγοντα και ασήμαντα θέματα. Η πιο ύπουλη κατηγορία, που περιλαμβάνει κυρίως «χρονοφάγοι» ή «δολοφόνοι του χρόνου»(κυριολεκτικά «χρονοφάγοι», «χρονοκτονίες»). Αυτό το στοιχείο περιλαμβάνει την παρακολούθηση ταινιών, τη συνομιλία στο τηλέφωνο με φίλους, την ανάγνωση βιβλίων, την κύλιση στη ροή ειδήσεων. Για να αντισταθείτε στην παρόρμηση να εκτελέσετε αυτές τις ενέργειες αντί για εργασίες από τις τρεις πρώτες κατηγορίες, πρέπει να έχετε καλά ανεπτυγμένη δύναμη θέλησης, να είστε σε θέση να συγκεντρωθείτε και να συγκεντρωθείτε σε αυτό που χρειάζεστε και όχι σε αυτό που θέλετε.

Αφού κατανείμετε τις εργασίες σας σε τέσσερις στήλες, ξεκινήστε να τις κάνετε από το πρώτο σημείο. Εάν μάθετε να ακολουθείτε τη μήτρα προτεραιότητας, όχι μόνο θα ολοκληρώσετε τις εργασίες εγκαίρως, αλλά θα αφήσετε και χρόνο για διασκέδαση - για μη επείγουσες και ασήμαντες εργασίες.

1. Στην αρχή μπορεί να είναι δύσκολο να κατανεμηθούν σωστά οι εργασίες. Για να διευκολύνετε τη διαδικασία, κάντε ερωτήσεις στον εαυτό σας: «Είναι σημαντικό αυτό το έργο; Είναι μέσα στο πεδίο των προτεραιοτήτων της ζωής μου; Η αποτυχία να το κάνει θα οδηγήσει σε προβλήματα;» Αν ναι, τότε είναι σημαντικό. Για να καταλάβετε εάν ένα θέμα είναι επείγον, σκεφτείτε αν θα χάσει τη συνάφεια στο εγγύς μέλλον; Εάν ναι, τότε το έργο είναι επείγον.

2. Προσπαθήστε να αφήσετε κενή τη λίστα της Κατηγορίας Α - να το θυμάστε αυτό όλα τα ανεκπλήρωτα σχέδια από την ομάδα Β μεταφέρονται εδώ. Επιπλέον, αυτή η ίδια ομάδα περιλαμβάνει διάφορα γεγονότα ανωτέρας βίας που δεν θα μπορούσατε να προβλέψετε εκ των προτέρων. Ας επαναλάβουμε ότι ιδανικά, με σωστή διαχείριση χρόνου, δεν θα πρέπει να υπάρχουν επείγουσες και σημαντικές εργασίες. Εξαιρέσεις θα είναι η ίδια ανωτέρα βία, καθώς και:

• σχέδια υγείας·
• ενέργειες από τις οποίες εξαρτάται η εκπλήρωση σημαντικών στόχων (αν θέλετε να πάτε στο εξωτερικό το καλοκαίρι, είναι καλύτερο να υποβάλετε αίτηση για ξένο διαβατήριο εκ των προτέρων).
• ζητήματα, μη συμμόρφωση με τα οποία απειλεί να οδηγήσει σε προβλήματα στο μέλλον (ένα πρόστιμο που δεν πληρωθεί έγκαιρα μπορεί να σας εμποδίσει να ταξιδέψετε στο εξωτερικό).

3.
Κατηγορία Β – για τα πιο πολλά υποσχόμενα καθήκοντα. Τα στατιστικά δείχνουν ότι όσοι δίνουν ιδιαίτερη προσοχή στους στόχους αυτής της κατηγορίας είναι πιο επιτυχημένοι, ανεβαίνουν στην καριέρα με μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση και, κατά συνέπεια, κερδίζουν περισσότερα. Αυτό εξηγείται, μεταξύ άλλων, από το γεγονός ότι χάρη στην έγκαιρη ολοκλήρωση των εργασιών (με ήρεμο ρυθμό, χωρίς βιασύνη), τη συγκέντρωση και την ικανότητα ιεράρχησης, ένα άτομο μπορεί να επιδείξει πλήρως τα ταλέντα του και να σκεφτεί αυτό ή εκείνο το βήμα .

4. Μερικές εργασίες από την κατηγορία Γ θα ήταν πιο σωστό να τα ταξινομήσουμε ως αποσπούν την προσοχή, αφού μπορούν να μειώσουν την αποτελεσματικότητα της δουλειάς σας και να καταναλώσουν πολύ χρόνο, αν και δεν είναι σημαντικά. Αυτό περιλαμβάνει συγχαρητήρια σε μακρινούς συγγενείς, αγορά νέου καναπέ και άλλα μη απαραίτητα. Είναι σημαντικό να μπορείτε να τις διακρίνετε από τις εργασίες της κατηγορίας Β και, αν είναι δυνατόν, να αναθέσετε την υλοποίησή τους σε άλλα άτομα.

5. Προβλήματα Δ, ή σπατάλη χρόνου, μπορούμε να καλέσουμε με ασφάλεια μη παραγωγικός. Ωστόσο, μπορείτε να δώσετε αξία στον ελεύθερο χρόνο σας. Για παράδειγμα, διαβάστε ένα καλό πνευματικό βιβλίο αντί για ένα πολπ μυθιστόρημα, ασχοληθείτε με τον αθλητισμό όταν θέλετε συναισθηματική απελευθέρωση. Εάν δεν μπορείτε να αντισταθείτε στον πειρασμό να χάσετε χρόνο σε κάτι άχρηστο, μειώστε αυτές τις δαπάνες στο ελάχιστο: για να το κάνετε αυτό, ολοκληρώστε πρώτα εργασίες από άλλες κατηγορίες.

Όταν κατακτήσετε την αρχή του πώς λειτουργεί το Matrix του Eisenhower, θα γίνετε όχι μόνο επιτυχημένος, αλλά και πιο ισορροπημένος και αισιόδοξος άνθρωπος, καθώς θα σταματήσετε να ανησυχείτε για ενοχλητικά αλλά σημαντικά μικρά πράγματα για τα οποία δεν είχατε χρόνο πριν.

Γιατί είναι τόσο δύσκολο να επιλέξεις μεταξύ προτεραιότητας και δευτερεύουσας εργασίας; Έρευνα του νευροεπιστήμονα Antonio Damasio δείχνει ότι η λήψη αποφάσεων είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με τα συναισθήματα. Επομένως, δεν προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι το άγχος και η κατάθλιψη χαρακτηρίζονται συχνά ως καταστάσεις κολλήματος και αδυναμίας λήψης αποφάσεων. Η χρήση απλών εργαλείων όπως το Eisenhower Matrix βοηθά όχι μόνο στην κατανόηση των θεμάτων, αλλά και στη μείωση του συναισθηματικού στρες. Με την πάροδο του χρόνου, κατακτώντας τις αρχές αυτής της έννοιας, μπορείτε εύκολα και γρήγορα να προσδιορίσετε τη διαφορά μεταξύ σημαντικού, επείγοντος, ασήμαντου και άχρηστου.

Το Matrix του Eisenhower πιστεύεται ότι έχει να κάνει πολύ με τα λόγια του Dwight D. Eisenhower: «Έχω δύο προβλήματα: ένα επείγον και ένα σημαντικό. Το επείγον δεν είναι σημαντικό, αλλά το σημαντικό είναι επείγον».

Ο Dwight D. Eisenhower είναι περισσότερο γνωστός ως ο 34ος Πρόεδρος των Ηνωμένων Πολιτειών (από το 1953 έως το 1961). Πριν γίνει πρόεδρος, ήταν στρατηγός και διοικούσε τις συμμαχικές δυνάμεις κατά τον Β' Παγκόσμιο Πόλεμο. Το 1950, ο Αϊζενχάουερ έγινε ο πρώτος Ανώτατος Συμμαχικός Διοικητής του ΝΑΤΟ στην Ευρώπη.

Συγκεκριμένες επαγγελματικές δραστηριότητες ανάγκαζαν συνεχώς τον Αϊζενχάουερ να παίρνει δύσκολες αποφάσεις και να επικεντρώνεται σε διάφορες εργασίες καθημερινά. Για να βελτιστοποιήσει τη διαδικασία, δημιούργησε τη μέθοδό του, η οποία έγινε ευρέως γνωστή ως μήτρα του Αϊζενχάουερ. Σήμερα, μπορεί να χρησιμοποιηθεί όχι μόνο από στρατηγούς, αλλά και από απλούς ανθρώπους, συμπεριλαμβανομένων των νοικοκυρών - βοηθά στην ιεράρχηση των τρεχουσών εργασιών και στην τακτοποίηση των πραγμάτων.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το Matrix του Eisenhower

Αυτό το εργαλείο είναι κατάλληλο για όσους είναι πρόθυμοι και ικανοί να αξιολογήσουν τη σημασία των καθηκόντων τους και να τα κατηγοριοποιήσουν με σαφήνεια. Η μέθοδος περιλαμβάνει τη διαίρεση των εργασιών και των ενεργειών σε τέσσερις ομάδες:

1. επείγουσα και σημαντική?
2. σημαντικό αλλά όχι επείγον.
3. επείγον αλλά όχι σημαντικό.
4. δεν είναι επείγον ή σημαντικό.

Ο απώτερος στόχος της μεθόδου Eisenhower είναι να βοηθήσει να φιλτράρει ασήμαντα θέματα από σημαντικές αποφάσεις και να επικεντρωθεί σε αυτό που πραγματικά έχει σημασία.

Αν φανταστείτε τη μήτρα του Αϊζενχάουερ ως εικόνα, θα μοιάζει με αυτό:

Η έννοια των τεταρτημορίων στη μήτρα

Οι εργασίες ανατίθενται σε συγκεκριμένα τεταρτημόρια, τα οποία με τη σειρά τους καθορίζουν πότε και πόσο καιρό μπορείτε να ολοκληρώσετε μια εργασία.

• Τεταρτήμα Ι - "Κάν' το τώρα" (επείγον και σημαντικό)

Αυτό περιλαμβάνει εργασίες προτεραιότητας που απαιτούν άμεση προσοχή. Έχουν αυστηρές προθεσμίες και πρέπει να ολοκληρωθούν πάνω από όλα και προσωπικά.

• Quadrant II - «Αποφασίστε πότε θα το κάνετε» (σημαντικό αλλά όχι επείγον)

Αυτό το τεταρτημόριο είναι το στρατηγικό μέρος της μήτρας, ιδανικό για μακροπρόθεσμη ανάπτυξη. Τα στοιχεία που περιλαμβάνει είναι σημαντικά αλλά δεν απαιτούν άμεση προσοχή. Ταυτόχρονα, οι εργασίες έχουν συγκεκριμένη προθεσμία και ολοκληρώνονται και προσωπικά.

• Quadrant III - "Ανάθεση σε κάποιον" (επείγον αλλά όχι σημαντικό)

Οι τηλεφωνικές κλήσεις, τα email και ο προγραμματισμός συναντήσεων και εκδηλώσεων εμπίπτουν σε αυτό το τεταρτημόριο. Αυτοί οι τύποι εργασιών συνήθως δεν απαιτούν προσωπική προσοχή επειδή δεν συνεπάγονται μετρήσιμο αποτέλεσμα. Το Quadrant III βοηθά στην ελαχιστοποίηση των περισπασμών από σημαντική εργασία. Με την ανάθεση, μπορείτε να εστιάσετε σε μεγαλύτερα πράγματα.

• Τεταρτοταγές IV - "Κάν' το αργότερα" (όχι σημαντικό, όχι επείγον)

Οι δραστηριότητες που εμπίπτουν στο Quadrant IV είναι βοηθητικές δραστηριότητες που δεν προσθέτουν αξία. Με απλά λόγια, αυτό είναι κάτι που μπορεί πάντα να αναβληθεί χωρίς φόβο για τυχόν συνέπειες. Αυτά τα πράγματα καταλαμβάνουν χρόνο και παρεμβαίνουν στις πιο σημαντικές εργασίες που βάζετε στα δύο πρώτα τεταρτημόρια.

Επιλογή χρώματος για τη μήτρα

Εκχωρήστε σε κάθε τεταρτημόριο της μήτρας ένα χρώμα και συσχετίστε το με ένα επίπεδο προτεραιότητας.

Για παράδειγμα:

Κόκκινο = επείγον.

Κίτρινο = σημαντικό, αλλά όχι πολύ επείγον.

Πράσινο = επείγον αλλά όχι σημαντικό.

Γκρι = όχι επείγον, όχι σημαντικό.

Καθώς χρησιμοποιείτε τη μήτρα για επαγγελματικούς σκοπούς, θα διαπιστώσετε ότι τα περισσότερα προβλήματα εμπίπτουν στα τεταρτημόρια I και III. Οι δραστηριότητες του Quadrant II παράγουν τα πιο σημαντικά αποτελέσματα επειδή είναι επιχειρηματικοί στόχοι που επηρεάζουν τη μακροπρόθεσμη επιτυχία της επιχείρησης, ωστόσο σπάνια ταξινομούνται ως επείγοντες.

Το πιο δύσκολο πράγμα να καταλάβεις είναι αυτό που σε αποσπά από την προγραμματισμένη πορεία σου. Αλλά αν μπορείτε να αντιμετωπίσετε αυτό το θεμελιώδες πρόβλημα της διαχείρισης του χρόνου, θα απαλλαγείτε από σκέψεις για χαμένες ώρες. Ρωτήστε τον εαυτό σας δύο ερωτήσεις που θα σας βοηθήσουν να αποφασίσετε για τις μακροπρόθεσμες στρατηγικές λήψης αποφάσεων:

• Πότε θα εργαστείτε σε σημαντικές αλλά όχι επείγουσες εργασίες;
• Πότε μπορείτε να αφιερώσετε χρόνο για να αντιμετωπίσετε σημαντικές εργασίες πριν γίνουν ξαφνικά επείγουσες;

Αξίζει να θυμόμαστε ότι μερικές φορές οι εργασίες από ένα τεταρτημόριο πέφτουν απροσδόκητα σε ένα άλλο. Εάν παρουσιαστεί έκτακτη ανάγκη, οι προτεραιότητές σας θα αλλάξουν. Για παράδειγμα, είστε ιδιοκτήτης μιας μικρής επιχείρησης και ένας δυσαρεστημένος πελάτης καλεί και ζητά να μιλήσει με έναν διευθυντή λόγω καθυστέρησης στην παράδοση. Αυτό το πρόβλημα θα υπερβεί αμέσως τα άλλα στοιχεία του πίνακα.

Η κατανομή των εργασιών σε τεταρτημόρια έχει ορισμένα χαρακτηριστικά που πρέπει να ληφθούν υπόψη:

1. Οι λίστες υποχρεώσεων κάνουν τη ζωή πιο εύκολη. Βεβαιωθείτε ότι όταν αναθέτετε εργασίες, κάνετε τις σωστές ερωτήσεις που θα σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε τι πρέπει να γίνει πρώτα. Το βασικό χαρακτηριστικό είναι η προτεραιότητα.
2. Μπορείτε να προσθέσετε πολλές δραστηριότητες και εργασίες σε κάθε τεταρτημόριο, αλλά είναι καλύτερο να διατηρήσετε τον μέγιστο αριθμό σε όχι περισσότερα από οκτώ στοιχεία. Διαφορετικά, θα απομακρυνθείτε από τον κύριο στόχο - την ολοκλήρωση της εργασίας.
3. Δημιουργήστε ξεχωριστούς πίνακες για την επαγγελματική και την προσωπική σας ζωή.
4. Μόνο εσείς μπορείτε να προσδιορίσετε το επίπεδο προτεραιότητας των στοιχείων στη λίστα σας. Ξεκινήστε κάθε πρωί με τη λίστα υποχρεώσεων από το matrix και μέχρι το τέλος της εβδομάδας θα δείτε το αποτέλεσμα.

Πρότυπο μήτρας Eisenhower

Για να απλοποιήσετε τη διαδικασία διανομής εργασιών, χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο που αναπτύχθηκε από την Evernote:

Το Eisenhower Matrix μπορεί να μεταφραστεί σε λογισμικό διαχείρισης έργου Trello. Δημιουργήστε μια λίστα υποχρεώσεων για κάθε έναν από τους τέσσερις πίνακες (= τεταρτημόριο) και δημιουργήστε έναν ξεχωριστό πίνακα "Εισερχόμενα" όπου θα πηγαίνουν όλες οι εργασίες πριν διανεμηθούν σε τεταρτημόρια. Αυτό θα σας επιτρέψει να αξιολογήσετε οπτικά τον φόρτο εργασίας σας.

Το Eisenhower Matrix είναι ένα απλό εργαλείο που σας βοηθά να αποφύγετε την κατάσταση της παράλυσης της ανάλυσης που εμφανίζεται κάθε φορά που δεν ξέρετε καν από πού να ξεκινήσετε.

Η τεχνική είναι δημοφιλής λόγω της φαινομενικής ευκολίας χρήσης της, είναι χρήσιμο να τη γνωρίζουμε, σίγουρα αξίζει να τη δοκιμάσετε, οπότε ας την καταλάβουμε.

Ο Dwight Eisenhower, Στρατηγός Στρατού και 34ος Πρόεδρος των Ηνωμένων Πολιτειών, ήταν απίθανο να είχε μελετήσει τη θεωρία της διαχείρισης του χρόνου και τις τεχνικές για την αποτελεσματική χρήση του χρόνου. Αλλά ήταν η φράση του «Δεν είναι όλα τα επείγοντα πράγματα σημαντικά και δεν είναι όλα τα σημαντικά πράγματα είναι επείγοντα» που περιγράφει καλύτερα την αρχή που διέπει τη μέθοδο που ονομάζεται μήτρα του Αϊζενχάουερ.

Προβλήματα που βοηθά στην επίλυση του Matrix του Eisenhower

Μερικές φορές δουλεύεις όλη μέρα χωρίς να ισιώσεις, καταφέρνεις να κάνεις ένα σωρό πράγματα, κυριολεκτικά στριφογυρνάς σαν σκίουρος, αλλά το αποτέλεσμα είναι μόνο κούραση και καμία ικανοποίηση. Γιατί δεν είναι πολύ ξεκάθαρο πώς όλος αυτός ο εργασιακός ηρωισμός σας έφερε πιο κοντά στον στόχο σας.

Στη διαχείριση χρόνου, αυτό ονομάζεται πρόβλημα του καθορισμού στόχων και οι συνέπειές του μπορεί να είναι οι πιο καταστροφικές - η ζωή μετατρέπεται σε έναν εξαντλητικό μαραθώνιο με σπάνια διαλείμματα και ακατανόητο αποτέλεσμα.

Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι το πρόβλημα δεν είναι ότι εργαζόμαστε ελάχιστα ή κακώς, αλλά ότι πριν ξεκινήσουμε οποιαδήποτε επιχείρηση δεν θέτουμε τους σωστούς στόχους και δεν ορίζουμε προτεραιότητες. Ένας τρόπος που μπορεί να βοηθήσει στην επίλυση αυτού του προβλήματος είναι η χρήση του Eisenhower Matrix για γρήγορη ταξινόμηση των εργασιών κατά προτεραιότητα.

Η ουσία της μήτρας του Αϊζενχάουερ

Αυτή η τεχνική σας βοηθά να ταξινομήσετε γρήγορα τη λίστα υποχρεώσεων σας, ακόμα κι αν υπάρχουν πολλές από αυτές. Εξωτερικά, όλα φαίνονται εξαιρετικά απλά - εξετάζουμε τη λίστα εργασιών και απαντάμε σε δύο ερωτήσεις για καθεμία.

• Είναι σημαντικό?

• Αυτό είναι επείγον;

Πάρτε ένα φύλλο χαρτιού και χωρίστε το σε τέσσερα μέρη. Παίρνουμε τέσσερα τετράγωνα στα οποία εισάγουμε τις απαντήσεις σε αυτές τις δύο ερωτήσεις.

Πώς μοιάζει το Matrix του Eisenhower;

Τετάρτη Α: σημαντικά και επείγοντα θέματα

• Πράγματα που αν δεν ολοκληρωθούν θέτουν σε κίνδυνο την επίτευξη του στόχου.
• Προβλήματα που πρέπει να λυθούν για να αποφευχθούν μεγάλες δυσκολίες στη ζωή.
• Προβλήματα υγείας.

Εάν είστε ένα τέρας της αποτελεσματικότητας, τότε αυτό το τεταρτημόριο θα είναι κενό για εσάς: απλά δεν θα ολοκληρώσετε τα πράγματα μέχρι να μπείτε στον τομέα της «φωτιάς». Αλλά δεν είστε τέρας αποτελεσματικότητας (και ούτε εμείς), οπότε αυτό είναι απίθανο να συμβεί. Το πιο σημαντικό είναι ότι τα πράγματα συμβαίνουν εκεί σπάνια και σε μικρές ποσότητες. Εάν υπάρχει το ήμισυ της λίστας εργασιών σας, είναι καταστροφή.

Ωστόσο, δεν υπάρχει λόγος πανικού. Για να είναι κενό αυτό το τεταρτημόριο, πρέπει πρώτα να εργαστείτε για τη διατήρηση των άλλων τομέων.

Τεταρτήμα Β: σημαντικά αλλά όχι επείγοντα θέματα

• Πρωτοβάθμια δραστηριότητα.

Εδώ ζουν εργασίες που χρειάζονται τη μέγιστη προσοχή. Όσοι εργάζονται καλά με αυτό το τεταρτημόριο θα είναι επιτυχείς στην επίτευξη των στόχων τους. Σημαντικές εργασίες που δεν καίγονται, πράγμα που σημαίνει ότι δεν τις κάνουμε σε κατάσταση πανικού. Δεν υπάρχουν εμπόδια για να εκτελεστούν όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά. Απλώς μην καθυστερείτε - οι εργασίες από αυτό το τεταρτημόριο μπορούν να μετακινηθούν στον τομέα Α.

Τετάρτη Γ: επείγοντα αλλά όχι σημαντικά θέματα

• Αποσπάσεις της προσοχής.

Η ολοκλήρωση αυτών των εργασιών δεν σας βοηθά να πετύχετε τον στόχο σας· σας εμποδίζουν να εστιάσετε σε αυτό που είναι πραγματικά σημαντικό, μειώνουν την αποτελεσματικότητά σας και σας εξουθενώνουν.

Ύπουλο τεταρτημόριο - υπάρχει κίνδυνος να μπερδευτούν θέματα από αυτόν τον τομέα με θέματα του τεταρτημορίου Α και να προκληθεί σύγχυση στις προτεραιότητες.

τεταρτημόριο Δ: Όχι επείγοντα ή σημαντικά θέματα

Παράδοξο τεταρτημόριο, γιατί εδώ ζει η επιχείρηση:

• δεν παρέχει κανένα όφελος·
• τα αγαπημένα μας.

Ακούω. Η αγαπημένη μας μουσική παίζει εδώ, μια άνετη καρέκλα σας περιμένει και ουσιαστικά δεν απαιτείται εμπλοκή του εγκεφάλου.

Πώς να εφαρμόσετε τη μήτρα του Eisenhower στη διαχείριση χρόνου

Υπάρχουν πολλές διαφορετικές, μερικές φορές όχι πολύ συμβατές, μέθοδοι και τεχνικές στη διαχείριση χρόνου. Και αυτό δεν είναι μειονέκτημα, αφού οι άνθρωποι είναι διαφορετικοί. Αυτό που λειτουργεί υπέροχα για ένα άτομο δεν θα λειτουργήσει για άλλο. Επομένως, αναπόφευκτα θα πρέπει να δοκιμάσετε διαφορετικές τεχνικές, επιλέγοντας τη σωστή.