Στείλτε ένα αντίγραφο στο e-mail μου. Πώς να ρυθμίσετε την προώθηση όλων των επιστολών από το ένα ταχυδρομείο στο άλλο! Ηθική στο επαγγελματικό email
Κάθε μέρα στέλνουμε δεκάδες email. Μερικές φορές αυτά είναι πολύ σύντομα μηνύματα, για παράδειγμα: «Πάμε για μεσημεριανό;» Μερικές φορές - με τη βοήθεια των οποίων παρουσιάζετε την επιχείρηση ή τον ιστότοπό σας. Όταν υπάρχουν πολλά γράμματα και λίγος χρόνος, αρχίζουμε να βιαζόμαστε και να κάνουμε λάθη. Συνήθως ασήμαντο, σαν τυπογραφικό λάθος, αλλά μερικές φορές συμβαίνουν πράγματα που μπορεί να βλάψουν σοβαρά τη φήμη σας και να χαλάσουν τη σχέση σας με έναν πελάτη ή έναν υπάλληλο.
Αυτό μπορεί να αποφευχθεί, απλά πρέπει να είστε συγκεντρωμένοι και να γνωρίζετε κάποιες παγίδες. Εδώ είναι τα πιο συνηθισμένα λάθη που γίνονται κατά την αποστολή email. Διαβάστε προσεκτικά και θυμηθείτε ότι πρέπει πρώτα να κάνετε μια μικρή παύση, να ελέγξετε αν όλα είναι εντάξει και μόνο στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "Αποστολή".
Πληκτρολογείτε λάθος διεύθυνση
Το πιο συνηθισμένο και πιο δυσάρεστο λάθος. Φανταστείτε ότι θέλετε να στείλετε μάλλον προσωπικές φωτογραφίες σε έναν φίλο, αλλά πληκτρολογείτε αυτόματα τη διεύθυνση του αφεντικού ή του πελάτη σας. Και μόνο αφού φύγει το γράμμα, συνειδητοποιείς με τρόμο αυτό που μόλις συνέβη. Αν είναι παρηγοριά, ο καθένας από εμάς έχει βρεθεί σε αυτήν την κατάσταση τουλάχιστον μία φορά στη ζωή του: δικηγόροι έστειλαν εμπιστευτικά έγγραφα στο αντίθετο μέρος, σχεδιαστές έστειλαν διατάξεις ιστοτόπων σε λάθος πελάτη κ.λπ. Αλλά όταν αυτό συμβαίνει σε εμάς, φαίνεται ότι το έδαφος χάνεται κάτω από τα πόδια μας.
Ευτυχώς, πολλές υπηρεσίες email, για παράδειγμα το Gmail, έχουν μια λειτουργία. Ενεργοποιήστε το και καθορίστε ένα μεγάλο χρονικό διάστημα - είναι πιο ήσυχο, ξέρετε.
Ξεχάσατε το συνημμένο
Γράψατε ότι ένα συγκεκριμένο αρχείο επισυνάπτεται στην επιστολή, αλλά ξεχάσατε να το επισυνάψετε. Ένα άλλο συνηθισμένο λάθος που συχνά οδηγεί σε παρεξηγήσεις και συγγνώμη. Από τη μία πλευρά, είναι εντάξει, κανείς δεν είναι τέλειος, αλλά είναι καλύτερα να ελέγξετε τα πάντα πρώτα και μόνο στη συνέχεια να στείλετε το γράμμα. Και για να αποφύγετε ερωτήσεις από τον παραλήπτη, συνιστούμε να καταχωρίσετε όλα τα συνημμένα αρχεία απευθείας στο σώμα της επιστολής. Για παράδειγμα, όπως αυτό:
Γεια σου Maxim! Σας στέλνω πολλά αρχεία, επισυνάπτονται:
Συμφωνία παροχής υπηρεσιών
GIF με μια γάτα
Δεν σκέφτεσαι το σχέδιο
Σε χαιρετούν, όπως θυμάσαι, με τα ρούχα τους. Εάν θέλετε να αποτρέψετε το email σας από το να σας κάνει να θέλετε να το διαγράψετε αμέσως, επεξεργαστείτε τη φόρμα του. Λένε ότι πρέπει να αφιερώσετε τόσο χρόνο σε αυτό όσο και στο περιεχόμενο. Ευτυχώς, σήμερα είναι εύκολο. Συνιστούμε τη χρήση Εφαρμογή Wix ShoutOut, επιλέξτε ένα κατάλληλο πρότυπο και προσθέστε το κείμενό σας σε αυτό. Δεν απαιτούνται ιδιαίτερες γνώσεις, απλά φροντίστε να φαίνονται όλα προσεγμένα και όμορφα. Παρεμπιπτόντως, ένα καλό ενημερωτικό δελτίο έχει τα δικά του μυστικά και κανόνες, γι' αυτό συνιστούμε να διαβάσετε τον διευθυντή μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας. Μη με ευχαριστείς.
Δεν προσδιορίζετε το θέμα της επιστολής
Το θέμα της επιστολής έχει περίπου τον ίδιο ρόλο με τον τίτλο του κειμένου. Εμφανίζεται δίπλα στο όνομά σας, ο παραλήπτης το βλέπει και καταλαβαίνει τι του στείλατε: τιμολόγιο, αποτελέσματα συνάντησης, προσφορά εργασίας, διάταξη ιστότοπου κ.λπ. Θυμηθείτε ότι το θέμα πρέπει να διατυπωθεί με σαφήνεια, έτσι ώστε εάν είναι απαραίτητο, ένα άτομο να βρει γρήγορα την επιστολή σας και πειστικό ώστε να ενδιαφερθεί, αν μιλάμε, ας πούμε, για ένα ενημερωτικό δελτίο. Πριν από λίγο καιρό είχαμε γράψει για το πώς, αν το έχετε ξεχάσει, αξίζει να το ξαναδιαβάσετε.
Δεν αποθηκεύετε πρόχειρα
Αν σας αρέσει να γράφετε γράμματα σε συντάκτες κειμένου, τότε αποθηκεύστε πιο συχνά, διαφορετικά θα αποδειχθεί ότι περάσατε όλη την ημέρα δουλεύοντας σε ένα γράμμα και στη συνέχεια ξαφνικά ο υπολογιστής πάγωσε και όλα χάθηκαν. Ή γράψτε απευθείας στην υπηρεσία αλληλογραφίας - τότε όλα τα σκίτσα σας θα αποθηκευτούν αυτόματα στο φάκελο "Πρόχειρα".
Γίνεσαι αγενής
Η ευγένεια στην αλληλογραφία δεν είναι λιγότερο σημαντική από τη ζωή. Εδώ είναι οι βασικοί κανόνες που πρέπει να ακολουθούνται από όλους:
Πάντα να ευχαριστείτε τον αποστολέα για την επιστολή, ειδικά αν δείτε ότι έκανε καλή δουλειά. Θυμάστε όταν όλοι μας είχαν μάθει «μαγικές» λέξεις ως παιδιά; Ας μην τους ξεχνάμε κι ας είμαστε ενήλικες.
Μείνετε ήρεμοι, ακόμα κι αν το θέμα είναι εξαιρετικά επείγον και σημαντικό. Η νευρικότητα και οι μομφές σίγουρα δεν θα οδηγήσουν σε τίποτα καλό.
Ξεκινήστε και τελειώστε το γράμμα σας με κοινές φράσεις. Ο βαθμός τυπικότητας θα εξαρτηθεί από το με ποιον επικοινωνείτε. Εάν αυτό είναι το αφεντικό σας ή απλώς ένα επίσημο πρόσωπο, μην χρησιμοποιείτε "Γεια", "Αντίο" ή "Φιλιά". Και αντίστροφα, εάν γράφετε σε έναν συνάδελφο ή φίλο, μπορείτε να το κάνετε χωρίς το παραδοσιακό «Ειλικρινά».
Δεν διορθώνεις το κείμενο
Τα τυπογραφικά λάθη μπορεί να καταστρέψουν την όλη εντύπωση, γι' αυτό διαβάστε ξανά προσεκτικά τη γραπτή επιστολή, κατά προτίμηση πολλές φορές. Εάν έχετε αμφιβολίες σχετικά με την ορθογραφία ή τη σύνταξη, μεταβείτε στο Gramotu.ru. Είναι καλύτερα να μετρήσετε επτά φορές, δηλαδή να ελέγξετε, παρά μετά να ζητήσετε συγγνώμη για τυπογραφικά λάθη και να αποδείξετε ότι είστε πραγματικά εγγράμματος.
Και παρεμπιπτόντως: αν φοβάστε να στείλετε κατά λάθος μια ημιτελή επιστολή, πρώτα γράψτε ολόκληρο το κείμενο ολόκληρο και μόνο στη συνέχεια πληκτρολογήστε τη διεύθυνση του παραλήπτη.
Δεν βάζετε τα σωστά άτομα στο αντίγραφο της επιστολής
Ας καταλάβουμε ποιος μπορεί να λάβει πραγματικά την επιστολή σας. Το πεδίο Προς είναι ο κύριος παραλήπτης. Πεδίο "Ss" - το άτομο που θα λάβει το αντίγραφο. Δεν έχει άμεση σχέση με το θέμα που συζητείται, αλλά θέλει ή πρέπει να γνωρίζει. Το πεδίο "Κρυφή κοινοποίηση" είναι οι κρυφοί παραλήπτες. Τα προσθέτετε, αλλά ο κύριος παραλήπτης δεν τα βλέπει. Και εδώ πρέπει να είστε προσεκτικοί: μπορείτε να μπερδέψετε Κοιν. και Κρυφή κοινοποίηση, και τότε ο παραλήπτης θα σκεφτεί ότι κατασκοπεύεται.
Λάβετε υπόψη ότι είναι σημαντικό για μερικούς ανθρώπους να γνωρίζουν τι συμβαίνει. Δεν θέλετε να ακούτε επικρίσεις σχετικά με το "Πώς θα μπορούσατε να μην με προσθέσετε στο αντίγραφο;" Δούλεψα σε αυτό το έργο για δύο μήνες!». Εάν έχετε αμφιβολίες, προσθέστε όλους όσους έχουν κάποια σχέση με την ερώτηση. Ίσως δεν θα είναι όλοι χαρούμενοι που αποσπώνται η προσοχή τους, αλλά δεν θα υπάρχουν παράπονα εναντίον σας.
Δεν εγγραφείτε
Έγραψες «Με εκτίμηση, Μάσα» και νομίζεις ότι όλα είναι εντάξει, αλλά ο παραλήπτης της επιστολής κάθεται και αναρωτιέται τι είδους Μάσα είναι αυτή. Από το τυπογραφείο; Ή μήπως ένας εικονογράφος; Για να μην τον αφήνετε να μαντεύει, δημιουργήστε μια υπογραφή και θα προστίθεται αυτόματα στο τέλος κάθε μηνύματός σας. Φροντίστε να συμπεριλάβετε το όνομα και το επώνυμό σας, το όνομα της εταιρείας, τη θέση και στοιχεία επικοινωνίας, για παράδειγμα, Skype ή αριθμό τηλεφώνου. Μπορείτε να προσθέσετε μια διεύθυνση - αν και πρόκειται για διαφήμιση, δεν είναι ενοχλητική.
Διαλέγεις λάθος χρόνο
Το να γράφεις γράμματα τη νύχτα δεν είναι καλή ιδέα. Λόγος πρώτος: μάλλον είστε τρομερά κουρασμένοι κατά τη διάρκεια της ημέρας, δεν σκέφτεστε πολύ καλά και κινδυνεύετε να κάνετε τα πάντα καθορισμένα σφάλματα. Λόγος δεύτερος: η χιονοστιβάδα της πρωινής αλληλογραφίας θα θάψει το μεταμεσονύκτιο γράμμα σας και ο παραλήπτης σίγουρα δεν θα το δει στο εγγύς μέλλον. Και τρίτο: προφανώς, δεν έχετε τίποτα καλύτερο να κάνετε αν γράφετε επαγγελματικές επιστολές στις τρεις το πρωί.
Η συμβουλή μας: αν δεν έχει συμβεί τίποτα Σημαντικό ή Επείγον, στείλτε μηνύματα από Δευτέρα έως Παρασκευή και κατά τις εργάσιμες ώρες, όπως όλοι οι κανονικοί άνθρωποι.
Πρέπει να για την επιχείρησή σας; Δημιουργήστε το μόνοι σας στο Wix - είναι εύκολο και δωρεάν!
«Είναι σαν το παραμύθι για το αγόρι που έκλαιγε συνεχώς λύκος». Εάν κάνετε κατάχρηση της ετικέτας "επείγον", οι χρήστες θα σταματήσουν να απαντούν στα email σας. Και ένα πραγματικά σημαντικό γράμμα μπορεί να περάσει απαρατήρητο εξαιτίας αυτού.
Εξοικείωση
Ναι, ο τόνος της επιστολής σας μπορεί να αντικατοπτρίζει τη σχέση σας με τον παραλήπτη. Ωστόσο, μπορεί να θεωρηθείτε αντιεπαγγελματικός εάν επιτρέψετε στον εαυτό σας να είστε πολύ άτυποι στην αλληλογραφία σας. Μην κάνετε υπερβολική χρήση θαυμαστικά, emoticons, έγχρωμο κείμενο, ασυνήθιστες γραμματοσειρές και υπερβολική συντομία των μηνυμάτων.
Να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί αν πρέπει να συνεργαστείτε με ανθρώπους διαφορετικές ηλικίες, με γλωσσικό εμπόδιο ή με όσους προτιμούν μια πιο παραδοσιακή μορφή επικοινωνίας.
Πολύ ξηρός τόνος
Ταυτόχρονα, το να είσαι ρομπότ επίσης δεν αξίζει τον κόπο. Δεν πειράζει αν δείχνετε τον χαρακτήρα ή τον ενθουσιασμό σας στα γράμματά σας - εντός λογικών ορίων.
Απάντηση σε όλους
Το email εργασίας δεν είναι για ψυχαγωγία, αλλά για επικοινωνία. Επομένως, εάν απαντάτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εστάλη σε μια ομάδα ατόμων, σκεφτείτε δύο φορές πριν κάνετε κλικ στην επιλογή "απάντηση σε όλους". Για να γίνει αυτό, η απάντησή σας πρέπει να είναι εξαιρετικά σημαντική για όλους.
Αποστολή αντιγράφων χωρίς άδεια
Το να μοιράζεσαι πληροφορίες άλλων ανθρώπων με άλλους είναι, τουλάχιστον, ανεπίτρεπτο. Δεν έχει σημασία αν στείλετε σε έναν πελάτη ένα αντίγραφο μιας επιστολής από το αφεντικό σας που του απάντησε με οποιονδήποτε τρόπο, ή αν συμπεριλάβετε έναν υπάλληλο στην προσωπική αλληλογραφία με έναν άλλο. Σε λίγους ανθρώπους μπορεί να αρέσει αν στείλετε ένα αντίγραφο μιας επιστολής χωρίς τη συγκατάθεσή τους.
Αποστολή BCC
Η αποστολή BCC γεννά δυσπιστία. Εάν θέλετε να στείλετε μια επιστολή σε κάποιον και αυτό το άτομο, θεωρητικά, δεν πρέπει να συμμετέχει στην αλληλογραφία εργασίας, αντιγράψτε το κείμενο και στείλτε το ως ξεχωριστή επιστολή.
Απροσδιόριστο θέμα email
Θέματα όπως "It's Me", "Hello" ή "FYI" (FYI) απλά δεν τραβούν την προσοχή. Το άτομο δεν θα καταλάβει τι λέγεται και δεν θα θέλει να απαντήσει στην επιστολή. Οι επιστολές που σχετίζονται με την εργασία πρέπει να είναι σαφείς και συνοπτικές. Ο παραλήπτης είναι πιο πιθανό να ανοίξει το email αν καταλάβει τι θέλετε από αυτόν.
Αποστολή πάρα πολλών προσωπικών email
Μερικές φορές μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αστεία, συγκινητικές ιστορίες και παρακινητικά αποσπάσματα για να φτιάξετε τη διάθεση κάποιου. Αλλά οι άνθρωποι κουράζονται γρήγορα από αυτό, ανεξάρτητα από το ποιες ήταν οι προθέσεις σας γράφοντάς τους. Εάν στείλετε πάρα πολλά προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλώς θα ρυθμιστούν σε αυτόματη διαγραφή.
Είσαι αγενής
Δεν πρέπει να στέλνετε γράμματα γεμάτα δηλητήριο, γιατί οι άνθρωποι θα το θυμούνται όταν παρουσιαστεί η ευκαιρία. Αντίθετα, γράψτε ένα γράμμα και αφήστε το στα "Πρόχειρα" για δύο ημέρες. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτό και να το επεξεργαστείτε, αφαιρώντας τα barbs. Έτσι θα πετύχεις πιο γρήγορα αυτό που θέλεις. Επιπλέον, θα αντιμετωπιστείτε ως ένας πολύ υπομονετικός και στοχαστικός επαγγελματίας.
Χαζή διεύθυνση email
Εάν στέλνετε ένα email σε πελάτη, εργαζόμενο ή δυνητικό εργοδότη, μην χρησιμοποιείτε email με «αντιεπαγγελματικό» τίτλο. Αν υπάρχει κάτι στον τίτλο του email που υποτίθεται ότι είναι πνευματώδες ή περιέχει σεξουαλικούς ή χυδαίους συνειρμούς (κάτι σαν ), διατρέχετε τον κίνδυνο να κάνετε το άλλο άτομο να αισθάνεται αρνητικά για εσάς από την αρχή. Δημιουργήστε ένα ξεχωριστό email για καθαρά επαγγελματικές ανάγκες.
Τυπογραφικά λάθη
Το γεγονός ότι το email στάλθηκε από iPhone δεν αποτελεί δικαιολογία για την αποστολή ατημέλητων email. Εάν κάνετε περισσότερα από ένα λάθη στην επιστολή σας, μπορεί να θεωρηθεί αντιεπαγγελματικό. Εάν αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό γράμμα και βιάζεστε να φτάσετε κάπου, τότε προσπαθήστε τουλάχιστον να το ελέγξετε πριν το στείλετε.
Αποστολή email νωρίς το πρωί
Οι περισσότεροι άνθρωποι, όταν λαμβάνουν γράμματα, κοιτούν την ώρα που στάλθηκαν. Εάν η επιστολή σταλεί πολύ νωρίς, μπορεί να θεωρηθείτε αρνητικά. Τουλάχιστον, θα θεωρηθείς εργασιομανής χωρίς προσωπική ζωή. Είναι χειρότερο αν θεωρείσαι παρείσακτος. Εάν η έμπνευση σας ξυπνήσει τη νύχτα, γράψτε ένα γράμμα, αποθηκεύστε το στα «Πρόχειρα» και στείλτε το κατά τις ώρες εργασίας.
Πάρα πολλά σημεία στίξης
Οι άνθρωποι μερικές φορές παρασύρονται πολύ και χρησιμοποιούν πολλά θαυμαστικά. Το αποτέλεσμα μπορεί να φαίνεται ανώριμο ή πολύ συναισθηματικό σε κάποιους. Μην το καταχραστείτε!!!
Μη επαγγελματικές γραμματοσειρές
Η γραμματοσειρά Purple Comic Sans έχει το δικό της πεδίο εφαρμογής. Στην επιχείρηση, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε κλασικές γραμματοσειρές, χρώματα και μεγέθη. Τα γράμματά σας πρέπει να είναι ευανάγνωστα.
Συνήθως χρησιμοποιείται μέγεθος γραμματοσειράς 10 ή 12. Οι ευανάγνωστες γραμματοσειρές όπως Arial, Calibri ή Times New Roman είναι οι καλύτερες για τη δουλειά. Προτιμότερο χρώμα είναι το μαύρο.
Το γράμμα πολύ μεγάλο
Οι περισσότεροι άνθρωποι ξοδεύουν δευτερόλεπτα, όχι λεπτά, διαβάζοντας email. Πολλοί άνθρωποι απλώς ξεπερνούν το κείμενο με τα μάτια τους, οπότε γράψτε τα γράμματά σας με βάση αυτό. Οι άνθρωποι δυσκολεύονται να διαβάσουν μεγάλες παραγράφους - σπάστε το κείμενο σε μπλοκ μικρότερο μέγεθος. Highlights και λίστες με κουκκίδεςπολύ πιο εύκολο να διαβαστεί. Μπορείτε επίσης να επισημάνετε τα κύρια σημεία με έντονα ή πλάγια γράμματα, αλλά μην το κάνετε συχνά.
Σήμερα, σχεδόν κάθε άτομο έχει ένα email, ή ακόμα και πολλά. Ωστόσο, αρκετά συχνά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο περιέχει μεγάλο αριθμό από σημαντικές πληροφορίες. Και το να το χάσεις μπορεί να είναι χειρότερο από το να το πάρεις και να το μορφοποιήσεις HDDο υπολογιστής σου. Επομένως, η φροντίδα για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, τα λεγόμενα αντίγραφα ασφαλείας, της αλληλογραφίας σας δεν είναι λιγότερο σημαντική από τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των εγγράφων σας. Αλλά η λύση της δεν είναι τόσο ασήμαντη όσο η αντιγραφή αρχείων από τη μια τοποθεσία στην άλλη. Ακόμα κι αν βρείτε τα αρχεία προγράμματα αλληλογραφίας, στα οποία είναι αποθηκευμένα όλα τα γράμματά σας, θα σας είναι δύσκολο να κάνετε οτιδήποτε με αυτά. Προσπαθήστε να απαντήσετε σε μερικές ερωτήσεις: "πώς θα επαναφέρετε γράμματα;", "πώς θα δείτε ένα από τα γράμματα;", "πώς θα αναζητήσετε το γράμμα που χρειάζεστε στο αντίγραφο ασφαλείας;" και τα λοιπά. Δεν υπάρχει ξεκάθαρη απάντηση σε όλες σχεδόν τις ερωτήσεις, διαφορετικά θα είναι τόσο περίπλοκο που γρήγορα θα τα παρατήσετε.
Η κατηγορία των βοηθητικών προγραμμάτων που συζητούνται σε αυτήν την ανασκόπηση θα σας επιτρέψει όχι μόνο να αποθηκεύσετε τα πολύτιμα email σας σε ασφαλές μέρος, αλλά και να εκτελέσετε εργασίες μαζί τους απλές λειτουργίες, όπως: περιήγηση, αναζήτηση κ.λπ.
Ανασκόπηση δωρεάν προγραμμάτων για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αλληλογραφίας
Το MaiStore Home είναι ένα ισχυρό εργαλείο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας αλληλογραφίας
Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείαςόλα τα μηνύματα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ(email) από διάφορες εφαρμογές και διαδικτυακές υπηρεσίες και αποθηκεύστε τις σε ένα ασφαλές αρχείο. Το βοηθητικό πρόγραμμα ξέρει πραγματικά πώς να λειτουργεί με τεράστια μεγέθη. Αυτό είναι εύκολο να το νιώσεις· απλώς προσπαθήστε να ψάξετε για κάτι και θα δείτε ότι η ταχύτητα είναι απλά εκπληκτική. Εμπίπτει στην κατηγορία "ρυθμίστε το μία φορά και χρησιμοποιήστε το". Το βοηθητικό πρόγραμμα έχει μια αρκετά ευέλικτη διεπαφή για τη διαμόρφωση της ανάκτησης από ένα αντίγραφο ασφαλείας. Έτσι, μπορείτε πάντα να επαναφέρετε γρήγορα όλα όσα χρειάζεστε. Να θυμάστε πάντα ότι το βοηθητικό πρόγραμμα δεν δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας των ρυθμίσεων λογαριασμού και επαφών, αν και μπορείτε πάντα να επαναφέρετε τις τελευταίες από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μπορεί να δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας:
- Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, 2007, 2010, 2013
- Outlook Express, Windows Mail και Windows LiveΤαχυδρομείο
- Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013
- Mozilla Thunderbirdκαι SeaMonkey
- POP3 και IMAP (συμπεριλαμβανομένων των υπηρεσιών webmail όπως το Gmail και το Yahoo)
- Microsoft Office 365 (Exchange Online)
- .eml και άλλα αρχεία
Για προϊόντα αυτού του είδους, το MailStore ενημερώνεται αρκετά συχνά. Αυτό σας δίνει τη σιγουριά ότι σε ένα χρόνο δεν θα χρειαστεί να αναζητήσετε ξανά ένα κατάλληλο βοηθητικό πρόγραμμα και να ρυθμίσετε τα πάντα ξανά. Η διεπαφή χρήστη είναι λίγο γωνιακή σε ορισμένες περιοχές. Ωστόσο, το βοηθητικό πρόγραμμα είναι αρκετά εύκολο και απλό στη χρήση. Μπορείτε να διαβάσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας από το αντίγραφο ασφαλείας και θα είναι τόσο εύκολο σαν να τα διαβάζατε από πελάτες αλληλογραφίας. Μπορείτε ακόμη και να απαντάτε σε μηνύματα απευθείας από το MailStore. Μπορούμε να πούμε ότι αυτό το πρόγραμμα είναι κατάλληλο για χρήστες οποιουδήποτε επιπέδου.
Το KLS Mail Backup είναι ένα απλό και υψηλής ποιότητας πρόγραμμα για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αλληλογραφίας
Αυτό είναι ένα απλό και υψηλής ποιότητας βοηθητικό πρόγραμμα που έχει σχεδιαστεί για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας email πολλών δημοφιλών προγραμμάτων-πελατών email. Σας επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των προφίλ διαφόρων προγραμμάτων του Διαδικτύου. Το βοηθητικό πρόγραμμα χρησιμοποιεί τη γνωστή μορφή Zip για τη συμπίεση και αποθήκευση ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Έτσι, μπορείτε πάντα να έχετε απευθείας πρόσβαση στα μηνύματά σας. Οι διαδικασίες δημιουργίας και επαναφοράς αντιγράφων ασφαλείας παρουσιάζονται με ειδικούς οδηγούς εγκατάστασης. Ακόμη και ο πιο άπειρος χρήστης μπορεί γρήγορα να καταλάβει τι είναι και να αρχίσει να το χρησιμοποιεί. Το KLS Mail Backup είναι δωρεάν μόνο για προσωπική χρήση.
Το KLS Mail Backup δεν μπορεί να λειτουργήσει με τα πρωτόκολλα POP και IMAP. Αυτό σημαίνει ότι δεν θα μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας της αλληλογραφίας σας απευθείας από τον διακομιστή.
Διάφορα προϊόντα για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας...
Το MozBackup είναι ένα βοηθητικό πρόγραμμα για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των ακόλουθων προγραμμάτων: MozSuite/SeaMonkey, Mozilla Firefox, Mozilla Thunderbird, Netscape, Flock, Sunbird, Spicebird, PostBox και Wyzo. Αποθηκεύει αλληλογραφία, σελιδοδείκτες, βιβλία διευθύνσεων, κωδικούς πρόσβασης κ.λπ.
Το Comodo Backup είναι γενικού σκοπούένα βοηθητικό πρόγραμμα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας που σας επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας email. Σας προσφέρονται επίσης 5 GB διαδικτυακού αποθηκευτικού χώρου δωρεάν. Η Comodo λειτουργεί από πελάτες που χρησιμοποιούν ηλεκτρονικό χώρο αποθήκευσης σε εμπορική βάση. Υποστηρίζει Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Live Mail και Outlook Express. Σας επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας αρχείων και φακέλων.
Το MailBrowserBackup είναι απλό φορητό πρόγραμμαπου εντοπίζει και σας ζητά να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας Internet Explorer, Mozilla Firefox (προφίλ), Flock, Windows Mail, Windows Επαφές (Win 7), Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Opera (πρόγραμμα περιήγησης και αλληλογραφία), Apple Safari, Google Chrome, SRWare Iron, πρόγραμμα-πελάτης FileZilla FTP και Windows Live Messenger Plus.
Στα Windows 7, θα χρειαστεί να εκτελέσετε το πρόγραμμα ως διαχειριστής ή τον λογαριασμό που σχετίζεται με τις Επαφές των Windows, διαφορετικά το βοηθητικό πρόγραμμα δεν θα μπορεί να δημιουργήσει αντίγραφο ασφαλείας για αυτό.
Η Microsoft παρέχει ένα δωρεάν πρόγραμμα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για το Outlook που δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας pst. Λειτουργεί με το Outlook 2002 και μεταγενέστερα.
Το Gmail Backup (ο ιστότοπος δεν είναι πλέον διαθέσιμος) είναι μια λύση ανοιχτού κώδικα που σας επιτρέπει να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των email σας χρησιμοποιώντας το πρωτόκολλο IMAP.
Οδηγός γρήγορης επιλογής (σύνδεσμοι για λήψη δωρεάν προγραμμάτων για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αλληλογραφίας)
Αρχική σελίδα MailStore
| Αντιγράφων ασφαλείαςόλα τα μηνύματα email από πολλές εφαρμογές και λογαριασμούς. Γρήγορη αναζήτηση. Ευκολία στην εργασία με αντίγραφα ασφαλείας. Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας μέσω πρωτοκόλλων POP3 και IMAP (συμπεριλαμβανομένων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Gmail και το Yahoo! Mail). Πολύ εύκολο στη χρήση. | ||
| Απαιτείται Microsoft .NET. | ||
| ------------- | ||
| http://www.mailstore.com/en/mailstore-home-email-archiving.aspx | ||
| 5,5 MB 8,1 Δωρεάν μόνο για ιδιωτική χρήση Windows 2000 / XP / Vista / 7 / 8 | ||
Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αλληλογραφίας KLS
| Πολλοί δημοφιλείς πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα σαφές και απλό εργαλείο για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας. Χρησιμοποιεί αρχεία zip για την αποθήκευση της αλληλογραφίας σας, ώστε να έχετε πάντα άμεση πρόσβαση στα email σας. | ||
| Δεν υποστηρίζει πρωτόκολλα POP και IMAP. Αυτό σημαίνει ότι δεν μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας απευθείας από τον διακομιστή αλληλογραφίας. | ||
Μία από τις πιο δημοφιλείς λειτουργίες στον ιστότοπο είναι η αίτηση ή η φόρμα παραγγελίας, τα δεδομένα από την οποία αποστέλλονται μέσω email στον ιδιοκτήτη του ιστότοπου. Κατά κανόνα, τέτοιες φόρμες είναι απλές και αποτελούνται από δύο ή τρία πεδία για την εισαγωγή δεδομένων. Πώς να δημιουργήσετε μια τέτοια φόρμα παραγγελίας; Αυτό απαιτεί τη χρήση γλώσσας σήμανσης HTML και γλώσσας προγραμματισμού PHP.
Η ίδια η γλώσσα σήμανσης HTML είναι απλή· απλά πρέπει να καταλάβετε πώς και πού να τοποθετήσετε ορισμένες ετικέτες. Με τη γλώσσα προγραμματισμού PHP, τα πράγματα είναι λίγο πιο περίπλοκα.
Για έναν προγραμματιστή, η δημιουργία μιας τέτοιας φόρμας δεν είναι δύσκολη, αλλά για έναν σχεδιαστή διάταξης HTML, ορισμένες ενέργειες μπορεί να φαίνονται δύσκολες.
Δημιουργήστε μια φόρμα υποβολής δεδομένων σε html
Η πρώτη γραμμή θα είναι η εξής
Τώρα ας τα βάλουμε όλα μαζί.
Τώρα ας κάνουμε τα πεδία στη μορφή υποχρεωτικά. Έχουμε τον παρακάτω κώδικα:
Δημιουργήστε ένα αρχείο που δέχεται δεδομένα από τη φόρμα HTML
Αυτό θα είναι ένα αρχείο που ονομάζεται send.php
Στο αρχείο, στο πρώτο στάδιο, πρέπει να αποδεχτείτε δεδομένα από τον πίνακα αναρτήσεων. Για να γίνει αυτό, δημιουργούμε δύο μεταβλητές:
$fio = $_POST["fio"];
$email = $_POST["email"];
Τα ονόματα των μεταβλητών στην PHP προηγούνται από ένα σύμβολο $ και ένα ερωτηματικό τοποθετείται στο τέλος κάθε γραμμής. Το $_POST είναι ένας πίνακας στον οποίο αποστέλλονται δεδομένα από τη φόρμα. Στη φόρμα html, η μέθοδος αποστολής καθορίζεται ως μέθοδος = "post". Έτσι, λαμβάνονται δύο μεταβλητές από html φόρμες. Για να προστατέψετε τον ιστότοπό σας, πρέπει να περάσετε αυτές τις μεταβλητές μέσα από πολλά φίλτρα - συναρτήσεις php.
Η πρώτη συνάρτηση θα μετατρέψει όλους τους χαρακτήρες που ο χρήστης θα προσπαθήσει να προσθέσει στη φόρμα:
Σε αυτήν την περίπτωση, δεν δημιουργούνται νέες μεταβλητές στην php, αλλά χρησιμοποιούνται οι υπάρχουσες. Αυτό που θα κάνει το φίλτρο είναι να μεταμορφώσει τον χαρακτήρα "<" в "<". Также он поступить с другими символами, встречающимися в html коде.
Η δεύτερη συνάρτηση αποκωδικοποιεί τη διεύθυνση URL εάν ο χρήστης προσπαθήσει να την προσθέσει στη φόρμα.
$fio = urldcode($fio);
$email = urldcode($email);
Με την τρίτη συνάρτηση θα αφαιρέσουμε κενά από την αρχή και το τέλος της γραμμής, εάν υπάρχουν:
$fio = trim($fio);
$email = trim($email);
Υπάρχουν και άλλες λειτουργίες που σας επιτρέπουν να φιλτράρετε μεταβλητές php. Η χρήση τους εξαρτάται από το πόσο ανησυχείτε ότι ένας εισβολέας θα προσπαθήσει να προσθέσει κώδικα προγράμματος σε αυτήν τη φόρμα υποβολής email html.
Επικύρωση δεδομένων που μεταφέρονται από φόρμα HTML σε αρχείο PHP
Για να ελέγξετε εάν αυτός ο κωδικός λειτουργεί και εάν μεταφέρονται δεδομένα, μπορείτε απλώς να τον εμφανίσετε στην οθόνη χρησιμοποιώντας τη λειτουργία echo:
ηχώ $fio;
ηχώ "
";
echo $email;
Η δεύτερη γραμμή εδώ χρειάζεται για να διαχωρίσει την έξοδο των μεταβλητών php σε διαφορετικές γραμμές.
Αποστολή ληφθέντων δεδομένων από μια φόρμα HTML σε email με χρήση PHP
Για να στείλετε δεδομένα μέσω email, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αλληλογραφίας στην PHP.
mail("σε ποια διεύθυνση να σταλεί", "θέμα της επιστολής", "Μήνυμα (σώμα της επιστολής)", "Από: από ποιο email αποστέλλεται η επιστολή \r\n");
Για παράδειγμα, πρέπει να στείλετε δεδομένα στο email του κατόχου ή του διαχειριστή του ιστότοπου [email προστατευμένο].
Το θέμα της επιστολής πρέπει να είναι σαφές και το μήνυμα της επιστολής πρέπει να περιέχει αυτό που ο χρήστης καθόρισε στη φόρμα HTML.
ταχυδρομείο(" [email προστατευμένο]", "Application from the site", "Full name:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email προστατευμένο]\r\n");
Είναι απαραίτητο να προσθέσετε μια συνθήκη που θα ελέγχει εάν η φόρμα στάλθηκε με χρήση PHP στην καθορισμένη διεύθυνση email.
αν (ταχυδρομείο(" [email προστατευμένο]", "Παραγγελία από τον ιστότοπο", "Ονοματεπώνυμο:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email προστατευμένο]\r\n"))
{
echo "το μήνυμα εστάλη με επιτυχία"?
) άλλο (
}
Έτσι, ο κώδικας προγράμματος του αρχείου send.php, που θα στείλει τα δεδομένα της φόρμας HTML στο email, θα μοιάζει με αυτό:
$fio = $_POST["fio"];
$email = $_POST["email"];
$fio = htmlspecialchars($fio);
$email = htmlspecialchars($email);
$fio = urldcode($fio);
$email = urldcode($email);
$fio = trim($fio);
$email = trim($email);
//echo $fio;
//ηχώ "
";
//echo $email;
αν (ταχυδρομείο(" [email προστατευμένο]", "Application from the site", "Full name:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email προστατευμένο]\r\n"))
( echo "το μήνυμα εστάλη με επιτυχία"?
) άλλο (
echo "Παρουσιάστηκαν σφάλματα κατά την αποστολή του μηνύματος"
}?>
Τρεις γραμμές για να ελέγξετε εάν τα δεδομένα μεταφέρονται στο αρχείο σχολιάζονται. Εάν είναι απαραίτητο, μπορούν να αφαιρεθούν, καθώς χρειάζονταν μόνο για τον εντοπισμό σφαλμάτων.
Τοποθετούμε τον κώδικα HTML και PHP για την υποβολή της φόρμας σε ένα αρχείο
Στα σχόλια αυτού του άρθρου, πολλοί άνθρωποι ρωτούν πώς να βεβαιωθείτε ότι τόσο η φόρμα HTML όσο και ο κώδικας PHP για την αποστολή δεδομένων σε email βρίσκονται σε ένα αρχείο και όχι σε δύο.
Για να υλοποιήσετε αυτήν την εργασία, πρέπει να τοποθετήσετε τον κώδικα HTML της φόρμας στο αρχείο send.php και να προσθέσετε μια συνθήκη που θα ελέγχει την παρουσία μεταβλητών στον πίνακα POST (αυτός ο πίνακας αποστέλλεται από τη φόρμα). Δηλαδή, εάν οι μεταβλητές στον πίνακα δεν υπάρχουν, τότε πρέπει να δείξετε στον χρήστη τη φόρμα. Διαφορετικά, θα πρέπει να λάβετε δεδομένα από τη συστοιχία και να τα στείλετε στον παραλήπτη.
Ας δούμε πώς να αλλάξετε τον κώδικα PHP στο αρχείο send.php:
//ελέγξτε εάν υπάρχουν μεταβλητές στον πίνακα POST
if(!isset($_POST["fio"]) και !isset($_POST["email"]))(
?> ) άλλο (
//εμφάνιση της φόρμας
$fio = $_POST["fio"];
$email = $_POST["email"];
$fio = htmlspecialchars($fio);
$email = htmlspecialchars($email);
$fio = urldcode($fio);
$email = urldcode($email);
$fio = trim($fio);
$email = trim($email);
αν (ταχυδρομείο(" [email προστατευμένο]", "Application from the site", "Full name:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email προστατευμένο]\r\n"))(
echo "Το μήνυμα εστάλη με επιτυχία"
) άλλο (
echo "Παρουσιάστηκαν σφάλματα κατά την αποστολή του μηνύματος"
}
}
?>
Ελέγχουμε την ύπαρξη μεταβλητής στον πίνακα POST με τη συνάρτηση isset() PHP. Ένα θαυμαστικό πριν από αυτή τη συνάρτηση σε μια συνθήκη σημαίνει άρνηση. Δηλαδή, εάν η μεταβλητή δεν υπάρχει, τότε πρέπει να δείξουμε τη μορφή μας. Αν δεν είχα βάλει το θαυμαστικό, η συνθήκη θα σήμαινε κυριολεκτικά «αν υπάρχει, τότε δείξε τη φόρμα». Και αυτό είναι λάθος στην περίπτωσή μας. Φυσικά, μπορείτε να το μετονομάσετε σε index.php. Εάν μετονομάσετε το αρχείο, μην ξεχάσετε να μετονομάσετε το όνομα του αρχείου στη γραμμή
