Informacioni sistem. Implementacija informacionog sistema kao način unapređenja poslovnih procesa preduzeća Implementacija informacionog sistema u preduzeću

Uvođenje korporativnog IP-a, razvijenog samostalno ili kupljenog od dobavljača, često je praćeno prekidom (redizajniranjem) postojećih u preduzeću. poslovni procesi. Moramo ih ponovo izgraditi kako bi ispunili zahtjeve standarda i logiku sistema koji se implementira. Odmah da napomenemo da uvođenje informacionih sistema rešava niz menadžerskih i tehničkih problema, ali dovodi do problema povezanih sa ljudski faktor.

Implementacija informacionog sistema, po pravilu, znatno olakšava upravljanje aktivnostima preduzeća, optimizuje interno i eksterno tokovi informacija, eliminiše uska grla u upravljanju. Međutim, nakon što je sistem uspješno instaliran, “testiran” u radu i pokazao se djelotvornim, neki zaposleni pokazuju nespremnost da koriste IS u svom radu. Kao rezultat reinženjeringa, postaje jasno da neki zaposleni u velikoj mjeri dupliraju rad drugih ili uopće nisu potrebni. Osim toga, implementaciju CIS-a prati obavezna obuka, ali, kako pokazuje rusko iskustvo, nema mnogo ljudi koji su voljni da se prekvalifikuju. Razbijanje starih vještina i usađivanje novih je dug i težak proces!

Mora se jasno shvatiti da je korporativna intelektualna svojina dizajnirana da pojednostavi upravljanje organizacijom, poboljša procese, ojača kontrolu i na taj način obezbedi konkurentske prednosti. Samo sa ove tačke gledišta mogu se procijeniti koristi od njegove implementacije.

Slijedeći ovu logiku, postaje jasno da iako je korporativni IS općenito namijenjen da svim korisnicima pruži potrebne informacije, upravljanje razvojem i implementacijom CIS-a je prerogativ najvišeg menadžmenta kompanije! Razumiju li ovo lideri?

I ovdje se moramo boriti protiv upornih stereotipa. „Zašto mi treba korporativni sistem ako stvari u preduzeću već idu dobro?“ „Zašto lomiti nešto ako sve radi?“ Ali najčešće nema potrebe da ga razbijete. U prvoj fazi, potrebno je samo kompetentno i korektno formalizirati i prenijeti identificirane procese u kojima preduzeće živi u korporativni IS. Takva formalizacija samo će izoštriti, polirati uspješne marketinške i proizvodne ideje i optimizirati proces upravljanja i kontrolu i omogućiće dalje ciljane promjene.

Uvođenje novog IS-a je složen proces, koji traje od nekoliko mjeseci za male IS do nekoliko godina za IS velikih distribuiranih kompanija sa širokim spektrom proizvoda i velikim brojem dobavljača. Uspeh projekta za razvoj (ili nabavku) i implementaciju informacionog sistema u velikoj meri zavisi od spremnosti preduzeća da sprovede projekat, ličnog interesa i volje menadžmenta, realnog programa delovanja, dostupnosti resursa, obučenog osoblja, i sposobnost savladavanja otpora na svim nivoima uspostavljene organizacije.

Do sada se pojavio standardni set tehnika za uvođenje informacionih sistema. osnovno pravilo: izvodite potrebne faze uzastopno i ne preskačite nijednu od njih.

Sljedeći faktori su kritični za implementaciju:

  • prisustvo jasno definisanih ciljeva projekta i IP zahtjeva;
  • dostupnost strategije za implementaciju i korištenje IP;
  • sprovođenje pred-projektne ankete preduzeća i konstruisanje modela „Kakav je“ i „Kakav će biti“;
  • planiranje rada, sredstava i praćenje realizacije plana implementacije;
  • učešće višeg menadžmenta u implementaciji sistema;
  • obavljanje poslova na implementaciji IS-a od strane stručnjaka za sistemske integracije zajedno sa stručnjacima preduzeća;
  • redovno praćenje kvaliteta obavljenog posla;
  • brzo postizanje pozitivnih rezultata barem u dijelu implementiranih IS modula ili u procesu istog probni rad.

Prije početka razvoja implementacioni projekat potrebno:

  • formalizirati ciljeve projekta implementacije IS što je više moguće;
  • procijeniti minimalne potrebne troškove i stavke rashoda;
  • postaviti visok prioritet za projekat implementacije u odnosu na druge tekuće projekte;
  • obdariti menadžer projekta maksimalne moguće moći;
  • sprovoditi masovni edukativni rad sa osobljem preduzeća kako bi se svima prenijela važnost i neophodnost nadolazećih transformacija;
  • razvijati organizacione mjere za korištenje novih informacionih tehnologija;
  • distribuirati ličnu odgovornost u svim fazama implementacije i probni rad.

Takođe je potrebno odrediti funkcionalna područja implementacije modula informacionog sistema:

  • organizacioni menadžment;
  • organizaciona i administrativna podrška;
  • kontrolu poslovni procesi;
  • upravljanje, finansijsko planiranje i računovodstvo;
  • upravljanje osobljem;
  • upravljanje dokumentima;
  • upravljanje materijalom tehnička podrška;
  • upravljanje odnosima sa klijentima i eksternim okruženjem.

Pored gore navedenog, potrebno je postaviti i tehnološke zahtjeve za implementaciju IS-a:

  • sistemska platforma- implementacija i adaptacija gotovog rješenja od proizvođača ili razvoj po narudžbi u skladu sa projektni zadatak kupac;
  • integrabilnost- podaci se pohranjuju i obrađuju u jedinstvenom informacionom prostoru; to osigurava njihovu potpunost, dosljednost, pouzdanost i ponovnu upotrebu; sistem može uključivati ​​novorazvijene i već korištene tehnologije i aplikacije;
  • prilagodljivost- sistem je konfigurisan u skladu sa zahtjevi kupaca i o karakteristikama polja informacija o klijentu;
  • distribucija- sistem može efikasno da funkcioniše u geografski udaljenim divizijama i filijalama preduzeća;
  • skalabilnost- sistem se može izraditi u obliku okvira koji sadrži osnovne module i dopuniti u skladu sa zahtjevima promjenjivog vanjskog i unutrašnjeg okruženja.

Glavne faze implementacije informacionog sistema

Faza "Preliminarni radovi na pripremi projekta implementacije IS-a". Tokom pretprojektne ankete preduzeća (slika 8.4), prikupljaju se detaljne informacije o strukturnoj strukturi organizacije, funkcionalnim odnosima, sistemu upravljanja, glavnim poslovnim procesima, tokovima unutar preduzeća (Tok kontrole, Tok dokumenata, Tok podataka , Work Flow, Cash Flow ), neophodna za konstruisanje odgovarajućih modela i odabir objekata za automatizaciju. Procjenjuju se vrijeme, resursi, vrste i obim posla, obim i cijena softvera, hardvera i telekomunikacija, troškovi obuke osoblja itd.

Faza "Priprema projekta". Nakon završetka prve faze, vrši se prethodno planiranje i formiranje procedura pokretanja projekta:

  • formiranje projektnih i stručnih grupa;
  • raspodjela ovlaštenja i odgovornosti;
  • utvrđivanje organizacionih i tehničkih uslova za proces implementacije;
  • pojašnjavanje specifikacija i očekivanja kupaca;
  • obuka grupe za implementaciju koju čine stručnjaci iz preduzeća klijenta.

Iz nekog razloga, posljednja, vrlo važna tačka se često propušta prilikom izrade plana implementacije. Ali uspjeh cijelog projekta uvelike ovisi o tome! Nakon početka finansiranja, projekat se smatra pokrenutim.

Faza "Konceptualni razvoj projekta". Tokom ove faze:

  • formira se i odobrava idejni projekat;
  • postiže se obavezno nedvosmisleno razumijevanje namjera svih učesnika projekta u vezi sa implementiranim IS;
  • ciljevi i zadaci projekta su pojašnjeni i specificirani;
  • određuju se dimenzije prototipa sistema;
  • dogovara se prošireni plan rada, redosled faza i uslovi probni rad, planiranje, finansijske i izvještajne indikatore;

U ovom slučaju, sve ove radnje bez greške su dokumentovani, dogovoreni i odobreni od strane svih zainteresovanih i odgovornih strana.

Faza "Implementacija projekta". Tokom glavnog implementacionog rada kreira se, instalira i konfiguriše sistemsko okruženje, određuju se procedure administracije sistema i instaliraju osnovni hardverski i softverski sistemi i aplikacije. Sistem konfiguriše organizacione kadrove i organizacione funkcionalne strukture preduzeća koja koriste organizacione jedinice kao što su filijala, odjeljenje, odjeljenje, radna grupa itd.

Implementacija korporativne IP, razvijene samostalno ili kupljene od dobavljača, često je praćena poremećajem (redizajniranjem) postojećih poslovnih procesa u preduzeću. Moramo ih ponovo izgraditi kako bi ispunili zahtjeve standarda i logiku sistema koji se implementira. Odmah da napomenemo da uvođenje informacionih sistema rješava niz menadžerskih i tehničkih problema, ali dovodi do problema povezanih s ljudskim faktorom.

Implementacija informacionog sistema, po pravilu, u velikoj meri olakšava upravljanje aktivnostima preduzeća, optimizuje interne i eksterne tokove informacija i eliminiše uska grla u upravljanju. Međutim, nakon što je sistem uspješno instaliran, “testiran” u radu i pokazao se djelotvornim, neki zaposleni pokazuju nespremnost da koriste IS u svom radu. Kao rezultat reinženjeringa, postaje jasno da neki zaposleni u velikoj mjeri dupliraju rad drugih ili uopće nisu potrebni. Osim toga, implementaciju CIS-a prati obavezna obuka, ali, kako pokazuje rusko iskustvo, nema mnogo ljudi koji su voljni da se prekvalifikuju. Razbijanje starih vještina i usađivanje novih je dug i težak proces!

Mora se jasno shvatiti da je korporativna intelektualna svojina dizajnirana da pojednostavi upravljanje organizacijom, poboljša procese, ojača kontrolu i na taj način obezbedi konkurentske prednosti. Samo sa ove tačke gledišta mogu se procijeniti koristi od njegove implementacije.

Slijedeći ovu logiku, postaje jasno da iako je korporativni IS općenito namijenjen da svim korisnicima pruži potrebne informacije, upravljanje razvojem i implementacijom CIS-a je prerogativ najvišeg menadžmenta kompanije! Da li lideri ovo razumiju?

I ovdje se moramo boriti protiv upornih stereotipa. „Zašto mi treba korporativni sistem ako stvari u preduzeću već idu dobro?“ „Zašto lomiti nešto ako sve radi?“ Ali najčešće nema potrebe da ga razbijete. U prvoj fazi, potrebno je samo kompetentno i korektno formalizirati i prenijeti identificirane procese u kojima preduzeće živi u korporativni IS. Takva formalizacija će samo izoštriti i poboljšati uspješne marketinške i proizvodne ideje, optimizirati proces upravljanja i kontrole i omogućiti ciljane promjene u budućnosti.

Uvođenje novog IS-a je složen proces, koji traje od nekoliko mjeseci za male IS do nekoliko godina za IS velikih distribuiranih kompanija sa širokim spektrom proizvoda i velikim brojem dobavljača. Uspeh projekta za razvoj (ili nabavku) i implementaciju informacionog sistema u velikoj meri zavisi od spremnosti preduzeća da sprovede projekat, ličnog interesa i volje menadžmenta, realnog programa delovanja, dostupnosti resursa, obučenog osoblja, i sposobnost savladavanja otpora na svim nivoima uspostavljene organizacije.

Do sada se pojavio standardni set tehnika za uvođenje informacionih sistema. Osnovno pravilo je da se tražene faze dovršavaju uzastopno i da se nijedna od njih ne preskače.

Sljedeći faktori su kritični za implementaciju:

    prisustvo jasno definisanih ciljeva projekta i IP zahtjeva;

    dostupnost strategije za implementaciju i korištenje IP;

    sprovođenje pred-projektne ankete preduzeća i konstruisanje modela „Kakav je“ i „Kakav će biti“;

    planiranje rada, sredstava i praćenje realizacije plana implementacije;

    učešće višeg menadžmenta u implementaciji sistema;

    obavljanje poslova na implementaciji IS-a od strane stručnjaka za sistemske integracije zajedno sa stručnjacima preduzeća;

    redovno praćenje kvaliteta obavljenog posla;

    brzo dobijanje pozitivnih rezultata barem u dijelu implementiranih IS modula ili tokom probnog rada.

Prije nego počnete razvijati implementacijski projekat, morate:

    formalizirati ciljeve projekta implementacije IS što je više moguće;

    procijeniti minimalne potrebne troškove i stavke rashoda;

    postaviti visok prioritet za projekat implementacije u odnosu na druge tekuće projekte;

    dati menadžeru projekta najveća moguća ovlaštenja;

    sprovoditi masovni edukativni rad sa osobljem preduzeća kako bi se svima prenijela važnost i neophodnost nadolazećih transformacija;

    razvijati organizacione mjere za korištenje novih informacionih tehnologija;

    distribuirati ličnu odgovornost u svim fazama implementacije i probnog rada.

Takođe je potrebno odrediti funkcionalna područja implementacije modula informacionog sistema:

    organizacioni menadžment;

    organizaciona i administrativna podrška;

    upravljanje poslovnim procesima;

    upravljanje, finansijsko planiranje i računovodstvo;

    Menadžment osoblja;

    upravljanje dokumentima;

    upravljanje logistikom;

    upravljanje odnosima sa klijentima i eksternim okruženjem.

Pored gore navedenog, potrebno je postaviti i tehnološke zahtjeve za implementaciju IS-a:

    sistemska platforma - implementacija i adaptacija gotovog rješenja proizvođača ili razvoj po narudžbi u skladu sa tehničkim specifikacijama kupca;

    integrabilnost - podaci se pohranjuju i obrađuju u jedinstvenom informacionom prostoru; to osigurava njihovu potpunost, dosljednost, pouzdanost i ponovnu upotrebu; sistem može uključivati ​​novorazvijene i već korištene tehnologije i aplikacije;

    prilagodljivost - sistem je konfigurisan u skladu sa zahtevima kupaca i karakteristikama informacionog polja korisnika;

    distribuiran - sistem može efikasno da funkcioniše u geografski udaljenim odeljenjima i filijalama preduzeća;

    skalabilnost - sistem se može implementirati u obliku okvira koji sadrži osnovne module i proširivati ​​u skladu sa zahtjevima promjenjivog vanjskog i unutrašnjeg okruženja.

Tekst članka

Balamirzoev Nazim Liodinovich, kandidat ekonomskih nauka, viši predavač na Katedri za ekonomiju i menadžment u industriji nafte i gasa, Državni tehnički univerzitet Dagestan, Mahačkala [email protected]

Problemi implementacije informacionog sistema upravljanja preduzećem

Anotacija. U članku se razmatraju glavni problemi i zadaci koji se javljaju u većini slučajeva pri implementaciji informacionih sistema za upravljanje preduzećem i preporuke za njihovo rešavanje: informacioni sistemi, informacioni proces, informacija, preduzeće, organizacija, firma.

Implementacija informacionog sistema za upravljanje preduzećem, kao i svaka veća transformacija u preduzeću, je složen i često bolan proces. Međutim, neki problemi koji se javljaju tokom implementacije sistema su prilično dobro proučeni, formalizovani i imaju efikasne metodologije rešavanja. Proučavanje ovih problema unaprijed i njihova priprema značajno olakšava proces implementacije i povećava efikasnost daljeg korištenja sistema problemi i zadaci koji zahtijevaju posebnu pažnju prilikom njihovog rješavanja:

nedostatak postavljanja upravljačkih zadataka u preduzeću;

potreba za djelimičnom ili potpunom reorganizacijom strukture preduzeća;

potreba za promjenom poslovne tehnologije u različitim aspektima;

otpor zaposlenih u kompaniji;

privremeno povećanje opterećenja zaposlenih tokom implementacije informacionog sistema za upravljanje preduzećem Potreba za formiranjem kvalifikovanog tima za implementaciju i održavanje sistema, izbor snažnog vođe tima Sada ćemo detaljnije opisati: 1. Nedostatak postavljanja upravljačkih zadataka u preduzeću Vjerovatno je ova tačka najznačajnija i najteža. Na prvi pogled, njegova tema odražava sadržaj drugog paragrafa, posvećenog reorganizaciji strukture preduzeća. Međutim, zapravo je globalniji i uključuje ne samo metodologije upravljanja, već i filozofske i psihološke aspekte. Činjenica je da većina menadžera upravlja svojim preduzećem samo na osnovu svog iskustva, svoje intuicije, svoje vizije i veoma nestrukturiranih podataka o njegovom stanju i dinamici. Po pravilu, ako se od menadžera traži da na bilo koji način opiše strukturu aktivnosti svog preduzeća ili skup odredbi na osnovu kojih donosi upravljačke odluke, stvar brzo dolazi u ćorsokak najvažniji faktor koji utiče na uspeh aktivnosti preduzeća uopšte i na uspeh projekta automatizacije. Na primjer, potpuno je beskorisno implementirati automatizirani sistem budžetiranja ako se samo budžetiranje ne implementira na odgovarajući način u preduzeću, kao određeni sekvencijalni proces Nažalost, u ovom trenutku u Rusiji nacionalni pristup menadžmentu nije u potpunosti razvijen U ovom trenutku ruski menadžment je eksplozivna mešavina teorije zapadnog menadžmenta (koja po mnogo čemu nije adekvatna postojećoj situaciji) i sovjetsko-ruskog iskustva, koja se, iako u mnogome usklađuje sa opštim životnim principima, ali više ne zadovoljava stroge Prema tome, prva stvar koju je potrebno uraditi da bi projekat implementacije informacionog sistema upravljanja preduzećem bio uspešan, da se što više formalizuju sve one kontrolne petlje koje se zapravo planiraju automatizovati. . U većini slučajeva to se ne može postići bez uključivanja profesionalnih konsultanata, ali iz iskustva, troškovi konsultanata jednostavno nisu uporedivi sa gubicima od neuspjelog projekta automatizacije.2. Potreba za djelimičnom reorganizacijom strukture i aktivnosti preduzeća prilikom uvođenja informacionog sistema upravljanja preduzećem. Prije početka implementacije upravljačkog informacionog sistema u preduzeću, obično je potrebno izvršiti delimičnu reorganizaciju njegove strukture i poslovnih tehnologija. Stoga je jedna od najvažnijih faza implementacionog projekta potpuno i pouzdano ispitivanje preduzeća u svim aspektima njegovih aktivnosti. Na osnovu zaključka dobijenog kao rezultat ankete, gradi se cjelokupna dalja šema za izgradnju korporativnog informacionog sistema. Bez sumnje, moguće je sve automatizirati po principu „kako jest“, međutim, to ne bi trebalo činiti iz više razloga. Činjenica je da se kao rezultat ankete obično bilježi veliki broj mjesta na kojima nastaju neopravdani dodatni troškovi, kao i kontradiktornosti u organizacionoj strukturi, čijim bi se otklanjanjem smanjili troškovi proizvodnje i logistike, ali i značajno smanjeni vrijeme izvršenja različitih faza glavnih poslovnih procesa. Slikovito rečeno, ne možete automatizirati haos, jer će to rezultirati „automatiziranim haosom“. Pod pojmom reorganizacija ne mislim čak ni na reinženjering u njegovom klasičnom zapadnom smislu, sa potpunim restrukturiranjem svih unutarekonomskih i komercijalnih aktivnosti. Reorganizacija se može izvršiti na više lokalnih tačaka gdje je to objektivno neophodno, što neće povući primjetan pad aktivnosti tekuće komercijalne djelatnosti.3. Potreba za promjenom tehnologije rada sa informacijama i principa poslovanja Najvažnije karakteristike korporativnog informacionog sistema za menadžera su upravljački moduli računovodstvo i finansijski kontroling. Sada se svaka funkcionalna jedinica može definisati kao finansijsko računovodstveni centar, sa odgovarajućim nivoom finansijske odgovornosti njenog rukovodioca. Ovo, zauzvrat, povećava odgovornost svakog od ovih menadžera, a višim menadžerima pruža efikasne alate za jasnu kontrolu nad implementacijom pojedinačnih planova i budžeta Sa informacionim sistemom za upravljanje preduzećem, menadžer je u mogućnosti da prima najnovije informacije. datum i pouzdane informacije o svim aspektima poslovanja kompanije, bez privremenih zastoja i nepotrebnih prenosnih veza. Osim toga, informacije se prezentuju menadžeru u prikladnom obliku „sa lista“ u nedostatku ljudskih faktora koji mogu pristrasno ili subjektivno tumačiti informacije tokom prenosa. Međutim, pošteno bi bilo napomenuti da neki menadžeri nisu navikli da donose upravljačke odluke o informacijama u čistom obliku, osim ako uz njih nije priloženo mišljenje osobe koja ih je dostavila. Ovaj pristup, u principu, ima pravo na život čak i ako postoji informacioni sistem za upravljanje preduzećem, ali često negativno utiče na objektivnost upravljanja. Svaki dokument koji u informacionom polju prikazuje napredak ili završetak određenog end-to-end poslovnog procesa kreira se automatski u integrisanom sistemu, na osnovu primarnog dokumenta koji je otvorio proces. Zaposleni odgovorni za ovaj poslovni proces samo prate i po potrebi mijenjaju pozicije dokumenata koje generira sistem. Na primjer, kupac je naručio proizvode koji moraju biti dovršeni do određenog datuma u mjesecu. Narudžba se unosi u sistem, na osnovu nje sistem automatski kreira fakturu (na osnovu postojećih algoritama određivanja cijena), račun se šalje kupcu, a narudžba se šalje u proizvodni modul, gdje je naručena vrsta proizvoda se raščlanjuje na pojedinačne komponente. Na osnovu liste komponenti u modulu nabavke, sistem kreira porudžbine za njihovu kupovinu, a proizvodni modul shodno tome optimizuje proizvodni program kako bi narudžbina bila završena na vreme. Naravno, u stvarnom životu postoje različite opcije za neizbježne smetnje u isporuci narudžbe. Kvarovi opreme i tako dalje. Stoga, svaka faza ispunjenja narudžbine mora biti strogo kontrolisana od strane kruga zaposlenih koji su za nju odgovorni, koji po potrebi moraju stvoriti upravljački uticaj na sistem kako bi se izbegle ili smanjile neželjene posledice Informacioni sistem upravljanja preduzećem će postati lakši. Naprotiv, značajno smanjenje papirologije ubrzava proces i poboljšava kvalitet obrade narudžbi, povećava konkurentnost i profitabilnost preduzeća u celini, a sve to zahteva veću prisebnost, kompetentnost i odgovornost izvođača. Moguće je da se postojeća proizvodna baza neće nositi s novim protokom informacija o napretku proizvodnog procesa, te će također biti potrebno uvesti organizacijske i tehnološke reforme koje će se naknadno pozitivno odraziti na prosperitet poduzeća. preduzeće. 4. Otpor zaposlenih u preduzeću Prilikom implementacije informacionih sistema za upravljanje preduzećem, u većini slučajeva postoji aktivan otpor lokalnih zaposlenih, što je ozbiljna prepreka za konsultante i prilično je sposobno da poremeti ili značajno odloži projekat implementacije. To je uzrokovano nekoliko ljudskih faktora: običan strah od inovacija, konzervativizam (na primjer, skladištar koji je 20 godina radio s papirnim ili djelomično automatiziranim ormarom za dosije obično se psihički teško prebaci na kompjuter), strah od gubitka posao ili gubljenje svoje neophodnosti, strah od značajnog povećanja odgovornosti za svoje postupke. Menadžeri preduzeća koji su odlučili da automatizuju svoje poslovanje, u takvim slučajevima moraju na svaki mogući način pomoći odgovornoj grupi stručnjaka koji sprovode implementaciju informacionog sistema za upravljanje preduzećem, obaviti objašnjavajući rad sa osobljem, i pored toga: Kreirati među zaposlenima na svim nivoima snažan osjećaj neminovnosti implementacije;

menadžeru implementacionog projekta dati dovoljna ovlaštenja, jer se otpor ponekad (često podsvjesno, ili kao rezultat neopravdanih ambicija) javlja čak i na nivou top menadžera;

uvijek podržava sve organizacione odluke o pitanjima implementacije izdavanjem odgovarajućih naredbi i pismenih uputstava.5. Privremeno povećanje opterećenja zaposlenih prilikom implementacije sistema upravljanja preduzećem U nekim fazama projekta implementacije, opterećenje zaposlenih u kompaniji se privremeno povećava. To je zbog činjenice da pored obavljanja uobičajenih radnih obaveza, zaposleni moraju naučiti nova znanja i tehnologije. Tokom probnog rada i prilikom prelaska na industrijski rad sistema, neko vrijeme je potrebno poslovati, kao u novom sistemu, i nastaviti ih voditi na tradicionalne načine (održavati papirni dokumentotok i već postojeće sisteme). S tim u vezi, pojedine faze projekta implementacije sistema mogu biti odložene pod izgovorom da zaposleni već imaju dovoljno hitnih poslova za predviđenu svrhu, a ovladavanje sistemom je sporedna i ometajuća aktivnost. U takvim slučajevima, rukovodilac preduzeća, pored vođenja objašnjavajućeg rada sa zaposlenima koji zaziru od savladavanja novih tehnologija, mora:

povećati nivo motivacije zaposlenih za ovladavanje sistemom u vidu podsticaja i zahvalnosti;

preduzeti organizacione mjere za smanjenje perioda paralelnog vođenja predmeta.6. Formiranje kvalifikovane grupe za implementaciju i održavanje sistema, vođa grupe. Implementacija većine velikih sistema automatizacije upravljanja preduzećem vrši se korišćenjem sledeće tehnologije: formira se mala (36 ljudi) radna grupa u preduzeću, koja prolazi najkompletnije. obuku u radu sa sistemom, tada ova grupa preuzima značajan dio rada na implementaciji sistema i njegovoj daljoj podršci. Upotreba takve tehnologije uzrokovana je dva faktora: prvo, činjenica da je preduzeće obično zainteresirano da ima pri ruci stručnjake koji mogu brzo riješiti većinu operativnih problema prilikom postavljanja i rada sistema, i drugo, obuka svojih zaposlenika i njihovo korištenje je uvijek bitno jeftinije od outsourcinga. Stoga je formiranje jake radne grupe ključ za uspješnu implementaciju projekta. Posebno važno pitanje je izbor vođe takve grupe i administratora sistema. Menadžer, pored poznavanja osnovnih računarskih tehnologija, mora imati i dubinsko znanje iz oblasti poslovanja i menadžmenta. U praksi velikih zapadnih kompanija, takva osoba je na poziciji CIO-a (Chief Information Officer), koja je obično druga u hijerarhiji menadžmenta kompanije. U domaćoj praksi, prilikom implementacije sistema, ovu ulogu obično ima rukovodilac odeljenja za automatizovani sistem upravljanja ili sličan. Osnovna pravila za organizovanje radne grupe su sljedeća načela:

Stručnjaci u radnim grupama moraju biti imenovani uzimajući u obzir sljedeće zahtjeve: poznavanje savremenih računarskih tehnologija (i želju za ovladavanjem njima u budućnosti), komunikacijske vještine, odgovornost, disciplinu;

Posebnu odgovornost treba uzeti u odabir i imenovanje sistem administratora, jer će mu biti dostupne gotovo sve korporativne informacije;

moguće otpuštanje stručnjaka iz grupe za implementaciju tokom projekta može imati izuzetno negativan uticaj na njegove rezultate. Stoga, članove tima treba birati među lojalnim i pouzdanim zaposlenima i treba razviti sistem koji podržava ovu lojalnost tokom cijelog projekta;

Nakon identifikacije zaposlenih koji su uključeni u implementacionu grupu, rukovodilac projekta mora jasno opisati obim poslova koje će svaki od njih obavljati, forme planova i izvještaja, kao i dužinu izvještajnog perioda. U najboljem slučaju, izvještajni period bi trebao biti jedan dan. Svi navedeni zadaci koji se javljaju u procesu izgradnje informacionog sistema, kao i metode za njihovo rješavanje, su najčešći i prirodno, svako preduzeće ima svoje jedinstvene organizacione specifičnosti. , a prilikom implementacije informacionog sistema upravljanja preduzećem mogu se pojaviti različite nijanse koje zahtijevaju dodatno razmatranje i traženje metoda za njihovo rješavanje. Zapravo, zbog toga postoje profesionalni poslovni konsultanti.

Veze ka izvorima 1. Antonets, V.L., Nechaeva N.V. Inovativno poslovanje. Formiranje modela komercijalizacije za perspektivne razvoje. M.: Delo, Akademija narodne privrede, 2009. 320 str. 2. Kostrova, A.V. Metode i modeli upravljanja informacijama: Udžbenik // A.V. Kostrova. M.: Finansije i statistika, 2007. 336 str. 3. Maglinets, Yu.A. Analiza zahtjeva za automatizovane informacione sisteme. M.: Internet univerzitet informacionih tehnologija INTUIT.ru, 2010. 200 str. 4. Shuremov, E.L., Chistov D.V., Lyamova G.V. “Informacioni sistemi za upravljanje preduzećima”, izdanje M.: Izdavačka kuća “Računovodstvo”, 2011.

Balamirzoyev N. L., doktor ekonomskih nauka, viši nastavnik katedre "Ekonomija i menadžment u industriji nafte i gasa" FGBOU VPO "Dagestanski državni tehnički univerzitet", [email protected] uvođenja sistema upravljanja informacijama preduzeća Sažetak. U članku se razmatraju glavni problemi i zadaci koji se javljaju u većini slučajeva pri uvođenju sistema upravljanja informacijama od strane preduzeća i preporuke o njihovoj odluci. Ključne reči: informacioni sistemi, informacioni proces, informacija, preduzeće, organizacija, firma.





Sadržaj


Uvod

3

Ciljevi i zadaci implementacije informacionog sistema

4

Klasifikacija informacionih sistema

6

Zahtjevi informacionog sistema

9
Dizajn i kreiranje informacionih sistema
10

Implementacija informacionih sistema

13

Tradicionalni pristup
14

Inovativni pristup
16

Oznaka efikasnosti

18

Iskustvo u korišćenju informacionih sistema

19

Spisak korišćene literature

21

Uvod

Stalno slušamo da ruska preduzeća ne mogu da se takmiče sa zapadnim proizvođačima, da naše tehnologije nisu toliko razvijene i da je kvalitet ruskih proizvoda previše inferioran u odnosu na njihove strane kolege. Problem je u tome što su se ruski menadžeri počeli suočavati s najmanje dva problema upravljanja:


  • ispostavilo se da indikatori i procedure koje su se ranije koristile za analizu i planiranje aktivnosti preduzeća (na primjer, količina proizvedenih proizvoda) im ne dozvoljavaju da se uspješno nadmeću;

  • Pojava konkurenata ne samo da počinje ometati primanje uobičajenog viška profita, već ih ponekad svodi na nulu.
Najvažniji faktor u uspešnom poslovanju preduzeća je sposobnost njegovog menadžmenta da oseti tržište i fokusira se na njega. Dva su glavna zadatka sa kojima se svaka kompanija suočava: da se brine o sebi i da vidi okolnu stvarnost. “Briga o sebi” znači dovođenje stvari u red u operativnim tehnologijama, procedurama toka dokumenata, te organizacijskim i kadrovskim strukturama. Svi počinju da shvataju da je neophodno promeniti sistem upravljanja, smanjiti troškove i efikasno upravljati finansijama. Pitanje je kako to učiniti? Kako izračunati stvarnu cijenu vrste proizvoda, kako planirati kupovinu materijala sa postojećim zalihama, koje procese prvo poboljšati. Jedan od mehanizama za rešavanje problema uspostavljanja reda je uspostavljanje metodologije upravljačkog računovodstva u preduzeću, čijom će se upotrebom dati odgovori na pitanja šta, gde, kada, kako, zašto, koliko, šta je razlog itd. Rezultat će biti povećanje interne efikasnosti preduzeća. Međutim, uspješan unutrašnji život preduzeća je neophodan, ali ne i dovoljan uslov za opstanak, a još više za zauzimanje vodećih pozicija na tržištu. Da biste povećali eksternu efikasnost, trebali biste se prilagoditi zahtjevima svijeta koji vas okružuje, potrebama tržišta i naučiti upravljati dobavljačima i kupcima. Sposobnost pravilnog i pravovremenog reagovanja na spoljašnje okruženje obezbeđuje strateško razmišljanje.

U posljednje vrijeme jasno je vidljiva želja kompanija da pređu sa detaljnog upravljanja internim aktivnostima na upravljanje kupcima i dobavljačima. Konkurentnost preduzeća sve više zavisi od sposobnosti stvaranja i produbljivanja odnosa sa drugim kompanijama (partnerima, konkurentima, kupcima ili dobavljačima). Razlozi za to su:


  • proširenje ekonomskog prostora u kojem preduzeća posluju;

  • pojava novog strateškog resursa – informacija;

  • potreba da se uzme u obzir faktor vremena.

Ciljevi i zadaci informacionog sistema

Preduzeće je jedan organizam, a poboljšanje jedne stvari može dovesti do najmanjeg pomaka ka uspjehu u najboljem slučaju, ili do smanjenja ukupnog učinka u najgorem slučaju. Menadžeri, a posebno šefovi finansijskih odjela, moraju donositi složene odluke koje utiču na cijelo preduzeće. A opterećenje rješavanja operativnih problema dodatno komplikuje proces upravljanja.

Da bi se pojednostavilo upravljanje, prvenstveno finansijsko, neophodno je imati efikasan sistem upravljanja preduzećem, uključujući sistem upravljanja kvalitetom, i informacioni sistem koji će im pružiti podršku. Šta može dati implementacija informacionog sistema?


  • smanjenje ukupnih troškova preduzeća u lancu snabdevanja (u nabavci),

  • povećanje brzine prometa,

  • smanjenje viška zaliha na minimum,

  • povećanje i složenost asortimana proizvoda,

  • poboljšanje kvaliteta proizvoda,

  • ispunjavanje narudžbi na vrijeme i poboljšanje ukupnog kvaliteta usluge kupcima,

Glavni ciljevi automatizacije preduzeća su:


  • Prikupljanje, obrada, pohrana i prezentacija podataka o aktivnostima organizacije i vanjskom okruženju u obliku pogodnom za finansijsku i svaku drugu analizu i korištenje u donošenju upravljačkih odluka.

  • Automatizacija poslovnih operacija (tehnoloških operacija) koje čine ciljnu djelatnost preduzeća.

  • Automatizacija procesa koji osiguravaju izvršavanje osnovnih aktivnosti.

Da bi se zaista procenila efikasnost sistema, veoma je važno razumeti koje zadatke pravilno dizajniran informacioni sistem može rešiti:


  • Planiranje proizvodnih aktivnosti. Izrada planova proizvodnje na različitim nivoima, od strateških do operativnih, i provjera mogućnosti njihovog izvršenja u skladu sa stanjem proizvodnih kapaciteta i ljudskih resursa. Stepen detaljnosti planova na različitim nivoima je različit - od skupa proizvoda za rješavanje problema strateškog planiranja do specifičnih materijala ili proizvodnih operacija za operativno upravljanje proizvodnjom;

  • Upravljanje nabavkom, zalihama, prodajom. To je automatizacija procesa planiranja i računovodstva nabavke (materijala i tehničke podrške), proizvodnje, prodaje gotovih proizvoda i upravljanja zalihama;

  • Finansijski menadžment. Po pravilu, to uključuje računovodstvo, obračune sa dužnicima i poveriocima, računovodstvo osnovnih sredstava, upravljanje gotovinom i finansijsko planiranje;

  • Menadžment osoblja. Podsistem upravljanja osobljem realizuje sve osnovne potrebe rada sa kadrovima: zapošljavanje i otpuštanje osoblja, evidentiranje podataka o zaposlenima, planiranje njihovog karijernog rasta, isplata zarada i evidentiranje radnog vremena. Razmatranje kadrova kao posebne vrste resursa omogućava nam da povežemo kadrovski potencijal preduzeća i planove proizvodnje, što je moguće i korišćenjem informacionog sistema;

  • Upravljanje troškovima. Ovo uključuje računovodstvo svih troškova preduzeća i izračunavanje troškova gotovih proizvoda ili usluga;

  • Upravljanje projektom/programom. Aktivnosti savremenog preduzeća sve više se posmatraju kroz prizmu realizacije proizvodnih projekata ili programa za koje se može vršiti zasebno planiranje i računovodstvo;

  • Dizajn proizvoda i procesa. Podaci o sastavu proizvoda, tehnološkim pravcima njihove proizvodnje, razvoju proizvoda u skladu sa zahtjevima kupaca, kao i procjena troškova koje će preduzeće imati prilikom proizvodnje takvih proizvoda.

Kao što vidite, informacioni sistemi su sposobni za mnogo toga. Ali da biste dobili efikasnost uz veliko ulaganje pri kupovini sistema, morate pravilno odabrati koji sistem je potreban. U ovom slučaju ne biste se trebali pridržavati principa „što više funkcija, to bolje“. Što više sistem „može da uradi“, to je skuplji i verovatnoća je da neće biti iskorišćena sva njegova funkcionalnost i da se neće isplatiti.

klasifikacija informacionih sistema

Prvi sistemi koji su razvijeni za rješavanje problema upravljanja preduzećem uglavnom su pokrivali područje računovodstva skladišta ili materijala ( IC – Kontrola zaliha). Njihova pojava je zbog činjenice da je računovodstvo materijala (sirovina, gotovih proizvoda, robe) s jedne strane vječni izvor raznih problema za menadžera preduzeća, as druge (u relativno velikom preduzeću) od radno najintenzivnijih područja koja zahtijevaju stalnu pažnju. Glavna „aktivnost“ takvog sistema je računovodstvo materijala.

Sljedeću fazu u poboljšanju materijalnog računovodstva obilježili su sistemi planiranja proizvodnje ili materijalnih (u zavisnosti od smjera aktivnosti organizacije) resursa. Ovi sistemi uključeni u standard, odnosno dva standarda ( MRP – Planiranje materijalnih potreba I MRP II – Planiranje proizvodnih zahtjeva), vrlo su rasprostranjeni na Zapadu i dugo se uspješno koriste u preduzećima, prvenstveno u proizvodnim industrijama. Osnovni principi koji su činili osnovu MRP standardnih sistema uključuju


  • opis proizvodnih aktivnosti kao toka međusobno povezanih naloga;

  • uzimanje u obzir ograničenja resursa prilikom izvršavanja naloga;

  • minimiziranje proizvodnih ciklusa i zaliha;

  • formiranje naloga za nabavku i proizvodnju na osnovu prodajnih naloga i planova proizvodnje.
Naravno, postoje i druge MRP funkcije: planiranje procesnog ciklusa, planiranje opterećenja opreme itd. Na sl. 1 prikazuje procese koji se implementiraju kada se koristi takav sistem:

Rice. 1

Treba napomenuti da standardni MRP sistemi rješavaju problem ne toliko računovodstva, već menadžment materijalnih resursa preduzeća.

Najpopularniji novi tip informacionih sistema u ovom trenutku su standardni sistemi ERP - Planiranje resursa preduzeća. ERP sistemi u svojoj funkcionalnosti ne pokrivaju samo knjigovodstvo skladišta i upravljanje materijalima, koje gore opisani sistemi obezbeđuju u potpunosti, već tome dodaju i sve druge resurse preduzeća, prvenstveno novčane. Odnosno, ERP sistemi moraju pokrivati ​​sve oblasti preduzeća koje su direktno povezane sa njegovim aktivnostima. Prije svega, to se odnosi na proizvodna preduzeća. Sistemi ovog standarda podržavaju implementaciju osnovnih finansijskih i upravljačkih funkcija. Na primjer, u Baan 1 sistemima ovo je:


  • finansije i računovodstvo,

  • proizvodnja,

  • prodaja (uključujući računovodstvo skladišta, trgovinu i marketing),

  • transport,

  • servis i održavanje opreme,

  • upravljanje projektima,

  • kao i jedan upravljački panel - modul menadžerskog informacionog sistema, na kojem menadžer može vidjeti sve glavne odjele i proizvodne indikatore.
Rice. 2

Osnovni zadatak ERP sistema je praćenje trenutnog stanja u preduzeću i obaveštavanje menadžera o svim opasnim promenama u proizvodnim aktivnostima. Procesi kojima upravlja standardni informacioni sistem ERP prikazani su na Sl. 2:

zahtjevi informacionog sistema

Informacioni sistem, kao i svaki drugi alat, mora imati svoje karakteristike i zahteve prema kojima se može odrediti njegova funkcionalnost i efektivnost. Naravno, za svako konkretno preduzeće zahtjevi za informacionim sistemom će biti različiti, jer se moraju uzeti u obzir specifičnosti svake organizacije. Unatoč tome, potrebno je istaknuti nekoliko osnovnih zahtjeva za sistem, zajedničkih za sve „potrošače“:


  1. Lokalizacija informacioni sistem. Zbog činjenice da su najveći programeri informacionih sistema strane kompanije, sistem mora biti prilagođen za upotrebu od strane ruskih kompanija. Ovdje se misli na lokalizaciju, kako funkcionalnu (uzimajući u obzir posebnosti ruskog zakonodavstva i platnih sistema) tako i jezičku (sistem pomoći i dokumentacija na ruskom).

  2. Sistem mora biti pouzdan zaštita informacija, što zahtijeva kontrolu pristupa zasnovanu na lozinki, sistem zaštite podataka na više nivoa, itd.

  3. Ako se sistem implementira u velikom preduzeću sa složenom organizacionom strukturom, implementacija je neophodna daljinski pristup tako da informacije mogu koristiti sve strukturne jedinice organizacije.

  4. Zbog uticaja eksternih i internih faktora (promjene u poslovnom smjeru, promjene zakonske regulative i sl.), sistem mora biti adaptivni. Što se tiče Rusije, ovaj kvalitet sistema treba ozbiljnije razmotriti, jer se kod nas promene u zakonodavstvu i računovodstvenim pravilima dešavaju nekoliko puta češće nego u zemljama sa stabilnom ekonomijom.

  5. Potrebna prilika konsolidacija informacija na nivou preduzeća (kombinovanje informacija iz filijala, podružnica, itd.), na nivou pojedinačnih zadataka, na nivou vremenskih perioda.
Ovi zahtjevi su glavni, ali daleko od jedinih kriterija za odabir korporativnog informacionog sistema za preduzeće.

Dizajn i kreiranje informacionog sistema

Dizajn informacionog sistema je možda najvažniji element automatizacije preduzeća. Ispravno dizajniranje sistema znači osigurati veći dio uspjeha cjelokupnog projekta automatizacije. Vrlo česta greška je implementacija informacionog sistema u odsustvu bilo kakvog jasno formulisanog sistema upravljanja. Odnosno, izraz „stvoriti sistem vlasti“ se doživljava kao „uvesti nešto kompjuterski zasnovano“. Neophodno je jasno shvatiti da je sistem upravljanja primaran, a stvaranje informacionog sistema zasnovanog na njemu, ili, jednostavno rečeno, njegova implementacija u kompjuterskom obliku je sekundarna.

Mnoge kompanije vjeruju da će automatizacija sama po sebi dovesti do poboljšanja njihove finansijske i ekonomske situacije, te započinju svoje napore implementacije informacionih sistema direktno automatizacijom, preskačući kritične korake razumijevanja i pojednostavljenja svojih poslovnih procesa. Ali često su ti procesi toliko poremećeni da generalno stvaraju utisak haosa u preduzeću. Kao što znate, automatizacija haosa je daleko od lakog, ako ne i nemogućeg. Stoga, prije kreiranja informacionog sistema, trebate pregledati sistem upravljanja u organizaciji. Promjena poslovnih procesa naziva se reinženjering poslovnih procesa. Dakle, prvo morate pojednostaviti dijagram poslovnog procesa i sistem upravljanja organizacijom u cjelini:


  • utvrditi organizacionu kadrovsku strukturu,

  • razviti mehanizam za finansijsko i ekonomsko upravljanje kompanijom (uključujući identifikaciju centara odgovornosti),

  • identificirati glavne tehnološke tokove (procese),

  • razviti mehanizme za organizaciono upravljanje tehnološkim tokovima,

  • na osnovu kreiranih mehanizama upravljanja formulisati tehnologiju finansijske analize i upravljanja aktivnostima tehnoloških tokova.
Ako su gore navedene tehnologije dostupne, bit će mnogo lakše razviti informacioni sistem. Međutim, često je to neophodno pojednostaviti poslovne procese u preduzeću, kako bi ih lakše opisali kompjuterskim jezikom.

Organizacija je skup pravila i procedura. Informacioni sistem je takođe skup pravila i procedura, tako da treba da razumete koja uputstva i procedure treba zameniti kojim. Ne treba zaboraviti ni ljudski faktor prilikom kreiranja informacionog sistema. Prvo, ljudi će morati da rade sa sistemom u svakom slučaju, on ne može raditi sam. Drugo, zaposleni mogu poboljšati (ili pojednostaviti) procese s kojima se svakodnevno susreću. Automatizacija bi se trebala dogoditi tek nakon što zaposleni razumiju proces i odluče da li je automatizacija neophodna.

Nakon formiranja jasnog sistema upravljanja, počinje proces projektovanja informacionog sistema. Važno je da, kad god je to moguće, svi zaposleni koji će raditi s njim učestvuju u dizajnu sistema. Ovo će vam omogućiti da identifikujete male karakteristike i specifične potrebe u radu svakog odeljenja organizacije, jer samo korisnici budućeg sistema najbolje znaju šta im je potrebno.

Dizajn informacionog sistema treba da uključi i njegove programere, odnosno one koji će ga kreirati. Izboru programera informacionog sistema mora se pristupiti veoma pažljivo. Glavni kriterijumi za odabir programera su iskustvo u oblasti kreiranja informacionih sistema, broj sistema koje kompanija uspešno implementira u ruskim preduzećima.

Finansijski menadžer i menadžment preduzeća moraju automatizaciju tretirati kao projekat, odnosno odrediti sve faze, karakteristike, vremenske okvire i budžet. Glavne faze rada na projektu automatizacije su:


  1. Provođenje ankete kako bi se opisali poslovni procesi organizacije.

  2. Izrada tehničkih specifikacija za sistem automatizacije.

  3. Izrada tehničkog dizajna sistema.

  4. Razvoj sistema (ponekad se naziva prilagođavanje).

  5. Različite faze i faze implementacije, pilot i industrijski rad.

  6. Izvođenje modifikacija u skladu sa promjenjivim potrebama organizacije.
Rezultat projektovanja sistema je strogo formalizovan opis kako objekta njegove automatizacije tako i samog sistema. Ovaj dokument treba da sadrži opis sa kojim informacijama sistem treba da radi, kako su podaci u njemu predstavljeni i po kojim pravilima funkcioniše.
implementacija informacionog sistema
Efikasnost automatizacije aktivnosti preduzeća, uz pravilno projektovanje i kreiranje sistema, zavisi od načina njegove implementacije u organizacionu strukturu preduzeća. To je zbog psiholoških faktora – obično postoji otpor zaposlenih prema stvaranju i korištenju sistema. Osim toga, implementacija sistema može trajati od 6 mjeseci do 2-3 godine. U tom periodu može doći do promjena vanjskih i unutrašnjih faktora koji utiču na poslovanje preduzeća. Stoga očekivanja menadžmenta u pogledu rezultata rada sistema možda neće biti ispunjena (jer će već imati vremena za promjenu).

Rice. 3


Postoji nekoliko pristupa implementaciji informacionog sistema u rad preduzeća. 2 Da bismo razmotrili dva od njih, koristićemo primer organizacije koja ima tri nivoa hijerarhije: nivo izvođača i dva nivoa menadžmenta (slika 3).

Tradicionalni pristup

Ovakav pristup implementaciji informacionih sistema za automatizaciju aktivnosti kompanije organizovan je po principu odozgo prema dole. Nedostaci ovog pristupa su poznati: jedan od najznačajnijih nedostataka je to što tradicionalni (“tvrdi”) sistem automatizacije koji se implementira u organizaciji omogućava da rezultate rada sistema dobiju prvenstveno izvršioci nižeg nivoa (slika 4.). ).

Rice. 4. Prva faza horizontalne automatizacije:

automatizacija na nivou izvođača.

Tek nakon što se završi automatizacija svih poslovnih operacija na izvršnom nivou, menadžeri srednjeg nivoa će moći da počnu da dobijaju korisne rezultate iz sistema (Sl. 5).

Rice. 5. Druga faza horizontalne automatizacije: automatizacija nivoa izvođača i srednjeg menadžmenta.


Da bi najviši menadžment organizacije mogao da dobije potpune informacije iz sistema (slika 6), mora proći dosta vremena – nekoliko meseci ili čak godina.
Rice. 6. Završetak automatizacije svih hijerarhijskih nivoa organizacije.

Kao što je već pomenuto, često do završetka implementacije sistema potrebe organizacije imaju vremena da se promene, što izaziva nezadovoljstvo menadžmenta organizacije dugotrajnim i velikim troškovima dobijenim rezultatima. Sistem se ili mora modificirati kako bi odgovarao novim zadacima organizacije ili ga treba zamijeniti sistemom koji je primjereniji trenutnim potrebama organizacije. Ako se pri izboru novog sistema ponovo koristi tradicionalni pristup, nema garancije da će novi sistem biti bolji od starog.
Inovativni pristup

Drugi pristup automatizaciji aktivnosti preduzeća zasniva se na korišćenju prilagodljivih inovativnih sistema – sistema „sposobnih za samoregulaciju u skladu sa promenama spoljašnjih uslova“. 3

Ova karakteristika ovakvih sistema omogućava da se „autonomno“ sekvencijalno automatizuju pojedina područja aktivnosti organizacije uz postepeni „rast“ jednog sistema koji pokriva celu organizaciju.

Očigledno je da se automatizacijom ne cijele organizacije, već malog područja, značajno smanjuje opterećenje osoblja i minimiziraju neizbježni organizacijski i psihološki problemi implementacije. Sistem se proširuje u skladu sa potrebama organizacije.

Istovremeno, važan kvalitet ovakvog sistema je da sistem ima sposobnost da raste „od vrha do dna“, kada pre svega nisu automatizovane aktivnosti izvođača, već nivo pripremljenosti i strukturirano predstavljanje informacija za menadžment organizacije (slika 7).

Rice. 7. Prva faza: automatizacija viših nivoa upravljanja.


Upotreba prilagodljivog sistema daje korisniku slobodu izbora – da automatizuje aktivnosti svog preduzeća na tradicionalan način odozdo prema gore ili da napusti tradicionalni pristup automatizaciji i, kombinujući organizacione mere i mogućnosti sistema automatizacije, počinju da dobijaju prve prave rezultate iz rada sistema prvenstveno na najvišem nivou menadžmenta kroz 6-8 nedelja nakon početka rada (Sl. 8).

Rice. 8. Druga faza: stvaranje jedinstvenog informacionog prostora


Sistem instaliran u prvoj fazi omogućava proširenje korisničkih mogućnosti. Time se olakšava ne samo implementacija i prilagođavanje postojećeg sistema potrebama korisnika, već se pruža i mogućnost razvoja funkcija sistema u budućnosti kako se potrebe preduzeća menjaju i razvijaju.

Prilikom implementacije informacionog sistema ne treba zaboraviti na obuku zaposlenih u preduzeću da koriste ovaj sistem. To može oduzeti mnogo novca i vremena, pogotovo ako je riječ o državnom ili bivšem državnom preduzeću, gdje su većina zaposlenih stariji ljudi koji uopšte ne poznaju računare. Stoga, prilikom određivanja budžeta i vremenskog okvira za projekat implementacije informacionog sistema, potrebno je obratiti pažnju na problem osposobljavanja osoblja za rad sa sistemom.

Oznaka efikasnosti

Pitanje procjene efektivnosti implementacije informacionog sistema je prilično važno pitanje, jer svi veliki troškovi zahtijevaju opravdanje, posebno od strane menadžmenta organizacije.

Teoretski, moguće je sprovesti kompletan projekat, uključujući procenu (modeliranje) situacije „kako jeste“, procenu mogućih promena „kako će biti“ tokom implementacije sistema, poređenje oba modeli i identifikovanje rezultata promena sa naknadnom finansijskom procenom. Takav projekat bi bio idealno opravdanje za investiciju, ali je veoma dugotrajan i skup. Osim toga, ovakav projekat zahtijeva visoko kvalifikovane stručnjake za informacione sisteme za procjenu posljedica implementacije, tako da je takav projekat gotovo nemoguće izvesti bez vanjske pomoći.

U stvarnosti, efikasnost implementacije se procjenjuje korištenjem „prosjeka industrije“. Tipični prosječni rezultati implementacije 4:


  • 15-25% povećanje produktivnosti

  • 10-20% smanjenje zaliha

  • 20-50% smanjenje vremena ispunjenja narudžbine
Mnogo je lakše ocijeniti učinkovitost projekta implementacije informacionog sistema koji je usmjeren na rješavanje lokalnih problema povezanih sa zamjenom određenih računovodstvenih ili upravljačkih oblasti. Kada se implementacija informacionog sistema vrši iz želje da se dobije nesiguran globalni rezultat, gotovo je nemoguće utvrditi efektivnost, makar samo zato što je prilično teško odvojiti rezultate od implementacije informacionog sistema direktno i rezultati pratećih promjena (reinženjering, itd.).

Naravno, možete jednostavno uzeti formulu i izračunati stopu povrata ulaganja. Ali to neće dati potpunu sliku, jer se svi pozitivni rezultati ne mogu tako lako izraziti u novčanom smislu: na primjer, moguće strateške koristi za kompaniju ili zadovoljstvo kupaca. Međutim, ova izjava ne znači da je takav pokušaj nemoguć. U stvari, mnoge prednosti koje se ne mogu kvantificirati mogu se prevesti u opipljive brojke. Na primjer, sposobnost bržeg popunjavanja bilansa stanja može biti materijalna korist. Identificiranje opipljivih koristi zahtijeva analizu koja uključuje raščlanjivanje poslovnih procesa i zadataka na jasno opisive elemente.

Iskustvo u korišćenju informacionih sistema

Mnoge velike kompanije u SAD-u i Evropi pre nekoliko godina prešle su na korišćenje ERP standardnih informacionih sistema. To se još ne može reći za azijske zemlje. Većina finansijskih menadžera u azijskim kompanijama jedva da je čula za takve sisteme, a kamoli da ih je implementirala. Iako postoje kompanije koje su odlučile da pređu na ERP sisteme.

Programeri informacionih sistema, posebno SAP, Baan, Oracle, PeopleSoft i J.D. Edwards, dosta agresivno reklamiraju svoje proizvode, što kod ljudi manje upućenih u ovu oblast ostavlja utisak da ovi programi mogu da reše sve probleme njihovih kompanija. Statistike pokazuju da je većina pokušaja implementacije informacionog sistema završila neuspjehom, velikim gubicima ili bankrotom. Na primjer, menadžment kompanije FoxMeyer tvrdi da je pogrešna implementacija ERP sistema dovela do njegovog bankrota. Kompanija za to krivi kreatore sistema i konsultante. Ista sudbina zadesila je Dell Computer, Dow Chemical i Kellogg's.

Ali postoje i primjeri uspješnog korištenja ERP sistema. Na primjer, iz telekomunikacione kompanije Aliant tvrde da je projekat implementacije ERP sistema bio veoma uspješan. Očekivana stopa povrata ulaganja u ovaj projekat iznosila je 33%.

U Rusiji je, uprkos visokim troškovima vezanim za implementaciju informacionog sistema, samo SAP instalirao oko 100 svojih ERP sistema, koji, prema SAP-u, uspješno rade. Među svojim klijentima u Rusiji, SAP ističe Surgutneftegaz, Tulamashzavod, Sverdlovenergo, Donjeck metalurški kombinat, rafineriju nafte Omsk, metalurški kombinat Nižnji Tagil, kompleks drvne industrije Siktivkar, Černogornjeft.

Uprkos brojnim neuspješnim pokušajima implementacije informacionih sistema, mnoge kompanije širom svijeta ozbiljno razmišljaju o stvaranju sistema za poboljšanje svog poslovanja. Najvjerovatnije je to potpuno opravdano, jer uz razuman profesionalni pristup implementaciji informacionog sistema možete kreirati alat za efikasnije upravljanje poslovanjem.

Korištene knjige


  1. Upravljanje informacionim sistemom

  2. M. Khokhlova, članak “Moderno tržište sistema upravljanja preduzećima”

  3. Sažeci izvještaja Ally Information Technologies “Podrška alatima za adaptivni razvoj poslovanja”

  4. D. Glyamshin, članak “Izlaz iz krize je sistem upravljanja”

  5. S. Kolesnikov, članak “Dakle, sistemi automatizacije...”

  6. Studij “Programi za biznis-98”, AKDI “Ekonomija i život”

  7. Yu Tokarev, članak “Korporativni informacioni sistemi i konzorcijum programera”

  8. M. Ilyina, članak “Teorija i metode industrijskog upravljanja”

  9. V. Baronov, I. Titovsky, članak „Metode za konstruisanje sistema upravljanja”

  10. V.P. Nesterov, I.B. Nesterov, članak „Automatizacija aktivnosti organizacije“

  11. Michel Selarier, Roy Harris, članak “Izvlačenje dodatnog profita iz proizvodnje”

  12. Brownin Fryer, članak “Kako izračunati stopu povrata ulaganja”

  13. Sar Ermako Jonii, članak “Biti ili ne biti ERP?”

  14. S. Kolesnikov, članak “Reinženjering poslovnih procesa i implementacija automatizovanih kontrolnih sistema”

  15. M. Ilyina, članak “Principi, sredstva i tehnologije za implementaciju koncepta upravljanja”

  16. S. Kolesnikov, članak “O procjeni efikasnosti implementacije i upotrebe ERP sistema”

  17. V.P. Nesterov, “Informaciona podrška procesu donošenja upravljačkih odluka”

  18. S. Kolesnikov, “Hijerarhija sistema upravljačkog računovodstva”

  19. I.I. Karpačev, “Klasifikacija kompjuterskih sistema upravljanja preduzećima”

  20. www.sap.com

  21. www.baan.com

  22. www.erp-people.com

  23. www.economics.ru

Implementacija korporativne IP, razvijene samostalno ili kupljene od dobavljača, često je praćena poremećajem (redizajniranjem) postojećih poslovnih procesa u preduzeću. Moramo ih ponovo izgraditi kako bi ispunili zahtjeve standarda i logiku sistema koji se implementira. Odmah da napomenemo da uvođenje informacionih sistema rješava niz menadžerskih i tehničkih problema, ali dovodi do problema povezanih s ljudskim faktorom.

Uvođenje novog IS-a je složen proces, koji traje od nekoliko mjeseci za male IS do nekoliko godina za IS velikih distribuiranih kompanija sa širokim spektrom proizvoda i velikim brojem dobavljača. Uspeh projekta za razvoj (ili nabavku) i implementaciju informacionog sistema u velikoj meri zavisi od spremnosti preduzeća da sprovede projekat, ličnog interesa i volje menadžmenta, realnog programa delovanja, dostupnosti resursa, obučenog osoblja, i sposobnost savladavanja otpora na svim nivoima uspostavljene organizacije.

Do sada se pojavio standardni set tehnika za uvođenje informacionih sistema. osnovno pravilo: izvodite potrebne faze uzastopno i ne preskačite nijednu od njih.

Kritični za implementaciju su sljedeće: faktori :

· prisustvo jasno formulisanih ciljeva projekta i zahtjeva IP;

· dostupnost strategije za implementaciju i korištenje IP;

· sprovođenje pred-projektne ankete preduzeća i modela izgradnje „Kakav je“ i „Kakav će biti“;

· planiranje rada, sredstava i praćenje realizacije plana implementacije;

· učešće višeg menadžmenta u implementaciji sistema;

· obavljanje poslova na implementaciji IS-a od strane stručnjaka za sistemske integracije zajedno sa stručnjacima preduzeća;

· redovno praćenje kvaliteta obavljenog posla;

· brzo postizanje pozitivnih rezultata barem u dijelu implementiranih IS modula ili tokom probnog rada.

Prije početka razvoja implementacioni projekat potrebno:

· formalizirati ciljeve projekta implementacije IS što je više moguće;

· procijeniti minimalne potrebne troškove i stavke rashoda;

· postaviti visok prioritet za projekat implementacije u odnosu na druge projekte koji su u toku;

· dati menadžeru projekta najveća moguća ovlaštenja;

· sprovoditi masovni edukativni rad sa osobljem preduzeća kako bi se svima prenela važnost i neophodnost predstojećih transformacija;

· razviti organizacione mjere za korištenje novih informacionih tehnologija;

· distribuirati ličnu odgovornost u svim fazama implementacije i probnog rada.

Takođe je potrebno odrediti funkcionalna područja implementacije modula informacionog sistema:

· organizacioni menadžment;

· organizaciona i administrativna podrška;

· upravljanje poslovnim procesima;

· upravljanje, planiranje, finansije i računovodstvo;

· upravljanje osobljem;

· upravljanje dokumentima;

· upravljanje logistikom;

· upravljanje odnosima sa klijentima i eksternim okruženjem.

Pored onoga što je gore navedeno, morate podesiti tehnoloških zahtjeva implementaciji IS-a:

· sistemska platforma- implementacija i adaptacija gotovog rješenja proizvođača ili razvoj po narudžbi u skladu sa tehničkim specifikacijama kupca;

· integrabilnost- podaci se pohranjuju i obrađuju u jedinstvenom informacionom prostoru; to osigurava njihovu potpunost, dosljednost, pouzdanost i ponovnu upotrebu; sistem može uključivati ​​novorazvijene i već korištene tehnologije i aplikacije;

· prilagodljivost- sistem je konfigurisan u skladu sa zahtevima kupca i karakteristikama informacionog polja korisnika;

· distribucija- sistem može efikasno da funkcioniše u geografski udaljenim divizijama i filijalama preduzeća;

· skalabilnost- sistem se može izraditi u obliku okvira koji sadrži osnovne module i dopuniti u skladu sa zahtjevima promjenjivog vanjskog i unutrašnjeg okruženja.

6.6.1 Glavne faze implementacije informacionog sistema

Faza "Preliminarni radovi na pripremi projekta implementacije IS-a". Tokom pretprojektne ankete preduzeća (slika 4), prikupljaju se detaljne informacije o strukturnoj strukturi organizacije, funkcionalnim odnosima, sistemu upravljanja, glavnim poslovnim procesima, tokovima unutar preduzeća (Control Flow, Doc Flow, Data Flow , Work Flow, Cash Flow ), neophodna za konstruisanje odgovarajućih modela i odabir objekata za automatizaciju. Procjenjuju se vrijeme, resursi, vrste i obim posla, obim i cijena softvera, hardvera i telekomunikacija, troškovi obuke osoblja itd.

Faza "Priprema projekta". Nakon završetka prve faze, vrši se prethodno planiranje i formiranje procedura pokretanja projekta:

· formiranje projektnih i stručnih grupa;

· raspodjela ovlasti i odgovornosti;

· utvrđivanje organizacionih i tehničkih uslova za proces implementacije;

· pojašnjenje specifikacija i očekivanja kupaca;

· obuka grupe za implementaciju koju čine stručnjaci iz preduzeća korisnika.

Iz nekog razloga, posljednja, vrlo važna tačka se često propušta prilikom izrade plana implementacije. Ali uspjeh cijelog projekta uvelike ovisi o tome! Nakon početka finansiranja, projekat se smatra pokrenutim.

Faza "Konceptualni razvoj projekta". Tokom ove faze:

· formira se i odobrava idejni projekat;

· ciljevi i zadaci projekta su pojašnjeni i specificirani;

· određuju se dimenzije prototipa sistema;

· dogovara se prošireni plan rada, redoslijed faza i uvjeti probnog rada, planiranje, finansijski i izvještajni pokazatelji;

Štaviše, sve ove radnje moraju biti dokumentovane, usaglašene i odobrene od svih zainteresovanih i odgovornih strana.

Faza "Implementacija projekta". Tokom glavnog implementacionog rada kreira se, instalira i konfiguriše sistemsko okruženje, određuju se procedure administracije sistema i instaliraju osnovni hardverski i softverski sistemi i aplikacije. Sistem konfiguriše organizacione, kadrovske i organizaciono-funkcionalne strukture preduzeća koristeći organizacione jedinice kao što su filijala, odeljenje, odeljenje, radna grupa itd.

Slika 12 - Približan sadržaj repozitorija implementacionog projekta

Izvodi se instalacija, konfiguracija i podešavanje mrežnih i telekomunikacionih alata, prenos podataka sa prethodnih lokalnih sistema i formiranje interfejsa sa naslijeđenim i eksternim sistemima. Istovremeno, svi kreirani modeli, planovi, radni softverski proizvodi i dokumentacija se stavljaju u end-to-end repozitorijum projekta implementacije (Sl. 12). Važan dio ovog spremišta je dokumentacijski sistem generiran u okviru projekta (Sl. 13).


Slika 13 - Okvirni sastav dokumentacije za proces implementacije informacionog sistema

Razrađuju se sistemska sigurnosna pitanja rada sistema u višekorisničkom režimu. Kreiraju se aplikacije, šabloni, izvještaji, obrasci za pristup klijentima, a korisnička prava se distribuiraju. Svi sistemi se testiraju u "borbenom režimu" uz učešće svih zainteresovanih strana.

Nakon završetka faze implementacije, projekat implementacije se smatra završenim. Informacioni sistem je pušten u rad.

Kontrolna pitanja

1. Šta je „otvoreni informacioni sistem“? Navedite glavna svojstva otvorenih sistema.

2. Opisati suštinu savremenog procesnog pristupa upravljanju aktivnostima preduzeća i upotrebu ovog pristupa u razvoju informacionih sistema.

3. Koji se modeli i kako koriste u projektovanju informacionih sistema?

4. Koji softverski alati se koriste za modeliranje procesa u razvoju informacionih sistema?

5. Na osnovu kojih podataka i informacija se razvijaju modeli stanja KAO JESTE i KAKO BI?

6. Ko se u kompaniji bavi razvojem, implementacijom i razvojem IP? Ko je uključen u pripremu tehničkih specifikacija za razvoj IP?

7. Navedite glavne faze projektovanja informacionih tehnologija.

8. Navedite faze životnog ciklusa informacionog sistema.

9. U kojoj fazi razvoja i implementacije IS-a se obučava osoblje kompanije?

10. Navedite glavne faze implementacije IS-a.