การสื่อสารทางธุรกิจผ่านอีเมลเป็นส่วนสำคัญของชีวิตของคนยุคใหม่: เราเขียนถึงเพื่อนร่วมงานในที่ทำงาน ฝ่ายบริหาร ลูกค้า คู่ค้าทางธุรกิจ คนที่รู้จักเรา และผู้ที่ยังไม่รู้จักเรา จรรยาบรรณทางธุรกิจในการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร และจำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจอย่างไร?

จดหมายแต่ละฉบับคือนามบัตรของเราและสะท้อนถึงจุดยืนทางธุรกิจของเรา และหากเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเราที่นามบัตรนี้ดูดี และตำแหน่งทางธุรกิจมีส่วนทำให้เกิดความสะดวกสบายและประสิทธิผลในการสื่อสาร การรู้กฎพื้นฐานของมารยาทที่ดีและปฏิบัติตามพวกเขาในการติดต่อสื่อสารทุกวันถือเป็นเงื่อนไขที่สำคัญที่สุดสำหรับความสำเร็จ

ในส่วนของการติดต่อทางธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์นั้น มีการใช้กฎและข้อบังคับเดียวกันกับที่ชุมชนธุรกิจดำเนินการในรูปแบบอื่น ๆ ของการโต้ตอบทางธุรกิจ: เมื่อสื่อสารทางโทรศัพท์ การเจรจาต่อรอง ฯลฯ ในความคิดของฉัน จรรยาบรรณของการติดต่อทางอีเมลธุรกิจนั้นมีพื้นฐานอยู่บนหลักการที่ไม่สั่นคลอนหลายประการ:

1. การเคารพซึ่งกันและกันระหว่างฝ่ายตรงข้ามต่อบุคลิกภาพและตำแหน่งทางธุรกิจของกันและกัน
2. ให้ความสนใจต่อผลประโยชน์ทางธุรกิจของฝ่ายตรงข้าม
3. เข้าใจถึงความสำคัญของปัญหาความเป็นส่วนตัว
4. ความตรงต่อเวลาในการแลกเปลี่ยนข้อมูล

พิจารณาเครื่องมือที่เป็นประโยชน์สำหรับการนำหลักการเหล่านี้ไปใช้

1. ฟิลด์ "หัวเรื่อง" / "หัวเรื่อง" ที่ได้รับการออกแบบอย่างมีความสามารถและชัดเจน

การระบุหัวเรื่องช่วยประหยัดเวลาของผู้รับ ทำให้เขาสามารถประเมินเนื้อหาของจดหมายที่เขาได้รับได้ทันที และตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วเกี่ยวกับลำดับความสำคัญของจดหมายเมื่ออ่าน

2. คำทักทายและที่อยู่ส่วนตัวถึงผู้รับ/ผู้รับ

สร้างความไว้วางใจและทำให้จดหมายมีความเป็นส่วนตัว การเพิกเฉยต่อชื่อผู้รับถือเป็นความผิดพลาด

3. จัดการกับความถูกต้อง

การกรอกข้อมูลในช่อง “ถึง”, “สำเนาถึง” และ “สำเนาลับ” อย่างถูกต้องเป็นเครื่องมือที่สำคัญที่สุดสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและมีจริยธรรม เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเมื่อทำงานกับสาขาเหล่านี้ คุณจำเป็นต้องทราบวัตถุประสงค์ซึ่งเป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจสมัยใหม่:

• หากชื่อของคุณอยู่ในช่องผู้รับโดยตรง (“ ถึง”) หมายความว่าผู้ส่งจดหมายกำลังรอคำตอบสำหรับคำถามของเขาจากคุณ
• หากมีการระบุผู้รับหลายคนในฟิลด์นี้ หมายความว่าผู้ส่งจดหมายกำลังรอการตอบกลับจากผู้รับแต่ละคนหรือคนใดคนหนึ่ง
• หากชื่อของคุณอยู่ในช่อง "สำเนา" หมายความว่าผู้ส่งต้องการให้คุณทราบถึงปัญหานี้ แต่เขาไม่คาดหวังการตอบกลับจากคุณ คุณไม่ควรใส่หัวข้อการติดต่อหากชื่อของคุณอยู่ในช่อง "สำเนา" หากคุณยังคงตัดสินใจที่จะติดต่อสื่อสาร สัญญาณของมารยาทที่ดีก็คือการเริ่มจดหมายด้วยวลีใดวลีหนึ่งต่อไปนี้: “ให้ฉันเข้าร่วมการอภิปรายในประเด็นนี้…”, “ขออภัยที่รบกวน...”, “ฉันขอแสดงความคิดเห็น…”

ความสนใจเป็นพิเศษในแง่ของจริยธรรมอยู่ในฟิลด์ "สำเนาลับ" นี่คือเครื่องมืออีเมลที่ "มีช่องโหว่" มากที่สุดในแง่ของจรรยาบรรณทางธุรกิจ เพราะ... ฟิลด์นี้มักจะถูกมองว่าเป็นเครื่องมือในการควบคุมและข้อมูลลับ ผู้รับสำเนาลับจะไม่ปรากฏแก่ผู้รับรายอื่น บริษัทบางแห่งที่มีความอ่อนไหวต่อประเด็นด้านจริยธรรมห้ามไม่ให้ใช้เครื่องมือนี้ในการติดต่อสื่อสารขององค์กร ข้อยกเว้นคือการส่งจดหมายจำนวนมาก (เช่น บัตรเชิญ) จะถูกส่งไปยังผู้รับจำนวนมาก แต่ทุกคนไม่ควรมองเห็นที่อยู่อีเมลนี้

มีบริษัทหลายแห่งที่ปฏิบัติต่อฟิลด์ "สำเนาลับ" อย่างใจเย็นมากขึ้น โดยปฏิบัติตามกฎสากลต่อไปนี้:

• ในช่อง "สำเนาลับ" ผู้รับ (ผู้รับที่ซ่อนอยู่) จะถูกจัดให้เป็นผู้ที่ควรตระหนักถึงการติดต่อสื่อสาร แต่การรับรู้ของพวกเขาไม่ควรชัดเจนต่อผู้รับโดยตรง
• การส่งจดหมายโดยกรอกข้อมูลในช่อง "สำเนาลับ" ถือเป็นข้อตกลงเบื้องต้นหรือการรับรู้ในภายหลังของผู้เขียนจดหมายและผู้รับที่ซ่อนอยู่เกี่ยวกับเหตุผลและวัตถุประสงค์ของข้อมูลในรูปแบบนี้
• ผู้รับที่ซ่อนอยู่ไม่ควรเข้าสู่หัวข้อการติดต่อจากช่อง BCC

4. ความรวดเร็วในการตอบสนอง

เวลาตอบกลับจดหมายเป็นหนึ่งในตัวบ่งชี้ตำแหน่งของคุณที่เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ทางธุรกิจของหุ้นส่วนและลูกค้า บริษัทต่างๆ มีมาตรฐานที่แตกต่างกันในเรื่องนี้ เวลาตอบกลับ/โต้ตอบที่ยอมรับได้ต่อจดหมายคือภายในสองถึงสามชั่วโมง หากได้รับจดหมายและอ่านแล้วคุณเข้าใจว่าคุณไม่สามารถตอบได้ภายใน 24 ชั่วโมง กฎเกณฑ์ที่ดีคือการส่งข้อมูลผู้รับที่คุณได้รับจดหมายของเขาและจะตอบกลับ: “ได้รับจดหมาย.. ฉันจะตอบวันนี้ระหว่างวัน”หรือ “ได้รับจดหมาย.. จำเป็นต้องมีข้อมูลเพิ่มเติมในการตอบ ฉันจะพยายามตอบไม่เกิน...”

เราเสนอ

5. แก้ไขงานด้วยข้อมูล (ปริมาตร ภาษา โครงสร้าง รูปแบบ)

ลักษณะและลักษณะเฉพาะของการนำเสนอข้อมูลในข้อความของจดหมายยังเป็นเครื่องมือและตัวบ่งชี้ความสามารถและความปรารถนาของคุณที่จะดำเนินการโต้ตอบอย่างถูกต้องและด้วยความเคารพมากที่สุดต่อผู้รับของคุณ:

• ความสะดวกสบายสูงสุดเมื่ออ่านปริมาตรของตัวอักษรซึ่งพอดีกับ "ในหน้าจอเดียว" สูงสุด - ในปริมาณข้อความในรูปแบบ A-4 หนึ่งแผ่น
• ปริมาณไฟล์แนบที่ส่งไม่ควรเกิน 3 MB (ไฟล์ขนาดใหญ่อาจสร้างปัญหาเนื่องจากอาจไม่ผ่านเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับ)
• เป็นการดีกว่าที่จะ "แพ็ค" ไฟล์ที่ส่งในการเข้ารหัสสากล: Zip หรือ rar (ส่วนขยายอื่นอาจถูกบล็อกหรือตัดออกระหว่างการส่งต่อและสร้างปัญหาให้กับผู้รับ)
• เมื่อตอบจดหมายจากผู้รับ ข้อความตอบกลับของคุณควรวางไว้ที่ด้านบน (ที่จุดเริ่มต้น) ของจดหมาย ไม่ใช่ที่ด้านล่าง (ซึ่งจะช่วยให้ผู้รับไม่ต้อง "เลื่อน" ผ่านข้อความก่อนหน้าของ การติดต่อเพื่อค้นหาคำตอบที่คุณเขียน)
• คุณไม่ควรเริ่มตอบกลับจดหมายของผู้รับเป็นจดหมายใหม่ (โดยไม่บันทึกประวัติการติดต่อ) การตอบกลับดังกล่าวจะบังคับให้ผู้รับต้องเสียเวลาค้นหาข้อความต้นฉบับ
• จำเป็นต้องเขียนด้วยภาษาที่ผู้รับเข้าใจได้มากที่สุด ในแต่ละกรณี คำถามเกี่ยวกับความเหมาะสมในการใช้คำศัพท์ภายในองค์กร คำสแลง คำย่อ และภาษาอังกฤษ (การยืมจากภาษาอังกฤษในภาษาอื่น) ได้รับการแก้ไขแล้ว

หากการใช้คำสแลงและคำย่อเพิ่มความเร็วและประสิทธิภาพของการติดต่อ การใช้คำสแลงก็เป็นที่ยอมรับและมีจริยธรรม ดังนั้นการติดต่อภายในบริษัทจึงเต็มไปด้วยคำสแลงเกือบทุกครั้ง: ผู้เข้าร่วมทุกคนในจดหมายโต้ตอบจะคุ้นเคยและเข้าใจได้และช่วยให้คุณประหยัดเวลา แต่ในการติดต่อกับคู่ค้า/ลูกค้าภายนอก นี่เป็นประเด็นที่ต้องใช้ความระมัดระวัง

มันเกิดขึ้นที่คุณไม่สามารถทำได้โดยไม่มีคำศัพท์ ตัวอย่างเช่น บริษัทจัดหาผลิตภัณฑ์/บริการให้กับลูกค้า เช่น การโฆษณาออนไลน์ และแนวคิดต่างๆ เช่น "แบนเนอร์ตามบริบทของสื่อ" "คำหลัก" "คำเชิงลบ" "ctr" ไม่สามารถแทนที่ด้วยสิ่งใดๆ ได้ เข้ากับบริบททางธุรกิจและสอนลูกค้าให้ทำงานร่วมกับพวกเขา ในกรณีนี้ ทั้งสองฝ่ายจะต้องอดทนและเต็มใจที่จะอธิบายและเรียนรู้เป็นสิ่งสำคัญ

อย่างไรก็ตาม มีบางกรณีที่การใช้คำย่อและคำศัพท์สามารถและควรหลีกเลี่ยงการใช้

ตัวอย่าง:

เพื่อนของฉันใช้เวลา 2 วันเพื่อค้นหาคำตอบสำหรับคำถาม: ASAP คืออะไร เธอกำลังเตรียมเอกสารสำหรับสำนักพิมพ์และในจดหมายฉบับสุดท้ายพวกเขาเขียนถึงเธอ: “ Masha โปรดส่งเอกสารทั้งหมดของคุณโดยเร็วที่สุด- Masha ตัดสินใจว่านี่เป็นการกำหนดรูปแบบที่เธอไม่รู้จักซึ่งข้อความจำเป็นต้อง "แปล" เวลาที่ Masha ใช้ในการ "ถอดรหัส" และตอบสนองคำขอของผู้จัดพิมพ์ใช้เวลา 2 วัน ลองนึกภาพความรำคาญของเครื่องเมื่อผ่านไป 2 วันพบว่าเบื้องหลังลึกลับ “เร็วที่สุด” มีคำย่อที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในสภาพแวดล้อมที่พูดภาษาอังกฤษ” โดยเร็วที่สุด» – « เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้».

คำแนะนำ:อย่าใช้คำภาษาอังกฤษ เงื่อนไขพิเศษ และคำย่อภายในองค์กรในทางที่ผิดในการติดต่อกับลูกค้าและพันธมิตรภายนอก

6. ความพร้อมของลายเซ็นและข้อมูลการติดต่อ

นี่เป็นคุณลักษณะที่จำเป็นที่ควรลงท้ายตัวอักษรแต่ละตัวของคุณ ต้องวางสิ่งต่อไปนี้ในบล็อกลายเซ็น:

1. ชื่อและนามสกุลของคุณ

สิ่งนี้ทำให้การติดต่อสื่อสารเป็นส่วนตัว ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพและความสบายทางจิตใจของการสื่อสาร ไม่ควรใช้คำย่อในลายเซ็นของคุณ แทนที่จะเป็นที.แอล. Vorotyntseva ในลายเซ็นของฉัน ฉันจะเขียน Tamara Leonidovna Vorotyntseva (หรือ Tamara Vorotyntseva) เพื่อให้ผู้รับสามารถเข้าใจวิธีติดต่อฉันในจดหมายตอบกลับ

1. ระบุตำแหน่งของคุณ

การทำเช่นนี้จะทำให้ผู้รับเข้าใจขอบเขตอำนาจและความสามารถทางวิชาชีพของคุณในการแก้ไขปัญหา

1. พิกัดการติดต่อ (โทรศัพท์ อีเมล ชื่อและที่อยู่ของบริษัท เว็บไซต์)

การทำเช่นนี้จะทำให้ผู้รับมีโอกาสในการสื่อสารการปฏิบัติงานเพิ่มเติมหากจำเป็น

เมื่อสรุปทั้งหมดข้างต้นและมีประสบการณ์หลายปีในการสังเกตการติดต่อทางจดหมายในบริษัทต่างๆ ฉันสามารถพูดได้อย่างมั่นใจว่า: มาตรฐานทางจริยธรรมในชุมชนธุรกิจสมัยใหม่ไม่เพียงแต่มีคุณลักษณะเล็กน้อยของมารยาทที่ดีเท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือในทางปฏิบัติอีกด้วย สู่ชีวิตที่ทำให้การสื่อสารทางธุรกิจถูกต้อง รวดเร็ว สะดวกสบาย และมีประสิทธิภาพในที่สุด

ให้ความสนใจกับการฝึกอบรมที่จัดทำโดย Tamara Vorotyntseva

บทความ

จดหมายครอบคลุมคือจดหมายธุรกิจประเภทหนึ่งที่จำเป็นเพื่ออธิบายชุดของเอกสารที่ส่งไปยังผู้รับหากเอกสารเหล่านี้ไม่มีส่วนที่อยู่

ดังนั้น, จดหมายปะหน้าไม่มีการโหลดข้อมูลใดๆ แต่ทำหน้าที่สำคัญสามประการ:

• ยืนยันความจริงของการส่ง
• จัดทำรายการเอกสารที่ส่งและคำแนะนำในการจัดการ
• ด้วยข้อมูลการลงทะเบียน ทำให้คุณสามารถกำหนดกำหนดเวลาได้

เช่นเดียวกับจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่ จดหมายปะหน้าจะอยู่บนหัวจดหมายและรับหมายเลขอ้างอิงของผู้ส่ง เราได้พูดคุยถึงกฎเกณฑ์ในการเตรียมจดหมายอย่างเป็นทางการอย่างละเอียดมากกว่าหนึ่งครั้งในนิตยสาร ดังนั้นตอนนี้เราจะเน้นไปที่ลักษณะของจดหมายปะหน้า

การวิเคราะห์โดยละเอียดของจดหมายบริการพร้อมตัวอย่างองค์ประกอบมากมายมีอยู่ในบทความ “ เราจัดทำจดหมายบริการ”

รูปแบบคำพูด

พื้นฐานของจดหมายปะหน้าคือรายการเอกสารแนบ ข้อความของเอกสารสั้นและแบ่งออกเป็นสองส่วนตามเงื่อนไข:

• ข้อความเกี่ยวกับการส่งเอกสาร
• ขอให้ตอบกลับทันเวลา (การอ่าน การอนุมัติ การส่งคืนสำเนาที่ลงนาม ฯลฯ)

ส่วนแรกมักจะเริ่มต้นดังนี้:

• “เพื่อให้บรรลุผล... เราขอสั่งสอนท่าน…”,
• “เราจะส่งคุณไป...”
• “เราขอนำเสนอ...”

จากนั้นคุณสามารถระบุวัตถุประสงค์ในการส่งเอกสารได้: "เพื่อขออนุมัติ", "สำหรับข้อมูล", "เพื่อลงนาม", "สำหรับการกรอก"(หากเรากำลังพูดถึงแบบสำรวจหรือแบบสอบถาม) เราแนะนำให้ใช้ถ้อยคำที่เบื่อหู “เราส่งให้คุณ” หรือ “เราส่งคุณ” เพราะ... คุณสามารถส่งบางสิ่งเพื่อขอข้อมูลเท่านั้น แต่ไม่สามารถส่งเพื่อลงนามหรืออนุมัติได้

ส่วนที่ 2 อาจมีคำต่อไปนี้:

• “โปรดลงนาม ประทับตรา และส่งสำเนาหนึ่งชุดไปยังที่อยู่ของเรา...”
• “เราขอให้คุณพิจารณาและส่งให้เราภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด…”,
• “โปรดส่งสำเนาสำเนาที่ดำเนินการถูกต้องหนึ่งชุด…” มายังที่อยู่ของเรา

ข้อกำหนด “ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน”

ตามที่เราได้พิจารณาแล้วสิ่งสำคัญในจดหมายปะหน้าสำหรับเอกสารคือไฟล์แนบ ดังนั้นเราจะให้ความสนใจเป็นพิเศษกับปัญหาของการออกแบบข้อกำหนดเฉพาะนี้ ไม่ว่าแอปพลิเคชันจะมีรูปแบบอย่างไร การดำเนินธุรกิจจำเป็นต้องมีรายการเอกสารที่แนบมากับจดหมายโดยสมบูรณ์ โดยระบุจำนวนสำเนาและจำนวนแผ่นงานในแต่ละเอกสาร หากไม่มีข้อมูลนี้ จดหมายปะหน้าจะสูญเสียความหมายทั้งหมด

ดังนั้น, เมื่อเอกสารที่ส่งได้รายงานไว้ในเนื้อความแล้วไม่มีประโยชน์ที่จะเอ่ยชื่ออีกครั้ง การระบุจำนวนแผ่นงานและสำเนาก็เพียงพอแล้ว ดูตัวอย่างที่ 1

ตัวอย่างที่ 1

ส่วนของข้อความและหมายเหตุเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน (ชื่อของแอปพลิเคชันระบุไว้ในข้อความของจดหมาย)

หากไม่ได้ระบุใบสมัครไว้ในเนื้อความของจดหมาย นอกเหนือจากข้อมูลเชิงปริมาณแล้ว คุณต้องระบุชื่อด้วย หากแพ็คเกจประกอบด้วยเอกสารหลายชุด เอกสารแนบจะมีหมายเลขกำกับไว้ ดูตัวอย่างที่ 2

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 2

ส่วนของข้อความและเครื่องหมายบ่งชี้ว่ามีแอปพลิเคชันอยู่ (ชื่อของแอปพลิเคชันระบุไว้ในเครื่องหมายบ่งชี้ความพร้อมใช้งาน)

ยุบแสดง

แม้ว่า GOST R 6.30-2003 จะระบุไว้ก็ตาม เมื่อแสดงรายการแอปพลิเคชันหลายรายการโดยทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชันเหล่านั้นคำทั่วไปที่อยู่หน้าเครื่องหมายทวิภาคอยู่ในรูปเอกพจน์ “ภาคผนวก:”; ในกรณีเช่นนี้ เรายังคงแนะนำให้เขียนเป็นพหูพจน์ “ภาคผนวก:” ดังที่เราแสดงไว้ในตัวอย่างที่ 2

ประการแรกนี่ถูกต้องจากมุมมองของกฎของภาษารัสเซีย และประการที่สองผู้พัฒนา GOST นี้เอง "แก้ไขตัวเอง" ในภายหลังเมื่อพวกเขาเริ่มให้คำอธิบายเกี่ยวกับการประยุกต์ใช้ในคำแนะนำด้านระเบียบวิธี ดูใบเสนอราคาจากเอกสารทั้งสองด้านล่างนี้ แต่หลายคนยังคงเขียนคำว่า "Application:" ในรูปเอกพจน์ต่อไปอย่างดื้อรั้นแม้ว่าจะตามด้วยรายการเอกสารหลายรายการก็ตาม อย่าทำเช่นนี้ และเราได้อธิบายว่าทำไม

ส่วนเอกสาร

ยุบแสดง

GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการเตรียมเอกสาร”

3.21. ...หากจดหมายมีสิ่งที่แนบมาซึ่งไม่ได้ระบุชื่อในข้อความ ให้ระบุชื่อ จำนวนแผ่น และจำนวนสำเนา หากมีหลายแอปพลิเคชัน จะมีหมายเลขกำกับไว้:

ส่วนเอกสาร

ยุบแสดง

เอกสารขององค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดด้านเอกสาร แนวทางการดำเนินการตาม GOST R 6.30-2003

3.16. ...หากจดหมายมีสิ่งที่แนบมาซึ่งไม่ได้ระบุชื่อในข้อความ ให้ระบุชื่อ จำนวนแผ่นงาน และจำนวนสำเนา หากมีหลายไฟล์แนบ จะมีหมายเลขกำกับไว้:

นอกจากนี้ยังมีความคลาดเคลื่อนเกี่ยวกับวิธีการเขียนคำว่า "ไฟล์แนบ" ในเนื้อหาของจดหมาย:ด้วยตัวพิมพ์เล็กหรือตัวพิมพ์ใหญ่ โดยมีหรือไม่มีเครื่องหมาย “ไม่ใช่” ความจริงก็คือคุณสามารถระบุชื่อของเอกสารที่แนบมาในข้อความของจดหมายสมัครงานได้หลายวิธี เปรียบเทียบตัวคุณเองโดยดูตัวอย่างที่ 3: ในกรณีที่สอง ควรระบุในวงเล็บว่าเอกสารนั้นเป็นแอปพลิเคชัน และในกรณีต่อๆ ไป เราจะแสดงวิธีการดำเนินการดังกล่าวในรูปแบบต่างๆ ตัวเลือกทั้งหมดถูกต้อง การรักษาความสม่ำเสมอในจดหมายเป็นสิ่งสำคัญ และจะดียิ่งขึ้นไปอีกหากเลือกและแก้ไขตัวเลือกเดียวในคำแนะนำด้านเสมียนขององค์กรของคุณ (หรือข้อบังคับท้องถิ่นอื่นๆ เกี่ยวกับปัญหาที่คล้ายกัน) จากนั้นเอกสารทั้งหมดจะมีความเหมือนกัน และนักแสดงจะเกิดความสับสนน้อยลง

ตัวอย่างที่ 3

วิธีต่างๆ ในการระบุชื่อใบสมัครในเนื้อหาของจดหมาย

ยุบแสดง

สำหรับการใช้งานแบบเข้าเล่ม ไม่จำเป็นต้องระบุจำนวนแผ่นงาน (ตัวอย่างที่ 4)

ตัวอย่างที่ 4

คำอธิบายของแอปพลิเคชันที่ถูกผูกไว้

ยุบแสดง

เมื่อมีเอกสารแนบจำนวนมากจนสะดวกกว่าหากแสดงรายการไว้ในแผ่นงานแยกต่างหาก (เรียกว่า "รายการเอกสารแนบในจดหมายลงวันที่... ไม่...") ก็เพียงพอที่จะอ้างถึงไฟล์แนบดังกล่าว สินค้าคงคลังในจดหมาย (ตัวอย่างที่ 5)

ตัวอย่างที่ 5

หากมีแอปพลิเคชันจำนวนมาก จะสะดวกกว่าหากแสดงรายการไว้ในคลังแยกต่างหาก

ยุบแสดง

หากคุณแนบจดหมายอื่นที่มีไฟล์แนบมากับจดหมายของคุณ คุณจะต้องแจ้งให้ผู้รับทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้ (ตัวอย่างที่ 6)

ตัวอย่างที่ 6

เอกสารแนบจดหมายก็มีเอกสารแนบของตัวเอง

ยุบแสดง

สุดท้ายนี้ หากจดหมายของคุณส่งถึงหลายองค์กรพร้อมกัน และสิ่งที่แนบมาส่งถึงเพียงองค์กรเดียวเท่านั้น (คนอื่นๆ จะได้รับจดหมายเพื่อตรวจสอบเท่านั้น) ก็ควรระบุเช่นกัน (ตัวอย่างที่ 7)

ตัวอย่างที่ 7

เอกสารแนบจะถูกส่งไปยังผู้รับอีเมลเพียงรายเดียวจากหลายราย

ยุบแสดง

หมายเหตุเกี่ยวกับการแนบไฟล์จะอยู่ด้านล่างข้อความในจดหมายและเหนือลายเซ็น โดยปกติแล้วระยะห่าง (การเยื้อง) เหล่านี้จะเหมือนกันและเท่ากับระยะห่างระหว่างบรรทัดประมาณ 2-3 เส้น (ซึ่งแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนในตัวอย่างการออกแบบตัวอักษรทั้งตัวในตัวอย่างที่ 9)

ตามกฎทั่วไป หากเอกสารมีสิ่งที่แนบมา เครื่องหมายที่ระบุว่ามีอยู่จะถูกวางไว้ใต้ข้อความและเหนือลายเซ็น และในเอกสารที่แนบมา (แต่ละส่วนในส่วนบนขวาของแผ่นงานแรก) จะมีการเขียนว่า เอกสารที่เป็นสิ่งที่แนบมาด้วย (ระบุหมายเลขเอกสารแนบ หากมีหลายรายการ) ดังตัวอย่างที่ 8

ตัวอย่างที่ 8

หมายเลขใบสมัครและข้อมูลเอกสารหลักในใบสมัคร 1 แผ่น

ยุบแสดง

แต่จดหมายปะหน้ามีหน้าที่การบัญชีของเอกสารที่ส่งซึ่งทำหน้าที่เป็นรายการสิ่งของที่แนบมาในซองจดหมาย ในความเป็นจริงเอกสารที่มีชื่อในจดหมายดังกล่าวจะถูกส่งไป หากจดหมายมีหน้าที่ที่แตกต่างกัน (เช่นเป็นข้อเสนอยื่นข้อเสนอเพื่อลงนามข้อตกลงและแสดงรายการเงื่อนไขของความร่วมมือที่เสนอ) เอกสาร "สำคัญ" ในความหมายจะเป็นจดหมายและเอกสารที่แนบมาด้วย เอกสารจะช่วยเติมเต็มหน้าที่ของมันเท่านั้น แต่เรากำลังพูดถึงจดหมายปะหน้าและในกรณีนี้คุณไม่ควร "ทำลาย" เอกสารที่ส่งพร้อมข้อมูลเกี่ยวกับ "รายการเนื้อหาในซองจดหมาย" - เช่น ไม่จำเป็นต้องทำเครื่องหมายแบบนั้น!

การลงนามและการลงทะเบียนกับผู้ส่ง

ผู้ลงนามในจดหมายธุรกิจเป็นเจ้าหน้าที่คนเดียวกับในจดหมายธุรกิจทั่วไป (โดยปกติจะเป็นหัวหน้าองค์กรหรือผู้จัดการระดับสูงที่ได้รับอนุญาต) หากเรากำลังพูดถึงการส่งเอกสารทางบัญชีหลักหัวหน้าฝ่ายบัญชีก็สามารถลงนามในจดหมายได้เช่นกัน

เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้รับจดหมายถามคำถามเพื่อชี้แจงทั้งหมดกับผู้ลงนามในภายหลัง (ระบุด้วยหมายเลข 1 ในตัวอย่างที่ 9) ควรระบุผู้ดำเนินการในเอกสารนี้ด้วย (ibid. ดูหมายเลข 2)

ก่อนส่งจดหมายปะหน้าจะต้องกำหนดหมายเลขขาออก (ระบุด้วยหมายเลข 3)

และผู้รับจะกำหนดหมายเลขขาเข้าของเขาเมื่อลงทะเบียนความจริงในการรับเอกสารในขณะที่สามารถระบุวันที่รับและหมายเลขขาเข้าได้ (เขียนด้วยลายมือหรือใช้ตราประทับดังในตัวอย่างที่ 9 - ดูหมายเลข 4)

ตัวอย่างที่ 9

จดหมายปะหน้า

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 11

แบบฟอร์มจดหมายสมัครงานสำหรับผู้สมัคร-บุคคล

ยุบแสดง

เซอร์ไพรส์ผู้สมัคร-บุคคล

ความจำเป็นในการเขียนจดหมายปะหน้าสำหรับเอกสารเกี่ยวข้องกับทุกคน ไม่ว่าจะเป็นองค์กรหรือบุคคลก็ตาม ในขณะเดียวกัน เมื่อบุคคลธรรมดามาที่องค์กร ตามกฎแล้วจะไม่มีการร่างจดหมายแนบไปกับเอกสารของเขา น่าเสียดายเพราะจะสะดวกกว่าสำหรับคุณที่จะไม่จดจำและบันทึกด้วยตัวเอง แต่ต้องมีข้อมูลที่เขียนโดยผู้เยี่ยมชม: จากใคร เอกสารอะไร พนักงานคนไหนและทำไมต้องโอน หากคุณจัดการกับบุคคลอย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในประเด็นมาตรฐานจำนวนหนึ่ง และในเวลาเดียวกันได้รับเอกสารที่องค์กรของคุณต้องทำอะไรบางอย่างจากพวกเขา เราขอแนะนำให้คุณพัฒนาแบบฟอร์มจดหมายปะหน้าสำหรับกรณีดังกล่าวและถามแต่ละบุคคล บุคคลที่จะกรอกมันผู้เยี่ยมชม ดูแบบฟอร์มตัวอย่างในตัวอย่างที่ 11

คุณจะลงทะเบียนแบบฟอร์มที่กรอกเสร็จแล้วและมอบสำเนาจดหมายพร้อมหมายเลขขาเข้าให้กับผู้สมัคร และส่งชุดเอกสารที่ได้รับจากเขาไปตามเส้นทางที่เหมาะสม จากนั้นเมื่อคุณโทรไปสอบถามเกี่ยวกับเอกสารของคุณ บุคคลนั้นจะไม่ถามเกี่ยวกับ "เดชาในมาลินอฟกา" อีกต่อไป แต่เกี่ยวกับจดหมายบางตัวที่มีดัชนีเฉพาะ

กรุณาตอบกลับภายในกรอบเวลาที่กำหนด

องค์กรหลายแห่งต้องการกำหนดเส้นตายสำหรับผู้รับทันทีในจดหมายปะหน้า และวิธีการอาจแตกต่างกันไปจากแบบสุภาพ “กรุณาลงนามในเอกสารและส่งคืนภายในสิบวัน”เพื่อความจำเป็น “เวลาตอบกลับจดหมายคือ 5 วันทำการ”- มันคุ้มไหมที่จะเขียนแบบนี้? และจะตอบสนองต่อเงื่อนไขดังกล่าวได้อย่างไร?

ขอให้เราจำไว้ว่าตามกฎของการติดต่อทางธุรกิจ ควรจำแนวทางนี้ไว้หากไม่มีกำหนดเวลาอื่นในจดหมายปะหน้า

เฉพาะองค์กรที่สูงกว่าซึ่งมีอำนาจควบคุมหรือหน่วยงานของรัฐซึ่งเป็นเอกสารกำกับดูแลที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการของคุณเท่านั้นที่สามารถกำหนดกำหนดเวลาบังคับได้ คู่สัญญาทั้งสองฝ่ายสามารถตกลงและจัดทำเอกสารภาระผูกพันที่ยอมรับโดยสมัครใจ:

ตัวอย่างที่ 10

กำหนดเวลาในการตอบกลับจดหมายสามารถกำหนดไว้ในสัญญาได้

ยุบแสดง

ข้อตกลงดังกล่าวกำหนดขั้นตอนบังคับก่อนการพิจารณาคดีเพื่อแก้ไขข้อพิพาทและข้อขัดแย้ง ฝ่ายที่เชื่อว่าสิทธิ์ของตนภายใต้ข้อตกลงนี้ถูกละเมิด มีหน้าที่ต้องส่งการเรียกร้องอย่างมีเหตุผลเป็นลายลักษณ์อักษรไปยังอีกฝ่าย ฝ่ายที่ได้รับการเรียกร้องอย่างมีเหตุผลเป็นลายลักษณ์อักษรมีหน้าที่ต้องพิจารณาและให้คำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรภายใน 10 (สิบ) วันปฏิทินนับจากวันที่ได้รับ...

เมื่อมีการสื่อสารกันในสถานะบริษัทที่เท่าเทียมกัน (หากก่อนหน้านี้ไม่มีใครอยู่เหนือพวกเขาหรือพวกเขายังไม่ได้สร้างกฎปฏิสัมพันธ์สำหรับตนเอง) คุณสามารถขอคำตอบที่รวดเร็วกว่าได้ แต่คุณต้องมีเหตุผลที่ดีสำหรับเรื่องนี้ ตัวอย่างเช่น: “กรุณาส่งแบบสอบถามที่กรอกเสร็จแล้วภายในสิบสี่วัน เนื่องจากเราต้องตอบกลับกระทรวงสาธารณสุขของสหพันธรัฐรัสเซียภายในวันที่ 1 ตุลาคม 2013”- คำสั่งในกรณีดังกล่าวไม่ถูกต้องรวมถึงในแง่ของมารยาททางธุรกิจด้วย

การจัดเก็บจดหมายปะหน้า

จดหมายสมัครงานจะไม่จำเป็นทันทีที่นักแสดงรับใบสมัครและตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบสมัครนั้นครบถ้วนแล้ว จากนี้ไป งานจะเสร็จสิ้น และควรทำเครื่องหมายจดหมายว่าเสร็จสมบูรณ์แล้วและใส่ไว้ในไฟล์

มักมีคำถามเกิดขึ้นเกี่ยวกับวิธีจัดเก็บจดหมายปะหน้าและไฟล์แนบ: แยกกันหรือรวมกัน? โดยปกติแล้วสิ่งที่แนบมากับจดหมายจะอยู่ในไฟล์พิเศษที่สงวนไว้สำหรับเอกสารประเภทนี้โดยเฉพาะ ไม่มีที่สำหรับจดหมายปะหน้า: ใบรับรองงานที่ทำ ใบแจ้งหนี้ สัญญา และเอกสารอื่น ๆ อีกมากมายจะถูกจัดเก็บแยกต่างหากและมักจะเก็บไว้ตามระยะเวลาที่ต่างกัน

ควรคำนึงถึงประเด็นนี้เมื่อรวบรวมรายชื่อเคส บริษัทบางแห่ง (ที่มีปริมาณเอกสารไม่มากนัก) สร้างไฟล์ "Covering Letters" เพียงไฟล์เดียวและใส่ตัวอักษรประเภทนี้ทั้งหมดลงไป ไม่ว่าจะแนบไฟล์อะไรก็ตาม คนอื่นๆ ต้องสร้างกรณีต่างๆ ขึ้นโดยใช้จดหมายปะหน้าและวางไว้ในรายการกรณีของแผนกโครงสร้าง ตัวอย่างเช่น สัญญาที่ส่งไปจะอยู่ในไฟล์ "ข้อตกลงการบริการ" และจดหมายปะหน้าของสัญญาจะอยู่ในไฟล์ "จดหมายปะหน้าสำหรับสัญญาสำหรับกิจกรรมหลัก"

นอกจากนี้ยังเกิดขึ้นที่จดหมายยังคงอยู่ในการจัดเก็บที่บริษัท แต่ไม่มีเอกสารแนบ สิ่งนี้ใช้กับเอกสารร่าง (ดังตัวอย่างที่ 9) ร่างข้อบังคับยังไม่ใช่เอกสารและมักจะได้รับการแก้ไขมากกว่าหนึ่งครั้ง ไม่จำเป็นต้องจัดเก็บ

อย่างที่คุณเห็นไม่มีอะไรซับซ้อนในการเขียนจดหมายสมัครงาน แต่ตัวมันเองสามารถบันทึกไม่เพียง แต่เอกสารของคุณเท่านั้น แต่ยังประหยัดเวลาด้วย

ความยากลำบากเล็กน้อยตามปกติอาจเกิดขึ้นเมื่อบริษัทใช้กฎในการร่างและส่งจดหมายสมัครงานที่ดำเนินการอย่างเหมาะสมพร้อมกับชุดเอกสาร แต่ปัญหานี้สามารถแก้ไขได้ค่อนข้างง่ายโดยการสร้างกฎนี้ในกฎหมายท้องถิ่น และประโยชน์ของมันก็ยากที่จะประเมินสูงไป

เชิงอรรถ

ยุบแสดง

คุณคงสังเกตเห็นแล้วว่าเมื่อได้รับจดหมายจากผู้เขียนบางคนในส่วน "ถึง" จะมีรายการอีเมลหลายสิบฉบับของบุคคลต่างๆ ยิ่งไปกว่านั้น ทั้งคุณและบุคคลเหล่านี้ไม่ได้ยินยอมให้อีเมลเหล่านี้ "ถูกเปิดเผย" โดยปกติแล้ว ผู้รับบางรายจะยกเลิกการสมัครรับรายชื่ออีเมลนี้ (เราทุกคนเบื่อหน่ายกับการส่งสแปมไปยังอีเมลของเรา) แต่มีสิ่งหนึ่งที่แน่นอน - ผู้รับทุกคนจะปฏิบัติต่อผู้เขียนจดหมายข่าวในฐานะบุคคลที่ไม่เป็นมืออาชีพ และพวกเขาไม่น่าจะตกลงที่จะยอมรับข้อเสนอของเขา

คุณจะทำอย่างไรเพื่อไม่ให้ส่งจดหมายถึงผู้รับแต่ละคนแยกจากกันและในขณะเดียวกันก็ "ไม่ส่องแสงต่อหน้าคนอื่น"?
บริการอีเมลเกือบทุกบริการช่วยให้คุณทำเช่นนี้ได้

ลองพิจารณาโอกาสนี้โดยใช้ตัวอย่างที่อยู่อีเมลยอดนิยมสำหรับการส่งจดหมายธุรกิจ: gmail.com

โดยทั่วไป คุณจะใช้หน้าต่างเขียนเพื่อส่งอีเมล เมื่อคลิกที่มันคุณจะเห็นหน้าต่าง "ข้อความใหม่" ใหม่ซึ่งคุณแทรกทุกสิ่งที่จำเป็นในการสร้างและส่งจดหมายเอง

โดยปกติแล้วเราจะแทรกอีเมลของผู้รับลงในหน้าต่าง "ผู้รับ"

คัดลอกหมายถึง "สำเนาถูกต้อง" ฟิลด์นี้จะใช้เมื่อคุณต้องการส่งอีเมลถึงบุคคลที่ไม่ใช่ผู้รับหลัก ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถทำให้บุคคลนั้นรับทราบถึงความเคลื่อนไหวในขณะที่แจ้งให้ทราบว่าพวกเขาไม่จำเป็นต้องตอบอีเมล แต่ผู้รับจดหมายฉบับนี้ทุกคนจะเห็นที่อยู่ของกันและกัน (และแม้กระทั่งชื่อ)

BCC หมายถึง "สำเนาที่ถูกซ่อนไว้ทุกประการ" มันทำงานเหมือนกับ Cc แต่ฟิลด์นี้จะซ่อนที่อยู่ผู้รับทั้งหมด

ดังนั้น การใช้ฟิลด์นี้จึงเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการส่งอีเมลไปยังผู้คนจำนวนมากและรักษาความลับ ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่ทำลายความสัมพันธ์ของคุณกับพวกเขา เมื่อใช้คุณสมบัตินี้ คุณสามารถแทรกอีเมลได้สูงสุด 30 ฉบับ ซึ่งหมายความว่าด้วยการคลิกปุ่มเพียงครั้งเดียว คุณสามารถส่งจดหมายนี้ไปยังผู้รับ 30 คนพร้อมกันโดยไม่ต้องแสดงอีเมล

และหากจำเป็น คุณสามารถแทรกรูปภาพลงในเนื้อความของตัวอักษรได้ ( 4 ) หรือแนบไฟล์ ( 5 ).

เมลนี้ให้โอกาสในการแก้ไขจำนวนสูงสุด

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถส่งจดหมายถึงผู้รับหลายคนพร้อมกันทางไปรษณีย์ yandex.ru

มีตัวเลือกน้อยลงในการแก้ไขข้อความจดหมายในเมลนี้ ดังนั้นฉันจะแสดงเฉพาะขั้นตอนที่จำเป็นในการส่งจดหมายเท่านั้น

คลิกที่ "เขียน" จากนั้นในหน้าต่าง "ถึง" ( 1 ) ใส่อีเมลของผู้รับคนแรก จากนั้นเลือกฟังก์ชัน "คัดลอก" ( 2 ) หรือ "สำเนาลับ" ( 3 - ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการให้ผู้รับจดหมายของคุณทุกคนเห็นอีเมลทั้งหมดหรือรักษาสิทธิ์ในการรักษาความลับของที่อยู่หรือไม่ ให้เลือกหนึ่งในฟังก์ชัน หากต้องการเพิ่มอีเมลถัดไปในรายการ คุณต้องคลิกปุ่มที่มีรูปผู้ชายที่มีเครื่องหมายบวกอยู่ข้างหน้า ( 4 - จากนั้นคุณสามารถเลือกผู้รับประจำของคุณจากรายการแบบเลื่อนลงหรือป้อนอีเมลด้วยตนเอง

สามารถดาวน์โหลดรูปภาพได้จาก Yandex Disk และสามารถแนบไฟล์ได้ตามปกติ

คลิกที่ปุ่ม "เขียน" หน้าต่างจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณคลิกด้วยเมาส์ในหน้าต่าง "ถึง" ( 1 ) รายการแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้นพร้อมกับรายชื่อผู้รับประจำของคุณ ( 2 - คุณสามารถเลือกสิ่งที่คุณต้องการจากรายการนี้ หรือเพียงแค่ใส่อีเมลที่ต้องการ ปลายทางด้วยตนเอง

จดหมายร้องขอ– หนึ่งในประเภทจดหมายธุรกิจที่พบบ่อยที่สุด ในบรรดาผู้ประกอบการจดหมายดังกล่าวจะใช้เมื่อตัวแทนขององค์กรหนึ่งติดต่อกับอีกองค์กรหนึ่งเพื่อขอใช้บริการ ข้อความดังกล่าวสามารถใช้ได้ในสถานการณ์ที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง เช่น เมื่อมีความจำเป็นต้องได้รับข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ดูตัวอย่างผลิตภัณฑ์ พบปะนักเดินทางเพื่อธุรกิจ ประสานงานการดำเนินการบางอย่าง เป็นต้น

หลักเกณฑ์การเขียนหนังสือร้องขอ

เราขอแจ้งให้คุณทราบถึงเทมเพลตทั่วไปของเอกสารดังกล่าวสำหรับการดาวน์โหลด:

ไฟล์ เปิดไฟล์เหล่านี้ทางออนไลน์ 2 ไฟล์

ด้วยเหตุผลที่ชัดเจน หนังสือร้องขอจึงไม่มีเทมเพลตมาตรฐาน แต่ถึงแม้จะเป็นเช่นนี้ มันก็เป็นรูปแบบหนึ่งของเอกสารราชการ นั่นคือเหตุผลที่เมื่อร่างขึ้นมาคุณควรปฏิบัติตามมาตรฐานบางอย่างที่กำหนดโดยกฎของงานในสำนักงานและจรรยาบรรณทางธุรกิจ ก่อนที่จะย้ายไปยังกฎพื้นฐานโดยตรงในการเตรียมการ ควรสังเกตว่าสามารถกล่าวถึงกลุ่มคนได้ (เช่น ผู้จัดการ พนักงานแผนกบัญชี ทนายความ ฯลฯ) หรือถึงผู้รับที่เฉพาะเจาะจง

เช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ จดหมายนี้จะต้องมี ส่วนเบื้องต้นกล่าวคือ:

• ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทผู้ส่งที่ทำการร้องขอและบริษัทที่ที่อยู่นั้นอยู่
• เหตุผลในการร้องขอ (“เนื่องจากความล่าช้า”, “เนื่องจากได้รับ”, “ขึ้นอยู่กับผลลัพธ์” ฯลฯ );
• การอ้างอิงถึงพื้นฐาน ("ตามข้อตกลงด้วยวาจา", "ตามการเจรจา", "ตามการสนทนาทางโทรศัพท์" ฯลฯ );
• วัตถุประสงค์ของการอุทธรณ์ (“เพื่อแก้ไขปัญหา”, “เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง”, “เพื่อขจัดการละเมิด” ฯลฯ )

ติดตามโดย ส่วนสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับคำขอ จะต้องแสดงโดยใช้รูปแบบอนุพันธ์ของคำกริยา "ถาม" ("เราขอให้คุณ" "เราขอ" ฯลฯ ) และเนื่องจากข้อความดังกล่าวเป็นคำร้องบางประเภท การบริการก็ต้องเขียนด้วยความเคารพ เป็นการดีหากคำขอนำหน้าด้วยคำชม (“การรู้จักความสามารถอันยอดเยี่ยมของคุณ” “การชื่นชมความสามารถในองค์กรของคุณ” ฯลฯ)

หากจดหมายมีคำขอหลายรายการพร้อมกัน จะต้องระบุคำขอเหล่านั้นในย่อหน้าหรือย่อหน้าแยกกัน

กฎการติดต่อสื่อสารที่ไม่ได้กล่าวไว้ระหว่างองค์กรระบุว่าการตอบสนองต่อคำขอแบบหลายขั้นตอนสามารถส่งไปในข้อความเดียว โดยมีความคิดเห็นแยกกันในแต่ละรายการ ควรสังเกตว่าการติดต่อประเภทนี้จะช่วยลดปริมาณการหมุนเวียนเอกสารจึงช่วยลดเวลาในการอ่านและประมวลผลจดหมายดังกล่าว

หากจดหมายบอกเป็นนัยว่าได้รับการตอบกลับภายในระยะเวลาหนึ่ง จะต้องระบุสิ่งนี้ให้ถูกต้องที่สุดในข้อความ

ตามกฎแล้วเลขานุการขององค์กรจะส่งและรับจดหมาย (ในบริษัทขนาดใหญ่ทั้งแผนกทำเช่นนี้) หลังจากรวบรวมหรืออ่านแล้วพวกเขาก็ส่งต่อให้หัวหน้าองค์กรตรวจสอบ ข้อยกเว้นคือข้อความที่ทำเครื่องหมายว่า "เป็นความลับ" หรือ "การจัดส่งส่วนบุคคล" - จดหมายดังกล่าวจะถูกส่งไปยังผู้รับโดยตรง

คำแนะนำในการเขียนหนังสือร้องขอ

เนื่องจากข้อความนี้เป็นส่วนหนึ่งของจดหมายโต้ตอบขององค์กร จึงต้องระบุผู้เขียนก่อน ได้แก่ ชื่อบริษัทที่ส่ง ที่อยู่จริง และหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ จากนั้นคุณจะต้องป้อนข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับ: รวมถึงชื่อบริษัทและผู้รับเฉพาะด้วย นอกจากนี้ตรงกลางบรรทัด คุณสามารถระบุได้ทันทีว่านี่คือจดหมายร้องขอ (แต่ไม่จำเป็น)

ส่วนถัดไปของจดหมายเกี่ยวข้องกับคำขอนั้นเอง ขั้นแรกขอแนะนำให้ระบุเหตุผลแล้วจึงแสดงสาระสำคัญของคำขอเท่านั้น ในตอนท้ายจะต้องลงนามในจดหมาย (จะดีกว่าหากหัวหน้า บริษัท หรือบุคคลที่ได้รับอนุญาตและเชื่อถือได้) และยังระบุวันที่สร้างเอกสารด้วย

วิธีการส่งจดหมาย

สามารถส่งจดหมายทางอีเมลหรือแฟกซ์ได้ - สะดวกและรวดเร็ว แต่การส่งจดหมายแบบอนุรักษ์นิยมผ่าน Russian Post จะทำให้สามารถนำเสนอจดหมายในลักษณะที่มั่นคงและน่าดึงดูด เช่น คุณสามารถขอเป็นลายลักษณ์อักษรด้วยมือด้วยลายมือเขียนอักษรวิจิตรสวยงาม หรือพิมพ์ข้อความลงบนกระดาษคุณภาพดีราคาแพงก็ได้

การใส่ใจในรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ดังกล่าวจะทำให้ผู้รับเห็นได้ชัดเจนว่าฝ่ายตรงข้ามให้ความเคารพต่อเขาเพียงใด และจะเน้นย้ำถึงความสำคัญของคำขออีกครั้งด้วย สิ่งเดียวที่ต้องจำคือจดหมายทางไปรษณีย์ธรรมดาใช้เวลานานจึงต้องส่งข้อความล่วงหน้าเพื่อให้เอกสารส่งถึงผู้รับตรงเวลา

หลังจากส่งจดหมายแล้ว

ข้อความนี้เช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ จะต้องลงทะเบียนในสมุดรายวันของเอกสารประกอบขาออก ในทำนองเดียวกันผู้รับจดหมายจะลงทะเบียนการมาถึงของจดหมาย ในกรณีที่เกิดความเข้าใจผิดในความสัมพันธ์ทางธุรกิจ การบันทึกข้อเท็จจริงในการส่งและรับจดหมายจะช่วยให้เข้าใจสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างการเขียนจดหมายขอพร้อมคำอธิบาย

ดังนั้นเราจึงเข้าใจว่าจดหมายร้องขอคือจดหมายที่มีคำขอถึงผู้รับ วัตถุประสงค์ของข้อความคือเพื่อชักจูงให้ผู้รับดำเนินการที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ส่ง จดหมายจะต้องมีคำขอที่กำหนดไว้และเหตุผล ขอแนะนำให้กำหนดคำขอในลักษณะที่ให้เหตุผลว่าเหตุใดจึงควรเป็นประโยชน์สำหรับผู้รับในการปฏิบัติตามคำขอ ผู้ส่งไม่เพียงต้องรู้กฎในการเขียนข้อความเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงความแตกต่างทางจิตวิทยาด้วย ต่อไป เราจะพิจารณาเทมเพลตตัวอย่างเฉพาะเจาะจงโดยขึ้นอยู่กับสถานการณ์

หนังสือขอทุน

จดหมายจะถูกร่างขึ้นหากจำเป็นต้องได้รับการจัดสรรเงินทุนจากรัฐ ผู้ให้การสนับสนุน หรือบุคคลทั่วไป

จาก NGO “ช่วยเหลือผู้รับบำนาญ”
สมาชิกสภานิติบัญญัติ
อีวานอฟ ไอ.ไอ.

สวัสดีอีวานอิวาโนวิช ฉันเป็นตัวแทนขององค์กรไม่แสวงผลกำไร “Help for Pensioners” เราช่วยเหลือผู้รับบำนาญที่โดดเดี่ยว: เรานำอาหารมาช่วยทำความสะอาดและซ่อมแซม

องค์กรของเราดำรงอยู่มาเป็นเวลา 5 ปีแล้ว ก่อนหน้านี้ เราสามารถจัดหาเงินทุนให้กับกิจกรรมของเราเองได้ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากการขยายตัวขององค์กรพัฒนาเอกชน เงินทุนจึงเริ่มหมดลง เราต้องการเงินเพื่อเช่าสถานที่ จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน และซื้ออุปกรณ์

ในการประชุมรัฐบาลเมื่อเร็วๆ นี้ ประธานาธิบดีกล่าวถึงสถานการณ์ที่ยากลำบากของผู้รับบำนาญ และตั้งข้อสังเกตว่าสถานการณ์จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงอย่างเร่งด่วน ในเรื่องนี้ฉันขอเงิน 200,000 รูเบิลจากคุณสำหรับความต้องการของ NGO "ความช่วยเหลือสำหรับผู้รับบำนาญ"

ขอแสดงความนับถือ Petrova A. A.

คำอธิบาย:

ข้อความข้างต้นรวบรวมตามกฎทั้งหมด เขามี:

• ชื่อ NPO และคำอธิบายกิจกรรม
• การขอเงิน คำอธิบายถึงความจำเป็น (เงินจำเป็นสำหรับค่าเช่าและเงินเดือน)
• กล่าวถึงประธานาธิบดี จำเป็นต้องพิสูจน์ประโยชน์ของการอุปถัมภ์แก่เจ้าหน้าที่ รองฯสนใจอะไร? ในการเติบโตของอาชีพ การช่วยเหลือองค์กรจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้

ระบุจำนวนเงินเฉพาะที่องค์กรการค้าต้องการด้วย

หนังสือขอส่งสินค้า

โดยปกติจดหมายจะถูกส่งไปยังพันธมิตรของบริษัท ขอแนะนำให้ระบุผลประโยชน์ร่วมกันของทั้งสองบริษัทในข้อความ

ถึงหัวหน้าบริษัท "AAA"
อีวานอฟ ไอ.ไอ.
จากหัวหน้าบริษัทบีบีบี
เปโตรวา บี.บี.

สวัสดีอีวานอิวาโนวิช เราต้องการสั่งชุดผลิตภัณฑ์จากบริษัทของคุณ (ระบุ) เราเริ่มสนใจผลิตภัณฑ์ของคุณในนิทรรศการระดับภูมิภาค

หากคุณตกลง โปรดแจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับเงื่อนไขการจัดส่งและเงื่อนไขที่สะดวกสำหรับคุณ เรารับประกันการชำระเงินทันเวลา เราหวังว่านี่จะเป็นจุดเริ่มต้นของความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน

ที่อยู่ติดต่อของเรา: (ระบุ)

ขอแสดงความนับถือ Boris Borisovich

หนังสือขอส่วนลด

โดยปกติแล้ว ข้อความดังกล่าวจะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์ของบริษัท เช่น องค์กรจัดนิทรรศการ เธอมีซัพพลายเออร์ - โรงพิมพ์ที่จำหน่ายโบรชัวร์ ชั้นวาง หนังสือเล่มเล็ก ฯลฯ ค่าบริการค่อนข้างสูง วิกฤติเกิดขึ้น และกลายเป็นเรื่องยากสำหรับบริษัทในการชำระค่าผลิตภัณฑ์การพิมพ์ นี่อาจเป็นเหตุผลที่ต้องขอส่วนลด

ถึงหัวหน้าบริษัทวอสตอค
อีวานอฟ ไอ.ไอ.
จากหัวหน้าบริษัท “ศาปัด”
เปโตรวา บี.บี.

สวัสดีอีวานอีวานอฟ องค์กรของเราได้รับผลกระทบจากวิกฤตการณ์ทางการเงิน จำนวนสัญญาที่ทำกับเราลดลง 20% น่าเสียดายที่วิกฤติดังกล่าวไม่เพียงส่งผลกระทบต่อเราเท่านั้น แต่ยังรวมถึงลูกค้าของเราด้วย ผู้คนไม่สามารถชำระค่าบริการของเราเท่าเดิมได้ ดังนั้นเราจึงได้มอบส่วนลดค่าตั๋ว 25%

เนื่องจากสถานการณ์ทางการเงินที่ยากลำบาก บริษัทของเราขอส่วนลด 15% จากคุณสำหรับความร่วมมือที่เหลืออีกหกเดือนภายใต้สัญญา

เราส่งจดหมายเพื่อขอส่วนลดไปยังซัพพลายเออร์ทั้งหมดของเรา หากพันธมิตรของเรา 20% มอบเงื่อนไขที่เอื้ออำนวย บริษัทของเราจะผ่านพ้นช่วงเวลาที่ยากลำบากและจะไม่ปิดตัวลง เราได้รับส่วนลดจากเจ้าของบ้านและบริษัทโทรศัพท์แล้ว

ขอแสดงความนับถือ บอริส เปตรอฟ

คำอธิบาย:

จดหมายประกอบด้วยประเด็นสำคัญดังต่อไปนี้:

• คำอธิบายความจำเป็นในการรับส่วนลด
• บ่งชี้จำนวนส่วนลดและเวลาที่แน่นอน
• ข้อบ่งชี้ทางอ้อมว่าหากโรงพิมพ์ไม่ให้ส่วนลดบริษัทจะยกเลิกสัญญา

ข้อความจะต้องเขียนในลักษณะที่อ่านจดหมายจนจบและเห็นด้วยกับเงื่อนไขที่เสนอ

หนังสือขอลดค่าเช่า

ค่าเช่ากินงบประมาณขององค์กรส่วนใหญ่ การลดลงทำให้บริษัทสามารถอยู่รอดได้ในช่วงเวลาที่ยากลำบาก ควรส่งจดหมายถึงเจ้าของบ้าน

หัวหน้าบริษัท "พลัส"
อีวานอฟ พี.พี.
จากหัวหน้าบริษัท "ลบ"
เปโตรวา ไอ.ไอ.

สวัสดี ปีเตอร์ เปโตรวิช บริษัทของเราได้รับผลกระทบจากวิกฤติทางการเงิน กำลังซื้อของผู้บริโภคลดลงและรายได้ทางธุรกิจลดลง ทั้งนี้เราขอให้คุณลดค่าเช่าลง 10%

ตลอดความร่วมมือของเรา เราไม่เคยล่าช้าในการชำระเงิน เราหวังว่าคุณจะให้สัมปทานกับเราและเราจะรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจของเรา เรารับประกันการจ่ายค่าเช่าตรงเวลา แม้จะมีเงื่อนไขทางการเงินที่ยากลำบากก็ตาม

ขอแสดงความนับถืออีวานอิวาโนวิช

คำอธิบาย:

สิ่งสำคัญคือต้องกล่าวถึงในจดหมายว่าก่อนหน้านี้บริษัทได้ปฏิบัติตามภาระผูกพันครบถ้วนแล้ว เจ้าของบ้านต้องมั่นใจว่าเจ้าของบ้านจะชำระเงินต่อไป ผู้รับจะต้องเข้าใจด้วยว่าหากเขาไม่เห็นด้วยกับข้อกำหนดที่เสนอ ผู้เช่าจะปฏิเสธการบริการของเขา

หนังสือขอชำระหนี้

หนี้มักเกิดขึ้นจากการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างบริษัทต่างๆ หากองค์กรมุ่งมั่นที่จะร่วมมือเพิ่มเติมกับคู่สัญญาที่เกิดหนี้จะมีการส่งจดหมายคำขอ

อีวานอฟ ไอ.ไอ.

ซิโดโรวา พี.พี.

เรียน Ivan Ivanovich เราขอให้คุณชำระหนี้ให้กับ บริษัท ของเราจำนวน 200,000 รูเบิล ตลอดเวลานี้ เรายังคงร่วมมือกับคุณต่อไป โดยหวังว่าจะสานต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจของเราต่อไป อย่างไรก็ตาม ขณะนี้เราถูกบังคับให้ระงับการให้บริการเนื่องจากขาดการชำระเงิน

จำนวนหนี้ของคุณคือ 200,000 รูเบิล เราขอให้คุณชำระเงินก่อนวันที่ 1 มีนาคม 2017 หากไม่ชำระหนี้ เราจะถูกบังคับให้แก้ไขปัญหาในศาล

ขอแสดงความนับถือ ปีเตอร์ เปโตรวิช

คำอธิบาย:

จดหมายจะต้องมีประเด็นต่อไปนี้:

• จำนวนหนี้ที่แน่นอน
• วันที่จะต้องชำระหนี้
• มาตรการที่บริษัทจะดำเนินการหากไม่ได้รับการชำระเงิน

ข้อความอาจกล่าวถึงความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จในระยะยาวกับองค์กร นี่ควรเป็นการร้องขอ ไม่ใช่การเรียกร้อง ข้อกำหนดถูกร่างขึ้นโดยใช้เทมเพลตอื่น

หนังสือขอเลื่อนการชำระเงินไปยังซัพพลายเออร์

องค์กรจัดหาผลิตภัณฑ์จำนวนหนึ่งให้กับบริษัทแต่ไม่ได้ชำระเงิน มีหนี้เกิดขึ้นแต่ลูกหนี้ไม่มีเงินจะจ่าย ในกรณีนี้ การเขียนจดหมายขอเลื่อนออกไปก็สมเหตุสมผล

ถึงหัวหน้าบริษัท “เงินอยู่ไหน”
ซิโดรอฟ พี.พี.
จากหัวหน้าบริษัท “เงินกำลังจะมา”
อิวาโนวา ไอ.ไอ.

เรียน Petr Petrovich เราไม่ได้จ่ายหนี้ 200,000 รูเบิล เราไม่อายที่จะเป็นหนี้ แต่ตอนนี้เราไม่สามารถชำระเงินเต็มจำนวนได้เนื่องจากสถานการณ์ทางการเงินที่ยากลำบากของเรา

เป็นเวลา 2 ปีแล้วที่เรารักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จกับคุณและไม่พลาดกำหนดเวลาการชำระเงิน วันนี้เราขอผ่อนชำระ บริษัทของเราพร้อมที่จะชำระหนี้เป็น 2 ขั้นตอน คือ

• เราจะฝากเงิน 100,000 รูเบิล ก่อนวันที่ 1 มีนาคม 2017
• จะมีการฝาก 100,000 รูเบิลก่อนวันที่ 1 เมษายน 2017

เราสัญญาว่าคุณจะชำระเงินตรงเวลา ขอบคุณสำหรับความเข้าใจ.

ขอแสดงความนับถืออีวานอิวาโนวิช

จดหมายขอชำระเงินให้กับองค์กรอื่น

หนี้ของบริษัทอาจได้รับการชำระโดยองค์กรอื่น แน่นอนว่านิติบุคคลจะไม่ชำระค่าหุ้นเช่นนั้น โดยทั่วไปหนังสือร้องขอจะถูกส่งไปยังลูกหนี้ของบริษัทหรือบุคคลอื่นที่มีภาระผูกพันต่อบริษัท

ถึงหัวหน้าบริษัท “เงินกำลังจะมา”
อีวานอฟ ไอ.ไอ.
จากหัวหน้าบริษัท “เงินอยู่ไหน”
ซิโดโรวา พี.พี.

เรียน Ivan Ivanovich คุณมีหนี้กับ บริษัท ของเราจำนวน 300,000 รูเบิล องค์กรของเรามีหนี้กับบริษัทอื่นจำนวน 200,000 รูเบิล เราขอให้คุณชำระหนี้ของเราให้กับเจ้าหนี้จำนวน 200,000 รูเบิล เพื่อเป็นการตอบแทน เราจะจัดเตรียมแผนการผ่อนชำระสำหรับยอดหนี้ที่คุณร้องขอไว้ก่อนหน้านี้ ขอบคุณสำหรับความเข้าใจ.

ขอแสดงความนับถือ ปีเตอร์ เปโตรวิช

หนังสือขอความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหา

ทุกบริษัทอาจประสบปัญหาที่ซับซ้อนซึ่งไม่สามารถแก้ไขได้หากไม่มีความช่วยเหลือจากภายนอก สามารถส่งหนังสือขอความช่วยเหลือได้หากจำเป็น เช่น สำหรับการจัดงาน โดยส่งคำร้องไปยังองค์กรการค้าและหน่วยงานของรัฐ

กรรมการบริษัท "เอเอเอ"
เปตรอฟ บี.บี.
จากองค์กรสาธารณะ
“เราให้สิ่งดีๆ”

เรียนคุณ Boris Borisovich ฉันเป็นตัวแทนขององค์กรสาธารณะ "Giving Good" เราจัดและจัดงานปาร์ตี้สำหรับเด็กจากสถานเลี้ยงเด็กกำพร้า

เราขอความช่วยเหลือจากคุณในการจัดเสบียงอาหารสำหรับวันหยุด แน่นอนว่าเราจะกล่าวถึงคุณและบริษัทของคุณในงานนี้ ผู้แทนสภานิติบัญญัติและประชาชนทั่วไปจะมาร่วมเฉลิมฉลอง

คุณสามารถติดต่อเราทางโทรศัพท์ XXX

ขอแสดงความนับถืออีวานอิวาโนวิช

สรุป

มารวมกฎทั้งหมดสำหรับการเขียนจดหมายร้องขอ ก่อนอื่นคุณต้องแนะนำตัวเองและพูดคุยเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณ แต่ไม่ควรดึงส่วนเกริ่นนำออกมา เป้าหมายของเราคือการสนับสนุนให้ผู้รับอ่านจดหมาย หากข้อความยาวเกินไป ผู้รับไม่น่าจะอ่านจนจบ จากนั้นคุณจะต้องเริ่มนำเสนอคำขอของคุณ จำเป็นต้องมีความถูกต้องแม่นยำ: การระบุกำหนดเวลา, จำนวนเงินทุน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าผู้รับจะต้องรู้สึกถึงผลประโยชน์ ดังนั้นจดหมายจะต้องระบุว่าเหตุใดจึงเป็นประโยชน์ต่อองค์กรในการปฏิบัติตามคำร้องขอ ท้ายที่สุดคุณต้องกล่าวคำอำลาอย่างสุภาพและไม่แสดงความไม่พอใจ

การทำงานด้านไอทีเป็นสิ่งที่ล่อใจอย่างมากในการประหยัดเวลาในคุณภาพการติดต่อทางอีเมลด้วยการส่งจดหมาย "ตามความจำเป็น" อย่างไรก็ตาม สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ สิ่งนี้มักจะนำไปสู่การสื่อสารที่ไม่ดีและประสิทธิภาพของงานโครงการลดลง (เนื่องจากมีผู้คนจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ)

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ฉันขอแนะนำดังต่อไปนี้ คำแนะนำที่ได้รับการคัดสรรสำหรับการโต้ตอบทางอีเมลที่ฉันเลือกมาจากแหล่งต่างๆ มากมาย ฉันขอทราบทันทีว่าหนึ่งในเกณฑ์สำหรับประสิทธิผลของการสื่อสารทางอีเมลคือการได้รับสิ่งที่คุณต้องการ โดยมีสิ่งรบกวนน้อยที่สุดเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ

โดยทั่วไปแล้ว:

1. โดยค่าเริ่มต้น เวลาในการตอบกลับคาดว่าจะไม่เกิน 24 ชั่วโมง
2. หากคุณส่งจดหมายไปสองฉบับแล้วไม่ได้รับการตอบกลับ ให้โทร หากการโทรแก้ปัญหาไม่ได้ให้ทำการนัดหมาย
3. หากคุณไม่สามารถตอบได้ ให้จดบันทึกทันทีแล้วบอกว่าคุณจะตอบ XX.XX
4. หากจดหมายไม่เหมาะกับคุณ ให้ตอบว่า “เป็นไปได้มากว่าคุณมีผู้รับผิด” ไม่เช่นนั้นบุคคลนั้นจะรอคำตอบและเสียเวลาไปกับการพึ่งพาคุณ

ผู้รับ:

1. ถ้าเป็นไปได้ อย่าทำสำเนาของทุกคน คัดลอกผู้อื่นหาก:
   • พวกเขาเองก็ถามคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้
   • พวกเขาควรได้รับจดหมายฉบับนี้
2. หากปัญหาได้รับการแก้ไขอย่างชัดเจนโดยคนใดคนหนึ่งในสำเนา ให้ตอบกลับทุกคนว่าคุณจะแก้ไขปัญหาร่วมกับพวกเขา และบอกทุกคนเฉพาะผลลัพธ์สุดท้ายเท่านั้น โปรดจำไว้ว่า ยิ่งมีคนในเครือข่ายมากเท่าไร ความรับผิดชอบในการตอบสนองต่อห่วงโซ่ก็จะน้อยลงเท่านั้น
3. แต่ต้องเตรียมพร้อมสำหรับความจริงที่ว่าแทบไม่มีใครอ่านจดหมายที่คัดลอกมา

หัวเรื่องจดหมาย:

1. หนึ่งเรื่อง - หนึ่งจดหมาย หากชื่อเรื่องของจดหมายเปลี่ยนไปอันเป็นผลมาจากการติดต่อ ให้เปลี่ยนชื่อเรื่องและชื่อเรื่องของจดหมาย
2. สรุปโดยย่อ: ในหัวเรื่อง ให้เขียนสิ่งที่คุณต้องการรับทันที
3. เพิ่มแท็กสถานะลงในบรรทัดเรื่องของอีเมลของคุณ , , [ไม่เร่งด่วน], [เอกสาร], “แจ้งทราบ” - สำหรับตัวอักษรนั้น ไม่ต้องการการกระทำจากผู้รับ ประหยัดเวลาของเขา

โซ่ตัวอักษร (ด้าย)

1. เปลี่ยนเธรด- อย่า "ขโมย" หัวข้อการติดต่อโดยการปะปนกับหัวข้ออื่นเพื่อการอภิปราย เพียงสร้างกระทู้ใหม่ (ห่วงโซ่อีเมล) กับหัวข้อของคุณ
2. ยกเว้นผู้รับ- หากคุณต้องการหารือเกี่ยวกับปัญหากับผู้รับเพียงบางราย ให้ยกเว้นส่วนที่เหลือ และเพิ่มบรรทัดแยกต่างหากที่จุดเริ่มต้นของตัวอักษร "- เซมยอน อิกอร์" เพื่อให้ผู้รับเข้าใจการเปลี่ยนแปลงนี้
3. นอกจากนี้ หากไม่ต้องการใครในการติดต่ออีกต่อไป คุณสามารถส่งเขาเข้ามาได้ สำเนาลับถึง(สำเนาลับ) และแจ้งให้เขาทราบ:

   @Ivan ขอบคุณที่เข้าร่วมการสนทนา ฉันให้คุณอยู่ใน BCC เพื่อไม่ให้กวนใจคุณ

4. กำลังเพิ่มผู้รับ- ในทำนองเดียวกันอย่าลืมระบุ "+ Alexey" ที่หน้าตัวอักษร
5. ใช้รหัสที่ยอมรับ EOM หรือ NNTR- การเพิ่มสัญลักษณ์ EOM (= สิ้นสุดข้อความ) ไว้ที่หัวเรื่องของข้อความ แสดงว่าคุณปิดการสนทนาแล้ว และ NNTR (= ไม่จำเป็นต้องตอบกลับ) - ไม่จำเป็นต้องตอบกลับ ซึ่งจะช่วยประหยัดทั้งผู้รับและเวลาของคุณ และคุณจะไม่ได้รับจดหมายอีกฉบับที่มีคำถามเช่น:
   

   แล้วคุณต้องการอะไรจากฉันล่ะ?

6. ตอบกลับในจดหมายของผู้อื่น:
   ตอบกลับในส่วนเนื้อหาของจดหมายโดยเริ่มต้นคำตอบเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน:
   

   คุณเห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลงเค้าโครงหรือไม่?
   [ก. ส.]: ใช่ ฉันเห็นด้วย

   
   คุณยังสามารถเปลี่ยนสี/แบบอักษรได้ (แต่ผู้รับบางรายอาจปิดใช้งานการจัดรูปแบบตัวอักษรและมองเห็นได้เฉพาะข้อความธรรมดาเท่านั้น!)
7. อย่าลากหางโต้ตอบทั้งหมด- จดหมายโต้ตอบหลายฉบับลากยาวและหางตัวอักษรในอดีตก็ใหญ่โต อย่าดึงพวกเขา ลองจินตนาการถึงสิ่งที่รอคอยเพื่อนร่วมงานหรือหุ้นส่วนที่เพิ่งมาถึง SS เป็นการดีกว่าที่จะทิ้งคำตอบ 3-4 ข้อสุดท้ายและเล่าข้อตกลงที่ผ่านมาด้วยคำพูดของคุณเอง

จดหมาย:

1. สาระการเรียนรู้แกนกลาง: สิ่งที่คุณขอหรือเสนอควรอยู่ใน 15 คำแรกของเนื้อหาของตัวอักษร ระบุกำหนดเวลาเมื่อคุณต้องการคำตอบ - งานที่ไม่มีกำหนดเวลาจะใช้เวลาตลอดไป
2. บริบท: ขึ้นต้นตัวอักษรยาว อธิบายบริบทในประโยคเดียว และในประโยคเดียวจะกล่าวถึงเนื้อหาด้านล่าง โดยเฉพาะตัวอักษรตัวแรกหรือเมื่อเพิ่มบุคคลที่ไม่ทราบถึงการติดต่อ
3. เฉพาะเจาะจง- หลีกเลี่ยงคำถามเปิดที่เป็นนามธรรม ถามคำถามปิด หากคุณมีคำถาม เพื่อให้ได้คำตอบโดยเร็วที่สุด โปรดเสนอแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้แก่ผู้รับ:
   

   มีปัญหาดังกล่าวเราเสนอวิธีแก้ปัญหาต่อไปนี้:

   • โซลูชั่น ก
   • โซลูชั่นบี
   • ต้องการการอภิปราย

   โซลูชั่นใดที่เหมาะกับคุณ?

รายงานการประชุม:

เขียนการดำเนินการเพิ่มเติมก่อน จากนั้นจึงสรุปและข้อตกลง เนื่องจากมีความสำคัญน้อยกว่าและอาจอ่านไม่ได้

สิ่งที่แนบมากับจดหมาย:

1. เมื่อตอบจดหมาย ไฟล์แนบจะไม่ถูกส่ง ใช้ไปข้างหน้า/ไปข้างหน้า
2. รายงานไฟล์แนบในเนื้อหาของจดหมาย (บน Mac OS ไฟล์แนบที่เป็นตัวอักษรจะพลาดได้ง่าย)
3. อัปโหลดไฟล์ขนาดใหญ่ (มากกว่า 5 Mb) ไปยังดรอปบ็อกซ์หรือ Google ไดรฟ์ และส่งมาผ่านลิงก์ นอกจากนี้ รูปภาพในเนื้อหาของจดหมายมักจะถูกโยนออกจากประวัติของจดหมายโดยโปรแกรมอีเมล ดังนั้นลิงก์ไปยังคลาวด์จึงชนะอีกครั้ง

ลายเซ็น:

อย่าเขียนคำบรรยายที่ยาวเหยียดด้วยรูปภาพ ซึ่งมักจะใช้พื้นที่มากกว่าข้อความของคุณ เลื่อนไม่สะดวก ใช่ และรูปภาพจะถูกแนบไปกับจดหมายในรูปแบบของไฟล์แนบ และจำเป็นต้องตรวจสอบอย่างต่อเนื่องเพื่อดูว่ามีการแนบสิ่งที่สำคัญหรือไม่

ก่อนส่ง:

1. อ่านซ้ำและตรวจตัวสะกดก่อนส่ง
2. จดหมายที่ซับซ้อน/สื่อถึงอารมณ์ - เขียน พักไว้หนึ่งชั่วโมง จากนั้นอ่านซ้ำ และหากคุณแน่ใจก็ส่งไป
3. คุณสามารถตั้งค่ากฎใน MS Outlook ที่จะหน่วงเวลาอีเมลที่ส่งเป็นเวลา N นาทีในโฟลเดอร์กล่องขาออกพิเศษ ในช่วง N นาทีนี้ คุณสามารถยกเลิก/แก้ไขจดหมายได้ เพื่อป้องกันตนเองจากข้อผิดพลาด