Zdá se to jako velmi jednoduchá otázka: Kde je uložen e-mail?

Pošta může být uložena na serveru nebo v osobní složce ve vašem počítači (soubor osobních složek, soubor PST). Dnes si povíme, jak se zprávy ukládají do vašeho počítače.

Ukládání zpráv lokálně na vašem vlastním počítači

Řekněme, že se rozhodnete zmenšit velikost poštovní schránky uložením e-mailových zpráv do počítače (místo jejich ukládání například na poštovní server). Možná jednoduše potřebujete přesunout některé zprávy spojené s důležitým projektem z jednoho počítače na druhý. Jak to udělat? Kde bude e-mail uložen po provedení těchto kroků?
Odpověď: Pošta bude uložena v osobní složce aplikace Outlook (soubor osobních složek, soubor PST). Existují dva způsoby ukládání pošty do souborů PST.

Vytváření a používání osobních složek (soubory PST) je v aplikaci Outlook poměrně jednoduché. Níže uvádíme několik důvodů, proč byste měli používat osobní složky.

• Uvolnění místa na serveru Osobní složky by se měly používat při příjmu z správce systému upozornění, že velikost poštovní schránky se blíží maximální povolené velikosti.
• Efektivnější dokumentace Používejte osobní složky k ukládání zpráv, které potřebujete pro profesionální nebo osobní účely. Úložiště PST vám umožňuje udržovat papírovou stopu.
• Přenosnost Osobní složky můžete použít k přesouvání nebo kopírování zpráv z jednoho počítače do druhého nebo do Rezervovat kopii na CD nebo jiné vyměnitelné médium.

Přemýšlejte před uložením zpráv lokálně

Ke zprávám uloženým v souboru .pst může v daný okamžik přistupovat pouze jeden uživatel, takže zásady některých organizací nepovolují nebo výslovně zakazují místní ukládání zpráv.

Právě jsme se podívali na výhody tohoto přístupu, ale je také důležité vědět, že místní úložiště není pro každého. Chcete-li zjistit, zda je to pro vás to pravé, musíte vzít v úvahu níže uvedená fakta.

• Při použití souborů PST lze ke zprávám přistupovat vždy pouze z jednoho počítače. Zprávy uložené v souborech PST jsou méně dostupné než zprávy na poštovním serveru. Zprávy jsou uloženy ve vašem počítači, takže nebudou přístupné z jiného počítače. (Jak obejít toto omezení, viz poslední kurz v sérii.)
• Na souboru PST může současně pracovat pouze jeden uživatel. I když sdílíte počítač a sdílíte soubor PST, uživatel bude moci soubor otevřít až poté, co uživatel, který se souborem pracuje, soubor zavře.
• Místní úložiště může být zakázáno zásadami organizace. Některé organizace mají pravidla určující, co lze a nelze ukládat. Zásady organizace uchovávání mohou zakazovat (nebo bránit) vytváření souborů PST. Namísto přesouvání zpráv do vlastních složek mají uživatelé přístup ke speciálním „spravovaným složkám“. Tyto složky obvykle vytváří a spravuje správce systému.

Je čas zasáhnout pomocí funkce archivace

Podívali jsme se na některé výhody a nevýhody místního ukládání zpráv. Je čas zvážit způsoby. Začněme archivací. Hlavní výhodou funkce Archiv (také známé jako Automatická archivace) je, že ji můžete použít pouze kliknutím na tlačítko. Ano.

V typické instalaci aplikace Outlook je automatická archivace ve výchozím nastavení povolena. (Čtvrtý kurz v sérii vám ukáže, jak změnit výchozí nastavení.) To znamená, že jakmile kliknete na tlačítko Ano v okně zprávy "Automaticky archivovat staré položky nyní?" v Outlooku začne funkce Automatická archivace dělat svou práci.

Funkce Automatická archivace přesouvá zprávy na základě doby jejich uchování. To se provádí pravidelně (např. každých 14 dní), dokud uživatel odpoví „Ano“.

Níže je uveden přehled toho, jak tato funkce funguje.

Pro zahájení procedury klikněte na tlačítko Ano.

Zprávy se přesouvají z poštovní schránky...

...do archivní složky.

Outlook vytvoří tuto složku automaticky.

Všechny podsložky poštovní schránky se automaticky zrcadlí do archivní složky a zprávy se do těchto podsložek přesouvají podle jejich umístění v poštovní schránce. Funkce archivace tedy zkopíruje strukturu poštovní schránky do archivní složky. Jak můžete vidět na obrázku, složky Alpine Ski House a Contoso vypadají v archivní složce úplně stejně jako ve schránce.

Aplikace Outlook opět provádí veškerou práci automaticky.

Jak jste si možná všimli, Outlook dělá většinu práce automaticky. Pokud jste ten typ člověka, který potřebuje mít všechno úhledné, ale nestaráte se o to, jak přesně se to udělá, archivační funkce je vaší volbou. Jak tato funkce souvisí s osobními složkami? Touto otázkou se budeme dále zabývat.

Osobní složky poskytují maximální kontrolu

Na rozdíl od funkce archivace musíte při používání osobních složek udělat část práce sami. To znamená, že budete muset vytvořit složky a podsložky a vkládat zprávy tam. Zprávy lze přesouvat přetažením, pomocí příkazů nabídky nebo vytvořením vlastních pravidel. Jaké to má výhody? Vzhledem k tomu, že zprávy přesouváte sami, můžete je uspořádat, jak chcete.

Je tato metoda pro vás vhodná?

• Pravidelně vyprazdňujete doručenou poštu.
• Zprávy ukládáte pokaždé, když je čtete.
• Zprávy seskupujete podle projektu, tématu a dalších důležitých kategorií.
• Baví vás vývoj úložných systémů a očekáváte, že tyto systémy aktualizujete, například po dokončení starých projektů a zahájení nových.
• Vytvoříte pravidla pro přesun zpráv do určených složek.

Pokud ano, budete milovat množství kontroly, kterou poskytují osobní složky.

V obou případech se používají soubory PST

Jak již víte, archivace i osobní složky přesouvají zprávy (spíše než je kopírují) do složky aplikace Outlook. V obou případech budou přesunuté zprávy vždy k dispozici ve složce v navigačním podokně aplikace Outlook.

Další podobnost spočívá v tom, že v obou případech jsou složky, podsložky a zprávy v nich uloženy v souboru zvaném datový soubor aplikace Outlook. Tento soubor je také známý jako soubor osobních složek aplikace Outlook, soubor PST a osobní trezor (soubor PST je uložen ve vašem osobním počítači).

Další typ osobní složky

U některých typů účtů je e-mail doručován přímo do osobní složky. Pokud je e-mail doručován přímo do vašeho počítače, jako je tomu při použití účet POP3 nebo správně nakonfigurovaný účet Exchange Server, bude vaše poštovní schránka vypadat jako poštovní schránka vyznačená červeně na obrázku. To znamená, že v navigačním podokně vedle ikony poštovní schránky bude uvedeno Osobní složky.

Co to znamená? Obvykle to znamená, že e-mail je doručen přímo do souboru PST ve vašem počítači. (Ve výchozím nastavení se tento soubor jmenuje Outlook.pst.) I když je pošta doručována do tohoto typu osobní složky, stále můžete používat funkci Archiv nebo osobní složku, kterou si sami vytvoříte. Místo na disku je omezené a složky se zaplňují, takže jakmile uděláte pořádek, vyhledání potřebných dat je mnohem rychlejší.

Aplikace Outlook ukládá zálohy vašich dat na různá místa. V závislosti na typu vašeho účtu možná budete moci zálohovat e-mailové zprávy, osobní adresář, nastavení navigačního panelu, podpisy, šablony a další.

Pokud používáte účet Microsoft Exchange, Office 365 nebo Outlook.com, budou e-mailové zprávy archivovány na poštovním serveru. Ve většině případů se u těchto typů účtů nepoužívá soubor osobních složek (PST).

Chcete-li zobrazit některé záložní soubory pro aplikaci Outlook, musíte zobrazit skryté systémové složky a přípony názvů souborů. Informace o tom, jak to provést, naleznete v části.

O zálohování účtů Office 365, Exchange a Outlook.com

U účtů Office 365, Exchange nebo Outlook.com, Hotmail.com nebo Live.com účtů, které nemají přístup POP nebo IMAP, chybí soubor PST osobních složek. Můžete mít soubor offline složek (OST), ale když přidáte nový e-mailový účet, Outlook jej automaticky znovu vytvoří. Tento soubor nelze přesunout z jednoho počítače do druhého.

U účtů Office 365, Exchange nebo Outlook.com, Hotmail.com nebo Live.com účtů, které nemají přístup POP nebo IMAP, můžete přenést následující data z jednoho počítače do druhého.

Možnosti navigačního panelu

Tyto možnosti jsou dostupné v jednom z následujících umístění.

Windows 10 jednotka:\uživatelé\<имя_пользователя>\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook\Název profilu. XML

Předchozí Verze Windows

Styly tisku

Soubor Outlprnt lze nalézt v jednom z následujících umístění.

Windows 10 jednotka:\uživatelé\<имя_пользователя>\appdata\roaming\microsoft\outlook\outlprnt

Předchozí verze Okna jednotka: \moje dokumenty a \Datum aplikace\microsoft\outlook\outlprnt

Soubory, které vytvářejí podpisy aplikace Outlook, lze nalézt v následujících umístěních.

Windows 10 jednotka:\uživatelé\<имя_пользователя>\appdata\roaming\microsoft\signatures

Předchozí verze systému Windows

V 32bitové a 64bitové verzi aplikace Outlook jsou formuláře uloženy na různých místech. Soubory, které vytvářejí formuláře aplikace Outlook, lze nalézt v následujících umístěních.

Všechny verze Windows na disku:\programs Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Všechny verze Windows na disku:\Program Files (x86)\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Vlastní formuláře

Soubory, které vytvářejí vlastní formuláře aplikace Outlook, lze nalézt v následujících umístěních.

Windows 10 jednotka:\uživatelé\<имя_пользователя>\appdata\local\microsoft\forms

Starší verze systému Windows na jednotce: \moje dokumenty a \místní nastavení\Data aplikací\Microsoft\Forms

Soubory vlastního slovníku jsou uloženy v následujících umístěních.

Windows 10 jednotka:\uživatelé\<имя_пользователя>\appdata\roaming\microsoft\uproof

Předchozí verze systému Windows <имя_пользователя>\Application Data\Microsoft\UProof

Všechny šablony aplikace Outlook, které vytvoříte, jsou uloženy na jednom ze dvou míst. Šablony budou mít příponu oft.

Windows 10: jednotka:\Uživatelé\<имя_пользователя>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Předchozí verze systému Windows: jednotka:\Documents and Settings\<имя_пользователя>\Application Data\Microsoft\Templates

Možnosti odesílání a přijímání

Možnosti odesílání a přijímání zahrnují, které účty jsou kontrolovány s jakou frekvencí. Soubor nastavení odesílání a přijímání lze nalézt v jednom z následujících umístění. Soubor bude mít příponu SRS.

Windows 10: jednotka:\Uživatelé\<имя_пользователя>

Předchozí verze systému Windows: jednotka:\Documents and Settings\<имя_пользователя>

E-mail, Kalendář, Kontakty a Úkoly pro účty POP a IMAP

Pokud máte účet POP nebo IMAP, všechna vaše data jsou již uložena v souboru osobních složek (PST). Při ukládání dat jej lze přenést do jiného počítače. Když přesunete soubor PST z jednoho počítače do druhého, nastavení vašeho e-mailového účtu se nepřenesou. Pokud potřebujete nastavit Outlook na novém počítači, zkopírujte soubor PST ze starého počítače a nastavte e-mailový účet na novém. Poté otevřete soubor PST na novém počítači.

Umístění souboru PST závisí na verzích aplikace Outlook a Windows a na tom, jak jste nastavili svůj účet nebo vytvořili soubor PST. Soubor PST lze nalézt v následujících umístěních.

Windows 10 jednotka:\uživatelé\<имя_пользователя>\appdata\local\microsoft\outlook

Windows 10 jednotka:\uživatelé\<имя_пользователя>\roaming\local\microsoft\outlook

Starší verze systému Windows na disku:\moje dokumenty a nastavení\<имя_пользователя>\Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Rada: .

Poznámka: Vaše konfigurace nemusí obsahovat všechny tyto soubory, protože některé z nich jsou vytvořeny pouze při konfiguraci funkcí aplikace Outlook.

Nemůžete najít složky?

Některé složky mohou být skryté. Chcete-li zobrazit skryté složky v systému Windows, postupujte takto:

Klepněte na tlačítko Start a vyberte Kontrolní panel.

OTEVŘENO Možnosti složky.

Najít Možnosti složky, v horní části okna do vyhledávacího pole zadejte Možnosti složky. V Ovládacích panelech pro Windows XP v poli Adresa vstoupit Možnosti složky.

Na kartě Pohled V kapitole Extra možnosti v kategorii Soubory a složky V kapitole Skryté soubory a složky zaškrtněte políčko Ukázat skryté soubory a složky.

Datový soubor aplikace Outlook (PST)

Datové soubory aplikace Outlook (soubory PST) obsahují e-mailové zprávy, kalendáře, kontakty, úkoly a poznámky. Chcete-li pracovat s položkami v souboru PST, potřebujete aplikaci Outlook.

Když archivujete data aplikace Outlook, uloží se do souborů PST.

Poznámky:

Účetnictví Data společnosti Microsoft Exchange Server ukládá data na poštovní server. Aby bylo možné používat režim Cached Exchange nebo pracovat offline, kopie položek se ukládají jako offline datový soubor aplikace Outlook (OST). Další informace najdete v tématu Datový soubor aplikace Outlook (OST). Některé organizace také umožňují export nebo archivaci položek do souboru PST.

Přesunutí souboru PST do sítě sdílená síť není podporováno. Další informace získáte klepnutím na číslo článku níže v článku znalostní báze Microsoft Knowledge Base
: Soubory osobních složek nejsou podporovány lokální síť nebo prostřednictvím globálních komunikačních kanálů.

Určení názvu a umístění souboru osobních složek

Microsoft Outlook 2010

V aplikaci Outlook 2010 otevřete kartu Soubor na pásu karet a z nabídky vyberte kartu Podrobnosti.

Klepněte na tlačítko Nastavení účtů a vyberte tým Nastavení účtů.

Klikněte soubory data.

Poznamenejte si cestu k souboru PST a jeho název. Například C:\Exchange\Mailbox.PST určuje soubor PST s názvem Mailbox. pst a je umístěn ve složce Exchange na jednotce C.

Datové soubory aplikace Outlook (PST) vytvořené v aplikaci Outlook 2010 jsou uloženy ve vašem počítači ve složce Dokumenty\Soubory aplikace Outlook. Ve Windows XP jsou tyto soubory vytvořeny ve složce Moje dokumenty\soubory aplikace Outlook.

Rada: Pokud je datový soubor aplikace Outlook (PST) velký, může to způsobit zpomalení synchronizace OneDrive a zobrazení „Zpracování změn“ nebo „Soubor se používá“. Přečtěte si, jak odstranit datový soubor aplikace Outlook. PST z OneDrive.

Po upgradu na aplikaci Outlook 2010 v počítači, který již měl datové soubory vytvořené v dřívějších verzích aplikace Outlook, se tyto soubory uloží do jiného umístění ve skryté složce.

Windows 7 a Windows Vista

Windows XP

Rada: Informace o skrytých složky Windows viz Centrum nápovědy a podpory systému Windows.

Spusťte aplikaci Outlook.

V nabídce Servis vybrat tým Možnosti.

Na kartě Nastavení pošty klikněte na tlačítko datové soubory .

Poznamenejte si cestu k souboru PST a jeho název. Například C:\Exchange\Mailbox.PST určuje soubor PST s názvem Mailbox. pst, který se nachází ve složce Exchange na jednotce C.

5. Klepněte na tlačítko Zavřít, zmáčknout tlačítko OK a pak do menu soubor vybrat tým odhlaste se a ukončete relaci zavřete aplikaci Outlook.

Kopírování souboru osobních složek

Z nabídky Start vyberte Programy a poté Průzkumník souborů.

Procházejte soubory ve složce souborů PST.

Zkopírujte soubor PST do požadovaného umístění.

Další informace o kopírování souborů a složek získáte podle následujících kroků.

Klepněte na tlačítko Start a vyberte možnost Nápověda.

Otevřete kartu Hledat a zadejte příkaz Kopírovat.

V dialogovém okně vyberte sekci k zobrazení klikněte na odkaz zkopírovat nebo přesunout soubor nebo složku.

Přejděte Outlook na nový soubor osobních složek

Microsoft Outlook 2010

Otevřete Outlook 2010.

Na pásu karet otevřete kartu soubor a vyberte kartu z nabídky inteligence .

Otevřete kartu Nastavení účtu a poté znovu stiskněte tlačítko Nastavení účtu .

Na kartě Datové soubory klikněte na tlačítko Přidat.

V kapitole typ soubor vybrat položku Datový soubor aplikace Outlook (*.pst).

OK.

Vyberte soubor PST a klikněte na tlačítko použít jako výchozí.

9. Stiskněte tlačítko OK.

Vymazat

11. Stiskněte tlačítko "Ano", klikněte na " Zavřít“ a poté stiskněte tlačítko OK

12. v nabídce soubor vybrat tým výstup.

13. Restartujte aplikaci Outlook.

Microsoft Office Outlook 2007

Otevřete aplikaci Outlook.

V nabídce Servis vybrat tým Možnosti.

Na kartě Nastavení pošty klikněte na tlačítko e-mailové účty, i když nemáte e-mailový účet.

Na kartě Datové soubory klikněte na tlačítko Přidat.

Klepněte na položku Soubor osobních složek aplikace Office Outlook (PST). a stiskněte tlačítko OK.

Přejděte do nového umístění souboru PST a klikněte na tlačítko OK dva významy.

Klepněte na tlačítko použít jako výchozí.

Pokud je toto výchozí místo pro doručování e-mailů, zobrazí se následující zpráva:

Změnili jste výchozí místo doručení e-mailu. Tím se změní umístění vaší doručené pošty, kalendáře a dalších složek. Tyto změny se projeví při příštím spuštění aplikace Outlook.

9. Stiskněte tlačítko OK.

10. Vyberte soubor PST uvedený v části „Definovat název a umístění souboru osobních složek“ a poté klikněte na Vymazat" k odstranění místního souboru PST z profilu.

11. Stiskněte tlačítko "Ano", klikněte na " Zavřít“ a poté stiskněte tlačítko OK zavřete všechna dialogová okna.

12. v nabídce soubor vybrat tým výstup.

13. Restartujte aplikaci Outlook.

Pokud je výchozím místem doručení PST, zobrazí se následující zpráva:

Pro tento uživatelský profil se změnilo umístění, kam jsou zprávy doručovány. Chcete-li provést tuto operaci, možná budete muset zkopírovat obsah starých složek aplikace Outlook do nových složek aplikace Outlook. Informace o tom, jak změnit umístění doručování pošty, najdete v nápovědě aplikace Microsoft Outlook. Některé klávesové zkratky na panelu nástrojů Outlook již nemusí fungovat. Chcete, aby aplikace Outlook znovu vytvořila vaše klávesové zkratky? Všechny vámi vytvořené klávesové zkratky budou smazány.

Klepněte na tlačítko Ano Chcete-li, aby aplikace Outlook aktualizovala zástupce panelu nástrojů aplikace Outlook tak, aby ukazovaly na nové umístění souboru PST, nebo Ne, chcete-li ponechat v seznamu klávesové zkratky pro původní místní soubor PST.

Váš profil nyní ukazuje na soubor PST v novém umístění. Aplikace Outlook otevře nový soubor PST a nyní můžete soubor PST odstranit z původního umístění.

Soubor (OST)

Soubor OST je synchronizován s položkami na serveru Exchange. Protože data zůstávají na serveru Exchange, můžete tento soubor OST znovu vytvořit v novém počítači bez zálohování souboru OST.

Windows 7 a Windows Vista jednotka:\\Appdata\local\microsoft\outlook

Windows XP jednotka:\moje dokumenty a \místní nastavení\Data aplikací\Microsoft\Outlook

Osobní adresář (PAB)

Windows 7 a Windows Vista jednotka:\\Appdata\local\microsoft\outlook

Windows XP jednotka:\moje dokumenty a \místní nastavení\Data aplikací\Microsoft\Outlook

Poznámka: Osobní adresáře (PAB) nejsou v aplikaci Outlook 2010 podporovány. Při upgradu na aplikaci Outlook 2010 budete vyzváni k importu všech souborů PAB do Kontaktů. Pokud neimportujete soubor PAB při prvním spuštění aplikace Outlook 2010, můžete jej importovat později pomocí " Import" v Microsoft Office Backstage View.

Offline adresář (OAB)

Offline Address Book (OAB) používají účty Microsoft Exchange Server. Obsahuje informace, jako jsou jména, e-mailové adresy, tituly a informace o umístění kanceláře z globálního seznamu adres na serveru se systémem Exchange.

Není potřeba tvořit záložní kopie nebo obnovit tento soubor. Je vytvořen a aktualizován automaticky.

Windows 7 a Windows Vista jednotka:\\Appdata\local\microsoft\outlook

Windows XP jednotka:\moje dokumenty a \místní nastavení\Data aplikací\Microsoft\Outlook

Soubor přizpůsobení navigačního panelu (XML)

Tento soubor ukládá informace o obsahu navigačního podokna.

Windows 7 a Windows Vista disk:\Users\user\appdata\roaming\outlook\název profilu. XML

Windows XP jednotka:\moje dokumenty a a\Aplikace\Název. XML

Registrovaná rozšíření Microsoft Exchange Extensions (DAT)

Windows 7 a Windows Vista jednotka:\\Appdata\local\microsoft\outlook

Windows XP jednotka:\moje dokumenty a \místní nastavení\Data aplikací\Microsoft\Outlook

Automatické doplňování seznamu kontaktů aplikace Outlook

Automatické dokončování je funkce, která při psaní navrhuje návrhy jmen a e-mailových adres. Navrhované možnosti jsou převzaty ze seznamu jmen a poštovních adres z dříve odeslaných zpráv.

V aplikaci Outlook 2007 je soubor seznamu automatického dokončování (NK2) uložen v následujících složkách:

Windows Vista: jednotka:\Uživatelé\<имя пользователя>\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Windows XP: jednotka:\Documents and Settings\<имя пользователя>\Application Data\Microsoft\Outlook

V aplikaci Outlook 2010 se již nepoužívá soubor seznamu dokončení (NK2). Položky seznamu automatického dokončování jsou nyní uloženy ve vaší poštovní schránce Microsoft Exchange Server nebo v datovém souboru aplikace Outlook (.pst) vašeho účtu.

Účty Exchange Server

Pokud používáte účet Exchange Server, váš seznam automatického dokončování je uložen v poštovní schránce na serveru Exchange. To vám umožní používat seznam automatického dokončování na jakémkoli počítači, kde pracujete v Outlooku se svým účtem Exchange.

Jak zjistit, zda máte účet Microsoft zaznamenává Exchange Server?

Otevřete kartu Soubor. Klepněte na tlačítko Nastavení účtů a vyberte tým Nastavení účtů. Na kartě E-mailem seznam účtů uvádí typ každého z nich.

POP3 účty

Seznam automatického dokončování je uložen v datovém souboru aplikace Outlook (PST). Informace o umístění najdete v části Vyhledání a přenos datových souborů aplikace Outlook z jednoho počítače do druhého.

Účty IMAP a Outlook.com

Seznam automatického dokončování je uložen v datovém souboru aplikace Outlook (PST). Datový soubor aplikace Outlook (PST) pro tyto účty není stejný jako v aplikaci Outlook. Je to kopie dat na vašem účtu poštovního serveru a není určena k přesunu nebo obnovení. Když nastavíte účet IMAP nebo Outlook.com (dříve Hotmail) v jiném profilu aplikace Outlook nebo v jiném počítači, vytvoří se nový datový soubor aplikace Outlook (PST). Proto je seznam automatického dokončování jedinečný pro počítač a profil, ve kterém je účet nakonfigurován, a jeho položky se nezobrazují v jiném profilu nebo počítači, který používáte.

Pravidla (RWZ)

Windows 7 a Windows Vista

Windows XP

Poznámka: Pokud jste upgradovali na aplikaci Outlook 2010 ze starší verze aplikace Outlook než Microsoft Outlook 2002, můžete mít na pevném disku počítače soubor RWZ. Soubor RWZ již není vyžadován a informace o pravidlech jsou nyní uloženy na serveru se systémem Microsoft Exchange a v datovém souboru aplikace Outlook (.pst) pro e-mailové účty POP3 a IMAP. Soubor můžete smazat.

Pokud používáte funkci pravidel importu a exportu, ve výchozím nastavení jsou soubory RWZ umístěny ve složce Dokumenty.

Styly tisku (soubor Outlprnt bez přípony)

Windows Vista jednotka:\\Appdata\roaming\microsoft\outlook

Windows XP jednotka:\moje dokumenty a\Data aplikací\Microsoft\Outlook

Podpisy (RTF, TXT, HTM)

Windows 7 a Windows Vista jednotka:\Users\user\appdata\roaming\microsoft\signatures

Windows XP jednotka:\moje dokumenty a\Aplikační data\Microsoft\Podpisy

formuláře (HTM)

Windows 7 a Windows Vista

Windows 7 a Windows Vista 64-bit s aplikací Outlook 2010 32-bit jednotka:\Program Files (x86)\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Windows XP jednotka:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Vlastní formuláře

Windows 7 a Windows Vista jednotka:\Users\user\appdata\local\microsoft\forms

Windows XP jednotka:\moje dokumenty a \Místní nastavení\Data aplikací\Microsoft\Forms

slovník (DIC)

Windows 7 a Windows Vista jednotka:\Users\user\appdata\roaming\microsoft\upproof

Windows XP jednotka:\moje dokumenty a\Aplikační data\Microsoft\UProof

Šablony (OFT)

Windows 7 a Windows Vista jednotka:\Users\user\appdata\roaming\microsoft\templates

Windows XP jednotka:\moje dokumenty a\Data aplikací\Microsoft\Templates

Možnosti odesílání a přijímání (SRS)

Windows 7 a Windows Vista jednotka:\\Appdata\roaming\microsoft\outlook

Windows XP jednotka:\moje dokumenty a\Data aplikací\Microsoft\Outlook

Zprávy (MSG, HTM, RTF)

Windows 7 a Windows Vista jednotka:\Users\user\documents

Windows XP jednotka: dokumenty a dokumenty Nastavení

Zobrazit skryté složky a přípony názvů souborů

Některé složky mohou být skryté a přípony názvů souborů (například PST, OST, PAB) se nemusí ve Windows zobrazovat. Chcete-li zobrazit skryté složky a přípony názvů souborů, postupujte takto:

Otevřete Ovládací panely.

• V systému Windows 10 klepněte na Start a vyberte Kontrolní panel.

  V systému Windows 8 klepněte na klávesy Windows+ X a poté klikněte Kontrolní panel.

  V systému Windows 7 klepněte na Start a vyberte Kontrolní panel.

Na seznamu Pohled vybrat Velké ikony nebo Malé ikony zobrazíte všechny ikony ovládacího panelu.

Klikněte Vlastnosti složky.

Přejděte na kartu Pohled.

V terénu Extra možnosti:

1. V kapitole Soubory a složky zrušte zaškrtnutí políčka Skrýt přípony pro registrované typy souborů.

   V kapitole Skryté soubory a složky klikněte Zobrazit skryté soubory, složky a jednotky.

   Klepněte na tlačítko OK.

Dnes vám chci říct, jak najít upravené soubory v aplikaci Outlook. Když jsem byl správce systému a musel jsem se vmáčknout a pomoci běžným uživatelům, byly situace, kdy jim přišel dopis s přílohou a oni si ho otevřeli přímo z Outlooku, upravili a pak teprve zjistili, že se změny neuložily, Nevím, jestli to bylo kvůli nepozornosti, nebo kvůli jejich negramotnosti, ale ukazuje se, že takové soubory se neztrácejí.

Kde jsou soubory uloženy?

Microsoft se s touto situací potýká již delší dobu a takové soubory se po úpravě z dopisu ukládají do nastavení outlook, pro každý operační systém tohle je tvůj způsob.

%username% je název vašeho účtu

• Pro Windows XP: C:\Documents and Settings\%username%\Local Settings\Temporary Internet Files\Content.Outlook\
• Pro Windows 7: C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\
• Pro Windows 8.1 C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\ Content.Outlook\

Dovolte mi připomenout, že tato složka bude skrytá; viz odkaz, jak zobrazit skryté složky.

a naučit uživatele, aby byli alespoň trochu pozornější a nepřehazovali vše na bedra správce systému, který by podle jejich názoru měl všechny jejich hlouposti napravit

Abych vám ještě více zjednodušil život a uživatel mohl opět zapomenout, kde je a znovu vás obtěžovat otázkou, kde jsou moje soubory, dám vám utilitu outlooktempcleaner, bude moci neustále otevírat tuto složku (Content.Outlook ), kde jsou upravené soubory umístěny prostřednictvím aplikace outlook.

Nainstalujte outlooktempcleaner, otevře se průvodce, klikněte na další

na přání můžeme specifikovat vlastní nastavení

Za několik sekund bude tento nástroj nainstalován, spusťte jej pomocí tlačítka Start.

V nástroji, který se otevře, klikněte na Otevřít složku. Otevře se vám požadovaná složka s požadovanými soubory.

Outlook je program, který je součástí sady Microsoft Office, určený pro práci s ním emailem a dopisy. Abyste neztratili nebo nepřenesli dopisy z programu do jiného počítače nebo na médium třetí strany, můžete je uložit samostatný soubor, exportovat nebo archivovat.

Uložení e-mailu v aplikaci Outlook 2010 a 2013

Kde Outlook ukládá e-maily?

Ve výchozím nastavení program automaticky ukládá všechna písmena po každém určitém časovém období do samostatného souboru outlook.pst. Tento soubor je umístěn ve složce Primární_disk:\Documents and Settings\account_name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Tento archiv můžete kopírovat a používat pro své vlastní účely, ale mějte na paměti, že nejnovější dopisy přijaté poštou nemusí mít čas se do něj dostat. Proto je lepší použít ruční export nebo archivaci, abyste měli jistotu, že všechna písmena skončí v souboru.

Soubor Outlook.pst obsahující všechny e-maily

Jak archivovat dopisy

Archivace v aplikaci Outlook je funkce, která přesune některé e-maily do samostatného komprimovaného archivu, aby se snížilo množství paměti, které zabírají na pevném disku. Na rozdíl od tradiční zálohy, která vytváří kopii položek aplikace Outlook, jsou archivované položky přesunuty do samostatného datového souboru aplikace Outlook (soubor PST). K archivovaným položkám lze kdykoli přistupovat otevřením tohoto souboru.

Automatická archivace

Ve výchozím nastavení je funkce aktivována a plní své povinnosti po 2, 3 nebo 6 měsících v závislosti na typu písmen. Další podrobnosti naleznete v tabulce níže.

Tabulka: Doba uchování různých dat v aplikaci Outlook

Po první automatické archivaci program vytvoří soubor a pro něj samostatnou složku. V budoucnu budete moci samostatně přidávat dopisy do archivu nebo je z něj odstraňovat. Archiv vytvořený pomocí aplikace Outlook je ve výchozím nastavení umístěn v sekci Primární_jednotka:\Uživatel\Název_účtu\Dokumenty\Soubory Outlooku\archiv.pst.

Chcete-li si přizpůsobit nastavení automatické archivace, postupujte takto:

Ruční archivace

Během ruční archivace se složka „Archiv“ vytvoří automaticky, pokud nebyla dříve vytvořena během automatické archivace.

Video: Archivace v Outlooku

Stahování a obnova e-mailů z archivů a souborů PST

Pokud máte archiv nebo jiný soubor s písmeny ve formátu pst, můžete z něj rychle nahrát všechna data do programu. To znamená, že pomocí souboru PST můžete obnovit ztracená data nebo přidat nová data získaná z jiného počítače:

Video: Migrace databáze Microsoft Outlook 2010

Export dopisů

Export umožňuje uložit písmena i další prvky umístěné v aplikaci Outlook do samostatného nekomprimovaného souboru ve formátu pst. Výsledný soubor lze použít stejným způsobem jako archiv, ale nebude nutné jej rozbalovat.

1. Na kartě „Soubor“ přejděte do podsekce „Otevřít“.
   Otevřete sekci „Otevřít“.
2. Vyberte funkci "Import" nebo "Import a export" v závislosti na verzi programu.
   Klikněte na tlačítko „Importovat“.
3. Zaškrtněte volbu "Exportovat soubory".
   Vyberte akci „Exportovat soubory“
4. Určete, že chcete vytvořit soubor ve formátu pst.
   Zadejte formát pst
5. Vyberte jednotlivé složky, které chcete exportovat, nebo zaškrtněte nejvyšší část a zaškrtněte políčko vedle slov „Zahrnout podsložky“.
   Určete, které složky je třeba exportovat
6. Zadejte cestu, kde bude určeno umístění pro uložení souboru s exportovanými písmeny.
   Označíme, kam uložit soubor s exportovanými soubory
7. Pokud chcete, můžete pro soubor nastavit heslo, ale není to nutné. Nastavte heslo pro soubor
8. V důsledku toho obdržíte soubor, pomocí kterého můžete přenášet dopisy do jakéhokoli počítače, který má aplikaci Outlook.
   Byl přijat exportovaný soubor

Jak zvýraznit písmena

Chcete-li označit několik e-mailů najednou k dalšímu smazání nebo je přenést do sekce „Přečtení“, podržte stisknuté tlačítko klávesa Ctrl na klávesnici a začněte označovat písmena myší, aniž byste uvolnili klávesu.

Pokud potřebujete vybrat velký počet písmen najednou, vyberte první písmeno a poté podržte klávesu Shift na klávesnici a vyberte poslední písmeno, aniž byste klávesu uvolnili. Všechna písmena mezi prvním a posledním písmenem budou zvýrazněna.

Výběr několika písmen najednou

Chcete-li vybrat všechna písmena najednou, označte jedno písmeno a podržte kombinaci kláves Ctrl+A, poté budou vybrána všechna písmena umístěná ve stejné složce jako vybrané písmeno.

Ukládání příloh z více e-mailů

Některé přijaté dopisy mohou obsahovat přílohy: soubory, obrázky, videa atd. Přílohy každého dopisu si můžete uložit postupně, ale existuje další možnost:

Některé problémy s e-maily aplikace Outlook a jejich řešení

Při práci s písmeny mohou nastat určité chyby nebo problémy. Chcete-li je odstranit, musíte provést určité akce.

Nepřečtené zprávy se čtou nezávisle

Pokud jsou e-maily, které dorazí do vašeho e-mailu, automaticky označeny jako „Přečtené“, i když jste je neotevřeli, pak faktem je, že jste povolili funkci, která ukazuje, že jste si e-mail přečetli, pokud s ním máte otevřenou kartu. pár sekund. Chcete-li tuto funkci zakázat, musíte provést následující kroky:

Staré e-maily se nezobrazují

Zprávy přečtené před časem se již v programu nemusí zobrazovat. Chcete-li to opravit, postupujte takto:

E-maily z aplikace Outlook lze exportovat nebo archivovat a vytvořit soubor, který můžete přenést do jiného počítače nebo dát někomu jinému. Vytvořený soubor lze načíst pomocí libovolné verze aplikace Outlook pomocí importu nebo vytvoření položky.

Při přeinstalaci operačního systému nebo změně počítače pravděpodobně nechcete o své zprávy přijít. poštovní klient. V zásadě by stejně nikam zmizet neměly, ale případy jsou různé. I když se svým počítačem neplánujete nic dělat, je lepší hrát na jistotu a vytvořit si záložní kopii všech svých e-mailů.

Jak uložit e-maily v aplikaci Outlook

Při použití jakékoli metody se spolu s dopisem ukládají i jeho přílohy, ale nelze uložit pouze přílohy bez napsání samostatného skriptu.

Ukládání konkrétních e-mailů

Selektivní ukládání pošty je přesně ta metoda, která je obvykle chápána jako uložení dopisu. Je navržen tak, aby ukládal určité e-maily, ale nic vám nebrání ukládat tímto způsobem veškerou poštu.

1. Vyberte písmeno, které potřebujete (klikněte levým tlačítkem jako při otevírání) a přejděte na kartu „Soubor“.

   Vyberte písmeno, které potřebujete, a přejděte na kartu „Soubor“.

2. Klikněte na "Uložit jako".
3. Otevře se standardní okno pro uložení dokumentu. Uložte dopis na požadované místo.

   Vyberte složku a uložte dopis na požadované místo

Jak vybrat více e-mailů

Pokud vyberete několik e-mailů a přejdete na uložení, uloží se všechny vybrané. Existují dvě možnosti, jak to provést:

• chcete-li vybrat několik konkrétních písmen, klikněte na každé z nich a současně podržte klávesu Ctrl;
• Všechna písmena ve skupině můžete vybrat pomocí klávesové zkratky Ctrl+A (nejprve klikněte na jedno z písmen, aby se obecný příkaz pro výběr použil konkrétně na panel s písmeny).

Exportujte (uložte) všechna písmena do souboru PST

Tato metoda zahrnuje vytvoření souboru pst, který bude obsahovat všechna písmena a jejich přílohy.

1. Přejděte na kartu "Soubor", klikněte na "Otevřít a exportovat" a otevřete "Import a export". V aplikaci Outlook 2010 bude cesta k tomuto oknu jiná: „Soubor“ – „Možnosti“ – „Upřesnit“ – „Exportovat“.

   Přejděte na kartu "Soubor", klikněte na "Otevřít a exportovat" a otevřete "Import a export"

2. Vyberte Exportovat do souboru.

   V okně, které se otevře, vyberte „Exportovat do souboru“ a klikněte na „Další“

3. Vyberte "Datový soubor aplikace Outlook" a klikněte na "Další"

4. Vyberte svou poštovní schránku a zaškrtněte políčko „Zahrnout podsložky“. Export z více boxů najednou není možný.

   Vyberte svou poštovní schránku a zaškrtněte "Zahrnout podsložky"

5. Vyberte cestu k souboru, který chcete vytvořit, a klikněte na Dokončit.

   Vyberte cestu k souboru, který chcete vytvořit, a klikněte na „Dokončit“

6. V dalším okně budete požádáni o nastavení hesla pro vytvořený soubor. Stačí kliknout na OK.

   Pokud nechcete pokaždé zadávat heslo pro přístup k uložené poště, klikněte na OK.

Kde Outlook ukládá e-maily?

Outlook má svůj vlastní soubor PST, do kterého se ukládá veškerá vaše pošta. Tento soubor je podobný souboru, jehož vytvoření bylo popsáno výše. Může být umístěn na různých místech.

Možné cesty k souboru pst pro Outlook 2016 a 2013:

• jednotka:\Uživatelé\<имя пользователя>
• jednotka:\Uživatelé\<имя пользователя>\Roaming\Local\Microsoft\Outlook;
• jednotka:\Uživatelé\<имя пользователя>\Documents\Outlook Files;
• jednotka:\Uživatelé\<имя пользователя>\My Documents\Outlook Files\;
• jednotka:\Documents and Settings\<имя пользователя>

Možné cesty k souboru pst pro Outlook 2010 a 2007:

• jednotka:\Uživatelé\<имя пользователя>\AppData\Local\Microsoft\Outlook;
• jednotka:\Uživatelé\<имя пользователя>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

Video: Export a import dat aplikace Outlook

Jak obnovit písmena

Pod obnovou mnozí chápou dvě zcela odlišné akce: import ze souboru PST a obnovení smazané zprávy. Obě tyto akce popíšeme.

Import (obnovení) písmen ze souboru PST

Tato metoda předpokládá, že máte soubor pst. Jak jej vytvořit, je popsáno výše.

1. Otevřete okno Import a export, jako byste exportovali, a vyberte Import z jiného programu nebo souboru.

   V okně, které se otevře, vyberte „Importovat z jiného programu nebo souboru“.

2. Vyberte datový soubor aplikace Outlook.

   Ze seznamu vyberte "Datový soubor aplikace Outlook" a klikněte na "Další"

3. Zadejte cestu k souboru. Pokud je možné, aby se e-maily v Oulooku shodovaly se zprávami ze souboru pst, věnujte pozornost nastavení a vyberte to, které potřebujete.

   Zadejte cestu k souboru pomocí tlačítka "Procházet..." a klikněte na "Další"

4. Vyberte celý "Datový soubor aplikace Outlook", vyberte účet, do kterého chcete exportovat e-maily, a klikněte na "Dokončit".

   Vyberte celý "Datový soubor aplikace Outlook", vyberte účet, do kterého chcete exportovat e-maily, a klikněte na "Dokončit"

Video: Import dat do aplikace Microsoft Outlook 2010 ze souboru PST

Obnovení smazaných e-mailů

Pokud jste vyprázdnili interní koš aplikace Outlook, nebudete již moci obnovit e-mail.

1. Na panelu složek otevřete „Odstraněné položky“. Chcete-li tento panel zobrazit v aplikaci Outlook 2016 a 2013, klikněte na „Všechny složky“ nebo na šipku rozbalení na levé straně okna.

   Otevřete "Odstraněné položky" na panelu složek

2. Klikněte pravým tlačítkem myši na požadované písmeno, vyberte „Přesunout“ a poté se nabízí první možnost (to bude složka, ze které bylo písmeno odstraněno).

   Klikněte pravým tlačítkem na požadované písmeno, vyberte „Přesunout“ a poté první nabízenou možnost

3. Pokud máte Outlook 2010 nebo 2007, tato možnost nebude dostupná. Vyberte "Jiná složka" a zadejte cestu sami.

   Vyberte "Jiná složka" a zadejte cestu sami

Jak archivovat dopisy

Již dříve jsme zmínili hlavní soubor pst aplikace Outlook. Postupem času se v něm hromadí další a další písmena a přílohy a podle toho roste i jeho velikost. Chcete-li uvolnit místo na pevném disku, můžete povolit archivaci.

Archivace e-mailů v Outlooku se nedělí na automatickou a manuální.

Archivace zahrnuje přeměnu jedné nebo více složek s písmeny (uvnitř souboru PST) na archiv. Samotné složky se pro vás nijak nezmění, ale vše, co tam je nyní a skončí v budoucnu, bude komprimováno.

Možné problémy s písmeny

Jako u všech produktů balíček Microsoft Office, Otlook občas narazí na problémy, ale všechny se dají vyřešit velmi jednoduše. Příčiny nejčastěji spočívají v nesprávném nastavení samotného poštovního klienta.

Outlook označí e-mail jako přečtený

1. Pokud je e-mail označen jako přečtený bez ohledu na to, zda jste jej četli nebo ne, přejděte na kartu Soubor a otevřete Možnosti.

   Přejděte na kartu "Soubor" a otevřete "Možnosti"

2. Přejděte do sekce "Pošta" a otevřete "Podokno čtení...".

   Zrušte zaškrtnutí první položky a klikněte na OK

Outlook neoznačuje přečtené e-maily

Pokud přečtené e-maily nejsou označeny – jako v případě předchozího problému – musíte přejít do nastavení oblasti čtení. Zaškrtněte políčko vedle „Při výběru jiné zprávy označit jako přečtené“ a klikněte na OK.

Přetáhněte posuvník úplně doprava a klikněte na další

V dalších oknech nic neměňte. Poté restartujte aplikaci Outlook.

Vytváření záloh – nebo ukládání informací na další média – je užitečné. Pošta se ztrácí poměrně zřídka, ale přesto je lepší mít pojištění, zvláště pokud zprávy obsahují důležitá data. Snažte se pravidelně ukládat soubor s písmeny, i když neplánujete žádné změny.